SOCIAAL JAARVERSLAG Univé-VGZ-IZA-Trias

SOCIAAL JAARVERSLAG 2008

Univé-VGZ-IZA-Trias

2008


Inhoudsopgave

1.

Inleiding –

2. 2008 – 3. Nieuwe organisatie - 4. Human Resources – 5. Aanwezigheidsmanagement – 6. Opleiding en training – 7.

Het nieuwe werken –

8. Loopbaanadviescentrum – 9. Huisvesting en veiligheid – 10. Medewerkerstevredenheid – 11. Vertrouwenspersoon – 12. Maatschappelijk betrokken ondernemen – 13. De kleurrijke beweging – 14. Medezeggenschap– 15. Personeelsvereniging – 16. Toekomstblik –

toekomst in eigen hand van emotie tot fundament van architectuur tot huisvesting veel bereikt wat zijn je mogelijkheden voor je eigen ontwikkeling andere wegen eigen baas voor een goede werkplek voel je vrij voor een eerlijke werkomgeving kijk om je heen wees geïnformeerd voor medewerker én organisatie van vijf tot negen van integratie naar opbouw

3 4 6 8 12 15 17 19 22 27 29 31 33 35 37 39

Noodzaak en nut van het Loopbaanadviescentrum Zowel voor jou als voor Univé-VGZ-IZA-Trias is het belangrijk dat je plezier hebt in je werk en dat je jezelf kunt ontwikkelen. Je bent daar als medewerker voor een groot deel zelf verantwoordelijk voor. Maar het Loopbaanadviescentrum (LAC) kan je hierbij helpen. Het LAC is er voor alle medewerkers binnen Univé-VGZ-IZA-Trias die zich willen of moeten oriënteren op hun eigen loopbaan, binnen of buiten de organisatie. In dit verslag vind je verschillende ervaringen van diverse collega’s. Welke kansen of bedreigingen zien ze? En hoe heeft het LAC ze daarbij geholpen? Wie weet kan het LAC ook iets voor jouw toekomstbeeld betekenen!


Inleiding

toekomst in eigen hand

Sandy den Daas - sinds 1991 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - telefoniste/receptioniste Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Toen IZA aangaf te gaan verhuizen naar Tilburg, Eindhoven, Nijmegen, Gorinchem en uiteindelijk Arnhem, ben ik om mij heen gaan kijken voor een functie dichterbij. Dat viel helaas niet mee. 37 jaar, twee kinderen, twee dagen werken en

In 2008 ging Univé-VGZ-IZA-Trias haar tweede levensjaar in. Per 1 januari 2007 is de gefuseerde organisatie immers officieel van start gegaan. De fusie heeft als doel om de klant op termijn het beste product op het gebied van verzekeringen en gemak te bieden. Om dat te bereiken, moeten we eerst de interne organisatie verder op orde hebben. En in 2008 zijn we daar weer een flinke stap verder in gekomen. Zijn in 2007 de fundamenten voor samenwerking ontstaan, in 2008 zijn medewerkers echt begonnen met bouwen. Voor de meeste collega’s is dat een uitdaging, maar het gaat soms ook gepaard met enige onzekerheid over de toekomst. Behoud ik mijn werk, collega’s en leidinggevende en waar is straks mijn werkplek? Moet ik langer en verder reizen?

wat wil ik nu echt? Daar ben ik over gaan nadenken. Op intranet zag ik het LAC staan en dat leek me nuttig.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Ik ben op een heel leuke manier geholpen, door bijvoorbeeld allerlei vragen te stellen en opdrachten te maken. Zo heb ik meer zicht gekregen in mijn sterke en minder sterke kanten. En zelf vond ik belangrijk: wat wil ik? Door de opdrachten kwam naar boven dat ik facilitair ben aangelegd en het mij ontbreekt aan opleiding. Toen ik de LAC adviseur bezig

Gedeelde verantwoordelijkheid Univé-VGZ-IZA-Trias onderkent die onzekerheden en de kansen die daarbij horen. Een speerpunt bij de herinrichting van de organisatie is dan ook een Human Resource (HR)-beleid dat haar medewerkers zo goed mogelijk begeleidt naar die nieuwe organisatie. Kernwoord daarbij is employability: inzetbaar zijn en blijven. Dat willen we bewerkstelligen door het in beweging zetten én houden van mensen, zodat ze zoveel mogelijk in het arbeidsproces blijven, zodat ze zoveel perspectief in het arbeidsproces houden. Een verantwoordelijkheid van de organisatie, maar ook zeker van de medewerkers zelf. De toekomst in eigen hand dus.

zag met kaartjes dacht ik: dat ga ik dus niet doen. Maar ze kreeg mij weer enthousiast en uiteindelijk zat ik met de kaartjes in mijn hand. Inmiddels ben ik al even bezig met een opleiding Facilitair Middel Management. Ik hoop dat ik daarmee, als ik slaag, een goed diploma heb en een leuke baan vind.”


2008

van emotie tot fundament

Bea van den Brink - sinds 2001 werkzaam bij

Het Sociaal Jaarverslag over het jaar 2007 is geschreven vanuit de optiek van de verschillende fusieorganisaties. Dit Sociaal Jaarverslag over 2008 sluit aan bij de nieuwe business Univé-VGZ-IZA-Trias. We kijken nader naar de aspecten van het HR-beleid die in 2008 doorgevoerd zijn.

Univé-VGZ-IZA-Trias - voorheen functioneel beheerder, inmiddels medewerker Maatschappelijk Ondernemen Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Ik heb allerhande functies gehad, zonder een gerichte beroepsopleiding te hebben gevolgd. Toch was ik wel benieuwd wat nu eigenlijk de baan zou zijn die echt bij me zou passen. Een achterlig-gende drukke privé-periode én de veranderende organisatie waren het moment om de training Kleur Bekennen te volgen. Daar hoorde ik dat het LAC voor alle medewerkers in de organisatie open stond. Dat vond ik een bijzondere kans.” Wat heb je aan het LAC gehad? “De opdrachten waren wel eens confronterend. Maar het beeld in de spiegel die ik mezelf voor moest houden, werd steeds helderder. Ik ben graag bezig met

Emotioneel jaar Voor veel medewerkers is 2008 een emotioneel jaar geweest. Tijdens de nieuwjaarsbijeenkomsten in januari informeerde de Raad van Bestuur iedereen over het nieuwe huisvestingsbeleid. Een bericht met een grote impact. In de loop van het jaar is een deel van de medewerkers al direct geconfronteerd met de consequenties van dit huisvestingsbeleid. Hoewel er in 2008 nog geen kantoren gesloten zijn, hebben veel medewerkers al een statusbepalend gesprek gehad. Over de standplaats-wijziging of over eventuele wijzigingen in hun functie. De eerste verhuizingen hebben plaatsgehad en medewerkers proberen hun draai te vinden op hun nieuwe werkplek en met hun nieuwe collega’s. Andere collega’s hebben gekozen voor een loopbaan buiten de organisatie. Het was dus ook een jaar van afscheid nemen. Soms verkeren collega’s nog in onzekerheid over hun toekomst. Hierover is intensief contact geweest met de vakbonden en de ondernemingsraad. Tevens zijn er aanvullende afspraken gemaakt over de ondersteuning van medewerkers die op zoek willen gaan naar een nieuwe arbeidsperspectief.

mensen en het onderhouden en opbouwen van duurzame relaties. De overleggen met het LAC gaven me meer zelfvertrouwen. Het traject is voor mij het zetje geweest om toch iets anders te gaan doen. Ik vind het vooral mooi dat de organisatie mij de mogelijkheid gaf om deze functie bij Maatschappelijk Ondernemen

Belangrijke fundamenten 2008 is voor HR vooral een jaar geweest waarin een aantal belangrijke fundamenten is gelegd. Hoewel niet altijd direct zichtbaar voor de medewerker is er het afgelopen jaar veel gebeurd. Zo is gekozen voor één functiewaarderings-systeem voor de totale organisatie. Het beschrijven en waarderen van functies gaat voort-

te mogen uitproberen.”


aan op een uniforme wijze. Ook ontvangen alle medewerkers vanaf 1 januari 2009 dezelfde salarisstrook, waarvan de voorbereiding in 2008 is gedaan. Per die datum staan alle medewerkers met hun arbeidsvoorwaarden geregistreerd in hetzelfde personeelsinformatiesysteem. Een derde belangrijk mijlpaal die bereikt is, is de keuze die de werkgever samen met de medezeggenschap heeft gemaakt voor een nieuwe medezeggenschapsstructuur. Een vierde mijlpaal is de kanteling van de organisatie van vier afzonderlijke bedrijven naar één geïntegreerd bedrijf met 22 bedrijfsonderdelen. Elke medewerkers wist op 1 januari 2008 binnen welk bedrijfsonderdeel hij werkzaam was en wie eindverantwoordelijk was binnen dat bedrijfsonderdeel. Al deze mijlpalen zorgen ervoor dat de organisatie in 2009 verder kan bouwen aan één bedrijf.

Man/vrouw Om de leesbaarheid van het Sociaal Jaarverslag te vergroten, is voor de mannelijke vorm gekozen (hij/hem/zijn) om de medewerkers aan te duiden. Overal waar de mannelijke vorm staat, worden uiteraard ook de vrouwelijke collega’s bedoeld.


Nieuwe organisatie

van architectuur tot huisvesting

Bert Meijs - sinds 1995 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - Supervisor Customer Contact Center

De interne organisatieontwikkeling die in 2007 in gang is gezet, heeft in 2008 een vervolg gekregen. Alle directeuren hebben voor hun eigen bedrijfsonderdeel een kwartiermakerplan opgeleverd. Daarin staat omschreven hoe het nieuwe bedrijfsonderdeel zich de komende jaren wil organiseren om zo een optimale bijdrage te kunnen leveren aan de strategie van de organisatie.

Regio Zuid Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “De reden was tweeledig. Ten eerste wilde ik als supervisor een goed beeld krijgen wat het Loopbaanadviescentrum mijn medewerkers kon bieden en ten tweede wat verwacht wordt van iemand

Al deze 22 kwartiermakerplannen zijn in 2008 goedgekeurd door de Raad van Bestuur. De medezeggenschap heeft positief over de plannen geadviseerd. De meeste bedrijfsonderdelen zijn in 2008 al gestart met de concrete invulling van hun afdelingen en hun plannen. Sommige onderdelen hebben de ontwikkelingen dit jaar afgerond, anderen gaan door in 2009.

die vrijwillig het loopbaantraject ingaat. Op deze wijze kon ik mijn medewerkers als leidinggevende hierin ondersteunen en begeleiden in hun loopbaanvraagstukken. Maar ik heb het ook voor mezelf gedaan. Mijn functie zal straks niet meer in Heerlen zijn en anders ingevuld worden.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Het LAC heeft me meer bewust gemaakt van mijn kansen en mogelijkheden. De loopbaanadviseur heeft me daar zeer goed bij geholpen. Ik heb nu een beter zelfbeeld, weet nu niet alleen wat ik kan, maar vooral ook wat ik wil en waar mijn mogelijkheden en kansen liggen. De tijd zal natuurlijk leren wanneer ik hier een concrete invulling aan kan geven.”

Inrichting van de businessarchitectuur De nieuwe organisatie heeft in 2008 concreter vorm gekregen. Iedere medewerker weet bij welk bedrijfsonderdeel hij werkzaam is. Een deel van de medewerkers heeft een statusbepalend gesprek gehad en werkt inmiddels in een nieuwe functie, met nieuwe collega’s of al op een nieuwe standplaats. Voor een groot deel van de collega’s zullen de toekomstige functie en standplaats pas in 2009 concreet worden. Onzekerheid en onduidelijkheid zijn belangrijke thema’s voor individuele medewerkers. Dit heeft ook verloop tot gevolg gehad. Sommige collega’s hebben het statusbepalend gesprek aangegrepen om na te denken over hun eigen toekomst, al dan niet met behulp van het Loopbaanadviescentrum. In 2008 zijn ruim 90 herplaatsers begeleid door het Loopbaanadviescentrum (verplichte mobiliteit). Daarnaast hebben ruim 400 medewerkers een vrijwillig loopbaanadviestraject gevolgd.


Huisvestingskeuze De keuze voor het nieuwe hoofdkantoor is medio 2008 gemaakt. De Raad van Bestuur heeft op verzoek van een grote groep medewerkers gekozen voor een locatie in het centrum van Arnhem vlakbij het treinstation. Hierdoor kunnen meer medewerkers meereizen naar het nieuwe hoofdkantoor. Deze keuze sluit ook prima aan bij het duurzame groene-vervoersbeleid van de organisatie. Besloten is het kantorenaantal van de centrale organisatie flink in te krimpen. Aan de ene kant een logisch gevolg van de schaalgrootte van de organisatie waardoor taken ineen schuiven. Aan de andere kant een uitvloeisel van efficiency verbetering. Univé-VGZ-IZA-Trias betrekt naast het nieuwe hoofdkantoor in Arnhem de al bestaande kantoren in Alkmaar, Assen, Eindhoven en Gorinchem. Dat betekent dat we afscheid nemen van de vestigingen Delft, Den Bosch, Groningen, Heerhugowaard, Heerlen, Nieuwegein, Nijmegen, Oldenzaal, Sittard, Tilburg, Velp en Zwolle.

Assen Alkmaar

Gorinchem

Arnhem

Eindhoven


Human Resources

veel bereikt 2008 is voor Human Resources (HR) vooral een jaar geweest waarin een aantal belangrijke fundamenten zijn gelegd. Hoewel niet altijd direct zichtbaar voor de medewerker, is er het afgelopen jaar veel gebeurd.

Conny Kersten-Sinon - sinds 1980 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - adviseur binnendienst Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Ik heb voor het LAC gekozen omdat het onduidelijk was en is of ik mijn huidige functie kan behouden. En om alvast een ‘voorsprong’ te hebben, heb ik vrijwillig gekozen voor het LAC.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Omdat je zelf aan het denken en aan het (huis)werk wordt gezet over vragen als ‘Wat wil ik en wat kan ik?’, ben ik mij

Zo is gekozen voor één functiewaarderingssysteem voor de totale organisatie. Het beschrijven en waarderen van functies gaat voortaan op een uniforme wijze. Per 1 januari 2009 staan alle medewerkers met hun arbeidsvoorwaarden geregistreerd in hetzelfde personeelsinformatiesysteem. In de loop van het jaar zijn HR-collega’s opgeleid om met het - voor Univé nieuwe - personeelsinformatiesysteem te kunnen werken. Een derde belangrijke mijlpaal die bereikt is, is de keuze die de werkgever samen met de medezeggenschap heeft gemaakt voor een nieuwe medezeggenschapsstructuur. De medezeggenschap heeft goedkeuring verleend aan de 24 adviesaanvragen inzake de nieuwe organisatiestructuur. Al deze mijlpalen zorgen ervoor dat de organisatie in 2009 verder kan bouwen aan één bedrijf.

bewuster geworden van mijn kwaliteiten en mijn mogelijkheden.”

Arbeidsvoorwaarden en CAO In 2008 heeft Univé-VGZ-IZA-Trias besloten alle arbeidsvoorwaarden te harmoniseren. Was er in 2007 nog sprake van de instandhouding van twee cao’s, in 2008 is besloten tot één eigen bedrijfs-cao. Het in stand houden van meerdere cao’s met afwijkende arbeidsvoorwaarden leidt immers tot ongelijkheid tussen medewerkers en staat de integratie en mobiliteit van medewerkers en culturen in de weg. De keuze voor één bedrijfs-cao heeft tot gevolg gehad dat de datum 1 januari 2009 niet haalbaar bleek voor de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden. De planning is om in het tweede kwartaal van 2009 tot een onderhandelaarakkoord te komen, dat de vakbonden vervolgens aan hun achterban voorleggen. De nieuwe cao moet op 1 januari 2010 ingaan.


Sociaal Plan In 2008 zijn de eerste statusbepalende gesprekken met medewerkers gevoerd. Tijdens deze gesprekken werden medewerkers geïnformeerd over de eventuele wijziging van hun functie en/of hun standplaats. De gevolgen van de organisatiewijzigingen zijn voor iedere medewerker anders. De één behoudt zijn functie maar moet gaan reizen, terwijl een ander een gewijzigde functie krijgt of zelfs een vervallen functie heeft. Ook de beleving bij medewerkers is heel divers. Ziet de een het als een grote uitdaging om met nieuwe collega’s vorm te geven aan een nieuwe afdeling, een ander is teleurgesteld omdat het kantoor gaat sluiten of de reistijd lang wordt. Het Sociaal Plan biedt kaders om al deze veranderingen beheerst en voor eenieder op een gelijke wijze te laten verlopen. Hoofddoelstelling is om mensen van werk naar werk te begeleiden. Het Loopbaanadviescentrum vervult hierbij een belangrijke spilfunctie. In december 2008 hebben zowel de werkgever als de vakorganisaties besloten het lopende Sociaal Plan tot 1 april 2010 te verlengen. Aanvullende afspraken Naast het Sociaal Plan heeft de werkgever in 2008 aanvullende afspraken gemaakt met de interne medezeggenschap van Univé-VGZ-IZA-Trias over de implementatie van de beleidsplannen voor de diverse bedrijfsonderdelen. Deze afspraken zijn neergelegd in het Convenant, dat op 25 juni 2008 gesloten is. Met ingang van 1 december 2008 zijn daarnaast aanvullende faciliteiten door de werkgever getroffen voor medewerkers waar de standplaats van wijzigt maar die binnen één uur reistijd blijven. Al deze afspraken hebben tot doel de medewerker zo optimaal mogelijk te faciliteren in het maken van keuzes over zijn eigen toekomst.


Communicatie HR heeft afgelopen jaar intensief gecommuniceerd over issues die het Sociaal Plan, het Convenant en de organisatieontwikkelingen raken. Naast verschillende uitgaven voor medewerkers zoals de Vertrekwijzer en het Spoorboekje is er vooral via het intranet ‘De kleurrijke beweging’ gecommuniceerd over de ontwikkelingen en veelgestelde vragen van medewerkers. Voor vragen over het Sociaal Plan is een digitale helpdesk ingezet. Ook is HR op alle kantoren langs geweest om meer informatie te geven. In deze HR-Ontmoetingen is informatie gegegeven over bijvoorbeeld het Loopbaanadviescentrum en het Sociaal Plan. Tevens zijn er voor het personeel inloopsessies georganiseerd waar medewerkers welkom waren voor individuele consulten. Bedrijfsonderdeel HR Als gevolg van de organisatieverandering is de HR structuur aangepast op de business architectuur. Vervolgens heeft HR een beleidsplan voor de periode 2008-2010 opgesteld. Medezeggenschap Vanaf 1 juli 2008 is met de medezeggenschap een nieuwe medezeggenschapsstructuur afgesproken. Zo sluit het medezeggenschapmodel goed aan bij de nieuwe businessarchitectuur. Naast drie Ondernemingsraden en een onderdeelcommissie voor Compander is een Centrale Ondernemingsraad ingesteld voor overkoepelende vraagstukken in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden. Op 4 december 2008 hebben de Raad van Bestuur en de medezeggenschap een investeringsafspraak getekend. Deze afspraak geeft de leden van de medezeggenschap meer duidelijkheid over hun positie. De afspraken betreffen bijvoorbeeld de tijdsbesteding en extra aandacht in het functionerings- en loopbaangesprekken voor mede-

10


zeggenschapsleden. Dit is zowel voor het medezeggenschapslid als het management een belangrijke houvast om de balans tussen beide rollen te bewaken. De investeringsafspraak beoogt de professionaliteit en employability van de medezeggenschap binnen de organisatie te vergroten. Ondanks alle sociale gevolgen heeft de werkgever het afgelopen jaar op een constructieve manier met de Ondernemingsraad en de vakbonden overleg gevoerd.

11


Aanwezigheidsmanagement

wat zijn je mogelijkheden

Eric Peters - sinds 1982 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias

Goede gezondheid en arbeidsomstandigheden vormen de basis voor vitale medewerkers. Vitaliteit is ook kenmerkend voor de mate waarin de medewerkers zich betrokken voelen bij het werk. Nog meer dan voorheen moeten we rekening houden met vergrijzing en het langer actief deelnemen van onze medewerkers aan het arbeidsproces.

- teamleider KST 32 bij Polisadministratie Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Ik heb me mezelf vrijwillig aangemeld. Ik had daar twee redenen voor. Ik was nieuwsgierig of het LAC iets voor mij kon betekenen, omdat ik me wil gaan oriënteren op de arbeids-markt. Bovendien kan ik mijn medewerkers beter uitleggen wat het LAC voor ze kan betekenen als ze daar zelf gebruik van willen maken.”

BGD voor hele organisatie In 2008 stond de harmonisatie van het arbeids-omstandigheden- en verzuimbeleid van Univé-VGZ-IZA-Trias centraal. De Raad van Bestuur heeft gekozen om dit in eigen beheer vorm te geven. In dat kader neemt de interne Bedrijfsgezondheidsdienst (BGD) de dienst-verlening voor heel Univé-VGZ-IZA-Trias voor haar rekening. De BGD was al werkzaam voor VGZ-IZA. Per 1 oktober 2008 is de dienstverlening ook voor Trias in Gorinchem opgepakt en per 1 januari 2009 voor de Univé-locaties Alkmaar, Assen, Zwolle, Eindhoven en Heerlen.

Wat heb je aan het LAC gehad? “Het LAC heeft mij geholpen in het stellen van grenzen en waar ik me het beste op kan gaan richten. Ik had zelf al ideeën over wat voor mij acceptabel is. Het is mij duidelijk geworden dat er meer mogelijkheden zijn buiten een brief sturen of je CV zetten op Monsterboard. Je gaat bewust nadenken wat je in de toekomst voor werkzaamheden wilt verrichten. Of dat nu bij Univé-VGZ-IZA-Trias is of elders is niet belangrijk. Je moet zien te voorkomen dat je gaat functioneren op de

Verzuimbegeleiding en reïntegratie In 2008 is ook het nieuwe Gezondheids- en Arbeidsomstandighedenbeleid van Univé-VGZ-IZA-Trias tot stand gekomen. Daarin ligt meer dan voorheen de nadruk op preventie. Preventie en een snelle, gerichte aanpak van het arbeidsverzuim zijn nodig om te voorkomen dat mensen onnodig arbeidsongeschikt worden en in de Wet Inkomen en Arbeid (WIA) terechtkomen. Werkgever en werknemer zijn daarvoor beide verantwoordelijk. VGZIZA-TRIAS en Univé hebben ook in 2008 veel in het werk gesteld om medewerkers aan het werk te krijgen en te houden.

automatische piloot.”

Zo snel mogelijk weer actief Beperking van het arbeidsverzuim is al jaren ons speerpunt. Ons accent ligt daarbij op de mogelijkheden van de medewerker, en niet op de klachten of onmogelijkheden.

12


Dit zorgt ervoor dat de medewerker zo snel mogelijk weer aanwezig is en eventuele aangepaste werkzaamheden verricht of onder aangepaste omstandigheden weer aan het werk gaat. Het streven binnen dit beleid is bewustwording van (klacht)beleving en (klacht)gedrag. Al jaren besteden we veel aandacht aan preventie om gezondheidschade te voorkomen dan wel zo spoedig mogelijk te herstellen. Denk daarbij aan het inzetten van ergocoaches en werkplekinstructeurs, sociaal medisch overleg (317 sessies in 2008) en preventieve spreekuren. Preventie werkt Alle preventieve acties hebben geleid tot het dalen van de werkgerelateerde klachten van 17% in 2006 naar 13% in 2007 en tot 11,6% in 2008. In het vierde kwartaal van 2008 is echter een stijging te zien. Het betreft dan vaak medewerkers van wie het werk door de organisatieverandering verplaatst wordt. Binnen de diagnosegroep psychische klachten (47,5% van alle nieuwe meldingen in 2008) wordt in 13% van de gevallen het arbeidsperspectief als reden voor het ontstaan van klachten aangegeven en in 9% de arbeidsverhoudingen. Ziekteverzuim licht gestegen Na een jarenlange daling is het verzuimcijfer in 2008 weer gestegen naar 4,59% (2007: 4,34%). De oorzaak voor deze stijging met 0,25%, is gelegen in de organisatie-ontwikkelingen die veel van mens en organisatie vragen. Maar ook landelijk lijken na jarenlange dalingen verzuimcijfers te stijgen. De meldingsfrequentie vertoonde in 2008 ook een lichte stijging ten opzichte van 2007, namelijk van 1,40 naar 1,45. WIA – goede begeleiding helpt Bij de WIA-regeling draait het om werken naar vermogen. Dit sluit naadloos aan bij de visie die VGZ-IZA-Trias

13


voor haar medewerkers had ontwikkeld. De aandacht voor het begeleiden van langdurig arbeidsongeschikten naar eigen of ander passend werk binnen onze organisatie is onverminderd hoog geweest. VGZ-IZA-Trias streeft naar een WAO/WIA-percentage van minder dan één procent van het aantal medewerkers. Door het proactieve beleid is het ook in 2008 gelukt om het overgrote deel van de arbeidsongeschikte medewerkers uiteindelijk weer aan het werk te krijgen en daarmee te voldoen aan de gestelde target. Klanttevredenheid groeit De Bedrijfsgezondheidsdienst heeft een klant-tevredenheidsonderzoek gehouden onder medewerkers. De uitkomsten waren begin 2008 bekend. De algemene tevredenheid over de BGD liet met een 7,7 ten opzichte van november 2003 (7,2) een positieve ontwikkeling zien. Ook de algemene kwaliteit steeg tot een 7,7. Met de algemene kwaliteit wordt het gemiddelde van alle tevredenheidsscores bedoeld. Dit is de perceptie van de geleverde kwaliteit van dienstverlening.

14


Opleiding en training

voor je eigen ontwikkeling

Esther Kool-Apon - sinds 2000 werkzaam bij

Medewerkers in beweging brengen en medewerkers in beweging houden is kenmerkend voor Univé-VGZIZA-Trias. Daar hoort vanzelfsprekend training en opleiding bij. Voor een kennisintensieve organisatie die ook innovatief wil zijn, is ontwikkeling en delen van kennis en vaardigheden van levensbelang.

Univé-VGZ-IZA-Trias - productspecialist bij het team productmanagement, afdeling Commercie Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Op het moment dat de geruchten gingen dat mijn team zou verplaatsen naar Arnhem, besloot ik dat dit hét moment zou zijn voor mijn carrièreswitch. Eén ding was zeker, het roer moest om! Maar hoe? Het LAC bood uitkomst bij mijn

Dat ondervinden onze klanten, doordat Univé-VGZIZA-Trias vernieuwende concepten in de markt zet die het de klant gemakkelijker maken. Wij willen transparant zijn en leren van onze klanten. Dat brengt en houdt ons ook weer in beweging, waardoor onze organisatie een lerende organisatie is voor en door onze klanten. Het is voor elke medewerker belangrijk een ontwikkelperspectief te hebben en in gesprek te zijn met zijn leidinggevende over persoonlijke ontwikkeling.

zoektocht hoe deze, in mijn optiek bijna onmogelijke taak, aan te pakken.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Het LAC heeft voor mij alle mogelijke tools uit de kast gehaald om het pad voor mij zo helder mogelijk te krijgen. Dit is merendeels gelukt omdat ik zelf proactief aan de slag ben gegaan. Ik wilde zoveel mogelijk uit mijn LAC-periode

Faciliteren in ontwikkeling De wet stelt kwaliteitseisen aan kennis en kunde van medewerkers. Vanzelfsprekend rusten we onze medewerkers zo uit dat zij de gevraagde kwaliteit kunnen leveren. Onze medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling. Wij faciliteren hen, zodat zij optimaal kunnen functioneren in hun werk, maar ook hun loopbaanmogelijkheden kunnen vergroten, zowel intern als extern.

halen en nam daarom geen afwachtende houding in. De afspraken met mijn loopbaan-adviseur waren erg belangrijk voor mij en zijn zeer goed benut. We maakten telkens duidelijke doelstellingen en ook buiten de vaste afspraken om heb ik meerdere malen om raad gevraagd. Kortom, ik grijp alles aan om aan mijn toekomst te kunnen werken, heb mijn toekomst duidelijk in eigen hand!”

In-companyleergang Post-HBO Bedrijfskundig Management In dit kader bieden wij onze medewerkers een gevarieerd palet aan trainingen. Daar is ook in 2008 weer volop gebruik van gemaakt. Dat begint al met de introductiedag voor nieuwe medewerkers, die dit jaar voor het eerst organisatiebreed georganiseerd is. Ook is er een Univé-VGZ-IZA-Trias trainingsaanbod ontwikkeld op basis van de wensen van de interne

15


klanten. Naast het uitgebreide vaste aanbod is er in 2008 een groep studenten afgestudeerd die onze incompanyleergang Post HBO Bedrijfskundig management heeft gevolgd. Zij kwamen met plannen, die direct geïmplementeerd werden in de nieuwe organisatie. In november is een nieuwe leergang Post-HBO Bedrijfskundig Management gestart. De studenten zijn afkomstig uit de hele organisatie; allemaal medewerkers die investeren in hun toekomst door deel te nemen aan deze bijna anderhalf jaar durende leergang. Meer cursisten Wet Financieel Toezicht Het aantal medewerkers dat trainingen Wet Financieel Toezicht (Wft) volgt, is drastisch uitgebreid. De wet schrijft voor dat de medewerkers vakbekwaam hun klanten tegemoet dienen te treden. Univé-VGZ-IZA-Trias heeft deze trainingen ingekocht en zorgt er ook voor dat er vervolg aan wordt gegeven door middel van permanente educatie. Daarmee draagt Univé-VGZ-IZA-Trias bij aan de kwaliteit van haar medewerkers.

16


Het nieuwe werken

andere wegen

Erik Nijsten - sinds 2005 werkzaam bij

De organisatie gaat de komende jaren intensief met ‘Het nieuwe werken’ aan de slag. Plaats- en tijdonafhankelijk werken vraagt meer verantwoordelijkheid van de medewerker. Meer verantwoordelijkheid dus voor het bereiken van resultaten, maar ook voor het inplannen van werk en vrije tijd.

Univé-VGZ-IZA-Trias - medewerker Verkoopondersteuning Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “De belangrijkste reden is om meer richting te geven aan mijn huidige en toekomstige werkzaamheden. Hierbij lag voor mij de nadruk niet uitsluitend op mijn werk bij Univé-VGZ-IZA-Trias.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Uiteindelijk heb ik veel aan het LAC gehad.

Dit nieuwe werken betekent bewuste keuzes maken, in plaats van automatische aanwezigheid op de werkvloer. Maar medewerkers die in grotere mate verantwoordelijk worden voor hun werk en de resultaten daarvan, willen ook verantwoordelijk zijn voor de inhoud van hun arbeidsvoorwaardenpakket en invloed hebben op de samenstelling daarvan. De nieuwe CAO moet de werkgever helpen om aantrekkelijk te blijven voor huidige en toekomstige medewerkers. Dit is belangrijk, want onze medewerkers maken het verschil om het nieuwe Univé succesvol te laten zijn.

Er is een stappenplan uitgerold waar ik mee aan de slag ben gegaan. Sommige stappen kunnen op korte termijn worden gezet, andere zijn meer voor de langere termijn. Eén van de concrete acties voor de korte termijn is een cursus aan de Hogeschool van Utrecht. Deze ben ik inmiddels met veel plezier aan het volgen. Hoewel ik sinds het beëindigen van het traject niet alle stappen heb genomen die in het plan stonden, blijven ze wel in mijn achterhoofd. Het geeft immers een soort houvast aan de richting die ik op wil gaan. Een aantal zaken is inmiddels ook weer veranderd, waardoor ik het stappen-

Bijdragen aan duurzame balans In 2008 is een start gemaakt met het ontwikkelen van een visie op ‘Het nieuwe werken’. Eind 2008 is een visiedocument opgeleverd en goedgekeurd door de Raad van Bestuur. In oktober 2008 stond ‘Het nieuwe werken’ centraal op de agenda van de management meeting. De organisatie heeft veel redenen om met ‘Het nieuwe werken’ aan de slag te gaan. Die redenen variëren van een positief arbeidsmarktbeleid, vermindering van het reizen voor medewerkers, maatschappelijke betrokkenheid en het zoeken naar duurzame oplossingen tot het bijdragen aan een gezonde balans tussen zorg en arbeid voor medewerkers.

plan heb aangepast. Al met al vond ik het traject soms erg zwaar, vooral omdat je veel over jezelf gaat nadenken. Dit is uiteraard niet altijd het geval en is afhankelijk van de manier waarom en waarop je het traject

De mate waarin ‘Het nieuwe werken’ voor individuele medewerkers straks mogelijk is, wordt bepaald door de mate van samenwerking die de functie vereist, gecombineerd met de complexiteit van het werk. Uiteraard zal

begint.”

17


het ook andere competenties van leidinggevenden gaan vragen. Verwacht wordt dat invoering van ‘Het nieuwe werken’ een periode van vijf jaar zal beslaan. De introductie zal plaatsvinden vanuit het nieuwe hoofdkantoor in Arnhem.

18


Loopbaanadviescentrum

eigen baas

Ineke Seegers - sinds 2004 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - functie klachtenbehandelaar Waarom heb jij voor het LAC gekozen?

Vanaf januari 2008 zijn veel medewerkers binnen Univé-VGZ-IZA-Trias ‘in beweging’. De aangekondigde inkrimping van het aantal kantoren heeft daar een grote rol bij gespeeld. Voor de loopbaan van veel collega’s betekent dit verandering. De organisatie heeft alle medewerkers aangeboden om – zelf - hun loopbaan tegen het licht te houden, vrijwillig en soms verplicht. Doel was om medewerkers in beweging te krijgen. En dat is gelukt. Het team van het loopbaanadviescentrum kan terugkijken op een zeer succesvol jaar.

“Ik heb ervoor gekozen om te kijken waar ik nu sta en welke functie intern of extern voor mij geschikt zou zijn op basis van mijn werkervaring.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Ik kan nu een vacature lezen met daarin het onderscheid of het wel of niet geschikt is voor mij. Daarnaast weet ik nu beter voor mij persoonlijk in welke

In 2008 hebben een kleine 400 medewerkers zich bij het Loopbaanadviescentrum aangemeld voor een vrijwillig Loopbaanadviestraject. Naast medewerkers hebben ook leidinggevenden zich gemeld. Het betreft dan ook een doorsnee van medewerkers uit onze organisatie. De organisatieverandering binnen Univé-VGZ-IZATrias raakt tenslotte alle medewerkers. De mogelijkheid bestaat dat functies komen te vervallen of dat het aantal medewerkers gedwongen afneemt.

omgeving/bedrijf ik het best tot mijn recht kom.”

Naast traject ook opleiding Van 400 medewerkers die vrijwillig een loopbaantraject hebben doorlopen hebben 90 medewerkers een andere functie gevonden. Het overgrote deel, zo’n 68%, heeft een functie buiten onze organisatie gevonden. 32% heeft binnen onze organisatie een andere uitdaging gevonden. Naast de keuze om te veranderen van werkomgeving zijn veel medewerkers na het traject een doelgerichte opleiding gaan volgen die mogelijk op termijn kan leiden tot een verandering van werk. Verplicht loopbaanadviestraject Vanaf half augustus hebben statusbepalende gesprekken bij een aantal bedrijfsonderdelen plaatsgehad. Als er sprake is van het verplaatsen van werk met als gevolg een reistijd meer dan een uur, een vervallen functie of

19


boventalligheid, kunnen de medewerkers kiezen om gebruik te maken van de diensten van het LAC. Het betreft hier de begeleiding van werk naar werk. Vanaf oktober zijn de eerste medewerkers in een herplaatsprogramma geplaatst. De begeleiding wordt gedaan door externe outplacementbureaus, maar wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van het Loopbaanadviescentrum. Gedurende het traject is er regelmatig contact met de externe adviseurs. Het voordeel van een extern bureau is dat zij de arbeidsmarkt in de regio kennen en een breed extern netwerk hebben opgebouwd. Voorrang bij interne vacature Veel medewerkers hebben de eerste weken van hun traject nodig voor verwerking van de boventalligheidboodschap. Als je als medewerker deze situatie geaccepteerd hebt, kun je je richten op een nieuwe toekomst. Samen met de adviseur doorloop je de verschillende fasen van begeleiding die moeten leiden tot het vinden van een nieuwe baan. Medewerkers die een verplicht loopbaantraject volgen, hebben voorrang bij interne vacatures. Uiteraard moet je wel geschikt zijn voor de functie of binnen negen maanden geschikt te maken zijn. Pas als blijkt dat dit niet het geval is, wordt de functie opengesteld voor de overige medewerkers binnen Univé-VGZIZA-Trias. Vanaf oktober 2007 zijn er 91 medewerkers in begeleiding om nieuw werk te vinden. Eind 2008 hadden reeds 31 medewerkers een nieuwe baan. Ervaringscertificaat/ EVC In 2008 is er een start gemaakt om medewerkers een ervaringscertificaat te laten verkrijgen. Met een ervarings-certificaat vergroot je de kans op de arbeidsmarkt. Dit certificaat toont aan over welke competenties je beschikt op basis van je werkervaring. Ook ervaringen uit de privésfeer, zoals vrijwilligerswerk, kunnen hierin meegenomen worden. Om een ervaringscertificaat te

20


verkrijgen, dien je een EVC-procedure (Eerder Verworven Competenties) te doorlopen. Deze procedure vraagt veel eigen inbreng en neemt vaak minimaal twee maanden in beslag. Vervolgens heb je een extra waardepapier in handen om je kwaliteiten aan te tonen. Met het certificaat kun je ook vrijstelling aanvragen bij opleidingsinstituten. Iedere medewerker (dus niet alleen ‘boventalligen’) kan via het Loopbaanadviescentrum een aanvraag doen om een ervaringscertificaat aan te vragen.

21


Huisvesting en veiligheid

voor een goede werkplek Het belangrijkste huisvestingsvraagstuk in 2008 betrof wel de keuze voor een locatie voor het nieuwe hoofdkantoor van Univé-VGZ-IZA-Trias. Arnhem stond vast, maar de locatie was nog de vraag. Daarnaast zijn er elders in het land in en om kantoren aanpassingen gedaan om de werkfaciliteiten van onze medewerkers zo goed mogelijk op orde te hebben. Locatie hoofdkantoor in Arnhem In juli van 2008 werd bekend dat het nieuwe hoofdkantoor gevestigd wordt in kantoorgebouw ‘Place de la Gare’, pal naast NS-station Arnhem Centraal. De verhuizing staat vooralsnog gepland voor oktober 2009. Eind 2009 zullen de kantoren Nijmegen en Zwolle dan nagenoeg leeg zijn. Het doel is die panden op termijn af te stoten. Het nieuwe pand zal onder meer onderdak gaan bieden aan de Raad van Bestuur, enkele bedrijfsonderdelen en marktunits en staf- en concerndiensten. Doorslaggevend in de keuze is de goede bereikbaarheid geweest. Gekozen is voor een beperkt aantal bouwlagen, zodat er een heel open werksfeer mogelijk wordt gemaakt. Voor de introductie van het concept ‘Het nieuwe werken’ biedt dit veel perspectief.

22


Nieuw bedrijfsrestaurant ‘Alkmaar Plaza’ Het voormalige bedrijfsrestaurant in het Alkmaarse kantoor is in 2008 geheel gerenoveerd tot een centraal multifunctioneel ontmoetingen vergadercentrum. Het restaurant is hiermee omgedoopt tot ‘Alkmaar Plaza’. Met Alkmaar Plaza is een ruimte gerealiseerd waar medewerkers elkaar formeel en informeel kunnen ontmoeten. Ook flexwerken is mogelijk. Alkmaar Plaza is een investering in haar medewerkers, de organisatie sluit daarmee aan op ‘Het nieuwe werken’. Alkmaar Plaza is binnenkort door medewerkers via een webcam te bekijken. Zo kan men te allen tijde zien of het centrum beschikbaar is voor een vergadering of lunch. Aanpassingen kantorenterrein Assen De huisvesting in Assen bestaat uit meerdere gebouwen. Twee ervan zijn in 2008 van binnen aanzienlijk gerenoveerd en opgeknapt. Ook werd het terrein, dat wordt beveiligd met slagbomen, aangepast. Er is een terreinplan ontwikkeld, waarmee het meer eenheid uitstraalt. Om een gemeenschappelijk terrein te kunnen creëren, moest de naastgelegen grond van de gemeente worden gekocht. Fasegewijs is dit ontwikkeld, zodat de gebouwen wel bereikbaar bleven. Aangepast flexibel kantoorconcept SUR Met de oplevering van de nieuwbouw van Stichting Univé Rechtshulp (SUR) eind 2007 maakt men in het pand gebruik van een flexibel kantoorconcept. Het aantal werkplekken was even groot als het aantal medewerkers. De verwachte groei van personeel moest echter worden opgevangen binnen dat aantal werkplekken. Een aantal concentratiewerkplekken zijn in 2008 aangepast, omdat echt concentreren niet mogelijk bleek. De concentratieplekken zijn nu in afgesloten cabines geplaatst. Daarnaast heeft iedere medewerker eind 2008 nog eenmaal mogen aangeven wat de ideale bureauopstelling zou zijn. De aan-

23


passingen worden in januari 2009 uitgevoerd. SUR heeft ook volgende stappen gezet aan een organisatie-ontwikkelingconcept gebaseerd op zelfsturende teams. Eindhoven naar ruimere behuizing Omdat het pand aan de Wal in Eindhoven voor Univé Zuid al enige tijd te krap bemeten is en een gedeelte van het bedrijfsonderdeel Distributie zal verhuizen naar Univé Zuid, is besloten om uit te kijken naar een locatie die meer huisvestingsruimte biedt. Deze nieuwe ruimte is gevonden in een bestaand pand aan de Boschdijk te Eindhoven. Momenteel worden nog besluiten genomen over de inrichting van de nieuwe locatie. Univé Zuid zal de nieuwe locatie rond de zomer van 2009 betrekken. Gorinchem stoot Touwbaan af Van het pand aan de Touwbaan te Gorinchem wordt begin 2009 afscheid genomen. Door eerdere ontmanteling van de locatie zijn medewerkers in 2008 reeds verhuisd naar het pand aan het Stadhuisplein te Gorinchem. Nieuwegein: tijdelijke Prisma-ruimte In 2008 werden in Nieuwegein voor het project Prisma circa 600 m2 extra gehuurd om alle projectmedewerkers te kunnen huisvesten. De extra ruimte is per 2009 weer opgezegd, omdat de afronding nadert van het project, dat onder meer zorg draagt voor het invoeren van het eenduidige declaratiesysteem ‘Oracle Open Zorg’ bij alle organisatie-onderdelen. Beveiliging vergroot In alle kantoren zijn maatregelen genomen om ongeoorloofde toegang te voorkomen. Alle medewerkers van de grote kantoren hebben een toegangspas. Bezoekers worden aangemeld en aan de balie ontvangen zij een bezoekerspas. Alle balies zijn voorzien van paniekdrukkers en beveiligingsicoontjes op pc’s. Er wordt naar gestreefd om in 2009 te komen tot een uniform toe-

24


gangscontrole systeem voor geheel Univé-VGZ-IZA-Trias, te beginnen met de nieuwe locatie van het hoofdkantoor te Arnhem. Risico Inventarisatie & Evaluatie In alle kantooromgevingen is de jaarlijkse Risico Inventarisatie & Evaluatie uitgevoerd. In sommige gevallen zijn direct verbeteracties in gang gezet of al doorgevoerd. In Tilburg is, in het kader van bouwtechnische voorwaarden en aanpassingen, een extra vluchtroute gerealiseerd in het dertien verdiepingen tellende bouwdeel. Bedrijfshulpverlening Op alle kantoren zijn bedrijfshulpverleners (BHV) actief. Om de kennis en vaardigheden van deze bedrijfshulpverleners op peil te houden, worden ieder jaar herhalingstrainingen Reanimatie en BHV aangeboden. Uiteraard hebben er in 2008 ook enkele BHV- en ontruimingsoefeningen plaatsgevonden. Afgelopen jaar is er op alle grote locaties AED-apparatuur (Automatische Externe Defibrillator) aangeschaft om in geval van een hartstoornis een grotere kans op overleving te bewerkstelligen. Alle bedrijfshulpverleners hebben hier een korte training voor gevolgd. Doordat er veel interne personele verschuivingen plaatsvonden en nog gaan plaatsvinden, is het lastig om het aantal benodigde bedrijfshulpverleners op peil te houden. Hierop wordt continu ingespeeld. Het doel is om in 2009 te komen tot een uniform BHV-beleid voor geheel Univé-VGZ-IZA-Trias.

25


Medewerkertevredenheid

voel je vrij

Lianne van Els - sinds 1999 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - Commercieel Accountbeheerder Waarom heb jij voor het LAC gekozen?

Een tevreden medewerker leidt tot een tevreden klant. Niet zo maar een loze kreet binnen Univé-VGZIZA-Trias, maar een thema waar we hard en structureel aan werken. Juist in turbulente tijden is scherp inzicht in wat er speelt in de organisatie belangrijk. Via het medewerkeronderzoek kunnen alle medewerkers hun mening geven over de organisatie waarin ze werken. Tevens biedt dit essentiële managementinformatie over de sterke en zwakke plekken van de organisatie.

“Ik heb op vrijwillige basis voor het LAC gekozen. Ik zit dus niet in het sociaal plan en ben geen herplaatsingkandidaat. Ik heb mijn statusbepalend gesprek nog niet gehad. Ik heb in september zelf een bewuste keuze gemaakt om me aan te melden om meer duidelijkheid te krijgen. Mijn situatie is niet standaard. Ik heb in 2008 een half jaar onbetaald verlof gehad. Die heb ik in Zuid-Afrika doorgebracht met het werken aan vrijwilligersprojecten en reizen. Toen ik terugkwam had ik veel over mezelf geleerd en één van die dingen was dat ik niet echt tot mijn recht kom in een kantoorbaan, maar

April 2007 heeft het eerste medewerkeronderzoek binnen de fusieorganisatie van VGZ-IZA en Univé plaatsgevonden Trias had korte tijd daarvoor al het medewerkeronderzoek uitgevoerd. In oktober 2008 is het eerste bedrijfsbrede onderzoek uitgevoerd. Deze keer kon iedere medewerker alleen via internet anoniem en eenvoudig zijn mening geven. De respons was duidelijk hoger dan voorgaand jaar: 71,9% ten opzichte van 68,5% in 2007. Onderzoeksbureau Effectory geeft aan dat de organisatie op deze respons terecht trots kan zijn. Medewerkers willen graag hun mening geven. Wellicht hebben sommigen zich laten inspireren door het vooruitzicht van een taart voor de eerste tien teams die 80% respons of meer scoorden.

een meer actieve baan ambieer. Het probleem is alleen dat ik totaal niet weet welke functie dan bij mij en mijn mogelijkheden (zoals werkervaring en opleiding) past. Met deze vraag heb ik me bij het LAC gemeld.”

Totaalscore gedaald naar 6,7 De resultaten liggen lager dan vorig jaar. De waardering van medewerkers is uitgekomen op het cijfer 6,7. Dit is lager dan de benchmark (7,1) en dan de score van vorig jaar (7,4). De dalende score is een duidelijk signaal dat medewerkers minder tevreden en betrokken zijn dan vorig jaar. Tegenover de lagere scores staan ook positieve scores. Zo blijft de klantgerichtheid onveranderd hoog (7,4) evenals de prestatie (7,0). Ook zijn er aanhoudend hoge scores te zien op collega’s, leidinggevende en ontwikkelings-mogelijkheden.

26


Lianne van Els - sinds 1999 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - Commercieel Accountbeheerder Wat heb je aan het LAC gehad?

Effect van de fusie zichtbaar Het effect van de fusie is daarmee duidelijk zichtbaar op de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. We moeten wel beseffen dat de organisatie ook de komende jaren continu in verandering zal zijn. Ondanks deze continue verandering zijn er goede verwachtingen voor een volgend onderzoek. In 2009 namelijk zullen medewerkers meer duidelijkheid krijgen over de organisatie en hun bijdrage daarin, dat helpt om duidelijkheid te krijgen over de toekomst.

“Mijn procedure bij het LAC is nog niet afgerond. Ik heb nu enkele gesprekken gehad en ben zeer tevreden. In de gesprekken wordt je gedwongen om over jezelf na te denken en alles op een rijtje te zetten. Je moet zelf actie ondernemen om duidelijkheid te krijgen. Daarvoor krijg je wel de opdrachten en tools aangereikt. Tijdens de gesprekken wordt alles geëvalueerd, waarna je doorgaat naar de volgende stap. Ik heb er alle vertrouwen in dat ik uiteinde-

Vanaf begin 2009 zal de tijd goed gebruikt worden om de resultaten te verbeteren. Er wordt ingezet op organisatie, werkzaamheden en arbeidsomstandigheden. Diverse zaken leveren een bijdrage aan de medewerkertevredenheid. Te denken valt aan Het nieuwe werken dat meer mogelijkheden voor medewerkers kan bieden. In het verlengde daarvan gaan we werken vanuit de nieuwe kantoorlocaties. Met dit nieuwe elan verwachten we in de volgende meting weer een stijging in de cijfers terug te zien.

lijk de antwoorden zal vinden.”

27


Vertrouwenspersonen

voor een eerlijke werkomgeving

Jolanda van der Goot - sinds 2003 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - schadebehandelaar

Univé-VGZ-IZA-Trias staat ervoor dat iedereen binnen onze organisatie zich zodanig veilig voelt dat de medewerker niet belemmerd wordt in zijn of haar functioneren. Daartoe is enkele jaren geleden het beleid Ongewenste Omgangsvormen vastgesteld. Dit beleid heeft invulling gekregen door het aanstellen van een Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen en door het benoemen van een aantal vertrouwenspersonen SIAG (Seksuele Intimidatie, Agressie en Geweld).

Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Ik kreeg op een gegeven moment het gevoel dat ik iets miste in mijn huidige functie. Ik kon er alleen niet de vinger op leggen wat het was. Mijn doel voor het traject was dan ook om er achter te komen waar mijn interesses op het gebied van werk liggen. Daarnaast er achter komen welke functies daar bij kunnen horen en wat ik er voor moet doen om

De vertrouwenspersonen SIAG ondersteunen medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag. Dit is onder te verdelen in pesten, roddelen, conflicten, ongewenste bejegening, agressie en seksuele intimidatie. De vertrouwenspersonen bieden advies, ondersteuning en/ of bemiddeling bij achtereenvolgens conflicten op het werk en bij ongewenst gedrag op de werkplek. Ten slotte ondersteunen ze met behulp van mediation, wanneer béide partijen zich daarin kunnen vinden.

dergelijke functies te bereiken.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Mijn traject is nu in de afrondende fase. Aan de hand van de testen en opdrachten weet ik wat ik interessant vind. Door het huiswerk en natuurlijk ook de sessies ben ik me erg bewust geworden van mijn persoonskenmerken. Daardoor is het ook helder geworden welke kenmerken een functie in zich moet hebben om het voor mij interessant te maken. Nu is het aan mezelf hoe ik een en ander ga invullen en hoe ik het in de praktijk ga brengen. Daar

Nadruk op onderlinge bejegening De conflicten en arbeidsconflicten worden door de vertrouwenspersoon bij een melding alleen in behandeling genomen, wanneer er sprake is van agressie of intimidatie tussen de partijen. Het accent van de behandeling ligt dan ook op de ongewenste bejegening van en door partijen. De vertrouwenspersoon kan alleen als mediator optreden wanneer hij vooraf door géén van beide partijen is geconsulteerd. Mocht dat wel door één van de partijen ‘gebeurd’ zijn, dan blijft deze vertrouwenspersoon gekoppeld aan de melder. Informatie die verstrekt wordt aan de vertrouwenspersoon, is strikt vertrouwelijk, tenzij met de melder (schriftelijk) anders is overeengekomen.

ben ik op dit moment mee bezig. Uiteindelijk hoop ik een functie binnen de organisatie te vinden die goed bij mij past.”

Zeventien meldingen In 2008 zijn er binnen Univé-VGZ-IZA-Trias zeventien meldingen geweest. Tien meldingen hebben geleid tot

28


een casus die óf is afgerond óf nog in behandeling is. Eén casus is voortijdig afgebroken op initiatief van de melder. Bij twee casussen heeft het geleid tot een melding bij Compliance. Bij de meldingen die niet geleid hebben tot een casus lag het accent vooral op de beleving van relaties op de werkplek. Het was voor de vertrouwenspersonen niet altijd mogelijk een probleem op te lossen, omdat soms sprake was van personele en/of medische problematiek of anderszins. In dat geval vond verwijzing plaats al naar gelang de inhoud van het probleem.

29


Maatschappelijk betrokken ondernemen

kijk om je heen

Lucio Croes - sinds 1973 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias

Persoonlijk, dichtbij en betrokken, dat is Univé-VGZ-IZATrias. Wij willen anderen graag helpen, zowel met verzekeringen als via andere wegen. Ook onze medewerkers hebben aangegeven graag iets te doen voor de medemens. Onze organisatie biedt medewerkers de mogelijkheid om vrijwilligersprojecten uit naam van Univé-VGZIZA-Trias te organiseren en/of er aan deel te nemen.

- Informatieanalist Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Ik heb voor het LAC gekozen omdat ik rondliep met de vraag: ‘Zal ik iets gaan doen wat meer voldoening geeft in mijn leven en het leven van anderen?’” Wat heb je aan het LAC gehad? “Gedurende de LAC-periode heb ik veel nagedacht over de toekomst. De loopbaanadviseur hielp mij en stimuleerde mij hierin. Buiten de loopbaanadviseur heb ik adviezen gevraagd aan familieleden en vrienden. Uit een LAC-onderzoek is naar voren gekomen dat de top 3 motivatoren van mij zijn: persoonlijke waarden en normen, specialisme en sociale

Natuurlijk zijn anderen ermee geholpen, maar ook medewerkers zelf kunnen er profijt van hebben. Want niet alleen leer je elkaar als collega beter kennen, ook kun je werken aan je ontwikkeling. Je komt immers in aanraking met werkgebieden waarmee je anders niet veel affiniteit zult hebben. Make a Difference Day en Wit Licht Een kleine duizend medewerkers hebben tijdens Make a Difference Day (MADD) voor evenzoveel mensen uit de samenleving een verschil gemaakt. Verder zijn 3.000 mantelzorgers getrakteerd op een Wit Licht-concert van Marco Borsato. Bijzonder en nieuw voor onze organisatie is dat we middelbare scholieren meenemen tijdens een aantal van onze projecten. Dit om kennis te maken met vrijwilligerswerk in het kader van het landelijk programma Maatschappelijke Stage.

contacten. Ik heb gekozen om korter te gaan werken zodat ik één dag in de week aandacht kan geven aan persoonlijke waarden en normen en sociale contacten. Ik ben de organisatie dankbaar voor het bieden van het LAC. Ik loop niet meer met een vraag rond; ik heb een antwoord en dat geeft rust.”

30


Van voedselbank tot sponsorloop In Alkmaar was het koken voor en met dementerende mensen een groot succes. In Zwolle waren kinderen met een fysieke beperking deelnemer aan een demonstratie met reddingshonden. Op de Customer Contact Centra van Gezondheid heeft men een inzamelingsactie voor de voedselbanken georganiseerd. Honderden gezinnen vonden hierdoor iets extra’s in hun kerstpakket. In Assen is men met een groep rolstoelers naar het gevangenismuseum in Veenhuizen geweest en een gemengde groep van twee maatschappelijke organisaties uit de regio is mee geweest naar het stadion van sc Heerenveen om een voetbalwedstrijd te bekijken. Ten slotte hebben vele sportieve collega’s in diverse landelijke loopevenementen circa 20.000 euro bij elkaar gelopen voor goede doelen.

31


De kleurrijke beweging

wees geïnformeerd

Marco Cillessen - sinds 1986 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias

Het samenvoegen van vier grote organisaties levert een enorme veelkleurigheid aan mensen op. Daarom vindt de organisatie het belangrijk dat iedereen wordt meegenomen in het proces, dat door de organisatie ‘De kleurrijke beweging’ wordt genoemd. Om kleur te geven en om te mengen. Hoe meer kleuren, hoe rijker het palet.

- Procescoördinator Credit Management Waarom heb jij voor het LAC gekozen? “Omdat ik me in mijn huidige functie niet meer op mijn plek voelde ben ik bewust op zoek gegaan naar een nieuwe functie binnen de organisatie. Bij het LAC heb ik toen aangeklopt met de vraag of zij mij hierbij behulpzaam willen zijn.” Wat heb je aan het LAC gehad? “Het LAC heeft me hierin uitstekend terzijde gestaan. Met de LAC adviseur heb ik

Via diverse communicatiemiddelen zijn medewerkers al op de hoogte gebracht van elkaar en van de weg die we nog te gaan hebben. Denk eens aan De kleurrijke beweging als intranet, het fusiemagazine Kleur en de Ontmoetingen op de vestigingen. Medewerkers zijn in de gelegenheid gesteld zich in diverse trainingen, zoals Kleur bekennen, te informeren over toekomstkansen voor zichzelf, binnen of buiten de organisatie. HR heeft wekelijkse inloopsessies georganiseerd, waar medewerkers met hun vragen bij HR terecht kunnen. Tenslotte zijn er HR-ontmoetingen geweest waarin een HR-thema toegelicht werd.

van tevoren een traject uitgestippeld waarin aan de hand van opdrachten inzichtelijk wordt gemaakt wat ik belangrijk vind in het werk, maar ook wat mijn sterke en zwakke punten zijn. Met die gegevens ben ik me nog tijdens het traject op een andere functie gaan oriënteren. En inmiddels ben ik aangenomen voor de functie System Engineer Business Intelligence.

Van kennismaken naar bewegen Betrof 2007 vooral kennismaking, in 2008 zijn we juist gaan bewegen. De organisatie is in beweging gekomen. Zo is de oude organisatiestructuur opgeheven per 2008 en zijn we gekanteld naar nieuwe organisatieonderdelen. Daarnaast is een huisvestingplan opgesteld waarmee de beweging een feit was. De kwartiermakerplannen gaven vervolgens de medewerker concreter zicht op de gevolgen voor zijn afdeling. Inmiddels is een groot deel van de statusbepalende gesprekken al gevoerd, zodat de werkinvulling voor hen helemaal helder is. Vertalen naar communicatie Met behulp van de diverse communicatiemiddelen is geprobeerd om de medewerkers nog beter mee te nemen in dit bewegingsproces. De intranetsite De kleurrijke

32


beweging bijvoorbeeld is nu leidend ten opzichte van de respectievelijke oude intranetten UniNet, TICS en Vignet. Op de licht vernieuwde site De Kleurrijke Beweging is goed te volgen hoe de organisatie in beweging is. Met z’n allen naar Marco Op vrijdag 10 oktober zijn 5.500 collega’s van Univé-VGZIZA-Trias met introducé naar Marco Borsato’s Wit Licht concert geweest. Een paar honderd touringcars kwamen vanuit alle windstreken naar Arnhem om te genieten van een groots concert. De in totaal 31.000 in het wit gestoken klanten, mantelzorgers en relaties én medewerkers zorgden voor een kolkend Gelredomestadion. Feitelijk was dit de eerste keer dat alle medewerkers van de hele organisatie elkaar konden ontmoeten. En er sprak waardering uit naar de medewerkers voor hun inspanningen aan de nieuwe organisatie. Aanleiding voor dit bijzondere ‘personeelsuitje’ was het partnership dat Univé-VGZ-IZA-Trias met Marco Borsato heeft gerealiseerd. Maandag 9 juni mochten vijf collega’s met introducé een ‘meet en greet’ beleven met Marco Borsato. De vijf dames wisten in een prijsvraag de leukste vraag te stellen aan de topartiest. Linda, Marieke, Sigrid, Yolanda en Sabine werden als heuse ‘vips’ per limousine van kantoor opgehaald; uitgezwaaid door tientallen collega’s. Aan de Loosdrechtse Plassen werden ze persoonlijk verwelkomd door Marco die uitgebreid antwoord gaf op al hun vragen.

33


Medezeggenschap

voor medewerker én organisatie

Piroska Horsman - sinds 2004 werkzaam bij Univé-VGZ-IZA-Trias - juriste Waarom heb jij voor het LAC gekozen?

De medezeggenschap speelt een belangrijke rol binnen een - veranderende - organisatie als Univé-VGZ-IZATrias. Enerzijds als klankbord voor de bestuurder, aan de andere kant vertolkt de medezeggenschap de stem van de medewerkers. Het afsluiten van een convenant naar aanleiding van de kwartiermakerplannen weerspiegelt de reële afweging van de toekomst-belangen van zowel organisatie als medewerkers. Daarnaast is de structuur van de medezeggenschap in 2008 aangepast aan de structuur van de nieuwe organisatie.

“Ik heb gekozen voor het LAC, omdat ik graag meer inzicht wilde krijgen in mijn goede en minder goede kwaliteiten, met name kwaliteiten die ik in mijn dagelijkse werkzaamheden niet gebruik. Daarnaast wilde ik weten of mijn huidige functie hierbij aansluit en welke functie(s) wellicht beter bij mijn kwaliteiten en ambities past/passen.” Wat heb je aan het LAC gehad?

Kwartiermakerplannen In 2008 heeft de medezeggenschap zich vooral beziggehouden met de kwartiermakerplannen die begin dat jaar opgesteld zijn door de directeuren van de bedrijfsonderdelen. In juni is hierover met de bestuurder een convenant gesloten. Centraal uitgangspunt in dit convenant is dat medewerkers ten gevolge van de veranderende organisatie er niet in inkomen op achteruit mogen gaan. Het huidige bruto inkomen van de medewerker wordt, ook bij plaatsing in een lagere functie, gegarandeerd.

“Op dit moment ben ik nog bezig met het LAC, dus deze vraag kan ik op dit moment nog niet beantwoorden.”

Structuuraanpassing Tot medio 2008 was de medezeggenschap nog actief in de oude structuur van het tijdelijke Centraal Medezeggenschapsorgaan Univé-VGZ-IZA-Trias (CMU) en de bestaande medezeggenschapsorganen van Univé en VGZ-IZA-Trias. Per 1 juli 2008 is de medezeggenschapsstructuur gewijzigd en vervangen door een Centrale Ondernemingsraad (COR) en drie Ondernemingsraden (OR): de OR Distributie&Marktunits, Werk&Inkomen en Gezondheid (DMWG), de OR Declaratieverwerking, Polisadministratie en Staven (OR PDS) en de OR Schade, SUR en Compander (SSC). Bij de OR SSC zijn onderdeelcommissies (OC) Compander en SUR ingesteld. SUR heeft zijn OC niet ingericht. De COR bestaat uit elf leden (vier namens PDS, vier namens DMWG en drie namens SSC).

34


Commissies en werkgroepen De medezeggenschap heeft gekozen voor een structuur, waarbij commissies geplaatst zijn tussen de COR en de OR’en. Deze commissies worden bemenst vanuit de COR en OR’en. Er zijn vier commissies, te weten HRM, Bedrijfsvoering, MVS (missie, visie, strategie) en Communicatie. Daarnaast zijn de werkgroepen Nieuwe Werken, Huisvesting, Arbo&Verzuim en Onderlingen actief. Om de adviesaanvragen en instemmingverzoeken procesmatig goed af te wikkelen is het ambtelijk secretariaat van de medezeggenschap de centrale postbus. Hier wordt vastgesteld wanneer een onderwerp OR-overstijgend is. De behandeling vindt plaats in de betreffende commissie en de besluitvorming in de COR.

35


Personeelsverenigingen

van vijf tot negen Het afgelopen jaar hebben de verschillende personeelsverenigingen binnen de organisatie weer een heel scala aan activiteiten voor het personeel georganiseerd. Er is gezocht naar diverse manieren om het personeel ook buiten werktijd met elkaar in contact te brengen. Smakelijke uitdagingen kwamen de personeelsleden tegen tijdens de kookworkshops die bijna alle personeelsverenigingen organiseerden. Voor collega’s die niet zelf aan de slag wilden, maar wel van lekker houden waren er workshops ’Wijn en spijs’. Maar ook met de workshops nagels versieren, zilver smeden en een borstbeeld maken konden collega’s aan de slag. Sportief hebben we ons beste beentje voorgezet bij het skiën, volleyballen, wandelen, fietsen, tennissen, midgetgolfen, quad rijden en een solextour. Cultureel hebben we iceshows en musicals bezocht en stonden enkele Europese steden zoals Londen en Parijs bij de personeelsverenigingen op het programma. De reis naar Zuid-Afrika was een cultureel hoogtepunt. Tussen dagtrips en Kerststukjes Alle personeelsverenigingen zijn een dag op pad geweest met collega’s. Zo was er een gezinsdag naar De Efteling, bezoek aan de dierentuin in Emmen, op visite op paleis Soestdijk en is in Polen Auschwitz bezocht. Uiteraard kwam Sint op alle kantoren even langs. Ook de creatieve collega’s konden hun hart ophalen tijdens het maken van de Paas-, moederdag- en Kerststukjes. Honderden personeelsleden hebben aan een of meer activiteiten deelgenomen. Het afgelopen jaar waren de personeelsverenigingen nog divers georganiseerd. Door de veranderingen in de organisatie gaan ook de personeelsverenigingen zich anders organiseren.

36


Op dit moment vinden er al verkennende gesprekken plaats om in de loop van 2009 de organisatie van de personeelsverenigingen aan te passen naar een nieuwe structuur, die past bij de nieuwe organisatie. . Univé-VGZ-IZA-Trias vindt het bestaan van een personeelsvereniging belangrijk. Zeker in een tijd van fusie en integratie heeft de personeelsvereniging een belangrijke rol: ze biedt de mogelijkheid om collega-medewerkers ook op een andere manier, buiten het werk te leren kennen. Ook als onderdeel van het menselijk integratieproces, als bindend element in de organisatieontwikkeling.

37


Toekomstblik

van integratie naar opbouw Univé-VGZ-IZA-Trias heeft in 2008 belangrijke beslissingen genomen en er zijn grote stappen gezet in het organisatieontwikkelingsproces. Deze besluiten en de stappen die gezet zijn, zijn belangrijk om de ‘toekomst in eigen hand te kunnen nemen’. De regie nemen op toekomstige ontwikkelingen geldt zowel voor de organisatie als voor de individuele medewerker. We zijn op weg om een mooie organisatie te worden. Maar we zijn er nog niet. Streven is een ontwikkelgerichte organisatie te worden met perspectief op goede invulling van de privé-werkbalans van medewerkers door invulling te geven aan Het nieuwe werken en daarnaast invulling te geven aan de betekenis van het nieuwe merk, met duidelijke kernwaarden voor de onderneming, de klant én voor iedere medewerker; waar medewerkers aansluiten bij en invulling geven aan deze kernwaarden. Daar zijn we hard mee bezig. In 2008 hebben de voorbereidingen plaatsgevonden. De voorbereidingen zijn gekoppeld aan premières in 2009 zoals bijvoorbeeld het nieuwe huisvestigingsbesluit van het nieuwe hoofdkantoor. Aan het begin van 2008 zijn besluiten genomen over het nieuwe huisvestingsbeleid. De nieuwe organisatie zal op een termijn van maximaal vijf jaar gebruik maken van vijf locaties in plaats van de huidige zeventien locaties. Ook is aan het begin van 2008 duidelijk geworden uit de kwartiermakerplannen waar de werkprocessen komen te liggen en wat de omvang van de organisatie in de toekomst wordt. Door vergaande automatisering en integratie van de (back)officeprocessen zullen processen efficiënter kunnen verlopen. Om het proces van concentratie, efficiency en integratie goed te laten verlopen heeft Univé-VGZ-IZA-Trias het Sociaal Plan verlengd en zijn er extra afspraken gemaakt

38


voor medewerkers, onder meer op terreinen van reiskosten en reistijd en perspectief op de toekomst. Deze afspraken zijn vastgelegd in een Convenant met de medezeggenschappen in het sociaal plan met de vakbonden. Ook voor medewerkers die niet mee kunnen reizen naar een nieuwe locatie zijn extra afspraken gemaakt. Belangrijkste criterium is dat het proces zorgvuldig verloopt. Er is frequent overleg met de in- en externe medezeggenschap over de voortgang van het proces. Voor de opbouw van de nieuwe organisatie zijn ook belangrijke stappen gezet. De nieuwe businessarchitectuur is van start gegaan, plannen en adviesaanvragen zijn van een positief advies voorzien waarmee het nieuwe bedrijfsmodel van de multidimensionale onderneming een feit is geworden. We zijn niet alleen op weg om een prachtige organisatie te worden, de weg er naar toe is voor veel medewerkers ook een uitdaging om te bewandelen: veel medewerkers grijpen de kans en mogelijkheden om bij te dragen en te bouwen aan de (nieuwe) organisatie. Roland Kip Directeur Human Resources

39

SOCIAAL JAARVERSLAG Univé-VGZ-IZA-Trias

Recommend Documents