Monnickendam, 22 september 2015
Nummer:
166-137
Portefeuillehouder: Contactpersoon:
mw. L.M.B.C. Wagenaar-Kroon drs. E.G.H. Dijk MPM
Aan de Raad
Onderwerp Wijzigen Reglement van orde gemeenteraad Waterland Inleiding Gezien het aantal opmerkingen over de vergaderwijze en -orde van de gemeenteraad die door raadsleden zelf, maar ook door anderen zijn geuit, heeft een werkgroep bestaande uit (duo)raadsleden van vrijwel alle in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen, de burgmeester en de griffier, de taak op zich genomen om de knelpunten in kaart te brengen en met mogelijke verbetervoorstellen te komen. In de eerste bijeenkomst van de werkgroep is een aantal kwesties naar voren gebracht, die door de leden in meer of mindere mate werden ervaren als probleem. Samenvattend werden onder meer deze ‘problemen’ genoemd: 1. Vergaderingen duren te lang; de agenda wordt zelden voor 23.00 uur afgerond. 2. In de vergadering worden slechts vooraf ingenomen standpunten meegedeeld; het komt zelden voor dat de ene partij de andere partij overtuigt. 3. Tijdens de vergadering hebben (duo)raadsleden niet zelden te weinig (actuele) kennis om inspraak en nieuwe informatie goed te kunnen beoordelen, waardoor de discussie zonder alle informatie wordt gevoerd. 4. De burger voelt zich niet serieus genomen, bijvoorbeeld omdat er niets met zijn inspraak gebeurt of omdat om 23.00 uur blijkt dat zijn onderwerp niet meer aan de orde komt. 5. Discussie in de raad is niet zelden gericht op de persoon, wat de interpersoonlijke verhoudingen binnen de raad niet ten goede komt. In de vervolgbijeenkomsten zijn mogelijke oplossingen voor onder met bovenstaande problemen in kaart gebracht. Een deel hiervan is reeds in de praktijk gebracht; een wijziging van het Reglement van orde gemeenteraad Waterland (hierna: Reglement van orde) was daarvoor niet vereist. Het meest in het oog springende voorbeeld daarvan is het feit dat de voorbereidende vergadering en de raadsvergadering uit elkaar zijn gehaald. Omdat het wenselijk is om een en ander goed vast te leggen, dient het Reglement van orde te worden gewijzigd. Een voorstel hiertoe wordt nu door het fractievoorzittersoverleg ter vaststelling voorgelegd aan de raad. Concrete voorstellen A. Scheiden van de voorbereidende vergadering en de raadsvergadering (artikel 29) In het Waterlandse vergadermodel bestaat naast de door de burgemeester voorgezeten raadsvergadering de zogenoemde voorbereidende vergadering, die voorgezeten wordt door een raadslid. Voorheen werd deze voorbereidende vergadering gehouden tijdens een schorsing of na afloop van een raadsvergadering.
In principe werd eens in de drie weken een dergelijke gecombineerde vergadering ingepland. Na het afgelopen zomerreces is ervoor gekozen om deze twee vergaderingen uit elkaar te halen: de raadsvergadering wordt gehouden de week volgende op die waarin de voorbereidende vergadering is gehouden. Per saldo betekent dat dat er in totaal meer voorbereidende vergaderingen en raadvergaderingen worden ingepland dan de gecombineerde vergaderingen in het oude stelsel. Dit kan een oplossing bieden voor het gegeven dat voorheen de agenda vaak niet voor 23.00 uur werd afgerond, zodat extra vergaderingen moesten worden uitgeschreven. Voorgesteld wordt in het Reglement van orde niet het oude vergadersysteem uit te sluiten, maar de formuleringen van artikel 29 zodanig te kiezen dat zowel het oude als het nieuwe vergadersysteem door het Reglement van orde wordt bestreken. Voordat was besloten om de voorbereidende vergadering en de raadsvergadering uit elkaar te halen, heeft de werkgroep gesproken over de situatie dat bij het vaststellen van de agenda van nogal eens een discussie ontstond – die soms lang kon duren – over de vraag of een agendapunt direct besluitvormend kan worden afgedaan. Door het scheiden van de voorbereiden vergadering en de raadsvergadering wordt dit probleem opgelost. Immers, het is in het nieuwe systeem niet meer mogelijk om een agendapunt dat voorbereidend wordt behandeld diezelfde avond ter besluitvorming voor te leggen. B. Vaststellen agenda: volgorde van de punten (artikel 12) Bij het vaststellen van de agenda ontstaat nogal eens een discussie – die soms lang kan duren – over de aanpassing van de volgorde van de agenda. In verband met de aanwezigheid van insprekers kan het evenwel wenselijk zijn de volgorde te wijzigen. Omdat insprekers zich van tevoren moeten aanmelden bij de griffier zou een oplossing kunnen zijn dat de griffier op donderdagmiddag, rekening houdende met de publieke belangstelling, versie 2 van de agenda rondstuurt. Voorgesteld wordt artikel 12 in die zin te wijzigen, en daarbij artikel 21, zesde lid, te schrappen. Daarbij wordt, indien mogelijk, ook rekening gehouden met publieke belangstelling bij bepaalde onderwerpen van burgers die zich weliswaar niet hebben gemeld als inspreker, maar wel aanwezig zijn op de publieke tribune. Vervolgens zou de voorzitter de vaststelling van de agenda strakker kunnen voorzitten: ten aanzien van een concreet voorstel van een fractie tot aanpassing van de agenda kunnen de overige fracties aangeven of zij dit voorstel steunen. Indien niet een meerderheid zich uitspreekt vóór het voorstel, wordt het geacht te zijn verworpen. C. Behandeling ingekomen stukken en agendering door fracties De discussie bij de behandeling van de ingekomen stukken neemt ook nog wel eens de nodige tijd in beslag. Eerst komt de vraag aan de orde of iemand een agenderingsverzoek wil steunen en vervolgens waarom iemand iets geagendeerd wil hebben. Een oplossing zou kunnen zijn dat fracties die ingekomen stukken willen agenderen voorafgaande aan de raadsvergadering aan de griffier laten weten wat ze willen agenderen en waarom. Donderdagmiddag stuurt de griffier een mail waarin staat aangegeven welke wijzigingen er op verzoek van de fracties zijn doorgevoerd bij de afdoening van de ingekomen stukken. Als het goed is, is dan het agendapunt ‘Vaststellen ingekomen stukken’ een hamerstuk. Omdat de eis dat slechts tot agendering wordt overgegaan indien ten minste twee fracties daarom verzoeken in de praktijk een wassen neus is gebleken – er zijn fracties die principieel altijd andere fracties steunen in agenderingsverzoeken – wordt voorgesteld deze eis te laten vervallen. Met andere woorden: een fractie kan, zonder ondersteuning van een andere fractie, een onderwerp op de agenda van de voorbereidende vergadering geplaatst krijgen. Voorwaarde daarbij is wel dat zij vooraf schriftelijk aangeeft wat concreet het onderwerp is waarover agendering wordt verzocht. D. Strakke vergaderorde Zijdiscussies en interrupties die ontaarden kosten veel tijd. Een oplossing zou kunnen zijn de herinvoering van het systeem van twee termijnen. Vooruitlopend op de discussie in de werkgroep heeft de voorzitter van de voorbereidende vergadering dit systeem reeds voor een groot deel in de praktijk gebracht. In de eerste termijn houdt iedere fractie, indien gewenst, een betoog. Interrupties worden alleen toegestaan als er een vraag aan de spreker wordt gesteld. Deze spreker mag vervolgens direct op die vraag een antwoord geven. Reageren op een interruptie door een andere dan de primaire spreker, wordt niet toegestaan. In de tweede termijn kan iedere fractie, indien gewenst, opnieuw een betoog houden en geïnterrumpeerd worden.
Overige mogelijkheden In de werkgroep zijn ook mogelijkheden aan de orde geweest die uiteindelijk niet hebben geresulteerd in een voorstel tot wijziging van het Reglement van orde. Hieronder worden deze mogelijkheden uiteengezet. Inspraak burgers Een burger mag inspreken tijdens de vergadering, maar kan er het gevoel aan over houden dat er niets met die inspraak gebeurt. De raadsleden mogen alleen verduidelijkende vragen stellen en discussie is niet mogelijk. Als er nieuwe informatie door de inspreker naar voren wordt gebracht, kunnen raadsleden hier meestal niets meer mee, omdat het de raadsleden veelal aan (actuele) kennis op uitvoeringsniveau ontbreekt. Een oplossing zou kunnen zijn het afschaffen van het inspreken tijdens een voorbereidende of raadsvergadering (levert ook grote tijdswinst op). In ieder geval dienen de verwachtingen te worden gemanaged. Het bezoeken van de fractievergaderingen geeft voor de burger veelal meer kans op succes. De nadruk zou dus moeten liggen op inspraak tijdens de fractievergaderingen. Als een burger de raadsleden collectief zou willen toespreken, zou het goed mogelijk zijn hiervoor een (half) uur voorafgaande aan de fractievergaderingen in te ruimen. De werkgroep stelt voor de inspraakmogelijkheid voor burgers tijdens de voorbereidende en raadsvergaderingen te handhaven. Voor de griffier ligt hier een taak om burgers die zich melden uitdrukkelijk te wijzen op de mogelijkheid om in te spreken tijdens de verschillende fractievergaderingen, dan wel om de mogelijkheid van een moment van collectieve inspraak te bieden door voorafgaande aan de fractievergaderingen bijvoorbeeld een presentatie te geven in de raadzaal. Uitzenden raadsvergaderingen Het uitzenden van de raadsvergadering op televisie en internet heeft ertoe geleid dat raadsleden veel meer zijn gericht op met maken van statements voor de kijkers thuis dan op het luisteren en in discussie gaan met elkaar. Een oplossing zou kunnen zijn het niet meer toelaten van de camera’s in de raadzaal. Uiteraard past deze ‘oplossing’ niet in een stelsel van democratische verantwoording en besluitvorming in openbare vergaderingen. De werkgroep stelt dan ook voor de huidige situatie te handhaven. Invoeren spreektijd Een mogelijke oplossing voor het verkorten van de vergadertijd is het invoeren van spreektijden per fractie. Iedere fractie zou dan, naar rato van het aantal raadszetels, spreektijd krijgen die de fractie zelf kan verdelen over de verschillende agendapunten. Als de spreektijd ‘op’ is, kan de fractie in die vergadering het woord niet meer voeren. De werkgroep stelt voor niet over te gaan tot het invoeren van spreektijden. Aanmelden sprekers Een mogelijke oplossing voor het verkorten van de vergadertijd is het invoeren van een systeem waarbij alle fractie voorafgaande aan de raadsvergadering moeten aangeven bij welke agendapunten zij in eerste termijn het woord willen voeren. Fracties die zich niet aanmelden mogen in eerste termijn dan zelf geen betoog houden, maar slechts interrumperen. De werkgroep stelt voor hiertoe niet over te gaan. Het risico is groot dat fracties voor de zekerheid spreektijd gaan aanvragen. Interruptiemicrofoon Om het aantal interrupties te beperken kan overwogen worden een interruptiemicrofoon op afstand neer te zetten, zodat mensen die willen interrumperen een stukje moeten lopen. Als groot nadeel wordt ervaren het gegeven dat niet alle fracties in dezelfde afstand tot de interruptiemicrofoon zullen staan. Fractie die dicht bij de microfoon zitten, zijn hierdoor in het voordeel. Ook is de huidige indeling van de raadzaal, mede gelet op de cameraopstelling van de lokale televisieomroep, niet geschikt voor het plaatsen van een interruptiemicrofoon. De werkgroep stelt dan ook voor om niet over te gaan tot het invoeren van een interruptiemicrofoon. Ambtenaren aan tafel Om meer inhoudelijke kennis aan de vergadertafel te krijgen zou kunnen worden besloten dat ambtenaren aan tafel mogen schuiven voor de beantwoording van (technische) vragen. Los van de vraag of technische vragen überhaupt bestaan in de politieke arena, is het voor een ambtenaar lastig om zichzelf te verdedigen
en vrijuit te spreken. Overigens is het in eerste instantie de vraag of het college het wenselijk vindt dat ambtenaren zich rechtstreeks in een voorbereidende of raadsvergadering verhouden tot de raadsleden. De werkgroep stelt vooralsnog voor in principe niet over te gaan tot het aan tafel uitnodigen van ambtenaren. Indiening moties en amendementen Moties en amendementen worden nogal eens laat ingediend. Afgesproken zou kunnen worden dat in de raadsvergadering alleen moties en amendementen behandeld worden die vóór de vergadering schriftelijk zijn ingediend. De werkgroep stelt vast dat sommige moties en amendementen op het laatste moment kunnen opkomen en dat dus zelfs de mogelijkheid van het staande de vergadering indienen ervan niet onmogelijk gemaakt zou moeten worden. Uiteraard blijft wel als gentleman’s agreement gelden dat moties en amendementen zoveel mogelijk 24 uur van tevoren worden ingediend. Twitter De interpersoonlijke verhoudingen worden nogal eens op scherp gezet door steken onder water via twitter. Ook kan twitteren tijdens de vergadering als storend worden ervaren; als je in gesprek ben met elkaar is het onbeleefd/niet respectvol om teksten erover naar buiten te brengen. Afgesproken zou kunnen worden dat er niet meer wordt getwitterd. De werkgroep stelt voor hierover geen bepalingen in het Reglement van orde op te nemen. Eventueel zou in de gedragscode een bepaling kunnen worden opgenomen over het gebruik van sociale media. (Technische) aanpassingen Van de gelegenheid wordt gebruik gemaakt om een aantal (technische) aanpassingen in het Reglement van orde door te voeren. Het betreft enerzijds correcties van onvolkomenheden en anderzijds aanpassingen in situaties dat de werkelijke werkwijze afwijkt van de werkwijze zoals die is geregeld in het Reglement van orde. A. Artikel 6 De griffier Artikel 6, eerste en tweede lid, van het Reglement van orde zijn overbodig geworden door de inwerkingtreding van de op 24 januari 2013 door de raad vastgesteld Verordening werkgeverscommissie griffier. Voorgesteld wordt deze leden te laten vervallen. B. Artikel 7 Fractie Artikel 7, zesde lid, van het Reglement van orde bepaalt dat de raad kan besluiten tot een financiële bijdrage aan elke fractie ter ondersteuning van haar werkzaamheden. Nog los van het feit dat in de gemeente Waterland geen gebruik wordt gemaakt van deze mogelijkheid, wordt een dergelijke bijdrageregeling in een afzonderlijke verordening door de raad vastgesteld. In het Reglement van orde is deze bepaling dan ook overbodig. Voorgesteld wordt artikel 7, zes lid, te laten vervallen. C. Artikel 8 Het fractievoorzittersoverleg Artikel 8, tweede lid, van het Reglement van orde bepaalt dat de leden van het fractievoorzittersoverleg zich kunnen laten vervangen door hun plaatsvervanger. Omdat er geen vaste vervangers zijn aangewezen voor de fractievoorzitters en in de praktijk een fractievoorzitter van geval tot geval bepaalt door wie hij zich wil laten vervangen, wordt voorgesteld in het tweede lid ‘door hun vervanger’ te vervangen door: ‘door een vervanger’. Voorts bepaalt het vijfde lid dat de griffier van elk fractievoorzitteroverleg een besluitenlijst opstelt. In de praktijk wordt evenwel door de griffier van dit overleg een verslag opgesteld. Voorgesteld artikel 8, vijfde lid, in die zin aan te passen. D. Artikel 9 De agendacommissie Artikel 9, eerste lid, van het Reglement van orde geeft geen waarborg dat in de agendacommissie zowel raadsleden afkomstig uit de coalitie als uit de oppositie vertegenwoordigd zijn. Voorgesteld wordt hierin alsnog te voorzien.
E. Artikel 11 Oproep en artikel 13 Ter inzage leggen van stukken Artikel 11, tweede lid, van het Reglement van orde bepaalt dat de agenda en de daarbij behorende stukken gelijktijdig met de schriftelijke oproep aan de raadsleden wordt verzonden. In de praktijk worden de stukken echter digitaal ontsloten via de gemeentelijke website en ontvangen de raadsleden per e-mail slechts een link naar deze pagina. Alleen in gevallen waarin het onwenselijk is om stukken via de gemeentelijke website beschikbaar te stellen, zoals het geval is bij stukken waarover geheimhouding is opgelegd, worden vergaderstukken, per fysieke dan wel elektronische post, aan de raadsleden verzonden. Voorgesteld wordt artikel 11, tweede lid, aan te passen aan de praktijk. Gelet op vorenstaande kan ook artikel 13 en artikel 14, derde lid, komen te vervallen. F. Artikel 19 Verslag, besluitenlijst en audio/videobestanden Artikel 19 van het Reglement van orde bepaalt dat van de vergaderingen samenvattende verslagen worden gemaakt. Sinds 2012 worden er echter geen verslagen meer gemaakt van de voorbereidende en raadsvergaderingen. Vanaf dat moment zijn het de videobeelden op de gemeentelijke website die functioneren als audiovisueel verslag. Wel wordt door de griffier van elke vergadering een besluitenlijst gemaakt waarin nauwgezet wordt vermeld wat er in de vergadering is besloten en welke toezeggingen door het college en de burgemeester zijn gedaan. Voorgesteld wordt artikel 19 aan te passen aan deze praktijk. G. Artikel 21 Spreekrecht burgers Artikel 21 van het Reglement van orde geeft regels ten aanzien van het spreekrecht van burgers tijdens vergaderingen. In het tweede lid is bepaald waarover niet ingesproken kan worden. Voorgesteld wordt, mede gelet op de bestaande praktijk, de volgende aanpassingen door te voeren: - in onderdeel a is bepaald dat niet kan worden ingesproken over onderwerpen die geagendeerd staan ter besluitvorming. De bedoeling is dat burgers inspreken tijdens de behandeling van het onderwerp in de voorbereidende vergadering en dat niet ingesproken wordt tijdens de raadsvergadering, waarin het onderwerp daadwerkelijk tot besluitvorming wordt gebracht. In de praktijk komt het soms voor dat onderwerpen direct geagendeerd worden in de raadsvergadering. In die gevallen wordt het aan burgers toegestaan om in te spreken tijdens de raadsvergadering. Voorgesteld wordt deze praktijk vast te leggen in het Reglement van orde; - in onderdeel b is bepaald dat niet kan worden ingesproken over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan. In de praktijk wordt aan burgers wél de mogelijkheid gegeven om in dergelijke gevallen in te spreken. Een goed voorbeeld daarvan is de vaststelling van een bestemmingsplan. Tegen dit besluit staat namelijk beroep open bij de rechter. Voorgesteld wordt aan te sluiten bij de praktijk en onderdeel b te laten vervallen; - in onderdeel d is bepaald dat niet kan worden ingesproken indien een klacht in de van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. Aangezien de reikwijdte voor het indienen van een klacht heel ruim is, komt het in de praktijk voor dat burgers inspreken over dergelijke onderwerpen. Voorgesteld wordt aan te sluiten bij de praktijk en onderdeel d te laten vervallen; - in onderdelen e en f is bepaald dat over stukken op de lijst van ingekomen stukken dan wel over ingediende moties niet kan worden ingesproken. In de praktijk wordt het aan burgers toegestaan in dergelijke situatie wél in te spreken. Voorgesteld wordt aan te sluiten bij deze praktijk en onderdeel 3 en f te laten vervallen. H. Artikel 25 Instelling voorbereidende vergadering Het Reglement van orde maakt het op grond van artikel 25, eerste lid, mogelijk om parallelle sessies te organiseren, waarbij op hetzelfde moment in verschillende kamers een voorbereidende vergadering wordt gehouden. Van deze mogelijkheid wordt tegenwoordig nooit meer gebruik gemaakt. Voorgesteld wordt deze mogelijkheid te schrappen. I. Artikel 26 Samenstelling In artikel 26, vierde lid, worden enkele bepalingen van de Gemeentewet die van toepassing zijn op raadsleden van overeenkomstige toepassingen verklaard voor duoraadsleden. Een van die bepalingen is artikel 15 van de Gemeentewet. Daarin wordt bepaald dat een raadslid bepaalde handelingen niet mag verrichten. Voor de situatie genoemd in artikel 15, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet kunnen gedeputeerde staten van de provincie ontheffing verlenen. Omdat het niet mogelijk is deze ontheffing aan te vragen voor duoraadsleden, wordt voorgesteld in het Reglement van orde deze situatie uit te zonderen.
J. Artikel 27 Voorzitterschap In het derde lid van artikel 27 van het Reglement van orde is per abuis bepaald dat artikel 3 van overeenkomstige toepassing is. Het gaat namelijk om artikel 4 dat van overeenkomstige toepassing dient te worden verklaard. Voorgesteld wordt deze misslag te corrigeren. K. Artikel 29 Taken, bevoegdheden en orde van de voorbereidende vergadering Voorgesteld wordt om aan artikel 29 van het Reglement van orde een negende lid toe te voegen waarin is bepaald dat indien door de voorbereidende vergadering een beslissing moet worden genomen, bijvoorbeeld over een voorstel van orde, deze beslissing wordt genomen met inachtneming van de getalsverhoudingen tussen de verschillende fracties van de raad. Op dit moment voorziet het Reglement van orde namelijk niet in de situatie dat er tijdens een voorbereidende vergadering gestemd moet worden. L. Artikel 40 Stemming In artikel 40, vijfde lid, van het Reglement van orde ontbrak een verwijzing naar artikel 18. Voorgesteld wordt de bepaling aan te vullen. Namens het fractievoorzitteroverleg,
drs. E.G.H. Dijk MPM griffier
