Sociaal Calamiteiten Plan Gemeente Waalwijk

Sociaal Calamiteiten Plan Gemeente Waalwijk

Het voorkomen en aanpakken van maatschappelijke onrust ten gevolge van – feitelijke dan wel dreigende – sociale calamiteiten en incidenten

Gemeente Waalwijk, definitieve versie 1.0 Vastgesteld in het college d.d. 14 december 2010

1

Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6 7

Inleiding.......................................................................................................... 3 Definitie .......................................................................................................... 3 Waarom een SCP? ............................................................................................ 5 Doel ............................................................................................................... 6 Doelgroep ....................................................................................................... 6 Wanneer treedt een SCP in werking? .................................................................. 7 Operationele strategie....................................................................................... 7 7.1 Wat houdt de operationele strategie in .......................................................... 7 7.2 Het samenstellen van een beleidsteam.......................................................... 8 7.3 Bijeenroepen beleidsteam...........................................................................10 7.4 inwerkingtreding van het SCP .....................................................................10 7.5 Uitvoering van gekozen plan van aanpak......................................................11 7.6 Nazorg en evaluatie ...................................................................................12 7.7 Communicatie ...........................................................................................12 8 Het SCP ‘levend’ houden .................................................................................13 Bijlage 1 SCP-partners........................................................................................14 Bijlage 2 Checklist Communicatie.........................................................................16 Bijlage 3 Werkprotocol Beleidsteam SCP (BOB)......................................................20

2

1 Inleiding Om rampen - zoals we die doorgaans kennen - te voorkomen en te bestrijden, zijn er draaiboeken. Maar een draaiboek voor het voorkomen en bestrijden van sociale calamiteiten is nieuw. Toch kunnen (dreigende) sociale calamiteiten een grote maatschappelijke impact hebben. Groeiende onrust kan leiden tot spanningen met confrontaties tot gevolg. En dat heeft weer gevolgen voor de openbare orde en veiligheid; een bestuursfacet waarvoor de burgemeester verantwoordelijk is. Bij het voorkomen en zo nodig bestrijden van maatschappelijke onrust zijn nogal wat partijen betrokken: van organisaties en instellingen tot (groepen) individuele burgers. Dat vraagt om een stevige regie. Als het erop aan komt, kan nu eenmaal geen sprake zijn van vrijblijvendheid. Als bij maatschappelijke onrust niet tijdig op signalen wordt geanticipeerd, kan de situatie escaleren. Ervaring leert dat gemeenten goed voorbereid zijn op allerlei fysieke rampen en de bestrijding daarvan, maar dat vaak niet duidelijk is hoe ten tijde van sociale calamiteiten moet worden gereageerd en wie waarvoor verantwoordelijk is. En wellicht nog belangrijker: hoe al in een vroeg stadium acties kunnen worden genomen om maatschappelijke onrust en escalatie te voorkomen. Het Sociaal Calamiteiten Plan (SCP) voorziet in die leemte. Bij elk plan van aanpak bestaat het risico dat dit onderaan de stapel belandt en niet of nauwelijks aandacht krijgt. Dat risico is extra groot als zo’n plan van aanpak zich richt op situaties waarvan op het moment van besluitvorming en vaststelling niet direct sprake is. De geschiedenis van maakt echter dat aan het onderwerp door het gemeentebestuur van Waalwijk prioriteit wordt gegeven1. Draagvlak en effectiviteit Commitment en draagvlak op bestuurlijk niveau is een belangrijke en de eerste stap in dit proces. Alleen als een plan van aanpak van bovenaf gedragen wordt en als men op bestuurlijk niveau de noodzaak van het hebben van een dergelijk plan inziet, zijn vervolgstappen mogelijk. Vervolgens dient er bij -en tussen- de partijen die bij een sociale calamiteit betrokken raken, een cultuur te ontstaan van gedeeld urgentiebesef waardoor effectief handelen in een zo vroeg mogelijk stadium mogelijk wordt. Aan deze belangrijke stap wordt invulling gegeven door het SCP levend te houden middels het bespreekbaar te maken in de bestaande gremia. Bovenal dient de effectiviteit van het plan, zoals ook gebruikelijk is in de reguliere rampenbestrijding, getoetst te worden in de praktijk door regelmatig te oefenen.

2 Definitie Wat is een sociale calamiteit? Een sociale calamiteit kan optreden als (de dreiging van) één of meerdere incidenten zich voordoen die een uiting vormen van bestaande spanningen en/of problemen. Deze spanningen en/of problemen kunnen in potentie dreigen te escaleren tot een ernstige aantasting van de openbare orde en veiligheid. Dat is een hele mond vol, een voorbeeld spreekt wellicht meer tot de verbeelding. Denk bij een sociale calamiteit aan maatschappelijke onrust die ontstaat na bijvoorbeeld een rel, een vechtpartij, 1

Het wegpesten van een Liberiaans gezin in Waspik in de periode 2006-2007 heeft in Waalwijk stof doen opwaaien en een urgentiebesef doen ontstaan. Voor meer informatie hierover: Racistische overlast in Waspik : analyse van de aanpak en lessen voor gemeenten / Onderzoekscommissie FORUM. Utrecht: Forum, 2008

3

een familiedrama of interetnische spanningen. Het Sociaal Calamiteiten Plan (SCP) versus het gemeentelijk rampenplan De gemeenten in Nederland dienen te beschikken over een rampenplan, gericht op fysieke rampen zoals grote branden, ontploffingen en natuurrampen. Tot op heden hebben de meeste gemeenten geen plan voor calamiteiten op sociaal-maatschappelijk gebied. En dat terwijl juist dit soort calamiteiten tot grote maatschappelijke onrust kunnen leiden met alle gevolgen van dien. Ook is de kans op sociale calamiteiten vele malen groter dan fysieke rampen. Het doel van het SCP is om gemeenten in staat te stellen adequaat voorbereid te zijn op sociale calamiteiten en bij escalatie in staat te zijn effectieve maatregelen te nemen. Daarbij is een belangrijk beginsel van het SCP dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid bestaat van zowel de klassieke partijen (denk aan de burgemeester, politie) als andere lokale partijen (denk aan maatschappelijk werk, jongerenwerk etc.) om sociale calamiteiten effectief te voorkomen en/of te bestrijden. In het SCP staat beschreven hoe alle lokale betrokken partijen met dit soort situaties moeten omgaan: wie doet wat bij incidenten met een maatschappelijke nasleep en hoe kunnen incidenten worden voorkomen. In situaties waarbij een rampenplan en het SCP tegelijkertijd in werking moeten treden, is een goede afstemming uiteraard noodzakelijk. Het SCP komt niet in de plaats van de rampenplannen, maar is een aanvulling daarop. De grootste kracht van het SCP is dat de aanpak gericht is op het voorkomen van maatschappelijke onrust. Proactief in plaats van alleen reactief. Preventie in plaats van alleen repressie. De in het SCP voorgestelde aanpak richt zich dan ook niet alleen op de aanpak van incidenten en calamiteiten zelf, maar heeft ook betrekking op een effectieve (vroegtijdige) signalering en/of gevolgbestrijding, zodat (escalatie van) incidenten zoveel mogelijk voorkomen kan/kunnen worden. Meer hierover in hoofdstuk 7.

Voorbeeld2:

De maatschappelijke onrusten rondom het misbruik van bijna 100 zwemleerlingen door Benno L. (‘s-Hertogenbosch, 2009) raakt verschillende domeinen. De casus raakt aan het publiekmaatschappelijk domein, het justitieel en politioneel domein, het zorg- en hulpverleningsdomein en het bestuurlijk domein. Het feit dat deze casus deze verschillende domeinen raakt maakt dat een veelheid aan partijen en stakeholders een rol spelen bij (de afhandeling van) de zaak. Primair betreft het hier de getroffenen (de mogelijke slachtoffers en hun verwanten), pers en publiek. Daarnaast betreft het hier het Openbaar Ministerie en de politie die zich bezighouden met opsporing en vervolging. Anderzijds zijn er verschillende partijen betrokken in de organisatie van (slachtoffer-)hulp voor de getroffenen. De betrokken gemeenten (en met name de gemeente 's-Hertogenbosch) kiezen er bewust voor om een actieve rol te spelen in de aanpak van de crisisbeheersing. Behalve de grootschaligheid van de zaak en de mogelijke impact op de maatschappij spelen er nog twee zaken mee in de overweging om de gemeenten een centrale positie te geven in de aanpak van deze zaak. Ten eerst willen de gemeenten, net als bij 'klassieke' crisissituaties, hun verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering van het proces Voorlichting. Ten tweede willen de betrokken burgemeesters hun rol als burgervader uitoefenen richting slachtoffers, ouders/verzorgers en de rest van de gemeenschap. De keuze om het proces Voorlichting vanuit de gemeente 's-Hertogenbosch te organiseren komt voort uit het gegeven dat de verdachte woonachtig is in die gemeente, het feit dat met name binnen de gemeente 's-Hertogenbosch voldoende capaciteit (menskracht) beschikbaar is en dat de communicatieafdeling van de gemeente 's-Hertogenbosch getraind is in het functioneren als crisiscommunicatieteam. 2

Bron: ‘Als maatschappelijke onrust dreigt, evaluatie van het optreden van de autoriteiten naar aanleiding van de arrestatie van Benno L.’. Door J.G.H. Bos, Drs. A.M.D. van Es en Prof, mr. Dr. E.R. Muller, COT januari 2010

4

Bovenstaande factoren maken dat er behoefte bestaat aan bestuurlijke coördinatie van de verschillende activiteiten. Enerzijds omdat er behoefte is aan een gecoördineerde inzet van vier betrokken partijen (justitie, politie, zorgverleners en gemeenten). Anderzijds omdat er meerdere gemeenten betrokken zijn bij de casus. Conform de GRIP-regeling wordt uiteindelijk besloten om op te schalen naar GRIP 4. Het betreft hier immers een incident met gemeentegrensoverschrijdende effecten. De doelstellingen van de (informele en later formele) opschaling zijn: • het voorkomen en beheersen van maatschappelijke onrust en het kanaliseren van de gevoelens van ouders/verzorgers van (mogelijke) slachtoffers; • het informeren van de mogelijke slachtoffers over de beschikbare zorg en het organiseren van grootschalige psychosociale hulpverlening.

3 Waarom een SCP? Het zal duidelijk zijn dat preventie, aanpak, zorg en nazorg van de gevolgen van rellen, vechtpartijen, familiedrama’s en dergelijke vragen om een goede afstemming, samenwerking en regie van de verschillende partijen, instanties en instellingen. Gemeente Waalwijk kent reeds een overlegstructuur waarin partners3 op uitvoeringsniveau casuïstiek bespreken en trachten te voorkomen dat casussen escaleren (Het MASS overleg Waalwijk). De regie in deze zaken wordt door de gemeente gevoerd. Ook op bestuurlijk niveau bespreekt de gemeente de processen en de facilitering achter het adequaat aanpakken van dergelijke casuïstiek. Hiermee kan niet worden voorkomen dat sociale calamiteiten ontstaan, maar bestaan van deze structuren leidt er toe dat er een bepaalde verstandhouding bestaat tussen de gemeente en haar partners. Er zijn voorbeelden te over waarin gemeenten zich tijdens sociale calamiteiten met name richten op de reeds bekende partijen. Juist ten aanzien van het goed kunnen beoordelen wat nu daadwerkelijk aan de hand is, zijn andere lokale partijen onontbeerlijk. Met behulp van een SCP kan deze problematiek gestructureerd worden aangepakt waardoor (verdere) escalatie van incidenten en maatschappelijke onrust kan worden voorkomen. • Voordeel van bestaande structuren is dat de samenwerking met de bekende partijen snel en adequaat kan worden gezocht • Naast de bestaande structuren dient men tijdens een sociale calamiteit oog te houden voor de andere lokale partijen zoals geloofsinstellingen, buurtverenigingen, etc.

Mogelijke situaties In het SCP wordt de volgende onderverdeling gemaakt:
A: Er heeft zich (nog) geen incident voorgedaan. Wel zijn er signalen ontvangen dat maatschappelijke onrust binnen dan wel buiten de gemeente kan leiden tot oplopende maatschappelijke spanningen. Voorbeelden hiervan: onrust tussen groepen jongeren binnen de gemeente of de onrust rondom het uitkomen van de film van Wilders.
B: Er is binnen de gemeente sprake van een geïsoleerd incident dat mogelijk aanleiding vormt tot maatschappelijke onrust binnen de gemeente en dat al dan niet tot vervolgincidenten kan leiden.

3

Met ‘partners’ wordt bedoeld: GGZ Breburg, Novadic Kentron, Juvans Maatschappelijk Werk, Mozaïek / De Twern welzijn, SJW jongerenwerk / Tavenu, Casade Woondiensten, Slagenland Wonen, ISD Midden Langstraat, Politie Midden en West Brabant.

5







Voorbeelden hiervan: een familiedrama, zelfdoding leerkracht, brand met slachtoffers in verpleegtehuis, steekpartij tussen jongeren op een school. C: Er doet zich een incident in de gemeente voor dat al dan niet deels blijkt uit te maken van een reeks incidenten en aanleiding (kan) zijn voor oplopende spanningen, verbreding van de betrokken bevolkingsgroepen en vervolgincidenten. Voorbeeld: een schietpartij tussen rivaliserende jongeren. D: Er is sprake van een incident of een incidentenreeks buiten de gemeente die aanleiding (kunnen) zijn voor oplopende spanningen, een toenemende betrokkenheid van bevolkingsgroepen en een toename van incidenten in de gemeente. Voorbeelden: de landelijke scholierenstaking, brandstichting moskeeën na de moord op Van Gogh.

De hier beschreven onderverdeling betreft geen opschalingsmodel zoals bekend vanuit de reguliere rampenbestrijding.

4 Doel Het doel van het Sociaal Calamiteiten Plan (SCP)is te komen tot een effectieve aanpak van sociale calamiteiten in samenwerking met ketenpartners op een wijze dat verdere escalatie wordt voorkomen en de aanpak bijdraagt aan de-escalatie en herstel van sociale cohesie in de Waalwijkse samenleving. De aanpak, zoals voorgesteld in dit Sociaal Calamiteiten Plan, betreft niet zozeer een aanpak van incidenten en calamiteiten zelve, maar waarborgt een effectieve vroegtijdige signalering en/of gevolgbestrijding. Deze vroegtijdige signalering en gevolgbestrijding richt zich op het voorkomen en zo nodig aanpakken van maatschappelijke onrust ten gevolge van – feitelijke dan wel dreigende – sociale calamiteiten en incidenten.

5 Doelgroep Het Sociaal Calamiteiten Plan richt zich op álle organisaties, instellingen en andere verbanden in Waalwijk die betrokken (kunnen) zijn bij het voorkomen/bestrijden van maatschappelijke onrust. Het Sociaal Calamiteiten Plan is ten bate van de gehele Waalwijkse bevolking. Tenslotte zijn zij allen gebaat bij een maatschappelijk rustige en veilige samenleving. Soms wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de zgn. “harde sector”, zoals brandweer, politie, gezondheidszorg, en de zgn. “softe sector”, zoals het welzijnswerk, geestelijke gezondheidszorg, woningbouwvereniging, bewonersorganisaties, etc. Instanties uit de “harde sector” hebben een directe rol en verantwoordelijkheid bij directe rampen- en calamiteitenbestrijding (voortvloeiend uit bestaande wet -en regelgeving). Het voorkomen en bestrijden van maatschappelijke onrust ten gevolge (van dreiging) van dergelijke calamiteiten omvat echter een veel breder pallet aan instellingen en organisaties. De gewenste inzet van betrokken instellingen en organisaties hierbij is natuurlijk afhankelijk van de specifieke soort calamiteit. Het Sociaal Calamiteiten Plan is zo opgesteld dat niet alleen flexibel en effectief kan worden opgetreden bij (de dreiging van) maatschappelijke onrust, maar ook zo dat bij specifieke calamiteiten en – feitelijke of te verwachten – maatschappelijke onrust relevante ketenpartners vroegtijdig en effectief ingezet (kunnen) worden.

6

In principe zijn alle mogelijke betrokkenen doelgroep van dit Sociaal Calamiteiten Plan. In praktijk bestaat de doelgroep uit die partijen, die bij aanpak en voorkomen van maatschappelijke onrust in gegeven situatie betrokken zijn. Het Sociaal Calamiteiten Plan komt zeer nadrukkelijk niet in de plaats van taken en verantwoordelijkheden van individuele ketenpartners - instellingen en instanties. Het SCP heeft ook geenszins de functie in de plaats te komen van deze bestaande voorzieningen, máár is juist in het leven geroepen ter aanvulling hierop. Dit houdt in dat er een duidelijke afbakening gewenst is tussen enerzijds dit Sociaal Calamiteiten Plan en anderzijds de bestaande voorzieningen. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de ketenpartners, die bij dit Sociaal Calamiteiten Plan betrokken kunnen worden. Dit overzicht is aangevuld met alle andere relevante ambtelijke en bestuurlijke samenwerkingsverbanden, die gezamenlijk de sociale kaart van Waalwijk vormen. Deze organisatie en/of samenwerkingsverbanden hebben mogelijk een taak en verantwoordelijkheid bij de beoordeling en uitvoering van de aanpak van sociale calamiteiten.

6 Wanneer treedt een SCP in werking? Een SCP treedt in werking als sprake is van (dreigende) maatschappelijke onrust. Om die situaties tijdig te kunnen herkennen, moet eerst duidelijk zijn waardoor deze onrust kan worden veroorzaakt. Uit onderzoek blijkt dat bij maatschappelijke onrust veelal sprake is van de volgende drie ‘ingrediënten’:
Een voedingsbodem;
Eén of meerdere incidenten (binnen of buiten de gemeente) die een uiting zijn van al bestaande spanningen en problemen die daarvoor symbool zijn en die heftige reacties veroorzaken bij burgers, media en/of politiek;
Het naar aanleiding hiervan optreden van massale, dan wel ernstige aantastingen van de openbare orde en veiligheid.

7 Operationele strategie In dit hoofdstuk wordt de operationele strategie van het SCP uitgewerkt. Onder operationele strategie wordt verstaan het proces om – ongeacht het scenario en type incident – tijdens iedere fase van het SCP te komen tot weloverwogen en gedragen beslissingen. Dit vereist een operationele strategie die generiek van aard is.

7.1 Wat houdt de operationele strategie in Deze strategie is opgebouwd op basis van de reguliere rampenbestrijdingsfuncties en houdt de volgende fasering in:
Vooralarmering;
Beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (BOB);
Wel of niet activeren van SCP of actie ondernemen door derden
Informatiedeling (crisiscommunicatie);
Respons (plan van aanpak);
Beeldvorming
Deactivering SCP en Nazorg;
Communicatie richting media en publiek (publieksvoorlichting). Deze onderdelen zijn altijd generiek van aard. Dit wil zeggen dat deze

7

onderdelen altijd toegepast dienen te worden ongeacht het scenario en type incident. Ten aanzien van het SCP bestaan er overeenkomsten en verschillen met de reguliere rampenbestrijding. De overeenkomsten zijn: o De generieke rampenbestrijdingsfuncties o Voor een deel zijn het dezelfde ketenpartners (gemeente, politie, brandweer, GHOR) De verschillen zijn: o De aard van het type incident (sociale calamiteit versus flitsramp) o Het moment dat het SCP gestart wordt (dat kan namelijk een jaar voorafgaand aan een incident zijn, indien de signalen daartoe aanzet geven) o De grote mate van subjectiviteit van een sociale calamiteit (afhankelijk van de reacties van de lokale bevolking per type incident in een bepaalde context) o De relatief onverwacht grote media-aandacht (lokaal, regionaal, landelijk) o Het feit dat bij sociale calamiteiten in beginsel niet opgeschaald zal worden volgens de GRIP-procedures. Dit is een belangrijk aspect van het SCP. o Aan de hand van enkele gebeurtenissen (lokaal, regionaal of landelijk) kunnen er signalen binnen de gemeente Waalwijk zijn die een voorbode zijn van maatschappelijke onrust. Deze signalen kunnen maanden voorafgaand aan een mogelijke maatschappelijke onrust bekend zijn bij de ketenpartners. De dan relatief rustige periode zal geen opschaling volgens de GRIP-procedure vergen. Overeenkomsten tussen het SCP en het gemeentelijk rampenplan in de praktijk Het is bij de bestrijding van een sociale calamiteit belangrijk gebruik te maken van reguliere of zo veel mogelijk bekende processen. Sociale calamiteiten zijn geen dagelijkse kost dus voorkomen moet worden dat er ‘iets nieuws’ uit de kast wordt gehaald. Zo veel mogelijk moet aangesloten worden bij de reguliere rampenbestrijding. Het ‘opschalen’ in operationele zin naar GRIP fasen zoals men in de reguliere rampenbestrijding kent, zal zo nodig ook gebruikt worden in (deel)processen ten tijde van een sociale calamiteit. Gelet op het feit dat een sociale calamiteit gebruik maakt van ‘reguliere rampenbestrijdingsprocessen’, zal het SCP worden toegevoegd aan de documentatie rondom rampenbestrijding. Het SCP wordt daarmee onderdeel van het rampenbestrijdingsproces

7.2 Het samenstellen van een beleidsteam De centrale plaats in het functioneren van het SCP is het zogenaamde beleidsteam. Het beleidsteam zal uit de volgende leden bestaan:
De gemeente (burgemeester): voorzitter
Wethouder Maatschappelijke Ontwikkeling
De politie (districtschef of teamchef).
Directeur Algemeen Maatschappelijk Werk
Directeur GGZ
Eventueel sluit op verzoek van de voorzitter een andere partij aan of wordt een partij vervangen door een andere partij. Het beleidsteam wordt vanuit de gemeente ondersteund door:
Een communicatieadviseur
Bestuurssecretariaat (voor verslaglegging).

8

Verdere ondersteuning kan worden geregeld via het reguliere rampenbestrijdingproces. Schematisch ziet dat er als volgt uit:

ORGANIGRAM

(eerste strategisch overleg)

BELEIDSTEAM Burgemeester (VZ) Wethouder (MAO) Gemeentesecretaris TC/DC Politie Regiomanager AMW Directeur GGZ

Netwerkregisseur IV/MZ …

… ondersteuning Communicatieadviseur Secretariaat Evt. AOV/NR IV/MZ

Hfd actiecentra (kan ook multidisciplinair)

Collegiale ondersteuning Gemeente processen

ORGANIGRAM (bij GRIP 3) BELEIDSTEAM (GBT) Burgemeester (VZ) Wethouder (MAO) Gemeentesecretaris TC/DC Politie Regionaal Geneesk. Functionaris Communicatieadviseur

… ondersteuning Secretariaat Evt. AOV/NR IV/MZ

ROT Ter ondersteuning processen

COPI Netwerkregisseur IV/MZ …

VZ HAC overleg

Vervanging bij afwezigheid wordt binnen betrokken organisatiestructuur geregeld en zo nodig opgenomen in de functiebeschrijving.

9

Wanneer de burgemeester zelf niet beschikbaar is wordt deze vervangen door de loco burgemeester. Ook voor de wethouder Maatschappelijke Ontwikkeling is vanuit de reguliere structuur in piket voorzien. Bij de verschillende (mogelijke) incidenten en maatschappelijke onrust zijn verschillende en wisselende partijen betrokken. Per voorkomende (dreigende) onrust kan door de voorzitter van het beleidsteam worden bepaald dat nog een partij in het beleidsteam zitting neemt. Criterium hiervoor: deze partner heeft bij (de aanpak van) deze calamiteit/onrust een continue, centrale positie. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan een bewonersorganisatie of wijkvereniging, een geloofsinstelling, een school, etc.

7.3 Bijeenroepen beleidsteam Door (minimaal) één van de beleidsteamleden kan besloten worden om het beleidsteam bijeen te roepen. Hiervoor heeft ieder beleidsteamlid de volgende argumenten: - Een directe aanleiding die hij/zij zelf opmerkt; - Een incident (dreigend, reëel, al dan niet in een eerdere reeks van incidenten); - Op basis van ontvangen signalen vanuit het eigen netwerk, werkveld, de gemeenschap. Het tijdstip van dit bijeenroepen van het beleidsteam is afhankelijk van de gesignaleerde ernst en urgentie van de situatie. In principe wordt dit per situatie – en in eerste instantie – bepaald door degene die het team bijeenroept. Dit kan inhouden dat op korte termijn een afspraak wordt gemaakt, maar ook dat direct overleg noodzakelijk is. Afspraken en afstemming hierover vindt plaats in oefensituaties en vormt ieder keer vast onderdeel van evaluatie achteraf.

7.4 inwerkingtreding van het SCP Bij de inwerkingtreding van het SCP moeten direct de betrokken organisaties, instellingen, instanties en samenwerkingsverbanden in kaart worden gebracht. Enerzijds om tot een gedegen beeld- en oordeelsvorming te komen; anderzijds om betrokkenen de taken en verantwoordelijkheden op zich te laten nemen in de verdere aanpak. Ook de afstemming en samenwerking met (mogelijk) vele instellingen en organisaties uit het zogenoemde maatschappelijk middenveld is bij dit proces onontbeerlijk. Het BOB-traject treedt in werking (beeldvorming – oordeelsvorming – besluitvorming). 1. De eerste vraag is: wat is er gebeurd of wat staat er wellicht te gebeuren (Beeldvorming). 2. Welke gevolgen kan dit hebben voor maatschappelijke (on)rust en sociale cohesie (Oordeelsvorming). 3. Welke acties moeten worden ondernemen, door wie en wanneer. (Besluitvorming). Op basis hiervan kan tot een van de volgende acties worden besloten: a. Aanvullende informatie verzamelen door het raadplegen van een van de actoren binnen het lokale netwerk; b. Vanuit het beleidsteam moeten directe interventies worden gepleegd (op basis van ernst, omvang, aard, tijd en media-aandacht); c. Vanuit het beleidsteam moet geregeld worden dat andere partijen (buiten de beleidsteamleden) interventies uitvoeren, maar het beleidsteam verzekert zich hier wel van;

10

d. Het beleidsteam besluit het SCP niet (verder) in werking te laten treden, maar verzekert zich ervan dat ’de vinger aan de pols’ wordt gehouden en dat, indien noodzakelijk, het beleidsteam weer bij elkaar wordt geroepen. e. Op basis van BOB heft het beleidsteam zichzelf op (aard, omvang en verwachten van incident behoeft geen interventie) f. Op basis van BOB wordt besloten om het incident door derden te laten oppakken. Na ieder besluit van het beleidsteam (behalve in het geval van de opheffing van het beleidsteam of wanneer het incident door derden wordt opgepakt) vindt het proces Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming plaats. BOB is derhalve een cyclisch proces. Het is aan te bevelen om de uitkomsten van BOB vanaf het begin in een besluitenlijst vast te leggen. Teneinde effectief in staat te zijn om BOB goed uit te kunnen voeren, kan door het beleidsteam gebruik worden gemaakt van het werkprotocol BOB (zie bijlage 3).

7.5 Uitvoering van gekozen plan van aanpak Naar aanleiding van de voorgaande stap stelt het SOCA-team een plan van aanpak op om noodzakelijke korte en lange termijn interventies te plegen. Voor het plan van aanpak kan de volgende format gelden: Actie

Invulling

Ja/nee

Wat moet worden aangepakt Hoe moet dit worden aangepakt Resultaat Deadline resultaat Alternatieven Directe doelgroep Indirecte doelgroep Wie is verantwoordelijk voor uitvoering plan van aanpak Publieksvoorlichting Mediavoorlichting Monitoring Evaluatie Rol beleidsteam Terugkoppeling naar beleidsteam

11

Ieder overleg van het beleidsteam in de uitvoeringsfase wordt vastgelegd door de ondersteuning vanuit de gemeente en onder verantwoordelijkheid van de netwerkregisseur integrale veiligheid. Hiervoor kan de volgende format worden gebruikt: Besluit

Wie verantwoordelijk

Tijdstip uitvoering besluit

a. b. c. -z.

7.6 Nazorg en evaluatie Er is een onderscheid tussen nazorg (terugkeren naar maatschappelijke rust) en de evaluatie van het plan van aanpak. Tijdens het laatste beleidsteam overleg wordt besproken welke actoren nog acties moeten ondernemen om de maatschappelijke onrust op de korte, middellange of lange termijn te bestrijden/voorkomen. In principe is dit een individuele verantwoordelijkheid van de desbetreffende lokale actoren en is het geen verantwoordelijkheid meer van het beleidsteam (tenzij het beleidsteam hierover anders beslist). Immers, de uitvoering van het plan van aanpak heeft geresulteerd in de bestrijding van de sociale calamiteit. Het tweede resultaat van de laatste bijeenkomst (evaluatie) van het beleidsteam is tweeledig: - Een (korte mondelinge) evaluatie door beleidsteamleden en eventueel de aangeschoven lokale partijen. - Het besluit om een verantwoordelijke te benoemen voor de integrale evaluatie (in de regel is dit de gemeente).

7.7 Communicatie De vraag is eigenlijk altijd: wie communiceert wat, waarover en met wie? Communicatie is nu eenmaal een belangrijk (sturings)instrument wanneer zich incidenten voordoen tussen groepen binnen de lokale gemeenschap, waarmee (verdere) escalatie kan worden voorkomen of juist kan worden veroorzaakt. Het gaat daarbij meestal om twee doelen: 1. Het informeren van de bevolking en andere belangrijke doelgroepen. Te denken valt dan aan: betrokkenen, media, instellingen, specifieke bevolkingsgroepen; 2. Bekendmaken van maatregelen van de gemeente. Bij een calamiteit en maatschappelijke onrust stellen mensen nu eenmaal hoge prijs op informatie en kan gebrekkige, partijdige of onduidelijke informatie bijdragen aan verdere escalatie. Deze informatie moet open, eerlijk, helder en betrouwbaar zijn, feitelijk juist en afgestemd op de ontvanger. In het SCP wordt een onderscheid gemaakt tussen drie vormen van externe communicatie: — Communicatie richting slachtoffers, daders en verwanten — Communicatie richting lokale bevolking (publieksvoorlichting) — Communicatie richting media (mediavoorlichting)

12

Communicatie tussen actoren ten behoeve van informatiedeling, besluitvorming en monitoring wordt beschouwd als crisiscommunicatie. Bij het opstellen van een plan van aanpak, besluit het beleidsteam tevens over wie verantwoordelijk is voor publieksvoorlichting en/of mediavoorlichting. In bijlage 2 is de communicatiestrategie verder uitgewerkt.

8 Het SCP ‘levend’ houden Net zoals dat geldt bij fysieke rampenbestrijding is de werking van een SCP alleen door praktijkervaring te controleren, te optimaliseren en continu te actualiseren en bij te stellen. Aangezien sociale calamiteiten waarschijnlijk geen alledaagse kost zijn, moet praktijkervaring veelal opgedaan en behouden worden door oefeningen en andere activiteiten uit te voeren om zo het plan en de te nemen stappen ‘levend’ te houden. Dat kan als volgt gestalte krijgen: A. Minimaal één keer per jaar een oefening van enige relevante omvang organiseren. Denk hierbij aan: 1. Een lid van het beleidsteam meldt een fictief incident. De oefening kan beperkt blijven tot de werking van het beleidsteam; 2. Een oefening vanuit het beleidsteam waarin de procedure van beeld- en oordeelsvorming centraal staat; 3. Een oefening waarbij de actie zich richt op het besluiten tot aanpak en het uitzetten van daaruit voortvloeiende activiteiten door derden. B. Een jaarlijkse bijeenkomst organiseren met betrokken professionele instanties, instellingen en organisaties. Hierbij kunnen betrokken partijen worden uitgenodigd om hun kant van het werk te belichten. Ook kunnen ervaringen worden uitgewisseld of kan een burgemeester die met sociale calamiteiten te maken heeft gehad, gevraagd worden een inleiding te houden. C. Verschillende activiteiten ontwikkelen om in toenemende mate een geactualiseerd inzicht te verkrijgen in de verschillende netwerken, waarover SCP-partners beschikken. D. Het houden van een evaluatie als een SCP in praktijk is gebracht.

13

Bijlage 1 SCP-partners Mogelijk te betrekken ketenpartners bij sociale calamiteiten ‘Vaste












partners’ uit het MASS overleg: Gemeente Waalwijk, Netwerkregisseur integrale veiligheid Gemeente Waalwijk, regisseur maatschappelijke zaken Casade Woondiensten, manager wonen (evt. directie) Slagenland Wonen, manager wonen (evt. directie) Algemeen maatschappelijk werk Juvans, regiomanager (evt. directie) GGZ, directeur zorgservicecentrum Verslavingszorg Novadic Kentron, regiomanager Politie Waalwijk – Loon op Zand, teamchef (evt. districtschef) Welzijnsinstelling Mozaïek / De Twern, directeur Welzijnsinstelling jongerenwerk SJW De Tavenu, directeur Intergemeentelijke Sociale Dienst, directeur

Daarnaast onder andere:
Wijkcoördinatoren gemeente Waalwijk
Wijk- en dorpsraden, Voorzitters wijk- en dorpsraden
Ondernemersverenigingen, Voorzitters
Verenigingen (sport, cultuur), Voorzitters
Scholen voortgezet onderwijs, directeur
Scholen primair onderwijs, directeur
Huisartsen
Ziekenhuis, directie Twee Steden, locatie Waalwijk
Thuiszorg Thebe, directeur/regiomanager
Bureau Slachtofferhulp, regiomanager
Maatschappelijke opvang SMO Traverse, directie/manager
GGD Directeur/districtsmanager
Bureau Jeugdzorg, directeur/regiomanager
Raad voor de Kinderbescherming, directeur/regiomanager
Veiligheidshuis Tilburg, coördinator/manager Veiligheidshuis
Bureau Halt Midden en West Brabant, directeur
Openbaar Ministerie Breda (Hoofd –en/of gebieds-)officier van justitie
Reclassering Nederland, regiomanager
Penitentiaire inrichting (ntb), directeur Daarnaast is een veelheid aan functies en organisaties opgenomen in de sociale kaart van gemeente Waalwijk. Deze is te vinden op www.waalwijk.nl/startpunt Hier worden slechts de ketenpartners en de functies van de voorgestelde contactpersonen genoemd. Na besluitvorming over het SCP zal met betrokken instanties nog nader worden overlegd of alle betrokken instanties hierin zijn opgenomen en óf de genoemde functies ook de juiste contactpersoon is in het kader van dit SCP. Het betrekken van de netwerkregisseur Integrale Veiligheid en/of de netwerkregisseur Maatschappelijke Zaken van de gemeente bij het beleidsteam borgt een actueel overzicht van contactpersonen vanuit de diverse organisaties.

Mogelijk te betrekken ambtelijke samenwerkingsverbanden (functie)
Veiligheidshuis Tilburg

14















Keurmerk Veilig Ondernemen (o.a. centrum Waalwijk/De Els en bedrijventerrein Zanddonk via netwerkregisseur Integrale Veiligheid en bedrijvencontactpersoon van afdeling Ruimte en Economie) Wijkteams Waalwijk (via buurtcoördinatoren Waalwijk) Buurtcomités Waalwijk Centrum Jeugd en Gezin (o.a. netwerk 12-), manager Justitieel Casusoverleg, Jeugd Parketsecretaris Openbaar Ministerie Hulpverlenings Casusoverleg, Jeugd Parketsecretaris Openbaar Ministerie Zorgadviesteam Voortgezet onderwijs Zorgcoördinatoren (ZAT) Zorgadviesgroep primair onderwijs (ZAG) Beleidsadviseurs Openbare Orde en Veiligheid, Jeugd, Onderwijs, Leerplicht, CJG, Vergunningen, Handhaving, Onderhoud en Beheer van de openbare ruimte. Etc.

Mogelijk te betrekken bestuurlijke samenwerkingsverbanden Samenwerkingsverband Contactpersoon (functie)
Leden Districtelijke Driehoek Oosterhout-Waalwijk (burgemeesters, openbaar ministerie, politie 10 gemeenten)
Leden ROM overleg Midden Brabant (zorgoverleg)
Leden Regionaal College (burgemeesters, openbaar ministerie, politie 26 gemeenten)
Etc. instelling Voorgestelde contactpersoon

15

Bijlage 2 Checklist Communicatie 1. Formuleer doelen Formuleer helder welke doelen met crisiscommunicatie bereikt moeten worden. 2. Formuleer strategie Ten tijde van sociale calamiteiten stellen mensen hoge prijs op informatie. Deze informatie moet open, eerlijk en betrouwbaar zijn, feitelijk juist en toegespitst op de ontvanger. Voor de communicatiestrategie is het belangrijk een onderscheid te maken tussen het feitelijke risico op een sociale calamiteit en het beleefde risico. Communicatie is een belangrijk (sturings-)instrument wanneer zich (gewelddadige) incidenten voordoen tussen groepen binnen de lokale gemeenschap. Het gaat daarbij meestal om twee doelen: 1. Informeren van de bevolking en andere belangrijke doelgroepen over het incident 2. Bekendmaken van maatregelen van de gemeente 3. Formuleer doelgroepen Benoem zo concreet mogelijk
Welke functies tot de verschillende doelgroepen behoren
Middels welke communicatiemiddelen en –kanalen zij het best benaderd kunnen worden (zie ook punt 5 t/m 8, hieronder)
Waar zij te vinden zijn (adressen, telefoonnummers, e-mailadressen) 4. Stel een voorlichtingsteam samen Het is van groot belang dat juiste en feitelijke informatie wordt verstrekt over eventuele incidenten. De politie is hiervan als eerste direct betrokkene goed op de hoogte. Betrek daarom ook de voorlichter van de politie in het voorlichtingsteam. In sommige situaties verdient het de voorkeur – in relatie tot vereiste en aanwezige ervaring, deskundigheid, e.d. – om bijvoorbeeld een externe communicatiedeskundige erbij te betrekken (bijvoorbeeld vanuit ‘hogere overheid’). Benoem duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Interne doelgroepen Externe doelgroepen
bestuur
bestuurders instellingen
professionals
medewerkers van de ambtelijke organisaties
de bevolking
slachtoffers, daders en
hun verwanten
media Benoem een coördinator, die zorgt voor verspreiding en terugkoppeling van informatie binnen het voorlichtingsteam. Deze coördinator is ook permanent aanwezig bij samenkomsten van het Beleidsteam SCP. 5. Informeer het bestuur en medewerkers van de ambtelijke organisatie Hoewel men snel geneigd is om de voorlichting vooral te richten op de externe doelgroepen, moeten ook de interne doelgroepen van voorlichting niet worden vergeten. Het bestuur is verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen over de te volgen voorlichtingsstrategie en (beleidsmatige) gemeentelijke reacties op het incident. Ook bepaalde ambtenaren zullen daarbij worden betrokken (bijvoorbeeld jeugdbeleid, openbare orde en veiligheid). Het is daarom van belang dat het bestuur en ambtenaren goed op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in de crisissituatie. Omdat deze belangrijke

16

interne doelgroepen nog wel eens worden vergeten in crisissituaties is het raadzaam de interne voorlichting een eigen plaats te geven in het voorlichtingsteam. Denk hierbij ook aan de medewerkers van publieksvoorlichting bij balies en telefoon, intranet en website. 6. Informeer bestuurders en professionals van relevante instellingen Het is heel waarschijnlijk dat bepaalde bestuurders en professionals, die in hun dagelijkse werk signalen opvangen, geconfronteerd worden met een geruchtenstroom en ontwikkelingen die mogelijk wijzen op (toename van) maatschappelijke onrust. Het is daarom van belang dat zij op de hoogte worden gebracht van de feiten rond een (potentieel) incident en van alle relevante ontwikkelingen daaromtrent, zoals stappen vanuit het Beleidsteam SCP. Voorbeeld: Organisatie

Functie

Naam

Taken

Hoofd Voorlichting Persvoorlichter Publieksvoorlichting Interne voorlichter Voorlichter Politie Ondersteuning

7. Informeer de bevolking Gewelddadige incidenten monden vrijwel altijd uit in het verspreiden van geruchten onder de bevolking. Deze geruchten wakkeren gemakkelijk ongefundeerde vermoedens aan en leiden tot onrust. Het is de taak van de functionaris Publieksvoorlichting om de geruchtenstroom in te dammen door de bevolking te informeren over feiten omtrent een incident en over genomen acties door het Beleidsteam en andere betrokken partijen. Besef dat niet alle inwoners van de gemeente toegang hebben tot dezelfde communicatiekanalen. Formuleer daarom subdoelgroepen en bepaal hoe deze het beste kunnen worden geïnformeerd. Maak gebruik van bestaande communicatiekanalen en sociale verbanden. Gedacht kan worden aan bestuurders en professionals werkzaam bij:
Openbaar Ministerie
Onderwijs
Jongerenwerk
Jeugdzorg
GGD
Kerk/moskee
Sociaal-cultureel werk
Maatschappelijk werk Ook – of juist ook – als deze partijen niet direct betrokken zijn bij de uitvoering van het Sociaal Calamiteiten Plan. Bevolkingsgroepen worden geïnformeerd via de volgende communicatiekanalen:
lokale radio- en tv-zenders
lokale dag-, week- en huis-aan-huisbladen
sleutelfiguren binnen verschillende bevolkingsgroepen
bewonersverenigingen
zelforganisaties
scholen, kerken, moskeeën en andere religieuze instituten
een informatienummer
internet, gemeentesite

17

8. Informeer de pers De pers vervult in onze maatschappij een belangrijke en actieve rol, juist en zeker bij crisissituaties. De overheid gebruikt de pers om de overheidsdoelen te bereiken, maar andersom faciliteert de overheid de media ook om de doelstellingen van de pers te realiseren. Bedenk dat de media niet alleen zijn geïnteresseerd in de feiten met betrekking tot incidenten en onrust. Zij zijn ook op zoek naar achtergrondinformatie. Zorg ervoor dat personen die de pers te woord staan zich neutraal opstellen en geen ‘partij kiezen’. Dat wil zeggen dat zij:
zich niet laten verleiden tot ongefundeerde uitspraken of persoonlijke meningen over het incident of de betrokkenen;
geen oordelen uitspreken over de direct betrokkenen bij het incident.
Feitenbevestiging waar kan en empathie tonen 9. Leg contact met (verwanten van) direct betrokkenen Na een incident is het van belang contact te zoeken met de direct betrokkenen.
Toon respect en medeleven aan (verwanten van) slachtoffers door een hooggeplaatste vertegenwoordiger van de gemeente (bij voorkeur de burgemeester) een persoonlijk bezoek te laten brengen.
Zorg ervoor dat hij/zij zich niet laat verleiden tot ongefundeerde uitspraken of persoonlijke meningen over het incident of betrokkenen.
Zorg ervoor dat hij/zij geen beloftes doet omtrent gemeentelijke maatregelen die (mogelijk) niet kunnen worden waargemaakt. Formuleer de boodschap aan de pers zo helder mogelijk aan de hand van 6 W’s: 1. Wat is er gebeurd? 2. Waar is het gebeurd? 3. Waarom? 4. Wie is de contactpersoon voor de pers? 5. Wanneer en hoe is vervolginformatie verkrijgbaar? 6. Warmte (empathie) Pas in een later stadium wordt nadere toelichting gegeven over aspecten zoals: - oorzaak, - schade, - gevolgen Voor communicatie met de media kunnen verschillende communicatiemiddelen worden ingezet. De voorkeur gaat uit naar middelen waarbij een goede voorbereiding mogelijk is, zoals:
persbericht (per post, fax, e-mail)
persconferentie
telefonisch of face-to-face interview
interview op radio en/of tv.
bewonersbrief, baliemedewerkers 10. Media-analyse Tijdens een crisis wordt van een communicatieadviseur verwacht dat hij/zij de buitenwereld (en dan vooral de belevingswereld van de burgers) kent. Een mediaanalyse behoort tot de activiteiten hierbij. De media-analyse bestaat uit een analyse van de traditionele media en relevante internetsites. Door deze te analyseren ontstaat een beeld van de gepercipieerde werkelijkheid van de burger. Geanalyseerd wordt wat relevante media berichten over de (mogelijke) crisis en wat de reacties op deze berichtgeving zijn. Internetsites worden hierbij steeds belangrijker. De gemeente kan ook zelf een (mogelijkheid op de eigen) site openen, die ook oproept te reageren. Zo krijgt men een beeld van de beleving uit de eerste hand.

18

Ook krijgt men zo een direct resultaat te zien van de uitkomsten van de eigen communicatiestrategie. Dit biedt weer mogelijkheden tot bijstelling, accentverschuiving, e.d.

19

Bijlage 3 Werkprotocol Beleidsteam SCP (BOB) Ieder incident en iedere daaropvolgende (daarop voorafgaande) maatschappelijke onrust is uniek (zie hfst.2). Dit houdt ook in dat er geen standaardscenario’s zijn te geven over de te volgen handelingswijze bij bepaalde soorten/categorieën incidenten/ maatschappelijke onrust. Met dit in het achterhoofd wordt in deze bijlage een werkprotocol gegeven van zaken, die in ieder geval door (leden van) het Beleidsteam gehanteerd kunnen worden. Dit werkprotocol is onafhankelijk van het specifieke incident, de reële of te verwachten maatschappelijke onrust en/of de context waarin deze plaatsvinden. Vooraf Voorafgaand aan en leidend tot het samenroepen van het beleidsteam nemen de beleidsteamleden – ieder afzonderlijk – het volgende eigen beeld-, oordeels- en besluitvormingproces door: Eén van de Beleidsteamleden kan door het doorlopen van dit proces komen tot het besluit om het beleidsteam bij elkaar te roepen. De anderen kunnen dit proces doorlopen voorafgaand aan de eerste bijeenkomst van dat Beleidsteam. Beeldvorming - Wat is er gebeurd? - Hoe is het gesteld met maatschappelijke (on)rust? - Welke signalen hebben we ontvangen? - Kunnen we op basis van deze signalen een gedegen beeld van de situatie vormen? Oordeelsvorming - Wat en wanneer staat er (mogelijk nog) te gebeuren? - Wat zijn de (mogelijke) gevolgen voor maatschappelijke onrust? - Welke signalen worden opgevangen om één en ander te staven? - Hoe ernstig en urgent is de (te verwachten) situatie? Besluitvorming - Initiatief nemen om het Beleidsteam bijeen te roepen? - Volstaan met nader informeren van Beleidsteampartners? - Andere acties? - Nadere informatievragen? Aan wie? Beleidsteam bijeen Ieder lid van het Beleidsteam kan het initiatief nemen om dit team bijeen te roepen. Voorstel: Ter voorbereiding van de 1e bijeenkomst van het Beleidsteam beantwoordt ieder teamlid op één A4 de vooraf gestelde vragen (hierboven). Dit vormt de input van de 1e bespreking.

1e Beleidsteambijeenkomst Motivering - Directe aanleiding - Incident (dreigend, reëel, al dan niet in een reeks) - Gevolgen voor en/of te verwachten maatschappelijke onrust - Basis van ontvangen signalen 1e reacties Andere Beleidsteamleden - Aanleiding

20

-

Incident Inschatting maatschappelijke onrust Door hen ontvangen signalen

Naar een gedegen beeldvorming - Welke inzichten/signalen ontbreken (nog) voor een juiste beeldvorming? - Bij wie kunnen gewenste inzichten/signalen worden verkregen? - Wat is ervoor nodig deze te ontvangen? - Wie neemt met wie contact op hiervoor (Bijv. consulteren van de leider van het beleidsteam GHOR)? - Deadline voor te ontvangen inzichten/signalen? - Afspraak (tijd en plaats) voor afronding beeldvorming 1e inschatting ernst/urgentie - ernst - omvang - aard - in tijd Afspraken over directe stappen - Aard aanpak/actie van directe urgentie? - Door wie? - Wie regelt gewenste aanpak/actie door ‘derden’?

Tijdsonderbreking mogelijk Afronding gedegen beeldvorming - Wat is er gebeurd? - Is er sprake van een voorgeschiedenis? - Wat zijn reeds geconstateerde uitingen van maatschappelijke onrust? Oordeelsvorming - Wat staat er (mogelijk nog) te gebeuren? - Welke uitingen van maatschappelijke onrust zijn (nog) te verwachten? - Eventuele inschatting diverse scenario’s (“Als…., dan…..”) - Soorten uitingen maatschappelijke onrust - (Mogelijk) Betrokken groepen Besluitvorming - Wel of niet daadwerkelijk verder activeren van Sociaal Calamiteiten Plan? - Mogelijk: zeker stellen dat acties door andere ketenpartners of bijvoorbeeld een ander verband als rampenplan, deelplan Nazorg, e.d. in uitvoering zijn/worden gebracht. - Besluit over al dan niet noodzakelijk geachte uitbreiding van het beleidsteam? - Welke acties moeten worden ontwikkeld (zie hieronder)? Acties - Wat moet er worden aangepakt? - Welk resultaat moet hiermee worden behaald? - Wanneer moet het resultaat bereikt zijn? - Welke actie/activiteit moet hiertoe leiden? - Eventuele alternatieven? - Op wie is activiteit gericht? - Wie moet activiteit uitvoeren? - Wie regelt dat eventuele ‘derde’ partij deze activiteit uitvoert? - Afronding afspraken over activiteit (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar, Tijdgebonden)

21

-

Afspraken over monitoring/terugkoppeling/evaluatie Wie (uit het Beleidsteam) coördineert dit? Voor wanneer vindt terugkoppeling in Beleidsteam plaats?

Afronding 1e bijeenkomst Verslaglegging Het spreekt voor zich dat tijdens de bijeenkomsten van het Beleidsteam verslaglegging wordt gerealiseerd. Deze valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente. Overigens verdient het de voorkeur verslaglegging te beperken tot een gedegen besluiten/ afsprakenlijst (Let wel: ook van besluiten rond beeld- en oordeelsvorming!). Dit geldt evenzeer voor de eventuele vervolgsessies. Communicatie - Communicatiedoelen - Doelgroepen - Communicatie-inhoud en –stijlen - Woordvoerderschap - Tijdstippen - (zie Bijlage 2) Afspraken vervolgsessie - Wanneer weer bij elkaar? - Communicatie Beleidsteamleden tussentijds? - Belangrijkste bespreekpunten tijdens vervolgsessie? - Waar?

2e en vervolgsessies Bespreking verslag/besluitenlijst 1e bijeenkomst Afspraken en acties - Is de actie van het Beleidsteamlid uitgevoerd? - Heeft dit geleid tot gewenste uitvoering door ‘derden’? - Is gewenste resultaat (al) zichtbaar? - Op welke signalen is deze constatering gebaseerd? - Is aanpassing/ andere aansturing/ alternatief gewenst of noodzakelijk? Is uitbreiding van het Beleidsteam gewenst? Noodzaak tot andere actie(s) - Signalen die voor andere acties pleiten? - Welke resultaten moeten daarmee bereikt worden? - Welke activiteit moet hiertoe leiden? - Zijn er alternatieven? - Wie moet actie uitvoeren? - Wie stuurt dit vanuit het Beleidsteam aan? - SMART-afspraken - Communicatieaspecten Communicatie - Terugkoppeling communicatieacties per doel, doelgroep, inhoud, stijl - en tijdstippen Vervolgafspraken

Laatste bijeenkomst Beleidsteam Beeldvorming Wat zijn de feiten met betrekking tot - aanleiding 22

afgesproken acties (gewenste en gerealiseerde) resultaten? Hebben we de gewenste en noodzakelijke signalen/ inzichten op tot een afgewogen beeldvorming te komen? - Zijn afspraken en activiteiten uitgevoerd? - Hoe is de communicatie verlopen? Oordeelsvorming - Hebben activiteiten tot gewenste resultaten geleid? - Waar liggen knelpunten? - Heeft communicatie bijgedragen tot deëscalatie? - Hoe is communicatie tussen Beleidsteamleden en tussen Beleidsteam en ‘derden’ verlopen? Besluitvorming - Kan worden teruggekeerd naar situatie voor SCP? - Verbeterafspraken (+ terugkoppeling uitkomsten) - Opheffen werking SCP - Verslaglegging, dossiervorming en archivering (bij gemeente) -

23