succesfactoren magazine voor gebruikers van Acto-software nummer 6, december 2007 Acto Informatisering

Plannen met MyProject én Microsoft Project

succesfactoren magazine voor gebruikers van Acto-software

MAGA ZINE

nummer 6 , december 2007 Acto Informatisering

Thema: Partnership

Planningstools van Microsoft en Acto

Naadloze integratie: ‘the best of both worlds’ HOMIJ kiest met MyCommercieel voor gebruiksgemak

Succes CRM staat of valt met laagdrempelig pakket

Home > Voorwoord > Partnership

Voorwoord

Partnership loopt als rode draad door aflevering 6 van ‘Succesfactoren’. In de definitie van partnership zitten kernwoorden als samenwerken, opbouwen en onderhouden van een relatie, wederzijds vertrouwen, voor langere tijd en zakelijk. Samenwerken in een partnership betekent een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat, met de nadruk op samen. Dan is het van groot belang dat je de relatie goed onderhoudt. Dit creëert wederzijds vertrouwen op langere termijn. Uiteraard bekijken wij het vanuit een zakelijk perspec­ tief: ‘win-win’ moet de uitkomst zijn van een goed partnership, met wederzijdse voordelen voor bedrijf én klant.

door Rob Groen senior account manager bij Acto Informatisering B.V.

De film 24:7 is tot stand gekomen in de samenwerking tussen diverse bedrijven en personen. De win-win is overduidelijk: elk bedrijf zet zijn naam, dienst én oplossing op de kaart. 1 + 1 = 3 is een zeer toepasselijke rekensom voor dit initiatief. Van individueel sterke schakels is een solide keten gemaakt. Zo ontstaat het ‘extra’ dat nodig is om de klant perfect te ondersteunen dankzij een betrouwbaar en effectief bedrijfsproces. Wij hebben dit waargemaakt samen met onze partners Guts retail, KPN, PCA Mobile Solutions, TNT Innight en Wasco - Het Onder­deel. Het gemak van Microsoft en de inhoud van Acto geeft in het volgende artikel (pagina 6/7) een andere inhoud aan partnership. “The best of both worlds” is het begrip dat hierbij aan de orde komt. Het eerste concrete resultaat van dit Strategische Partnership is de integratie van Microsoft Project en Acto’s MyProject en EasyProject. Samen met Wolter en Dros Rotterdam is deze oplossing voor het beter aansturen van een project op de testbank gelegd.

2 | Succesfactoren editie 6

Het Strategische Partnership met Microsoft zullen wij de komende tijd verder uitbouw­ den door de integratie tussen de producten van Acto en Microsoft Dynamics AX, Share­ point en Exchange/Outlook. Partnership met de klant is de kern van het derde artikel (pagina 8/9). De service­ organisatie van HVL onderscheidt zich door een partnership met de klant aan te gaan. Een langdurige relatie, waarin HVL proactief meedenkt. Het concept ‘Design to Maintain’ geeft aan dat goed bouwen een belangrijke fase is en dat een jarenlange relatie in het onderhouden van het gebouwde minstens zo relevant is. Het laatste artikel (pagina 10/11) bekijkt samen­werking van een andere kant. Gunnen is een belangrijke factor in de acquisitie­ fase. Hier is relatie­beheer van doorslag­ gevend belang. Het onderhouden van goede contacten met belangrijke beslissers binnen de bouwwereld (opdrachtgevers, architec­ ten, projectontwikkelaars etc.) heeft zeker invloed op de mate van gunnen. Goed voor­ bereid beginnen aan een bezoek aan een belangrijke relatie is het halve werk. Homij legt in dit artikel dan ook de nadruk op een CRM-oplossing die volledig geïntegreerd werkt met de rest van het informatie­ systeem. Ten slotte wil ik u uitnodigen om één of meer themasessies van Acto te bezoeken. U krijgt informatie over diverse actuele onder­werpen én u kunt ervaringen uitwis­selen met uw collega’s. Er is namelijk voldoende ruimte om te netwerken. Ik wil u graag begroeten op één van deze sessies. Ik wil de klanten die in deze uitgave hun medewerking hebben gegeven hiervoor hartelijk danken.

Home > Wie zijn wij? > Partnership in de logistieke keten

ActoService

Breed partnership voor unieke film over optimale service

Toegankelijke uitleg van het serviceconcept Installateurs naar filmpremière “24:7 The Movie” door Ferdinand Pronk; dit artikel verscheen oorspronkelijk in het vakblad Gawalo

Woensdagochtend 10 oktober. Voor de megabioscoop Pathé Arena ligt de rode loper uit… hier vindt een première plaats. In de zaal installateurs, maar ook service en facility managers, automatiseerders en vertegenwoordigers uit diverse andere disciplines. Op het doek de korte film 24:7, waarin aan de hand van een aansprekende case allerlei service-oplossingen worden gepresenteerd als één betrouwbaar en effectief bedrijfsproces.

De aanleiding voor Acto Informatisering om met een film te komen, is dat het bedrijf constateert dat er onder andere bij facilityen onderhoudsmanagers veel belangstelling voor nieuwe serviceconcepten is. Marketing manager Remco Iburg licht dat toe: “Klanten krijgen steeds meer eisen en wensen. Ze willen dat een monteur na een storings­ melding binnen een bepaalde tijd ter plekke is, maar stellen ook voorwaarden aan de verdere afhandeling van het proces: hoe snel is de factuur ingediend en hoe gedetail­ leerd is de managementinformatie die een installateur verstrekt. En uiteraard zijn er prestatie-eisen: de klant wil dat wordt

vastgelegd hoe lang het duurde voordat de machine die een storing had weer in bedrijf kon worden genomen. Maar er zijn ook klanten die samen met hun installatiebedrijf het proces willen optimaliseren en op die manier een bepaald percentage energie gaan besparen. Klanten worden steeds mondiger, facility beheerders willen snel feedback van storingen en onderhoudswerk. Deze infor­ matie vanuit het veld terug brengen naar de opdrachtgever vraagt veel discipline van de service medewerker in het veld, van de contractbeheerder en van de leveranciers.”

Succesfactoren editie 6 | 3

Op ideeën gebracht Acto wilde potentiële opdrachtgevers laten zien wat de tegenwoordige mogelijkheden in serviceconcepten zijn. Remco Iburg nam het initiatief: “Eind vorig jaar hebben we voor het eerst een film gemaakt. Mede omdat we het aantrekkelijk vonden om ons naast de folders, internet en de andere media die vrij algemeen worden gebruikt ook op een andere manier te presenteren. In de 7 minuten die de film duurt, presenteerden we ons bedrijf. We draaiden de film op onze klantendag, en de reacties waren boven ver­ wachting. Installatiebedrijven die maar met een klein onderdeel van onze dienstverle­

betrokkenen verloopt. In een mode­winkel werkt op een koopzondag de aircondi­ tioning niet meer. Er komt een monteur om die storing op te lossen. Maar hoe werken de processen om dat voor elkaar te krijgen en hoe is de verdere afhandeling. Maar vooral ook: hoe laat je zo’n proces optimaal verlopen? We wilden dit verhaal aan de hand van een reële casus laten zien. Het is geen science fiction, want de partners GUTS retail, KPN , PCA Mobile Solutions, TNT Innight en Wasco – Het Onderdeel met wie we de productie hebben gemaakt, kunnen inderdaad een proces laten verlopen zoals de kijkers zien.”

met het installatiebedrijf waar deze keten een contract mee heeft. In dit geval de ‘multidisciplinaire retail-specialist’ GUTS BV. Ze vermeldt de aard van de storing. De software is zo ingericht dat er direct contact wordt gelegd met de monteur die storingsdienst voor de betreffende winkel heeft. Deze monteur geeft aan dat hij de storing accepteert, zodat de medewerk­ ster weet waar ze aan toe is. De monteur kan goed voorbereid op pad: hij heeft de juiste capaciteiten en de goede reserve­ onderdelen in zijn auto. Hij kan dus direct gaan rijden. Op zijn pda staat naast de melding ook de onderhoudshistorie van het

ning te maken hebben, zagen ineens op een logische manier de onderlinge samenhang van onze producten en diensten. Dat bracht veel klanten op ideeën.”

De airco stopt ! De film start. Het is een zomerse dag en we zien een filiaal van Peek en Cloppenburg. Niets staat een fijne dag in de weg, zo lijkt het. Maar plotseling staat het niets­ vermoedende winkelpersoneel toch voor een probleem… De airco begeeft het. De facilitair manager van de winkelketen is op zondag niet bereikbaar, maar dat is geen probleem. Een van de verkoopsters gaat op internet naar de eigen bedrijfspagina. Daar kan ze de storingsmelding doen. En hoewel de pagina alle kenmerken van die van haar eigen bedrijf heeft, met dezelfde lay-out en uiteraard met het bedrijfslogo, maakt ze nu in feite contact

betreffende pand en informatie over het type contract. Maar ook hoe hij de instal­ latie moet bereiken (via de winkel of via de brandgang), of hij zich wel of niet moet melden in de winkel en of hij na het oplossen van de storing een handtekening van het personeel op de werkbon moet halen.

Op basis van de positieve ervaringen met de eerste film, ontstond bij Iburg het idee voor een nieuwe productie. Niet toevallig rond servicemanagement, want het bedrijf presenteerde onlangs ActoService: een geïntegreerd servicemanagementsysteem: “Anders dan in onze eerste film wilden we in de film laten zien hoe het totale service­ proces tussen alle

4 | Succesfactoren editie 6

Als de monteur de storing gereed heeft gemeld, wordt dit uiteraard vastgelegd in het systeem van Peek en Cloppenburg. Als de werkzaamheden niet geheel onder het servicecontract vallen, wordt zo nodig ook automatisch een factuur aangemaakt. Wanneer de monteur onderdelen nodig had bij het oplossen van de storing, en de voorraad in de auto te klein is geworden,

Voor GUTS is de stap naar het mobiele werken in eerste instantie een efficiencyslag geweest. Het overtypen van werk- en reisuren en gebruikte artikelnummers is verdwenen. Werkbonnen die op papier nog wel eens in een dashboardkastje achterbleven, zijn nu direct zichtbaar en verwerkt. De factuur wordt nu ook sneller verzonden. GUTS heeft vervolgens heel aandachtig geluisterd naar de klant. Omdat het klantenbestand zich concentreert in de retail, heeft elke klant veel verschillende locaties. De uitdrukkelijke wens is dat een storing op elke locatie via internet gemeld, maar belangrijker, ook gevolgd kan worden. Zo heeft de winkelbediende direct een beeld of er al actie is ondernomen en belang­r ijker, wanneer de klacht verholpen is / wordt. Na een succesvolle première in het Pathe Theater ArenA mocht GUTS zich verheugen op veel aan­­mel­ dingen van nieuwe klanten. Een voorbeeld van een uitstekend partnership waar Acto zijn klanten helpt zich van de concurrent de onderscheiden. Wilt u de gehele f ilm zien? Vraag dan de gratis dvd aan bij Acto!

gaat er bovendien via Acto een elektroni­ sche bestelling naar de groothandel. GUTS retail werkt met Wasco Het Onderdeel. Daar wordt deze automatisch gegenereerde order afgehandeld. Wasco heeft een afspraak met TNT Innight. Met deze nachtdistributie-

typen bedrijven en niet alleen in de detail­ handel. En in de film werkt een monteur van GUTS aan de airconditioning, maar de kijkers zullen inzien dat dit in principe elke installateur zou kunnen zijn. Voor de groot­ handel geldt hetzelfde. Promotioneel werkt

oplossing worden de zendingen aan het eind van de dag opgehaald en nog dezelfde nacht vóór 07.00 uur afgeleverd. TNT Innight heeft een sleutel van de servicebus en zet daar het krat met nieuwe onderdelen in. De monteur hoeft dus de volgende dag niet eerst op pad om onderdelen te halen, maar kan direct weer aan de slag. En daar mee is de cirkel rond, wat ook de werktitel voor de film was.

dit ook sterk, want alle betrokken partijen kunnen de film laten zien. Ik stel me voor dat monteurs in een van de vestigingen van Wasco op een onderdeel staan te wachten, en dat ze intussen dit filmpje zien draaien. Grote kans dat ze bij hun bedrijf vertellen hoe makkelijk dit systeem werkt!”

Lage drempel Voor Iburg is de kracht van de film vooral dat daarin laagdrempelig het hele proces te zien is. Daardoor is het voor een breed publiek boeiend om naar te kijken: “De film speelt zich af in een kledingbedrijf, maar uiteraard is deze manier van werken nuttig voor alle

Vanwege de interactie en om op ideeën te komen, is er na de filmpremière een discussie met de deelnemende partijen. De meeste popcornbakjes zijn inmiddels leeg… Iburg: “In het gesprek hebben we de aanleiding en de werkwijze nog eens extra toegelicht. Een mooi opstapje naar de markt en de werklunch na afloop. Er is veel doorgepraat met de groothandel en de installateur over de getoonde en andere

oplossingen, maar bijvoorbeeld ook met TNT Innight en PCA Mobile Solutions. Wij

werken met PCA samen bij het ontwik­ kelen van mobiele softwareoplossingen.” De gesprekken komen makkelijk op gang, niet in de laatste plaats vanwege de bij­

zondere naamkaartjes… deze vermelden de favoriete film van de drager. “Hé, houd jij van One Flew over the Cuckoo’s Nest. Ik  heb er ook over gedacht om die op mijn kaartje te zetten, maar ik heb uiteindelijk voor The Meaning of Life gekozen…” Wie de film heeft gemist, kan terecht op de speciale site: www.247-themovie.nl. De liefhebbers zullen gelijkenissen zien met de bekende tv-serie ‘24’. In beide gevallen beslaat het verhaal 24 uur en waar in ‘24’ Jack Bauer alle problemen oplost, zien we in dit geval monteur Sjaak Bauer aan het werk. Ook montagetechnisch zijn er over­ eenkomsten. Dat maakt de film niet alleen inhoudelijk interessant, maar ook artistiek verantwoord.

Succesfactoren editie 6 | 5

Home > Wat bieden wij? > Plannen met MyProject én Microsoft Project

Microsoft & Acto

Strategisch partnership resulteert in integratie van planningstools Het gemak van Microsoft met de inhoud van Acto door Marcel Uljee

Microsoft en Acto hebben in mei een strategisch partnership gesloten. Het eerste concrete resultaat daarvan is nu al merkbaar: een integratie van Microsoft Project en Acto’s MyProject en EasyProject. Wolter & Dros in Rotterdam deed er alvast ervaring mee op in een testproject. De Rotterdammers zijn enthousiast over de eenvoudige maar effectieve mogelijkheden voor urenbewaking. “We kunnen onze projecten nu veel beter aansturen.”

The best of both worlds – zo betitelde Acto-directeur Jan-Gerrit van Noort de samenwerking tussen Microsoft en Acto: “De sexy look-and-feel en de populaire kan­ tooroplossingen van Microsoft, gekoppeld met de beste marktkennis, de kracht en de enorme functionele mogelijkheden van MyProject, EasyProject en ActoService.” Het eerste bewijs van die belofte wordt geleverd door een integratie van Microsoft Project en MyProject/EasyProject. Wat de Rotterdamse vestiging Wolter & Dros betreft, had de samenwerking niet beter kunnen beginnen. Hoofd Projectleiding Jeroen Drijver: “Microsoft Project is dé standaard op het gebied van planning in de installatiebranche. En dat is niet voor niets. Het gebruiksgemak is onovertroffen. Geweldig dat we binnen die omgeving nu ook kunnen profiteren van de gegevens uit MyProject.”

Urenbewaking op niveau Als een project uit de hand loopt, zit ’m dat meestal in de uren. Een goede urenbewa­ king kan dat risico minimaliseren, zodat er

6 | Succesfactoren editie 6

uitzicht komt op een hoger rendement. Om die reden werkte Drijver graag mee aan een test van de koppeling tussen Microsoft Project en MyProject. “De koppeling biedt een manier om onze urenbewaking struc­ tureel naar een hoger niveau te tillen.” De test is inmiddels afgerond, een overstap naar de live-omgeving is in voorbereiding. Drijver vertelt dat de projectleiders van Wolter & Dros Rotterdam gewend zijn om hun projecten te plannen in Microsoft Project. Maar de urenbewaking verloopt via een omweg. “De uren worden geboekt in MyProject. De projectleiders nemen de totaalcijfers vervolgens handmatig over in Excel en vergelijken die met de totalen uit de planning.” Hij neemt het zijn projectleiders niet kwalijk, maar handig is het natuurlijk niet. “Omslachtig voor de projectleiders en weinig inzichtelijk voor mij.” De integratie met MyProject maakt daar korte metten mee. Voortaan is het mogelijk om uren te bewaken in Microsoft Project – en ook nog eens op verschillende niveaus: van concern­ niveau, via vestiging- en projectleider- tot op projectniveau.

Koppeling verloopt automatisch Het meest in het oog springende gevolg van de integratie is dat activiteiten die zijn ingevoerd in Microsoft Project, automatisch verschijnen in MyProject. En andersom: Microsoft Project voedt zichzelf automatisch met gegevens uit MyProject, zoals geboekte uren. Die koppeling verloopt automatisch: als er iets verandert in MyProject, is dat direct terug te zien in Microsoft Project, zonder dat er extra handelingen nodig zijn. “Microsoft Project biedt dus voort­ durend inzicht in de verhouding tussen de geplande en uitgevoerde uren”, vertelt Drijver. “Zo kunnen we de voortgang heel precies bewaken. Als de geboekte uren achterlopen op de planning, zie je

dat direct op het scherm terug.” Drijvers collega’s hebben in de test geen ervaring opgedaan met materiaalafroepschema’s, maar ook op dat vlak heeft de integratie veel te bieden. Gebruikers van MyProject zijn al gewend dat bestelmomenten kunnen worden gekoppeld aan de planning. Dankzij de integratie met Microsoft Project worden die bestelmomenten voortdurend geactuali­ seerd. Dus ook als het werk sneller of juist langzamer verloopt dan gepland, arriveert het materiaal op het juiste tijdstip op de juiste plek.

te gaan besparen. “Onze projectleiders hoeven alleen hun planning bij te werken. Handmatig rapportages samenstellen is niet meer nodig.” Maar dat is niet de belangrijk­ ste reden waarom hij enthousiast is. “Het gaat mij er vooral om dat de urenbesteding inzichtelijker wordt. Door projecten goed te monitoren, kun je ze beter aansturen. Ik verwacht dat we het aantal bestede uren per project kunnen gaan terugbrengen.”

Urenbesteding inzichtelijker Door de integratie van Microsoft Project en MyProject verwacht Drijver zeker tijd

Microsoft en Acto bundelen krachten In mei 2007 hebben Acto en Microsoft besloten nauw te gaan samenwerken. Dat heeft direct geresulteerd in een naadloze integratie tussen Microsoft Project en Acto’s MyProject en EasyProject. Maar er volgt meer: beide partners studeren op een integratie tussen de producten van Acto en Microsoft Dynamics AX, SharePoint en Exchange/Outlook. Dat wordt mede mogelijk gemaakt door de open architec­ tuur van MyProject en EasyProject, die onder andere webservices ondersteunt. Bij de ondertekening van de samenwerkingscontracten liet Peter Fun van Microsoft weten dat nationale markten vragen om gespecialiseerde partners. “In de Nederlandse installatiebranche was de keuze voor Acto Informatisering eenvoudig. Acto is een toonaangevende speler, met een enorm rijke, gespecialiseerde functionaliteit. Je voelt aan elk detail dat Acto bijna dertig jaar ervaring in de branche heeft.” Microsoft heeft Acto gekwalificeerd als ‘een leidinggevende onderneming in de wereld van contractbeheer, projectmanagement en servicemanagement’ en heeft Acto benoemd tot Microsoft Gold Certified Partner en Microsoft Dynamics Partner.

Plannen met MyProject Succesfactoren én MS Project editie 6 | 37

Home > Wat bieden wij? > ActoService

ActoService

“De tijd van installeren en wegwezen is voorgoed voorbij” Acto ondersteunt langetermijnrelaties met onderhoudsklanten

De servicemarkt is booming. Het zijn niet langer de installaties maar de onderhoudscontracten die op lange termijn het meest lucratief zijn. Niet verwonderlijk dat steeds meer installatie­ bedrijven hun serviceafdeling professionaliseren. Zo ook HVL, dat vooral actief is in het zuiden van het land. “Klanten willen geen zorgen aan hun hoofd. Als je je contract nakomt en dat weet te communice­ren, heb je al heel veel gewonnen.”

door Marcel Uljee

Design to maintain Jaren geleden merkte HVL al dat opdracht­ gevers steeds vaker de exploitatie bij een aanbesteding betrekken. Een belangrijke trend, volgens Ronald Toonen, hoofd van de afdeling Technisch Beheer van HVL: “Klanten willen niet alleen weten wat het kost om een pand te bouwen of een installatie te plaatsen, maar ook wat de onderhoudskos­ ten en -aanpak zijn voor de eerstvolgende jaren.” Design to maintain, vult projectleider Thijs Boonen aan. “De tijd van installeren en wegwezen is voorgoed voorbij. Klanten investeren graag iets meer in de bouwkos­ ten, als ze daarmee de beheerkosten kunnen drukken.” Tegelijkertijd lijken technische diensten uit te sterven. Ze passen niet langer in de strategie van ondernemingen, die zich onvermoeid blijven concentreren op kernactiviteiten. Daar liggen kansen, vinden ze bij HVL. “Onderhoudscontracten bieden ons de mogelijkheid om langetermijnrelaties aan te gaan met onze klanten.” En dergelijke relaties mag je in deze concurrerende markt niet aan je voorbij laten gaan.

8 | Succesfactoren editie 6

Partnership met de klant Bouw- en onderhoudsbedrijven fuseren aan de lopende band om zo veel mogelijk te snijden in de kosten. Dat maakt het lastig om te concurreren op prijs. “Wij onder­ scheiden ons door een partnership met de klant aan te gaan”, zegt Ronald Toonen. “Een langdurige relatie, waarin we proactief meedenken.” Om een dergelijke relatie in stand te houden, moet je volgens Thijs Boonen snel en adequaat kunnen reageren op storingen en vooral ook goed kunnen rapporteren. “Klanten willen geen zorgen aan hun hoofd. Ze willen bevestigd zien dat hun installaties in orde zijn. Als je je contract nakomt en je slaagt erin om dat goed te communiceren, heb je al heel veel gewonnen.” HVL wil graag een stap verder. Hoeveel storingen zijn er geweest? Zijn installaties van merk A goedkoper in het onderhoud dan die van merk B? Wanneer wordt het tijd om een nieuwe installatie aan te schaffen? Om klanten op dat niveau te kunnen adviseren, zijn betrouwbare, inzich­ telijke rapportages nodig. Maar dat kan alleen met een goed systeem, stelde HVL twee jaar geleden al vast. En daar ontbrak het toen nog aan.

Thijs Boonen en Ronald Toonen

Professionaliseringsslag De installatie centraal Om de veranderingen op de markt bij te HVL greep de reorganisatie ook aan om houden, besloot HVL de organisatie aan over te stappen op Acto’s oplossing voor te passen. De helpdesk en de afdelingen een mobiele werkbon, die HVL in staat stelt voor service en kleine projecten werden om monteurs ‘zo declarabel mogelijk’ in samengevoegd in een nieuwe afdeling te zetten. Achter de schermen worden er Technisch Beheer. HVL heeft nu veel beter uren bespaard doordat er geen gegevens overzicht van alle activiteiten bij de klant. meer hoeven te worden overgenomen van Het zal niet meer gebeuren dat onder­ handgeschreven werkbonnen. Ook klanten houdsmonteurs een klant bezoeken terwijl zijn gebaat bij een digitale werkbon, vindt de afdeling Projecten aan een verbouwing Ronald Toonen. “Na het klaren van de klus, werkt. Bovendien kunnen kunnen opdrachtgevers klanten veel sneller en direct hun handtekening “Wij onderscheiden ons beter worden geïnfor­ zetten op een handcom­ meerd – een belangrijk puter. Dat oogt allemaal door een partnership met concurrentievoordeel. veel professioneler dan de klant aan te gaan.” Om dat te bereiken, was een papieren bonnetje – meer nodig dan een reor­ en dat is het natuurlijk ganisatie: HVL heeft nieuwe software voor ook. Bovendien zijn we in staat om veel servicemanagement in gebruik genomen. sneller te factureren. Als we zouden willen, De bestaande oplossing voldeed inhoudelijk kunnen we een kwartier na het afronden aan de wensen, maar was niet geïntegreerd van een klus de rekening al vesturen.” in de financiële administratie. “We moesten In het kader van de langetermijnrelatie voortdurend twee databases vullen en met klanten is het vooral interessant dat gegevens handmatig overnemen”, verzucht monteurs op hun handcomputer online Ronald Toonen. ‘Dat kostte enorm veel tijd.’ toegang hebben tot de historische gegevens Bovendien belemmerde die werkwijze HVL van elke installatie, vindt Thijs Boonen: in het plannings- en factureringsproces. Het “Monteurs kunnen zien welke storingen pakket werd daarom vervangen door een er in het verleden zijn geweest en kunnen servicemodule van Acto. “Alle informatie is de klant ter plekke adviseren.” Toen HVL nu opgeslagen in één gezamenlijke database”, overstapte op de servicemodule van Acto, vertelt Thijs Boonen. “In combinatie met de was al bekend dat er hard werd gewerkt uniforme werkwijze en tarieven die we aan ActoService, een volledig nieuwe ser­ hebben ingevoerd, beschikken we nu over viceoplossing. Toch is Boonen blij dat hij veel meer inzicht.’ Inmiddels is de nieuwe de stap heeft genomen. “We hebben niet afdeling Technisch Beheer een van de speer­ alleen een pakket ingevoerd, maar ook de punten van HVL geworden. “De werksfeer bedrijfsvoering aangepast. Daar plukken we is prima, de resultaten goed en onze klanten nu al de vruchten van. Dat neemt overigens tevreden”, vat Ronald Toonen samen. niet weg dat ActoService hoog op ons ver­ langlijstje staat.”

De volgende stap: ActoService HVL is nog niet klaar met het serviceproces. Het bedrijf zou de servicemodule van Acto graag vervangen door ActoService, een nieuwe oplossing die ondersteuning biedt bij onder andere het registreren van installa­t ies, het plannen van onderhouds­ beurten en het beheren van ingewikkelde contract­s tructuren. In deze nieuwe oplossing heeft Acto alle marktkennis verwerkt die de afgelopen jaren is verzameld. HVL wil ActoService gaan gebruiken om de dienst­ verlening nog verder te professiona­liseren. Dat is mogelijk met de - volgens HVL - drie belangrijkste peilers van ActoService: • R  apportages aan klanten. Het sleutel­woord van ActoService is flexibiliteit. Of  klanten nu rappor­ tages willen per Stabu-code, instal­ latie, component, verdieping of gebouw – het is allemaal mogelijk. • G eautomatiseerde facturering. Complexe contracten staan een vlotte facturering niet meer in de weg. ActoService zorgt ervoor dat al het werk onder het juiste nummer en tegen het juiste tarief in rekening wordt gebracht. • A ansturing door onderaannemers. ActoService leest opdrachten of storings­ meldingen van de meest gebruikte faci­ litymanagementpakketten en gebouw­ beheersystemen automatisch in. Wilt u meer weten over de service­ oplossingen van Acto? Neem contact op met Remco Iburg via [email protected] of (033) 422 68 00.

Plannen met MyProject Succesfactoren én MS Project editie 6 | 39

Home > Wat bieden wij? > Plannen met MyProject én Microsoft Project

CRM

HOMIJ :

“Het succes van CRM staat of valt met een laagdrempelig pakket” HOMIJ kiest met MyCommercieel voor gebruiksgemak

De twaalf vestigingen van installatiebedrijf Homij hebben elk honderden klanten. Om de gegevens van al die relaties beter te beheren, ging het bedrijf op zoek naar een nieuwe CRM-oplossing. Vanwege de gebruiksvriendelijkheid viel de keuze op MyCommercieel van Acto. “Je moet het medewerkers zo makkelijk mogelijk maken om relatiegegevens bij te houden.”

door Marcel Uljee

Als een van de oudste installatiebedrijven van Nederland (opgericht in 1882) weet HOMIJ als geen ander hoe belangrijk het is om mee te gaan met de tijd. Dat geldt ook voor een eeuwenoud verschijnsel als relatiebeheer. Hoofd PR Paul Korthof legt uit dat een relatiebeheersysteem onmisbaar is voor Homij. “Tien jaar geleden konden we misschien nog zonder, toen draaide het vooral om netwerken.” Dat is volgens Korthof de afgelopen jaren drastisch veranderd. “Er is meer nadruk komen te liggen op kwaliteitseisen, gunningscriteria. De markt is op dat gebied sterk geprofes­ sionaliseerd. Het inkoopproces verloopt zakelijker en rationeler.” Hij staat op om de belichting van de vergaderruimte in het Homij-hoofdkantoor in Nieuwegein aan te passen. Van fel verlicht verandert de ruimte via intiem verduisterd naar koel blauw, een fraai staaltje installatietechniek om relaties in een gepaste sfeer te ontvangen.

10 | Succesfactoren editie 6

Daar draait het uiteindelijk toch om: relaties in de juiste stemming brengen? Wat voegt een CRMoplossing daaraan toe? “Om te beginnen kun je met een CRMoplossing je relatiegegevens efficiënt beheren. Dankzij een CRM-pakket zijn gegevens van bedrijven en contactpersonen altijd up-to-date en toegankelijk. Dat gaat veel verder dan de bekende NAW-gegevens zoals naam en telefoonnummer. Je kunt ook allerlei aantekeningen maken, die later van pas kunnen komen. Je bent niet meer afhankelijk van de kennis die in het hoofd van één accountmanager zit. Iedereen die betrokken is bij het acquisitieproces, kan er zijn voordeel mee doen.” Kunt u een voorbeeld geven? “Als een directeur een potentiële klant bezoekt, kun je hem een lijstje meegeven van onderwerpen of vragen die bij de klant spelen. Hoewel een directeur natuurlijk niet van alle ins en outs op de hoogte is, kan hij toch zijn interesse en betrokkenheid tonen. Dat kan het acquisitieproces een zetje in

Paul Korthof, hoofd PR: “Het belangrijkste voordeel van de integratie met MyProject is wat ons betreft het gebruiksgemak.”

de goede richting geven. Of je gaat nog een stap verder en je koppelt de relatiegegevens aan financiële gegevens in MyProject. Zodat de directeur voor zijn bezoek aan een bestaande klant nog even kan nagaan of er onbetaalde facturen open staan. Zo ja, dan kan hij die tijdens zijn bezoek ter sprake brengen.”

U maakte tot voor kort gebruik van een ander pakket, Selligent. Waarom bent u daarvan afgestapt? “Selligent is op zich een goed pakket, maar het is voor ons te ingewikkeld. Dat zit ‘m vooral in de uitgebreide functionaliteit. Vergelijk het met Word: het biedt een enorm arsenaal aan mogelijkheden maar de meeste gebruikers hebben maar een klein deel nodig. Selligent werd door enkele mensen binnen onze organisatie uitste­ kend beheerd, maar we wilden het anders aanpakken. De kracht van een goede CRMoplossing is dat zoveel mogelijk medewer­ kers ermee kunnen werken.” Welke eisen heeft Homij vooraf gesteld aan de nieuwe CRMoplossing? “We wilden kunnen doen wat we gewend waren om te doen in Selligent. Er moest dus een bepaalde basisfunctionaliteit aanwezig zijn. Aan de andere kant wilden we geen maatwerk. Dat heeft namelijk als nadeel dat het bij elke upgrade moet worden bijgewerkt. MyCommercieel van Acto bood de functionaliteit die we zochten, op enkele

kleine onderdelen na. De integratie met MyProject was vooraf geen harde eis, maar heeft uiteindelijk de doorslag gegeven.”

Welke voordelen biedt de integratie met MyProject? “Dankzij die integratie kunnen we gegevens uit MyProject gebruiken in het acquisitie­ proces. Via MyCommercieel kun je bij­ voorbeeld referentieprojecten afdrukken in Word. De gegevens zijn allemaal afkomstig van uitgevoerde projecten in MyProject. Het belangrijkste voordeel van de integra­ tie met MyProject is wat ons betreft het gebruiksgemak.” Wat maakt MyCommercieel zo gebruiksvriendelijk? “De user interface van MyCommercieel sluit naadloos aan op die van MyProject. Je hoeft gebruikers dus niet meer uit te leggen hoe de basis in elkaar zit. Iemand die kan zoeken in een materiaalbestand weet ook hoe hij moet zoeken in een relatiebestand. Het werkt op dezelfde manier. Daarmee zorg je voor standaardisatie in je organisatie en houd je de drempel om het pakket te gebruiken zo laag mogelijk. Dat is ontzet­ tend belangrijk, het succes van een CRMoplossing staat of valt ermee. Je moet het medewerkers zo makkelijk mogelijk maken om relatiegegevens bij te houden.”

Het pakket valt of staat dus met de laagdrempeligheid. Hoe zorgt u ervoor dat het pakket vervolgens ook echt wordt gebruikt? “Ik start geregeld acties op waarvoor ik informatie uit MyCommercieel nodig heb. Ik probeer collega’s steeds te laten zien dat ze er zelf ook baat bij hebben als alle gegevens goed zijn ingevoerd. Wat me daarbij goed van pas komt, is de moge­ lijkheid om gegevens uit MyCommercieel naar Excel te exporteren. Dat is voor veel collega’s erg aantrekkelijk omdat ze de gegevens dan zelf kunnen bewerken. De kracht daarvan is dat je met één druk op de knop de schat aan informatie ervaart die je kunt gebruiken. Ik kan geen betere manier bedenken om medewerkers te motiveren hun gegevens bij te houden.”

Over Homij Homij Technische Installaties is opgericht in 1882 en daarmee een van de oudste installatiebedrijven van Nederland en is actief op het gebied van elektrotechniek, werktuigbouwkunde en telematica. Het bedrijf is gespecialiseerd in het berekenen, ontwerpen en realiseren van installaties in de industrie, utiliteitsbouw, gezondheidszorg en infrastructuur. Homij telt twaalf vestigingen en er werken 600 medewerkers, verdeeld over vier divisies: Utiliteit, Infra en Industrie, Technisch Facility Management en Services. Homij is een werkmaatschappij van VolkerWessels in Rotterdam.

Plannen met MyProject Succesfactoren én MS editie Project 6 | |11 3

Achtergronden E E N OV E R Z I C H T VA N D E KO M E N D E T H E M A S E S S I E S B I J A C T O

W W W. AC TO. N L

COLOFON

Acto organiseert regelmatig themasessies, soms alleen voor klanten en andere keren ook voor overige geïnteresseerden. Heeft u interesse, bezoek dan de evenementen­k alender op onze website www.acto.nl (zie ‘Nieuws’ ‘Evene­menten’). Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van themasessies.

Themasessie ‘Van Visie naar Realisatie’ Een praktijkgerichte workshop over onze Masterplan-methodiek, die we succesvol intern en bij onze klanten hebben ingezet om de doelstellingen te realiseren. Themasessie ‘De Service Cirkel’ Afdelingen en processen binnen het serviceproces functioneren vaak nog op ‘eilandjes’. In een ronde-tafelgesprek met klantcases gaan we op zoek naar knelpunten en oplos­ singen. Themasessie ‘Effectiviteit en efficiency van serviceprocessen’ Hoe kunt u de tijd tussen het melden van een storing en het verzenden van de factuur aanzienlijk verkorten en wat levert u dat op? Themasessie ‘Calculatie Onderhoudscontracten en demo ActoService’ Hoe staat het calculeren van onderhoudscontracten in relatie tot een nieuwbouwproject? Welke normbestanden zet ik onder mijn calculatie en hoe onderhoud ik deze? Themasessie ‘Mobiele Service, internet melden en klantrapportages’ Het toepassen van een mobiele oplossing brengt méér dan alleen interne efficiency met zich mee. Geef uw klanten direct terugkoppeling over de status van hun storing. En hoe voorkomt u dat het administratieve werk de boventoon van uw dagelijks werk is? Themasessie ‘Vergroot de effectiviteit en efficiency van financiële processen’ Over het gebruik van MicroSoft Dynamics AX, digitale verwerking inkoopfacturen via EDI en ISProjects, subadministratie WKA documenten, voortgang financiële Functionele Groep.

COLOFON

Dit is een uitgave van van Acto Informatisering Amsterdamseweg 51aB.V. Amsterdamseweg 51a 3812 RP Amersfoort Postbus 3812 RP 1610 Amersfoort 3800 BP 1610 Amersfoort Postbus T (033) 68 00 3800 BP 422 Amersfoort F 01 T (033) 422 68 00 IF (033) www.acto.nl 422 68 01 E I [email protected] www.acto.nl R C H T E N Alle rechten E [email protected] blijven voor R E C H Tvoorbehouden E N Alle rechten Acto Informatisering B.V. blijven voorbehouden voor U I T G E V E R Ondanks alle zorg die Acto Informatisering B.V. aan deze uitgave is besteed, blijven U I T G E V E R Ondanks alle zorg die vergissingen mogelijk. Uitgever en aan deze uitgave is besteed, blijven auteurs kunnen daarvoor echter vergissingen mogelijk. Uitgever en geen aansprakelijkheid aanvaarden. auteurs kunnen daarvoor echter EINDREDACTIE & VORMGEVING geen aansprakelijkheid aanvaarden. Acto Informatisering B.V., EINDREDACTIE & VORMGEVING ir. W.J.M. Goyen Acto Informatisering B.V., E - V E R S I E Deze pdf kunt u met ir. W.J.M. Goyen Acrobat Reader lezen en printen, E - V E R S I E Deze nieuwsbrief maar is beveiligd tegen kopiëren is als elektronische versie van teksten en afbeeldingen. Wilt verkrijgbaar in pdf-formaat. u iets overnemen uit dit blad? Neem dan contact op met Acto. UITGEVER

U I T G Informatisering E V E R Dit is een uitgave Acto B.V.

Themasessie ‘Orderintake’ Legt u alle storingsmeldingen vast bij het onderhoudscontract? Meldingen via gebouw­ beheersystemen volgen vaak een andere weg. Steeds meer klanten willen dat u via hun systeem gaat werken. U wilt ook hen informeren over de status van hun meldingen. Wij laten u zien hoe dat kan (o.a. met software van Planon, Priva, Facman of Databalk). Themasessie ‘Terugdringen Financiering Onderhanden Werk’ Grafische drill-down van Holding, via BV’s, vestigingen, afdelingen, projectleiders naar het project, met direct inzicht in de bewaking van de projectfinanciering. Themasessie ‘Optimaliseren Projectrendement’ Deze sessie staat in het teken van integratie met MSProject en Trimergo t.b.v. van projectplanning, urenbewaking per activiteit, materiaalbewaking via werkbegroting en CAD-koppeling. Themasessie ‘Transparante Management Informatie’ Een sessie over managementinformatie, met o.a.: Statische Periodieke Management Informatie, Realitime Management Informatie, diverse KPI’s, beschikbaar stellen Dashboards en Portals.

12 | Succesfactoren editie 6

Acto Informatisering B.V. Amsterdamseweg 51a 3812 RP  Amersfoort Postbus 1610 3800 BP Amersfoort t (033) 422 68 00 f (033) 422 68 01 e [email protected] i www.acto.nl

S u c c e s f a c t o r e n e d i t i e 6 - 0 712

M E E R I N F O R M AT I E ?