Schriftelijke vragen aan het College van B&W Reglement van orde Gemeenteraad Aan de voorzitter van de Gemeenteraad Gemeente De Bilt Vragensteller: Ebbe Rost van Tonningen namens de fractie van Beter De Bilt Onderwerp: Aanbestedingsbeleid met verwijzing naar de vragen, antwoorden en interpellatie van dit jaar. Aanleiding en motivering: Dank voor de eerder geleverde informatie, maar deze roept nieuwe vragen op die ik hieronder heb aangegeven. Vanuit mijn controlerende taak als gemeenteraadslid wil ik graag opheldering over de nog bestaande leemten in de gegeven informaties en ook over tegenstrijdigheden die ik ben tegengekomen. Daarvoor neem ik nu de verschillende fasen in het inkoopproces als uitgangspunt, ook om daarmee een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsverbetering. Eveneens gebruik ik de aanbevelingen van de rekenkamercommissie op basis van onderzoek vanaf 2007. Verder verzoek ik u om het volledige projectdossier van alle opdrachten aan Quadraat Projectmanagement voor mij ter inzage te leggen en ook de aanbestedingsdossiers ter zake. Daarbij maak krijg ik ook gaarne inzage in de dossiers die bij Personeelszaken dienen te worden bewaard. Tenslotte wil ik graag nog een exemplaar krijgen van de aanbestedingsnota 2005, waarover ik nog niet de beschikking heb. Het college wordt verzocht de volgende vragen schriftelijk te beantwoorden: Algemene informatie 1. Het totaal bedrag van alle opdrachten aan Quadraat Projectmanagement is mij nog niet duidelijk gemaakt. In uw kostenoverzicht van 16 juni jl. staat een totaalbedrag van ruim € 1.184.000 vermeld. Dit is niet het totaalbedrag inclusief van alle opdrachten aan bureau Quadraat vanaf 2004 voor de inzet van alle (drie) medewerkers van bureau Quadraat voor de gemeente De Bilt vanaf 2004. Ik verzoek u daarom om aanvullende informatie over alle opdrachten met de omschreven inhoud van de niet vermelde opdrachten te geven, met het bijbehorende kostenoverzicht. 2. Ik had eerder gevraagd het hele dossier industrieterrein Rembrandtlaan ter inzage te krijgen. In tegenstelling tot wat B&W daarover stelde als zou ik dat niet gevraagd hebben, had ik dat expliciet gevraagd via de griffie. De griffier zal dat kunnen bevestigen. Dus vraag ik nogmaals expliciet: ik heb het hele dossier ter inzage gekregen toen ik daarom vroeg? A. Voorbereiden van de opdrachten aan bureau Quadraat 3. Welke voorbereiding heeft de gemeente toegepast bij het verlenen van de eerste opdracht in 2004 en de verlenging of vernieuwing van opdrachten daarna? Met name met betrekking tot de product- en marktanalyse en de raming en bepaling van het financiële budget. 4. In de aanbestedingsnota 2008 staat de ramingsmethodiek vermeld. De opdracht mag niet worden opgeknipt in kleinere opdrachten en de waarde van de opdracht omvat de totale vergoeding. Verder wordt vermeld dat indien de looptijd niet kan worden bepaald de 1
waarde van de opdracht het totaal van het maandelijks te betalen bedrag omvat vermenigvuldigd met 48. Waarom is B&W afgeweken van deze ramingsmethodiek? 5. In de beslisboom van de gemeente met betrekking tot de aanbestedingskeuze staat vermeld dat bij de financiële omvang rekening moet worden gehouden met de contractwaarde inclusief opties. Is dat ook gedaan? 6. Is bij elke afwijking van de aanbestedingsregels voor besluitvorming van B&W, een advies van de inkoopfunctie toegevoegd? Zo ja welk advies werd bij de opeenvolgende opdrachten gegeven? B. Specificeren 7. Wat was de omschrijving van de opdracht bij het begin van de opdrachtverlening en is deze omschrijving bij vervolgopdrachten nog veranderd en zo ja wat hield die verandering in? Gaarne de opdrachten ter inzage. C. Selecteren 8. Op basis van welke vooraf bepaalde en omschreven criteria is bij het begin van de opdrachtverlening gekozen voor Quadraat en bij de verlenging van de opdrachten? 9. De gemeente hanteert een beslisboom bij de keuze van de aanbestedingsprocedure. De gemeente onderscheidt daarbij vier basisvormen van aanbestedingswijzen. De gemeente heeft bij de opdrachtverleningen aan Quadraat vanaf 2004 tot en met 2015 gekozen voor een Enkelvoudige offerteaanvraag voor diensten (niet voor uitvoering van een werk). Is deze constatering juist en waarom is niet voor een andere aanbestedingsvorm gekozen? 10. Bij de aanbesteding van diensten bestaat een onderverdeling tussen diensten waarbij het volledige regime van de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing is (2A) en diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing is (2B). a. Het totaalbedrag is achteraf ver boven de € 200.000 uitgestegen, waardoor het om een Europese aanbesteding zou hebben moeten gaan? Waarom wel/niet? b. B&W beroept zich op de toepassing van 2B. Dus wordt daarmee gesuggereerd dat bij deze aanbesteding sprake was of had kunnen zijn van een Europese aanbesteding? Waarom wel/niet? c. Indien niet, waarom wordt dan toepassing van 2B door B&W gebruikt om aan te geven dat B&W kon afwijken van de voorgeschreven aanbestedingsregels? d. B&W stelt dat omwille van de continuïteit de opdrachten aan Quadraat steeds zijn verlengd. B&W stelt verder dat zij deze bevoegdheid ontleent aan de Nota aanbestedingsbeleid gemeente De Bilt 2005 paragraaf 11.1: uitzonderingen. Deze paragraaf heb ik niet ter beschikking. Welke letterlijke tekst staat vermeld onder deze paragraaf? Waarom staat deze uitzondering niet vermeld in de daarop volgende gemeentelijke nota’s aanbestedingsbeleid uit 2008 en 2013? e. Afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het College van B&W. Heeft B&W bij de opdrachtverlening en elke verlenging daarvan voldaan aan deze eis, in het bijzonder de overschrijding van het drempelbedrag van € 30.000 en hogere drempelbedragen? Indien niet waarom niet? Graag krijg ik inzage in het projectdossier over alle besluiten van de opdrachten en/of de verlenging daarvan met betrekking tot het criterium ‘deugdelijke gemotiveerde besluit’.
2
D. Contracteren 11. Heeft er bij het verlenging van de opdrachten een onderhandeling plaatsgevonden over de prijs van de dienstverlening en heeft dat geleid tot een lagere of hogere prijs? Zo ja in welke mate? 12. Is er bij elke verlenging van de opdrachten aan Quadraat een evaluatie voorafgegaan van de geleverde diensten en de mogelijkheid overwogen om ook andere aanbieders te betrekken? Waarom wel/niet? 13. De contractregistratie – zo blijkt uit eerder antwoorden van B&W – is op meerdere punten in gebreke gebleven. In hoeverre is onderstaande toelichting daarvan een juiste weergave? Toelichting: a. Gegevens van vóór 2007 ontbreken omdat destijds bij het inhuren van derden nog onvoldoende sprake was van dossiervorming. b. Er was toen ook sprake van onrechtmatigheid. In de managementletter van de accountant bleek dat 87 % van de beoordeelde inkopen in strijd waren met de regelgeving niet meervoudig onderhands aanbesteden. B&W heeft later dit verzuim met terugwerkende kracht hersteld. c. De toenmalige dossiervorming was uitgebreid aan de orde in het onderzoek in 2007 van de Rekenkamercommissie naar de inhuur van personeel van derden in de jaren 2005 en 2006. In 2011 heeft de Rekenkamercommissie opnieuw onderzoek gedaan naar de inhuur van derden. In haar rapport concludeert de Rekenkamercommissie dat op dat moment 80 % van de contracten conform de eerdere aanbeveling is opgenomen in het contractregister. Ook bleek tijdens het onderzoek van 2011 dat de directie niet werd ingeschakeld bij de besluitvorming zoals had moeten plaatsvinden. d. Volgens een rekenkamercommissie onderzoek in 2011 was 20 % van de contracten voor externen niet in het contractregister opgenomen. e. Volgens het accountantsverslag controle jaarrekening 2014: ‘nog niet alle contracten zijn geregistreerd in het contractenregister’ met de aanbeveling dat oude contracten alsnog geregistreerd zouden moeten worden. E. Bestellen 14. B&W heeft inmiddels toegegeven dat bij enkele opdrachten fouten zijn gemaakt. Een ondertekende opdracht voor het jaar 2008 is niet aangetroffen in het dossier en verder is voor het jaar 2014 abusievelijk gaan verlengingsbesluit genomen. Hieruit kan worden afgeleid dat een eerdere controle op de projecten in gebreke is gebleven? 15. Verder zijn er aan Quadraat Projectmanagement nog twee opdrachten gegeven die geen onderdeel vormde van de lopende opdrachten voor Larenstein en industrieterrein Rembrandtlaan. Zijn deze opdrachten deugdelijk gemotiveerd door B&W? Graag krijg ik ook deze opdrachtverlening ter inzage. F. Bewaken en nazorg 16. In het dossier van de Rembrandtlaan heb ik geen voortgangsrapportages gezien waarin o.a. de vertragingen in de besluitvormingsprocedure werden verklaard. Ook niet dat er sprake was van een tussentijdse evaluatie van het project. Zijn dergelijke rapportages dus niet opgemaakt? Is er ook evaluatie bij de beëindiging van de opdrachten aan Quadraat Projectmanagement opgesteld? Deze krijg ik gaarne ter inzage. 17. Er was een commercieel belang van projectleider Quaak namelijk om de opdracht jaar in jaar uit voort te zetten. Het project Larenstein is jaren vertraagd en ook het project
3
industrieterrein Rembrandtlaan is vertraagd. Zijn er met betrekking tot die vertraging schriftelijke evaluaties opgesteld? Indien ja dan krijg ik deze gaarne ter inzage. 18. De projectleider Quaak werkte formeel volledig onder verantwoordelijkheid van directie en management van de gemeente De Bilt en onder politiek verantwoordelijkheid van het College. Welke rapportages zijn daarover beschikbaar? Gaarne verzoek ik om de betreffende rapportages in te zien. G. Aanbevelingen rekenkamercommissie Een aantal aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn hierboven al aan de orde geweest. Enkele aanbevelingen uit de rapportages verdienen nog extra aandacht. Ik maak daarbij vooral gebruik van het jongste rapport uit 2011. 19. Het huidige beleid ten aanzien van inhuur is er op gericht om zoveel mogelijk beleidsdeskundigheid zelf in huis te hebben. Het beleid is op dit moment echter niet vastgelegd en vertaald in concrete doelen. Er is dus ook geen informatie voorhanden over het effect daarvan? 20. Er werd onderschreven dat het zinvol is het beleid op het gebied van inhuur te concretiseren en de uitvoering op basis daarvan te volgen en te analyseren, waarbij het gaat om de financiële effecten maar ook op de invloeden op korte en lange termijn m.b.t. het functioneren van de organisatie. In hoeverre is deze aanbeveling gevolgd met name m.b.t. de opdrachten aan Quadraat? 21. In de nota Aanbestedingsbeleid 2005 was opgenomen dat deze jaarlijks zou worden geëvalueerd en dat deze zo nodig geactualiseerd zou worden. In hoeverre is dit beleidsvoornemen geeffectueerd? Gaarne krijg ik inzage in de gegevens daarover. 22. De drempelbedragen van de Europese en Openbare aanbesteding zijn bindend. Bij een uitzondering daarop dient voor besluitvorming aan het College te worden voorgelegd. De drempelbedragen zijn voor de opdrachten aan Quadraat ver overschreden. Gaarne krijg ik inzage in de informatie over de besluitvorming van B&W ter zake. 23. Op 11 maart 2009 heeft de directie een aangepaste procedure voor de inhuur van externen vastgesteld. Doel daarvan: om de dossiervorming, de integrale afweging en de beheersing van de budgetten beter te laten plaatsvinden. Wat betreft de dossiervorming is in de procedure vastgelegd dat de correspondentie, het getekende contract en de afgewezen offertes ter bewaring aan P&O worden doorgegeven. Is dat bij deze opdrachten aan Quadraat ook gebeurd? Gaarne krijg ik deze ter inzage. 24. Na afloop van de opdracht/inhuur wordt een evaluatiemoment ingebouwd. In ieder geval moet de oorspronkelijke inhuur-aanvraag worden beoordeeld. Is dat ook gebeurd? 25. Inhuur ten laste van het budget inhuur derden, vanaf schaal 9, moet met ingang van 1 november 2009 plaatsvinden via de zogenaamde ‘minicompetitie’. Is dit voornemen ook van toepassing op de opdrachten aan Quadraat? 26. Opvallend was dat er bij de geselecteerde inhuurtrajecten relatief vaak sprake was van verlenging van de inhuur. In de desbetreffende directievoorstellen werden de termijnen van de totale inhuur niet altijd opgenomen, waardoor niet duidelijk was hoelang de inhuurperiode uiteindelijk zou zijn. Gold dit ook voor de opdrachten aan Quadraat? 27. In enkele gevallen zouden de totale kosten van de inhuur aanleiding moeten zijn geweest tot een openbare of zelfs Europese aanbesteding, terwijl er een enkelvoudige aanbesteding was geweest aan het begin van het traject. Is die volgens B&W ook van toepassing op de opdrachten aan Quadraat? Verder stelt de Rekenkamercommissie vast dat verlenging van opdrachten voorzien had kunnen worden en was een andere wijze van
4
28.
29.
30.
31.
32.
33.
aanbesteden op zijn plaats geweest. Zijn deze constateringen ook van toepassing op de opdrachten aan Quadraat? De Rekenkamercommissie constateerde bij één project dat er voor verschillende functies binnen dat project meer personen werden ingehuurd van één en hetzelfde bureau, wat met het oog op belangen van functiescheiding een ongewenste situatie opleverde. Is deze constatering volgens B&W ook van toepassing op de opdrachten aan Quadraat? Gedoeld werd op de functies van projectleider en planeconoom. Acht B&W deze constatering ook van toepassing op de opdrachten aan Quadraat? De Rekenkamercommissie merkte op dat enkele dossiers van de inhuur rechtstreeks ten laste van product- of project budgetten onvoldoende informatie bevatten. Daarbij werden met name de vastleggingen over de reden van de inhuur en de doorlopen aanbestedingsprocedure genoemd. Is deze constatering volgens B&W ook van toepassing op de opdrachten aan Quadraat? De Rekenkamer constateerde dat de gegevens over inhuur in voorjaars- en najaarsnota’s alleen werden gepresenteerd voor het centrale budget ‘inhuur derden’. Er zijn echter meer budgetten dan dit centrale budget waarbij de totale som aan inhuur aanzienlijk groter is. Ik constateer dat er een zeer aanzienlijk bedrag is besteed aan bureau Quadraat zonder dat de gemeenteraad daarover controle heeft kunnen uitoefenen wegens een gebrek aan informatie. In de paragraaf Bedrijfsvoering zou dan de daadwerkelijke totale inhuur van externen kunnen worden toegelicht, waardoor de informatie aan de Raad breder wordt. Het gaat daarbij om de reden van inhuur en het resultaat daarvan. Waarom is dat niet gebeurd en heeft B&W het voornemen dat in de volgende najaarsnota wel te doen? In de nota Aanbestedingsbeleid 2005 waren dossiervoorschriften opgenomen. Hierin was voorzien in het vastleggen van alle fasen inzake inhuur van derden. Deze voorschriften gelden nog steeds. De Rekenkamer stelt vast dat deze voorschriften niet goed worden nageleefd. Met name bij de inhuur ten laste van product- en projectbudgetten ontbreken vastleggingen over alle fasen van de inhuur. Bij een goed werkend contractenregister zou dit probleem worden ondervangen. Waarom heeft B&W deze aanbeveling in onvoldoende mate nageleefd? De Rekenkamer stelt dat er geen streefwaarden zijn vastgelegd ten aanzien van kwaliteit en de omvang van inhuur in relatie tot de doelen van het beleid en het gewenste functioneren van de organisatie. Hierdoor ontbreekt een kader waaraan de daadwerkelijke omvang en de redenen van inhuur van externen kunnen worden getoetst. Acht B&W deze conclusie ook van toepassing op de inhuur van Quadraat? De Rekenkamercommissie geeft in haar rapport van 2011 op blz. 5 een overzicht van inhuur per categorie. Bij deze vraag ik B&W een dergelijk overzicht betreffende het jaar 2014 en 2015 (eerste halfjaar) ter beschikking te stellen.
Ebbe Rost van Tonningen Beter De Bilt 22 juli 2015
5
