succesfactoren magazine voor gebruikers van Acto-software
nummer 2, februari 2004
Leon van Dijk, kwaliteitsmanager bij Installatiebedrijf Contact
“Geld verdienen met logistiek en bewaking.” William Zegers, hoofd Consultancy bij Acto
“Wie bang is om te vallen, zal nooit leren lopen.”
INFORMATISERING
Acto Informatisering
Wat bepaalt úw succes? voorwoord door ir. Jan-Gerrit van Noort algemeen directeur van Acto Informatisering B.V.
Welke factoren bepalen bij úw onderneming het succes? We organiseren steeds vaker sessies over ‘Operational Excellence’, het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Daarbij wordt steeds duidelijker wat al eerder werd geconstateerd: projectmatig werken is een complex vak en installatiebedrijven benutten nog steeds niet alle mogelijkheden van logistiek management ondersteund door moderne software. Bedrijven verschillen daarbij onderling sterk in het gebruik van de Acto-software. Waar het ene bedrijf succesvol is in het inzetten van bepaalde onderdelen, gebruikt een ander bedrijf die niet, en andersom. Frappant. Jammer dat zoveel verbetermogelijkheden blijven liggen. We kunnen dus veel van elkaar leren.
Ik wijs daarom graag opnieuw naar het belang van ‘succesvaders’ binnen uw organisatie: enthousiaste voortrekkers, specialisten die graag als eerste ervaringen willen opdoen met nieuwe mogelijkheden. Zij zijn het die beseffen dat het altijd beter kan en in deze tijd ook móet. Zij zijn het die de leerervaringen willen uitdragen naar de rest van uw organisatie. Zij zijn dus uw essentiële succesfactor.
Het geeft een goed gevoel als je je realiseert welke waarde je hebt gecreëerd voor je eigen collega’s, je eigen bedrijf. Het geeft ook een goed gevoel als je andere collega’s bij collega-bedrijven kunt helpen met jouw ervaring. In deze aflevering van ‘Succesfactoren’ besteden we extra aandacht aan succesvaders, leertrajecten en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Ik wens u veel leesplezier.
COLOFON
uitgever Dit is een uitgave van Acto Informatisering B.V., Amsterdamseweg 51 a, 3812 rp, Amersfoort Postbus 1610, 3800 bp, Amersfoort telefoon (033) 422 68 00 fax
(033) 422 68 01
homepage www.acto.nl e-mail
info @acto.nl
rechten Alle rechten blijven voorbehouden voor Acto Informatisering B.V. Ondanks alle zorg die aan deze uitgave is besteed, blijven vergissingen mogelijk. Uitgever en auteurs kunnen daarvoor echter geen aansprakelijkheid aanvaarden. eindredactie & vormgeving Acto Informatisering B.V., ir. W.J.M. Goyen e-versie
Deze nieuwsbrief is als elektronische versie verkrijgbaar in het formaat Acrobat Reader, dat u gratis van internet kunt downloaden via www.adobe.com.
succesfactoren, februari 2004, pag. 2
Geld verdienen met logistiek en projectbewaking door Marcel Uljee
Installatiebedrijf Contact ging op zoek naar een nieuw softwarepakket om de belangrijkste bedrijfsprocessen beter te beheersen. Na een zorgvuldige selectie koos het bedrijf voor EasyProject van Acto. De mogelijkheden voor projectbewaking, logistieke ondersteuning en het gebruiksgemak gaven de doorslag. Kwaliteitsmanager Leon van Dijk vertelt over zijn ervaringen.
Twee jaar geleden heeft installatiebedrijf Contact uit Lieshout een strategie uitgestippeld voor de komende vijf jaar. “Goede projectbewaking is een van onze speerpunten”, vertelt kwaliteitsmanager Leon van Dijk. “Negen van de tien installatiebedrijven weten niet aan welke projecten of klanten ze geld verdienen. Met goede projectbewaking kan het rendement twee tot drie maal toenemen.” Een ander belangrijk aandachtspunt is het logistieke proces, zegt van Dijk. “We willen projecten vooraf zo goed mogelijk voorbereiden, zodat monteurs direct aan de slag kunnen en niet worden afgeleid door improvisaties.”
Syntess maakte een goede indruk, maar we hadden niet het gevoel dat we daarmee een stap voorwaarts zouden maken. Met Acto zijn we beter op de toekomst voorbereid.” Referentielijst
Contact koos voor Acto. De goede ervaringen van andere installatiebedrijven sterkten Van Dijk in die beslissing. “Ik heb de referentielijst van Acto erbij gepakt en ben gaan bellen. Ik concludeerde al snel dat collega-bedrijven erg enthousiast zijn over de Actosoftware. Later heb ik ook met enkele leveranciers gesproken, en die waren al even positief.”
Rekensom
Sinds 1996 maakt Contact gebruik van GA, een administratiepakket onder dos van softwarefabrikant KPD. Van Dijk: “GA is aan het einde van zijn economische levensduur. Het pakket ging ons steeds meer geld kosten. Want laten we wel wezen, we investeren alleen in een nieuw pakket als we daarmee geld verdienen.” Contact ging op zoek naar een alternatief. Na een eerste schifting bleven Syntess Software en Acto over als serieuze kandidaten. Van Dijk: “Je koopt niet alleen een pakket, je moet ook vertrouwen hebben in de organisatie die het ondersteunt. Je hele bedrijfsvoering is ervan afhankelijk, dus een snelle en goede ondersteuning is van levensbelang. Syntess en Acto konden dat bieden. Het pakket van
succesfactoren, februari 2004, pag. 3
Op alle locaties
Een belangrijk ander voordeel van EasyProject is dat het pakket op afstand kan worden gebruikt. Dat levert om te beginnen een aanzienlijke kostenbesparing op, vertelt Van Dijk. “In de oude situatie hadden we GA op alle locaties afzonderlijk geïnstalleerd. We moesten dus op drie verschillende plekken een artikelbestand bijhouden. En het systeembeheer kostte onnodig veel geld.” De Acto-software wordt op één plek geïnstalleerd en kan vervolgens vanaf elke locatie worden benaderd. Dat maakt samenwerken een stuk makkelijker en bespaart het bedrijf veel tijd. “In tegenstelling tot vroeger zijn we nu op de hoogte van elkaars projecten en kunnen we bij ziekte eenvoudig elkaars taken overnemen.” Betere samenwerking
Van alle pakketten die Contact heeft beoordeeld, stak Acto wat projectbewaking betreft er met kop en schouders boven uit, vindt Van Dijk. “Alles wat je doet, heeft financiële gevolgen. Met EasyProject kun je dat goed laten zien. Of het nu gaat om een schroefje of het volledige bedrijfspand: alle kosten zijn toewijsbaar.” Projectleiders kunnen eenvoudig en snel de juiste informatie raadplegen. “Met een druk op de knop krijgen ze bijvoorbeeld een schermoverzicht van de hoeveelheid uren en materialen die in het project gestoken zijn. Dat kostte tot nu toe ontzettend veel tijd, die er vaak niet was of niet werd genomen.” EasyProject, dat speciaal ontwikkeld is voor de installatiebranche, ondersteunt de volledige bedrijfscyclus: van calculatie en werkvoorbereiding tot en met de financiële administratie. De volledigheid verraste Van Dijk: “Onze personeelschef bleek heel gecharmeerd van de uitgebreide personeelsmodule.”
Als voorbeeld van betere samenwerking noemt Van Dijk het relatiebeheer in EasyProject. “Vroeger kwam het wel eens voor dat de ene vestiging een potentiële klant benaderde voor een afspraak, terwijl iemand van de andere vestiging daar al was geweest en over alle gegevens van de juiste contactpersoon beschikte. In EasyProject houden onze accountmanagers alle relatiegegevens en afspraken centraal bij. Dat scheelt veel tijd en geld.” Daarna geeft hij een voorbeeld dat laat zien hoe Contact over de toekomst denkt: “Dankzij Acto staan onze monteurs over “Het pakket een paar jaar met hun handcomputer bij zit zo logisch in elkaar, dat je de klant. Via een draadloze verbinding bijna vanzelf kunnen ze dan bijvoorbeeld de planning je weg vindt.” raadplegen, artikelen bestellen of een order gereed melden.” Gebruiksgemak
Ook het gebruiksgemak is volgens Van Dijk een grote kracht van Acto. “Het pakket ziet er vertrouwd uit voor wie met Windows werkt. Ik demonstreerde het pakket laatst aan een collega, die me vroeg of ik soms een cursus had gevolgd. Het zit zo logisch in elkaar dat je bijna vanzelf je weg vindt.” Het gebruiksgemak van EasyProject wordt nog eens vergroot doordat Acto veel
Op tijd de juiste factuur versturen Tijdig en juist factureren is voor Contact een cruciaal
Met als gevolg dat we wel eens iets vergaten of fouten
onderdeel van het bedrijfsproces. Leon van Dijk: “Als we zelf
maakten.” Acto biedt de mogelijkheid om alle afspraken over
sneller betaald worden, kunnen we onze leveranciers op onze
de facturering centraal vast te leggen. “Zo is de continuïteit
beurt sneller betalen. En dat levert weer kortingen op.” Toch
gewaarborgd. EasyProject bewaakt dat er op tijd en op de
verliep de facturering tot dit jaar niet naar wens. “Onze
juiste manier wordt gefactureerd.” Factureren is bovendien
administratieve lasten worden steeds hoger”, vertelt Van Dijk.
teruggebracht tot een eenvoudige handeling. “Dankzij Acto
“Elke klant heeft zijn eigen wensen en eisen, die tot voor kort
kan ik een uitzendkracht vragen om al het onderhanden werk
alleen in de hoofden van medewerkers waren opgeslagen.
te factureren.”
succesfactoren, februari 2004, pag. 4
gegevens kan meeleveren, zoals artikelbestanden. “We hebben de artikelbestanden van alle gangbare leveranciers in één keer ingelezen. Leveranciers met wie we geen zaken doen, konden we er uit laten. En we vulden de gegevens van Acto aan met gegevens van bijvoorbeeld lokale leveranciers, die niet algemeen gangbaar zijn.” Plan van aanpak
Acto zorgt overigens niet alleen voor de software en artikelbestanden, maar levert ook consultancy en alle benodigde hardware, zoals servers en werkstations. Contact heeft daar bewust voor gekozen, legt Van Dijk uit. “We wilden alles bij “Met Acto zijn één partij onderbrengen. Zo voorkomen we het beste op we de situatie dat verschillende partijen de toekomst de verantwoordelijkheid op elkaar voorbereid.” afschuiven. Nu hebben we één aanspreekpunt.”
Installatiebedrijf Contact Contact is in 1977 opgericht door Willy Schrama en Henk Hollanders, die elkaar leerden kennen in de schoolbanken. Zij vormen nog steeds de
Keurig volgens planning
directie van het bedrijf. Contact heeft
De Acto-software is snel geïmplementeerd. Binnen drie maanden is vastgesteld hoe het pakket moest worden ingericht, is alle software en hardware geïnstalleerd en hebben de medewerkers een cursus gevolgd. Zonder plan van aanpak was dat volgens Van Dijk niet gelukt. “Met dat plan hebben we veel tegenslagen weten te voorkomen. Zeker in zo’n kort tijdsbestek is de kans op fouten groot. Behalve een nieuwe server en nieuwe pc’s zijn we ook overgestapt op een nieuwe boekhouding, een nieuwe projectadministratie en een nieuwe dataverbinding tussen onze vestigingen. Dankzij een plan van aanpak kun je tijdig alles bestellen en veel activiteiten ruim van tevoren in gang zetten. Ik sta er eerlijk gezegd van te kijken dat het allemaal is gelukt, keurig volgens planning. En wat nog veel belangrijker is: iedereen binnen het bedrijf kon zijn werk gewoon blijven doen. Onze bedrijfsprocessen zijn geen moment verstoord.”
drie vestigingen in Lieshout, Erp en Helmond en concentreert zich op elektrotechniek, veiligheid en telecom. Contact bedient een brede klantengroep, van supermarkt tot ministerie. Kwaliteit wordt sinds de oprichting hoog in het vaandel gedragen. Het bedrijf heeft ruim negentig mensen in dienst.
Samenwerking eist wederzijds vertrouwen Bij het inrichten van de software, de vernieuwde boekhouding
Van Dijk wijst erop dat zo’n samenwerking alleen mogelijk is
en de projectadministratie werd Contact terzijde gestaan door
als er wederzijds vertrouwen is. “We wilden geen pakket
consultants van Acto. “Onze manier van werken is niet heilig”,
voor twee jaar, maar een relatie voor de langere termijn.
zegt Leon van Dijk. “Consultants komen bij tal van bedrijven
Daarom wilden we er zeker van zijn dat we er een goed
over de vloer. Ik vind dat je moet openstaan voor hun
gevoel over hadden. We zijn bijvoorbeeld bij Acto op bezoek
ervaringen en visies. Soms nemen we adviezen over van Acto,
geweest om kennis te maken met het bedrijf. Dat vind ik
soms doen we het zoals we het zelf willen. Acto laat genoeg
belangrijk, zo kun je met eigen ogen zien hoe het er aan toe
mogelijkheden open om onze eigen weg te bewandelen.”
gaat.”
succesfactoren, februari 2004, pag. 5
Wie bang is om te vallen, zal nooit leren lopen. door Walter Goyen en Marcel Odijk
Een uitgebreid softwarepakket invoeren of optimaliseren, dat vraagt wat van een organisatie en de begeleiders. De impact wordt nogal eens onderschat. Gebruikers vallen graag terug op de vertrouwde werkwijze. We spraken met William Zegers, hoofd van de Consultancyafdeling van Acto, over de organisatorische uitdagingen bij de invoer en optimalisatie van de Acto-software. Hij vertelt over het belang van voldoende draagvlak en hoe ‘succesvaders’ en hun coaches een cruciale rol spelen in veranderingsprocessen. Een boeiend gesprek over de moeilijkheid van leertrajecten, die uiteindelijk kunnen leiden tot grote tijdbesparingen en een opstap naar ‘Operational Excellence’.
interview met William Zegers, hoofd Consultancy bij Acto Informatisering
In uw functie ziet u veel verschillende bedrijfsculturen. Wat valt u daarbij op? Misschien wel het meest fascinerend is de aard van mensen in zijn algemeenheid. Je ziet enerzijds de nieuwsgierigheid, het onderzoekende van de mens, en tegelijk ook een soort natuurlijke weerstand tegen veranderingen. Logisch, veranderen betekent het loslaten van bepaalde zekerheden. De invoer van een groot, nieuw softwarepakket heeft altijd iets spannends. Wat gaat er gebeuren, hoe ziet het eruit, werkt het vriendelijk en vooral: wat zal er voor mijn werk nou concreet veranderen? Iedereen reageert daar anders op, en dat is ontzettend boeiend om te zien. Frappant is ook dat de reacties niet alleen persoonsgebonden zijn, maar ook sterk kunnen verschillen per bedrijf. Elk installatiebedrijf heeft toch een wat andere cultuur, die sterk afhangt van de managementstijl. Is die strak hiërarchisch of geeft het management juist veel vrijheden om naar eigen inzicht en verantwoordelijkheid te opereren? Wordt er puur afgerekend op financiële projectresultaten? Of kijkt men ook naar andere aspecten, zoals hoe iemand omgaat met de werkvoorbereiding, hoe planmatig zijn projecten verlopen, hoe tevreden de klanten en de medewerkers zijn, enz. Die managementcultuur heeft een sterke invloed op de sfeer, het werkklimaat, de motivatie van de mensen en daarmee ook heel direct op het succes van een software-implementatie.
Een makkelijk traject, die invoering van Acto-software? Nou, niet bepaald! Maar dat ligt eigenlijk niet aan de software zelf. Vaak wordt vooral de eerste stap organisatorisch onderschat. Een pakket aanschaffen en dan gewoon even iedereen vertellen hoe het werkt, dat is dus niet de oplossing voor alle problemen. Klanten onderkennen die organisatorische impact nog onvoldoende. Best begrijpelijk, daarom proberen wij de klant zo goed mogelijk te ondersteunen op dit punt. We helpen klanten aan de hand van een stappenplan (‘blauwdruk’) vanaf het eerste moment bij het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. Want pas als je die processen op orde hebt, kan een pakket zoals dat van Acto optimaal tot zijn recht komen. Software is op zichzelf natuurlijk geen doel en ook geen wondermiddel. Uiteindelijk gaat het erom hoe de mensen ermee werken. U noemt de organisatorische impact. Wat is het probleem daarbij? We weten inmiddels uit onze enorme praktijkervaring dat je de invoering erg goed moet voorbereiden en begeleiden. Het is verbazingwekkend hoe graag mensen bij hun oude, vertrouwde werkwijze willen blijven. Men vindt steeds wel weer een reden om nog niet met het nieuwe systeem te werken. Veranderen is gewoon een moeizaam proces. Je ziet de bekende ‘smoezentrommel’: iedereen weet wel wat hij moet doen, maar doet niet wat hij weet. Dan leveren de instructie en
succesfactoren, februari 2004, pag. 7
begeleiding nog niet het optimale resultaat, en dat is natuurlijk erg jammer. Onze taak als consultants is om dat proces te begeleiden. Je moet de rit gewoon gaan rijden om te zien waarom bepaalde nieuwe zaken goed en anders zijn, waarom het gaspedaal rechts zit en zo. Eén klant verwoordde het ooit prachtig: “Je moet niet bang zijn om af en toe te vallen, anders leer je nooit lopen.” Veranderen, dat gaat dus niet vanzelf. Dat vraagt dan ook om een sterke rol van het management? Zeker, één van de belangrijkste succesfactoren is het draagvlak van de directie, het managementteam en de vestigingsleiders. Succesvolle klanten onderschrijven dit belang. Je moet het verandertraject uiterst serieus nemen en ook als vast thema op de agenda van de management-vergaderingen zetten. Alleen met de noodzakelijke ruggensteun van de leiding kun je veranderingen doorzetten. Maar uiteindelijk heb je draagvlak nodig van álle medewerkers, dus niet alleen het management, maar vooral de eindgebruikers. Zij maken of vertragen immers het succes. De eindgebruikers als cruciale succesfactor dus. Hoe betrekken jullie ze bij het traject? Je hebt kartrekkers nodig. We adviseren om representatieve en enthousiaste medewerkers uit verschillende afdelingen in de werkgroepen te betrekken. ‘Succesvaders’ noemen we die. Het
enthousiasme van die succesvaders is erg belangrijk gebleken. Zij dragen de successen uit naar hun collega’s. Onze consultants brengen daarnaast veel kennis en praktijkervaring in. Gezamenlijk bepalen we de optimale werkwijze binnen de Acto-software. Wij verzorgen samen met de succesvaders de juiste inrichting van de processen, de samenstelling van de stamgegevens en het formuleren van de werkinstructies.
Succesvaders? Dat lijkt nog maar weinig te maken te hebben met softwareinstructie... Dat klopt wel. Natuurlijk geven we ook ‘gewoon’ instructies aan de eindgebruikers, maar onze software wordt steeds intuïtiever, mede dankzij de nieuwe gebruikersinterface. Dat maakt het mogelijk om met onze toegevoegde waarde als consultants de klant sneller naar een hoger niveau te brengen. Onze rol is in de afgelopen jaren veranderd van instructeur naar coach. Wij coachen de succesvaders bij de klant op weg naar procesverbetering. Daarbij proberen we vooral zo goed mogelijk te luisteren en de specifieke
“Je hebt kartrekkers nodig. Zij dragen het succes uit naar hun collega’s.”
succesfactoren, februari 2004, pag. 8
bedrijfsstructuur te analyseren. Op basis van onze kennis en ervaring bij veel andere installateurs kunnen we goed adviseren welke oplossingen mogelijk zijn. Geef eens een voorbeeld van een procesverbetering? Oh, heb je een dag of twee? Er is zoveel te beschrijven... Moeilijk daar een keuze uit te maken, en het risico is dat je meteen denkt: “Daar heb je weer zo’n consultant met zo’n theoretisch verhaal.” Maar vooruit. Een duidelijk voorbeeld van procesverbetering zie je in de gedetailleerde werkbegroting. Het bespaart enorm veel dubbel werk als je die werkbegroting mede kunt maken aan de hand van de offertecalculatie. Door gestandaardiseerd te werk te gaan, groeit het hergebruik van informatie. Onze klanten maken steeds vaker gebruik van standaardcalculaties (sjablonen) en zonodig kopiëren ze bestaande calculaties of delen daarvan. Je past vervolgens eenvoudig enkele onderdelen aan, en klaar is de nieuwe offerte. Dat bespaart per werkvoorbereider en calculator meerdere uren per week. Bij een twintigtal werkvoorbereiders en calculatoren betekent twee uur per man al gauw een besparing van ettelijke tienduizenden euro’s per jaar! Moet je wel altijd een gedetailleerde werkbegroting maken? Dat is uiteraard afhankelijk van de complexiteit van het project. Je moet daar heel pragmatisch mee omgaan. Het projectteam bepaalt vooraf de structuur van de werkbegroting. Een werkbegroting moet primair gericht zijn op het optimaliseren van de montage. Je wilt het de monteur immers zo gemakkelijk mogelijk maken. Op deze wijze ontstaat een flexibele werkmethode, die toch altijd eenduidig is.
Kost dat niet erg veel werk, zo’n werkbegroting? Ogenschijnlijk wel. Een goede werkbegroting vooraf vraagt inderdaad een extra inspanning. Het dwingt je immers om vooraf goed over de klantvraag en het te maken product na te denken. Deze inspanning verdient zich echter gemakkelijk terug, want het levert je grote voordelen op in het vervolgtraject. Het projectteam kan bijvoorbeeld veel eerder anticiperen op lastige situaties. Je komt dus minder vaak voor verrassingen te staan. Je hebt ook meer gelegenheid om op basis van nauwkeurige materiaalposten inkooponderhandelingen te voeren. Verder signaleer je sneller meerwerken en heb je een goed inzicht in de montagewerkzaamheden, zowel qua montagetijd als uitvoeringsdatums, én gestructureerde materiaalspecificaties. Daarnaast is het een leertraject om de werkzaamheden voor het maken van de werkbegroting zoveel mogelijk te beperken. We adviseren om waar mogelijk al in het offertestadium een calculatie te maken die dicht tegen de werkbegroting aanligt. Dat voorkomt dat je tijdens de werkvoorbereiding het wiel helemaal opnieuw moet gaan uitvinden als een offerte daadwerkelijk opdracht wordt. Dat klinkt als een grote tijdwinst bij de projectuitvoering! Ja, de chef-monteur hoeft geen kostbare tijd meer te besteden aan het bedenken wat hij nodig heeft. Hij kan zich volledig concentreren op een perfecte en tijdige uitvoering van het project. Hij roept de juiste materialen af, die de werkvoorbereider op basis van goedgekeurde werktekeningen heeft gespecificeerd. Dat leidt tot veel minder fouten qua materiaalvoorziening, en het voorkomt bovendien dubbele werkzaamheden. Je creëert een
efficiënte link tussen de commerciële offerte, de werkbegroting, de materiaalspecificaties én de montageplanning. Uiteindelijk groeit daardoor de kwaliteit van je project. U was bang dat het verhaal misschien wat theoretisch klinkt. De praktijk is anders? Nou, de praktijk lijkt vaak weerbarstiger dan de theorie. De voordelen van een werkbegroting zijn evident, dat tonen ervaringen bij klanten gewoon keihard aan. Je moet wel goed opletten dat je je niet teveel laat leiden en afleiden door de obstakels van de dagelijkse praktijk. Het projectteam weet wel wat ze moeten doen, maar ze doen niet altijd wat ze weten. Je hebt vaak het gevoel: ‘Wat had ik voor vandaag gepland en wat is daar nou eigenlijk van terechtgekomen?’ Je moet het roer stevig vasthouden en je blijven richten op de hoofdzaken. Dat is uiteraard makkelijker gezegd dan gedaan. Het komt in feite neer op de essentiële vraag: wat is goed projectmanagement? Het is verbazingwekkend hoe moeilijk projectmanagement in de praktijk wordt ervaren. We hebben daar nu een speciale consultancydienst voor, ‘Operational Excellence fase 1’ genaamd. Daarbij lopen we letterlijk mee met projectteams. We bekijken dan samen continu hoe het project ervoor staat, hoe de uitvoering het beste kan worden geregeld en hoe we het project beter kunnen organiseren en managen. En het levert ook flinke kostenbesparingen op? Nogal wiedes! Egbert Wagenaar wees bij zijn afscheid van de isso onlangs nog eens nadrukkelijk op de faalkosten. Volgens Wagenaar blijkt dat bij oplevering vijftig procent van de installaties grote gebreken vertoont!
succesfactoren, februari 2004, pag. 9
Eigenlijk onvoorstelbaar. Het rechtzetten van die fouten kost je klauwen vol geld. Een goede engineering en werkvoorbereiding vraagt wat inspanning, maar het bespaart je een veelvoud aan logistieke faalkosten. Daar zullen de opdrachtgevers van uw klanten ook blij mee zijn! Die zijn daar inderdaad zeer tevreden over. De voordelen liggen dus extern én intern. Al met al leidt het tot rendementsverbetering van je projecten. Je hebt ook minder stress. Iedereen weet namelijk op tijd wat er moet gebeuren en je onderkent de risico’s tijdig. En de besparingen in administratief werk dan? Ook op de financiële administraties merken klanten een substantiële besparing door de nieuwe, gestructureerde manier van werken. Je sluist offertes en werkbegrotingen elektronisch door naar de projectadministratie (vc/nc), net als alle meer- en minderwerken. Dat geeft een heel hoge kwaliteit aan projectinformatie. Je wint ook veel tijd door dubbel werk te voorkomen. En dan heb ik het nog niet over de kosten die je kunt besparen dankzij de vermindering van (overtyp)fouten. Onze klanten geven ook expliciet aan dat ze de investeringen in procesoptimalisatie en de inzet van de Acto-consultants snel terugverdienen. Dat is prettig om te horen, want daar doen we het natuurlijk voor. Profiteren ook andere afdelingen van de nieuwe werkwijze? De Acto-filosofie richt zich op het algehele bedrijfsproces. Je ziet dan ook inderdaad hoe bij bedrijven de interne samenwerking verbetert. Veel deeltrajecten hebben nou eenmaal een
afdelingsoverschrijdende dimensie. Dat zie je bijvoorbeeld bij de inrichting van het materiaalbestand, de stuklijsten en de standaard begroting: dat gaat dwars door je hele organisatie. Als consultant word je dus steeds meer procesbegeleider dan softwarespecialist? Zeker. We bieden ook steeds uitgebreidere diensten op dat vlak. Nieuw is bijvoorbeeld dat we klanten begeleiden met het netjes vastleggen van al hun procedures, op een gebruikersvriendelijke en systematische manier. Daarbij maken we gebruik van het pakket ‘Protos’, een werk- en procedurebeschrijving die geheel geïntegreerd is binnen onze software. Het resultaat is vervolgens gemakkelijk via intranet beschikbaar te stellen aan alle eindgebruikers. Dat werkt aanmerkelijk efficiënter en effectiever. Het leertraject begint bij de gebruikers duidelijk zijn vruchten af te werpen. Wat is nou de grootste verandering in de werkwijze bij klanten? Dat verschilt natuurlijk per bedrijf en de fase waarin men verkeerde. Voor de
één is het een ingrijpende verbetering dat ze nu een duidelijke en volledige werkbegroting kunnen maken vóórdat de uitvoering begint. Voor de ander is het verbeterde inzicht in de projectbewaking voor de verschillende disciplines enorm. Met bedrijven die al wat langer ervaring hebben, organiseren we nu de eerder genoemde verbetertrajecten op weg naar ‘Operational Excellence’. Daar begeleiden we ze om de beschikbare informatie en softwarefunctionaliteiten nóg beter te gebruiken in al zijn integrale facetten. Bij ‘Operational Excellence’ hebben we het eigenlijk helemaal niet meer over de software zelf. (zie achterpagina, red.) Organisatie-advies, zónder te praten over software...? Ja, dat is vrij nieuw voor ons. Bij onze sessies ‘Operational Excellence fase 2’ behandelen we een nieuwe, bedrijfskundige visie van onze directeur Van Noort. Met die visie leer je totaal anders kijken naar de waarde van potentiële en lopende projecten voor je bedrijf. Dat klinkt misschien wat abstract, maar de essentie is eigenlijk heel
praktisch en simpel: de mate waarin je als bedrijf succesvol bent, hangt uiteindelijk af van welke projecten je aanneemt en voor welke prijs. Een slecht aangenomen project maak je nooit meer goed, hoe hard en efficiënt je mensen ook werken. Met onze nieuwe visie leren we hoe je projecten anders moet waarderen en waar je meest kritische bottlenecks zitten. Men denkt vaak dat leegloop van monteurs rampzalig is en neemt de verkeerde beslissingen als monteurs ‘op de kist zitten’. We laten zien waarom dat een elementaire denkfout is. We maken zichtbaar waarom project X beter is dan het schijnbaar interessantere project Y. Grappig is, dat je in deze leerfase ook totaal anders gaat kijken naar de zo geliefde prestigeprojecten. De klanten die aan de sessies deelnamen, reageren verrassend enthousiast, soms zelfs geshockeerd door de verheldering van inzicht. Sommigen passen het concept nu al toe en merkten al snel een flinke rendementsverbetering. En dat is nou precies wat we als Acto willen bereiken voor onze klanten.
Wie is William Zegers? William Zegers is hoofd Consultancy bij Acto Informatisering B.V. en is daar op de kop af 12,5 jaar in dienst. Als zoon van een projectleider van een elektrotechnisch installateur maakte hij al al op jonge leeftijd kennis met het installatievak. Naast school heeft hij de nodige leidingen gelegd, draden getrokken en afgemonteerd. Na zijn studie Elektronica werkte hij circa zeven jaar bij de marine als technisch specialist in de wapentechnische elektronica. In deze tijd studeerde hij ook af voor software-engineer. In 1991 begon Zegers als programmeur / analist bij Acto Informatisering. In die tijd werkte hij mee aan het ontwikkeltraject Project2000, wat uiteindelijk het fundament vormde voor MyProject en EasyProject. Zegers stond in 1993, samen met twee collega’s, aan de basis van de Consultancy-afdeling. Sinds 1993 was hij in diverse rollen actief bij circa 60 installatiebedrijven. Inmiddels is de Consultancy-afdeling gegroeid tot ruim 20 consultants. Zegers: “In de afgelopen tien jaar is er veel veranderd. Waar vroeger de software boven alles centraal stond, staat nu de organisatie, het mensgerichte centraal.” En om dat aspect nog maar eens te onderstrepen: de twee foto’s bij dit artikel zijn van Williams kinderen...
succesfactoren, februari 2004, pag. 10
Kosten besparen met goede artikelinformatie door Marcel Uljee
Als u inkoopt bij een groothandel verwacht u de juiste artikelen in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs. Dat klinkt eenvoudig. Toch is er vaak veel uitzoekwerk voor nodig. Met hulp van uw groothandel kunt u veel tijd en kosten besparen.
Fouten door onvolledige artikelinformatie
Goede, betrouwbare artikelinformatie dankzij ARTI
Verschillende afdelingen binnen uw bedrijf zijn afhankelijk van betrouwbare artikelinformatie. Helaas krijgen zij hun gegevens zelden volledig, duidelijk en op tijd aangeleverd. Is de prijs bruto of netto, per stuk of per verpakkingseenheid? Er is mensenwerk nodig om te ontdekken dat er bijvoorbeeld 500 meter kabel op een haspel gaat, dat de prijs in de catalogus geldt voor 200 meter, terwijl er in meters besteld moet worden. Uw medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het interpreteren, controleren en omrekenen van artikelinformatie.
U bespaart tijd, ergernis en kosten als uw leverancier gebruikmaakt van de branchestandaard voor artikelinformatie. Daarom hebben wij arti ontwikkeld, dat fabrikanten en groothandels in staat stelt om goede en betrouwbare artikelinformatie aan te leveren. Als uw leveranciers arti gebruiken, vindt u snel de juiste producten, omdat u en uw leveranciers dezelfde artikelnamen gebruiken. Geen misverstanden meer over bestel-, verpakkings- en prijseenheden. En u kunt eenvoudig een nieuw artikelbestand inlezen, zodat u voortaan automatisch calculeert en offreert met actuele prijzen.
Een kleine fout kan grote gevolgen hebben
Veel installatiebedrijven maken steeds intensiever gebruik van artikelinformatie: voor de calculatie van projecten, de offerte, de werkvoorbereiding, de inkoop en de facturering. Een kleine fout in de artikelinformatie kan grote gevolgen hebben. Als u onbedoeld de prijs van tien stuks gebruikt in plaats van één, wordt uw offerte flink duurder dan die van uw concurrenten. Tijdelijke oplossingen helpen weinig
Onbruikbare artikelinformatie heeft niets te maken met kwade wil van uw leveranciers. Sterker nog: vaak zijn ze graag bereid om u van aanvullende gegevens te voorzien. Maar schiet u daar veel mee op? Veel leveranciers zijn geneigd om hun eigen artikelnamen te hanteren, in plaats van de namen die u gewend bent. En ze leveren hun gegevens vaak in een ander formaat dan u nodig hebt om te kunnen calculeren. Bovendien gaat het om een tijdelijke oplossing. Over een paar maanden moet u dezelfde slag weer maken om nieuwe prijzen en artikelen in te lezen.
U bespaart alleen als uw groothandel meewerkt
Kosten besparen kunt u niet in uw eentje. Om te kunnen profiteren van de voordelen van goede artikelinformatie, zal uw groothandel moeten meewerken. Daarom hebben we enkele belangrijke uitspraken over de voordelen van arti op een rij gezet. Met een aantal tips van ervaren bedrijven in de branche. Neem ze mee als u de volgende keer op bezoek gaat. En overtuig uw groothandel van het belang van goede artikelinformatie.
Acto heeft onlangs een nieuw magazine ‘ARTIfacts’ uitgebracht, met name bestemd voor fabrikanten en groothandels. Neem dit magazine eens mee bij het volgende bezoek aan uw leverancier, zeker als die nog geen perfect artikelbestand aan u kan aanleveren. Bel ons gerust voor een gratis setje ‘uitdeelexemplaren’ van ARTIfacts.
Hoe ziet een goed artikelbestand eruit? 1. Volledige handelsgegevens: artikelnummers, prijzen, kortingen en omschrijvingen, maar daarnaast ook prijseenheid, besteleenheid, levertijd enz. 2. In een vast, direct inleesbaar formaat. Afzonderlijke gegevens dus niet verstopt in lange omschrijvingen, maar in aparte velden, zodat u er handig mee kunt rekenen. 3. Voorzien van technische gegevens, zodat u kunt selecteren op technische specificaties.
succesfactoren, februari 2004, pag. 11
Achtergronden toelichting van enkele begrippen uit deze nieuwsbrief INFORMATISERING
Wat is MyProject? MyProject is dé toonaangevende geïntegreerde projectsoftware onder Windows voor de
www.acto.nl
installateur! Van acquisitie, calculatie, werkvoorbereiding, planning, projectuitvoering, inkoop, facturering en service, tot en met geïntegreerde project- en financiële administratie. Acto is hiermee marktleider bij middelgrote en grote installatiebedrijven. Vele bekende collega’s kozen reeds voor de voordelen die MyProject ook ú kan bieden.
Wat is EasyProject? EasyProject is software speciaal voor de middelgrote en kleinere installateur. Een compleet geïntegreerde oplossing, die de meest voorkomende bedrijfsprocessen ondersteunt. Van de acquisitie tot en met de financiële afhandeling van een project is EasyProject uw steun en toeverlaat. Kortom: EasyProject is een compleet en betaalbaar softwarepakket voor ú.
Wat is ARTI? De ARTI-productgroep heeft diverse standaard oplossingen voor de toeleveranciers aan de installatiebranche. Met ARTI*ICM kunnen fabrikanten en groothandels de ICM-orders verwerken. De installateur krijgt na het zenden van een elektronische bestelling direct de orderbevestiging retour. De leverancier kan met ARTI*EDI zijn factuur elektronisch aanleveren aan de installateur. ARTI*F kan een leverancier ondersteunen in het vastleggen van productgegevens volgens de
branchestandaarden. Verder is er ARTI*GH, speciaal voor groothandels. Hiermee wordt het ontvangen en verwerken van grote hoeveelheden productinformatie een gecontroleerd proces.
Meer informatie?
Aansluitend op ARTI*F en ARTI*GH zorgen diverse modules ervoor dat de artikelgegevens
Als u ook van de
kunnen worden gebruikt om internetpagina’s en catalogi te genereren.
voordelen van onze diensten en onze soft-
Wat is Operational Excellence?
ware
wilt
profiteren,
Acto Informatisering kan dankzij een rijke ervaring en een unieke visie uw projectteam met
willen wij u hierover graag
een ‘waardenanalyse’ en ‘benefitcase’ begeleiden bij het optimaal en integraal uitvoeren van
verder informeren. Wilt u
projecten. Software is uiteindelijk slechts een hulpmiddel bij het plannen, uitvoeren en
over een van de beschreven
bewaken van projecten. Acto gaat een stap verder: wij coachen installatiebedrijven bij het
onderwerpen
verbeteren van hun projectaanpak. Op een nuchtere, zeer pragmatische manier lopen we
informatie, neem dan gerust
concreet vanaf dag 1 met projectteams mee en bekijken we samen hoe projecten uit de
telefonisch contact op met Acto.
nadere
dagelijkse praktijk het beste kunnen worden aangepakt. Hoe organiseert u het project? Hoe gaat u om met opdrachtgevers, adviseurs, aannemers en andere bouwpartners? Hoe gaat u om
Acto Informatisering B.V.
met de vele blokkades en obstakels? Wij helpen bedrijven daadwerkelijk met het verbeteren
t
(033) 422 68 00
van de bedrijfsprocessen. Het project staat daarbij centraal.
i
www.acto.nl
De doelstelling van de ‘pilotprojecten’ zijn:
e
[email protected]
• Het realiseren van een zo hoog mogelijk rendement, door risico’s te managen, waar mogelijk te vermijden en kansen te benutten. • Het waarborgen van de kwaliteit, door de kennis en kunde van alle betrokken medewerkers van het project bij elkaar te brengen (kennismanagement). • Het reduceren van stress, door goede communicatie binnen projectteam en daarbuiten. Uiteindelijk helpen wij projectleiders en projectteams om hun projecten nog beter te organiseren en managen.
succesfactoren, februari 2004, pag. 12
