Samenwerking griffies Bellingwedde, Stadskanaal en Vlagtwedde
27 oktober 2010
1. Inleiding De burgemeesters van de gemeenten Bellingwedde, Stadskanaal en Vlagtwedde (hierna: BSV) hebben onlang het initiatief genomen om een onderzoek in te stellen naar een mogelijke samenwerking tussen de griffies van deze drie gemeenten. Een en ander is besproken met de fractievoorzitters in de betrokken gemeenteraden. In deze notitie, die is opgesteld door de griffiers van Bellingwedde en Stadskanaal, worden de mogelijkheden verkend voor een dergelijke samenwerking. Daarbij wordt vooral ingegaan op de vraag hoe hieraan op een zo praktisch mogelijke wijze invulling zou kunnen worden gegeven.
2. De griffier De dualisering van het gemeentebestuur is op 7 maart 2002 ingevoerd. Daarmee is beoogd de herkenbaarheid en zichtbaarheid van het decentrale bestuur een impuls te geven door de rollen en positie van raad en college te verduidelijken, de relatie van het gemeentebestuur met de burger te herstellen en de positie van de raad te versterken. Bij amendement koos de Tweede Kamer voor een zelfstandige raadsondersteuning. Daartoe is in de Gemeentewet bepaald dat de raad een griffier heeft. Aldus is in de wet geborgd dat de raad verzekerd dient te zijn van eigen professionele ondersteuning om zijn taken goed te kunnen uitvoeren. Onder verantwoordelijkheid van de griffier wordt een breed scala aan werkzaamheden uitgevoerd. Al naar gelang de gemeente worden deze werkzaamheden door de griffier zelf, dan wel door een griffiemedewerker uitgevoerd. In de aard van de werkzaamheden en verantwoordelijkheden kan een driedeling worden gemaakt. 2.1 Primair proces Onder het primaire proces worden met name de organisatorische en administratieve werkzaamheden rond het functioneren van de raad verstaan. Het gaat bijvoorbeeld om het opstellen van de conceptagenda voor de raad en de commissies, het vergaren, ontvangen en agenderen van de benodigde raadsvoorstellen en achterliggende stukken, het verzenden van de stukken, de planning van vergaderruimtes, de verslaglegging, de afdoening van verzoeken om informatie, etcetera. Al deze werkzaamheden vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de griffier en hebben voor een groot deel een sterk uitvoerend karakter. 2.2 Specialistische uitvoerende en inhoudelijke taken De hier bedoelde werkzaamheden overstijgen die van het primaire proces. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld het verlenen van assistentie bij het opstellen van moties en amendementen, het adviseren over de werkwijze van de raad, de verantwoordelijkheid voor de actualiteit van de diverse regelingen en verordeningen met betrekking tot de gemeenteraad, het maken van oplegnotities bij raadsvoorstellen, het overleg van burgemeester, secretaris en griffier etcetera. Het gaat dus om werkzaamheden waarvoor in de regel specialistische kennis nodig is. 2.3 Adviserende taken Het gaat hier om de meer strategische advisering met betrekking tot het werk en de positie van de gemeenteraad. Dit heeft met name betrekking op de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad. In het algemeen gaat het om (complexe) vraagstukken in de politieke dynamiek, waarbij veelal sprake kan zijn van tegengestelde belangen. 2
3. Beschrijving huidige situatie In de gemeente Bellingwedde is de griffiersfunctie voor 24 uur per week ingevuld. De griffier heeft voor ongeveer 7 uur per week vaste ondersteuning. In de praktijk komt deze ondersteuning met name op de verslaglegging van vergaderingen neer. Daarnaast doet de griffier een beroep op de organisatie voor het gereedmaken en verzenden van de stukken voor de raads- en commissievergaderingen. In de gemeente Stadskanaal is de griffiersfunctie sinds 1 januari 2010 fulltime ingevuld. De formatie van de griffie beslaat 39,6 uur per week. De griffie van Stadskanaal is een zelfstandig onderdeel van de gemeentelijke organisatie en valt hiërarchisch onder de griffier. In Vlagtwedde omvat de functie van griffier 26 uur per week. Administratieve ondersteuning is voor ongeveer 8 uur per week beschikbaar. Daarbij dient vermeld te worden dat het notuleren van raadsvergaderingen en de nabehandeling en afwerking van raadsstukken wordt verzorgd door het bestuurssecretariaat. Een schatting leert dat daarmee ongeveer 6 uur per week gemoeid is. In twee van de drie gemeenten is een plaatsvervangend griffier. Die verrichten momenteel, anders dan bij wijze van vervanging, regulier geen werkzaamheden met betrekking tot de gemeenteraad. In Bellingwedde heeft de griffier geen vaste plaatsvervanger. In tabelvorm geeft dit de volgende informatie: gemeente Bellingwedde Stadskanaal Vlagtwedde Totaal
uren griffier 24 36 26 86
loonsom griffier 55.000 100.000 60.000 215.000
uren griffie 7 39,6 14 60,6
loonsom griffie 10.000 48.000 18.000 76.000
291.000
De functie van griffier is naar zijn aard buiten de reguliere ambtelijke organisatie geplaatst. Niet het college van burgemeester en wethouders, maar de raad vormt wat de werkgeversrol betreft het bevoegd gezag van de griffier. In alle drie gemeenten wordt het werkgeverschap in de praktijk uitgevoerd door de gezamenlijke fractievoorzitters of door een kleinere commissie gevormd uit het presidium / seniorenconvent (werkgeverscommissie), in alle gevallen inclusief de voorzitter van de raad. Dat is wel zo praktisch en is in overeenstemming met de gangbare praktijk in veel gemeenten. Op die manier kan de werkgeversrol op een slagvaardige manier handen en voeten worden gegeven. Voor wat de administratief ondersteunende werkzaamheden betreft ligt de positionering in de drie gemeenten verschillend. In Bellingwedde en Vlagtwedde worden deze werkzaamheden geheel binnen de reguliere ambtelijke organisatie uitgevoerd. De desbetreffende medewerkers hebben naast de griffietaken ook andere taken. In Stadskanaal maakt de griffie sinds 1 januari 2009 geen onderdeel meer uit van de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, onder verantwoordeliikheid van de werkgeverscommissie, hiërarchisch onder de griffier geplaatst. Wat Stadskanaal betreft kan verder worden opgemerkt dat de griffiemedewerkers daarnaast geen andere taken in de organisatie hebben.
3
4. Waarom samenwerken? Gegeven de omvang van de BSV-gemeenten is de professionele ondersteuning van de gemeenteraden in de vorm van een griffier en een griffie kleinschalig georganiseerd. Daardoor is sprake van een kwetsbare situatie. Feitelijk hebben we het over (parttime) eenmansfuncties met (een soms zeer beperkte) administratieve ondersteuning. In Bellingwedde en Vlagtwedde is administratieve ondersteuning maar beperkt voorhanden en verricht de (solo)griffier zelf ook een aantal uitvoerende werkzaamheden in het primaire proces. Omdat de griffier in beide gemeenten parttime is aangesteld blijft er daardoor meestal (te) weinig tijd over voor de meer inhoudelijke taken, die de gemeenteraad wel van de griffier mag verlangen. Bij veel zaken in het proces van de raadsondersteuning wordt in iedere gemeente steeds weer opnieuw het wiel uitgevonden. Kennis en ervaring worden maar in beperkte mate tussen de gemeenten uitgewisseld. Dat is niet efficiënt; in de praktijk zijn de uiteindelijke verschillen namelijk niet zo groot. Ook in het administratieve proces rond de gemeenteraad kunnen efficiencyslagen worden gemaakt; als je dan toch maar beperkte administratieve ondersteuning hebt, doe het dan zo slim en efficiënt mogelijk! Diverse verordeningen, reglementen en procedures kunnen gelijkgeschakeld worden. Daardoor kunnen diverse processen eenvoudiger en sneller vanuit meerdere gemeenten worden gefaciliteerd. Samenwerking tussen de drie gemeenten biedt kansen om op zoveel mogelijk terreinen samen op te trekken en afstemming te realiseren. Kennis en ervaring kan gerichter worden ontwikkeld en ingezet en daardoor ook naar een hoger niveau worden getild.
5. Een model voor samenwerking Kort samengevat bestaat de voorgestelde samenwerking eruit dat met de huidige griffiers van Bellingwedde en Stadskanaal voortaan de griffierswerkzaamheden in alle drie gemeenten uitgevoerd worden. De griffier van Stadskanaal wordt dan tevens griffier van Vlagtwedde. De administratieve ondersteuning wordt vervolgens zodanig georganiseerd dat er sprake is van een team dat alle drie gemeenten kan bedienen en bij noodzaak elders kan vervangen, maar dat wel steeds op het desbetreffende gemeentehuis werkzaam is. 5.1 Invulling griffier Artikel 107 Gemeentewet legt vast dat de raad een eigen griffier heeft. Dat hoort ook zo te blijven. Herkenbaar moet blijven wie in een gemeente griffier is en als zodanig aanspreekbaar is. Dat speelt met name voor wat betreft de strategisch adviserende taken van een griffier. Raadsleden moeten de griffier kunnen vinden en er zich vertrouwd mee weten. De griffier vervult een belangrijke rol in de schakeling tussen verschillende bestuursorganen en met de secretaris/algemeen directeur v.w.b. de ambtelijke organisatie. Daartoe moet de griffier voldoende herkenbaar en thuis in de organisatie zijn. Voor een ‘griffier op afstand’ zien wij geen kansen. Op dit moment vervangt de griffier van Stadskanaal die van Vlagtwedde. Dit kan gecontinueerd worden. Dat betekent dat de raad van Vlagtwedde die griffier benoemd tot griffier van Vlagtwedde.
4
5.2 Plaatsvervangend griffier Stadskanaal heeft een plaatsvervangend griffier, Bellingwedde niet. In Vlagtwedde komt deze functie binnenkort vacant. Het verdient aanbeveling ook in Bellingwedde en Vlagtwedde een plaatsvervangend griffier te benoemen. Door taken in goed overleg te verdelen kan op die manier een onevenredige vergaderdruk bij één griffier worden voorkomen. 5.3 Omvang griffie Zoals hiervoor al gesteld vinden de ondersteunende griffiewerkzaamheden in Bellingwedde (7 uur) en Vlagtwedde (14 uur) verspreid in de organisatie plaats. Samenwerking biedt kansen om die werkzaamheden gerichter te organiseren. Het aantal formele griffiersuren van Vlagtwedde zou kunnen worden gereduceerd met bijvoorbeeld 10 uur tot 16 uur per week. De daarmee in Vlagtwedde vrijkomende middelen (16.000 euro) kunnen dan worden ingezet ten behoeve van extra administratieve ondersteuning in Vlagtwedde (12 uur extra). Aldus kan in Vlagtwedde voldoende capaciteit beschikbaar komen om daar een eigenstandige griffie-eenheid te positioneren (bijvoorbeeld twee parttime medewerkers). Hierdoor kan het proces van de raadsondersteuning in Vlagtwedde verder worden uitgebouwd en verstevigd. 5.4 Griffie als één team Uiteindelijk zullen de nu op de griffies werkzame medewerkers volledig met elkaars werkwijzen vertrouwd moeten zijn en aldus een onderling uitwisselbare pool kunnen vormen. Nog belangrijker is dat men als team functioneert en dat men als team werkzaamheden voor alle drie gemeenten kan uitvoeren. Dat biedt ook kansen om taken en werkzaamheden te differentiëren. Voorbeeld: er zouden drie medewerkers kunnen worden opgeleid om het nieuwe raadsinformatiesysteem te bedienen en de respectievelijke websites bij te houden. Efficiënter is echter als één medewerker zich daarin voor alle drie gemeenten specialiseert en de anderen er meer globale kennis van hebben. Zowel Bellingwedde als Vlagtwedde zouden hierdoor meer ondersteuning voor de primaire taken van de griffie kunnen krijgen op momenten dat dit gewenst is. 5.5 Locatie griffiewerkzaamheden De meeste werkzaamheden in het primaire proces (zie hoofdstuk 2 onder 1) dienen beslist op locatie te worden uitgevoerd. Om dit werk goed en efficiënt te kunnen uitvoeren vindt namelijk veel interactie met andere medewerkers in de organisatie plaats. Regelmatig moeten zaken snel, ad hoc en doortastend worden geregeld. Vaak moet worden geïmproviseerd. Daarvoor is het gewenst dat men goed in de organisatie thuis is en ook als spin in het web functioneert en als zodanig wordt herkend. Als in Stadskanaal een collegevoorstel op de concept-agenda van de raad moet worden geplaatst, moet er niet vanuit Stadskanaal naar een (relatief onbekende) collega in Vlagtwedde gebeld hoeven worden om een en ander te realiseren. Dat is niet praktisch en zal naar verwachting snel tot misverstanden of verlies van efficiency kunnen leiden. De griffiemedewerkers kunnen wel een deel van hun werkuren in de ene en een deel in een van de andere gemeentes uitvoeren, zodat op gezette tijden in elke gemeente ondersteunende griffiemedewerkers aanwezig zijn.
5
5.6 Specialistische uitvoerende en inhoudelijke taken De in hoofdstuk 2.2 bedoelde specialistische uitvoerende en inhoudelijke taken zijn in de praktijk minder locatiegebonden. Samenwerking tussen de drie gemeenten biedt kansen juist op dit vlak zaken op elkaar af te stemmen dan wel gelijk te trekken (bijvoorbeeld Reglement van Orde, procedures en procesbeschrijvingen, gezamenlijk inzetten van een raadsinformatiesysteem, vorming en scholing, etc.) Door de benoeming van de griffier van Stadskanaal in Vlagtwedde komen in Stadskanaal middelen vrij. Die kunnen deels worden ingezet bij de uitvoering van de griffiewerkzaamheden. Tussen de griffiers moet verder een natuurlijk coördinatie- en overlegmoment worden gecreëerd. 5.7 Afstemming procedures en werkwijzen De samenwerking zal met name rendement opleveren als zoveel mogelijk procedures, protocollen en reglementen op elkaar worden afgestemd of zelfs gelijkgetrokken. Dat maakt het werk overzichtelijker, maar draagt er ook toe bij dat naar buiten een eenduidiger beeld ontstaat. Daarom wordt voorgesteld de respectievelijke griffiers opdracht te geven om binnen een half jaar in de processen met betrekking tot de gemeenteraad en alle aspecten, die daarbij relevant zijn, zoveel mogelijk afstemming en gelijkstelling te realiseren. Voor de duidelijkheid wordt hierbij opgemerkt dat deze afstemming niet hoeft af te doen aan de eigen werkwijzen, die de verschillende gemeenteraden de afgelopen jaren hebben ontwikkeld. Voorbeeld: de gang van zaken tijdens een meningsvormende raad in Vlagtwedde is anders dan tijdens een raadsvergadering in Stadskanaal. Echter, de procedures waarlangs de stukken voor die vergaderingen door de griffie worden geproduceerd kan dezelfde zijn. 5.8 Automatisering De gemeenten Stadskanaal en Vlagtwedde waren al voordat opdracht werd gegeven deze notitie te schrijven gestart met voorbereidingen om te komen tot de aanschaf van een nieuw raadsinformatiesysteem. Dat verkeert nog in een beginstadium en definitieve keuzes zijn nog niet gemaakt. Veel griffiewerkzaamheden zullen door dat raadsinformatiesysteem ondersteund worden. Het is van belang dat ook Bellingwedde hierin mee gaat draaien.
6. Juridische vormgeving van de samenwerking De bredere BSV-samenwerking bevindt zich momenteel in een pril stadium. Op dit moment is nog niet bekend hoe aan die samenwerking vorm en inhoud zal worden gegeven. Er ligt geen vastomlijnd organisatorisch stramien voor de wijze waarop samenwerking wordt georganiseerd. In die context ligt het nu niet voor de hand ingewikkelde juridische constructies in het leven te roepen om de samenwerking wat de griffies betreft vast te leggen.
7. Structuur en tijdpad De griffie(r) is van en voor de raad. De gemeenteraden zijn daarom leidend bij de totstandkoming van deze unieke samenwerking. Het is daarom gewenst dat de raden, al dan niet via hun seniorenconvent of fractievoorzittersoverleg de gelegenheid hebben een principe uitspraak te doen over de beoogde samenwerking. 6
Het terrein van het griffie(rs)werk is op zich redelijk overzichtelijk. Daarom zien we geen noodzaak uitgebreide studies naar de concrete invulling te doen, maar kiezen liever voor een ‘hands on’-aanpak, waarbij we ook alle griffiemedewerkers zo openhartig als mogelijk willen betrekken. Wel zullen de rollen, verantwoordelijkheden en taken besproken, beschreven en vastgelegd moeten worden.
7
