STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERPUSTAKAAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan perencanaan pembinaan dan pengembangan Kode: perpustakaan setiap awal tahun akademik Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Kepala Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menyusun rencana kebijakan
2
Membuat draf kebijakan
3
Mengusulkan draf kebijakan kepada Ketua/Sekretaris Program Studi
4
Menerima usulan draf kebijakan dari Kepala Perpustakaan
5
Menerima perbaikan draf dari Ketua/Sekretaris Program Studi
6
Menyempurnakan rencana kebijakan
7
Mensosialisasikan kebijakan kepada staf dan Tim Seleksi
8
Menerima sosialisasi kebijakan teknis dari Kepala Perpustakaan
Kepala Perpustakaan
Ketua/ Sekretaris Program Studi
Staf Bagian Perpustakaan
□ □ □ □ □ □ □ □
Waktu Pelaksanaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
9
Membuat master kopi dan menyimpan dalam file arsip Program kebijakan
Kepala Perpustakaan
□
Ketua/ Sekretaris Program Studi
Staf Bagian Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan Kode: perpustakaan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Kepala Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberikan arahan kepada staf terhadap rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di perpustakaan setiap awal tahun anggaran Menerima arahan dari Kepala Perpustakaan terhadap rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di perpustakaan setiap awal tahun anggaran Mengadakan rapat koordinasi dengan semua staf mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik Rapat koordinasi dengan Kepala Perpustakaan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik Memberi arahan kepada semua staf mengenai tugas pokok dan fungsi masing-masing sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik Menerima arahan dari Kepala Perpustakaan mengenai tugas pokok dan fungsi masing-masing sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik Mengadakan pengawasan/kontrol terhadap kinerja semua staf sesuai dengan tupoksi masing-masing
2
3
4
5
6
7
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Staf Bagian Perpustakaan
□ □ □ □ □ □ □
Pelaksana No 8
Tahapan Kegiatan
memberikan kinerja staf
evaluasi
Kepala Perpustakaan
terhadap
□
Staf Bagian Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Bertanggung jawab atas pembinaan semua karyawan / Kode: staf perpustakaan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Kepala Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menyusun job deksripsi setiap staf di unit masing-masing.
2
Mengadakan rapat koordinasi dengan semua staf mengenai tugas masingmasing selama 3 bulan sekali
3
Rapat koordinasi dengan Kepala Perpustakaan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan setiap tahun akademik Membagi job deksripsi untuk semua staf perpustakaan
4
5
Memberi arahan kepada semua staf mengenai tugas pokok dan fungsi disetiap unit masing-masing
6
Menerima arahan dari Kepala Perpustakaan mengenai tugas pokok dan fungsi disetiap unit masingmasing Membuat daftar absensi ruangan untuk staf perpustakaan
7
8
Mengadakan pengawasan/kontrol terhadap kinerja semua staf sesuai dengan tupoksi masing-masing
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Staf Bagian Perpustakaan
□ □ □ □ □ □ □ □
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
evaluasi
Kepala Perpustakaan
9
Memberikan kinerja staf
terhadap
10
Memberikan surat teguran dan peringatan untuk karyawan perpustakaan yang dianggap lalam dalam melaksanakan tugas
□ □
Staf Bagian Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyiapan laporan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Kepala Perpustakaan
Pelaksana
No
Kepala Perpustakaan
Tahapan Kegiatan
1
Mengarahkan Pelaksana menginventarisasi laporan
untuk
2
Menerima arahan Perpustakaan menginventarisasi laporan
3
mengarahkan Pelaksana mengidentifikasi laporan
4
Menerima arahan Kepala Perpustakaan untuk mengidentifikasi laporan
5
Menyusun laporan
6
Mengarahkan Pelaksana untuk mengetik laporan yang telah disusun
7
Menerima arahan Kepala Perpustakaan untuk mengetik laporan yang telah disusun
□
Kepala untuk
untuk
Staf Bagian Perpustakaan
□ □ □ □ □ □
Waktu Pelaksanaan Ketua/ Sekretaris Program Studi
Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
8
Menyerahkan laporan kepada Sekretaris Program Studi sebagai bahan pertanggungjawaban dan untuk ditindaklanjuti Menerima laporan dari Kepala Perpustakaan sebagai bahan pertanggungjawaban dan untuk ditindaklanjuti
9
Kepala Perpustakaan
Staf Bagian Perpustakaan
□ □
Waktu Pelaksanaan Ketua/ Sekretaris Program Studi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penentuan bahan habis pakai dan perlengkapan untuk Kode: dibeli Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Kepala Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengarahkan Pelaksana untuk menginventarisasi bahan habis pakai dan perlengkapan
2
Menerima arahan Kepala Perpustakaan untuk menginventarisasi bahan habis pakai dan perlengkapan Mengarahkan Pelaksana untuk mengidentifikasi bahan habis pakai dan perlengkapan
3
4
Menerima arahan Kepala Perpustakaan untuk mengidentifikasi bahan habis pakai dan perlengkapan
5
Membuat laporan bahan habis pakai dan perlengkapan untuk dibeli
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Staf Bagian Perpustakaan
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyelesaian urusan surat menyurat Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menerima surat masuk dan surat keluar setiap hari
2
Mengiventaris surat masuk dan surat keluar dalam buku ekspedisi
3
Membalas dan mengirim surat yang perlu ditanggapi
4
Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar yang sudah di disposisi ke dalam arsip surat menyurat
Staf Perpustakaan
□ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyelesaian urusan laporan keuangan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengumpulkan data keuangan dari setiap unit
2
Menyusun data pemasukan pengeluaran dana dari setiap unit
3
Mengolah data dalam bentuk statistik
4
Menginput data statistik dalam file komputer
5
Mencetak data statistic
6
Membuat master kopi
7
Melaporkan hasil data statistik kepada Kepala Perpustakaan
Staf Perpustakaan
dan
□ □ □ □ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
8
Menerima laporan hasil data statistik dari Sekretaris Perpustakaan
9
mengarsipkan data dalam file arsip keuangan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyelesaian urusan personalia perpustakaan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menyiapkan dan mengumpulkan data personil seluruh staf perpustakaan
2
Mencatat data staf perpustakaan dalam file komputer
3
Mencetak data
4
Melaporkan data perpustakaan
kepada
5
Menerima laporan Perpustakaan
data
6
Mengarsipkan kepegawaian
data
Staf Perpustakaan
kepala
dari
Staf
dalam
file
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyusunan data anggaran Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
1
Menyusun usulan program berserta rencana program
2
Mengajukan pembahasan program dan rencana anggaran
3
Mengkompilasi seluruh rencana anggaran menjadi anggaran
4
Memperbaiki program dan rencana anggaran sesuai dengan hasil usulan
5
Mengajukan draft perbaikan anggaran
6
Menyempurnakan anggaran
5
Mengusulkan usulan ke pejabat yang berwenang
6
Mengarsipkan RAB dalam file keuangan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyediaan format/blanko penunjang kegiatan perpustakaan TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Kode:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menyusun format blanko untuk keanggotaan, peminjaman skripsi, formulir fotocopy buku referensi dan bebas pustaka
2
Mencetak dan memperbanyak format/blanko
3
Mendistribusikan kepada unit terkait
4
Menyiapkan master kopi
5
Menyimpan master kopi untuk diarsipkan dalam file formulir perpustakaan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyiapan daftar buku yang akan diadakan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengumpulkan katalog penerbit, sumber penerbitan dan lembar permintaan bahan perpustakaan
2
Mengirim bahan-bahan tersebut ke Tim Seleksi
3
Menerima bahan-bahan tersebut dari Sekretaris Perpustakaan
4
Memeriksa catalog dan daftar desiderata
5
Melengkapi (verifikasi) data bibliografi
6
Menyusun bahan terpilih
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Tim Seleksi (?)
□ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan laporan secara periodik kegiatan Kode: perpustakaan setiap bulan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberi arahan kepada Staf Perpustakaan mengenai mekanisme pelaporan
2
Menerima arahan dari Kepala Perpustakaan mengenai mekanisme pelaporan
3
Mengumpulkan data kegiatan setiap unit
4
Mengolah data dalam bentuk statistic
5
Memasukkan computer
6
Mencetak data statistik dari file computer
7
Menyerahkan laporan Kepala Perpustakaan
8
Menerima laporan dari Sekretaris Perpustakaan
data
Staf Perpustakaan
mengenai
dalam
file
kepada
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □ □ □ □
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyusunan data statistik Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengumpulkan data kegiatan dari setiap unit
2
Menyusun dan mengolah data dalam bentuk statistic
3
Memasukkan computer
4
Mencetak data statistik menyimpan file master
5
Melaporkan data statistic kepada Kepala Perpustakaan
6
Menerima laporan data statistik dari Staf Perpustakaan
data
dalam
Staf Perpustakaan
file
dan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □ □
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
7
Mengarsipkan file master dalam file arsip perpustakaan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pelayanan peminjaman skripsi Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengarahkan Pengguna mengisi buku tamu yang tersedia dan menyerahkan kartu identitas
2
Mengisi buku tamu yang tersedia dan menyerahkan kartu identitas
3
Mencari informasi di daftar skripsi
4
Mengambil skripsi di rak
5
Menyerahkan skripsi kepada pengguna
6
Menerima skripsi dari Staf Perpustakaan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Pengguna
□ □ □ □ □ □
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
7
Menyusun kartu identitas
8
Menerima buku kembali
9
Menyerahkan kartu identitas
Staf Perpustakaan
□ □ □
Pengguna
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pengembalian koleksi yang sudah dibaca Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan dari
Staf Perpustakaan
1
mendistribusikan buku pengembalian ke rak
layanan
2
mengumpulkan buku yang berasal dari mejameja baca
3
menyortir buku sesuai dengan call number buku
4
menata buku di rak sesuai urutan call number buku
□ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan statistik pembaca setiap bulan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menginventarisasi buku tamu layanan skripsi yang telah tersedia
2
Mengidentifikasi jumlah pembaca layanan skripsi berdasarkan buku tamu
3
Menyusun laporan jumlah pembaca layanan skripsi untuk dibuatkan statistik pembaca setiap bulan
4
Menyerahkan statistik pembaca setiap bulan kepada Kepala Perpustakaan
5
Menerima statistik pembaca setiap bulan dari Staf Perpustakaan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pengolahan skripsi Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mencatat judul skripsi dalam buku buku induk
2
Memberi nomor panggil berdasarkan program studi, tahun, dan 3 (tiga) hurup nama pengarang
3
Mencetak label
4
Menempelkan label
5
Menutup label dengan isolative bening
6
Mengelompokkan program studi
7
Menata skripsi di rak sesuai dengan program studi dan tahun kelulusan
8
Memasukkan data ke dalam database
skripsi
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Pengguna
□ □ □ □ □
berdasarkan
□ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan laporan statistik koleksi skripsi Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menginventarisasi koleksi skripsi yang ada
2
Mengidentifikasi jumlah koleksi skripsi
3
Menyusun laporan jumlah koleksi skripsi untuk dibuatkan statistik koleksi skripsi
4
Menyerahkan laporan statistik koleksi skripsi kepada Kepala Perpustakaan
5
Menerima laporan statistik koleksi skripsi dari Staf Perpustakaan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan daftar tambahan skripsi Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengambil data bibliografi dari pangkalan data/buku induk
2
Mengelompokkan data berdasarkan Program Studi
3
Mencetak data bibliografi
4
Memeriksa hasil cetak dan mengelompokkan berdasarkan program studi untuk dijilid
5
Menyiapkan master kopi
6
Menjilid master kopi untuk diarsipkan
Staf Perpustakaan
bibliografi
□ □ □ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyelesaian kegiatan pra pengatalogan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberi buku, monograf lainnya dan bahan multimedia kepada Staf Perpustakaan, disertai lembar kerja dan daftar kirim Menerima buku, monograf lainnya dan bahan multimedia dari bagian pengadaan, disertai lembar kerja dan daftar kirim Memeriksa dan mencocokkan dengan daftarnya
2
3
Staf Perpustakaan
4
Mengembalikan daftar yang diperiksa kebagian pengadaan
5
Memisahkan buku baru dari buku tambahan eksemplar
6
Menyerahkan buku baru ke bagian pengolahan
7
Menerima buku pengadaan
8
Mencocokkan nomor induk dalam buku tambahan eksemplar dan lembar kerja
baru
dari
telah
bagian
Waktu Pelaksanaan
Bagian Pengadaan (?)
□ □ □ □ □ □ □ □
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
9
Mencocokkan nomor panggil pada lembar kerja dengan daftar pengerakan, menetapkan nomor panggil untuk buku tambahan eksemplar dan mencatatnya dalam buku tersebut
□
10
Mencatat tambahan eksemplar pada kartu pengerakan
11
Mencatat tambahan eksemplar pada kartu catalog
12
Menyimpan lembar kerja menurut nomor induk sampai dengan saat pemeriksaan stok (stock opname) dilakukan
□ □ □
Staf Perpustakaan
Bagian Pengadaan (?)
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyelesaian kegiatan pengatalogan Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menerima buku baru disertai lembar kerja
2
Membuat deksripsi bibliografi
3
Menentukan tajuk entri utama dan entri tambahan
4
Membuat analisis subjek
5
Menentukan tajuk subjek
6
Menentukan nomor klasifikasi
7
Menentukan nomor panggil untuk setiap eksemplar dan mencatatnya dalam buku masing-masing
8
Memasukkan data dalam lembar kerja ke dalam database (entri data).
Staf Perpustakaan
□ □ □ □ □ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan buku
ke
bagian
Staf Perpustakaan
9
Menyerahkan pengatalogan
pasca
10
Menyusun lembar kerja menurut nomor induk sampai dengan saat stock opname dilakukan
□ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyelesaian tahap akhir pengolahan bahan pustaka Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberi bahan pustaka kepada Staf Perpustakaan
2
Menerima bahan pustaka dari bagian pengatalogan
3
Mengetik nomor panggil pada kantong buku, slip pinjam dan menempelkannya dalam buku
4
Mengetik kartu buku dan memasukkannya dalam kantong buku
5
Membuat label dan menempelkannya pada punggung buku
6
Memasang barkod pada buku
7
Mengirimkan buku siap layanan ke bagian pengatalogan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Bagian Pengatalogan
□ □ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pengiriman bahan pustaka yang telah diproses kebagian Kode: sirkulasi Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberi buku yang siap layan kepada Staf Perpustakaan
2
Menerima buku yang siap layan dari bagian pasca pengatalogan
3
Memeriksa buku siap layan
4
Mengirim buku siap layan ke bagian Pelayanan
5
Menerima buku siap layan dari Perpustakaan
Staf Perpustakaan
Staf
Waktu Pelaksanaan
Bagian Pasca Pengatalogan (?)
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan daftar tambahan koleksi buku Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengambil data bibliografi dari pangkalan data/buku induk
2
Mengelompokkan berdasarkan subyek
3
Mencetak data bibliografi
4
Memeriksa hasil cetak
5
Menyiapkan master kopi
6
Menjilid master kopi untuk diarsipkan
data
Staf Perpustakaan
bibliografi
□ □ □ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan statistik tambahan buku setiap periode Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menginventarisasi buku
2
Mengidentifikasi jumlah jumlah tambahan buku yang diperlukan
3
Menyusun laporan statistik tambahan buku setiap periode
4
Menyerahkan tambahan buku setiap periodek kepada Kepala Perpustakaan untuk ditindaklanjuti
5
Menerima buku tambahan buku setiap periodek dari Staf Perpustakaan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Bagian Pasca Pengatalogan (?)
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka Kode: TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menerima buku rusak dari gudang atau bagian pengembalian
2
Memperbaharui status di OPAC “rusak” atau “diperbaiki”
3
Mengecek jenis dan tingkat kerusakan
4
Memperbaiki buku, apabila harus diperbaiki total, maka buku dibawa ke bagian pengolahan untuk diolah kembali. Jika kerusakan tidak sampai mengganti sampul, maka buku siap dlayankan kembali Mengubah status di OPAC “tersedia”
5
Staf Perpustakaan
□ □ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pelayanan informasi Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberikan jawaban atas pertanyaan pengunjung
2
Mengarahkan pengunjung kepada rak buku referensi buku yang hendak dicari
3
Menerima arahan Staf Perpustakaan rak buku referensi buku yang hendak dicari
4
Memberikan petunjuk dalam mencari literatur yang hendak dicari oleh pengunjung
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Pengunjung
□ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Level Dokumen: Kode: Memberikan Petunjuk tentang Bahan-bahan Tertentu yang tidak dapat dilayani
TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Perpustakaan
1
menerima formulir permintaan
2
menentukan istilah yang berhubungan
3
menelusuri di katalog dan sarana bantu lainnya
4
menyusun bibliografi
5
menyerahkan pemustaka.
daftar
bibliografi
ke
□ □ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Level Dokumen: Kode: Penyusunan File-file Khusus; Indeks, Bibliografi, Abstrak, dll
TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
membuat daftar istilah berdasarkan subyek tertentu
2
memilih sumber informasi yang sesuai dengan istilah yang dipilih/ditentukan
3
menyusun bibliografi/indeks
4
mencetak bibliografi/indeks
5
membuat master kopi
6
menjilid bibliografi/indeks
7
menyerahkan bibliografi/indeks yang sudah dijilid ke bagian Layanan rujukan
Staf Perpustakaan
□ □ □ □ □ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembuatan laporan statistik pengunjung setiap bulan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Perpustakaan
1
Menginventarisasi buku pengunjung perpustakaan
2
Mengidentifikasi jumlah pengunjung perpustakaan berdasarkan buku tamu setiap bulan
3
Menyusun laporan jumlah pengunjung perpustakaan untuk dibuatkan statistik pembaca setiap bulan
4
Menyerahkan laporan statistik pengunjung perpustakaan setiap bulan kepada Kepala Perpustakaan
5
Menerima laporan statistik statistik pengunjung perpustakaan setiap bulan dari Staf Perpustakaan
tamu
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pemberian layanan peminjaman Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberikan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam kepada Staf Perpustakaan
2
Menerima kartu anggota dan buku yang akan dipinjam oleh peminjam
3
Melakukan scanning pada kartu anggota
4
Melakukan scanning pada buku yang akan dipinjamkan
5
Membubuhkan cap tanggal kembali pada slip tanggal kembali dan kartu buku
6
Memberikan buku yang dipinjam dan kartu anggota kepada peminjam
7
Menerima buku yang akan dipinjam dan kartu anggota dari Staf Bagian Sirkulasi Peminjaman
8
Menjajarkan kartu buku yang dipinjam berdasarkan tanggal kembali
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Mahasiswa
□ □ □ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pemberian layanan perpanjangan masa pinjam Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberikan kartu anggota dan buku yang akan diperpanjang masa pinjam
2
Menerima kartu anggota dan buku yang akan diperpanjang masa pinjam
3
Melakukan scanning pada kartu anggota
4
Melakukan scanning pada buku yang akan diperpanjang masa pinjam
5
Membubuhkan cap tanggal kembali pada slip tanggal kembali dan kartu buku
6
Memberikan buku yang dipinjam dan kartu anggota kepada peminjam
7
Menerima buku yang akan dipinjam dan kartu anggota dari Staf Perpustakaan
8
Menjajarkan kartu buku yang dipinjam berdasarkan tanggal kembali
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Mahasiswa
□ □ □ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pengembalian koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca Kode: atau dikembalikan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberikan kartu anggota dan buku yang akan diperpanjang masa pinjam
2
Menerima kartu anggota dan buku yang dikembalikan
3
Melakukan scanning pada kartu anggota
4
Memeriksa keadaan fisik buku, bila buku rusak, peminjam dikenakan sanksi
5
Mencocokkan tanggal kembali buku dengan kartu tanggal kembali. Bila buku terlambat dikembalikan, peminjam dikenakan denda. Bila peminjaman buku diperpanjang, data pinjam dan tanggal kembali diperbaharui.
6
Mengembalikan buku ke dalam rak
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Mahasiswa
□ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyiapan dan penyusunan statistik pengunjung dan Kode: peminjaman setiap bulan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Perpustakaan
1
Menginventarisasi buku pengunjung yang telah tersedia
tamu
2
Mengidentifikasi jumlah berdasarkan buku tamu
3
Menyusun statistik pengunjung dan peminajaman setiap bulan
4
Menyerahkan statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan kepada Kepala Perpustakaan
5
Menerima statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan dari Staf Perpustakaan
pengunjung
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pemberian layanan peminjaman dan pengembalian bagi Kode: dosen dan karyawan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberikan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam
2
menerima kartu anggota dan buku yang akan dipinjam
3
Melakukan scanning pada kartu anggota
4
Melakukan scanning pada buku yang akan dipinjamkan
5
Membubuhkan cap tanggal kembali pada slip tanggal kembali dan kartu buku
6
Memberikan buku yang dipinjam dan kartu anggota kepada peminjam
7
Menerima buku yang akan dipinjam dan kartu anggota dari Staf Perpustakaan
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Dosen dan Karyawan -
□ □ □ □ □ □ □
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
8
Menjajarkan kartu buku yang dipinjam berdasarkan tanggal kembali
Staf Perpustakaan
□
Dosen dan Karyawan -
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pemberian layanan pengembalian Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memberikan kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan
2
menerima kartu anggota dan buku yang dikembalikan
3
Melakukan scanning pada kartu anggota
4
Memeriksa keadaan fisik buku. bila buku rusak, peminjam dikenakan sanksi
5
Mencocokkan tanggal kembali buku dengan kartu tanggal kembali. Bila buku terlambat dikembalikan, peminjam dikenakan denda. Bila peminjaman buku diperpanjang, data pinjam dan tanggal kembali diperbaharui. Bila buku tidak diperpanjang peminjamannya, data pinjam dihapus Mengembalikan buku ke dalam rak
6
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Mahasiswa
□ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penagihan koleksi yang terlambat dikembalikan Kode: Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Memeriksa file keterlambatan
2
Membuat pengumuman untuk buku yang terlambat setelah satu minggu (penagihan I). Apabila setelah satu minggu belum dikembalikan, kirim surat penagihan kedua dan ketiga dengan selang waktu satu minggu Memprosesnya sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bila tida ada jawaban, beri catatan pada data keanggotaan dan bekukan sementara keanggotaannya Mengirimkan daftar nama yang belum mengembalikan buku kepada Ketua Perpustakaan agar diproses sesuai peraturan yang berlaku Menerima daftar nama yang belum mengembalikan buku dari Staf Perpustakaan untuk diproses sesuai peraturan yang berlaku Menyimpan arsip surat-surat penagihan dan surat ke PK I
3
4
5
6
Staf Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
Mahasiswa
□ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penentuan judul buku pengganti terhadap anggota yang Kode: menghilangkan buku TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menginventarisasi buku yang ada
2
Mengidentifikasi buku yang kurang
3
Memberikan judul buku pengganti terhadap anggota yang menghilangkan buku berdasarkan buku yang dihilangkan anggota maupun buku yang belum ada di perpustakaan.
Staf Perpustakaan
□ □ □
Kepala Perpustakaan
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Penyiapan dan penyusunan statistik pengembalian setiap Kode: bulan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Staf Perpustakaan
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Perpustakaan
1
Menginventarisasi buku pengunjung yang telah tersedia
tamu
2
Mengidentifikasi jumlah berdasarkan buku tamu
3
Menyusun statistik pengunjung dan pengembalian setiap bulan
4
Menyerahkan statistik pengunjung dan pengembalian setiap bulan kepada Kepala Perpustakaan
5
Menerima statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan dari Staf Perpustakaan
pengunjung
Waktu Pelaksanaan
Kepala Perpustakaan
□ □ □ □ □
