BAB III STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PPM)

Standard Operating Procedures (SOP) Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) Universitas Siliwangi

2012

BAB III STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PPM) Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) merupakan bagian elemen pokok tri dharma perguruan tinggi. Untuk menjamin pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) yang baik diperlukan kaidah pokok yang memberikan arah dalam pelaksanaannya yaitu berupa Standard Operating Procedures (SOP). SOP ini perlu terus disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan kondisi kebutuhan, sehingga sedikit banyaknya dapat mendorong penerapan good governance dalam pelaksanaan PPM di Universitas Siliwangi. Adapun SOP pelaksanaan PPM terdiri dari: 1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) 2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Pelaksana PPM yang Berkualitas 3 Ketentuan Pelatihan PPM 4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM di Internal 5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan PPM yang diselenggarakan pihak eksternal 6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Universitas Siliwangi 7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Unsil 8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer Proposal PPM 9 Prosedur Rekruitmen Reviewer Proposal PPM 10 Ketentuan Penggunaan Reviewer PPM dari Luar 11 Ketentuan Jadwal Waktu PPM 12 Ketentuan Pengajuan Proposal Dana Bantuan PPM 13 Prosedur Pengajuan Proposal bantuan PPM kelompok Dosen 14 Prosedur pengajuan Proposal bantuan PPM Unit Kerja 15 Ketentuan Desk Evalusi Proposal PPM

Halaman | 60


16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

2012

Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal PPM Prosedur Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM Ketentuan Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi Prosedur Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi Ketentuan Pengajuan Dana Bantuan PPM Prosedur Pengajuan Dana Bantuan PPM dari LPPM ke Lembaga Ketentuan Pencairan Dana Bantuan PPM Prosedur Pencairan Dana Bantuan PPM Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang sumber Dana nya dari Luar Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang sumber Dana nya dari Luar Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang sumber Dananya dari Internal Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang sumber Dananya dari Internal Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM Ketentuan Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal Prosedur Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal Ketentuan Pelaporan Kelembagaan ke DIKTI Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan PPM ke DIKTI Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal Ketentuan Tindaklanjut Hasil PPM Prosedur Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM Prosedur Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari DIKTI

Halaman | 61


43 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM Sumber Dana nya dari Internal 44 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang Sumber nya dari Luar 45 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM Sumber Dana nya dari Luar 46 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan PPM Sumber Dana nya dari Luar 1

2012

Yang Dana yang yang

Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) a Dilaksanakannya benchmarking ke beberapa perguruan tinggi mengenai manajemen LPPM dan manajemen PPM b Dibuatnya buku pedoman PPM dengan sk rektor c Pengembangan ketentuan pokok dan manajemen PPM 1) Dibentuknya tenaga akhli PPM LPPM Unsil dengan sk rektor 2) Dibentuknya tim reviewer proposal PPM dengan sk rektor 3) Dibentuknya tim monev internal pelaksanaan PPM berdasarkan surat tugas/sk ketua LPPM 4) Dilaksanakannnya sosialisasi secara rutin ke masing masing unit kerja mengenai ketentuan internal maupun eksternal serta SOP PPM d Peningkatan fasilitas dan kompetensi IT, 1) Dibuatnya web mandiri LPPM 2) Dibuatnya jurnal ilmiah 3) E- Journal e Pengembangan SDM dalam PPM 1) Pengembangan kemampuan dosen dalam PPM dan penulisan karya ilmiah, melalui seminar, pelatihan, workshop maupun lokakarya baik yang diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh

Halaman | 62


2012

pihak eksternal (perguruan tinggi lain, kopertis, maupun dikti) 2) Pengembangan kemampuan tenaga administrasi LPPM, dengan cara mengikuti pelatihan kemampuan teknologi informasi, sosialisasi ketentuan, tata administrasi PPM dan pelatihan soft skill lainnya, baik yang diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, Kopertis, maupun Dikti)

2

Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Pelaksana PPM yang Berkualitas a. Pelaksanaan PPM yang menghasilkan karya yang berkualitas dan bermanfaat bagi masyarakat serta hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan dalam bentuk insentif b. Hasil PPM yang berkualitas berdasarkan hasil penilaian tim, dipromosikan untuk ikut kompetisi baik ditingkat regional (Jawa Barat Award), nasional (program Dikti) maupun internasional. c. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan melalui SK rektor.

3

Ketentuan Pelatihan PPM a Pelatihan peningkatan kemampuan penulisan proposal PPM harus menjadi salah satu program kerja pokok LPPM yang sifatnya rutin minimal 2 kali dalam satu tahun b Pelatihan peningkatan kemampuan pelaksanaan PPM dosen harus menjadi program kerja dimasing masing unit kerja terutama LPPM yang sifatnya rutin

Halaman | 63


2012

c Pelaksanaan kegiatan pelatihan bisa dilakukan mandiri atau kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan Dikti melalui dana stimulan d Mengikutsertakan pelatihan para dosen dalam pelatihanpelatihan yang diselenggarakan pihak luar sesuai dengan kebutuhan (perguruan tinggi lain, Kopertis maupun Dikti). e Melaksanakan pelatihan-pelatihan dalam upaya meningkatkan skil tenaga administrasi termasuk pelatihan dan sosialisasi ketentuan yang berlaku baik diselenggarakan sendiri, melalui kerjasama, atau diselenggarakan oleh pihak luar (perguruan tinggi, Kopertis, maupun Dikti) f Dosen/Staf administrasi yang ditugaskan untuk mengikuti pelatihan di luar harus melaporkan hasil pelatihan kepada LPPM g LPPM berkewajiban memfasilitasi dosen/staf yang akan sosialisasi hasil PPM h LPPM wajib mendokumentasikan hasil pelatihan secara memadai. 4

Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM di Internal a. LPPM menyampaikan surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pelatihan PPM ditujukan ke Rektor cq PR2 melalui BAUM, dilampiri proposal kegiatan pelatihan PPM. b. Surat dan proposal yang telah didisposisi oleh rektor/PR dikembalikan lagi ke BAUM, kemudian bagian keuangan membayarkan dana untuk penyelenggaraan pelatihan kepada LPPM sesuai disposisi disertai bukti dokumen pengeluaran uang c. LPPM/Panitia yang dibentuk mengirimkan surat undangan dan publikasi kepada sasaran peserta pelatihan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan (peserta dari internal maupun eksternal)

Halaman | 64


2012

d. LPPM Wajib mendokumentasikan hasil pelaksanaan pelatihan secara memadai. e. LPPM/panitia yang dibentuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada rektor, disampaikan melalui BAUM Flowchart Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM diInternal Calon Peserta/Peserta

LPPM/Kepanitiaan

BAUM

Rektor/PR

Mengajukan Surat permohonan kegiatan dan proposal

Surat dan Proposal diadministrasikan, dilengkapi Form. disposisi

Melaksanakan disposisi

Surat dan proposal yang sudah didisposisi

Penyerahan dana kegiatan dan kelengkapan administrasi

Bagian keuangan menyiapkan dana dan kelengkapan administrasi

LPPM/Panitia mempersiapkan pelaksanaan kegiatan

Brosur/surat undangan pelatihan.

Brosur/surat undangan pelatihan

Calon peserta mendaftarkan diri

Pelaksanaan kegiatan

Pembuatan LPJ Kegiatan

LPJ Kegiatan diadministrasikan, dilampiri disposisi

LPJ kegiatan

Arsif

Halaman | 65


5

Prosedur Mengikuti Kegiatan Diselenggarakan pihak Eksternal

Pelatihan

PPM

2012

yang

a Berdasarkan informasi/surat/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan pelatihan, LPPM menunjuk calon peserta untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak luar. b LPPM mengajukan surat permohonan untuk mengikuti pelatihan PPM kepada Rektor cq PR 2 melalui BAUM, dengan mencantumkan identitas calon peserta yang akan mengikuti pelatihan secara lengkap, disertai foto copy brosur/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan c Rektor melalui PR 2 menerbitkan SPPD dan biaya untuk mengikuti pelatihan. d LPPM menyampaikan SPPD dan biaya mengikuti pelatihan kepada peserta yang ditunjuk, disertai surat tugas yang ditandatangani ketua LPPM e peserta yang telah mengikuti pelatihan menyampaikan laporan hasil pelatihan (bahan pelatihan secara lengkap), SPPD yang telah ditandatangani, dan foto copi sertifikat telah mengikuti pelatihan, kemudian LPPM mendokumentasikan secara memadai. f LPPM berkewajiban untuk memfasilitasi tindaklanjut hasil pelatihan yang dilakukan oleh peserta yang telah mengikuti pelatihan.

Halaman | 66


2012

Flowchart Mengikuti kegiatan Pelatihan PPM yang diselenggarakan pihak Eksternal Pihak Penyelenggara

LPPM

Informasi/surat undangan mengikuti pelatihan

LPPM menunjjuk calon peserta sesuai kriteria

Membuat surat permohonan pengajuan mengikuti pelatihan

LPPM menerima uang biaya pelatihan dan kelengkapan adm

BAUM

Rektor/PR

Calon Peserta Pelatihan

Calon peserta siap untuk mengikuti pelatihan

Surat diadministrasikan dan dilampiri Form. disposisi

Surat di disposisi, kemudian PR 2 menerbitkan SPPD

Bagian keuangan mempersiapkan adm keuangan dan biaya untuk pelatihan

LPPM menyiapkan SPPD, biaya pelatihan dan surat tugas

Calon peserta menerima SPPD, biaya, dan surat tugas

LPPM menerima laporan hasil pelatihan, SPPD, dan sertifikat

Peserta pelatihan wajib melaporkan hasil pelatihan, dan kelengkapan administrasi

SPPD File

Tindaklanjut sosialisasi hasil pelatihan

6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Universitas Siliwangi a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga ahli PPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM

Halaman | 67


2012

b. Tenaga ahli sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut:   

  

mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli pengalaman dalam penelitian atau pernah terlibat dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun pihak eksternal sesuai bidangnya Minimal berijazah S2 Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli yang dituangkan dalam kontrak komitmen

c. d. e. f. g.

Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga ahli sesuai kriteria Pihak unit kerja mengusulkan tenaga ahli tersebut ke LPPM LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga ahli sesuai kriteria. LPPM mengajukan tenaga ahli ke rektor untuk dibuat SK Calon tenaga ahli wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga ahli yang ditetapkan dalam SK rektor 7

Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Unsil a. LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon tenaga ahli PPM LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b. Unit kerja wajib menyeleksi calon tenaga ahli sesuai kriteria c. Unit kerja mengusulkan calon tenaga ahli tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja

Halaman | 68


2012

d. LPPM wajib melakukan verifikasi calon tenaga ahli sesuai kriteria. e. LPPM mengajukan calon tenaga ahli ke rektor untuk dibuat SK f. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga ahli yang ditetapkan dalam SK rektor g. LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja

Flowchart Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM

Unit Kerja

LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria

LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria

Rektor

Tenaga Ahli Penelitian

Unit kerja menyeleksi tenaga ahli sesuai kriteria

Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi

Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi

Verifikasi kesesuaian dengan kriteria

Draf Sk tenaga ahli

Draf Sk

Ditandatangani

Sk Rektor mengenai tenaga ahli

SK diperbanyak sesuai tenaga ahli dan unit kerja

SK Tenaga ahli

Tembusan SK ke Unit kerja

Penyampaian SK ke tenaga ahli

Arsif

Halaman | 69


8

2012

Ketentuan Rekruitmen Reviewer Proposal PPM a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga reviewer proposal PPM LPPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM b. Tenaga reviewer sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut:  mempunyai kompetensi yang cukup  pengalaman dalam pelaksanaan PPM  Minimal berijazah S2  mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi  Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga reviewer  Berpengalaman dalam bidang penelitian, minimal pernah menjadi ketua peneliti atau pernah memperoleh hibah penelitian  Berpengalaman dalam publikasi karya ilmiah minimal pada jurnal ber ISSN sebagai first author atau corresponding author  Berpengalaman sebagai pemakalah, baik dalam seminar ilmiah lokal, nasional atau seminar ilmiah internasional  Minimal berijazah S2  Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor  Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga reviewer yang dituangkan dalam kontrak komitmen c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke LPPM e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria. f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK

Halaman | 70


2012

g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor 9

Prosedur Rekruitmen Reviewer Proposal PPM a LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon reviewer LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b Unit kerja wajib menyeleksi calon reviewer LPPM sesuai kriteria c Unit kerja mengusulkan calon reviewer tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja d LPPM wajib melakukan perifikasi calon reviewer sesuai kriteria. e LPPM mengajukan calon reviewer ke rektor untuk dibuat SK f LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing-masing reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor g LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing-masing unit kerja

Halaman | 71


Flowchart rekruitmen reviewer internal PPM LPPM

Unit Kerja

Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria

Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria

Rektor

Reviewer

Seleksi reviewer oleh unit kerja sesuai kriteria

Pengusulan reviewer dari unit kerja

Pengusulan reviewer dari unit kerja

Verifikasi ulang keseuaian dengan kriteria

Pengajuan draf sk tim reviewer

Penandatanganan sk oleh rektor

Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor

Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor

Penggandaan sk sesuai tim reviewer

Distribusi sk rektor

Arsif

Halaman | 72

Sk rektor sebagai tembusan

Sk rektor ke reviewer

2012


2012

10 Ketentuan Penggunaan Reviewer PPM dari Luar a Penggunaan reviewer dari luar Unsil dilaksanakan sesuai kebutuhan b Jika tim reviewer internal jumlahnya kurang dari kebutuhan c Karena alasan substansi dan teknis d Karena adanya kerjasama kelembagaan yang mengharuskan adanya tim reviewer luar 11 Ketentuan Jadwal Waktu PPM Untuk menjamin kepastian bagi para dosen yang akan mengajukan dana bantuan pengabdian kepada masyarakat dari Universitas Siliwangi, maka diperlukan ketentuan sehingga PPM yang dilaksanakan akan lebih terkontrol dan terkendali baik dari segi administrasi, pelaksanaan maupun pelaporan. Adapun ketentuan jadwal waktu PPM yang sumber dana nya dari Universitas Siliwangi sebagaimana diatur dalam tabel sebagai berikut:

Periode 1 September minggu ke4

Periode Periode 2 Periode 3 Desember Maret minggu ke-4 Minggu ke 4

Periode 4 Juni Minggu ke 4

Oktober

Januari

April

Juli

Pengumpulan Proposal

Nopember Minggu ke 2

Pebruari Minggu ke 2

Mei Minggu ke 2

Agustus Minggu ke 2

3



Mei Minggu ke 3

Agustus Minggu ke 3

4



Mei Minggu ke 4

Agustus Minggu ke 4

5

Desember minggu ke 3

Maret Minggu ke 3

Juni Minggu ke 3

September Minggu ke 3

Proses Review dan Revisi Proposal Penandatanganan MOU antara Ketua pelaksana dengan LPPM dan pencairan dana. Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat Batas maksimal pelaporan hasil PPM secara lengkap

No 1 2

Keterangan Penyampaian Informasi

Halaman | 73


2012

12 Ketentuan Pengajuan Proposal Dana Bantuan PPM a. Bantuan dana kegiatan PPM internal diberikan untuk kegiatan PPM kelompok dosen dan PPM unit kerja b. PPM kelompok dosen minimal beranggotakan 2 orang dosen, sedangkan PPM unit kerja merupakan kegiatan PPM yang dilaksanakan atas nama unit kerja (prodi/ fakultas/ pascasarjana/ LPPM) c. Personal PPM dimungkinkan lintas unit kerja d. Proposal PPM wajib dilegalisasi oleh pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. standar) e. Proposal PPM diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja (surat pengantar ditujukan kepada rektor c.q ketua LPPM). f. Dalam surat pengantar dari pimpinan unit kerja harus menunjukkan pos sumber pembiayaan. g. Proposal PPM disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan

13 Prosedur Pengajuan Proposal bantuan PPM kelompok Dosen a. Ketua tim PPM kelompok dosen mengajukan permintaan legalisasi proposal PPM ke pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. Standar) b. Pimpinan unit kerja melakukan legalisasi dan membuat surat pengantar ditujukan ke Rektor c.q Ketua LPPM (isi surat pengantar harus menunjukkan pos sumber pembiayaan yang digunakan). c. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM rangkap 3 paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan. d. Staft administrasi/KTU mencatat ke dalam buku proposal PPM

Halaman | 74


2012

Flowchart Pengajuan Proposal Bantuan Dana PPM Kelompok Dosen Tim PPM

Pimpinan Unit Kerja

Pengajuan proposal untuk legalisasi pimpinan unit kerja

Proposal dilegalisasi, dan dibuat surat pengantar

Ketua tim menerima proposal dan surat pengantar

Proposal yang sudah dilegalisasi disertai surat pengantar

Proposal rangkap 3 diserahkan ke LPPM

LPPM

LPPM menerima proposal rangkap 3 dan surat pengantar

14 Prosedur pengajuan Proposal bantuan PPM Unit Kerja a. Ketua tim PPM Unit kerja mengajukan permintaan legalisasi proposal PPM ke pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. Standar) b. Pimpinan unit kerja melakukan legalisasi dan membuat surat pengantar ditujukkan ke Rektor c.q Ketua LPPM (isi surat pengantar harus menunjukan pos sumber pembiayaan yang digunakan). c. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM rangkap 3 paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan. d. Staft administrasi/KTU mencatat ke dalam buku proposal PPM

Halaman | 75


2012

Flowchart Pengajuan Proposal Bantuan Dana PPM Unit Kerja Ketua Tim PPM Unit Kerja

Pimpinan Unit Kerja

Pengajuan proposal untuk legalisasi pimpinan unit kerja

Proposal dilegalisasi, dan dibuat surat pengantar

Ketua tim menerima proposal dan surat pengantar

Proposal yang sudah dilegalisasi disertai surat pengantar

Proposal rangkap 3 diserahkan ke LPPM

LPPM

LPPM menerima proposal rangkap 3 dan surat pengantar

15 Ketentuan Desk Evalusi Proposal PPM Beberapa indikator pokok dalam pelaksanaan desk evaluasi terhadap proposal PPM antara lain: a Kualifikasi ketua dan anggota peneliti sesuai dengan ketentuan yang berlaku b Warna jilid dan kelengkapan proposal penelitian harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku c Sistematika penulisan proposal PPM harus mengacu terhadap ketentuan yang berlaku d Jenis huruf, ukuran kertas, jumlah halaman, kata kunci, serta jumlah kata dalam abstrak harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku Halaman | 76


2012

e Proposal harus lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pedoman f Proposal yang tidak merujuk terhadap poin 1, 2, 3, 4 dan 5, dikembalikan lagi ke pengusul untuk direvisi dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku g Pelaksanaan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh tim verifikasi yang dibentuk LPPM (bagian administrasi) 16 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM a Pengusul proposal menyampaikan proposal ke LPPM, sesuai dengan periodesasi pengusulan proposal yang ditetapkan b Staf administrasi melakukan identifikasi dan mengadministrasikan proposal secara memadai c Staf administrasi/KTU LPPM yang ditunjuk atau dibentuk LPPM menjadi tim verifikasi melakukan desk evaluasi terhadap proposal PPM merujuk terhadap ketentuan yang berlaku (pedoman PPM) d Proposal yang tidak lolos dalam desk evaluasi dikembalikan kepada pengusul, disertai catatan perbaikan dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku e Proposal yang lolos dalam desk evaluasi, diserahkan ke staf administrasi/KTU untuk diadministrasikan dan tindaklanjut pelaksanaan review oleh tim reviewer LPPM dan atau seminar

Halaman | 77


2012

Flow Chart Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM Pengusul Proposal

Staf adm/KTU LPPM

Proposal Lengkap Rangkap 3

Diidentifikasi dan diadministrasikan

Proposal yang tidak Lolos Desk Evaluasi

Revisi

Tim Reviewer

Pelaksanaan Desk Evaluasi

Proposal yang Lolos Desk Evaluasi

Desk Evaluasi Ulang

Proposal di review dan atau diseminarkan

Hasil revisi

Proposal hasil Revisi

17 Ketentuan Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM a. Proposal PPM yang lolos dalam desk evaluasi oleh staf administrasi/KTU wajib diadministrasikan ke dalam buku proposal PPM b. KTU/staf administrasi wajib merekap judul-judul proposal PPM dalam formulir rancangan tim reviewer PPM c. Kapus PPM berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi PPM maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer, termasuk menentukan jadwal seminar proposal PPM yang akan dilaksanakan. Halaman | 78


2012

d. Ketua dan sekretaris LPPM berwenang memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus PPM, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. Staf adm/KTU wajib mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal PPM, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul proposal. f. Seminar proposal dipimpin oleh kepala pusat PPM atau struktural LPPM yang ditunjuk atau koordinator tim reviewer g. Kelengkapan administrasi sebagaimana poin 5 tersebut harus disampaikan minimal 4 hari sebelum pelaksanaan seminar tersebut dilaksanakan. h. Pada saat seminar tim review berkewajiban untuk mengembalikan proposal yang direview disertai form hasil review i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari), Jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur. j. Nilai akumulasi proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak. 18 Prosedur Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM a. KTU/staf administrasi merekap judul judul proposal PPM yang lolos desk evaluasi, kemudian disampaikan kepada kapus PPM b. Kapus PPM berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi PPM maksimal tiga orang (dilihat dari

Halaman | 79


c.

d.

e. f.

g.

h.

i.

j.

2012

kemampuan substansi keilmuan dan metodologi), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer. Setelah kapus PPM menentukan tim reviewer kemudian membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. Kemudian form tersebut disampaikan ke ketua LPPM melalui sekretaris LPPM Ketua LPPM memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus PPM, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. Jika ketua berhalangan sekretaris berkewajiban merekomendasi atas nama ketua LPPM Rancanngan tim rviewer yang sudah disetujui ketua LPPM, disampaikan ke KTU LPPM untuk dibuatkan surat tugas untuk reviewer termasuk form penilaiannya. Staf adm/KTU mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal PPM, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul Tim reviewer menyampaikan hasil penilaian proposal PPM setelah seminar proposal selesai dilaksanakan disertai hasil koreksi ditulis dalam lembar koreksi secara singkat, KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari); jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM dan di verifikasi oleh kepala pusat PPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur. Nilai akumulasi dari proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak

Halaman | 80


2012

Flowchart pelaksanaan review/seminar proposal PPM Pengusul proposal

Staf Adm/KTU

Dilakukan rekap proposal yang lolos desk evaluasi

Kepala Pusat PPM

Menunjuk reviewer maksimal 3 orang

Sekretaris/Ketua LPPM

Reviewer

Disposisi usulan reviwer

Reviewer proposal yang disetujui

Otorisasi/ penandatanganan surat tugas

Draf Surat Tugas Reviewer

Surat undangan seminar proposal

Surat tugas yang ditandatangani diperbanyak

Surat Tugas, Form Review, undangan seminar dan Proposal

Seminar proposal penelitian

Rekapitulasi rekomendasi, nilai reviewer dan hasil seminar

Hasil Seminar proposal PPM

keputusan Diterima tanpaditerima dengan revisi ditolak Revisi maksimal 4 hari

Proposal hasil revisi

Verifikasi hasil revisi

Halaman | 81


2012

19 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM a Proposal yang lolos desk evaluasi wajib dilakukan review oleh tim reviewer LPPM b Tim reviewer wajib independen dan profesional dalam melaksanakan pekerjaannya dengan mengacu terhadap kriteria, indikator, bobot, skor, dan nilai yang telah ditetapkan dalam pedoman PPM c Seluruh hasil final penilaian reviwer dijumlahkan untuk kemudian di hitung nilai rata ratanya d Kriteria penetapan pemenang seleksi proposal  Jika hasil rata rata < 200 proposal ditolak  Jika hasil rata rata di atas 300 sampai 399 diterima dan masuk pagu 1  Jika hasil rata rata di atas 399 sampai 500 diterima dan masuk pagu 2 e Ketua LPPM harus menerbitkan surat keputusan tentang proposal yang diterima sesuai pagu penelitian, serta proposal yang ditolak.

20 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM a Staf Administrasi/KTU LPPM mengadministrasikan dan merekap hasil nilai review proposal dari tim reviewer. b Hasil perhitungan tersebut disampaikan ke kepala pusat terkait untuk di verifikasi dan ditandatangani c Staf administrasi/KTU LPPM membuat surat keputusan tentang proposal yang diterima berdasarkan pagu penelitiannya, serta proposal yang ditolak d Draft SK disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk diotorisasi, selanjutnya disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani

Halaman | 82


2012

e SK yang ditandatangani disampaikan kembali kepada staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti.

Flowchart Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM Staf Adm/KTU LPPM

Kepala Pusat PPM

Mengadministrasik an dan merekap nilai hasil review dari tim reviewer

Hasil rekapitulasi diverifikasi dan otorisasi

Membuat SK

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

SK di paraf/di otorisasi

SK ditandatangani

SK diadministrasikan dan ditindaklanjuti

21 Ketentuan Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi a. LPPM wajib membuat surat edaran ke pengusul proposal berkaitan dengan keputusan diterima dan ditolaknya proposal yang diajukan, baik yang sumber dananya dari internal maupun dari pihak luar b. Surat edaran sebagaimana pada poin a wajib ditembuskan ke rektor dan pimpinan unit kerja

Halaman | 83


2012

c. LPPM berkewajiban pula mempublikasi hasil seleksi proposal dalam situs LPPM atau dipampangkan dalam sebuah baligo serta didokumentasikan dalam data base penerima bantuan PPM 22 Prosedur Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi a. KTU/staf administrasi LPPM, membuat rekapitulasi proposal yang lolos seleksi dan surat pemberitahuan ke pelaksana PPM yang akan mendapat batuan dana b. Surat tersebut ditandatangani ketua LPPM setelah diparaf oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan dalam ketentuan. Jika ketua LPPM tidak ada surat tersebut ditandatangani oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan c. KTU/staf administrasi menyampaikan surat ke pihak pelaksana PPM yang mendapat bantuan d. KTU/staf administrasi meng upload pemberitahuan ini ke dalam situs LPPM atau dipampang dalam sebuah baligo e. KTU/staf administrasi menyampaikan surat tembusan ke rektor dan pimpinan unit kerja sebagai laporan dan koordinasi, f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan arsipnya sesuai ketentuan.

Halaman | 84


2012

Flowchart Pengumuman Proposal PPM Lolos Seleksi KTU LPPM/Staf Adm

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal



Pengusul Proposal

Rektor dan Pimpinan Unit kerja

Surat dan rekap yang sudah ditandatangani


setuju

Surat dan rekap perlu diperbaiki

Diverifikasi jika Revisi setuju dibubuhkan paraf

Surat dan rekap ditandatangani


Tindaklanjut upload ke web LPPM dan pengadministrasian

Arsif

23 Ketentuan Pengajuan Dana Bantuan PPM a. Proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan PPM ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriteria pagu pembiayaan dari LPPM c. BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR 2 sebagai bentuk koordinasi. d. PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu

Halaman | 85


2012

24 Prosedur Pengajuan Dana bantuan PPM dari LPPM ke Lembaga a. LPPM mengajukan proposal yang selesai direview diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan PPM ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriteria pagu pembiayaan dari LPPM c. Kemudian BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR 2 sebagai bentuk koordinasi. d. Selanjutnya PR 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu, kemudian surat tersebut disampaikan ke bagian keuangan. Flowchart Pengajuan Biaya PPM dari LPPM ke Lembaga

LPPM

BAUM

Surat Pengajuan pencairan dana, daftarPPM yang lolos direview, kriteria pagu

Surat diadministrasikan dan dilampiri form.disposisi

Rektor/PR

Bagian Keuangan

Surat pengajuan pencairan dana dan disposisi

Dilakukan disposisi oleh Rektor dan PR

Surat yang sudah didisposisi/SPM

Surat yang sudah di disposisi/SPM

Surat yang sudah didisposisi/SPM

Halaman | 86


2012

25 Ketentuan Pencairan Dana Bantuan PPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan PPM kelompok dosen/unit kerja di bagian keuangan dilampiri kwitansi penerimaan uang. b. KTU/staf keuangan LPPM wajib menyampaikan informasi ke pihak pelaksana PPM pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan c. KTU/staf keuangan LPPM wajib membuat MoU dengan pihak pelaksana PPM, ditandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing pihak (ketua LPPM dan ketua pelaksana PPM) d. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak pelaksana PPM e. Penyerahan dana PPM dialas dengan kuitansi rangkap 3 f. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil pelaksana PPM dan buku kas keluar, g. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada pelaksana PPM, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana PPM ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM. 26 Prosedur Pencairan Dana Bantuan PPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan dana PPM kelompok dosen/unit kerja di bagian keuangan. b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan konfirmasi ke pihak pelaksana PPM pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana pelaksana PPM tersebut cair dari bagian keuangan bahwa dana segera diambil di LPPM.

Halaman | 87


2012

c. Sebelum penyerahan dana pelaksana PPM pihak LPPM memberikan MoU pelaksanaan PPM, untuk dibaca dan dipahami oleh pihak pelaksana PPM d. Setelah sepakat MOU tersebut di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing pihak e. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak pelaksana PPM f. Setelah MOU disepakati dan ditandatangani, selanjutnya dilakukan penyerahan dana PPM yang dialas dengan kuitansi rangkap 3 (untuk dosen pelaksana PPM, tembusan untuk unit kerja dan arsip). g. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM dan buku kas keluar, h. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada pelaksana PPM, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana PPM ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM.

Halaman | 88


2012

Flowchart Pencairan Dana PPM Bagian Keuangan Universitas

KTU/Staf Keuangan LPPM

Uang Kas Bantuan PPM

Uang Kas Bantuan PPM

Dosen/Kelompok Dosen

Konfirmasi ke pengusul dan Penyiapan MUO

MOU

Penandatangan MOU oleh Dosen dan LPPM

Uang Kas Bantuan Penelitian

27 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari Luar a. LPPM dan pelaksana PPM wajib mengadakan perjanjian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh LPPM b. Isi perjanjian tersebut sesuai dengan isi perjanjian antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis.

Halaman | 89


2012

c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan pelaksana PPM bertindak sebagai pihak kedua d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak 28 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari Luar a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana batuan PPM b. Pelaksana PPM datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Pelaksana PPM kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. KTU/staf administrasi mengdadministrasikan MoU tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan.

Halaman | 90


2012

Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM (Dana Luar)

Pelaksana PPM

Staf Adm/ KTU LPPM

Undangan Pelaksanaan MoU


Membuat Draft MoU

Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk

Ketua LPPM

Penjelasan MoU

Penjelasan isi MoU

Penandatanganan Mou Rangkap 2

Pembubuhan paraf

Penandatanganan MoU

Mou

Mou

File

29 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang Sumber Dananya dari Internal a. LPPM dan pelaksana PPM wajib mengadakan perjanjian b. Perjanjian tersebut berisi hak dan kewajiban, serta hal lainnya diantara para pihak c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan pelaksana PPM bertindak sebagai pihak kedua

Halaman | 91


2012

d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebut sifatnya mengikat para pihak 30 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari Internal a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana batuan dana PPM b. Pelaksana PPM datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Pelaksana PPM kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. KTU/staf administrasi mendadministrasikan MoU tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan.

Halaman | 92


2012

Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM (Dana Internal)

Pelaksana PPM

Staf Adm/ KTU LPPM



Membuat Draft MoU

Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk

Ketua LPPM

Penjelasan MoU

Penjelasan isi MoU

Penandatanganan Mou Rangkap 2

Pembubuhan paraf

Penandatanganan MoU

Mou

Mou

File

Halaman | 93


2012

31 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM a. LPPM wajib melakukan monitoring dan evalusi pelaksanaan kegiatan b. Kegiatan sebagaimana pada poin 1 dilakukan oleh tim atau pihak yang direkomendasi kepala pusat PPM (tenaga reviewer/tenaga ahli) yang disyahkan oleh ketua LPPM melalui surat penugasan c. Indikator monitoring dan evaluasi internal pelaksanaan PPM mengacu terhadap proposal yang diusulkan dan MoU yang telah ditandatangani pihak pelaksana PPM dengan LPPM d. Tim atau pihak yang ditunjuk wajib melaporkan hasil monev atau perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada kepala pusat PPM yang bertindak sebagai koordinator kegiatan monev e. Kepala pusat PPM wajib menyampaikan hasil monev sebagaimana poin d kepada ketua LPPM melalui sekretaris dalam form. monev PPM yang ditetapkan. 32 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM a. LPPM membuat tim monitoring dan evalusi pelaksanaan PPM b. Kapus PPM mengajukan nama anggota tim monev, sedangkan koordinator tim secara otomatis kapus terkait, usulan tersebut disampaikan ke KTU/staf administrasi c. KTU/staf administrasi membuat draf surat tugas kemudian disampaikan ke sekretaris untuk dievalusi dan diverifikasi, jika sudah setuju maka membubuhkan paraf pada nama ketua LPPM d. Sekretaris LPPM menyampaikan draf surat yang sudah diotorisasi e. Ketua LPPM melakukan evaluasi nama-nama yang dajukan, jika setuju maka langsung ditandatangani (jika ada revisi tentang nama tim, maka surat tugas tersebut direvisi kembali)

Halaman | 94


2012

f. KTU/staf administrasi mengambil surat tugas yang sudah ditandatangani ketua LPPM g. KTU/staf administrasi menggandakan surat tugas/SK tersebut dan didistribusikan ke nama nama yang tercantum, kemudian mencatat surat tugas/SK tersebut dalam buku dokumen SK, kemudian mengarsipkannya sesuai ketentuan h. Tim monev melaksanakan tugasnya mengacu terhadap substansi i. Setiap periode tertentu tim monev menyampaikan hasil kepada Kapus PPM, dan ketua LPPM melalui sekretaris. j. Rekomendasi hasil monev dari kapus PPM/sekretaris/ketua LPPM ditindaklanjuti oleh tim dalam melaksanakan monev

Halaman | 95


2012

Flow Chart Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM Staf adm/KTU LPPM

Kapus PPM

Usulan Tim Monev

Usulan Tim Monev Internal

Pembuatan Draf surat Tugas Tim Monev

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Draf Surat Tugas Tim Monev diverifikasi dan di paraf

Draf Surat Tugas Tim Monev

Tim Monev Internal

Revisi

Disetujui Draf direvisi

Surat Tugas diadministrasikan dan ditindaklanjuti

Draf di tandatangani

Arsif

Surat Tugas Laporan Hasil Monev

Laporan Hasil Monev

Laporan Hasil Monev

Pelaksanaan Monev Rekomendasi

Rekomendasi

Rekomendasi

33 Ketentuan Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal a. Hasil PPM dilaporkan sesuai dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku

Halaman | 96


2012

b. Pelaksana PPM wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian utuh, 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil PPM utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF c. Pelaporan hasil harus sesuai dengan MoU yang disepakati antara pelaksana PPM dengan LPPM d. Staf administrasi/KTU mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. LPPM berwenang untuk mengadakan seminar hasil PPM terutama hasil PPM yang dianggap layak dan baik untuk diseminarkan. f. Setiap semester atau setiap tahun proposal dan pelaporan hasil PPM harus direkap dalam sebuah tabel rekapitulasi proposal dan pelaporan hasil PPM (antara proposal dan pelaporan hasil PPM terpisah). 34 Prosedur Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal a. Pelaksana PPM sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam MoU wajib menyerahkan hasil PPM ke LPPM dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku b. Pelaksana PPM wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil PPM lengkap (sesuai dengan ketentuan dan MoU), antara lain 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan PPM utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF c. Staf adm/KTU melakukan verifikasi kelengkapan laporan hasil PPM, Jika laporan tersebut tidak lengkap maka dikembalikan lagi kepada pelaksana PPM untuk dilengkapi

Halaman | 97


2012

d. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. Bukti terima penyerahan hasil PPM disampaikan ke pihak pelaksana PPM Flowchart Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal Pelaksana PPM

Staf Adm/KTU LPPM

Hasil PPM

Hasil PPM

CD

CD

Hasil PPM

Tidak

Verifikasi kelengkapan

CD ya

Perbaikan kelengkapan

Hasil PPM CD

Dokumentasi dan administrasi hasil PPM

Bukti penyerahan hasi PPM

Bukti penyerahan hasi PPM

Arsif

Halaman | 98


2012

35 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI a. LPPM secara kelembagaan wajib melakukan pelaporan ke DIKTI atas kegiatan PPM yang pembiayaannya dari DIKTI b. LPPM wajib mematuhi ketentuan yang telah disepakati dalam MoU dengan DIKTI c. Pelaporan hasil PPM dilakukan secara kolektif dan diajukan ke DIKTI sebagai bentuk pertanggungjawaban kelembagaan sesuai dengan MoU antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis. 36 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan PPM Ke DIKTI a. Pelaksana PPM yang sumber dananya dari DIKTI menyampaikan laporan lengkap sesuai dengan ketentuan ke LPPM b. KTU/staf administrasi menerima dan mencatat laporan (laporan termin ke 1 atau laporan akhir) dalam buku laporan PPM (dialas dengan bukti penerimaan rangkap 2, ragkap 1 untuk pelaksana PPM, rangkap 2 sebagai arsip di LPPM) c. KTU/staf aministrasi LPPM mempersiapkan surat pengantar laporan hasil PPM ke DIKTI jika dikirim melalui email maka KTU/staf administrasi LPPM mengirim via email sesuai dengan ketentuan berlaku dalam MoU (bila dikirim secara on line), d. Ketua LPPM melalui sekretaris melakukan verifikasi terhadap surat dan dokumen laporan tersebut e. Ketua LPPM melakukan otorisasi surat tersebut. f. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan tersebut disertai surat pengantar lembar pertama, sedangkan surat lembar ke 2 disampaikan ke rektor sebagai laporan dan lembar ke 3 sebagai arsip g. KTU/staf administrasi surat keluar tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan bukti pengiriman/faktur pengiriman serta arsip laporan sesuai ketetuan

Halaman | 99


2012

Flowchart Pelaporan Kegiatan PPM Sumber Dana Dari DIKTI

Pelaksana PPM

Staf Adm/KTU LPPM

Laporan per termin atau akhir

Laporan per termin atau akhir

Bukti Penerimaan Laporan

Bukti Penerimaan Laporan (3 Rangkap)

Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya.

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM



Verifikasi dan Paraf


Rektor

Dikti

Penandatanganan

Surat Pengantar Laporan (Sebagai Laporan)

Surat Pengantar Laporan dan dokumennya.

arsip

37 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal a. LPPM melalui kepala pusat PPM melakukan seleksi kualitas hasil PPM, yang diselenggarakan per akhir tahun anggaran b. LPPM berwenang untuk meminta pihak pelaksana PPM untuk melakukan publikasi melalui seminar hasil internal.

Halaman | 100


2012

c. Teknis penyelengaraan kegiatan sepenuhnya kewenangan LPPM melalui ketua pelaksana PPM d. LPPM melalui kepala pusat PPM berkewajiban mengundang peserta seminar sesuai dengan relevansi keilmuan maupun jika diperlukan mengundang pihak luar yang memungkinkan adanya tindak lanjut kegiatan (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). 38 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal a Kepala pusat PPM melakukan seleksi terhadap hasil PPM setiap akhir tahun anggaran. b Hasil penyeleksian tersebut direkapitulasi kemudian disampaikan ke staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti c Staf Adm/KTU membuat surat undangan melakukan seminar terhadap para pelaksana PPM yang terpilih, selain itu juga dibuatkan undangan kepada pihak pihak terkait yang memiliki relevansi (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). d Surat undangan disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk diparaf selanjutnya disampaikan kepada ketua LPPM untuk ditandatangani e Staf adm/KTU LPPM menyebarkan surat undangan kepada narasumber dan peserta seminar.

Halaman | 101


2012

Flowchart Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Narasumber/ Pelaksanan PPM

Staf adm/KTU LPPM

Rekapitulasi hasil penyeleksian hasil PPM

Surat Undangan terhadap narasumber dan peserta undangan

Undangan narasumber

Kepala Pusat PPM Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Peserta Undangan

Penyeleksiaan hasil PPM

Dilakukan paraf terhadap surat undangan

Surat undangan disebar

Penandatanganan surat undangan

Undangan sebagai peserta seminar

File

39 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil PPM a. Setiap hasil PPM yang didanai oleh internal maupun yang memperoleh sumber dana dari luar wajib untuk dipublikasi pada jurnal pengabdian kepada masyarakat (abmas) b. Publikasi sebagaimana pada poin 1, minimal diterbitkan pada jurnal ber ISSN di lingkungan internal c. Lembaga Universitas berkewajiban untuk memfasilitasi dan mendukung publikasi hasil PPM pada sarana publikasi lain yang memungkinkan. d. Lembaga Universitas berkewajiban memfasilitasi dan mendukung terhadap hasil PPM yang memiliki daya manfaat dan sangat dibutuhkan masyarakat untuk ditindaklanjuti dan diterapkan pada desa/UKM/sekolah binaan, dan jika kegiatan Halaman | 102


2012

PPM tersebut bersifat original hasil temuan tim didorong untuk memperoleh HAKI 40 Prosedur Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM a. Hasil PPM yang lolos seleksi tim yang dibentuk LPPM akan ditindak lanjuti untuk kegiatan PPM tahap berikutnya b. LPPM menyampaikan informasi kepada pelaksana PPM, bahwa hasil PPM tersebut layak untuk dilanjutkan, LPPM melalui kepala pusat PPM membuat tim PPM termasuk di dalamnya personil pelaksana PPM terdahulu c. Tim PPM membuat proposal pelaksanaan PPM ditujukan ke rektor c.q ketua LPPM d. LPPM melakukan review proposal oleh tim reviewer yang ditunjuk e. Kalau ada revisi perlu diperbaiki paling lambat 4 hari sejak surat pemberitahuan diterima pengusul f. Proposal yang diterima akan didanai g. Tim melakukan PPM h. Pelaksanaan PPM dilakukan monev oleh tim yang dibentuk LPPM dengan koordinator kepala pusat PPM i. Hasil PPM wajib dilaporkan dalam bentuk pertanggungjawaban kegiatan kepada LPPM j. LPPM mengupayakan hasil PPM dibuat dalam jurnal pengabdian kepada masyarakat

Halaman | 103


2012

Flowchart Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM Pelaksana PPM

LPPM

Laporan Hasil PPM

Membentuk tim seleksi hasil

TIM PPM

Tim Reviewer Proposal

Tim Monev

Surat tugas tim review proposal

Surat tugas monev PPM

Hasil seleksi tim

Pemberitahuan bahwa hasil PPM akan ditindaklanjuti

Lolos

Lolos / tidak lolos seleksi

LPPM tim PPM termasuk personil Pelaksana PPM, tim review proposal, dan tim monev

Tim PPM membuat proposal

Proposal dismapikan ke LPPM, dilengkap surat pengatar

Hasil review, disertai catatn untuk revisi

Proposal direview

Perbaikan proposal

Revisi

Hasil review

Lolos

Proposal lolos seliksi

Pelaksanaan PPM

Pelaksanaan Monev PPM

Laporan kegiatan PPM

41 Prosedur Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal a. Pelaksana PPM membuat artikel dari hasil PPM sesuai dengan ketentuan jurnal yang dituju, kemudian menyampaikannya ke pengelola jurnal Halaman | 104


2012

b. Pengelola jurnal mendokumentasikan secara baik artikel yang diusulkan, kemudian mendistribusikan ke tim penyunting/review, disertai form. Penilaian, dan surat tugas review artikel c. Tim penyunting/review mengembalikan artikel paling lambat 3 hari kepada pengelola jurnal disertai hasil telaahan yang disajikan dalam form. Penilaian d. Artikel yang revisinya tidak selesai 2 minggu sebelum waktu pencetakan jurnal dialokasikan untuk terbitan jurnal berikutnya. e. Artikel yang memenuhi ketentuan berdasarkan pertimbangan tim penyunting/review kemudian diterbitkan.

Halaman | 105


2012

Flowchart Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal Pelaksana PPM

Pengelola Jurnal di Unit Kerja

Tim PPM membuat artikel sesuai pedoman penulisan

Artikel di dokumentasikan

Tim Penyunting/ reviwer isi Jurnal

Menyiapkan surat tugas kepada tim penyiunting/ reviewer

Revisi artikel maksimal 2 minggu sebelum waktu pencetakan

Perlu revisi

LPPM

Tim menerima artikel dan surat tugas untuk review

Tidak

Tim melaksanakan review maksimal 3 hari

ya Artikel dikompilasi dan diseting sesuai ketentuan menjadi draf jurnal

Artikel lolos revisi

Pengelola jurnal mengirim surat permintaan pencetakan, disertai draf jurnal dan daftar pihak yang harus dikirim

Draf perlu revisi

Dilakukan desk evaluasi draf jurnal

revisi

Hasil desk evaluasi tim LPPM

Lolos Revisi

Draf jurnal siap di cetak

42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Sumber Dana nya dari DIKTI

Pelaksana PPM yang

a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para pelaksana PPM yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati b. Sangsi sebagaimana pada poin a diberikan jika tidak diperoleh alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan.

Halaman | 106


2012

c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera dalam surat perjanjian. d. Sangsi sebagaimana poin b, selain sangsi yang mengikat dalam surat perjanjian, ditambah dengan LPPM memberikan sangsi untuk tidak merekomendasi pengusulan proposal bantuan dana untuk kegiatan PPM maupun penelitian minimal selama 2 tahun 43 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Sumber Dana nya dari Internal

Pelaksana PPM

yang

a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para pelaksana PPM yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati. b. Sangsi sebagaimana pada poin a diberikan jika tidak diperoleh alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan. c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera dalam surat perjanjian. d. Sangsi sebagaimana poin b, selain sangsi yang mengikat dalam surat perjanjian, ditambah dengan tidak diberi kesempatan untuk mendapat bantuan dana penelitian atau dana bantuan PPM minimal 1 tahun anggaran. 44 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM Sumber Dana dari Luar a. LPPM berkewajiban kegiatan PPM

mengupayakan

penggalangan

dana

Halaman | 107


2012

b. Penggalangan dana diberikan jika pencairan dana kegiatan yang bersumber dari luar (pihak eksternal) mengalami keterlambatan c. Besarnya penggalangan dana minimal bisa memenuhi kebutuhan untuk kegiatan pada termin kegiatan berjalan d. Sumber penggalangan dana diupayakan dari anggaran LPPM atau dari pihak Universitas e. LPPM wajib membuat perjanjian dengan pihak pelaksana PPM mengenai penyelesaian pembayaran dana galangan f. Realisasi penggalangan dana paling lambat 6 hari dihitung sejak surat diterima dari pihak peneliti 45 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM Sumber Dana Dari Luar a. Pengajuan permintaan penggalangan kegiatan PPM yang sumber dananya dari pihak eksternal disampaikan oleh yang menerima hibah/bantuan/ sumber dana dari luar b. LPPM wajib menindaklanjuti ajuan penggalangan dana PPM tersebut dengan mengajukan surat permohonan penggalangan dana c. Surat tersebut ditujukan kepada Rektor cq. PR.2 melalui BAUM d. Isi surat harus menjelaskan pos/sub pos sumber pembiayaan e. KTU/Staf administrasi LPPM menyampaikan surat tersebut ke BAUM f. KTU/staf administrasi wajib mengadministrasikan surat keluar ke dalam buku dokumen surat keluar, buku ekspedisi, dan mendokumentasikan sesuai ketentuan g. BAUM wajib mengadministrasikan surat tersebut dan melampirkan disposisi dan menyampaikan surat tersebut ke rektor c.q PR 2. h. Setelah rektor dan PR 2 memberikan disposisi, maka surat dan disposisi tersebut diberikan ke bagian keuangan

Halaman | 108


2012

Flowchart Pengajuan Penggalangan dana PPM sumber dari Luar Pelaksana PPM

LPPM

BAUM

Rektor/PR

Surat pengajuan penggalangan dana kegiatan PPM

Surta ajuan dari LPPM

Surta ajuan dari LPPM

Disposisi

Disposisi

Bag.Dana Unsil

Surat pengajuan penggalangan dana kegiatan PPM

LPPM membuat surat ajuan dana penggalangan dsertai surat dari pemohon

Surat pengajuan dan disposisi

46 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang Sumber Dana nya dari Luar a Staf keuangan LPPM setelah menerima pencairan uang dari bagian keuangan rektorat, mempersiapkan kuitansi rangkap 2, yang dibuat secara benar, jelas dan lengkap. b KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pihak yang mengajukan penggalangan dana pada hari turunnya dana dari universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana. c Pihak yang mengajukan penggalangan dana datang ke LPPM, menghubungi KTU/staf keuangan LPPM d KTU/staf keuangan menyerahkan dana insentif tersebut dialas dengan kwitansi rangkap 2 dan surat perjanjian penggalangan dana rangkap 2 yang harus ditandatangani oleh pihak penerima dana penggalangan

Halaman | 109


2012

e Staf keuangan menyerahkan uang kepada pihak yang mengajukan dana penggalangan dilampiri kwitansi lembar ke-1 dan surat perjanjian penggalangan dana lembar ke -1 f Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke-2 dalam dokumen bukti kas keluar, serta mendokumentasikan surat perjanjian dana penggalangan Flowchart Pencairan Dana Talangan PPM (sumber dana dari luar) Pelaksanan PPM

Pemberitahuan kepada Pelaksana PPM

KTU/Staf Keuangan LPPM

Bag Keuangan Unsil

Dana talangan PPM

Dana talangan PPM

Diadministrasikan, pembuatan kwitansi rangkap 2

Penandatanganan kwitansi oleh peneliti

Kwitansi lembar ke 2 arsif Dana talang

Halaman | 110


2012

47 Ketentuan Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan PPM oleh Pihak Eksternal a. Pihak Pengguna (instansi, lembaga pemerintah/swasta) wajib mengajukan Surat Permintaan ijin ke Lembaga Universitas Siliwangi b. Surat Permohonan ijin Penggunaan Tenaga Ahli / Dosen ditujukan ke Rektor c.q. Ketua LPPM c. LPPM wajib merespon, mempertimbangkan dan menindaklanjuti permintaan tersebut d. Kepala Pusat PPM berkewajiban untuk menunjuk nama-nama tenaga ahli dengan merujuk pada SK Rektor tentang Tenaga Ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya e. Ketua LPPM wajib memberikan pertimbangan atas usulan kapus penelitian f. LPPM wajib membuat surat tugas untuk tenaga ahli yang akan digunakan pihak luar. g. LPPM wajib membalas surat permohonan ijin dari pihak luar, dilampiri nama nama yang direkomendasikan h. Surat balasan ke pihak pengguna wajib ditembuskan ke rektor sebagai laporan, dan ke pihak unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, serta arsif.

48 Prosedur Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan PPM oleh Pihak Eksternal a. Surat permohonan Ijin dari pihak Pengguna (instansi,lembaga pemerintah/swasta) diterima LPPM, KTU/Staf administrasi LPPM mencatat di buku surat masuk, kemudian melampirkan form. disposisi.

Halaman | 111


2012

b. Kepala pusat PPM menelaah dan menentukan tenaga ahli merujuk pada SK rektor tentang tenaga ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya. c. Kepala Pusat PPM mengusulkan nama-nama tenaga ahli ke Ketua LPPM melalui sekretaris, d. Ketua dan sekretaris LPPM memberikan paraf pesetujuan atau memberikan masukan / pertimbangan bila tidak menyetujui. e. KTU/Staf administrasi LPPM membuat rancangan surat tugas untuk tenaga ahli yang telah ditentukan diserahkan ke ketua LPPM melalui seketaris untuk ditelaah dan surat balasan ke pihak Pemohon f. Ketua LPPM atau pihak yang ditunjuk sesuai ketentuan mewakili atas nama Ketua LPPM menandatangani Surat Tugas, kemudian surat tugas tersebut disampaikan ke tenaga ahli yang ditugaskan g. LPPM mengirimkan surat balasan kepihak pemohon yang dilampiri nama-nama tenaga ahli yang direkomendasikan. Surat tersebut ditembuskan ke rektor sebagai bentuk laporan, ke pimpinan unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, dan arsip

Halaman | 112


2012

Flowchart Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan PPM oleh Pihak Eksternal

Pemohon

Surat permohonan permintaan Tenaga Ahli

KTU LPPM/ Kapus PPM Sekretaris LPPM Staf Adm

Surat permohonan diadministrasi kan dan melampirkan form.disposisi

Surat permohonan didisposisi

Surat permohonan dan usulan tenaga ahli didisposisi

Ketua LPPM

Tenaga Ahli

Pimp. Unit Kerja

Rektor

Surat permohonan dan usulan tenaga ahli didisposisi

Membuat usulan nama tenaga ahli Surat permohonan, nama tenaga ahli yang didisposisi dan disetujui

Pembuatan surat tugas dan surat balasan

Pemarafan dan penandatanganan surat tugas dan surat balasan ke pihak pemohon oleh Ketua LPPM atau pihak yang diperkenankan menurut ketentuan

Surat tugas dan surat balasan yang sudah ditandatangan Surat tugas T surat balasan dan daftar tenaga ahli yang direkomendasi

Tembusan surat balasan dan surat tugas Tembusan surat balasan dan surat tugas

arsip

Halaman | 113

BAB III STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PPM)

Recommend Documents