Gemeenteraad. Werkwijze raad en Reglement van Orde

Gemeenteraad Werkwijze raad en Reglement van Orde

GEMEENTERAAD Werkwijze raad en Reglement van Orde

Datum: Versie: Auteur: Begeleidingscommissie: Opdrachtgever: Kenmerk

1 januari 2006 1.0 J.J. Stavast, voorzitter, en A. ten Hoeve, raadsgriffier Presidium Raad V8115

2

Inhoudsopgave

-

Voorstel o o o o o o

o

o

Aanpak Resultaat Dualisme Medebewind Effect Maatregelen ƒ Commissiestructuur ƒ Werkvormen ƒ Transparantie ƒ Rol en positie van de raad ƒ Fractievergoedingen ƒ Functies ƒ Rol van de griffie ƒ Instrumenten ƒ Technische ontwikkelingen ƒ Vergadercyclus ƒ Andere methoden ƒ Evenwichtige agenda ƒ Externe gerichtheid ƒ Logistiek Communicatie ƒ Interne communicatie ƒ Externe communicatie ƒ Paraplu Tot slot

-

Raadsbesluit

-

Reglement van Orde o algemene bepalingen (artikelen 1 tot met 4); o samenstelling raad (artikelen 5 tot en met 9); o vergaderingen; ƒ algemeen (artikelen 10 tot en met 12); ƒ planning en agendering (artikelen 13 tot en met 17); ƒ voorbereiding (artikelen 18 tot en met 21); ƒ werkwijze (artikelen 22 tot en met 25); ƒ orde der vergadering (artikelen 26 tot en met 46); ƒ beraadslagingen (artikelen 47 tot en met 54); ƒ stemming (artikelen 55 tot en met 60); ƒ nazorg (artikelen 61 tot en met 62); o commissies: ƒ algemeen (artikelen 63 tot en met 70); ƒ enquête (artikelen 71 tot en met 73); ƒ algemeen belang (artikelen 74 tot en met 75); o specifieke procedures (artikelen 76 tot en met 99); o inlichtingen: ƒ algemeen (artikelen 100 tot en met 102); ƒ inlichtingen van burgers (artikelen 103 tot en met 104); ƒ inlichtingen van het college (artikelen 105 tot en met 111); ƒ inlichtingen van ambtenaren (artikelen 112 tot en met 113); ƒ overige (artikelen 114 tot en met 116); o organisatie (artikelen 117 tot en met 121); o slotbepalingen (artikelen 122 tot en met 128).

3

-

Toelichting o Leeswijzer o Algemeen (werkwijze) o Kerntaak raad ƒ Regie ƒ Toezicht ƒ Scharnierfunctie. o Systeem ƒ Rollen ƒ Check and balances ƒ Verantwoording ƒ Participatie o Raadsproces ƒ Startnotitie ƒ Voorbereiding ƒ Verkenning ƒ Afronding. o Dualisme. o Spoorboekje. o Werkvormen. o Budgetteren ƒ Gang van zaken ƒ Cycli ƒ Suppletoire begrotingen ƒ Trimester ƒ Samenwerken ƒ Groslijst ƒ Hevelen ƒ Oormerken ƒ Thema’s • Organisatorisch-technische benadering • Politieke benadering ƒ Prestatie-indicatoren ƒ Rekeningcommissie ƒ Algemene beschouwingen. o Artikelgewijs

-

Bijlagen o bijlage 1: Spoorboekje o bijlage 2: Aanbevelingen o bijlage 3: Duaal begrotingscyclus

4

Voorstel In het voorjaar van 2005 heeft het gemeentebestuur - college en raad - tijdens een heidag het functioneren van zichzelf besproken. Dat heeft geleid tot verbetersuggesties en zijn doorvertaald in onder andere een nieuw Reglement van Orde (RvO). Daarnaast biedt dit nieuwe reglement de randvoorwaarden om andere suggesties te effectueren. De verbetersuggesties hebben betrekking op zowel het interne als externe functioneren van het gemeentebestuur. Gelet op de aard van de interne verbetersuggesties, is de reikwijdte groter dan alleen het functioneren van de raad. De nieuwe werkwijze geeft ook invulling aan het verkeer tussen bestuursorganen binnen de gemeente en het verkeer tussen burgers en deze organen. Dit biedt het achterliggend werkapparaat (ambtelijke organisatie en griffie) meer houvast. Bovenal legt de gemeente hiermee de basis om voortaan te werken met relatief kort en bondig geformuleerde documenten en tot besluiten te komen binnen een relatief korte cyclus.

AANPAK In feite gaat het om een drieluik. Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan twee ‘luiken’, te weten de werkwijze van de raad en het RvO. Het derde ‘luik’ was al aanwezig, te weten wijkgericht werken en interactief beleid. Hiermee is de cirkel rond en begint de gemeente met een continu proces van aanpassen aan nieuwe inzichten, fine-tuning van bestaande situatie en opwaardering van de drie genoemde ‘luiken’. Door middel van een drieluik heeft het gemeentebestuur in de eerste plaats gekozen voor een integrale en sociaal-culturele benadering van dit vraagstuk. Met andere woorden, de gemeente kan veel leren van oplossingen elders, maar kan deze niet altijd ‘kopiëren’. Bovendien zijn de hier bruikbare oplossingen niet altijd ook elders bruikbaar. Het gaat om maatwerk. Ten tweede heeft het Stadskanaalster gemeentebestuur – in tegenstelling tot andere gemeenten - gekozen voor een bottum-up-benadering. Eerst was de focus de extern samenwerking en later verschoof naar interne zaken. Immers, door middel van wijkgericht en interactief werken met de omgeving, stond de burger al voorop. De kloof tussen burgers en instituties is een belangrijke aanleiding om regelmatig stil te staan bij het functioneren van het gemeentebestuur. Dit vraagstuk heeft niet alleen betrekking op de gemeente Stadskanaal, noch alleen betrekking op de relatie tussen burger en overheid. Het gaat om alle instituties, waaronder ook wooncorporaties en onderwijsinstellingen. Alle worstelen met hetzelfde probleem. Daarom krijgt het luik wijkgericht werken en interactief beleid nader aandacht. Dit mondt uit in de notitie Allerdaagse democratie, gericht aan de nieuwe raad naar aanleiding van bevindingen tijdens een recente heidag met het gemeentebestuur. De griffie zal een verkennend onderzoek uitvoeren. In de vorm van een groeiproces en lerend ervaren wordt voortgeborduurd op bestaand beleid als het gaat om wijkgericht werken en interactief beleid. Hierin wordt nader aandacht besteed aan de duale verhoudingen binnen deze bestuurlijke processen, beleidsprocessen en de positionering van de raad. Dit gebeurt vanuit het perspectief van de rol en positie van de burger binnen beleidsprocessen en bestuurlijke processen. De notitie Allerdaagse democratie is een opwaardering van wijkgericht werken en interactief beleid. Hiervoor is een basis gelegd in de voorgestelde werkwijze en beoogd reglement.

RESULTAAT Sinds 2002 functioneert het gemeentebestuur formeel volgens het dualisme. In materieel opzicht is het gemeentebestuur hiermee eerder begonnen. Daarmee behoort de gemeente Stadskanaal – landelijk gezien – tot de voorhoede. Dit door regelmatig de werkwijze te bespreken en desgewenst (op onderdelen) te herijken. De bedoelde heidag past binnen deze traditie.

5

De verbetersuggesties staan niet allemaal op zichzelf. Er wordt voortgeborduurd op eerdere stelselwijzigingen. Met andere woorden, door middel van een groeimodel is naar een eindsituatie gewerkt, zonder een blauwdruk. Het betreft een open proces. De indruk is dat met deze nieuwe werkwijze redelijk een eindsituatie is bereikt. Daarmee heeft de nieuwe raad in 2006 een goede startpositie. Hooguit is er de komende periode sprake van fine-tuning van de werkwijze.

DUALISME Met de Wet dualisering lokaal en provinciaal bestuur wordt beoogd dat het college en de raad hiërarchisch op hetzelfde niveau staan. Deze wet heeft echter niet geleid tot aanpassing van de Grondwet, die juist aangeeft dat de raad het hoogste orgaan is. Grondwettelijk is er dus sprake van hiërarchische ongelijkwaardigheid tussen raad en college. Er is dus sprake van een hybride situatie, die ervoor zorgt dat de werkwijze van gemeenten en provincies onderling varieert. Binnen de mogelijkheden die liggen tussen enerzijds nevengeschiktheid en anderzijds hiërarchische ongelijkwaardigheid, kiest de raad van de gemeente Stadskanaal voor de maximale variant van nevengeschiktheid. Dit is geen kwestie van meer duaal willen zijn dan elders, maar past het best binnen de sociaal-culturele en bestuurlijke ontwikkeling van deze gemeente. Bovendien zijn alle bestuursorganen binnen onze gemeente actief voor dezelfde burgers. Samen zijn zij het bestuur van de gemeente, elk met een eigen verantwoordelijkheid. Vanuit deze verantwoordelijkheden staan zij samen voor kwalitatief goed bestuur en kwalitatief goede besluiten.

MEDEBEWIND De Eerste Kamer nam op 4 oktober 2005 het wetsvoorstel Dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden aan en publiceerde deze op 24 oktober 2005 in het Staatsblad. Met deze wet wordt de bevoegdheidsverdeling in de medebewindswetgeving in overeenstemming gebracht met de uitgangspunten van de Wet dualisering gemeentebestuur. We spreken over medebewindswetgeving als het Rijk gemeenten wettelijk opdraagt een wet op enigerlei wijze mee uit te voeren. In het verlengde van de wet worden alle Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB) gedualiseerd. De nieuwe bevoegdheidsverdeling houdt in, dat het college een groot aantal bestuursbevoegdheden krijgt overgedragen. De raad oefent bestuursbevoegdheden uit, waarbij het belang van een sterke democratische legitimatie groot is. Er gaan dus geen bevoegdheden over van het college naar de raad. Andersom gaan er wel taken over van de raad naar het college. De wet en de bijbehorende AMvB traden in werking op 8 maart 2006, de dag na de gemeenteraadsverkiezingen. Met ingang van die datum is ook de Gemeentewet gewijzigd. De verordenende bevoegdheid en de autonome bevoegdheid berusten nu bij de raad. De overige bevoegdheden berusten bij het college, tenzij deze bij of krachtens de wet aan de raad of de burgemeester zijn toegekend. De leden van de nieuwe raad worden in 2006 geïnformeerd over de gevolgen van de Wet medebewindsbevoegdheden, zoals welke belangrijke bevoegdheden worden overgedragen, aanpassing van verordeningen en lopende bezwaar- en beroepschriften. Wel moesten de verordeningen voor 8 maart 2006 te zijn aangepast. De hoofdregel is, dat de overgang van een bevoegdheid geen gevolgen heeft voor de rechtskracht van eerder genomen beslissingen. Per 8 maart 2006 neemt het college als nieuw bevoegd bestuursorgaan alle bestaande rechten en verplichtingen van de raad. Delegatie- en mandaatbesluiten vervallen op 8 maart 2006 van rechtswege als de bevoegdheid van de raad naar het college overgaat. Om mogelijke verwarring te voorkomen, is het aan te raden om overzichten van delegatie- en mandaatbesluiten op te schonen, dit mede in verband met de rechtmatigheidtoets.

6

Verordeningen moesten voor 8 maart 2006 aan de gewijzigde bevoegdheidsverdeling worden aangepast. Het college is ervoor verantwoordelijk dat ontwerp-verordeningen ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Niet aangepaste bepalingen in de desbetreffende verordeningen kunnen niet langer worden toegepast en verliezen hun rechtskracht. Uit een landelijke inventarisatie blijkt dat het om relatief weinig aan te passen verordeningen gaat, de meeste verordeningen zijn al duaal van aard.

EFFECT Met dit nieuwe reglement vervallen vigerende raadsbesluiten. Feitelijk zijn deze samengevoegd tot dit nieuwe reglement. Deze samenvoeging is een bewuste keuze. Het vergt minder onderhoud bij het borgen van samenhang tussen documenten. Daarmee is alles in één oogopslag beschikbaar en kunnen misverstanden zo veel mogelijk worden voorkomen. Deze gedragslijn wordt ook voortgezet bij andere verordeningen, waardoor het aantal te nemen raadsbesluiten afneemt en de agenda van de raad wordt ontzien. De inhoudelijke voorbereiding kan via een tijdelijke commissie, waarvoor het reglement ruimte biedt. De volgende raadsbesluiten vervallen en wel om de volgende redenen: - Het vigerende RvO, omdat het landelijke model RvO voor de raad niet toereikend is, nu de lokale werkwijze meer gedifferentieerd is. - De verordening op de raadscommissies, omdat de commissiestructuur wordt losgelaten met ingang van dit nieuwe reglement. Hooguit wordt gewerkt met klankbordgroepen en tijdelijke of bijzondere commissies, waar het nieuwe reglement ook in voorziet. - De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, omdat de opzet van deze verordening is vereenvoudigd en vervolgens is doorvertaald in dit reglement. - De instructie voor de raadsgriffier, omdat de werkzaamheden van de raadsgriffier concreter zijn verwoord in dit nieuwe reglement. In het verlengde hiervan kunnen in de loop der tijd andere raadsbesluiten ook worden vereenvoudigd en wellicht worden samengevoegd, omdat deze werkwijze als kapstok gaat fungeren. Het gaat om raadsbesluiten die de positie, rol en functie van de raad vaststellen. Deze nieuwe raadsbesluiten vinden hun grondslag in deze werkwijze. Te denken valt aan financiële verordeningen, de verordening rekeningcommissie, de verordening rekenkamerfunctie, de verordening rechtsbescherming en het beleidsplan inzake burgerparticipatie en -initiatief. Met andere woorden, door middel van een verbeterde werkwijze kunnen andere beleidsdocumenten van de raad kort en bondig van aard zijn.

MAATREGELEN Naar aanleiding van de evaluerende heidag zijn suggesties aan het presidium meegegeven voor een nadere uitwerking tot dit voorstel. Voor de volledigheid geven wij de essentiële hieronder weer. Commissiestructuur Met dit voorstel wordt de commissiestructuur met vaste raadscommissie losgelaten. In plaats daarvan kan de raad desgewenst een tijdelijke of bijzondere commissie instellen met een afgebakende en specifieke taak. Het aantal daarvan wordt zoveel mogelijk beperkt. Bijgevoegd ontwerpbesluit heeft betrekking op het benoemen van personen in bijzondere commissies tot het einde van de huidige raadsperiode. Na installatie van een nieuwe raad moet de raad opnieuw deze functies invullen, met uitzondering van functies die in dit reglement zijn gekoppeld aan de functie van fractievoorzitter. Werkvormen Naast instelling van een commissie kunnen raadsleden buiten het RvO om samenwerken om informatie te vergaren en te delen. Daartoe behoort ook het vormen van werkgroepen. Het initiatief daartoe ligt bij de raadsleden. Zodra een werkgroep fungeert als klankbordgroep of om advies uit te brengen aan de raad, moet de raad alsnog een besluit nemen. Daarmee houdt de raad aansluiting bij wet- en regelgeving door een tijdelijke commissie in te stellen en transparant te werken.

7

Transparantie Met transparantie wordt beoogd dat alle besluitvorming en stemmingen in het openbaar plaatsvinden. In aanloop daarop geeft elk lid invulling aan zijn functie door zich te laten informeren. Transparantie heeft geen betrekking op deze fase. Echter, het debat berust op het uitgangspunt ‘wie wat beweert, moet dat bewijzen’. Daarmee worden bronnen alsnog transparant. Hierop bestaat wel een uitzondering: de situatie dat een raadslid het college formeel benadert om te worden geïnformeerd, bijvoorbeeld door middel van schriftelijke vragen en verzoek tot inlichtingen. Dat wordt transparant gemaakt door zowel de vragen en verzoeken als de antwoorden en inlichtingen van het college, actief te publiceren. Dit omdat dit verkeer tussen raad en college buiten de vergaderingen om gaat. Rol en positie van de raad Tijdens de evaluatie is ook gesproken over kaderstelling. Geconstateerd is dat bij kaderstelling twee aspecten van belang zijn. In de eerste plaats moet het onderwerp vroeg in het proces aan de orde worden gesteld en in de tweede plaats moet er meer worden gewerkt met alternatieven. Hierbij wordt opgemerkt dat alternatieven niet tot op het detail hoeven te worden uitgewerkt en het proces begint met een startnotitie. De vraag is hoe de raad met kaderstelling omgaat. Het zou goed zijn dat de raad, maar ook commissies, zeggen dat de te bespreken onderwerpen niet in de vorm van een beleidsnota kant-en-klaar worden voorgeschoteld, maar dat tijdens het proces een kaderstellende discussie met het college wordt gevoerd. Het college kan dan materiaal leveren, op basis waarvan die kaderstellende discussie door de raad gevoerd wordt. Fractievergoedingen De wens is naar voren gebracht opnieuw te kijken naar de hoogte en samenstelling van de fractievergoedingen. De verschillende potjes waaruit de raadsvergoeding werd betaald, zijn vorig jaar afgeschaft. Er wordt voortaan gewerkt met een all-in bedrag, mede om de administratieve lasten te minimaliseren. Afgesproken is, dat het niet wenselijk is om in de lopende raadsperiode de hoogte van de vergoedingen opnieuw aan de orde te stellen. Het staat de fractie vrij direct na de gemeenteraadsverkiezingen hierover voorstellen voor te bereiden. Functies Het reglement bevat een aantal commissies, die voor zuiverheid afzonderlijk worden benoemd. In verband met rechtmatig handelen, transparant werken en - staatsrechtelijk gezien - machtsverdeling, worden deze niet onder één noemer weggezet. Hierdoor heeft de raad enerzijds de ruimte om functies te verspreiden over de raadsleden en anderzijds de ruimte om praktisch te werken. Het reglement biedt de raad de mogelijkheid om taken van commissies te bundelen. Immers, het evenwicht tussen spreiding van functies enerzijds en praktische werken anderzijds is per grootte van de raad verschillend. Hierbij weegt mee de opvatting dat een samenvoeging van verschillende commissies het bestuur ook minder transparant kan maken. Rol van de griffie Wij constateren dat de positionering van de griffie binnen de gemeente, ook ten aanzien van het gemeentelijk apparaat, van grote waarde is. Dit is een punt van voortdurende aandacht. Wel wordt opgemerkt, dat een griffie ten gevolge van dualisering van het gemeentebestuur automatisch is ontstaan. Wordt de griffie (verder) uitgebreid, dan is er wel een organisatiebesluit van de raad nodig. Immers, de raad bepaalt haar eigen werkwijze. Vooralsnog is een organisatiebesluit niet aan de orde. Immers, de griffie richt zich op zijn kerntaak, te weten regie ten aanzien van de ondersteuning van de raad en commissies, door diensten in te kopen en personeel te huren op basis van competenties. Instrumenten Voor het in de praktijk uitvoeren van politieke doelen is een goed gebruik en goede beheersing van de voor raadsleden beschikbare instrumentarium een absolute voorwaarde. In de Gemeentewet en het beoogde RvO zijn de belangrijkste instrumenten formeel verankerd en via het reglement is het instrumentarium ook verruimd.

8

Aan het gebruik van het instrumentarium wordt bij het aantreden van de raad (direct na de gemeenteraadsverkiezingen) aandacht besteed, door middel van informatieve bijeenkomsten. In deze bijeenkomsten gaat het niet zo zeer om de vraag wat er in het reglement staat, maar meer over hoe je deze instrumenten effectief gebruikt. Deze bijeenkomsten worden ook in de toekomst herhaald. In het licht hiervan worden hulpmiddelen voor raadsleden beschikbaar gesteld, dit mede vanwege het feit dat bestaande hulpmiddelen worden aangepast in verband met het nieuwe reglement. Uiteindelijk mondt dit uit in een zakboekje voor raadsleden en een handreiking voor het personeel. Technische ontwikkelingen Door technische en maatschappelijke ontwikkelingen kan de gemeente anders omgegaan met het onderwerp notuleren en verslagen van vergaderingen. Inmiddels wordt (vanaf 2002) geïndexeerd voice-over gekoppeld aan deze verslagen en vanaf 2006 aan besluitenlijsten. Hierdoor zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week, de beraadslagingen van vergaderingen integraal beschikbaar, inclusief de bijbehorende vergaderstukken. Ook die van komende vergaderingen. Vergadercyclus Na overweging van meerdere vergadermodellen hebben wij gekozen voor een model waarbij tweemaal per maand een raadsvergadering plaatsvindt. Achterliggende gedachte is, dat: - bepaalde commissietaken goed te combineren zijn met raadstaken; - ontwerp-besluiten te lang blijven liggen, waardoor het proces met de samenleving stagneert; - het raadsproces beter vorm kan krijgen door eerst opiniërend van gedachten te wisselen en (spoedig) daarna tot een besluit te komen, waardoor de positie van de raad wordt versterkt binnen de bestuurlijke processen; - de vergaderingen kort en kernachtig gehouden kunnen worden, waardoor de attractiviteit van de bijeenkomsten toeneemt voor het publiek. Andere methoden Er zijn ook andere methodes om dualisering een impuls te geven. Zo is er de mogelijkheid om schriftelijke vragen en de antwoorden daarop niet meer op de raadsagenda te plaatsen. Deze gaan buiten de vergadering om. Hetzelfde kan met informatieve stukken van het college, door ze op de lijst met ingekomen stukken te plaatsen. Het is aan de raad om na te gaan of er aanleiding is om hierover overleg te hebben met het college. Verder vindt het winnen en eigen maken van informatie niet noodzakelijkerwijs alleen in vergaderingen plaats, maar juist vooral daar buiten. Tot slot wordt meer gebruik gemaakt van de Voorhangprocedure (Ficheprocedure), waardoor de druk op de raadsagenda verder afneemt en de gemeente prestatiegericht kan werken. De Voorhangprocedure is van toepassing bij bevoegdheden van het college om verbintenissen aan te gaan met financiële gevolgen (op termijn) en van toepassing bij beleidslijnen die zij vaststelt als uitvoerend bestuur om uitvoering te geven aan het beleid dat door de raad is vastgesteld. Daarmee versterkt de Voorhangprocedure de controletaak van het volksvertegenwoordigende orgaan. Evenwichtige agenda Door vaker als raad besluitvormend bijeen te komen en door gebruik te maken van een termijnagenda, worden de agenda’s voor vergaderingen evenwichtiger qua zwaarte van de vergaderingen. De doorlooptijd van de vergadering kan verder worden beheerst door meer gebruik te maken van de besluiten zonder debat, minder termijnen aan te houden en desgewenst spreektijd toe te passen. Dit kan ook door per geagendeerd onderwerp een samenvatting toe te voegen en de achterliggende documenten meer tot het dossier te rekenen. In het verlengde hiervan bestaat de wens betere onderliggende dossiers te ontvangen. Externe gerichtheid Hier gaat het om een raadsbrede en diepgewortelde wens. In verband daarmee zal de griffie in het voorjaar 2006 komen met een notitie Alledaagse democratie.

9

Logistiek De wens is dat er minder stukken worden nagezonden. Dit gaat ten koste van de voorbereidingstijd en dus ten koste van een goede voorbereiding door raadsleden. Dit is mede aanleiding om als raad vaker besluitvormend bijeen te komen. Agendapunten waarover de stukken niet tijdig zijn verstrekt, worden in de volgende vergadering meegenomen. Om enerzijds pieken en dalen in de logistieke stroom te beperken en anderzijds raadsleden meer voorbereidingstijd te geven, worden stukken die bij de griffie worden gedeponeerd, direct aan de raadsleden beschikbaar gesteld. De oproep voor een vergadering bevat alleen de ontwerp-agenda. Met andere woorden, de ambtelijke organisatie hoeft het vergaderschema van de raad niet als uitgangspunt te gebruiken voor zijn werkplanning, maar wel de termijnagenda van de raad.

COMMUNICATIE Het presidium is verheugd dat de raadsgriffier en de gemeentesecretaris het als hun uitdaging en topprioriteit zien om hun eigen bestuursorgaan adequaat te ondersteunen en dat de burgemeester zijn rol binnen de duale verhoudingen met verve oppakt. Hierdoor is een goede basis gelegd om nevengeschikt en duaal te werken. Interne communicatie In het licht hiervan communiceert de gemeentesecretaris, met steun van de raadsgriffier, de werkwijze en het reglement intern. Inmiddels is daartoe een aanzet gegeven door middel van een intern interview met de voorzitter van de raad en de raadsgriffier. Het traject Bestuurlijke vernieuwing en het interne traject Communicatie en samenwerking sluiten goed op elkaar aan en versterken elkaar. Een onderdeel van de interne communicatie is ook het ontwikkelen en beschikbaar stellen van hulpmiddelen, zoals: - een gereedschapskist voor raadsleden op basis van de waarde van de afzonderlijke raadsinstrumenten; - formats voor medewerkers. Externe communicatie De komende tijd besteedt de raadsgriffier, met steun van de voorzitter van de raad, ook aandacht aan de externe communicatie. Op de vernieuwde website van de gemeente wordt inmiddels aandacht besteed aan het onderwerp ´Hoe de raad functioneert´. De werkwijze van de raad en vooral het nieuwe RvO staat bij voorbaat al landelijk in de belangstelling. In verband hiermee wordt het RvO aan het landelijke bureau Vernieuwingsimpuls en de VNG aangeboden. Het is mede een inspiratiebron voor de VNG om het model reglement en modelverordeningen te kunnen herzien. Verder verschijnt in verband met de toe te passen werkvormen wellicht een landelijke publicatie als bijlage bij de uitgave van voornoemd landelijk bureau, die is verschenen onder de titel ´Vergadermodellen´. De ingeslagen weg is onlangs landelijk gepresenteerd tijdens twee landelijke bijeenkomsten van het Ministerie van BZK in verband met succes van vier jaar dualisme. Stadskanaal wordt gezien als een mooi praktijkvoorbeeld. Paraplu Deze interne en externe communicatie zijn onderdeel van het traject Anders doen, anders denken. Onder deze paraplu heeft het gemeentebestuur de werkwijze geherijkt en is de raad tot een vernieuwde werkwijze en een nieuwe RvO gekomen. Dit is gebeurd naast andere concrete acties, zoals het komen tot een bestuurlijk informatiesysteem via internet, een database met alle geldende lokale, bindende regels, die door de raad (ooit) zijn vastgesteld. Een andere eventuele actie is een virtuele leeskamer.

10

TOT SLOT De inhoud van het RvO is feitelijk vanzelfsprekend voor alle betrokkenen. Dit document wordt slechts sporadisch geraadpleegd als er twijfels zijn. Hierbij wordt opgemerkt, dat een werkwijze niet kan voorzien in allerlei situaties. Er wordt dan gehandeld in de geest van dit document. Wel wordt opgemerkt, dat de rol van de voorzitter is om dwingende regels - te weten de wet en het reglement - te handhaven, desgewenst de raadsleden te herinneren aan de richtlijnen (werkwijze) en desgewenst de raad te attenderen op de intenties van de raad bij de rol en positie van de burgers binnen beleidsprocessen en bestuurlijke processen. Evenals bij verordeningen en andere besluiten, stelt de raad alleen de artikelen vast. Deze zijn amendeerbaar. De toelichting en dergelijke fungeren als achtergrondinformatie, waardoor deze stukken het karakter hebben van een richtlijn. Dit geldt ook voor het verslag van de behandelingen. Deze stukken zijn wel toegevoegd aan het dossier. In de te publiceren versie van de Werkwijze van de raad wordt de vastgestelde en geconsolideerde versie van het reglement opgenomen.

Namens het presidium (conform het oude reglement): de heer F.F. Booij, fractie VVD (tevens voorzitter); de heer H.T. Bieze, fractie Gemeentebelangen; de heer J. Deuring, fractie CDA; de heer R. van der Molen, fractie PvdA; mevrouw I.J. Sterenborg-Kooij, fractie ChristenUnie. Met dank aan: de heer J.J. Stavast, burgemeester; de heer A. ten Hoeve, raadsgriffier.

11

Raadsbesluit Nr. 10 De raad van de gemeente Stadskanaal; bijeen op 27 februari 2006; gelet op artikel 16 van de Gemeentewet; besluit: -

vast te stellen het Reglement van Orde (RvO) (V8081);

-

de volgende leden tot aanvang raadsperiode 2006-2010 te benoemen als ondervoorzitter, conform artikel 76 van het RvO, zulks tot en met 15 maart 2006: de heer R. van der Molen;

-

conform artikel 63, lid 4 van het RvO, aan het presidium, als bedoeld in artikel 11 van het RvO, op te dragen de taak van en zulks tot en met 15 maart 2006: o de agendacommissie, als bedoeld in artikel 13 van het RvO; o de commissie van toezicht op de griffie, als bedoeld in artikel 118 van het RvO;

-

conform artikel 63, lid 4 van het RvO de volgende taken op te dragen aan de fractievoorzitters als collectief, zulks tot en met 15 maart 2006: o de commissie voor inlichtingen, als bedoeld in artikel 74 van het RvO; o de vertrouwenscommissie, als bedoeld in artikel 75 van het RvO; o de commissie voor verzoekschriften en petities, als bedoeld in artikel 96 van het RvO; o de commissie voor de werkwijze, als bedoeld in artikel 22 van het RvO;

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad op 27 februari 2006.

De raad de raadsgriffier,

de voorzitter,

12

Reglement van Orde

ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsomschrijvingen Waar in dit reglement sprake is van: a. gemeente, burgemeester, voorzitter, raadsgriffier, lid of leden van de raad, wethouders, en gemeentesecretaris en ambtenaren, is dat in de zin van de Gemeentewet; b. ambtenaar, is dat in de zin van medewerker in dienst van de gemeente; c. gemeentebestuur is dat conform de Gemeentewet; d. lid, dan is dit een lid van de raad volgens de Gemeentewet; e. stukken, bescheiden en dossier, is dat in de zin van de Archiefwet; f. initiatiefvoorstel, is dat een voorstel van een lid voor een verordening of een ander voorstel; g. voorstel, is dat in de zin van een initiatiefvoorstel of een voorstel van het college of een commissie; h. spreker: is hij die het woord heeft gekregen van de voorzitter tijdens beraadslagingen en interrupties; i. media: omvat ten minste, de gemeentepagina in een lokaal of regionaal blad, plaatsing op de website van de gemeente, e-mailbericht, persberichten namens de raad en in het geval van spoed berichtgeving via een lokaal of regionaal dagblad; j. stembureau en kieslijst zijn in de zin van de Kieswet; k. griffie: synoniem voor de raadsgriffier en de medewerkers, al dan niet commissiegriffier, die de raadgriffier ondersteunen in zijn werkzaamheden of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier; l. dagen: worden gerekend als kalenderdagen, doch exclusief weekenden en feestdagen; m. voorzitter: de voorzitter van de raad of diens vervanger; n. amendement: voorstel tot wijziging van een ontwerp raadsbesluit, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden verwerkt; o. subamendement: voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement, naar de vorm geschikt om direct te worden opgenomen in het amendement, waarop het betrekking heeft; p. motie: korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken; q. voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering. Artikel 2 De voorzitter 1. De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde, het doen naleven van het Reglement van Orde (RvO), vertegenwoordigen van de raad, en hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt. 2. Indien de voorzitter niet beschikbaar is, wordt hij door een van de ondervoorzitters, overeenkomstig de in artikel 76 genoemde volgorde, tenzij een van de ondervoorzitters spreker is. De ondervoorzitter heeft dezelfde taken als de voorzitter en dezelfde bevoegdheden voor wat betreft alleen dit reglement. 3. Zodra de voorzitter, in de hoedanigheid van burgemeester, portefeuillehouder of als voorzitter namens het college, spreker is, is lid 2 van dit artikel van toepassing. 4. De raad kan door middel van een raadsbesluit andere taken aan de voorzitter opdragen, voor zover dat verdraagt met de taak van voorzitter. 5. De voorzitter wordt bijgestaan door de raadsgriffier. Artikel 3 De raadsgriffier 1. De raadsgriffier is in elke vergadering van de raad aanwezig. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de raadsgriffier vervangen door de plaatsvervangend raadsgriffier. Bij verhindering van ook de plaatsvervangend raadsgriffier wordt door de raad een ambtenaar aangewezen, zijnde geen (loco)gemeentesecretaris. 2. Hij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen. 3. De raadsgriffier is belast met de taken als bedoeld in dit reglement en de Gemeentewet. Door middel van een raadsbesluit kan de raad andere taken aan de raadsgriffier opdragen, voor zover dat verdraagt met de taak van raadsgriffier als hiervoor bedoeld.

13

4. De raadsgriffier wordt ondersteund en bijgestaan door medewerkers. 5. Indien de raadsgriffier meer dan vier dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter. Artikel 4 De wethouder 1. De wethouder kan door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn of toegang tot de vergadering van de raad worden geweigerd. Indien niet aan de orde, dan hebben de wethouders toegang tot de vergaderingen en kunnen zij op uitnodiging van de raad aan de beraadslagingen deelnemen. 2. De wethouder kan zich in de vergadering doen bijstaan door ambtenaren, daartoe door hen aangewezen.

SAMENSTELLING RAAD Artikel 5 Toelating 1. Elk nieuwbenoemd lid doet van zijn verkiezing blijken door overlegging van de bij wet voorgeschreven stukken. 2. De geloofsbrieven en daarop betrekking hebbende stukken worden op de griffie ter inzage gelegd van de leden. 3. Over de toelating van leden, die benoemd zijn verklaard na periodieke aftreding besluit de raad in oude samenstelling. Artikel 6 Onderzoek geloofsbrieven 1. De raad stelt een commissie voor onderzoek geloofsbrieven in. De commissie voor onderzoek geloofsbrieven bestaat uit drie leden van de raad. De voorzitter van de raad wijst de voorzitter van de commissie voor onderzoek geloofsbrieven aan. 2. De commissie voor de geloofsbrieven onderzoekt de geloofsbrieven, de daarop betrekking hebbende stukken, van nieuw benoemde leden van de raad en de processen-verbaal van het stembureau. 3. De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven schriftelijk of mondeling verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel. 4. In het schriftelijke verslag van de commissie wordt ook melding gemaakt van een minderheidsstandpunt. Artikel 7 Beëdiging 1. Op de wijze bij de wet voorgeschreven, leggen de leden van de raad bij de aanvaarding van hun ambt, in handen van de voorzitter en in het openbaar, een eed, dan wel verklaring en belofte, van zuivering af en zweren of beloven zij trouw aan de Grondwet en een getrouwe vervulling van hun ambt. 2. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten leden van de raad op om in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen conform in artikel 14 Gemeentewet.. 3. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd lid van de raad op voor de vergadering van de raad waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. Artikel 8 Verlies lidmaatschap 1. Indien een lid, naar het oordeel van de voorzitter, heeft opgehouden lid te zijn, wegens hetzij het niet bezitten van een van de vereisten voor het lidmaatschap hetzij het vervullen van een met het lidmaatschap onverenigbare betrekking, beslist de voorzitter. 2. De raad heeft een vertrouwenscommissie. De voorzitter laat zich adviseren door de vertrouwenscommissie. Het advies is voor de voorzitter niet bindend. 3. De raad doet geen uitspraak dan nadat de vertrouwenscommissie advies heeft uitgebracht en nadat de voorzitter heeft beslist.

14

Artikel 9 De fracties 1. De leden van de raad, die door de voorzitter van het hoofdstembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. 2. Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren. 3. De namen van degenen die als voorzitter, secretaris en penningmeester van de fractie - en hun plaatsvervangers - optreden, worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. 4. Indien, één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden, twee of meer fracties als één fractie gaan optreden of, één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. Met de hiervoor beschreven veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering van de raad na de mededeling daarvan aan de voorzitter.

VERGADERINGEN Algemeen Artikel 10 Driehoeksoverleg 1. Er is een driehoeksoverleg. Het driehoeksoverleg bestaat uit de burgemeester, gemeentesecretaris en raadsgriffier. De burgemeester is voorzitter. 2. Het driehoeksoverleg draagt zorg voor de procesmatige afstemming tussen de bestuursorganen binnen de gemeente. Artikel 11 Presidium 1. De raad heeft een presidium. Het presidium bestaat uit de voorzitter en de ondervoorzitters. De voorzitter is tevens voorzitter van het presidium. 2. Het presidium is belast met het bevorderen van een goed verloop van de processen binnen het bestuursorgaan raad en adviseert hierover de raad. 3. De voorzitter van het presidium kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen. Artikel 12 Ondersteuning 1. Een raadslid wendt zich tot de raadsgriffier en/of de voorzitter met een verzoek om bijstand bij het opstellen van moties, amendementen, verzoeken en initiatiefvoorstellen. 2. De raadsgriffier draagt er, in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden desgevraagd goede en doelmatige ambtelijke bijstand verkrijgen. 3. Elke fractie heeft per kalenderjaar recht op een aantal uren ambtelijke bijstand, als bedoeld in dit artikel. Daartoe kan de commissie voor de werkwijze een voostel doen aan de raad. De griffie houdt een register van de verleende bijstand bij. Het register bevat tevens verzoeken tot bijstand die zijn geweigerd. Het register ligt ter inzage voor de voorzitter, de leden, het college en de gemeentesecretaris. 4. Aan een lid wordt via de griffie ambtelijke bijstand verleend, tenzij het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad, dit het belang van de gemeente kan schaden en, indien van toepassing, het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand per kalenderjaar. De voorzitter beslist. 5. Indien een lid niet tevreden is over een door een medewerker verleende bijstand, doet hij de raadsgriffier hiervan mededelingen. Indien overleg met de ambtenaar niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de kwestie voor aan de voorzitter. De voorzitter beslist. 6. Indien de burgemeester of het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van het gegeven advies aan het lid door een medewerker, wenden zij zich daartoe slechts enkel en alleen rechtstreeks tot het betrokken lid.

15

Planning en agendering Artikel 13 Agendavorming 1. De raad heeft een agendacommissie. 2. De agendacommissie is belast met het beheer van de termijnagenda van de raad, de lijst met toezeggingen en het in concept opstellen van de voorlopige agenda voor de eerstvolgende vergadering van de raad. Artikel 14 Vergaderfrequentie 1. De reguliere vergaderingen van de raad vinden plaats op de tweede maandag en de laatste maandag van een kalendermaand, behoudens tijdens reguliere schoolvakanties en feestdagen. De vergaderingen van de raad vangen aan om 19.00 uur en worden gehouden in de raadzaal. 2. De voorzitter kan in bijzondere gevallen - en in samenspraak met het presidium - een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. 3. Een lid kan een verzoek tot bijeen roepen van de raad indienen. Het verzoek dient gesteund te worden door een vijfde deel van het aantal raadsleden. Artikel 15 Oproep 1. Namens de voorzitter zendt de griffie ten minste tien dagen voor een vergadering de leden van de raad een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken - met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken - worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden van de raad en het college verzonden. 3. Indien een aanvullende agenda door de voorzitter wordt vastgesteld, worden deze agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, door de raadsgriffier namens de voorzitter naar de leden van de raad gezonden. Artikel 16 Agenda 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep een aanvullende agenda opstellen. 2. Bij aanvang van de vergadering stelt de raad de agenda vast. Op voorstel van een lid van de raad of de voorzitter kan de raad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen van de agenda afvoeren, zo ook de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. 3. Een lid kan een verzoek tot agenderen indienen, voorzien van de bespreekpunten. Dit verzoek wordt reeds in de rondvraag van de laatste vergadering aangekondigd door het raadslid die het verzoek wil indienen. Het verzoek moet bij de voorzitter binnen zijn eer de ontwerp-agenda wordt verstuurd. 4. Wanneer de raad een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan hij het onderwerp verwijzen naar een commissie of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen. Artikel 17 Openbare kennisgeving 1. Namens de voorzitter draagt de griffie zorg voor de openbare kennis via de media. 2. De openbare kennisgeving vermeldt: a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering; b. de wijze waarop en de plaats(en) waar eenieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht door burgers. Voorbereiding Artikel 18 Ter inzage leggen van stukken 1. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor eenieder ter inzage gelegd.

16

2. De griffie maakt namens de voorzitter van de ter inzage legging melding in een publicatie. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van een publicatie. 3. Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het voorgaande onder berusting van de raadsgriffier en verleent de raadsgriffier de leden van de raad inzage. Artikel 19 Indienen amendementen 1. Vanaf het tijdstip dat een voorstel ter behandeling en vaststelling bij de griffie is gedeponeerd, zo ook tijdens de beraadslaging over het onderwerp, staat het ieder lid vrij amendementen in te dienen, gericht aan de voorzitter, zulks via de raadsgriffier. 2. Na ontvangst wordt een afschrift van het amendement terstond door de griffie uitgereikt aan alle leden en het college, zo ook gepubliceerd en aan het dossier toegevoegd. 3. Deze regels zijn ook van toepassing op voorstellen tot wijziging van door een ander lid ingediende amendementen. Artikel 20 Voorbereiding hoorzitting Indien de raad beslist een commissie in te stellen met de opdracht een hoorzitting te laten plaatsvinden aan de hand van een ingediend voorstel, dan worden de leden door de voorzitter uitgenodigd de (sub)amendementen tien dagen voor aanvang van de hoorzitting in te dienen. De (sub)amendementen zijn mede onderwerp tijdens de hoorzitting. Artikel 21 Ingekomen stukken 1. Alle sedert de laatste vergadering ingekomen stukken, gericht aan de raad, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden door de griffie opgenomen in een lijst die gedurende de vergadering op de tafel van de raadsgriffier ter inzage ligt. 2. In deze lijst doet de agendacommissie voorstellen over de wijze van behandeling daarvan en de lijst is toegevoegd aan de ontwerp-agenda voor de vergadering van de raad. 3. Informatiestukken, die door het college worden aangemerkt als geheim of vertrouwelijk, worden door de griffie op een aparte lijst geplaatst. Deze lijst komt aan de orde in de eerstvolgende besloten vergadering. 4. De voorzitter kan ongetekende, onbegrijpelijke en beledigende stukken zonder nadere mededelingen terzijde leggen. Indien de inhoud de persoonlijke levenssfeer van individuele burgers raakt, worden deze alleen ter inzage gelegd van de leden. 5. De voorstellen zijn in de vergadering aangenomen tenzij voordien door een lid bezwaar is gemaakt tegen een voorstel. In dat geval wordt over het betreffende voorstel door de raad beslist. 6. De vastgestelde lijst wordt door de voorzitter en raadsgriffier ondertekend ter waarborging en ter hand gesteld. 7. De indieners van de ingekomen stukken, behoudens het college, ontvangen van de griffie een ontvangstbevestiging. Werkwijze Artikel 22 Advisering 1. De raad heeft een commissie voor de werkwijze. Elke fractie levert één vertegenwoordiger in de commissie voor de werkwijze, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter is tevens voorzitter van deze commissie. 2. De commissie voor de werkwijze adviseert de raad ten aanzien van de werkwijze van de raad in het algemeen en dit reglement. Artikel 23 Instructies 1. De raad stelt nadere regels in het algemeen over: a. de wijze waarop het raadsproces zal verlopen; b. de opzet van de agenda; c. de kwaliteit waaraan stukken aan de raad moeten voldoen;

17

d. de kwaliteit van het onderliggende dossier bij de stukken; e. de opzet van de termijnagenda; f. de opzet van de lijst met ingekomen stukken. 2. De commissie voor de werkwijze adviseert de raad hierin. Artikel 24 Vergadering 1. De reguliere vergadering begint klokslag 19.00 uur. 2. De opbouw van de vergadering is: a. Informatief b. Opiniërend en c. Besluitvormend Artikel 25 Sluitingstermijn stukken 1. Onderwerpen worden op de voorlopige agenda niet geplaatst, indien de stukken en/of dossier niet tijdig en volledig zijn gedeponeerd bij de griffie. 2. Indien stukken en dossier volledig zijn gedeponeerd en te maken heeft met een onderwerp dat volgens de termijnagenda van de raad nog niet aan de orde is, wordt het onderwerp wel aan de ontwerp-agenda voor de eerstvolgende vergadering toegevoegd, indien de orde van de vergadering dat toelaat. De raad stelt de definitieve agenda vast en kan dit onderwerp verplaatsten door al dan niet de termijnagenda aan te passen. Orde der vergadering Artikel 26 Moties vreemd aan de orde De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen van de vergadering zijn behandeld. Artikel 27 Voorstel van orde 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3. Terstond vindt hierover beraadslaging plaats. 4. Over een voorstel van orde beslist de raad terstond. Artikel 28 Presentielijst 1. Iedere aanwezig lid tekent voor het begin van de vergadering de presentielijst. De namen van de leden zijn op basis van achternaam alfabetisch geordend. De lijst blijft op de tafel van de raadsgriffier liggen voor ondertekening door later komende leden. 2. De voorzitter constateert welk raadslid de vergadering heeft verlaten. Hiervan wordt melding gemaakt in de schriftelijke weergave van de vergadering. 3. Na sluiting van de vergadering ondertekenden de voorzitter en de raadsgriffier de presentielijst. Artikel 29 Zitplaatsen 1. De voorzitter, de leden van de raad en de raadsgriffier hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg in het presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het presidium. 2. De voorzitter draagt zorg voor zitplaatsen voor de wethouders en gemeentesecretaris en ambtenaren, die zij hebben aangewezen om zich in de vergadering te doen bijstaan en voorts personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd. 3. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de openbare vergaderingen bijwonen. 4. Indien de voorzitter het verzoekt, nemen de leden en andere aanwezigen hun zitplaats in.

18

Artikel 30 Spreekplaats 1. Ieder lid spreekt staande vanaf de katheder, tenzij de voorzitter hem verlof geeft zittend te spreken, tenzij de voorzitter toestaat, dat hij van een andere plaats spreekt. 2. Bij interrupties maken leden gebruik van de aanwezige interruptiemicrofoon(s). Artikel 31 Spreekregels De spreker richt zich tot de voorzitter. Artikel 32 Opening vergadering De voorzitter opent de vergadering indien op het uur van bijeenroeping de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is getekend. Artikel 33 Quorum 1. Indien op of kort na het uur van bijeenroeping, doch uiterlijk 15 minuten, het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, opent de voorzitter de vergadering en doet hij namen van de aanwezige leden voorlezen door de raadsgriffier. Hij kan kennisnemen van de ingekomen stukken. Daarna stelt hij de vergadering tot een later tijdstip uit, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet. 2. De namen van zowel de aanwezige als de afwezige leden worden in de besluitenlijst van de vergadering, als bedoeld in artikel 57 van dit reglement, opgenomen. Artikel 34 Primus bij hoofdelijke stemming Wanneer hoofdelijke stemming wordt verlangd, wordt daartoe per vergadering bij loting een volgnummer op de presentielijst aangewezen. Bij het daar genoemde lid begint in die vergadering de hoofdelijke stemming. Artikel 35 Deelname aan beraadslagingen 1. De raad kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de raad, de voorzitter en leden van het college deelnemen aan de beraadslaging. 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de raad genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen. Artikel 36 Aantal malen het woord voeren 1. Geen spreker voert meer dan tweemaal en evenmin na afloop van de tweede termijn het woord over hetzelfde onderwerp, tenzij de raad hem hiertoe verlof geeft. 2. Bij de bepaling, hoeveel maal een lid over hetzelfde onderwerp heeft gesproken, wordt niet meegerekend het spreken over een persoonlijk feit of over een voorstel van orde. 3. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Artikel 37 Spreektijd 1. De raad kan desgewenst voor de behandeling van een onderwerp maximum spreektijden vaststellen per fractie met inachtneming van de omvang van de fracties, en voor de leden van het college. Daarbij kan tevens worden bepaald dat de beraadslagingen zullen worden beperkt tot één termijn. De agendacommissie doet daartoe een voorstel aan de raad. 2. Zodra de spreektijd - indien van toepassing - is verstreken, verzoekt de voorzitter de spreker met spreken op te houden. Deze geeft terstond aan dit verzoek gevolg. Artikel 38 Geluid- en beeldregistratie Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

19

Artikel 39 Mobiele telefoons en dergelijke In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere (communicatie)middelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter vooraf, niet toegestaan. Artikel 40 Schorsing en sluiting vergadering De voorzitter kan de vergadering schorsen of sluiten, indien hij dit met het oog op de loop van werkzaamheden of ter handhaving van de orde wenselijk acht. Artikel 41 Afwijking van onderwerp 1. Indien een spreker van het onderwerp in beraadslaging afwijkt, roept de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terug. 2. Dit is niet van toepassing als spreker tevens rapporteur van een commissie is, of het lid is dat een (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat amendement, die motie of dat voorstel. Artikel 42 Herhaaldelijk interrumperen Indien een spreker een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, kan hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Artikel 43 Waarschuwing Indien een lid of wethouder of een andere spreker beledigende uitdrukkingen gebruikt, de orde verstoort, zijn plicht tot geheimhouding schendt of instemming betuigt met dan wel aanspoort tot onwettige handelingen, wordt hij door de voorzitter vermaand en in de gelegenheid gesteld de woorden, die tot de waarschuwing aanleiding hebben gegeven, terug te nemen. Artikel 44 Ontnemen van het woord 1. Wanneer een spreker van de gelegenheid, bedoeld in de artikelen 41 tot en met 43, geen gebruikmaakt dan wel doorgaat van het onderwerp af te wijken, beledigende uitdrukkingen te gebruiken, blijft interrumperen, de orde te verstoren, zijn plicht tot geheimhouding te schenden of instemming te betuigen met dan wel aan te sporen tot onwettige handelingen, kan de voorzitter hem het woord ontnemen. 2. In de vergadering waarin een lid het woord is ontnomen, mag dat lid niet meer aan de beraadslaging over het in behandeling zijnde onderwerp deelnemen. Artikel 45 Uitsluiting De voorzitter kan een spreker, op wie artikel 43 is toegepast, en ieder ander lid dat zich schuldig maakt aan gedragingen als in dat artikel zijn bedoeld, uitsluiten van de verdere bijwoning van de vergadering op de dag waarop de uitsluiting plaatsheeft. Artikel 46 Beroep Van de beslissingen, ingevolge dit reglement, door de voorzitter genomen, is beroep op de raad of een commissie, als bedoeld in dit reglement, niet toegestaan.

Beraadslagingen Artikel 47 Volgorde sprekers 1. Een lid van de raad voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

20

2. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer een lid van de raad het woord vraagt over de orde van de vergadering. Artikel 48 Interrupties 1. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. 2. Indien meerdere leden gebruik willen maken van de interruptiemicrofoon, dan bepaalt de voorzitter de volgorde van de sprekers. Artikel 49 Beraadslaging 1. De raad kan op voorstel van de voorzitter of een lid van de raad beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. 2. Op verzoek van een lid van de raad of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. 3. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. 4. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of een stuk voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raad anders beslist. Artikel 50 Indienen moties bij onderwerp 1. De motie wordt bij de voorzitter ingediend. De tekst van de motie wordt door de voorzitter voorgelezen. 2. De behandeling van de motie vindt plaats met de beraadslaging over het in behandeling zijnde onderwerp. De raad kan besluiten de motie later te doen geschieden. 3. Eer de beraadslaging is gesloten, is de ondertekenaar bevoegd veranderingen in de ingediende motie aan te brengen of de motie in te trekken. Artikel 51 Indienen amendementen 1. Ieder lid kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement, dat door een ander lid is ingediend, een subamendement in te dienen. 2. Elk (sub)amendement moet, om in behandeling genomen te kunnen worden, schriftelijk - en tijdens de vergadering bij de voorzitter - worden ingediend, tenzij de voorzitter - met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde - oordeelt, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan. 3. Alle ingediende (sub)amendementen worden door de voorzitter voorgelezen en beoordeeld of deze onderdeel kunnen zijn van de beraadslagingen. 4. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen, die ingediend zijn door leden, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn. 5. Intrekking, door de indiener(s), van het (sub)amendement is mogelijk, totdat de besluitvorming door de raad plaatsvindt. Artikel 52 Overnemen amendementen 1. De voorzitter deelt tijdens de beraadslaging over een voorstel mee dat een amendement is overgenomen indien de burgemeester of het college te kennen geeft zich met de inhoud van een ingediend amendement te kunnen verenigen en de voorzitter zich ervan heeft overtuigd dat geen van de in de raadzaal aanwezige leden zich tegen het overnemen van het amendement verzet. 2. Een overgenomen amendement is vanaf het tijdstip van de hiervoor bedoelde mededeling onderdeel van het voorstel, het maakt geen afzonderlijk onderwerp van de beraadslaging meer uit. Artikel 53 Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.

21

Artikel 54 Beslissing 1. Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het ontwerp raadsbesluit, zoals het dan luidt, in zijn geheel tenzij geen stemming wordt gevraagd. 2. Voordat de stemming over het ontwerp raadsbesluit in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing.

Paragraaf 6 Stemming Artikel 55 Algemene bepalingen over stemming 1. De voorzitter doet voorstel tot stemming. Gestemd kan worden bij handopsteken of door middel van hoofdelijke stemming. Indien door een of meer leden hoofdelijke stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling. 2. De voorzitter vraagt, of hoofdelijke stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in de besluitenlijst van de vergadering vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd. 3. Bij hoofdelijke stemming roept de raadsgriffier de leden van de raad bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het lid dat daarvoor overeenkomstig artikel 34 in dit reglement is aangewezen. Vervolgens geschiedt de oproeping naar de volgorde van de presentielijst. 4. Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen. De leden brengen hun stem uit door het woord "voor" of "tegen" uit te spreken, zonder enige toevoeging. 5. Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij, nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt, wel aantekening in het proces-verbaal vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering. 6. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen raadsbesluit. Artikel 56 Stemming over amendementen 1. Eerst wordt gestemd over de subamendementen, daarna over de amendementen en ten slotte over het geamendeerde ontwerp raadsbesluit als geheel. De volgorde waarin (sub)amendementen in stemming worden gebracht, wordt bepaald door: a. de volgorde van de beslispunten en artikelen in het ontwerp raadsbesluit; b. de mate van verstrekkendheid ten opzichte van elkaar. 2. Verandering van het volgnummer van beslispunten en artikelen of van gedeelten daarvan, nodig geworden door wijzigingen die door middel van amendementen in het ontwerp raadsbesluit gebracht, en veranderingen in de verwijzing naar artikelen, naar artikelleden of naar gedeelten daarvan, die het gevolg daarvan zijn, worden door de voorzitter aangebracht. De raad kan besluiten de bedoelde veranderingen geheel of gedeeltelijk achterwege te laten. 3. Indien het ontwerp raadsbesluit in de loop van de beraadslaging of ten gevolge van de stemmingen wijzigingen heeft ondergaan, kan de raad besluiten de eindstemming tot een volgende vergadering uit te stellen. Artikel 57 Stemming over moties 1. Indien aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt op voorstel van de indiener of eerst over het voorstel gestemd of eerst over de motie, zijnde een ordevoorstel. 2. Indien niet-aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt de motie aan het einde van de vergadering in stemming gebracht, nadat hierover de beraadslaging is afgerond, indien de raad deze beraadslaging wenst.

22

Artikel 58 Stemming over personen 1. Wanneer een stemming over personen voor het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling moet plaatshebben, benoemt de voorzitter drie leden tot stembureau. 2. Ieder ter vergadering aanwezig lid is verplicht een stembriefje in te leveren. De stembriefjes dienen identiek te zijn. 3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje. 4. De stemming is nietig, indien het aantal van de in de bus gevonden stembriefjes groter is dan dat van de leden die de presentielijst hebben getekend of indien het getal van de behoorlijk ingevulde stembriefjes minder bedraagt dan het voor de opening van de vergadering vereiste aantal leden. 5. Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30 van de Gemeentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden, die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje, beslist de raad, op voorstel van de voorzitter. 6. Onder een niet behoorlijk ingevulde stembriefje wordt verstaan: a. een blanco stembriefje; b. een ondertekend stembriefje; c. een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft; d. een stembriefje waarbij een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt. 7. Onder de zorg van de raadsgriffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd. Artikel 59 Herstemming over personen 1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan. 2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben. 3. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot. Artikel 60 Beslissing door het lot 1. Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de raadsgriffier op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven. 2. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud. 3. Vervolgens neemt de voorzitter één van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Nazorg Artikel 61 Bekrachtiging 1. Alle raadsbesluiten worden zo spoedig mogelijk ondertekend door de voorzitter en raadsgriffier. 2. Het college draagt zorg voor het consolideren en het publiceren van alle raadsbesluiten van de raad. Artikel 62 Vastlegging vergadering 1. Door de griffie wordt: a. zo mogelijk worden binnen twee dagen na de vergadering onder de zorg van de raadsgriffier een besluitenlijst opgesteld en door de voorzitter en raadsgriffier ondertekend; b. zo mogelijk worden binnen zeven dagen na de vergadering de ondertekende besluitenlijst en audioopnamen via de media beschikbaar gesteld.

23

2. Indien een lid niet eens is met de weergave van de vergadering in de besluitenlijst, dan meldt dat lid dit bij de voorzitter en wordt deze besluitenlijst voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd. 3. Op willekeurige momenten kan de voorzitter of een lid of het college verlangen, om ten aanzien van een bepaald agendapunt, schriftelijk een woordelijke of een samenvattende weergave te krijgen van de beraadslaging. Een verzoek daartoe wordt ingediend bij de raadsgriffier.

COMMISSIES Algemeen Artikel 63 Commissiestructuur 1. De raad stelt geen (vaste of tijdelijke) commissies in op grond van artikel 82 van de Gemeentewet. 2. De raad kan door middel van een raadsbesluit een vaste of tijdelijke commissie instellen op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. 3. Alle overige in dit reglement en de wet genoemde commissies, aangeduid als bijzondere commissies. 4. De raad kan door middel van een raadsbesluit ook andere werkzaamheden opdragen aan een commissie, voor zover dat verdraagt met de taak van de desbetreffende commissie. Artikel 64 Benoeming commissieleden 1. Een commissie kan bestaan uit leden en/of personen, zijnde geen lid van het college. 2. De raad benoemt personen in commissies en functies, ingesteld door de raad, door middel van een raadsbesluit, tenzij dit anders is bepaald. Een lid kan tegenkandidaten stellen. De raad kiest uit de kandidaten, indien kandidaten tegenover de voorzitter de bereidheid hebben uitgesproken de taak op zich te willen nemen. 3. Personen in commissies of functies, ingesteld door de raad voor onbepaalde tijd, worden per raadsperiode benoemd, zulks bij aanvang van de raadsperiode. Deze personen zijn herkiesbaar. 4. Na benoeming van personen in commissie of functie is de eed en belofte voor leden, als bedoeld in de Gemeentewet van toepassing. Artikel 65 Rechtspositie leden commissies en functies 1. Door middel van een raadsbesluit regelt en wijzigt de raad de rechtspositie van de leden van commissies en leden in functies, allen ingesteld door de raad, voor zover deze leden geen lid zijn van de raad. 2. De vergoeding voor de leden van de raad heeft tevens betrekking op het werk dat door een lid van de raad wordt verricht binnen een commissie. Artikel 66 Werkwijze commissies 1. Door middel van een raadsbesluit regelt en wijzigt de raad de inrichting, samenstelling, bevoegdheden en levensduur van een commissie, voor zover dit niet wordt ondervangen door de Gemeentewet of dit reglement. 2. De voorzitter van een commissie is tevens rapporteur namens zijn commissie. Artikel 67 De commissiegriffier 1. Elke commissie, die door de raad wordt ingesteld op grond van dit reglement, wordt bijgestaan door een commissiegriffier. In bijzondere gevallen kan de raad hiervan afwijken en de commissie laten bijstaan door een ander persoon. 2. De commissiegriffier is of de raadsgriffier of een medewerker, die onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier werkt. De commissie kan omtrent het functioneren van de commissiegriffier de raadsgriffier daarover aanspreken. 3. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door de plaatsvervangend commissiegriffier.

24

4. De commissiegriffier is belast met de taken als bedoeld in dit reglement, de Gemeentewet en het raadsbesluit waarmee de commissie is ingesteld op grond van dit reglement. 5. Door middel van een commissiebesluit kan de commissie andere taken aan de commissiegriffier opdragen, voor zover dat verdraagt met de taak van commissiegriffier als hiervoor bedoeld. Artikel 68 Commissiestukken 1. De stukken, adviezen en rapporten, opgesteld door een commissie, liggen ter inzage voor de leden van de raad, zo ook zijn deze stukken door de griffie gepubliceerd, tenzij deze stukken geheim of vertrouwelijk van aard zijn. 2. Door middel van een raadsbesluit kan de raad bepalen dat bij een bepaalde commissie voornoemd lid niet van toepassing is. Artikel 69 Functioneren van commissies De voorzitter is bevoegd de vergaderingen van elke commissie bij te wonen, tenzij de wet zich daar tegen verzet of de raad anders beslist. Artikel 70 Publicatie Het raadsbesluit tot het instellen van een commissie of functie, de taak en opdracht, samenstelling van de commissie, wordt door de griffie gepubliceerd. Op gelijke wijze geeft de griffie ook kennis van wijzigingen.

Enquête Artikel 71 Voorbereidend onderzoek 1. Is een voorstel tot het uitvoeren van een enquête door een of meer leden gedaan, dan verricht - door middel van een raadsbesluit - een onderzoekscommissie het voorbereidend onderzoek. 2. Het raadsbesluit tot het instellen van het onderzoek wordt gepubliceerd. Op gelijke wijze geeft hij kennis van wijzigingen in de omschrijving van het onderwerp van het onderzoek. 3. De onderzoekscommissie: a. rapporteert aan de raad; b. adviseert de raad en c. doet – indien aan de orde – voorstel voor de werkwijze van en onderzoeksopdracht voor de enquêtecommissie. Artikel 72 Enquêteonderzoek 1. Conform de Gemeentewet, en aanvullend dit reglement, wordt door middel van een raadsbesluit een enquêtecommissie ingesteld 2. De getuigen en deskundigen worden door de voorzitter van de enquêtecommissie ondervraagd. Ook de leden en de medewerkers van het secretariaat kunnen, na van deze commissievoorzitter het woord te hebben gekregen, vragen stellen. De schriftelijke aantekening van de afgelegde verklaringen of gegeven berichten geschiedt door de commissiegriffier. 3. Wanneer de enquêtecommissie een getuige verdenkt, opzettelijk een valse verklaring onder ede of onder belofte te hebben afgelegd, wordt daarvan een afzonderlijk proces-verbaal opgemaakt, bevattende de woordelijke weergave van de afgelegde verklaring van de getuige en de aanduiding van de gronden, waarop het vermoeden van valsheid berust. 4. Het verslag van verhoor van getuigen of deskundigen alsmede het proces-verbaal, als hiervoor bedoeld, worden door de voorzitter van de enquêtecommissie en door de commissiegriffier getekend. Artikel 73 Beëindiging onderzoek 1. Na afloop van het onderzoek doet de enquêtecommissie van haar verrichtingen verslag aan de raad. 2. De verslagen van de gehouden verhoren en de overige bescheiden van het ingestelde onderzoek worden door de commissiegriffier bewaard. De raad kan openbaarmaking gelasten van de door de

25

enquêtecommissie niet openbaar gemaakte stukken, tenzij de wet zich daar tegen verzet en geheim dienen te worden gehouden. 3. Van de beëindiging van het onderzoek en ontbinding van de enquêtecommissie wordt door de griffie kennis gegeven door middel van een publicatie. De stukken van het onderzoek worden in het centraal archief van de gemeente bewaard.

Algemeen belang Artikel 74 Vertrouwelijke inlichtingen 1. Er is een commissie voor inlichtingen. De commissie voor inlichtingen bestaat uit de fractievoorzitters. De fractievoorzitters kunnen zich laten vervangen door diens plaatsvervangend fractievoorzitter. De voorzitter van de fractie met de meeste stemmen tijdens de verkiezingen is voorzitter van de commissie voor inlichtingen. 2. De commissie voor inlichtingen is een platform voor de burgemeester om de raad te informeren, voor zover informatie, in verband met zaken, die na weging van de daarmee bemoeide belangen, om de raad te informeren, vertrouwelijk van aard zijn. 3. De commissie komt bijeen op verzoek van de burgemeester of de voorzitter van de commissie voor inlichtingen. 4. De voorzitter van de commissie voor inlichtingen kan voorstellen de gemeentesecretaris en/of één of meer leden van het college uit te nodigen. De raadsgriffier is altijd aanwezig. Artikel 75 Vertrouwenscommissie 1. De raad heeft een vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie bestaat uit de fractievoorzitters, tenzij de raad anders beslist. De fractievoorzitters kunnen zich niet laten vervangen. De voorzitter van de fractie met de meeste stemmen tijdens de verkiezingen is voorzitter van de vertrouwenscommissie. 2. De vertrouwenscommissie is belast met taken als bedoeld in dit reglement en adviseert voorts: a. de burgemeester omtrent de toepassing van de Gedragscode voor het gemeentebestuur; b. de raad omtrent het wijzigen van de Gedragscode voor het gemeentebestuur; c. de raad omtrent de rechtspositie en vergoedingen van wethouders, voor zover dit niet is ondervangen door de wet; d. de raad omtrent ontslagvergoeding voor voormalige wethouders, voor zover dit niet is ondervangen door de wet; e. de raad omtrent de voordracht van kandidaten voor het ambt van burgemeester; f. de raad omtrent het functioneren van de burgemeester; g. de raad omtrent de herbenoeming van de burgemeester; h. de raad omtrent benoeming en ontslag van door de raad benoemde personen in commissies of functies. 3. De vertrouwenscommissie hoort betrokkene, tenzij die hiervan geen gebruikmaakt. 4. De voorzitter van de vertrouwenscommissie kan voorstellen de raadsgriffier, gemeentesecretaris, wethouders en derden uit te nodigen.

SPECIFIEKE PROCEDURES Artikel 76 Benoeming ondervoorzitters De raad benoemt twee ondervoorzitters, van wie de rangorde wordt bepaald door de volgorde van hun benoeming. De ondervoorzitters worden bij aanvang van de raadsperiode benoemd gedurende deze raadsperiode. Artikel 77 Agenderen 1. De rondvraag wordt door de leden benut voor de aankondiging, indien hij zelf een onderwerp op de agenda van de raad wil plaatsen, indien hij een inhoudelijke bespreking wenst in de volgende vergadering.

26

2. Daarbij geeft hij door middel van een schriftelijk verzoek reeds het onderwerp van de bespreking aan, wat de aard van de bespreking is, het doel en inhoud. Het verzoek wordt terstond aan de voorzitter overhandigd en door de voorzitter voorgelezen. 3. De bespreking wordt geagendeerd aan het einde van deel 1 van de vergadering. Artikel 78 Algemeen debat 1. De raad kan, op voorstel van een commissie of een vijfde deel van de zittende leden, verdeeld over minimaal twee fracties, besluiten dat de beraadslaging in het algemeen over een stuk, dat aan de raad is aangeboden, zal geschieden voordat met het onderzoek of advisering door de commissie een aanvang wordt gemaakt. 2. Het debat wordt geagendeerd aan het einde van deel 1 van de vergadering. Artikel 79 Spoeddebat 1. Een spoeddebat wordt gehouden indien een verzoek daartoe wordt gesteund door een vijfde deel van de zittende leden, verdeeld over minimaal twee fracties, door middel van medeondertekening van het verzoek. Het verzoek geschiedt onder aanduiding van het onderwerp van het spoeddebat. 2. De voorzitter bepaalt de dag waarop het spoeddebat wordt gehouden, mits de dag niet samenvalt met een feestdag. 3. Indien de dag, waarop het spoeddebat plaatsvindt, samenvalt met de dag waarop een openbare vergadering van de raad plaatsvindt, gaat het spoeddebat vooraf aan deze raadsvergadering. Artikel 80 Besloten vergadering 1. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing, voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. 2. De schriftelijke weergave van de beraadslagingen in een besloten vergadering worden niet ter hand gesteld, maar liggen uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffie. Artikel 81 Geheimhouding en vertrouwelijkheid 1. Het college of de burgemeester draagt zorg voor het bestempelen van stukken die (ten dele) vertrouwelijk of geheim van aard zijn, eer deze bij de griffie worden gedeponeerd. 2. Voor afloop van de besloten vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan door middel van een raadsbesluit besluiten de geheimhouding op te heffen. 3. Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. 4. De weergave van de beraadslagingen in een besloten vergadering, worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een raadsbesluit over het al dan niet openbaar maken van deze weergave. 5. De geheimhouding wordt door alle leden, ook hen die later van het verhandelde kennis hebben genomen, bewaard. De geheimhouding kan door de raad, met gesloten deuren vergaderd, worden opgeheven. Het is leden van de raad of een commissie niet toegestaan afschriften te maken en te houden van geheime stukken. 6. Door middel van een schriftelijke vraag aan de raad, kan een lid verzoeken om de geheimhouding in een specifiek geval op te heffen. Artikel 82 Embargo 1. De burgemeester en het college kunnen verlangen dat stukken onder embargo beschikbaar zijn voor de leden van de raad. Het college bestempelt deze stukken als onder embargo, eer deze bij de griffie worden gedeponeerd. Een embargo is qua tijdsduur beperkt van aard. 2. Stukken, waarop embargo rust, worden door de voorzitter, raadsgriffier of leden niet gepubliceerd voor het verstrijken van de vervaldatum en -tijdstip van het embargo. Leden, die zich hieraan niet houden, worden voortaan uitgesloten van het uitreiken van stukken onder embargo.

27

Artikel 83 Recht van initiatief 1. Het voorstel is gericht aan de voorzitter en wordt gedeponeerd bij de griffie. De raadsgriffier draagt zorg voor onmiddellijke verspreiding onder de leden van de raad, zo ook dat het voorstel wordt gepubliceerd. 2. Het voorstel wordt onmiddellijk ter hand gesteld van het college met het verzoek zijn zienswijze te geven, zulks binnen twintig dagen na indiening van het voorstel. Het college behoeft hiervan geen gebruik te maken, en deelt dit mee. De raadsgriffier draagt zorg voor bekendmaking hiervan richting leden en via een publicatie. 3. Het voorstel wordt - na ontvangst van de zienswijze of bedoelde mededeling - geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering. 4. De behandeling van het voorstel vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld, tenzij de raad oordeelt dat het voorstel met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd onderwerp dient te worden behandeld, het voorstel eerst dient te worden verwezen naar een commissie of voor advies naar het college dient te worden gezonden. In het laatste geval bepaalt de raad in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt. 5. De raad kan voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een voorstel, niet zijnde een voorstel voor een verordening. De commissie voor de werkwijze adviseert de raad hierin. Artikel 84 Intrekking stukken 1. Stukken kunnen niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad. De indiener van het voorstel kan daartoe, voor aanvang van de vergadering, een verzoek indienen bij de voorzitter. Eer stemming plaatsvindt, wordt de indiener in de gelegenheid gesteld het verzoek toe te lichten. Deze stemming vindt plaats eer de agenda van de vergadering wordt vastgesteld. 2. Indien de raad van oordeel is, dat een stuk terug aan de indiener moet worden gezonden, als hiervoor bedoeld, bepaalt de raad tevens in welke vergadering het stuk opnieuw geagendeerd wordt of wanneer het bij de griffie gedeponeerd moet zijn. Artikel 85 Wijziging stukken 1. Zolang een bij de griffie gedeponeerd stuk niet door de raad is behandeld en/of aangenomen, kan het door of vanwege de indiener worden gewijzigd door middel van een aanvullend stuk. 2. Het hiervoor bedoelde aanvullend stuk is gericht aan de voorzitter en wordt gedeponeerd bij de griffie, en een afschrift daarvan wordt door de griffie terstond beschikbaar gesteld aan de leden, zo ook door de griffie toegevoegd aan het desbetreffende dossier en gepubliceerd. Artikel 86 Toetsing stukken en dossiers 1. Stukken of dossiers, die niet de vereiste kwaliteit hebben, worden door de agendacommissie aan de raad voorgelegd met het voorstel het stuk niet in behandeling te nemen en terug te zenden naar de burgemeester, het college of lid. De raadsgriffier adviseert daarover de agendacommissie. 2. Bij het vaststellen van de definitieve agenda kan een raadslid het voorstel doen om het stuk terug te zenden vanwege de kwaliteit van dat stuk of het daaraan verbonden dossier. Artikel 87 Stilzwijgende goedkeuring 1. Wil het college verbintenissen, zowel privaatrechtelijk als publiekrechtelijk, aangaan, met eventuele financiële gevolgen, ook op termijn, of wegens garantiestelling, en voor zover binnen de financiële kaders, wordt door middel van stilzwijgende goedkeuring aan de raad voorgelegd de ontwerpovereenkomst, eer deze overeenkomst door of namens de burgemeester wordt getekend. 2. Door middel van een raadsbesluit kan de raad volmacht aan het college afgeven tot het aangaan van verbintenissen, met financiële gevolgen binnen financiële kaders of met een garantiestelling tot een maximum. Afschriften van deze verbintenissen worden terstond door het college aan de raad beschikbaar gesteld. 3. De wens kan binnen twintig dagen te kennen worden gegeven door ten minste een vijfde deel van de zittende leden of door de rekeningcommissie, de ontwerp-verbintenis, als bedoeld in de leden 1 en 2 van dit artikel, voor een algemeen debat te agenderen voor de eerstvolgende vergadering en/of ter advisering te geven aan een commissie. 4. Indien lid 3 van dit artikel van toepassing is, en in gevallen van in lid 1 bedoeld verbintenissen, wordt goedkeuring onthouden en kan goedkeuring alleen worden verleend door middel van een raadsbesluit.

28

De raad kan het nemen van een besluit aanhouden nadat zij financieel advies heeft gekregen van de rekeningcommissie en eventueel een inhoudelijk advies van een commissie. Artikel 88 Vergoeding raadsleden en geldelijke steun fracties Op voordracht van het presidium, worden bij aanvang van de raadsperiode regels vastgesteld voor het toekennen van geldelijke middelen aan fracties en voor het beheer van die middelen door fracties, zo ook de hoogte van de vergoeding voor de raadsleden. Artikel 89 Raming en beheer geldelijke middelen raad, commissies en functies De raad stelt jaarlijks de werkbegrotingen vast voor de raad en commissies. Artikel 90 Begroting en jaarrekening 1. De raad heeft een rekeningcommissie. Elke fractie heeft een vaste vertegenwoordiger in de rekeningcommissie. De raad wijst de voorzitter van de rekeningcommissie aan. 2. De rekeningcommissie is belast met de behandeling van aangelegenheden van rechtmatigheid en doelmatigheid van financieel beheer en bestedingen van middelen, alsmede met de voorlichting, advisering en ondersteuning van de raad bij de uitoefening van het budgetrecht en de financiële controle. 3. De rekeningcommissie is bevoegd mondeling en schriftelijk het college, de controller en accountant afzonderlijk te horen. 4. Door middel van een raadsbesluit bepaalt de raad wanneer de programmabegroting, suppletoire begrotingen en de jaarrekening door de raad worden behandeld en vastgesteld. 5. Door middel van een raadsbesluit stelt en wijzigt de raad regels omtrent het financieel beheer en -beleid. 6. De raad kan besluiten de rapporten van de rekenkamercommissie en stukken van het college aan de raad van comptabele aard mede in handen te stellen van een andere commissie dan de rekeningcommissie. 7. Over een voorstel van de raad, de rekenkamercommissie te verzoeken een onderzoek in te stellen, wordt niet eerder beslist na advies van de rekeningcommissie. Artikel 91 Accountant 1. Per raadsperiode wordt een accountant benoemd en aangesteld, zulks bij aanvang van de raadsperiode. De rekeningcommissie doet een enkelvoudige voordracht. De rekeningcommissie is belast met de selectie van accountants. 2. Er is een accountantsprotocol. Het accountantsprotocol wordt vastgesteld of gewijzigd door middel van een raadsbesluit. 3. De accountant legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering van het accountantsprotocol, na tussenkomst van de rekeningcommissie. 4. De tussenresultaten, voorlopige en definitieve resultaten van de werkzaamheden en bevindingen, worden door middel van rapportages aan de rekeningcommissie voorgelegd, toegelicht en besproken. 5. Aan de accountant kunnen ook andere werkzaamheden worden opgedragen, voor zover deze niet strijdig zijn met de wet en het accountantsprotocol, door middel van een: a. raadsbesluit, op basis van een voorstel van de rekeningcommissie; b. collegebesluit, waarbij het voorgenomen collegebesluit vooraf ter visie wordt voorgelegd aan de rekeningcommissie en waarbij deze commissie de raad adviseert. Artikel 92 Grote projecten 1. Het presidium en de rekeningcommissie kunnen afzonderlijk voorstellen aan de raad doen tot aanwijzing van een groot project. 2. De raad stelt een procedureregeling voor grote projecten afzonderlijk vast. Het raadsbesluit vermeldt tevens het instellen van een commissie. 3. De commissie is belast met de voorlichting, advisering en ondersteuning van de raad omtrent het desbetreffende project. 4. De commissie is bevoegd college, ambtenaren en derden afzonderlijk mondeling en schriftelijk te horen.

29

Artikel 93 Verslaglegging hoorzittingen Van hoorzittingen worden samenvattende verslagen opgesteld ten behoeve van de raad. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de commissie en de commissiegriffier, na goedkeuring door de commissie. Artikel 94 Incompatibiliteit 1. Lidmaatschap van de raad is, tenzij de raad anders beslist, binnen de gemeente niet verenigbaar met: a. de functie van lid van de rekenkamercommissie; b. de functie van lid van de bezwaarschriftencommissie; c. de functie van lid van de ombudsfunctie; d. de functie van accountant; e. werkzaam zijn voor de: 1 rekenkamerfunctie; 2 bezwaarschriftencommissie; 3 ombudsman; 4 accountant. 2. Door middel van een raadsbesluit kan de raad ten aanzien van andere betrekkingen en functies bepalen dat zij niet gelijktijdig met het lidmaatschap van de raad kunnen worden uitgeoefend of verenigbaar is met een andere functie binnen de gemeente, voor zover de wet daarin niet voorziet. Artikel 95 Gedragscode Het gemeentebestuur heeft een gedragscode. Door middel van een raadsbesluit bepaalt en wijzigt de gedragscode voor het gemeentebestuur. Door middel van een raadsbesluit wordt de gedragscode ook van toepassing bij personen die door de raad zijn benoemd in een door de raad ingestelde commissie of functie. Artikel 96 Verzoekschriften en petities 1. De raad heeft een commissie voor verzoekschriften en petities. 2. De commissie voor verzoekschriften en petities adviseert de raad ten aanzien van binnengekomen verzoekschriften en petities. Het advies wordt samen met het verzoekschrift of petitie toegevoegd aan de lijst met ingekomen stukken. 3. Bij twijfel beoordeelt de voorzitter of een ingekomen stuk het karakter heeft van een verzoekschrift of petitie eer het wordt doorgeleid naar de commissie voor verzoekschriften en petities. Artikel 97 Bezwaarschriftencommissie 1. De raad stelt in samenwerking met de overige bestuursorganen een bezwaarschriftencommissie in. 2. De bezwaarschriftencommissie adviseert de bestuursorganen in de gemeente ten aanzien van binnengekomen bezwaarschriften. 3. Binnengekomen broep- en bezwaarschriften, in verband met een raadsbesluit, worden door de griffie terstond overgedragen aan het college. Artikel 98 Klachten 1. De raad stelt door middel van een raadsbesluit een klachtenregeling voor de gemeente in. Een onderdeel van dit besluit is het instellen van de ombudsfunctie. 2. De ombudsfunctie adviseert de bestuursorganen in de gemeente ten aanzien van klachten over het desbetreffende bestuursorgaan. 3. Binnengekomen klachten bij de raad worden door de raadsgriffier terstond overgedragen aan het college. Artikel 99 Machtiging 1. Het college doet een voorstel omtrent de afhandeling van een beroep- of bezwaarschrift. Het voorstel gaat gepaard met het advies van de bezwaarschriftencommissies en met het verslag van de zitting. In het geval van een beroepschrift: een advies van het college, inclusief de uitspraak van de rechter.

30

2. Tenzij de raad anders beslist, doet de burgemeester een voorstel omtrent de afhandeling van een klacht jegens het college. Indien nodig gaat het voorstel gepaard met een advies van de ombudsfunctie en met het verslag van de zitting.

INLICHTINGEN Algemeen Artikel 100 Kennisgeving besluiten De bestuursorganen binnen de gemeente geven elkaar uiterlijk binnen twee tot drie dagen kennis van hun besluiten, ten minste in de vorm van een besluitenlijst per vergadering. De lijst vermeldt ten minste de titel en de vastgestelde beslispunten. Artikel 101 Register Er wordt een register bijgehouden waarin leden van de raad en het college hun hoofdbetrekkingen en nevenfuncties vermelden, uiterlijk een week na aanvaarding of vervallen daarvan, doch uiterlijk voor de eerstvolgende vergadering, onderverdeeld naar betaalde, onbetaalde en q.q.-functies. Artikel 102 Schoning 1. Is een lid anderszins dan als raadslid betrokken of betrokken geweest bij een onderwerp op de agenda, dan meldt dat lid dit bij de voorzitter voor aanvang van de vergadering. Daarbij geeft hij aan op welke wijze hij hierbij betrokken is geweest en in welke hoedanigheid. De voorzitter beoordeeld of deelname aan de beraadslaging en stemming wenselijk is en doet hierover mededeling in de raad bij het vaststellen van de agenda. 2. Het lid dat hiervan melding heeft gemaakt, is geschoond en verlaat de vergadering bij aanvang van de beraadslagingen bij het desbetreffende onderwerp, noch neemt hij deel aan de stemming. Hiervan wordt melding gemaakt in de besluitenlijst.

Inlichtingen van burgers Artikel 103 Spreekrecht burgers 1. Na de opening van de vergadering kunnen burgers het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste één uur voor de aanvang van de vergadering aan bij de raadsgriffier. 2. Het woord kan niet worden gevoerd over: a. een eerder geagendeerd onderwerp, waarbij de burger al gebruik heeft gemaakt van dit recht; b. een raadsbesluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan; c. een onderwerp, waarbij al de mogelijkheid tot horen door de raad of een commissie namens de raad heeft plaatsgevonden; d. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; e. indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan of kon worden ingediend; f. begrotingsstukken; g. stukken op de lijst met ingekomen stukken. 3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 4. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. Na het beëindigen van zijn woord, worden de leden van de raad in de gelegenheid gesteld korte vragen te stellen aan de inspreker.

31

5. De voorzitter of een lid van de raad doet tot slot desgewenst een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger. Artikel 104 Schriftelijke informatie 1. Alleen stukken die expliciet zijn geadresseerd aan de raad, de voorzitter van de raad of per adres van de raadsgriffier, worden in de lijst met ingekomen stukken opgenomen. 2. Stukken die expliciet zijn gericht aan de burgemeester of het college, waarvan de raad tegelijk een afschrift ontvangt, zijn geen stukken in de zin van de lijst met ingekomen stukken. 3. Stukken, waarbij de adressering niet duidelijk is of waarbij een stuk tegelijk ook aan een ander bestuursorgaan binnen de gemeente is gericht, worden beschouwd als een stuk gericht aan het andere bestuursorgaan.

Inlichtingen van het college Artikel 105 Informatie uit eigener beweging Uit eigener beweging informeert het college de raad voortdurend en terstond wat in het belang is van het functioneren van de raad. Artikel 106 Mondeling overleg 1. Een mondeling overleg met het college of lid kan betrekking hebben op in handen van de raad gesteld voorstel of een ander in handen van de raad gesteld stuk door derden, en kan gericht zijn op het geregeld van gedachten wisselen over het algemeen beleid op initiatief van de raad of het college of een lid. 2. In een mondeling overleg kunnen met instemming van de burgemeester of het college inlichtingen worden verschaft door daartoe door de burgemeester of het college aangewezen ambtenaren. Artikel 107 De interpellatie 1. Indien een lid over een onderwerp dat vreemd is aan de orde van de dag inlichtingen van de burgemeester en/of een of meer wethouders verlangt, kan hij, onder aanduiding van de voornaamste punten waarover hij vragen wil stellen, aan de raad verlof vragen tot het houden van een interpellatie. 2. De griffie brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden en het college, zo ook gepubliceerd. Het presidium bepaalt het tijdstip waarop de interpellatie zal worden gehouden. 3. De raad verleent het verlof indien het verzoek tot het houden van interpellatie wordt gesteund door ten minste een vijfde deel van de raad, verdeeld over minimaal twee fracties. 4. Wanneer de raad het gevraagde verlof verleent, bepaalt zij hetzij dadelijk, hetzij later, een dag, waarop de interpellatie zal worden gehouden. Daarbij wordt de burgemeester en/of de wethouder(s) uitgenodigd op de bepaalde dag in de vergadering tegenwoordig te zijn. 5. Indien de zaak zeer veel spoed vereist en het college tegenwoordig is, kan de raad besluiten, dat de interpellatie dadelijk wordt gehouden. Het college geeft dan, indien mogelijk, dadelijk de gevraagde inlichtingen. Is hem dit niet mogelijk, dan stelt de raad de verdere behandeling tot een later tijdstip uit. 6. Het lid dat de interpellatie heeft verzocht, tenzij de interpellatie dadelijk wordt gehouden, laat de voorzitter zo spoedig mogelijk via de griffie schriftelijk weten, welke vragen hij bij de interpellatie zal stellen. De raadsgriffier zendt de vragen terstond door naar de burgemeester en/of het college, tenzij bij de voorzitter, wegens vorm en inhoud van de vragen, daartegen overwegend bezwaar bestaat. Artikel 108 Schriftelijke vragen 1. Het lid dat schriftelijke vragen wil stellen aan de burgemeester en/of een of meer wethouders, dient deze vragen bij de voorzitter in via de griffie. Namens de voorzitter zendt de griffie de vragen aan de burgemeester en/of het college, tenzij bij hem wegens vorm of inhoud van de vragen daartegen overwegend bezwaar bestaat. De overige leden krijgen via de griffie een afschrift van de vragen, zo ook worden deze door de griffie gepubliceerd.

32

2. Indien de burgemeester en/of het college niet in staat is/zijn de vragen binnen vijftien dagen te beantwoorden, laat hij of zij dat de voorzitter onder opgave van redenen via de griffie weten. 3. De burgemeester of een wethouder kan aan de voorzitter te kennen geven dat hij een vraag niet schriftelijk maar mondeling wil beantwoorden. De vraag wordt dan beantwoord tijdens het eerstvolgende vragenuur. 4. Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Het schriftelijke antwoord van de burgemeester of het college gaat via de griffie naar de indiener van de vragen en wordt voorts toegevoegd aan de lijst met ingekomen stukken. Artikel 109 Vragenuur 1. Het lid dat tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt dit, onder aanduiding van het onderwerp, schriftelijk bij de voorzitter in via de griffie, doch uiterlijk twee dagen voor aanvang van de vergadering. 2. De voorzitter beslist welke van de aangemelde vragen binnen het vragenuur worden gesteld. De raad kan in een bijzonder geval voor het vragenuur ook een andere dag en tijdstip vaststellen. 3. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin de onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld. Na beantwoording mogen andere leden aanvullende vragen stellen. Artikel 110 Inlichtingen 1. Indien een lid van de raad over een onderwerp inlichtingen, als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe via de griffie schriftelijk ingediend bij de burgemeester of het college. Een afschrift van dit verzoek wordt door de griffie gezonden naar de leden van de raad. 2. De verlangde inlichtingen worden schriftelijk of mondeling in de eerstvolgende of de daaropvolgende vergadering gegeven. 3. Het verzoek tot inlichtingen wordt duidelijk geformuleerd en kan voorzien zijn van een toelichting. De schriftelijke inlichtingen van de burgemeester of het college gaan via de griffie naar de indiener van het verzoek en worden voorts toegevoegd aan de lijst met ingekomen stukken. Artikel 111 Rondvraag Wil een lid verduidelijking van feiten, waaronder collegebesluiten, dan wordt het lid uitgenodigd gebruik te maken van de rondvraag. De rondvraag wordt terstond beantwoord, tenzij inzicht in details nodig is aan de hand van het dossier. De vraag wordt dan schriftelijk afgedaan door het college conform schriftelijke vraag.

Inlichtingen van ambtenaren Artikel 112 Ambtenaren horen Wil een commissie ambtenaren, die vallen onder de verantwoordelijkheid van de burgemeester of college, horen, dan nodigt zij hen door tussenkomst van de burgemeester of het college uit. Wil een onderzoekscommissie ambtenaren als getuige onder ede horen, dan nodigt zij hen uit zonder tussenkomst van de burgemeester of het college. Artikel 113 Overleg met ambtenaren In een mondeling overleg kunnen met instemming van het college inlichtingen worden verschaft door daartoe door het college aangewezen ambtenaren. Artikel 114 Ambtelijke informatie 1. Een lid wendt zich tot een ambtenaar, die valt onder de verantwoordelijkheid van het college, met een verzoek om feitelijke informatie van geringe omvang of om een afschrift van documenten die openbaar zijn of inzage in stukken of dossiers. Door middel van een raadsbesluit wordt deze mogelijkheid geboden.

33

2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie, als hiervoor bedoeld, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist en informeert hierover de voorzitter en de raadsgriffier.

Overige Artikel 115 Gemeenschappelijke regeling 1. Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) , heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken òf voor het sluiten van de vergadering) verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de desbetreffende commissie. 2. Ieder lid van de raad kan aan een persoon als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen, vastgesteld in artikel 37, zijn van overeenkomstige toepassing. 3. Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 38, zijn van overeenkomstige toepassing. 4. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn leden heeft benoemd. Artikel 116 Advies en voorlichting 1. De leden kunnen op elk moment voorstellen om advies te vragen aan externe deskundigen. Een zodanig voorstel wordt aan het presidium voorgelegd. 2. De leden, een commissie en het college kunnen op elk moment voorstellen een voorlichtingsbijeenkomst te organiseren voor de leden met betrekking tot een bepaald thema of onderwerp en desgewenst hierbij externe deskundigen uit laten nodigen. 3. Het presidium legt het voorstel, voorzien van een advies, voor aan de raad. De raad besluit. De raad kan beslissen deze bijeenkomst ook toegankelijk te laten zijn voor het publiek. Artikel 117 Andere inlichtingenbronnen 1. Op voorstel van een lid kan de raad de raadsgriffier verzoeken vertegenwoordigers van toezichthouders op gemeenten uit te nodigen ter toelichting op de bevindingen van de toezichthouder. Desgewenst kan de raad dit opdragen aan een commissie. 2. De raadsgriffier adviseert de voorzitter, individuele leden, de raad en afzonderlijke commissies, desgevraagd of uit eigener beweging, in het belang van het functioneren van individuele leden, de raad of commissie. 3. De raad kan na afronding van een formatie van een college de formateur(s) of informateur(s) uitnodigen over het verloop van de collegevorming inlichtingen te verschaffen.

ORGANISATIE Artikel 118 Toezicht 1. Er is een commissie van toezicht op de griffie. De commissie van toezicht op de griffie is namens de raad belast met de aangelegenheden inzake de inrichting, samenstelling van de griffie. 2. De commissie van toezicht op de griffie is namens de raad bevoegd ten aanzien van rechtspositionele zaken van de raadgriffier, dienst plaatsvervanger en medewerkers binnen de griffie.

34

Artikel 119 Griffie 1. De raadsgriffier geeft leiding aan de griffie en bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken. (Tijdelijke) medewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de raadsgriffier. Bij afwezigheid vervangt de plaatsvervangende raadsgriffier hem hierin. 2. De raad benoemt de raadsgriffier en zijn plaatsvervanger en ontslaat deze. Door middel van een raadsbesluit kan deze bevoegdheid door de raad worden overgedragen aan de raadsgriffier voor wat betreft de overige griffiemedewerkers. 3. De commissie van toezicht op de griffie is bevoegd de uitvoering van rechtspositionele zaken van de raadgriffier, dient plaatsvervanger en medewerkers binnen de griffie ten dele op te dragen aan het college. Artikel 120 Instructie raadsgriffier 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, pleegt de raadsgriffier voor zover nodig overleg met de voorzitter. 2. De commissie van toezicht op de griffie kan namens de raad nadere instructie geven aan de raadsgriffier. Artikel 121 Archiefzorg en -beheer 1. Het college is belast met het beheer van de archieven van de raad. 2. De commissie voor de werkwijze is bevoegd nadere eisen mee te geven aan het college ten aanzien van dossiervorming en dossierbeheer in de relatie met de werkzaamheden van de raad. 3. Het college draagt zorg dat dossiers of stukken, vanwege hun aard, bestempeld zijn als vertrouwelijk of geheim en dat medewerkers die hiervan kennisnemen daaraan gehouden zijn. 4. Overige stukken, waarvan de aard geheim is, zijn in bewaring gesteld van de raadsgriffier. De raadsgriffier bestempelt deze stukken eer deze achter slot en grendel in bewaring worden genomen, zo ook dat door de raadsgriffier of commissiegriffier afschriften na vergadering van de raad of een commissie worden ingenomen en vernietigd. Artikel 122 Publicatie van stukken Alle tussen college en raad gewisselde stukken, behoudens raadsbesluiten, worden voor zover mogelijk terstond door de griffie digitaal gepubliceerd. Deze stukken worden ook op andere wijze vermenigvuldigd zodra de raad dit nodig acht. De griffie is hiermee belast.

SLOTBEPALINGEN Artikel 123 Herziening reglement 1. Ieder lid kan schriftelijk voorstellen een of meer bepalingen van dit reglement te herzien. Naar aanleiding van voorstellen wordt de raad geadviseerd door de commissie voor de werkwijze. 2. Een lid kan herstemming in de eerstvolgende vergadering verlangen en maakt dit in de vergadering, na de stemming, terstond kenbaar. 3. Neemt de raad een voorstel tot herziening aan, dan treed dit onmiddellijk in werking, tenzij de raad anders besluit. Artikel 124 Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter. Het besluit wordt opgenomen in de afsprakenlijst van de raad in afwachting op de eerstvolgende herziening van dit reglement.

35

Artikel 125 Afwijking van reglement De raad kan te allen tijde besluiten van de bepalingen van dit reglement af te wijken, indien geen der leden zich daartegen verzet en indien de afwijking niet in strijd is met de Gemeentewet of een andere wet. Artikel 126 Inwerkingtreding reglement Dit reglement treedt in werking acht dagen na bekendmaking. Artikel 127 Overgangstermijn Alle lopende zaken onder het oude regime valt per inwerkingtreding onder de bepalingen van dit reglement. Artikel 128 College informeren Door de raadsgriffier wordt een exemplaar van dit reglement uitgereikt aan de gemeentesecretaris en geïnformeerd wat in het licht van dit reglement van de burgemeester en het college wordt verlangd. Artikel 129 Vervallen van stukken Bij inwerkingtreding van dit reglement vervallen de volgende besluiten van de raad: a. het RvO, d.d. 17 april 2000, kenmerk R 5699; b. de Verordening commissie van overleg, d.d. 31 maart 2003, kenmerk R 6078; c. de Verordening commissie van overleg, d.d. 25 maart 2002. kenmerk R 5947; d. de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, d.d. 18 december 2003, kenmerk R 6180; e. de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, d.d. 30 september 2002, kenmerk R 6004; f. de instructie voor de raadsgriffier, d.d. 31 maart 2003, kenmerk R 6088.

36

Toelichting

Deze toelichting hoort bij het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Stadskanaal, welke is vastgesteld op 27 februari 2006. Deze toelichting is op 13 februari 2006 opinierend besproken in de (raadsbrede) Commissie van Overleg. Hierdoor is het reglement dwingend van aard, en deze toelichting daarop heeft het karakter van een richtlijn.

1

LEESWIJZER

Deze toelichting is als volgt opgebouwd: - algemeen, waarin de werkwijze van de raad is verwoord (bladzijde 1 tot en met 12); - specifiek, waarin het reglement artikelgewijs wordt toegelicht (bladzijde 12 tot en met 48). In de werkwijze krijgen de volgende aspecten aandacht: - Kerntaak raad, te weten: Regie; Toezicht en; Scharnierfunctie. - Systeem, te weten: Rollen; Check and balances; Verantwoording en; Participatie. - Raadsproces, te weten: Startnotitie; Voorbereiding; Verkenning en; Afronding. - Dualisme. - Spoorboekje. - Werkvormen. - Budgetteren, te weten: Gang van zaken; Cycli; Suppletoire begrotingen; Trimester; Samenwerken; Groslijst; Hevelen; Oormerken; Thema’s (te weten: Organisatorisch-technische benadering en; Politieke benadering); Prestatie-indicatoren; Rekeningcommissie en; Algemene beschouwingen. Het Reglement van Orde (RvO) is qua opzet procesmatig geordend. Daardoor is dit reglement als volgt samengesteld: - algemene bepalingen (artikelen 1 tot met 4); - samenstelling raad (artikelen 5 tot en met 9); - vergaderingen; o algemeen (artikelen 10 tot en met 12); o planning en agendering (artikelen 13 tot en met 17); o voorbereiding (artikelen 18 tot en met 21); o werkwijze (artikelen 22 tot en met 25); o orde der vergadering (artikelen 26 tot en met 46); o beraadslagingen (artikelen 47 tot en met 54); o stemming (artikelen 55 tot en met 60); o nazorg (artikelen 61 tot en met 62); - commissies: o algemeen (artikelen 63 tot en met 70); o enquête (artikelen 71 tot en met 73); o algemeen belang (artikelen 74 tot en met 75); - specifieke procedures (artikelen 76 tot en met 99); - inlichtingen: o algemeen (artikelen 100 tot en met 102); o inlichtingen van burgers (artikelen 103 tot en met 104); o inlichtingen van het college (artikelen 105 tot en met 111); o inlichtingen van ambtenaren (artikelen 112 tot en met 113); o overige (artikelen 114 tot en met 116); - organisatie (artikelen 117 tot en met 121); - slotbepalingen (artikelen 122 tot en met 128).

37

2

ALGEMEEN

De werkwijze van de raad kan niet ondervangen worden in alleen regels, zoals in een reglement. Er ligt een filosofie aan ten grondslag met breed politiek draagvlak. De intentie is om ook op deze wijze invulling te geven aan de rol en positie van de raad. Deze beschouwing is een nadere invulling van het basisidee dat landelijk wordt gehanteerd, namelijk dat het gemeentebestuur (college plus raad) dualistisch van aard is. 2.1 Kerntaak raad Als het gaat om de kerntaak van de raad, draait het om de begrippen regie, toezicht en scharnierfunctie. 2.1.1 Regie De gemeente staat midden in de samenleving. Deze samenleving verlangt dat de overheid bij bepaalde vraagstukken de regie neemt en dat de gemeente zelf bepaalde prestaties levert. De burger staat daarbij centraal. Het is belangrijk dat, ten eerste, de samenleving zelf in staat is om tot een oplossing te komen en, ten tweede, dat het college in staat is die regiefunctie ook te vervullen. De raad schept daarvoor voorwaarden en bepaalt randvoorwaarden, waardoor de gemeente ook een presterende gemeente is. Dit door middel van vlotte besluitvorming i.c. korte besluitvormingsprocessen. Meer dan ooit wil de samenleving snel uitsluitsel hebben over de voorwaarden en de randvoorwaarden om tot oplossingen te komen. Raadsleden zijn de volksvertegenwoordigers. De raad is een platform met volksvertegenwoordigers. De raad bestaat bij de gratie van verdeeldheid tussen deze volksvertegenwoordigers. In het licht hiervan heeft de raad niet de rol van volksvertegenwoordiger, wel de rol van platform om - ondanks verschillen - tot passende voorwaarden en randvoorwaarden te komen respectievelijk deze aan te passen. Dit kan niet zonder monitoren, onderzoek en evaluatie. 2.1.2 Toezicht Wat van een raad wordt verlangd om tot deze voorwaarden en randvoorwaarden te komen, is tweeledig: toezicht vooraf en toezicht achteraf. Hiervoor beschikken de leden van de raad over verschillende instrumenten: het recht op initiatief, het indienen van amendementen en moties, verzoeken om interpellaties en inlichtingen van het college, het aankondigen van een agendapunt, het stellen van vragen tijdens het vragenuur, door middel van schriftelijke vragen, rondvraag of mondeling bij ambtenaren en het verkrijgen van ambtelijke ondersteuning. Verder wordt de raad als platform geïnformeerd door burgers, door middel van spreekrecht voor burgers, de lijst met ingekomen stukken, werkbezoeken en bijzondere bijeenkomsten. Met toezicht vooraf wordt de kaderstellende rol van de raad bedoeld. Deze rol vervult de raad door bij aanvang van de raadsperiode een visie, missie en een strategie vast te stellen of te herijken. Veelal gaat het om bestaande stukken. Toch kan per raadsperiode de visie, het ambitieniveau of de voortvarendheid (iets) anders zijn. Hier begint in principe het onderscheid tussen coalitie- en oppositiepartijen, al dan niet op onderdelen (in deze stukken)1. Met toezicht achteraf wordt de controlerende rol van de raad bedoeld. De raad ziet achteraf toe of gedurende de raadsperiode de visie, missie en strategie goed worden doorvertaald in, onder andere, beleidsplannen, verordeningen en begroting. Pas hierna begint het college met de uitvoering, het leveren van de gewenste prestaties op basis van indicatoren die vooraf bekend zijn en die door de raad zijn vastgesteld. Toezicht achteraf is belangrijk omdat het budgetrecht bij de raad ligt. Daarmee kan de raad sturen. De raad stelt per budget of programma de prioriteiten vast. Het college raadpleegt de raad dan ook vooraf (als draagvlaktoets) waar activiteiten een aanslag kunnen plegen op de gemeentelijke middelen en voor zover de bestaande budgetten of programma’s niet toereikend zijn. 2.1.3 Scharnierfunctie Een goed bestuur heeft recht op een raad die kritisch toezicht houdt. Dit is samengevat de relatie tussen college en raad. Deze relatie zorgt ervoor dat het gemeentebestuur tot goede en bruikbare voorwaarden en randvoorwaarden komt waardoor het college als dagelijks bestuur adequaat invulling kan geven aan de regiefunctie en in het verlengde daarvan komt tot een presterende gemeente. 1

Door blijvend helder onderscheid te maken tussen visie, ambitie en tempo.

38

De raad denkt mee over de vraag welke betekenis de gemeente in de samenleving moet en kan hebben. Dit doen raadsleden met kennis van zaken. Het college mag niet de enige bron van informatie vormen, een goed lid van de raad vormt zich ook een mening op basis van gesprekken en onderzoeksmateriaal, rekening houdend met eigen partijprogramma en -filosofie. Goed kwantitatief en kwalitatief onderzoek is daarbij van belang. Daarin worden ook burgers en deskundigen gevraagd naar wensen, verlangens en bedenkingen. Pas wanneer de check and balances door middel van monitoren, onderzoek en evaluatie voldoende kritisch en onafhankelijk invulling krijgt, bestaat er in toenemende mate toezicht door de raad op afstand. Wil de raad voldoende vertrouwen creëren bij de burgers, dan betekent dit dat zij ook een gelegitimeerde rol toebedeeld moet krijgen in de afspraken die tussen partijen in de samenleving en gemeente gemaakt worden. De raad praat daarover dus mee. 2.2 Systeem Het functioneren van het democratisch systeem waarbinnen de raad is geplaatst, speelt zich af rond de begrippen rollen, checks and balances, verantwoording en participatie. 2.2.1 Rollen Heel belangrijk is het vermogen en de moed om, als lid van de raad, kritische vragen te stellen en conclusies te trekken. Kritische vragen en gedegen stelsel van checks and balances kan niet achterop blijven. Hierdoor kan de raad een goede opdrachtgever zijn richting college. De missie, visie en strategie dienen helder te zijn. Een bestuurder heeft vertrouwen totdat het tegendeel blijkt. Vanuit wantrouwen handelen is ‘de dood in de pot’ voor wat betreft het goed (democratisch) functioneren van het gemeentebestuur (raad en college). Het werkt verlammend en dat tast de prestaties van de gemeente aan. De raad als toezichthouder is geen verlengstuk van het bestuur. De regiefunctie, toezicht en de scharnierfunctie, moeten voldoende scherp en deskundig worden onderscheiden. De raad is immers opdrachtgever van het college. De raad gebruikt hierbij checks voor beleid en de uitvoering daarvan. Daarnaast is de raad adviseur van het college. 2.2.2 Check and balances De controlerende rol van de raad is niet meer dan het hiervoor bedoelde toezicht, vooraf en achteraf. Hetzelfde patroon is zichtbaar op het niveau van het college als het gaat om de relatie met de ambtelijke organisatie.

Instrument Externe toezicht

Doel Structureel toezicht door hogere overheden, waarbij de bevindingen ter informatie is van de raad. Jaarlijkse evaluatieplan Structureel evaluatieonderzoek van beleid door het college, waarbij de college rapportage ter informatie is van de raad. Onderzoek door middel van Facultatief onderzoek door een commissie uit de raad of een door de raad een tijdelijke commissie samengesteld tijdelijke externe commissie Rekeningcommissie Onderzoek naar financieel beleid en beheer Accountant Onderzoek naar de weergave van het financieel beheer in de jaarrekening en onderzoek naar rechtmatigheid Rekenkamerfunctie Onderzoek naar beleidseffectiviteit Enquête door middel van Facultatief onderzoek door een commissie uit de raad door personen een onderzoekscommissie onder ede te verhoren. Hoorcommissie Facultatief onderzoek door een commissie uit de raad door burgers te horen over een bepaald onderwerp Bezwaarschriftencommissie Onderzoek naar het bestuurlijk handelen voor zover een bezwaarschrift is voorgelegd door een burger. Ombudsman Onderzoek naar het bestuurlijk handelen voor zover een klacht is voorgelegd door een burger. Tabel 1: Stelsel van checks and balances

39

Daarnaast heeft de gemeente te maken met externe toezichthouders (veelal andere overheden), waarvan de bevindingen ook voor de raad ter kennisname zijn. Zo ook is interne controle (IC) georganiseerd op basis van de administratieve organisatie (AO). De wetgever heeft in dezen een bodem aangelegd. Het is aan de raad om meer te ambiëren. De raad zorgt dat dit stelsel vorm krijgt en behoud. Hierdoor is een stelsel van checks and balances ontstaan waardoor voor de raad transparant wordt wat plaatsvindt op alle niveaus. En, op grond van bevindingen de raad kan bijsturen. Uitgangspunt is, dat het college primair verantwoordelijk is en de raad informeert (aan de hand van eigen onderzoek). Het stelsel is niet meer dan een extra check. Inmiddels heeft de raad van de gemeente Stadskanaal hieraan invulling gegeven en wel op het hoogste ambitieniveau, door zoveel mogelijk met externe en onafhankelijke commissies te werken. Hierdoor is een stelsel met eerste-, tweede- en derdelijns onderzoek ontstaan. De ene borduurt voort op het resultaat van de ander, door de mate van onafhankelijkheid van de onderzoeker te bepalen en de kwaliteit van het uitgevoerd onderzoek. Wordt hieraan niet voldaan, dan kan een nieuw en ander onderzoek plaatsvinden. Met andere woorden, de controlerende rol is vooral vormgeven aan dit stelsel en slechts in ultieme mate zelf onderzoek doen.

Eerstelijns onderzoek Tweedelijns onderzoek Derdelijns onderzoek Tabel 2: Onderzoekstrap

IC, externe toezichthouders, ambtelijke evaluaties, ombudsfunctie, bezwaarschriftencommissie, inspraak. Accountant, college-evaluaties, rekeningcommissie, rekenkamer, raadsevaluaties, rechter, hoorzittingen raad. Enquête

Deze aanpak is gekoppeld aan het lerend vermogen op alle organisatieniveaus vanuit de wil om het de volgende keer nog beter te doen. Kortom, kwaliteitsmanagement. Door trapsgewijs te werken, wordt eenieder in staat gesteld zijn verantwoordelijkheid te nemen. Alleen in het uiterste geval kunnen daaraan consequenties worden verbonden. In het licht van de drie W’s wordt niet alleen trapsgewijs onderzoek verricht, maar wordt een onderzoek ook ‘opgebouwd’ door te trechteren. Met andere woorden, eerst wordt er verkend wat er aan de hand is. Vervolgens wordt er alleen bij aanwijzingen meer de diepte ingegaan. Worden vermoedens bevestigd, dan pas volgt gericht onderzoek. Hierdoor wordt langzaam maar zeker het object van onderzoek zorgvuldig afgebakend. 2.2.3 Verantwoording Niet het college verantwoordt zich tegenover de samenleving, wel de fracties, hun politieke organisaties en wellicht op termijn de gekozen burgemeester. Door middel van een dag van de verantwoording (aan het einde van de raadsperiode) kan hieraan invulling worden gegeven. Op zo’n dag nodigt de gemeente een brede doorsnede van de samenleving uit om met haar te debatteren over de regierol van de gemeente in de afgelopen raadsperiode en over voorgenomen beleid. Niet alleen de bestuurders moeten zich daar verantwoorden, maar vooral de raad als toezichthouder. Het imago van instituten is in het algemeen niet optimaal. Ook gemeenten moeten kijken naar hoe dat komt en wat er kan worden verbeterd. De kloof tussen burger en instituten2 is des te meer reden dus om open te staan voor burger in de rol van ingezetene. Het gaat om omkering van rollen, voor meer zeggenschap voor burgers en voor beter oor voor de uitvoerende professionals die dichterbij de burgers staan dan de regelende professionals, zoals raadsleden. De leden van de raad worden dan ook uitgenodigd niet alleen ideologisch naar vraagstukken te kijken, maar ook oog te hebben en te houden voor de haalbaarheid en uitvoerbaarheid, zonder ambities te verliezen.

2

Er is niet alleen een kloof met de gemeente, het treft de gehele overheid en instituten zoals woningcorporaties.

40

Laat mensen van buitenaf maar aangeven waaraan zij denken dat de raad moet voldoen. Dit op basis van uitkomsten van onafhankelijk uitgevoerd monitor, onderzoek of evaluatie. 2.2.4 Participatie Oude vormen van participatie zijn vaak niet meer voldoende. Dat heeft te maken met de ontwikkelingen in de samenleving, waarin de positie van de burger verandert. Deze ontwikkelingen worden weerspiegeld in de visie ‘de burger moet meedoen en dat betekent niet afwachten, maar meer verantwoordelijkheid nemen’. In verband hiermee wordt de nota de alledaagse democratie voorbereid. In deze nota geeft de raad indicatief aan wat de rol en positie zijn van de burger binnen beleidsprocessen en bestuurlijke processen in het algemeen. Dit is meer dan alleen als raad aantrekkelijker bij de burgers overkomen. Het is een kwestie van anders werken, waarvoor de basis is gelegd: - in wijkgericht en interactief werken, zoals al gebeurt - in het beoogde reglement - in deze beschrijving van het functioneren van de raad in het algemeen. 2.3 Raadsproces Vanwege de kerntaak en de plaats binnen een systeem, kan een proces in het algemeen worden onderkend. Dat raadsproces laat zich samenvatten in een ‘spoorboekje’. In de dagelijkse praktijk kan dit lerend worden ervaren, waardoor het beschouwende karakter van deze notitie afneemt en een leidraad wordt. De beschrijving van het raadsproces hierna is vooralsnog een hulpmiddel om dat leerproces op gang te krijgen. 2.3.1 Startnotitie Deze notitie is een procesdocument tussen de raad en het college. De goedgekeurde startnotitie is dan ook een bestuursopdracht van de raad aan het college. Dat document moet ook de naam ‘startnotitie’ verdienen qua inhoud en opzet. De essentiële kenmerken van een startnotitie zijn: - Er wordt een antwoord gegeven op de eerste en belangrijkste W-vraag: wat is het (beleids)probleem? - Het betreft een op keuze gerichte nota. - Achtergrondinformatie. In een startnotitie wordt eerst en vooral een (houtskool)schets gegeven van het probleem, onder meer: wat is het probleem dat om een beleidsmatige oplossing vraagt? En waarom is het een probleem? Vervolgens wordt aangegeven langs welke bestuurlijke wegen het probleem opgelost kan worden. De startnotitie presenteert meerdere relevante oplossingsrichtlijnen (inclusief plus- en minpunten). Door middel van achtergrondinformatie geeft de startnotitie de impact aan op verschillende beleidsvelden en programma’s en lopende projecten. Daarnaast geeft de startnotitie informatie over potentiële gesprekspartners (waaronder burgers) voor de raad en informatie over beperkende randvoorwaarden om op lokaal niveau een bestuurlijke koers uit te zetten. 2.3.2 Voorbereiding Er zijn twee manieren van voorbereiding bij een startnotitie, namelijk volgens het principe van passief kaders stellen en volgens het principe van actief kaders stellen.

passief kader stellen

De startnotitie wordt door het college voorbereid en ter goedkeuring aan de raad voorgelegd. actief kader stellen De raad of een werkgroep annex commissie uit de raad trekt een beleidsdossier actief naar zich toe en gaat zelf aan de slag (buiten het college en het ambtelijk apparaat om). Tabel 3: Principe van kaders stellen

Weliswaar kan de raad kiezen voor de route van het zogenaamde actief kaders stellen, maar er zijn goede redenen om deze route slechts bij hoge uitzondering te benutten en in die situaties de commissie te laten samenwerken met de portefeuillehouder en ambtelijke organisatie. Immers, veelal ontbreekt de capaciteit voor de aanpak ‘actieve kaders stellen. Raadsleden hebben maar beperkte tijd en inhoudelijke kennis en dat geldt ook voor de griffie. Bovendien kan hierbij de vraag worden gesteld, waarom de raad het werk van het college en het ambtelijk apparaat moet overnemen. De wetgever geeft het antwoord hierop al in artikel 160,

41

lid 1b van de Gemeentewet. Met andere woorden, het college ondersteunt de raad bij het voorbereiden van de besluitvorming met behulp van aanwijzing van de raad, als goede opdrachtgever voor het college. Met andere woorden, kaders stellen is en blijft een taak van de raad, ook al is sprake van passief kaders stellen. Het college en de ambtelijke organisatie hebben een dienende en ondersteunende rol. Een college, dat in het kader van passieve kaderstelling aan het werk wordt gezet, krijgt daarmee geen vrijbrief om de raad met een kant-en-klaar voorstel op te zadelen. Dit strookt niet met de geest van het dualisme. Met andere woorden, de raad buigt zich niet over een al volledig uitgewerkte en op instemming gerichte nota. 2.3.3 Verkenning Het ligt voor de hand relevante actoren te betrekken bij de bespreking van de startnotitie door de raad. Dat beperkt zich niet tot alleen de achterbannen van de fracties. Per keer moet de raad bij het bespreken van de startnotitie een antwoord geven op de vraag, op welke wijze de verkenning wordt uitgevoerd. In elk geval kunnen individuele raadsleden, de fracties afzonderlijk of werkgroepen (op initiatief van enkele raadsleden) hieraan invulling geven. Maar de raad kan hieraan ook als collectief invulling geven door het instellen van werkgroepen annex commissies. Het RvO biedt hiervoor handvatten. Werkgroepen en commissies zijn in staat actoren te horen en de notitie door te nemen met de opstellers daarvan. Daarnaast kunnen zij werkbezoeken en studiereizen afleggen, deskundigen raadplegen of (deskundige) burgers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties uitnodigen voor een hoorzitting. Op deze wijze wordt ook de kaderstelling op een zinvolle wijze verknoopt met de volksvertegenwoordigende taak (van de raad). Een werkgroep of een commissie vervult een onderzoeksrol en moet proberen vragen te beantwoorden als: - Kunnen wij ons vinden in de houtskoolschets van het probleem? - Hebben wij de relevante oplossingsrichtingen in het vizier? - Hebben wij de bedoelde en onbedoelde maatschappelijke effecten op een rijtje? Nadat én individuele raadsleden én fracties én eventueel een werkgroep of commissie hun werk hebben afgerond, kan een debat in de raad plaatsvinden. Centraal in dit debat staat de vraag welke oplossingsrichting gekozen moet worden. Het is dan vervolgens aan het college om dat uit te werken in een raadsdocument. Daarin moeten de drie W-vragen3 aan de orde komen. De besluitvorming daarover vindt later in de raad plaats. 2.3.4 Afronding Dit betekent echter niet, dat het college geen rol speelt in het keuzeproces. Het is geen kwestie van de raad die ‘vraagt’ en het college dat ‘draait’. Het college is een gelijkwaardig partner voor de raad en geen ‘loopjongen’. Het college kan de raad ondersteunen bij het maken van de keuze. Dit kan bijvoorbeeld door bij het uitwerken van raadsdocumenten in te zoomen op de uitvoering (uitvoerbaarheid) en de kosten (betaalbaarheid) en door alternatieven te benoemen en daarbij voorkeuren aan te geven. Daarmee voorkomt het college dat zij achteraf politieke keuzes moet maken omdat het raadsbesluit ‘onuitvoerbaar’ is. 2.4 Dualisme De startnotitie, die ten behoeve van de kaderstelling door het college en het ambtelijk apparaat wordt vervaardigd, is niet ‘van’ het college. De startnotitie, vervaardigd door deskundige ambtenaren of externe partijen, hoeft dan ook niet te worden vastgesteld door het college. Voldoende is dat het college de startnotitie voor kennisgeving aanneemt en deze vervolgens neutraal doorstuurt naar de raad. Voorkomen moet worden, dat de startnotitie een mix wordt van een op keuze gerichte en een op instemming gerichte ingrediënten. Gebeurt dit wel, dan wordt er getornd aan de positie van de raad als toezichthouder. De posities van raad en college moeten zuiver blijven. In het licht daarvan is de taak van het college om daarop toe te zien bij de ondersteuning van de raad door de ambtelijke organisatie en derden, voor zover deze rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van het college werkzaam zijn.

3

Wat is het probleem? Wat willen wij bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten?

42

In een later stadium, tijdens het debat in de raad, is er voor het college voldoende ruimte om blijk te geven van eigen voorkeuren. Het is aanbevelenswaardig dat de raad het college daarvoor de ruimte geeft. Een en ander kan worden verwerkt in de raadsdocumenten, die daarna worden voorbereid. 2.5 Spoorboekje Wanneer dit vertaald wordt naar een stappenplan, ziet het spoorboekje er uit als bedoeld in bijlage 1. Dit spoorboekje doet recht aan de geest van het dualisme. De rollen van raad en college worden ontvlochten en op elkaar betrokken. Op deze manier wordt vorm gegeven aan het concept van ‘samenwerkingsdualisme’, een situatie waarin raad en college met behoud van hun eigen rol toewerken naar een zo slagvaardig mogelijk bestuur. In het licht daarvan worden in bijlage 2 aanbevelingen meegegeven. 2.6 Werkvormen Vlotte besluitvorming vraagt om snel te doorlopen procedures. Korte procedures kennen weinig te nemen besluiten. Er zijn twee bewegingen waarmee dit wordt bereikt. De eerste beweging is overdracht van taken van de raad aan bijzondere commissies. Hieronder valt ook dat de raad zich voortaan laat adviseren. De tweede beweging is dat raad en college de vergaderingen niet belasten met het inwinnen en eigen maken van informatie. Hierdoor wordt de weg vrijgemaakt om adequaat invulling te geven aan de volksvertegenwoordigende rol en kan tegelijk flexibel kan worden gewerkt. Alleen in het uiterste geval worden tijdelijke commissies ingesteld. Een raadslid kan individueel informatie vergaren, maar ook in fractieverband. Raadsleden uit verschillende fracties kunnen op eigen initiatief werkgroepen vormen. Daarbij zijn zij vrij derden toegang te verlenen. Ook is het mogelijk dat een raadslid enkel met derden een werkgroep of iets dergelijks vormt. Hierdoor helpen raadsleden elkaar en worden zij door derden geholpen. Door de som der delen wordt daarmee de positie en de functie van de raad versterkt. Werkgroepen hebben geen status, ook niet op grond van het reglement. Wil de raad nadrukkelijk advies van leden uit haar midden, al dan niet verstrekt door derden, dan is de raad genoodzaakt een tijdelijke commissie in te stellen op grond van het reglement. Hetzelfde geldt als een groep raadsleden een rol speelt in het verkeer tussen de raad en andere bestuursorganen binnen de gemeente. Zo’n rol kan de raad bijvoorbeeld spelen door klankbord te zijn voor het college of de ambtelijke organisatie. Zolang een werkgroep werkzaam is in de sfeer van inwinnen en eigen maken van informatie, is er geen noodzaak deze om te zetten tot een commissie conform het reglement. Hieraan ligt een uitgangspunt ten grondslag: - Besluitvorming en stemming moeten in verband met transparantie in het openbaar plaatsvinden, tenzij de wet dit anders bepaalt. De manier waarop leden informatie inwinnen en eigen maken, hoeft daarentegen niet transparant te zijn. Dat is echter wel het geval als de burgemeester of het college officieel wordt benaderd met schriftelijke vragen of verzoeken tot inlichtingen. Deze worden, evenals de reactie van de burgemeester of college daarop, door de griffie actief gepubliceerd en ter inzage gelegd, juist omdat dit verkeer buiten de vergaderingen om gaat. - Belangrijk is dat raadsleden - als volksvertegenwoordigers - zich actief opstellen en burgers, maatschappelijke organisaties en deskundigen samenbrengen: de volksvertegenwoordigers als bindende partij in de samenleving. In feite is er ook een derde beweging, waardoor de raadsleden meer hun handen vrij krijgen om samen en met derden aan de slag te gaan om geïnformeerd te zijn en te worden. Bij deze beweging worden taken en bevoegdheden van de raad overgelaten dan wel overgedragen aan het college. Het college rapporteert regelmatig en legt hierover (periodiek) verantwoording af. Te denken valt aan mede-bewindvoering. Binnen samenwerkingsverbanden, waarbij de gemeente partner is, is globaal 90% beleidsuitvoering. Alleen over de rest moet de raad nauw betrokken worden bij het ontwikkelen van beleid door de uitgangspunten, voorwaarden en randvoorwaarden aan te geven. 2.7 Budgetteren In verband met de onafhankelijkheid van de raad, heeft de raad een eigen werkbegroting. Het zijn geoormerkte middelen in de programmabegroting.

43

2.7.1 Gang van zaken De gemeente werkt volgens het schema als bedoeld in bijlage 3, Duale begrotingscyclus. Hierdoor werkt de raad procesmatig, werkt het college programmamatig en kan de ambtelijke organisatie projectmatig werken. Belangrijk is, dat de raad adequaat sturing geeft aan het proces, waardoor het college ook in staat is om programmamanagement toe te passen en in het verlengde daarvan de ambtelijke organisatie door middel van projecten doelgericht kan werken. Dit in het licht van de presterende gemeente. ‘Sturing geven’, ‘programmamanagement’ en ‘projectmatig werken’ zijn geen synoniemen van elkaar,maar zijn wel complementair. Het staat samen voor ‘gestructureerd en doelgericht werken door de prestaties zichtbaar te maken’. Vanuit haar budgetrecht stelt de raad in november de begroting vast voor het nieuwe dienstjaar. Het is aan de raad om tijdens dat dienstjaar eventueel deze begroting aan te passen door middel van suppletoire begrotingen (in mei en oktober). Om voorstellen daartoe van het college te kunnen beoordelen, dienen de voorjaarsnota en de najaarsnota als informatieve stukken voor de raad. Deze stukken zijn al door het college vastgesteld voordat zij aan de raad ter informatie worden aangeboden. Daarmee maakt het college transparant wat haar strategische afwegingen zijn (op basis van de productenbegroting) om tot het voorstel te komen om een suppletoire (programma)begroting door de raad te laten vaststellen. Praktisch gezien betekent dit, dat het college de suppletore begroting ter besluitvorming aanbiedt en tegelijk de voorjaars- of najaarsnota ter informatie stuurt. Hiermee geeft het college invulling aan haar informatieplicht, als bedoeld in de Gemeentewet. Qua raadsproces betekent dit, dat alleen de suppletoire begroting eerst opiniërend aan de orde komt en later besluitvormend. De raad kan hierbij gebruikmaken van verschillende informatiebronnen, waaronder de voorjaars- of najaarsnota. Daarmee kan deze nota wel onderdeel worden van de beraadslagingen, maar geen onderdeel van de besluitvorming. Het kan zijn dat het college te maken heeft met lastige strategische afwegingen en daarvoor politiek draagvlak zoekt. In dat geval kan het college bij het toesturen van de voorjaars- of najaarsnota verzoeken om dit informatieve stuk toch opiniërend te bespreken. Dat kan op hetzelfde moment als de suppletoire begroting ook opiniërend wordt behandeld. De voorjaars- of najaarsnota kan inhoudelijk gezien ook dusdanig zijn, dat een lid van de raad de behoefte heeft om dit informatieve stuk opiniërend te bespreken. Dit kan via de lijst met ingekomen stukken waarop ook de informatieve stukken van het college staan vermeld. Ook dan wordt deze nota tegelijk opiniërend besproken met de suppletoire begroting. 2.7.2 Cycli In de stukken naar de raad wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende begrotingscycli. Hierdoor weet de raad met welke cyclus hij bezig is en wat de betekenis is van zijn rol als het gaat om het toepassen van het budgetrecht (mede in verband met transparantie). Ten minste twee, maar in het voorjaar zeker drie, cycli lopen parallel, te weten: - uitvoering van de vastgestelde begroting, al dan niet aangepast door middel van suppletoire begrotingen; - voorbereiding begroting voor het komende dienstjaar; - (in het voorjaar) de afwikkeling en afronding van het voorgaande dienstjaar. Dit wil niet zeggen, dat dit tot afzonderlijke documenten leidt, wel dat in de begrotingsstukken afzonderlijk aandacht wordt besteed aan de cycli. Hierdoor kan het aantal momenten dat begrotingsstukken aan de raad worden aangeboden, beperkt blijven tot enkele momenten per jaar. 2.7.3 Suppletoire begrotingen Ten minste tweemaal per jaar is een moment om de vastgestelde begroting te herwaarderen door middel van suppletoire begrotingen. Toch kan de raad ook tussendoor interventies plegen. Door het aantal momenten te beperken, blijft het werkbaar en transparant. In verband met rechtmatigheid heeft het college wel de mogelijkheid om in december alsnog een slotbegroting (lees: begrotingswijziging i.c. suppletoire begroting) aan de raad voor te leggen, voordat de jaarrekening wordt opgesteld. Hierdoor kunnen op de valreep nog omissies in het begrotingsbeheer worden opgelost voordat de accountant een oordeel geeft naar aanleiding van de jaarrekening. Het gaat dan veelal nog om technische aanpassingen van de - inmiddels bijna - uitgevoerde begroting, waardoor dan alsnog

44

aan de rechtmatigheidtoets wordt voldaan. Het kan hierbij ook gaan om een pseudo-indemniteitsbesluit, omdat dit het begrotingsresultaat kan beïnvloeden. 2.7.4 Trimester Door het aantal suppletore begrotingen te beperken tot twee momenten plus een slotbegroting, ontstaat qua tussentijdse verantwoording een trimester. Theoretisch is dat in april, augustus en december. Dat zijn de financiële sturingsmomenten voor de raad. Tussendoor stuurt de raad continu op inhoudsniveau (door middel van een scala aan raadsinstrumenten). Technisch gezien is dit tot stand te brengen. Er zijn echter praktische redenen om van dit theoretische model af te wijken. Hierdoor is in dat geval de stand van zaken in april pas in mei beschikbaar voor de raad (samen met de voorjaarsnota en de eerste suppletoire begroting) en die van augustus in oktober (samen met de najaarsnota en de tweede suppletoire begroting). December moet worden gehaald, omdat de vaststelling van dit begrotingsstuk niet na 1 januari mag plaatsvinden. Opgemerkt wordt dat een slotbegroting facultatief is. Veelal kunnen technische aanpassingen van de lopende begroting in november al beschikbaar zijn en worden vastgesteld, als de raad ook de begroting voor het nieuwe jaar behandelt en vaststelt. Het feit dat door de praktijk de tussenliggende perioden qua lengte verschillen, is geen struikelblok. Globaal zijn de rapportagemomenten voor het college redelijk evenredig verspreid over het boekjaar. Bovendien wordt hiermee aansluiting gezocht bij het verstrekken van andere stukken aan de raad.

Wanneer Mei

Wat Aard van het stuk Jaarrekening (x-1) Besluitvormend Voorjaarsnota (x) Informatief Eerste suppletore begroting (x) Besluitvormend Knelpuntenbrief (x+1) Informatief Oktober Najaarsnota (x) Informatief Tweede suppletore begroting (x) Besluitvormend Septemberbrief (x+1) Informatief November Begroting (x+1) Besluitvormend Nota begroting (x+1) Informatief December Slot-begroting (x) Besluitvormend x = lopend boekjaar; x-1 = afgelopen boekjaar; x+1 = komend boekjaar

Tabel 3, documentenstroom richting raad

2.7.5 Samenwerken Door middel van de programmabegroting worden door de raad middelen geoormerkt voor een bepaalde doelstelling, waarbij deze doelstellingen en middelen thematisch zijn geordend. De raad kan hierbij zelf het aantal thema’s beperkt houden. Met andere woorden, per thema stelt de raad een budget beschikbaar aan het college om daarmee de daarbij behorende doelstellingen te bereiken. Het college beslist hoe en informeert de raad daarover. Met behulp van die informatie kan de raad het college bijsturen. 2.8.6 Groslijst Gedurende het gehele jaar ontstaan binnen de raad suggesties. Elk raadslid staat vrij om suggesties te doen. Deze worden (op dat moment) alleen inhoudelijk besproken, waardoor deze suggesties concreet vorm krijgen. De hamvraag daarbij is: Is dit een goed idee?4 Dat staat los van de vragen: wat gaat dit ons kosten? Hebben wij hiervoor middelen? En past dit in de begroting? Concrete suggesties die door de meerderheid van de raad goed worden bevonden, worden niet uitgevoerd, maar op een groslijst geplaatst. Voorop staat hierbij het verzamelen van de beste concrete suggesties.

4

Dit aan de hand van de volgende vuistregel: wat is het probleem? En wat is de oplossing? Immers, bij het vaststellen van de begroting in november zijn de volgende vragen al beantwoord: wat willen we? Wat zijn de mogelijkheden? En wat mag het kosten?

45

Bij de vaststelling van een (suppletoire) begroting, staat het debat mede in het teken van deze groslijst. Dit debat wordt gevoerd aan de hand van de hamvragen: wat heeft prioriteit? Welke suggestie kan vervallen? Wat moet of kan wachten? En welke prestaties willen we en wanneer? Dit gebeurt verder aan de hand van de bevindingen van het college door aan elke suggestie op deze groslijst een ‘prijskaartje’ op te hangen en eventuele alternatieven aan te geven. Daarmee ondersteunt het college het afwegingsproces binnen de raad. Dit is naast een inhoudelijke afweging van suggesties, vooral een financiële afweging op basis van politieke keuzes. Naar aanleiding van de suppletoire begrotingen en de jaarrekening kan de raad met behulp van deze groslijst ook vooruit kijken en opiniërend aangeven hoe deze prioriteiten zijn en hoe verder met deze suggesties omgegaan kan worden. Daarmee geeft de raad, als opdrachtgever van de begroting, het college en de ambtelijke organisatie houvast om deze begroting voor te bereiden. Belangrijk is dat de raad aan het college een heldere boodschap meegeeft om de toekomst te kunnen doorgronden, hoe moeilijk dat ook is. 2.7.7 Hevelen Het is aan het college om na te gaan of het budget voldoende is om de daarbij behorende doelstellingen (lees: plannen) te bereiken en op welke wijze die worden bereikt. Dit gebeurt binnen de voorwaarden en randvoorwaarden (lees: de beraadslagingen) die de raad heeft aangegeven, inclusief bindende regels (lees: verordeningen) die door de raad zijn vastgesteld. Hieruit blijkt dat het college niet volledig de vrije hand heeft. De marge waarbinnen het college opereert, wordt echter door de raad bepaald. De kunst is om de juiste marge te bepalen, niet te nauw (door op de stoel van het college te gaan zitten en mee te besturen) en niet te ruim (waardoor het college niet of nauwelijks verantwoording kan afleggen en de raad niet of nauwelijks kan bijsturen). Bij de inzet om alle doelstellingen te bereiken, kan en mag het college geen middelen van het ene budget naar het andere budget overhevelen. Dat is aan de raad voorbehouden. Het college kan daartoe - door middel van de voorjaarsnota en najaarsnota - wel voorstellen doen. Hierbij geeft het college het waarom van het voorstel ook aan. Daarbij wordt gesproken in termen van: - bepaling van prioriteit van plannen - uitvoerbaarheid van plannen, voorwaarden en randvoorwaarden Hierbij kan de raad het college kan adviseren en richting aangeven. Bovendien geeft de raad prioriteiten aan, mede op basis van de groslijst met suggesties. 2.7.8 Oormerken De raad kan ongelimiteerd middelen binnen een bepaald budget nader oormerken voor een specifieke reden of doel. Echter, de raad stelt zich daarin terughoudend op door het te beperken tot enkele zaken. Daarmee wordt voorkomen dat het college de ‘loopjongen’ wordt van de raad. Hierdoor blijven de duale verhoudingen op basis van gelijkwaardigheid tussen bestuursorganen intact. In principe kan de raad ook tussendoor alsnog middelen oormerken (deels) ontdoen van een oormerk of de omvang van geoormerkt geld verhogen. Dat kan ook tot complicaties leiden, bijvoorbeeld als het dienstjaar al is verstreken dan wel de begroting al in belangrijke mate is uitgeput. Het college weet immers vooraf niet waar zij aan toe is. Daarom blijft het oormerken van middelen beperkt tot het moment dat de programmabegroting door de raad wordt vastgesteld. 2.7.9 Thema’s Thema heeft in dezen twee betekenissen. Enerzijds is het een organisatorisch-technische benadering, anderzijds heeft het een politieke betekenis. Dat zijn twee verschillende dimensies. 2.7.9.1 Organisatorisch-technische benadering: Dit heeft met de indeling van de programmabegroting te maken. De wens is door dit uit te werken aan de hand van drie tot vier programma’s5. Per programma worden de indicatoren aangegeven om de doelstellingen meetbaar te maken. Aan de hand daarvan informeert en rapporteert het college de raad. Met andere woorden, de raad wordt niet zozeer geïnformeerd over wat het college doet en welke inspanningen

5

Nu nog kent de begroting twaalf programma’s. Er is altijd één vast programma aanwezig: ‘Bestuur en Middelen’. Dit is een klein programma omdat de personele middelen al verdisconteerd zijn in de andere programma’s. Dit ene programma bevat de bestuurlijke kosten, die niet verrekend kunnen en mogen worden in producten en diensten van de gemeente. Dit betekent, dat – reëel gezien – nu elf programma’s in de begroting zijn opgenomen.

46

zij verricht, maar wel over wat het effect en resultaat is van het handelen van het college en wat de knelpunten zijn. Met andere woorden, de voorjaars- en najaarsnota en de nota waarmee de ontwerp-programmabegroting door het college aan de raad wordt aangeboden, beperken zich niet tot een kwantitatieve rapportage, maar zijn ook vooral een kwalitatieve rapportage. 2.7.9.2 Politieke benadering: De vraag is, wat politiek interessant is. De uitkomst daarvan loopt dwars door alle programma’s en budgetten heen. Door het aantal programma’s - i.c. budgetten - te beperken, is het geheel niet complex en neemt de waarde van de verantwoording toe. Deze politieke vraag moet bij aanvang van de raadsperiode beantwoord worden door middel van een bestuurs- of collegeprogramma. Wat vindt de coalitie belangrijk? Wat wil zij bereiken? En voor wanneer kan hierdoor kort en bondig worden geformuleerd? Het nieuwe college geeft dit mee aan de ambtelijke organisatie om het adequaat door te vertalen in de programmabegroting (voor de raad) en productenbegroting (voor het college). Hierdoor zijn de (financiële) prioriteiten dan ook bekend. De eerste ontwerpbegroting6 is dan ook een testcase of het bestuurs- of collegeprogramma haalbaar is en of er nog rek aanwezig is voor meer of hogere ambities. 2.7.10 Prestatie-indicatoren Op het niveau van de productenbegroting van het college en op het niveau van de programmabegroting van de raad worden prestatie-indicatoren bepaald. Dit wil zeggen, de raad bepaalt prestatie-indicatoren op politiek-bestuurlijk niveau aan de hand van de politieke thema’s, als hiervoor bedoeld. Het college bepaalt de prestatie-indicatoren op uitvoerend niveau. Kortom, de programmabegroting bevat niet alle prestatieindicatoren. In het (burger-) jaarverslag verantwoordt het college zich aan de hand van de prestatie-indicatoren op politiek-bestuurlijk niveau. De prestatie-indicatoren op uitvoerend niveau worden door het college transparant gemaakt door deze informatief beschikbaar te stellen aan de raad (november), zo ook op welke wijze dit wordt doorvertaald in de (meerjaren)evaluatieprogramma van het college (dat ook ter kennisname wordt gebracht van de raad). Het college leidt deze documenten direct ter kennisname door naar de rekeningcommissie. Deze commissie adviseert hierover de raad desgewenst aan de hand van bevindingen. Omdat ook toezichthouders de prestaties van de gemeente bepalen, neemt deze commissie ook kennis van deze rapportages en adviseert de raad hierover desgewenst. 2.7.11 Rekeningcommissie De raad heeft een rekeningcommissie. Hierdoor kan de raad zich zelf concentreren op de inhoud van het raadswerk en de financieel-technische zaken aan deze commissie overlaten. De raad laat zich daarover - gevraagd en ongevraagd - adviseren door deze commissie. Hierdoor kan deze commissie de raad helpen bij het voorbereiden van de opiniërende gesprekken en besluitvormende debatten in verband met de (suppletoire) begroting en het doorgronden van de informatie van het college (door middel van nota’s). Deze commissie kan vooral de politieke vragen bij de (suppletoire) begroting achterhalen en onder de aandacht brengen van de raad. Immers, deze commissie is samengesteld uit enkel leden van de raad. 2.7.12 Algemene beschouwingen De algemene beschouwingen zijn een vast ijkpunt in de begrotingscyclus. Binnen de duale begrotingscyclus zijn zij opiniërend van aard, maar wel met een plus. Vanuit politiek standpunt wordt een reactie gegevens op de ontwerpbegroting, worden vragen en suggesties aan het college meegegeven en worden voorwaarden gesteld. Dat alles is input voor het college voor een begrotingsonderzoek. Het college rapporteert daarover de raad. Deze rapportage is mede input voor de besluitvorming - het slotdebat - om tot een begroting te komen.

6

Aangezien de gemeenteraadsverkiezingen in maart plaatsvinden, is de begrotingscyclus voor de begroting van het jaar daarop al begonnen (zie bijlage 3). Wijzigingen in het aantal programma’s in de begroting kan slechts ten dele plaatsvinden, afhankelijk van de complexiteit van de wijzigingen. Veelal is de omslag in het jaar daarna pas (volledig) mogelijk.

47

Evenals andere besluitvormende documenten behandelt de raad ook de (suppletoire) begroting in twee stappen, te weten eerst opiniërend en in de volgende vergadering besluitvormend. Dit in tegenstelling tot opiniërende stukken, die alleen opiniërend worden geagendeerd, en informatieve stukken, die in het geheel niet worden geagendeerd. Raadsleden hebben een palet aan raadsinstrumenten in interventies te plegen en het beleid (bij) te sturen. Ook al wordt een stuk alleen opiniërend behandeld, toch kan er reden zijn om naar aanleiding daarvan een motie in te dienen. Dit kan bij een opiniërend stuk en dus ook als toevallig de nota (begrotingsnota of voorjaars- of najaarsnota van het college) opiniërend is besproken. Hieraan ligt een politiek-strategische keuze ten grondslag, bijvoorbeeld om het proces te beïnvloeden voordat begrotingsonderzoek plaatsvindt naar aanleiding van de algemene beschouwingen. De motie kan ook later worden ingediend, als de begroting ter besluitvorming op de agenda staat. Normaalgesproken worden amendementen ingediend als een stuk ter besluitvorming op de agenda staat en tijdens het (slot)debat. Toch kan om politiek-strategische redenen al tijdens de opiniërende bespreking (in dit geval de algemene beschouwingen) worden gedreigd met een mogelijk amendement. Op dat moment kan zelfs het amendement al worden ingediend. Het amendement wordt dan samen met het ontwerpbesluit ter besluitvorming op de agenda gezet voor de volgende vergadering. Daardoor kan het college worden beïnvloed als zij bezig is met een begrotingsonderzoek naar aanleiding van de algemene beschouwingen. Het zijn wellicht uitzonderlijke situaties, maar vergadertechnisch gezien is het wel mogelijk.

3

SPECIFIEK

In dit hoofdstuk worden, zonodig, alle artikelen afzonderlijk toegelicht. Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd. Onder ‘aanhangig’ wordt verstaan ‘aan de orde’ of ‘in behandeling zijnd’. Nadrukkelijk wordt in dit artikel gesproken over griffie als synoniem voor een groep medewerkers. Met andere woorden, hiermee wordt geen griffie bedoeld in de zin van een organisatiebesluit. Het reglement is dusdanig opgesteld, dat deze bruikbaar is in beide situaties (zie verder de toelichting op de artikelen 118 en 119). Artikel 2 De voorzitter De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. De burgemeester heeft op grond van artikel 21 van de Gemeentewet het recht in de vergadering aan de beraadslagingen deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering. De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de raadsgriffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de gemeentesecretaris. Artikel 3 De raadsgriffier De hoofdverantwoordelijkheid van de raadsgriffier is de ondersteuning of zorg dragen voor ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet tot de taken van de gemeentesecretaris. De raadsgriffier is het aanspreekpunt voor alle raadsleden.

48

De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de raadsgriffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. Formeel wordt het presidium geïnformeerd, om praktische redenen blijft dit echter veelal beperkt tot alleen de voorzitter van de raad, ook lid van het presidium. Dit omdat hij de verlofkaart parafeert en zo ziektemelding veelal bij hem binnenkomt. In verband met artikel 22 van de Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de raadsgriffier aan de beraadslaging. Rechtspositionele bepalingen omtrent onder meer beëdiging en woonplaats zijn niet in dit reglement opgenomen, aangezien dat beter separaat geregeld kan worden in een apart raadsbesluit. Artikel 4 De wethouder Het artikel is een nadere uitwerking van artikel 21, tweede lid van de Gemeentewet. Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat wethouders door de raad worden uitgenodigd om bij een vergadering aanwezig te zijn. De dagelijkse praktijk is dat een wethouder altijd aanwezig is, ook al voert hij niet het woord. Daardoor is hij wel beschikbaar om alsnog op verzoek van de raad het woord te voeren. Dit conform een recente wetswijziging. De wethouders zijn dus altijd aanwezig en worden niet expliciet uitgenodigd. Het artikel geeft daarom ook de mogelijkheid om desgewenst een wethouder de toegang te weigeren.

Samenstelling raad Artikel 5 Toelating Het onderzoek van de geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Ingevolge artikel V4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil tussen de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad en die bij de vervulling van een tussentijdse vacature. De mogelijkheid van beroep bij de Raad van State tegen de beslissing tot toelating als lid van de raad, vervalt door het in werking treden van de Wet dualisering gemeentebestuur. Artikel 6 Onderzoek geloofsbrieven Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming. Bij deze brief moeten enkele in de Kieswet vereiste stukken worden gevoegd, waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te kunnen worden. Normaal gesproken vindt de raadsverkiezing plaats op een woensdag in maart. De eerste samenkomst van de raad in nieuwe samenstelling is op grond van artikel C4, tweede lid, Kieswet jo. artikel 18 van de Gemeentewet altijd op de donderdag in de daaropvolgende week, vallend binnen de periode 10 tot en met 16 maart (en in een schrikkeljaar tussen 9 en 15 maart). Dit betekent dat de oude raad tot uiterlijk de woensdag voorafgaand aan deze donderdag de tijd heeft om de geloofsbrieven te onderzoeken door als raad bijeen te komen. Als alle nieuw gekozen leden tijdens de eerste samenkomst in functie willen treden, is het zaak dat zij bij het uitreiken van de benoemingsbesluiten hun benoeming per omgaande aanvaarden en daarbij de door artikel V3 van de Kieswet vereiste stukken aan de (oude) raad toekomen met het oog op het onderzoek van de geloofsbrieven. Onderzoek van geloofsbrieven bij nieuwe raadsleden is niet van toepassing bij nieuw te benoemen externe leden van commissie of in bepaalde functies, ingesteld door de raad. Toch kan wel van een soortgelijke aanpak sprake zijn, door deze externen uit te nodigen bepaalde stukken te openbaren. Artikel 7 Beëdiging De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.

49

Gelet op de toelichting bij voorgaande bepaling, kunnen de nieuw gekozen leden worden beëdigd in de eerste samenkomst van de raad in nieuwe samenstelling. Wanneer fracties eigen personeel hebben (fractieassistenten) en/of een schaduwfractie ter ondersteuning van de fractie, dan wordt daarvan melding gemaakt bij de voorzitter, onder vermelding van de namen van deze personen. Bij de eerstvolgende vergaderingen worden zij opgeroepen om ook de tekst van de eed of verklaring en belofte af te leggen. Immers, ook zij kunnen kennis dragen van gevoelige informatie en zij zijn daarom gehouden aan de geheimhouding en het vertrouwelijk gebruik van informatie. Artikel 8 Verlies lidmaatschap In de Kieswet en de Gemeentewet wordt aangegeven waaraan lidmaatschap van de raad moet voldoen. De burgemeester handhaaft deze wetten en beslist. Daarmee heeft de wetgever nog geen interne gang binnen de gemeente aangegeven. Om zijn besluit draagvlak te geven en voorts voldoende onderbouwing op te leveren voor het te nemen besluit, laat de raad de burgemeester bijstaan door de Vertrouwenscommissie. Dit is een adviescommissie die geen bindend advies, maar alleen overwegingen mee geeft aan de burgemeester om tot een besluit te komen. Hierdoor bestaat ook de mogelijkheid om het betrokken lid niet alleen door de burgemeester te laten horen. In verband met de beoogde zorgvuldigheid, zeker omdat het een persoon betreft, en de commissie en de burgemeester de ruimte te geven om tot een advies en een besluit te komen, doet de raad als geheel en doen individuele raadsleden geen uitspraak, noch in noch buiten een vergadering. Artikel 9 De fracties In een aantal gevallen blijkt behoefte te bestaan aan een regeling van wat onder een fractie moet worden verstaan. De Gemeentewet kent een dergelijk begrip niet, maar gaat onder andere in artikel 33, tweede lid, wel uit van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen. In veel gemeenten bestaan regelingen ten aanzien van vergoedingen aan fracties en voor onder meer faciliteiten voor fracties en fractieassistentie. In deze nadere regelingen kan nu worden aangesloten bij het in het RvO opgenomen fractiebegrip. Na het vaststellen van de uitslag van de verkiezingen vindt de eerste zitting van de raad plaats. Bij de aanvang van deze zitting worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die boven haar kandidatenlijst stond. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat er geen aanduiding boven de kandidatenlijst van een bepaalde fractie stond. In dat geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee. In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. Het beëindigen van de zitting in de raad kan verschillende oorzaken hebben. Raadsleden kunnen ongeneeslijk ziek zijn, een conflict met hun fractie hebben, te weinig tijd hebben voor het raadswerk en zo zijn er nog vele redenen denkbaar. In dat geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit mede aan de voorzitter.

Vergaderingen Algemeen: Artikel 10 Driehoeksoverleg Dit is geen commissie in de zin van de Gemeentewet (zie toelichting bij artikel 63). Vanwege hun ambt komen de burgemeester, gemeentesecretaris en raadsgriffier functioneel bijeen. Daarnaast kennen zij ook, om dezelfde functionele reden, (ad hoc) bilateraal overleg. Dit driehoeksoverleg vindt plaats in het belang van goed verkeer tussen de bestuursorganen in verband met het goed functioneren van de bestuursorganen afzonderlijk en als geheel (als gemeentebestuur) en om daarbij ieders bestuursorganen adequaat te kunnen ondersteunen en bijstaan.

50

Artikel 11 Presidium Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium monitort de algemene gang van zaken binnen het bestuursorgaan raad en vanuit deze bevindingen wordt de raad desgewenst geadviseerd. Immers, de werkwijze van de raad en dit reglement zijn aandachtspunten voor de commissie voor de werkwijze. De commissie adviseert de raad daarover. Als het gaat om het functioneren van de griffie, is dat een aandachtspunt voor de commissie voor toezicht op de griffie. Met dit artikel wordt ingespeeld op toekomstige bestuurlijke veranderingen. Het is ook geschikt voor de huidige bestuurlijke inrichting van het gemeentebestuur. Het gaat hierbij in het bijzonder om veranderingen waardoor het college en de raad eigen voorzitters hebben. Het is vanzelfsprekend dat de voorzitter van de raad ook voorzitter is van het presidium. Artikel 12 Ondersteuning Hiermee wordt invulling gegeven aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Interne regels zijn niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Ook het principe van inkoopmodel, zoals deze binnen de gemeentelijke organisatie wordt gehanteerd, is derhalve bij het ondersteunen van raadsleden niet van toepassing. Hiermee wordt voorkomen dat de omvang van de financiële steun voor fracties significant moet toenemen. Wel kunnen quota per dienstjaar en per fractie worden ingesteld op basis van arbeidsuren. Het presidium doet daartoe een voorstel aan de raad. Het meest opvallend is de centrale rol van de raadsgriffier. De raadsgriffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de raadsgriffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de raadsgriffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de raadsgriffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. De raadsgriffier vervult daarmee ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, kan de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie Dualisme en Lokale Democratie adviseerde ook al om de burgemeester een dergelijke rol te geven. Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijker scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden van de raad en van het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand ‘stil’ moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom moet een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de gemeentesecretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de raadsgriffier. Dat de raad nu beschikt over een raadsgriffier met griffie, betekent niet dat er geen behoefte meer is aan bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van regelingen, blijft een beroep

51

op deze organisatie dan ook nodig. Voor beperkte activiteiten kan volstaan worden met een beroep op de voorzitter of de raadsgriffier, zoals bij amendementen, moties en verzoeken tot inlichtingen. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behoren tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Er is geen bepaling opgenomen voor die gevallen, waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing moet worden gebracht. Ook in het organisatiebesluit en voorheen de instructie voor de raadsgriffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen, zoals door middel van dit reglement. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De raadsgriffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. Op grond van dit artikel is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze moet beslissen of het een verzoek betreft, als bedoeld in dit artikel. Beoordeling of een weigeringgrond zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In dit artikel wordt aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de raadsgriffier (en zo nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 van de Gemeentewet). De volgende weigeringgronden kunnen aan de orde zijn: - het raadslid heeft niet aannemelijk gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad - de bijstand kan het belang van de gemeente kan schaden - het raadslid heeft al volledig gebruik gemaakt van het hem op grond van dit artikel beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand Ook als - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd. De burgemeester is daarvoor, gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur, de meest aangewezen instantie. Wel moet het betrokken raadslid of de raadsgriffier hierover eerst overleg voeren met de gemeentesecretaris. Door aan ieder raadslid – en daarmee aan een fractie – een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen, is een extra garantie dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing, als bedoeld in artikel 113 van dit reglement. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Het gaat om een kan-bepaling. Een begrenzing wordt ingevoerd als de raad tot de conclusie komt dat de vraag om ambtelijke bijstand omvangrijk is en blijft toenemen. Het register dat kan worden bijgehouden, maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen. In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat het college op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de gemeentesecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

52

Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim blijft. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is in dit artikel bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie, ook al werkt hij onder supervisie van de raadsgriffier. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak als ambtenaar. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, heeft het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken, echter niet op inhoudelijke en politieke gronden. Met opzet wordt gesproken in termen van ‘stil houden’. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies vertrouwelijk wordt behandeld. In dat geval worden de voorzitter, gemeentesecretaris en raadsgriffier hiervan op de hoogte gesteld. De vraag is echter of individuele leden van de raad geheimhouding aan medewerkers binnen de ambtelijke organisatie kunnen opleggen bij verzoeken van ambtelijke bijstand. De minister was van menig dat dit niet kan. Hij voert hiervoor twee argumenten aan: 1. De geheimhoudingsbepaling is juridisch niet houdbaar. Het opleggen van geheimhouding is een zwaar middel. Daarom is een wettelijke basis vereist. Deze is in die situatie niet aanwezig. 2. Geheimhouding kan leiden tot onwenselijke situaties. Het college is verantwoordelijk voor zijn eigen ambtenaren. Dat raadsleden iets te zeggen krijgen over deze ambtenaren, leidt tot een vreemde constructie. Wel bestaat de mogelijkheid dat een raadslid bij een verzoek om ambtelijke bijstand het college om vertrouwelijkheid verzoekt. Het is aan het college om hier wel of niet aan mee te werken. Uit hoffelijkheid doet het college dit. Het grootste deel van de ambtelijke bijstand wordt bij een normale politieke vertrouwensbasis via het college verleend. Een raadslid dat onder omstandigheden vertrouwelijke ambtelijke bijstand noodzakelijk acht, kan volgens de minister - als het college daaraan niet wil meewerken - een beroep doen op de fractieondersteuning of de griffie. Een raadslid kan de eerste groep niet rechtstreeks verzoeken tot geheimhouding, de tweede groep kan hij wel om geheimhouding vragen. Het vaststellen van dit reglement, in verband met dit artikel, is een aangelegenheid van de raad, zoals voorheen ook met de Verordening Ambtelijke Bijstand. De raad regelt immers ten principale het wettelijke recht. Zowel in de oude verordening als in deze bepaling in het reglement wordt echter op hoofdlijnen wel geregeld hoe de raad om ambtelijke bijstand kan verzoeken en hoe deze wordt verleend. De ondernemingsraad speelt daarin als belangenbehartiger van de medewerkers een rol, zij het dat hij nooit deze bepaling of desbetreffende verordening kan tegenhouden. De wijze waarop vervolgens de ambtelijke bijstand geregeld wordt, is dan ook een samenspel van de raad en de raadsgriffier, het college, de gemeentesecretaris annex algemeen directeur en de ondernemingsraad. Immers, de wijze waarop ambtelijke bijstand wordt verleend, raakt de medewerkers in de ambtelijke organisatie direct. Het is daarom van belang hierover met de ondernemingsraad overleg te voeren. Het gaat hier echter niet om een organisatiewijziging, waarover in beginsel de ondernemingsraad adviesrecht heeft. Het gaat ook niet om het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling betreffende het sociaal beleid, waarover de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft. De ondernemingsraad heeft wel het recht om te overleggen, maar er is geen bijzondere bevoegdheid aan de orde. Met andere woorden, de grondwettelijke positie van de raad is hier niet in het geding. De wetgever heeft in artikel 46d, onderdeel b, van de Wet op de ondernemingsraden (Wor) wel het politieke primaat geregeld. Het politieke primaat houdt in de publiekrechtelijke vaststelling van taken van i.c. de gemeente en onderdelen daarvan en het beleid ten aanzien van die taken en de uitvoering daarvan. Echter, wanneer deze publiekrechtelijke vaststelling van taken, beleid en uitvoering gevolgen heeft voor de werkzaamheden van de medewerkers, heeft de ondernemingsraad adviesrecht over die gevolgen. In dat geval gaat het

53

echter niet om een taak van de gemeente (globaal gezegd: de taken op grond van diverse wetten in de sfeer van medebewind), maar om het organiseren van ambtelijke bijstand om de werkzaamheden als raad zo goed mogelijk uit te kunnen oefenen. Planning en agendering: Artikel 13 Agendavorming De voornaamste taak van de agendacommissie is de raad te ondersteunen bij het organiseren van de raadsprocessen. De raad is hiervoor zelf verantwoordelijk als zelfstandig bestuursorgaan. Deze ondersteuning bestaat uit het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Dit door het ontwerpen van een voorlopige agenda voor de eerstvolgende vergadering van de raad. Verder adviseert deze commissie de raad ten aanzien van het beheren van de termijnagenda. In verband met mogelijke consequenties voor de ambtelijke organisatie, kan de agendacommissie de gemeentesecretaris als adviseur bij een vergadering uitnodigen. De raadsgriffier is hierbij altijd aanwezig. Artikel 14 Vergaderfrequentie Ingevolge artikel 17 van de Gemeentewet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en verder als de burgemeester het nodig oordeelt of als ten minste een vijfde deel van het aantal raadsleden schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. Hoewel de agenda een vierluik is, worden per onderdeel van de vergadering geen eindtijdstippen gehanteerd. Het streven is om het eindtijdstip van 22.00 uur te gebruiken om tot afronding van een vergadering te komen, als de vergadering inderdaad om 19.00 uur begint. De ervaring leert dat een vergadering van drie uur voldoende vraagt van de aanwezigen. Artikel 15 Oproep Raadsleden horen op tijd op de hoogte te worden gebracht van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Tegelijkertijd krijgen zij ook de voorlopige agenda en de stukken toegestuurd. Het artikel is ruim geformuleerd. Hierdoor kan de oproep schriftelijk uitgaan, maar ook digitaal per e-mail of per telefax. Artikel 16 Agenda De agendacommissie bepaalt in zijn overleg hoe de agenda eruit komt te zien. Dit is echter een voorlopige vaststelling van de agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente is het niet altijd mogelijk om twee weken voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de ‘waan van de dag’. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda vaststellen. Dit kan echter tot slechts uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Overigens wordt van deze ruimte weinig gebruikgemaakt, gelet op de frequentie waarmee raadsvergaderingen plaatsvinden op grond van artikel 14 van dit reglement. Het heeft ook tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Zij kunnen echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda. Het artikel vloeit ook voort uit de verplichting van het college om de raad van voldoende informatie te voorzien. Als de raad niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp, dan is het niet verantwoord dat de raad zich op hoofdlijnen over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval heeft de raad de mogelijkheid het onderwerp naar een commissie te verwijzen of aan het college nadere inlichtingen of advies te vragen.

54

Het artikel regelt dat ook op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter, de raad de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen. Artikel 17 Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Ook is de mogelijkheid van plaatsing op het internet toegevoegd. De publicatie is vooral een actieve en uitnodigende manier van formuleren om de betrokkenheid van burgers te vergroten. Dit geldt ook bij de raadscommissie conform artikel 82 van de Gemeentewet (zie artikel 63 van dit reglement). Dit wil zeggen, artikel 17 van het RvO is derhalve ook van toepassing op de bijzondere commissies conform artikel 82 van de Gemeentewet. De wetgever is hierover niet duidelijk, hooguit wordt geappelleerd aan transparantie. De gemeenten hebben niet beoogd dat openbare kennisgeving ook van toepassing is op bijzondere commissies conform artikel 82. In het algemeen wordt in dezen transparantie uitgelegd als ‘het openbaar maken van de agenda en vergaderstukken van deze categorie bijzondere commissies, tenzij de inhoud valt onder artikel 25 van de Gemeentewet’. Hierbij wordt aansluiting gevonden bij de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Immers, de agenda, verslagen van besprekingen en vergaderstukken vallen onder de werkingskracht van de WOB. Hierbij wordt gebruikgemaakt van het systeem waarmee ook de stukken van de raad via internet openbaar worden gemaakt. Voorbereiding: Artikel 18 Ter inzage leggen van stukken In dit artikel gaat het, naast de geheime stukken, om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan vaak in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (onder meer ambtelijke adviezen en toelichtende nota's). Kortom, het achterliggende dossier. Dat vraagt wel om een geschoond en vooral een geordend dossier met een leeswijzer. Dit artikel heeft ook betrekking op alle stukken van commissies. Hierdoor kunnen leden dan de raad monitoren wat zich afspeelt binnen deze commissies. Ten minste wordt een fysiek exemplaar van de agenda en de vergaderstukken ter inzage gelegd voor het publiek in het gemeentehuis en op enkele andere locaties in de gemeente. Dit zijn altijd afschriften. De griffie bewaart de originele exemplaren. Artikel 19 Indienen amendementen Amendementen zijn inhoudelijk gezien altijd gericht aan de voorzitter. Dit betekent nog niet dat het amendement qua postrouting ook via de voorzitter gaat. De griffie fungeert als postbus voor de voorzitter. Als het amendement tijdens de beraadslagingen wordt ingediend, dan wordt deze door het lid tijdens de vergadering overhandigd aan de voorzitter. Alle ontvangen amendementen - ook tijdens de beraadslagingen - worden door de voorzitter getoetst voordat deze worden vrijgegeven voor dubliceren en verspreiding door de griffie en onderdeel zijn van de beraadslagingen. De raadsgriffier adviseert hierbij. Een amendement is ontoelaatbaar als het een strekking heeft die tegengesteld is aan die van het ontwerpraadsbesluit of als er tussen de materie van het amendement en die van het ontwerpraadsbesluit geen rechtstreeks verband bestaat. Een amendement wordt geacht toelaatbaar te zijn zolang de raad het niet ontoelaatbaar heeft verklaard. Een daartoe strekkend ontwerpraadsbesluit wordt, zo nodig met onderbreking van de orde, gedaan door hetzij de voorzitter, hetzij een van de leden.

55

Artikel 20 Voorbereiding hoorzitting Met dit artikel beoogt de raad om tijdens bestuurlijke processen zorgvuldig om te gaan met de belangen en inbreng van burgers en organisaties. Immers, als de raad officieel een hoorzitting organiseert, door hiervoor een commissie in te stellen die de raad vervolgens adviseert over de inbreng tijdens hoorzittingen, wekt dit echter ook verwachtingen. Daarom worden de leden van de raad verzocht om amendementen al in te dienen voordat een voorstel door of namens de raad met burgers en organisaties wordt besproken. Hierdoor kunnen deze burgers en organisaties ook al reageren op de inbreng van raadsleden door middel van deze amendementen. Een voorwaarde is wel, dat op dat moment de inzichten bij alle fracties aanwezig zijn om al met amendementen te komen. De leden van de raad houden de mogelijkheid tot aan de stemming in de raad over het voorstel amendementen in te dienen. Het is aan het desbetreffende raadslid om uitleg daarover te geven richting burgers en organisaties. Artikel 21 Ingekomen stukken Omtrent de (aan de raad gerichte) ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, moet dit op gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Opgemerkt wordt, dat stukken die expliciet zijn gericht aan een raadscommissie conform de artikelen 82 en 83 van de Gemeentewet, ook worden geplaatst op de lijst met de ingekomen stukken, met het standaard advies dat deze ter kennisname zijn en direct zijn doorgeleid naar de desbetreffende commissie. Stukken die zijn gericht aan een commissie conform artikel 84 van de Gemeentewet komen niet voor op de lijst met ingekomen stukken en worden direct overhandigd aan de betreffende commissie. Werkwijze: Artikel 22 Advisering Het is verstandig om ten minste eenmaal per jaar expliciet stil te staan bij de werkwijze van de raad en dit reglement. Gaandeweg kan dit reglement worden verbeterd en ook aangepast aan de hand van landelijke ontwikkelingen, zoals wijziging wet- en regelgeving en circulaires met opvattingen van de minister of met informatie via het ministerie en nieuwe modellen van het VNG. Deze toets wordt opgedragen aan de commissie voor de werkwijze, waarin alle fracties zijn vertegenwoordigd. Hierdoor wordt maximaal draagvlak binnen de raad gecreëerd, zeker gelet op artikel 123 van het RvO. Dit artikel is niet van toepassing op het werkdocument ‘Werkwijze raad’. Overigens, de focus van deze commissie blijft niet beperkt tot alleen deze werkwijze en dit reglement. Ook besluiten die voortvloeien uit dit reglement, vallen binnen de scope van deze commissie. Het gaat om de samenhang van de delen om als raad goed te kunnen functioneren. Artikel 23 Instructies Dit artikel is een nadere uitwerking van voorgaand artikel. Immers, niet alles is in detail te ondervangen in een werkdocument en een reglement. Door middel van instructies kan de raad, bij monde van de commissie voor de werkwijze, nauwkeurig aangeven wat de wensen zijn om als bestuursorgaan goed te functioneren. Deze instructies hebben een bindende werking voor het college door middel van een raadsbesluit, dat is voorbereid door de commissie voor de werkwijze. Om tot dat advies te komen, wordt hoor en wederhoor toegepast. Uitgangspunt is dat, qua opzet van een raadsstuk, onderscheid wordt gemaakt tussen informerende, opiniërende en besluitvormende stukken. De eerste categorie stukken wordt op de lijst met ingekomen stukken geplaatst, de twee laatste categorieën zijn stukken die worden geagendeerd. Elke type stuk stelt

56

specifieke eisen aan het document. In elk geval zijn alle stukken kort en bondig geformuleerd vanuit de optiek van de raad. Artikel 24 Vergadering Door tweemaal per maand te vergaderen, kan de doorlooptijd van een vergadering kort worden gehouden. Uiteraard behoudt de raad de vrijheid om per vergadering vooraf een andere aanvangstijd te hanteren, mits dit vooraf wordt gepubliceerd. Het reglement bevat geen harde sluitingstermijn. Het nagestreefde sluitingsmoment is 10.00 uur. Wil de raadsvergadering voor het publiek attractief zijn, dan moet het geen lange zit worden. Voor het publiek en de raadsleden moet het ook niet te laat worden, omdat zij de volgende dag andere verplichtingen hebben. De agenda is een vierluik. Deze luiken omvatten de volgende agendapunten: - algemeen, te weten: opening en vaststelling agenda - informatief, te weten: insprekers, besluitenlijst, lijst met ingekomen stukken, termijnagenda, interpellaties, vragenuur, inlichtingen college en rondvraag - opiniërend, te weten: alle stukken, die opiniërend worden besproken. - besluitvormend, te weten (achtereenvolgens): (initiatief-) voorstellen met debat; (initiatief-) voorstellen zonder debat en moties vreemd aan de orde. Deze opzet van de vergadering biedt ook de mogelijkheid voor de behandeling van burgerinitiatieven, als de raad daartoe een verordening vaststelt. Burgerinitiatieven zijn zonder meer voorstellen met debat. Bij het agenderen van voorstellen gelden ongeschreven voorrangsregels. Deze houden in dat eerst burgerinitiatieven worden behandeld, daarna initiatiefvoorstellen en tot slot voorstellen van het college. De opzet van de agenda biedt de mogelijkheid om elk vergaderblok af te sluiten met een korte schorsing. Dit is facultatief. De voorzitter doet daartoe een voorstel. De schorsing biedt het publiek en de raadsleden gelegenheid om in gesprek te gaan. De voorkeur van de raad is dat aan het begin van de vergadering zaken aan de orde komen met een hoog attractief gehalte voor het publiek. Daarna behandelt de raad de overige zaken. Zo kan het publiek tijdig vertrekken als zij dat wil. Dit is in de praktijk echter niet werkbaar. Hierdoor lopen informatieve, opiniërende en besluitvormende zaken door elkaar heen. Dit neemt niet weg dat de opzet van de vergadering altijd ad hoc anders kan als er een onderwerp aan de orde is, dat maatschappelijk veel beroering heeft veroorzaakt en veel publiek doet verschijnen. De raadsleden worden verzocht om zoveel mogelijk de technische vragen c.q. feitelijke vragen buiten de vergadering te houden. Hiertoe hebben zij de nodige instrumenten, te weten: - mondelinge vragen aan een ambtenaar of lid van het college (face-too-face, per e-mail of telefonisch of per fax) - schriftelijke vragen - verzoek tot inlichtingen van het college - ambtelijke bijstand Het verzoek om inlichtingen van het college wordt ingediend door een raadslid. Het vaste agendapunt ‘inlichtingen college’ geeft het college de mogelijkheid om op eigen initiatief de raad mondeling te informeren. Het gaat dan om korte mededelingen. Ook het college wordt verzocht deze informatie uit eigen beweging zoveel mogelijk schriftelijk buiten de vergadering om te verstrekken, maar deze informatie wel te publiceren in verband met transparantie. Opiniërende stukken zijn aan de orde als er geen besluit hoeft te worden genomen, maar er wel behoefte is om van gedachten te wisselen over onder andere: - alternatieven, voordat een voorstel ter besluitvorming wordt ingediend - het raadsproces, bijvoorbeeld, aan de hand een startnotitie Hoewel er geen sprake is van besluitvorming, bestaat er wel de mogelijkheid om door middel van een motie een raadsuitspraak te doen.

57

Artikel 25 Sluitingstermijn stukken Beraadslagingen hebben meerwaarde als de leden van de raad in staat zijn geweest zich tijdig voor te bereiden en kennis te nemen van de achterliggende informatie. Het reglement bevat daartoe een waarborg. Namelijk, tien dagen voor aanvang van een vergadering ontvangen de raadsleden de stukken en ligt het onderliggende dossier ter inzage. Hierbij speelt mee dat er tussen raad en college afspraken bestaan op basis van een termijnagenda, die per raadsvergadering wordt vastgesteld. Deze vaststelling biedt de raad de mogelijkheid om haar eigen agenda te organiseren en biedt de raad en het college de mogelijkheid om elke keer nadere afspraken te maken. Verder speelt mee dat de raad tweemaal per maand bijeenkomt. Hierdoor blijven stukken niet een maand liggen. Wat alsnog wordt nagestuurd door middel van een aanvullende agenda - i.c. herziene ontwerpagenda - heeft dan terecht het predikaat ‘spoed’. Dat het spoed is, wordt door het college verwoord, zodat ook wordt aangegeven waarom het college niet in staat was dit eerder te leveren. Het is uiteindelijk aan de raad om de definitieve agenda vast te stellen of zaken te plaatsen op de komende ontwerp-agenda voor de eerstvolgende vergadering dan wel de termijnagenda aan te passen. Orde der vergadering: Artikel 26 Moties vreemd van de dag Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp, vindt aan het einde van de vergadering plaats. Deze motie kan direct in stemming worden gebracht als er geen behoefte is aan beraadslagingen. Tijdens de beraadslagingen is er ook ruimte voor het stellen van vragen. Artikel 27 Voorstel van orde De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Als het gaat om een niet geagendeerd voorstel, als bedoeld in artikel 83 in dit reglement. Artikel 28 Presentielijst De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen, daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet. Artikel 29 Zitplaatsen De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen. Wel consulteert – voordat overleg in het presidium plaatsvindt – de voorzitter de fractievoorzitters als forum in verband met draagvlak voor een mogelijke schikking van de fracties in de raadszaal. Artikel 30 Spreekplaats Ten aanzien van interruptiemicrofoon(s) is dit artikel ruim geformuleerd. Hierdoor is het niet afhankelijk van de opstelling van de zitplaatsen in en de inrichting van de raadzaal. Het artikel varieert van één of meer staande interruptiemicrofoon tot interruptiemicrofoons op het werkblad bij de zitplaatsen van de raadsleden. In beginsel vragen interrupties om een actieve houding door staand te spreken. Artikel 31 Spreekregels Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 32 Opening vergadering De vergadering kan beginnen, als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend.

58

Artikel 33 Quorum Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering als het vereiste aantal leden niet komt opdagen. Artikel 34 Primus bij hoofdelijke stemming Praktisch gezien verdient het de aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering. Deze volgorde geldt voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing. Uiteraard is ook hier afwijking mogelijk, bijvoorbeeld door te bepalen dat pas op het moment van stemming de primus wordt bepaald. Artikel 35 Deelname aan beraadslagingen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (bijvoorbeeld de voorzitter van de deelgemeenteraad aan de beraadslaging over deelgemeente-aangelegenheden. Of, bijvoorbeeld, de Commissaris van de Koningin). De aanwezigheid van de gemeentesecretaris is in een duaal stelsel niet vanzelfsprekend. Als de raad of een commissie het wenselijk acht dat de gemeentesecretaris bij een vergadering aanwezig is, moet de raad of commissie het college verzoeken de gemeentesecretaris aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Het college is immers zijn werkgever. Ook deze bepaling geldt voor zowel openbare als besloten vergaderingen. Op basis van dit artikel kan de raad of commissie ook andere ambtenaren aan de beraadslagingen laten deelnemen, ook hiertoe moeten zij een verzoek aan het college doen. In beide gevallen behoeft het college het verzoek niet te honoreren, maar wel met opgave van reden. Artikel 36 Aantal malen het woord voeren Het stellen van vragen moet als een spreektermijn worden beschouwd. De voorzitter honoreert een verzoek van een raadslid om na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven niet. Als de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, dan kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp. Artikel 37 Spreektijd Dit artikel betreft een kan-bepaling. In de praktijk betekent dit dat sporadisch van deze clausule gebruik wordt gemaakt omdat leden van de raad zichzelf al beperken tot de hoofdlijnen in het debat. Deze clausule is slechts een hulpmiddel voor de raad om een debat nader te organiseren, als daaraan behoefte is. De agendacommissie kan daarvoor door middel van een ontwerp-agenda een advies geven aan de raad. De raad kan voor behandeling van een onderwerp maximale spreektijden vaststellen per fractie met inachtneming van de omvang van de fractie, en voor de leden van het college. Daarbij kan ook worden bepaald dat beraadslaging wordt beperkt tot één termijn. Artikel 38 Geluid- en beeldregistratie Dit artikel spreekt voor zich. Hieraan wordt toegevoegd, dat de gemeente zelf ook aan geluidsregistratie en (op termijn wellicht) beeldregistratie doet van de vergadering en kostenloos beschikbaar stelt via internet door middel van een openbaar domein. Artikel 39 Mobiele telefoons en dergelijke Dit artikel behoeft geen toelichting.

59

Artikel 40 Schorsing en sluiting vergadering Dit artikel spreekt voor zich. Zo mogelijk doet de voorzitter dit na ruggespraak met het presidium. Hoe dan ook, de burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid (van ook raadsleden). Artikel 41 Afwijking van onderwerp Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 42 Herhaaldelijk interrumperen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 43 Waarschuwing Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 44 Ontnemen van het woord Dit artikel behoeft geen toelichting. Hieraan wordt toegevoegd, dat het schenden van de geheimhouding, zeker na een waarschuwing van de burgemeester, strafbaar is en leidt tot aangifte. Daarmee wordt het voorval aan het Openbaar Ministerie voorgelegd en vervolgens voorgelegd aan een rechter. Artikel 45 Uitsluiting De bevoegdheid van de voorzitter om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Artikel 23 is slechts een aanvulling op de Gemeentewet. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring. Deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune, wordt verwezen naar artikel 46 van dit reglement. Artikel 46 Beroep Dit artikel behoeft geen toelichting. De beslissing van de voorzitter is onherroepelijk. Wel kan betrokken lid hierover de Commissaris van de Koningin benaderen. Ook dat leidt niet tot herroeping van het genomen besluit. Betrokken lid kan zich hooguit beklagen over het gedrag van de voorzitter. Beraadslagingen: Artikel 47 Volgorde sprekers Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 48 Interrupties De volgorde van sprekers bij interrupties begint bij de fractie die, ten aanzien van het onderwerp, het minst gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid tot interrumperen. Wel wordt hieraan toegevoegd dat dit artikel in beginsel berust op het zelf handhaven van dit artikel, door voorrang te verlenen aan een ander lid. De rol van de voorzitter is additioneel en coachend. Artikel 49 Beraadslaging Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen, wordt over een voorstel, dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen.

60

Als de schorsing aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 36). Artikel 50 Indienen moties bij onderwerp Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard) of het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht. Een motie heeft dus geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken. Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt, dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft. Een lid dat het woord voert, kan daarbij motie(s) indienen bij de voorzitter. Een motie wordt gewoonlijk niet in de eerste termijn ingediend. Maar dit kan wel, om politiek-strategische redenen. Artikel 51 Indienen amendementen Raadsleden kunnen tijdens de vergadering wijzigingssuggesties op het voorstel indienen, de zogeheten amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn op dit amendement een wijzigingsvoorstel in te dienen, het subamendement. Een raadslid kan een (sub)amendement indienen op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Als (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 36). Voor wat betreft de stemming over amendementen, wordt verwezen naar de artikelen 52 en 56. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, als die is aangenomen aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard. Een voorstel inhoudend om een geagendeerd ontwerp raadsbesluit in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming plaatsvindt, is geen amendement, maar een voorstel tot orde, als bedoeld in dit reglement. Artikel 52 Overnemen amendementen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 53 Stemverklaring Stemverklaringen moeten kort zijn en mogen niet het karakter hebben van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. Stemverklaringen worden alle gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden tot de stemming begint. Artikel 54 Beslissing Deze bepaling beoogt niet meer, dan vast te leggen dat ook nog een beslissing over het voorstel (als een amendement is aangenomen, in zijn geamendeerde vorm) moet worden genomen.

61

Stemming: Artikel 55 Algemene bepalingen over stemming Als een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet zo’n stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. De regeling in het tweede lid kan van toepassing zijn als de uitkomst van de stemming vooraf duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 34. Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Als de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen. Artikel 56 Stemming over amendementen Een amendement komt in stemming, voorafgaande aan de stemming over het voorstel. En, het subamendement komt in stemming voordat het amendement in stemming komt. Hierdoor zijn twee trajecten aan de orde. Per traject geldt vervolgens, dat de (sub)amendementen in een bepaalde volgorde in stemming worden gebracht, namelijk: - op basis van beslispunten of artikelen in het ontwerpbesluit of amendement - vervolgens per beslispunt of artikel op basis van verstrekkendheid, inhoudelijk gezien In verband met een goed verloop: - doet de voorzitter een voorstel, echter leden van de raad kunnen dit muteren met instemming van de raad door middel van een ordevoorstel, als bedoeld in dit reglement - moet het ontwerpbesluit expliciet geformuleerde beslispunten, al dan niet artikelsgewijs, bevatten. De raadsgriffier ziet hierop toe, en informeert en adviseert de agendacommissie hierover. Artikel 57 Stemming over moties Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit. Over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het tweede lid niet van toepassing. Gewoonlijk wordt eerst het ontwerpbesluit – al dan niet geamendeerd – in stemming gebracht en daarna de aanhangige motie. Het artikel biedt echter de indiener van de motie de mogelijkheid om een andere volgorde voor te stellen. Het is aan de raad om dit te bepalen aan de hand van het voorstel van de indiener. Het voorstel van de indiener heeft het karakter van een ordevoorstel, als bedoeld in dit reglement. Artikel 58 Stemming over personen De Gemeentewet geeft aan dat over benoemingen (niet ontslag) van personen of het opstellen van een voordracht of aanbeveling schriftelijk wordt gestemd (artikel 31 van de Gemeentewet). Een voordracht is voor de raad bindend. De raad heeft slechts keus tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan de raad mag afwijken. Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe zittingsperiode) kan een gecombineerd stembiljet worden ontworpen. In het zesde lid wordt aangesloten bij het bepaalde in artikel 30 van de Gemeentewet. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld en daarom wel in dit reglement.

62

Artikel 59 Herstemming over personen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 60 Beslissing door het lot Dit artikel behoeft geen toelichting. Nazorg: Artikel 61 Bekrachtiging Conform de Gemeentewet worden alle besluiten van de raad bekrachtigd door de voorzitter en de raadsgriffier. Daartoe behoren ook de afzonderlijke (sub)amendementen en moties, zoals deze in stemming zijn gebracht. Dit artikel voegt als zodanig niets toe aan de Gemeentewet. Wel wordt de periode, waarbinnen deze bekrachtiging praktisch gezien geschiedt, niet aangegeven en niet gemaximaliseerd. De intentie is dat de stukken binnen twee werkdagen na de vergadering zijn getekend. Zo mogelijk worden de besluiten al aan het einde van de vergadering bekrachtigd of bij aanvang van de dag na de vergadering. Echter, er zijn omstandigheden dat dit niet mogelijk is. Het uitgangspunt is dat de besluiten op korte termijn worden bekrachtigd. Opgemerkt wordt dat de voorzitter het besluit pas tekent nadat deze is bekrachtigd door de raadsgriffier. De raadsgriffier verifieert of de stukken juist zijn, zoals deze aan de raad zijn voorgelegd en zijn behandeld. In tegenstelling tot de voorzitter parafeert de raadsgriffier alle bladzijden van het stuk als waarborg. Dit geldt overigens bij alle vergaderstukken in verband met behoud van de authenticiteit van het ontvangen en/of behandeld stuk. Het zijn deze getekende en geparafeerde stukken die in het centraal gemeentelijk archief worden gedeponeerd. Hiermee bevat het dossier een transparante weergave van de besluitvorming, zoals de wetgever het beoogt. Dit betekent dat stukken die bij de griffie binnenkomen ook getekend moeten zijn. Zo niet dan worden deze geretourneerd naar de afzender en wordt het stuk beschouwd als niet-ontvangen (zie mede artikel 86 in dit reglement). De bekrachtigde besluiten worden door de griffie overhandigd aan de gemeentesecretaris. De daarop betrekking hebbende vergaderstukken worden door de griffie ter archivering aangeboden aan het centaal gemeentelijk archief. Onder verantwoordelijkheid van het college zorgt de gemeentelijke organisatie voor het vervolgens consolideren van deze besluiten. Dit wil zeggen dat de amendementen in het besluit worden verwerkt. Het geconsolideerde besluit wordt gepubliceerd op het moment dat door het college als juist wordt bepaald. Er is een verschil in publicaties. Enerzijds is er de formele publicatie van raadsbesluiten door het college en anderzijds is er de materiële publicatie door middel van een beschrijving van de beraadslagingen door de griffie. Het laatste vindt plaats kort na de betreffende vergadering in het licht van het vergroten van de betrokkenheid van de burger bij de publieke zaak. Als het raadsbesluit vatbaar is voor bezwaarschriften, wordt in deze materiële publicatie aangegeven dat de formele publicatie later plaatsvindt. Artikel 62 Vastlegging vergadering Door middel van geïndexeerde voice-over zijn de beraadslagingen integraal via internet beschikbaar (en op termijn inclusief image-over). In verband daarmee wordt wel een besluitenlijst opgesteld, een lijst met toezeggingen bijgewerkt en de termijnagenda geactualiseerd. Aan de besluitenlijst worden moties en amendementen toegevoegd die tijdens de vergadering zijn ingediend of bij de griffie zijn binnengekomen na het verzenden van de voorlopige agenda. De voice-over en besluitenlijst zijn digitaal geïntegreerd. Met de commissie voor de werkwijze wordt de opzet van de besluitenlijst in het algemeen afgestemd. Conform artikel 82 van de Gemeentewet (zie artikel 63 van dit reglement) is dit artikel in het reglement ook op de raadscommissie van toepassing. Dit wil zeggen, artikel 62 van het RvO is daarmee ook van toepassing op de bijzondere commissies conform artikel 82 van de Gemeentewet. Alleen er is geen sprake van een voice-over en een besluitenlijst, maar wel van een afsprakenlijst. Er wordt gebruikgemaakt van het

63

systeem waarmee ook de stukken van de raad via internet openbaar worden gemaakt. De wetgever is hierover niet duidelijk, hooguit wordt geappelleerd aan transparantie. De gemeenten hebben niet beoogd dat vastlegging vergaderingen ook van toepassing is op bijzondere commissies conform artikel 82. In het algemeen wordt in dezen transparantie uitgelegd als "wel het openbaar maken van de agenda en vergaderstukken van deze categorie bijzondere commissies, tenzij de inhoud valt onder artikel 25 van de Gemeentewet". Hierbij wordt aansluiting gevonden bij de Wob. De agenda, verslagen van besprekingen en vergaderstukken vallen immers onder de werkingskracht van de Wob. Een besluitenlijst en een afsprakenlijst moeten ten minste het volgende inhouden: - namen van voorzitter en raads- of commissiegriffier; - namen van de aanwezigen - namen van gasten; - een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming dan de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich van stemming hebben onthouden (bij de raad) of uitsluiten alleen wie zich kan vinden in de afspraak (bij een commissie) - de namen van personen - en in welke hoedanigheid - aan wie het op grond van dit reglement door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen De besluitenlijst en afsprakenlijst worden op korte termijn na de vergadering bekrachtigd. De besluitenlijst wordt gepubliceerd, de afsprakenlijst ligt voor raadsleden ter inzage bij de griffie. De afsprakenlijst wordt bekrachtigd door de commissievoorzitter en de commissiegriffier.

Commissies Algemeen: Artikel 63 Commissiestructuur In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (respectievelijk de artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet). Het commissiestelsel in de Gemeentewet is limitatief bedoeld. En dat alle bestuursorganen afzonderlijke commissies kunnen instellen op grond van de artikelen 83 en 84 van de Gemeentewet, maar met inachtneming van de functiescheiding tussen deze bestuursorganen, zoals de wetgever dat heeft beoogd bij het dualiseren van het gemeentebestuur. Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle denkbare taken hebben. Er zijn adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden mogelijk. Echter, de voorbereiding en het voeren van overleg met het college of de burgemeester kan ook door middel van een tijdelijke commissie in verband met een specifiek vraagstuk. Hierdoor kan ook worden gekozen voor een dynamische commissiestructuur op basis van artikel 84 van de Gemeentewet. Hiermee vervalt de noodzaak voor een statische commissiestructuur op basis van artikel 82 van de Gemeentewet. Wil de raad alsnog dit reglement aanpassen om tot één of meer raadscommissies te komen op basis van artikel 82 van de Gemeentewet, dan wordt artikel 63 van het RvO gesplitst in de artikelen 63a en 63b van het RvO. Overigens, in het reglement worden diverse commissies genoemd en bepaald. Deze commissies op basis van dit reglement zijn bijzondere commissies op grond van artikel 63 van het RvO en hebben veelal een permanent karakter. Voor zover deze bestaan uit enkel leden van de raad, zijn dit commissies conform artikel 82 van de Gemeentewet. In overige gevallen, waarbij deels of geheel externe partijen worden benoemd door de raad, betreft het een commissie conform artikel 84 van de Gemeentewet. Dit betekent dat een eventuele enquêtecommissie een raadscommissie is conform artikel 82 van de Gemeentewet, maar bijvoorbeeld de rekenkamercommissie is een raadscommissie conform artikel 84 van de Gemeentewet.

64

Commissie Presidium Agendacommissie Commissie voor inlichtingen Commissie voor de werkwijze Commissie voor toezicht op de griffie Commissie voor verzoekschriften en petities Vertrouwenscommissie Commissie voor onderzoek geloofsbrieven Rekeningcommissie Bezwaarschriftencommissie Rekenkamercommissie Klachtencommissie/Ombudscommissie Enquêtecommissie Tabel 1: Grondslagen voor bijzondere commissies

Artikel 82 X X X X X X X X X

Artikel 84

X X X X

Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk vindt. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet zoals deze luidt na inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur, stelt het instellen van raadscommissies overigens niet verplicht. Om te bevorderen dat het debat in de raad plaatsvindt, zijn er gemeenten die ervoor kiezen om geen commissie(s) in te stellen. Een overweging die een rol kan spelen bij het handhaven van commissies, is dat vooralsnog bestuursbevoegdheden in de medebewindswetgeving en de autonome bevoegdheden bij de raad blijven berusten. De instelling van commissies geschiedt bij raadsbesluit, waarin de taken, bevoegdheden, samenstelling, werkwijze, ondersteuning en bijstand van de raadscommissies worden vastgelegd. Los daarvan vinden daarna de benoemingen plaats, waarbij leden van de raad maar ook andere personen in aanmerking kunnen komen als de raad dat bepaald heeft. Als de commissie een permanent karakter krijgt, kan de raad overwegen om deze commissie vast te leggen in dit reglement. De taken van raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Voor wat betreft de invulling van taken van de raadscommissies, zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad. In het tweede model vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en gebeurt besluitvorming in de raad. In dit reglement wordt nadrukkelijk gekozen voor de eerste optie, waardoor altijd de besluitvorming en debat in de raad plaatsvinden in verband met transparantie van gemeentebestuur. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden, komt tot uitdrukking in de taak van de commissie om advies uit te brengen over een bepaald voorstel of bepaald onderwerp. De commissie kan aan de hand van eigen bevindingen ook uit eigen beweging advies aan de raad uitbrengen. Dit advies kan eveneens aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. Bij het voorbereiden en informatievoorziening zijn raadsleden niet afhankelijk van deze commissies. Van oudsher zijn raadsleden individueel daartoe in staat. De burgers en (maatschappelijke) organisaties zijn hun oren en ogen. Daarnaast hebben zij diverse raadsinstrumenten tot hun beschikking, i.c. hebben zij rechten conform de Gemeentewet. Verder kunnen raadsleden hun voorbereiding en informatievoorziening in fractieverband organiseren, maar kunnen zij daarbij ook los van fracties samenwerken, in de vorm van bijvoorbeeld een werkgroep of studieclub (verder aan te duiden als ‘werkgroep’). Dit onderstreept de dynamische structuur waarbinnen raadsleden werkzaam zijn en hun verschillende mogelijkheden om bij voorbereiding en informatievoorziening samen te werken met burgers en anderen. Deze initiatieven vinden plaats buiten de reikwijdte van dit reglement. Wel kunnen zij hierbij een beroep doen op ambtelijke ondersteuning.

65

In verband met transparantie van gemeentebestuur is het de raad die waakt over de grens tussen enerzijds deze werkgroepen en anderzijds commissies. Daar waar een wisselwerking kan ontstaan tussen enerzijds een groep raadsleden en anderzijds het college, kan de raad slechts overgaan tot het instellen van een commissie. Hetzelfde geldt als een vraagstuk wordt meegegeven en de raad daarover advies wil van enkele raadsleden. Zolang het beperkt blijft tot alleen informatievoorziening, is deze stap niet nodig. Echter, als deze informatievoorziening betrekking heeft op vertrouwelijke of geheime informatie, dan moet de raad absoluut een commissie instellen met enkel leden van de raad. Artikel 64 Benoeming commissieleden De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken, schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal drie leden per fractie naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen, is gekozen voor een minimum- en een maximumaantal leden. Zoals ook uit het eerste lid van artikel 63 van het RvO blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is ervan uitgegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de personen voordragen, tenzij het RvO of de raad anders bepaalt. Deze bepaling opent ook de mogelijkheid om buitengewone leden te noemen. Dit kunnen burgers zijn die niet op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid tot lid van een commissie worden benoemd. Er wordt van uitgegaan dat dit niet-raadsleden zijn. Het aantal buitengewone leden dat de raad kan benoemen, is niet nader bepaald. Op grond van het vierde lid moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan wat is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder meer dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om ervoor te zorgen dat iedere fractie - met name ook de kleine fracties - in staat is om deel te nemen aan de vergaderingen van commissies, wordt per commissie bepaald dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een commissie. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor deze benoemde leden. De zittingsperiode van de leden, zo ook de eventuele buitengewone leden, de voorzitters en eventueel hun plaatsvervangers is, bij een commissie conform artikel 82 van de Gemeentewet, even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt dus van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Wel zijn buitengewone leden herkiesbaar. Daarmee is deze aanpak niet van toepassing bij de commissie conform artikel 84 van de Gemeentewet, voor zover deze uitsluitend uit externen bestaat. Dit veelal vanwege een bepaalde mate van onafhankelijkheid van deze commissie, ook ten opzichte van de raad. Artikel 65 Rechtspositie leden commissies en functies Specifiek wordt in dit artikel de vergoedingssystematiek geregeld voor externe leden in onafhankelijke commissies en functies, ingesteld door de raad. De werkingskracht van beoogd besluit kan worden verruimd naar leden van commissies, (mede) ingesteld door andere bestuursorganen binnen de gemeente. Tegelijk biedt dit artikel de mogelijkheid om een vergoedingssystematiek vast te leggen voor buitengewone leden in de overige bijzondere commissies, conform artikel 82 van de Gemeentewet. Artikel 66 Werkwijze commissies Qua werkwijze van commissies wordt in belangrijke mate de aanpak in dit reglement overgenomen. Het beoogd raadsbesluit heeft in die zin toegevoegde waarde ten opzichte van het RvO. Wel zijn enkele bepalingen in dit reglement nader toegelicht vanuit de optiek van een commissie.

66

Door middel van een besluit bepaalt de raad per commissie de toegang van burgers en pers bij vergaderingen van de commissie, het spreekrecht voor burgers tijdens vergaderingen van de commissie en of de commissie is gemachtigd burgers, organisaties en eventueel ambtenaren en collegeleden te horen. Hierbij wordt opgemerkt dat ‘horen’ niet analoog is aan het horen tijdens een enquête. Betrokkenen hebben niet de plicht om te verschijnen en staan ook niet onder ede. ‘Horen’ wordt bedoeld in de zin van ‘luisteren’ en ‘kennis nemen van’. Artikel 67 De commissiegriffier Gezien de parallel met de werkzaamheden van de raadsgriffier in raadsvergaderingen, is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. Het kan ook zo zijn dat de raadsgriffier de taken van de commissiegriffier vervult. Op dat moment is hij commissiegriffier. In overleg met de Commissie voor Toezicht op de Griffie enerzijds en het presidium anderzijds wordt samen met de raadsgriffier per keer de omvang van werkzaamheden bekeken en nagegaan hoe een en ander georganiseerd kan worden, al dan niet door middel van inhuren van tijdelijke capaciteit. Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de raadsgriffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de raadsgriffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de gemeentesecretaris en zijn organisatie. Als het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan handelen zij in ieder geval bij uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig aanwijzingen van de raadsgriffier. (zie toelichting op de artikelen 118 en 119). Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken als zij hun taken niet naar behoren uitvoeren, maar niet vanuit inhoudelijke of politieke invalshoek. In eerste instantie beoordeelt de raadgriffier het functioneren van deze medewerkers en hij treedt desgewenst hierover in contact met de gemeentesecretaris. Als de raad een enquêtecommissie instelt, heeft deze uiteraard behoefte aan ondersteuning. Het is logisch dat dit vanuit de griffie verleend wordt. Wellicht moet voor zo’n commissie tijdelijk extra personeel aangenomen worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over bijstand voor deze commissie. De raad hoeft de ondersteuning van een commissie niet op te dragen aan de griffie. Deze ondersteuning kan ook separaat plaatsvinden - los van griffie en ambtelijk apparaat - of worden opgedragen aan college of burgemeester. De algemene lijn is dat de griffie ten minste zorg draagt voor de ondersteuning van commissies conform artikel 82 van de Gemeentewet. Ten aanzien van secretariaten voor commissies conform artikel 84 van de Gemeentewet houdt de raadsgriffier wel de vinger aan de pols, maar hij is niet verantwoordelijk voor het functioneren van deze secretariaten. Met andere woorden, deze ondersteuning valt niet onder het gezag van de raadsgriffier of het college. Dit in verband met het waarborgen van de onafhankelijkheid. Er is dan een gezagspositie bij de desbetreffende commissie. Bij de inwerkingtreding van dit reglement, voldoet de praktijk hieraan (nog) deels en kan in de loop der tijd worden aangepast. De gemeente is werkgever, het college is bevoegd gezag en stelt personeel aan. Dit geldt ook voor de ondersteuning van commissies. Tenzij bij of krachtens wet of raadsbesluit anders is of wordt bepaald, gebeurt de aanstelling door het college volgens de CAR-UWO. Dit betekent dat medewerkers, die ondersteuning aan de raad en commissies verlenen, te maken hebben met dezelfde rechtspositionele regeling van de gemeente. Maar dit betekent ook dat medewerkers voor ondersteuning van de raad en commissies (conform artikel 82 van de Gemeentewet) worden benoemd door de raad door middel van een raadsbesluit, tenzij deze medewerkers worden ingehuurd (zie toelichting op de artikelen 118 en 119 van het RvO). De raad kan ook medewerkers voor ondersteuning van commissies conform artikel 84 van de Gemeentewet benoemen door middel van een raadsbesluit, waarbij dit besluit ook omvat dat zij niet tot de griffie behoren en het bevoegd gezag is verlegd naar de commissie zelf in verband met de onafhankelijkheid

67

van deze commissies. Dit wordt per commissie door de raad beoordeeld op basis van de mate van (on)afhankelijkheid. Daar waar mogelijk wordt dit opgedragen aan de burgemeester. Artikel 68 Commissiestukken Met dit artikel wordt beoogd, dat tijdens het bestaan van een commissie, conform artikel 82 van de Gemeentewet, de stukken ter inzage liggen van alle leden van de raad. Aangezien ook deze stukken vallen onder de werkingskracht van de Wob, worden deze stukken bij voorbaat passief openbaar gemaakt via het systeem met raadsstukken via internet. Het tweede lid van dit artikel kan de werkingskracht van voornoemde wet niet buiten werking stellen, maar wel bewerkstelligen dat deze stukken achteraf ter inzage liggen. Artikel 69 Functioneren van commissies Tot de wettelijke taak van de burgemeester behoort het toezicht op het functioneren van het gemeentebestuur. Dit is inclusief de commissies en functies die door deze bestuursorganen zijn ingesteld. Dit doet hij door te monitoren, bijvoorbeeld door bijeenkomsten te bezoeken. De toegang kan hem daarbij niet worden geweigerd. Vanuit zijn bevindingen over het functioneren van commissies of een bepaalde functie adviseert hij het betreffende bestuursorgaan. In het geval van de raad vindt dat plaats via de commissie voor de werkwijze. Immers, het functioneren van commissies of functies kan invloed hebben op het functioneren van de raad. Is een commissie ingesteld in verband met het bespreken van gedrag, handelen en functioneren van de burgemeester, dan spreekt het voor zich dat hij geen gebruik kan maken van deze bepaling in het reglement. Er is dan een rol weggelegd voor de Commissaris van de Koningin als het gaat om toezicht op het functioneren van de raad en deze commissie in deze. Artikel 70 Publicatie Dit artikel behoeft geen toelichting.

Enquête: Artikel 71 Voorbereidend onderzoek Het instellen van een enquête, als bedoeld in de Gemeentewet, is een zwaar middel en vraagt om zorgvuldig gebruik. De inzet van dit raadsinstrument moet effectief en doelmatig zijn, wil dit instrument zijn kracht houden. Een enquête wordt niet zo maar ingesteld. Dat vraagt om een goede oriëntatie omtrent de vraag of een enquête in de betreffende situatie past. Of een enquête wel of niet is gewenst, is een politieke vraag die wordt beantwoord voordat een vooronderzoek wordt gedaan. Met dit vooronderzoek wordt bekeken of een enquête passend is in het licht van de staatsrechtelijke betekenis van dit zware raadsinstrument. Immers, de raad heeft ook andere en mindere ingrijpende mogelijkheden, zoals een tijdelijke commissie die een dossier of onderwerp onderzoekt, proactief of reactief. Artikel 72 Enquêteonderzoek De Gemeentewet is primair van toepassing. In artikelen 63 en 66 van dit reglement is vastgelegd hoe de commissie tot stand komt en wat de inrichting van en taak voor deze commissie zijn. Via artikel 64 in dit reglement is de benoeming van leden in de commissie geregeld. Artikel 73 Beëindiging onderzoek Aangezien een enquête een zwaar raadsinstrument is, wordt - in tegenstelling tot andere commissies - de wijze van beëindiging van een enquêtecommissie expliciet geregeld. Expliciet wordt openbaar gemaakt dat deze commissie klaar is met haar werk en wat de bevindingen en conclusies zijn.

68

Het stellen van vragen door medewerkers, die de enquêtecommissie ondersteunen, tijdens een enquêteonderzoek, vindt niet in het openbaar plaats als de commissie zitting heeft. Het kan wel plaatsvinden in het kader van het voorbereidend onderzoekswerk van de commissie. Hierbij handelen deze medewerkers in opdracht van de commissie. Algemeen belang: Artikel 74 Vertrouwelijke inlichtingen Uitgangspunt is dat de leden van de raad gelijk en gelijkwaardig worden geïnformeerd door de andere bestuursorganen. Dit geldt ook als de informatie geheim of vertrouwelijk is. Immers, de leden van de raad zijn beëdigd. Toch kunnen zich incidenteel situaties voordoen, waarbij het praktischer is snel met een beperkte groep volksvertegenwoordigers bijeen te komen dan de met volledige raad. Dit gebeurt met de bedoeling dat de raad als geheel achteraf alsnog (al dan niet in beslotenheid) wordt geïnformeerd. Daarom komt deze commissie voor inlichtingen slechts sporadisch bijeen. De nadruk ligt op inlichtingen, die vertrouwelijk worden gegeven in verband met het algemeen belang, openbare orde en veiligheid. Hierdoor kan de raad beter anticiperen op ontwikkelingen die op grond van de wet (nog) niet openbaar gemaakt kunnen of mogen worden. Hierdoor is het functioneren van de raad beter verankerd in deze bijzondere situaties. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat er besluiten worden genomen. Tegelijk heeft de burgemeester of het college wel een klankbord, wat de positie van de raad verstrekt in de voorbereiding van besluitvorming. Bij aanvang van de raadsperiode of na vorming van een nieuwe fractie gedurende de raadsperiode, worden de namen van de fractievoorzitter en zijn plaatsvervanger, fractiesecretaris en fractiepenningmeester bekendgemaakt bij de voorzitter van de raad. Omdat de Commissie voor Inlichtingen veelal ook ad hoc bijeenkomt, kan een fractie verstoken blijven van informatie als de betreffende fractievoorzitter verhinderd is. Dit wordt opgelost door de aanwezigheid van de plaatsvervangend fractievoorzitter. Deze commissie heeft geen beslissingsbevoegdheid. Er kunnen wel procesafspraken worden gemaakt in de zin van wanneer de raad wordt geïnformeerd. Uitgangspunt is dat de raad als geheel is geïnformeerd en de Commissie voor Inlichtingen slechts een voorportaal is om onder bijzondere omstandigheden de raad (weliswaar indirect) toch tijdig te kunnen informeren via deze commissie. De vertrouwelijkheid en geheimhouding kunnen – gelet op de wet – niet worden geschonden door de aanwezigen bij een bijeenkomst van deze commissie. Op grond van het reglement van orde kan een raadslid de raad schriftelijk verzoeken de geheimhouding of vertrouwelijkheid (deels) op te heffen. De raadsgriffier is altijd aanwezig bij een bijeenkomst van deze commissie. Hij stelt een verklaring op, waarin wordt aangegeven wat het onderwerp was, wie aanwezig waren en wat de procesafspraken zijn. Deze verklaring draagt - afhankelijk van het onderwerp het predicaat ‘vertrouwelijk’ of ‘geheim’ en wordt beschikbaar gesteld aan alle aanwezige commissieleden, zodat hiermee de fracties gelijkwaardig geïnformeerd kunnen worden door deze commissieleden. Artikel 75 Vertrouwenscommissie In dit artikel wordt de taak van een vertrouwenscommissie breder gedefinieerd dan in de Gemeentewet. In deze wet blijft het beperkt tot alleen een rol bij het (her)benoemen en eventueel ontslag van de burgemeester. Er zijn echter meer onderwerpen waarbij over een concreet ambtsdrager wordt gesproken. Wenselijk is dat dit soort processen zorgvuldig plaatsvinden. Dit artikel is daarop gericht. Als het gaat om financiële regelingen met (voormalige) collegeleden, dan hebben die alleen betrekking op wethouders. Regelingen voor de burgemeester zijn van rijkswege uitgevaardigd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.

69

Als de fractievoorzitters bijeenkomen in de hoedanigheid van Vertrouwenscommissie, dan is vervanging bij afwezigheid van een fractievoorzitter niet mogelijk. Als deze fractievoorzitters in een andere hoedanigheid bijeenkomen, is vervanging wel mogelijk. Specifieke procedures Artikel 76 Benoeming ondervoorzitters In het gewijzigde artikel 77, eerste lid van de Gemeentewet wordt bepaald dat het oudste raadslid in anciënniteit het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. Artikel 77 Agenderen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 78 Algemeen debat Waar een ingekomen stuk of voorstel eerst wordt doorgeleid naar een bijzondere of tijdelijke commissie (zie artikel 63 van het RvO), in verband met advisering van de raad, kan dit worden voorafgegaan door een opiniërend gesprek in de raad. De bevindingen worden vrijblijvend aan deze commissie meegegeven. Hierdoor heeft de commissie enig zicht op hoe raadsleden denken over de kwestie waarover zij advies wenst. Artikel 79 Spoeddebat Geprobeerd wordt om te voorkomen dat de dag, waarop een spoeddebat plaatsvindt, binnen een schoolvakantie valt, vanwege afwezigheid van raadsleden en burgers. Spoeddebatten zouden in elk geval niet tijdens het zomerreces van de raad moeten worden gehouden. Opgemerkt wordt, dat de raad tweemaal per maand bijeenkomt, waardoor zo veel mogelijk gekeken wordt naar het combineren van het spoeddebat met een reguliere vergadering van de raad, wel met de opmerking dat het twee aparte vergaderingen zijn, maar binnen hetzelfde dagdeel. Hierbij weegt mee dat het ambt van raadslid een nevenfunctie is. Hierdoor zijn leden van de raad beperkt bij het spoedig bijeenkomen, zeker tijdens een reces. In elk geval telt het quorum, als bedoeld in artikel 33 in dit reglement. Is het quorum niet aanwezig, dan wordt er een nieuw tijdstip bepaald. Dit in combinatie met het feit dat de raad al tweemaal in de maand bijeenkomt, maakt dat een spoeddebat zo mogelijk wordt gecombineerd met een reguliere vergadering. Artikel 80 Besloten vergadering Een besloten vergadering van de raad is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het RvO in acht genomen moeten worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 23 van de Gemeentewet meldt procedurevoorschriften voor ‘het sluiten van de deuren’. Dit betreft de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt, het omgaan met de besluitenlijst en desgewenst een woordelijke of samenvattende weergave van de beraadslagingen. Artikel 81 Geheimhouding en vertrouwelijkheid Wat besproken wordt in een besloten vergadering valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 van de Gemeentewet nodig. De aangehaalde artikelen bieden de raad de mogelijkheid de geheimhouding van stukken op te heffen. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester of het college geheimhouding heeft opgelegd, betreffende stukken die hij aan een commissie

70

heeft overgelegd. De commissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (als de burgemeester of college daartoe niet bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen, waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Wat besproken wordt in een besloten vergadering van een commissie, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een commissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een commissie opleggen (ook al is deze commissie door de raad ingesteld). Overigens kan een commissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van eenieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad haar opheft. Voorwaardenscheppend is, dat stukken of dossiers als zodanig zijn bestempeld. En al is dit (nog) niet het geval, ook dan is vertrouwelijkheid en geheimhouding van toepassing, gelet op de aard van de inhoud van het stuk of dossier. Dit geldt ook bij e-mailberichten, waarmee leden van de raad worden geïnformeerd of onderling informeren. Dit neemt niet weg dat deze stukken of dossiers wel aanleiding kunnen zijn voor het toepassen van raadsinstrumenten door een raadslid. Echter, deze vallen daarmee automatisch onder vertrouwelijkheid en geheimhouding, ook al zijn deze (nog) niet als zodanig bestempeld. Vermoeden van schending van de vertrouwelijkheid en geheimhouding leidt – zonder overleg met de raad of anderen – tot aangifte door de burgemeester bij het Openbaar Ministerie (OM). Het OM stelt vervolgens een onderzoek in. De daders van de schending kunnen strafrechtelijk worden vervolgd. Artikel 82 Embargo Embargo is geen synoniem voor tijdelijke geheimhouding of vertrouwelijkheid. Het betreft een gentleman's agreement om voor een bepaald tijdstip niet naar buiten te treden over de inhoud waarvan kennis is genomen. Het kan niet worden opgelegd, het is slechts een verzoek. Hierdoor worden raadsleden in staat gesteld om in een vroeg stadium al kennis te nemen van de inhoud, nog voordat het openbaar wordt gemaakt. Dit komt het functioneren van de raad als geheel en individuele raadsleden ten goede. Wordt aan het verzoek niet voldaan, dan zijn de andere bestuursorganen binnen de gemeente voortaan genoodzaakt de raad te informeren na een bepaald tijdstip. De raad als geheel stelt waarde aan een embargo en dat alle leden dit vrijwillig naleven. Artikel 83 Recht van initiatief Het is de taak van burgemeester en wethouders aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerp-verordening of ontwerp-beslissing doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend (via de Gemeentewet). De raad moet een voorstel voor een ontwerp-verordening in behandeling nemen. Voor andere initiatiefvoorstellen is geen verplichte behandeling voorgeschreven. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van andere initiatiefvoorstellen. Deze voorwaarden worden niet per voorstel bepaald. Omtrent deze voorwaarden in het algemeen adviseert de commissie voor de werkwijze. Artikel 84 Intrekking stukken Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 85 Wijziging stukken Dit artikel behoeft geen toelichting. Door middel van een nouvelle wordt het supplement op het voorstel geleverd. Waaraan een nouvelle in het algemeen moet voldoen, wordt bepaald aan de hand van een advies van de commissie voor de werkwijze.

71

Artikel 86 Toetsing stukken en dossiers Het gaat hierbij niet om de politieke inhoud van een stuk, maar om de opzet en inhoud in het licht van het raadsproces. Het is de raad die beslist. Door deze toets in etappes uit te voeren (via raadsgriffier, agendacommissie en vervolgens de raad), vindt deze toetsing zorgvuldig plaats, juist vanwege politieke aspecten. Door middel van nadere instructies, als bedoeld in artikel 23 in dit reglement, en nadere bepalingen bij andere artikelen, zijn er maatstaven om deze toets uit te voeren. Voorwaarde is wel dat deze instructies ook tot stand zijn gekomen. Dit neemt niet weg dat de raadsgriffier en/of de agendacommissie toch de raad kan adviseren, waardoor in de loop der tijd ook ongeschreven criteria ontstaan. Artikel 87 Stilzwijgende goedkeuring In en buiten rechtens vertegenwoordigt de burgemeester de gemeente. Hij tekent verbintenissen. Het college is bevoegd onderhandelingen aan te gaan om tot een verbintenis te komen, zowel publiekrechtelijk als privaatrechtelijk. Het college hoeft de raad hierover slechts te informeren. Het budgetrecht berust bij de raad. Hierdoor kunnen verbintenissen met financiële gevolgen niet zonder instemming van de raad worden aangegaan. Dit artikel in het reglement heeft daarop betrekking en staat ook bekend als de Ficheprocedure. De beoogde verbintenis is veelal een nadere uitwerking van een eerder door de raad vastgesteld plan, waaraan het college uitvoering geeft. In het licht daarvan hoeft het debat niet opnieuw te worden gevoerd. De instemming is, ten eerste, niet meer dan een toets of het college invulling geeft aan haar taak om dat plan adequaat uit te voeren en, ten tweede, een toets of de financiële consequenties passen binnen de financiële (rand)voorwaarden. In verband daarmee wordt de ontwerp-verbintenis ter inzage gelegd, waardoor leden van de raad in staat zijn om daarvan kennis te nemen en desgewenst hun zienswijze te geven. Hierdoor blijft de functie van de raad staande, maar wordt de agenda van de raad bij voorbaat niet belast. Verder wordt de verbintenis voorgelegd aan de rekeningcommissie, zodat deze commissie de raad kan adviseren. Dat advies wordt samen met de ontwerp-verbintenis ter inzage gelegd. Formeel informeert het college de raad. Daarmee wordt ook de rekeningcommissie geïnformeerd. Deze gang van zaken kan deels achterwege blijven als bij het vaststellen van het plan al middelen zijn geoormerkt betreffende een te ontwerpen verbintenis voor de uitvoering van het plan. Dan blijft het advies van de rekeningcommissie achterwege en gaat het alleen om de vraag of de leden van de raad zich in de ontwerp-verbintenis zich kunnen vinden. De leden krijgen een bericht van de griffie wat volgens de Ficheprocedure ter inzage ligt en wat de sluitingstermijn is. Deze termijn wordt strikt gehanteerd. Zijn er vinnen die termijn geen zienswijzen ingediend, dan ontvang het college vanuit de griffie het bericht dat de raad kan instemmen met de ontwerpverbintenis. Is er één of meer zienswijze door een lid of leden bij de griffie ingediend, dan wordt de ontwerpverbintenis samen met deze zienswijzen en een ontwerp-raadsbesluit geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering. Het ontwerp-raadsbesluit wordt door de griffie opgesteld. Komt het college naar aanleiding van de zienswijzen nog voor behandeling in de raad tot de conclusie dat de ontwerpverbintenis aangepast moet worden, dan dient zij een verzoek in tot intrekken van dat ontwerp, conform artikel 84 in dit reglement. Dat kan schriftelijk of mondeling en wordt voorzien van een toelichting waarin wordt aangegeven waarop het ontwerp wordt aangepast. Dit artikel is ook van toepassing bij het ontbinden van verbintenissen. Artikel 88 Vergoeding raadsleden en geldelijke steun fracties Voor politieke groeperingen bestaat een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten wordt bij raadsbesluit geregeld. Daarbij kunnen nadere regels worden gesteld.

72

Fractieondersteuning bestaat uit financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de begroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. Dit gebeurt door middel van de werkbegroting van de raad, waarin deze middelen worden geoormerkt. Door jaarlijks een werkbegroting voor de raad vast te stellen, wordt ook een besluit genomen over de vergoeding van de raadsleden en de geldelijke steun voor fracties. Bij het bepalen van de omvang van de vergoeding voor raadsleden, wordt ingespeeld op landelijke regelgeving. Artikel 89 Raming en beheer geldelijke middelen raad, commissies en functies In de programmabegroting wordt een paragraaf opgenomen met geoormerkte middelen en waarvoor deze er zijn. De onderbouwing van de geoormerkte middelen voor de raad is separaat opgenomen in een apart document, de werkbegroting van de raad. Het college is belast met het opstellen van een ontwerp-begroting, waaronder een werkbegroting voor de raad. Hierbij wordt het presidium, via de raadsgriffier, als klankbord gebruikt om tot een ontwerpwerkbegroting te komen. De ontwerp-werkbegroting wordt desgevraagd vanuit de raad door het presidium toegelicht. Als het gaat om werkbegrotingen voor commissies conform artikel 84 van de Gemeentewet, dienen deze commissies als klankbord, dit ook via de raadsgriffier. De werkbegroting van de raad is inclusief de commissies conform artikel 82 van de Gemeentewet. Het college is belast met begrotingsbeheer. Dat heeft ook betrekking op het beheer van geoormerkte middelen. Ten aanzien van deze geoormerkte middelen is het college alleen verantwoordelijk voor het melden van afwijkingen ten opzichte van de raming in de begroting. Het college is niet verantwoordelijk voor het ontstaan van deze afwijking. Voor wat betreft de werkbegroting van de raad, licht het presidium in de raad desgewenst de afwijking toe. In geval van commissies conform artikel 84 van de Gemeentewet lichten deze commissies via ieders jaarverslag of jaarrekening afwijkingen zelf toe. Desgevraagd geeft de burgemeester nadere toelichting. Artikel 90 Begroting en jaarrekening Voorheen kende de gemeente één begroting, die door de raad werd vastgesteld. Dit binnen een financiële cyclus, waarbij ook de Voorjaarsnota en Najaarsnota aan de orde waren. Sinds 2002 en zeker vanaf 8 maart 2006 ziet deze cyclus anders uit doordat de medebewindvoering in diverse wetten en regels is aangepast vanwege de dualisering van het gemeentebestuur (bijlage 3). De bekende Voorjaarsnota en Najaarsnota liggen op het niveau van de productenbegroting die door het college wordt vastgesteld. Los daarvan stelt de raad een programmabegroting vast. Deze twee begrotingsstukken vullen elkaar aan. De raad moet voorstellen tot begrotingswijzigingen (door middel van suppletoire begrotingen) op het niveau van programmabegroting kunnen doorgronden en daarom worden geïnformeerd. Dit kan door de Voorjaarsnota en Najaarsnota ter informatie beschikbaar te stellen aan de raad. Door middel van de nota’s verantwoordt het college zich ook tussentijds richting raad. De rapporten van de Rekenkamer(commissie) en stukken van comptabele aard komen bij de raad binnen. Daarmee is ook de rekeningcommissie geïnformeerd. Deze commissie adviseert gevraagd en ongevraagd over de selectie van comptabele stukken. Hierbij is het denkbaar dat bepaalde stukken niet direct van belang zijn voor de raad, maar toch onder de aandacht komen van de rekeningcommissie. De betreffende procedure kan jaarlijks of in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald. Veelal wordt dit vastgelegd in een financiële verordening, waarbij dit artikel en de Gemeentewet de basis zijn. Dit in verband met de artikelen 112, 113 en 113a van de Gemeentewet. De betrokken functionarissen kunnen mondeling en schriftelijk worden gehoord. Artikel 91 Accountant Dit artikel hoeft als zodanig geen toelichting. De rekeningcommissie adviseert de raad ten aanzien van de inhoud van een accountantsprotocol. Het college draagt zorg voor de voorbereiding van dat protocol, waarbij de rekeningcommissie dient als klankbord voor de ambtelijke organisatie.

73

De ambtelijke organisatie ondersteunt de rekeningcommissie bij de selectie van een accountant. Het is de rekeningcommissie die een voordracht doet. Bij de selectie van een accountant heeft de rekeningcommissie te maken met de Europese Aanbestedingsregels. Verder wordt het contract met het accountantskantoor door het college opgesteld door daarbij de rekeningcommissie als klankbord te gebruiken. Hierdoor kan artikel 87 van het RvO achterwege blijven. De burgemeester tekent de overeenkomst na advies van de rekeningcommissie. Artikel 92 Grote projecten Gelet op de complexiteit enerzijds en de lange doorlooptijd anderzijds kan de raad overwegen om een aparte commissie in te stellen om enerzijds het project te monitoren en anderzijds de raad te adviseren. Hierdoor zijn de positie en de functie van de raad beter gewaarborgd. Artikel 93 Verslaglegging hoorzittingen Dit artikel behoeft als zodanig geen toelichting. Het samenvattend verslag wordt toegevoegd aan het desbetreffende dossier en ligt ter inzage van de raad. Artikel 94 Incompatibiliteit Het gaat hierbij om de integriteit van openbaar bestuur. Dit artikel behoeft als zodanig geen toelichting. Wel wordt de ombudsfunctie genoemd, hoewel dit in de praktijk niet aan de orde is, door gebruik te maken van de diensten van de Nationale Ombudsman. Binnen dat instituut zijn regels van kracht voor medewerkers die nevenfuncties vervullen die op gespannen voet staan met het werk voor de Nationale Ombudsman, voor zover dat betrekking heeft op casussen uit de gemeente. Artikel 95 Gedragscode Het gaat hierbij om de integriteit van openbaar bestuur. Dit artikel behoeft als zodanig geen toelichting. Artikel 96 Verzoekschriften en petities De Grondwet kent het recht toe aan burgers om petities en verzoekschriften in te dienen bij het bestuursorgaan. Hierdoor bestaat er geen noodzaak voor het middel burgerinitiatief, waarbij de drempel voor de burger hoger ligt. Petities en verzoekschriften zijn procedure- en vormvrij. Bovenal hebben burgers de mogelijkheid om initiatief te nemen in het kader van bestaand beleid inzake wijkgericht werken en interactief beleid. Op de vraag, wat daarmee te doen als de raad deze ontvangt, is een commissie voor verzoekschriften en petities ingesteld. Deze commissie adviseert de raad. Daartoe kan deze commissie de indieners horen. Door deze gang van zaken weten de burgers dat hun petities en verzoekschriften serieus worden genomen. Artikel 97 Bezwaarschriftencommissie Het gaat hierbij om bezwaarschriften als bedoeld in de Awb. Binnen de gemeente is één bezwaarschriftencommissie, die werkzaam is voor alle gemeentelijke bestuursorganen. Bij het installeren van deze commissie is samenwerking een vereiste. Artikel 98 Klachten Het gaat hierbij om bezwaarschriften als bedoeld in de AWB. Een klacht kan niet worden afgewikkeld door een commissie die belast is met de advisering naar aanleiding van bezwaarschriften. Dit artikel en deze bepaling in de wet is als instituut bekend als de ombudsfunctie van een gemeente. De commissie voor petities en verzoekschriften neemt kennis van aanbevelingen vanuit de ombudsfunctie en geeft de raad advies. Deze commissie is bevoegd om zich nader te laten informeren vanuit de ombudsfunctie.

74

De klachtenregeling kan ook betekenen, dat de werkzaamheden aan de Nationale Ombudsman worden overgedragen en overgelaten. Artikel 99 Machtiging De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechtens. Daarmee vertegenwoordigt hij ook de raad in bezwaarschriften- , beroeps- en klachtenprocedures. Hierbij is hij bevoegd ambtenaren of een externe deskundige aan te wijzen om de gemeente te vertegenwoordigen. De burgemeester informeert de raad over het verloop en uitkomsten van bezwaar- en beroepsprocedures tegen besluiten van de raad. Het informeren over het verloop van klachtenprocedures vindt plaats via de commissie voor petities en verzoekschriften. Deze procedures leiden tot adviezen van de bezwaarschriftencommissie en uitspraken van de rechter. Deze worden door het college aan de raad voorgelegd, voorzien van een advies, een voorstel over de wijze van afhandelen en een reactie op het advies of de uitspraak met een ontwerpbesluit. De raad is bevoegd tijdens deze procedures opvattingen te hebben en hierover standpunten in te nemen. In het licht hiervan kan de raad deze procedures bijsturen of (vroegtijdig) beëindigen door het nemen van een besluit. De burgemeester informeert de raad hoe omgegaan wordt met de aanbevelingen naar aanleiding van een klacht. Dit wordt opiniërend voorgelegd aan de raad. Daaraan wordt het advies van de commissie voor petities en verzoekschriften toegevoegd.

Inlichtingen Algemeen: Artikel 100 Kennisgeving besluiten Het opstellen van een besluitenlijst vergt minder doorlooptijd dan het opstellen van een verslag. Hierbij speelt mee, dat deze lijst vooraf al geconceptueerd kan worden aan de hand van de ontwerp besluiten. Deze lijst hoeft tijdens of pal na de vergadering slechts te worden aangepast en kan vervolgens na ondertekening binnen twee dagen worden vrijgegeven. Incidenteel is iets meer tijd nodig om belanghebbenden tijdig te informeren voordat zij een en ander via de krant vernemen. In het algemeen kan dit binnen drie dagen plaatsvinden. Lukt dat ook niet, dan kan het betreffende besluit worden opgenomen in de eerstvolgende editie van de besluitenlijst. Artikel 101 Register Dit register wordt bijgehouden door de griffie. Mutaties worden bij de griffie schriftelijk gemeld en door de griffie terstond verwerkt. Artikel 102 Schoning Het gaat hierbij om de integriteit van openbaar bestuur. Dit artikel vertoont samenhang met de artikelen 94 en 95 in dit reglement. Los van functies en nevenfuncties kunnen leden van de raad toch bij activiteiten in de samenleving betrokken zijn, waarover de raad een besluit moet nemen. Dit artikel heeft betrekking op deze situaties. Dit artikel wordt breed uitgelegd. Dit wil zeggen, het gaat om impliciete en expliciete, directe en indirecte betrokkenheid bij activiteiten.

75

Inlichtingen van burgers: Artikel 103 Spreekrecht burgers Er zijn echter beperkingen. Besluitvormende documenten komen tweemaal aan de orde in de raad. Eerst opiniërend, later besluitvormend. Om te voorkomen dat dezelfde inspreker hierdoor tweemaal het woord voert, bevat het artikel hierin een beperking. Hetzelfde geldt waar inbreng van burgers al is gegarandeerd, zoals ten gevolge van een klachtenregeling en waar indienen van een bezwaarschrift of instellen van beroep mogelijk is. Dit geldt ook waar betrokkene de kans heeft gehad om gehoord te worden. Volgens het reglement kan de voorzitter 48 uur voor aanvang van de vergadering nog een aanvullende ontwerpagenda laten uitgaan. Belanghebbenden moeten ook bij deze nieuwe agendapunten in staat zijn om gebruik te maken van het inspreekrecht, als de aanvullende ontwerpagenda inderdaad nieuwe agendapunten bevat. Overigens, in het algemeen wordt soepel om gegaan met deze deadline. Belangrijk is dat burgers de kans krijgen om hun woord te kunnen richten tot de raad en dat hiervoor waardering bestaat. Artikel 104 Schriftelijke informatie Stukken die in cc naar andere bestuursorganen zijn gericht, zijn per definitie een stuk voor de raad. Het moet dan wel expliciet blijken uit het stuk dat het cc is. Is het stuk gericht aan een ander bestuursorgaan en het is ook cc naar de raad gestuurd, dan is het geen ingekomen stuk voor de raad. Lid 3 gaat vooral in op situatie waarbij twee of meer bestuursorganen tegelijk worden benaderd met dezelfde brief. In die situatie wordt de afhandeling overgelaten aan de andere bestuurorganen, te weten de burgemeester of het college. Uiteraard kennen deze bestuursorganen een informatieplicht jegens de raad. Daar waar het stuk of de reactie daarop betekenis kan hebben op het functioneren van de raad, dan informeren deze bestuursorganen de raad. Hieraan wordt toegevoegd dat stukken, die gericht zijn aan de voorzitter van de raad of de raadsgriffier, maar qua aard bestemd zijn voor de raad, altijd ingekomen stukken voor de raad zijn. Als twee of meer bestuursorganen tegelijk schriftelijk zijn benaderd met dezelfde brief, dan wordt dit beschouwd als een brief gericht aan het college, als uitvoerend bestuur binnen de gemeente. Het college informeert de raad over de brief en het vervolg daarop. Dit vloeit automatisch voort uit de informatieplicht van het college. Dit kan ook betekenen, dat het college tot de conclusie komt dat het stuk voor de burgemeester is bestemd. De griffie informeert betrokkenen over de afhandeling de ingekomen stuk. Dit aan de hand van de ontwerplijst met ingekomen stukken. De ontwerplijst bevat het advies van de agendacommissie aan de raad over de manier van afhandelen van het stuk. Wanneer de lijst door de raad is besproken en vastgesteld, dan wordt betrokkene nader geïnformeerd als van dat advies is afgeweken. Aan deze gang van zaken wordt waarde gehecht. Het versterkt de relatie met de afzender en vergroot de betrokkenheid van de afzender bij het werk van de raad. Wel wordt opgemerkt, dat de griffie geen ontvangstbevestigingen stuurt als het college de afzender is. De griffie stuurt ook geen ontvangstbevestiging als de brief cc is aan de raad. Hiermee wordt voorkomen dat de indiener meerdere ontvangstbevestigingen van de gemeente ontvangt. Inlichtingen van het college: Artikel 105 Informatie uit eigener beweging Dit artikel is algemeen geformuleerd. Het college heeft immers een informatieplicht conform de Gemeentewet. In elk geval ontvangt de raad een afschrift van de besluitenlijst van de overige bestuursorganen binnen de gemeente. Die wettelijke plicht weegt zwaar. Het veronderstelt een actieve houding. Het is de raad die hierop toezicht houdt, het handelen van het college in deze toetst en de informatieplicht handhaaft.

76

Artikel 106 Mondeling overleg De agendacommissie geeft daartoe advies aan de raad, al dan niet naar aanleiding van een verzoek daartoe van een raadslid. Of, een verzoek tijdens de vergadering, waarbij dit een onderwerp wordt op de agenda voor de eerstvolgende vergadering. Het mondelinge overleg kan ook door het college worden benut in verband met de Voorhangprocedure. Hierbij worden voorgenomen besluiten van het college of de burgemeester aan de raad ter bespreking voorgelegd. Artikel 107 De interpellatie Dit artikel stelt nadere regels aan artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig. Om te interpelleren, heeft een raadslid toestemming nodig van een vijfde deel van de raad. De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing vindt dit vanuit democratisch oogpunt goed. Daarmee sluit dit aan op het Reglement van Orde van de Tweede Kamer. Wel nuanceert de raad dit door hierbij voorts te verlangen dat dit vijfde deel ten minste verdeeld is over twee fracties. Hiermee wordt voorkomen dat bij een bepaalde zetelverdeling een fractie voortdurend zijn eigen interpellaties kan bepalen. Artikel 155 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad een raadslid verlof geeft om te interpelleren. De raad stelt daarvoor nadere regels. In de praktijk komt dat er doorgaans op neer, dat een raadsmeerderheid nodig is voor een toestemming om te interpelleren over een onderwerp dat niet op de raadsagenda staat. De minister vindt vanuit ‘principieel oogpunt’ juist dat de raad de ruimte heeft om eigen beleid te ontwikkelen. Artikel 108 Schriftelijke vragen Het vragenrecht geeft aan de raadsleden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die behoren tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Als de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen. Artikel 109 Vragenuur Deze bepaling is een aanvulling op het voorgestelde artikel 155, eerste lid van de nieuwe Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht. Het is dan ook een facultatieve bepaling. Het is aan de raad om te bepalen of de instelling van een vragenuur voorafgaand aan iedere vergadering en daarmee het opnemen van een dergelijke bepaling in het RvO wenselijk is. Wel is bewust gekozen voor een algemene regeling van het vragenuur. Veelal is de rondvraag in de raadsvergadering een mogelijkheid om vragen te stellen. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. Artikel 110 Inlichtingen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 111 Rondvraag Dit artikel behoeft geen toelichting.

77

Inlichtingen van ambtenaren: Artikel 112 Ambtenaren horen De medewerkers van het gemeentelijk apparaat, met uitzondering van de griffie, werken onder verantwoordelijkheid van het college. Bij het horen van ambtenaren, al dan niet onder ede, gaat het niet meer alleen om feiten (wat ondervangen is in artikel 114 van het RvO). Immers, het college draagt de politieke verantwoordelijkheid van uitlatingen van medewerkers in de hoedanigheid van ambtenaar. Met dit artikel kan het college betekenis geven aan deze verantwoordelijkheid. De raad schikt zich daarin en beperkt het horen tot alleen het college of derden. Het is mogelijk dat het college de ambtenaar vooraf instructies geeft. Deze instructies zijn niet van toepassing als de ambtenaar onder ede wordt gehoord. Artikel 113 Overleg met ambtenaren Het mondeling overleg met ambtenaren is gericht op het voorbereiden van de besluitvorming in de raad. Het biedt de raadsleden een mogelijkheid om kennis en inzichten eigen te maken, naast de vele andere mogelijkheden, zoals via burgers, deskundigen en organisaties. Het is een op studie gericht overleg. De ambtenaren kunnen hierbij gebruikmaken van diverse ondersteunende middelen, zoals internet, sheets en beamer.

Overige: Artikel 114 Ambtelijke informatie Als het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de ambtelijke organisatie. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De commissie voor de werkwijze ziet in het algemeen er op toe dat er voortgang blijft in het proces. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wob heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wob. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in dit reglement, het RvO voor het college en in het raadsbesluit waarmee een commissie wordt ingesteld. Artikel 115 Gemeenschappelijke regeling Leden van de raad (of in voorkomende gevallen de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten daar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling moet over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen bevatten. In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen). In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels die daarvoor worden gesteld in dit reglement. Het derde lid bevat de procedure voor het ter verantwoording roepen, die aansluit bij de regels voor inlichtingen. Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van een NV). Hierin voorziet het vierde lid.

78

In toenemende mate vertegenwoordigt het college de gemeente in besturen elders. Hierdoor neemt de noodzaak van dit artikel af en kan gebruik worden gemaakt van de artikelen 105 tot en met 111. Daarmee wordt dit geborgd in het ‘normale’ verkeer tussen raad en college. Voorwaarde is wel dat de raad inzage heeft in de bestuursstukken van het desbetreffende bestuurlijk orgaan. Hieromtrent kan de commissie voor de werkwijze adviseren. Artikel 116 Advies en voorlichting Evenals vragen aan de ambtenaar - op grond van artikel 114 van het RvO - en het elders inwinnen en eigen maken van informatie door een raadslid, vinden deze plaats buiten de vergadering om, door middel van bijzondere bijeenkomsten. Het is een op studie gerichte bijeenkomst. Omdat informatie winnen en eigen maken een aangelegenheid is voor elk raadslid afzonderlijk, is het organiseren van bijzondere bijeenkomsten een ondersteuning van deze raadsleden in hun werk. Toch kan de informatie ook interessant zijn voor burgers en organisaties, als artikel 25 van de Gemeentewet niet van toepassing is. In het kader van kennis delen met burgers en organisaties, kan worden overwogen ook burgers en vertegenwoordigers van organisaties toe te laten tot een bepaalde bijzondere bijeenkomst. In elk geval worden de fractieassistenten en leden van schaduwfracties tot deze bijzondere bijeenkomsten toegelaten. Hiermee worden ook de fracties in hun werk ondersteund. Het gaat in deze gevallen om namen van personen die bij aanvang van de raadsperiode bekend zijn (zie artikel 7 van het RvO).

Organisatie: Artikel 117 Andere inlichtingenbronnen Het college is niet de enige inlichtingenbron voor de raad. De gemeente heeft te maken met externe toezichthouders. De bevindingen van deze toezichthouders zijn mede een middel om toezicht te houden op het doen en laten van het college. In het licht hiervan ligt het in de rede dat de raad een externe toezichthouder uitnodigt voor mondeling overleg (conform artikel 106 van het RvO) of voor advies en voorlichting (conform artikel 116 van het RvO). De zelfstandige positie van de raad als bestuursorgaan wordt versterkt door een eigen werkapparaat in de vorm van de griffie. Daarmee heeft de raad eigen adviseurs. Primair is hun advies gericht op de procedures en raadsprocessen, zoals deze bekend zijn op basis van vastgestelde startnotities of zoals deze nog vastgesteld moeten worden. Secundair is hun advies gericht op de inhoud van de stukken. De adviezen zijn gericht op het vergroten en verdiepen van de inzichten van raadsleden. Het ambt van raadslid is immers een nevenfunctie en vraagt mede daarom om een adequate ondersteuning. Binnen zes weken na de gemeenteraadsverkiezingen moet er een college zijn geformeerd. Dit wil nog niet zeggen dat er dan ook een bestuursprogramma beschikbaar is. Om daartoe te komen, kunnen informateur(s) en formateur(s) het proces begeleiden. Per definitie behoeft dit niet altijd de burgemeester te zijn, maar in verband met transparantie wordt wel de voorkeur gegeven om de naam of namen van deze informateur(s) en formateur(s) openbaar te maken via de raadsgriffier, zodra deze bekend zijn. De informateur(s) en formateur(s) kunnen zich laten ondersteunen door de raadsgriffier. Dit proces wordt afgerond met een plenair debat naar aanleiding van het gepresenteerde bestuursprogramma. In de aanloop daartoe of tijdens dat debat kan of kunnen de formateur(s) en informateur(s) worden uitgenodigd inlichtingen te verschaffen over de wijze waarop een coalitie en bestuursprogramma tot stand zijn gekomen. Het debat is ook gericht op de standpunten die de fracties binnen de coalitie afzonderlijk huldigen in samenhang met het standpunt dat de coalitie huldigt.

Organisatie

79

Artikel 118 Toezicht Het instellen van een griffie is van rechtswege al gebeurd in de periode tussen 7 maart 2002 en 7 maart 2003. Dit artikel regelt de werkgeversrol van de raad ten aanzien van zijn eigen werkapparaat. Deze werkgeversrol reikt uit naar het personeel binnen de griffie, al dan niet door middel van mandaat en delegatie richting de raadsgriffier. Het personeel bestaat uit eigen griffiemedewerkers, personen die bij de griffie zijn gedetacheerd en zij die zijn ingehuurd door raad of raadsgriffier. Werkwijze: Op grond van artikel 160 van de Gemeentewet is bekend waartoe het college is bevoegd en waartoe de raad, als het gaat om de organisatie. Hiermee wil de wetgever tot uiting brengen, dat de raad alleen verantwoordelijk is voor zijn eigen werkwijze. Hierdoor is eenieder verantwoordelijk voor zijn eigen werkapparaat, de raad dus voor de griffie. In de artikelen 107 tot en met 107e in de Gemeentewet wordt bepaald dat de raad nadere regels stelt in verband met zijn werkwijze en zijn werkapparaat. Dit is een exclusieve bevoegdheid van de raad. Hiermee wil de wetgever tot uiting brengen dat dit niet beïnvloedbaar is vanuit andere bestuursorganen, waaronder het ambtelijk apparaat, juist in verband met de onafhankelijke opstelling van de raad als eigenstandig bestuursorgaan binnen de gemeente. Werkbegroting: Deze eigenstandigheid van de raad wordt tot uiting gebracht door een eigen werkbegroting, als bedoeld in dit reglement. Door middel van een werkbegroting (en geoormerkte middelen in de programmabegroting) is de raad – en namens de raad de raadsgriffier – in staat in- en extern diensten of personeel in te kopen. In verband daarmee: - houdt de bedoelde commissie daarop toezicht en kan deze commissie de raadsgriffier nadere aanwijzingen geven, op grond van artikel 120 van dit reglement - kan de bedoelde commissie fungeren als klankbord voor de raadsgriffier Het is niet werkbaar dat de gehele raad is belast met dit vraagstuk. Daarom dat de raad de Commissie voor toezicht op de griffie hiermee wordt belast en mandaat heeft van de raad. Inkoopmodel: Nadrukkelijk wordt onderscheid gemaakt tussen diensten en personeel. In beide gevallen is het inkoopmodel aan de orde. Het interne inkoopmodel is door het college, als uitvoerend bestuur ingesteld. Het is aan de raad om zelfstandig te bepalen of zij hiervan wel of geen gebruik wil maken of anders bepaalt hoe diensten of personeel uit de ambtelijke organisatie wordt betrokken. In beginsel sluit de raad aan bij dat inkoopmodel. Zo is het ook aan de raad om telkens aan te geven of zij diensten of personeel wil inkopen. Het is echter niet werkbaar dat de gehele raad hiermee is belast. Daarom dat dit in het reglement door de raad wordt opgedragen aan de Commissie voor Toezicht op de Griffie. Vervolgens wordt de raadsgriffier hiermee belast. Benoemingen: In verband met verslagen van besprekingen, kan de raad i.c. de griffie diensten inkopen (notuleerservice) of personeel inkopen (notulisten). Zeker in het laatste geval kan de opdrachtgever (raad i.c. griffie) bepalen aan welke persoon de werkzaamheden worden opgedragen. Zeker daar waar structurele werkzaamheden worden uitgevoerd, is sprake van inhuren van personeel (zoals bij een uitzendbureauconstructie), waarbij deze personen ook door de raad worden benoemd. Daar waar dit incidenteel van aard is, is eerder sprake van het inkopen van diensten. De minister, het College voor Arbeidszaken als de Vereniging van Nederlandse Gemeenten geven een principiële uitleg aan de artikelen 160 en 107 tot en met 107e van de Gemeentewet. De raad heeft het laatste woord als het gaat om wie voor hem werken en wat zij doen. Dit betekent dat de raad in beginsel gebruik kan maken van het inkoopmodel, maar dat de bevoegdheden omtrent de keuze van personeel bij de raad ligt i.c. de Commissie voor Toezicht op de Griffie i.c. de raadsgriffier. Met andere woorden, de raad bepaalt zijn eigen werkwijze en daarmee ook de omvang van de griffie, de omvang van de inkoop van diensten en personeel, wie deze medewerkers zijn, wat hun takenpakket is én wanneer het beschikbaar moet zijn. Het college geeft hieraan onverwijld uitvoering. Dit betekent dat de

80

manier waarop uitvoering aan het inkoopmodel wordt gegeven, namelijk dat de ‘leverancier’ (lees: het desbetreffende hoofd) bepaalt hoe de gevraagde diensten worden verleend, op dat punt niet van toepassing kan zijn bij de raad, gelet op het staatsrechtelijke beginsel dat het primaat bij de raad ligt. Ondernemingsraad: Binnen de gemeente Stadskanaal hebben de bestuursorganen gekozen voor het instellen van een ondernemingsraad voor de gehele organisatie, dus inclusief de griffie. Dit is een logische keuze, gelet op de omvang van de griffie. Het uitbreiden van de formatie voor de griffie is een aangelegenheid van de raad, waar op zichzelf geen sprake is van enige bevoegdheid van de ondernemingsraad. Dat is ook niet het geval wanneer het college besluit de formatie van een team uit te breiden. In de praktijk verloopt formatie-uitbreiding volgens de regels die met instemming van de ondernemingsraad zijn vastgesteld ten aanzien van vacaturevervulling. De raad echter besluit wie wordt benoemd. Een en ander neemt niet weg dat in het kader van de informatievoorziening de ondernemingsraad wel vooraf geïnformeerd wordt. Immers, de ondernemingsraad heeft op grond van artikel 28 van de Wet Ondernemingsraden een toezichttaak ten aanzien van de uitvoering van het arbeidsvoorwaardenbeleid en daarmee samenhangende regelingen en afspraken. Formatie: Met ‘instellen van een griffie’ wordt gedoeld op het uitbreiden van formatie van de griffie. In verband met gezagsverhoudingen binnen de griffie wordt dan aangestuurd op het nemen van een besluit waarmee deze verhoudingen worden vastgelegd. Deze gang wordt ondervangen door dit artikel, waarin al de gezagsverhoudingen binnen de griffie op hoofdlijnen zijn verwoord in artikel 119 van dit reglement. Uitbreiden wil in deze zeggen dat personen door de raad zijn benoemd, anders dan de raadsgriffier en te maken hebben met de ondersteuning van de raad en zijn commissies. Vanwege het inkoopmodel kan een medewerker in de ambtelijke organisatie ook (deels) werkzaam zijn voor de raadsgriffier in verband met het ondersteunen van de raad. Dit vraagt wel om vastlegging van afspraken en een duidelijke scheiding tussen de taken voor het college en de taken voor de raad, zo luidt het advies van het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA) en het College van Arbeidszaken. Reorganisatie: Ten gevolge van het dualisme is de griffie sindsdien automatisch belast met werkzaamheden voor de raad, die voorheen vanzelfsprekend door de ambtelijke organisatie werden verricht. Deze "verschuiving" van taken is volgens het College van Arbeidszaken geen reorganisatie in de zin van artikel 25 van de Wet ondernemingsraden. Het zijn immers taken die al door de gemeente worden uitgevoerd. Artikel 119 Griffie De rechtspositie van de raadsgriffier en anderen binnen de griffie omvat een breed palet aan aspecten. Dat vraagt om een goede vastlegging waarin de bedoelde commissie bevoegd verklaard kan worden om namens de raad rechtspositionele zaken te regelen voor wat betreft bepaalde aspecten, als bedoeld in artikel 118. Ledenbrieven: Deze toelichting is gebaseerd op de ledenbrieven van de VNG en zijn toegevoegd aan het dossier Werkwijze raad en reglement van orde 2006. Daarmee wordt het advies van de VNG op hoofdlijnen overgenomen door middel van dit reglement. Deze ledenbrieven zijn: - Werkgeversaspecten Wet dualisering gemeentebestuur, kenmerk CvA/2002001861, Lbr 02/78, d.d. 30 mei 2002; - Wijzigingen CAR-UWO in verband met dualisering, kenmerk CvA/2002004761, Lbr. 02/180, d.d. 19 december 2002. Delegatie en mandaat: De landelijk overeengekomen rechtspositionele zaken voor personeel bij gemeenten zijn ook van toepassing op functionarissen en medewerkers binnen de griffie. Het LOGA heeft geadviseerd om ook de overige (lokale) gemeentelijke rechtspositie en de toekomstige wijzigingen daarin van toepassing te laten

81

verklaren op de raadsgriffie en de op de griffie werkzame ambtenaren. Met een dergelijk besluit van de raad wordt de volledige rechtspositie op de griffie van toepassing. Het van toepassing verklaren van de lokale rechtspositie moet door de raad gebeuren, omdat de raad bevoegd gezag is ten aanzien van de griffie. De raad kan daartoe een afzonderlijk besluit nemen of een van toepassingsverklaring ‘meenemen’ in het kader van andere besluitvorming over de griffie, zoals in een reglement. Omdat de raad bevoegd gezag is, is formeel ook de uitvoering van rechtspositionele bevoegdheden ten aanzien van de griffie een zaak voor de raad. In de gewijzigde CAR-UWO wordt in nagenoeg alle bepalingen uitgegaan van of gesproken over het college als bevoegd gezag. Voor de uitvoering van deze bepalingen op de griffie moet dus voor ‘college’ worden gelezen ‘de raad’. Uitoefening: De raad moet bepalen hoe hij het werkgeverschap in de dagelijkse praktijk uitoefent. Het is niet wenselijk om de raad zelf met de hele uitvoering van de rechtspositie te belasten. Het uitvoeren van de CAR-UWO of de lokale rechtspositieregeling ten aanzien van de raadsgriffier en de op de griffie werkzame ambtenaren, kan door de raad gedelegeerd worden aan het college en/of een commissie uit de raad. Een andere mogelijkheid is dat de raad de uitvoering van bevoegdheden niet aan het college delegeert, maar de uitvoering zelf mandateert aan ambtenaren. Met dit artikel in het reglement wordt beoogd, dat wat landelijk is geregeld op het gebied van de rechtspositie, door het college wordt uitgevoerd (gedelegeerd). En dat wat lokaal is geregeld op het gebied van de rechtspositie, door de raad wordt opgedragen aan de Commissie voor Toezicht op de Griffie. Deze commissie heeft de ruimte om mandaat toe te passen richting ambtenaren (veelal een personeelsfunctionaris) of ambtsdragers. Als het gaat om mandaat aan een ambtsdrager, dan betreft dit de burgemeester in zijn hoedanigheid van voorzitter. Dit in verband met ziekmelding en verlofregeling voor wat betreft de raadsgriffier. Hierdoor wordt een situatie geschapen waardoor de commissie enerzijds aansluiting zoekt bij lokale rechtspositionele regelingen, zoals het college dat bepaalt voor de ambtelijke organisatie, en anderzijds in staat is maatwerk te leveren. Randvoorwaarde: De bevoegdheid tot het vaststellen van een instructie, aanstelling, schorsing en ontslag leent zich in het kader van het dualisme minder goed voor delegatie aan het college. Het LOGA adviseert deze bevoegdheden bij de raad te laten. Daarnaast is er een categorie ‘personele bevoegdheden’ die in het algemeen aan diensthoofden is gemandateerd. Wat betreft het griffiepersoneel is het wenselijk dat deze bevoegdheden door of namens de raad uitgevoerd worden, omdat deze in verband staan met de aansturing van de griffie. Gedacht wordt aan onder meer beloningsbeslissingen, opdracht tot overwerk, verlofregeling, het verplichten van een andere betrekking, het beoordelen, het volgen van opleidingen en het opleggen van disciplinaire maatregelen. Ook moet bepaald worden wie namens de raad de van delegatie uitgezonderde personele bevoegdheden uitoefent. Ten aanzien van griffiemedewerkers wordt de raadsgriffier gemandateerd, wat in artikel 119 van dit reglement wordt ondervangen. Inkoopmodel: Gelet op de bedoelde ledenbrieven enerzijds en de te hanteren inkoopmodel intern anderzijds, vraagt om een nadere toelichting. Deze ledenbrieven geven aandacht aan rechtspositionele zaken en het regelen van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het reglement is daarop gebaseerd. Het gaat hierbij primair om personeel dat op de ‘loonlijst’ van de raad i.c. griffie komt te staan (lees: vast personeel). Personeel kan ook deels op deze ‘loonlijst’ staan en deels tot de ambtelijke organisatie behoren. Betrokkenen hebben dan één aanstelling bij de gemeente en twee benoemingen, waarvan één van de raad. Het gaat echter ook om personeel dat via het inkoopmodel wordt ingehuurd, bij de griffie wordt gedetacheerd of een stageplek heeft. Bij het inkopen van diensten is het vraagstuk van de rechtspositie voor betrokkenen niet aan de orde, dat wordt geregeld door de leverancier van de diensten.

82

Als het gaat om vast personeel, is een benoeming door de raad aan de orde. In het geval van tijdelijk of incidenteel personeel, kan aanstelling aan of de commissie voor toezicht op de griffie of de raadsgriffier worden overgelaten. De essentie is, zoals de VNG aangeeft, dat bevoegdheden en verantwoordelijkheden goed worden geregeld, zowel operationeel, organisatorisch als formeel. Dit door middel van een besluit (van de raad i.c. de Commissie van toezicht op de griffie). Taak griffie: De griffie verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning voor de raad. Ook, bijvoorbeeld, het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raadsvergaderingen naar de aanwijzingen van de raadsgriffier. Veelal zijn commissiegriffiers en niet de raadsgriffier aanwezig bij vergaderingen van commissies om de voorzitters van deze commissies te ondersteunen. Artikel 120 Instructie raadsgriffier Nadere instructies voor de raadsgriffier moeten zich wel verdragen met de aard van de functie van raadsgriffier en met de functie van een griffie. Artikel 121 Archiefzorg en -beheer In de Archiefwet is een afzonderlijk hoofdstuk gewijd aan zorg voor en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden. De zorg voor deze gemeentelijke archieven is opgedragen aan het college. De raad stelt krachtens artikel 30, lid 1, van de Archiefwet 1995 een Archiefverordening vast en kan nadere regels stellen, bijvoorbeeld via het reglement van orde. Het college oefent overeenkomstig deze verordening en besluiten de zorg uit voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen. Deze verantwoordelijkheid voor de zorg wordt niet per afzonderlijk bestuursorgaan binnen de gemeente geregeld. Het college handelt conform deze verordening en raadsbesluiten in dezen. Het college draagt zorg voor een beheersregeling inzake niet-overgebrachte archieven, het zogeheten Besluit Post- en Archiefzaken of Besluit Informatiebeheer. Het beheer van de niet-overgebrachte archieven is in de Archiefwet niet nader geregeld, maar is veelal de ambtelijke verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. In de praktijk is nog vaker geregeld dat de managers van de gemeentelijke beheerseenheden belast zijn met het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Als er maar één beheerseenheid wordt onderscheiden, is het vaak de gemeentesecretaris, die als hoofd van die beheerseenheid wordt aangemerkt en dus wordt belast met het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In het licht hiervan wordt gesproken in termen van ‘hoofden van (een) beheerseenhe(i)d(en)’ in plaats van ‘gemeentesecretaris’. Bij het bepalen welke beheerseenheden onderkend kunnen worden, wordt vaak een vergelijking gemaakt met wat voorheen in de beheersverordening (door de raad) is geregeld of nu in het beheersbesluit (van het college). In het kader van de herschikking van bevoegdheden is het college verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en het personeelsbeleid. Niet de bestuursorganen afzonderlijk wijzen (samen) de archiefbewaarplaatsen aan, maar voorheen de raad en na invoering de Wet dualisering gemeentelijke bevoegdheden het college. Deze wet trad op 8 maart 2006 in werking. Deze aanwijzingsbevoegdheid is op het college overgegaan. In de modelarchiefverordening staat: “de archivaris: de overeenkomstig artikel 32/37 van de wet benoemde gemeentesecretaris. In de verordening staat niet wie de gemeentearchivaris benoemt. Het is daarom niet nodig een nieuwe archiefverordening op te stellen als de raad de toenmalige modelverordening heeft gevolgd, wat het geval is. Gelet op deze wet- en regelgeving wordt het toezicht, waarover in onderhavig artikel in het reglement wordt gesproken, is niet ‘voor zijn eigen zaken’, maar geldt voor het archiefbeheer in de gehele gemeente en bovendien voor het archiefbeheer van die instellingen, waarvoor de gemeente centrumgemeente is bij gemeenschappelijke regelingen. En dit geldt voor andere overheidsorganen waaraan de gemeente deelneemt en waaraan het secretariaat in de gemeente gevoerd wordt. Door middel van het reglement wordt dit aangescherpt door via dit artikel in het reglement ook te focussen op de betekenis van goed archiefbeheer in verband met effect daarvan op het functioneren van de raad en door de raad ingestelde commissies.

83

Als er geen gemeentearchivaris is aangewezen of de gemeente niet deelneemt aan een streekarchief, is er geen archiefwettelijk, binnengemeentelijk toezicht. In die gevallen ligt het toezicht op de zorg (en daarmee impliciet ook de wijze waarop het beheer is geregeld) geheel bij de provinciale archiefinspectie. Met onderhavig artikel in het reglement wordt deze leemte niet opgelost, omdat dit artikel vooral is gericht op het waarborgen van het functioneren van de raad. Het beheer van vertrouwelijke stukken kan de facto in handen van de raadsgriffier liggen om redenen van vertrouwelijkheid, de beheersverantwoordelijkheid blijft daar liggen, zoals in het Besluit Informatiebeheer is bepaald. Daarin kunnen ook nadere werkafspraken geregeld zijn over het dagelijkse beheer van bepaalde categorieën stukken. Als er behoefte is om bij de dossiervorming rekening te houden met de verschillende gebruikersgroepen (bestuursorganen), dan volstaat dit in nadere huisregels (uitvoeringsvoorschriften van het college) op te nemen, waarnaar desgewenst in het Besluit Informatiebeheer verwezen kan worden. Om de communicatie over de behoeften van de raad te kanaliseren, is in het reglement een rol weggelegd voor de commissie voor de werkwijze. Dit wil niet zeggen dat deze commissie noch de raadsgriffier een toezichthoudende functie hebben op het archief en het beheer daarvan. De commissie is vooral een forum voor de gemeentesecretaris in verband met archiefbeheer en dossiervorming voor wat betreft de archieven van de raad. De commissie wordt ondersteund en geadviseerd door de raadsgriffier. Een belangrijke eis die aan het college wordt meegegeven, is dat zij verantwoordelijk is voor het bestempelen van stukken die vertrouwelijk of geheim zijn of waarop embargo rust. De griffie is hiermee niet belast. Uiteraard kan de raad dit wijzigen conform de Gemeentewet, dit door middel van een raadsbesluit tijdens een besloten vergadering. Hierdoor hebben de leden van de raad en de medewerkers binnen de griffie houvast hoe zij met de informatie in deze stukken moeten omgaan. Dit neemt niet weg dat leden van de raad en medewerkers binnen de griffie individueel verantwoordelijk zijn om de aard van het stuk te onderkennen en naar de aard van het stuk te handelen. In het licht van de Archiefwet, wordt dit reglement, vanwege dit artikel - en de toelichting daarop - onder de aandacht gebracht van Gedeputeerde Staten (GS). GS houden immers toezicht op de gemeenten conform de Archiefwet. Slotbepalingen Artikel 122 Publicatie van stukken Dit artikel behoeft geen toelichting. Wel de opmerking dat hierbij actief gebruik wordt gemaakt van internet. De besluiten van de raad worden door het college gepubliceerd, nadat deze zijn geconsolideerd. Hieraan ligt het staatsrechtelijk beginsel ten grondslag, dat het college bereid is uitvoering te geven aan het besluit van de raad. Artikel 123 Herziening reglement Het vaststellen of wijzigen van het reglement geschiedt ook bij enkelvoudige meerderheid tijdens een vergadering. In verband met absentie van leden en samenhang met de krappe meerderheid kan een lid overwegen een herstemming te verlangen in de eerstvolgende vergadering. Overwogen is om dit artikel uit te breiden door de vaststelling of wijziging van het reglement te laten geschieden bij ten minste tweederde meerderheid van het totaal uitgebrachte stemmen. Dit echter blijft beperkt tot een ongeschreven regel. Hiermee wordt tot uiting gebracht dat het reglement gedragen wordt door (een deel van) de coalitie en (een deel van) de oppositie. Overigens, de minimale rechten van raadsleden zijn verankerd in de Gemeentewet. Met dit reglement wordt - raadsbreed - beoogd om daar boven uit te stijgen.

84

Artikel 124 Uitleg reglement Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 125 Afwijking van reglement Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 126 Inwerkingtreding reglement Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 127 Overgangstermijn Lopende zaken zijn, bijvoorbeeld: - de al ingediende en nog af te handelen schriftelijke vragen van raadsleden en verzoeken tot schriftelijke inlichtingen; - vergaderstukken die zijn uitgegaan op basis van het vorige reglement; Formeel wordt dat afgehandeld conform het toen geldende reglement. In materieel opzicht zijn er geen wezenlijke verschillen. Wel wordt geanticipeerd op het nieuwe vergaderschema, terwijl dit schema al is vastgesteld door het anticiperen op dit nieuwe reglement. Artikel 128 College informeren Het reglement geeft alleen bindende regels voor de raad als bestuursorgaan. Bindende regels voor de andere bestuursorganen binnen de gemeente worden vastgesteld door middel van een verordening. Door de omvang van besluiten te saneren, is de inhoud van een aantal verordeningen verwerkt in dit nieuwe reglement. Of, dat een basis is gelegd voor een nader raadsbesluit. Het college ondersteunt de raad in de voorbereiding van de besluitvorming in de raad. Dit door te anticiperen op de werkwijze van de raad. Uit het oogpunt van hoffelijkheid behoeft dit niet met behulp van verordeningen, maar kan beperkt blijven tot informeren van het college door de raadsgriffier, dit via de gemeentesecretaris. Hierdoor is ook maatwerk mogelijk door flexibel te werken. Wordt dat toch als onvoldoende ervaren, dan kan de raad alsnog een en ander in een motie of raadsbesluit vastleggen. Hierover adviseert de commissie voor de werkwijze. Om het anticiperende vermogen te vergroten, worden de andere bestuursorganen binnen de gemeente geïnformeerd over de wensen van de raad, zoals deze ten grondslag liggen aan dit reglement. Artikel 129 Vervallen van stukken Dit artikel behoeft geen toelichting. Immers, eerdere besluiten van de raad vervallen, omdat deze verdisconteerd zijn in dit nieuwe, allesomvattend besluit. Daartoe behoren ook de Instructies voor de Raadsgriffier, omdat deze meer concreet zijn uitgewerkt in dit reglement en aanvullend in de toelichting daarop. Uit onderzoek is gebleken, dat bij het vaststellen van verordeningen toentertijd de voorgaande stukken niet zijn ingetrokken. Vandaar dat dit ook onderdeel is van de intrekking conform dit artikel.

85

Bijlagen

86

BIJLAGE 1

Spoorboekje samenwerkingsdualisme

1. Afspraken tussen raad en college Beide partijen maken, in goed overleg, afspraken over de onderwerpen die om kaderstelling vragen. Ook kan worden afgesproken welke route geëigend is: actieve versus passieve kaderstelling. 2. Agenderingsbrief Dat de raad het college opdracht geeft tot het maken van een startnotitie, wordt schriftelijk vastgelegd7. In deze brief wordt ook verwoord hoe het college de opdrachtverlening interpreteert. Het kan ook nog meer informatie bevatten. Te denken valt aan een tijdspad, de namen van personen (bestuurlijk en ambtelijk) die bij het vervaardigen van de startnotitie betrokken zijn, het budget (past het binnen de begroting of niet?) etc. 3. Startnotitie Het college vervaardigt een startnotitie, die aan de contouren voldoet, als bedoeld in de agenderingsbrief en stelt deze beschikbaar aan de raad. 4. Onderzoek door commissie Facultatief. En, door middel van hoorzittingen, werkbezoeken, raadplegen deskundigen etc. houdt de commissie de houtskoolschets tegen het licht en onderzoekt de oplossingsrichtingen in de startnotitie. 5. Debat in de raad De raad debatteert over de onderscheiden oplossingsrichtingen en maakt hieruit een keuze. Aansluitend krijgt het college de opdracht om aan de hand daarvan een kaderstellend document rond de vier W’s voor te bereiden. 6. Besluitvorming in de raad Vaststelling van het kaderstellend document vindt plaats in de raad (na bespreking in een commissie of na een opiniërend gesprek in de raad). De bespreking i.c. opiniërend gesprek biedt het college de mogelijkheid om met een herziene versie van het beoogd kaderstellend document te komen. Tot slot Op deze wijze kan met behulp van enkele kort geformuleerde documenten het proces worden georganiseerd en doelgericht naar een resultaat worden gewerkt.

7

Deze brief kan door het college worden geconceptueerd. 87

BIJLAGE 2

Aanbevelingen

De volgende aanbevelingen worden meegegeven in verband met prestatiegericht werken in het kader van samenwerkingsdualisme. Toegespitst op alle echelons8 - Zorg als raad voor goed procesmanagement en laat je daarbij adviseren door de raadsgriffier. Hierdoor wordt het college in staat gesteld te besturen. - Bestuur als college door middel van goed programmamanagement en laat je daarbij adviseren door de gemeentesecretaris. Hierdoor wordt de ambtelijke organisatie in staat gesteld adequaat de juiste prestaties te leveren en kunnen burgers anticiperen op wat de gemeente doet. - Lever de gewenste prestaties als ambtelijke organisatie door middel van goed projectmanagement i.c. projectmatig werken. Toegespitst op de raad(sleden)9 - Houd afstand tot de dagelijkse gang van zaken in het stadhuis en koester het deeltijdkarakter van het raadslidmaatschap. - Maak expliciete afspraken met het college over informatieverstrekking en -voorziening (en herijk deze regelmatig). - Normaliseer de aanwezigheid van wethouders in de raadsvergadering. - Versterk de rol van het college bij initiatiefvoorstellen en bij petities en verzoekschriften gericht aan de raad. - Zorg voor faciliteiten voor scholing en training voor raadsleden. - Geef het presidium de regie over het proces. - Geef de burgemeester de rol van stimulator, arbiter en procesbegeleider. - Versterk het profiel van de waarnemend voorzitter(s) van de raad en, bevorder een goed samenspel tussen burgemeester (als voorzitter van de raad) en deze waarnemend voorzitter(s). Toegespitst op het college10 - Laat het college de beleidsvoorbereiding doen. - Versterk de rol van het college bij initiatiefvoorstellen, petities en verzoekschriften gericht aan de raad. - Normaliseer de aanwezigheid van wethouders in de raadsvergadering. - Maak expliciete afspraken met de raad over informatieverstrekking en -voorziening (en herijk deze regelmatig). - Geef het presidium de regie over het proces van de raadsvergaderingen. Verder: - Het is belangrijk dat de startnotitie taalkundig gezien wordt geadresseerd aan de raad. Van de stellers van deze notitie mag dan ook worden verwacht dat zij een tekst produceren die: o to the point is (lees: vanuit het gezichtspunt van het raadslid); o behapbaar (lees: geen overbodige informatie); o toegankelijk geschreven (lees: gemakkelijk leesbaar voor niet-insiders). Negatief geformuleerd: op ‘managementvoer’ zit de raad niet te wachten. - Bedenk niet ‘De perfecte oplossing’ achter het bureau. Faciliteer en ondersteun burgers bij het vinden van hun oplossingen (en - indien nodig - leg deze alternatieven voor aan de raad).

8

Gebaseerd op de aanbeveling van de commissie Professionalisering van de Vereniging van Griffiers. Bron: het rapport Dualisering: bijsturing geboden van de Commissie Leemhuis 10 Idem. 9

88

Toegespitst op de burgemeester11 - Maak een einde aan het dubbele voorzitterschap (voor zover de wet dat toelaat). - Geef de burgemeester de rol van stimulator en arbiter en van procesbegeleider. - Bevorder een goed samenspel tussen burgemeester (als voorzitter van de raad) en de waarnemend voorzitter(s). Toegespitst op de raadsgriffier12 - Maak de raadsgriffier de onafhankelijke vraagbaak van de raadsleden. - Zorg voor faciliteiten voor scholing en training. - Ondersteun de burgemeester in zijn rol van procesbegeleider. - Adviseer het presidium bij het nemen van de regie over het proces.

11 12

Idem. Idem. 89