T I J D S C H R I F T CONTROLLING
BEDRIJFSVOERING
F. Conijn RA (
[email protected]), drs. D. Swarte, drs. M. Teeuwen en J. Heyman consultants bij ATOS KPMG Consulting. Jurgen Heyman, managing director Necho Europe N.V. (
[email protected]).
Ho e kunt he t gedr ag v an de clar ant en beïnv lo eden?
nr 7/8
augus t us 2002
Geld verdienen met ‘expense control’
40
De administratieve verwerking van reis- en representatiekosten is in veel bedrijven nog altijd een arbeidsintensieve klus, waarmee vaak meerdere fte worden belast. Zeker als dit nog grotendeels handmatig geschiedt. De noodzakelijke controles op de autorisatieprocedures en de doelmatigheidschecks schieten er hierdoor soms zelfs bij in. Het automatiseren van het gehele verwerkingsproces (inclusief de controles) kan grote besparingen opleveren binnen een betrekkelijk kort tijdsbestek.
FRED CONIJN, DIANA SWARTE,MICHIEL TEEUWEN EN JURGEN HEYMAN Wat is het effect van adequate expense control? Hoe kunt u een gedragsverandering bij declaranten bereiken? en Tot welke besparingen kan dit leiden? En wat zijn de indicatoren waaruit u kunt opmaken of een systeem van expense control voor uw organisatie relevant is? Dit artikel geeft inzicht in de oorzaak en problematiek van de hoge kosten van de verwerking van declaraties met betrekking tot reis- en representatiekosten. Meerdere softwareleveranciers bieden tegenwoordig, relatief eenvoudige oplossingen om deze kosten structureel te verlagen. Deze oplossingen kunnen een fundament vormen om gedragsverandering bij declaranten te bewerkstelligen. Tot welke besparingen dit kan leiden, is aan de hand van praktijkervaringen zoveel mogelijk gekwantificeerd en daardoor ook toe
te spitsen op uw eigen specifieke bedrijfssituatie. Het beheer van onkostendeclaraties krijgt meestal onvoldoende aandacht. Bij reis- en representatiekosten (R&R) denkt men in eerste instantie aan directe verblijfskosten in hotels en restaurants, vervoerskosten voor vliegtuigen, treinen, taxi’s en autoverhuur. Deze kosten bedragen gemiddeld vier procent van de totale kosten van een onderneming. Slechts weinig mensen realiseren zich dat de verwerkingskosten een belangrijk onderdeel van dit budget vormen. Binnen het Europese bedrijfsleven zijn deze verwerkingskosten verantwoordelijk voor vijf tot tien procent van het totale R&R-budget. De verschillende geïntegreerde oplossingen bieden ondernemingen de mogelijkheid om tot vijftien procent van de reis- en representatiekosten en tot circa tachtig procent van de indirecte kosten te besparen. Er zijn vier oorzaken waarom dit besparingspotentieel niet wordt benut:
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
nr 7/8 augus t us 2002
41
– Er is sprake van handmatige invoer, verwerking, controle en validatie van declaraties. – De richtlijnen met betrekking tot R&R zijn onbekend binnen de organisatie. – Er is een tijdsverschil tussen de betaling en het veroorzaken van de kosten (en vice versa). – Er bestaat een grote verscheidenheid aan betalingsvormen. Bonnetjes De handmatige invoer, controle en validatie van declaraties is arbeidsintensief en niet erg effectief. Medewerkers zijn over het algemeen niet geïnteresseerd in de administratieve verwerking van hun declaraties. Zij verwachten echter wel een snelle en betrouwbare afhandeling door de verantwoordelijke afdeling. Aangezien zij het handmatig invullen van formulieren en het bijvoegen van bonnetjes als lastig ervaren, vul-
Big spenders zitten overal. Toch blijkt uit onderzoek dat 25 procent van de declaranten altijd eerlijk is, ongeacht de omstandigheden; 25 procent is altijd oneerlijk en 50 procent is ‘as honest as controls and personnel motivation indicates’.
len zij deze formulieren regelmatig slecht in. Bonnetjes raken bovendien gemakkelijk zoek. Het gaat immers om een groot aantal posten, met individueel gezien een beperkt financieel belang. Dit bemoeilijkt de controle en validatie van onkostendeclaraties en leidt tot een tijdrovende verwerking. Het gevolg is dat de noodzakelijke controle op een slechte wijze wordt uitgevoerd en dat er afgeweken wordt van de validatie- en afhandelingsprocedures. Hoe vaak vindt niet accordering plaats op basis van vertrouwen en de mooie blauwe ogen van de declarant?
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
Filter De richtlijnen ten aanzien van onkostendeclaraties binnen de onderneming zijn moeilijk toegankelijk, laat staan dat de medewerkers ze ‘tussen hun oren’ hebben zitten. Binnen veel ondernemingen zijn weliswaar duidelijke richtlijnen ten aanzien van reis- en representatiekosten vastgesteld, maar laat de bekendheid hiervan bij het personeel nogal eens te wensen over. Het gevolg van deze onbekendheid is dat medewerkers vaak alle onkosten die zij gemaakt hebben declareren, onder het mom van ‘als het niet goed is, hoor ik het wel’. De afdeling die de declaraties verwerkt, wordt in zo’n geval misbruikt als filter om de ingevulde declaraties te toetsen aan de richtlijnen. Wat door de grote massa van kleine posten een tijdrovende bezigheid is, zeker als medewerkers erop aangesproken moeten worden dat ze bepaalde onkosten onterecht hebben gedeclareerd.
nr 7/8
augus t us 2002
Declaranten worden nog vaak beoordeeld op hun blauwe ogen
42
Irritaties Het tijdsverschil tussen de betaling en het veroorzaken van kosten bemoeilijkt de controle. Bij het kopen en leveren van diensten is in veel gevallen sprake
van betaling vóór dat levering plaatsvindt. Ook het moment waarop de dienst wordt geleverd, is nog onbekend of aan verandering onderhevig. Zelfs de medewerker aan wie de dienst geleverd zal worden, kan zijn plannen wijzigen. Hoe vaak komt het niet voor dat een vliegtuigticket niet, of op een andere manier wordt gebruikt? Het overboeken van tickets is tenslotte de normaalste zaak van de wereld. De controle, goedkeuring en verwerking is in zo’n geval een tijdrovend en complex proces. Het omgekeerde is ook het geval: door het tijdrovende verwerkings- en controleproces krijgen medewerkers pas in een laat stadium vragen over declaraties, wat weer leidt tot irritaties. In het ergste geval laat men het stellen van vragen zelfs achterwege, omdat het behalve ruzies, weinig oplevert. Corporate cards De complexiteit wordt vergroot door de grote variatie in betalingsvormen. Binnen één organisatie worden vaak verschillende betalingsvormen gehanteerd. De onderneming kent per betalingsvorm verschillende procedures en specifieke problemen. Voorbeelden hiervan zijn: – De werkgever verstrekt voorschotten in cash aan medewerkers, die kosten maken voor het bedrijf. De kosten moeten dan achteraf worden verantwoord. De verrekening van het voorschot vindt dan ook plaats. – De werknemer schiet middels cash of creditcard de kosten voor de organisatie voor en declareert deze achteraf. De verantwoording van de kosten vindt dan plaats voordat de medewerker deze vergoed krijgt. De vergoeding kan eventueel met het salaris worden verrekend. – De werknemer heeft een creditcard op naam van de zaak, een
figuur 1
Complexiteit rondom onkostendeclaraties
Vliegtuigticket
Autohuur
Facturen Betaling van vliegtuigtickets
Taxi
Facturen
Facturen Betaling van autohuur
Garage
Facturen
Hotel
Centrale kaart
Centrale kaart Declaraties
Administratie
Betaling aan hotel
Declaratieformulier Betaling aan company card-organisaties
Restaurant
Company card
Voorschotten Betaling aan de medewerker
Benzine
Telefoons
Contant geld
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
Expens e cont rol sof t ware
Op het moment dat de formulieren on line worden ingevoerd in het systeem, worden de data automatisch geverifieerd op volledigheid en correctheid. Hierdoor wordt het handmatig verwerken van aanvullende kostennota’s en/of aanvullende data overbodig. Declaraties worden zodoende direct getoetst aan de bedrijfsrichtlijnen. De desbetreffende medewerker kan dit dus direct zelf constateren. Vervolgens gaan de declaraties on line door naar de afdeling die verantwoordelijk is voor controle, accordering en verwerking. De declaraties worden uiteindelijk automatisch geboekt in het grootboek op de juiste kostenplaats. Handmatige handelingen zijn dus nauwelijks meer nodig en het gehele proces wordt aanzienlijk versneld (zie figuur 2) Gedragsverandering Uit het Engelse onderzoek Corporate Fraud bleek het volgende omtrent het gedrag van declaranten: 25 procent is altijd eerlijk, ongeacht de omstandigheden, 25 procent is altijd oneerlijk en 50 procent is ‘as honest as controls and personnel motivation indicates’.
figuur 2
Automatische verwerking declaraties
Vliegtuigticket Autohuur Taxi Garage Declaraties Hotel Restaurant Benzine Telefoons
Contant geld via de kaart
Administratie
Terugbetaling aan de medewerker
Betaling aan creditcardmaatschappij
augus t us 2002
zogenoemde corporate card, waarmee hij betaalt en achteraf verantwoording aflegt. – De werknemer laat de facturen van leveranciers rechtstreeks naar het bedrijf versturen, waarna de normaal gangbare procedures voor controle en betaling van inkomende facturen wordt gevolgd. Deze problemen rondom onkostendeclaraties kunnen niet los van elkaar worden gezien. Verschillende betalingsvormen en verschillende soorten declaraties leiden tot verschillende procedures. Onbekendheid met de intern vastgestelde richtlijnen en
Een gespecialiseerde tool verdient de voorkeur
nr 7/8
Expense control-systemen stroomlijnen het verwerkingsen controleproces en zijn snel te implementeren. Om de in dit artikel beschreven problemen op te lossen, zijn er verschillende systemen beschikbaar. Naast stand alone gespecialiseerde toepassingen zijn ook binnen ERPsystemen expense control-modules beschikbaar. De keuze hangt met name af van de wensen en eisen die aan de functionaliteit van de software worden gesteld en het tempo waarin men het systeem wil invoeren. In het algemeen kan gesteld worden dat als expense control voor uw organisatie een issue is, een gespecialiseerde tool de voorkeur heeft. De functionaliteit is in het algemeen uitgebreider, omdat deze tool zich specifiek op alle aspecten van expense control richt. Een ander groot voordeel is de implementatietijd. Een goede tool is reeds geprepareerd om data uit bestaande systemen te ontvangen (zoals bijvoorbeeld creditcardgegevens) en deze door te sluizen naar het grootboek en betalingssysteem. Het interface-probleem bestaat slechts uit het modificeren van de inrichting van het desbetreffende pakket. Bovendien is de scope van de tool beperkt tot het expense processes. Hierdoor is een snelle, pragmatische implementatie mogelijk.
de verschillende diensten of services die gedeclareerd kunnen worden, leiden tot complexe en tijdrovende processen die moeilijk kunnen worden gevolgd (zie figuur 1). Voor zowel privé-creditcards als corporate cards worden de data op geautomatiseerde wijze ingelezen. Declaratieformulieren worden on line beschikbaar gesteld aan medewerkers. De formulieren worden door hen gecontroleerd en desgewenst aangevuld met additionele data, zoals bijvoorbeeld kostenposten die cash zijn betaald, of bijzonderheden waarom van de standaardprocedures is afgeweken.
43
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
Ervan uitgaande dat in een commerciële organisatie er minder dieven en fraudeurs zijn, maar ook minder mensen die in alle omstandigheden eerlijk zijn, is de omvang van laatste groep circa 60 tot 80 procent. Zo groot is dus de groep die u beïnvloedt door duidelijk te maken wat de company-richtlijnen zijn door medewerkers op hun gedrag aan te spreken. En hoeveel mensen gaven tot voor kort exact aan de Belastingdienst op hoeveel rente-inkomsten men had genoten? Een belangrijk voordeel vloeit dus voort uit gedragsverandering.
nr 7/8
augus t us 2002
Randvoorwaarden Doordat de medewerkers de richtlijnen kennen en weten dat de naleving wordt gecontroleerd, zijn de resultaten verbluffend. Zo bleek uit een praktijkvoorbeeld bij een grote consultancy-organisatie. In dat bedrijf beschikte het merendeel van de medewerkers over een mobiele telefoon. Bij een analyse werden grote verschillen in het ‘belgedrag’ geconstateerd. Dit leidde tot de volgende maatregelen: – elke medewerker kreeg maandelijks een mailtje met vermelding van zijn kosten ten opzichte van het gemiddelde; – door middel van intranetfunctionaliteit kon elke medewerker direct toegang krijgen tot een specificatie van zijn kosten;
44
Voorde l en Doordat verwerking en controle bij een expense controlsysteem volledig automatisch verloopt, kan men zich volledig richten op kostenbeheersing. De hiervoor beschreven oplossingen bieden dan ook vele voordelen: • automatische invoer van transacties van corporate cards (travel cards, parking cards et cetera); • behandelen van alle door het personeel geïnitieerde onkosten (mobiele telefoons, tankkaarten, opleidingen en dergelijke); • toetsing van alle uitgaven aan de richtlijnen; • elektronische autorisatieprocedure, waarbij gebruik wordt gemaakt van workflow-functionaliteit; • automatische aanmaak van boekingen naar grootboek, projectadministratie, betalingssystemen en dergelijke; • uitgebreide rapportagemogelijkheden om declaratiegedrag te analyseren; • focus op kostenbeheersing, waardoor gedragsbeïnvloeding declaranten mogelijk wordt; • een reductie van de behandelingskosten van onkostendeclaraties tot circa tachtig procent; • een vermindering van de onkosten tot circa vijftien procent (adequate bewaking van de richtlijnen is verantwoordelijk voor circa vijf procent en doelmatigheidschecks door een geautoriseerde medewerker voor ongeveer tien procent); • versterking van de onderhandelingspositie met leveranciers, door één inzichtelijke rapportage per leverancier; • snelle afhandeling van declaraties en een beter beheer van voorschotten; • vereenvoudigen van het behandelen, bewaren van bonnetjes, declaraties en dergelijke; • beperking van ‘vervelende werkzaamheden’ voor de administratie en minder irritatie bij de declaranten.
– tevens werd elke medewerker via het mailtje geattendeerd op de bestaande richtlijnen voor het voeren van privé-gesprekken. Het resultaat was een verandering ven het ‘belgedrag’ en een aanzienlijke kostenbesparing. Om gedragsverandering bij declaranten te kunnen bewerkstelligen, moet men een aantal randvoorwaarden creëren: – de declarant moet (op eenvoudige wijze) toegang hebben tot de richtlijnen en procedures;
Het systeem toetst declaraties automatisch aan bedrijfsrichtlijnen – hij moet de voor hem relevante richtlijnen echt kennen (‘tussen de oren hebben’); – hij moet de wil hebben om te veranderen: ‘het is eigenlijk niet terecht dat ik zoveel privé bel, ik moet daar eigenlijk iets aan doen’; – de declarant moet echt zijn handelen veranderen. De laatste stap is het moeilijkst. In de praktijk blijkt dat (sociale) controle er vaak voor zorgt dat iemand die bereid is om te veranderen dit ook daadwerkelijk doet (zie figuur 3). figuur 3
Stappen bij verandering van gedrag met behulp van AO Toegang krijgen tot
Nadenken over
Wil om te handelen
Handelen overeenkomstig
Big spenders Voor welke organisaties is expense control software geschikt? Allereerst moet men kijken naar de hoogte en de aard van de R&R-kosten. Daarnaast moet men schatten hoeveel medewerkers gebruik zullen maken van de geboden oplossing. Gelet op de gemiddelde investering in de software en de wederkerende kosten voor het gebruik van creditcards, is de oplossing met name interessant voor ondernemingen vanaf ongeveer honderd declaranten. Als invoering binnen een deel van de onderneming wordt overwogen, is het verstandig om aan het hoofdkantoor te denken omdat hier over het algemeen de big spenders zitten als het om reizen gaat. Naast hoofdkantoren kunnen ook (Europese) hoofdvestigingen of verkoopkantoren interessante targets zijn. Ook de non-profitsector zou invoering kunnen overwegen. Tot slot verdienen transportorganisaties extra aandacht, omdat in deze bedrijfstak naast declaraties voor R&R-kosten tevens –C daggeldvergoedingen gebruikelijk zijn.
