Treasury Statuut van De Haagse Scholen juli 2015
Versie: 1.4 Vastgesteld door het College van bestuur , na goedkeuring door de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, op 9 juli 2015.
1.
INLEIDING
1.1. Verantwoording In dit treasurystatuut wordt beschreven welke treasurytaken en -verantwoordelijkheden van toepassing zijn voor De Haagse Scholen. Tevens worden de beleidskaders vastgelegd voor degenen die bij deze taken en verantwoordelijkheden betrokken zijn. Bij instemming van het bestuur met dit statuut zal vervolgens zowel in de begroting als in het jaarverslag verslag gedaan worden van het treasurybeleid. In het statuut worden afspraken over onderwerpen als beheersing van rentekosten en -risico's, financierings- en beleggingsvraagstukken vastgelegd. 1.2 Indeling Treasury Statuut Hoofdstuk 2 behandelt de doelstellingen van de treasuryfunctie. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de interne organisatie van de treasuryfunctie besproken. In hoofdstuk 4 wordt tenslotte ingegaan op de periodieke informatievoorziening ten aanzien van het treasurybeheer. 2.
DOELSTELLING TREASURYFUNCTIE
Treasury heeft bij De Haagse Scholen primair als doel het beheren van financiële risico’s en secundair het reduceren van financieringskosten. De primaire doelstelling van De Haagse Scholen is het werkzaam zijn op het gebied van het primair onderwijs. Als gevolg hiervan is het financieren en beleggen ondergeschikt en dienend aan de primaire doelstelling. De algehele doelstelling voor de treasuryfunctie bij De Haagse Scholen is dat deze de financiële continuïteit van de organisatie waarborgt. Dit wordt in de volgende doelstellingen en voorwaarden gesplitst: . . . . .
Liquiditeit op korte en lange termijn Lage financieringskosten Liquideerbare en risicomijdende beleggingen Kosteneffectief betalingsverkeer Inzet rente-instrumenten
Het treasurybeleid van De Haagse Scholen vindt plaats binnen de kaders van de OCW-regeling van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen van 16 september 2009, kenmerk FEZ/CC2009/150185: ‘Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek 2010’. Hierin zijn regels opgenomen over het beleggen en belenen van publieke middelen. Bij het aantrekken respectievelijk uitzetten van alle benodigde respectievelijk overtollige middelen wordt gehandeld overeenkomstig de in deze regeling gestelde verplichtingen. Die regeling is als bijlage bij dit treasurystatuut opgenomen. 2.1 Liquiditeit Algemeen De Haagse scholen zal ervan verzekerd moeten zijn te allen tijde aan haar verplichtingen te kunnen voldoen en zo nodig middelen te kunnen aantrekken. Het aantrekken van middelen zal zowel op
korte als op lange termijn verzekerd moeten zijn. Voor het plannen van de omvang en het tijdstip waarop middelen benodigd zijn, is een goede informatievoorziening vanuit de organisatie noodzakelijk. Het gaat dan met name om inzicht in de kasstromen die de bedrijfsprocessen met zich meebrengen. De Haagse scholen zal een zodanige omvang aan liquide middelen c.q. kredietruimte aanhouden dat zij steeds aan haar korte termijn verplichtingen zal kunnen voldoen. Korte termijn financiering De toegestane korte termijn financieringsinstrumenten zijn dus: eigen liquide middelen en de kredietlimiet op rekening-courant. Ter financiering van de kortstondige liquiditeitsbehoefte houdt De Haagse Scholen een saldo liquide middelen op haar rekeningcourant aan van 0,5% van de totale begroting = € 500.000. De huidige kredietlimiet op de rekeningcourant bij de ING-bank bedraagt € 2.500.000. De totale korte termijn kredietfaciliteit van De Haagse Scholen bedraagt dus € 3.000.000. Het uitgangspunt van het treasurybeleid van De Haagse Scholen is dan ook om geen gebruik te maken van de kredietfaciliteit op de rekening-courant. In het geval van (tijdelijk) overtollige middelen kan dit aanleiding zijn om een deel van de beschikbare middelen liquide aan te houden en het resterende deel zodanig te beleggen dat dit zonder al te veel kosten snel liquide te maken is. De hoogte van dit bedrag en de termijn van uitzetting zijn afhankelijk van de te verwachten inkomsten en uitgaven volgens de kasstroomprognose (zie hoofdstuk 4). In principe wordt een zo laag mogelijk saldo van direct beschikbare en dus liquide middelen nagestreefd. Wanneer het saldo structureel te hoog dreigt te worden, dient onderzocht te worden hoe dit kan worden weggewerkt middels het beleggen en belenen van deze middelen (zie ook de bijgevoegde Regeling beleggen en belenen 2010). Lange termijn financiering Eventuele beleggingen zullen voldoen aan de criteria van de ‘Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek 2010’: Het beleggen en belenen van publieke middelen en overige middelen, voor zover deze niet zijn afgescheiden van publieke middelen gebeurt risicomijdend. Deze transacties worden alleen aangegaan met: -
*
Indien de looptijd van de belegging < 3 maanden is bij financiële instellingen met minimaal een A rating, afgegeven door tenminste twee erkende ratingbureaus*; Indien de looptijd van de belegging > 3 maanden is bij financiële instellingen met minimaal een AA rating, afgegeven door tenminste twee erkende ratingbureaus; Rechtspersonen voor wiens waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; Financiële instellingen met een kredietwaardigheid vergelijkbaar met het gestelde onder het eerste gedachtestreepje, voor zover vastgelegd en onderbouwd door de instelling.
Door DHS worden Moody’s, Standard & Poors en Fitch-rating als erkende ratingbureaus gekwalificeerd.
2.2 Financieringskosten Het streven van De Haagse Scholen is er op gericht om alle investeringen uit eigen middelen te financieren en om dus geen vreemd vermogen aan te trekken. Indien de Haagse scholen wel genoodzaakt is om externe financiering aan te trekken dan geschiedt dat onder de volgende voorwaarden. De Haagse scholen wil binnen aanvaardbare risico's financiering aantrekken tegen zo laag mogelijke financieringskosten. Hiertoe zal De Haagse Scholen per geval onderzoeken of garantiestelling door rijks- of gemeentelijke overheid mogelijk is. Daarnaast zal De Haagse Scholen vaste afspraken maken met de huisbankier over een overeen te komen kredietlimiet. Voor het aangaan van kredietovereenkomsten (bijvoorbeeld rekening courant krediet, kasgeldleningen, onderhandse en andere meerjarige leningen) worden minstens 2 offertes bij verschillende financiële instellingen aangevraagd. 2.3 Beleggingen Met inachtneming van het onder 2.1 gestelde zullen overtollige liquide middelen altijd worden belegd. Uit de beleggingen mogen nooit nieuwe risico's ontstaan. Overtollige geldmiddelen worden daarom uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is. Voorbeelden van dergelijke beleggingsproducten zijn o.a. spaarrekeningen, deposito’s, staatsleningen en het inschrijven op obligaties. Er zal gewerkt worden met partijen met een openbare kredietwaardigheid beoordeling zoals gesteld onder punt 2.1. 2.4 Betalingsverkeer Gezien de omvang van het betalingsverkeer is het van belang dat de financiële logistiek optimaal is ingericht. De Haagse Scholen zal haar betalingsverkeer zo inrichten dat het kosteneffectief kan worden beheerd. Het betalingsverkeer wordt geconcentreerd bij één bankinstelling. De bankrelatie van De Haagse Scholen zal minimaal eens in de drie jaar (voor het eerst in 2009), afhankelijk van de met de bank(en) gemaakte afspraken, worden geëvalueerd. 2.5 Rente-instrumenten Het ongedekt handelen in rente-instrumenten is uitgesloten evenals het creëren van 'open' posities.
3.
INTERNE ORGANISATIE TREASURY FUNCTIE
Zaken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle op het gebied van treasury zullen worden opgenomen in een aparte paragraaf in het AO-handboek van De Haagse Scholen. Hierin gaat het met name over de uitvoering en delegatie van de treasurytaken. In dit hoofdstuk van het treasury statuut wordt een bondige AO-beschrijving gegeven van de treasuryfunctie. 3.1 Plaats binnen de organisatie . .
Het treasurystatuut wordt, na goedkeuring door de Raad van toezicht, vastgesteld door het college van bestuur. Het College van bestuur is verantwoordelijk voor de totale uitvoering van de treasuryfunctie en van het treasurybeleid.
3.2 Besluitvorming Beleid Voorstellen tot beleidswijzigingen worden, na goedkeuring door de Raad van toezicht, vastgesteld door het College van bestuur. Paragraaf ‘financiering’ De paragraaf ‘financiering’ maakt onderdeel uit van de begrotingsstukken en is daarbij onderdeel van beoordeling. Vaststelling van de begroting van De Haagse Scholen door het college van bestuur behoeft de voorafgaande goedkeuring van de Raad van toezicht. Uitzonderingen Indien wijzigingen in de rentestructuur ontstaan, zodanig dat als gevolg hiervan andere beslissingen genomen moeten worden dan in de paragraaf ‘financiering’ zijn opgenomen of indien het College van bestuur instrumenten in wil zetten die niet zijn aangegeven in de paragraaf ‘financiering’ maakt het College van bestuur een uitzonderingsrapportage. Het College van bestuur bespreekt deze uitzonderingsrapportage met de Raad van toezicht. Na verkregen goedkeuring van de Raad van toezicht kan door het College van bestuur in deze actie worden ondernomen. 3.3 Taken en bevoegdheden uitvoering beleid Alle besluiten en handelingen van financiële aard dienen altijd plaats te vinden binnen de kaders van het door het College van bestuur van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, vastgestelde beleid en – voor zover van toepassing – door de Raad van toezicht goedgekeurde beleid. Het treasurybeleid zal worden uitgevoerd door het Hoofd Administratiekantoor. De bevoegdheden kunnen als volgt worden weergegeven in de hiernavolgende bevoegdhedenmatrix:
1. Aangaan overeenkomst van geldlening
Besluit CvB
Uitvoering A
Registratie A
Autorisatie CvB
2. Renteherziening van een geldlening
CvB
A
A
CvB
3. Vervroegde aflossing van een geldlening
CvB
A
A
CvB
4. Uitzetten kort geld 5. Openen externe bankrekening
CvB CvB*
A A
A A
CvB CvB
6. Opstellen Kasstroomprognose
CvB
A
A
C
7. Dagelijks betalingsverkeer
nvt
A
A
C
RvT = CvB = C= A=
Raad van toezicht College van bestuur Controller Administratiekantoor
* Bij het openen van een externe bankrekening vindt melding plaats aan de Raad van toezicht. 3.4 Evaluatie Treasury Statuut Het statuut wordt tenminste tweejaarlijks door het College van bestuur geëvalueerd; een eventueel besluit tot aanpassing behoeft de voorafgaande goedkeuring van de Raad van toezicht. 4.
INFORMATIEVOORZIENING
De Haagse Scholen doet jaarlijks in de paragraaf ‘financiering’ zowel in de begroting als in het jaarverslag ten aanzien van de publieke middelen verslag van: a. het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen en belenen; b. de soorten en omvang van de beleggingen en beleningen; c. de looptijden van de beleggingen en beleningen Tevens dient in de begroting een kasstroomprognose te worden opgenomen. Deze prognose heeft betrekking op de eerstvolgende 12 maanden en is gebaseerd op historische patronen, aangevuld met exacte gegevens voor zover voorhanden.
