samen #verderkijken jaarverslag 2013 Het Poortje Jeugdinrichtngen doen ver crrl an samen verder kijken ven

lJI

verder doi verder om xder verder denken verder en verder praten verder do an samen verder kijken ven ontmoeten verder denken v en verder kijken verder pr doen ver

Het Poortje Jeugdinrichtngen

‘‘crrl—

samen # verderkij ken jaarverslag 2013

Inhoud

Inhoudsopgave Samen verder kijken, S

1. 1,1. 12.

Profiel van de organisatie. 7 Algemene identificatiegegevens, 7 Structuur van de organisatie, 7

2.

Kernprestaties, 8

3.

Maatschappelijk ondernemen, 11

4.

4.6.

Toezicht, bestuur en medezeggenschap, 13 Good Governance, 13 Raad vanToezicht, 13 Raad van Bestuur, 15 Bedrijfsvoering, 15 Rsicomanagement, 15 Medezeggenschap, 16

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.

Beleid, inspanningen en prestaties, 19 Beleid en realisatie 2013 19 Kwaliteit, 23 Klachten, 24 Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk, 25 Financieel beleid, 27

6. 6.1. 6.1.2.

Jaarrekening 2013, 32 Balans per 31 december 2013, 32 Resultatenrekening over 2013, 33 Kasstroomoverzicht, 34 Algemene toelichting & grondslagen van waardering en resultaatbepaling, 35 Toelichting op de balans, 40 Toelichting op de balans, 47 Overzicht langlopende schulden ultimo 2013, 56 Toelichting op de resultatenrekening, 58

4.1. 4.2. 4-3. 4.44.5.

6.1.3.

6.1.4. 6.1.5. 6.1.5. 6.1.6. 6.1.].

7.

7.1. 7.2. 7.3.

7.4. 7.5. 7.6.

Overige gegevens, 74 Vaststelling en goedkeuring jaarrekening, 74 Statutaire regeling resultaatbestemming, 74 Resultaatbestemming, 74 Gebeurtenissen na balansdatum, 74 Ondertekening door bestuurder en toezichthouders, 75 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant, 76

Het Poortic Jaarvcrslaa 2013

4

Het Poortje

Jaarverslea 2013

Voorwoord

Samen verder kijken Het jaar 2013 stond voor Het Poortje Jeugdirrichtingen in het tecn van ne rcorganisntie. Een reorganisatie die de financiële gevolgen van de substantiële krimp in de Justitiële Jeugdeector en de JeugdzorgPlus moest opvangen, mét behoud van de kwaliteit die we de afgelopen jaren hebben opgebouwd. De organisatie en in deze fase de omvang van de ondersteunende processen, werden in balans gebracht met een kleiner aantal bedden, dan het aantal bedden wrarvocir Het Poortje lot 2012 financiering kroeg. Dit hield in dat medewerkers door externe oorzaken hun baan verloren. Een pijnlijke operatie, maar samen hebben we deze beweging in gang gezet om de financiële exploitatie weer in balans te brengen.

In Juvaid zijn in 2013 twee initiatieven ontwikkeld: ‘Pas op de Plaats’ is een vernieuwend interventieprogramma dat inzet op een zeer korte detentie. In dit kader wordt maximaal ingezet op het principe om vanuit een crisissituatie, zowel in de Justitiële Jeugdinrichting als in het netwerk van de jongere, een jongere strak geregisseerd voorbereid op een goed nieuwe start. Een echte tweede kanel Daarnaast bereidt Juvaid zich voor op het Adolescentenrecht. Meer dan ooit, wordt de behoefte van de jongere belangrijker dan zijn leeftijd. In het kader van wetenschappelijk onderzoek en de pilotfase waarin voor bereidingen worden getroffen voor de inwerkingtreding van de wet per 1 april 2014, participeert Juvaid hierin.

Kwalitatief hebben we in 2013 niet stilgestaan. Zowel in Juvaid als in Wilster is fors geinvesteerd in de kwaliteit van het leefklimaat. Het belang van de jongere als Jeidend onderwerp, participatie van ouders en het door ontwikkelen van de eigen professionaliteit hebben geleid tot een merkbare en waarneembare verbetering van het behandelklimaat. Op alle locaties ligt nu een positief inspectiarapport. Ook bij Behandelcentrum Woodbrookers, waar Het Poortje vorm heeft gegeven aan de JeugclzorgPlus en Portalis zorg draagt voor het onderwijs, ligt nu een positief inspectierapport.

Portalis, de school van Het Poortje, bereidt zich voor op de ontwikkelingen in het kader van het passend onderwijs en heeft zich hiertoe gepositioneerd in een aantal samenwerkings ve rba ri dan.

Verder was 2013 ook het jaar waarin we opnieuw HKZ gecertificeurd zijn. De auditconlmiss[e was erg onder de indruk van de algemene kwalitatieve ontwikkelingen en de kwaliteit van diverse processen. Wilster heeft besloten het succesvolle samenwerkingsinitiatief DOK3, structureel te implementeren. In 2014 zal het succesvolle landelijk erkende zorgprogramma Doen wat werkt’ de tweede ccrtificeringsstop maken, Om het proces van toeleiding, instroom, doorstroom en uitstroom te verbeteren is, tussen Bureau Jeugdzorg Groningen, Elker en Wilster, het project ‘In voor Zorg’ gestart. Tot nu toe zijn de resultaten positief.

Het Poortje levert kwalitatief goede zorg voor een speciale groep van jongeren. Zorg die breed gezien en gewaardeerd wordt. 2013, was vooral het jaar, waarop we ons hebben voorbereid op de grote bewegingen die ons te wachten staan. De transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten en de beoogde transitie die daarop volgt zal een grote impact hebben op JeugdzorgPlus. Dit alles gedragen door een brede en diepe maatschappelijke wens om jeugdigen minder en korter gesloten te plaatsen. Een dynamiek die overigens ook merkbaar is bi) Juvaid. Het jaar 2013 stond voor Het Poortje Jeugdinrichtingen ook in het teken van het voorbereiden van een bestuurlijke fusie met Elker. De bestuurlijke fusie met Elker, Jeugd en Opvoedhulp stelt ons beter in staat om op een goede manier, denkend vanuit het belang van de jongeren, aan te sluiten bij deze grote bewegingen in de jeugdzorg. Vanuit de gedachte om de opgebouwde expertise in het nieuwe stelsel de juiste plek te geven. Samen verder kijken, maar vooral ook verder doen.

Wybe Cnossen, Raad van Bestuur

Joop van der Vlugt, Raad van Bestuur

Hot Poortic .Jaarverslea 2013 -

5

6

Het Poortje

JaarverIaa 2013

1. Profiel van de organisatie

1.1. Akjernene identifcatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon: Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen Adres: Postbus 70013 Postcode: 9704AA Plaats: Groningen Telefoonnummer: (050) 851 4666 Identificatjenr, Kamer van Koophandel. 41009061 E-mailadres: [email protected] Website: www. hetpoortje.nu

1.2. Structuur van de Organisatie Juridische structuur Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen 5 een stichting waarvoor statutair is vastgelegd dat de hoogste dagelijkse leiding wordt gevoerd door de Raad van Bestuur. De Raad vanToezic[it, bestaande uit zeven leden, houdt toezicht op het bestuur van de stichting Onder de stichting ressorteert een school in de zin van

Bestu ring s model In 2013 stuurde de eenhoofdige Raad van Bestuur drie directeuren aan, die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van de organisateonderdelen Juvaid (justitiële jeugdinrichting), Portalis (onderwijs en arbeidstoeleiding) enWilster (gesloten jeugdzorg). Bestuurder en directeuren vormen samen het CMT waar de belangrijkste onderwerpen worden besproken en afgestemd. Het Poortje is samen met Jeugdhulp Friesland bestuurlijk verbonden aan stichting BehandelcentrumWoodbrookers in Kortehemmen. Naast de verzorging van onderwijs binnen een nevenvestiging van Portalis komt deze samenwerking tot uiting in de uitvoering van gesloten jeugdzorg door Behandelcentrum Woodbrookers. Onder verantwoordelijkheid van Het Poortje als subsidieontvanger en aangewezen zorgaanbieder verzorgt Woodbrookers 24 plaatsen gesloten jeugdzorg voor voornamelijk Friese jongeren. Per 1januari 2014 is de bestuurlijke samen werking gewijzigd. Het Poortje is nu hoofdaannemer met Woodbrookers als onderaannemer. Medezeggenschapsstructuu r Het Poortje heeft conform de Wet op de ondernemingsraden een ondernemingsraad ingesteld. Met inachtneming van de Wet op de expertisecentra is bovendien een Medezeggenschapsraad, bestaande uit een personeels- en oudergeleding, voor da school ingericht. Met inachtneming van de Wet op de jeugdzorg functioneert binnen Wilster een Cliëntenraad. De verschillende medezeggenschapsorganen hebben de taken en bevoegdheden zoals in de respectievelijke wetgeving omschreven. In het kader van de bestuurlijke fusie per 1januari 2014 met Elker is tijdelijk een fusiecommssie ingericht met deelname van de ondernemingsraden en medezeggenschapsraad van Elker en Het Poortje.

de Wet op de expertisecentra, die net als de stichting zelf gevestigd is in Groningen, maar nevenvestiginger heeft in Veenhuizen en Korthemmen. Per 1januari 2014 is Het Poortje een bestuurlijke fusie aangegaan met Stichting Elker.Ten behoeve van deze bestuurlijke constructie is een nieuwe moederstichting opgericht voor twee zelfstandige dochterstichtingen (de bestaande stichtingen Elker en Het Poortje Jeugdinrichtingenl, aangestuurd middels een personele unie van bestuur en toezicht. Bestuur en toezicht zijn conform wet- en regelgeving en de goverrianceprincipes vanuit het Zorgbrede Governancemodel (ZGC) ingericht.

Het Poortje Jas rverslaa 203 -

7

2. Kernprestaties

Jongeren (in aantallen) Jeugdzorgvh5 2013

Wilster

Woodbrookars

Peildatum 1/1/2013

105

15

Instroom

103

25

Uitstroom

117

24

91

20

Aanwezig op 31/12/2013

J

Jongerert (in aantallen) Justitie 2013 Peildatum 1/1/2013

29

Aanwezig op 31/12/2013

29

Jongererj(in aantallen) OC&W

-

[Veenhuizen

Kortehemmen

Groningen

Portalis

24

Peildatum 01 /10/13

71

26

Nevenvestiging

20

20

apaclteit

Traject

Capaciteit

Capaciteit

921

n.v.t.

24

542

n.v.t.

52

n.v.t.

n.v.t.

28.731

4.186

8.176

78,8

n.v.t.

22,4

12.887 35,33

85,6%

n.v.t.

93,3%

73,56%

Capaciteit (beschikbare plekken) Aantal gedraaide trajecten Aantal verzorgingsdagen Gemiddeld aantal bezette plekken Bezettingspercentage

Operationele capaciteit Juvaid bedroeg 48 plekken in 2013.

t. De otale op

aonnle capaciltet varWilster was in 2013 108 plekken,

16 van deze plekken ciie n 2013 inqnaet voor traiCcien. 2

Dit is de operstionelc capaciteit van 48 • reservecapaciteit van 6 bcddcr

3

Garrsdcteld aantal bezette plekken cv de operationele capacanit.

S

Juvaid

Hot Poortic

Jaarverslaa 2013

Groningen

Kortehommen

Veenhuizen

Behaalde diploma’s Schooljaar 2012-2013

4

2

24

Behaalde certificaten Schooljaar 2012

4

-

-

2013

1

Wilster

Partals

JuvaLd

Bestuur en bedrijfsv.

Aantal fte personeelsleden per 31/12/2012

138,3

51,6

99,2

49,0

Aantal fte personeelsleden per 31/12/2013

135,9

45,8

83,2

56,2’

3 Personee(sformate (per afdel;rig)

Personeelsformatie (totaal)

Totaal

Aantal fte personeelsleden per 31/12/2013

321,1 380

Aantal medewerkers per 31/12/2013

Omzet (in Buro’s)

Inkomsten

V&J

11.184.662

0GW

3.891.164

VWS

14.366.424 873.270

ESF

268.763

Gemeenten

30.584.283

Totaal

Dit cijtor is hoger dan aan het eind van 2012 omdat de boventallig verklaarde medewerkers van Juvaid en Wilster in dc roop Bestuur & Bedrijlavoeri ng zijn opgenomen. Dat helekent dat 56.2 Fte inclssif deze boventallige medewerker is 3. &xclusiefWoodhrookers

Hot Poortie

Jaarverelac 2013

9

ELOC bel

rJeer

eiUOOcl 10H

01

-r ...i

•

-c

•.-

‘1

11.

‘•.‘b•,• 4

‘-t

3. Maatschappelijk ondernemen

Het Poortje doet steeds meer een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van jongeren en ouders, Daarnaast vindt Het Poortje het belangrijk haar verantwoordelijkheid te nemen in aansluiting op de voorzienbare ontwikkelingen en zich te positioneren binnen de nieuwe context. De Raad van Bestuur wil proactief maar ook realistisch inspelen op de aankomende veranderingen. Het vergroten van de capaciteit voor gesloten behandeling is geen reële optie, gezien de plaatsing van deze vorm van zorg in het derde compartiment lintensieve en specialistische zorg, waarop in uiterste gevallen een beroep wordt gedaan). Het bedrijfsmatig inrichten op de terugloop in capaciteit is wel een realistische keuze, die bovendien duidelijkheid biedt aan medewerkers en omgeving. Dit sluit aan bij de huidige context waarin de vraag naar inzichtelijke en verantwoorde bedrijfsvoering in de publieke sector groot is. Vooruitlopend op de krapper wordende arbeidsmarkt en de grote personele beweging, moet een actief HRM-beleid gevoerd worden om kwalitatief de formatie op orde te houden. De urgentie van de externe ontwikkelingen en de bijbehorende financiële keders, maakt dal de Raad van Bestuur als uitgarigs punt heeft om in te spelen op wat we nu kunnen verwachten en niet wat er eventueel nog op ons pad komt. De zo ‘Leen ’ mogelijk t inqerichte urganisatie moet de nodige flexibiliteit hebben om op onverwachte veranderingen snel in te spelen, in tegenstelling tot een Organisatie die ingericht is op de vraag in het verleden. Voorgaande wil niet zeggen dat toekomstige kansen in de omgeving van Het Poortje, waarvan het aankomende adolescentenstrafrecht een belangrijk voorbeeld is, niet benut moeten worden. We blijven actief zoeken naar aansluitende ontwikkelingen. Samenwerkingen met externe partners zijn daarin ondersteunend, maar zijn niet het enige antwoord op de externe ontwikkelingen. Meerwaarde jongeren Inhoudelijke vragen de externe ontwikkelingen om een andere inzet van onze kwaliteiten. Wij hebben in de afgelopen jaren onze meerwaarde voor de jongere ontwikkeld in onze kernactiviteiten. en willen dat blijven doen, maar de omgeving vraagt om een integraal aanbod voor de jongere. De intensieve zorg die wij bieden- en eventuele andere vormen van zorg die voortkomen Uit eerdergenoemde kansen in de omgeving- moeten wij integreren in de best mogelijke (traject)zorg, in samenwerking met aanverwante organisaties. Deze inzet op de eigen kracht van de Organisatie binnen de huidige maatschappelijke context zijn vertaald naar de missie en visie.

Het Poortje onderhoudt verschillende samenwerkingsrelaties. In 2013 zijn de voorbereidingen getroffen voor het vormgeven van een bestuurlijke fusie tussen Het Poortje Jeugdinrichtingen en Elker Jeugd en Opvoedhulp die per 1januari 2014 geeffectueerd is. Deze bestuurlijke fusie beoogt meerdere doelen te realiseren, waarbij het belang van de cliënt voorop staat. Het Poortje en Elker richten zich voor een deel op een gemeenschappelijke doelgroep. Door intensivering van de samenwerking in de vorm van een bestuurlijke fusie verwachten de bestuurders inhoudelijk betere oplossingen te kunnen bieden aan de gemeenschappelijke doelgroep. De samenwerking met Jeugdhulp Friesland is vormgegeven binnen de stichting Behandelcentrum Woodbrookers. Het Poortje brengt 24 plaatsen gesloten jeugdzorg in die binnen het behandelcentrum worden uitgevoerd. Samenwerkingsverbanden Er zijn andere samenwerkingsverbanden met omliggende jeugdvoorzieningen ten behoeve van het aanbieden van passende zorg voor jongeren, waarbij de verschillende partijen elk hun expertise inbrengen. Vanuit Wilster gaat het onder meer om de volgende trajecten. Doen Wat Werkt is een lopend samenwerkingsverband in de vorm van een inhoudelijk zorgprogramma dat met Accare enYorneo uitgevoerd wordt. DOK3 is inmiddels van een project geëvolueerd tot een eigen resultaatverantwoordelijke eenheid waar Reik, VNN en Wilster samenwerken in een multidisciplinaire behandelvoorziening. In 2013 heeft het inhoudelijke samenwerkingstreject met Bureau Jeugdzorg Groningen en Elker verder vorm gekregen onder de naam In voor Zorg. Dit project is bestuurlijk bekrachtigd. Om de LVB pop te bedienen is een samenwerkingstraject met Ambiq vormgegeven. Ook vanuit Juvaid is in 2013 geïnvesteerd in de samenwerking met verschillende partners: de Raad voor de KindurbeschL’rnling. Jecigdreclassering, jeugdofficioron, AJB. Accare, het MKB enYorneo. In 2013 is een project gestart om samen met Elker de overstap van Juvaid naar de vervolgplek binnen de RIBW goed vorm te geven. Portalis heeft een aantal samenwerkingsverbanden met andere scholen; de samenwerking met Noorderpoort, het grootste ROC in Noord Nederland. is de meest intensieve. Het betreft een inhoudelijke samenwerking, waarbij Noorderpoort docenten ingehuurd worden voor het verzorgen van het aanbod beroepsonderwijs. Conform de Wet op de expertisecentra is er, een samenwerkingsovereenkomst met RENN4. De samenwerking met RENN4 behelst afspraken op bestuurlijk niveau en is vooral gericht op uitwisseling van expertise. De samenwerkingsverbanden met andere (reguliere) onderwijsinstellingen zijn bedoeld ter bevordering van het doorlopend onderwijstraject van jongeren.

1, Kenmerken van ‘laan productien

zijnde vlakke hiërarchie. moer vnranlwoording

en competentin aan dc, ‘bagis het elimineren van verheven, do verbeterde communicatie met klanten en met leverancero, dn concentratie op wat belan rijk 5

is,

en de klantvriendelilkheid

Het

Poortje

-

Jaarverslao 2013

11

•

•;:11

)-‘%‘

T

%__

12

Het Poortie

Jaarversico 2013

———-•.

•-

4.Toezicht, bestuur en medezeggenschap

4.1. Good Governance

4.2. Raad vanToezicht

Het Poortje is statutair een organisatie met een meerledig doel; zorg aanbieden in de zin van de Wet op de jeugdzorg, oehandeling bieden als bedoeld in de Beginse!enwet Justitiële Jeugdinrichtingen en onderwijs bieden als bedoeld in de Wet op de Expertisecentra. Het Poortje onderschrijft het belang van

De Raad van Toezicht is statutair ingesteld als toezichthoudend orgaan. De Raad van Bestuur legt verantwoording af over het bestuur van de stichting aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat hij zijn taken zorgvuldig, professioneel en integer kan uitvoeren. In 2013 was de samenstelling van de Raad vanToezcht als volgt (zie tabeli.

normen voor goed bestuur en toezicht en heeft deze vastgelegd in statuten en reglementen. Deze zijn gebaseerd op de richtlijnen en aanbevelingen uit de verschillende sectoren

waarin Hel Poortje als hybride Organisatie actief is. Basis is zoals in alle governance codes, een professioneel en transparant bestuur en toezicht met onderscheiden verantwoordelijkheden en bevoegdheden die zij integer uitvoeren en verantwoorden.

In het kader van de bestuurlijke fusie tussen Elker en Het Poortje per 1januari 2014 hebben do heer Kiewiet, de heer Breukar en de heer Gottschaf per 31 december afscheid genomen als lid van de Raad vanToezicht van Het Poortje. Per 1 januari is de samen stelling van de Raad vanToezicht van de bestuurlijk gefuseerde organisaties als volgt: Mw. G. deVries-Leggedoor (voorzitter) Dhr. K.H. Koops (vice-voorzitter) Mw. F.0. Grâper- van Koolwijk Dhr. A. van der Heide Mw. ME. Kalverboer Dhr.IR.A. Lyckiama â Nijeholt Dhr. J.T.D. Stoffels -

In het kader van de bestuurlijke fusie per 1januari 2014 hebben Het Poortje en Elkor hun governancemodel op basis van de ZGC g esy n ch ron i sea rd.

-

-

-

-

-

-

Mw. G. de Vries- Leggedoor

Voorzitter

Lid Raad vanToezicht MEE-Drentho Lid Raad vanToezicht Behandelcentrum Woodbrookers Bestuurslid Stichting UitZicht en Perspectief te Emmen -Voorzitter kerkenraad en moderamen protes tantse gemeente Nieuw Buinen Lid bestuur Stichting Waterprojecten Oost-Indonesië

-

-

-

-

Dhr. E. Gottschal

Algemeen -

-

-

Dhr. J. Kiewiet

Onderwijs Voordracht MR

Dhr. G.W. Breuker

Secretaris Arbeidsrecht/HRM Voordracht OR

-

-

-

Dhr. J.TD. Stoffels

Justitie

Dhr.T.R.A. Lyckiama â Nijeholt

Penningmeester Financien

Dhr. A. van der Heide

Zorginhoudelijk Voordracht cliëntenraad

-

-

-

Rechter plaatsvervanger Rechtbank Groningen Lid Commissie voor Bezwaarschriften Hanzehogeschool Voorzitter college van beroepsstudenten Hanzehogeschool

Bestuurslid van de Stichting Landgoed Fraeylemaborg Bestuurslid van de Gerrit van Houtenstichting Collator van het St. Jobsleen

Penningmeester Rotaryclub Roden-Leek Lid van de Raad vanToezicht van Zorgbelang Drenthe Lid landelijke geschillencommissie zorg

Het Poortle

-

Jaarverslac 2013

13

Taak Raad vanToezicht De Raad vanToezicht (RvTl houdt toezicht op het bestuur van de stichting, en fungeert als klankbord en werkgever voor de bestuurder. Het toezicht concentreert zich op: de missie en visie van de instelling met inbegrip van de identiteit van het onderwijs; de continuïteit van de instelling; de efficiëntie van het beleid; de naleving van wet- en regelgeving; de relatie tussen de organisatie en haar belanghebbenden; risicobeheersing. Daarbij toetst de Raad vanToezicht of de Raad van Bestuur een zorgvuldige afweging heeft gemaakt tussen het organisatiebelang, het maatschappelijk belang en de belangen van allen die bij de organisatie betrokken zijn. Voor een aantal besluiten van de Raad van Bestuur moet vooraf goedkeuring gevraagd worden van de Raad van Toezicht Meest frequent voorkomende daarvan zijn: besluiten tot vaststelling of wijziging van de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en het strategisch meerjarenplan; besluiten tot het deelnemen in, duurzaam op voor de stichting ingrijpende wijze samenwerken met en het voeren van bestuur over andere rechtspersonen en het wijzigen of beëindigen van een deelneming, samenwerking of bestuur; besluiten tot wijziging van de statuten. De Raad vanToezicht beslist over de benoeming van de accountant. Bezoldiging RvT De bezoldiging van de leden van de Raad van Toezicht is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: het zijn van toezichthouder bij een publiek gefinancierde instelling impliceert terughoudendheid waar het bezoldiging aangaat; de honorering wordt gekoppeld aan de omvang van de instelling en de funct[e die de toezichthouders daarin hebben. Gezien de substantieel grotere taak van de voorzitter wordt de bezoldiging van de voorzitter afgestemd op die taak; de functie van toezichthouder wordt gehonoreerd, niet de afzonderlijke werkzaamheden. Er is wel een inschatting gemaakt van het tijdsbeslag, maar de bezoldiging is niet afhankelijk van het daadwerkelijke aantal uren of aanwezighed bij vergaderingen; naast de bezoldiging ontvangt de toezichthouder een vergoeding voor reiskosten en andere kosten, op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten. De reis- en onkosten worden bij de stichting gedeclareerd onder overlegging van bewijsstukken; Het Poortje stelt op verzoek middelen ter beschikking voor deskundigheidsbevordering; de omvang van onkostenvergoedingen, bezoldiging maar ook van bedragen besteed aan deskundigheidsbevordering en representatiedoeleinden zijn inzichtelijk en openbaar.

14

Het Poortio JiiarverIao 2013 .

De hoogte van de bezoldiging valt binnen de maxima van de richtlijnen van de NVTZ. Vanaf 2011 is de hoogte van de jaarlijkse bezoldiging vastgesteld op € 5000 per lid. Voor de voorzitter geldt een opslag van 50%, hiermee wordt de hoogte van de bezoldiging van de voorzitter vastgesteld op € 7500. Werkzaamheden in 2013 De Raad van Toezicht heeft in 2013 vijf keer vergaderd. De reguliere jaarlijkse beleidscyclus is gevolgd. Dit houdt in dat jaarrekening 2012, jaarplannen 2013 en begroting 2014 goedgekeurd zjn, en dat financiële rauportagus besproKen zijn. Dok het treasury jaarplan is goedgekeurd. In de vergaderingen is gesproken over de strategische koers van de Organisatie in de externe ontwikkelingen rond de transitie jeugdzorg en het passend onderwijs. De Raad van Toezicht heeft daarbij gefunctioneerd als klankbord voor de bestuurder. Veel aandacht is besteed aan de voornemens tot bestuurlijke fusie, uiteindelijk resulterend in de goedkeuring van de statutenwijziging van de Organisatie 0fl de oprichting van een nieuwe stichting die fungeert als moederstichting van de bestaande dochterstichtingen Elker en Het Poortje. De Raad van Toezicht heeft spec fie< aandacht besteed aan de inhoudelijke meerwaarde van de samenwerking alsmede de strategische aspecten. Voor de Raad vanToezicht is verder van belang dat de organisatiestructuur na bestuurlijke fusie is ingericht met inachtneming van principes van good governance. In voorbereiding daarop heeft een vertegenwoordiging van de Raad vanToezicht samen met een vertegenwoordiging van de Raad vanToezicht van Elker de statuten en reglementen- gestoeld op de Zorgbrede Governancecode- voor de nieuwe situatie voorbereid.Ten behoeve van het goede functioneren van de Organisatie per 1januari 2014 zijn bovendien besluiten genomen over de bernensing van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Samenwerkingen in zowel onderwijs als zorg zijn voor Het Poortje als specialistische zorgaanbieder blijvend van belang voor een goede aansluiting met het werkveld. Het samenwerkingsverband DOK3 heeft als pilot een positief resultaat gehad, en met goedkeuring van de Raad van Toezich: wordt dit omgezet in een structureel samenwerkingsverband. De bijbehorende samenwerkingsafspraken worden in 2014 ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd. De Raad van Toezicht heeft goedkeuring verleend aan de aanpassing van de samenwerkingsrelatie tussen Het Poortje en Woodbrookers per 1-1-2014. Vooruitlopend op de veranderingen door de transitie jeugdzorg gaat Het Poortje als hoofdaannemer een zakelijke relatie aan met Woodbrookers als ondernemer voor de uitvoering van trajecten gesloten jeugdzorg. Het Poortje zal op dat moment niet meer bestuurlijk participeren in stichtng Behandelcentrum Woodbrookers. De Raad van Toezicht is geïnformeerd over de kansen en implicaties van passend

onderwijs. Portalis bereidt zich voor op deze wijziging met verschillende partners in de regio en is conform de wet samenwerkingsverbanden aangegaan per onderwisregio. De Raad van Toezicht heeft het toezicht mede gericht op het intern functioneren van de organisatie. Naast de informatie uit de periodieke rapportages heeft de Raad vanToezicht informatie gekregen over de stand van zaken en gevolgen van de reorganisatie binnen Het Poortje. De Raad van Toezicht heeft het eigen functioneren geëvalueerd, alsmede de actuelite:t van reglementen en protielschetscn. De Raad van Toezicht heeft eveneens het functioneren van de Raad van Bestuur geëvalueerd.

4.3. Raad van Bestuur De Raad van Bestuur formuleert de missie van de organisatie en formuleert jaarlijks, aansluitend bij de missie, maatschap pelijke en strategische doelen. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor het totale beleid van de instelling. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de realisatie van strategische en maatschappelijke doelstellingen, het optimale verloop van bedrijfsprocessen, naleving van alle relevante wet en regelgeving, betrouwbare verslaglegging en het beheersen van de aan de activiteiten van de stichting verbonden risico’s. De Raad van Bestuur heeft in 2013 de dagelijkse leiding over de Organisatie gevoerd en daarover verantwoording afgelegd aan de Raad van Toezicht, met inachtneming van het daartoe gestelde in statuten en onderliggende reglementen. De honorering van de bestuurder is vermeld in de jaarrekening 2013. Samenstelling Raad van Bestuur per 31 december 2013: Naam; J.P. van der Vlugt; Functie: Bestuurder; Nevenfuncties: Geen.

context van de speerpunten voor het komende jaar in de strategische beleidskaders en de begroting werken de specialisaties de jaarplannen uit. Op grond van begroting en jaarplannen worden budgetten toegekend aan de specialisaties, die vervolgens de budgetten per afdeling vaststellen. Conform de verantwoordings cyclus van de ministeries wordt de voortgang van de jaarplannen gemonitord door de Raad van Bestuur op basis van viermaands rapportages. Intern worden daarnaast tweemaands gesprekken gehouden, op basis waarvan tussen de formele rapportagemomenten in inzicht ontstaat in het behaalde resultaat en de eventuele mogelijkheden voor bijsturing. Het strategisch beleidskader en de begroting wordt ter goedkeuring aan de Raad vanToezicht voorgelegd en vastgesteld door de Raad van Bestuur. Continue verbetering Naast de uitvoering en monitoring van de jaarplannen zijn er andere controlemechanismen die bijdragen aan de voortdurende verbetering van intern beleid. Verbeterpunten ontstaan door evaluatie van interne registraties of door intern of extern onderzoek. De uitkomsten van deze evaluaties worden geanalyseerd en vertaald in verbetermaatregelen die meegenomen worden in de P&C-cyclus. Op organisatieniveau gaat het om verbetermaatregelen naar aanleiding van: inspectieonderzoeken: interne audits; externe audits; tevredenheidsonderzoeken (jongeren, medewerkers, keten partners); klachten van medewerkers of jongeren; analyses van de registratie van calamiteiten en overige incidenten; afwijkingen op vastgestelde processen en procedures; risico inventarisatie(s). De voortgang en resultaten van de verbeteracties worden besproken in de viermaandsbesprekingen.

4.5. Risicomanagement 4.4. Bedrijfsvoering Beleidscyclus De bedrijfsvoering van Het Poortje volgt jaarlijks een vast stramien in het kader van de reguliere beleidscyclus. Deze cyclus vormt een belangrijke basis voor de sturing en kwaliteits verbetering van de organisatie. In de cyclus is rekening gehouden

Risicornanagement ten aanzien van de inhoudelijke en bedrijfsmatige processen is bij Het Poortje continue onderwerp van aandacht. Het uitgangspunt is dat het risicobewustzijn en kwaliteitsdenken is verankerd in de dagelijkse werkzaamheden en dat deze zijn beschreven en worden uitgevoerd conform daartoe ingerichte processen en procedures. De inbedding via het

met de vereisten die de ministeries van VWS, V&J en OCW stellen aan de beleids- en verarttwoordingscvclus van de organisatie.

kwaliteitsmanagementsysteem en HKZ-cerU ficering schept hiervoor waarborgen. De Organisatie is gericht op het continue verbeteren via de plan-do-check-act cyclus.

De cyclus begint met de evaluatie van de jaarplannen, van de specialisaties Wilster, Juvaid en Portalis en de daarbinnen functionerende eenheden, Op basis daarvan en een externe omgevingsanalyse worden de strategische beleidskaders uitgezet voor de komende drie jaren. De strategische beleidskaders zijn het uitgangspunt voor het opstellen van de begroting. Binnen de

Ook de naleving van de governanceprincipes schept waarborgen voor een adequaat risicornanagement. Governance behelst het geheel van inrichten en managen van de verschillende processen, waarbij scheiding plaatsvindt tussen de uitvoering van beleid en het toezicht daarop. Actuele risico’s worden systematisch in kaart gebracht, waarbij deze worden geagendeerd in het management-

Het Poortje

-

Jaarveralaa 2013

15

team en in de vergaderingen met de Raad vanToezicht. Een belangrijke doelstelling is dat aan interne en externe belanghebbenden op transparante wijze verantwoording wordt afgelegd over de prestaties. Risico’s worden hierdoor vroegtijdig gesignaleerd en gecommuniceerd waardoor bijsturing mogelijk is. Naast de interne risicobeoordeling vindt op verschillende manieren ook externe risicobeoordeling plaats. Jaarlijks vindt tijdens de interim-controles en jaarrekeningcontrole een specifieke beoordeling plaats door de externe accountant van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie. Hierbij wordt aandacht besteed aan risico’s die inherent zijn aan de Organisatie en aan interne risico’s die de beheersing van de organisatie kunnen heînvlooden, met name waar deze financiële impect hebben op de organisatie. Daarnaast wordt de Organisatie jaarlijks extern geaudit op basis van de HKZ-norrnering doet do certiticereride igstnt in het kader van de beheersing van de processen. Ook vindt toe2icht plaats op de inhoudelijke kwaliteit en risico’s door de Inspectie Jeugdzorg, Inspectie Jusitite en Veiligheid en de Inspectie Onderwijs. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat ze naar de belanghebbenden worden gecommuniceerd en dat de follow-up systematiscn en adequaat wordt opgepakt. Naast de reguliere risico’s die te maken hebben met de aard van het (mensen)werk, met calamiteiten en met risico’s in de bedrijfsvoering, is een belangrijk risico voor de komende jaren gelegen in de transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten in combinatie met be zuinigingen. De impact van de deze transitie in combinatie met andere trensities leidt tot aanzienlijke risico’s ten aanzien van de continuïteit van de zorg aan cliënten en de organisatie. Onaf hankelijke rapportages hebben dit inmiddels bevestigd. Daarom heeft Het Poortje de verantwoordelijkheid om de ontwikkelingen vanuit een positief kritische houding te volgen en hieraan op verschillende manieren en op verschillende niveaus bij te dragen.

4.6, Medezeggenschap De drie fur’ctionerende medezeggenschapsorganen (ondernemingsraad, Medezeggenschapsraad en Cliëntenraad) hebben een verschillende achterban en wettelijke bevoegdheid, maar er zijn een aantal overeenkomertdo onderwerpen in het afgelopen jaar aan de orde geweest. De belangrijkste daarvan is de samenwerking met Elker door middel van een bestuurLjke fusie, In juni is het voorgenomen besluit tot bestuurlijke fusie met een uitwerking van de organisatiestructuur, voorgelegd aan de medezeggenschap, Half september is na positief advies van de cliëntenraad, de medezeggenschapsraad en de ondernemingsraad het besluit tot bestuurlijke fusie genomen. Daarnaast speelde in het afgelopen jaar vooral de reorganisatie van de Organisatie, die in 2012 was voorbereid. Deze is fasegewijs

16

Het Poortje

.

Jaerverslao 2013

uitgewerkt door herinrichting van verschillende processen. Waar het processen betrof die direct met de cliënten te maken hebben, zijn deze voorgelegd aan de clientenraad. De ondernemingsraad en medezeggenschapsraad zijn meer intensief betrokken geweest, specifiek op het terrein van de personele consequenties. De reorganisatie wordt in 2014 afgerond. Zoals voor de hele Organisatie geldt, is voor de medezeggenschap het afgelopen jaar van belang geweest vooruit te blikken naar de aankomende wetswijzigingen. De transitie jeugdzorg en de wetswijziging passend onderwijs zullen grote veranderingen met zich meebrengen, en het is van belang dat de medezeggenschap hierover goed geinformeerd wordt, en in staat gesteld wordt mee te denken in de voorbereiding van de organisatie hierop. Ondernemingsraad, Medezeggenschapsraad en Cliëntenraad onderhouden, ieder op een bij de taak passende wijze, contact met de Raad van Toezicht. Daartoe is een vertegenwoordiging van de Raad vanToezicht bij een vergadering van de Cliëntenraad aanwezig geweest en zijn de Medezeggenschapsraad en Ondernemingsraad aanwezig geweest in een vergadering van de Raad vanloezicht. 4.6.1. Cliëntenraad Op grond van artikel 58 van de Wet op de Jeugdzorg heeft Wilster een cliëntenraad ingesteld, die binnen het kader van de doelstelling van Wilster de gemeenschappelijke belangen van cliënten behartigt. Wilster vindt het van groot belang dat de cliënten, jongeren en ouders/verzorgers, met respect behandeld worden. Elk kind heeft recht op opvoeding en ondersteuning daarbij. Cliënten moeten de mogelijkheid hebben om kenbaar te maken waar zij tegen aanlopen. Wilster hecht veel waarde aan het betrekken ven cliënten bij veranderingen en waar mogelijk bij verbetering van de werkwijze. Daarom is naast de jongerenraad de cliëntenraad in het leven geroepen. De regeling cliëntenraad Wilster is op aanvraag bij de secretaris beschikbaar. De leden van de cliëntenraad worden benoemd door Wilster. De cliëntenraad bestaat uit vijf leden. Er is ervoor gekozen om geen jongeren in de cliëntenraad te benoemen omdat er een actieve en goed furctior’erende jongerenraad is. Lid van de cliëntenraad kunnen zijn: a. ouders, stief- of pleegouders van (voormalige) cliënten van Wilster. dan wel vertegenwoordigers van organisaties die geheel of gedeeltelijk de taak van wettelijk vertegenwoordiger van ouders overneem; b. personen met bij de belangenbehartiging van cliënten aanvullende maatschappelijke betrokkenheid. In 2013 is de cliëntenraad geinformeerd over de ontwikkelingen en finnncibn binnen Wilster. Het ging hier onder meer om dc beleidsvoornemen 2013, de eftectrapporlage DOK3, het eindrapport Inspectie, kader notitie beleidsvoornemens en de MAZ rapportage. Daarnaast is de cliëntenraad advies gevraagd over de begroting 2013 en de jaarrekening 2012, de actualisatie

van het bestuursmodel, het jaarplan 2013, besluit hernrichting Wilster, Advies herinrichting en optimalisatie van het Behandel en opvoedproces, het Jaarplan Wilster, de verslagen van de viermaands rapportage de bestuurlijke fusie met Elker, Kompas

In aansluiting op de eerdergenoemde oriëntatie op de transitie jeugdzorg is voor de medezeggenschap de strategische positionering ten opzichte van het werkveld een belangrijk onderwerp geweest. Dit heeft concreet geleid tot een positief

Wilster en het beleid met betrekking tot het roken en het bezoek.

advies ten aanzien van de bestuurlijke fusie met Elker en een positief advies ten aanzien van de hernieuwing van de samenwerkingsrelatie met Woodbrookers. Ook de structurele samenwerkingsplannen van de samenwerkingspartners van

Overige werkzaamheden van de cliëntenraad bestonden in 2013 uit: De notulen van de jongerenraad worden op de vergadering van de cliëntenraad besproken. De cliëntenraad heeft de bijeenkomst van de gemeente/provincie over de transitie Jeugdzorg bezocht. Daarnaast waren er verschillende vergaderingen gecombineerd met de cliëntenraad van Elker om de bestuurlijke fusie te bepreken. Hierover is een gezamenlijk advies uitgebracht. Helaas is de cliëntenraad enige tijd minder actief geweest waardoor de Jongerenraed minder dan gewenst is bezocht. Het blijft een uitdaging om de cliëntenraad op volle sterkte te laten functioneren. Wilster hecht veel waarde aan ouderparticipatie en dit onderwerp heeft vast op de agenda gestaan in 2013. Vanuit de cliëntenraad is het initiatief genomen om een onderzoek te laten doen door de Hanze Hogeschool om een instrument te ontwikkelen waarbij de ouderparticipatie ken worden vergroot. De voorzitter van de cliëntenraad heeft dit onderzoek begeleid en beoordeeld. De presentatie van de resultaten van dit onderzoek zal in maart 2014 zijn.

DOK3 zijn besproken, en zullen in uitgewerkte vorm in 2014 formeel aan de medezeggenschap voorgelegd worden. 4.6.3. Medezeggenschapsraad Binnen de medezeggenschapsraad worden organisatiebrede onderwerpen met implicaties voor de school en schoolspecifieke onderwerpen besproken. Voor de organisatiebrede onderwerpen wordt zoveel mogelijk samengewerkt met de ondernemingsraad. De directeur Portalis is door de bestuurder gemachtigd om het overleg met de medezeggenschapsraad te voeren. Naast eerdergenoemde en de reguliere organisatiebrede onderwerpen uit de beleids- en financiële cyclus heeft de MR een aental terugkerende onderwijs specifieke onderwerpen besproken. Het schoolpian, het formatieplan, het activiteitenplan en de schoolgids zijn met inachtneming van de Wet medezeggenschap scholen vastgesteld.

4.6.2. Ondernemingsraad De bestuurder is de formele gesprekspartner van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad is samengesteld en voert zijn taken uit conform het vastgestelde DR-reglement. De Ondernemingsraad heeft zoals ieder jaar de vaste onderwerpen ut de beleids- en hnanciele cyclus besproken.

Zoals breder in de Organisatie geldt zijn er ook voor de school veranderingen op komst. Bij de MR zijn daaraan gerelateerde onderwerpen veel aan de orde geweest. De implicaties van de nieuwe wetgeving op passend onderwijs en de oriëntatie op samenwerking in de regio zijn de belangrijkste onderwerpen. De medezeggenschapsraad heeft besloten nog niet actief te participeren in de Ondersteuningsplanraden in de voor Portalis

Veel inspanningen van de ondernemingsraad zijn het afgelopen jaar gaan zitten in het verloop van de reorganisatie. In het begin van het jaar is in afstemming met de ondernemingsraad een sociaal plan tussen Raad van Bestuur en vakbonden overeengekomen. Daarna zijn de verschillende bedrijfsvoerings processen met de ondernemingsraad besproken en ter advisering

relevante regio’s.

voorgelegd. Op onderdelen heeft dit aanpassingen opgeleverd in de voorgestelde inrichting of vetvolgprocedure. Bovendien heeft de ondernemingsraad de voortgang van de uitvoering van de

De rol van de Medezeggenschapsraad in de besluitvorming rond de samenwerking met Elker is al eerder toegelicht. Aparte vermelding verdient dat de medezeggenschapsraad actief participeert in de verdere ontwikkeling van de medezeggenschapsstructuur. Ondanks de verschillen in samenstelling en bevoegdheden streeft de medezeggenschapsraad naar een duidelijke positie in de brede

processen en de uitvoering van het sociaal plan gemonitord. De medezeggenschap rond de bestuurlijke fusie met Elker is een gezamenlijk proces van OR en MR Het Poortje en OR Elker geweest. De drie organen hebben uiteindelijk gezamenlijk een standpunt ingenomen ten aanzien van de bestuurlijke fusie. Zij hebben bovendien een fusiecommissie gevormd die regelmatig contact heeft onderhouden met de beide betrokken bestuurders. Na de definitieve besluitvorming in het najaar zijn de drie organen begonnen met de oriëntatie op de eigen structuur. Daartoe is in december een startbijeenkomst geweest voor beide volledige ondernemingsraden en de rriedezeggenschapsraad. In 2014 zal de medezeggenschapsstructuur definitief gestalte krijgen.

De medezeggenschapsraad heeft, waar relevant, geparticipeerd in het bij de ondernemingsraad beschreven proces rond de reorganisatie.

medezeggenschap van de samenwerkende orga nisaties. De samenwerking met Woodbrookers is een onderwerp dat voor de school van groot belang is, omdat op de locatie Kortehemmen een nevenvestiging van de school is ingericht. Op advies van de medezeggenschapsraad is in de samenwerkingsafspraken de school rechtstreeks verbonden aan de afspraken over de uitvoering van gesloten jeugdzorg. Dit biedt voor de school meer zekerheid over de continuïteit.

Het Poortie JaarverIao 2013 -

17

i’

1

18

Het Poortie

Jaarverslac 2013

» 1 ir

5. Beleid, inspanningen en prestaties

5.1. Beleid en realisatie 2013

met excellente werknemers en passende besturing. Daarbij zijn de omgevingsanalysri en de notitie Actualisatie besturingsmodel uit 2012 kaderstellend geweest voor de jaarplannen van 2013. Dit heeft geleid tot enkele strategische speerpunten. De voornemens en realisatie daarvan worden hieronder eerst uiteengezet. Vervolgens worden per thema (effectief behandelen, excellente medewerkers en passende besturing) enkele

5,1.1. Missie en visie Het Poortje Jeugdin richtingen Missie Wij vinden dat iedere jongere zich moet kunnen ontwikkelen tot een volwaardig lid van de samenleving. Soms wordt deze ontwikkeling bedreigd door een ernstige crisis waardoor gedwongen of justitiële jeugdzorg nodig is. Wij zijn een onmisbaar onderdeel van de bredere onderwijs-, justitie-. en

belangrijke beleidsvoornemens en de hieraan gekoppelde realisatie binnen Juvaid, Wilster en Portalis uitgelicht. Deze beleidsvoornemens zijn gedurende het hele jaar gemonitord in de reguliere P&C-cyclus van Het Poortje.

jeugdzorgketen omdat wij als specialist gesloten benandeling bieden in een drie milieusetting (wonen, onderwijs/arbeid, Vrije tijd). Met deze behandeling ondersteunen wij jongeren zeggenschap en regie over hun eigen leven te herkrijgen. Ouders en het sociale netwerk worden in staat gesteld de jongere hierbij steun te bieden en hun opvoedingsverantwoordelijkheid (weer) in te vullen. Visie Het is bekend dat een klein deel van de jeugd langdurig en structureel in de ontwikkeling wordt bedreigd. Dit is een ingewikkelde doelgroep met multi-complexe problematiek. Deze jongeren hebben specialistische vormen van jeugdzorg nodig. Het Poortje Jeugdinrichtingen heeft bijzondere expertise ten aanzien van deze specifieke doelgroep en biedt hiervoor

Strategische speerpunten Het Poortje Jeugdinrichtingen Gezien de context van de nogal dynamische omgeving van het Het Poortje zijn een aantal strategische speerpunten voortkomend Uit de omgevingsanalyse omgezet in Poortje brede projecten. Het ging hierbij om een vijftal overstijgende projecten op het gebied van organisatieontwikkeling en niet vrijblijvende samenwerking waarbij de directie en de bestuurlijk verantwoordelijk waren voor een of meer projecten. Deze projecten vormen in samenhang een ontwikkelprogramma voor de komende jaren, waarbij de voortgang werd gemonitord door de bestuurder. In 2013 zijn deze projecten benoemd; 1. herinrichting en reorganisatie van Het Poortje, dusdanig dat we voldoen aan de ontwerpcriteria vanuit de notitie ‘actua!isatie ’ met de gestelde taakstellingen en ons t bestuursinrichting ontwikkelen tot een f,nancieel gezonde organisatie. Concreet moet dit leiden tot een bezuiniging van 20-30% in 2013-2015; 2. het opstellen en uitvoeren van een onderzoeksopdracht voor Portalis, dusdanig dat deze zicht geeft op een goede

hoogwaardige behandeling en begeleiding binnen de drie milieusetting. Binnen Het Poortje wordt uitgegaan van de eigen kracht van de jongere, zijn of haar ouders en het sociale netwerk. Dat betekent dat de jongere in staat wordt gesteld zelf regie en zeggenschap te herkrijgen over zijn of haar eigen leven. Hierbij is onderwijs- en/of arbeidsparticipatie onontbeerlijk. Binnen het gedwongen (justitieel) kader van de behandeling nemen wij

besluitvorming omtrent ketensamenwerking conform passend onderwijs en het bieden van Onderwijs en arbeidstoeleiding aan onze doelgroep; 3. samenwerking met Elker, dusdanig dat er sprake is van doorlopende zorgtrajecten en schaalvoordeel waar het gaat om

tijdelijk de opvoeding over, maar de behandeling is erop gericht 5 zo snel mogelijk zelfde opvoedingsverantwoordelijkheid ouders weer op zich te laten nemen. Om dit te bewerkstelligen zetten wij goed toegeruste professionals en bewezen effectieve behandelmethodieken in. De veiligheid van de jongere wordt gewaarborgd en met name bij de strafrechtelijk geplaatste jongeren leveren wij een belangrijke bijdrage aan de veiligheid van de samenleving. Het Poortje is één schakel in een veel bredere keten van (onderwijs)zorg. Het Poortje wil inzetten op het ontwikkelen van trajecten over de organisatiegrenzen heen door samen te werken met ketenpartners. Onze blik is naar buiten gericht. Wij richten ons op netwerk- en trajectsamenwerking waarbij de jongere, ouders en het sociale netwerk centraal staan. Wij zijn als ketenpartner medeverantwoordelijk voor het resultaat van het traject en dragen bij aan kwaliteitsontwikkeling binnen het jeugdveld. 5.1.2. Hoofdlijnen Beleid 201 3-2015 De beleidsvoornemens voor 2013 zijn gestoeld op de reeds geformuleerde beleidsvoornemens voor 2012- 2014. Dat betekent dat Het Poortje zich in 2013 heeft gericht op effectief behandelen

de bedrijfsvoering; 4. vorm geven aan de transitie en transformatie JeugdzorgP, dusdanig dat er in de Organisatie uitvoering wordt gegeven aan doorlopende zorgtrajecten (met als opmaat de pilot Vanuit de businesscase Jeugdzorg°1 met bijbehorende trajectinformatie; 5, bouwen aan een structurele toekomst voor Juvaid, dusdanig dat deze deel uitmaakt van de zorgketen in Noord Nederland voor jongeren en adolescenten. Realisatie strategische speerpunLen Poortje Breed Ten aanzien van 1; In 2013 zijn iie verschillende processen (financien en administratie, behandeling en opvoeding, personeel en plannng, faciltair en secretarieel, management, directie en beleidsondersteuning) geanalyseerd door inzet van Leanmanagement en op basis daarvan efficienter en effectiever ingericht. Er is bewust voor gekozen hot

5 Met oudere wordt ook bedwid verzorgers er/of 506ieai ieivjerk van de jorgere. t. Ut dcrr.uinent bevat een nrnqeeIngsenrIIyse en von .,e;oirnq rulirV,rn raar err

010*1,

eft,r.jirr1,’ inrruhtirirj

V,ln

tin c.r/j;ireSiJi1ti fl7011

Hot Poort,e Jaarverslao 2013

19

primaire proces zoveel mogelijk te ontzien in deze reorganisatie. De achterliggende idee was daarbij om zoveel mogelijk medewerkers in te blijven zetten ten behoeve van de zorg en het

Zorg en sarnenwerkingsproject met Amblq ook belangrijke input voor de verdere trajectontwikkeling.

onderwijs van onze jongeren.

In de regionale transitiearrangementen heeft Jeugdzorg’ (evenals andere specialistische eugdzorg) nog niet een heldere positie gekregen. Dit is ook het landelijke beeld en hier is aandacht voor vanuit Jeugdzorg Nederland richting VNG en VWS. Mogelijkheid om hut toch landelijk te blijven financiering is nog

Personele gevolgen van bovenstaande zijn conform het sociaal plan afgehandeld. Dit houdt in dat medewerkers via het mobiliteitsbureau zijn herplaatst dan wel via een outplacement traject elders een baan hebben gevonden. Een aantal medewerkers hebben vrijwillig plaats gemaakt door het nemen van ontslag. Dit alles heeft geleid tot de gewenste bezuiniging van 20-30%. Voor de specialisaties gold in 2013 dut zij een finenciulo teakstellinq hadden. Porialis, Wilster en Juvaid hebben deze behaald door het natuurlijk verloop van medewerkers en bezuiniging op inzet van middelen. Ten aanzien van 2: Lopende het jaar is er een bestuurlijk besluit genomen om eerst te stoppen met onderzoek naar mogelijke samenwerking van Portalis met RENN4. Dit had te maken met de lopende voornemens een bestuurlijke fusie aan te gaan mat Elker, waarbij voorzien werd dat de inzet van onderwijstrajecten gekoppeld aan zorgtrajecten een belangrijke succesfactor zou zijn. Dit bestuurlijk besluit is voorgelegd aan de ORJMR, vanuit een pre-advies over de samenwerking met Elker. Het bestuurlijk besluit is positief beantwoord door de medezeggenschap. Ten aanzien van 3: In 2013 zijn voorbereidende werkzaamheden verricht door de bestuurder van Elker en Het Poortje om te komen tot een bestuurlijke fusie in 2014. Zowel Elker als Het Poortje richten zich voor een deel op een gemeenschappelijke doelgroep, namelijk jongeren met geclragsproblemen die onvoldoende in staat zijn om zelfstandig te functioneren in de maatschappij. Dit leidt tot grote maatschappelijke problemen voor deze jongeren, maar heeft ook zijn weerslag op de maatschappij in termen van overlast, onveiligheid, schooluitval, werkloosheid etc. Dit zorgt voor hoge maatschappelijke kosten. Elker en Het Poortje bieden nu elk delen van de oplossingen voor de problemen van deze jongeren (en de maatschappij). Door intensivering van de samenwerking in de vorm van een bestuurlijke fusie verwachten de bestuurders inhoudelijk betere oplossingen te kunnen bieden aan de gemeenschappelijke doelgroep. Daarnaast is de medezeggenschap en de cliëntenraad betrokken geweest bij de bestuurlijke voornemens van de fusie wat eind 2013 neleid heeft tot een definitieve beslrjit om per 1-1-2014 een bestuurlijke fusie aan te gaan. Ten aanzien van 4. De opgedane ervaringen binnen DWW op trajectgebied (zowel irhoudelijk als feincieel) is in 203 geiuikt als waardevolle mout voor de verdere ontwikkeling van zorgtrajecten over de grenzen van het Poortje heen. Daarnaast waren boden pilots als In voor

7 Pos Op Pioato. tljdek,kc piaalsmq cliv onycre rlsnwtl eflcctief

20

liv usirien riot

di:

U’IÇ]Q7

Het Poortje Jaarvenslac 2013 .

WSÉ

niet volledig uit beeld. Moet nog duidelijkheid over komen, en is der, ook van invloed op onze positionering in de drie noordelijke provincies. De inzet is nog steeds het op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau te organiseren en dus zoveel mogelijk vergelijkbare afspraken te maken met de drie provincies. Binnen Jeugdzorg wordt sinds enige jaren gewerkt aan de inhoudelijke en financiële omslag van bedden naar trajecten’ waarbij het traject van de individuele jongere centraal staat. Hiervoor is het nodig dat een bekostigingswijze ontwikkeld wordt die hierbij pasten eveneens aansluit bij de inhoud van zorg. De sector heeft hiertoe een typeringsmodel opgesteld waarin de factoren worden beschreven die van invloed zijn op de instandhouding van problemen of van invloed zijn op de behandelhaarheid van de jongeren. Hierdoor is het mogelijk om vergelijkbaarheid te creëren tussen casuïstiek. Ten aanzien van 5: Naar een evaluatiegesprek met het bestuursdepartement is in 7 aangepast. Het bestuurs samenwerking het Project POP departement is thans positief over het project POP en deze ligt nu ter besluitvorming bij de Staatssecretaris voor ingebruikname als project in Juvaid. Het project Adolescenten 18÷118- is wegens gebrek aan centrale middelen stopgezet, De ervaringen worden meegenomen bij aanvang start wetswijziging (naar verwachting 1 april 2014). Er is vanuit Juvaid en is samenwerking met de RUG (Kalverboer, ea.)een onderzoeksvoorstel neergelegd bij het bestuursdepartement naar de meerwaarde van 18+ in de JJI. Het bestuursdepartement is akkoord gegaan met onderzoeks voorstel en planning en voorts is er een budget gegenereerd. De begeleidingscommissie start binnenkort en de eerste uitkomsten worden in januari 2014 verwacht. Beleidsvoornemens & realisatie Wilster, Juvaid en Portalis Effectief behandelen beleidsvoornemens Effectief behandelen willen we 0e. bereiken door binnen onze Organisatie (en de specialisaties) gebruik te maken van elkaars kennis en expertise over de drie leefmilieus (leven, wonen, werken) enhierir gezamenlijk verder te ontwikkelen. Daarbij willen we ook meten of we de juiste resultaten behalen. Gezien onze ambitie over het bouwen van zorgtrajecten in nauwe

zowei preventief wordt irrgo.ret om erger ie voorkomen.

le kijken witt, hi

litdat .0210

lrsicct.

-

samenwerking met ketenpartners, is het belangrijk deze partners te laten delen in onze kennis en gebruik te maken van hun expertise (LVG, 18—, psychiatrie, onderwijs, POP, Adolescenten recht, DOK3, etc). Realisatie van beleidsvoornemens Specialisatleoverstijgend Inspectiebezoek aan Wilster en Portalis in 2013 s door de inspectie het thema ‘behandeltraject’ getoetst. Hierbij is een voldoende behaald! Het totale beeld is dat er grote vooruitgang heeft plaatsgevonden. Jongeren en ouders hebben aangegeven zich (zeer) betrokken te voelen bij het behandelklimaat. Als aandachtspunt is de borging van de processen rondom het behandel- en opvoedklimaat meegegeven. Inspectie Veiligheid en Justitie In 2013 zijn de gezamenlijk Inspecties bi) Juvaid geweest. In drie dagen is op verschillende thema’s gekeken naar de kwaliteit van de behandeling en de organisatie. De algemene beoordeling hiervan was positief. De inspectie had veel waardering voor de betrokkenheid van alle medewerkers.Ten aanzien van het leefklimaat werd de bejegening richting jongeren als positief genoemd en de goede inzet van de basismethodiekYouTurn.Ten aanzien van de medewerkers werd duidelijk dat deze zich veilig voelt in de instelling. Dit wordt ook zichtbaar in de hoogte van het ziekteverzuim. De medische deinst werd gezien als een voorbeeld voor alle JJI’s. Herinrichting proces behandeling en opvoeding onder 1 hoofd Behandeling en Opvoeding Juvaid en Wilster Het proces behandeling en opvoeding is zodanig heringericht dat het per 1juli 2013 aangestuurd wordt door één hoofd Behandeling en Opvoeding. Deze functionaris geeft leiding aan de gedragswetenschappers en ouderbegeleiders van Juvaid en Wilster. Hiermee wordt concreet invulling gegeven aan de gewenste onderlinge verbinding.

Vanaf 2014 is DOK3 een eigen resultaatverantwoordelijke eenheid. Samenwerkingen met Elker en BJZ (In voor Zorg) en Ambiq zijn in 2013 bestuurlijk bekrachtigd. Juvaid • Pas op de Plaats (POP) Juvaid is in nauwe samenwerking met ketenpartners als de jeugdreclassering, raad voor de kinderbescherming en het openbaar ministerie, eind 2012 gestart met het project ‘Pas op de Plaats’. Een module waarin een jongere een individueel programma traject doorloopt van twee weken, waarin hij niet in contact komt met andere jongeren. Door de jongere in een individueel programma te houden, ontstaat er ruimte voor reflectic hij de jongere en ken hij open staan voor veranderingen. Het project loopt in 2014 door. Na een eindevaluatie wordt door het ministerie van Veiligheid en Justitie onderzocht in hoeverre de POP module ook landelijk kan worden toegepast. Pilot adolescentenrecht Op basis van artikel 77c Sr. ken de rechter besluiten de Jong volwassene van 18-20 jaar oud te berechten volgens het jeugdstraf recht. In 2013 is Juvaid in samenwerking met de raad voor de kinderbescherming, reclassering en het openbaar ministerie een pilot gestart voor jong volwassenen. Er is een aangepast programma opgezet wat aansloot bij de leeftijd en gedragakenmerken van deze doelgroep. De pilot is positief verlopen en er blijkt een goede aansluiting te zijn met de basismethodiekYOUTURN. In 2013 is ook een onderzoek opgestart met de Rijksuniversiteit Groningen. De uitkomsten van dit onderzoek worden gebruikt voor de Jong volwassen die op basis van het adolescentenstrafrecht, dat met ingang van 1 april 2014 in werking treedt, in een JJI worden geplaatst.

Wilster Verdere ontwikkeling en implementatie behandelklimaat In 2013 is er veel aandacht geweest voor het open behandelklimaat, Op alle groepen wordt actief ingezet op implementatie van het gewenste behandelklimaat, Er heeft een meting plaatsgevonden door Hogeschool Windesheim en een terugkoppeling van Peer van der Helm. Hieruit is gebleken dat Wilster bovengemiddeld scoort.

Ouderparticipatie Cuderparticipatie is een belangrijke succesfactor voor de behandeling van de jongeren in Juvaid. Naast de reguliere activiteiten, zoals ouderbijeenkomsten, zomer- en kerstactiviteiten en het ouderpanel, is in 2013 de pilot bezoek aan de leefgroep’ gestart. Ouders kunnen een avond bij hun zoon op de leefgroep op bezoek komen en meedoen aan activiteiten op de groep. Deze pilot heeft als doel ouders meer te betrekken bij de behandeling van hun kind. Daarnaast is in 2013 op elke leefgroep samen met onderwijs, Portalis, een ouderavond georganiseerd. Hierdoor worden ouders geïnformeerd over het onderwijs en betrokken hij het onderwijsprogramma van hun kind.

Doorontwikkeling zorgtrajecten, DOK3, DWW, In voor Zorg, Ambiq De samenwerking met ketenpartners in zorgtrajecten en voorbereiding op de transitie en transformatie heeft veel aandacht gekregen in 2013. Er is een bewuste attitude ontstaan binnen Wilster dat Jeugdzorg een onderdeel is van een veel breder traject waarbij aandacht op de schakelmomenten essentieel is. DOK3 als zijnde project is in 2013 geëindigd.

Portalis • Ontwikkeling onderwijsaanbod en IeerIjnen Voor Kortehemmen en Veenhuizen hebben de werkgroep Praktijkonderwijs en de werkgroep MBO het curriculum vormgegeven. De opbouw van de AKA trajecten is vastgesteld en voor het praktijkonderwijs ligt een plan voor ontwikkeling. Inzet is te komen tot een goed en transparant rooster. Er is nagedacht over een te ontwikkelen voorziening voor Consumptieve

Het Poortic Jaarverslaci 2013 -

21

Technieken. InVeenhuizen is dit niet doorgevoerd i.v.m. de lage capaciteit. In Groningen is eind 2013 vastgesteld dat leerlingen onder begeleiding van een docent de personeelskantine-• voorziening 2 dagen per week zullen draaien als praktijksimulatie. Arbeidstoeleiding heeft in Kortehemmen geleid tot een koppeling van stages aan de trajecten en het versterken van de verbinding met praktijkonderwijs. Dit loopt goed. In Veenhuizen en Groningen is aandacht besteed aan het verduidelijken van de werkprocessen en rolverdeling tussen de loopbaanbegeleiders en ITB-ers. Het borgen van de continuiteit heeft de aandacht. Ouder en leerlingparticipatie Dit heeft op alle locaties van Portalis veel aandacht gehad. Bij de diploma uitreiking zijn ouders aanwezig. Daarnaast zijn er vaak samen met de zorginstelling ouderavonden georganiseerd. Samenwerking met ketenpartners en MKB (RENN4, samenwerkingstrajectVMBO Friesland) Aansluitend bij de beweging rondom Passend Onderwijs zet Portalis zich in om verbinding te leggen met het externe onderwijstraject en de hierbij betrokken ketenpartners. Portalis participeert in het Samenwerkingsverband 20.01 in Groningen, het Samenwerkingsverband Drachten/Heerenveen en het Samenwerkingsverband Leeuwarden e.o. om bestuurlijk en organisatorisch de goede verbindingen te (blijven) leggen. In de overige 8 Samenwerkingsverbanden participeert Portalis via de samenwerkingsverbinding met RENN4. Dok vanuit de verschillende locaties is actief in samenwerking geïnvesteerd. Een concreet voorbeeld van samenwerking met ketenpartners is de samenwerking met de Zwaal en de Friese Poort. In 2013 is gestart met inventariseren wat de succes- en knelpunten zijn bij het duurzaam aarden van jongeren uit Jeugdzorg in een reguliere ViBO omgeving. Doel is om de overstap goed te borgen en te zorgen dat jongeren het onderwijs blijven volgen. Excel lente medewerkers beleidsvoornemens De komende veranderingen en ontwikkelingen van Het Poortje maken dat er de komende jaren eenberoep gedaan wordt op de flexibiliteit van de medewerkers. Het werken in zorgtrajecten vraagt ieders bijdrage en een andere manier van werken. Dit vraagt vervolgens weer om deskundigheidsbevordering. Aan deskundigheidsbevordering binnen Het Poortje wordt veel belang gehecht door de Directie. Binnen de mogelijkheden van -

de huidige financiële kders wordt dit vormgegeven. Dit houdt in dat er creatief gekeken wordt naar inzet van middelen en mogelijkheden voor scholing en opleiding. Daarnaast zal Het Poortje de komende jaren waarschijnlijk verder krimpen en vergaande samenwerkingsverbanden met ketenpartners ontwikkelen.

22

Het Poortie

-

Jaarverslao 2013

Realisatie van beleidsvoornemens Specialisatieoverstijgend Professionalisering Jeugdzorg binnen Juvaid &Wilster In 2013 is voor de LMT’s, de DR, de pedagogisch medewerkers en de gedragswetenschappers een presentatie gehouden over de professionalisering Jeugdzorg en de registratie in het BamW register. Alle pedagogisch medewerkers die zich kunnen registreren hebben dat gedaan voor 1januari 2014 Dit zijn de PMA-ers met een afgeronde HBO opleiding en de PMA-ers zonder afgeronde HBO opleiding. Voor die laatste groep is er een EVC procedure opgestart om over 5 jaar bij de herregistratie aan de voorwaarde te kunnen voldoen die het register stelt aan opleiding. Er leven nog een hoop vragen over de registratie en alles wat daar mee te maken heeft. Er is een stuurgroep die samen met de personeelsfunctionarissen werkt aan de verdere implementatie. Niet onbelangrijk daarin zijn de afspraken in een nieuw af te sluiten CAO en het nieuwe functiehuis. Wilster Pilot leen primair proces Het leantraject op een groep is uitgerold in 2013. De eerste resultaten worden begin 2014 gepresenteerd. Inzet personeel efficiënte inzet en terugdringen verzuim Het verzuim is teruggebracht naar gemiddeld 6,8%. Dat is een mooi resultaat en lager dan de 7,25% die begroot was. Wilster begon 2013 met een taakstelling, maar door efficiënte inzet van medewerkers is men binnen de formatieve kaders gebleven. Gezien de taakstelling was het noodzakelijk afscheid te nemen van enkele tijdelijke medewerkers en flexibole krachten, —

Juvaid Inzet op deskundig personeel Het belang van deskundig personeel is concreet gemaakt door inzet van planmatig opleidingsbeleid. Iedere medeweker heeft een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP), waarin verwoord staat hoe er wordt gewerkt aan deskundigheidsbevordering. Dit heeft er o.a toe geleid dat op 31 december 2013 52% van alle pedagogische medewerkers HBO opgeleid is (streefcijfer was 55%). Eind 2013 zijn er9 MBO opgeleide medewerkers gestart met hun HBO opleiding. Terugdringen verzuim In 2013 is samen met de bedrijfsarts veel aandacht geweest voor het terugdringen van het ziekteverzuim. Dit heeft geresulteerd in het behalen van een jaargemiddelde van 7.2% (streefcijfers was 7,5%). Hierbij is specifieke aandacht geweest voor frequenl verzuim, dat is ten opzichte van 2012 met 10% is gedaald. Porta Iie

Invoering passend onderwijs en Wet Kwaliteit VSO— scholingsbijeenkomsten Deze belangrijke onderwerpen zijn aan de orde geweest bij de onderwijsdag. De schoolpsychologen, loopbaanbegeleiders en

zorgcoördinatoren hebben gezamenlijk met het management in werkbijeenkomsten onderdelen van de Wet Kwaliteit VSO en Passend Onderwijs voorbereid. Versteviging bekwaamheid mentordocent De mentordocent is beter gepositioneerd, ook pakken zij beter hun eigen rol. Een aandachtspunt blijft het aansluiten bij de CvB. Bij de inroostering wordt hier beter rekening mee gehouden.

Juvaid • Geweldsincidenten Het aantal geweldsincidenten is in 2013 ten opzichte van 2012 met minimaal 25% verminderd. Dit komt deels doordat geweld’ anders wordt gedefinieerd, namelilk els er sprake leven letsel, Hierdoor is sprake van een forse daling. Daarnaast is een er een visie ontwikkeld op de rol van het leefklimaat bij terugdringen van en de interventies bij geweldsincidenten. Dit heeft een positief effect op agressief gedrag bij jongeren. -

Gcsprekscyclus met medewerkers i.h.k.v. persoonlijk opleidingsplan Met bijna alle medewerkers van Portalis zijn de gesprekken gevoerd in 203. Passende besturing beleidsvoornemens In 2013 is cie herinrichting verder vormgegeven. Om de efficiéntie van de zorgtrajecten te vergroten wil Het Poortje de zorgtrajecten -

digitaal ondersteunen. De kwaliteit van het primaire en de ondersteunende processen zal verder ontwikkeld worden met inzetvan het kwaliteitssysteem. Van belang hierbij is het opnemen van verbeteracties IPDCA), dievoortkomen uit verschillende instrumenten, zoalsbijvoorbeeld de uitkomsten vanuit de verschillendeinspecties, de interne audits, het MO, de MAZ-commissie, etc. Realisatie van beleidsvoornemens Wilster Monitor Jeugdzorg’”Het implementeren van de Monitor JeugdzorgP heeft veel aandacht en inzet gevraagd, maar na de nodige inspanningen is het onderdeel van de werkprocessen van de betrokken medewerkers. Het inhoudelijk benutten van de data is een vervolgstap voor 2014. Clientvoigsysteem Het proces rondom de keuze en implomentatie van een cliënt volgsysteem heeft forse vooruitgang geboekt. De projectstructuur omtrent User cliëntvolgsysteem) is geformaliseerd en be schreven in nauwe samenwerking met Elker. Er zijn QuickWins voor het administratieve gedeelte behaald, In 2014 moet User verder als cliëntvolgsysteem worden geïmplementeerd. MAZ commissie Het doel van de MAZ-commissie is het systematisch evalueren en analyseren van afwijkingen in het primaire proces om hiervan te leren en tijdig preventieve of corrigerende maatregelen te treffen. In samenspraak met het managementteam zijn in 2013 verbeter maatregelen getroffen. Aandachtspunt is dat de verbetermaat

Disciplinaire straffen en ordemaatregelen Het aantal ordemaatregelen en disciplinaire straffen is in 2013 ten opzichte van 2012 met minimaal 25 % verminderd. Grensoverschrijdend gedrag van jongeren wordt altijd eerst vanuit de inhoud, op basis van het perspectiefplan, van de jongere opgepakt. De pedagogische maatregel en het doseerprogramma zijn hierbij belangrijke hulpmiddelen. MAZ commissie Binnen Juvaid wordt periodiek de MAZ-commissie gehouden. Deze commissie houdt zich bezig met de analyse van Melding van Afwijkingen in de Zorg. In deze commissie worden verschillende afwijkingen besproken zoals: meditatie, incidenten, klachten, verzuim, etc. Door deze informatie in samenhang met elkaar te analyseren komt de MAZ-commissie tot advies voor verbetering van het zorgproces en de bedrijfsvoering. Daarnaast maakt de MAZ-commissie periodiek de incidentrapportage voor de Inspectie Jeugdzorg. Portal is Passende formatieve balans De formatieve balans is in 2013 passend geweest. Het schoolmanagement heeft hier strak op gestuurd en daardoor is de formatie volledg op orde. Het ziekteverzuim is aan de hoge kant maar de achtergrond is goed in beeld en er is geen sprake geweest van arbeidsgerelateerd verzuim. Kiezen van een kwaliteitszorqsysteem met mogelijkheden voor een digitaal leerlingvolgsysteem. Er heeft een verkenning voor een leerlingvolgsysteem plaatsgevonden en de keuze is gemaakt enkele zorgmodules van het systeem Eduscope aan te schaffen. Meting van de leerlingtevredcnheid Voor de afname van het leerlingtevrecienheidsonderzoek is veel geinvesteerd in de samenstelling van de vragenlijsten. Op de drie locaties zijn de jongeren raden hierbij betrokken geweest. Afname vicdt plaats in maart 2014.

regelen nog meer onderdeel moeten worden van de PDCA-cyclus.

5.2. Kwaliteit Het Poortje werkt met een kwaliteitsmanagementsysteem: HKZ. Dii certficuat wordt steeds voor de duur van 3 jaren uitgegeven, waarbij er elk jaar sprake is van een hercertiticer nq om te kijken

Het Poortie Jaarverslaci 2013 .

23

of de Organisatie voldoet aan de kwaliteitseisen en deornaast de juiste staipen zet voor verbetering. De zogenaamde Deming cirkel van Plan, Do, Check en Act. Het Poortje heeft in het najaar 2013 opnieuw bewezen te voldoen aan de kwaliteitseisen van de HKZ. Hiermee toont de organisatie aan dat ze constant werkt aan verbetering van de geleverde zorg er. de bedrijfsvoering. Vanuit de kwaliteitsgedachte worden de verschillende stakeholders van het Poortje gevraagd mee te denken en te praten over de geleverde zorg. In Wilster en Juvaid is er een jongerenraad die betrokken worden bij verandering en verbetering van het leefklimaat. Daarnaast wordt door middel van ouderavonden, ouderpannels en de cliëntenraad inspraak georganiseerd van de ouders. Ouders, jongeren of derden die het ‘,iet eens zijn me: de kwaliteit van de zorg of de inzet van vrijheidsbeperkonde maatregelen, kunnen hiervoor een klacht indienen volgens de procedures van de klachtenregeling. De uitkomsten hiervan worden besproken in

5.3.1. KlachtencommissieWilster Geldende klachtenregeling Op grond van de Wet op de Jeugdzorg is Wilster verplicht een regeling voor de behandeling van klachten van jongeren en hun vertegenwoordigers op te stellen. Hierbij wordt in het kort weergegeven hoe de behandeling van klachten in zijn werk gaat. De gehele klachtenregeling ligt ter inzage bij Wilster en kan op verzoek worden toegezonden. Het indienen van een klacht en bijstand van de klager Bij voorkeur wordt de klacht ingediend op een door Wilster verstrekt klachtenformulier. Er zijn brievenbussen van de klachtencommissie in Wilster. De klacht moet zo snel mogelijk (bij voorkeur binnen 8 dagen) worden ingediend. De k.ager heeft het recht om bijstand te vragen van bjvonrbeeId ouders! verzorgers, een advocaat of de cliëntenvertrouwenspersoon. De secretaris van de klachtencommissie beoordeelt of de klacht ontvankelijk is en of er bemiddeld kan worden, In veel geva’len kan worden bemiddeld, In een enkel geval wordt de klacht voorgelegd aan de klachtencornmissie.

de MAZ-commissie, de jongeronraad en binnen de managementteams van de specialisaties. Op basis hiervan wordt in gezamen lijkheid gewerkt aan verbetering.

Bij de behandeling van de klachten wordt een onderscheid gemaakt of het gaat om: al een klacht over (wijze van( oplegging van een beperkende maatregel, een hulpverleningsprogramma of verlof (artikel 29

Ook op ketenniveau wordt constant gekeken naar de juiste aansluiting in de keten voor het optimale zorgtraject van de jongere. Voorbeelden hiervan zijn het traject- en netwerkberaad vanuit (Je Justitiële keten, overleg met de bureaus Jeugdzorg en de samenwerking tussen Wilster en Elker in het project In Voor

Wet op de Jeugdzorg); of bI een bejegeningskiacht (artikel 68 Wet op de Jeugdzorg). Openbaar verslag De klachtencommissie draagt zorg voor jaarlijkse verslaglegging.

Zorg. Aandachtspunten in zorgtrajecten: op welke wijze zij cliënten bij haar kwaliteitsbeleid hebben betrokken; • de frequentie waarmee en de wijze waarop de instelling kwaliteitsbeoordeling heeft uitgevoerd en het resultaat daarvan; welk gevolg zij heeft gegeven aan klachten en meldingen over de kwaliteit van de uitvoering van haar taken. de toepassing van vrijheidsbeperkende maatregelen.

.3. Klachten Het Poortje vindt het belangrijk dat jongeren en hun ouders kenbaar kunnen maken dat zij het niet eens zijn met de gang van zaken of een beslissing van de organisatie. Daarom is voor Wilster voorzien in een klachtencommissie en een vertrouwenspersoon. Binnen Juvaid is een Commissie van Toezicht werkzaam. Deze organen en/of functionarissen worden hieronder toegelicht.

24

Het Poortie

-

Jaarverstan 2013

Hoe wordt de klachtenregeling onder de aandacht gebracht Voor jongeren van Wilster Te in de huisregels duidelijk uitgelegd hoe zij een klacht kunnen indienen en wat de procedure is.Wilster vindt het van groot belang dat jongeren de mogelijkheid hebben om kenbaar te maken dat zij het niet eens zijn met gedragingen van Wilster of toegepaste maatregelen. Op de groepen liggen daarom altijd voldoende klachtenformulieren die zonder beletsel ingevuld en ingediend kunnen worden. Eveneens kunnen zij langsgaan bil de vertrouwenspersoon voor hulp bij het opstellen van de in te dienen klacht. Om ouders op de hoogte te stellen van de procedure van het indienen van een klacht, is op de site van Wilster de klachtenregeling en een korte beschrijving van de procedure te vinden. Daarnaast worden ouders in de informatiebrief geïnformeerd over de mogelijkheid en de wijze van het indienen van een klacht. Ook voor ouders bestaat de mogelijkheid hulp in te roepen van de vertrouwenspersoon. Hierover worden zij ook via de bezoekbrief en de website van Wilster geïnformeerd. Samenstelling van de klachtencommissie De leden van de klachtencommissie worden door bestuurder benoemd op bindende voordracht van de zittende leden. De leden zijn niet werkzaam voor of bij Wilster en worden benoemd voor

een periode van 4 jaar. Eens per kwartaal wordt er vergaderd, waarbij de directie van Wilster drie keer per jaar aanwezig is, Eveneens is er één keer per jaar een gezamenlijke vergadering met de Commissie vanToezicht Juvaid. Daarnaast is er eens per maand telefonisch overleg tussen de voorzitter van de klachtencommissie en de directeur van Wilster. Conform de klachtenregeling bestaat de klachtencommissie in ieder geval uit een jurist, een gekwalificeerd gedrags wetenschapper alsmede indien de aard van de klacht dit vereist, een arts. Op verzoek kunnen de namen van de leden van de klachtencomrnissie worden verstrekt. In 2013 heeft de klachtencommissie op een goede manier volgens de klachtenregeling kunnen werken. De nadruk heeft op af handeling door middel van bemiddeling gelegen. In 2013 is er geen hoorzitting geweest. Aantal en aard klachten In totaal zijn er in 2013 98 klachten ingediend. Dat is meer dan in 2012 (76) en 2011 (64). Afgezet tegen het in 2012 aantal ingediende klachten is er sprake van een toename. Er is ook een toename van het aantal niet-ontvankelijke en onbevoegde verklaarde klachten, 18 in 2013 tegen 7 in 2012. In augustus 2013 is besloten dat de klachtencommissie alle klachten van DOK3 in eerste instantie in behandeling neemt. Dat verklaart ook de toename van het aantal klachten. Daarnaast zijn er relatief veel klachten afkomstig van een tweetal jongeren. Uit de klachtenanalyse blijkt dat het grootste deel van de klachten wordt ingetrokken, namelijk 82% van het totaal aantal klachten. Hiervan werd in 37 klachten (45 % van het totaal van de inge trokken klachten) eerst bemiddeld, waarna ale klachten zijn ingetrokken. Hieruit is af te leiden dat jongeren na de ontevreden hed van het moment vaak geen noodzaak meer zien voor een hoorzitting. Een gesprek met een onafhankelijk lid van de klachtencommissie biedt een mogelijkheid om afspraken te maken en biedt de klager de mogelijkheid zijn zienswijze kenbaar te maken. Dit werkt prettig voor jongeren en is ook laagdrempelig. Ook valt hieruit af te leiden dat een jongere veel baat heeft bij een extra uitleg en een gesprek met de verant woordelijke afdelingsmanager. Wilster vindt het belangrijk dat aandacht besteed wordt aan het waarborgen van de rechtspositie van de jongeren/ouders die in de instelling verblijven. wenseroon Jongeren en/of ouders/verzorgers van Wilster kunnen met vragen of opmerkingen over de jeugdzorg terecht bij een vertrouwenspersoon van Zorgbelang Groningen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de manier van benadering, het handelen van hulpverleners of informatieverstrekking. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk, onpartijdig en is er voor alle jongeren van Wilster en hun ouders/verzorgers.

De vertrouwenspersoon houdt telefonisch spreekuur en komt oek regelmatig langs in Wilster. 5.3.2. Commissie vanToezicht Juvaid Binnen Juvaid is een onafhankelijke commissie van toezicht aangesteld, bestaande uit burgers, waarvan conform de wettelijke eisen minimaal deel uitmaken een rechter, een advocaat, een gedragswetenschapper en een deskundige op het gebied van pedagogische hulpverlening. De commissie heeft maandelijks afstemming met de directeur van Juvaid. De commissie heeft de volgende taken: a. toezicht te houden op de wijze van tenuitvoerlegging van de vrijheidsbeneming in de inrichting; b. kennis te nemen van door de jongeren, ouders of voogd, stiefouder of pleegouders, naar voren gebrachte klachten en ter zake te bemiddelen; c. zorg te dragen voor de behandeling van klaagschriften; d. het adviseren van o.a. de minister en de directeur omtrent het onder a gestelde. De commissie van toezicht stelt zich daarnaast door persoonlijk contact met de jongeren regelmatig op de hoogte van onder hen levende wensen en gevoelens. Bij toerbeurt treedt één van haar leden hiertoe op als rnaandcommissaris. De maandcommissaris bezoekt regelmatig de jongeren op de leefg roep. De maandcommissaris vervult tevens de taken van de vertrouwenspersoon en bemiddelt bi) klachten van jongeren.

5.4. Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk Het Poortje bevindt zich in een veranderende omgeving; de wettelijke stelsels rond onderwijs en jeugdzorg veranderen, de economische omstandigheden brengen mee dat de financiering van onze instelling minder ruim zal zijn en de doelgroep van Het Poortje krimpt. Dit heeft gevolgen voor zowel de grootte als de inrichting van onze organisatie. Mobilitoit en employability zullen als personeelsinstrumenten ingezet gaan worden om te zorgen dat alle medewerkers kunnen blijven rekenen op een goede arbeidsplaats. De veranderingen en ontwikkelingen van Het Poortje maken dat er de komende jaren een bercep gedaan wordt op de flexibiliteit van de medewerkers Het werken in zorgtrajecten vraagt ieders bijdrage en een andere manier van werken. Dit vraagt vervolgens weer om deskundigheidsontwikkeling. mede ingezet door het actieplan “Professionalisering Jeugdzorg Deze deskundigheids ontwikkeling vindt het CMT van groot belang, maar zal zijn vorm krijgen binnen de mogelijkheden van de huidige financidle kaders. Dit houdt in dat er creatief gekeken wordt naar inzet van middelen en mogelijkheden voor scholing en opleiding.

Het Poortie Jaarverslaa 2013 -

25

In 2013 is ingezet op de volgende speerpunten: mobieje en broed inzetbare medewerkers; strategische personoclsplanninq en flexibiliteit; investeren in planmatig opleiden; implementatieplan Professionalisering Jeugdzorg; reorganisatie; Mobiele en breed inzetbare medewerkers Het aangaan van niet vrijblijvende samenwerkingsverbanden en een eventuele fusie, betekent dat onze medewerkers mobiel en breed inzetbaar moeten zijn. Doelen: Ondersteuning bij het ontwikkelen van motiverende loopbaanarragementen voor de professionalisering van medewerkers. Zodat zij een volgende stap in hun loopbaan kunnen zetten en gemotiveerd en duurzaam blijven werken en

-

eventuele gedwongen ontslagen voorkomen worden. Realisatie Ook in 2013 is er actief beleid gevoerd op het gebied van opleidingen. Het beleid is gericht op het daadwerkelijk verbeteren van vaardigheden, zowel van teams als van individuele medewerkers. Ook vanuit het perspectief van een veilig werkklimaat zijn medewerkers adequaat uitgerust qua basis opleiding en qua ondersteuning en coaching. Klinische lessen, voorlichtingsbijeenkomsten, kennis basisdocumenten en interdisciplinaire samenwerking zijn ingebed. Sti etoqische personeelsplrinning en flexibihteit De. finanr.iële mogelijkheden van Het Pnortje zin de komende jaren beperkt en de eisen die aan de Organisatie worden gesteld zullen kritischer zijn. Onze omgeving viaagt er dus om fexibelere afspraken te maken over inzet van personeel. Concreet moet dit leiden tot een personele populatie die qua aantallen, kwaliteten en kosten aansluit op de daadwerkelijke behoefte aan personeel.

Realisatie In het verlengde van mobiele en breed irizetbare medewerkers worden de opleidingsplannen per specialisatie bijgehouden en geactualiseerd. Op transparante wijze is duidelijk gemaakt welke opleidingswensen er zijn en hoe inhoudelijke ontwikkelingen (behandel klimaat, behandeling adolescenten en onderwijs profieleni gehorgd wordt door scholing. De deskundigheids ontwikkeling heeft vorm gekregen binnen de mogelijkheden van dc huidige financiële kaders. lmplementatieplan Professionalisering Jeugdzorg Het Implementatieplan Protessionalisering Jeugdzorg (IPJI wil beroepsbeoefenaren in de jeugdzorg helpen om optimale zorg en hulp te bieden. Professionalisering betekent investeren in (aanstaandel jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers in de jeugdzorg. Het vraagt van beroepsbeoefenaren dat zij investeren in hun vakmanschap en van organisaties dat zij investeren in hun vakmensen. Dit vertaalt zich naar: eisen stellen aan de vakbekweamheid, permanente educatie, ruimte voor roflectio, het werken volgens de beroepscodes, tuchtrecht en ruimte voor professionele autonomie. Realisatie Om de ontwikkeling en ruimte voor professioneel handelen te verbeteren, hebben verschillende partijen uit het jeugdzorgveld (werkgevers, beroepsvereriigingen en —registers, opleidingen en cliëntenorganisatiesl een actieplan opgesteld, gericht op professionalisering van beroepsbeoefenaars in de jeugdzorg. Het Poortje is in 2013 gestart met de uitrol van dit actieplan. Een groot deel van de pedagogisch medewerkers binnen Het Poortje heeft zich inmiddels geregistreerd bij een beroepsvereniging en EVC-trajecten zijn gestart. De verdere uitwerking van het actieplan zal worden voortgezet in 2014. Het implementatieplan beslaat drie jaar. Het kader hiervoor vormt de wettelijke regeling voor registratie van professionals in de jeugdzorg.

Realisatie De verdere uitwerking van strategische personeelspianning en floxibiitoit hoeft in 2013 plaotsgovondcri. In serncnwerkjng met Elker wordt nu gekeken naar het concreet uitvoeren van dit onderwerp. De uitrol hiervan zal plaatsvinden in 2014. in 2013 worden vanwege de reorganisatie openstaande vacatures niet ingevuld. lnvesteJantiopleiden Het Poortje wil met de bestaande formatie efficiënter werken zodat de focus van ons werk bij ‘de handen aan het bed blijft. Het realiseren van de gestelde doelen staat of valt met het oeschikken over de inzetbaarheid van voldoende deskundig personeel. Gerichte aandacht voor en permanent investeren in het menselijk potentieel van de organisatie is daarvoor van doorslaggevend belang.

anisatio Het Poortje bevindt zich in een veranderende omgeving. Om onze doelgroep goed te bedienen en ons bestaansrecht te garanderen binnen de keten van Noord Nederland, moet Het Poortje zich ontwikkelen tot een efficiëntere aanbieder van Jeugdzorg’’ en uitvoerder van justitiële straffen en maatregelen. Dit hoeft gevolgen voor zowel de grootte als de inrichting van onze Organisatie. Realisatie Er is in samenwerking met de vakbonden en OR een sociaalplan opgesteld en hieraan is in 2013 uitvoering gegeven. Er is conform dit sociaalpian een mobiliteitsbureau opgezet voor begeleiding van werk naar werk trajecten, zowel intern als extern. (mobiliteit en employability) Processen binnen de bedrijfsvoering zijn lean beschreven. De implementatie hiervan zal in 2014 en 2015 plaats gaan vinden.

26

1-let Poortje Jaarverslso 2013 .

5.5. Financieel beleid 5.5.1. Hoofdlijnen financieel beleid De afgelopen jaren stonden in het teken van de onder druk staande financiële oositie van Het Poortje en de noodzaak om deze om te buigen naar een gezondere basis. Zowel de vermogenspositie als de liquiditeitspositie werden aangemerkt als zwak en deze behoefden versteviging. De huidige onzekere toekomst ven het aantal te verzorgen cliënten, behoud van omzet als aanbieder in de decentraliserende zorgsector en aanstaande beuiniqingen op de jeuqdzorg budgetten maken de financiële positie des te meer onzeker. Reden om hier continue hoge aandacht aan te geven. Voor nu en in de toekomst hebben we voldoende weerstandsvermogen nodig voor de op ons af komende turbulentie in de sector. In 2013 heeft Het Poortje daarom strak gestuurd op de uitgaven van de kostenbudgetten. Incidentele meevallers zijn niet gebruikt voor extra uitgaven. Het investeringsniveau is naar beneden gebracht en er zijn geen nieuwe leningen aangetrokken. Kasstrornen zijn goed bewaakt en de schuldenpositie is naar beneden gebracht. Deze maatregelen hebben ervoor gezorgd dat voor het eerst sinds jaren de liquiditeitspositie weer net positief is 1103%). Er is daarmee voldoende geld om aan de kortiopende verplichtingen te kunnen voldoen. Helaas is het dit jaar echter niet gelukt om de reservepositie te verhogen via een positief exploitatieresultaat. Ondanks strakke budgetdiscipline en het reserveren van meevallers heeft 2013 in het teken gestaan van reorganisatiekosten en aanvullende dotaties aan voorzieningen. Dit heeft enerzijds te maken met de huidige inspanningen om structureel ruimte te creëren in de uitgaven via de in 2013 doorgevoerde reorganisatie op ondersteunende bedrijfsvoeringsprocessen. Anderzijds is het nodig gebleken om de voorzieningen bij te stellen op de toegenomen onzekerheden in de nog te realiseren kosten. Deze extra maatregelen in kostenreductie en ingecalculeerde voorzichtigheden hebben in 2013 daarom ondanks de budgetdiscipline geleid tot een nadelig exploitatieresultaat. Als gevolg daarvan hebben we de vermogenspositie en daarmee de solvabiliteitsratio in 2013 niet weten te verstevigen.

Per segment bekeken

2ijn

Als we echter ook kijken naar de verhoging van de voorzieningen op balansdatum, dan kunnen we stellen dat het weerstands vermogen, te weten het aandeel van het eigen vermogen en voorzieningen ten opzichte van het balanstotaal, van Het Poortje is toegenomen in 2013. De komende jaren zullen in het teken staan van verder toenemende onzekerheid in de omzet, De verwachte krimp in de Jeugdzorg’’ sector zal samen met de transitie van VWS naar gemeenten haar beslag krijgen op het activiteitenniveau en omzet van Wilster. Het bezettingsniveau van justitiële capaciteit blijft voor Juvaid een zorgpunt en zit aan de onderkant van wat acceptabel is. Verdere kostenreductie zal naast de uitwerking van de in 2013 doorgevoerde reorganisatie een speerpunt blijven, waarbij de kosten mee zullen moeten bewegen met het activiteitenniveau en de daarbij gerealiseerde omzet. In de budgettering van komende jaren zal dus rekening gehouden moeten worden met dergelijke onzekerheden, leidend tot behoudende begrotingen, die voldoende flexibditit bieden voor meerdere scenario’s. In de begroting 2014 zijn hierin de eerste stappen gezet. Uitgangspunt blijft daarbij dat de huidige solvabiliteitspositie en liquiditeitspositie als te laag worden aangemerkt en dus komende jaren verder verstevigd moeten worden, 5.5.2. Exploitatie 2013 Het verslagjaar 2013 is afgesloten met een exploitatieresultaat

van -€ 261.000. Vooral het verwerken van aanvullende dotaties aan personele voorzieningen ten laste van het resultaat hebben geleid tot een nadelig resultaat. In totaal is de stand van de voorzieningen in 2013€ 751.000 hoger geworden dan in 2012. Voor het belangrijkste deel wordt dit veroorzaakt door de in dit jaar opgenomen voorziening voor boventallig personeel van €401.000. Nieuw in dit jaar is het instellen van een voorziening groot onderhoud gebouw voor de nog te realiseren meerjarige onderhoudskosten van gebouw Wilster, ter grootte van € 171.000. De bestaande personele voorzieningen voor jubilea en vitaliteit zijn verhoogd, vooral vanwege de verlaagde kans op natuurlijke uitstroom van personeel, waardoor de kans op het daadwerkelijk maken van deze kosten toeneemt.

de resultaten als volgt verdeeld (x 1.000 ouro):

2013

2012

72

200

535

-190

Wilster (Ministerie van WVS)

-868

55

Totaal resultaat

-261

65

Juvaid (Ministerie van V&J) Portalis (Ministerie OCW)

Het Poonie Jaarverslac 2013 -

27

Voor Juvaid geldt dat de exploitatie redelijk budgettair neutraal heeft kunnen verlopen, ondanks de budgettaire verlaging van de rijkssubsidies vanwege verlaging van het aantal operationele capaciteitspiaatsen. Extra aanvullende subsidies voor onder andere het in stand houden van de reservecapaciteit als ook een hogere bijdrage voor de verhoogde huurkosten van locatie Veenhuizen hebben het inkomstenbudget op peil genouder. De kosten zijn ondanks de verhoogde huurlasten in de overige bedrijfskosten ook binnen de perken gebleven, vooral door verlaging van de formatie inzet. Hierdoor heeft Juvaid kunnen besparen op de personeelskosten. Portalis heeft dit jaar gezorgd voor een positief resultaat. Vooral meevallers op de rijksinkomsten, vanwege hogere leerlingenaantallen en de toekenning van extra subsidie voor eerlingen die niet op een gesloten macntiging verblijven hebben een positief effect gehad op de gerealiseerde inkomsten. Strak budgetbeheer en aanpassing van personele inzet op de daierde bezetting van aantal jongeren hebben daar bovenop geleid tot lagere personeelskosten en overige bedrijfskosten.

De mate van reservevorming ten opzichte van de exploitatie omzet is voor Wilster en Juvaid van oudsher beperkt, mede vanwege beperkingen die de ministeries hier op leggen. De reservevorming mag per segment maximaal 10% van de rijkssubsidie zijn, waarbij bovendien een aantal op de balans van de jaarrekening voorkomende voorzieningen door de ministeries niet meegerekend worden in de bepaling van het maximum. De budgettaire ruimte wordt hierdoor door de ministeries aanzienlijk beperkt. Dit is de reden waarom de budgetratio voor Wilster en Juvaid hooguit enkele procenten hoog s. Vanwege de nadelige exploitatie van Wilster in 2013 is de reserve voor dit segment omgeslagen in een negatieve stand. Bij Portalis gelden niet dergelijke beperkingen in de reservevorming, waardoor de budgetrat o voor Portalis hoger heeft kunnen worden. Het voordelige exploitatieresultaat van dit jaar heeft de reservepositie verder kunnen versteviger..

De exploitatie van Wilster ziet er dit jaar minder rooskleurig uit. De inkomsten van Wilster zijn vooral lager uitgevallen door een lagere realisatie van verzorgingsdagen van jongeren, waardoor een onderbezettingskorting is opgetreden. De personeelskosten zijn hoger met name omdat veel van de extra dotaties aan de personele voorzieningen van dii jaar (€466.000) voor rekening van de exploitatie van Wilster komen, op basis van de verdeelsleutel in de begroting 2013 (65%Wilster, 35% Juvaid). Bovendien is dit jaar een voorziening voor onderhoud gebouw voor locatie Groningen ingesteld, met een opbouw van C 171.000. Deze voorziening leidt tot hogere overige bedrijfskosten Door het dit jaar gerealiseerde nadelige exploitatieresultaat heeft cie vermogensvorming in tegenstelling tot in 2012 niet verder kunnen doorgroeien, maar is juist weer iets lager uitgevallen. De beoogde opbouw van reserves heeft afgelopen jaar onder druk gestaan door lagere inkomsten bijWilster en Juvaid en de benodigde extra opbouw van voorzieningen voor nog te maken

dan verwacht.

kosten.

Reservepositie en balansverhoudingen

2013

2012

Juvaid

4%

4%

Wilster

40%

31%

Portalis

-2%

4%

Budgetratio (bestommingsreserves en —fondsen versus omzet

28

Het Poortie

jaarverslan 2D13

5,5.3. Perspectief 2014 en verder Sinds 2014 is Het Poortje bestuurlijk gefuseerd met Stichting Elker. Daarmee is een intensieve, niet vrijblijvende samenwerking tussen beide partijen ontstaan met het oog op het ontwikkelen van betere zorgtrajecten voor de gezamenlijke cliënten doelgroep. Beide stichtingen krijgen komende aren te maken met de veranderingen in de jeugdzorgsector, waarbij decentralisatie van zorgoudgetten naar gemeenten en het herverdelen en aanbesteden van budgetten aan zorgaanbieders grote onzekerheden zullen opleveren voor de continuiteit van zorg aan de cliënten en het aanbod en de bedrijfsvoering van de huidige zorgaanbieders.

Als we rekening houden met de opbouw van voorzieningen, dan zien we wel dat het weerstandsvermogen van Het Poortje slrd 2011 is gestegen. Het Poortje heeft hiermee mogelijkheden gecreëerd om tegenvallers in de toekomst op te kunnen vangen. Deze trend is komende jaren ook hard nodig voor de toenemende bedrijfsrisico’s in de jeugdsector.

Daartoe lopen nu in het Noorden op provinciaal niveau transitietrajecten om deze decentralisatie van budgetten en de vormgeving van het zorgaanbod, samen met gemeenten en zorgaanbieders verder uit te werken. Het Poortje is hierbij aangehaakt en behartigt de belangen voor de cliënten en de Organisatie. Ook landelijk vindt overleg plaats met VWS en VNG. Voor de risico’s die Het Poortje loopt op teruglopende omzetten, vanwege verminderende zorgvraag en andere budgetverlagingen, worden op dit moment scenario’s uitgewerkt. Deze zullen sterk bepalend moeten zijn voor de budgettaire voorbereidingen die genomen worden voor jaar 2015 en verder. Voldoende aanpassing van huidige kostenniveau’s op de toekomstige verwachtingen is

duerbij essanticel. Ook de floxibilisering van vooral personeelskosten, personeelsinzet en de kosten van huisvesting zijn daarbij belangrijke thema’s. Voor 2014 is voor Het Poortje een kostendekkende begroting vastgesteld, waarbij alle segmenten in principe een kostendekkende budgettering hebben. De begroting wordt gekenmerkt door onder druk staande omzetten en stijgende kosten. Hierdoor heeft Het Poortje deze nadelen moeten opvangen in de kosten, waarbij het principe van voorzichtigheid de boventoon heeft gevoerd, passende bij de toenemende onzekerheden in de inkomsten en uitgeven. Het Poortje komt uit een zorgelijke Iiquiditeitssituatie. Sinds 2011 is ingezet op versteviging van de liquiditeitspositie en dat heeft zijn vruchten afgeworpen. In 2013 is voor het eerst in jaren een licht positieve liquiditeitspositie verkregen, die op dit moment voldoende continuïteit biedt. Dit is echter wel mogelijk bij een relatief stabiele en plenbare prognose van liquidileitsstromen, met weinig extra uitgaven voor bijvoorbeeld grotere

De doorgevoerde reorganisatie van 2013 op de ondersteunende bedrijfsprocessen en management werpen in 2014 hun vruchten af en dragen voor een belangrijk deel bij aan de sluitende begroting. Door deze maatregelen heeft de begroting voor 2014 een relatief gelijk beeld van de inkomsten en uitgaven kunnen behouden ten opzichte van 2013.

investeringen. Het is daarom wenselijk de liquidi:eirsprognose komende jaren verder te verbeteren naar een hogere dekkingsqraad.

Het Poortje Jarvrsl 2013

29

Begroting (x 1.000 euro)

2014

2013

21.527

21.767

Huisvestingskosten

4.659

4.412

Organisatiekosten

1.604

1.549

Verzorgingskosten

921

975

Personeelskosten

1.460

1.615

Totaal kosten

30.171

30.318

Subsidie ontvangsten

29.612

28.314

150

1.535

Financiële baten en lasten

Ontvangen vergoedingen projecten Overige vergoedingen Totaal vergoedingen

5,5.4.Treasury Het huidige treasurystatuut is in 2010 opgesteld en vastgesteld door bestuur en directie in de vergadering van 15 februari 2011 en bekrachtigd door de Raad van Toezicht in de vergadering van 20 april 2011. Het treasurystatuut voorziet in richtlijnen aangaande de verantwoordelijkhedsverdcling, de planning on verantwoording, de procedures en de voorwaarden waaronder nieuw aan te gans financiële verplichtingen worden eenigeqeen voor Hel Poortje. Hieronder vallen enerzijds het wegzetten van tijdelijk overtollige gelden, het aantrekken van leningen, de wijze waarop met rentebeleid, rendement en renterisico’s wordt omgegaan en anderzijds de beperkingen en voorwaarden die de Organisatie zichzelf oplegt voor het aangaan van nieuwe transacties daaromtrent. Het statuut heeft over het algemeen een risicomijdende strekking hiit paat om financiele transacties.

als

Het treasurystatuut is per 2011 in werking getreden, waardoor nieuwe verplichtingen worden aangegaan met in achtneming van dit statuut. Sinds 2012 is de treasurybeleidscycius in werking getreden waarin de verantwoordingsprocessen aangaande de uitvoering van het treasurybeleid aan de orde komen. Jaarlijks wordt daartoe de planning en verslag van de treesury activiteiten besproken met de Raad van Toezicht, tezamen met de begroting en ;aarrekening.

30

Het Poortje .laarverstaa 2013

409

469

30.171

30.318

Vanwege de bestuurlijke fusie in 2014 met Stichting Elker wordt per 2014 een nieuw treasurystatuut opgesteld en voor vaststelling aangeboden aan de nieuwe Raad vanToezicht van de nieuwe fusieorganisatie. Speerpurtten voor 2014 zijn een behouden investeringsbegroting en in prirupe geen nieuwe financierincjsbehneften in de vorm van langlopende leningen. Inzet is het bewerkstelligen van een positieve cashiow, eidend tot verbetering van de liquiditeitspositie, Afgelopen jaar is voor een van de vier nog lopende langlopende leningen een nieuwe rente vastgesteld voor de resterende looptijd. Dit heeft een aanzienlijk rentevoordeel opgeleverd, die ten goede komt aan de jaren 2014 en verder. Het Poortje is nog in bezit van een rentederivaat die destijds is afgesloten om het renterisico op een lening met een looptijd van vijf jaar af te dekken. De lening is inmiddels afgelost vanwege verkoop van activa. Het derivaat heeft op dit moment een verwaarloosbare waarde en is in de balans opgenomen onder financiële veste activa. Het Poortje loopt geen waarderingsrisico’s meer op dit product aangezien de boekwaarde nagenoeg nihil is.

1’ S

t’ ; ‘‘

S....

t Het Poortje

Jaarverslao 2013

31

6. Jaarrekening 2013

6.1. Balans per 31 december 2013 (na resultaatbestemming)

Activa Un euro’s)

Ref.

31-12-2013

31-12-2012

Vaste activa

Materiële vaste activa

1

9.408.075

10.426.487

Financiële vaste activa

2

9

48

9.408.087

10.426.535

Totaal vaste activa

Vlotterde activa Vorderingen en overlopende activa

3

447.282

342.198

Vorderingen uit hoofde van subsidies

4

1.506.132

1.432.645

Liquide middelen

5

3.009.622

3.659.486

4.963.036

5.434.329

14.371.123

15.860.864

Totaal vlottende activa Totaal Activa Passiva (in euro’s) Eigen vermogen

Ref

31-12-2013

1

31-12-2012

6 454

454

0

-157.426

Bestemmi ngsreserves

1.084.051

1.347.900

Bestemmingsfondsen

959176

1.113.754

2.043.681

2.304.682

Kapitaal Algemene reserve

Totaal eigen vermogen

Voorrieningen

7

1.810.353

1.059.751

Langlopende schulden

8

5.706.205

5.898.522

9

751.945

2.774.562

10

4.058.939

3.823.347

14.371.123

15.860.864

Kortiopende schulden Schulden uit hoofde van subsidies Kortlopende schulden en overlopende passiva Totaal Passiva

32

Het Poort.e

-

Jaerverslae 2013

6.1.2. ResuItatenrekenng over 2013

Ref

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

Subsidies Jeugdzorg

12

30.584.283

29.949.155

30.535.442

Overige bedrijfsopbrengsten

13

524.316

368.571

597.552

31.108.599

30.317.726

31.132.994

14

22.591.093

21.766.610

22.457.353

Afschrijvingen op materiële vaste activa

15

1.175.882

1.304.504

1.393.159

Overige bedrijfskosten

16

7.287.343

6.936.400

6.846.481

31.054.318

30.007.514

30.696.994

54.280

310.212

436.000

-315.280

-310.212

-371.093

-261.000

0

64.909

-261.000

0

64.909

Resultatenrekening (in euro’s) Opbrengsten

Som der bedrijfsopbrengsten

La sten Personeelskosten

Som der bedrijfsiasten

Bedrijfsresultaat

17

Financiële baten en lasten Resultaat

Uit

gewone bedrijfsvoering

Resultaat boekjaar

Rcsultaatbestemm Ing

Toevoeging (+) / onttrekking

(-):

Bestemmingsreserve Ministerie Veiligheid & Justitie -

-116.158

-80.161

Bestemmingsfonds Ministerie Veiligheid & Justitie

188.557

279.952

Bestemmingsreserve Ministerie van OCW

534.532

-190.017

Bestemmingsreserve Ministerie van VWS

-444.636

0

-423.295

55.135

-261.000

64.909

-

-

-

Bestemmingsfonds

-

Ministerie van VWS

Het Poortje

-

Jaarverslan 2013

33

6.1.3. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld op basis van de indirecte methode.

Kasstroom uit operationele activiteiten 436.000

54.280

Bedrijfsresultaat Aanpassingen voor; -

-

1.393.159

1.175.882

afschrijvingen

194.001

750.602

mutaties voorzieningen

1.587.160

t926484 Veranderingen in vlottende middelen; -

-

-

vorderingen vorderingen/schulden uit hoofde van subsidies kortiopende schulden (excl.schulden aan kredietinstellingen)

-105.084

438.653

-2.096.104

1.646.653

Keestroom uit bedrijfsoperaties Ontvangen interest Betaalde interest

-1.439.041

536.434 -1.664.754

646.265

316.010

2.669.425

2.772

4.715

-318.052

-375.807

Totaal kasstroom uit operationele activiteiten

-315.280

-371.092

730

2.298.333

Kasstroom uit investeringsactivitoiten Investeringen materiële vaste activa Desinvesteringen materiële vaste activa

-300.188

-519.896

142.756

3.372.311

ui

fi’Ir1

iirc’I

2.853.415

-157.432

Totaal kasstroom uit investeringsactiviteiten

ie

Aflossing langlopende schulden

-3.468.804

-493.162

Totaal kasstroom uit financieringsactiviteiten

-493.162

-3.468.804

Mutaie geldmiddien

-649.864

1.681.944

Stand per 1januari

3.659.486

Stand per 31 december

3.009.622

Het Poortïe

JddrvCrSaa

3.659.486 -649.864

Mutatie geldmiddelen

33

1.977.542

2013

1.681.944

6.1.4. Algemene toelichting & grondslagen van waardering en resultaatbepaling 6.14.1. Algemeen Gegevens rechtspersoon Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen is statutair gevestigd te Groningen en heeft haar feitelijke )hoofd)vestiging op Hoogeweg 9 te Groningen. Aard van de activiteiten Het Poortje Jeugdinrichtingen biedt gedwongen of justitiële jeugdzorg binnen de bredere onderwijs-justitiële- en jeugdzorgketen. Het Poortje is specialist in het bieden van gesloten behandeling in een drie milieusetting (wonen, onderwijs/arbeid, Vrije tijd). De doelgroep van Het Poortje Jeugdiririchtingen wordt langdurig en structureel in de ontwikkeling bedreigd en kent een multi-complexe probiematiek. De regio Noord-Nederland (Groningen, Friesland, Drenthe) is het zorggebied voor de Organisatie met beperkte overloop uit overige regio’s in Nederland. Inschrijving Kamer van Koophand De Stichting is ingeschreven in het Stichtingenregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41009061. Grondslagen voor hot opstellen van de jaarrekening De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de stellige uitspraken van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, uitgegeven door de Raad voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder Richtlijn voor de ,Jaarvers)aggeving Hoofdstuk 640,

Vergelijking met voorgaand jaar De grondslagen van waardering en van resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar, met uitzondering van een stelselwijziging voor de voorziening groot onderhoud gebouw voor segment Ministerie van VWS. De stelselwijziging houdt voor 2013 in dat in voorbereiding op verdere uitwerking van deze onderhoudsvoorziening voor de cyclusjaren 2014-2024 in 2013 een dotatie heeft plaatsgevonden aan de voorziening ten laste van het resultaat 2013 ter grootte van € 170.633. De vorming van de voorziening groot onderhoud gebouw in 2013 heeft geen invloed op de vergelijkende cijfers met voorgaand jaar. Vergelijking met de begroting De in de jaarrekening opgenomen begrotingscijfers zijn gebaseerd op de 5 december 2012 door de Raad van Bestuur vastgestelde en op 19 december 2012 door de Raad vanToezicht goedgekeurde begroting 2013. Verbonden rechtspersonen Het Poortje onderhoudt een samenwerkingsrelatie met Jeugdhulp Friesland, vormgegeven binnen de stichting Behandelcentrum Woodbrookers. Het Poortje brengt 24 plaatsen gesloten jeugdzorg in die binnen het behandelcentrum worden verzorgd. De bij de 24 plaatsen gesloten jeugdzorg behorende subsidie van VWS bedraagt € 2.917.492. De subsidie is beschikbaar gesteld aan Stichting Woodbrookers ten behoeve van hun exploitatie, welke vervolgens een subsidieverantwoording overleggen aan Het Poortje. De ontvangst van deze subsidie van VWS en het

Organisatiezonder-winststreven (aangepast 2010). Er is voldaan aan de verantwoordingseisen volgens spccfieke subsidieregelgeving van de Ministeries van Veiligheid & Justitie, Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen en Volksgezondheid, Welzijn

doorbetalen daarvan aan Woodbrookers is gesaldeerd verwerkt in de exploitatiecijfers van deze jaarrekening. Woodbrookers stelt een eigen jaarrekening op die gepubliceerd wordt op www.jaarverslagenzorg.nl. Het Poortje is verantwoordelijk voor de subsidieafrekening met het ministerie van VWS. Aan de Stichting Woodbrookers heeft Het Poortje vergoedingen in rekening gebracht voor bestuur en administratiekosten, ten bedrage van €49.175. Deze bijdrage is verwerkt in de overige

& Sociale Zaken.

bedrijfsopbrengsten.

Continuiteit Deze jaarrekening is opgesteld uitgaande van continuiteitsveronderstelling.Voor de subsidierelatie met Ministerie van VWS geldt dat vanaf 2015 de subsidierelatie verandert als gevolg van de nog lopende uitwerking van de

Subsidieregeling Bij het samenstellen van de rekening en verantwoording is rekening gehouden met de aanwijzingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken en met de aanwijzingen zoals aangegeven in RJ 660 403, de toelichtende brochure bij de richtlijn Jaarverslag Onderwijs en de aanvullende afspraken met betrekking tot het

transitie van jeugdzorg budgetten naar de gemeenten. In het maatschappelik verslag wordt nader ingegaan op deze ontwikkelingen. De gesloten jeugdzorginstel lingen hebben bezwaar aangetekend tegen de opzegging van de subsidierelatie door VWS en zijn hierin in het gelijkgesteld. De gesloten jeugdzorginstellingen zijn met VWS en VNG in onderhandeling over de voorwaarden waaronder de transitie naar gemeenten verantwoord kan plaatsvinden. Nadere toelichting op de transitie wordt ook gegeven in 6.1.5 -11 Niet in de balans opgenomen

onderwijscomponent in de jaarverslaggeving in de brief 389858 d.d. 25 apri 2012.

activa en verplichtingen.

Het Poortje ,taarverslao 2013 -

35

6.7.4.2. Grondslagen van waardering van activa en passiva Activa en passiva Activa en passiva worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsqrondslag is venT’ eld, vindt waarde ring plaats tegen de verkrijgingsprijs.Toelichtingen op posten in de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht zijn in de jaarrekening genummerd en verwijzen naar de toelichting op de balans en de resultatenrekening. Materiële vaste activa Bedrijfsgebouwen en -terreinen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs plus bijkomende kosten of izervaardigingsprijs onder aftrek van linealre afschrijvingen gedurende de geschatte toekomstige gebruiksduur. Op terreinen wordt niet afgeschreven. Er wordt rekening gehouden met de bijzondere waardevermin deringen die op balansdatum worden verwacht. Voor zover subsidies of daaraan gelijk te stellen vergoedingen zijn ontvangen als eenmalige bijdrage in de afschrijvingskosten, zijn deze in mindering gebracht op de investeringen. Door het Ministerie van Veiligheid en Justitie goedgekeurde vaste activa worden gewaardeerd tegen de laagste van de verkrijgings- of vervaar digingsprijs en het goedgekeurde investeringsbedrag onder aftrek van de ontvangen investeringssubsidies of daaraan gelijk te stellen vergoedingen als eenmalige bijdrage in de afschrijvingskosten. Het meerdere boven het goedgekeurde investeringsbedrag wordt ten laste van de exploitatie gebracht. Voor de vaste activa waarvoor in de bekostigingssystematiek geen substitutievrijheid bestaat binnen het verkregen budget, is de afschrijvingsperiode gelijk aan de in do bekostigingssystematiek voorgeschreven afschrijvingstermijnen. Voor die vaste activa waarvoor binnen de bekostigingssystematiek of de verkregen subsidie substitutievrijheid bestaat, zijn de afschrijvi ngstermijnen gebaseerd op de geschatte toekomstige gebruiksduur. Overige vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van linealre afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waarde verminderingan. De vervaardigingsprijs bestaat uit de aan schaffirigskosten van grond- en hulpetoffen en kosten die rechtstreeks toerekenbaar zijn aan de vervaardiging inclusief installatiekosten. Rentelasten gedurende de bouw worden niet geactiveerd. De volgende afschnijvingspercentages (in procenten van de aanschafwaarde minus eventuele restwaardel worden hierbij gehanteerd bedrijfsgebouwen 0-10%; machines en installaties 10125%; andere vaste bedrijfsmiddelen 10-25%. Financiële vaste activa Het onder fnsricièle vaste activa upgenomen dervaat is gewaardeerd tegen de actuele waarde waarbij alle waardewijzigingen in de resultatenrekening worden verantwoord.

36

Het Poortie

Jaarverslac 2013

Vorderingen Vorderingen worden opgenomen voor de reeële waarde van de tegenprestatie. Een voorziening wordt getroffen op de vorderingen op grond van verwachte oninbaarheid Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit kas en banktegoeden met een looptijd korter dan 12 maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietir.stellingen onder de kortiopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen Binnen het eigen vermogen wordt onderscheid gemaakt tussen Kapitaal, Algemene reserve, Bestemmingsreserves en Bestemm’ngsfondsen. Kapitaal Onder kapitaal is opgenomen het bij oprichting van de Stichting ingeoracht kapitaal. Algemene reserve Onder Algemene reserve is opgenomen dat deel van het eigen vermogen, waarover de bevoegde organen binnen de statutaire doelstellingen van de Stichting vrij kunnen beschikken. Met ingang van 2013 zijn de algemene reserves opgenomen in de bestemmingsreserves. Bestem min ga reserves Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door de bevoegde organen van de Stichting een beperktere bestedingsmogelijkheid is aangebracht. Bestemmingsfondsen Bestemmingsfondsen zijn reserves waaraan door derden een beperktere bestedingsmogelijkheid is aangebracht. Aanwending van bestemmingsreserves en -fondsen Uitgaven die worden gedekt uit bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen worden in de resultatenrekening verantwoord, en vie de resultaatbestemming ten laste van de betreffende reserve gebracht. Wijzigingen in de beperking van de bestemming van reserves welke door de daartoe bevoegde organen of instanties worden aangebracht, worden als overige mutatie binnen het eigen vermogen verwerkt. Voorzieningen jalgemeen) Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op balansdatum bestaan waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op oetrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen, De voorzieningen worden

gewaardeerd tegen de contante waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij het effect van de tijdswaarde van te verwaarlozen betekenins is. Als disconteringsvoet voor de contantmaking is het rentepercentage op 2,2% gesteld. Voor Portalis (segment Ministerie OCW) is een disconteringsvoet van 4% aangehouden.

van 2 jaar ziekte. De opgenomen voorziening betreft in dat geval de doorbetoling van loonkosten tot moment van 2 jaar ziek. Voorziening boventalligheid De voorziening boventalligheid wordt gevormd voor de toe komstige loonkosten, herplaatsings- en afvloeiingskosten en verwachte wachtgeldverplichtingen van boventallig verklaard

Er is sprake van een doorgevoerde schattingswijziging in de disconteringsvoet van 2013. De voorzieningen zijn op

personeel.

balansdatum 1 janari 2013 nog gewaardeerd tegen een disconteringsvoet van 3%. Dit is uftimo 2013 vanwege de renteontwikkelingen bijgesteld naar 2,2%. Voor de voorzieningen jubileumverplichtingen, vitaliteit en garantie is rekening gehouden met een uitstroomkans, welke de toekomstige jaarlijkse verplichting verlaagt naarmate die verplichting verder in de toekomst ligt. Er is sprake van een doorgevoerde schattings wijziging in de toegepaste uitstroomkans. De voorzieningen zijn

Voorziening groot onderhoud gebouw De voorziening groot onderhoud gebouw wordt gevormd voor de verwachte kosten inzake periodiek (groot) onderhoud van panden, gebaseerd op een meerjaren onderhoudsplan. De voorziening is gebaseerd op nominale waarde. De voorzieining is voor het eerst in de jaarrekening 2013

op balansdatum 1 januari 2013 nog gewaardeerd tegen een uitetroomkans van 18%. Dit is ultimo 2013 vanwege de ontwikkelingen in de personele verloop bijgesteld naar 16%. Voorziening jubileumverplichtingen De jubileumvoorziening betreft een voorziening voor toekomstige jubileumuitkeringen. De voorziening betreft de contante waarde van de in de toekomst uit te keren jubileumuitkeringen. De berekening is gebaseerd op de verplichtingen op basis van de CAO, een uitstroomkans van 16% per jaar en aantal jaren dat nog opgebouwd moet worden tot het moment waarom het jubileum zich voordoet,

opgenomen en daarom verwerkt als stelselwijziging. 1e ook 6.1.4.1 de algemene toelichting op de grondslagen. Schulden Schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde.Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Schulden worden na de eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten. Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswoarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de schulden in de winst-enverliesrekening als interestiast verwerkt.

Voorziening vitaliteit De voorziening betreft de contante waarde van het vanwege CAO uit te keren vitaliteitsbudget aan medewerkers die 55 jaar of ouder zijn. De berekening is gebaseerd op de verplichtingen op basis van de cao, een uitstroomkans van 16% per jaar en leeftijd en is contant gemaakt tegen een percentage van 2,2°k per jaar Vooriieniaarantie De voorziening betreft de contante waarde van het vanwege CAO uit te keren garantieverlof aan medewerkers die 55 jaar of ouder zijn of 55 jaar worden, geboren zijn véôr 1-1-1961, vâbr 1-1-2006 in dienst waren van een werkgever die valt onder de werkings sfeer van de CAO Jeugdzorg en dat tot 1-1-2010 onafgebroken zijn geweest. De berekening is gebaseerd op de verplichtingen op basis van de cao, een uitstroomkans van 16% per jaar en leeftijd en is contant gemaakt tegen een percentage van 2,2% per jaar. Voorziening langdurig zieken De voorziening betreft de toekomstige verplichtingen van salarisdoorbetaling voor langdurig zieke medewerkers tot het moment waarop sprake is van 2 jaar ziekte. Langdurige ziekte is vastgesteld op basis van de op moment van balansdatum bekende ziektegevallen, waarbij op basis van ziektehistorie en rapportages van Arbodienst door het management een inschatting is gemaakt van de kans op herstel binnen de periode

Het Poortje

-

Jaar’verslaa 2013

37

6.1.4.3. Grondslagen van resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de baten en de lasten over het verslagjaar, met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. De baten en lasten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben, uitgaande van historische kosten, Verliezen worden verantwoord als deze voorzienbaar zijn; baten worden verantwoord als deze gerealiseerd zijn. Baten (waaronder nagekomen budgetaanpassïngen) en lasten uit voorgaande jaren die in dit boekjaar zijn geconstateerd, worden aan dit verslagjaar toegerekend. Subsidies jeugdzorg Onder subsidies jeugdzorg worden de baten verantwoord uit hoofde van geleverde prestaties op het genied van verleende gesloten jeugdzorg, besloten jeugdzorg en onderwijs. Ai realisotiemoment geldt het moment waarop de betreffende prestaties op grond van de geldende voorschriften of richtlijnen gedeclareerd kunnen worden bij de subsidiegever. Overige bedrijfsopbrengsten Opbrengsten uit het verlenen van diensten geschieden naar rato van de geleverde prestaties, gebaseerd op de verrichte diensten tot aan de balansdatum in verhouding tot de in totaal te verrichten diensten. Personeelskosten Periodiek betaalbare beloningen Lonen en salarissen en andere personeelslasten worden verantwoord in de periode waarin personeel op grond van de arbeidsvoorwaarden het recht op beloning verkrijgt. Sociale lasten worden toegerekend aan dezelfde periode als de lonen en salarissen waaraan deze sociale lasten direct kunnen worden toegerekend.

38

Hot Poortie

Pensioenen Het Poortje Jeugdinrichtingen heeft voor haar werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op het gemiddeld verdiende loon berekend over de jaren dat de werknemer pensioen heeft opgebouwd bij de stichting. De verplichtingen, welke voortvloeien uit deze rechten van haar personeel, zijn ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds PGGM Zorg en Welzijn en ABP De stichting betaalt hiervoor premies waarvan de helft door de werkgever wordt betaald en de helft door de werknemer. De pensioenrechten worden jaarlijks geindexeerd, indien en voor zover de dekingegraad van het pensioenfonds (het vermogen van hot pensioenfonds gedeeld door haar financilc verplichtingen) dit toelaat. In 2014 dient het pensioenfonds een dekkingsgraad van ten minste 105% te hebben. Het pensioenfonds verwacht hieraan te kunnen voldoen )mornen:ee bedraagt het dekkingsgraad 109% per ultimo 2013) en voorziet geen noodzaak voor de aangesloten instellingen om extra stortinger te verrichten. De stichting heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij PGGM ofABF anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Op de Nederlandse pensioenregelingen zijn de bepalingen van de Nederlandse Pensioenwet van toepassing en worden op verplichte, contractuele of vrijwillige basis premies aan pensiconfondsen en verzekeringsmaatschappijen betaald door de stichting, De premies worden verantwoord als personeelskosten zodra deze verschuldigd zijn. Vooruitbetaalde premies worden opgenomen als overlopende activa indien dit tot een terugstorting leidt of tot een vermindering van toekomstige betalingen. Nog niet betaalde premies worden als verplichting op de balans opgenomen. Afschrijvingen Materiële vaste activa worden vanaf het moment van ingebruikneming afgeschreven over de verwachte toekomstige gebruikaduur van het actief. Over terreinen wordt niet afgeschreven.

-

.laerverslaa 2013

Boekwinsten en -verliezen uit de incidentele verkoop van materiële vaste activa zijn begrepen onder de afschrijvingen. Overige bedrijfkosten De overige bedrijfskosten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.

voor de overige indirecte kosten vindt een algemene verdeelsleutel plaats met toerekening aan segment ministerie Veiligheid & Justitie en mnisterieVWS; • indirecte personeelskosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van

-

Financiële baten en lasten Rentebaten en rentelasten worden tijdsevenredig verwerkt, rekening houdend met de effectieve rentevoet van de betreffende ctlv en passiva. Bij de verwerking van de rentelasten wordt rekening gehouden met de verantwoorde transactiekosten op de ontvangen leningen die als onderdeel van de berekening van de effectieve rente worden meegenomen.

-

plaatsen 35%-65%; indirecte materiële kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%; indirecte overige kosten: verdeling Veiligeheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%

De verdeelsleutels zijn gebaseerd op de uitgangspunten van de begroting voor 2013.

61.4.4. Grondslagen van segmentering In de jaarrekening wordt overeenkomstig RJ 640 en de subsidievoorschriften van de Ministeries van Veiligheid & Justitie, Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen en Volksgezondheid, Welzijn & Sociale Zaken een segmentetie van de resultatenrekening gemaakt in de volgende segmenten: Segment 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie Segment 2: Ministerie van OCW Segment 3: Ministerie van VWS

6.1.4.5.Toelichting op het kasetroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen. Ontvangsten en uitgaven uit hoofde van interest zijn opgenomen onder de kasstroom uit operationele activiteiten.Transacties waarbij geen instroom of uitstroom van kasmiddelen plaatsvindt zijn niet in het kasstroomoverzicht opgenomen.

Bij de verdeling van de resultaten rekening per bedrijfssegment is aangesloten op de activiteiten per subsidieverstrekker. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden zorgsoorten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: voor segment Ministerie van OCW vindt toerekening van indirecte kosten plaats op basis van werkelijke kosten op een vooraf afgesproken niveau conform begroting;

Het Poortie Jaarverslaci 2013 -

39

6.1.5.Toelichting op de balans Activ

6.1.5.

-

1 Materiële vaste activa 31-12-2013

31-12-2012

7.606.772

8.090.687

575,338

558.818

Andere vaste bedrijfsmiddelen, technische en administratieve uitrusting Materiële vaste bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen op materiële vaste activa

1.130.930

1.631.848

95.038

145.134

Totaal materiële vaste activa

9.408.078

10.426.487

Materiële vaste activa (in ouro’s) De specificatie is als volgt Bedrijfsgebouwen en terreinen Machines en installaties

558.818

1.631.847

145.135

10.426.487

Bij: investeringen

45.325

111.727

50.478

92.659

300.189

Af: afschrijvingen

-529.240

-95.207

-551.395

0

-1.175.842

0

0

0

-142.756

-142.756

7.606.772

575.338

1.130.930

95.038

9.408.078

Aanschafwaarde

13.880.801

1.411.451

5.951.348

95.038

21.338.638

Cumulatieve afschrijvingen

-6.274.029

-836.113

-4.820.418

0

-11.930.560

7.606.772

575.338

1.130.930

95.038

9.480.078

0- 10%

10-12,5%

10-25%

Boekwaarde per 1januari

Af: geactiveerdo activa in uitvoering Boekwaarde per 31 december

Gehanteerde afschrijvingspercentages

8.090.687

De activa zijn waar nogelijk toegewezen aan de te onderscheiden segmenten. Om aan te sluiten bij de subidievoorwaarden van de ministeries. Er zijn echter activa die niet verdeeld kunnen worden. Deze zijn verantwoord onder de noemer Algemeen Poortje.

40

Hot Poorte

-

Jaarverslaci 2013

6.1.5. Toelichting op de balans, Activa

Boekwaarde per 1januari

160.873

228.403

727.473

138.882

1.255.631 192.887

Bij: investeringen

45.325

111.727

35.835

Af: afschrijvingen

-16.087

-46.500

-289.790

0

-352.377

0

0

0

-136.503

-136.503

190.111

293.630

473.518

2.379

959.638

Af: geactiveerde activa in uitvoering Boekwaarde per 31 december Aanschafwaarde

206.198

492.931

1.786.527

2.379

2.448.035

Cumulatieve afschrijvingen

-16.087

-199.301

-1.313.009

0

-1.528.397

190.111

293.630

473.518

2.379

959.638

10%

12.5 25%

0%

Gehanteerde afschrijvingspercentages

0

-

10%

-

De materiele vaste activa van Bestuur en Bedrijfsvoering bestaan per 1januari uit: 160.873 Eigen bijdrage in de brandscan Machines en installaties, andere vaste bedrijfsmiddelen, technische en administratieve uitrusting, bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen op MVA ten behoeve van de 1.094.758 dienstverlening door de bedrijfsvoering aan de specialisaties:

-

-

De afschnijvingskosten uit deze materiële vaste activa maken deel uit van de indirecte materiële kosten, die naar rato van het aantal fte’s worden toegerekend aan de bedrijfssegmenten van Veiligheid & Justitie en VWS. Zie ook de grondslagen van segmentering 6.1.4.4.

Het Poorte Jaarverslan -

2013

41

6.1,5. Toelichting op de balans, Activa

Boekwaarde per 1 januari 21.269

31.396

-75.828

0

-147.265

0

-6.253

-6.253

85.807

297.621

21.269

630.677

2.764.634

212.667

2.080.294

21.269

5.078.864

-2.538.654

-126.860

-1.782.673

0

-4.448.187

225.980

85.807

297.621

21.269

630.677

4- 10%

10.0%

Bij: investeringen

0

0

10.127

Af: afschrijvingen

-54.378

-17.059

0

0

225.980

Af: geactiveerde activa in uitvoering Boekwaarde per 31 december Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen

Gehanteerde afschrijvingspercentages

10

-

-

nvt

25%

Bij het schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 12september2003 en 15 augustus 2006 zijn er subsidies verstrekt voor de afschrijvingscomponent van de overdracht van de gebruikszaken van de Veenpoort. De afschrijvingen lopen parallel aan de subsidieverstrekking. De investeringen voor een bedrag van € 1.918.799 in 2003 zijn in 5 jaar afgeschreven en een investering voor een bedrag van € 1.259.742 wordt in 10 jaar afgeschreven.

Boekwaarde per 1 januari

276.522

52.307

328.829

Bij: investeringen

0

3.147

3.147

Af: afschrijvingen

-2.962

-82.768

-85.730

Boekwaarde per 31 december

49.345

196.901

246.246

Aanschafwaarde

176.467

561.835

738.302

Cumulatieve afschrijvingen

-127.122

-364.934

-492.056

49.345

196.901

246.246

1,7%

10-25%

Gehanteerde afschrijvingspercentages

42

Hot Poortje Jaarverstia 2013 -

-

6.1.5. Toelichting op de balans, Activa

Boekwaarde per 1januari Bij: investeringen

0

0

1.369

71.390

72.759

Af: afschrijvingen

-455.813

-31.64.8

-103009

0

-590.470

Boekwaarde per 31 december

7.141.336

195.901

162.890

71.390

7.571.517

Aanschafwaarde

10.733.502

705.853

1.522.692

71.390

13.033.437

Cumulatieve afschrijvingen

-3.592.166

-509.952

-1.359.802

0

-5.461.920

7.141.336

195.901

162.890

71.390

7.571.517

0- 10%

10- 12,5%

10- 25%

Gehanteerde afschrijvingspercentages

—

Het bouwterrein, gelegen aan de Hoogeweg 9 te Groningen, is kadastraal bekend gemeente Groningen sectie A nrs. 2090, 1799, 1355 en 1800 is belast met een hypothecaire inschrijving ad. € 20.134.099 verleend aan de Staat der Nederlanden voortvloeiend uit verplichtingen uit de ontvangen bouwsubsidies in verband met de nieuwbouw en inrichting. Perceel nr. 1800 is hierin voorbelast met een eerste hypothecaire inschrijving ad. f 6.000.000 CC 2722.681,30), verleend aan de Postbank NV als iekerheid voor de ontvangen lening.Tevens is het voorbelast met een tweede hypothecaire inschrijving groot! 7.418.848 ( €3.366.526), verleend aan de Staat der Nederlanden ten behoeve van de verplichtingen voortvloeiend uit de ontvangen bouwsubsidies in verband met de nieuwbouw en inrichting. Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 11 november 1987 is toestemming verkregen om uitvoering te geven aan de nieuwbouw tot een bedrag van f10.000.000 CC 4.537.802). Door het Ministerie is een bouwsubsidie verstrekt van f 4.000.000 (€1.815 121), het resterende bedrag ad f 6.000.000 €2.722.681) is in 1988 gefinancierd door een beroep le doen up de kapitaalmarkt. Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 16 mei 1997, 25juni1998 en 8 december 1998 is toestemming verkregen om uitvoering te geven aan de nieuwbouw tot een bedrag van [10.183.257 (€4.620.961). Door het Ministerie van Justitie is een bouwsubsidie verstrekt van f10.183.257 (€4.620.961). Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 19 mei 1999, 10 september 1999 en 3 februari 2000 is toestemmingverkregen om uitvoering te geven aan de nieuwbouw tot Seri bedrag van f fl.519.699 (€5.227.412) en bij schrijven van 12 december 2000 voor de verbouw en achterstallig onderhoud f1.046.953 1€ 475.8071. Bij schrijven van het Ministerie van Justitie d.d. 16juli 2002 is toestemming verkregen om uitvoering te geven aan de uitbreiding van vier afdelingen beperkt beveiligde plaatsen en voor het het project kantoorvoorzieningen tot een bedrag van € 9.345.000, en bij schrijven d.d. 11 december 2002 voor renovatie Waterpoort tot een bedrag van €197.902.

Het Poortje

-

Jaarverslsa 2013

43

6.1.5. Toelichting op de balans, Activa

6.1.5,

-

2 Financiële activa 31-12-2013

31-12-2012

Derivaat

9

48

Totaal financiële vaste activa

9

48

overige vorderingen

totaal

48

48

-39

-39

9

9

De

specificatie

s als volgt (in euro’s):

Het verloop van de financiële vaste activa is als volgt: Boekwaarde per 1 januari 2013 (Terugname) waardeverminderingen Boekwaarde per 31 december 2013

Er is in 2011 een derivaat aangekocht voor het beperken van het renterisico deze heeft een looptijd tot 4 mei 2015. Het derivaat is gewaardeerd tegen de netto contante waarde per 31 december 2013.

6.1.5.

-

3 Vorderingen en overlopende activa

De specificatie is als volgt (in euro’s): Belastingdienst

31-12-2013

31’122012

91.054

0

Vorderingen op debiteuren

90.664

65.341

Vooruitbetaalde huisvestingskosten

75.347

91.798

Overige vooruitbetaalde bedragen

55.059

61.215

Vooruitbetaalde verzekeringspremies

44.010

39.813 30.494

Energiebelasting

35.547

Vorderingen op externe partners

21.037

0

Vordering Fietsplan

11.947

8.981

Vooruitbetaalde huur kopieermachines

7.459

11.200

Overlopende posten te ontvangen

6.715

1.311

Vorderingen trajecten Jeugdzorg

5.256

5.256

Overige vorderingen

3.187

26.789

447.282

342.198

Totaal vorderingen en overlopende activa

De looptijd van de vorderingen zijn korter dan 1 jaar en nebben betrekking op de bedrijfsmatige exploitatie. Er zijn geen voorzieningen voor dubieuze debiteuren gevormd. Het saldo vordering traject Jeugdzorg per 31 december 2013 € 5.256 betreft het laatste voorschot van de subsidie “Zorgtraject Doen Wat Werkt” 2011.

44

Het Poortie

-

Jaarverslaci 2013

6.1.5. Toelichting op de balans, Activa

6.1.5.

4 Vorderingen uit hoofde van subsidies 31-12.2013

Vorderingen uit hoofde van subsidies (in ouro’s)

31-12-201Z

1.279.785

1.117.828

Ministerie van OCW

184.272

176.878

Ministerie vanVWS

16.612

110.016

Gemeente Groningen

25.463

27.921

1.506.132

1.432.643

Ministerie van Veiligheid en Justitie inzake ESF

Totaal te verrekenen subsidies

Ministerie van Veiligheid en Justitie inzake ESF 2010

Afgerekend

0

182.358

ESF Subsidie

2011

Onderhanden

202.118

202.118

ESF Subsidie

2012

Onderhanden

187.239

733.352

ESF SubsTdie

2013

Onderhariden

890.428

0

1.279.785

1.117.828

ESF Subsidie

De verantwoorde ESF subsidies zijn schattingen naar beste inzicht gedaan op basis van ervaringen uit het verleden ten aanzien van controlecorrecties en de uiteindelijke definitieve vastste’ling van de ingediende eindverantwoording. Ministerie van OCW 176.878

Instelilingssubsidie

2012-2013

Afgerekend

0

Insteillingssubsidie

201 3-2014

Onderhanden

184.272

0

184.272

176.878

Ministerie van VWS Brandpreventie Wilster Projectsubsidie

2012

Afgerekend

0

110.016

201 3-2014

Onderhanden

16.612

0

16.612

110.016

0

27.921

25.463

0

25.463

27.921

Gemeente Groningen Gymnastiekonderwijsvergoeding

2012

Gymnastiekonderwijsvergoeding

2013

Afgerekend Nog te ontvangen

Het Poortie

-

Jaarverslao 2013

45

6.1.5. Toelichting op de balans, Activa

6,1.5.

-

5 Liquide middelen

De spoificatie is als volgt (in euro’s): Bankrekeningen Kassen Totaal liquide middelen

31-12-2013

J

2.996.152

3.634.690

13.470

24.796

3.009.622

De liquide middelen slaan ter vrije besteding van Het Poortje Jeugdinrchtingen. Het saldo staat hoofdzakelijk uit hij de Schatbankierfaciliteil van het ministerie van Financiën.

46

Het Poortje

-

Jaarverslco 2013

31-12-2012

-

3.659.486

6.1.5. Toelichting op de balans Passiva

6.1.5,

-

6 Eigen vermogen

Het eigen vermogen bestaat uit de volgende componenten (in euros) Kapitaal

31-12-2013

31-12-2012

454

454

0

-157.426

Bestem nlingsreserves

1.084.051

1.347.900

Bestemmingsfondsen

959.176

1.113.754

2.043.677

2.304.678

Overige mutaties

Saldo per 31-12-2013

Algemene reserve

Totaal eigen vermogen

Het verloop is als volgt weer te geven (in suro’s): Kapitaal Algemene reserve Bestemmingsreserve Bestemmingsreserve Bestemmingsreserve Bestemmingsfonds Bestemmingsfonds

-

-

-

-

Ministerie van OCW Ministerie van Veiligheid en Justitie

Saldo per 01-01-2013

Resultaatbestemming

454

0

0

454

-157.426

0

157.426

-0

1.347.900

534.532

0

1.882.432

0

-116.158

-242.867

-359.025

-439.356

0

-444.636

5.280

Ministerie van Veiligheid en Justitie

505.898

188.557

80.161

774.616

Ministerie van VWS

607.855

-423.295

0

184.560

2.304.681

-261.000

-0

2.043.681

-

Ministerie van V’iNS

Totaal eigen vermogen

Algemene reserve Het beginsaldo van de algemene reserve is afgelopen jaren gevormd door afrekeningsverschillen van rijkssubsidies van Veiligheid & Justitie en VWS. Er is dit jaar voor gekozen om de afrekeningsverschillen uit het verleden te koppelen aan de betreffende rijkssubsidie stromen. Daartoe is het saldo overgeboekt naar de betreffende bestemmingsreserves op de basis van de destijds ontstane verschillen. Toelichting op het bestemmingsreserve Ministerie van VeiIheid en Justitie Voor de voorziening langdurig zieken en voorziening bover’talligheid 5 door hel ministerie van Veiligheid en Justitie nog geen toestemming gegeven. Daardoor komen deze voorzieningen via het resultaat niet ten laste van het bestemmingsfonds maar ten laste van de bestemmingsreserve van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Deze werkwijze wordt gehanteerd vooruitlopend op de nog to maken afspraken met de ministerie. De dotatie van €80.161 in angdurig zieken ir 2012 is lopende het jaar 2013 gecorrigeerd van bestemmingsfonds ten laste van de bestemmingsreserve.

Toelichting op het bestemmingsreserve Ministerie van VWS Een deel van het resultaat van Wilster wordt toegewezen aan de Bestemmingsreserve omdat Wilster meer inkomsten begroot heeft dan de instellingssubsidie van het ministerie van VWS. De verhouding van de oegrote overige inkomsten ten opzichte van de totac inkomsten bij Wilster ontvangen als instellingssubsidie van het ministerie van VWS wordt toegerokend aan de Bestemmingsreserve. Voor de voorziening boventalligheid en voorziening onderhoud gebouw wordt door het ministerie van VWS nog geen toestemming gegeven. Daardoor worden de voorzieningen uit het bestemminqsfonds van het ministerie van VWS gehaald en toegekend aan de bestommingsreserve. Deze werkwijze wordt gehanteerd vooruitlopend op de nog te maken afspraken met de ministerie.

Het Poortio Jaarverslan 2013

47

61.5. Toelichting op de balans, passiva

6.1.5. -7 Voorzieningen

1-let verloop Is als volgt weer te geven (in euro’s):

Saldo per 01-01-2013

J

Dotatie

Onttrekking

Vrijval

Saldo per 31-12-13

91.918

66.263

1678

0

156.503

Voorziening Vitaliteit

841.456

155.570

0

10.606

986.420

Voorziening Langdurig zieken

Jubileavoorziening

126.377

10.632

24.180

16.997

95.832

Voorziening Boventalligheid

0

400.965

0

0

400.965

Voorziening Onderhoud gebouw

0

170.633

0

0

170.633

1.059.751

804.063

25.858

27.603

1,810.353

Toelichting in welke mate (het totaal vanl de voorzienin gen als langlopend moet worden beschouwd: Kortiopend deel van de voorzieningen (<1 jr.) Langlopend deel van de voorzieningen (> 1 jr.) Hiervan langlopend (>5 jaar)

626.848 1.183.506 399.948

Juhileavoorziening is gevormd voor toekomstige jubilea uitkeringen voor alle segmenten van Het Poortje. De voorziening vitaliteit is gevormd in 2008 voor Wilster en Juvaid als gevolg van een wijziging in de richtlijnen van de jaarverslaggeving. In 2009 is de regeling in de cao gewijzigd waardoor een garantieregeling voor oude rechthebbenden is ontstaan. De waarde van toekomstige aanspraken uit hoofde van deze nieuwe regelingen voer Wilster en Juvaid worden onder deze noemers gepresenteerd. Voorziening Langdurig zieken is gevormd voor de medewerkers die al lange tijd afwezig zijn wegens ziekte en waarvan de verwachting is dat deze niet snel terug zullen keren in hun functie. De voorziening boventalligheid is in 2013 ontstaan vanwege een doorgevoerde reorganisatie, waarbij ongeveer 12 ite gedwongen moet afvloeien. Voor nog ongeveer 8 tte zijn per ultîmo 2013 nog kosten te verwachten die in de toekomst voldaan moeten worden. Het gaat daarbij om salariskosten, kosten voortkomend uit herplaatsing of afvloeiing en wachtgeldverplichtingen. De voorziening groot onderhoud gebouw heeft specifiek betrekking op het gebouw van Wilster le Groningen. Per 2013 is besloten om deze voorziening in te stellen om de jaarlijkse verwachte uitgaven voor gepland groot onderhoud aan het gebouw te kunnen spreiden, zonder dat dit grote fluctuaties geeft in de eXpiOItStlC. De jaadijkse dotatie is gobaseold op een nventurisatie en onderhoudsplonriing uitgevoerd door een extern bureau, eidend tot een 10 jaars plan voor te plannen onderhoudsuitgaven. Met dit saldo is er samen met de dotaties ten laste van het resultaat van de komende jaren naar verwachting voldoende reservering voor de onderhoudskosten van de komende tien jaar.

48

Hot Poortie Jaarverslaa 2013

6.1.5. Toelichtirg op de balans, passva

Segment 1 Ministerie van Veiligheid en Justitie (in euros)

Vrijval

Saldo per 31-12-2013

Saldo per 01-01-2013

Dotatie

Onttrekking

27.723

14.977

0

0

42.700

346.173

0

0

10.606

335.567

80.161

0

24.180

0

55.981

0

140.338

0

0

140.338

454.057

155.315

24.180

10.606

574.586

Het verloop is als volgt weer te geven: Jubileavoorziening Voorziening Vitaliteit Voorziening Langdurig zieken Voorziening Boventalligheid

Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd: Korilopend deel van de voorzieningen (<1 jr.)

165.636

Langlopend deel van de voorzieningen (> 1 jr.)

408.950

Hiervan langlopend (> 5 jaar)

130.048

Segment 2: Ministerie van OCW (in euro’s)

Saldo per 01-01-2013

Dotatie

Onttrekking

Vrijval

Saldo per 31-12-2013

15.451

12.144

1.678

0

25.917

Het verloop is als volgt weer te geven: Jubileavoorziening Voorziening Langdurig zieken

16.997

0

0

16.997

0

32.448

12.144

1.678

16.997

25.917

Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd: 0

Kortiopend deel van de voorzieningen (<1 jr.)

25.917

Langlopend deel van de voorzieningen (>1 jr.)

0

Hiervan langlopend (>5 jaar)

Het Poortje

-

Jaarverslsa 23

49

6.1.5. Toelichting op de balans, passiva

Segment 3: Ministerie van VWS (in euro’s)

j

Saldo per 01-01-2013

Dotatie

Onttrekking

Vrijval

Saldo per 31-12-2013

48.744

39.142

0

0

87.886

495.283

155.570

0

0

650.853

29.219

10.632

0

0

39.851

0

260.627

Het verloop is als volgt weer te geven: Jubileavoorziening Voorziening Vitaliteit Voorziening Langdurig zieken Voorziening Roventalligheid

0

260.627

0

Voorziening Onderhoud gebouw

0

170.633

0

0

170.633

573.246

636.604

0

0

1.209.850

Toelichting in welke mate (het totaal vanl de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd:

Kortlopend deel van de voorzieningen (c 1 jr.)

461.212

Langlopend deel van de voorzieningen (>1 jr.)

748.639

Hiervan langlopend (> 5 jaar)

269.900

60

tet Poortje .Jaarverslao

2013

6.1.5. Toelichting op de balans, passiva

6.1.5.

-

8 Langlopende schulden 31-12-2013

De specificatie is als volgt (in euros):

31-12-2012

Schulden aan kredietinstellingen

5.898.522

6.391.684-1

Totaal langlopende schulden

5.898.522

6.391.684

2013

2012

Het verloop is als volgt weer te geven (in euros): Stand per 31 december 2012 Af: aflossingen Stand per 31 december Af: aflossingsverplichting komend boekjaar Stand langlopende schulden per 31 december volgend boekjaar

6.391.684

9.660.488

493.162

3.468.804

5.898.522

6.391.684

192.317

493.162

5.706.205

5.898.522

Toelichting in welke mate (het totaal van) de voorzieningen als langlopend moet worden beschouwd: Kortlopend deel van de langlopende schulden (< 1 jr.), aflossingsverplichtingen Langlopend deel van de langlopende schulden 1> 1 Hiervan langlopend (>5 jaar)

Ir.) (balanspost)

192.317

493.162

5.706.205

5.898.522

5.029.200

5.316.935

Voor een nadere toelichting op de langlopende schulden wordt verwezen naar bijlage overzicht langlopende leningen. De aflossingsverplichtingen voor komend jaar zijn verantwoord onder de kortlopende schulden,

Het Poortie

-

JaarversPoe 2013

51

6.1.5. Toelichting op de balans, passiva

6.1.5.

-

9 Schulden uit hoofde van subsidies 31-12-2013

31-12-2012

MTnisterie van Veiligheid en Justitie

429.089

2.547.807

Ministerie van VWS

322.856

226.755

Totaal te verrekenen subsidies

751.945

2.774.562

Schulden

i.flt

hoofde van subsidies (in euro’s)

Subsidiejaar

Stadium van vaststelling

Instelllingssubsidie

2012

Afgerekend

0

1.131.736

Instelllingssubsidie

2013

Voorschot

429.089

1.416.071

429.089

2.547.807

0

226.755

Toelichting: Ministerie van Veiligheid en Justitie

Ministerie van VWS Instelllingssubsidie

2011

Afgerekend

Projectsubsidie DWW

2012

Onderhanden

64.700

0

Instelilingssubsidie

2013

Ondorhanden

258.156

0

322.856

226.755

52

Het Poortje

-

Jarver&ae 2013

61.5. Toelichting op do balans, passiva

6.1.5.

-

10 Kortiopende schulden en overlopende passiva 1

31-12-2013

31-12-2012

Belastingen en sociale premies

895.438

958.761

Kortiopende schulden en overlopende passiva (in euros) De specificatie is als volgt:

Crediteuren

446.860

659.781

Vakantiegeld

665.662

674.064

Te verrekenen uitkeringen personeel

378.152

0

Vakantiedagen

371.359

411.034

Overlopende facturen te betalen

275.304

101.480

Projectmatig onderhanden werk

198.908

2.180

Aflossingsverplichtingen langlopende leningen

192.317

493.162

Energie

138.768

138.768

Te verrek. huisvestingskosten

133.100

70.000

Nog te betalen salarissen

125.883

132.996

86.362

49.386

Te verrekenen accountantskosten

48.825

29.875

Te verrekenen adrninistratiekosten

48.000

0

Te verrekenen reiskostenvergoeding

25.020

25.020

Overige schulden

23.750

19.810

5.231

5.231

Schulden terzake pensioenen

Rentekosten Eenmalige kapitaalstorting Woodbrookers 2010 Totaal kortlopende schulden en overlopende passiva

0

-

4.058.939

51.799 3.823.347

De te verrekenen uitkeringen personeel hebben betrekking op verwachte nabetaling van brutolonen aan het personeel onder de CAO Jeugdzorg. gebaseerd op een inschatting vanuit de huidige onderhandelingsposities tussen vakoonden en werkgeversorganisatie. Voor 2013 wordt rekening gehouden met een nabetaling van lonen van 275%. Daarnaast zijn verplichtingen in het kader van een vertrekregeling met een medewerker hierin opgenomen. De efiossingvcrplichtingcn lengiupende leningen is leger vanwege de ininiddls efguloste lening

en rentc heiziuning.

Het Poortie

-

.Jaarverslaa 2013

53

61.5. Toelichting op de balans, pessiva

6,1.5.

-

11 Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen

De Stichting heeft de volgende meerjarige verplichtingen uit hoofde van lopende contracten en overeenkomsten,

betaalbaar binnen 1 jaar

betaalbaar 1 5 jaar

betaalbaar na 5 jaar

Totaal 3112 2013

54.000

0

0

54.000

Lease auto’s

20.232

22.415

0

42.647

Lease kopieermachines

49.039

38.759

0

87.798

123.271

61.174

0

184.445

Meerjarige financiele verplichtingen (in euro’s) Huur gebouw Woodbrookers

Totaal meerjarige financiële verplichtingen

Waarborg pjen Waarborghypotheken zijn verleend als hypotheek aan de Staat der Nederlanden ter nakorning van de voorwaarden, welke zijn gesteld bij de toekenning van de bouwsubsidie inzake de nieuwbouw. Bij vervreemding van of onttrekking aan de bestemming van het onroerend goed waarop de bouwsubsidie is verleend, is de Stichting aan de Staat der Nederlanden een bedrag verschuldigd. De hoogte van dit bedrag wordt door het Ministerie van Veilighied en Justitie vastgesteld en wordt gebaseerd op de waarde van het onroerend goed op moment van vervreemding, de verstrekte bouwsubsidie en het eigen aandeel in de bouwkosten. Deze waarborghypotheek wordt niet op de balans gewaardeerd, maar de Staat houd een recht van hypotheek.

De Stichting heeft twee waarborghypotheken (in euro’s) 1 Waarborghypotheek 07-10-1996 groot maximaal:

3.366.526

2 Waarborghypotheek 04-04-2011 groot maximaal*:

20.134.099

De waarborghypotheek van 07-10-1996 is voorbelast op de waarborghypotheek van 04-04-2011.

De waarborghypotheek 07-10-1996 is als volgt opgebouwd:

Recht van hypotheek ten behoeve van de Staat der Nederlanden op perceel nr. 1800 voor het bedrag van f1 7.413.848

3 366 526

2 De waarborghypothoek 04-04-2011 is als volgt opgebouwd (in euro’s) Datum

Kenmerk

Bedrag

Bouw 40 beperkt beveiligde plaatsen Waterpoort unit 3

17/01/05

531 6304/04

9.345.044

Bouw 24 normaal beveiligde plaatsen en veiligheidsvoorzieningen

05/08/02

5148996/02

4.620.961

Bouw 20 normaal beveiligde plaatsen

15/11/04

5307790/04

5.227.412

Subsidie

Achterstallig onderhoud Waterpoort

11/05/05

5350490/051W 1

461.492

Renovatie Waterpoort

11/05/05

5350490/05/DJ 1

169.680

Renovatie Waterpoort

11/05/05

5350490/051W 1

289.510

Uitwinningskosten waarborghypotheek

04/04/11

H-Kadaster 2228 Hypotheek MvJ-Het Poortje

54

Het Poortje Jaarvorslaa 20]3 -

20.000

6.1.5. Toelichting op de balans, passiva

Transitie Jeugdzorg Op 1 januari 2015 wordt de bekostiging van de Jeugdzorg van VWS overgeheveld naar de gemeen:en.Tezamen met de transitie wordt landelijk een bezuiniging doorgevoerd op het totale Jeugdzorgbudgetvar 15% over de jaren 2015 tot en met 2017. Eind 2012 heeft VWS, vooruitlopend op de transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten, de subsidierelatie met Het Poortje formeel opgezegd per 1 januari 2015. De gesloten jeugdzorginstellingen hebben tegen de opzegging van de subsidierelatie bezwaar aangetekend. De reden hiervoor was met name de onduidel’jke status van de wetgeving op dat moment, het ontbreken van uitgewerkte kaders en een vangnetregeling (voor onder andere frictiekosten voor personee en vastgoed>. De bezwaarcommissie heeft de gesloten jeugdzorginstellingen in het gelijk gesteld. De gesloten jeugdzorginstellingen zijn met VWS en VNG in onderhandeling over de voorwaarden waaronder de transitie naar gemeenten verantwoord kan plaatsvinden. In oktober 2013 zijn door de provincies Friesland, Groningen en Drenthelransitiearrangementen Jeugd opgesteld als uitwerking van de wijze waarop de overgang van het oude jeugdstelsel naar het nieuwe jeugdstelsel per regio wordt vormgegeven. In dit arrangement zijn brede kaders opgenomen voor de overgeng van de Jeugdzorg naar de gemeenten in de periode 2015 tot en met 2017. Voor 2015 geldt in het kader van zorgcontinufteit dat cliënten, die per 31 december 2014 in zorg zijn of op de wachtlijst staan, deze zorg bij de huidige aanbieder mag afronden binnen een periode van een laar. De gemeenten zullen in de loop van 2014 komen met een budgeivaurstel voor 2015 voor de individuele zorqinstelliriqen De LiltWorkinÇJ van de bekostiging en daarmee het [inenciule perspectief voor Het Poortje is voor 2015 en de jaren daarna, ondanks evt. in het transitieerrangement opgenomen garantiepercentages, nog onduidelijk. Duidelijk is wel dat in de komende jaren aanzienlijke bezuinigingen te verwachten zijn en dat het aanbod hierop moet worden afgestemd. Het Poortje zal in de komende jaren met solide en structureel sluitende begrotingen werken die afgestemd zijn op de budgetontwikkelingen. Er is nog geen rekening gehouden met evt. frictiekosten als gevolg van de transitie en risico’s op behoud van zorgaanbod per 2015 en volgende jaren. Eventuele toekomstige frictiekosten zullen een negatief effect hebben op zowel liquiditeit als vermogen. Coulanceregeling slachtoffers Commissie Samson De commissie Samson heeft in 2012 een rapport uitgebracht naar aanleiding van onderzoek naar seksueel misbruik in de Jeugdzorg. Inmiddels leidt dit tot een in de maak zijnde coulanceregeling ter compensatie van de slachtoffers. Het is echter op moment van opmaken van de jaarrekening niet helder hoe die regeling erut gaat zien en wat daarvan de financiële consequenties kunnen zijn voor Hot Poortje. Het eventuele financiele risico voor Het Poortje is derhalve niet te kwantifoeren en er is om die reden geen voorziening opgenomen. In 2013 is een melding ontvangen van een eventuele claim van een situatie uit het verleden. Hiervan is op dit moment te weinig concrete informatie bekend om hiervoor een voorziening op te nemen. Zodra hieruit in 2014 een concrete claim voortkomt die niet afgedekt wordt door de verzekering, dn zal in 2014 indien noodzakelijk door Het Poortje een voorziening worden gevormd.

Het Poortje

-

Jaarvorslaa 2013

6.1.6. Overzicht langlopende schulden ultimo 2013

• Lenlnggever

Datum

Segment

Hoofdsom

Totale looptijd

t

Soort

Werke..

lening

lijke rente

Rostschuld 31 decem bor2Gl2

%

€

BNG

12/2/2003

Ministerie van VWS

2.803.000

10 jaar

Anriuïteiten

4,32%

336.572

8NG

12/2/2003

Ministerie vaVWS

5.314.000

40 jaar

Annuïteitan

4,70%

4.798.167

ING 670422290

6/22/1988

Ministerie van VWS

2.722.681

50 jaar

6,25%

1.136.946

ING 661981428

1/1/2006

Ministerie van Veiligheid & Justitie

400.000

9,5 jaar

Annuïteiten Hypothecair

3,90%

120.000 6.391.684

Totaal

56

Het Poortie

Jaer’jerslaa 2013

o

336.572

-o

o

0

Annuïteit

0

Staatsgarantie

107.317

Staatsgarantie

o

71.590

4,726.576

4.162.254

30

Annuïteit

o

45.000

1.091.946

866.946

25

Annuïteit

45.000

Staatsgarantie

0

40.000

80.000

0

2

per jaar

40.000

verpanding vordering

0

493.162

5.898.522

5.029.200

192.317

Het Poertie

Jaarverslact 2013

57

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening

6.1.7.1. Gesegrnenteerde resultatenrekening over 2013

Segment 1

-

2013

2012

11.334.888

11.379.382

Ministerie van Veiligheid en Justitie (in euro’s)

Opbrengsten Subsidie Jeugdzorg

Overige bedrijfsopbrengsten

—

Som der bedrijfsopbrengstan

27.758

11.362.646

11.4.30.381

6.920.431

7.120.772

Lasten Personeelskosten Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa

270.597

385.839

Overige bedrijfskosten

4.094.934

3.705.507

Som der bedrijfsiasten

11.285.962

11.212.118

76.684

218.263

Bedrijfsresultaat Financiële baten en lasten

-4.285

-18.472

RESULTAAT UIT GEWONE BEDRIJFSVOERING

72 399

199 791

RESULTAAT BOEKJAAR

72.399

199.791

2013

2012

Resultaatbestemming (in euro’s) Het resultaat is als volgt verdeeld: Bestemmingsreserve

-116,158

80.161

Bestemm i ngsfondsen

188.557

279.952

72.399

199.791

Nadere toelichting op Segment 1

-

Ministerie van Veiligheid en Justitie

hjving van de belangrijkste subsidievoorwaarden De algemene subsidieregels voor de particuliere inrichtingen zijn neergelegd in het besluit van 23 december 2010 houdende regels omtrent het verstrekken van subsidie aan particuliere justitiële jeugdinrichtingen (Subsidiebesluit justitiële inrichtingen) (Staatsblad 20111). Op de subsidieverlening is tevens de Algemene Wet bestuursrecht van toepassing. De minister verstrekt de particuliere inrichting een subsidie voor de kosten van de exploitatie van de inrichting. De exploitatiesubsidie wordt bepaald door de door de minister vastgestelde normprijzen te vermenigvuldigen met de vastgestelde capaciteit. Naast de subsidie in de exploitatiekosten kan de minister een particuliere inrichting een subsidie verstrekken voor bouwprojecten of voor bijzondere projecten of doeleinden.

58

Het Poortje

-

Jaarverslan 2013

6.1.7 Toelichting op de resultatenrekening

Beschrjjyjpgvan de wijze van kostentoerekening (in euro’s) Bij de verdeling van de resultatenrekening per bedrijfssegment is aangesloten op de activiteiten van het bedrijfsproces. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden segmenten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: Ministerie van OCW op basis van werkelijke kosten: 177.222 Indirecte personeelskosten 245.057 Indirecte overige kosten De indirecte kosten onderwijs worden aan ministerie van OCW doorbelast vâôr het toedelen van de indirecte kosten aan ministerie van Veiligheid & Justitie en ministerie van VWS

Indirecte kosten opgenomen in ministerie Veiligheid & Justitie indirecte personeelskosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

1.484.160

indirecte materiële kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%65%;

123.332

indirecte overige kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

481.107

• indirecte inkomsten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%. Totaal indirecte last verdeeld: De procentuele verhoudingen zijn vastgesteld aan de hand van de verdeelsieutels zoals toegepast in de begroting 2013 van Het Poortje’ tussen Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken, algemeen te stellen op 35%-65%.

-50.238 2.038.362

35%

Beschrijving van de belangrijkste prestatieafspraken en de realisatie daarvan De beschikbaar gestelde operationele capaciteit van Juvaid was voor 2013 48 plaatsen. Hierop is een gemiddelde bezetting van 35,3 plaatsen gerealiseerd. Het bezettigspercentage is daarmee 73,56%. In de omzetcijfers is voor de rijksubsidie van Ministerie van Veiligheid & Justitie rekening gehouden met een budgetkorting vanwege deze gerealiseerde bezetting. Voor nadere informatie over de activiteiten wordt verwezen naar het maatschappelijk jaarverslag 2013.

Het Poortie

-

.iaarverslaa 2013

59

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening

Segment 2- Ministerie van OCW (n eur&s)

2013

2012

4.671.423

4.292.958

200

3.490

4.671.623

4.296.448

3.379.972

3.519.276

85.730

88.657

Opbrengsten Subsidie Jeugdzorg

Overige bedrijfsopbrengsten Som der bedrijfsopbrengsten Lasten

Personeelskosten Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa

. .Z : 1

Overige bedrijfskosten Som der bedrijfsiasten

RESULTAAT BOEKJAAR

Resultaatbeatemming (irt euros

878.532

4.137.091

4.486.465

534.532

-190.017

2013

2012

534.532

-190.017

534.532

-190.017

Het resultaat is als volgt verdeeld: Bestemmingsreserve

Nadere toelichting op Segment 2

-

Ministerie van OCW

Beschrijving van de belaarijkste subsidievoorwaarden Portalis, de specialisatie Onderwijs en Arbeidstoeleiding van Het Poortje .Jeugdinrichtingen, ontvangt subsidie op basis van de regeling bekostiging justitiële jeugdinrichtingen (V)SO ZMOK met als grondslag de Wet op de expertisecentra, besluit bekostiging WPO en WEC. Artikel 36. Justitiële jeugdinrichtingen en instellingen voor gesloten jeugdzorg verbonden aan scholen voor Cluster 4 is van toepassing. Jn (in euro’s) Beschrijving van de wijze van kostento Bij de verdeling van de resultatenrekening per bedrijfssegment is aangesloten op de activiteiten van het bedrijfsproces. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden segmenten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: Ministerie van OCW op basis van werkelijke kosten: 177.222 Indirecte personeelskosten 245.057 Indirecte overige kosten De indirecte kosten onderwijs worden aan ministerie van OCW doorbelast v6âr het toectelen van de indrecte kosten aan ministerie van Veiligheid & Justitie en ministerie van VWS Beschrijving van de belangrijkste prestatieafspraken en de realisatie daarvan In 2013 is aan zoveel mogelijk jongeren van de locaties te Groningen, Veenhuizen en Kortehemmen onderwijs verzorgd, voor zover de leerlingen niet konden aansluiten op onderwijs bij reguliere onderwijsinstellingen buiten de nstelling.Per leerlingenteldatum 1 oktober 2013 waren 121 leerlingen ingeschreven die geplaatst zijn op basis van een machtiging gesloten jeugdzorg. Daarnaast waren per deze datum 40 andere leerlingen ingeschreven, die geplaatst zijn bij behandeivoorzieningen van andere ketenpartners. Nadere toelichting op de activiteiten van het onderwijs wordt gegeven in het maatschappelijk jaarverslag.

60

Het Poortie

-

Jaarverslao 2013

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening

Segment 3

-

Ministerie van VWS (in euro’s)

2013

2012

14.577.972

14.863.102

Opbrengsten Subsidie Jeugdzorg Overige bedrijfsopbrengsten

496.358

543.063

Som der bedrijfsopbrengsten

15.074.330

15.406.165

12.290.690

11.817.304

Lasten Personeelskosten

819.517

918.663

Overige bedrijfskosten

2.521.019

2.262.443

Som der bedrijfsiasten

15.631.226

14.998.410

Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa

Bedrijfsresultaat

-556.896

407.755

Financiële baten en lasten

-311.035

-352.620

RESULTAAT BOEKJAAR

-867.931

55.135

Bestemmingsreserve

-444.636

0

Bestemmingsfondsen

-423.295

55.135

-867.931

55.135

Het resultaat is als volgt verdeeld:

Nadere toelichting op Segment 3 Ministerie van VWS Beschrijving van de belangrijkste subsidievoorwaarden De subsidievoorwaarden voor de instellingssubsidie Jeugdzorg 2012 zijn een samenvatting van de voorwaarden die volgen uit de Tijdelijke subsidieregeling gesloten jeugdzorg 2009-2012, de Wet op de jeugdzorg, de Wijzigingswet van de wet op de jeugdzorg, de kaderregeling VWS-subsidies en de Algemene wet bestuursrecht. Alleen het b:eden van gesloten jeugdzorg aan jongeren ten aanzien van een machtiging als bedoeld in artikel 29b, eerste lid, van de Wet op de jeugdzorg of een voorlopige machtiging als bedoeld in artikel 29e, eerste lid, van de wet kan een aangewezen accommodatie subsidie ontvangen, Hierbij dient de instelling te voldoen aan de acceptatieplicht van artikel 19 van de Wet op de jeugdzorg, waarbij het streven dient te zijn het verblijf in geslotenheid zo kort mogelijk -

te laten zijn. Bescltiijving van de wi jze van kostentoerekening (in euro’s) Bij de verdeling van de resultatenrekening per bedrijfasegment is aangesloten op da activiteiten van het bedrijfsproces. De verdeling van indirecte kosten over de te onderscheiden segmenten geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten:

Het Poortie Jaarverslao 2013 -

61

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening

• Ministerie van OCW op basis van werkelijke kosten; Indirecte personeelskosten 177.222 245.057 Indirecte overige kosten De indirecte kosten onderwijs worden aan ministerie van OCW doorbelast vôér het toedelen van de indirecte kosten aan ministerie van Veiligheid & Justitie en ministerie van VWS Indirecte kosten opgenomen in ministerie van VWS • indirecte personeelskosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%65%; indirecte materiële kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%; • indirecte overige kosten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%; indirecte inkomsten: verdeling Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken op basis van plaatsen 35%-65%;

Totaal indirecte last verdeeld: De procentuele verhoudingen zijn vastgesteld aan de hand van de verdeelsleutels zoals toegepast in de begroting 2013 van Het Poortje tussen Veiligheid & Justitie en Volksgezondheid, Welzijn en Sociale Zaken, algemeen te stellen op 35%-65%.

2.756297

229.046

893.485

-

93.298

3.785.529

35%

Beschrijving van de belangri jkste prastaticaf en en de realisatie daarvan Voor Wilster waren in 2013 92 cupucitaitaplaatsen beschikbaar voor capucïtoitstirwnciering en daarnaast gold ccii doelstelling voor het behalen van het leveren van 57 trajocten op basis van trajeotfinanciering. Op de copecteitspIsatsen is een gemiddelde bezetting gerealiseerd van 78,8 plaatsen. Dit levert een bezettingscijfer op van 85,6%. Daarnaast zijn 52 trajecten verzorgd.Deze prestaties zijn meegenomen in het bepalen van de omzetcijfers voor de rijkssubsidie van het Ministerie van VWS.Voor een nadere toelichting op de activiteiten van Wilster wordt verwezen naar het maatschappelijk jaarverslag 2013.

62

Het Poortic

Jaarverslan 2013

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening

6.1.7.2. Aansluiting totaal resultaat met resultaat segmenten Resultaat volgens gesegmenteerde resultatenrekeningen (in euro’s) Segment 1 Segment 2 Segment 3

-

-

-

Ministerie van Veiligheid en Justitie Ministerie van OCW

72.399

199.791

534.532

-19O017

Ministerie van VWS

Resultaat volgens resultatenrekening

2012

2013

.

-261.000

Het Poortje

-

55:135 64.909

Jaarverslaci 2013

63

6.1,7. Toelichting oo de resultatenrekening, baten

6.1.7.

12 Subsidies jeugdzorg (in euros)

De specificatie is als volgt (in euros): Rijkssubsidies Gemeentelijke subsidies Overige subsidies Totaal

Nadere specificatie 12. Subsidies jeugdzorg

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

30.315.520

29.684.616

30.262.439

268.763

264.539

259.203

0

0

13.800

30.584.283

29.949.155

30.535.442

Realisatie 2013

Realisatie 2012

11.184.662

11.291.115

Rijkssubsidies Ministerie van Veiligheid en Justitie Ministerie van Veiligheid en Justitie inzake ESE Ministerie van OCW Ministerie van VWS

873.270

785.421

3.891.164

3.503.466

14.366.424

-

14.682.437

30.315.520

30.262.439

201.563

206.703

67.200

52.500

268.763

259.203

0

13.800

0

13.800

Gemeentelijke subsidies Gemeente Groningen Gemeente Smallingerland

Overige subsidies Jeugdzorg Nederland

64

Hel Poorlie

-

.Jaarverslao 2013

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening, baten

6.1.7.

-

13 Overige bedrijfsopbrengsteri

J

Begroting 2013

Realisatie 2012

420.517

320.000

508.155

49.175

48.571

49.349

37.981

0

30.494

Schadevergoedingen

9.257

0

0

Overige bedrijfsopbrengsten

7.386

0

9.554

524.316

368.571

597.552

De specificatie is als volgt (in euro’s)t

Realisatie 2013

Overige dienstverlening: Opbrengst DOK3 Vergoedingen Woodbrookers (1% handlingsfee en vergoeding bestuurder)

Overige oobrengsten: Teruggaaf Milieubelasting

Totaal

De opbrengsten voor DOK3 betreflfen bijdragen voor kosten die gemaakt worden in het kader van het samenwerkingsverband met Verslavingsorg Noord Nederland en Driëvers Dale (Alliade) inzake qeamenlijk gerealiseerde opvangcapaciteit binnen Wilster. De ontvangsten betreffen voornamelijk huurvergoedingen voor groepen en bijkomende accomodatiekosten en facilitaire dienstverlening, alsmede vergoeding van accomodatiekosten van geplaatste jongeren.

Het Poortje

-

Jarverslaa 2013

65

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening, lasten

6.1.7.

14 Personeelskosten

-

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

16.665.602

15.264.003

16.633.570

Sociale lasten

2.330.131

2.442.319

2.528.190

Pensioenpremie

1.773.236

1.437.940

1.536.886

805.702

1.825.862

723.827

21.574.671

20.970.124

21.422.473

1.016.422

796.486

1.034.879

22.591.093

21.766.610

22,457.353

De specificatie is als volgt (in ouro’s): -

Lonen en salarissen

Andere personeelskosten Subtotaal Personeel niet in loondienst Totaal personeelskosten

Speel c::ie ge,m ddeicl iuntaI

ioiioeIedcn e FTEsl oer ;Cjner: 107

108

123

Segment 2: Ministerie van OCW

47

45

51

Segment 3: Ministerie van (WS

186

182

188

Gemiddeld aantal personeelsleden op basis van fulltime eenheden

340

334

363

Segment 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie

In de lonen en salarissen zijn de kosten van boventalligheid en verwachtte loonstijging cao Jeugdzorg (2,75%l met terugwerkende kracht opgenomen. Er heeft een correctie t,w.v. € 185.606 in de pensioenen plaatsgevonden over voorgaande aren.

66

Het Poortje Jaarveralaa 2013 -

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening, lasten

61.7.

—

15 4fshn ving’ri riat:riIe n firiir,, ele attivi 1

De specificatie is als volgt (in ouro’s):

-

-

materiele vaste activa financiële activa

Totaal afschrijvingen

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

1.175.843

1.289.798

1.345.413

0

14.706

14.706

1.175.843

1.304.504

1.360.119

Realisatie 2o1

Begroting 2013

Realisatie 2012

39

0

33.040

39

0

33.040

__

Bijzondere waardeverminderingen van vaste activa De specificatie is als volgt (in euro’s): Bijzondere waardeverminderingen van: -

financiële vaste activa

Totaal

Toelichting op de afwijking tussen realisatie en begroting: Er is in 2011 een derivaat aangekocht voor het beperken van het renterisico. Deze heeft een looptijd tot 4 mei 2015.

Het Poortje Jaarverslao 2013 -

67

6.1.7 Toelichting op de resultatenrekening, lasten

6.1.7.

-

16 Overige bedrijfskosten

De specificatie is als volgt (in euro’s):

Begroting 2013

Realisatie 2013

Realisatie 2012

Huisvestingskosten 778.907

1.234.744

835.815

2.927.144

2.629.827

2.622.985

Overige huisvestingskosten

566.769

547.468

Dotatie voorziening

369.000

0

4.641.819

4.412.039

Onderhoudskosten Kosten huur en beheer

Subtotaal huisvestingskosten

593.169 —

0

4.051.969

Autornatiseringskosten Computerbenodigdheden Onderhoud en aanschaf software

0

20.000

0

402.380

261.827

258.946

Uitbestoding ICT-functie

178.464

164.900

210.637

Subtotaal automatiseringskosten

580.844

446.727

469.582

Kosten van administratieve en registratieve systemen

243.465

167.231

155.345

Kantoorkosten

328.333

300.684

377.984

Zakelijke lasten

304.352

270.406

189.021

Kosten algemeen beheer

115.403

118.209

127.334

-

-.

Apparaatkoston

Overige algemene kosten

79.930

246.233

277,693

Subtotaal apparaatkosten

1.071.482

1.102.763

1.127.377

740.601

654.923

736.443 182.644

Verzorgingskosten Voeding Behandeling en opvoeding

76.348

71.153

Vakantie & Vrije tijd

73.662

74.595

86.483

Onderwijsleermiddelen

102.587

174.200

191.981

Subtotaal verzorgingskosten

993.198

974.871

1.197.552

Totaal overige bedrijfskosten

7.287.343

6.936.400

6.846.481

68

Het Poortje Jaarverslaa 2013 -

6.1.7 Toelchtng op de resultatenrekening, lasten

6.1.7.

-

17 Financiële baten en lasten

-

‘ ,‘‘‘-

Ee specificatie is als volgt (in euro’s):

-r--

.‘.—-

Realisatie 2013

‘-.

Begroting

2013

Realisatie 2012

Rentebaten

2.772

7.000

4.715

Sub-totaal financiële baten

2.772

7.000

4.715

-314.094

-313.712

-372.408

Rente lasten

-3.958

-3.500

-3.400

Sub-totaal financiële lasten

-318.052

-317.212

-375.807

Totaal flnanci6le baten en lasten

-315.280

-310.212

-371.092

Overige financiële lasten

-__

ToeHchting op de afllkJDg tussen realisatie en begroting: De onderhoudskosten zijn in 2013 achter gebleven op de begroting. Om schommelingen in de onderhoudskosten in de toekomst te voorkomen is vanaf 2013 een voorziening groet onderhoud gebouw gevormd. De huur en servicekosten van Juveid 7ijri in 2013 bijgesteld met € 279.160 op het prijspeil 2013.

-tot Pooctie

Jaarveslaci 2013

69

7 To c io

Ei

ree

oc

eeteir

anj.

es.n

bt.u’dt

7

toeoass’g ee Le. ergensatri !rg na: D05:jLr of de d rec: ei van s de camanste eesare”od-t

avan

>

Eini. ee’-:;

>

Ee-’hocfag

Jeke Rao van BestuLr me:

Read van

CoZcnt

Ii 20 08

organisatie?

1

Vanaf welke datum is de persoon als bestuurder werkzaam in

2

Maakt de persoon op dit moment nog steeds deel uit van het bestuur?

3

uw organisatie? Zo nee: tot svelke datum was de persoon als bestuurder werkzaam in

uw

ja

4

Is deze gewezen bestuurder sindsdien nog in dienst van uw organisatie bestuurder met functie(Zo ja: dan denen de gegevens over de bezoldiging van deze gewezen 26.)? onder l naam en eigennaam te worden vermeld onderaan deWNT-tabe

5

Wat is de aard van do (arbeids)overeenkomst?

6

Welke salerisregeling is Toegepast?

7

Wat is de deeltijdfactor? (percentage)

8

Beloning

(mcl.

onbepaald cao 100% 136.701

salaris, vakantiegeld, eindeiaarsuitkering en andere vaste toelagenl

0! a.Waarvan: verkoop verlofuren 0

b. Waarvan. nabeta’irgen voorgaande jaren Wat is de totale som van de eventuele vergoedingen in natura 2 voor privégebruik, laagrentende leningen, etc.)

10

Belastbare vaste en variabeie onkostenvergoedingen

11

Werkgevershijdrage sociale verzekerinqspremies

12

werkgeverseijdrage Vaorzierirgen ten behoeve van beloning betaabaar op termijn (o.a. chktheidsuitkering, arbeidsonges pens’oen,JUT. FPU, sabbatical. aanvu’ling sociale uitkering,

(0.8

6.272

huisvesting, auto (mede)

9

0; 6199 16.411

etc.

0

13

Winstdolingen en bonusbetalingen

14

Utkeringen in verhard met beëindigng van het dienstverband

15

n 14, excl. 8a er b t r Totaal bezoldiging (8 1

165.583

e.7Z

e:adz

d

;‘a s

djr’de

ee 2?

n:

8 z,Ce ir

:?2—

2’r. 5

‘0e SOiSIC vS’

:ee-e

:rer.:c:

‘l ‘-e:

,oJe

::iJtn:-:

<:a,:.:

n

ne’,e

L:oe:eaeo-amL----orriJee,,

e een —e: i .Dee:u j e OCZD 0 ge’ een Des’..Jjer

o-

m:

‘Kar Sz”CKC ‘.3:’

4 eY’o”

:

e:

.3-

8’..

‘r’

21.3

7. Te

5

l7 -

cc de rs:

19 1 Sezod-gng

tCCZ

ereke

cçlojcers

1

Vanaf welke datum was de toezichthouder voor het eerst in de huidige functie van toezichthouder werkzaam binnen de organisatie?

2

Is de persoon in het versiagjaar voorztter van de Raad van Toezicht geweest?

3

Nevenfunctie(s): Ds nevenfuncties zijn toegelicht in het maatschappelijk jaarverslag

4

Be’oning (mci. salaris, vakantiegeld, eindejaarsuitkering en andere vaste toelagen)

5

Wat is de totale som van de eventuele vergoedingen in natura (o.a. huisvesting, auto (mede) voor privégebruik, laagrentende leningen, etc.)?

6

Vaste en variabele onkostenvergoedingen

7

Werkgaversbijdrage sociale verzekeringspremies

8

Voorzieningen ten behoeve van beloning betaalbaar op termijr (oa. werkgeversbijdrage pensioen, VUT. FPU, sabbatical, aanvulling socale uitkeng. arbeidsongeschikth&dsutkerirg, stc)

9

Winstde)ingen en bonusbetalingen

13

Uitkeringen in verband met beëndging van het denstverhand

11

Totaal bezoldiging (4 tim 10)

21-11-2006

13-2-2007

1-11-2000

6-3-2001

Ja

Nee

Nee

Nee

9.075

5.000

5000

6.050

328

328

328

328

9403

5.328

5.328

6.378

-

—

Qr-

.‘ia: 20’2

7

6 1 7 Tce c :n oo

6 1.7

-os:tj:a’reer-».

e”

5 2 Boic ei gu toz ::e.de-

1

Vanaf welke datum was de toezichthouder voor het eerst in de huidige functie van toezichthouder werkzaam binnen de organisahe?

2

Is de persoon in het verslagjaar voorzitter van de Baad vanToe7icht geweest?

3

Nevenfunctie(s): De nevenfuncties zijn toegelicht in het maatschappelijk jaarverslag

4

Beloning mcl. salaris, vakantiegeld, eindejaarsuitkering en andere vaste toelagen)

5

Wat is de totale som van de eventuele vergoedingen in natura (na. hru laagrentende leningen, etci? prvége, c huisvesting, auto (mede) voor 1

6

Vaste en variabele onkostenvergoedingen

7

Werkgeversbijdrage socale verzekeringsprernies

8

Voorzieningen ten behoeve van beloning betaalbaar op termijn (o.a. werkgeversb)jdrage pensoen, VUT, FPU, sabbatical, aarvulling sociale uitkering, arbeidsongeschiktheidsuitkcrng. etc.)

9

Winstd&ingen en bonusbet&ingen

10

Uitkeringen in verband met beëindiging van het denstverband

11

Totaal bezoldigng l4 t’m lOl

De :o:z :br’n;iers .vcieqe’a De ro3zchthoJhc’-:ie :_k s r’ a

To cbt nç

7’

..J.rverb,.

3

oEr s 5s cdor d ge’rnr- a s oo 35 t1r,: C, j qe-e .:ci.ir-»

27-62006

1-11-2011

6-3-2001

nee

nee

nee

5.000

6.050

6.050

328

328

5.328

6.378

cie c’e ‘i;rmn

cn’:

e’

6.050

6.1.7. Toelichting op de resultatenrekening, lasten

6.1.7.

-

20 Honoraria accountant

De honoraria van de accountant over 2013 zijn als volgt (In euro’s):

2013

J

2012

Controle van de jaarrekening

45.765

41823

Overige controlewerkzaamheden

56.506

11.445

Fiscale advisering

0

0

Niet-controlediensten

0

33.048

102.271

86.315

Totaal honoraria accountant

Het Poortje Jaarverslan 2013 -

73

7. Overige gegevens

7.1. Vaststelling en goedkeuring jaarrekening De raad van bestuur van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen heeft de jaarrekening 2013 vastgesteld in de vergadering van 26 maart 2014. De raad van toezicht van de Stichting Het Poortje Jeugdin richtingen heeft de jaarrekening 2013 goedgekeurd in de vergadering van 26 maart 2014.

7.2. Statutaire regeling resultaatbestemming In de statuten is bepaald dat het behaalde resultaat ter vrije beschikking staat van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen, dan wel geoormerkt blijft voor de ministeries voor zover dat in de subsidievoorwaardon is gesteld. In het laatste geval is sprake van een bestemmingsfonds of bestemmingsreserve.

7.3. Resultaatbestemming Het resultaat wordt verdeeld volgens de resultaatverdeling in paragraaf 6.1.2.

7.4. Gebeurtenissen na balansdatum Per 1januari 2014 is Het Poortje bestuurlijk gefuseerd met Stichting Elker te Groningen. De bestuurlijke fusie is vormgegeven middels een personele Unie van Raad van Bestuur en Raad vanToezicht. Stichting Combinatie ElkerHet Poortje is opgericht als moeder stichting, die het bestuur voert over de twee onderliggende stichtingen. Uitgangspunt is dat beide stichtingen bestuurlijk samenwerken, hun eigen identiteit houden en zowel inhoudelijk als financieel zelfstandig blijven.

74

Hot Poortje Jaarverslao -

2013

7.5. Ondertekening door bestuurder en toezichthouders

W. Cnossen, Voorzitter Raad van Bestuur Was getekend

G. deVries-Leggedoor Voorzitter Raad vanToezicht Was getekend

J.P. van der Vlugt Lid Raad van Bestuur Was getekend

K.H. Koops Vice-voorzitter Raad vanToezicht Was getekend

F.Q Grâper-van Koolwijk Lid Raad vanToezicht Was getekend

A. van der Heide Lid Raad vanToezicht Was getekend

M.E. Kalverboer Lid Raad vanToezicht Was getekend

T.R.A. Lyckiama â Nijeholt Lid Raad vanToezicht Was getekend

J.T.D. Stoffels Lid Raad vanToezicht Was getekend

Het Poortje Joarverslao 2013 -

75

7.6. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Aan: de Raad van Bestuur en Raad vanToezicht van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2013 van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen te Groningen gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 en de resultatenrekening over 2013 en de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het activiteitenverslag, alle in overeenstemming met de wettelijke regelingen van Ministerie van Veiligheid en Justitie (Subsidiebesluit justitiële inrichtingen) en Ministerie van Volksgezoridheid,Welzijn en Sport (Subsidieregeling Gesloten Jeugdzorg 201 3-2014). De Raad van Bestuur is ook verantwoordelijk voor de financiélc rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde opbrengsten, lasten en balans mutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante Wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als de

76

Het Poortje Jaarverslao 2013 -

Raad van Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 10 eerste lid van het Subsidiebesluit justitiële jeugdinrichtingen. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het voor de Subsidieregeling Gesloten Jeugdzorg 2013—2014 geldende controleprotocol instellingssubsidie en de bepalingen van de Aanwijzing controleprotocol subsidiëring particuliere justitiële jeugdinrichtingen Deel II specifiek d.d. 16 jLIli 2013. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een —

redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschatlingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van do gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiele rechtrnatigheidscritcrie en von de rodelijkhcid van de door de Raad van Bestuur van de stichting gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen per 31 december 2013 en van het resultaat over 2013. Voorts zijn wij van oordeel dat de in dit financieel verslag verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2013 voldoen aan de eisen van financiele rechtmatigheid. Dit houdt in dt de bedragen in overeenstemming zijn met de met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het

Controleprotocol instellingssubsidie zijn opgenomen, en met de nader gestelde subsidieverplichtingen. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de Wet gestelde eisen Verder melden wij dat het activitoitenverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Voorts merken wij op dat wel is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkom ons). Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreiding skring De jaarrekening 2013 en onze accountantsverklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de Raad van Bestuur van Stichting Het Poortje Jeugdinrchtingen Ier verantwoording aan het Ministerie van Justitie en het Ministerie voor Volksgezondheid, Welzijn en Sport en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. De controleverklaring. of delen daarvan, mag daarom, zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf, niet in welke vorm dan ook aan anderen ter beschikking te worden gesteld. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid jegens andere partijen die inzage krijgen in deze verklaring of deze verklaring in handen krijgen. —

Groningen,

1

..

1 maart 2014

DATUM

Het Poortio ,laarverslaa 2013 -

77

-L

pwc

controlevei’klaring van de onafhankelijke accountant Aan: de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van Stichting Het Poortje Justitiële Jeugdinrichting

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben cle in dit rapport op pagina 32 tot en met 73 opgenomen jaarrekening 2013 van Stichting Het Poortje Justitiële Jeugdinrichtirig te Groningen gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 en de resultatenrekening over 2013 met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met Richtlijn 640 Organisaties zonder winststreven’ van de Nederlandse Raad voor de Jaarverslaggeving en in overeenstemming met de voor de jaarrekening relevante bepalingen in de regelingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Subsidiehesluit Justitiële Inrichtingen), het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Kaderregeling VWS-subsidies), het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (Onderwijscontroleprutocol OCW / EZ 2013) en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De Raad van Bestuur is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde opbrengsten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeen stemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als de Raad van Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, zoals bedoeld in artikel 10, eerste lid van heL Subsidiebesluit Justitiële Inrichtingen en als bedoeld in artikel 171, lid 4 van de Wet op het primair onderwijs. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, de Aanwijzing controleprotocol subsidiëring particuliere justitiële inrichtingen deel 1 Algemeen en deel II specifiek van het ministerie van Veiligheid en Justitie, het voor de Kaderregeling VWS-subsidies geldende Controleprotocol, het onderwijscontroleprotocol OCW / EZ 2013 en de Beleidsregels toepassing WNT, inclusief het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat hel uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. PricewaterhouseC’oopers Accountants ZV V, Paterswoidseweg 8o6. 9728 BM Groningen, Postbus Bo6o, 9702 KB Groningen T: o88 792 00 50, F. 088 792 9424, www.pwc.nl rgaooeur5 NV (KvK $tO2d4( FaC in het netç waaronder Pnce :er.ooeCccpero A ouriranro NV (KaK 3.cftC2ES) P cewalerro eCoDperr Be PncewaterrcuseC:opera Penn:cns PrzewatomouseCoopes Aniscrj NV (KK 341E0287( Pncwwate,hcseCconers Gornpl a’za 5ezes BV 1K-rK 51414436( zpen andeIen e— dnwen -.‘erere, Op vennoelszfta ardee 34150209( e’r (K,I< BV eCecpers Prceweternos AeLarat 0 M5uraoze Servces BV (KvK54226366) aan deze deze dienwer’ z, aemene voorwaarden van toepasowp waarin onder rnezr na prakeivheidsvccrwnarden zin opgenomen Op everingen pen, Waarnrrce deze algemene vernoolachappel 2ijn a1gernene nkzopuocrwaarden van toepassing Op rs’ww pwo fl1 treft u meer nformntie over deza rannoatschap te rnstsrdnn Koonperdel ren Kamer (nkcap)norrraa-den d,e ook zn gedeponeerd b.j de

pwc interne beheersing in aanmerking Bij het maken van deze risico-inscha:tingrn neemt de accountant de we beeld daarvan alsmede in getrou het voor en ening jaarrek die relevant is voor het opmaken van de de relevante wet- en regelgeving, Let kader van de financiële rechtmatigheid en voor de naleving van in de omstandigheden. Deze d gericht op het opzetten van cortrolewerkzaamheden die passen zijn uitdrukking te brengen over de risico-insehattingen hebben echter niet tot doel eer. oordeel tot le omvat tevens het evalueren van effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een contru geving en van de redelijkheid van verslag ële de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financi alsmede een evaluatie van het ngen, schatti kte de door de Raad van Bestuur van de stichting gemaa algehele beeld van de jaarrekening. voldoende en geschikt is om een Wij zijn van mening dat de door ons verkregen (ontrole-lnlorrnatae onderbouwing voor ons oordeel te bieden,

Oordeel

grootte en de samenstelling van het Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de 31 december 2013 en van het per g richtin n Jeugdi vermogen van Stichting liet Poortje Justitiële zonder winststreven van de saties Organi jn 640 Richtli ing met resultaat over 2013 in overeenstemm met de voor de jaarrekening Nederlandse Raad voor de Jaarverslaggeving en in overeenstemming van Veiligheid en Justitie relevante bepalingen in de wettelijke regelingen van het 1dinisterie ezondheid, Welzijn en Sport (Subsidiebesluit Justitiële Inrichtingen), het Ministerie van Volksg r en Wetenschappen Cultuu (Kaderregeling VWS-subsidies), het Ministerie van Onderwijs, sing WNT. toepas sregels (Onderwijseontroleprotocol OCW / EZ 2013) en de Beleid opbrengsten, lasten en Voorts zijn wij van oordeel dat dein deze jaarrekening verantwoorde aspecten, aan dc eisen van zijnde belang eel materi van alle balansmutaties over 2013 voldoen, in nstemming zijn met de in cle financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat de bedragen in overee hoofdstuk 5 van de Aanwijzing relevante weL- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vermeld in nrichtingen van i6 juli jeugdi le controloprotocol subsidiëring, deel [1 Specifiek, particuliere justitië OCW/EZ 2013. tocol roleprn onderwijscont 2013 en in poragraaf2.3.l. Referantiekader van het —

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de

wet

gestelde eisen

beoordelen verenighaar is met Verder melden wij dat het bestuursverslag. voor zover wij dat kunnen le inrichtingen. de jaarrekening, zoals vereist in artikel io Subsidiebesluit justitië Groningen, 30 april 2014 PricewaterhouseCoopers Accountants NV.

-

RR/e0323122/GdJ/gs

Pagina

2

van

2

pwc Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2013 van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen te Groningen gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 en de resultatenrekening over 2013 en de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Verantwoor’delijkheid van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het activiteitenverslag en de financiële overzichten, alle in overeenstemming met het Subsidiebesluit Justitiële Jeugdinrichtingen. De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde opbrengsten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. De Raad van Bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 10 eerste lid van het Subsidiebesluit Justitiële Jeugdinrichtingen. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de Aanwijzing controleprotocol subsidiëring deel T en deel II Specifiek, particuliere justitiële jeugdinrichtingen. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

PricetuaterhouseCoopers Accountants NV.. [‘aterswoidseweg 806, 9728 BM Groningen, Postbus 8o6o, 9702 KB Groningen T: 088 792 00 50, F: 088 792 9424. www.pwc.nl vwo is hei merk waarcnder Pricewae’houseCocpers Accountants NV (KvK 34160266), PriceivaterneuseCoopers Seias,ingadj secrs NV )vK 341 60264), Pricewaje,hcuseCeopers Advivc NV (tKvK 34180287), PrcewvternousaCooperv Corripliance Sarvicen BV (KvK 51414405) PncewatvrflcvseCocpers Pensons, Actuaral & naurarice Seyices BV (KeK 54226358). Pr cewaterhouseCoceers BV )KvK 34150289) ert andere vennctvcflappen Sandalen en dierston verlenen Op p leveringen van deze deze diensten zi)r algemene voorwaarden van teepaso ng, waarin onder meer aarsprakaljjkheidsvoorwaarden zi(n opgenomen 0 gemene inkocpvcôrWaarden van tcepaso.ng Op wnvw pwc rij treft moer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algerrer’e 1 vennootschappen zijn a van te AmsterCam Kamer Konpnende zïn brj de ge8eponeerd (inkoop)vcor-waardori die 004

pwc beheersing in aanmerkia Bij het maken van deze risico-insehattingen neemt de accountant de interne daarvan alsmede beeld we die relevant is voor het opmaken van dejaarrekenirig en voor het getrou controlewerk van n opzette het op gericht ving, voor de naleving van de relevante wet- ei: regelge echter niet tot hebben ttingen inscha risicoen. Deze dighed zaamheden die passend zijn in de omstan van de sing beheer doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne lagen kte gronds gebrui de van ktheid stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschi kheid de redelij van en ria dscrite atighei reehtm ële voor financiële verslaggeving en de gebruikte financi tie van het evalua een e alsmed ngen, schatti kte g gemaa stichtin de van r van de door de Raad van Bestuu algehele beeld van de jaarrekening. en geschik: i om een IVij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende . bieden onderbouwing voor ons oordeel te

Qo rdeel

de samenstelling van het Naar ons oordeel geeft de jaarrekening eer getrouiv beeld van de grootte en en Vflfl het resultaat, over 2013 ber decem 31 per ngen nrichti ‘.‘ennogen van Stichting Het Poortje Jeugdi d in het SL1b idiebesluit justitiële 2013 iii overeenstemming met hetgeen hierover is bepaal jeugdinrichtingen. lasten en Voorts zijn wij van oordeel dat de in dit financieel verslag verantwoorde baten, houdt in dat di’ Dit d. atighei rechtm ële financi van eisen de aan n balansmirtaties over 2013 voldoe opgenomen ving regelge en bedragen in overeenstemming zijn niet de met de in de relevante wetparticuliere iëring subsid col leproto contro jzing bepalingen, zoals vermeld in hoofdstuk 5 van de Aanwi justitiële jeugdinrichtingen Deel IT. —

Verklaring betreffende oL’erige hj of krachtens de wet gestelde eisen

beoordelen, verenigbaar is Verder melden wij dat het activiteitenverslag. voor zover wij dat kunnen met. de jaarrekening.

Groningen. 30 april 2014 PricewaterirouseCoopers Accountants NV.

BR/eo323J22jGdJ/gs

Pagina

2

van

2

A-formulieren t.b.v. het Jaarverslag 2013 voor le Jeugdinrichtingen Justitië liere Particu ***** * **************** *************** ************** ********* *** ** **

Vragen Mocht u vragen hebben, dan kunt u

1 Te raadplegen: Handleiding Planning en Control particuliere ifls. Financiële Kaderregeling. Subsidiebesluit. -

-

-

pagina 1/6

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële Inrichtingen

Formulier A-1 Opgave subsidiabele exploitatiekosten 2013 Particuliere Naam van de inrichting:

Juvaid Justitiële Jeugdinrichtin

Operationele Capaciteit:

48

Reserve-/buitengebruikgestelde capaciteit:

24

Subsidieverantwoording 2013 Voorlopige subsidietoezegging 2013 cf laatste subsidiebrief nr. 05 Overloop bijzondere subsidies uit voorgaande jaren (zie A-3)

€1

1.72P.860,O0

+

€

80.1650O-

Overloop bijzondere subsidies naar 2014 (zie A-3)

-

Aanvraag overloop bijzondere subsidies 2014 (zie A-3)

-

€

Nog te ontvangen bijzondere subsidies (zie A-3)

+

€

Terug te betalen bijzondere subsidies (zie A-3)

-

€

?.P.7.9.P:.

Korting bïj onderbezetting

-

..€

.60,00-

17.278(00

€

Te verantwoorde subsidie over de verslagperiode Doorbelast aan Portalis

€

Overige opbrengsten (ESF)

.€

Overige opbrengsten (huur school ed.)

€

o.ooo,oo 9.494(48 €

Totaal opbrengsten verslagperiode

Totale exploitatiekosten (zie hieronder aansluiting met enkelvoudige resultatenrekening)

0 4:J, €

Saldo voordelig/nadelig

Egalisatiereserve 2013 Saldo per 1-1-2013 Correctie afrekening voorgaande jaren 99.343

Dotatie resultaat 2013 Rentebaten (tav. egalisatiereserve) Niet-geaccepteerde voorzieningen (stand per 01-01-2013; dotatie 2013 is gecorrigeerd in resultaat 2013. Zie hieronder aansluiting.)

1..J..?. 774.6 15

Onttrekking t.b.v. exploitatie (waarvoor toestemming is verleend) 774.615

Stand per 31-12-2013

Aansluiting exploitatiekosten t.l.v. subsidie en enkelvoudige RR: Exploitatiekosten conform enkelvoudige resultatenrekening Af: dotatie 2013 niet-geaccepteerde voorzieningen Af: niet goedgekeurde kosten Bij: kosten van af te rekenen subsidies uit voorgaande jaren etc.

11.290.248 -116.158 0 26.944 0

Totale exploitatiekosten t.l.v. subsidie 2013

11.201.033

pagina 2/6

11. 389.590,43

188.5

8

1

{

1,91

3,00 1,89

5,83 2,56

Middenkader

Pedagogisch medewerker (senior)

4,28 1,22 2,15 18,50

0,89 6,72 1,44 10,82 18,50

Overige gedragsdeskundigeri

2 Pupilgebonden functies

Medische functies

Beheersfuncties

Bevel ligingsfuncties

99,16

83,22

145.072,68 69.712,83 198.555,79

2,62 1,74 4,27

84,78

3,12

18,35

2,16

pagina 3/6

3.568.014,51

92.389,00

148.171,85

693.175,85

84.012,05

49.561,45

9.972,68

0,20

1,23

1.648.805,32

44,27

1) Formatie groepsleiders. 2) Bv. badmeester, pupillenadministratie, maatschappelijk werk, individueel trajectbegeleider, bibliothecaris. 3) U wordt verzocht de ‘Overige functies’ nader te specificeren.

Totaal

Reservering verwachte cao stijging

Opleiding en Activiteiten

2,76

2,33

2,78

GZ-psycholoog

4,07

2,56

0,19

Groepsleiders (overig)

Overige functies:

0,19

44,36

Pedagogisch medewerker

43,33

242.835,06

3,91

1,00

1,00

Management

84.591,48

101158,47

1,00

FTE bezetting per 31-12-2013

Functies (geen stagiaires)

Fte bezetting per 11-2013

Gerealiseerde bruto jaarsalaris (mcl. vakantie-toelage en EJU)

Gemiddelde bezetting in aantal ftes over 2013

-

formulier A-2.1

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Specificatie raming personeelskosten excl.uitzendkrachten en staciiaires (in euros.

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële Inrichtingen

1)

0

8,31

666,60

254.321,05

31.212,60

3) U wordt verzocht de ‘Overige functies’ nader te specificeren.

pagina 4/6

2) Bv. badmeester, pupillenadministratie, maatschappelijk werk, individueel trajectbegeleider, bibliothecaris.

1) Formatie groepsleiders.

Totaal

Kantine

Opleiding en Activiteiten

0,22

86.755,68

3,54

Beveiligingsfuncties

Overige functies: 3)

8.418,59

0,17

20.284,11

Beheersfuncties

Medische functies

3.479,88

1,16

Pupilgebonden functies 2)

87.492,19

Kosten

16.011,40

2,29

Gemiddeld aantal ft&s over 2013

0,93

fte’s

Inleen

Gedragsdeskundigen

GZ-psycholoog

Groepsleiders (overig)

Pedagogisch medewerker

Pedagogisch medewerker (senior)

Middenkader

Management

Functiegroepen

0

ft&s

Inleen en uitleen personeel (detachering, uitzendkrachten, stagiaires e.d.)

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële Inrichtingen

0,50

0,05

0,45

Gemiddeld aantal ft&s over 2013

Uitleen

-28.711,35

-2.837,45

-22 .681,07

Baten

formulier A-7.2

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

_______________________________________

3.315.772

€ € €

€

14.784 15.000 100.000

3.598.166

€ € €

€

Vervanging TL-armaturen

Vervangin9 ramen

Project Adolescenten

5753616/13/Dit

5753616/13/DiT

5753616/13/Di!

0

€

50.000

€

0

pagina 5/6

219.507 € C

17.278 €

0

€ 0

€

15.000

80.165

0 € 0 €

14.784

€

0

€ 0 €

50.000

80.165

0 € 0 €

312.142

€

0

€

0 0

C €

77.002

1 Let op a) Elke aanvraag tot overloop naar volgend subsidiejaar dient toegelicht en onderbouwd te worden. b) Alleen als u reeds een toezegging hebt ontvangen of voor CvT en kosten STP/PV. c) Deze overschrijding is voor rekening van de inrichting.

Totaal van de bijzondere subsidies

€

19.835

€

312.142

€

Reservecapaciteit Inzet pilot-instelling ihkv Vernieuwing Informatievoorziening Jeugd

5753616/13/Dil

5753616/13/Dit

€

264.437

€

Boventalli9 personeel

€

5753616/13/Di!

0 187.435

€ 0 €

3.900

€

3.900

€

Rentekostenleninggebruikersvoorziening

5753616/13/Dit

0 € 0

€

40.000

€

40.000

€

--

Afschrijvingskostenebruikersvoorziening

5753616/13/Dil

0 € 1.259 €

10.453

C

9.194

C

Trainingen trainers gedragsinterventies

5753616/13/Dit

26.577 € 0 €

58.471

€

85.048

C

Vervangirigskostenikv HBO opleidin9en

5753616/13/Di!

5.000 € 0

€

11.000

C

16.000

C

HBO opleidinyskosten

5753616/13/031

0 € 0 €

50.000

€

50.000

€

BHV extra inzet o.b.v. RI&E

5753616/13/Di!

350

€ 0 C

3.400

€

3.750

€

Y:tPia9e

5753616/13/Dil

0

€ 5.568 C

34.568

C

29.000

C

BHV-vervan9in9skosten

5753616/13/Di!

145 € 0

€

16.855

€

17.000

€

BHV-opleidingskosten

5753616/13/Di!

0 €

2.734

€

33.920

€

31.186

€

STP/ Pro efverlof

5753616/13/031

0 €

7.717

€

13.717

€

6.000

C

Commissie van Toezicht

5753616/13/Di!

0

€

0

€

-136.650

€

-136.650

C

Correctie 9ebruikerslasten Veenpoo

5753616/13/Dit

0

Terug te betalen

€

b)

Nog te ontvangen

0

Aanvraag overloop 2014 a)

C

Overloop naar 2014

€

Overschrij ding t.l.v. exploitatie c)

0

Formulier A-3

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

2.687.375

C

2.687.375

C

Besteed in 2013

RGD Huur- en servicekosten

Toegekend bedrag 2013

5753616/13/Di!

Overloop uit voorgaande jaren

Omschrijving

Brief Mjnisterie V en i

Pagina jaarverslag

Bijzondere subsidies (per geoorrnerkte subsidie dient ter verantwoording een onderbouwing toegevoegd te worden)

Ministerie van Veiligheid en )ustitie Dienst justitiële Inrichtingen

________________

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële inrichtingen

Formulier A-4

Realisatie STP/proefverlof

331-nummer pupil (TULP)

Aantal dagen STPPV

Naam proaramma/module

....

STP/PV omgerekend naar equivalentplaatsen

,gçq

070

0466(5440,00 45.92q,00 2.336,00 6 0,200 3.776,00 Ç 1.696,00 456 3072 00 6 0,263

73

-

96

IJ

o

;‘Drdt

2,904

1060

Totaal zO:’r1 non t ga ,un wo!ka STP-’lirl Wsu of door o-tu non. ei

Dit co-,z’cht l’—.

nor au:, e Outoolu hrj-u.-q voo de

-.

nompiiu 50, 01

e) Zoals guugotre,od in Tulp du b) Het aantal equi’ial tplaotuon mcr,1: Lupuuli door het t:tu,l aauul dag.:’— dal-un door 365 t Hot huttt nu ert idup-o ydi;na S

pagina 6/6

€

lopend nvt

Ioend

33.92000

oloJenpiogremma S 0130 Q030.d

,‘-.idn mat e6n oviu.cht ‘sloft nui1t iii do k;to p01 p. og OrlTi modulo, Dozu ko

da noroipi je p. edjulvOlOrdtpl0ut

.ç

3 -

—,.-.--.

Kooten 2013

Aantal dagen STPJPV in 2014

eOn

d maar op aaiiu

OquI,ooitafs çabruit.1 v.odun

pupiliun aan 534 olgen. danai mat po ufu

oS zijn, t

—L

pwc

Aan: de Raad van Bestuur van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen te Groningen

Rapport van feitelijke bevindingen Afgegeven ten behoeve van het Ministerie van Veiligheid en Justitie

Opdracht Wij hebben specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de prestatie-indicatoren a tot en met h, zoals verantwoord in de Subsidieverantwoording Juvaid 2013 en zoals omschreven in het Controleprotocol Subsidiëring Particuliere Justitiële Jeugdinrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Dit rapport bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden.

Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400 ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’. Wij doen verslag van de feitelijke bevindingen naar aanleiding van de met u overeengekomen werkzaamheden. Dit betekent dat wij geen accountantscontrole hebben toegepast en dat evenmin door ons een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. U kunt geen zekerheid ontlenen aan de door ons uitgevoerde werkzaamheden. De door ons onderzochte gegevens zijn op de door ons ter identificatie gestempelde bijlage ‘Prestatie-indicatoren Juvaid’ opgenomen. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de door ons gerapporteerde feiten op basis van de met u overeengekomen werkzaamheden. Wij wijzen erop dat, als wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht, of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wij wellicht aanvullende onderwerpen zouden hebben geconstateerd die voor u van belang zijn.

Verrichte werkzaamheden In dit rapport hebben we onze bevindingen weergegeven per prestatie-indicator waaromtrent werkzaamheden zijn uitgevoerd. Per prestatie-indicator hebben wij onderzoek uitgevoerd naar de procedure, de registratie, de functiescheiding en de juistheid van aantallen. Voor de verantwoorde aantallen verwijzen wij naar de ter identificatie gestempelde bijlage ‘Bijlage: Prestatie-indicatoren Juvaid’.

Uitkomsten verrichte werkzaamheden In onze rapportage wordt een onderverdeling gemaakt naar de acht prestatie-indicatoren (a tot en met h) waaromtrent wij werkzaamheden hebben uitgevoerd. Wij hebben afwijkingen geconstateerd tussen Qlikview en de viermaandsrapportages. Wij hebben begrepen dat dit het gevolg is van de vervanging van het systeem TULP door Qlikview. Zoals Dienst Justitiële Inrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie in haar brief van 20 maart 2014 (kenmerk zaak 498611) heeft aangegeven, rapporteren wij de door ons geconstateerde verschillen.

PricewaterhouseCoopers Accountants NV., Paterswoldseweg 806, 9728 BM Groningen, Postbus 8060, KB Groningen, T: 088 792 00 50, F: 088 792 94 24, www.pwcnl

9702

PwC i het merk waaronder PricawaterhouseCoopern Accosntants NV (KvK 34180286) PrlcewaterhousoCQopars 6otasticgadv.oeurs NV (KVK 34180284). PricewatertouseCcopers Aovioor7 NV )KvK 34180287), PÇICCWaIErhOUOSCCCPSrS Ccmp arme Services BV (KoK 51414406). PdcewaterhousnCccpers Peasions Actuarial & Insurance Serzees BV (KaK 54226368), PricowolorhouseCoopero BV (KoK 34180289) en andere vennsotacPappen handelen en diensten verlenen Op kheidaaoorwaarden zin opgenorne, Op leveringen aan deze vennootschappen 1 deze diensten cjn algemene vcorwaarden van toepassing waarin onder meer aanacrakeli zi;rr algemene Inkoepvoorwaarden van toePassing O wuaw pwe fl1 treft u meer normaLe over d5ze vennootschappen, waaronder deze algemene )inkocp)vccmwaarden die ook zin gedeponeerd bl de Kamer van Keop-iarrdel ie Amsterdam

pwc

Onze uitkomsten zijn: 1.

Ontvluchtingen

Wij hebben vastgesteld dat de procedure in opzet en bestaan toereikend is om een juiste registratie van ontvluchtingen te waarborgen. Uit de verantwoording blijkt het aantal meldingen van ontvluchtingen van nihil. Dit aantal sluit aan met de interne registratie van het aantal ontvluchtingen. Omdat geen meldingen zijn geregistreerd zijn geen werkzaamheden verricht ten aanzien van de juistheid. 2.

Overige onttrekkingen

Wij hebben vastgesteld dat de procedure in opzet en bestaan toereikend is om een juiste registratie van overige onttrekkingen te waarborgen. Wij hebben vastgesteld dat het aantal verantwoorde onttrekkingen van vier in het activiteitenverslag niet aansluit met de derde Vl’lR en Qlikview. De derde VMR en Qlikview geven beide één onttrekking aan.

3. Bezettingsgraad

Wij hebben vastgesteld dat de procedure in opzet en bestaan toereikend is om een juiste registratie van de bezetting te waarborgen. Echter wij hebben geen zekerheid kunnen verkrijgen over de juistheid van de autorisaties en betrouwbare gegeverisverwerking in Qlikview, waardoor onzekerheid bestaat over de bezetting. Dienst Justitiële Inrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie heeft in haar brief van 20 maart 2014 bevestigd dat voor de vaststelling en afrekening van het subsidiejaar 2013 zal worden uitgegaan van een gemiddelde jaarbezetting van 73,6%.

4. Geweldsincidenten

tussen jeugdigen

Wij hebben vastgesteld dat de procedure in opzet en bestaan toereikend is om een juiste registratie te waarborgen. Uit ons onderzoek is gebleken dat de verantwoorde aantallen van prestatie-indicator d ‘Geweldsincidenten tussen jeugdigen’ aansluit op de viermaandsrapportage (VMR). Het verantwoorde aantal geweidpiegingen tussen jeugdigen is volgens de VMR 34 en volgens Qlikview 47. We hebben een deelwaarneming van zeven willekeurig geselecteerde items uitgevoerd, waarbij we de meldingen hebben onderzocht. Uit onze deelwaarneming is gebleken dat in alle zeven gevallen een door beide partijen ondertekende melding aanwezig was in het cliëntendossier.

5. Geweldsincidenten tegen personeel

Wij hebben vastgesteld dat de procedure in opzet en bestaan toereikend is om een juiste registratie te waarborgen. Uit ons onderzoek is gebleken dat de verantwoorde aantallen van prestatie-indicator e ‘Geweldsincidenten tegen personeel’ aansluit op de viermaandsrapportage (VMR). Het verantwoorde aantal geweidpiegingen tussen jeugdigen is volgens de VMR 29 en volgens Qlikview 39. We hebben een deelwaarneming van zeven willekeurig geselecteerde items uitgevoerd waarbij we de melding hebben onderzocht. Uit onze deelwaarneming is gebleken dat in alle zeven gevallen een door beide partijen ondertekende melding aanwezig was in het cliëntendossier.

BR/eo323122/GdJ/gs Pagina 2 van 4

pwc

6. Integriteit personeel Wij hebben vastgesteld dat de procedure in opzet en bestaan toereikend is om een juiste registratie te waarborgen. Uit de verantwoording blijkt het aantal integriteitsrneldingen van één. Wij hebben deze melding besproken met management. Het incident betrof een medewerker van de ondersteunende dienst van Juvaid. 7. Maatregelen uit RÎ&E module BHVvolgens planning uitgevoerd

Uit ons onderzoek is gebleken dat er geen sprake is van een permanent actueel overzicht van het aantal 3 in bewerking zijnde maatregelen, als gevolg van technische moeilijkheden. In de VMR is 95% weergegeven. Management heeft dit in het activiteitenverslag nader toegelicht.

8. Ordemaatregelen en disciplinaire straffen Wij hebben vastgesteld dat de procedure in opzet en bestaan toereikend is om een juiste registratie te waarborgen. Uit ons onderzoek is gebleken dat de verantwoorde aantallen van prestatie-indicator Ii ‘Time-out, Ordemaatregelen en disciplinaire straffen’ op de bijgaande gestempelde bijlage niet in alle gevallen aansluit op de geregistreerde in de Qlikview. Dit is ook door Het Poortje gerapporteerd in de VMR 3. Hieronder zijn de indicatoren waarbij verschillen bestaan weergegeven: Omschrijving indicator Time outs

Ordemaatregel > 4 uur Ordemaatregel afzondering Disciplinaire straf

1

Aantal activiteitenverslag ioi n6 6

L

Beperking in het gebruik en verspreidingskring

Aantal Qlikview 0 237 12

56

Dit rapport is uitsluitend voor Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen bestemd ter verantwoording aan het Ministerie van Veiligheid en Justitie en kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Op het rapport kan niet door anderen worden gesteund aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Het rapport (of delen daarvan) mag zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf niet in welke vorm dan ook aan derden ter beschikking worden gesteld, zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Derhalve aanvaarden wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid jegens derden.

BR/eo323122/GdJ/gs Pagina 3 van 4

pwc

en zijn ‘Vij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd . lichten te toe verder t van dit rappor Groningen.

30

april

2014

BR/o323I22/GdJ/gs Pagina 4 van 4

Accountants NV.

gaarne

bereid de inhoud

Bijlage: Prestatie-indicatoren Juvaid Prestatie-indicator 04 Ontvluchtingen Realisatiewaarde

Opvang (NBI kort) Behandeling (NBI lang)

2013 0 0

Prestat!e-indicator 05 Overige onttrekkin gen Realisafiewaarde

Opvang (NBI kort) Behandeling (NBI lang)

2013 0 4

Prestatie-indicator 04 Bezettingsgraad (%) 2013 73,56%

Realisatiewaarde Streefwaarde 2013

100%

Prestatie-indicator 06 Geweldpleging tussen jeugdigen Realisatiewaarde

Fysiek geweld

2013 34

Prestatie-indicator 07 Geweldpleging tenen personeel Realisatiewaarde

Fysiek geweld

2013 29 PricewaterhouseCooprs Accountants N.V Uitsluitend voor idontificatiedoeleinden

Prestatie-indicator 30 Integriteit personeel Realisatiewaarde

2013 1

1114

Stuurindicator 32:

% maatregelen uit Rl&E module Brandveiligheid volgens planning uitgevoerd 2013

Reaisatiewaarde

95%

Prestatie-indicator 37 Verwijderin gen uit de groep: Time-out, ordemaatregelen en disciplinaire straffen Realisatiewaarde

a) Time-outs a) Ordemaatregel > 4 uur b) Ordemaatregel afzondering c) Tijdelijke overplaatsing d) Disciplinaire straf e) Negatieve overplaatsingen

2013 101 116 6 1 10 1

PrIcwaterhouseCOoper Accountants N.V

voor icientificatiedoejejnden

fl14

pwc Aan: de Raad van Bestuur van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen

Rapport van feitelijke bevindingen Afgegeven ten behoeve van het Ministerie van Veiligheid en Justitie

Opdracht Wij hebben specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de naleving van artikel 13 lid 4 van het Subsidiebesluit Justitiële Jeugdinrichtingen, de naleving van artikel 4 lid 69 van de Algemene Wet Bestuursrecht en de naleving van de Voorschriften Informatiebeveiliging Rijksoverheid en specifiek geldende voorschriften en richtlijnen voor de DJI-organisaties zoals omschreven in het Controleprotocol Subsidiering Particuliere Jeugdinrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie door Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen te Groningen. Dit rapport bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden.

Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400 Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’. Wij doen verslag van de feitelijke bevindingen naar aanleiding van de met u overeengekomen werkzaamheden. Dit betekent dat wij geen accountantscontrole hebben toegepast en dat evenmin door ons een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. U kunt geen zekerheid ontlenen aan de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de door ons gerapporteerde feiten op basis van de met u overeengekomen werkzaamheden. Wij wijzen erop dat, als wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht, of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wij wellicht aanvullende onderwerpen zouden hebben geconstateerd die voor u van belang zijn.

Verrichte werkzaamheden Bij ons rapport wordt een onderverdeling gemaakt naar de drie ondenverpen waaromtrent wij werkzaamheden hebben uitgevoerd. Hierbij hebben wij de volgende werkzaamheden verricht:

a) Naleving artikel 03 Subsidiebeshiit inzake organisatorische enfinanciële verbanden Artikel 13 lid 4 van het Subsidiebesluit Justitiële Jeugdinrichtingen regelt het informeren van de Minister over financiële en organisatorische verbanden.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Paterswoidseweg 806, Groningen T: o88 792 00 50, F: o88 792 94 24, www.pwc.nl

9728

BM Groningen, Postbus 8060,

9702 KB

PwC’ is het merk waaronder PricewalerhouseCoc,pers AccOuntants NV (KvK 34180285) PricewaterhouseCoopers Balaslingadsiseurs NV )KvK 34180284), PricewarerhouseCoopers Adviscry NV (KvK 34180267), PricewaterhouseCoapers Compliance Services BV lKvK 51414406), PncewaterfrouseCoopers Pensions, Auctia! & lnsuance Servicen S ‘.1 (l(vl( 54226368), PrrcewaterhcuseCcopers 8 k/ (KvK 3483289) en andere vennootschappen handeen err dje,sen ver)erren Op deze d:enslen zijn agemene voorwaarden van toepassing waarin onder meer aansprakekjkleidsvoorwaaraerr ziin opgenomen Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarderi van toepassing Op www pwc fl1 Ir’t u meer informatie over deze zenrootscl-appen, waaronder deze algemene (:ckoop)voorwaarder’ die ook zijn gedeponeerd bij cle Kernen ‘Ier Kcopharrde le Arnsrerdam

pwc

i.

Wij zijn nagegaan of Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen artikel

13 lid 4 van het Subsidiebesluit Justitiële Jeugdinrichtingen heeft nageleefd door te rapporteren omtrent financiële en organisatorische verbanden.

b) Naleving artikel 4 lid 69 Algemene Wet Bes tuursrecht inzake inrichting administratie Ten aanzien van deze vereiste worden in het Controleprotocol een viertal onderdelen gemeld waaraan voldaan moet worden. Het rapport is ingedeeld naar deze vier onderdelen. (1) Inrichtingen met een aandeel in de overheadkosten dienen de overheadkosteri zodanig in de jaarrekening te vermelden waarbij inzicht moet bestaan in het totaal van deze kosten en de verdeling ervan over de instellingen. De uitgangspunten van de begroting dienen hierbij te worden gehanteerd. 2. Wij zijn nagegaan of de overheadkosten ten aanzien van de gehele stichting worden verdeeld over Juvaid, Wilster en Portalis. Tevens zijn we nagegaan welke verdeelsleutel hiervoor is gehanteerd. (Ï1) Inrichtingen niet meerdere subsidieverstrekkers dienen hun verantwoording volgens een meest logische verdeelsleutel (bv. op basis van capaciteit) op te stellen. Dit geldt zowel voor de balans als de winst-en-verliesrekening. In de jaarrekening dient inzicht te bestaan in het totaal en de verdeling ervan over de instellingen. De uitgangspunten van de begroting dienen hierbij te worden gehanteerd. 3. Wij zijn nagegaan of voor de verantwoording ten aanzien van de gehele stichting, die bestaat uit de onderdelen Juvaid, Wilster en Portalis, de in de begroting opgenomen uitgangspunten ten aanzien van de verdeelsleutels zijn gehanteerd. (711) Inrichtingen waar sprake is van gemeenschappelijke kosten met andere werkuelden binnen dezelfde ofeen gelieerde rechtspersoon, al of niet voor rekening van een beheersstichting, dienen in de jaarrekening de wijze van verdeling van deze kosten tot uitdrukking te brengen. Ook hierbij dienen de uitgangspunten van de begroting te worden gehanteerd. 4. Wij hebben onderzoek verricht naar de verdeling van de gemeenschappelijke kosten met andere werkvelden binnen dezelfde rechtspersoon. (IV) Inrichtingen waar sprake is van gemeenschappelijke kosten met andere werkvelderi binnen een gelieerde rechtspersoon, al of niet voor rekening van een beheersstichting, dienen de gecorisolideerde jaarrekening te overleggen. 5. Wij zijn nagegaan of genoemde aanwijzing is nageleefd.

BR/eo323122/GdJ/gs Pagina 2 van 4

1.

pwc

c) Naleving van het Voorschrift Info rinatiebeveiliging Rijksoverheid en de voor de DJI-organisaties specifiek geldende voorschriften en richtlijnen niet betrekking tot infornzatiebeveiliging 6.

Wij hebben onderzoek verricht naar de naleving van het Voorschrift Informatiebeveiligirig Rijksoverheid en de voor de DJI-organisaties specifiek geldende voorschriften en richtlijnen met betrekking tot informatiebeveiliging door Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen.

Uitkomsten verrichte werkzaamheden Bij onze rapportage wordt een onderverdeling gemaakt naar de drie onderwerpen waaromtrent wij werkzaamheden hebben uitgevoerd. Onze uitkomsten zijn:

a) Naleving artikel 13 van het Snbsidiebesluit inzake organisatorische en financiële verbanden 1.

Wij hebben vastgesteld dat Stichting Het Poortje Jengdinrichtingen middels het jaarverslag verslag uitbrengt aan het Ministerie van Veiligheid en Justitie ton aanzien van financiële en organisatorische verbanden.

b) Naleving artikel 4 lid 69 van de Algemene Wet Bestuursrecht inzake inrichting administratie 2.

Wij hebben vastgesteld dat de kosten die direct kunnen worden toegerekend aan een van de werkvelden, ten laste worden gebracht van de juiste exploitatie. Tevens hebben wij vastgesteld dat de indirecte overheadkosten worden toegerekend op basis van de aanwezige capaciteit voor de werkvelden.

3.

Wij hebben vastgesteld dat de kosten die direct kunnen worden toegerekend aan een van de werkvelden, ten laste worden gebracht van de juiste exploitatie. De verdeling van de kosten naar de betreffende werkvelden is in de jaarrekening van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen opgenomen door middel van gesegmenteerde resultatenrekeningen.

4.

Wij hebben vastgesteld dat binnen deze stichting gemeenschappelijke kosten bestaan voor Juvaid en Wilster. De verdeling van deze kosten blijkt op een juiste wijze uit de jaarrekening.

5.

Wij hebben vastgesteld dat de instelling een jaarrekening voor alle werkvelden overlegd.

c) Naleving van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid en de voor de DJI-organisaties specijïek geldende voorschriften en richtlijnen m.b.t. informatiebeveiliging. 6.

Uit artikel 2 lid 1 van het Besluit Voorschrift Inforinatieheveiliging Rijksdienst 2007 blijkt dat het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst niet geldt voor private instellingen. Omdat Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen een private instelling betreft behoort zij niet tot deze groep, waardoor het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst niet direct op haar van toepassing is.

BR/eo323 122/GdJ/çJs

Pagina 3

van

4

pwc

Beperking in liet gebruik en verspreidingskring

nger. bestemd ter verantwoording Dit rapport is uitsluitend voor Stichting Het Poortje Jeugdinrichti doeleinden worden gebruikt. Op andere voor niet kar. aan het Ministerie van Veiligheid en Justitie en n die niet op de hoogte zijn van ien andere aangez nd gesteu worden n het rapport kan niet door andere eteren, liet rapport (of delen het duel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpr niet in welke vorm dan ook vooraf ming daar nu) mag zonder onze uitdrukkelijke ehriftelijke toestem ming vooraf. l)erhalve toestem kelijke uitdruk onze zonder aan derden ter beschikking worden gesteld, derden. aanvaarden wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid jegens en zijn gaarne bereid de inhoud \\‘ij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd van dit i’appom’t verder toe te lichten. Groningen. 30 april 2014 PricewaterhouseCoopers Accon ntants XV.

BR/eo323122,’GdJ/gs Fczgna 4 ron 4

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Subsidieverantwoording 2013

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

Inhoud 1, Inleiding 2. Realisatie speerpunten 2013

3

.

.

4

2.1 Ca paciteitsmaatregelen 2013

4

2.2 Project Pas op de Plaats

4

2.3 Project Pilot Adolescentenstrafrecht

5

2.4 Leefgroep jong volwassenen

5

2.6YOUTURN

6

2.7 Ouderparticipatie

7

2.8 Borging betrouwbare gegevens

8

2.9 Huisvestingsvoorzieningen

9

_3. Realisatie prestatie-indicatoren 2013

10

3.1 Resultaten prestatie-indicatoren bestuursdepartement

10

3.2 Resultaten DJI-prestatie-indicatoren

13

3.3 Resultaten iii Sectorale prestatie-indicatoren

14

Bijlagen: Huisvestingsvoorzieningen 2013 Gewaarmerkte A-formuheren

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

1. Inleiding Deze subsidieverantwoording Juvaid 2013 is opgesteld parallel aan het Jaardocument Jeugdzorg 2013. In dit Jaardocument vindt u het maatschappelijk verslag, dat betrekking heeft op Het Poortje Jeugdinrichtingen als geheel (JJl, Gesloten Jeugdzorg Plus, Onderwijs & Arbeids toeleiding) en de jaarrekening. 11 ontvangt dit jaardocument jeugdzorg 2013 separaat in 12voud. De specifieke onderwerpen voor het jaarverslag die zijn voorgeschreven in de handleiding Planning & Control komen in deze subsidieverantwoording aan de orde.

subsidieverantwoording 2013 Z5/4/2014

2. Realisatie speerpunten 2013 2.1 Capaciteitsmaatregelen 2013 • Welke acties zijn ondernomen? Op basis van de bezettingscijfers 2012, capaciteitsbehoefte en prognose heeft juvaid in 2013 de capaciteit verlaagd naar 48 plaatsen: de formatie pedagogisch medewerker en gedragswetenschappers was hierop in 2012 al aangepast. Aanvullende maatregelen zijn niet nodig geweest. • Welke middelen zijn ingezet? Niet relevant. • —

—

Welk resultaat is bereikt? Formatie aangepast hij 48 plaatsen (5 leefgroepen). In tijden van piekbelasting kan het aantal jongeren op een kort verblijf groep verhoogd worden van 10 naar maximaal 12 en op een lang verblijf groep van 8 naar maximaal 10. In 2013 is hiervan geen gebruik gemaakt.

• Wat zijn de vervolgacties (eventueel)? Niet relevant.

2.2 Project Pas op de Plaats • Welke acties zijn ondernomen? In nauwe samenwerking met regionale ketenpartners als de Raad voor de Kinderbescherming, Openbaar Ministerie en Bureau jeugdzorg is een module genaamd “Pas Op de Plaats” (afgekort POP) ontwikkeld. De essentie van POP is dat een jongere hij de start van een criminele carrière voor twee weken wordt geplaatst in juvaid. In deze periode gaat de jongere reflecteren op zijn gedrag en allerlei opdrachten uitvoeren; zijn netwerk wordt daarbij nauw betrokken. Er vindt geen contact plaats met andere jongeren. Doel is dat zijn ervaring in Juvaid en het leerproces een zodanig impact heeft dat de jongere zijn criminele activiteiten opgeeft. • Welke middelen zijn ingezet? Gedurende de projectduur is er gebruik gemaakt van de inzet van pedagogisch medewerkers, activiteitenbegeleiders, ouderhegeleider, methodiekcoach en gedragswetenschapper. De ingezette uren komen uit het regulier budget. De lage bezetting gaf ook ruimte om een dergelijk project te ontwikkelen en uit te voeren. • Welk resultaat is bereikt? Zowel de nauwe samenwerking met ketenpariners als het resultaat (alle POP jongeren tot op heden niet meer in contact met Justitie) geeft aan dat POP van toegevoegde waarde kan zijn. In samenspraak met de sectordirectie heeft er een tussenevaluatie plaatsgevonden en is op onderdelen het project aangepast; de projectduur is verlengd tot 1 mei 2015. • Wat zijn de vervolgacties? Project wordt na een tussenevaluatie op basis van een business case herstart op 1mei 2014 tot 1 mei 2015.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

2.3 Project Pilot Adolescentenstrafrecht • Welke acties zijn ondernomen? Onder regie van de volwassenenreclassering en de jeugdreclassering is in het arrondissement Groningen in het najaar van 2012 tot 1 mei 2013 een project gestart met als doel om jongeren van 18-20 jaar op basis van artikel 77c SR. te plaatsen in juvaid. Doel van het project was om ervaring op te doen hij de advisering van plaatsing in een JJI of in een Pl als voorbereiding op de komst van het adolescentenstrafrecht per 1 april 2014. In juvaid werd binnen de bestaande capaciteit een leefgroep jong volwassenen ingericht. • Welke middelen zijn ingezet? De plaatsing van de adolescenten viel binnen de reguliere operationele capaciteit van Juvaid (48 plaatsen). Er zijn dus geen extra middelen ingezet. • Welk resultaat is bereikt? De reclasseringsorganisaties hebben ervaring opgedaan met het samen adviseren en op basis daarvan de procedures aangepast. Juvaici heeft ervaring opgedaan met een oudere populatie. Van deze ervaring kan met betrekking tot de komst van het adolescentenstrafrecht gebruik worden gemaakt. • Wat zijn de vervolgacties? Samen met justitie is aan de Rijksuniversiteit Groningen opdracht gegeven tot nader onderzoek; Doel is inzicht te krijgen in de meerwaarde van het plaatsen van jong volwassenen in een jJl in plaats van in een Pl. Voorts het bieden van handvaten aan de Jjl’s als het gaat om de bejegening en behandeling van deze nieuwe doelgroep.

24 Leefgroep jong volwassenen • Welke acties zijn ondernomen? Juvaid heeft in 2011 bij de sectordirectie een verzoek ingediend om een leefgroep om te bouwen tot een besloten leefgroep. De besloten leefgroep is bedoeld voor jongeren in een laatste fase in juvaid en biedt meer mogelijkheden, ruimte en vrijheden (o.a. alleen over het terrein lopen). Op deze wijze wordt de overgang naar buiten minder groot. Na een vertraging in het besluit vormingsproces is de verbouw pas gestart in december 2013. De opening is nu gepland op 1juni 2014. • Welke middelen zijn ingezet? In 2013 zijn vanwege de vertraging geen middelen ingezet. • Welk resultaat is bereikt? Er is in 2013 vanwege de vertraging geen resultaat bereikt. • Wat zijn de vervolgacties? Het besluitvormingsproces is in maart 2014 met alle betrokkenen (Justitie, Rijksgebouwendienst en Juvaid) geëvalueerd. Dit heeft een aantal leerpunten opgeleverd.

subsidievei-antwoording 2013 25/4/2014

2.5 Herstelbemiddeling • Welke acties zijn ondernomen? In 2013 was Juvaid voornemens om in te zetten op herstelbemiddeling. Om te kunnen bereiken dat Juvaid een module herstelbemiddeling in kan zetten, is een aantal medewerkers geselec teerd. Voorts is er afstemming geweest met Slachtoffer in Beeld om te komen tot een inhoudelijk trainingsprogramma. • Welke middelen zijn ingezet? In 2013 is er budget gereserveerd voor het volgen van een opleiding herstelbemiddeling. Voorts is er ruimte in het rooster gecreëerd om te faciliteren dat de training kan worden gevolgd. • Welk resultaat is bereikt? Door een combinatie van inzet landelijk beleid (introductie module Dapper) en wijzigingen in de geselecteerde medewerkers, kon de training in 2013 niet worden gevolgd. Wel worden herstelbern idd elingsgesprekken gevoerd in daarvoor geïnd iceerde situaties. Bijvoorbeeld tussen een jongere en een medewerker na een incident (verbaal of fysiek). • Wat zijn de vervolgacties? Juvaid wil in 2014 aansluiten bij de mogelijkheden om medewerkers te laten trainen voor toepassing van de Dapper methodiek.

2.6 YOUTURN • Welke acties zijn ondernomen? In 2013 is zowel in afdelingsplannen als in teamoverleggen aandacht geweest voor de borging van YOUTURN. O.a. was er sturing op het gebruik van de J-familie en de geldigheid van YOUTURN A certificaten. Zo nodig zijn methodiekcoaches ingezet op het ondersteunen van medewerkers bij de uitvoering van de methodiek. • Welke middelen zijn ingezet? In 2013 is er geen extra budget gereserveerd voor de borging. Borging moet binnen de reguliere middelen worden opgepakt. Als het gaat om de borging spelen met name de afdelingsmanagers, gedragswetenschappers en methodiekcoaches een rol. • Welk resultaat is bereikt? De inspectie heeft in december 2013 positief geoordeeld over de toepassing van de YOUTURN methodiek. • Wat zijn de vervolgacties? De programma-integriteit van YO{JTURN is voortdurend een punt van aandacht. Afhankelijk van geconstateerde afwijkingen en uitkomsten van audits vinden activiteiten plaats.

subsidieverantwoordirig 2013 25/4/2014

2.7 Ouderparticipatie • —

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

Welke acties zijn ondernomen op het gebied van ouderparticipatie? De mentor heeft wekelijks contact met ouders over het welzijn en de voortgang van hun zoon. Ouders worden uitgenodigd voor perspectiefpianbesprekingen. Ook bij eerste perspectiefpianhespreking is het percentage ouders dat aanwezig is hoog. Ouders krijgen binnen drie dagen na binnenkomst van hun zoon in juvaid de gelegenheid om de leefgroep te bekijken. Ouders worden tijdens de zomer en kerstperiode uitgenodigd voor een activiteit die georganiseerd wordt voor jongeren en hun ouders. Voorafgaand aan het verlof worden ouders bezocht door een medewerker van juvaid (ITB’er en ouderbegeleider stemmen dit af met elkaar). Hierin wordt het verlof voorbesproken en kunnen ouders nog vragen stellen, meedenken over leerdoelen en hun zorgen delen. Voorafgaand en na het verlof is er vanuit de groep contact met de mentor over hoe het verlof is verlopen (indien het verlof plaatsgevonden heeft bij ouders). Ook worden ouders bij de verlofevaluatie uitgenodigd. Er worden ouderavonden op de groep georganiseerd (tweemaal per jaar op groepen Lang Verblijf). Er worden 2 3 keer per jaar ouderbijeenkomsten georganiseerd met een specifiek thema, alleen voor ouders/ verzorgers. In 2012 is Juvaid begonnen met een ouderpanel. Een groep ouders wordt uitgenodigd om met de directeur en hoofd Behandeling en Opvoeding in gesprek te gaan over zaken die zij goed vinden gaan in Juvaid, maar ook zaken waar zij tegen aan lopen. Dit heeft als doel om waar mogelijk onze werkwijze aan te passen, zodat we een betere zorg en behandeling kunnen gaan leveren. Ouders worden uitgenodigd voor diploma- en certificaatuitreikingen op school. Binnen Juvaid is sinds maart 2011 een ouderbegeleider aangesteld die ingezet kan worden: o Als de behandeling gebaat is bij andere, specifiek of meer actieve rol van ouders o Wanneer de ouderparticipatie stagneert o Wanneer ouders zelf om extra ondersteuning/ hulp vragen o Ook is de ouderbegeleider beschikbaar om mentoren te ondersteunen in de oudercontacten, wanneer dit stroef verloopt of de situatie rondom ouders zeer complex is. o Bij stagnerende ouderparticipatie wordt inzet door de ouderbegeleider geïndiceerd tijdens het indicatieoverleg. o Vanaf 1 februari 2013 wordt de ouderbegeleider ook voortijdig ingezet op de Kort Verblijf afdeling om kennis te maken met ouders en de gezinssituatie te screenen. o Vanaf 1 maart 2013 is de pilot “bezoek op de leefgroep gestart. Ouders kunnen elke maand een deel van de dag meedraaien op de groep. o Ouders worden vanaf 1 maart 2013 uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek met de ouderbegeleider voorafgaand aan de le perspectiefplanhespreking. Wanneer jongeren overgeplaatst worden van Kort- naar Langverblijf wordt er een plaatsingsgesprek georganiseerd waar ook ouders voor uitgenodigd worden. Het doel van dit gesprek is kennismaking, informatieverstrekking over het verdere verblijf (behandeling en verlof) en komen tot een goede samenwerking. Het inzetten van een ervaringsdeskundige voor ouderbijeenkomsten.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

•

Welke middelen zijn ingezet? Ouderavonden Ouderbijeenkomsten Het organiseren van activiteiten Reiskostenvergoeding voor ouders die niet de financiële middelen hebben om naar juvaid te kunnen komen en niet vanuit bijvoorbeeld de bijzondere bijstand een vergoeding krijgen.

—

—

—

—

• Welk resultaat is bereikt? Aangezien er geen nulmeting is gedaan voorafgaand aan het doorvoeren van de visie op ouderparticipatie zijn de resultaten niet meetbaar. Wel is merkbaar dat er steeds meer aandacht is in de behandeling van de jongere voor het gezinssysteem. Bijvoorbeeld dat er vaker ouderbegeleiding geïndiceerd wordt door de gedragswetenschappers. • Wat zijn de vervolgacties (eventueel)? Het komende jaar zal gekeken worden hoe ouders meer nog betrokken kunnen worden bij het opleidingstraject vanuit Portalis. Ook de school wil gaan investeren in oudercontacten.

2.8 Borging betrouwbare gegevens • Welke acties zijn ondernomen? Juvaid wil beschikken over betrouwbare gegevens. Beleid is dat alle gegevens in principe in de j familie moeten worden geregistreerd. Er is in beginsel geen plaats meer voor exotische Excel bestanden e.d. Alle medewerkers in Juvaid zijn in 2013 opgeleid om met de 1-familie te kunnen werken. Elk team heeft een aandachtfunctionaris die belast is met het namens de afdelings manager toezicht houden op een juist gebruik van de 1-familie. Ondersteuning vindt plaats via de afdeling ICT en de medewerkers van het project 1-familie. De komst van Qlikview geeft meer mogelijkheden om de betrouwbaarheid van de gegevens te controleren en te herstellen. • Welke middelen zijn ingezet? De middelen zijn vooral te relateren aan de inzet van bovengenoemde medewerkers. • Welk resultaat is bereikt? De omzetting van de landelijke systemen Tulp naar de j-familie in 2013 heeft geleid tot een trendbreuk in een aantal gegevens. Ook was de J-familie vanwege technische problemen regelmatig uit de lucht. Vanuit justitie is er in 2013 fors geïnvesteerd in de betrouwbaarheid en stabiliteit van de J familie (o.a. vergroting bandbreedte). Naar verwachting moet de 1-familie vanaf 1 januari 2014 zodanig stabiel zijn dat de gegevens betrouwbaar zijn. Daarbij komt dat de gegevens vanaf 1 januari 2014 ook geraadpleegd kunnen worden middels Qlikview. Overigens heeft de 1-familie geleid tot een professionele hoogwaardige ondersteuning van het primair proces. • Wat zijn de vervolgacties? De borging van betrouwbare gegevens is voortdurend een punt van aandacht. Afhankelijk van geconstateerde afwijkingen en uitkomsten van audits vinden herstelactiviteiten plaats. Aandachtspunt blijft echter ook de voor de J-familie noodzakelijke menskracht.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

2.9 Huisvestingsvoorzieningen Qua financieringsvorm worden huisvestingsprojecten op twee manieren uitgevoerd: â fonds perdu en middels door het Ministerie gesubsidieerde voorfinanciering. In de subsidieaanvraag voor 2013 zijn geen huisvestingsvoorzieningen aangevraagd. Wel zijn gedurende het jaar twee subsidies aangevraagd en toegekend. Huisvestingsprojecten a fonds perdu uitgevoerd in 2013 Brandpreventiemaatregelen n.a.v. brandscan Werkzaamheden die zijn uitgevoerd onder projectnummer 20.07060 op basis van het rapport Cauberg&Huygen d.d. 7 augustus 2007 onder regie van de Rijksgebouwendienst. De werkzaamheden zijn noodzakelijk om de gebouwen te brengen naar het wenselijk niveau brandveiligheid zoals door Justitie gesteld. In 2013 zijn nog werkzaamheden uitgevoerd voor de certificering van de Brandmeldinstallatie en de Personenzoek Installatie. De Ja-conclusie van de certificerende instantie is verstrekt in december 2013. Legionellabeheersing In 2013 zijn werkzaamheden die in 2012 gestart zijn onder projectnummer 20.10043 in het kader van o.a. legionellabeheersing afgerond. [let betreft hier de renovatie van de douches met een automatisch spoelsysteem ter bestrijding van legionella. Ook zijn er diverse aanpassingen aan waterleidingen verricht. Tevens zijn in dit project de ramen van de groepsleidingruimten voorzien van het door Justitie voorgeschreven P6B glas. Aanpassing van een reguliere woongroep De Rijksgebouwendienst heeft onder projectnummer 20.11034 een reguliere gesloten woonafdeling aangepast naar een beperkt gesloten groep. Het resultaat is een toegangssluis, extra camera’s doorbraken tussen de kamers, werkplekken in de oude teamkamers en een nieuw buitenhek. Het resultaat voldoet aan het Programma van Eisen (PvE) van DJI van juni 20013. Huisvestingsprojecten door het Ministerie gesubsidieerd uitgevoerd in 2013 Vervanging TL armaturen cellengangen Naar aanleiding van de veiligheidscheck zijn alle armaturen op de slaapgangen vervangen voor slagvaste armaturen. De armaturen zijn aangeschaft en door eigen mensen gemonteerd. De subsidie is toegekend in de brief “Subsidieverlening 2013 nr. 3 inzake TL-armaturen cellengang” op 12 maart 2013 onder subsidienummer 5744848/13/Dil. Vervanging ramen Naar aanleiding van een incident op 9 juni 2013 heeft juvaid een verzoek ingediend of zij aanspraak kan maken op een geoormerkte subsidie ter dekking van de schadekosten. Het Ministerie heeft per de brief “Subsidieverlening nr. 05-2013 iz. Reservecapaciteit, ramen en adolescenten” op 25 oktober 2013 een subsidie van € 15k toegekend onder subsidienummer 5753616/13/DJl. De schade is volledig hersteld. Punten veiligheidscheck luvaid Veenhuizen Naar aanleiding van de veiligheidscheck was het noodzakelijk om de gang voor de centrale post te voorzien van een sluiswerking. Dit is in 2013 uitgevoerd door de firma Cofely. Een ander punt wat naar voren is gekomen is dat de looppoorten op de luchtplaatsen niet waren voorzien van deurstand en slotstandsignalering. Dit punt is in 2013 in opdracht gegeven en in 2014 uitgevoerd door de firma Heras. De bono hiervoor zal in 2014 worden aangevraagd.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

3. Realisatie prestatie-indicatoren 2013 3.1 Resultaten prestatie-indicatoren bestuursdepartement Prestatie-indicator 10 Bezettingsgraad (%) 100% Norm 2010 2011 2012 2013 532% 775% 49,4% 73,56%

Realisatiewaarde Streefwaarde 2014

90%

Toelichting: Op basis van de maandstaten Capaciteit en Bezetting JJI wordt de bezettingsgraad centraal door het bestuursdepartement vastgesteld. Opvallend is dat met name in de eerste maanden van 2013 de capaciteit boven de 90 % uitkwam; dit werd met name ook veroorzaakt door de instroom vanuit het project adolesceritenstrafrecht. Na beëindiging van het project ging de instroom gestaag weer omlaag. Prestatie-indicator 04 Ontvluchtingen Norm <5 Realisatiewaarde

Opvang (NBI kort) Behandeling (NBI lang)

2010 0 0

Streefwaarde 2014

Clusterbreed

0

2011 0 0

2012 0 0

2013 0 0

Toelichting: Het aantal ontvluchtingen bedroeg net zoals de afgelopen 5 jaar 0. Geen van de jeugdigen heeft zich onttrokken aan de vrijheidsstraf of vrijheidsbenemende maatregel vanuit het normaal beveiligde inrichtingsgebouw of het normaal beveiligde inrichtingsterrein. Prestatje-indicator 05 Overige ontirekkin gen <24/100 Norm

Realisatiewaarde

Opvang (NBI kort) Behandeling (NBI lang)

Streefwaarde 2014

NEl kort NBI lang

2010 0 6

2011 0 6

2012 0 4

2013 0 4

0 4

Toelichting: Het aantal onttrekkingen ligt in 2013 met 4 onttrekkingen op hetzelfde niveau dan het jaar daarvoor. De aanleiding was echter divers. Het betrof o.a. een PIJ jongere die door de Pl de Marwei op straat is gezet en zich dezelfde dag nog heeft gemeld in Juvaid; een onttrekking van een jongere tijdens een vervoer van de DV&O en het niet op tijd melden van een jongere voor een time-out. Prestatie-îndicator 06 Geweldpleging tussen feugdigen <70/100 Sectornorm 2010 22 Fysiek geweld Realisatiewaarde Streefwaarde 2014

NBI kort NBI lang

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

12 5

2011 28

2012 30

2013 34

Toelichting: In Juvaid waren twee jongeren vanuit hun zware problematiek verantwoordelijk voor het merendeel van de geweldsincideriten; zowel naar andere jongeren als naar medewerkers. In overleg met de psychiater is uiteindelijk een meer passende vervolginstelling gevonden voor beide jongeren. In de incidentenrapportage 2013 voor de Inspectie Jeugdzorg is uitgebreid ingegaan op de incidenten.

Prestatie-indicator 07 Geweldpleging tegen personeel <63/100 Sectornorm 2010 24 Realisatiewaarde Fysiek geweld Streefwaarde 2014

NBI kort NBI lang

2011 40

2012 36

2013 29

6 6

Toelichting: In Juvaid waren twee jongeren vanuit hun zware problematiek verantwoordelijk voor het merendeel van de geweldsincidenten; zowel naar andere jongeren als naar medewerkers. In overleg met de psychiater is uiteindelijk een meer passende vervolginstelling gevonden voor beide jongeren. In de incidentenrapportage 2013 voor de Inspectie Jeugdzorg is uitgebreid ingegaan op de incidenten.

Prestatie-indica for 08 (Gegronde) klachten jeugdigen Sectornorm <12/1 00 2010 24 Onherroepelijk Realisatiewaarde 10 Gegrond Streefwaarde 2014

2011 5 3

2012 30 17

2013 24 15

Onherroepelijk 20 Gegrond 6

Toelichting: Zowel het aantal onherroepelijk afgehandelde klachten als het aantal gegronde klachten is het afgelopen jaar afgenomen ten opzichte van 2012. In 2013 was een jongere voor meer dan de helft verantwoordelijk voor alle ingediende klachten. In 2014 wordt een verdere daling verwacht.

Prestatie-indicator 09 Arbeidsverzuim personeel Sectornorm 7,50% Realisatiewaarde

Verzuim totaal

Streefwaarde 2014

6,5%

2010 8,7%

2011 8,0%

2012 2013 10,5% 7,2%

Toelichting: IN 2013 kwam het ziekteverzuim uit op gemiddeld 7,2 %. Juvaid investeert veel in het beleid ; zo wordt er bijvoorbeeld na meer dan twee ziektemeldingen een frequent verzuim gesprek gevoerd en werd er ook gekeken naar mogelijkheden om het ziekteverzuim omlaag te krijgen. Aanpassing van de systematiek van het roosteren heeft ook een positieve bijdrage gehad.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

Prestatie-indicator 12 Uitstroom STP’s en proefverloven 60/1 00 Sectornorm

2012

2013 4 39

1 0 1

3 0 1

3 0 2

2011 Totaal aantal PIJ jeugdigen uitgestroomd Totaal aantal JD jeugdigen uitgestroomd Realisatiewaarde

Streefwaarde 2014

Afgerond volgens plan: Jeugdigen met PIJ-maatregel Jeugdigen met jeugddetentielkortverblijf Jeugdigen met jeugddetentiellangverblijf Voortijdig afgebroken onder: Jeugdigen met PIJ-maatregel Jeugdigen met jeugddetentie/kortverblijf Jeugdigen met jeugddetentie/Iangverblijf Uitstroom zonder STP onder: Jeugdigen met PIJ-maatregel Jeugdigen met jeugddetentie/kortverblijf Jeugdigen met jeugddetentie/langverblijf

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 21 8

4 11 4

1 0 14

Totaal aantal PIJ jeugdigen uitgestroomd Totaal aantal JD jeugdigen

12 12

Succesvol afgerond STP onder: Jeugdigen met PIJ-maatregel Jeugdigen met JD/lang verblijf Voortijdig afgebroken onder Jeugdigen met PIJ-maatregel Jeugdigen met JD/langverblijf Uitstroom zonder STP onder: Jeugdigen met PIJ-maatregel Jeugdigen met JD/Iangverblijf

7 7

0 0 0 0

Toelichting: De uitstroom van PIJ-en JD-jeugdigen is lager uitgekomen dan geprognotiseerd, in verband met de lagere bezetting van 2013 ten opzichte van de capaciteit. In de aantallen van het prestatiecontract is uitgegaan van een capaciteit van 48. De beschikbare tijd na een onherroepelijke veroordeling is nog steeds van negatieve invloed om een gedegen STP-traject vorm te geven.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

3.2 Resultaten DJI-prestatie-indicatoren Prestatie-indicator 30 Integriteit personeel Secfornorm n.v,t. 2010 Realisatiowaarde 1 Streetwaarde 2014:

2011 0

2012 0

2013 1

1

Toelichting: In 2013 heeft zich een integriteitsgeval voorgedaan. Dit heeft zich afgespeeld op personeelszaken. Stuurindicator 36 (was 3 % maatregelen uit RI&E module Brandveiligheid volgens planning uitgevoerd Sectornorm

Actueel 2010 100%

Realisatiewaarde Streefwaarde 2014:

2011 100%

2012 niet ingevuld

2013 95 %

Actueel

Toelichting: Juvaid heeft wat pech gehad met de GyM; na enige technische perikelen en overleg met servicecenter wordt GVM nu goed gebruikt. Het brandcertificaat wordt binnenkort na afronding van alle werkzaamheden afgegeven; de inspectie had geen opmerkingen over de brandveiligheid in Juvaid en was positief over de BHV Organisatie.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

3.3 Resultaten JJI Sectorale prestatie-indicatoren Prestatie-incilcator 37 Veswijderin gen uit de groep: Time-out, ordemaatregelen en disciplinaire straffen Sectornorm

nv.t.

Realisatiewaarde

a)Time-outs b)Ordemaatregel>4uur c) Ordemaatregel afzondering ci) Tijdelijke overplaatsing e) Disciplinaire straf t) Negatieve overplaatsingen

145 20 0 6

a) Time-outs a) Ordemaatregel > 4 uur b) Ordemaatregel afzondering c) Tijdelijke overplaatsing d) Disciplinaire straf e) Negatieve overplaatsingen

n.vi. 100 20 2 30 2

2010 -

-

2011 117 210 18 1 39 1

2012 99 167 33 2 63 1

2013 101 116 6 1 10 1

Streefwaarde 2014

Toelichting: De time-outs zijn op hetzelfde niveau gebleven. Naar aanleiding van maatregelen na de cijfers van 2012 is er een aantal maatregelen genomen. Uitgangspunt is altijd dat eerst een pedagogische oplossing wordt gezocht (bijv. de time-out) en een inhoudelijke oplossing, zoals opgenomen in een doseerprogramma, Dit heeft zijn effect gehad in de cijfers. Ook de inspectie had geen opmerkingen over de toepassing van maatregelen in Juvaid.

Stuurindicator 38:

Kwaliteit

Sectornorm

100%

Realisatiewaarde

a) % contact met ouders/netwerk b) Aantal 2e PP besprekingen ouders/netwerk uitgenodigd c) Aantal 2e PP gesprekken ouders/netwerk aanwezig d) Overdrachtsmoment op leefgroep met school e)%<3wekeneerstePP

Streefwaarde 2014

2010 57%

2011 100%

2012 95%

2013 96,3% 96,67%

-

79%

a) % wekelijks contact met ouders/netwerk b) Aantal 2e PP besprekingen waarvoor ouders/netwerk zijn uitgenodigd c) Aantal 2e PP gesprekken waarbij ouders/netwerk aanwezig waren d) Overdrachtsmoment op leefgroep met school e) % <3 weken eerste perspectiefplan

100% 73%

95% 54%

-

65,8%

100% 100% Geen norm 100% 100%

Toelichting: Juvaid voldoet nagenoeg aan de norm. Om de norm te bereiken met betrekking tot de termijn van het eerste perspectiefplan zijn er maatregelen genomen (niet eerst bespreken met ouders, reclassering etc, maar na overleg met de jongere vaststellen) waarvan het effect in 2014 te zien moet zijn.

subsfdicverantwoording 2013 25/4/2014

Prestatie-indicator 39 Voorbereiding o nazorg Sectornorm

100%

Realisatiewaarde

a) % binnen 1 week besproken op netwerkberaad b) % besproken op trajectberaad c) % uitgestroomde jeugdigen dat beschikt over: dagbesteding en/of woonplek indien niet beschikken over dagbesteding en/of woonplek overgedragen aan ketenpartner

2010

-

-

-

-

90% -

2011 95%

2012 100%

2013 100%

97%

100%

93%

100% 100%

60% 35%

90% 0%

Streefwaarde 2014

a) % binnen 1 week besproken op netwerkberaad b) % besproken op trajectberaad d.m.v. fysiek aanwezig of schriftelijke input c) % uitgestroomde jeugdigen dat beschikt over: dagbesteding woonplek woonplek dagbesteding d) % uitgestroomde jeugdigen dat niet beschikt over: dagbesteding en/of woonplek % daarvan dat is overgedragen aan ketenpartner

100% 100%

-

-

c)

+

d)

-

-

-

Toelichting: De nazorg en samenwerking in de keten loopt goed in Juvaid.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

Zie c)

=

100%

Bijlage 1: Huisvestingsvoorzieningen 2013: wat is uitgevoerd, wat is in uitvoering?

Huiwestingsvoorzieningen 2013: wat is uitgevoerd, wat is in uitvoering?

Omschrijving

1

uitgevcerd/ in uitvoering

Indicatie kosten

In uitvoering

€ 776.000

uitgevoerd uitgevoerd uitgevoerd uitgevoerd in uitvoering

p.m. p.m. € 16 086,95 € 15.399,05 p.m.

Gewenste functionee verbeteringen bij vcoroeeid a s gevolg van 1 beleidswijziging c q. capaciteitsuitbreiding 1

Projectplan nazorg (2012) Aanpassing van een reguliere woongroep (â fonds perdu)

2 Gewenste onderhoudsvoorzieningen, renovatie c q. vervengingen De gegevens uit de BP (integrale beheer prognose) en/of de MOP kunnen daarbij als basis worden genomen. 1. 2 3. 4. 5

3

Brandpreventiemaatregelen nav brandscan (â fonds perdu) Legionellabeheersing (â fonds perdu) Vervanging TL armaturen cellengangen Vervanging ramen Punten veiligheidscheck Juvaid Veenhuizen

Energie/milieu 1. 2. 3 4

4

Eventuele overige opmerkingen

2. 3. 4.

subsidieverantwoording 2013 25/4/2014

€ € € €

A-formulieren t.b.v. het Jaarverslag 201.3 voor Particuliere Justitiële Jeugdinrichtingeri *

t

jvraen hebben, ben kunt u conta

Te raadtegen: Hanbield ng Penning en Control particul:ere ii’s. Fnancile Kacerreçoling. Subsidiebesljit. -

-

-

pag’na 1/6

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële Inrichtingen

Formulier A-1 Opgave subsidiabele exploitatiekosten 2013 Particuliere Justitiële Jeugdinrichtingen Naam van de inrichting Operationele Capactet:

Juvsidlustitië!e eugdinrichting ..

Reserve-/buitengebruikgeste’de capaciteit:

-

?‘.

.._

Subsidieverantwoording 2013 Voorlopige suoside:oezegging 2013 cf laatste subsidiebrief nr. 05 Overloop bijzondere subsidies uit voorgaande jaren (zie A-3) Overloop bijzondere subsidies naar 2014 (zie A-3)

+ .

... -

Aanvraag overloop bijzondere subsidies 2014 (zie A-3)

-

Nog te ontvangen bijzondere subsidies (zie A 3)

65»P.:.

7.278(00

+

Terug te betalen bijzondere subsidies (zie A-3) Korting bij onderbezetting

0

.

219.5Q7(0O-

-

-

Te verantwoorde subsidie over de verslagperiode Doorbelast aan Portalis

,S__.1:.9.9.•0

Overige opbrengsten (ESF)

..

Overige opbrengsten (huur school ed.) Totaal opbrengsten verslaqperiode

,_€

Totale expioitatiekosten (zie hieronder aansluiting met enkelvoud:ge resultetenrekening)

C

Saldo voordelig/nadelig

(

Egalisatiereserve 2013 Saldo per 1-1-2013 Correctie afrekening voorgaande jaren Dotatie resultaat 2013 Rentebaten (tav. egalisetiereserve) Niet-geaccepteerde voorzieningen (stand per 01-01-2013; dotatie 2013 is gecorrigeerd in resultaat 2013. Zie hieronder aansluiting.)

0 116.158 774 .6 1S

Onttrekking t.b.v. exploitatie (waarvoor toestemming is verleend) 774.6

Stand per 31-12-2013

Aansluiting exploitatiekosten t.l.v. subsidie en enkelvoudige RR: Exploitatiekosten conform enkelvoudige resultatenrekening Af: dctate 2013 niet-geaccepteerde voorzieningen Af: niet goedgekeurde kosten Bij: kosten van af te rekenen subsidies uit voorgaande jaren etc

0

9..

Totale exploitatiekosten Liv. subsidie 2013

pagina 2/6

11.38

,55718

‘

-

3)

9,16

4O

83,22

275

.

84,78

.

312

,_.•,

pagina 3/6

1) Formatie groepsteiders. 2) Bv. badmeester, pupillenadministratie, maatschappelijk werk, individueel trajectbegeleider, bibliothecaris. 3) U wordt verzocht de Overige functies’ nader te specificeren.

Totaal

,9.Y8YW

py9çfuncties:

.

18,35

0

.‘9.’.890Ç8

2,16

s

082

Beheersfuricties

3

4,27 22

2

?..3

Medische funcbes

Qverie9edra s 9 deskundi9en

,:9.Y.9!9.99

0,20

1,9

0(1

P.J

,8

.Ç9ÇPJ.Ç5..(9.)

-

1,0F

44,27

-

1,OP

FTE bezetting per 31-12-2013

44(36

2

Fte bezetting per 11-2013

Pedagogisch medewerker

Pedago i 9 chm dew rr (senior

l’ddenkader

Mana2ement

Functies (geen stagiaires)

Gemiddelde bezetting in aantal ftes over 2013

3.568.014,51

92.389,00

4ZL.5

84.0

igB.sss,79

69.712,83

9.972Â68

506

101.158(47

Gerealiseerde bruto jaarsalaris (mci. vakantie-toelage en EJU)

formulier A-2.1

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Specificatie raming personeelskosten excLuitzendkrachten en stagiaires (in euros).

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële Inrichtingen

1)

Inleen

pagina 4/6

2) Bv. badmeester, pupillenadministratie, maatsctappehjk werk, individueel trajectbegeleider, bibliothecaris. 3) U wordt verzocht de Overige functies nader te specificeren.

1) Formatie groepsleiders.

254.321,05

8,31

Totaal

666,60 31.212,60

0,22

86.755,68•,,

20.28411

3.479,88

16.011,40

87.492,19

Kosten

Kantine

Opleiding enAcbviteiten

Overige functies: 3)

Beveiligingsfuncties

Beheerstuncties 0,17

1,16

Pupilgebonden functies 2)

Medische functies

P,.2

2,29

Gemiddeld aantal fte’s over 2013

Gedregsdeskundiçen

GZ-psycholoog

Groepsleiders (overig)

Pedagogisch medewerker

Pedagogisch medewerker (senior)

Middenkader

Management

Functiegroepen

0

tte’

Inleen en uitleen personeel (detachering, uitzendkrachten, stagiaires e.d.)

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële Inrichtingen

Uitleen

0,50

5

Gemiddeld aantal fte’s over 2013

..

-28.711,35

.,...

-2837,45

197

Baten

formulier A-7.2

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Prolect Adoiesccnten

Jpo1eu

0

C t

t t t t

5.194 40.000 3.goo 264.437

t

t C t

t

3.598.166

100.000

t

t

t:

15.000

t

t

14.784

t

t

00.000

t

t

t

t

85.048

t

312.142

t

16.000

t

t

50.000

€

t

3.750

29.000

t

t

3.315.772

19,835

15.000

14.784

50.000

312.142

77.002

3.900

40.000

10.453

58.471

11.000

50.000

3.400

34.568

16.855

33.920

13.717

-136.650

2.687.379

pagina 5/6

Let op! a) Elke aanvraag tot overloop naar volgend subsidiejaar dient toegelicht en onderbouwd te worden. b) Alleen als u reeds een toezegging hebt ontvangen of voor CvT en kosten STP/PV. c) Deze overschrijding is voor rekening van de inrichting.

—

Inzet pilot-instelling ihkv Vernieuwing

131-1V extra inzet o.b.v. RI&E

BHV-vervaningskosten

t

t

17.000

31.186

t

t

SlPtPrOetverlot

t

-136.050

t t

t

2.687.375

Besteed in 2013

t

Toegekend bedrag 2013

6.000

t

Overloop uit voorgaande jaren

t

Pagina jaarverslag

Commissie van Toezicht

Huur- en servicekosten

Omschrijving

totaal van de bijzondere subsidies

57536 16j 13J Dii

575 36 16j2 3 J 001

.LfL1P_1’__

.L2J_6J_L1P_JJ__

T 3 -z i 6 yp-J-

.Z5..L6JJ1!iL.

.5Z!iLh1fl.!L

.L5&16i11PJL

J)LRL 6 1.5!

V en 3

l3rief Ministerie

Bijzondere subsidies (per geoormerkte subsidie dient ter verantwoording een onderbouwing toegevoegd te worden)

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst justitiële Inrichtingen

t

t

80.165

80.165

Overloop naar 2014

t:

Aanvraag overloop 2014 a)

0

t

t

t:

t

t

17.278

0

0

0

0

0

0

t

0

t

0

1.250

0

(1

0

0

5.566

0

2.734

7.717

0

0

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

b)

Nog te ontvangen

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

t

€

t

t

t

t

t

t

0

350

0

145

0

0

0

0

219.507

0

0

0

0

187.435

0

0

0

26.577

5.000

Terug te betalen

t

Overschrij ding t.l.v. exploitatie c)

0

Fnrrnuli.r h-3

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Juvaid Justitiële Jeugdinrichting

Ministerie van Veiligheid en Justitie Dienst Justitiële inrichtingen

Formulier A-4

Realisatie STP/proelverlaf

t:

:--

‘O,]

.T4

c)

-i--*.

L.. t._._..

•u

4zn:e- 5fl)

::63O. 27

355

t

1

.nr-

:at:se bi

r,— ;rç-a-lr-4

:—_z

—

73 fl5 53

2 771

2 33S.1O

£143

1 655.07

25:4

Icoerd

To

sy!rot

rt_ s2.ü..J_

2L2L;r.I

programma’s zijn gerealiseerd. wordt verzocht aan te geven welke 5TP-Work Wise of door esternea aangeboden

worden niet één opéén vergoed, maar op basis ean Dit overzicht verschaft inzicht in de kosten per programma/madule. Deze kosten de normprijs per equivaleritplaats. eguivalentplaats gebruikt worden Dit overzicht kan voor een eventuele herijking van de easte norrnprijs STP/PV per a) Zoals geregistreerd In Tulp. te aantal dagen dat pupillen ene STP volgen danwel met proefverlof zijn, bi Het aantal equivalentplaat.sen wordt bepaald door het totaal delen door asa. c) Het betreft de erkende programma’s/modulen.

pwc Aan: de Raad van Bes Luur van Stichting Het Poortje Jeugdinrichtingen te Groningen

Rapport van feitelijke bevindingen Afgegeven ten behoeve van het Ministerie van Veiligheid en Justitie

Opdracht Wij hebben specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de prestatieindicatoren a tot en met h, zoals verantwoord in de Subsidieverantwoording Juvaid 2013 en zoals omschreven in het Controleprotocol Subsidiëring Particuliere Justitiële Jeugdinrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Dit rapport bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden.

Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400 ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’. Wij doen verslag van de feitelijke bevindingen naar aanleiding van de met u overeengekomen werkzaamheden. Dit betekent dat wij geen accountantscontrole hebben toegepast en dat evenmin door ons een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. U kunt geen zekerheid ontlenen aan de door ons uitgevoerde werkzaamheden. De door ons onderzochte gegevens zijn op de door ons ter identificatie gestempelde bijlage ‘Prestatie-indicatoren Juvaid’ opgenomen. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de door ons gerapporteerde feiten op basis van de met u overeengekomen werkzaamheden. Wij wijzen erop dat, als wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht, of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wij wellicht aanvullende onderwerpen zouden hebben geconstateerd die voor u van belang zijn.

Verrichte werkzaamheden In dit rapport hebben we onze bevindingen weergegeven per prestatie-indicator waaromtrent werkzaamheden zijn uitgevoerd. Per prestatie-indicator hebben wij onderzoek uitgevoerd naar de procedure, de registratie, de functiescheiding en de juistheid van aantallen. Voor de verantwoorde aantallen verwijzen wij naar de ter identificatie gestempelde bijlage ‘Bijlage: Prestatie-indicatoren Juvaid’.

Uitkomsten verrichte werkzaamheden In onze rapportage wordt een onderverdeling gemaakt naar de acht prestatie-indicatoren (a tot en met h) waaromtrent wij werkzaamheden hebben uitgevoerd. Wij hebben afwijkingen geconstateerd tussen Qlikview en de viermaandsrapportages. Wij hebben begrepen dat dit het gevolg is van de vervanging van het systeem TULP door Qlikview. Zoals Dienst Justitiële Inrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie in haar brief van 20 maart 2014 (kenmerk zaak 498611) heeft aangegeven, rapporteren wij de door ons geconstateerde verschillen.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Paterswoldseweg 806, 9728 BM Groningen, Postbus 9702 KB Groningen, T: 088 792 00 50, F: o88 792 94 24, www.pwc.nl

8060,

PwC is het merk waaronder Pr cewaferhouseCoopers Acco.ntaita N V (KvK 31 82285) PrcewatorhouseCoopers Bolastir’gadv:seurs ‘1 V (KvK 34160284). Pr:cewaterhouseCoope,-s Adv’sorV NV )Kvt( 34180287), PricewaterhouseCoopers Comp:ance Sorvices BV (KvK 51414406), PricewaterhouseCcopers Pensions. Actuarisi & Insurance Sorvices BV (KvK 54226368) PrcewalerhouseCoopers BV (KeK 341 80280) er’ andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zjn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zin opgenomen Op leveringen aan deze vennootschappen ziv algemene inkoopvocrwaardan van toepassing Op vw pWC ni treft, meer informatie over deze vvnnoolschappen. waaronder deze algemene )irneoop)vncrwaarden die ook zijn gedeponeerd hij de Kamer van Koop’narrdel e Amsterdam