succesfactoren over organisatie, processen, software en portfolio nummer 14 Acto Informatisering

succesfactoren over organisatie, processen, software en portfolio

nummer 14

MAGA ZINE

Acto Informatisering

Thema: Ketenintegratie doe je samen

Werk- en reisuren helder en betrouwbaar in beeld

Efficiencyverbetering dankzij digitale factuur­verwerking Mobiele softwareoplossingen leiden tot wel 25% meer declarabele uren

De voordelen van integratie van DMS & ERP

Home > Voorwoord

Voorwoord

Acto als spil in de keten

Samenwerken in de keten Ketenintegratie is al lang geen modewoord meer. Wil je werk leveren met hoge kwali­ teit, snelheid én lage kosten, dan moet je eenvoudig­weg samenwerken met betrouw­ bare en deskundige partners uit de logis­ tieke keten. Die keten betreft iedereen die bij de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf betrokken is: leveran­ ciers, ‘eind­ klanten’, opdracht­gevers, onderaan­nemers en boven­dien je eigen mede­werkers.

Rob Groen, senior accountmanager bij Acto Informatisering B.V.

Succesfactoren voor samenwerking in de keten zijn transparantie, branchestandaarden en integra­tie. Informatie over de logistiek van uw projecten moet betrouwbaar en makkelijk inzichtelijk zijn. Het ERP-systeem van Acto (ActoProject en ActoService) vormt daarbij het middelpunt, de spil in de keten. Wij zorgen voor de integratie van de verschillende systemen die de keten bedienen en samen versterken. Een eerste voorbeeld van integratie is de geautomatiseerde uitwisseling van artikel­ bestanden met uw leveranciers. Dankzij deze integratie heeft uw organisatie (calcu­ latie, werkvoorberei­ding en inkoop) actuele artikel- en prijs­­ informatie binnen hand­ bereik. Voor de uitwisseling gebruiken wij de branchestandaarden van S@les in de Bouw en ETIM. Vanuit de calculatie en werkvoorbereiding is precies helder wat er moet besteld en wanneer. Binnen de Acto-software kunnen bestellingen auto­ matisch en op het juiste moment worden verstuurd naar uw leveranciers. Verder is er een integratie aanwezig met webshops van uw leveranciers. Ook via deze route komt de bestelbevestiging direct in de Actosoftware.

2 | Succesfactoren editie 14

De integratie naar het systeem van de opdrachtgever is gedekt. Acto onder­ steunt het versturen van elektronisch verkoopfacturen, waarbij de bijlagen auto­ matisch meegestuurd worden. Ook hier wordt gewerkt via de standaarden van S@‌les in de Bouw en ETIM. Klanten vragen steeds meer transparantie en integratie. Acto heeft daarvoor een ‘klantportaal’ ontwikkeld. Uw klant kan in dat portaal zelf meldingen doen en de status van die meldingen volgen. Daarnaast heeft hij inzicht en overzicht in zijn installaties, objecten, contracten en meldingen. Dat biedt trans­parantie die waardevol is in de relatie met uw klant.

Acto-partners in de spotlights In het licht van transparantie en integratie zetten we in deze editie van Succes­factoren graag een aantal van onze partners in de spotlights. Deze partners zijn ISProjects, IDB Groep, ITmobile en PCA Mobile. Zij vertellen op de volgende pagina’s over hun klant­ervaringen en over de integratie met de software van Acto. Verwerken van inkoopfacturen Inkoop­facturen kunt u nu volledig auto­ma­ tisch en met vrijwel 100% dekking verwerken dankzij de oplossing die is ontstaan uit de samenwerking met ISProjects. Papieren inkoopfacturen worden razendsnel gescand, automatisch herkend en vergeleken met de inkooporder in de Acto-software. Matchende facturen worden zonder menselijke tussenkomst verwerkt. ‘Uit­ lopende’ inkoopfacturen gaan de digitale goedkeuringsworkflow in, zodat de juiste budget­houders de facturen alsnog kunnen goed­keuren (of afkeuren uiteraard). Hierna volgt weer een automatische verwerking in het ERP-systeem. Deze oplossing geeft veel administratieve verlichting.

Document Management Om te zorgen dat u uw documenten goed kunt beheren, is Acto een samenwer­ king aan­ gegaan met de IDB Groep uit Woerden. De software van beide partners zijn op bepaalde punten volledig geïnte­ greerd. Dankij deze oplossing voor ‘huisstijl­ beheer’ kunt u documenten (zoals ver­ koopfacturen en inkoop­orders) vanuit het ERP-systeem opmaken in uw huisstijl. Met het zogenaamde DMS, Document Manage­ ment Systeem kunt u documenten opslaan, terugzoeken en delen vanuit een (project) portal, vanuit het ERP-systeem. Optimalisatie van uw buitendienst Speciaal voor bedrijven met een buiten­ dienst werkt Acto samen met ITmobile. dat een rit­registratie-oplossing levert. Een

boordcomputer in de auto registreert de ritten. De projectplanning verrijkt de infor­ matie vanuit de boordcomputer o.a. met projectgegevens, om zo een vooringevulde urenstaat te creëren in de Digitale Uren­ verantwoording van Acto. Verder is er een door de Belastingdienst goedgekeurde rittenrapportage voor de monteur.

Digitale servicewerkbon Aansturing van de monteur vanuit uw service­organisatie kunt u nu regelen met de Digitale Werkbon. Wij hebben samen met onze partner PCA Mobile een volledig integrale oplossing beschikbaar, vanaf de melding van een storing tot en met het versturen van de factuur. Alle stappen daar­ tussen zijn beschikbaar: digitale planning van monteurs, het aansturen van de monteur

met een PDA, tablet of laptop, de gereed­ melding van de werkbon, en daarbij de continue statusuitwisseling tussen monteur en kantoor.

Samenwerking Zoals u ziet, heeft Acto door de samenwer­ king met deze partners en het integreren van hun oplossingen met ActoProject en ActoService veel verschillende dimensies van keten­integratie gerealiseerd. Ik wens u veel leesplezier met deze ‘partner­ versie’ van onze Succesfactoren.

Succesfactoren editie 14 | 3

Home > Onze partners > ISProjects

Efficiencyverbetering dankzij digitale factuur­verwerking

Acto

IBK Groep bespaart fors aan tijd

Het verwerken en controleren van binnenkomende facturen kost vaak veel tijd. Dit probleem speelde ook bij IBK Groep, specialist op het gebied van airconditioning, luchtbehandeling en koudetechniek. ISProjects hielp IBK Groep met een webbased oplossing van een systeem voor digitale factuurverwerking in combinatie met de ERP-oplossing van Acto. Het leverde een forse tijdbesparing op. Arie van Arkel, controller bij IBK Groep, vertelt over de selectie en de behaalde voordelen.

Tijdwinst en controle Omdat de medewerker van de crediteuren­ administratie met pensioen ging, besloot IBK dit op te vangen met behulp van automatisering van de verwerking van de inkomende facturen. Arie van Arkel, con­ troller bij IBK Groep: “Dit was in eerste instantie de reden om de factuurstroom te digitaliseren. In tweede instantie beseften wij dat wij veel tijd kwijt waren met het achterhalen van facturen en dat er soms ook facturen kwijtraakten gedurende het proces, om nog maar te zwijgen over het benodigde archiveringswerk. Facturen werden door de receptie verwerkt in een register Inkomende facturen binnen Acto­ Project en er werd een

4 | Succesfactoren editie 14

kopie van de inkoopfactuur bewaard. Het origineel werd vervolgens voor akkoord verstuurd naar de afdelingshoofden/project­ leiders die over drie locaties zijn verdeeld. Na controle kwamen de facturen voorzien van een handtekening retour en werden ze ingeboekt en verwerkt in de administraties. Eén keer per maand trokken we het register leeg en soms bleek dat we facturen moesten verwerken aan de hand van de kopie, omdat het origineel zoek was.”

Keuzetraject Vanwege de bovenstaande beweegrede­ nen heeft IBK besloten een project op te starten voor digitalisering van de inkomende factuur­stroom. Van Arkel: “Via Acto zijn wij in contact gekomen met ISProjects. Om tot

een goede benchmark te komen hadden wij besloten de prijs en performance van ISProjects te toetsen in de markt. In het voorstadium waren we door een zestal mogelijke aanbieders benaderd. Met drie partijen zijn we uiteindelijk aan tafel beland.

Koppeling met ActoProject Gevraagd naar de reden van de keuze voor ISProjects noemt van Arkel prijs en functionaliteit. “Dankzij de volledige inte­ gratie van ISP-Invoice in de Acto-software was de keuze duidelijk voor ons. Ik heb vooral gehamerd op de interfaces met Acto­Project. Ik wilde zeker weten dat de partijen vergelijkbare offertes voorlegden. Daarin was het eventueel bouwen van een nieuwe koppeling een belangrijk onderdeel. ISProjects had, samen met Acto, gelukkig het meeste voorwerk al verricht, omdat zij de koppeling met de Acto-software al hadden gerealiseerd,” gaat Van Arkel verder.

Gebruikersgroep IBK zag direct de voordelen Nadat van Arkel zelf een aantal demonstra­ ties had bekeken, heeft hij een Acto­Project gebruikersgroep binnen IBK in het leven geroepen en die nadrukkelijk in het keuze­ proces betrokken. Binnen de administratie waren er op dat moment vier medewerkers die met het systeem zouden gaan werken. Van de destijds in totaal 85 medewerkers van IBK waren er ongeveer 35 projectmana­ gers en afdelingshoofden betrokken bij het goedkeuringsproces. Van Arkel vervolgt: “Uiteraard hebben wij de gebruikersgroep ook naar demonstraties van aanbieders laten kijken. Zij waren unaniem in hun keuze voor de oplossing van ISProjects. De webbased interface zag er goed uit en ze konden concreet zien hoe de goedkeuring en vervolgens de boeking in ActoProject ging verlopen. De medewerkers van de administratie zagen direct de voordelen

Succesfactoren editie 14 | 5

Home > Onze partners > ISProjects

van deze oplossing met de volledig geïn­ tegreerde koppeling met ActoProject. Doordat de projectmanagers destijds nog in het papieren archief moesten duiken om facturen in te zien, was het voordeel voor hen ook duidelijk zichtbaar.”

Wie is IBK Groep? IBK Groep is de specialist op het gebied van airconditioning, luchtbehandeling en koudetechniek en de enige onafhankelijke aanbieder in de Top 4 van Nederland. Zij bieden totaaloplossingen voor zowel MKB, Utiliteit als Industrie.

ISProjects is een Nederlands soft­ware­ bedrijf dat standaardoplossingen biedt op het gebied van elektronische factuur­ verwerking en e-Procurement. De soft­ ware biedt uitgebreide functionaliteit voor het ‘end-to-end’ volledig geïntegreerd automatiseren van het complete ‘ProcureTo-Pay’ proces.

6 | Succesfactoren editie 14

Praktijkervaring “Na een korte, maar grondige testfase zijn wij live gegaan met de inkoopfactu­ ren. Daarbij hebben wij gemerkt dat een goede instructie voor de medewerkers haar vruchten afwerpt. Ook de inrichting van de workflowinstellingen is zeer belangrijk. Wij hebben gekozen voor een gefaseerde imple­ mentatie, zodat wij het logistieke gedeelte eerst nog uitgebreid konden testen en toch al aan de gang konden met de kostenfactu­ ren. Inmiddels gaan de logistieke facturen al weer geruime tijd via een 3-way match door het systeem. ISP-Invoice matcht daarbij de inkomende factuur met het ordernummer en de ontvangstregistratie in ActoProject op prijs en aantal. Als dit met elkaar over­ eenkomt, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld zonder dat de credi­ teurenadministratie hier nog veel tijd aan hoeft te besteden. Wat uiteraard een forse besparing in arbeidstijd betekent. Doordat

De oplossingen van ISProjects ken­mer­ken zich door hun flexibiliteit. De schermen, processen en workflows zijn volledig flexi­ bel te parametriseren. Hierdoor kan men met standaard software toch een 100% klantspecifieke oplossing realiseren. Op basis van de uitgebreide ervaring biedt ISProjects de mogelijkheid van een ‘template-implementatie’ gebaseerd op ‘best practice’ processen. Deze aanpak

wij de collega die met pensioen ging, niet hoefden te vervangen, hebben wij in totaal 1 fte bespaard; nu verwerkt 0,6 fte de 8.500 facturen die door de receptioniste worden ingescand! De besparing bij de inkopers en projectleiders schat ik op 10%. Daarnaast kunnen wij nu direct de status van de lopende facturen opvragen en is er een betere bewaking van de uitstaande verplich­ tingen. De inkoopfacturen zijn nu ook direct opvraagbaar via ActoProject voorzien van Audit trail en boekingsgang. Dankzij de uit­ gebreide zoekmogelijkheden in ISP-Invoice kunnen zowel de administrateurs als de inkopers en projectleiders snel facturen terugvinden, wat voor iedereen zeer prettig werkt en tijdbesparing oplevert!” vertelt van Arkel ter afsluiting.

minimaliseert de project­ risico’s, verlaagt de implementatiekosten en levert een optimale ROI. De interfaces zijn ontwikkeld met Acto. ISProjects garandeert de compatibiliteit met nieuwe versies en heeft inmiddels ruim zeven jaar ervaring met de Actosoftware. Meer informatie: www.isprojects.nl

Home > Onze partners > IDB Groep

Al uw documentenstromen optimaal onder controle De voordelen van integratie van DMS & ERP

IDB Groep en Acto Informatisering zijn gestart met een verregaande integratie van respectievelijk het document management systeem DigiOffice en de ERP-oplossingen ActoProject en ActoService. Door deze samenwerking ontstaat een van de meest krachtige en flexibele platformen voor bedrijven uit de bouw en installatiebranche.

Efficiencyvoordelen ERP-functionaliteiten zijn niet meer weg te denken uit de bedrijfsvoering van onder­ nemingen. Oplossingen voor finance, human resource management, supply chain­management, en project- en service­ management bieden bedrijven de tools om produc­ tief te kunnen werken, snel in te kunnen spelen op veranderingen en hiervan te profiteren. Het combineren van een ERP-systeem met een Document Manage­ ment Systeem (DMS) levert u nog meer efficiency­voordelen op. Eigenschappen zoals huisstijlautomatisering, document manage­ ment en workflow management stellen u in staat om bedrijfsprocessen optimaal te automatiseren. Met al deze voordelen in het achterhoofd zijn IDB Groep en Acto Infor­ matisering gestart met een verregaande

integratie van de systemen Digi­ O ffice (DMS) en de ERP-oplossing van Acto, Acto­ Project en ActoService.

Digitale samenwerking Om als bedrijf soepel mee te kunnen bewegen met de veranderende markt en de wensen van de klant, is digitale samenwer­ king van levensbelang. Zowel binnen een bedrijf als met partners en klanten. Tijdens de gehele projectfase vormen zich allerlei documenten en contactmomenten die gere­ gistreerd, geraadpleegd en bewerkt worden door de projectteamleden intern, maar ook bij de betreffende klant of zelfs de eindklant. Dankzij de integratie van het DMS van IDB met de Acto-software kunnen documenten centraal worden opgeslagen en snel en eenvoudig worden teruggevonden aan de

hand van diverse kenmerken (metadata). Naast het kunnen terugvinden en delen van informatie speelt ook de opmaak van docu­ menten een belangrijk rol. Onderstaand een overzicht van de uitgebreide mogelijkheden die het DMS van IDB in combinatie met de ERP-software van Acto biedt.

Alle documenten in de juiste huisstijl DigiOffice Huisstijl geeft uw documenten, e-mailberichten en presentaties eenduidig en herkenbaar in dezelfde huisstijl weer. Hierbij worden variabele gegevens als adres, afdeling, referentienummer en tekstblok­ ken automatisch op de juiste plek in het document geplaatst. Ook kunt u in uw correspondentie eenvoudig wisselen van afzender en bedrijfsonderdeel, en kunnen

Succesfactoren editie 14 | 7

Home > Onze partners > IDB Groep

wijzigingen in uw basisgegevens direct door­ gevoerd worden in alle documenten. Met behulp van de multitaal-functie stelt u uw e-mail en andere documenten daarnaast eenvoudig in verschillende talen op. Digi­ Office Huisstijl is geïntegreerd met de ERPoplossing van Acto, zodat u over alle adres­ gegevens van uw relaties en contactperso­ nen binnen DigiOffice Huisstijl beschikt. Zo maakt u ook vanuit Acto snel en eenvoudig correspondentie conform uw huisstijl. In combinatie met DigiOffice DMS worden deze documenten automatisch geregi­ streerd, beveiligd, opgeslagen en eventueel voorzien van een benodigde werkstroom (binnen en/of buiten uw organisatie).

Genereer uw documenten uit de brondata (ERP) Met de DocumentGenerator genereert u vanuit het ERP-systeem op basis van XML automatisch mail-, pdf- en Word-docu­ menten in uw huisstijl. Deze documenten worden op de achtergrond automatisch opgemaakt conform uw huisstijl en zijn

8 | Succesfactoren editie 14

hierna gereed voor verzending. Denk hierbij aan pakbonnen, contracten, opdracht­ be­ ves­ t igingen, arbeidsovereenkomsten en facturen. In combinatie met DigiOffice DMS worden deze documenten automa­ tisch geregistreerd, beveiligd, opgeslagen en eventueel voorzien van een benodigde werk­stroom (binnen en/of buiten uw orga­ nisatie).

Documenten altijd en overal beschikbaar Offertes, (inkoop)facturen, brieven en andere documenten registreert, beveiligt, routeert en archiveert u eenvoudig met DigiOffice DMS. De opgeslagen docu­ menten zijn via uw browser altijd en overal beschikbaar. Bij de registratie van een document worden aan de hand van meta­ data gegevens als referentienummer, auteur, datum, locatie en NAW-gegevens automatisch op SharePoint of op uw file­ systeem opgeslagen. Elk document kunt u koppelen aan bijvoorbeeld een relatie, persoon, dossier, actie en/of project. Op

gescande documenten, contracten, offertes, brieven en mailberichten. Ook documenten vanuit uw Microsoft Dynamics omgeving kunt u dus eenvoudig voorzien van een automatische werkstroom.

basis van ingevoerde gegevens en full text search zijn de documenten gemakkelijk in het DMS terug te vinden. Daarnaast kunt u via geavanceerde zoek- en filtermogelijk­ heden eenvoudig allerhande overzichten creëren. Ook een goede beveiliging van de documenten is noodzakelijk. Met DigiOffice DMS bakent u de toegang per document met beveiligingsregels af. Zo kunnen alleen geautoriseerden de informatie benaderen.

search doorzoekbaar. DigiOffice DMS kan gescande documenten in een automatische werkstroom ter (goed)keuring of ter infor­ matie aanbieden aan de juiste in- en externe personen.

Binnenkomende stukken registreren Contracten, pakbonnen, facturen, offertes en andere documenten kunt u digitaliseren door deze te scannen. De scansoftware kan met behulp van tekstherkenning de metadata van het document herkennen en zorgdragen voor een zo geautomati­ seerd mogelijk registratieproces in Digi­ Office DMS. Na het scannen en herkennen is een document op basis van full text

Organiseer de werkzaamheden met de juiste workflow Door de hoeveelheid aan document- en informatiestromen binnen uw organisatie kan het moeilijk zijn om het overzicht te houden. Met workflow management van DigiOffice stroomlijnt u alle documenten met werkstromen. Hierin staat exact vastgelegd welke route een document moet doorlopen en wie op welk moment een taak moet uitvoeren. Processen worden inzichtelijk, taken sneller afgehandeld en er wordt geen stap meer overgeslagen. Werkstromen kunnen aan alle soorten documenten worden toegekend, zoals

IDB Groep is al 25 jaar een solide en open onderneming gespecialiseerd in de optimali­ sering van ICT-bedrijfsprocessen. Naast de DigiOffice-suite die bestaat uit specifieke software voor relatie-, correspondentieen documentmanagement ontwikkelt IDB Groep unieke software voor de bouwsector

en ERP-software voor de groothandel. Als Microsoft Gold Partner beschikt IDB over een professioneel team van specialisten dat een complete software-, netwerk- en Lyncomgeving kan inrichten en bewaken. Meer informatie: www.idbgroep.nl en www.digiof f ice.nl

Deel informatie met externe partijen DigiOffice Extranet maakt het mogelijk om documenten binnen DigiOffice DMS voor externe partijen inzichtelijk te maken. Externe partijen kunnen toegang krijgen tot DigiOffice Extranet en hier hun docu­ menten up- of downloaden. Al naar gelang hun rechten mogen zij een pdf-versie of het originele bronbestand downloaden. Digi­ Office houdt een uitgebreide logging bij van de activiteiten op de Extranet omgeving. Ook kunt u uw relaties verzoeken om hun eigen adresgegevens en contactpersonen op het Extranet te onderhouden. SharePoint Connector De DigiOffice SharePoint Connector com­ bineert de kracht van DigiOffice met de specifieke functionaliteiten van SharePoint. Geregistreerde documenten worden aan de hand van metadata en bedrijfsregels auto­ matisch in de juiste SharePoint-structuur opgeslagen. Indien nodig creëert SharePoint nieuwe sites en bibliotheken volledig in uw huisstijl.

Succesfactoren editie 14 | 9

Home > Onze partners > ITmobile

Acto

Transparantie van de buitendienst Werk- en reisuren helder en betrouwbaar in beeld

Al meer dan tien jaar zorgt ITmobile dat bedrijven met een buitendienst hun tijd maximaal kunnen benutten en dat ze betrouwbare informatie krijgen over de verrichte werk- en reisuren. ITmobile levert gebruiksvriendelijke systemen die helpen om de buitendienst optimaal te managen, o.a. aan Fri-Jado Retail (sinds kort de nieuwe naam voor Frimex). We spreken met Klaas Collet, directeur bij ITmobile, en Geert Giskens, controller bij Fri-Jado Retail.

Transparantie centraal door betere informatie te verstrekken aan Voor Klaas Collet is transparantie een kern­ opdrachtgevers. Door uw produc­ tiviteit te verhogen. Door de efficiëntie op de begrip in de dienstverlening van ITmobile: bouwplaats te vergroten. Transparantie is “Onze doelstelling is om bedrijven met iets fundamenteel anders dan mensen con­ een uitvoerende buitendienst te facilite­ ren, zodat zij die buiten­dienst troleren en corrigeren! Als optimaal kunnen mana­ gen. ondernemer heb je over­zicht Dat doen we door trans­ Transparantie is iets nodig over de operatio­ nele fundamenteel anders dan processen,” aldus Collet. “De parantie mogelijk te maken, mensen controleren en grote uitdaging daarbij is: want dat is de sleutel tot verbetering. Door trans­ p a­ hoofd- en bijzaak onderschei­ corrigeren! rantie wordt zichtbaar waar den. Hoe voorkom je dat je onder­ gesneeuwd raakt in de een organisatie zich nog kan dagelijkse gang van zaken? De systemen van verbeteren. Het laat zien waar kansen ITmobile bieden voortdurend het beoogde liggen om je te onderscheiden. Bijvoorbeeld inzicht, zonder dat je bedolven raakt onder

10 | Succesfactoren editie 14

detailinformatie. Onze systemen vergelijken continu doelstelling en realisatie met elkaar, de planning en de uitvoering. Ze geven zonder ‘zoekinspanning’ direct informatie die werkelijke waarde heeft.”

Fri-Jado Retail (Frimex), Acto en ITmobile Frimex is al jaren actief in een markt die een enorme hectiek kent. Het bedrijf is kort geleden samengegaan met Fri-Jado onder de naam Fri-Jado Retail. Geert Giskes, con­ troller bij het bedrijf vertelt: “We richten retailbedrijven in op het gebied van elektro­ techniek, telematica, brandbeveiliging en koeling. Een totaalconcept dus. De hectiek bestaat uit het organisatorisch inspringen op de vele disciplines binnen ons bedrijf en de noodzaak onze klanten zo snel mogelijk operationeel te hebben. Klanten zitten voor het overgrote deel in de retail. Elke minuut dat ze geen klanten kunnen ontvangen, kost veel geld. Er staat dus altijd grote druk op onze planning.” Sturen op afwijkingen Gelet op deze hoge druk is het voor de organisatie van Fri-Jado van extra groot

belang om zaken foutloos te regelen. Fri-Jado heeft wat dat betreft een aantal duidelijke eisen en wensen. Giskens: “We willen niet alleen achteraf, maar ook vooraf inzicht in de begrote, verkochte uren versus de geplande uren. We moeten kunnen sturen op afwijkingen en dus niet bezig zijn met het continu handmatig verzamelen van gedetailleerde informatie, waar vervolgens weer conclusies uit moeten worden getrokken. De informa­ tie verzamelen we niet alleen voor de ope­ rationele afhandeling van het project, maar ook voor de administratie van werkuren en reisuren. We streven naar transparantie in alle processen, naar zowel medewerkers als eindgebruikers. We willen informatie be­ schik­ baar stellen en binnen spelregels aan­pas­baar maken. Vooral internet brengt hierbij een uitkomst.”

Nacalculatie is cruciaal Frimex gebruikt al jaren de ERP-software van Acto. Giskes: “Die voeden we via de oplossing van ITmobile met abso­ luut betrouwbare gegevens ten behoeve van reisuren, de urenverant­ woor­ ding en de nacalculatie. Dankzij de Acto-software

Fri-Jado is van oudsher actief in de markten van de foodretail, foodservice en non-foodretailsector. Als allround installatie- en service­bedrijf en system integrator opereert Fri-Jado voornamelijk in de Nederlandse markt. De belangrijkste vakgebieden zijn koeltechniek, electrotech­ niek, beveiliging en winkelautomatisering. In augustus 2013 bundelen Fri-Jado en Frimex hun krachten. Fri-Jado Installatie­ groep te Etten-Leur is gespecialiseerd in koeltechnische winkelinrichting. Frimex Retail Services B.V. te Moordrecht, is gespecialiseerd in zowel koeltechniek, alsook elektrotechniek, data, telecom en winkelautomatisering. Samen gaan zij verder onder de naam Fri-Jado Retail. Meer informatie: www.fri-jado.nl

Succesfactoren editie 14 | 11

Home > Onze partners > ITmobile

kunnen wij onze kosten aan onze projecten toe­rekenen ten behoeve van de nacalcula­ tie. Gezien de hectiek binnen ons bedrijf is die nacalculatie voor ons cruciaal. Met de Urenverantwoording van Acto kunnen medewerkers via internet hun urenadmini­ stratie voeren.”

Automatische reis- en werktijden Giskes: “Met de software van ITmobile leggen we automatisch de reis- en werktijd per medewerker en per project vast. Die informatie passen we toe binnen de Actosoftware. Zo bereiken we een aantal belang­ rijke voordelen. De projectnacalculatie is altijd online gevuld met actuele gegevens. De salarisadministratie hoeft niet meer gevuld te worden op basis van handmatig ingevulde urenstaten, want die is al auto­ matisch gevuld met de volledig objectieve

ITmobile verschaf t organisaties al meer dan tien jaar 100 % betrouwbare, feitelijke informatie over hun buiten­ dienst. Het bedrijf onderscheidt zich door gebruiksvriendelijke sys­t e­m en die u helpen om uw buitendienst opti­ maal te managen.

12 | Succesfactoren editie 14

werktijd, zoals vastgelegd door de software van ITmobile. De medewerker krijgt de automatisch ingevulde urenstaat en hoeft die eigenlijk alleen nog te controleren en waar nodig handmatig aan te passen.

Goed afgestemd Giskes vertelt over de selectie van de software: “Wij hadden met diverse partijen gesproken over de door ons gewenste toepassing en we werden helaas vaak gecon­ fronteerd met het bekende riedeltje van ‘veel beloven en weinig doen’. In ITmobile en Acto vonden we partners die op de eerste plaats onze behoefte begrepen. ITmobile en Acto durfden het aan en wisten op korte termijn een goed werkende oplossing te realiseren. De bedrijven waren bovendien bereid in gezamenlijkheid en goed afgestemd de aangedragen oplossingen te bewijzen.”

ITmobile helpt uw organisatie een volgende stap te zetten met een aantal tools die ervoor zorgen dat uw bui­ tendienst nóg beter wordt. Efficiënter, sneller, groener en transparanter. ITmobile biedt een totaal­ o plossing, maar individuele tools kunnen ook los afgenomen worden. Meer informatie: www.itmobile.com

Home > Onze partners > PCA Mobile

Meer efficiency dankzij mobiel werken Mobiele softwareoplossingen leiden tot wel 25% meer declarabele uren

Een aantal jaren geleden hebben Acto Informatisering en PCA Mobile de handen ineengeslagen op het gebied van mobiele softwareoplossingen. PCA Mobile is markt­leider op het gebied van buitendienst­automatisering in de woningbranche en de installatiebranche. Het bedrijf biedt mobiele softwareoplossingen aan vanuit de ‘cloud’ en vormt een uitstekende aanvulling op de producten van Acto Informatisering. We spreken met Cas Reefman, directeur van PCA Mobile, over de status, trends en verwachtingen in de snel veranderende wereld van de mobiele oplossingen.

Steeds slimmere hulpmiddelen De smartphone maakt al enige jaren deel uit van de vaste uitrusting van service­ monteurs, inspecteurs en vaklieden. Ook de tablet doet meer en meer zijn intrede. Cas Reefman begrijpt heel goed waarom: “De concurrentie neemt overal toe, ook in de vastgoedsector. Bedrijven moeten dus steeds slimmer opereren om ook in de toekomst succesvol te kunnen zijn. Een belangrijke manier om je te onderscheiden is via mobiele automatisering. Uit onderzoek is gebleken dat met name organisaties met veel buitendienstmedewerkers de grootste slag kunnen slaan met verbeteringen op het gebied van efficiency, kwaliteit en snelheid, bijvoorbeeld met de zogenaamde digitale werkbon. Ook kleinere organisaties kunnen

hiermee een aanzienlijke productiviteitsver­ betering realiseren.”

Minder rompslomp, meer tijd voor de kerntaken “Bij PCA Mobile leveren wij een systeem speciaal voor buitendienstmedewerkers,” legt Reefman uit. “Op een PDA, tablet en smartphone kunnen zij alle dagelijkse regi­ straties verwerken en communiceren naar ieder gewenst computersysteem. Dankzij onze oplossingen vermindert de papier­ stroom binnen een organisatie sterk en we zorgen dat medewerkers altijd en overal hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. De administratieve rompslomp en de afstem­ ming met de planner houden veel buiten­ dienstmedewerkers nu nog te lang van hun

Succesfactoren editie 14 | 13

Home > Onze partners > PCA Mobile

kerntaken. In plaats van hun ‘echte werk’ moeten ze werkbonnen invullen, die men op kantoor weer handmatig moet invoeren in het administratiesysteem. De kans op fouten door slecht te lezen of niet ingevulde werkbonnen is daarbij groot. Facturen naar opdrachtgevers laten hierdoor al snel weken op zich wachten, waardoor je simpelweg inkomsten mist.” PCA Mobile ontwikkelde een handige oplossing die aansluit op de servicesoftware van Acto, met op kantoor een digitaal planbord en in het veld mobiele ‘devices’, zoals smartphones, PDA’s en tablets. Reefman: “Deze devices vervangen de papieren werkbonnen. Buitendienst­ mede­ werkers kunnen er snel en gemakkelijk via UMTS digitaal informatie met het hoofd­ kantoor mee uitwisselen. Daardoor neemt de kans op fouten en tijdverlies drastisch af, terwijl de efficiency sterk toeneemt. Je kunt

14 | Succesfactoren editie 14

desgewenst ook nog standaard formulieren maken die stand-alone of als aanvulling op de werkbon kunnen dienen.”

Tot 25% meer declarabele uren met dezelfde medewerkers ! Mobiel werken wordt steeds normaler en is zelfs een noodzakelijke efficiencyslag om in de huidige economie bij te kunnen blijven. Reefman ziet dat sommigen het nog wel een grote stap vinden om mobiel te gaan werken: “Ze weten niet zo goed waar ze het beste kunnen beginnen. Toch wordt de drempel steeds lager, omdat men zelfs privé al ervaringen opdoet met smartphones. Je hoort ook wel eens dat medewerkers bezorgd zijn dat ze een deel van hun vrijheid zouden moeten inleveren. In de praktijk blijkt dat altijd mee te vallen en hebben ze er juist veel plezier en voordeel bij! Ze zijn immers aanzienlijk minder tijd kwijt aan hun dagelijkse administratie en

kunnen pronken met hun hightech mobiele apparaat. Ze beschikken ook altijd over de juiste informatie bij de uitvoering van hun werkzaamheden, en dat maakt het werk een stuk plezieriger! Ook managers zien de voordelen van een mobiele oplossing snel in. De praktijk heeft uitgewezen dat het aantal declarabele uren tussen de 15 en 25% kan stijgen. Hierdoor kunnen gemiddeld 17% meer opdrachten worden uitgevoerd met hetzelfde aantal medewerkers!”

kunnen we meerwaarde realiseren; een kwalitatieve, solide en efficiënte oplossing voor opdrachtgever én opdrachtnemer.”

Samenwerking met Acto PCA Mobile is blij over de prettige samen­ werking met Acto Informatisering. Reefman: “Onze overtuiging is dat door samenwerking met andere specialisten kwaliteit tot grote hoogte kan worden gebracht. Juist samen kunnen we een nog beter product leveren. We bundelen de expertise, ervaring en kennis van mobiele softwareoplossingen en buitendienstautomatisering. Hiermee

PCA Mobile maakt deel uit van de Mobile Solution Group en biedt met ruim 40 enthousiaste collega’s een veelomvattend pakket van innovatieve en gebruikers­ vriendelijke oplossingen op het gebied van fieldservice management. PCA Mobile is in 1994 begonnen als pionier van de mobiele werkbon binnen service­ processen en heeft inmiddels ruim 19 jaar ervaring in de verkoop, ontwikkeling, imple­ mentatie en het onderhouden en supporten van eigen oplossingen voor fieldservicemanagement. PCA Mobile beschikt over professioneel team van ervaren seniors en werkt via een gestructureerde projectaan­

pak voor een professionele implementatie van uw oplossingen. Volgens PCA Mobile hoeven klanten zich niet druk te maken over automatisering. Klanten moeten met een gerust hart en zo efficiënt mogelijk bezig kunnen zijn met hun core business. De oplossingen van PCA Mobile worden volledig vanuit de cloud geboden en door PCA Mobile beheerd. PCA Mobile garan­ deert een beschikbaarheid van 99,98% , door samen te werken met een van de meest geavanceerde en beveiligde datacen­ ters in Nederland, niet in het buitenland.

Data staat dus gegarandeerd in Nederland, wel zo’n prettig idee. U hoeft daardoor geen eigen servers aan te schaffen of te beheren en kunt hierdoor enorm besparen op uw ICT-beheerskosten, tegen de hoogst mogelijke beschikbaarheid van uw bedrijfs­ kritische applicaties. PCA Mobile levert een totaal service- & onderhoudsconcept met (advanced) plan­ ning, route-optimalisatie, fleetmanagement, mobiele werkbon apps, (mutatie) inspectie, online callintake met planvoorstellen en portal technologie voor onderaanneming, eindgebruikers en managementinformatie. Meer informatie: www.pcamobile.com

Succesfactoren editie 14 | 15

S@les in de Bouw Klantgerichtheid en reductie van overbodige kosten in de keten

W W W. AC TO. N L

COLOFON

Dit is een uitgave van Acto Informatisering B.V. Amsterdamseweg 51a 3812 RP Amersfoort Postbus 1610 3800 BP Amersfoort T (033) 422 68 00 F (033) 422 68 01 I www.acto.nl E [email protected] R E C H T E N Alle rechten blijven voorbehouden voor Acto Informatisering B.V. U I T G E V E R Ondanks alle zorg die aan deze uitgave is besteed, blijven vergissingen mogelijk. Uitgever en auteurs kunnen daarvoor echter geen aansprakelijkheid aanvaarden. UITGEVER

S@les in de Bouw (www.salesindebouw.nl) streeft door standaardisatie van digitaal berichtenverkeer naar verbetering en vereen­vou­diging van de commu­ ni­catie tussen partijen die actief zijn in de bouw- en installatiesector. Hierbij wordt nauw samengewerkt met ETIM en GS1 Nederland. Naast het beheer en onderhoud van de berichtenstandaard helpt S@les in de Bouw deelnemers snel en op onafhankelijke wijze op weg door begeleiding op locatie en via de helpdesk.

De stichting S@les in de Bouw heeft als doel het verbeteren van de processen tussen bedrijven die werkzaam zijn in, leveren aan of afnemer zijn van de bouw­ branche. Hierbij staat het gebruik van ICT-toepassingen in de communicatie over inkoop/verkoop-transacties centraal.

Missie De bouw maakt 100 miljoenen euro’s aan overbodige kosten, die relatief snel zouden kunnen worden uitgespaard door gebruik van ICT in de communicatie tussen bedrijven. Voorwaarde is dat er onafhanke­ lijke berichtenstandaards zijn voor elektro­ nische informatie-uitwisseling en bedrijven worden gestimuleerd deze te gebruiken. Stichting S@les in de Bouw heeft de stan­ daards ontwikkeld en ondersteunt de deel­ nemers bij de invoering.

Klantgerichtheid De S@les-standaard geeft het kader aan, waarbinnen de artikel- en docu­ment­gege­ vens tussen bedrijven kunnen worden uit­ gewisseld. S@les in de Bouw helpt de deel­nemers bij het maken van de keuzes en het stellen van de prioriteiten en vertaalt deze naar kleine overzichtelijke invoe­ ringsstappen passend bij het bedrijf.

EINDREDACTIE & VORMGEVING

Acto Informatisering B.V., ir. W.J.M. Goyen E - V E R S I E Deze pdf kunt u met Acrobat Reader lezen en printen, maar is beveiligd tegen kopiëren van teksten en afbeeldingen. Wilt u iets overnemen uit dit blad? Neem dan contact op met Acto.

Reduceren van kosten in de keten Indien de fabrikant de juiste omschrij­ving en eigenschappen van een product en GS1-codering digitaal beschikbaar stelt, kan de volgende schakel in de keten deze gegevens automatisch inlezen, controleren, gebruiken en aanvullen voor zijn klanten. Dit vraagt om een integrale visie, samenwerking en kennis delen. Dit zijn tevens de pijlers van Lean Bouwen.

16 | Succesfactoren editie 14

Acto Informatisering B.V. Amsterdamseweg 51a 3812 RP  Amersfoort Postbus 1610 3800 BP Amersfoort t (033) 422 68 00 f (033) 422 68 01 e [email protected] i www.acto.nl

S u c c e s f a c t o r e n e d i t i e 14

M E E R I N F O R M AT I E ?