BAB II STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENELITIAN

Standar Operating Procedures (SOP) Penelitian

2012

BAB II STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENELITIAN Penelitian merupakan bagian elemen pokok tri dharma perguruan tinggi. Untuk menjamin pelaksanaan penelitian yang baik diperlukan kaidah pokok yang memberikan arah dalam pelaksanaannya yaitu berupa ketentuan dan Standard Operating Procedures (SOP). Ketentuan dan SOP ini perlu terus disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan kondisi kebutuhan, sehingga sedikit banyaknya dapat mendorong terwujudnya penerapan good governance dalam pelaksanaan Penelitian di Universitas Siliwangi. Adapun ketentuan dan SOP pelaksanaan penelitian terdiri dari: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang Berprestasi Ketentuan Pelatihan Penelitian Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan di Internal Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak eksternal Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas Siliwangi Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli LPPM Unsil Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal Penelitian Prosedur pelaksanaan review dan seminar proposal Penelitian

Halaman | 4


2012

18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian 19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian dan PPM 20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi 21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi 22 Ketentuan Pengajuan Biaya Penelitian 23 Prosedur Pengajuan Biaya Penelitian 24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM 25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian 26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Danannya dari Luar 27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Luar 28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal 29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal 30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian 31 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian 32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal 33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal 34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI 35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM Ke DIKTI 36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal 37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal 38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian 39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM 40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal 41 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang sumberdanannya dari DIKTI 42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang Sumberdanannya dari Internal

Halaman | 5


2012

43 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar 44 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari Luar 45 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar 1

Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian a Dilaksanakannya Benchmarking ke beberapa Perguruan tinggi mengenai manajemen LPPM dan manajemen penelitian b Pembuatan ketentuan pokok penelitian 1) Dibuatnya RIP dengan SK rektor 2) Dibuatnya SPMP dengan SK rektor 3) Dibuatnya buku pedoman penelitian dengan SK rektor c Pengembangan ketentuan pokok dan manajemen peneltian 1) Dibentuknya tenaga akhli penelitian, LPPM unsil dengan SK rektor 2) Dibentuknya tim reviewer proposal penelitian dengan SK rektor 3) Dibentuknya tim monev internal pelaksanaan penelitian berdasarkan surat tugas/sk ketua LPPM 4) Dilaksanakannnya sosialisasi secara rutin ke masing masing unit kerja mengenai ketentuan internal maupun eksternal serta SOP penelitian 5) Disusunnya ketentuan dan SOP penelitian d Peningkatan fasilitas dan kompetensi IT, 1) Dibuatnya web mandiri LPPM 2) E- Journal e Pengembangan SDM dalam penelitian 1) Pengembangan kemampuan dosen dalam penelitian dan penulisan karya ilmiah, melalui seminar, pelatihan, workshop maupun lokakarya baik yang diselenggarakan

Halaman | 6


2012

mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, kopertis, maupun dikti) 2) Pengembangan kemampuan tenaga administrasi LPPM, dengan cara mengikuti pelatihan kemampuan teknologi informasi, sosialisasi ketentuan, tata administrasi penelitian dan pelatihan soft skill lainnya, baik yang diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, Kopertis, maupun Dikti) 2

Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang Berprestasi a. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan dalam bentuk insentif b. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal internasional diberikan penghargaan dalam bentuk insentif c. Dosen yang membuat buku diberikan penghargaan dalam bentuk insentif d. Peneliti yang berprestasi berdasarkan hasil penilaian tim, dipromosikan menjadi perwakilan dosen berprestasi ditingkat Kopertis Wilayah Jawa Barat maupun Nasional e. Secara periodik menjelang dies natalis, peneliti terbaik diberikan penghargaan uang pembinaan oleh Universitas f. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan melalui SK rektor. g. Bagi dosen yang memenuhi poin b dan c selain mendapat insentif dari internal juga diusulkan ke Dikti untuk memperoleh penghargaan dalam bentuk insentif berdasarkan ketentuan Dikti

Halaman | 7


3

2012

Ketentuan Pelatihan Penelitian a Pelatihan peningkatan kemampuan penulisan proposal penelitian harus menjadi salah satu program kerja pokok LPPM yang sifatnya rutin minimal 2 kali dalam satu tahun b pelatihan peningkatan kemampuan metode penelitian dosen harus menjadi program kerja masing masing unit kerja terutama LPPM yang sifatnya rutin c Pelaksanaan kegiatan pelatihan bisa dilakukan mandiri atau kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan Dikti melalui dana stimulan d Mengikut sertakan pelatihan para dosen dalam pelatihan pelatihan yang diselenggarakan pihak luar sesuai dengan kebutuhan (perguruan tinggi lain, Kopertis maupun Dikti). e Melaksanakan pelatihan pelatihan dalam upaya meningkatkan skil tenaga administrasi termasuk pelatihan dan sosialisasi ketentuan yang berlaku baik diselenggarakan sendiri, melalui kerjasama, atau diselenggarakan oleh pihak luar (perguruan tinggi, Kopertis, maupun Dikti) f Dosen/Staf adm yang ditugaskan untuk mengikuti pelatihan diluar harus melaporkan hasil pelatihan kepada LPPM g LPPM berkewajiban memfasilitasi dosen/staf yang akan sosialisasi hasil pelatihan h LPPM wajib mendokumentasikan hasil pelatihan secara memadai.

Halaman | 8


4

2012

Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian di Internal a. LPPM menyampaikan surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pelatihan penelitian ditujukkan ke Rektor cq PR2 melalui BAUM, dilampiri proposal kegiatan pelatihan penelitian. b. Surat dan proposal yang telah di disposisi oleh rektor/PR dikembalikan lagi ke BAUM, Kemudian Bag keuangan membayarkan dana untuk penyelenggaraan pelatihan kepada LPPM sesuai disposisi disertai bukti dokumen pengeluaran uang c. LPPM/Panitia yang dibentuk mengirimkan surat undangan dan publikasi kepada sasaran peserta pelatihan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan (peserta dari internal maupun eksternal) d. LPPM Wajib mendokumentasikan hasil pelaksanaan pelatihan secara memadai. e. LPPM/panitia yang dibentuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada rektor, disampaikan melalui BAUM

Halaman | 9


2012

Flowchart Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian diInternal Calon Peserta/Peserta

LPPM/Kepanitiaan

BAUM

Rektor/PR

Mengajukan Surat permohonan kegiatan dan proposal

Surat dan Proposal diadministrasikan, dilengkapi Form. disposisi

Melaksanakan disposisi

Surat dan proposal yang sudah didisposisi

Penyerahan dana kegiatan dan kelengkapan administrasi

Bagian keuangan menyiapkan dana dan kelengkapan administrasi

LPPM/Panitia mempersiapkan pelaksanaan kegiatan

Brosur/surat undangan pelatihan.

Brosur/surat undangan pelatihan

Calon peserta mendaftarkan diri

Pelaksanaan kegiatan

Pembuatan LPJ Kegiatan

Arsif

Halaman | 10

LPJ Kegiatan diadministrasikan, dilampiri disposisi

LPJ kegiatan


5

2012

Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak eksternal a

Berdasarkan informasi/ surat/ undangan dari pihak penyelenggara kegiatan pelatihan, LPPM menunjuk calon peserta untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak luar. b LPPM mengajukan surat permohonan untuk mengikuti pelatihan penelitian kepada Rektor cq PR 2 melalui BAUM, dengan mencantumkan identitas calon peserta yang akan mengikuti pelatihan secara lengkap, disertai foto copy brosur/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan c Rektor melalui PR 2 menerbitkan SPPD dan biaya untuk mengikuti pelatihan. d LPPM menyampaikan SPPD dan biaya mengikuti pelatihan kepada peserta yang ditunjuk, disertai surat tugas yang ditandatangani ketua LPPM e

f

peserta yang telah mengikuti pelatihan menyampaikan laporan hasil pelatihan (bahan pelatihan secara lengkap), SPPD yang telah ditandatangani, dan foto copi sertifikat telah mengikuti pelatihan, kemudian LPPM mendokumentasikan secara memadai. LPPM berkewajiban untuk memfasilitasi tindaklanjut hasil pelatihan yang oleh peserta yang telah mengikuti pelatihan.

Halaman | 11


2012

Flowchart Mengikuti kegiatan Pelatihan Penelitian yang diselenggarakan pihak Eksternal Pihak Penyelenggara

LPPM

Informasi/surat undangan mengikuti pelatihan

LPPM menunjjuk calon peserta sesuai kriteria

Membuat surat permohonan pengajuan mengikuti pelatihan

LPPM menerima uang biaya pelatihan dan kelengkapan adm

BAUM

Calon Peserta Pelatihan

Calon peserta siap untuk mengikuti pelatihan

Surat diadministrasikan dan dilampiri Form. disposisi

Surat di disposisi, kemudian PR 2 menerbitkan SPPD

Bagian keuangan mempersiapkan adm keuangan dan biaya untuk pelatihan

LPPM menyiapkan SPPD, biaya pelatihan dan surat tugas

Calon peserta menerima SPPD, biaya, dan surat tugas

LPPM menerima laporan hasil pelatihan, SPPD, dan sertifikat

Peserta pelatihan wajib melaporkan hasil pelatihan, dan kelengkapan administrasi

SPPD File

Tindaklanjut sosialisasi hasil pelatihan

Halaman | 12

Rektor/PR


6

2012

Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas Siliwangi a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga ahli penelitian, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM b. Tenaga ahli sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut:   

  

mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli pengalaman dalam penelitian atau pernah terlibat dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun pihak eksternal sesuai bidangnya Minimal berijazah S2 Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli yang dituangkan dalam kontrak komitmen

c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke LPPM e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria. f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor

Halaman | 13


7

2012

Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Unsil a. LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon tenaga ahli LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b. Unit kerja wajib menyeleksi calon tenaga ahli sesuai kriteria c. Unit kerja mengusulkan calon tenaga ahli tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja d. LPPM wajib melakukan perifikasi calon tenaga ahli sesuai kriteria. e. LPPM mengajukan calon tenaga ahli penelitian ke rektor untuk dibuat SK f. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga ahli yang ditetapkan dalam SK rektor g. LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja

Flowchart Rekruitmen Tenaga Ahli LPPM

Unit Kerja

LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria

LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria

Rektor

Tenaga Ahli Penelitian

Unit kerja menyeleksi tenaga ahli sesuai kriteria

Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi

Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi

Verifikasi kesesuaian dengan kriteria

Pengajuan draf Sk tenaga ahli ke rektor

Pengajuan draf Sk

Ditandatangani

Sk Rektor mengenai tenaga ahli

SK diperbanyak sesuai tenaga ahli dan unit kerja

SK Tenaga ahli

Tembusan SK ke Unit kerja

Penyampaian SK ke tenaga ahli

Arsif

Halaman | 14


8

2012

Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga reviewer Penelitian LPPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM b. Tenaga reviewer sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut:      

    

mempunyai kompetensi yang cukup pengalaman dalam penelitian atau PPM Minimal berijazah S2 mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli Berpengalaman dalam bidang penelitian, minimal pernah menjadi ketua peneliti atau prnah memperoleh hibah penelitian Berpengalaman dalam publikasi karya ilmiah minimal pada jurnal ISSN sebagai first author atau corresponding author Berpengalaman sebagai pemakalah, baik dalam seminar ilmiah lokal, nasional atau seminar ilmiah internasional Minimal berijazah S2 Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli yang dituangkan dalam kontrak komitmen

c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke LPPM

Halaman | 15


2012

e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria. f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor 9

Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian a LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon reviewer LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b Unit kerja wajib menyeleksi calon reviewer LPPM sesuai kriteria c Unit kerja mengusulkan calon reviewer tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja d LPPM wajib melakukan verifikasi calon reviewer sesuai kriteria. e LPPM mengajukan calon reviewer ke rektor untuk dibuat SK f LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor g LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja

Halaman | 16


2012

Flowchart rekruitmen reviewer internal penelitian LPPM

Unit Kerja

Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria

Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria

Rektor

Reviewer

Seleksi reviewer oleh unit kerja sesuai kriteria

Pengusulan reviewer dari unit kerja

Pengusulan reviewer dari unit kerja

Verifikasi ulang keseuaian dengan kriteria

Pengajuan draf sk tim reviewer

Penandatanganan sk oleh rektor

Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor

Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor

Penggandaan sk sesuai tim reviewer

Distribusi sk rektor

Sk rektor sebagai tembusan

Sk rektor ke reviewer

Arsif

Halaman | 17


2012

10 Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar a. Penggunaan reviewer dari luar Unsil dilaksanakan sesuai kebutuhan b. Jika tim reviewer internal jumlahnya kurang dari kebutuhan c. Karena alasan substansi dan teknis d. Karena adanya kerjasama kelembagaan yang mengharuskan adanya tim reviewer luar 11 Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal Untuk menjamin kepastian bagi para dosen yang akan mengajukan dana bantuan penelitian dari Universitas Siliwangi, maka diperlukan ketentuan sehingga pelaksanaan penelitian yang dilaksanakan oleh dosen Universitas Siliwangi akan lebih terkontrol dan terkendali baik dari segi administrasi, pelaksanaan maupun pelaporan. Adapun ketentuan jadwal waktu penelitian yang sumber dana nya dari Universitas Siliwangi sebagaimana diatur dalam tabel sebagai berikut: No

Periode

2

Periode 1 September minggu ke4 Oktober

Periode 2 Pebruari minggu ke-4 Maret

3

Nopember

April

1

5

Desember minggu ke-4 Januari minggu ke-1

6

April minggu ke 2

4

Halaman | 18

Mei minggu ke-4 Juni minggu ke-1 September minggu ke 2

Keterangan Penyampaian Informasi Pengajuan Proposal Proses Review dan Revisi Proposal Penandatangan MoU antara Peneliti dengan LPPM Pencairan Dana Pelaporan Hasil Penelitian secara lengkap


2012

12 Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian a. Seorang atau sekelompok dosen (maks 3 orang, seorang ketua dan dua orang anggota) pada tahun yang sama dapat mengusulkan proposal penelitian sesuai dengan bidang keilmuannya. b. Proposal yang telah mendapat legalisasi dari pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. standar) diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja (surat pengantar di tujukkan kepada rektor c.q ketua LPPM). c. Dalam surat pengantar dari pimpinan unit kerja harus menunjukan pos sumber pembiayaan apakah dari pos anggaran unit kerja sendiri atau dari pos anggaran LPPM d. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan

13 Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen ke LPPM a. Ketua tim peneliti/peneliti mengajukan proposal yang telah mendapat legalisasi dari pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. Standar) diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja. b. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan. c. Staft administrasi/KTU mencatat ke dalam buku proposal penelitian

Halaman | 19


2012

Flow Chart Pengajuan Proposal Bantuan Dana Penelitian Ketua Tim

Unit Kerja

Proposal

Melakukan Legalisasi dan membuat surat pengantar

Ketua Tim menerima proposal yang sudah dilegalisasi dan surat pengantar

Proposal dan surat pengantar diserahkan kembali

LPPM

LPPM menerima Proposal rangkap 3 dan surat pengantar dari unit kerja

14 Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian Beberapa indikator pokok dalam pelaksanaan desk evaluasi terhadap proposal penelitian antaralain: a Kualifikasi ketua dan anggota peneliti sesuai dengan ketentuan yang berlaku b Warna jilid dan kelengkapan proposal penelitian harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku c Sistematika penulisan proposal penelitian harus mengacu terhadap ketentuan yang berlaku

Halaman | 20


2012

d Jenis huruf, ukuran kertas, jumlah halaman, kata kunci, serta jumlah kata dalam abstrak harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku e Proposal harus lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pedoman f Proposal yang tidak merujuk terhadap poin 1, 2, 3, 4 dan 5, dikembalikan lagi ke pengusul untuk di revisi dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku g Pelaksanaan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh tim verifikasi yang dibentuk LPPM (bagian administrasi)

15 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian a Pengusul proposal menyampaikan proposal ke LPPM, sesuai dengan periodesasi pengusulan proposal yang ditetapkan b Staf administrasi melakukan identifikasi dan mengadministrasikan proposal secara memadai c Staf administrasi/KTU LPPM yang ditunjuk atau dibentuk LPPM menjadi tim verifuikasi melakukan desk evaluasi terhadap proposal penelitian merujuk terhadap ketentuan yang berlaku (pedoman penelitian) d Proposal yang tidak lolos dalam desk evaluasi dikembalikan kepada pengusul, disertai catatan perbaikan dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku e Proposal yang lolos dalam desk evaluasi, diserahkan ke staf administrasi/KTU untuk diadministrasikan dan tindaklanjut pelaksanaan review oleh tim reviewer LPPM dan atau seminar

Halaman | 21


2012

Flow Chart Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Pengusul Proposal

Staf adm/KTU LPPM

Proposal Lengkap Rangkap 3

Diidentifikasi dan diadministrasikan

Proposal yang tidak Lolos Desk Evaluasi

Pelaksanaan Desk Evaluasi

Proposal yang Lolos Desk Evaluasi

Desk Evaluasi Ulang

Proposal di review dan atau diseminarkan

Revisi

Tim Reviewer

Hasil revisi

Proposal hasil Revisi

16 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal Penelitian a. Proposal penelitian yang lolos dalam desk evaluasi oleh staft administrasi/KTU wajib diadministrasikan ke dalam buku proposal penelitian b. KTU/staf administrasi wajib merekap judul judul proposal penelitian dalam formulir rancangan tim reviewer penelitian

Halaman | 22


2012

c. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan metodologi penelitian), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer, termasuk menentukan jadwal seminar proposal penelitian akan dilaksanakan. d. Ketua dan sekretaris LPPM berwenang memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus penelitian, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. Staf adm/KTU wajib mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul proposal. f. Seminar proposal dipimpin oleh kepala pusat terkait atau struktural LPPM yang ditunjuk atau koordinator tim reviewer g. Kelengkapan administrasi sebagaimana poin 5 tersebut harus disampaikan minimal 4 hari sebelum pelaksanaan seminar tersebut dilaksanakan. h. Pada saat seminar tim review berkewajiban untuk mengembalikan proposal yang direview disertai form hasil review i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari),Jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur. j. Nilai akumulasi proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak.

Halaman | 23


2012

17 Prosedur pelaksanaan review dan seminar proposal Penelitian a. KTU/staf administrasi merekap judul judul proposal penelitian yang lolos desk evaluasi, kemudian disampaikan kepada kapus penelitian b. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan metodologi), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer. c. Setelah kapus penelitian menentukan tim reviewer kemudian membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan, selanjutnya form tersebut disampaikan ke ketua LPPM melalui sekretaris LPPM d. Ketua LPPM memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus penelitian, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. Jika ketua berhalangan sekretaris berkewajiban merekomendasi atas nama ketua LPPM f. Rancanangan tim rviewer yang sudah disetujui ketua LPPM, disampaikan ke KTU LPPM untuk dibuatkan surat tugas untuk reviewer termasuk form penilaiannya. g. Staf adm/KTU mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul h. Tim reviewer menyampaikan hasil penilaian proposal penelitian setelah seminar proposal selesai dilaksanakan disertai hasil koreksi ditulis dalam lembar koreksi secara singkat

Halaman | 24


2012

i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari), Jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM dan di verifikasi oleh kepala pusat penelitian, maka proposal penelitian tersebut dianggap gugur. j. Nilai akumulasi dari proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak

Halaman | 25


2012

Flowchart pelaksanaan review/seminar proposal penelitian Pengusul proposal

Staf Adm/KTU

Dilakukan rekap proposal yang lolos desk evaluasi

Kepala Pusat Penelitian

Menunjuk reviewer maksimal 3 orang

Sekretaris/Ketua LPPM

Reviewer

Disposisi usulan reviwer

Reviewer proposal yang disetujui

Otorisasi/ penandatanganan surat tugas

Draf Surat Tugas Reviewer

Surat undangan semina proposal

Surat tugas yang ditandatangani diperbanyak

Surat Tugas, Form Review, undangan seminar dan Proposal

Seminar proposal penelitian

Rekapitulasi rekomendasi, nilai reviewer dan hasil seminar

Hasil Seminar proposal penelitian

keputusan Diterima tanpaditerima dengan revisi ditolak Revisi maksimal 4 hari

Proposal hasil revisi

Verifikasi hasil revisi

18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian a Proposal yang lolos desk evaluasi wajib dilakukan review oleh tim reviewer LPPM b Tim reviewer wajib independen dan profesional dalam melaksanakan pekerjaannya dengan mengacu terhadap Halaman | 26


2012

kriteria, indikator, bobot, skor, dan nilai yang telah ditetapkan dalam pedoman penelitian dan PPM c Seluruh hasil final penilaian reviwer di jumlahkan untuk kemudian di hitung nilai rata ratanya d Kriteria penetapan pemenang seleksi poroposal  Jika hasil rata rata < 200 proposal di tolak  Jika hasil rata rata di atas 300 sampai 399 diterima dan masuk pagu 1  Jika hasil rata rata di atas 399 sampai 500 diterima dan masuk pagu 2 e Ketua LPPM harus menerbitkan surat keputusan tentang proposal yang diterima sesuai pagu penelitian, serta proposal yang ditolak.

19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian a Staf Administrasi/KTU LPPM mengadministrasikan dan merekap hasil nilai review proposal dari tim reviewer (sesuai form. Khusus ). b Hasil perhitungan tersebut disampaikan ke kepala pusat terkait untuk di verifikasi dan ditandatangani c Staf administrasi/KTU LPPM membuat surat keputusan tentang proposal yang diterima berdasarkan pagu penelitiannya, serta proposal yang ditolak d Draft SK disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk di otorisasi, selanjutnya disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani e SK yang ditandatangani disampaikan kembali kepada staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti.

Halaman | 27


2012

Flowchart Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian Staf Adm/KTU LPPM

Kepala Pusat Terkait

Mengadministrasikan dan merekap nilai hasil review dari tim reviewer

Hasil rekapitulasi diverifikasi dan otorisasi

Membuat SK

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

SK di paraf/di otorisasi

SK ditandatangani

SK diadministrasikan dan ditindaklanjuti

20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi a. LPPM wajib membuat surat edaran ke pengusul proposal berkaitan dengan keputusan diterima dan ditolaknya proposal yang diajukan, baik yang sumberdanannya dari internal maupun dari pihak luar

Halaman | 28


2012

b. Surat edaran sebagaimana pada poin a wajib ditembuskan ke rektor dan pimpinan unit kerja c. LPPM berkewajiban pula mempublikasi hasil seleksi proposal dalam situs LPPM atau dipampangkan dalam sebuah baligo serta di dokumentasikan dalam data base penerima bantuan penelitian

21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi a. KTU/staf administrasi LPPM, membuat surat pemberitahuan ke peneliti/pelaksana PPM yang akan mendapat batuan dana b. Surat tersebut ditandatangani ketua LPPM setelah di paraf oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan dalam ketentuan. Jika ketua LPPM tidak ada surat tersebut ditandatangani oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan c. KTU/staf administrasi menyampaikan surat ke pihak peneliti/pelaksana PPM yang mendapat bantuan d. KTU/staf administrasi mengapload pemberitahuan ini ke dalam situs LPPM atau dipampang dalam sebuah baligo e. KTU/staf administrasi menyampaikan surat tembusan ke rektor dan unit kerja sebagai laporan dan koordinasi, f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan arsipnya sesuai ketentuan.

Halaman | 29


2012

Flowchart Pengumuman Proposal Penelitian Lolos Seleksi KTU LPPM/Staf Adm Sekretaris LPPM

Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal

Ketua LPPM


Pengusul Proposal

Rektor dan Pimpinan Unit kerja

Surat dan rekap yang sudah ditandatangani



setuju Diverifikasi jika Surat dan rekap Revisi setuju dibubuhkan perlu diperbaiki paraf


Tindaklanjut upload ke web LPPM dan pengadministrasian

Arsif

Halaman | 30

Surat dan rekap ditandatangani


2012

22 Ketentuan Pengajuan Bantuan Dana Penelitian dari LPPM ke Lembaga a. Proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriterian pagu pembiayaan dari LPPM c. BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2 sebagai bentuk koordinasi. d. PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu 23 Prosedur Pengajuan Bantuan Dana Lembaga

Penelitian dari LPPM ke

a. LPPM mengajukan proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriterian pagu pembiayaan dari LPPM c. Kemudian BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2 sebagai bentuk koordinasi. d. Selanjutnya PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu, kemudian surat tersebut disampaikan ke bagian keuangan.

Halaman | 31


2012

Flowchart Pengajuan Biaya Penelitian dari LPPM ke Lembaga

LPPM

BAUM

Surat Pengajuan pencairan dana, daftar peneliti yang lolos direview, kriteria pagu

Surat diadministrasikan dan dilampiri form.disposisi

Rektor/PR

Bagian Keuangan

Surat pengajuan pencairan dana dan disposisi

Dilakukan disposisi oleh Rektor dan PR

Surat yang sudah didisposisi

Surat yang sudah di disposisi

Surat yang sudah didisposisi

24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian dosen di bagian keuangan dilampiri kwitansi penerimaan uang. b. KTU/staf keuangan LPPM wajib menyampaikan informasi ke pihak peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan c. KTU/staf keuangan LPPM wajib membuat MoU dengan pihak peneliti, di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing

Halaman | 32


d. e. f. g.

2012

rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing pihak (ketua LPPM dan ketua peneliti) Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak peneliti Penyerahan dana penelitian dialas dengan kuitansi rangkap 3 Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar, Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM.

25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian dosen di bagian keuangan. b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan konfirmasi ke pihak peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan bahwa dana segera diambil di LPPM. c. Sebelum penyerahan dana penelitian pihak LPPM memberikan MoU pelaksanaan penelitian, untuk dibaca dan dipahami oleh pihak peneliti d. Setelah sepakat MOU tersebut di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing pihak e. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak peneliti f. Setelah MOU disepakati dan ditandatangani, selanjutnya dilakukan penyerahan dana penelitian yang dialas dengan kuitansi rangkap 3 (untuk dosen yang melakukan penelitian, tembusan untuk unit kerja dan arsip).

Halaman | 33


2012

g. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar, h. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM. Flowchart Pencairan Dana Penelitian Bagian Keuangan Universitas

KTU/Staf Keuangan LPPM

Uang Kas Bantuan Penelitian


Dosen/Kelompok Dosen

Konfirmasi ke pengusul dan Penyiapan MOU

MOU

Penandatangan MOU oleh peneliti dan LPPM


26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Danannya dari Luar a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh LPPM b. Isi perjanjian tersebut sesuai dengan isi perjanjian antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis.

Halaman | 34


2012

c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak sebagai pihak kedua d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak

27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Luar a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana bantuan penelitian b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. KTU/staf administrasi mendadministrasikan Mou tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan.

Halaman | 35


2012

Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Luar)

Peneliti

Staf Adm/ KTU LPPM

Undangan Pelaksanaan MoU


Membuat Draft MoU

Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk

Ketua LPPM

Penjelasan MoU

Penjelasan isi MoU

Penandatanganan Mou Rangkap 2

Pembubuhan paraf

Mou

Mou

File

Halaman | 36

Penandatanganan MoU


2012

28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian b. Perjanjian tersebut berisi hak dan kewajiban, serta hal lainnya diantara para pihak c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak sebagai pihak kedua d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak

29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana batuan penelitian b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM

Halaman | 37


2012

f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan Mou tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan. Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Internal)

Peneliti

Staf Adm/ KTU LPPM



Membuat Draft MoU

Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk

Ketua LPPM

Penjelasan MoU

Penjelasan isi MoU

Penandatanganan Mou Rangkap 2

Pembubuhan paraf

Mou

Mou

File

Halaman | 38

Penandatanganan MoU


2012

30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian a. LPPM wajib melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan b. Kegiatan sebagaimana pada poin a dilakukan oleh tim atau pihak yang direkomendasi kepala pusat penelitian (tenaga reviewer/tenaga ahli) yang di syahkan oleh ketua LPPM melalui surat penugasan c. Indikator monitoring dan evaluasi internal pelaksanaan penelitian mengacu terhadap proposal yang diusulkan dan MoU yang telah ditandatangani pihak peneliti dengan LPPM d. Tim atau pihak yang ditunjuk wajib melaporkan hasil monev atau perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada kepala pusat penelitian yang bertindak sebagai koordinator kegiatan monev e. Kepala pusat penelitian wajib menyampaikan hasil monev sebagaimana poin 4 kepada ketua LPPM melalui sekretaris dalam form. monev penelitian yang ditetapkan.

31 Prosedur Monitoring Penelitian

dan

Evaluasi

Internal

Pelaksanaan

a. LPPM membuat tim monitoring dan evalusi pelaksanaan penelitian/PPM b. Kapus terkait mengajukan nama anggota tim monev, sedangkan koordinator tim secara otomatis kapus terkait, usulan tersebut disampaikan ke KTU/staf administrasi c. KTU/staf administrasi membuat draf surat tugas kemudian disampaikan ke sekretaris untuk di evalusi dan di verifikasi, jika sudah setuju maka membubuhkan paraf pada nama ketua LPPM

Halaman | 39


2012

d. Sekretaris LPPM menyampaikan draf surat yang sudah diotorisasi e. Ketua LPPM melakukan evaluasi nama nama yang diajukan, jika setuju maka langsung ditandatangani (jika ada revisi tentang nama tim, maka surat tugas tersebut direvisi kembali) f. KTU/staf administrasi mengambil surat tugas yang sudah ditandatangani ketua LPPM g. KTU/staf administrasi menggandakan surat tugas/SK tersebut dan didtribusikan ke nama nama yang tercantum, kemudian mencatat surat tugas/SK tersebut dalam buku dokumen SK, kemudian mengarsipkannya sesuai ketentuan h. Tim monev melaksanakan tugasnya mengacu terhadap substansi i. Setiap periode tertentu tim monev menyampaikan hasil kepada Kapus terkait, dan ketua LPPM melalui sekretaris. j. Rekomendasi hasil monev dari kapus terkait/sekretaris/ketua LPPM ditindaklanjuti oleh tim dalam melaksanakan monev

Halaman | 40


2012

Flow Chart Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian Staf adm/KTU LPPM

Kapus Penelitian

Usulan Tim Monev

Usulan Tim Monev Internal

Pembuatan Draf surat Tugas Tim Monev

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Draf Surat Tugas Tim Monev diverifikasi dan di paraf

Draf Surat Tugas Tim Monev

Tim Monev Internal

Revisi

Disetujui Draf direvisi

Surat Tugas diadministrasikan dan ditindaklanjuti

Draf di tandatangani

Arsif

Surat Tugas Laporan Hasil Monev

Laporan Hasil Monev

Laporan Hasil Monev

Pelaksanaan Monev Rekomendasi

Rekomendasi

Rekomendasi

Halaman | 41


2012

32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal a. Hasil penelitian dilaporkan sesuai dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian utuh, 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF c. Pelaporan hasil harus sesuai dengan MoU yang disepakati antara peneliti dengan LPPM d. Staf administrasi/KTU mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. LPPM berwenang untuk mengadakan seminar hasil penelitian terutama hasil penelitian yang dianggap layak dan baik untuk diseminarkan. f. Setiap semester atau setiap tahun proposal dan pelaporan hasil penelitian harus di rekap dalam sebuah tabel rekapitulasi proposal dan pelaporan hasil penelitian (antara proposal dan pelaporan hasil penelitian terpisah). 33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal a. Peneliti sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam MoU wajib menyerahkan hasil penelitian ke LPPM dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian lengkap (sesuai dengan ketentuan dan MoU), antara lain 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF

Halaman | 42


2012

c. Staf adm/KTU melakukan verifikasi kelengkapan laporan hasil penelitian, Jika laporan tersebut tidak lengkap maka dikembalikan lagi kepada peneliti untuk dilengkapi d. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. Buki terima penyerahan hasil penelitian disampaikan ke pihak peneliti Flowchart Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal Peneliti

Staf Adm/KTU LPPM

Hasil Penelitian

Hasil Penelitian

CD

CD

Hasil Penelitian

Tidak

Verifikasi kelengkapan

CD ya

Perbaikan kelengkapan

Hasil Penelitian CD

Dokumentasi dan administrasi hasil penelitian

Bukti penyerahan hasi penelitian

Bukti penyerahan hasi penelitian

Arsif

Halaman | 43


2012

34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI a. LPPM secara kelembagaan wajib melakukan pelaporan ke DIKTI atas kegiatan penelitian yang sumber pembiayaannya dari DIKTI b. LPPM wajib mematuhi ketentuan yang telah disepakati dalam MoU dengan Dikti c. Pelaporan hasil penelitian dilakukan secara kolektif dan diajukan ke DIKTI sebagai bentuk pertanggungjawaban kelembagaan sesuai dengan MoU antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis. 35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM Ke DIKTI a. Peneliti yang sumber dananya dari DIKTI menyampaikan laporan lengkap sesuai dengan ketentuan ke LPPM b. KTU/staf administrasi menerima dan mencatat laporan (laporan termin ke 1 atau laporan akhir) dalam buku laporan penelitian (dialas dengan bukti penerimaan rangkap 2, ragkap 1 untuk peneliti, rangkap 2 sebagai arsip di LPPM) c. KTU/staf aministrasi LPPM mempersiapkan surat pengantar laporan penelitian ke DIKTI jika dikirim melalui email maka KTU/staf administrasi LPPM mengirim via email sesuai dengan ketentuan berlaku dalam MoU(bila dikirim secara on line), d. Ketua LPPM melalui sekretaris melakukan verifikasi terhadap surat dan dokumen laporan tersebut e. Ketua LPPM melakukan otorisasi surat tersebut. f. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan tersebut di sertai surat pengantar lembar pertama, sedangkan surat lembar ke 2 disampaikan ke rektor sebagai laporan dan lembar ke 3 sebagai arsip

Halaman | 44


2012

g. KTU/staf administrasi surat keluar tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan bukti pengiriman/faktur pengiriman serta arsip laporan sesuai ketetuan

Flowchart Pelaporan Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari DIKTIi

Peneliti

Staf Adm/KTU LPPM

Laporan per termin atau akhir

Laporan per termin atau akhir

Bukti Penerimaan Laporan

Bukti Penerimaan Laporan (3 Rangkap)

Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya.

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM



Verifikasi dan Paraf


Rektor

Dikti

Penandatanganan

Surat Pengantar Laporan (Sebagai Laporan)

Surat Pengantar Laporan dan dokumennya.

arsip

Halaman | 45


2012

36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal a. LPPM melalui kepala pusat penelitian melakukan seleksi kualitas hasil penelitian, yang diselenggarakan per akhir tahun anggaran b. LPPM berwenang untuk meminta pihak peneliti untuk melakukan publikasi melalui seminar hasil internal. c. Teknis penyelengaraan kegiatan sepenuhnya kewenangan LPPM melalui kepala penelitian d. LPPM melalui kepala pusat penelitian berkewajiban mengundang peserta seminar sesuai dengan relevansi keilmuan maupun jika diperlukan mengundang pihak pihak luar yang memungkinkan adanya tindaklanjut kegiatan (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). 37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal a Kepala pusat penelitian melakukan seleksi terhadap hasil penelitian setiap akhir tahun anggaran. b Hasil penyeleksian tersebut di rekapitulasi kemudian disampaikan ke staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti c Staf Adm/KTU membuat surat undangan melakukan seminar terhadap para peneliti/pelaksana PPM yang terpilih, selain itu juga dibuatkan undangan kepada pihak pihak terkait yang memiliki relevansi (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). d Surat undangan disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk diparaf selanjutnya disampaikan kepada ketua LPPM untuk ditandatangani e Staf adm/KTU LPPM menyebar surat undangan terhadap narasumber dan peserta seminar.

Halaman | 46


2012

Flowchart Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian

Narasumber/Peneliti

Staf adm/KTU LPPM

Rekapitulasi hasil penyeleksian hasil penelitian/PPM

Surat Undangan terhadap narasumber dan peserta undangan

Undangan narasumber

Kepala Pusat Penelitian

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Dilakukan paraf terhadap surat undangan

Penandatanganan surat undangan

Peserta Undangan

Penyeleksiaan hasil penelitian/ PPM

Surat undangan disebar

Undangan sebagai peserta seminar

File

38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian a. Setiap hasil penelitian yang didanai oleh internal maupun yang memperoleh sumber dana dari luar wajib untuk dipublikasi pada jurnal hasil penelitian b. Publikasi sebagaimana pada poin 1, minimal diterbitkan pada jurnal hasil penelitian yang ber ISSN pada jurnal yang ada di lingkungan internal c. Lembaga Universitas berkewajiban untuk memfasilitasi dan mendukung publikasi hasil penelitian untuk diterbitkan pada jurnal terkareditasi maupun jurnal internasional atau dalam proses perolehan HAKI

Halaman | 47


2012

d. Lembaga Universitas berkewajiban memfasilitasi dan mendukung terhadap hasil penelitian model terapan atau teknologi tepat guna untuk diaplikasikan dalam kegiatan Pengabdian kepada masyarakat 39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM a. Hasil penelitian yang lolos seleksi tim yang dibentuk LPPM akan ditindak lanjuti untuk kegiatan PPM b. LPPM menyampaikan informasi kepada peneliti, bahwa penelitian tersebut layak untuk diimplementasikan, selanjutnya LPPM melalui kepala pusat PPM membuat tim PPM termasuk di dalamnya personil peneliti c. Tim PPM membuat proposal pelaksanaan PPM ditujukan ke rektor c.q ketua LPPM d. LPPM melakukan review proposal oleh tim reviewer yang ditunjuk e. Kalau ada revisi perlu diperbaiki paling lambat 4 hari sejak surat pemberitahuan diterima pengusul f. Proposal yang diterima akan didanai g. Tim melakukan PPM h. Pelaksanaan PPM dilakukan monev oleh tim yang dibentuk LPPM dengan koordinator kepala pusat PPM i. Hasil PPM wajib dilaporkan dalam bentuk pertanggungjawaban kegiatan kepada LPPM j. LPPM mengupayakan hasil PPM dibuat dalam jurnal pengabdian kepada masyarakat.

Halaman | 48


2012

Flowchart Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM Peneliti

LPPM

Laporan Hasil penelitian

Membentuk tim seleksi hasil penelitian

TIM PPM

Tim Reviewer Proposal

Tim Monev

Surat tugas tim review proposal

Surat tugas monev PPM

Hasil seleksi tim

Pemberitahuan bahwa hasil penelitian akan ditindaklanjuti

Lolos

Lolos / tidak lolos seleksi

LPPM tim PPM termasuk personil peneliti, tim review proposal, dan tim monev

Tim PPM membuat proposal

Proposal disamapikan ke LPPM, dilengkap surat pengatar

Hasil review, disertai catatn untuk revisi

Proposal direview

Perbaikan proposal

Revisi

Hasil review

Lolos

Proposal lolos seliksi

Pelaksanaan PPM

Pelaksanaan Monev PPM

Laporan kegiatan PPM

Halaman | 49


2012

40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal a. Peneliti membuat artikel dari hasil penelitian sesuai dengan ketentuan jurnal yang dituju, kemudian menyampaikannya ke pengelola jurnal b. Pengelola jurnal mendokumentasikan secara baik artikel yang diusulkan, kemudian mendistribusikan ke tim penyunting/review, disertai form. Penilaian, dan surat tugas review artikel c. Tim penyunting/review mengembalikan artikel paling lambat 3 hari kepada pengelola jurnal disertai hasil telaahan yang disajikan dalam form. Penilaian d. Artikel yang revisinya tidak selesai 2 minggu sebelum waktu pencetakan jurnal dialokasikan untuk terbitan jurnal berikutnya. e. Artikel yang memenuhi ketentuan berdasarkan pertimbangan tim penyunting/review kemudian diterbitkan.

Halaman | 50


2012

Flowchart Publikasi Hasil Penelitian ke Jurnal Internal Peneliti

Pengelola Jurnal di Unit Kerja

Tim peneliti membuat artikel sesuai pedoman penulisan

Artikel di dokumentasikan

Tim Penyunting/ reviwer isi Jurnal

Menyiapkan surat tugas kepada tim penyiunting/ reviewer

Revisi artikel maksimal 2 minggu sebelum waktu pencetakan

Perlu revisi

LPPM

Tim menerima artikel dan surat tugas untuk review

Tidak

Tim melaksanakan review maksimal 3 hari

ya Artikel dikompilasi dan diseting sesuai ketentuan menjadi draf jurnal

Artikel lolos revisi

Pengelola jurnal mengirim surat permintaan pencetakan, disertai draf jurnal dan daftar pihak yang harus dikirim

Draf perlu revisi

Dilakukan desk evaluasi draf jurnal

revisi

Hasil desk evaluasi tim LPPM

Lolos Revisi

Draf jurnal siap di cetak

Halaman | 51


41 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Dananya dari DIKTI

2012

Peneliti yang sumber

a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para peneliti yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati b. Sangsi sebagaimana pada poin 1 diberikan jika tidak diperolehnya alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan. c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera salam surat perjanjian. d. Sangsi sebagaimana poin 2, selain sangsi yang mengikat dalam surat perjanjian, ditambah dengan LPPM memberikan sangsi untuk tidak merekomendasi pengusulan proposal penelitian maupun PPM minimal selama 2 tahun 42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti Yang Sumber Dananya dari Internal a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para peneliti yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati. b. Sangsi sebagaimana pada poin 1 diberikan jika tidak diperolehnya alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan. c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera salam surat perjanjian. d. Sangsi sebagaimana poin 2, selain sangsi yang mengikat dalam surat perjanjian, ditambah dengan tidak diberi kesempatan untuk mendapat bantuan dana penelitian atau dana bantuan PPM paling minimal 1 tahun anggaran.

Halaman | 52


2012

43 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar a. LPPM berkewajiban mengupayakan penggalangan dana kegiatan penelitian b. Penggalangan dana diberikan jika pencairan dana kegiatan yang bersumber dari luar (pihak eksternal) mengalami keterlambatan c. Besarnya penggalangan dana minimal bisa memenuhi kebutuhan untuk kegiatan pada termin kegiatan berjalan d. Sumber penggalangan dana diupayakan dari anggaran LPPM atau dari pihak Universitas e. LPPM wajib membuat perjanjian dengan pihak peneliti atau pihak yang melaksanakan PPM mengenai penyelesaian pembayaran dana galangan f. Realisasi penggalangan dana paling lambat 6 hari dihitung sejak surat diterima dari pihak peneliti 44 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari Luar a. Pengajuan permintaan penggalangan kegiatan penelitian yang yang sumber dana nya dari pihak eksternal disampaikan oleh yang menerima hibah/bantuan/ sumber dana dari luar b. LPPM wajib menindaklanjuti ajuan penggalangan dana penelitian tersebut dengan mengajukan surat permohonan penggalangan dana c. Surat tersebut ditujukan kepada Rektor cq. Pr.2 melalui BAUM d. Isi surat harus menjelaskan pos/sub pos sumber pembiayaan e. KTU/Staf administrasi LPPM menyampaikan surat tersebut ke BAUM

Halaman | 53


2012

f. KTU/staf administrasi wajib mengadministrasikan surat keluar ke dalam buku dokumen surat keluar, buku ekspedisi, dan mendokumentasikan sesuai ketentuan g. BAUM wajib mengadministrasikan surat tersebut dan melampirkan disposisi dan menyampaikan surat tersebut ke rektor c.q Pr 2. h. Setelah rektor dan Pr 2 memberikan disposisi, maka surat dan disposisi tersebut diberikan ke bagian keuangan Flowchart Pengajuan Penggalangan dana Penelitian sumber dari Luar Peneliti

LPPM

BAUM

Rektor/PR

Surat pengajuan penggalangan dana kegiatan penelitianPPM

Surta ajuan dari LPPM

Surta ajuan dari LPPM

Disposisi

Disposisi

Bag.Dana Unsil

Surat pengajuan penggalangan dana penelitian

LPPM membuat surat ajuan dana penggalangan dsertai surat dari pemohon

Surat pengajuan dan disposisi

45 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar a. Staf keuangan LPPM setelah menerima pencairan uang dari bagian keuangan Rektorat, mempersiapkan kuitansi rangkap 2, yang dibuat secara benar, jelas dan lengkap.

Halaman | 54


2012

b. KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pihak yang mengajukan penggalangan dana pada hari turunnya dana dari universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana. c. Pihak yang mengajukan penggalangan dana datang ke LPPM, menghubungi KTU/staf keuangan LPPM d. KTU/staf keuangan menyerahkan dana insentif tersebut dialas dengan kwitansi rangkap 2 dan surat perjanjian penggalangan dana rangkap 2 yang harus ditandatangani oleh pihak penerima dana penggalangan e. Staf keuangan menyerahkan uang kepada pihak yang mengajukan dana penggalangan dilampiri kwitansi lembar ke 1 dan surat perjanjian penggalangan dana lembar ke 1 f. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke 2 dalam dokumen bukti kas keluar, serta mendokumentasikan surat perjanjian dana penggalangan

Halaman | 55


2012

Flowchart Pencairan Dana Talangan Penelitian (sumber dana dari luar) Peneliti

Pemberitahuan kepada peneliti

KTU/Staf Keuangan LPPM

Bag Keuangan Unsil

Dana talangan penelitian

Dana talangan penelitian

Diadministrasikan, pembuatan kwitansi rangkap 2

Penandatanganan kwitansi oleh peneliti

Kwitansi lembar ke 2 arsif Dana talang

Halaman | 56


2012

46 Ketentuan Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal a. Pihak Pengguna (instansi, lembaga pemerintah/swasta) wajib mengajukan Surat Permintaan ijin ke Lembaga Universitas Siliwangi b. Surat Permohonan ijin Penggunaan Tenaga Ahli / Dosen ditujukan ke Rektor c.q. Ketua LPPM c. LPPM wajib merespon, mempertimbangkan dan menindaklanjuti permintaan tersebut d. Kepala Pusat penelitian berkewajiban untuk menunjuk namanama tenaga ahli dengan merujuk pada SK Rektor tentang Tenaga Ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya e. Ketua LPPM wajib memberikan pertimbangan atas usulan kapus penelitian f. LPPM wajib membuat surat tugas untuk tenaga ahli yang akan digunakan pihak luar. g. LPPM wajib membalas surat permohonan ijin dari pihak luar, dilampiri nama nama yang direkomendasikan h. Surat balasan ke pihak pengguna wajib ditembuskan ke rektor sebagai laporan, dan ke pihak unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, serta arsif.

47 Prosedur Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal a. Surat permohonan Ijin dari pihak Pengguna (instansi,lembaga pemerintah/swasta) diterima LPPM, KTU/Staf administrasi LPPM mencatat di buku surat masuk, kemudian melampirkan form. disposisi.

Halaman | 57


2012

b. Kepala pusat penelitian menelaah dan menentukan tenaga ahli merujuk pada SK rektor tentang tenaga ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya. c. Kepala pusat penelitian mengusulkan nama-nama tenaga ahli ke Ketua LPPM melalui sekretaris, d. Ketua dan sekretaris LPPM memberikan paraf pesetujuan atau memberikan masukan / pertimbangan bila tidak menyetujui. e. KTU/Staf administrasi LPPM membuat rancangan surat tugas untuk tenaga ahli yang telah ditentukan diserahkan ke ketua LPPM melalui seketaris untuk ditelaah dan surat balasan ke pihak pemohon f. Ketua LPPM atau pihak yang ditunjuk sesuai ketentuan mewakili atas nama Ketua LPPM menandatangani Surat Tugas, kemudian surat tugas tersebut disampaikan ke tenaga ahli yang ditugaskan g. LPPM mengirimkan surat balasan kepihak pemohon yang dilampiri nama-nama tenaga ahli yang direkomendasikan. Surat tersebut ditembuskan ke rektor sebagai bentuk laporan, ke pimpinan unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, dan arsip

Halaman | 58


2012

Flowchart Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal

Pemohon

KTU LPPM/ Staf Adm

Surat permohonan permintaan Tenaga Ahli

Surat permohonan diadministrasi kan dan melampirkan form.disposisi

Kapus Sekretaris LPPM Penelitian

Surat permohonan didisposisi

Surat permohonan dan usulan tenaga ahli didisposisi

Ketua LPPM

Tenaga Ahli

Pimp. Unit Kerja

Rektor

Surat permohonan dan usulan tenaga ahli didisposisi

Membuat usulan nama tenaga ahli Surat permohonan, nama tenaga ahli yang didisposisi dan disetujui

Pembuatan surat tugas dan surat balasan

Pemarafan dan penandatanganan surat tugas dan surat balasan ke pihak pemohon oleh Ketua LPPM atau pihak yang diperkenankan menurut ketentuan

Surat tugas dan surat balasan yang sudah ditandatangan Surat tugas T surat balasan dan daftar tenaga ahli yang direkomendasi

Tembusan surat balasan dan surat tugas Tembusan surat balasan dan surat tugas

arsip

Halaman | 59

BAB II STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENELITIAN

Recommend Documents