PENGADILAN NEGERI BANJARNEGARA STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) URUSAN KEPEGAWAIAN NOMOR: W12.U26/70/KP.07.01/04/2014 TANGGAL : 23 APRIL 2014 A. PROSEDUR KENAIKAN GAJI BERKALA NO
URAIAN KEGIATAN
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 10 Menit
1
Menyiapkan blangko KGB, pangkat terakhir, SK penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir dan menyerahkan ke kaur kepegawaian
2
Membuat konsep SK KGB
Kaur Kepegawaian
20 Menit
3
Mengetik SK KGB asli
Staf Kepegawaian
30 Menit
4
Memberikan SK KGB kepada Kaur Kepegawaian untuk diteliti dan diberi paraf
Staf Kepegawaian
10 Menit
5
SK KGB diteruskan ke wakil sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diteliti dan diberi paraf
Staf Kepegawaian
15 Menit
6
Meneruskan SK KGB kepada Ketua Pengadilan Negeri untuk ditandatangani
Staf Kepegawaian
10 Menit
7
Memberi nomor dan tanggal distempel dan diserahkan ke Kepegawaian
surat, Kaur
Staf Kepegawaian
10 Menit
8
Menyerahkan surat ke Urusan Keuangan, pegawai yang bersangkutan dan tembusan surat kepada Urusan Umum untuk dikirimkan kepada instansi terkait, serta mengarsipkan SK KGB(Kenaikan Gaji Berkala)
Staf Kepegawaian
5 Menit
9
Menulis jadwal Kenaikan Gaji Berkala berikutnya untuk pegawai yang bersangkutan di papan rencana Kenaikan Gaji Berkala
Staf Kepegawaian
5 Menit
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 60 Menit
B. PROSEDUR PROMOSI JABATAN NO
URAIAN KEGIATAN
1
Menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk usulan promosi jabatan pegawai yang bersangkutan yang terdiri dari: • DP3 dua tahun terakhir 5
• • • • • • • •
Daftar riwayat hidup Daftar riwayat pekerjaan SK calon pegawai SK pangkat terakhir SK jabatan Surat pernyataan melaksanakan tugas (SPMT) Surat pernyataan masih menduduki jabatan Berita acara hasil rapat tim baperjakat (masing-masing difotokopi 6 rangkap lalu menyerahkannya ke Kaur Kepegawaian untuk dilegalisir)
2
Membuat konsep promosi jabatan.
3
Mengetik jabatan.
4
Memberikan pengantar usulan promosi jabatan kepada Kaur Kepegawaian untuk diteliti dan diberi paraf
5
pengantar
pengantar
usulan
usulan Kaur Kepegawaian
15 Menit
Staf Kepegawaian
15 Menit
Staf Kepegawaian
10 Menit
Staf Kepegawaian
10 Menit
promosi
Pengantar usulan promosi jabatan diteruskan ke wakil sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diteliti dan diberi paraf
6
Meneruskan Pengantar usulan promosi jabatan kepada Ketua Pengadilan Negeri untuk ditandatangani.
Staf Kepegawaian
10 Menit
7
Memberi nomor dan tanggal surat, distempel dan diserahkan ke Kaur Kepegawaian.
Staf Kepegawaian
10 Menit
8
Menyusun berkas usulan promosi jabatan sesuai dengan urutannya sebanyak 6 berkas.
Staf Kepegawaian
10 Menit
Staf Kepegawaian
10 Menit
Staf Kepegawaian
5 Menit
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 60 Menit
9
10
Menyerahkan berkas usulan dan tembusannya kepada bagian umum untuk dikirimkan ke instansi terkait dan kepada pegawai yang bersangkutan. Mengarsipkan berkas jabatan.
usulan promosi
C. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT NO
URAIAN KEGIATAN
1
Menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk usulan kenaikan pangkat pegawai yang 6
bersangkutan yang terdiri dari: • • • • • • • •
DP3 dua tahun terakhir Daftar riwayat hidup Daftar riwayat pekerjaan SK calon pegawai SK pangkat terakhir Kartu Pegawai Surat pernyataan melaksanakan tugas (SPMT) Surat pernyataan masih menduduki jabatan bagi pegawai yang mempunyai jabatan struktural/ fungsional (masingmasing difotocopy 6 rangkap lalu menyerahkannya ke kasub kepegawaian untuk dilegalisir)
2
Membuat konsep kenaikan pangkat.
3
Mengetik pangkat.
pengantar
usulan Kaur Kepegawaian
15 Menit
Staf Kepegawaian
15 Menit
Staf Kepegawaian
15 Menit
Staf Kepegawaian
10 Menit
6
Memberi nomor dan tanggal surat, distempel dan diserahkan ke Kaur Kepegawaian.
Staf Kepegawaian
10 Menit
7
Menyusun berkas usulan kenaikan pangkat sesuai dengan urutannya sebanyak 6 berkas.
Staf Kepegawaian
10 Menit
8
Menyerahkan berkas usulan dan tembusannya kepada bagian umum untuk dikirimkan ke instansi terkait dan kepada pegawai yang bersangkutan.
Staf Kepegawaian
10 Menit
Staf Kepegawaian
5 Menit
4
5
9
Pengantar
usulan
kenaikan
Surat diserahkan Kepada Kaur Kepegawaian untuk diteliti, diparaf dan kemudian dinaikan ke wakil sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diteliti ulang dan diberi paraf. Surat dinaikan ke Ketua Pengadilan Negeri untuk ditandatangani.
Mengarsipkan berkas usulan kenaikan pangkat.
D. REKAP ABSEN UNTUK UANG MAKAN DAN REMUNERASI NO
URAIAN KEGIATAN
1
Merekap absensi pegawai selama satu bulan untuk mengetahui jumlah uang makan dan remunerasi pegawai. 7
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 30 Menit
2
Membuat laporan pertanggungjawaban absensi masing-masing untuk uang makan dan remunerasi setiap bulannya, lalu menyerahkannya kepada kasub.bag kepegawaian dan ketua pengadilan negeri untuk ditandatangani.
3
Menandatangani pertanggungjawaban bulannya.
absensi
Staf Kepegawaian
laporan 1. Ketua Pengadilan setiap 2. Kaur Kepegawaian
15 Menit
10 Menit
4
Menyerahkan laporan pertanggungjawaban absensi untuk uang makan dan remunerasi ke bagian keuangan.
Staf Kepegawaian
10 Menit
5
Mengarsipkan laporan absensi
Staf Kepegawaian
5 Menit
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 45 Menit
Staf Kepegawaian
20 Menit
E. DATA PEGAWAI NO
URAIAN KEGIATAN
1
Membuat laporan data hakim dan data pegawai
2
Membuat pengantar laporan data kepegawaian dan menyerahkannya kepada kasub.bag. Kepegawaian lalu menaikkannya bersama laporan data kepegawaian kepada Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diteliti kembali dan diparaf
3
Menandatangani laporan data hakim dan 1. Ketua Pengadilan pegawai 2. Panitera/ Sekretaris
10 Menit
4
Memberikan nomor surat menyerahkannya ke instansi terkait
Staf Kepegawaian
10 Menit
5
Mengarsipkan surat
Staf Kepegawaian
5 Menit
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 1 Hari
dan
F. PEMBUATAN DP3 NO
URAIAN KEGIATAN
1
Menyerahkan blangko DP3 untuk diisi oleh pejabat penilai
2
Mengetik DP3 setiap pegawai di unit organisasi
Staf Kepegawaian
1 Hari
3
Menyerahkan DP3 kepada pejabat penilai untuk ditanda tangani
Staf Kepegawaian
30 Menit
8
4
Penandatanganan bersangkutan
DP3
oleh
yang
Pegawai yang bersangkutan
30 Menit
5
Penandatanganan DP3 oleh atasan pejabat Atasan pejabat penilai penilai
30 Menit
6
Mengirim DP3 ke Pengadilan Tinggi untuk DP3 hakim dan Panitera/ Sekretaris
Staf Kepegawaian
15 Menit
7
Mengarsipkan DP3 kedalam box file masing-masing pegawai
Staf Kepegawaian
25 Menit
G. PEMBUATAN KP4 NO
URAIAN KEGIATAN
1
Membuat konsep KP4
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Kaur Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 30 Menit
2
Mengetik KP4
Staf Kepegawaian
3
Penandatanganan KP4 oleh Pegawai yang Pegawai yang bersangkutan bersangkutan
60 Menit
4
KP4 dinaikan ke Wakil Sekretaris dan Staf Kepegawaian Panitera/ Sekretaris untuk diparaf
30 Menit
5
KP4 dinaikkan ke Ketua Pengadilan Staf Kepegawaian Negeri untuk ditandatangani
30 Menit
6
KP4 diserahkan ke bagian Keuangan
Staf Kepegawaian
5 Menit
7
Mengarsipkan KP4
Staf Kepegawaian
5 Menit
60 Menit
H. USULAN CUTI NO 1
URAIAN KEGIATAN
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Mengetik usulan cuti pegawai yang akan Staf Kepegawaian mengambil cuti
WAKTU PENYELESAIAN 30 Menit
2
Menandatangani usulan cuti, meminta Pegawai yang catatan dari kaur Kepegawaian tentang bersangkutan cutinya, meminta persetujuan dari atasan langsung dan Ketua Pengadilan Negeri
30 Menit
3
Setelah mendapat persetujuan cuti dari Staf Kepegawaian atasan kemudian surat cuti diketik
30 Menit
4
Menyerahkan surat cuti kepada kaur Staf Kepegawaian Kepegawaian untuk diteliti lalu dinaikkan ke Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diparaf
20 Menit
5
Menaikkan surat cuti kepada Ketua Staf Kepegawaian Pengadilan Negeri utnuk ditanda tangani
20 Menit
9
6
Surat Cuti diberi nomor dan cap lalu Staf Kepegawaian diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan dan tembusannya ke bagian umum untuk dikirim ke instansi terkait
5 Menit
7
Mengarsipkan surat cuti
5 Menit
Staf Kepegawaian
I. SURAT TUGAS
1
Membuat konsep surat tugas
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Kaur Kepegawaian
2
Mengetik Surat Tugas
Staf Kepegawaian
10 Menit
3
Menyerahkan surat tugas kepada kaur Staf Kepegawaian Kepegawaian untuk diteliti kembali dan menaikkan ke Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diparaf
10 Menit
4
Menaikkan surat tugas kepada Ketua Staf Kepegawaian Pengadilan Negeri untuk di tandatangani
10 Menit
5
Surat tugas diberi nomor dan dicap Staf Kepegawaian kemudian diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan dan urusan keuangan
10 Menit
6
Mengarsipkan surat tugas
10 Menit
NO
URAIAN KEGIATAN
Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 10 Menit
J. PELANTIKAN/ PENYUMPAHAN NO
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Menerima SK PNS/ Jabatan dari Urusan Kaur Kepegawaian umum
WAKTU PENYELESAIAN 5 Menit
2
Melakukan koordinasi waktu pelantikan/ 1.Kaur Kepegawaian penyumpahan dengan Ketua Pengadilan 2.Ketua Pengadilan Negeri
20 Menit
3
Mempersiapkan berkas-berkas pelantikan/ Staf Kepegawaian penyumpahan termasuk bantuan rohaniawan
30 Menit
Memeriksa persiapan pelantikan/penyumpahan bantuan rohaniawan
15 Menit
1
4
URAIAN KEGIATAN
berkas-berkas Kaur Kepegawaian termasuk
5
Menyerahkan berkas berkas pelantikan/ Staf Kepegawaian penyumpahan kepada Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diparaf
10 Menit
6
Melaksanakan
60 Menit
acara
penyumpaha/ Urusan Kepegawaian 10
pelantikan (dalam acara berkas-berkas berkoordinasi dengan pelantikan telah ditandatangani pegawai Urusan Umum yang bersangkutan dan Ketua Pengadilan Negeri) 7
8
Memberikan cap dan nomor surat lalu Staf Kepegawaian menyerahkannya ke urusan keuangan dan tembusannya ke urusan umum untuk dikirim ke instansi terkait. Mengarsipkan surat
Staf Kepegawaian
10 Menit
5 Menit
K. PEMBUATAN SURAT MASIH MENDUDUKI JABATAN NO 1
URAIAN KEGIATAN
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Mengetik surat pernyataan masih Staf Kepegawaian menduduki jabatan bagi pegawai yang mempunyai jabatan struktural dan fungsional
WAKTU PENYELESAIAN 30 Menit
2
Menyerahkan surat masih menduduki Staf Kepegawaian jabatan kepada Kaur Kepegawaian untuk diteliti kembali dan dinaikkan ke Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diparaf
10 Menit
3
Menaikkan surat pernyataan masih Staf Kepegawaian menduduki jabatan ke Ketua Pengadilan Negeri untuk ditandatangani
10 Menit
4
Surat diberi nomor dan dicap lalu Staf Kepegawaian diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan, bagian keuangan dan bagian umum untuk dikirim tembusannya ke instansi terkait
10 Menit
5
Mengarsipkan surat
10 Menit
Staf Kepegawaian
L. USULAN PENSIUN NO 1
URAIAN KEGIATAN
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk Staf Kepegawaian usulan pensiun pegawai yang bersangkutan yang terdiri dari: • Surat permohonan pensiun dari pegawai yang bersangkutan • DP3 dua tahun terakhir • Daftar riwayat hidup • Daftar riwayat pekerjaan • SK calon pegawai • SK pangkat terakhir 11
WAKTU PENYELESAIAN 60 Menit
• • • •
SK Jabatan Kartu Pegawai Surat pernyataan melaksanakan tugas (SPMT) Surat pernyataan masih menduduki jabatan bagi pegawai yang mempunyai jabatan struktural/ fungsional (masingmasing difotocopy 6 rangkap lalu menyerahkannya ke kasub kepegawaian untuk dilegalisir)
Membuat konsep pengantar usulan pensiun 2
Kaur Kepegawaian
15 Menit
Staf Kepegawaian Menyerahkan surat kepada Kaur Kaur Kepegawaian Kepegawaian untuk diteliti dan diparaf
30 Menit
Mengetik pengantar usulan pensiun 3 4
10 Menit
5
Surat diteruskan kepada Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diteliti dan Staf Kepegawaian diberi paraf
10 Menit
6
Surat pengantar pensiun di teruskan kepada Ketua Pengadilan Negeri untuk Staf Kepegawaian ditandatangani
10 Menit
7
Memberi nomor surat dan distempel kemudian diserahkan ke Kaur Staf Kepegawaian Kepegawaian
10 Menit
8
Menyusun berkas usulan pensiun sesuai Staf Kepegawaian dengan urutannya sebanyak 6 berkas
10 Menit
9
Menyerahkan berkas usulan dan tembusannya ke Urusan umum untuk Staf Kepegawaian dikirimkan ke instansi terkait dan kepada pegawai yang bersangkutan
10 Menit
Mengarsipkan berkas usulan pensiun 10
Staf Kepegawaian
5 Menit
M. USULAN SATYA LANCANA KARYA SATYA NO
URAIAN KEGIATAN usulan
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Satya Staf Kepegawaian
WAKTU PENYELESAIAN 20 Menit
1
Melengkapi persyaratan Lancana Karya Satya
2
Membuat konsep usulan Satya Lancana Kaur Kepegawaian Karya Satya
10 Menit
3
Mengetik usulan Satya Lancana Karya Staf Kepegawaian Satya
10 Menit
4
Menyerahkan usulan kepada Kaur Staf Kepegawaian Kepegawaian untuk diteliti dan diteruskan
10 Menit
12
kepada Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diteliti dan diberi paraf 5
Usulan di teruskan kepada Ketua Staf Kepegawaian Pengadilan Negeri untuk ditandatangani
10 Menit
6
Memberi nomor surat dan distempel Staf Kepegawaian kemudian diserahkan ke Urusan umum untuk dikirimkan ke instansi terkait
10 Menit
7
Mengarsipkan usulan Satya Lancana Karya Staf Kepegawaian Satya
5 Menit
N. USULAN TASPEN, KARPEG, KARIS/ KARSU NO
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Membuat konsep surat usulan Taspen, Kaur Kepegawaian Karpeg dan Karis/ Karsu
WAKTU PENYELESAIAN 20 Menit
2
Mengetik surat usulan Taspen, Karpeg dan Staf Kepegawaian Karis/ Karsu
10 Menit
3
Menyerahkan usulan kepada Kaur Staf Kepegawaian Kepegawaian untuk diteliti dan diteruskan kepada Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris untuk diteliti dan diberi paraf
10 Menit
4
Usulan di teruskan kepada Ketua Staf Kepegawaian Pengadilan Negeri untuk ditandatangani
10 Menit
5
Memberi nomor surat dan distempel Staf Kepegawaian kemudian diserahkan ke yang bersangkutan dan ke Urusan umum untuk dikirimkan ke instansi terkait
10 Menit
6
Mengarsipkan surat usulan Taspen, Karpeg Staf Kepegawaian dan Karis/ Karsu
5 Menit
1
URAIAN KEGIATAN
O. PENGELOLAAN SURAT MASUK/ KELUAR NO 1
URAIAN KEGIATAN
UNIT/ PEJABAT TERKAIT Menerima surat dinas yang telah didisposisi Staf Kepegawaian oleh Ketua Pengadilan Negeri, Panitera/ Sekretaris dan Wakil Sekretaris
WAKTU PENYELESAIAN 20 Menit
2
Mencatat pada register/ agenda surat masuk Staf Kepegawaian sesuai dengan disposisi
10 Menit
3
Jika surat memerlukan balasan maka perlu Kaur Kepegawaian dibuat surat balasan dengan dibuat konsep surat balasan terlebih dahulu
10 Menit
13
4
Mengetik surat balasan
Staf Kepegawaian
10 Menit
5
Memberikan surat balasan dan diberikan ke Staf Kepegawaian Kaur Kepegawaian untuk diteliti dan diteruskan ke Wakil Sekretaris untuk diparaf
10 Menit
6
Meneruskan surat ke Panitera/ Sekretaris Staf Kepegawaian untuk di paraf atau ditandatangani
10 Menit
7
Menaikan surat kepada Ketua Pengadilan Staf Kepegawaian Negeri untuk ditanda tangani
10 Menit
8
Memberi nomor surat dan distempel Staf Kepegawaian kemudian diserahkan ke Urusan umum untuk dikirimkan ke instansi terkait
10 Menit
9
Mengarsipkan surat
5 Menit
Staf Kepegawaian
14
