samen verderkijken jaarverslag 2013

samen verderkijken jaarverslag 2013

Inhoud

Inhoudsopgave

Samen verder kijken, 5

1. 1.1. 1.2.

Profiel van de organisatie, 7 Algemene identificatiegegevens, 7 Structuur van de organisatie, 7

2.

Kernprestaties, 8

3.

Maatschappelijk ondernemen, 11

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.

Toezicht, bestuur en medezeggenschap, 13 Good Governance, 13 Raad van Toezicht, 13 Raad van Bestuur , 15 Bedrijfsvoering, 15 Risicomanagement , 15 Medezeggenschap, 16

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.

Beleid, inspanningen en prestaties, 19 Beleid en realisatie 2013 , 19 Kwaliteit, 23 Klachten, 24 Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk , 25 Financieel beleid, 27

6. 6.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.1.4. 6.1.5. 6.1.5. 6.1.6. 6.1.7.

Jaarrekening 2013, 32 Balans per 31 december 2013, 32 Resultatenrekening over 2013, 33 Kasstroomoverzicht, 34 Algemene toelichting & grondslagen van waardering en resultaatbepaling, 35 Toelichting op de balans, 40 Toelichting op de balans, 47 Overzicht langlopende schulden ultimo 2013, 56 Toelichting op de resultatenrekening, 58

7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6.

Overige gegevens, 74 Vaststelling en goedkeuring jaarrekening, 74 Statutaire regeling resultaatbestemming, 74 Resultaatbestemming, 74 Gebeurtenissen na balansdatum, 74 Ondertekening door bestuurder en toezichthouders, 75 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant, 76

Het Poortje - Jaarverslag 2013

3

4


Voorwoord

Samen verder kijken Het jaar 2013 stond voor Het Poortje Jeugdinrichtingen in het teken van de reorganisatie. Een reorganisatie die de financiële gevolgen van de substantiële krimp in de Justitiële Jeugdsector en de JeugdzorgPlus moest opvangen, mét behoud van de kwaliteit die we de afgelopen jaren hebben opgebouwd. De organisatie en in deze fase de omvang van de ondersteunende processen, werden in balans gebracht met een kleiner aantal bedden, dan het aantal bedden waarvoor Het Poortje tot 2012 financiering kreeg. Dit hield in dat medewerkers door externe oorzaken hun baan verloren. Een pijnlijke operatie, maar samen hebben we deze beweging in gang gezet om de financiële exploitatie weer in balans te brengen.

In Juvaid zijn in 2013 twee initiatieven ontwikkeld: ‘Pas op de Plaats’ is een vernieuwend interventieprogramma dat inzet op een zeer korte detentie. In dit kader wordt maximaal ingezet op het principe om vanuit een crisissituatie, zowel in de Justitiële Jeugdinrichting als in het netwerk van de jongere, een jongere strak geregisseerd voorbereid op een goed nieuwe start. Een echte tweede kans! Daarnaast bereidt Juvaid zich voor op het Adolescentenrecht. Meer dan ooit, wordt de behoefte van de jongere belangrijker dan zijn leeftijd. In het kader van wetenschappelijk onderzoek en de pilotfase waarin voor bereidingen worden getroffen voor de inwerkingtreding van de wet per 1 april 2014, participeert Juvaid hierin.

Kwalitatief hebben we in 2013 niet stilgestaan. Zowel in Juvaid als in Wilster is fors geïnvesteerd in de kwaliteit van het leefklimaat. Het belang van de jongere als leidend onderwerp, participatie van ouders en het door ontwikkelen van de eigen professionaliteit hebben geleid tot een merkbare en waarneembare verbetering van het behandelklimaat. Op alle locaties ligt nu een positief inspectierapport. Ook bij Behandelcentrum Woodbrookers, waar Het Poortje vorm heeft gegeven aan de JeugdzorgPlus en Portalis zorg draagt voor het onderwijs, ligt nu een positief inspectierapport.

Portalis, de school van Het Poortje, bereidt zich voor op de ontwikkelingen in het kader van het passend onderwijs en heeft zich hiertoe gepositioneerd in een aantal samenwerkings verbanden.

Verder was 2013 ook het jaar waarin we opnieuw HKZ gecertificeerd zijn. De auditcommissie was erg onder de indruk van de algemene kwalitatieve ontwikkelingen en de kwaliteit van diverse processen. Wilster heeft besloten het succesvolle samenwerkingsinitiatief DOK3, structureel te implementeren. In 2014 zal het succesvolle landelijk erkende zorgprogramma ‘Doen wat werkt’ de tweede certificeringsstap maken. Om het proces van toeleiding, instroom, doorstroom en uitstroom te verbeteren is, tussen Bureau Jeugdzorg Groningen, Elker en Wilster, het project ‘In voor Zorg’ gestart. Tot nu toe zijn de resultaten positief.

Het Poortje levert kwalitatief goede zorg voor een speciale groep van jongeren. Zorg die breed gezien en gewaardeerd wordt. 2013, was vooral het jaar, waarop we ons hebben voorbereid op de grote bewegingen die ons te wachten staan. De transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten en de beoogde transitie die daarop volgt zal een grote impact hebben op JeugdzorgPlus. Dit alles gedragen door een brede en diepe maatschappelijke wens om jeugdigen minder en korter gesloten te plaatsen. Een dynamiek die overigens ook merkbaar is bij Juvaid. Het jaar 2013 stond voor Het Poortje Jeugdinrichtingen ook in het teken van het voorbereiden van een bestuurlijke fusie met Elker. De bestuurlijke fusie met Elker, Jeugd- en Opvoedhulp stelt ons beter in staat om op een goede manier, denkend vanuit het belang van de jongeren, aan te sluiten bij deze grote bewegingen in de jeugdzorg. Vanuit de gedachte om de opgebouwde expertise in het nieuwe stelsel de juiste plek te geven. Samen verder kijken, maar vooral ook verder doen.

Wybe Cnossen, Raad van Bestuur

Joop van der Vlugt, Raad van Bestuur


5

6


1. Profiel van de organisatie

1.1. Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon: Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen Adres: Postbus 70013 Postcode: 9704 AA Plaats: Groningen Telefoonnummer: (050) 851 46 66 Identificatienr. Kamer van Koophandel: 41009061 E-mailadres: [email protected] Website: www.hetpoortje.nu

1.2. Structuur van de organisatie Juridische structuur Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen is een stichting waarvoor statutair is vastgelegd dat de hoogste dagelijkse leiding wordt gevoerd door de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht, bestaande uit zeven leden, houdt toezicht op het bestuur van de stichting. Onder de stichting ressorteert een school in de zin van de Wet op de expertisecentra, die net als de stichting zelf gevestigd is in Groningen, maar nevenvestigingen heeft in Veenhuizen en Korthemmen.

Besturingsmodel In 2013 stuurde de eenhoofdige Raad van Bestuur drie directeuren aan, die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van de organisatieonderdelen Juvaid (justitiële jeugdinrichting), Portalis (onderwijs en arbeidstoeleiding) en Wilster (gesloten jeugdzorg). Bestuurder en directeuren vormen samen het CMT waar de belangrijkste onderwerpen worden besproken en afgestemd. Het Poortje is samen met Jeugdhulp Friesland bestuurlijk verbonden aan stichting Behandelcentrum Woodbrookers in Kortehemmen. Naast de verzorging van onderwijs binnen een nevenvestiging van Portalis komt deze samenwerking tot uiting in de uitvoering van gesloten jeugdzorg door Behandelcentrum Woodbrookers. Onder verantwoordelijkheid van Het Poortje als subsidieontvanger en aangewezen zorgaanbieder verzorgt Woodbrookers 24 plaatsen gesloten jeugdzorg voor voornamelijk Friese jongeren. Per 1 januari 2014 is de bestuurlijke samen werking gewijzigd. Het Poortje is nu hoofdaannemer met Woodbrookers als onderaannemer.

Medezeggenschapsstructuur Het Poortje heeft conform de Wet op de ondernemingsraden een ondernemingsraad ingesteld. Met inachtneming van de Wet op de expertisecentra is bovendien een Medezeggenschapsraad, bestaande uit een personeels- en oudergeleding, voor de school ingericht. Met inachtneming van de Wet op de jeugdzorg functioneert binnen Wilster een Cliëntenraad. De verschillende medezeggenschapsorganen hebben de taken en bevoegdheden zoals in de respectievelijke wetgeving omschreven. In het kader van de bestuurlijke fusie per 1 januari 2014 met Elker is tijdelijk een fusiecommissie ingericht met deelname van de ondernemingsraden en medezeggenschapsraad van Elker en Het Poortje.

Per 1 januari 2014 is Het Poortje een bestuurlijke fusie aangegaan met Stichting Elker. Ten behoeve van deze bestuurlijke constructie is een nieuwe moederstichting opgericht voor twee zelfstandige dochterstichtingen (de bestaande stichtingen Elker en Het Poortje Jeugdinrichtingen), aangestuurd middels een personele unie van bestuur en toezicht. Bestuur en toezicht zijn conform weten regelgeving en de governanceprincipes vanuit het Zorgbrede Governancemodel (ZGC) ingericht.


7

2. Kernprestaties

Jongeren (in aantallen) Jeugdzorgplus 2013

Wilster

Peildatum 1/1/2013

105

19

Instroom

103

25

Uitstroom

117

24

91

20

Aanwezig op 31/12/2013

Jongeren (in aantallen) Justitie 2013

Juvaid

Peildatum 1/1/2013

29

Aanwezig op 31/12/2013

29

Jongeren (in aantallen) OC&W – Portalis

Groningen

Kortehemmen

Veenhuizen

Peildatum 01/10/13

71

26

24

Nevenvestiging

20

20

-

Woodbrookers

Juvaid

Capaciteit en productie

Wilster Capaciteit

Capaciteit (beschikbare plekken) Aantal gedraaide trajecten Aantal verzorgingsdagen Gemiddeld aantal bezette plekken Bezettingspercentage

Operationele capaciteit Juvaid bedroeg 48 plekken in 2013.

1. De totale operationele capaciteit van Wilster was in 2013 108 plekken, 16 van deze plekken zijn in 2013 ingezet voor trajecten. 2. Dit is de operationele capaciteit van 48 + reservecapaciteit van 6 bedden. 3. Gemiddeld aantal bezette plekken t.o.v. de operationele capaciteit.

8

Woodbrookers


Traject

Capaciteit

Capaciteit

1

n.v.t.

24

542

n.v.t.

52

n.v.t.

n.v.t.

28.731

4.186

8.176

12.887

78,8

n.v.t.

22,4

35,33

85,6%

n.v.t.

93,3%

73,56%

92

Portalis - behaalde diploma’s en certificaten Groningen

Kortehemmen

Veenhuizen

Behaalde diploma’s Schooljaar 2012 - 2013

4

2

24

Behaalde certificaten Schooljaar 2012 - 2013

4

-

1

Personeelsformatie (per afdeling)3

Wilster

Portalis

Juvaid

Bestuur en bedrijfsv.

Aantal fte personeelsleden per 31/12/2012

138,3

51,6

99,2

49,0


135,9

45,8

83,2

56,2*

Personeelsformatie (totaal)

Totaal


321,1 380

Aantal medewerkers per 31/12/2013

Omzet (in euro’s)

Inkomsten

V&J

11.184.662

OCW

3.891.164

VWS

14.366.424 873.270

ESF Gemeenten Totaal

268.763 30.584.283

* D it cijfer is hoger dan aan het eind van 2012 omdat de boventallig verklaarde medewerkers van Juvaid en Wilster in de groep Bestuur & Bedrijfsvoering zijn opgenomen. Dat betekent dat 56,2 Fte inclusief deze boventallige medewerker is. 3. Exclusief Woodbrookers.


9

10


3. Maatschappelijk ondernemen

Het Poortje doet steeds meer een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van jongeren en ouders. Daarnaast vindt Het Poortje het belangrijk haar verantwoordelijkheid te nemen in aansluiting op de voorzienbare ontwikkelingen en zich te positioneren binnen de nieuwe context. De Raad van Bestuur wil proactief maar ook realistisch inspelen op de aankomende veranderingen. Het vergroten van de capaciteit voor gesloten behandeling is geen reële optie, gezien de plaatsing van deze vorm van zorg in het derde compartiment (intensieve en specialistische zorg, waarop in uiterste gevallen een beroep wordt gedaan). Het bedrijfsmatig inrichten op de terugloop in capaciteit is wel een realistische keuze, die bovendien duidelijkheid biedt aan medewerkers en omgeving. Dit sluit aan bij de huidige context waarin de vraag naar inzichtelijke en verantwoorde bedrijfsvoering in de publieke sector groot is. Vooruitlopend op de krapper wordende arbeidsmarkt en de grote personele beweging, moet een actief HRM-beleid gevoerd worden om kwalitatief de formatie op orde te houden. De urgentie van de externe ontwikkelingen en de bijbehorende financiële kaders, maakt dat de Raad van Bestuur als uitgangs punt heeft om in te spelen op wat we nu kunnen verwachten en niet wat er eventueel nog op ons pad komt. De zo ´Lean1´ mogelijk ingerichte organisatie moet de nodige flexibiliteit hebben om op onverwachte veranderingen snel in te spelen, in tegenstelling tot een organisatie die ingericht is op de vraag in het verleden. Voorgaande wil niet zeggen dat toekomstige kansen in de omgeving van Het Poortje, waarvan het aankomende adolescentenstrafrecht een belangrijk voorbeeld is, niet benut moeten worden. We blijven actief zoeken naar aansluitende ontwikkelingen. Samenwerkingen met externe partners zijn daarin ondersteunend, maar zijn niet het enige antwoord op de externe ontwikkelingen.

Meerwaarde jongeren Inhoudelijke vragen de externe ontwikkelingen om een andere inzet van onze kwaliteiten. Wij hebben in de afgelopen jaren onze meerwaarde voor de jongere ontwikkeld in onze kernactiviteiten, en willen dat blijven doen, maar de omgeving vraagt om een integraal aanbod voor de jongere. De intensieve zorg die wij bieden- en eventuele andere vormen van zorg die voortkomen uit eerdergenoemde kansen in de omgeving- moeten wij integreren in de best mogelijke (traject)zorg, in samenwerking met aanverwante organisaties. Deze inzet op de eigen kracht van de organisatie binnen de huidige maatschappelijke context zijn vertaald naar de missie en visie.

Het Poortje onderhoudt verschillende samenwerkingsrelaties. In 2013 zijn de voorbereidingen getroffen voor het vormgeven van een bestuurlijke fusie tussen Het Poortje Jeugdinrichtingen en Elker Jeugd en Opvoedhulp die per 1 januari 2014 geeffectueerd is. Deze bestuurlijke fusie beoogt meerdere doelen te realiseren, waarbij het belang van de cliënt voorop staat. Het Poortje en Elker richten zich voor een deel op een gemeenschappelijke doelgroep. Door intensivering van de samenwerking in de vorm van een bestuurlijke fusie verwachten de bestuurders inhoudelijk betere oplossingen te kunnen bieden aan de gemeenschappelijke doelgroep. De samenwerking met Jeugdhulp Friesland is vormgegeven binnen de stichting Behandelcentrum Wood brookers. Het Poortje brengt 24 plaatsen gesloten jeugdzorg in die binnen het behandelcentrum worden uitgevoerd.

Samenwerkingsverbanden Er zijn andere samenwerkingsverbanden met omliggende jeugdvoorzieningen ten behoeve van het aanbieden van passende zorg voor jongeren, waarbij de verschillende partijen elk hun expertise inbrengen. Vanuit Wilster gaat het onder meer om de volgende trajecten. Doen Wat Werkt is een lopend samenwerkingsverband in de vorm van een inhoudelijk zorgprogramma dat met Accare en Yorneo uitgevoerd wordt. DOK3 is inmiddels van een project geëvolueerd tot een eigen resultaatverantwoordelijke eenheid waar Reik, VNN en Wilster samenwerken in een multidisciplinaire behandelvoorziening. In 2013 heeft het inhoudelijke samenwerkingstraject met Bureau Jeugdzorg Groningen en Elker verder vorm gekregen onder de naam In voor Zorg. Dit project is bestuurlijk bekrachtigd. Om de LVB pop te bedienen is een samenwerkingstraject met Ambiq vormgegeven. Ook vanuit Juvaid is in 2013 geïnvesteerd in de samenwerking met verschillende partners: de Raad voor de Kinderbescherming, Jeugdreclassering, jeugdofficieren, AJB, Accare, het MKB en Yorneo. In 2013 is een project gestart om samen met Elker de overstap van Juvaid naar de vervolgplek binnen de RIBW goed vorm te geven. Portalis heeft een aantal samenwerkingsverbanden met andere scholen; de samenwerking met Noorderpoort, het grootste ROC in Noord Nederland, is de meest intensieve. Het betreft een inhoudelijke samenwerking, waarbij Noorderpoort docenten ingehuurd worden voor het verzorgen van het aanbod beroepsonderwijs. Conform de Wet op de expertisecentra is er, een samenwerkingsovereenkomst met RENN4. De samenwerking met RENN4 behelst afspraken op bestuurlijk niveau en is vooral gericht op uitwisseling van expertise. De samenwerkingsverbanden met andere (reguliere) onderwijsinstellingen zijn bedoeld ter bevordering van het doorlopend onderwijstraject van jongeren.

1. Kenmerken van “lean production” zijn de vlakke hiërarchie, meer verantwoording en competentie aan de “basis”, het elimineren van verliezen, de verbeterde communicatie met klanten en met leveranciers, de concentratie op wat belangrijk is, en de klantvriendelijkheid.


11

12


4. Toezicht, bestuur en medezeggenschap

4.1. Good Governance

4.2. Raad van Toezicht

Het Poortje is statutair een organisatie met een meerledig doel: zorg aanbieden in de zin van de Wet op de jeugdzorg, behandeling bieden als bedoeld in de Beginselenwet Justitiële Jeugdinrichtingen en onderwijs bieden als bedoeld in de Wet op de Expertisecentra. Het Poortje onderschrijft het belang van normen voor goed bestuur en toezicht en heeft deze vastgelegd in statuten en reglementen. Deze zijn gebaseerd op de richtlijnen en aanbevelingen uit de verschillende sectoren waarin Het Poortje als hybride organisatie actief is. Basis is, zoals in alle governance codes, een professioneel en transparant bestuur en toezicht met onderscheiden verantwoordelijkheden en bevoegdheden die zij integer uitvoeren en verantwoorden.

De Raad van Toezicht is statutair ingesteld als toezichthoudend orgaan. De Raad van Bestuur legt verantwoording af over het bestuur van de stichting aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat hij zijn taken zorgvuldig, professioneel en integer kan uitvoeren. In 2013 was de samenstelling van de Raad van Toezicht als volgt (zie tabel).

In het kader van de bestuurlijke fusie per 1 januari 2014 hebben Het Poortje en Elker hun governancemodel op basis van de ZGC gesynchroniseerd.

In het kader van de bestuurlijke fusie tussen Elker en Het Poortje per 1 januari 2014 hebben de heer Kiewiet, de heer Breuker en de heer Gottschal per 31 december afscheid genomen als lid van de Raad van Toezicht van Het Poortje. Per 1 januari is de samen stelling van de Raad van Toezicht van de bestuurlijk gefuseerde organisaties als volgt: - Mw. G. de Vries-Leggedoor (voorzitter) - Dhr. K.H. Koops (vice-voorzitter) - Mw. F.Q. Gräper- van Koolwijk - Dhr. A. van der Heide - Mw. M.E. Kalverboer - Dhr. T.R.A. Lycklama à Nijeholt - Dhr. J.T.D. Stoffels

Raad van Toezicht Naam

Aandachtsgebied

Nevenfuncties

Mw. G. de Vries- Leggedoor

Voorzitter

- Lid Raad van Toezicht MEE-Drenthe -L id Raad van Toezicht Behandelcentrum Woodbrookers -B estuurslid Stichting UitZicht en Perspectief te Emmen - Voorzitter kerkenraad en moderamen protes tantse gemeente Nieuw Buinen -L id bestuur Stichting Waterprojecten Oost-Indonesië

Dhr. E. Gottschal

Algemeen

- Rechter plaatsvervanger Rechtbank Groningen -L id Commissie voor Bezwaarschriften Hanzehogeschool - Voorzitter college van beroepsstudenten Hanzehogeschool

Dhr. J. Kiewiet

Onderwijs Voordracht MR

Dhr. G.W. Breuker

Secretaris Arbeidsrecht/HRM Voordracht OR

Dhr. J.T.D. Stoffels

Justitie

Dhr. T.R.A. Lycklama à Nijeholt

Penningmeester Financien

- Penningmeester Rotaryclub Roden-Leek

Dhr. A. van der Heide

Zorginhoudelijk Voordracht cliëntenraad

- Lid van de Raad van Toezicht van Zorgbelang Drenthe - Lid landelijke geschillencommissie zorg

- Bestuurslid van de Stichting Landgoed Fraeylemaborg - Bestuurslid van de Gerrit van Houtenstichting - Collator van het St. Jobsleen


13

Taak Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het bestuur van de stichting, en fungeert als klankbord en werkgever voor de bestuurder. Het toezicht concentreert zich op: ►► de missie en visie van de instelling, met inbegrip van de identiteit van het onderwijs; ►► de continuïteit van de instelling; ►► de efficiëntie van het beleid; ►► de naleving van weten regelgeving; ►► de relatie tussen de organisatie en haar belanghebbenden; ►► risicobeheersing. Daarbij toetst de Raad van Toezicht of de Raad van Bestuur een zorgvuldige afweging heeft gemaakt tussen het organisatie belang, het maatschappelijk belang en de belangen van allen die bij de organisatie betrokken zijn. Voor een aantal besluiten van de Raad van Bestuur moet vooraf goedkeuring gevraagd worden van de Raad van Toezicht. Meest frequent voorkomende daarvan zijn: ►► besluiten tot vaststelling of wijziging van de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en het strategisch meerjarenplan; ►► besluiten tot het deelnemen in, duurzaam op voor de stichting ingrijpende wijze samenwerken met en het voeren van bestuur over andere rechtspersonen en het wijzigen of beëindigen van een deelneming, samenwerking of bestuur; ►► besluiten tot wijziging van de statuten. De Raad van Toezicht beslist over de benoeming van de accountant.

Bezoldiging RvT De bezoldiging van de leden van de Raad van Toezicht is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: ►► het zijn van toezichthouder bij een publiek gefinancierde instelling impliceert terughoudendheid waar het bezoldiging aangaat; ►► de honorering wordt gekoppeld aan de omvang van de instelling en de functie die de toezichthouders daarin hebben. Gezien de substantieel grotere taak van de voorzitter wordt de bezoldiging van de voorzitter afgestemd op die taak; ►► de functie van toezichthouder wordt gehonoreerd, niet de afzonderlijke werkzaamheden. Er is wel een inschatting gemaakt van het tijdsbeslag, maar de bezoldiging is niet afhankelijk van het daadwerkelijke aantal uren of aanwezigheid bij vergaderingen; ►► naast de bezoldiging ontvangt de toezichthouder een vergoeding voor reiskosten en andere kosten, op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten. De reis- en onkosten worden bij de stichting gedeclareerd onder overlegging van bewijsstukken; ►► Het Poortje stelt op verzoek middelen ter beschikking voor deskundigheidsbevordering; ►► de omvang van onkostenvergoedingen, bezoldiging maar ook van bedragen besteed aan deskundigheidsbevordering en representatiedoeleinden zijn inzichtelijk en openbaar.

14


De hoogte van de bezoldiging valt binnen de maxima van de richtlijnen van de NVTZ. Vanaf 2011 is de hoogte van de jaarlijkse bezoldiging vastgesteld op € 5000 per lid. Voor de voorzitter geldt een opslag van 50%, hiermee wordt de hoogte van de bezoldiging van de voorzitter vastgesteld op € 7500.

Werkzaamheden in 2013 De Raad van Toezicht heeft in 2013 vijf keer vergaderd. De reguliere jaarlijkse beleidscyclus is gevolgd. Dit houdt in dat jaarrekening 2012, jaarplannen 2013 en begroting 2014 goedgekeurd zijn, en dat financiële rapportages besproken zijn. Ook het treasury jaarplan is goedgekeurd. In de vergaderingen is gesproken over de strategische koers van de organisatie in de externe ontwikkelingen rond de transitie jeugdzorg en het passend onderwijs. De Raad van Toezicht heeft daarbij gefunctioneerd als klankbord voor de bestuurder. Veel aandacht is besteed aan de voornemens tot bestuurlijke fusie, uiteindelijk resulterend in de goedkeuring van de statutenwijziging van de organisatie en de oprichting van een nieuwe stichting die fungeert als moederstichting van de bestaande dochterstichtingen Elker en Het Poortje. De Raad van Toezicht heeft specifiek aandacht besteed aan de inhoudelijke meerwaarde van de samenwerking alsmede de strategische aspecten. Voor de Raad van Toezicht is verder van belang dat de organisatiestructuur na bestuurlijke fusie is ingericht met inachtneming van principes van good governance. In voorbereiding daarop heeft een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht samen met een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht van Elker de statuten en reglementen- gestoeld op de Zorgbrede Governancecode- voor de nieuwe situatie voorbereid. Ten behoeve van het goede functioneren van de organisatie per 1 januari 2014 zijn bovendien besluiten genomen over de bemensing van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Samenwerkingen in zowel onderwijs als zorg zijn voor Het Poortje als specialistische zorgaanbieder blijvend van belang voor een goede aansluiting met het werkveld. Het samenwerkingsverband DOK3 heeft als pilot een positief resultaat gehad, en met goedkeuring van de Raad van Toezicht wordt dit omgezet in een structureel samenwerkingsverband. De bijbehorende samenwerkingsafspraken worden in 2014 ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd. De Raad van Toezicht heeft goedkeuring verleend aan de aanpassing van de samenwerkingsrelatie tussen Het Poortje en Woodbrookers per 1-1-2014. Vooruitlopend op de veranderingen door de transitie jeugdzorg gaat Het Poortje als hoofdaannemer een zakelijke relatie aan met Woodbrookers als ondernemer voor de uitvoering van trajecten gesloten jeugdzorg. Het Poortje zal op dat moment niet meer bestuurlijk participeren in stichting Behandelcentrum Woodbrookers. De Raad van Toezicht is geïnformeerd over de kansen en implicaties van passend

onderwijs. Portalis bereidt zich voor op deze wijziging met verschillende partners in de regio en is conform de wet samenwerkingsverbanden aangegaan per onderwijsregio. De Raad van Toezicht heeft het toezicht mede gericht op het intern functioneren van de organisatie. Naast de informatie uit de periodieke rapportages heeft de Raad van Toezicht informatie gekregen over de stand van zaken en gevolgen van de reorganisatie binnen Het Poortje. De Raad van Toezicht heeft het eigen functioneren geëvalueerd, alsmede de actualiteit van reglementen en profielschetsen. De Raad van Toezicht heeft eveneens het functioneren van de Raad van Bestuur geëvalueerd.

context van de speerpunten voor het komende jaar in de strategische beleidskaders en de begroting werken de specialisaties de jaarplannen uit. Op grond van begroting en jaarplannen worden budgetten toegekend aan de specialisaties, die vervolgens de budgetten per afdeling vaststellen. Conform de verantwoordings cyclus van de ministeries wordt de voortgang van de jaarplannen gemonitord door de Raad van Bestuur op basis van viermaands rapportages. Intern worden daarnaast tweemaands gesprekken gehouden, op basis waarvan tussen de formele rapportage momenten in inzicht ontstaat in het behaalde resultaat en de eventuele mogelijkheden voor bijsturing. Het strategisch beleidskader en de begroting wordt ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd en vastgesteld door de Raad van Bestuur.

Continue verbetering

4.3. Raad van Bestuur De Raad van Bestuur formuleert de missie van de organisatie en formuleert jaarlijks, aansluitend bij de missie, maatschap pelijke en strategische doelen. De Raad van Bestuur is eind verantwoordelijk voor het totale beleid van de instelling. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de realisatie van strategische en maatschappelijke doelstellingen, het optimale verloop van bedrijfsprocessen, naleving van alle relevante weten regelgeving, betrouwbare verslaglegging en het beheersen van de aan de activiteiten van de stichting verbonden risico’s. De Raad van Bestuur heeft in 2013 de dagelijkse leiding over de organisatie gevoerd en daarover verantwoording afgelegd aan de Raad van Toezicht, met inachtneming van het daartoe gestelde in statuten en onderliggende reglementen. De honorering van de bestuurder is vermeld in de jaarrekening 2013. Samenstelling Raad van Bestuur per 31 december 2013: Naam: J.P. van der Vlugt; ►► Functie: Bestuurder; ►► Nevenfuncties: Geen. ►►

4.4. Bedrijfsvoering

Naast de uitvoering en monitoring van de jaarplannen zijn er andere controlemechanismen die bijdragen aan de voortdurende verbetering van intern beleid. Verbeterpunten ontstaan door evaluatie van interne registraties of door intern of extern onderzoek. De uitkomsten van deze evaluaties worden geanalyseerd en vertaald in verbetermaatregelen die meegenomen worden in de P&C-cyclus. Op organisatieniveau gaat het om verbetermaatregelen naar aanleiding van: ►► inspectieonderzoeken; ►► interne audits; ►► externe audits; ►► tevredenheidsonderzoeken (jongeren, medewerkers, ketenpartners); ►► klachten van medewerkers of jongeren; ►► analyses van de registratie van calamiteiten en overige incidenten; ►► afwijkingen op vastgestelde processen en procedures; ►► risico inventarisatie(s). De voortgang en resultaten van de verbeteracties worden besproken in de viermaandsbesprekingen.

4.5. Risicomanagement

De bedrijfsvoering van Het Poortje volgt jaarlijks een vast stramien in het kader van de reguliere beleidscyclus. Deze cyclus vormt een belangrijke basis voor de sturing en kwaliteits verbetering van de organisatie. In de cyclus is rekening gehouden met de vereisten die de ministeries van VWS, V&J en OCW stellen aan de beleids- en verantwoordingscyclus van de organisatie.

Risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijke en bedrijfsmatige processen is bij Het Poortje continue onderwerp van aandacht. Het uitgangspunt is dat het risicobewustzijn en kwaliteitsdenken is verankerd in de dagelijkse werkzaamheden en dat deze zijn beschreven en worden uitgevoerd conform daartoe ingerichte processen en procedures. De inbedding via het kwaliteitsmanagementsysteem en HKZ-certificering schept hiervoor waarborgen. De organisatie is gericht op het continue verbeteren via de plan-do-check-act cyclus.

De cyclus begint met de evaluatie van de jaarplannen, van de specialisaties Wilster, Juvaid en Portalis en de daarbinnen functionerende eenheden. Op basis daarvan en een externe omgevingsanalyse worden de strategische beleidskaders uitgezet voor de komende drie jaren. De strategische beleidskaders zijn het uitgangspunt voor het opstellen van de begroting. Binnen de

Ook de naleving van de governanceprincipes schept waarborgen voor een adequaat risicomanagement. Governance behelst het geheel van inrichten en managen van de verschillende processen, waarbij scheiding plaatsvindt tussen de uitvoering van beleid en het toezicht daarop. Actuele risico’s worden systematisch in kaart gebracht, waarbij deze worden geagendeerd in het management

Beleidscyclus


15

team en in de vergaderingen met de Raad van Toezicht. Een belangrijke doelstelling is dat aan interne en externe belanghebbenden op transparante wijze verantwoording wordt afgelegd over de prestaties. Risico’s worden hierdoor vroegtijdig gesignaleerd en gecommuniceerd waardoor bijsturing mogelijk is. Naast de interne risicobeoordeling vindt op verschillende manieren ook externe risicobeoordeling plaats. Jaarlijks vindt tijdens de interim-controles en jaarrekeningcontrole een specifieke beoordeling plaats door de externe accountant van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie. Hierbij wordt aandacht besteed aan risico’s die inherent zijn aan de organisatie en aan interne risico’s die de beheersing van de organisatie kunnen beïnvloeden, met name waar deze financiële impact hebben op de organisatie.

uitgewerkt door herinrichting van verschillende processen. Waar het processen betrof die direct met de cliënten te maken hebben, zijn deze voorgelegd aan de cliëntenraad. De ondernemingsraad en medezeggenschapsraad zijn meer intensief betrokken geweest, specifiek op het terrein van de personele consequenties. De reorganisatie wordt in 2014 afgerond.

Daarnaast wordt de organisatie jaarlijks extern geaudit op basis van de HKZ-normering door de certificerende instantie in het kader van de beheersing van de processen. Ook vindt toezicht plaats op de inhoudelijke kwaliteit en risico’s door de Inspectie Jeugdzorg, Inspectie Jusitite en Veiligheid en de Inspectie Onderwijs. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat ze naar de belanghebbenden worden gecommuniceerd en dat de follow-up systematisch en adequaat wordt opgepakt.

Ondernemingsraad, Medezeggenschapsraad en Cliëntenraad onderhouden, ieder op een bij de taak passende wijze, contact met de Raad van Toezicht. Daartoe is een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht bij een vergadering van de Cliëntenraad aanwezig geweest en zijn de Medezeggenschapsraad en Ondernemingsraad aanwezig geweest in een vergadering van de Raad van Toezicht.

Zoals voor de hele organisatie geldt, is voor de medezeggenschap het afgelopen jaar van belang geweest vooruit te blikken naar de aankomende wetswijzigingen. De transitie jeugdzorg en de wetswijziging passend onderwijs zullen grote veranderingen met zich meebrengen, en het is van belang dat de medezeggenschap hierover goed geïnformeerd wordt, en in staat gesteld wordt mee te denken in de voorbereiding van de organisatie hierop.

4.6.1. Cliëntenraad Naast de reguliere risico’s die te maken hebben met de aard van het (mensen)werk, met calamiteiten en met risico’s in de bedrijfsvoering, is een belangrijk risico voor de komende jaren gelegen in de transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten in combinatie met be zuinigingen. De impact van de deze transitie in combinatie met andere transities leidt tot aanzienlijke risico’s ten aanzien van de continuïteit van de zorg aan cliënten en de organisatie. Onaf hankelijke rapportages hebben dit inmiddels bevestigd. Daarom heeft Het Poortje de verantwoordelijkheid om de ontwikkelingen vanuit een positief kritische houding te volgen en hieraan op verschillende manieren en op verschillende niveaus bij te dragen.

Op grond van artikel 58 van de Wet op de Jeugdzorg heeft Wilster een cliëntenraad ingesteld, die binnen het kader van de doelstelling van Wilster de gemeenschappelijke belangen van cliënten behartigt. Wilster vindt het van groot belang dat de cliënten, jongeren en ouders/verzorgers, met respect behandeld worden. Elk kind heeft recht op opvoeding en ondersteuning daarbij. Cliënten moeten de mogelijkheid hebben om kenbaar te maken waar zij tegen aanlopen. Wilster hecht veel waarde aan het betrekken van cliënten bij veranderingen en waar mogelijk bij verbetering van de werkwijze. Daarom is naast de jongerenraad de cliëntenraad in het leven geroepen. De regeling cliëntenraad Wilster is op aanvraag bij de secretaris beschikbaar.

4.6. Medezeggenschap

De leden van de cliëntenraad worden benoemd door Wilster. De cliëntenraad bestaat uit vijf leden. Er is ervoor gekozen om geen jongeren in de cliëntenraad te benoemen omdat er een actieve en goed functionerende jongerenraad is. Lid van de cliëntenraad kunnen zijn: a. ouders, stief- of pleegouders van (voormalige) cliënten van Wilster, dan wel vertegenwoordigers van organisaties die geheel of gedeeltelijk de taak van wettelijk vertegenwoordiger van ouders overneem; b. personen met bij de belangenbehartiging van cliënten aanvullende maatschappelijke betrokkenheid.

De drie functionerende medezeggenschapsorganen (ondernemingsraad, Medezeggenschapsraad en Cliëntenraad) hebben een verschillende achterban en wettelijke bevoegdheid, maar er zijn een aantal overeenkomende onderwerpen in het afgelopen jaar aan de orde geweest. De belangrijkste daarvan is de samenwerking met Elker door middel van een bestuurlijke fusie. In juni is het voorgenomen besluit tot bestuurlijke fusie met een uitwerking van de organisatiestructuur, voorgelegd aan de medezeggenschap. Half september is na positief advies van de cliëntenraad, de medezeggenschapsraad en de ondernemingsraad het besluit tot bestuurlijke fusie genomen. Daarnaast speelde in het afgelopen jaar vooral de reorganisatie van de organisatie, die in 2012 was voorbereid. Deze is fasegewijs

16


In 2013 is de cliëntenraad geïnformeerd over de ontwikkelingen en financiën binnen Wilster. Het ging hier onder meer om de beleidsvoornemen 2013, de effectrapportage DOK3, het eindrapport Inspectie, kader notitie beleidsvoornemens en de MAZ rapportage. Daarnaast is de cliëntenraad advies gevraagd over de begroting 2013 en de jaarrekening 2012, de actualisatie

van het bestuursmodel, het jaarplan 2013, besluit herinrichting Wilster, Advies herinrichting en optimalisatie van het Behandelen opvoedproces, het Jaarplan Wilster, de verslagen van de viermaands rapportage de bestuurlijke fusie met Elker, Kompas Wilster en het beleid met betrekking tot het roken en het bezoek. Overige werkzaamheden van de cliëntenraad bestonden in 2013 uit: De notulen van de jongerenraad worden op de vergadering van de cliëntenraad besproken. De cliëntenraad heeft de bijeenkomst van de gemeente/provincie over de transitie Jeugdzorg bezocht. Daarnaast waren er verschillende vergaderingen gecombineerd met de cliëntenraad van Elker om de bestuurlijke fusie te bepreken. Hierover is een gezamenlijk advies uitgebracht. Helaas is de cliëntenraad enige tijd minder actief geweest waardoor de Jongerenraad minder dan gewenst is bezocht. Het blijft een uitdaging om de cliëntenraad op volle sterkte te laten functioneren. Wilster hecht veel waarde aan ouderparticipatie en dit onderwerp heeft vast op de agenda gestaan in 2013. Vanuit de cliëntenraad is het initiatief genomen om een onderzoek te laten doen door de Hanze Hogeschool om een instrument te ontwikkelen waarbij de ouderparticipatie kan worden vergroot. De voorzitter van de cliëntenraad heeft dit onderzoek begeleid en beoordeeld. De presentatie van de resultaten van dit onderzoek zal in maart 2014 zijn.

In aansluiting op de eerdergenoemde oriëntatie op de transitie jeugdzorg is voor de medezeggenschap de strategische positionering ten opzichte van het werkveld een belangrijk onderwerp geweest. Dit heeft concreet geleid tot een positief advies ten aanzien van de bestuurlijke fusie met Elker en een positief advies ten aanzien van de hernieuwing van de samenwerkingsrelatie met Woodbrookers. Ook de structurele samenwerkingsplannen van de samenwerkingspartners van DOK3 zijn besproken, en zullen in uitgewerkte vorm in 2014 formeel aan de medezeggenschap voorgelegd worden.

4.6.3. Medezeggenschapsraad Binnen de medezeggenschapsraad worden organisatiebrede onderwerpen met implicaties voor de school en schoolspecifieke onderwerpen besproken. Voor de organisatiebrede onderwerpen wordt zoveel mogelijk samengewerkt met de ondernemingsraad. De directeur Portalis is door de bestuurder gemachtigd om het overleg met de medezeggenschapsraad te voeren. Naast eerdergenoemde en de reguliere organisatiebrede onderwerpen uit de beleids- en financiële cyclus heeft de MR een aantal terugkerende onderwijs specifieke onderwerpen besproken. Het schoolplan, het formatieplan, het activiteitenplan en de schoolgids zijn met inachtneming van de Wet medezeggenschap scholen vastgesteld.

4.6.2. Ondernemingsraad De bestuurder is de formele gesprekspartner van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad is samengesteld en voert zijn taken uit conform het vastgestelde OR-reglement. De Ondernemingsraad heeft zoals ieder jaar de vaste onderwerpen uit de beleids- en financiële cyclus besproken. Veel inspanningen van de ondernemingsraad zijn het afgelopen jaar gaan zitten in het verloop van de reorganisatie. In het begin van het jaar is in afstemming met de ondernemingsraad een sociaal plan tussen Raad van Bestuur en vakbonden overeengekomen. Daarna zijn de verschillende bedrijfsvoerings processen met de ondernemingsraad besproken en ter advisering voorgelegd. Op onderdelen heeft dit aanpassingen opgeleverd in de voorgestelde inrichting of vervolgprocedure. Bovendien heeft de ondernemingsraad de voortgang van de uitvoering van de processen en de uitvoering van het sociaal plan gemonitord. De medezeggenschap rond de bestuurlijke fusie met Elker is een gezamenlijk proces van OR en MR Het Poortje en OR Elker geweest. De drie organen hebben uiteindelijk gezamenlijk een standpunt ingenomen ten aanzien van de bestuurlijke fusie. Zij hebben bovendien een fusiecommissie gevormd die regelmatig contact heeft onderhouden met de beide betrokken bestuurders. Na de definitieve besluitvorming in het najaar zijn de drie organen begonnen met de oriëntatie op de eigen structuur. Daartoe is in december een startbijeenkomst geweest voor beide volledige ondernemingsraden en de medezeggenschapsraad. In 2014 zal de medezeggenschapsstructuur definitief gestalte krijgen.

Zoals breder in de organisatie geldt zijn er ook voor de school veranderingen op komst. Bij de MR zijn daaraan gerelateerde onderwerpen veel aan de orde geweest. De implicaties van de nieuwe wetgeving op passend onderwijs en de oriëntatie op samenwerking in de regio zijn de belangrijkste onderwerpen. De medezeggenschapsraad heeft besloten nog niet actief te participeren in de Ondersteuningsplanraden in de voor Portalis relevante regio’s. De medezeggenschapsraad heeft, waar relevant, geparticipeerd in het bij de ondernemingsraad beschreven proces rond de reorganisatie. De rol van de Medezeggenschapsraad in de besluitvorming rond de samenwerking met Elker is al eerder toegelicht. Aparte vermelding verdient dat de medezeggenschapsraad actief participeert in de verdere ontwikkeling van de medezeggenschapsstructuur. Ondanks de verschillen in samenstelling en bevoegdheden streeft de medezeggenschapsraad naar een duidelijke positie in de brede medezeggenschap van de samenwerkende organisaties. De samenwerking met Woodbrookers is een onderwerp dat voor de school van groot belang is, omdat op de locatie Kortehemmen een nevenvestiging van de school is ingericht. Op advies van de medezeggenschapsraad is in de samenwerkingsafspraken de school rechtstreeks verbonden aan de afspraken over de uitvoering van gesloten jeugdzorg. Dit biedt voor de school meer zekerheid over de continuïteit.


17

18


5. Beleid, inspanningen en prestaties

5.1. Beleid en realisatie 2013 5.1.1. Missie en visie Het Poortje Jeugdinrichtingen Missie Wij vinden dat iedere jongere zich moet kunnen ontwikkelen tot een volwaardig lid van de samenleving. Soms wordt deze ontwikkeling bedreigd door een ernstige crisis waardoor gedwongen of justitiële jeugdzorg nodig is. Wij zijn een onmisbaar onderdeel van de bredere onderwijs-, justitie-, en jeugdzorgketen omdat wij als specialist gesloten behandeling bieden in een drie milieusetting (wonen, onderwijs/arbeid, vrije tijd). Met deze behandeling ondersteunen wij jongeren zeggenschap en regie over hun eigen leven te herkrijgen. Ouders en het sociale netwerk worden in staat gesteld de jongere hierbij steun te bieden en hun opvoedingsverantwoordelijkheid (weer) in te vullen.

Visie Het is bekend dat een klein deel van de jeugd langdurig en structureel in de ontwikkeling wordt bedreigd. Dit is een ingewikkelde doelgroep met multi-complexe problematiek. Deze jongeren hebben specialistische vormen van jeugdzorg nodig. Het Poortje Jeugdinrichtingen heeft bijzondere expertise ten aanzien van deze specifieke doelgroep en biedt hiervoor hoogwaardige behandeling en begeleiding binnen de drie milieusetting. Binnen Het Poortje wordt uitgegaan van de eigen kracht van de jongere, zijn of haar ouders en het sociale netwerk. Dat betekent dat de jongere in staat wordt gesteld zelf regie en zeggenschap te herkrijgen over zijn of haar eigen leven. Hierbij is onderwijs- en/of arbeidsparticipatie onontbeerlijk. Binnen het gedwongen (justitieel) kader van de behandeling nemen wij tijdelijk de opvoeding over, maar de behandeling is erop gericht ouders5 zo snel mogelijk zelf de opvoedingsverantwoordelijkheid weer op zich te laten nemen. Om dit te bewerkstelligen zetten wij goed toegeruste professionals en bewezen effectieve behandelmethodieken in. De veiligheid van de jongere wordt gewaarborgd en met name bij de strafrechtelijk geplaatste jongeren leveren wij een belangrijke bijdrage aan de veiligheid van de samenleving. Het Poortje is één schakel in een veel bredere keten van (onderwijs)zorg. Het Poortje wil inzetten op het ontwikkelen van trajecten over de organisatiegrenzen heen door samen te werken met ketenpartners. Onze blik is naar buiten gericht. Wij richten ons op netwerk- en trajectsamenwerking waarbij de jongere, ouders en het sociale netwerk centraal staan. Wij zijn als ketenpartner medeverantwoordelijk voor het resultaat van het traject en dragen bij aan kwaliteitsontwikkeling binnen het jeugdveld.

5.1.2. Hoofdlijnen Beleid 2013-2015 De beleidsvoornemens voor 2013 zijn gestoeld op de reeds geformuleerde beleidsvoornemens voor 2012 – 2014. Dat betekent dat Het Poortje zich in 2013 heeft gericht op effectief behandelen

met excellente werknemers en passende besturing. Daarbij zijn de omgevingsanalyse en de notitie Actualisatie besturingsmodel uit 2012 kaderstellend geweest voor de jaarplannen van 2013. Dit heeft geleid tot enkele strategische speerpunten. De voornemens en realisatie daarvan worden hieronder eerst uiteengezet. Vervolgens worden per thema (effectief behandelen, excellente medewerkers en passende besturing) enkele belangrijke beleidsvoornemens en de hieraan gekoppelde realisatie binnen Juvaid, Wilster en Portalis uitgelicht. Deze beleidsvoornemens zijn gedurende het hele jaar gemonitord in de reguliere P&C-cyclus van Het Poortje.

Strategische speerpunten Het Poortje Jeugdinrichtingen Gezien de context van de nogal dynamische omgeving van het Het Poortje zijn een aantal strategische speerpunten voortkomend uit de omgevingsanalyse omgezet in Poortje brede projecten. Het ging hierbij om een vijftal overstijgende projecten op het gebied van organisatieontwikkeling en niet vrijblijvende samenwerking waarbij de directie en de bestuurlijk verantwoordelijk waren voor een of meer projecten. Deze projecten vormen in samenhang een ontwikkelprogramma voor de komende jaren, waarbij de voortgang werd gemonitord door de bestuurder. In 2013 zijn deze projecten benoemd: 1. herinrichting en reorganisatie van Het Poortje, dusdanig dat we voldoen aan de ontwerpcriteria vanuit de notitie ‘actualisatie bestuursinrichting6’ met de gestelde taakstellingen en ons ontwikkelen tot een financieel gezonde organisatie. Concreet moet dit leiden tot een bezuiniging van 20-30% in 2013 - 2015; 2. het opstellen en uitvoeren van een onderzoeksopdracht voor Portalis, dusdanig dat deze zicht geeft op een goede besluitvorming omtrent ketensamenwerking conform passend onderwijs en het bieden van onderwijs en arbeidstoeleiding aan onze doelgroep; 3. samenwerking met Elker, dusdanig dat er sprake is van doorlopende zorgtrajecten en schaalvoordeel waar het gaat om de bedrijfsvoering; 4. vorm geven aan de transitie en transformatie Jeugdzorgplus, dusdanig dat er in de organisatie uitvoering wordt gegeven aan doorlopende zorgtrajecten (met als opmaat de pilot vanuit de businesscase Jeugdzorgplus) met bijbehorende trajectinformatie; 5. bouwen aan een structurele toekomst voor Juvaid, dusdanig dat deze deel uitmaakt van de zorgketen in Noord Nederland voor jongeren en adolescenten.

Realisatie strategische speerpunten Poortje Breed Ten aanzien van 1: In 2013 zijn de verschillende processen (financiën en administratie, behandeling en opvoeding, personeel en planning, facilitair en secretarieel, management, directie en beleidsondersteuning) geanalyseerd door inzet van Leanmanagement en op basis daarvan efficiënter en effectiever ingericht. Er is bewust voor gekozen het

5. Met ouders wordt ook bedoeld verzorgers en/of sociaal netwerk van de jongere. 6. Dit document bevat een omgevingsanalyse en een vertaling daarvan naar een meer efficiëntere inrichting van de organisatie in 2013.


19

primaire proces zoveel mogelijk te ontzien in deze reorganisatie. De achterliggende idee was daarbij om zoveel mogelijk medewerkers in te blijven zetten ten behoeve van de zorg en het onderwijs van onze jongeren. Personele gevolgen van bovenstaande zijn conform het sociaal plan afgehandeld. Dit houdt in dat medewerkers via het mobiliteitsbureau zijn herplaatst dan wel via een outplacement traject elders een baan hebben gevonden. Een aantal medewerkers hebben vrijwillig plaats gemaakt door het nemen van ontslag. Dit alles heeft geleid tot de gewenste bezuiniging van 20-30%. Voor de specialisaties gold in 2013 dat zij een financiële taakstelling hadden. Portalis, Wilster en Juvaid hebben deze behaald door het natuurlijk verloop van medewerkers en bezuiniging op inzet van middelen. Ten aanzien van 2: Lopende het jaar is er een bestuurlijk besluit genomen om eerst te stoppen met onderzoek naar mogelijke samenwerking van Portalis met RENN4. Dit had te maken met de lopende voornemens een bestuurlijke fusie aan te gaan met Elker, waarbij voorzien werd dat de inzet van onderwijstrajecten gekoppeld aan zorgtrajecten een belangrijke succesfactor zou zijn. Dit bestuurlijk besluit is voorgelegd aan de OR/MR, vanuit een pre-advies over de samenwerking met Elker. Het bestuurlijk besluit is positief beantwoord door de medezeggenschap. Ten aanzien van 3: In 2013 zijn voorbereidende werkzaamheden verricht door de bestuurder van Elker en Het Poortje om te komen tot een bestuurlijke fusie in 2014. Zowel Elker als Het Poortje richten zich voor een deel op een gemeenschappelijke doelgroep, namelijk jongeren met gedragsproblemen die onvoldoende in staat zijn om zelfstandig te functioneren in de maatschappij. Dit leidt tot grote maatschappelijke problemen voor deze jongeren, maar heeft ook zijn weerslag op de maatschappij in termen van overlast, onveiligheid, schooluitval, werkloosheid etc. Dit zorgt voor hoge maatschappelijke kosten. Elker en Het Poortje bieden nu elk delen van de oplossingen voor de problemen van deze jongeren (en de maatschappij). Door intensivering van de samenwerking in de vorm van een bestuurlijke fusie verwachten de bestuurders inhoudelijk betere oplossingen te kunnen bieden aan de gemeenschappelijke doelgroep. Daarnaast is de medezeggenschap en de cliëntenraad betrokken geweest bij de bestuurlijke voornemens van de fusie wat eind 2013 geleid heeft tot een definitieve besluit om per 1-1-2014 een bestuurlijke fusie aan te gaan. Ten aanzien van 4: De opgedane ervaringen binnen DWW op trajectgebied (zowel inhoudelijk als financieel) is in 2013 gebruikt als waardevolle input voor de verdere ontwikkeling van zorgtrajecten over de grenzen van het Poortje heen. Daarnaast waren boden pilots als In voor

Zorg en samenwerkingsproject met Ambiq ook belangrijke input voor de verdere trajectontwikkeling. In de regionale transitiearrangementen heeft Jeugdzorgplus (evenals andere specialistische jeugdzorg) nog niet een heldere positie gekregen. Dit is ook het landelijke beeld en hier is aandacht voor vanuit Jeugdzorg Nederland richting VNG en VWS. Mogelijkheid om het toch landelijk te blijven financiering is nog niet volledig uit beeld. Moet nog duidelijkheid over komen, en is dan ook van invloed op onze positionering in de drie noordelijke provincies. De inzet is nog steeds het op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau te organiseren en dus zoveel mogelijk vergelijkbare afspraken te maken met de drie provincies. Binnen Jeugdzorgplus wordt sinds enige jaren gewerkt aan de inhoudelijke en financiële omslag van ‘bedden naar trajecten’ waarbij het traject van de individuele jongere centraal staat. Hiervoor is het nodig dat een bekostigingswijze ontwikkeld wordt die hierbij past en eveneens aansluit bij de inhoud van zorg. De sector heeft hiertoe een typeringsmodel opgesteld waarin de factoren worden beschreven die van invloed zijn op de instandhouding van problemen of van invloed zijn op de behandelbaarheid van de jongeren. Hierdoor is het mogelijk om vergelijkbaarheid te creëren tussen casuïstiek. Ten aanzien van 5: Naar een evaluatiegesprek met het bestuursdepartement is in samenwerking het Project POP7 aangepast. Het bestuurs departement is thans positief over het project POP en deze ligt nu ter besluitvorming bij de staatssecretaris voor ingebruikname als project in Juvaid. Het project Adolescenten 18+/18- is wegens gebrek aan centrale middelen stopgezet, De ervaringen worden meegenomen bij aanvang start wetswijziging (naar verwachting 1 april 2014). Er is vanuit Juvaid en is samenwerking met de RUG (Kalverboer, ea.)een onderzoeksvoorstel neergelegd bij het bestuursdepartement naar de meerwaarde van 18+ in de JJI. Het bestuursdepartement is akkoord gegaan met onderzoeks voorstel en planning en voorts is er een budget gegenereerd. De begeleidingscommissie start binnenkort en de eerste uitkomsten worden in januari 2014 verwacht.

Beleidsvoornemens & realisatie Wilster, Juvaid en Portalis Effectief behandelen - beleidsvoornemens Effectief behandelen willen we o.a. bereiken door binnen onze organisatie (en de specialisaties) gebruik te maken van elkaars kennis en expertise over de drie leefmilieus (leven, wonen, werken) enhierin gezamenlijk verder te ontwikkelen. Daarbij willen we ook meten of we de juiste resultaten behalen. Gezien onze ambitie over het bouwen van zorgtrajecten in nauwe

7. Pas Op Plaats: tijdelijke plaatsing van jongere wat zowel preventief wordt ingezet om erger te voorkomen, danwel reflectief om samen met de jongere te kijken waar hij staat in zijn traject.

20


samenwerking met ketenpartners, is het belangrijk deze partners te laten delen in onze kennis en gebruik te maken van hun expertise (LVG, 18+, psychiatrie, onderwijs, POP, Adolescenten recht, DOK3, etc).

Realisatie van beleidsvoornemens Specialisatieoverstijgend Inspectiebezoek aan Wilster en Portalis In 2013 is door de inspectie het thema ‘behandeltraject’ getoetst. Hierbij is een voldoende behaald! Het totale beeld is dat er grote vooruitgang heeft plaatsgevonden. Jongeren en ouders hebben aangegeven zich (zeer) betrokken te voelen bij het behandelklimaat. Als aandachtspunt is de borging van de processen rondom het behandelen opvoedklimaat meegegeven.

►►

Inspectie Veiligheid en Justitie In 2013 zijn de gezamenlijk Inspecties bij Juvaid geweest. In drie dagen is op verschillende thema’s gekeken naar de kwaliteit van de behandeling en de organisatie. De algemene beoordeling hiervan was positief. De inspectie had veel waardering voor de betrokkenheid van alle medewerkers. Ten aanzien van het leefklimaat werd de bejegening richting jongeren als positief genoemd en de goede inzet van de basismethodiek YouTurn. Ten aanzien van de medewerkers werd duidelijk dat deze zich veilig voelt in de instelling. Dit wordt ook zichtbaar in de hoogte van het ziekteverzuim. De medische deinst werd gezien als een voorbeeld voor alle JJI’s.

►►

Herinrichting proces behandeling en opvoeding onder 1 hoofd Behandeling en Opvoeding Juvaid en Wilster Het proces behandeling en opvoeding is zodanig heringericht dat het per 1 juli 2013 aangestuurd wordt door één hoofd Behandeling en Opvoeding. Deze functionaris geeft leiding aan de gedragswetenschappers en ouderbegeleiders van Juvaid en Wilster. Hiermee wordt concreet invulling gegeven aan de gewenste onderlinge verbinding.

►►

Wilster Verdere ontwikkeling en implementatie behandelklimaat In 2013 is er veel aandacht geweest voor het open behandelklimaat. Op alle groepen wordt actief ingezet op implementatie van het gewenste behandelklimaat. Er heeft een meting plaatsgevonden door Hogeschool Windesheim en een terugkoppeling van Peer van der Helm. Hieruit is gebleken dat Wilster bovengemiddeld scoort.

►►

Doorontwikkeling zorgtrajecten, DOK3, DWW, In voor Zorg, Ambiq De samenwerking met ketenpartners in zorgtrajecten en voorbereiding op de transitie en transformatie heeft veel aandacht gekregen in 2013. Er is een bewuste attitude ontstaan binnen Wilster dat Jeugdzorgplus een onderdeel is van een veel breder traject waarbij aandacht op de schakelmomenten essentieel is. DOK3 als zijnde project is in 2013 geëindigd.

►►

Vanaf 2014 is DOK3 een eigen resultaatverantwoordelijke eenheid. Samenwerkingen met Elker en BJZ (In voor Zorg) en Ambiq zijn in 2013 bestuurlijk bekrachtigd. Juvaid Pas op de Plaats (POP) Juvaid is in nauwe samenwerking met ketenpartners als de jeugdreclassering, raad voor de kinderbescherming en het openbaar ministerie, eind 2012 gestart met het project ‘Pas op de Plaats’. Een module waarin een jongere een individueel programma traject doorloopt van twee weken, waarin hij niet in contact komt met andere jongeren. Door de jongere in een individueel programma te houden, ontstaat er ruimte voor reflectie bij de jongere en kan hij open staan voor veranderingen. Het project loopt in 2014 door. Na een eindevaluatie wordt door het ministerie van Veiligheid en Justitie onderzocht in hoeverre de POP module ook landelijk kan worden toegepast.

►►

Pilot adolescentenrecht Op basis van artikel 77c Sr. kan de rechter besluiten de jong volwassene van 18-20 jaar oud te berechten volgens het jeugdstrafrecht. In 2013 is Juvaid in samenwerking met de raad voor de kinderbescherming, reclassering en het openbaar ministerie een pilot gestart voor jong volwassenen. Er is een aangepast programma opgezet wat aansloot bij de leeftijd en gedragskenmerken van deze doelgroep. De pilot is positief verlopen en er blijkt een goede aansluiting te zijn met de basismethodiek YOUTURN. In 2013 is ook een onderzoek opgestart met de Rijksuniversiteit Groningen. De uitkomsten van dit onderzoek worden gebruikt voor de jong volwassen die op basis van het adolescentenstrafrecht, dat met ingang van 1 april 2014 in werking treedt, in een JJI worden geplaatst.

►►

Ouderparticipatie Ouderparticipatie is een belangrijke succesfactor voor de behandeling van de jongeren in Juvaid. Naast de reguliere activiteiten, zoals ouderbijeenkomsten, zomer- en kerstactiviteiten en het ouderpanel, is in 2013 de pilot ‘bezoek aan de leefgroep’ gestart. Ouders kunnen een avond bij hun zoon op de leefgroep op bezoek komen en meedoen aan activiteiten op de groep. Deze pilot heeft als doel ouders meer te betrekken bij de behandeling van hun kind. Daarnaast is in 2013 op elke leefgroep samen met onderwijs, Portalis, een ouderavond georganiseerd. Hierdoor worden ouders geïnformeerd over het onderwijs en betrokken bij het onderwijsprogramma van hun kind.

►►

Portalis Ontwikkeling onderwijsaanbod en leerlijnen Voor Kortehemmen en Veenhuizen hebben de werkgroep Praktijkonderwijs en de werkgroep MBO het curriculum vormgegeven. De opbouw van de AKA trajecten is vastgesteld en voor het praktijkonderwijs ligt een plan voor ontwikkeling. Inzet is te komen tot een goed en transparant rooster. Er is nagedacht over een te ontwikkelen voorziening voor Consumptieve

►►


21

Technieken. In Veenhuizen is dit niet doorgevoerd i.v.m. de lage capaciteit. In Groningen is eind 2013 vastgesteld dat leerlingen onder begeleiding van een docent de personeelskantine voorziening 2 dagen per week zullen draaien als praktijksimulatie. Arbeidstoeleiding heeft in Kortehemmen geleid tot een koppeling van stages aan de trajecten en het versterken van de verbinding met praktijkonderwijs. Dit loopt goed. In Veenhuizen en Groningen is aandacht besteed aan het verduidelijken van de werkprocessen en rolverdeling tussen de loopbaanbegeleiders en ITB-ers. Het borgen van de continuïteit heeft de aandacht. Ouder- en leerlingparticipatie Dit heeft op alle locaties van Portalis veel aandacht gehad. Bij de diploma uitreiking zijn ouders aanwezig. Daarnaast zijn er vaak samen met de zorginstelling ouderavonden georganiseerd.

Realisatie van beleidsvoornemens Specialisatieoverstijgend Professionalisering Jeugdzorg binnen Juvaid & Wilster In 2013 is voor de LMT’s, de OR, de pedagogisch medewerkers en de gedragswetenschappers een presentatie gehouden over de professionalisering Jeugdzorg en de registratie in het BamW register. Alle pedagogisch medewerkers die zich kunnen registreren hebben dat gedaan voor 1 januari 2014. Dit zijn de PMA-ers met een afgeronde HBO opleiding en de PMA-ers zonder afgeronde HBO opleiding. Voor die laatste groep is er een EVC procedure opgestart om over 5 jaar bij de herregistratie aan de voorwaarde te kunnen voldoen die het register stelt aan opleiding.

►►

►►

Samenwerking met ketenpartners en MKB (RENN4, samenwerkingstraject VMBO Friesland) Aansluitend bij de beweging rondom Passend Onderwijs zet Portalis zich in om verbinding te leggen met het externe onderwijstraject en de hierbij betrokken ketenpartners. Portalis participeert in het Samenwerkingsverband 20.01 in Groningen, het Samenwerkingsverband Drachten/Heerenveen en het Samenwerkingsverband Leeuwarden e.o. om bestuurlijk en organisatorisch de goede verbindingen te (blijven) leggen. In de overige 8 Samenwerkingsverbanden participeert Portalis via de samenwerkingsverbinding met RENN4. Ook vanuit de verschillende locaties is actief in samenwerking geïnvesteerd. Een concreet voorbeeld van samenwerking met ketenpartners is de samenwerking met de Zwaai en de Friese Poort. In 2013 is gestart met inventariseren wat de succes- en knelpunten zijn bij het duurzaam aarden van jongeren uit Jeugdzorgplus in een reguliere MBO omgeving. Doel is om de overstap goed te borgen en te zorgen dat jongeren het onderwijs blijven volgen. ►►

Excellente medewerkers - beleidsvoornemens De komende veranderingen en ontwikkelingen van Het Poortje maken dat er de komende jaren eenberoep gedaan wordt op de flexibiliteit van de medewerkers. Het werken in zorgtrajecten vraagt ieders bijdrage en een andere manier van werken. Dit vraagt vervolgens weer om deskundigheidsbevordering. Aan deskundigheidsbevordering binnen Het Poortje wordt veel belang gehecht door de Directie. Binnen de mogelijkheden van de huidige financiële kaders wordt dit vormgegeven. Dit houdt in dat er creatief gekeken wordt naar inzet van middelen en mogelijkheden voor scholing en opleiding. Daarnaast zal Het Poortje de komende jaren waarschijnlijk verder krimpen en vergaande samenwerkingsverbanden met ketenpartners ontwikkelen.

22


Er leven nog een hoop vragen over de registratie en alles wat daar mee te maken heeft. Er is een stuurgroep die samen met de personeelsfunctionarissen werkt aan de verdere implementatie. Niet onbelangrijk daarin zijn de afspraken in een nieuw af te sluiten CAO en het nieuwe functiehuis. Wilster Pilot lean primair proces Het leantraject op een groep is uitgerold in 2013. De eerste resultaten worden begin 2014 gepresenteerd.

►►

Inzet personeel – efficiënte inzet en terugdringen verzuim Het verzuim is teruggebracht naar gemiddeld 6,8%. Dat is een mooi resultaat en lager dan de 7,25% die begroot was. Wilster begon 2013 met een taakstelling, maar door efficiënte inzet van medewerkers is men binnen de formatieve kaders gebleven. Gezien de taakstelling was het noodzakelijk afscheid te nemen van enkele tijdelijke medewerkers en flexibele krachten.

►►

Juvaid Inzet op deskundig personeel Het belang van deskundig personeel is concreet gemaakt door inzet van planmatig opleidingsbeleid. Iedere medeweker heeft een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP), waarin verwoord staat hoe er wordt gewerkt aan deskundigheidsbevordering. Dit heeft er o.a toe geleid dat op 31 december 2013 52% van alle pedagogische medewerkers HBO opgeleid is (streefcijfer was 55%). Eind 2013 zijn er 9 MBO opgeleide medewerkers gestart met hun HBO opleiding. ►► Terugdringen verzuim In 2013 is samen met de bedrijfsarts veel aandacht geweest voor het terugdringen van het ziekteverzuim. Dit heeft geresulteerd in het behalen van een jaargemiddelde van 7.2% (streefcijfers was 7,5%). Hierbij is specifieke aandacht geweest voor frequent verzuim, dat is ten opzichte van 2012 met 10% is gedaald. ►►

Portalis Invoering passend onderwijs en Wet Kwaliteit VSO – scholingsbijeenkomsten Deze belangrijke onderwerpen zijn aan de orde geweest bij de onderwijsdag. De schoolpsychologen, loopbaanbegeleiders en

►►

zorgcoördinatoren hebben gezamenlijk met het management in werkbijeenkomsten onderdelen van de Wet Kwaliteit VSO en Passend Onderwijs voorbereid. ►► Versteviging bekwaamheid mentordocent De mentordocent is beter gepositioneerd, ook pakken zij beter hun eigen rol. Een aandachtspunt blijft het aansluiten bij de CvB. Bij de inroostering wordt hier beter rekening mee gehouden. Gesprekscyclus met medewerkers i.h.k.v. persoonlijk opleidingsplan Met bijna alle medewerkers van Portalis zijn de gesprekken gevoerd in 2013.

►►

Passende besturing - beleidsvoornemens In 2013 is de herinrichting verder vormgegeven. Om de efficiëntie van de zorgtrajecten te vergroten wil Het Poortje de zorgtrajecten digitaal ondersteunen. De kwaliteit van het primaire en de ondersteunende processen zal verder ontwikkeld worden met inzetvan het kwaliteitssysteem. Van belang hierbij is het opnemen van verbeteracties (PDCA), dievoortkomen uit verschillende instrumenten, zoalsbijvoorbeeld de uitkomsten vanuit de verschillendeinspecties, de interne audits, het MO, de MAZ-commissie, etc.

Realisatie van beleidsvoornemens Wilster Monitor Jeugdzorgplus Het implementeren van de Monitor Jeugdzorgplus heeft veel aandacht en inzet gevraagd, maar na de nodige inspanningen is het onderdeel van de werkprocessen van de betrokken medewerkers. Het inhoudelijk benutten van de data is een vervolgstap voor 2014. ►►

Clientvolgsysteem Het proces rondom de keuze en implementatie van een cliënt volgsysteem heeft forse vooruitgang geboekt. De projectstructuur omtrent User (cliëntvolgsysteem) is geformaliseerd en be schreven in nauwe samenwerking met Elker. Er zijn Quick Wins voor het administratieve gedeelte behaald. In 2014 moet User verder als cliëntvolgsysteem worden geïmplementeerd.

►►

MAZ commissie Het doel van de MAZ-commissie is het systematisch evalueren en analyseren van afwijkingen in het primaire proces om hiervan te leren en tijdig preventieve of corrigerende maatregelen te treffen. In samenspraak met het managementteam zijn in 2013 verbeter maatregelen getroffen. Aandachtspunt is dat de verbetermaat regelen nog meer onderdeel moeten worden van de PDCA-cyclus.

Juvaid Geweldsincidenten Het aantal geweldsincidenten is in 2013 ten opzichte van 2012 met minimaal 25 % verminderd. Dit komt deels doordat ‘geweld’ anders wordt gedefinieerd, namelijk als er sprake is van letsel. Hierdoor is sprake van een forse daling. Daarnaast is een er een visie ontwikkeld op de rol van het leefklimaat bij terugdringen van - en de interventies bij geweldsincidenten. Dit heeft een positief effect op agressief gedrag bij jongeren.

►►

Disciplinaire straffen en ordemaatregelen Het aantal ordemaatregelen en disciplinaire straffen is in 2013 ten opzichte van 2012 met minimaal 25 % verminderd. Grensoverschrijdend gedrag van jongeren wordt altijd eerst vanuit de inhoud, op basis van het perspectiefplan, van de jongere opgepakt. De pedagogische maatregel en het doseerprogramma zijn hierbij belangrijke hulpmiddelen.

►►

MAZ commissie Binnen Juvaid wordt periodiek de MAZ-commissie gehouden. Deze commissie houdt zich bezig met de analyse van Melding van Afwijkingen in de Zorg. In deze commissie worden verschillende afwijkingen besproken zoals: medicatie, incidenten, klachten, verzuim, etc. Door deze informatie in samenhang met elkaar te analyseren komt de MAZ-commissie tot advies voor verbetering van het zorgproces en de bedrijfsvoering. Daarnaast maakt de MAZ-commissie periodiek de incidentrapportage voor de Inspectie Jeugdzorg.

►►

Portalis Passende formatieve balans De formatieve balans is in 2013 passend geweest. Het school management heeft hier strak op gestuurd en daardoor is de formatie volledig op orde. Het ziekteverzuim is aan de hoge kant maar de achtergrond is goed in beeld en er is geen sprake geweest van arbeidsgerelateerd verzuim.

►►

Kiezen van een kwaliteitszorgsysteem met mogelijkheden voor een digitaal leerlingvolgsysteem. Er heeft een verkenning voor een leerlingvolgsysteem plaatsgevonden en de keuze is gemaakt enkele zorgmodules van het systeem Eduscope aan te schaffen.

►►

►►

Meting van de leerlingtevredenheid Voor de afname van het leerlingtevredenheidsonderzoek is veel geïnvesteerd in de samenstelling van de vragenlijsten. Op de drie locaties zijn de jongerenraden hierbij betrokken geweest. Afname vindt plaats in maart 2014.

►►

5.2. Kwaliteit Het Poortje werkt met een kwaliteitsmanagementsysteem: HKZ. Dit certificaat wordt steeds voor de duur van 3 jaren uitgegeven, waarbij er elk jaar sprake is van een hercertificering om te kijken


23

of de organisatie voldoet aan de kwaliteitseisen en daarnaast de juiste stappen zet voor verbetering. De zogenaamde Demingcirkel van Plan, Do, Check en Act. Het Poortje heeft in het najaar 2013 opnieuw bewezen te voldoen aan de kwaliteitseisen van de HKZ. Hiermee toont de organisatie aan dat ze constant werkt aan verbetering van de geleverde zorg en de bedrijfsvoering. Vanuit de kwaliteitsgedachte worden de verschillende stakeholders van het Poortje gevraagd mee te denken en te praten over de geleverde zorg. In Wilster en Juvaid is er een jongerenraad die betrokken worden bij verandering en verbetering van het leefklimaat. Daarnaast wordt door middel van ouderavonden, ouderpannels en de cliëntenraad inspraak georganiseerd van de ouders. Ouders, jongeren of derden die het niet eens zijn met de kwaliteit van de zorg of de inzet van vrijheidsbeperkende maatregelen, kunnen hiervoor een klacht indienen volgens de procedures van de klachtenregeling. De uitkomsten hiervan worden besproken in de MAZ-commissie, de jongerenraad en binnen de management teams van de specialisaties. Op basis hiervan wordt in gezamen lijkheid gewerkt aan verbetering. Ook op ketenniveau wordt constant gekeken naar de juiste aansluiting in de keten voor het optimale zorgtraject van de jongere. Voorbeelden hiervan zijn het trajecten netwerkberaad vanuit de Justitiële keten, overleg met de bureaus Jeugdzorg en de samenwerking tussen Wilster en Elker in het project In Voor Zorg. Aandachtspunten in zorgtrajecten: ►► op welke wijze zij cliënten bij haar kwaliteitsbeleid hebben betrokken; ►► de frequentie waarmee en de wijze waarop de instelling kwaliteitsbeoordeling heeft uitgevoerd en het resultaat daarvan; ►► welk gevolg zij heeft gegeven aan klachten en meldingen over de kwaliteit van de uitvoering van haar taken. ►► de toepassing van vrijheidsbeperkende maatregelen.

5.3. Klachten Het Poortje vindt het belangrijk dat jongeren en hun ouders kenbaar kunnen maken dat zij het niet eens zijn met de gang van zaken of een beslissing van de organisatie. Daarom is voor Wilster voorzien in een klachtencommissie en een vertrouwenspersoon. Binnen Juvaid is een Commissie van Toezicht werkzaam. Deze organen en/of functionarissen worden hieronder toegelicht.

24


5.3.1. Klachtencommissie Wilster Geldende klachtenregeling Op grond van de Wet op de Jeugdzorg is Wilster verplicht een regeling voor de behandeling van klachten van jongeren en hun vertegenwoordigers op te stellen. Hierbij wordt in het kort weergegeven hoe de behandeling van klachten in zijn werk gaat. De gehele klachtenregeling ligt ter inzage bij Wilster en kan op verzoek worden toegezonden. Het indienen van een klacht en bijstand van de klager Bij voorkeur wordt de klacht ingediend op een door Wilster verstrekt klachtenformulier. Er zijn brievenbussen van de klachtencommissie in Wilster. De klacht moet zo snel mogelijk (bij voorkeur binnen 8 dagen) worden ingediend. De klager heeft het recht om bijstand te vragen van bijvoorbeeld ouders/ verzorgers, een advocaat of de cliëntenvertrouwenspersoon. De secretaris van de klachtencommissie beoordeelt of de klacht ontvankelijk is en of er bemiddeld kan worden. In veel gevallen kan worden bemiddeld. In een enkel geval wordt de klacht voorgelegd aan de klachtencommissie. Bij de behandeling van de klachten wordt een onderscheid gemaakt of het gaat om: a) een klacht over (wijze van) oplegging van een beperkende maatregel, een hulpverleningsprogramma of verlof (artikel 29 Wet op de Jeugdzorg); of b) een bejegeningsklacht (artikel 68 Wet op de Jeugdzorg). Openbaar verslag De klachtencommissie draagt zorg voor jaarlijkse verslaglegging. Hoe wordt de klachtenregeling onder de aandacht gebracht Voor jongeren van Wilster is in de huisregels duidelijk uitgelegd hoe zij een klacht kunnen indienen en wat de procedure is. Wilster vindt het van groot belang dat jongeren de mogelijkheid hebben om kenbaar te maken dat zij het niet eens zijn met gedragingen van Wilster of toegepaste maatregelen. Op de groepen liggen daarom altijd voldoende klachtenformulieren die zonder beletsel ingevuld en ingediend kunnen worden. Eveneens kunnen zij langsgaan bij de vertrouwenspersoon voor hulp bij het opstellen van de in te dienen klacht. Om ouders op de hoogte te stellen van de procedure van het indienen van een klacht, is op de site van Wilster de klachtenregeling en een korte beschrijving van de procedure te vinden. Daarnaast worden ouders in de informatiebrief geïnformeerd over de mogelijkheid en de wijze van het indienen van een klacht. Ook voor ouders bestaat de mogelijkheid hulp in te roepen van de vertrouwenspersoon. Hierover worden zij ook via de bezoekbrief en de website van Wilster geïnformeerd. Samenstelling van de klachtencommissie De leden van de klachtencommissie worden door bestuurder benoemd op bindende voordracht van de zittende leden. De leden zijn niet werkzaam voor of bij Wilster en worden benoemd voor

een periode van 4 jaar. Eens per kwartaal wordt er vergaderd, waarbij de directie van Wilster drie keer per jaar aanwezig is. Eveneens is er één keer per jaar een gezamenlijke vergadering met de Commissie van Toezicht Juvaid. Daarnaast is er eens per maand telefonisch overleg tussen de voorzitter van de klachtencommissie en de directeur van Wilster. Conform de klachtenregeling bestaat de klachtencommissie in ieder geval uit een jurist, een gekwalificeerd gedrags wetenschapper alsmede indien de aard van de klacht dit vereist, een arts. Op verzoek kunnen de namen van de leden van de klachtencommissie worden verstrekt. In 2013 heeft de klachtencommissie op een goede manier volgens de klachtenregeling kunnen werken. De nadruk heeft op af handeling door middel van bemiddeling gelegen. In 2013 is er geen hoorzitting geweest. Aantal en aard klachten In totaal zijn er in 2013 98 klachten ingediend. Dat is meer dan in 2012 (76) en 2011 (64). Afgezet tegen het in 2012 aantal ingediende klachten is er sprake van een toename. Er is ook een toename van het aantal niet-ontvankelijke en onbevoegde verklaarde klachten, 18 in 2013 tegen 7 in 2012. In augustus 2013 is besloten dat de klachtencommissie alle klachten van DOK3 in eerste instantie in behandeling neemt. Dat verklaart ook de toename van het aantal klachten. Daarnaast zijn er relatief veel klachten afkomstig van een tweetal jongeren. Uit de klachtenanalyse blijkt dat het grootste deel van de klachten wordt ingetrokken, namelijk 82% van het totaal aantal klachten. Hiervan werd in 37 klachten (45 % van het totaal van de inge trokken klachten) eerst bemiddeld, waarna alle klachten zijn ingetrokken. Hieruit is af te leiden dat jongeren na de ontevreden heid van het moment vaak geen noodzaak meer zien voor een hoorzitting. Een gesprek met een onafhankelijk lid van de klachtencommissie biedt een mogelijkheid om afspraken te maken en biedt de klager de mogelijkheid zijn zienswijze kenbaar te maken. Dit werkt prettig voor jongeren en is ook laagdrempelig. Ook valt hieruit af te leiden dat een jongere veel baat heeft bij een extra uitleg en een gesprek met de verant woordelijke afdelingsmanager. Wilster vindt het belangrijk dat aandacht besteed wordt aan het waarborgen van de rechtspositie van de jongeren/ouders die in de instelling verblijven. Vertrouwenspersoon Jongeren en/of ouders/verzorgers van Wilster kunnen met vragen of opmerkingen over de jeugdzorg terecht bij een vertrouwenspersoon van Zorgbelang Groningen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de manier van benadering, het handelen van hulpverleners of informatieverstrekking. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk, onpartijdig en is er voor alle jongeren van Wilster en hun ouders/verzorgers.

De vertrouwenspersoon houdt telefonisch spreekuur en komt ook regelmatig langs in Wilster.

5.3.2. Commissie van Toezicht Juvaid Binnen Juvaid is een onafhankelijke commissie van toezicht aangesteld, bestaande uit burgers, waarvan conform de wettelijke eisen minimaal deel uitmaken: een rechter, een advocaat, een gedragswetenschapper en een deskundige op het gebied van pedagogische hulpverlening. De commissie heeft maandelijks afstemming met de directeur van Juvaid. De commissie heeft de volgende taken: a. toezicht te houden op de wijze van tenuitvoerlegging van de vrijheidsbeneming in de inrichting; b. kennis te nemen van door de jongeren, ouders of voogd, stiefouder of pleegouders, naar voren gebrachte klachten en ter zake te bemiddelen; c. zorg te dragen voor de behandeling van klaagschriften; d. het adviseren van o.a. de minister en de directeur omtrent het onder a gestelde. De commissie van toezicht stelt zich daarnaast door persoonlijk contact met de jongeren regelmatig op de hoogte van onder hen levende wensen en gevoelens. Bij toerbeurt treedt één van haar leden hiertoe op als maandcommissaris. De maandcommissaris bezoekt regelmatig de jongeren op de leefgroep. De maandcommissaris vervult tevens de taken van de vertrouwenspersoon en bemiddelt bij klachten van jongeren.

5.4. Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk Het Poortje bevindt zich in een veranderende omgeving; de wettelijke stelsels rond onderwijs en jeugdzorg veranderen, de economische omstandigheden brengen mee dat de financiering van onze instelling minder ruim zal zijn en de doelgroep van Het Poortje krimpt. Dit heeft gevolgen voor zowel de grootte als de inrichting van onze organisatie. Mobiliteit en employability zullen als personeelsinstrumenten ingezet gaan worden om te zorgen dat alle medewerkers kunnen blijven rekenen op een goede arbeidsplaats. De veranderingen en ontwikkelingen van Het Poortje maken dat er de komende jaren een beroep gedaan wordt op de flexibiliteit van de medewerkers. Het werken in zorgtrajecten vraagt ieders bijdrage en een andere manier van werken. Dit vraagt vervolgens weer om deskundigheidsontwikkeling, mede ingezet door het actieplan “Professionalisering Jeugdzorg”. Deze deskundigheids ontwikkeling vindt het CMT van groot belang, maar zal zijn vorm krijgen binnen de mogelijkheden van de huidige financiële kaders. Dit houdt in dat er creatief gekeken wordt naar inzet van middelen en mogelijkheden voor scholing en opleiding.


25

In 2013 is ingezet op de volgende speerpunten: mobiele en breed inzetbare medewerkers; ►► strategische personeelsplanning en flexibiliteit; ►► investeren in planmatig opleiden; ►► implementatieplan Professionalisering Jeugdzorg; ►► reorganisatie; ►►

Mobiele en breed inzetbare medewerkers Het aangaan van niet vrijblijvende samenwerkingsverbanden en een eventuele fusie, betekent dat onze medewerkers mobiel en breed inzetbaar moeten zijn. Doelen: - Ondersteuning bij het ontwikkelen van motiverende loopbaanarragementen voor de professionalisering van medewerkers. Zodat zij een volgende stap in hun loopbaan kunnen zetten en gemotiveerd en duurzaam blijven werken en eventuele gedwongen ontslagen voorkomen worden. Realisatie Ook in 2013 is er actief beleid gevoerd op het gebied van opleidingen. Het beleid is gericht op het daadwerkelijk verbeteren van vaardigheden, zowel van teams als van individuele medewerkers. Ook vanuit het perspectief van een veilig werkklimaat zijn medewerkers adequaat uitgerust qua basis opleiding en qua ondersteuning en coaching. Klinische lessen, voorlichtingsbijeenkomsten, kennis basisdocumenten en interdisciplinaire samenwerking zijn ingebed. Strategische personeelsplanning en flexibiliteit De financiële mogelijkheden van Het Poortje zijn de komende jaren beperkt en de eisen die aan de organisatie worden gesteld zullen kritischer zijn. Onze omgeving vraagt er dus om flexibelere afspraken te maken over inzet van personeel. Concreet moet dit leiden tot een personele populatie die qua aantallen, kwaliteiten en kosten aansluit op de daadwerkelijke behoefte aan personeel. Realisatie De verdere uitwerking van strategische personeelsplanning en flexibiliteit heeft in 2013 plaatsgevonden. In samenwerking met Elker wordt nu gekeken naar het concreet uitvoeren van dit onderwerp. De uitrol hiervan zal plaatsvinden in 2014. In 2013 worden vanwege de reorganisatie openstaande vacatures niet ingevuld. Investeren in planmatig opleiden Het Poortje wil met de bestaande formatie efficiënter werken zodat de focus van ons werk bij ‘de handen aan het bed’ blijft. Het realiseren van de gestelde doelen staat of valt met het beschikken over de inzetbaarheid van voldoende deskundig personeel. Gerichte aandacht voor en permanent investeren in het menselijk potentieel van de organisatie is daarvoor van doorslaggevend belang.

Realisatie In het verlengde van mobiele en breed inzetbare medewerkers worden de opleidingsplannen per specialisatie bijgehouden en geactualiseerd. Op transparante wijze is duidelijk gemaakt welke opleidingswensen er zijn en hoe inhoudelijke ontwikkelingen (behandel klimaat, behandeling adolescenten en onderwijs profielen) geborgd wordt door scholing. De deskundigheids ontwikkeling heeft vorm gekregen binnen de mogelijkheden van de huidige financiële kaders. Implementatieplan Professionalisering Jeugdzorg Het Implementatieplan Professionalisering Jeugdzorg (IPJ) wil beroepsbeoefenaren in de jeugdzorg helpen om optimale zorg en hulp te bieden. Professionalisering betekent investeren in (aanstaande) jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers in de jeugdzorg. Het vraagt van beroepsbeoefenaren dat zij investeren in hun vakmanschap en van organisaties dat zij investeren in hun vakmensen. Dit vertaalt zich naar: eisen stellen aan de vakbekwaamheid, permanente educatie, ruimte voor reflectie, het werken volgens de beroepscodes, tuchtrecht en ruimte voor professionele autonomie. Realisatie Om de ontwikkeling en ruimte voor professioneel handelen te verbeteren, hebben verschillende partijen uit het jeugdzorgveld (werkgevers, beroepsverenigingen en –registers, opleidingen en cliëntenorganisaties) een actieplan opgesteld, gericht op professionalisering van beroepsbeoefenaars in de jeugdzorg. Het Poortje is in 2013 gestart met de uitrol van dit actieplan. Een groot deel van de pedagogisch medewerkers binnen Het Poortje heeft zich inmiddels geregistreerd bij een beroepsvereniging en EVC-trajecten zijn gestart. De verdere uitwerking van het actieplan zal worden voortgezet in 2014. Het implementatieplan beslaat drie jaar. Het kader hiervoor vormt de wettelijke regeling voor registratie van professionals in de jeugdzorg. Reorganisatie Het Poortje bevindt zich in een veranderende omgeving. Om onze doelgroep goed te bedienen en ons bestaansrecht te garanderen binnen de keten van Noord Nederland, moet Het Poortje zich ontwikkelen tot een efficiëntere aanbieder van Jeugdzorgplus en uitvoerder van justitiële straffen en maatregelen. Dit heeft gevolgen voor zowel de grootte als de inrichting van onze organisatie. Realisatie Er is in samenwerking met de vakbonden en OR een sociaalplan opgesteld en hieraan is in 2013 uitvoering gegeven. Er is conform dit sociaalplan een mobiliteitsbureau opgezet voor begeleiding van werk naar werk trajecten, zowel intern als extern. (mobiliteit en employability) Processen binnen de bedrijfsvoering zijn lean beschreven. De implementatie hiervan zal in 2014 en 2015 plaats gaan vinden.

26


5.5. Financieel beleid 5.5.1. Hoofdlijnen financieel beleid De afgelopen jaren stonden in het teken van de onder druk staande financiële positie van Het Poortje en de noodzaak om deze om te buigen naar een gezondere basis. Zowel de vermogenspositie als de liquiditeitspositie werden aangemerkt als zwak en deze behoefden versteviging. De huidige onzekere toekomst van het aantal te verzorgen cliënten, behoud van omzet als aanbieder in de decentraliserende zorgsector en aanstaande bezuinigingen op de jeugdzorg budgetten maken de financiële positie des te meer onzeker. Reden om hier continue hoge aandacht aan te geven. Voor nu en in de toekomst hebben we voldoende weerstandsvermogen nodig voor de op ons af komende turbulentie in de sector. In 2013 heeft Het Poortje daarom strak gestuurd op de uitgaven van de kostenbudgetten. Incidentele meevallers zijn niet gebruikt voor extra uitgaven. Het investeringsniveau is naar beneden gebracht en er zijn geen nieuwe leningen aangetrokken. Kasstromen zijn goed bewaakt en de schuldenpositie is naar beneden gebracht. Deze maatregelen hebben ervoor gezorgd dat voor het eerst sinds jaren de liquiditeitspositie weer net positief is (103%). Er is daarmee voldoende geld om aan de kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen. Helaas is het dit jaar echter niet gelukt om de reservepositie te verhogen via een positief exploitatieresultaat. Ondanks strakke budgetdiscipline en het reserveren van meevallers heeft 2013 in het teken gestaan van reorganisatiekosten en aanvullende dotaties aan voorzieningen. Dit heeft enerzijds te maken met de huidige inspanningen om structureel ruimte te creëren in de uitgaven via de in 2013 doorgevoerde reorganisatie op ondersteunende bedrijfsvoeringsprocessen. Anderzijds is het nodig gebleken om de voorzieningen bij te stellen op de toegenomen onzekerheden in de nog te realiseren kosten. Deze extra maatregelen in kostenreductie en ingecalculeerde voorzichtigheden hebben in 2013 daarom ondanks de budgetdiscipline geleid tot een nadelig exploitatieresultaat. Als gevolg daarvan hebben we de vermogenspositie en daarmee de solvabiliteitsratio in 2013 niet weten te verstevigen.

Als we echter ook kijken naar de verhoging van de voorzieningen op balansdatum, dan kunnen we stellen dat het weerstands vermogen, te weten het aandeel van het eigen vermogen en voorzieningen ten opzichte van het balanstotaal, van Het Poortje is toegenomen in 2013. De komende jaren zullen in het teken staan van verder toenemende onzekerheid in de omzet. De verwachte krimp in de Jeugdzorgplus sector zal samen met de transitie van VWS naar gemeenten haar beslag krijgen op het activiteitenniveau en omzet van Wilster. Het bezettingsniveau van justitiële capaciteit blijft voor Juvaid een zorgpunt en zit aan de onderkant van wat acceptabel is. Verdere kostenreductie zal naast de uitwerking van de in 2013 doorgevoerde reorganisatie een speerpunt blijven, waarbij de kosten mee zullen moeten bewegen met het activiteitenniveau en de daarbij gerealiseerde omzet. In de budgettering van komende jaren zal dus rekening gehouden moeten worden met dergelijke onzekerheden, leidend tot behoudende begrotingen, die voldoende flexibiliteit bieden voor meerdere scenario’s. In de begroting 2014 zijn hierin de eerste stappen gezet. Uitgangspunt blijft daarbij dat de huidige solvabiliteitspositie en liquiditeitspositie als te laag worden aangemerkt en dus komende jaren verder verstevigd moeten worden.

5.5.2. Exploitatie 2013 Het verslagjaar 2013 is afgesloten met een exploitatieresultaat van -€ 261.000. Vooral het verwerken van aanvullende dotaties aan personele voorzieningen ten laste van het resultaat hebben geleid tot een nadelig resultaat. In totaal is de stand van de voorzieningen in 2013 € 751.000 hoger geworden dan in 2012. Voor het belangrijkste deel wordt dit veroorzaakt door de in dit jaar opgenomen voorziening voor boventallig personeel van € 401.000. Nieuw in dit jaar is het instellen van een voorziening groot onderhoud gebouw voor de nog te realiseren meerjarige onderhoudskosten van gebouw Wilster, ter grootte van € 171.000. De bestaande personele voorzieningen voor jubilea en vitaliteit zijn verhoogd, vooral vanwege de verlaagde kans op natuurlijke uitstroom van personeel, waardoor de kans op het daadwerkelijk maken van deze kosten toeneemt.

Per segment bekeken zijn de resultaten als volgt verdeeld (x 1.000 euro): Juvaid (Ministerie van V&J) Portalis (Ministerie OCW)

2013

2012

72

200

535

-190

Wilster (Ministerie van WVS)

-868

55

Totaal resultaat

-261

65


27

Voor Juvaid geldt dat de exploitatie redelijk budgettair neutraal heeft kunnen verlopen, ondanks de budgettaire verlaging van de rijkssubsidies vanwege verlaging van het aantal operationele capaciteitsplaatsen. Extra aanvullende subsidies voor onder andere het in stand houden van de reservecapaciteit als ook een hogere bijdrage voor de verhoogde huurkosten van locatie Veenhuizen hebben het inkomstenbudget op peil gehouden. De kosten zijn ondanks de verhoogde huurlasten in de overige bedrijfskosten ook binnen de perken gebleven, vooral door verlaging van de formatie inzet. Hierdoor heeft Juvaid kunnen besparen op de personeelskosten. Portalis heeft dit jaar gezorgd voor een positief resultaat. Vooral meevallers op de rijksinkomsten, vanwege hogere leerlingenaantallen en de toekenning van extra subsidie voor leerlingen die niet op een gesloten machtiging verblijven hebben een positief effect gehad op de gerealiseerde inkomsten. Strak budgetbeheer en aanpassing van personele inzet op de dalende bezetting van aantal jongeren hebben daar bovenop geleid tot lagere personeelskosten en overige bedrijfskosten. De exploitatie van Wilster ziet er dit jaar minder rooskleurig uit. De inkomsten van Wilster zijn vooral lager uitgevallen door een lagere realisatie van verzorgingsdagen van jongeren, waardoor een onderbezettingskorting is opgetreden. De personeelskosten zijn hoger met name omdat veel van de extra dotaties aan de personele voorzieningen van dit jaar (€ 466.000) voor rekening van de exploitatie van Wilster komen, op basis van de verdeelsleutel in de begroting 2013 (65% Wilster, 35% Juvaid). Bovendien is dit jaar een voorziening voor onderhoud gebouw voor locatie Groningen ingesteld, met een opbouw van € 171.000. Deze voorziening leidt tot hogere overige bedrijfskosten dan verwacht.

De mate van reservevorming ten opzichte van de exploitatie omzet is voor Wilster en Juvaid van oudsher beperkt, mede vanwege beperkingen die de ministeries hier op leggen. De reservevorming mag per segment maximaal 10% van de rijkssubsidie zijn, waarbij bovendien een aantal op de balans van de jaarrekening voorkomende voorzieningen door de ministeries niet meegerekend worden in de bepaling van het maximum. De budgettaire ruimte wordt hierdoor door de ministeries aanzienlijk beperkt. Dit is de reden waarom de budgetratio voor Wilster en Juvaid hooguit enkele procenten hoog is. Vanwege de nadelige exploitatie van Wilster in 2013 is de reserve voor dit segment omgeslagen in een negatieve stand. Bij Portalis gelden niet dergelijke beperkingen in de reservevorming, waardoor de budgetratio voor Portalis hoger heeft kunnen worden. Het voordelige exploitatieresultaat van dit jaar heeft de reservepositie verder kunnen verstevigen.

Solvabiliteitsratio (eigen vermogen versus balanstotaal)

2013

2012

2011

14,2%

14,5%

11,7%

Door het dit jaar gerealiseerde nadelige exploitatieresultaat heeft de vermogensvorming in tegenstelling tot in 2012 niet verder kunnen doorgroeien, maar is juist weer iets lager uitgevallen. De beoogde opbouw van reserves heeft afgelopen jaar onder druk gestaan door lagere inkomsten bij Wilster en Juvaid en de benodigde extra opbouw van voorzieningen voor nog te maken kosten.

Reservepositie en balansverhoudingen Budgetratio (bestemmingsreserves en –fondsen versus omzet)

2013

2012

Juvaid

4%

4%

Wilster

40%

31%

Portalis

-2%

4%

28


5.5.3. Perspectief 2014 en verder

Weerstandsvermogen (eigen vermogen en voorzieningen versus balanstotaal)

2013

27%

2012

21%

2011

16%

Als we rekening houden met de opbouw van voorzieningen, dan zien we wel dat het weerstandsvermogen van Het Poortje sinds 2011 is gestegen. Het Poortje heeft hiermee mogelijkheden gecreëerd om tegenvallers in de toekomst op te kunnen vangen. Deze trend is komende jaren ook hard nodig voor de toenemende bedrijfsrisico’s in de jeugdsector.

Liquiditeitsratio (vorderingen en liquide middelen versus kortlopende schulden)

2013

103%

2012

82%

2011

68%

Het Poortje komt uit een zorgelijke liquiditeitssituatie. Sinds 2011 is ingezet op versteviging van de liquiditeitspositie en dat heeft zijn vruchten afgeworpen. In 2013 is voor het eerst in jaren een licht positieve liquiditeitspositie verkregen, die op dit moment voldoende continuïteit biedt. Dit is echter wel mogelijk bij een relatief stabiele en planbare prognose van liquiditeitsstromen, met weinig extra uitgaven voor bijvoorbeeld grotere investeringen. Het is daarom wenselijk de liquiditeitsprognose komende jaren verder te verbeteren naar een hogere dekkingsgraad.

Sinds 2014 is Het Poortje bestuurlijk gefuseerd met Stichting Elker. Daarmee is een intensieve, niet vrijblijvende samenwerking tussen beide partijen ontstaan met het oog op het ontwikkelen van betere zorgtrajecten voor de gezamenlijke cliënten doelgroep. Beide stichtingen krijgen komende jaren te maken met de veranderingen in de jeugdzorgsector, waarbij decentralisatie van zorgbudgetten naar gemeenten en het herverdelen en aanbesteden van budgetten aan zorgaanbieders grote onzekerheden zullen opleveren voor de continuïteit van zorg aan de cliënten en het aanbod en de bedrijfsvoering van de huidige zorgaanbieders. Daartoe lopen nu in het Noorden op provinciaal niveau transitietrajecten om deze decentralisatie van budgetten en de vormgeving van het zorgaanbod, samen met gemeenten en zorgaanbieders verder uit te werken. Het Poortje is hierbij aangehaakt en behartigt de belangen voor de cliënten en de organisatie. Ook landelijk vindt overleg plaats met VWS en VNG. Voor de risico’s die Het Poortje loopt op teruglopende omzetten, vanwege verminderende zorgvraag en andere budgetverlagingen, worden op dit moment scenario’s uitgewerkt. Deze zullen sterk bepalend moeten zijn voor de budgettaire voorbereidingen die genomen worden voor jaar 2015 en verder. Voldoende aanpassing van huidige kostenniveau’s op de toekomstige verwachtingen is daarbij essentieel. Ook de flexibilisering van vooral personeelskosten, personeelsinzet en de kosten van huisvesting zijn daarbij belangrijke thema’s. Voor 2014 is voor Het Poortje een kostendekkende begroting vastgesteld, waarbij alle segmenten in principe een kostendekkende budgettering hebben. De begroting wordt gekenmerkt door onder druk staande omzetten en stijgende kosten. Hierdoor heeft Het Poortje deze nadelen moeten opvangen in de kosten, waarbij het principe van voorzichtigheid de boventoon heeft gevoerd, passende bij de toenemende onzekerheden in de inkomsten en uitgaven. De doorgevoerde reorganisatie van 2013 op de ondersteunende bedrijfsprocessen en management werpen in 2014 hun vruchten af en dragen voor een belangrijk deel bij aan de sluitende begroting. Door deze maatregelen heeft de begroting voor 2014 een relatief gelijk beeld van de inkomsten en uitgaven kunnen behouden ten opzichte van 2013.


29

Begroting (x 1.000 euro) Personeelskosten

2014

2013

21.527

21.767

Huisvestingskosten

4.659

4.412

Organisatiekosten

1.604

1.549

Verzorgingskosten

921

975

1.460

1.615

Totaal kosten

30.171

30.318

Subsidie ontvangsten

29.612

28.314

150

1.535

Financiële baten en lasten

Ontvangen vergoedingen projecten Overige vergoedingen Totaal vergoedingen

5.5.4. Treasury Het huidige treasurystatuut is in 2010 opgesteld en vastgesteld door bestuur en directie in de vergadering van 15 februari 2011 en bekrachtigd door de Raad van Toezicht in de vergadering van 20 april 2011. Het treasurystatuut voorziet in richtlijnen aangaande de verantwoordelijkheidsverdeling, de planning en verantwoording, de procedures en de voorwaarden waaronder nieuw aan te gane financiële verplichtingen worden aangegaan voor Het Poortje. Hieronder vallen enerzijds het wegzetten van tijdelijk overtollige gelden, het aantrekken van leningen, de wijze waarop met rentebeleid, rendement en renterisico’s wordt omgegaan en anderzijds de beperkingen en voorwaarden die de organisatie zichzelf oplegt voor het aangaan van nieuwe transacties daaromtrent. Het statuut heeft over het algemeen een risicomijdende strekking als het gaat om financiële transacties. Het treasurystatuut is per 2011 in werking getreden, waardoor nieuwe verplichtingen worden aangegaan met in achtneming van dit statuut. Sinds 2012 is de treasurybeleidscyclus in werking getreden waarin de verantwoordingsprocessen aangaande de uitvoering van het treasurybeleid aan de orde komen. Jaarlijks wordt daartoe de planning en verslag van de treasury activiteiten besproken met de Raad van Toezicht, tezamen met de begroting en jaarrekening.

30


409

469

30.171

30.318

Vanwege de bestuurlijke fusie in 2014 met Stichting Elker wordt per 2014 een nieuw treasurystatuut opgesteld en voor vaststelling aangeboden aan de nieuwe Raad van Toezicht van de nieuwe fusieorganisatie. Speerpunten voor 2014 zijn een behouden investeringsbegroting en in principe geen nieuwe financieringsbehoeften in de vorm van langlopende leningen. Inzet is het bewerkstelligen van een positieve cashlow, leidend tot verbetering van de liquiditeitspositie. Afgelopen jaar is voor een van de vier nog lopende langlopende leningen een nieuwe rente vastgesteld voor de resterende looptijd. Dit heeft een aanzienlijk rentevoordeel opgeleverd, die ten goede komt aan de jaren 2014 en verder. Het Poortje is nog in bezit van een rentederivaat die destijds is afgesloten om het renterisico op een lening met een looptijd van vijf jaar af te dekken. De lening is inmiddels afgelost vanwege verkoop van activa. Het derivaat heeft op dit moment een verwaarloosbare waarde en is in de balans opgenomen onder financiële vaste activa. Het Poortje loopt geen waarderingsrisico’s meer op dit product aangezien de boekwaarde nagenoeg nihil is.


31

6. Jaarrekening 2013

6.1. Balans per 31 december 2013 (na resultaatbestemming)

Activa (in euro’s)

Ref.

31-12-2013

31-12-2012

Vaste activa Materiële vaste activa

1

9.408.078

10.426.487

Financiële vaste activa

2

9

48

9.408.087

10.426.535

Totaal vaste activa Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa

3

447.282

342.198

Vorderingen uit hoofde van subsidies

4

1.506.132

1.432.645

Liquide middelen

5

3.009.622

3.659.486

4.963.036

5.434.329

14.371.123

15.860.864

31-12-2013

31-12-2012

Totaal vlottende activa Totaal Activa Passiva (in euro’s) Eigen vermogen

Ref. 6

Kapitaal Algemene reserve

454

454

0

-157.426

Bestemmingsreserves

1.084.051

1.347.900

Bestemmingsfondsen

959.176

1.113.754

2.043.681

2.304.682

Totaal eigen vermogen Voorzieningen

7

1.810.353

1.059.751

Langlopende schulden

8

5.706.205

5.898.522

Kortlopende schulden Schulden uit hoofde van subsidies Kortlopende schulden en overlopende passiva Totaal Passiva

32


9

751.945

2.774.562

10

4.058.939

3.823.347

14.371.123

15.860.864

6.1.2. Resultatenrekening over 2013

Resultatenrekening (in euro’s)

Ref

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

Subsidies Jeugdzorg

12

30.584.283

29.949.155

30.535.442

Overige bedrijfsopbrengsten

13

524.316

368.571

597.552

31.108.599

30.317.726

31.132.994

21.766.610

22.457.353

Opbrengsten

Som der bedrijfsopbrengsten

Lasten Personeelskosten

14

22.591.093

Afschrijvingen op materiële vaste activa

15

1.175.882

1.304.504

1.393.159

Overige bedrijfskosten

16

7.287.343

6.936.400

6.846.481

31.054.318

30.007.514

30.696.994

54.280

310.212

436.000

-315.280

-310.212

-371.093

Resultaat uit gewone bedrijfsvoering

-261.000

0

64.909

Resultaat boekjaar

-261.000

0

64.909

Som der bedrijfslasten

Bedrijfsresultaat Financiële baten en lasten

17

Resultaatbestemming Het resultaat is als volgt verdeeld (in euro’s):

2013

2012

Toevoeging (+) / onttrekking (-): Bestemmingsreserve - Ministerie Veiligheid & Justitie

-116.158

-80.161

Bestemmingsfonds - Ministerie Veiligheid & Justitie

188.557

279.952

Bestemmingsreserve - Ministerie van OCW

534.532

-190.017

Bestemmingsreserve - Ministerie van VWS

-444.636

0

Bestemmingsfonds - Ministerie van VWS

-423.295

55.135

-261.000

64.909


33

6.1.3. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld op basis van de indirecte methode.

Kasstroomoverzicht (in euro’s)

2013

2012

54.280

436.000

Kasstroom uit operationele activiteiten Bedrijfsresultaat Aanpassingen voor : - afschrijvingen - mutaties voorzieningen

1.175.882

1.393.159

750.602

194.001 1.926.484

1.587.160

Veranderingen in vlottende middelen: - vorderingen - vorderingen/schulden uit hoofde van subsidies - kortlopende schulden (excl.schulden aan kredietinstellingen)

-105.084 -2.096.104

1.646.653

536.434

-1.439.041

Kasstroom uit bedrijfsoperaties Ontvangen interest Betaalde interest

438.653

-1.664.754

646.265

316.010

2.669.425

2.772

4.715

-318.052

Totaal kasstroom uit operationele activiteiten

-375.807 -315.280

-371.092

730

2.298.333

Kasstroom uit investeringsactiviteiten Investeringen materiële vaste activa Desinvesteringen materiële vaste activa

-300.188

-519.896

142.756

3.372.311

Totaal kasstroom uit investeringsactiviteiten

-157.432

2.853.415

Kasstroom uit financieringsactiviteiten Aflossing langlopende schulden

-493.162

-3.468.804

Totaal kasstroom uit financieringsactiviteiten

-493.162

-3.468.804

Mutatie geldmiddelen

-649.864

1.681.944

Stand per 1 januari

3.659.486

Stand per 31 december

3.009.622

Mutatie geldmiddelen

34


1.977.542 3.659.486 -649.864

1.681.944

6.1.4. Algemene toelichting & grondslagen van waardering en resultaatbepaling 6.1.4.1. Algemeen Gegevens rechtspersoon Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen is statutair gevestigd te Groningen en heeft haar feitelijke (hoofd)vestiging op Hoogeweg 9 te Groningen.

Vergelijking met voorgaand jaar De grondslagen van waardering en van resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar, met uitzondering van een stelselwijziging voor de voorziening groot onderhoud gebouw voor segment Ministerie van VWS. De stelselwijziging houdt voor 2013 in dat in voorbereiding op verdere uitwerking van deze onderhoudsvoorziening voor de cyclusjaren 2014-2024 in 2013 een dotatie heeft plaatsgevonden aan de voorziening ten laste van het resultaat 2013 ter grootte van € 170.633. De vorming van de voorziening groot onderhoud gebouw in 2013 heeft geen invloed op de vergelijkende cijfers met voorgaand jaar.

Aard van de activiteiten Het Poortje Jeugdinrichtingen biedt gedwongen of justitiële jeugdzorg binnen de bredere onderwijs-justitiële- en jeugdzorgketen. Het Poortje is specialist in het bieden van gesloten behandeling in een drie milieusetting (wonen, onderwijs/arbeid, vrije tijd). De doelgroep van Het Poortje Jeugdinrichtingen wordt langdurig en structureel in de ontwikkeling bedreigd en kent een multi-complexe problematiek. De regio Noord-Nederland (Groningen, Friesland, Drenthe) is het zorggebied voor de organisatie met beperkte overloop uit overige regio’s in Nederland.

Vergelijking met de begroting De in de jaarrekening opgenomen begrotingscijfers zijn gebaseerd op de 5 december 2012 door de Raad van Bestuur vastgestelde en op 19 december 2012 door de Raad van Toezicht goedgekeurde begroting 2013.

Verbonden rechtspersonen

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de stellige uitspraken van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, uitgegeven door de Raad voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder Richtlijn voor de Jaarverslaggeving Hoofdstuk 640, Organisatie-zonder-winststreven (aangepast 2010). Er is voldaan aan de verantwoordingseisen volgens specifieke subsidieregelgeving van de Ministeries van Veiligheid & Justitie, Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen en Volksgezondheid, Welzijn & Sociale Zaken.

Het Poortje onderhoudt een samenwerkingsrelatie met Jeugdhulp Friesland, vormgegeven binnen de stichting Behandelcentrum Woodbrookers. Het Poortje brengt 24 plaatsen gesloten jeugdzorg in die binnen het behandelcentrum worden verzorgd. De bij de 24 plaatsen gesloten jeugdzorg behorende subsidie van VWS bedraagt € 2.917.492. De subsidie is beschikbaar gesteld aan Stichting Woodbrookers ten behoeve van hun exploitatie, welke vervolgens een subsidieverantwoording overleggen aan Het Poortje. De ontvangst van deze subsidie van VWS en het doorbetalen daarvan aan Woodbrookers is gesaldeerd verwerkt in de exploitatiecijfers van deze jaarrekening. Woodbrookers stelt een eigen jaarrekening op die gepubliceerd wordt op www.jaarverslagenzorg.nl. Het Poortje is verantwoordelijk voor de subsidieafrekening met het ministerie van VWS. Aan de Stichting Woodbrookers heeft Het Poortje vergoedingen in rekening gebracht voor bestuur en administratiekosten, ten bedrage van € 49.175. Deze bijdrage is verwerkt in de overige bedrijfsopbrengsten.

Continuïteit

Subsidieregeling

Deze jaarrekening is opgesteld uitgaande van continuiteitsveronderstelling. Voor de subsidierelatie met Ministerie van VWS geldt dat vanaf 2015 de subsidierelatie verandert als gevolg van de nog lopende uitwerking van de transitie van jeugdzorg budgetten naar de gemeenten. In het maatschappelijk verslag wordt nader ingegaan op deze ontwikkelingen. De gesloten jeugdzorginstellingen hebben bezwaar aangetekend tegen de opzegging van de subsidierelatie door VWS en zijn hierin in het gelijkgesteld. De gesloten jeugdzorginstellingen zijn met VWS en VNG in onderhandeling over de voorwaarden waaronder de transitie naar gemeenten verantwoord kan plaatsvinden. Nadere toelichting op de transitie wordt ook gegeven in 6.1.5 -11 Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen.

Bij het samenstellen van de rekening en verantwoording is rekening gehouden met de aanwijzingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken en met de aanwijzingen zoals aangegeven in RJ 660.403, de toelichtende brochure bij de richtlijn Jaarverslag Onderwijs en de aanvullende afspraken met betrekking tot het onderwijscomponent in de jaarverslaggeving in de brief 389858 d.d. 25 april 2012.

Inschrijving Kamer van Koophandel De Stichting is ingeschreven in het Stichtingenregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41009061.

Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening


35

6.1.4.2. Grondslagen van waardering van activa en passiva

Vorderingen

Activa en passiva

Vorderingen worden opgenomen voor de reeële waarde van de tegenprestatie. Een voorziening wordt getroffen op de vorderingen op grond van verwachte oninbaarheid

Activa en passiva worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld, vindt waarde ring plaats tegen de verkrijgingsprijs. Toelichtingen op posten in de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht zijn in de jaarrekening genummerd en verwijzen naar de toelichting op de balans en de resultatenrekening.

Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit kas en banktegoeden met een looptijd korter dan 12 maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder de kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Materiële vaste activa Bedrijfsgebouwen en -terreinen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs plus bijkomende kosten of vervaardigingsprijs onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de geschatte toekomstige gebruiksduur. Op terreinen wordt niet afgeschreven. Er wordt rekening gehouden met de bijzondere waardevermin deringen die op balansdatum worden verwacht. Voor zover subsidies of daaraan gelijk te stellen vergoedingen zijn ontvangen als eenmalige bijdrage in de afschrijvingskosten, zijn deze in mindering gebracht op de investeringen. Door het Ministerie van Veiligheid en Justitie goedgekeurde vaste activa worden gewaardeerd tegen de laagste van de verkrijgings- of vervaar digingsprijs en het goedgekeurde investeringsbedrag onder aftrek van de ontvangen investeringssubsidies of daaraan gelijk te stellen vergoedingen als eenmalige bijdrage in de afschrijvingskosten. Het meerdere boven het goedgekeurde investeringsbedrag wordt ten laste van de exploitatie gebracht. Voor de vaste activa waarvoor in de bekostigingssystematiek geen substitutievrijheid bestaat binnen het verkregen budget, is de afschrijvingsperiode gelijk aan de in de bekostigingssystematiek voorgeschreven afschrijvingstermijnen. Voor die vaste activa waarvoor binnen de bekostigingssystematiek of de verkregen subsidie substitutievrijheid bestaat, zijn de afschrijvingstermijnen gebaseerd op de geschatte toekomstige gebruiksduur. Overige vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waarde verminderingen. De vervaardigingsprijs bestaat uit de aan schaffingskosten van grond- en hulpstoffen en kosten die rechtstreeks toerekenbaar zijn aan de vervaardiging inclusief installatiekosten. Rentelasten gedurende de bouw worden niet geactiveerd. De volgende afschrijvingspercentages (in procenten van de aanschafwaarde minus eventuele restwaarde) worden hierbij gehanteerd: ►► bedrijfsgebouwen : 0-10%; ►► machines en installaties : 10-12,5%; ►► andere vaste bedrijfsmiddelen : 10-25%.

Financiële vaste activa Het onder financiële vaste activa opgenomen derivaat is gewaardeerd tegen de actuele waarde waarbij alle waardewijzigingen in de resultatenrekening worden verantwoord.

36


Eigen vermogen Binnen het eigen vermogen wordt onderscheid gemaakt tussen Kapitaal, Algemene reserve, Bestemmingsreserves en Bestemmingsfondsen.

Kapitaal Onder kapitaal is opgenomen het bij oprichting van de Stichting ingebracht kapitaal.

Algemene reserve Onder Algemene reserve is opgenomen dat deel van het eigen vermogen, waarover de bevoegde organen binnen de statutaire doelstellingen van de Stichting vrij kunnen beschikken. Met ingang van 2013 zijn de algemene reserves opgenomen in de bestemmingsreserves.

Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door de bevoegde organen van de Stichting een beperktere bestedingsmogelijkheid is aangebracht.

Bestemmingsfondsen Bestemmingsfondsen zijn reserves waaraan door derden een beperktere bestedingsmogelijkheid is aangebracht.

Aanwending van bestemmingsreserves en -fondsen Uitgaven die worden gedekt uit bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen worden in de resultatenrekening verantwoord, en via de resultaatbestemming ten laste van de betreffende reserve gebracht. Wijzigingen in de beperking van de bestemming van reserves welke door de daartoe bevoegde organen of instanties worden aangebracht, worden als overige mutatie binnen het eigen vermogen verwerkt.

Voorzieningen (algemeen) Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op balansdatum bestaan waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden

gewaardeerd tegen de contante waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij het effect van de tijdswaarde van te verwaarlozen betekenins is. Als disconteringsvoet voor de contantmaking is het rentepercentage op 2,2% gesteld. Voor Portalis (segment Ministerie OCW) is een disconteringsvoet van 4% aangehouden. Er is sprake van een doorgevoerde schattingswijziging in de disconteringsvoet van 2013. De voorzieningen zijn op balansdatum 1 janari 2013 nog gewaardeerd tegen een disconteringsvoet van 3%. Dit is ultimo 2013 vanwege de renteontwikkelingen bijgesteld naar 2,2%. Voor de voorzieningen jubileumverplichtingen, vitaliteit en garantie is rekening gehouden met een uitstroomkans, welke de toekomstige jaarlijkse verplichting verlaagt naarmate die verplichting verder in de toekomst ligt. Er is sprake van een doorgevoerde schattings wijziging in de toegepaste uitstroomkans. De voorzieningen zijn op balansdatum 1 januari 2013 nog gewaardeerd tegen een uitstroomkans van 18%. Dit is ultimo 2013 vanwege de ontwikkelingen in de personele verloop bijgesteld naar 16%. Voorziening jubileumverplichtingen De jubileumvoorziening betreft een voorziening voor toekomstige jubileumuitkeringen. De voorziening betreft de contante waarde van de in de toekomst uit te keren jubileumuitkeringen. De berekening is gebaseerd op de verplichtingen op basis van de CAO, een uitstroomkans van 16% per jaar en aantal jaren dat nog opgebouwd moet worden tot het moment waarom het jubileum zich voordoet.

van 2 jaar ziekte. De opgenomen voorziening betreft in dat geval de doorbetaling van loonkosten tot moment van 2 jaar ziek. Voorziening boventalligheid De voorziening boventalligheid wordt gevormd voor de toe komstige loonkosten, herplaatsings- en afvloeiingskosten en verwachte wachtgeldverplichtingen van boventallig verklaard personeel. Voorziening groot onderhoud gebouw De voorziening groot onderhoud gebouw wordt gevormd voor de verwachte kosten inzake periodiek (groot) onderhoud van panden, gebaseerd op een meerjaren onderhoudsplan. De voorziening is gebaseerd op nominale waarde. De voorzieining is voor het eerst in de jaarrekening 2013 opgenomen en daarom verwerkt als stelselwijziging. Zie ook 6.1.4.1 de algemene toelichting op de grondslagen.

Schulden Schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Schulden worden na de eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten. Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de schulden in de winst-enverliesrekening als interestlast verwerkt.

Voorziening vitaliteit De voorziening betreft de contante waarde van het vanwege CAO uit te keren vitaliteitsbudget aan medewerkers die 55 jaar of ouder zijn. De berekening is gebaseerd op de verplichtingen op basis van de cao, een uitstroomkans van 16% per jaar en leeftijd en is contant gemaakt tegen een percentage van 2,2% per jaar Voorziening garantie De voorziening betreft de contante waarde van het vanwege CAO uit te keren garantieverlof aan medewerkers die 55 jaar of ouder zijn of 55 jaar worden, geboren zijn vóór 1-1-1961, vóór 1-1-2006 in dienst waren van een werkgever die valt onder de werkings sfeer van de CAO Jeugdzorg en dat tot 1-1-2010 onafgebroken zijn geweest. De berekening is gebaseerd op de verplichtingen op basis van de cao, een uitstroomkans van 16% per jaar en leeftijd en is contant gemaakt tegen een percentage van 2,2% per jaar. Voorziening langdurig zieken De voorziening betreft de toekomstige verplichtingen van salarisdoorbetaling voor langdurig zieke medewerkers tot het moment waarop sprake is van 2 jaar ziekte. Langdurige ziekte is vastgesteld op basis van de op moment van balansdatum bekende ziektegevallen, waarbij op basis van ziektehistorie en rapportages van Arbodienst door het management een inschatting is gemaakt van de kans op herstel binnen de periode


37

6.1.4.3. Grondslagen van resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de baten en de lasten over het verslagjaar, met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. De baten en lasten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben, uitgaande van historische kosten. Verliezen worden verantwoord als deze voorzienbaar zijn; baten worden verantwoord als deze gerealiseerd zijn. Baten (waaronder nagekomen budgetaanpassingen) en lasten uit voorgaande jaren die in dit boekjaar zijn geconstateerd, worden aan dit verslagjaar toegerekend.

Subsidies jeugdzorg Onder subsidies jeugdzorg worden de baten verantwoord uit hoofde van geleverde prestaties op het gebied van verleende gesloten jeugdzorg, besloten jeugdzorg en onderwijs. Als realisatiemoment geldt het moment waarop de betreffende prestaties op grond van de geldende voorschriften of richtlijnen gedeclareerd kunnen worden bij de subsidiegever.

Overige bedrijfsopbrengsten Opbrengsten uit het verlenen van diensten geschieden naar rato van de geleverde prestaties, gebaseerd op de verrichte diensten tot aan de balansdatum in verhouding tot de in totaal te verrichten diensten.

Personeelskosten Periodiek betaalbare beloningen Lonen en salarissen en andere personeelslasten worden verantwoord in de periode waarin personeel op grond van de arbeidsvoorwaarden het recht op beloning verkrijgt. Sociale lasten worden toegerekend aan dezelfde periode als de lonen en salarissen waaraan deze sociale lasten direct kunnen worden toegerekend.

38


Pensioenen Het Poortje Jeugdinrichtingen heeft voor haar werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op het gemiddeld verdiende loon berekend over de jaren dat de werknemer pensioen heeft opgebouwd bij de stichting. De verplichtingen, welke voortvloeien uit deze rechten van haar personeel, zijn ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds PGGM Zorg en Welzijn en ABP. De stichting betaalt hiervoor premies waarvan de helft door de werkgever wordt betaald en de helft door de werknemer. De pensioenrechten worden jaarlijks geindexeerd, indien en voor zover de dekingsgraad van het pensioenfonds (het vermogen van het pensioenfonds gedeeld door haar financiele verplichtingen) dit toelaat. In 2014 dient het pensioenfonds een dekkingsgraad van ten minste 105% te hebben. Het pensioenfonds verwacht hieraan te kunnen voldoen (momenteel bedraagt het dekkingsgraad 109% per ultimo 2013) en voorziet geen noodzaak voor de aangesloten instellingen om extra stortingen te verrichten. De stichting heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij PGGM of ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Op de Nederlandse pensioenregelingen zijn de bepalingen van de Nederlandse Pensioenwet van toepassing en worden op verplichte, contractuele of vrijwillige basis premies aan pensieonfondsen en verzekeringsmaatschappijen betaald door de stichting. De premies worden verantwoord als personeelskosten zodra deze verschuldigd zijn. Vooruitbetaalde premies worden opgenomen als overlopende activa indien dit tot een terugstorting leidt of tot een vermindering van toekomstige betalingen. Nog niet betaalde premies worden als verplichting op de balans opgenomen.

Afschrijvingen Materiële vaste activa worden vanaf het moment van ingebruikneming afgeschreven over de verwachte toekomstige gebruiksduur van het actief. Over terreinen wordt niet afgeschreven.

Boekwinsten en -verliezen uit de incidentele verkoop van materiële vaste activa zijn begrepen onder de afschrijvingen.

Overige bedrijfkosten De overige bedrijfskosten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.

Financiële baten en lasten Rentebaten en rentelasten worden tijdsevenredig verwerkt, rekening houdend met de effectieve rentevoet van de betreffende activa en passiva. Bij de verwerking van de rentelasten wordt rekening gehouden met de verantwoorde transactiekosten op de ontvangen leningen die als onderdeel van de berekening van de effectieve rente worden meegenomen.

►►

voor de overige indirecte kosten vindt een algemene verdeelsleutel plaats met toerekening aan segment ministerie Veiligheid & Justitie en ministerie VWS; -- indirecte personeelskosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%; -- indirecte materiële kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%; -- indirecte overige kosten: verdeling Veiligeheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%

De verdeelsleutels zijn gebaseerd op de uitgangspunten van de begroting voor 2013.

6.1.4.4. Grondslagen van segmentering In de jaarrekening wordt overeenkomstig RJ 640 en de subsidie voorschriften van de Ministeries van Veiligheid & Justitie, Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen en Volksgezondheid, Welzijn & Sociale Zaken een segmentatie van de resultatenrekening gemaakt in de volgende segmenten: Segment 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie Segment 2: Ministerie van OCW Segment 3: Ministerie van VWS

6.1.4.5. Toelichting op het kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen. Ontvangsten en uitgaven uit hoofde van interest zijn opgenomen onder de kasstroom uit operationele activiteiten. Transacties waarbij geen instroom of uitstroom van kasmiddelen plaatsvindt zijn niet in het kasstroomoverzicht opgenomen.

Bij de verdeling van de resultatenrekening per bedrijfssegment is aangesloten op de activiteiten per subsidieverstrekker. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden zorgsoorten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: ►►

voor segment Ministerie van OCW vindt toerekening van indirecte kosten plaats op basis van werkelijke kosten op een vooraf afgesproken niveau conform begroting;


39

6.1.5. Toelichting op de balans Activa

6.1.5. - 1 Materiële vaste activa Materiële vaste activa (in euro’s)

31-12-2013

31-12-2012

7.606.772

8.090.687

575.338

558.818

Andere vaste bedrijfsmiddelen, technische en administratieve uitrusting Materiële vaste bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen op materiële vaste activa

1.130.930

1.631.848

95.038

145.134

Totaal materiële vaste activa

9.408.078

10.426.487

De specificatie is als volgt : Bedrijfsgebouwen en terreinen Machines en installaties

Bedrijfs gebouwen en terreinen

Machines en installaties

Andere vaste bedrijfs middelen, technische en administra tieve uitrusting

Materiële vaste bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen op MVA

Totaal

8.090.687

558.818

1.631.847

145.135

10.426.487

Bij: investeringen

45.325

111.727

50.478

92.659

300.189

Af: afschrijvingen

-529.240

-95.207

-551.395

0

-1.175.842

0

0

0

-142.756

-142.756

7.606.772

575.338

1.130.930

95.038

9.408.078

Aanschafwaarde

13.880.801

1.411.451

5.951.348

95.038

21.338.638

Cumulatieve afschrijvingen

-6.274.029

-836.113

-4.820.418

0

-11.930.560

7.606.772

575.338

1.130.930

95.038

9.480.078

0 - 10%

10 - 12,5%

10 - 25%

0%

Verloop materiële activa 2013 (in euro’s)

Boekwaarde per 1 januari

Af: geactiveerde activa in uitvoering Boekwaarde per 31 december

Gehanteerde afschrijvingspercentages

De activa zijn waar mogelijk toegewezen aan de te onderscheiden segmenten. Om aan te sluiten bij de subidievoorwaarden van de ministeries. Er zijn echter activa die niet verdeeld kunnen worden. Deze zijn verantwoord onder de noemer Algemeen Poortje.

40


6.1.5. Toelichting op de balans, Activa

Het Poortje algemeen (in euro’s)




Andere vaste bedrijfs middelen, technische en administratieve uitrusting

Materiële vaste bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen op MVA

Totaal

160.873

228.403

727.473

138.882

1.255.631

Bij: investeringen

45.325

111.727

35.835

Af: afschrijvingen

-16.087

-46.500

-289.790

0

-352.377

0

0

0

-136.503

-136.503

Boekwaarde per 31 december

190.111

293.630

473.518

2.379

959.638

Aanschafwaarde

206.198

492.931

1.786.527

2.379

2.448.035


-16.087

-199.301

-1.313.009

0

-1.528.397

190.111

293.630

473.518

2.379

959.638

0 - 10%

10%

12,5 - 25%

0%

Af: geactiveerde activa in uitvoering


192.887

De materiële vaste activa van Bestuur en Bedrijfsvoering bestaan per 1 januari uit: - Eigen bijdrage in de brandscan 160.873 -M achines en installaties, andere vaste bedrijfsmiddelen, technische en administratieve uitrusting, bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen op MVA ten behoeve van de dienstverlening door de bedrijfsvoering aan de specialisaties: 1.094.758 De afschrijvingskosten uit deze materiële vaste activa maken deel uit van de indirecte materiële kosten, die naar rato van het aantal fte’s worden toegerekend aan de bedrijfssegmenten van Veiligheid & Justitie en VWS. Zie ook de grondslagen van segmentering 6.1.4.4.


41


Segment 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie (in euro’s)




Andere vaste bedrijfsmidde len, technische en administra tieve uitrusting


Totaal

280.358

102.866

363.322

6.253

752.799

Bij: investeringen

0

0

10.127

21.269

31.396

Af: afschrijvingen

-54.378

-17.059

-75.828

0

-147.265

0

0

0

-6.253

-6.253

225.980

85.807

297.621

21.269

630.677

2.764.634

212.667

2.080.294

21.269

5.078.864

-2.538.654

-126.860

-1.782.673

0

-4.448.187

225.980

85.807

297.621

21.269

630.677

4 - 10%

10,0%

10 - 25%

nvt

Af: geactiveerde activa in uitvoering Boekwaarde per 31 december Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen


Bij het schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 12 september 2003 en 15 augustus 2006 zijn er subsidies verstrekt voor de afschrijvingscomponent van de overdracht van de gebruikszaken van de Veenpoort. De afschrijvingen lopen parallel aan de subsidieverstrekking. De investeringen voor een bedrag van € 1.918.799 in 2003 zijn in 5 jaar afgeschreven en een investering voor een bedrag van € 1.259.742 wordt in 10 jaar afgeschreven. Segment 2: Ministerie van OCW (in euro’s)




Totaal

52.307

276.522

328.829

Bij: investeringen

0

3.147

3.147

Af: afschrijvingen

-2.962

-82.768

-85.730


49.345

196.901

246.246

Aanschafwaarde

176.467

561.835

738.302


-127.122

-364.934

-492.056

49.345

196.901

246.246

1,7%

10 - 25%


42



Segment 3: Ministerie van VWS (in euro’s)


Bedrijfs-ge bouwen en terreinen




Totaal

7.597.149

227.549

264.530

0

8.089.229

Bij: investeringen

0

0

1.369

71.390

72.759

Af: afschrijvingen

-455.813

-31.648

-103.009

0

-590.470


7.141.336

195.901

162.890

71.390

7.571.517

Aanschafwaarde

10.733.502

705.853

1.522.692

71.390

13.033.437


-3.592.166

-509.952

-1.359.802

0

-5.461.920

7.141.336

195.901

162.890

71.390

7.571.517

0 - 10%

10 - 12,5%

10 - 25%


Het bouwterrein, gelegen aan de Hoogeweg 9 te Groningen, is kadastraal bekend gemeente Groningen, sectie A nrs. 2090, 1799, 1355 en 1800 is belast met een hypothecaire inschrijving ad. € 20.134.099 verleend aan de Staat der Nederlanden voortvloeiend uit verplichtingen uit de ontvangen bouwsubsidies in verband met de nieuwbouw en inrichting. Perceel nr. 1800 is hierin voorbelast met een eerste hypothecaire inschrijving ad. ƒ 6.000.000 (€ 2.722.681,30), verleend aan de Postbank NV als zekerheid voor de ontvangen lening. Tevens is het voorbelast met een tweede hypothecaire inschrijving groot ƒ 7.418.848 ( € 3.366.526), verleend aan de Staat der Nederlanden ten behoeve van de verplichtingen voortvloeiend uit de ontvangen bouwsubsidies in verband met de nieuwbouw en inrichting. Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 11 november 1987 is toestemming verkregen om uitvoering te geven aan de nieuwbouw tot een bedrag van ƒ 10.000.000 (€ 4.537.802). Door het Ministerie is een bouwsubsidie verstrekt van ƒ 4.000.000 (€ 1.815.121), het resterende bedrag ad ƒ 6.000.000 (€ 2.722.681) is in 1988 gefinancierd door een beroep te doen op de kapitaalmarkt. Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 16 mei 1997, 25 juni 1998 en 8 december 1998 is toestemming verkregen om uitvoering te geven aan de nieuwbouw tot een bedrag van ƒ 10.183.257 (€ 4.620.961). Door het Ministerie van Justitie is een bouwsubsidie verstrekt van ƒ 10.183.257 (€ 4.620.961). Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 19 mei 1999, 10 september 1999 en 3 februari 2000 is toestemmingverkregen om uitvoering te geven aan de nieuwbouw tot een bedrag van ƒ 11.519.699 (€ 5.227.412) en bij schrijven van 12 december 2000 voor de verbouw en achterstallig onderhoud ƒ 1.046.953 (€ 475.807). Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 16 juli 2002 is toestemming verkregen om uitvoering te geven aan de uitbreiding van vier afdelingen beperkt beveiligde plaatsen en voor het het project kantoorvoorzieningen tot een bedrag van € 9.345.000, en bij schrijven d.d. 11 december 2002 voor renovatie Waterpoort tot een bedrag van € 197.902.


43

overige vorderingen


6.1.5. - 2 Financiële activa De specificatie is als volgt (in euro’s):

31-12-2013

31-12-2012

Derivaat

9

48

Totaal financiële vaste activa

9

48

overige vorderingen

totaal

Het verloop van de financiële vaste activa is als volgt: Boekwaarde per 1 januari 2013 (Terugname) waardeverminderingen Boekwaarde per 31 december 2013

48

48

-39

-39

9

9

Er is in 2011 een derivaat aangekocht voor het beperken van het renterisico deze heeft een looptijd tot 4 mei 2015. Het derivaat is gewaardeerd tegen de netto contante waarde per 31 december 2013.

6.1.5. - 3 Vorderingen en overlopende activa De specificatie is als volgt (in euro’s):

31-12-2013

31-12-2012

Belastingdienst

91.054

0

Vorderingen op debiteuren

90.664

65.341

Vooruitbetaalde huisvestingskosten

75.347

91.798

Overige vooruitbetaalde bedragen

55.059

61.215

Vooruitbetaalde verzekeringspremies

44.010

39.813

Energiebelasting

35.547

30.494

Vorderingen op externe partners

21.037

0

Vordering Fietsplan

11.947

8.981

Vooruitbetaalde huur kopieermachines

7.459

11.200

Overlopende posten te ontvangen

6.715

1.311

Vorderingen trajecten Jeugdzorg

5.256

5.256

Overige vorderingen

3.187

26.789

447.282

342.198

Totaal vorderingen en overlopende activa

De looptijd van de vorderingen zijn korter dan 1 jaar en hebben betrekking op de bedrijfsmatige exploitatie. Er zijn geen voorzieningen voor dubieuze debiteuren gevormd. Het saldo vordering traject Jeugdzorg per 31 december 2013 € 5.256 betreft het laatste voorschot van de subsidie “Zorgtraject Doen Wat Werkt” 2011.

44



6.1.5. - 4 Vorderingen uit hoofde van subsidies Vorderingen uit hoofde van subsidies (in euro’s)

31-12-2013

31-12-2012

1.279.785

1.117.828

Ministerie van OCW

184.272

176.878

Ministerie van VWS

16.612

110.016

Gemeente Groningen

25.463

27.921

1.506.132

1.432.643

182.358

Ministerie van Veiligheid en Justitie inzake ESF

Totaal te verrekenen subsidies

Toelichting bij 4. (in euro’s)

Subsidiejaar

Stadium van vaststelling

2010

Afgerekend

0

ESF Subsidie

2011

Onderhanden

202.118

202.118

ESF Subsidie

2012

Onderhanden

187.239

733.352

ESF Subsidie

2013

Onderhanden

890.428

0

1.279.785

1.117.828

Ministerie van Veiligheid en Justitie inzake ESF ESF Subsidie

De verantwoorde ESF subsidies zijn schattingen naar beste inzicht gedaan op basis van ervaringen uit het verleden ten aanzien van controlecorrecties en de uiteindelijke definitieve vaststelling van de ingediende eindverantwoording. Ministerie van OCW Instelllingssubsidie

2012-2013

Afgerekend

0

176.878

Instelllingssubsidie

2013-2014

Onderhanden

184.272

0

184.272

176.878

Ministerie van VWS Brandpreventie Wilster Projectsubsidie

2012

Afgerekend

0

110.016

2013-2014

Onderhanden

16.612

0

16.612

110.016

0

27.921

25.463

0

25.463

27.921

Gemeente Groningen Gymnastiekonderwijsvergoeding

2012

Gymnastiekonderwijsvergoeding

2013

Afgerekend Nog te ontvangen


45


6.1.5. - 5 Liquide middelen De specificatie is als volgt (in euro’s): Bankrekeningen Kassen Totaal liquide middelen

31-12-2013

31-12-2012

2.996.152

3.634.690

13.470

24.796

3.009.622

3.659.486

De liquide middelen staan ter vrije besteding van Het Poortje Jeugdinrichtingen. Het saldo staat hoofdzakelijk uit bij de Schatbankierfaciliteit van het ministerie van Financiën.

46


6.1.5. Toelichting op de balans Passiva

6.1.5. - 6 Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de volgende componenten (in euro’s) Kapitaal Algemene reserve

31-12-2013

31-12-2012

454

454

0

-157.426

Bestemmingsreserves

1.084.051

1.347.900

Bestemmingsfondsen

959.176

1.113.754

2.043.677

2.304.678

Overige mutaties

Saldo per 31-12-2013

Totaal eigen vermogen

Het verloop is als volgt weer te geven (in euro’s): Kapitaal Algemene reserve Bestemmingsreserve - Ministerie van OCW Bestemmingsreserve - Ministerie van Veiligheid en Justitie Bestemmingsreserve - Ministerie van VWS


Resultaatbestemming

454

0

0

454

-157.426

0

157.426

-0

1.347.900

534.532

0

1.882.432

0

-116.158

-242.867

-359.025

0

-444.636

5.280

-439.356

Bestemmingsfonds - Ministerie van Veiligheid en Justitie

505.898

188.557

80.161

774.616

Bestemmingsfonds - Ministerie van VWS

607.855

-423.295

0

184.560

2.304.681

-261.000

-0

2.043.681

Totaal eigen vermogen

Algemene reserve Het beginsaldo van de algemene reserve is afgelopen jaren gevormd door afrekeningsverschillen van rijkssubsidies van Veiligheid & Justitie en VWS. Er is dit jaar voor gekozen om de afrekeningsverschillen uit het verleden te koppelen aan de betreffende rijkssubsidie stromen. Daartoe is het saldo overgeboekt naar de betreffende bestemmingsreserves op de basis van de destijds ontstane verschillen.

Toelichting op het bestemmingsreserve Ministerie van Veiligheid en Justitie Voor de voorziening langdurig zieken en voorziening boventalligheid is door het ministerie van Veiligheid en Justitie nog geen toestemming gegeven. Daardoor komen deze voorzieningen via het resultaat niet ten laste van het bestemmingsfonds maar ten laste van de bestemmingsreserve van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Deze werkwijze wordt gehanteerd vooruitlopend op de nog te maken afspraken met de ministerie. De dotatie van € 80.161 in langdurig zieken in 2012 is lopende het jaar 2013 gecorrigeerd van bestemmingsfonds ten laste van de bestemmingsreserve. Toelichting op het bestemmingsreserve Ministerie van VWS Een deel van het resultaat van Wilster wordt toegewezen aan de Bestemmingsreserve omdat Wilster meer inkomsten begroot heeft dan de instellingssubsidie van het ministerie van VWS. De verhouding van de begrote overige inkomsten ten op zichte van de totale inkomsten bij Wilster ontvangen als instellingssubsidie van het ministerie van VWS wordt toegerekend aan de Bestemmingsreserve. Voor de voorziening boventalligheid en voorziening onderhoud gebouw wordt door het ministerie van VWS nog geen toestemming gegeven. Daardoor worden de voorzieningen uit het bestemmingsfonds van het ministerie van VWS gehaald en toegekend aan de bestemmingsreserve. Deze werkwijze wordt gehanteerd vooruitlopend op de nog te maken afspraken met de ministerie.


47

6.1.5. Toelichting op de balans, passiva

6.1.5. - 7 Voorzieningen Het verloop is als volgt weer te geven (in euro’s):


Dotatie

Onttrekking

Vrijval

Saldo per 31-12-13

91.918

66.263

1.678

0

156.503

Voorziening Vitaliteit

841.456

155.570

0

10.606

986.420

Voorziening Langdurig zieken

126.377

10.632

24.180

16.997

95.832

Voorziening Boventalligheid

0

400.965

0

0

400.965

Voorziening Onderhoud gebouw

0

170.633

0

0

170.633

1.059.751

804.063

25.858

27.603

1.810.353

Jubileavoorziening

Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzienin gen als langlopend moet worden beschouwd: Kortlopend deel van de voorzieningen (< 1 jr.) Langlopend deel van de voorzieningen (> 1 jr.) Hiervan langlopend (> 5 jaar)

626.848 1.183.506 399.948

Jubileavoorziening is gevormd voor toekomstige jubilea uitkeringen voor alle segmenten van Het Poortje. De voorziening vitaliteit is gevormd in 2008 voor Wilster en Juvaid als gevolg van een wijziging in de richtlijnen van de jaarverslaggeving. In 2009 is de regeling in de cao gewijzigd waardoor een garantieregeling voor oude rechthebbenden is ontstaan. De waarde van toekomstige aanspraken uit hoofde van deze nieuwe regelingen voor Wilster en Juvaid worden onder deze noemers gepresenteerd. Voorziening Langdurig zieken is gevormd voor de medewerkers die al lange tijd afwezig zijn wegens ziekte en waarvan de verwachting is dat deze niet snel terug zullen keren in hun functie. De voorziening boventalligheid is in 2013 ontstaan vanwege een doorgevoerde reorganisatie, waarbij ongeveer 12 fte gedwongen moet afvloeien. Voor nog ongeveer 8 fte zijn per ultimo 2013 nog kosten te verwachten die in de toekomst voldaan moeten worden. Het gaat daarbij om salariskosten, kosten voortkomend uit herplaatsing of afvloeiing en wachtgeldverplichtingen. De voorziening groot onderhoud gebouw heeft specifiek betrekking op het gebouw van Wilster te Groningen. Per 2013 is besloten om deze voorziening in te stellen om de jaarlijkse verwachte uitgaven voor gepland groot onderhoud aan het gebouw te kunnen spreiden, zonder dat dit grote fluctuaties geeft in de exploitatie. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op een inventarisatie en onderhoudsplanning uitgevoerd door een extern bureau, leidend tot een 10 jaars plan voor te plannen onderhoudsuitgaven. Met dit saldo is er samen met de dotaties ten laste van het resultaat van de komende jaren naar verwachting voldoende reservering voor de onderhoudskosten van de komende tien jaar.

48



Segment 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie (in euro’s)


Dotatie

Onttrekking

Vrijval


27.723

14.977

0

0

42.700

346.173

0

0

10.606

335.567

80.161

0

24.180

0

55.981

0

140.338

0

0

140.338

454.057

155.315

24.180

10.606

574.586

Het verloop is als volgt weer te geven: Jubileavoorziening Voorziening Vitaliteit Voorziening Langdurig zieken Voorziening Boventalligheid

Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd: Kortlopend deel van de voorzieningen (< 1 jr.)

165.636

Langlopend deel van de voorzieningen (> 1 jr.)

408.950

Hiervan langlopend (> 5 jaar)

130.048

Segment 2: Ministerie van OCW (in euro’s)


Dotatie

Onttrekking

Vrijval


15.451

12.144

1.678

0

25.917

Het verloop is als volgt weer te geven: Jubileavoorziening Voorziening Langdurig zieken

16.997

0

0

16.997

0

32.448

12.144

1.678

16.997

25.917

Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd: Kortlopend deel van de voorzieningen (< 1 jr.) Langlopend deel van de voorzieningen (> 1 jr.)

0 25.917


0


49


Segment 3: Ministerie van VWS (in euro’s)


Dotatie

Onttrekking

Vrijval


48.744

39.142

0

0

87.886

495.283

155.570

0

0

650.853

29.219

10.632

0

0

39.851

0

260.627

0

0

260.627

0

170.633

0

0

170.633

573.246

636.604

0

0

1.209.850

Het verloop is als volgt weer te geven: Jubileavoorziening Voorziening Vitaliteit Voorziening Langdurig zieken Voorziening Boventalligheid Voorziening Onderhoud gebouw

Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd: Kortlopend deel van de voorzieningen (< 1 jr.)

461.212

Langlopend deel van de voorzieningen (> 1 jr.)

748.639


269.900

50



6.1.5. - 8 Langlopende schulden De specificatie is als volgt (in euro’s):

31-12-2013

31-12-2012

Schulden aan kredietinstellingen

5.898.522

6.391.684

Totaal langlopende schulden

5.898.522

6.391.684

2013

2012

6.391.684

9.860.488

493.162

3.468.804

5.898.522

6.391.684

192.317

493.162

5.706.205

5.898.522

Het verloop is als volgt weer te geven (in euro’s): Stand per 31 december 2012 Af: aflossingen Stand per 31 december Af: aflossingsverplichting komend boekjaar Stand langlopende schulden per 31 december volgend boekjaar Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd: Kortlopend deel van de langlopende schulden (< 1 jr.), aflossingsverplichtingen

192.317

493.162

Langlopend deel van de langlopende schulden (> 1 jr.) (balanspost)

5.706.205

5.898.522


5.029.200

5.316.935

Voor een nadere toelichting op de langlopende schulden wordt verwezen naar bijlage overzicht langlopende leningen. De aflossingsverplichtingen voor komend jaar zijn verantwoord onder de kortlopende schulden.


51


6.1.5. - 9 Schulden uit hoofde van subsidies Schulden uit hoofde van subsidies (in euro’s)

31-12-2013

31-12-2012

Ministerie van Veiligheid en Justitie

429.089

2.547.807

Ministerie van VWS

322.856

226.755

Totaal te verrekenen subsidies

751.945

2.774.562

Toelichting:

Subsidiejaar

Stadium van vaststelling


2012

Afgerekend

0

1.131.736


2013

Voorschot

429.089

1.416.071

429.089

2.547.807

Ministerie van Veiligheid en Justitie

Ministerie van VWS Instelllingssubsidie

2011

Afgerekend

0

226.755

Projectsubsidie DWW

2012

Onderhanden

64.700

0


2013

Onderhanden

258.156

0

322.856

226.755

52



6.1.5. - 10 Kortlopende schulden en overlopende passiva Kortlopende schulden en overlopende passiva (in euro’s)

31-12-2013

31-12-2012

De specificatie is als volgt: Belastingen en sociale premies

895.438

958.761

Crediteuren

446.860

659.781

Vakantiegeld

665.662

674.064

Te verrekenen uitkeringen personeel

378.152

0

Vakantiedagen

371.359

411.034

Overlopende facturen te betalen

275.304

101.480

Projectmatig onderhanden werk

198.908

2.180

Aflossingsverplichtingen langlopende leningen

192.317

493.162

Energie

138.768

138.768

Te verrek. huisvestingskosten

133.100

70.000

Nog te betalen salarissen

125.883

132.996

Schulden terzake pensioenen

86.362

49.386

Te verrekenen accountantskosten

48.825

29.875

Te verrekenen administratiekosten

48.000

0

Te verrekenen reiskostenvergoeding

25.020

25.020

Overige schulden

23.750

19.810

Rentekosten Eenmalige kapitaalstorting Woodbrookers 2010 Totaal kortlopende schulden en overlopende passiva

5.231

5.231

0

51.799

4.058.939

3.823.347

De te verrekenen uitkeringen personeel hebben betrekking op verwachte nabetaling van brutolonen aan het personeel onder de CAO Jeugdzorg, gebaseerd op een inschatting vanuit de huidige onderhandelingsposities tussen vakbonden en werkgeversorganisatie. Voor 2013 wordt rekening gehouden met een nabetaling van lonen van 2,75%. Daarnaast zijn verplichtingen in het kader van een vertrekregeling met een medewerker hierin opgenomen. De aflossingverplichtingen langlopende leningen is lager vanwege de inmiddels afgeloste lening en rente herziening.


53


6.1.5. - 11 Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen De Stichting heeft de volgende meerjarige verplichtingen uit hoofde van lopende contracten en overeenkomsten. Meerjarige financiële verplichtingen (in euro’s)

betaalbaar binnen 1 jaar

betaalbaar 1-5 jaar

betaalbaar na 5 jaar

Totaal 31-12-2013

Huur gebouw Woodbrookers

54.000

0

0

54.000

Lease auto’s

20.232

22.415

0

42.647

Lease kopieermachines

49.039

38.759

0

87.798

123.271

61.174

0

184.445

Totaal meerjarige financiële verplichtingen

Waarborghypotheken Waarborghypotheken zijn verleend als hypotheek aan de Staat der Nederlanden ter nakoming van de voorwaarden, welke zijn gesteld bij de toekenning van de bouwsubsidie inzake de nieuwbouw. Bij vervreemding van of onttrekking aan de bestemming van het onroerend goed waarop de bouwsubsidie is verleend, is de Stichting aan de Staat der Nederlanden een bedrag verschuldigd. De hoogte van dit bedrag wordt door het Ministerie van Veilighied en Justitie vastgesteld en wordt gebaseerd op de waarde van het onroerend goed op moment van vervreemding, de verstrekte bouwsubsidie en het eigen aandeel in de bouwkosten. Deze waarborghypotheek wordt niet op de balans gewaardeerd, maar de Staat houd een recht van hypotheek. De Stichting heeft twee waarborghypotheken (in euro’s) 1 Waarborghypotheek 07-10-1996 groot maximaal:

3.366.526

2 Waarborghypotheek 04-04-2011 groot maximaal*:

20.134.099

De waarborghypotheek van 07-10-1996 is voorbelast op de waarborghypotheek van 04-04-2011. 1 De waarborghypotheek 07-10-1996 is als volgt opgebouwd: Recht van hypotheek ten behoeve van de Staat der Nederlanden op perceel nr. 1800 voor het bedrag van fl 7.413.848

3.366.526

2 De waarborghypotheek 04-04-2011 is als volgt opgebouwd (in euro’s) Subsidie

Datum

Kenmerk

Bedrag

Bouw 40 beperkt beveiligde plaatsen Waterpoort unit 3

17/01/05

5316304/04

9.345.044

Bouw 24 normaal beveiligde plaatsen en veiligheidsvoorzieningen

05/08/02

5148996/02

4.620.961

Bouw 20 normaal beveiligde plaatsen

15/11/04

5307790/04

5.227.412

Achterstallig onderhoud Waterpoort

11/05/05

5350490/05/DJI

461.492

Renovatie Waterpoort

11/05/05

5350490/05/DJI

169.680

Renovatie Waterpoort

11/05/05

5350490/05/DJI

289.510

Uitwinningskosten waarborghypotheek

04/04/11

H-Kadaster 2228 Hypotheek MvJ-Het Poortje

54


20.000


Transitie Jeugdzorg Op 1 januari 2015 wordt de bekostiging van de Jeugdzorg van VWS overgeheveld naar de gemeenten. Tezamen met de transitie wordt landelijk een bezuiniging doorgevoerd op het totale Jeugdzorgbudget van 15% over de jaren 2015 tot en met 2017. Eind 2012 heeft VWS, vooruitlopend op de transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten, de subsidierelatie met Het Poortje formeel opgezegd per 1 januari 2015. De gesloten jeugdzorginstellingen hebben tegen de opzegging van de subsidierelatie bezwaar aangetekend. De reden hiervoor was met name de onduidelijke status van de wetgeving op dat moment, het ontbreken van uitgewerkte kaders en een vangnetregeling (voor onder andere frictiekosten voor personeel en vastgoed). De bezwaarcommissie heeft de gesloten jeugdzorginstellingen in het gelijk gesteld. De gesloten jeugdzorginstellingen zijn met VWS en VNG in onderhandeling over de voorwaarden waaronder de transitie naar gemeenten verantwoord kan plaatsvinden. In oktober 2013 zijn door de provincies Friesland, Groningen en Drenthe Transitiearrangementen Jeugd opgesteld als uitwerking van de wijze waarop de overgang van het oude jeugdstelsel naar het nieuwe jeugdstelsel per regio wordt vormgegeven. In dit arrangement zijn brede kaders opgenomen voor de overgang van de Jeugdzorg naar de gemeenten in de periode 2015 tot en met 2017. Voor 2015 geldt in het kader van zorgcontinuïteit dat cliënten, die per 31 december 2014 in zorg zijn of op de wachtlijst staan, deze zorg bij de huidige aanbieder mag afronden binnen een periode van een jaar. De gemeenten zullen in de loop van 2014 komen met een budgetvoorstel voor 2015 voor de individuele zorginstellingen. De uitwerking van de bekostiging en daarmee het financiële perspectief voor Het Poortje is voor 2015 en de jaren daarna, ondanks evt. in het transitiearrangement opgenomen garantiepercentages, nog onduidelijk. Duidelijk is wel dat in de komende jaren aanzienlijke bezuinigingen te verwachten zijn en dat het aanbod hierop moet worden afgestemd. Het Poortje zal in de komende jaren met solide en structureel sluitende begrotingen werken die afgestemd zijn op de budgetontwikkelingen. Er is nog geen rekening gehouden met evt. frictiekosten als gevolg van de transitie en risico’s op behoud van zorgaanbod per 2015 en volgende jaren. Eventuele toekomstige frictiekosten zullen een negatief effect hebben op zowel liquiditeit als vermogen. Coulanceregeling slachtoffers Commissie Samson De commissie Samson heeft in 2012 een rapport uitgebracht naar aanleiding van onderzoek naar seksueel misbruik in de Jeugdzorg. Inmiddels leidt dit tot een in de maak zijnde coulanceregeling ter compensatie van de slachtoffers. Het is echter op moment van opmaken van de jaarrekening niet helder hoe die regeling eruit gaat zien en wat daarvan de financiële consequenties kunnen zijn voor Het Poortje. Het eventuele financiele risico voor Het Poortje is derhalve niet te kwantificeren en er is om die reden geen voorziening opgenomen. In 2013 is een melding ontvangen van een eventuele claim van een situatie uit het verleden. Hiervan is op dit moment te weinig concrete informatie bekend om hiervoor een voorziening op te nemen. Zodra hieruit in 2014 een concrete claim voortkomt die niet afgedekt wordt door de verzekering, dan zal in 2014 indien noodzakelijk door Het Poortje een voorziening worden gevormd.


55

6.1.6. Overzicht langlopende schulden ultimo 2013

Leninggever

Datum

Segment

Hoofd som

BNG

12/2/2003

Ministerie van VWS

BNG

12/2/2003

ING 670422290

6/22/1988

ING 661981428

1/1/2006

Soort lening

Werke lijke rente

%

€

2.803.000

10 jaar

Annuïteiten

4,32%

336.572

Ministerie van VWS

5.314.000

40 jaar

Annuïteiten

4,70%

4.798.167

Ministerie van VWS

2.722.681

50 jaar

6,25%

1.136.946

Ministerie van Veiligheid & Justitie

400.000

9,5 jaar

Annuïteiten Hypothe cair

3,90%

120.000

€

Totaal

56


Restschuld 31 decem ber 2012

Totale looptijd

6.391.684

Nieuwe leningen in 2013

Aflossing 2013

Restschuld 31 decem ber 2013

Restschuld over 5 jaar

Resterende looptijd in jaren eind 2013

Aflossingswijze

Aflossing 2014

Gestelde zekerheden

€

€

€

€

0

336.572

-0

0

0

Annuïteit

0

€

0

71.590

4.726.576

4.162.254

30

Annuïteit

107.317

Staatsgarantie

0

45.000

1.091.946

866.946

25

Annuïteit

45.000

Staatsgarantie

0

40.000

80.000

0

2

per jaar

40.000

verpanding vordering

0

493.162

5.898.522

5.029.200

Staatsgarantie

192.317


57

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening

6.1.7.1. Gesegmenteerde resultatenrekening over 2013 Segment 1 - Ministerie van Veiligheid en Justitie (in euro’s)

2013

2012

11.334.888

11.379.382

27.758

50.999

11.362.646

11.430.381

6.920.431

7.120.772

270.597

385.839

Opbrengsten Subsidie Jeugdzorg Overige bedrijfsopbrengsten Som der bedrijfsopbrengsten

Lasten Personeelskosten Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa Overige bedrijfskosten

4.094.934

3.705.507


11.285.962

11.212.118

Bedrijfsresultaat

76.684

218.263


-4.285

-18.472

RESULTAAT UIT GEWONE BEDRIJFSVOERING

72.399

199.791

RESULTAAT BOEKJAAR

72.399

199.791

2013

2012

Bestemmingsreserve

-116.158

-80.161

Bestemmingsfondsen

188.557

279.952

72.399

199.791

Resultaatbestemming (in euro’s) Het resultaat is als volgt verdeeld:

Nadere toelichting op Segment 1 - Ministerie van Veiligheid en Justitie Beschrijving van de belangrijkste subsidievoorwaarden De algemene subsidieregels voor de particuliere inrichtingen zijn neergelegd in het besluit van 23 december 2010 houdende regels omtrent het verstrekken van subsidie aan particuliere justitiële jeugdinrichtingen (Subsidiebesluit justitiële inrichtingen) (Staatsblad 2011,1). Op de subsidieverlening is tevens de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. De minister verstrekt de particuliere inrichting een subsidie voor de kosten van de exploitatie van de inrichting. De exploitatiesubsidie wordt bepaald door de door de minister vastgestelde normprijzen te vermenigvuldigen met de vastgestelde capaciteit. Naast de subsidie in de exploitatiekosten kan de minister een particuliere inrichting een subsidie verstrekken voor bouwprojecten of voor bijzondere projecten of doeleinden.

58


6.1.7 Toelichting op de resultatenrekening

Beschrijving van de wijze van kostentoerekening (in euro’s) Bij de verdeling van de resultatenrekening per bedrijfssegment is aangesloten op de activiteiten van het bedrijfsproces. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden segmenten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: ►►

Ministerie van OCW op basis van werkelijke kosten: Indirecte personeelskosten 177.222 Indirecte overige kosten 245.057 De indirecte kosten onderwijs worden aan ministerie van OCW doorbelast vóór het toedelen van de indirecte kosten aan ministerie van Veiligheid & Justitie en ministerie van VWS

Indirecte kosten opgenomen in ministerie Veiligheid & Justitie indirecte personeelskosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

►►

►►

►►

►►

1.484.160

indirecte materiële kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

123.332

indirecte overige kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

481.107

indirecte inkomsten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%. -50.238

Totaal indirecte last verdeeld: 2.038.362 De procentuele verhoudingen zijn vastgesteld aan de hand van de verdeelsleutels zoals toegepast in de begroting 2013 van Het Poortje’ tussen Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken, algemeen te stellen op 35%-65%. 35% Beschrijving van de belangrijkste prestatieafspraken en de realisatie daarvan De beschikbaar gestelde operationele capaciteit van Juvaid was voor 2013 48 plaatsen. Hierop is een gemiddelde bezetting van 35,3 plaatsen gerealiseerd. Het bezettigspercentage is daarmee 73,56%. In de omzetcijfers is voor de rijksubsidie van Ministerie van Veiligheid & Justitie rekening gehouden met een budgetkorting vanwege deze gerealiseerde bezetting. Voor nadere informatie over de activiteiten wordt verwezen naar het maatschappelijk jaarverslag 2013.


59


Segment 2 - Ministerie van OCW (in euro’s)

2013

2012

4.671.423

4.292.958


200

3.490

4.671.623

4.296.448

3.379.972

3.519.276

85.730

88.657


671.389

878.532


4.137.091

4.486.465

534.532

-190.017

2013

2012

534.532

-190.017

534.532

-190.017

RESULTAAT BOEKJAAR

Resultaatbestemming (in euro’s) Het resultaat is als volgt verdeeld: Bestemmingsreserve

Nadere toelichting op Segment 2 - Ministerie van OCW Beschrijving van de belangrijkste subsidievoorwaarden Portalis, de specialisatie Onderwijs en Arbeidstoeleiding van Het Poortje Jeugdinrichtingen, ontvangt subsidie op basis van de regeling bekostiging justitiële jeugdinrichtingen (V)SO ZMOK met als grondslag de Wet op de expertisecentra, besluit bekostiging WPO en WEC. Artikel 36. Justitiële jeugdinrichtingen en instellingen voor gesloten jeugdzorg verbonden aan scholen voor Cluster 4 is van toepassing. Beschrijving van de wijze van kostentoerekening (in euro’s) Bij de verdeling van de resultatenrekening per bedrijfssegment is aangesloten op de activiteiten van het bedrijfsproces. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden segmenten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: ►►

Ministerie van OCW op basis van werkelijke kosten: Indirecte personeelskosten 177.222 Indirecte overige kosten 245.057 De indirecte kosten onderwijs worden aan ministerie van OCW doorbelast vóór het toedelen van de indirecte kosten aan ministerie van Veiligheid & Justitie en ministerie van VWS

Beschrijving van de belangrijkste prestatieafspraken en de realisatie daarvan In 2013 is aan zoveel mogelijk jongeren van de locaties te Groningen, Veenhuizen en Kortehemmen onderwijs verzorgd, voor zover de leerlingen niet konden aansluiten op onderwijs bij reguliere onderwijsinstellingen buiten de instelling.Per leerlingenteldatum 1 oktober 2013 waren 121 leerlingen ingeschreven die geplaatst zijn op basis van een machtiging gesloten jeugdzorg. Daarnaast waren per deze datum 40 andere leerlingen ingeschreven, die geplaatst zijn bij behandelvoorzieningen van andere ketenpartners. Nadere toelichting op de activiteiten van het onderwijs wordt gegeven in het maatschappelijk jaarverslag.

60



Segment 3 - Ministerie van VWS (in euro’s)

2013

2012

14.577.972

14.863.102


496.358

543.063

15.074.330

15.406.165

12.290.690

11.817.304

819.517

918.663


2.521.019

2.262.443


15.631.226

14.998.410

Bedrijfsresultaat

-556.896

407.755


-311.035

-352.620

RESULTAAT BOEKJAAR

-867.931

55.135

2013

2013

Bestemmingsreserve

-444.636

0

Bestemmingsfondsen

-423.295

55.135

-867.931

55.135

Resultaatbestemming (in euro’s) Het resultaat is als volgt verdeeld:

Nadere toelichting op Segment 3 - Ministerie van VWS Beschrijving van de belangrijkste subsidievoorwaarden De subsidievoorwaarden voor de instellingssubsidie Jeugdzorgplus 2012 zijn een samenvatting van de voorwaarden die volgen uit de Tijdelijke subsidieregeling gesloten jeugdzorg 2009-2012, de Wet op de jeugdzorg, de Wijzigingswet van de wet op de jeugdzorg, de kaderregeling VWS-subsidies en de Algemene wet bestuursrecht. Alleen het bieden van gesloten jeugdzorg aan jongeren ten aanzien van een machtiging als bedoeld in artikel 29b, eerste lid, van de Wet op de jeugdzorg of een voorlopige machtiging als bedoeld in artikel 29c, eerste lid, van de wet kan een aangewezen accommodatie subsidie ontvangen. Hierbij dient de instelling te voldoen aan de acceptatieplicht van artikel 19 van de Wet op de jeugdzorg, waarbij het streven dient te zijn het verblijf in geslotenheid zo kort mogelijk te laten zijn. Beschrijving van de wijze van kostentoerekening (in euro’s) Bij de verdeling van de resultatenrekening per bedrijfssegment is aangesloten op de activiteiten van het bedrijfsproces. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden segmenten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten:


61


Ministerie van OCW op basis van werkelijke kosten; Indirecte personeelskosten 177.222 Indirecte overige kosten 245.057 De indirecte kosten onderwijs worden aan ministerie van OCW doorbelast vóór het toedelen van de indirecte kosten aan ministerie van Veiligheid & Justitie en ministerie van VWS Indirecte kosten opgenomen in ministerie van VWS ►► indirecte personeelskosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%; 2.756.297 ►►

►►

►►

►►

indirecte materiële kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

229.046

indirecte overige kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

893.485

indirecte inkomsten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%; - 93.298

Totaal indirecte last verdeeld: 3.785.529 De procentuele verhoudingen zijn vastgesteld aan de hand van de verdeelsleutels zoals toegepast in de begroting 2013 van Het Poortje tussen Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken, algemeen te stellen op 35%-65%. 35% Beschrijving van de belangrijkste prestatieafspraken en de realisatie daarvan Voor Wilster waren in 2013 92 capaciteitsplaatsen beschikbaar voor capaciteitsfinanciering en daarnaast gold een doelstelling voor het behalen van het leveren van 57 trajecten op basis van trajectfinanciering. Op de capaciteitsplaatsen is een gemiddelde bezetting gerealiseerd van 78,8 plaatsen. Dit levert een bezettingscijfer op van 85,6%. Daarnaast zijn 52 trajecten verzorgd.Deze prestaties zijn meegenomen in het bepalen van de omzetcijfers voor de rijkssubsidie van het Ministerie van VWS.Voor een nadere toelichting op de activiteiten van Wilster wordt verwezen naar het maatschappelijk jaarverslag 2013.

62



6.1.7.2. Aansluiting totaal resultaat met resultaat segmenten Resultaat volgens gesegmenteerde resultatenrekeningen (in euro’s) Segment 1 - Ministerie van Veiligheid en Justitie

2013

2012

72.399

199.791

Segment 2 - Ministerie van OCW

534.532

-190.017

Segment 3 - Ministerie van VWS

-867.931

55.135

Resultaat volgens resultatenrekening

-261.000

64.909


63

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening, baten

6.1.7. - 12 Subsidies jeugdzorg (in euro’s) De specificatie is als volgt (in euro’s): Rijkssubsidies Gemeentelijke subsidies Overige subsidies Totaal

Nadere specificatie 12. Subsidies jeugdzorg

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

30.315.520

29.684.616

30.262.439

268.763

264.539

259.203

0

0

13.800

30.584.283

29.949.155

30.535.442

Realisatie 2013

Realisatie 2012

11.184.662

11.291.115

Rijkssubsidies Ministerie van Veiligheid en Justitie Ministerie van Veiligheid en Justitie inzake ESF

873.270

785.421

Ministerie van OCW

3.891.164

3.503.466

Ministerie van VWS

14.366.424

14.682.437

30.315.520

30.262.439

201.563

206.703

67.200

52.500

268.763

259.203

0

13.800

0

13.800

Gemeentelijke subsidies Gemeente Groningen Gemeente Smallingerland Overige subsidies Jeugdzorg Nederland

64


6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening, baten

6.1.7. - 13 Overige bedrijfsopbrengsten De specificatie is als volgt (in euro’s):

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

420.517

320.000

508.155

49.175

48.571

49.349

Overige dienstverlening: Opbrengst DOK3 Vergoedingen Woodbrookers (1% handlingsfee en vergoeding bestuurder) Overige opbrengsten: Teruggaaf Milieubelasting

37.981

0

30.494

Schadevergoedingen

9.257

0

0

Overige bedrijfsopbrengsten

7.386

0

9.554

524.316

368.571

597.552

Totaal

De opbrengsten voor DOK3 betrefffen bijdragen voor kosten die gemaakt worden in het kader van het samenwerkingsverband met Verslavingszorg Noord Nederland en Drievers Dale (Alliade) inzake gezamenlijk gerealiseerde opvangcapaciteit binnen Wilster. De ontvangsten betreffen voornamelijk huurvergoedingen voor groepen en bijkomende accomodatiekosten en facilitaire dienstverlening, alsmede vergoeding van accomodatiekosten van geplaatste jongeren.


65

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening, lasten

6.1.7. - 14 Personeelskosten De specificatie is als volgt (in euro’s):

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

16.665.602

15.264.003

16.633.570

Sociale lasten

2.330.131

2.442.319

2.528.190

Pensioenpremie

1.773.236

1.437.940

1.536.886

Lonen en salarissen

Andere personeelskosten Subtotaal Personeel niet in loondienst Totaal personeelskosten

805.702

1.825.862

723.827

21.574.671

20.970.124

21.422.473

1.016.422

796.486

1.034.879

22.591.093

21.766.610

22.457.353

107

106

123

Specificatie gemiddeld aantal personeelsleden (in FTE’s) per segment: Segment 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie Segment 2: Ministerie van OCW

47

45

51

Segment 3: Ministerie van VWS

186

182

188

Gemiddeld aantal personeelsleden op basis van fulltime eenheden

340

334

363

In de lonen en salarissen zijn de kosten van boventalligheid en verwachtte loonstijging cao Jeugdzorg (2,75%) met terugwerkende kracht opgenomen. Er heeft een correctie t.w.v. € 185.606 in de pensioenen plaatsgevonden over voorgaande jaren.

66



6.1.7. - 15 Afschrijvingen materiële en financiële activa De specificatie is als volgt (in euro’s):

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

- materiele vaste activa

1.175.843

1.289.798

1.345.413

0

14.706

14.706

1.175.843

1.304.504

1.360.119

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

- financiële vaste activa

39

0

33.040

Totaal

39

0

33.040

- financiële activa Totaal afschrijvingen

Bijzondere waardeverminderingen van vaste activa De specificatie is als volgt (in euro’s): Bijzondere waardeverminderingen van:

Toelichting op de afwijking tussen realisatie en begroting: Er is in 2011 een derivaat aangekocht voor het beperken van het renterisico. Deze heeft een looptijd tot 4 mei 2015.


67


6.1.7. - 16 Overige bedrijfskosten De specificatie is als volgt (in euro’s):

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

Huisvestingskosten Onderhoudskosten

778.907

1.234.744

835.815

2.927.144

2.629.827

2.622.985

Overige huisvestingskosten

566.769

547.468

593.169

Dotatie voorziening

369.000

0

0

4.641.819

4.412.039

4.051.969

0

20.000

0

Kosten huur en beheer

Subtotaal huisvestingskosten Automatiseringskosten Computerbenodigdheden Onderhoud en aanschaf software

402.380

261.827

258.946

Uitbesteding ICT-functie

178.464

164.900

210.637

Subtotaal automatiseringskosten

580.844

446.727

469.582

Apparaatkosten Kosten van administratieve en registratieve systemen

243.465

167.231

155.345

Kantoorkosten

328.333

300.684

377.984

Zakelijke lasten

304.352

270.406

189.021

Kosten algemeen beheer

115.403

118.209

127.334

Overige algemene kosten

79.930

246.233

277.693

Subtotaal apparaatkosten

1.071.482

1.102.763

1.127.377

Verzorgingskosten Voeding

740.601

654.923

736.443

Behandeling en opvoeding

76.348

71.153

182.644

Vakantie & Vrije tijd

73.662

74.595

86.483

Onderwijsleermiddelen

102.587

174.200

191.981

Subtotaal verzorgingskosten

993.198

974.871

1.197.552

Totaal overige bedrijfskosten

7.287.343

6.936.400

6.846.481

68



6.1.7. - 17 Financiële baten en lasten De specificatie is als volgt (in euro’s):

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

Rentebaten

2.772

7.000

4.715

Sub-totaal financiële baten

2.772

7.000

4.715

-314.094

-313.712

-372.408

-3.958

-3.500

-3.400

Sub-totaal financiële lasten

-318.052

-317.212

-375.807

Totaal financiële baten en lasten

-315.280

-310.212

-371.092

Rentelasten Overige financiële lasten

Toelichting op de afwijking tussen realisatie en begroting: De onderhoudskosten zijn in 2013 achter gebleven op de begroting. Om schommelingen in de onderhoudskosten in de toekomst te voorkomen is vanaf 2013 een voorziening groot onderhoud gebouw gevormd. De huur- en servicekosten van Juvaid zijn in 2013 bijgesteld met € 279.160 op het prijspeil 2013.


69


6.1.7. - 18 Bezoldiging bestuurder Welk bestuursmodel is van toepassing op uw organisatie? -> Eindverantwoordelijke Raad van Bestuur met Raad van Toezicht Wat is de samenstelling van het bestuur of de directie? -> Eenhoofdig De bezoldiging van de bestuurders en gewezen bestuurders van de instelling over het jaar 2013 is als volgt (In euro’s):

1

Vanaf welke datum is de persoon als bestuurder werkzaam in uw organisatie?

2

Maakt de persoon op dit moment nog steeds deel uit van het bestuur?

3

Zo nee: tot welke datum was de persoon als bestuurder werkzaam in uw organisatie?

4

Is deze gewezen bestuurder sindsdien nog in dienst van uw organisatie (Zo ja: dan dienen de gegevens over de bezoldiging van deze gewezen bestuurder met functie naam en eigennaam te worden vermeld onderaan de WNT-tabel onder 26.)?

5

Wat is de aard van de (arbeids)overeenkomst?

6

Welke salarisregeling is toegepast?

7

Wat is de deeltijdfactor? (percentage)

8

Beloning (incl. salaris, vakantiegeld, eindejaarsuitkering en andere vaste toelagen)

Vlugt, J.P. van der

1-4-2008 ja

onbepaald cao 100% 136.701

a. Waarvan: verkoop verlofuren

0

b. Waarvan: nabetalingen voorgaande jaren

0

9

Wat is de totale som van de eventuele vergoedingen in natura (o.a. huisvesting, auto (mede) voor privégebruik, laagrentende leningen, etc.)?

6.272

10

Belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen

11

Werkgeversbijdrage sociale verzekeringspremies

12

Voorzieningen ten behoeve van beloning betaalbaar op termijn (o.a. werkgeversbijdrage pensioen, VUT, FPU, sabbatical, aanvulling sociale uitkering, arbeidsongeschiktheidsuitkering, etc.)

13

Winstdelingen en bonusbetalingen

0

14

Uitkeringen in verband met beëindiging van het dienstverband

0

15

Totaal bezoldiging (8 t/m 14, excl. 8a en b)

0 6.199 16.411

165.583

De bedragen van de bezoldiging zijn gespecificeerd conform richtlijnen van de WNT. De bezoldiging van bestuurder volgens de verantwoording in het kader van het jaardocument is exclusief privegebruik van zakelijke auto (EUR 6.272) en bedraagt daarmee in totaal EUR 159.311. De bestuurder wordt aangemerkt als topfunctionaris als bedoeld in de Wet Normering Topinkomens. De bestuursfunctie is gedurende geheel 2013 (365 dagen) uitgevoerd. In 2013 zijn er binnen Het Poortje geen andere bezoldigingen, dan bovenstaand, die in het kader van de WNT verantwoord behoeven te worden. Er zijn geen bezoldigingen toegekend en uitbetaald die de maximum normen van de WNT overschrijden. Vanaf 1 januari 2014 is er sinds de bestuurlijke fusie van Het Poortje met Elker sprake van een tweehoofdige Raad van Bestuur. In 2013 was echter nog sprake van bezoldiging aan één bestuurder.

70



6.1.7. - 19.1 Bezoldiging toezichthouders De bezoldiging van de leden van de Raad van Toezicht van de zorginstelling over het jaar 2013 is als volgt (In euro’s):

G. de VriesLeggedoor

T.R.A. Lycklama a Nijeholt

E. Gottschal

J. Kiewiet

1

Vanaf welke datum was de toezichthouder voor het eerst in de huidige functie van toezichthouder werkzaam binnen de organisatie?

21-11-2006

13-2-2007

1-11-2000

6-3-2001

2

Is de persoon in het verslagjaar voorzitter van de Raad van Toezicht geweest?

Ja

Nee

Nee

Nee

3

Nevenfunctie(s): De nevenfuncties zijn toegelicht in het maatschappelijk jaarverslag

4


9.075

5.000

5.000

6.050

5


6

Vaste en variabele onkostenvergoedingen

7


328

328

328

328

8


9


10


11

Totaal bezoldiging (4 t/m 10)

9.403

5.328

5.328

6.378


71


6.1.7. - 19.2 Bezoldiging toezichthouders De bezoldiging van de leden van de Raad van Toezicht van de zorginstelling over het jaar 2013 is als volgt (In euro’s):

1

Vanaf welke datum was de toezichthouder voor het eerst in de huidige functie van toezichthouder werkzaam binnen de organisatie?

2

Is de persoon in het verslagjaar voorzitter van de Raad van Toezicht geweest?

3

Nevenfunctie(s): De nevenfuncties zijn toegelicht in het maatschappelijk jaarverslag

4


5


6

Vaste en variabele onkostenvergoedingen

7


8


9


10


11

Totaal bezoldiging (4 t/m 10)

J.T.D. Stoffels

A. van der Heide

G.W. Breuker

27-6-2006

1-11-2011

6-3-2001

nee

nee

nee

5.000

6.050

6.050

328

328

0

5.328

6.378

6.050

Toelichting: De toezichthouders worden aangemerkt als topfunctionaris als bedoeld in de Wet Normering Topinkomens. De toezichthoudende taak is in alle gevallen gedurende geheel 2013 (365 dagen) uitgevoerd.

72



6.1.7. - 20 Honoraria accountant De honoraria van de accountant over 2013 zijn als volgt (In euro’s):

2013

2012

Controle van de jaarrekening

45.765

41.823

Overige controlewerkzaamheden

56.506

11.445

Fiscale advisering

0

0

Niet-controlediensten

0

33.048

102.271

86.315

Totaal honoraria accountant


73

7. Overige gegevens

7.1. Vaststelling en goedkeuring jaarrekening De raad van bestuur van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen heeft de jaarrekening 2013 vastgesteld in de vergadering van 26 maart 2014. De raad van toezicht van de Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen heeft de jaarrekening 2013 goedgekeurd in de vergadering van 26 maart 2014.

7.2. Statutaire regeling resultaatbestemming In de statuten is bepaald dat het behaalde resultaat ter vrije beschikking staat van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen, dan wel geoormerkt blijft voor de ministeries voor zover dat in de subsidievoorwaarden is gesteld. In het laatste geval is sprake van een bestemmingsfonds of bestemmingsreserve.

7.3. Resultaatbestemming Het resultaat wordt verdeeld volgens de resultaatverdeling in paragraaf 6.1.2.

7.4. Gebeurtenissen na balansdatum Per 1 januari 2014 is Het Poortje bestuurlijk gefuseerd met Stichting Elker te Groningen. De bestuurlijke fusie is vormgegeven middels een personele Unie van Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Stichting Combinatie Elker-Het Poortje is opgericht als moeder stichting, die het bestuur voert over de twee onderliggende stichtingen. Uitgangspunt is dat beide stichtingen bestuurlijk samenwerken, hun eigen identiteit houden en zowel inhoudelijk als financieel zelfstandig blijven.

74


7.5. Ondertekening door bestuurder en toezichthouders

W. Cnossen, Voorzitter Raad van Bestuur Was getekend

G. de Vries-Leggedoor Voorzitter Raad van Toezicht Was getekend

J.P. van der Vlugt Lid Raad van Bestuur Was getekend

K.H. Koops Vice-voorzitter Raad van Toezicht Was getekend

F.Q Gräper-van Koolwijk Lid Raad van Toezicht Was getekend

A. van der Heide Lid Raad van Toezicht Was getekend

M.E. Kalverboer Lid Raad van Toezicht Was getekend

T.R.A. Lycklama à Nijeholt Lid Raad van Toezicht Was getekend

J.T.D. Stoffels Lid Raad van Toezicht Was getekend


75

7.6. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Aan: de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van Stichting Het Poortje Justitiële Jeugdinrichting

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport op pagina 32 tot en met 73 opgenomen jaarrekening 2013 van Stichting Het Poortje Justitiële Jeugdinrichting te Groningen gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 en de resultatenrekening over 2013 met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met Richtlijn 640 ‘Organisaties zonder winststreven’ van de Nederlandse Raad voor de Jaarverslaggeving en in overeenstemming met de voor de jaarrekening relevante bepalingen in de regelingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Subsidiebesluit Justitiële Inrichtingen), het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Kaderregeling VWS-subsidies) , het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (Onderwijscontroleprotocol OCW / EZ 2013) en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De Raad van Bestuur is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde opbrengsten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de

76


relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als de Raad van Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, zoals bedoeld in artikel 10, eerste lid van het Subsidiebesluit Justitiële Inrichtingen en als bedoeld in artikel 171, lid 4 van de Wet op het primair onderwijs. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, de Aanwijzing controleprotocol subsidiëring particuliere justitiële inrichtingen deel I Algemeen en deel II specifiek van het ministerie van Veiligheid en Justitie, het voor de Kaderregeling VWS-subsidies geldende Controleprotocol, het onderwijscontroleprotocol OCW / EZ 2013 en de Beleidsregels toepassing WNT, inclusief het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van

de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede in het kader van de financiële rechtmatigheid en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door de Raad van Bestuur van de stichting gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controleinformatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting Het Poortje Justitiële Jeugdinrichting per 31 december 2013 en van het resultaat over 2013 in overeenstemming met Richtlijn 640 ‘Organisaties zonder winststreven’ van de Nederlandse Raad voor de Jaarverslaggeving en in overeenstemming met de voor de

jaarrekening relevante bepalingen in de wettelijke regelingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Subsidiebesluit Justitiële Inrichtingen), het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Kaderregeling VWS-subsidies), het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (Onderwijscontroleprotocol OCW / EZ 2013) en de Beleidsregels toepassing WNT. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde opbrengsten, lasten en balansmutaties over 2013 voldoen, in alle van materieel belang zijnde aspecten, aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat de bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vermeld in hoofdstuk 5 van de Aanwijzing controleprotocol subsidiëring, deel II – Specifiek, particuliere justitiële jeugdinrichtingen van 16 juli 2013 en in paragraaf 2.3.1. Referentiekader van het onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2013.

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen verenigbaar is met de jaarrekening, zoals vereist in artikel 10 Subsidiebesluit justitiële inrichtingen. Groningen, 30 april 2014 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

Origineel getekend door Drs. A.J. Ruiter RA


77

Postadres Postbus 70013 9704 AA Groningen Bezoekadres Hoogeweg 9 9746 TN Groningen E [email protected] T (050) 851 46 66 www.hetpoortje.nu twitter.com/Het_Poortje

Het Poortje Jeugdinrichtingen en Elker Jeugd- en opvoedhulp werken bestuurlijk samen.

Bekijk ons jaarverslag online op www.wekijkensamenverder.nl

samen verderkijken jaarverslag 2013

Recommend Documents