ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

SEKRETARIAT JENDERAL Jl.HR Rasuna Said Kav C-19 Kuningan Jakarta Selatan 12920 DKI Jakarta www.ombudsman.go.id

ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI

SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

1


ROADMAP REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA REPUBLIK INDONESIA “Saya pastikan semangat perubahan yang kami lakukan bersama sejawat menteri dan kepala daerah untuk hadirkan birokrasi yang melayani tak main2”…@azwar_abubakar

A. Ringkasan Eksekutif Tuntutan perubahan yang dihadapi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Republik Indonesia sejalan dengan semakin besarnya tantangan dan semakin cepatnya perubahan eksternal khususnya yang berkaitan dengan pengembangan kebijakan pengawasan pelayanan publik mengharuskan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk segera

menjalankan

reformasi

birokrasi

di

lembaganya.

Upaya

mengantisipasi berbagai tantangan internal dan eksternal ini dilakukan dengan melakukan pembenahan di tiga area utama, yaitu tata organisasi, tatalaksana serta sumber daya manusia (SDM).


2


Dengan dikeluarkannya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: PER/04/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi, langkah reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia semakin tertata. Dengan mengacu pada panduan yang dikeluarkan tersebut, ditetapkan tujuan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah dihasilkannya produktivitas dan integritas yang tinggi disertai tanggungjawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang diemban oleh segenap aparatur pelaksana. Sementara sasarannya terbagi ke dalam delapan area perubahan yang menjadi fokus dalam reformasi birokrasi. 8 (Delapan) area perubahan yang dimaksud meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik dan mindset serta culture-set aparatur. Pada tahun 2012 Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah mulai melaksanakan agenda-agenda reformasi birokrasi. Walaupun belum menyeluruh dan tertata dengan sangat baik, perubahan-perubahan telah dilaksanakan di delapan area perubahan sebagaimana tersebut di atas. Di bidang organisasi, pada tahun 2012 telah dibuat konsep perubahan struktur yang menjadikan struktur lembaga menjadi lebih kaya fungsi dan sesuai dengan tantangan perkembangan pengawasan pelayanan publik. Kini, diperlukan strategi dan upaya sistematis agar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dapat berjalan secara optimal. Dalam hal tatalaksana, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih harus melakukan banyak pembenahan di area proses bisnis hingga dapat mewujudkan kinerja organisasi yang lebih efisien dan efektif. Namun


3


demikian, berbagai SOP telah disusun dan menjadi pedoman pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Berkaitan dengan aspek pengelolaan sumber daya manusia (SDM), telah dilakukan berbagai upaya guna menciptakan aparatur Negara yang kompeten, kredibel dan bebas KKN, yang salah satunya diwujudkan dengan penyusunan konsep pelaksanaan rekrutmen yang transparan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Kedepannya, pembenahan akan terus dilakukan, salah satunya adalah menciptakan sistem baru dalam reward dan punishment. Sementara di bidang pengawasan, SPIP akan diterapkan, namun masih diperlukan upaya penguatan unit kerja pengawasan dan sistem yang menyertainya. Mengacu pada kondisi birokrasi terkini sebagaimana tersebut di atas, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki gagasan untuk melaksanakan reformasi birokrasi dengan mempertimbangkan aspek efesiensi, efektivitas, akuntabilitas sesuai kemampuan, serta sejumlah permasalahan yang dihadapi. Reformasi yang dilaksanakan di delapan area perubahan dijabarkan dalam dokumen usulan dan Road Map. Area perubahan selanjutnya disebut sebagai program. Setiap program terdiri dari beberapa kegiatan. Secara total, dalam 8 (delapan) program terdapat 27 (dua puluh tujuh) kegiatan. Road Map juga akan menyajikan detil setiap kegiatan yang menyangkut rencana dan waktu pelaksanaan, kriteria keberhasilan, anggaran serta tenaga pelaksana dan penanggungjawab kegiatan.


4


Secara umum masing-masing 8 (delapan) area perubahan memiliki tujuan spesifik yaitu: 1. Program Manajemen Perubahan bertujuan membangun kesamaan persepsi, komitmen, dan konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia; 2. Program

Penataan

Peraturan

Perundangan-undangan

bertujuan

mewujudkan peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron disertai pelaksanaan yang efektif dan efisien; 3. Program Penataan dan Penguatan Organisasi: bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi yang dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi; 4. Program Penataan Tatalaksana bertujuan mewujudkan transparansi dan akuntabilitas proses penyelenggaraan pemerintah; 5. Program Penataan Sistem Manajemen Aparatur bertujuan menciptakan SDM aparatur yang memiliki kompetensi dan berkinerja tinggi; 6. Program Penguatan Pengawasan diarahkan untuk tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan serta berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya; 7. Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja bertujuan untuk mewujudkan berjalannya sistem akuntabilitas kinerja organisasi yang efektif;


5


8. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik bertujuan mewujudkan pelayanan publik yang lebih cepat, lebih aman, lebih baik dan lebih terjangkau. Garis besar rencana anggaran Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dari tahun 2012 sampai dengan tahun 2014 tersusun bagi terlaksananya Reformasi Birokrasi pada kedelapan area perubahan. Perkiraan total besarnya anggaran hingga tahun 2014 untuk kedelapan area perubahan tersebut adalah sebesar Rp. 2.400.000.000,- (dua miliar empat ratus juta rupiah). Sementara dari segi waktu pelaksanaan, keseluruhan tahapan kerja dalam delapan program reformasi birokrasi dilaksanakan dalam kurun waktu 2012 hingga 2014. Berbagai langkah reformasi sebagaimana dijelaskan dalam Road Map ini yang dilakukan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia merupakan program yang melembaga, berkesinambungan, dan diharapkan bergulir terus tanpa kehilangan momentum reformasi. Untuk itu, guna mendukung program tersebut, Pimpinan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah sepakat untuk memegang komitmen yang kuat agar program reformasi ini dapat bergulir sehingga akan dilahirkan birokrasi yang efisien dan profesional.


6


Kriteria

keberhasilan

Reformasi

Birokrasi

di

Sekretariat

Jenderal

Ombudsman Republik Indonesia adalah dibentuknya berbagai peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia terkait pelaksanaan program 8 (delapan) area perubahan, dihasilkannya berbagai dokumen hasil pelaksanaan program 8 (delapan) area perubahan, serta diwujudkannya berbagai aspek area perubahan pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.


7


“Reformasi birokrasi harus didukung oleh tiga hal yaitu political commitment, kejelasan agenda reformasi birokrasi dan yang ketiga adalah mesin reformasi secara nasional maupun di masing-masing K/L dan Pemda” Eko Prasodjo pada penutupan Bureaucracy Reform Exhibition, Conference and Stakeholder Meeting 2012, di Jakarta, Rabu (29/8).

B. Pendahuluan Sebagaimana sebagian besar lembaga publik di Indonesia, tak terkecuali Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, saat ini dihadapkan pada isu penting dalam administrasi publik berupa hilangnya kepercayaan masyarakat terhadap birokrasi, karena birokrasi dianggap korup dan tidak sehat. Salah satu bukti hilangnya kepercayaan ini adalah rendahnya tingkat partisipasi masyarakat untuk mengadukan pelayanan publik yang buruk. Hal ini dikarenakan rendahnya tingkat pemahaman masyarakat terhadap pentingnya fungsi pengawasan pelayanan publik yang dilakukan oleh Ombudsman.


8


Kondisi Birokrasi yang kurang sehat ini salah satunya dapat dilihat dari struktur organisasi yang cenderung tidak kaya fungsi. Di samping itu, beberapa kondisi lain juga dapat teridentifikasi, diantaranya: profesionalisme aparatur masih rendah, segi penganggaran yang cukup menyedot dana besar, sistem pelayanan kepada publik belum optimal, biaya mahal dan memakan waktu lama, pelaksanaan pengadaan barang masih dilakukan secara manual dan tidak transparan, serta perencanaan penganggaran masih belum terintegrasi. Secara lebih spesifik, permasalahan yang dihadapi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia terkait tatakelola kepemerintahan guna mewujudkan misinya sebagai lembaga pendukung administrasi pengawasan pelayanan publik di Indonesia digolongkan ke dalam 4 (empat) area utama, yaitu permasalahan di aspek organisasi, tatalaksana, sumber daya manusia dan aspek pengawasan. Di bidang organisasi, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih dihadapkan pada tantangan untuk menciptakan organisasi yang kaya fungsi dan setiap unit kerjanya dapat bersinergi dalam mewujudkan visi dan misi organisasi. Pada tahun 2012, telah dilakukan penyusunan konsep perubahan struktur yang menjadikan struktur lembaga menjadi lebih kaya fungsi dan sesuai dengan tantangan perkembangan pengawasan pelayanan publik terkini. Namun demikian, hingga kini pelaksanaan tugas pokok dan fungsi belum dapat berjalan secara optimal. Masih diperlukan upaya perubahan struktur organisasi guna mewujudkan penajaman fungsi dan tugas pokok.


9


Dalam hal tatalaksana, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih harus melakukan banyak pembenahan di area proses bisnis hingga dapat mewujudkan kinerja organisasi yang lebih efisien dan efektif. Pembenahan proses bisnis ini juga harus ditunjang oleh kelengkapan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang lengkap guna menjamin keakuratan proses bisnis yang dilakukan. Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia (SDM), masih banyak upayaupaya yang harus dilakukan guna menciptakan aparatur negara yang kompeten, kredibel dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). Pembenahan akan dilakukan di semua lini, mulai dari rekruitmen, pengelolaan pegawai sebagai aset organisasi, hingga menciptakan sistem baru dalam reward dan punishment. Sementara itu, di bidang pengawasan, diperlukan penguatan unit kerja pengawasan disertai sistem yang menyertainya. Dalam hal monitoring dan evaluasi pelaksanaan program pada 8 (delapan) area perubahan, belum dilakukan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hal ini dikarenakan jumlah SDM dan anggaran yang terbatas untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi tersebut. Namun, secara sekilas dapat dilihat bahwa pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi telah berada pada jalur yang ditetapkan, yaitu dengan dihasilkannya berbagai dokumen terkait reformasi birokrasi.


10


Mengacu pada serangkaian permasalahan yang telah dikemukakan tersebut, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki gagasan untuk melaksanakan reformasi birokrasi dengan mempertimbangkan aspek efisiensi, efektivitas, akuntabilitas sesuai kemampuan, dan sejumlah permasalahan yang dihadapi. Implementasi reformasi birokrasi merupakan langkah sistematis untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan secara lebih baik menuju tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Implementasi reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia diarahkan kepada penyelesaian berbagai permasalahan yang berkaitan dengan lemahnya birokrasi dari beberapa aspek meliputi manajemen sumber daya aparatur, struktur organisasi dengan mempertajam fungsi unit-unit kerja yang ada, sistem pelayanan publik, sistem pengawasan, akuntabilitas kinerja dan pengelolaan keuangan lembaga yang masih bersifat konvensional dan manual.


11


Langkah pembenahan yang akan dilakukan adalah: - Membentuk Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman RI. - Menyusun strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman RI. - Menyelenggarakan sosialisasi dan internalisasi perubahan. - Melakukan penataan berbagai peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan / diterbitkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman. - Melakukan restrukturisasi/penataan tugas dan fungsi unit kerja pada Setjen Ombudsman. - Memperkuat unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat. - Menyusun SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi. - Membangun dan mengembangkan e-government. - Melakukan penataan sistem rekrutmen pegawai. - Melakukan analisis jabatan. - Melakukan evaluasi jabatan. - Melakukan penyusunan standar kompetensi jabatan. - Melakukan asesmen individu berdasarkan kompetensi. - Menerapkan sistem penilaian kinerja individu. - Membangun/mengembangkan database pegawai. - Melakukan pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi - Menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP).


12


- Meningkatkan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan Consulting. - Memperkuat akuntabilitas kinerja. - Mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi. - Menyusun Indikator Kinerja Utama (IKU). - Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja pelayanan informasi. - Melibatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.


13


C. Konsolidasi Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi C.1. Pencapaian Program dan kegiatan reformasi birokrasi yang sudah dicapai oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah sebagai berikut: Di bidang manajemen perubahan, reformasi dilaksanakan untuk mewujudkan terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, dan konsistesi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Langkah awal yang ditempuh adalah membentuk tim manajemen perubahan untuk menyusun konsep reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Lebih lanjut telah

dilakukan

sosialisasi dan internalisasi

dalam setiap

pertemuan/rapat di lingkungan Sekretariat Jenderal tentang rencana pelaksanaan reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dengan melibatkan seluruh pegawai Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Manfaat manajemen perubahan adalah meningkatnya pemahaman pegawai negeri sipil di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia tentang pentingnya perubahan melalui pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi.


14


Diluar capaian-capaian tersebut, masih banyak kendala yang harus segera ditangani sebagai bagian dari reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan. Beberapa kendala tersebut antara lain adanya perbedaan persepsi diantara pegawai tentang semangat reformasi birokrasi. Salah satu penyebabnya adalah belum ditetapkannya strategi sosialisasi yang mampu memberikan motivasi bagi pegawai untuk turut aktif dalam proses perubahan. Di bidang penataan peraturan perundang-undangan, melakukan kompilasi peraturan perundang-undangan yang disusun oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hasil kompilasi ini selanjutnya akan digunakan untuk mengidentifikasi sejumlah peraturan perundangundangan yang terkait dengan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk selanjutnya dilakukan harmonisasi serta penyusunan peraturan baru untuk mendukung kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Manfaat dari program penataan perundang-undangan adalah untuk mempermudah penelusuran aturan yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan tugas di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, sekaligus untuk membantu pemantauan jika ada peraturan yang tidak harmonis dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.


15


Di bidang penguatan dan penataan organisasi, menyusun konsep perubahan struktur organisasi dan mengkaji kemungkinan untuk menambah struktur baru di bawah Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia sesuai dengan kebutuhan organisasi. Manfaat penguatan dan penataan organisasi adalah membantu untuk membentuk struktur yang tepat dan kaya fungsi, serta mempermudah koordinasi

dalam

penyelesaian

tugas

penyelenggaraan

dukungan

administrasi oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.

Di bidang penataan tatalaksana,

menyusun SOP penyelenggaraan

tugas dan fungsi pada struktur organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, sebagai acuan pelaksanaan tugas PNS di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, serta membangun dan mengembangkan e-government untuk mendukung untuk pelaksanaan tugas sehari-hari. Namun demikian, diluar capaian di bidang penataan tatalaksana tersebut, masih terdapat dua permasalahan yang akan segera ditindaklanjuti, yaitu permasalahan internal berupa business process dalam organisasi yang belum efisien dari sisi waktu (persuratan, pengarsipan) dan permasalahan eksternal berupa adanya tuntutan agar segala proses yang bersinggungan dengan publik dilakukan secara transparan disertai ketersediaan mekanisme feedback.


16


Manfaat penataan tatalaksana adalah membantu pegawai negeri sipil di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan yang ada. Di bidang penataan sistem manajemen SDM aparatur, salah satunya telah dilakukan penyusunan konsep sistem rekrutmen pegawai. Disamping itu, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia juga telah memiliki uraian jabatan struktural, sebagai dasar penyusunan analisa beban kerja, serta standar kompetensi jabatan secara umum. Akan tetapi, untuk mewujudkan SDM Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang kompeten dan handal, masih terdapat beberapa area yang perlu mendapat perhatian serius serta membutuhkan penanganan segera, seperti: analisis jabatan yang belum disusun berdasarkan fungsi dan kompetensi sesungguhnya yang dipersyaratkan, analisis jabatan dan evaluasi jabatan belum digunakan sebagai informasi dalam menentukan formasi kebutuhan pegawai, tupoksi (tugas pokok dan fungsi) belum dipahami secara utuh karena belum ada job description, belum tersedianya profil kompetensi jabatan, belum tersedianya sistem penilaian kinerja pegawai, sistem database yang belum sempurna/handal serta belum adanya identifikasi kebutuhan diklat yang diperlukan bagi pegawai.


17


Manfaat penataan sistem manajemen SDM aparatur adalah untuk menghasilkan pegawai negeri sipil yang kompeten, serta membantu dalam proses pengadaan pegawai negeri sipil di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Di bidang pelayanan publik, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia baru melakukan tahap identifikasi jenis-jenis pelayanan publik yang diselenggarakan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Saat ini, pelayanan publik baru pada tahap pelayanan informasi melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang standarnya telah ditetapkan oleh Komisi Informasi Publik. Untuk pengembangan organisasi di masa datang, dimungkinkan untuk menambah jenis pelayanan publik baru yang diselenggarakan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Manfaat dari upaya identifikasi jenis pelayanan publik adalah untuk membantu penyusunan standar pelayanan yang tepat sesuai dengan jenis pelayanan yang diberikan. Di bidang penguatan akuntabilitas kinerja, telah dilakukan upaya awal dalam menjabarkan visi-misi lembaga mengenai Rencana Strategis Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Di samping itu, dalam mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dalam proses penyusunan konsep perubahan Indikator Kinerja Utama (IKU) sebagai dasar akuntabilitas kinerja yang lebih optimal.


18


Manfaat penguatan akuntabilitas kinerja adalah mempermudah dalam proses pengukuran kinerja pelaksanaan program dukungan manajemen yang diselenggaraan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.

Di luar beberapa pencapaian terkait penguatan akuntabilitas kinerja tersebut, permasalahan yang masih tersisa antara lain belum terukurnya seluruh kinerja organisasi yang salah satunya ditandai dengan belum adanya sistem yang mampu mengantisipasi pengukuran secara menyeluruh kinerja di semua lini. Dengan mengacu pada sejumlah permasalahan sebagaimana dikemukakan di atas, maka program Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia diarahkan pada berbagai area perubahan melalui rencana tindak yang dibahas secara detil pada bagian berikut ini. C.2. Rencana, Kriteria Keberhasilan, Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja, Penanggungjawab dan Anggaran di 8(delapan) Program Reformasi Birokrasi Bagian berikut ini akan menjelaskan secara rinci tentang rencana (program dan kegiatan), kriteria keberhasilan, jadwal kerja, waktu pelaksanaan dan tahapan kerja, penanggungjawab dan rencana anggaran terkait rencana aksi yang ditetapkan di 8 (delapan) area perubahan.


19


1. Manajemen Perubahan

Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk mengubah secara sistematis dan konsisten sistem dan mekanisme kerja organisasi, pola pikir dan budaya kerja individu serta unit kerja di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia agar menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Manajemen Perubahan disampaikan dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan 1.

Pembentukan tim manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan

Output Terbentuknya tim manajemen perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman RI

Tahapan Kerja

Jadwal

Kriteria Keberhasilan

Penyusunan (Pembentukan) Tim

Januari 2012

Draft SK Sekretaris Jenderal

Revisi Tim

Februari 2012 Draft SK Sekretaris Jenderal

Penyusunan Tugastugas Tim

Februari 2012

Draft SK Sekretaris Jenderal

Pembentukan Tim

Maret 2012

SK Sekretaris Jenderal


Outcomes Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai pada Kementerian/Lembaga

20


No Program/Kegiatan

2.

Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya

Output

Tersedianya dokumen strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Kementerian/Lembaga

Tahapan Kerja

Jadwal


Sosialisasi Tim

Maret 2012

Pemahaman Tim Kerja

Tim sudah melaksanakan tugas

Maret 2012sekarang

Laporan Kemajuan Tim Kerja

Pemetaan terhadap Pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masingmasing pemangku kepentingan

September 2012

Asesmen kesiapan perubahan, termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan

September 2012

Dokumen Identifikasi terhadap pemangku kepentingan dan pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan Dokumen Analisis kesiapan perubahan

Asesmen terhadap tingkat partisipasi/ dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan termasuk mengidentifikasi-kan penolakan terhadap perubahan

Oktober 2012

Dokumen Analisis tingkat partisipasi dan bentuk komunikasi pemangku kepentingan

Asesmen terhadap organisasi , termasuk struktur, peran (roles), dan tanggungjawabnya

Oktober 2012

Dokumen Kajian Organisasi

Asesmen terhadap kemampuan/ kapabilitas dan skills organisasi untuk melaksanakan perubahan

Oktober 2012

Dokumen Kajian Kemampuan dan Keahlian Organisasi


Outcomes

21


No Program/Kegiatan

3.

Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan

Output

Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi

Tahapan Kerja

Jadwal


Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan

November 2012

Dokumen Strategi Manajemen Perubahan

Penyusunan strategi dan rencana komunikasi

November 2012

Dokumen Strategi Komunikasi

Melakukan sosialisasi manajemen

Juli 2012

Peningkatan kesadaran pegawai akan pentingnya perubahan

Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok pemangku

September 2012 s.d. Desember 2014

Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan



Outcomes

22


No Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Jadwal


Mengimplementasikan struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung

Juli 2014

SK Sekretaris Jenderal Ombudsman tentang Pengangkatan Pejabat

Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan

April 2013

Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai roadmap reformasi birokrasi

April 2013

Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilainilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan

April 2013

Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan



Outcomes

23


Program Manajemen Perubahan memiliki 3 kegiatan yaitu: Pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan, Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya serta Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan. Kegiatan pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Penyusunan Tim, dilakukan pada bulan Januari 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa dihasilkannya Draft SK Sekretaris Jenderal;  Penyusunan Tugas-tugas Tim, dilakukan pada bulan Februari 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Draft SK Sekretaris Jenderal;  Pembentukan Tim dilakukan pada bulan Maret 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya SK Sekretaris Jenderal;  Sosialisasi Tim dilakukan pada bulan Maret 2012 dengan kriteria keberhasilan diperolehnya pemahaman Tim Kerja tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing personil.

Selanjutnya, Tim mulai melaksanakan tugas pada bulan Maret dan terus berlangsung hingga sepanjang tahun 2012. Kriteria tahapan ini adalah tersusunnya laporan kemajuan Tim Kerja dengan rencana anggaran yang dibutuhkan pada tahun 2012 sebesar Rp. 300.000.000,- (Tiga ratus juta rupiah)


24


Untuk kegiatan pembentukan tim secara keseluruhan, Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan adalah Kepala Biro Umum. Kegiatan Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia (termasuk

rencana

implementasinya),

dengan

Penanggungjawab

pelaksanaan kegiatan Kepala Biro Perencanaan memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Pemetaan terhadap pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan, akan dilakukan pada bulan September 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Identifikasi terhadap pemangku kepentingan dan pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan. Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar Rp. 50.000.000,-(Lima puluh juta rupiah);  Asesmen kesiapan perubahan, termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan. Tahapan ini dijadwalkan selesai dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Analisis Kesiapan Perubahan. Anggaran yang dibutuhkan pada tahapan ini adalah sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Asesmen terhadap tingkat partisipasi/ dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan

termasuk

mengidentifikasikan

penolakan


terhadap

25


perubahan. Dijadwalkan akan terselesaikan pada tahun 2012. Kriteria keberhasilannya adalah dihasilkannya Dokumen Analisis Tingkat Partisipasi dan Bentuk Komunikasi Pemangku Kepentingan;  Asesmen terhadap organisasi, termasuk struktur, peran (roles), dan tanggungjawabnya. Diperkirakan selesai di tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Kajian Organisasi;  Asesmen terhadap kemampuan/ capability dan keahlian/ skills organisasi untuk melaksanakan perubahan, akan dilaksanakan pada tahun 2012. Kriteria keberhasilannya adalah dihasilkannya Dokumen Kajian Kemampuan dan Keahlian Organisasi;  Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan. Akan diselesaikan pada tahun 2012 dengan target dihasilkannya Dokumen Strategi Manajemen Perubahan.

Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Kegiatan Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan memiliki tahapan sebagai berikut:  Melakukan sosialisasi manajemen. Tahapan ini telah dilaksanakan pada tahun 2012. Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok

pemangku.

Tahapan

ini

akan

dilaksanakan

secara

berkelanjutan pada tahun 2012, 2013 dan 2014;


26


 Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan. Tahapan akan dilakukan berkelanjutan mulai tahun 2012 hingga 2014;  Menyusun struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung. Tahapan ini akan dilaksanakan pada tahun 2014;  Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan. Tahapan ini akan dilaksanakan mulai bulan April 2013 dengan anggaran sebesar Rp. 75.000.000,- (Tujuh puluh lima juta rupiah);  Mengintegrasikan

strategi

manajemen

perubahan

dan

strategi

komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai roadmap reformasi birokrasi. Tahapan ini dilaksanakan pada April 2013;  Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilai-nilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan. Tahapan ini akan mulai dilaksanakana pada April 2013 dengan anggaran sebesar Rp. 25.000.000,- (Dua puluh lima juta rupiah);


27


 Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan.

Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum.

Dengan mengacu pada rencana pelaksanaan kegiatan tersebut di atas, diharapkan akan tercipta perubahan di beberapa area penting sebagaimana yang digambarkan dalam matriks area perubahan sebagai berikut: No.

1.

Program/Kegiatan

Manajemen Perubahan

Tujuan

Sasaran


Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi

Objek yang akan dirubah

Perubahan mindset pegawai dan culture set organisasi

Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan seluruh pegawai dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Terciptanya critical mass diantara seluruh pegawai sehingga diperoleh kesamaan persepsi tentang reformasi yang harus dilaksanakan serta munculnya komitmen yang kuat disertai keterlibatan seluruh pegawai dalam pelaksanaan seluruh program Reformasi Birokrasi

Belum ada kesamaan persepsi dan komitmen dari pegawai dalam pelaksanaan program RB

Perlu dibangun critical mass dari seluruh pegawai tentang kesamaan persepsi dan komitmen ttg pelaksanaan RB

1. Menciptakan agen-agen perubahan yang akan mengawal proses reformasi melalui pembentukan tim manajemen perubahan 2. Menyusun strategi manajemen dan komunikasi perubahan 3. Melakukan sosialisasi dan internalisasi perubahan

Kesadaran dan komitmen pegawai tentang arti penting reformasi birokrasi

Secara umum, di akhir tahun 2014, outcome yang diharapkan dapat dicapai melalui kegiatan ini adalah timbulnya kesadaran dan komitmen


28


pegawai tentang arti penting reformasi birokrasi yang dilanjutkan dengan upaya aktif mereka dalam mendukung dan terlibat secara langsung dalam proses reformasi. Hal ini merupakan kunci penting terjadinya internalisasi nilai-nilai perubahan dalam kerangka reformasi birokrasi. 2. Penataan Peraturan Perundang-Undangan Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Peraturan Perundang-undangan disampaikan dalam tabel berikut ini. No Program/Kegiatan

1.

Penataan Berbagai Peraturan PerundangUndangan Yang Dikeluarkan / Diterbitkan Oleh K/L

Output

Tahapan Kerja

Teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh Kementerian/ Lembaga

Melakukan identifikasi peraturan perundangan yang dikeluarkan/diterbitkan

Jadwal

September 2012


Outcomes

Identifikasi jenis peraturan perundangan yang dikeluarkan

Tercapainya peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron dan pelaksanaannya yang efektif dan efisien


29


No Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Jadwal


Tersedianya peta peraturan perundanganundangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Kementerian/Lembaga masing-masing serta lainnya

Menyusun peta peraturan perundanganundangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya

November 2012

Identifikasi peraturan perundangan yang tidak harmonis dan tidak sinkron

Terlaksananya regulasi dan deregulasi peraturan perundangan

Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi

September 2013

Rencana Aksi Regulasi dan Deregulasi

Melakukan regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi

September 2014

Peraturan perundangan hasil Regulasi dan Deregulasi

Outcomes

Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah: Penataan Berbagai Peraturan Perundang-Undangan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.


30


Tahapan-tahapan dalam pelaksanaan kegiatan ini meliputi:  Melakukan

identifikasi

peraturan

perundang-undangan

yang

dikeluarkan/diterbitkan. Tahapan ini diperkirakan selesai pada tahun 2012;  Menyusun peta peraturan perundangan-undangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya. Tahapan ini dilakukan pada tahun 2012;  Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundang-undangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi. Tahapan ini dilaksanakan pada tahun 2013. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan. Keseluruhan tahapan kerja ini akan mulai dilaksanakan pada tahun 2012. Kriteria keberhasilan yang digunakan untuk mengukur capaian di akhir tahun kegiatan adalah dihasilkannya Peraturan perundangan hasil regulasi dan deregulasi. Pelaksanaan kegiatan membutuhkan anggaran sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah). Area perubahan di program ini dijelaskan sebagaimana tercantum dalam matriks sebagai berikut:


31


No. Program/Kegiatan

1.

Penataan Peraturan Perundang-undangan

Tujuan

Sasaran


Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi


Tercapai-nya peraturan perundangundangan yang harmonis dan sinkron dibarengi pelaksanaannya yang efektif dan efisien

1. Menurunnya peraturan perundangan yang tumpang tindih dan/ atau disharmonis 2. Meningkatnya efektivitas pelaksanaan peraturan perundangan yang ada

1.Harmonisnya peraturan perundangan ttg administrasi dengan peraturan perundangan lainnya 2.Terimplementasik annya peraturan perundangan yang dikeluarkan

Tersedia kompilasi peraturan perundangundangan

1.Belum adanya pemahaman dan ketaatan oleh stakeholder ttg perundangan yang dikeluarkan 2.Belum adanya harmonisasi peraturan yang diterbitkan dengan peraturan perundangan lainnya

1.Peninjauan kembali peraturan perundangan yang dikeluarkan 2. Upaya penyelarasan peraturan yang dikeluarkan dengan peraturan perundangan lainnya (regulasi dan deregulasi) 3. Sosialisasi peraturan perundangan hasil penyelarasan

1.Peraturan perundangan yang disharmonis 2.Metode sosialisasi peraturan perundangan

Di akhir tahun kedua atau paling lambat di akhir tahun ketiga pelaksanaan RB, diharapkan semakin sedikit peraturan perundangan yang disharmonis. Disamping itu, diharapkan pula telah terjadi sosialisasi secara luas tentang peraturan perundangan yang dikeluarkan khususnya kepada stakeholder yang berkaitan langsung dengan tupoksi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. 3. Penataan dan Penguatan Organisasi


32


Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia secara proporsional sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehingga menjadi organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing). Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan dan Penguatan Organisasi disampaikan dalam tabel berikut ini. No Program/Kegiatan 1.

Restrukturisasi/ penataan tugas dan fungsi unit kerja pada kementerian/ lembaga

Output Tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja pada kementerian/ Lembaga yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)

Tahapan Kerja

Jadwal


Melakukan identifikasi tugas pokok dan fungsi unit organisasi

Juni 2012

Identifikasi tugas pokok dan fungsi unit organisasi

Menyusun peta tugas reformasi birokrasi pokok dan fungsi unit kerja yang saling tumpang tindih

Juni 2012

Identifikasi tupoksi unit kerja yang saling tumpang tindih

Menyusun rencana restrukturisasi untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang efektif dan efisien serta right sizing

Juni 2012

Rencana Aksi Restrukturisasi Organisasi (Draft Struktur Organisasi dan Tata Kerja)

Melakukan restrukturisasi sesuai dengan rencana restrukturisasi

September 2014

SK Sekretaris Jenderal Ombudsman tentang Organisasi dan Tata Kerja


Outcomes Meningkatnya efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian. Lembaga dan terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi yang dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi

33


No Program/Kegiatan

2.

Penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Output

Terbentuknya unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi

Tahapan Kerja

Jadwal


Melakukan evaluasi tupoksi untuk penajaman fungsi

Juli 2012

Melakukan identifikasi berbagai aspek yang perlu diperkuat pada unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Juli 2012

Identifikasi penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Menyusun rencana penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tata laksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

April 2013

Rencana Aksi Penguatan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Melaksanakan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Juli 2014

Pembentukan assessment center


Outcomes

34


4. Penataan Tatalaksana Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Tatalaksana disampaikan dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan 1.

Penyusunan SOP Penyelenggaraan tugas dan fungsi

Output

Tahapan Kerja

Jadwal


Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan

Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan

Juli 2012

Identifikasi proses penyelenggaraan pemerintahan

Menyusun peta proses penyelenggaraan pemerintahan

September 2012

Peta proses penyelenggaraan pemerintahan

Melakukan analisa business process

September 2012

Analisa business Process

Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan yang akan dibakukan dalam business process dan standard operating procedure

September 2012

Draft business process dan standard operating procedure

Menyusun business process dan standard operating procedure

September 2012

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang BP dan SOP


Outcomes Terselenggaranya transparansi, akuntabilitas, proses penyelenggaraan pemerintah yang didukung oleh business process yang efektif dan efisien

35


No Program/Kegiatan

2.

Pembangunan atau Pengembangan egovernment

Output

Tersedianya egovernment pada masing-masing Kementerian /Lembaga

Tahapan Kerja

Jadwal


Melaksanakan business process dan standard operating procedure

Januari 2013

SK Sekretaris Jenderal tentang BP dan SOP

Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan egovernment

April 2013

Rencana Aksi egovernment

Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan

September 2013

Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, email, dll

September 2013

Tersedia: 1. Sistem Manajemen Arsip 2. Sistem Manajemen Persuratan 3. Sistem Manajemen/Database Pegawai yang menggunakan fasilitas intranet

Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan eprocurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dll

September 2014

Tersedia : 1. LPSE 2. CPNS Online


Outcomes

36


Reformasi di Penataan Tatalaksana difokuskan pada 2 kegiatan utama, yaitu Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta Pembangunan atau Pengembangan e-government. Tahapan dalam kegiatan Penyusunan Standard Operation Procedure (SOP) Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi. Saat ini, proses bisnis beserta SOP terkait tugas pokok dan fungsi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah tersusun. Dengan demikian, untuk melengkapi capaian ini, maka rencana kerja program penataan tatalaksana adalah melaksanakan tahapan kerja terakhir yaitu melaksanakan/mengimplementasikan proses bisnis beserta SOP yang telah ditetapkan. Implementasi secara penuh proses bisnis dan SOP ini akan mulai dilaksanakan pada tahun 2012. Kriteria keberhasilan yang digunakan adalah dikeluarkannya SK Sekretaris Jenderal tentang Proses Bisnis dan Standard Operating Procedures di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan adalah Kepala Biro Perencanaan. Untuk kegiatan Pengembangan e-government, tahapan-tahapan kerja yang akan dilaksanakan sebagai berikut:


37


 Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, email, dan lain-lain akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa tersedianya: Sistem Manajemen Arsip, Sistem Manajemen Persuratan, Sistem Manajemen/ Data base Pegawai yang menggunakan fasilitas intranet. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran.  Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e-procurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dan lain-lain, dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa tersedianya LPSE, CPNS Online. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan. Area perubahan di program ini dijelaskan sebagaimana tercantum dalam matriks sebagai berikut:


38



1.

Penataan Tatalaksana

Tujuan

Sasaran

Terselenggara nya transparansi, akuntabilitas, proses penyelenggara an pemerintah yang didukung oleh business process yang efektif dan efisien

1.Tersusunnya sejumlah SOP yang terkait dengan proses bisnis dan pelayanan publik di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Kriteria Keberhasilan 1. Tersedianya SOP penyelenggaraa n bisnis proses yang telah disahkan

Kondisi Saat Ini 1. Belum semua kegiatan bisnis proses memiliki SOP. 2. SOP yang sudah tersusun belum sepenuhnya dilaksanakan

Gap

1.Masih diperlukan upaya untuk melengkapi SOP semua bisnis proses 2.Diperlukan upayaupaya agar implementasi SOP optimal

Strategi


1.Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan 2.Menyusun peta proses penyelenggaraan pemerintahan 3.Melakukan analisa business process 4.Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan yang akan dibakukan dalam business process dan standard operating procedure 5.Menetapkan Proses Bisnis dan menyusun SOP 6.Melaksanakan proses bisnis dan SOP

Seluruh aktivitas didasarkan pada bisnis proses yang pelaksanaannya didasarkan pada SOP


39



Tujuan

Sasaran


Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi

2.Pengembangan e-government

2. Meningkatnya pemanfaatan egovernment dalam bisnis proses

3. Beberapa proses bisnis sudah didukung oleh perangkat egovernment. Ditargetkan seluruh proses bisnis yang memungkinkan memanfaatkan e-government akan didukung oleh e-government

3. Masih diperlukan pengembangan e-gov ernment lebih lanjut sehingga dapat menyentuh semua proses bisnis yang ada

7.Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan e-government 8.Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan 9.Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, database pegawai, manajemen kinerja, email, dll 10. Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan eprocurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dll


40



Berdasarkan tabel di atas, dalam jangka menengah (2 tahun) diharapkan akan terjadi peningkatan pemahaman dan kesadaran seluruh pegawai untuk mentaati proses bisnis yang telah ditetapkan disertai pelaksanaan SOP-SOP nya. 5. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Tujuan

dilaksanakannya

program

ini

adalah

untuk

meningkatkan

profesionalisme SDM aparatur Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang didukung oleh sistem rekrutmen dan promosi aparatur berbasis kompetensi, transparan, serta memperoleh gaji dan bentuk jaminan kesejahteraan yang sepadan. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan

1.

Penataan sistem rekrutmen pegawai

Output

Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparansi, akuntabel dan berbasis kompetensi

Tahapan Kerja

Jadwal


Outcomes

Melakukan identifikasi berbagai permasalahan rekrutmen pegawai

Oktober 2012

Identifikasi permasalahan rekrutmen pegawai

Diperolehnya para pegawai baru maupun yang sedang berkarir yang memiliki tingkat kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan

Melakukan need assessment jabatan pegawai sesuai kebutuhan kompetensi

Januari 2013

Formasi pegawai sesuai kompetensi


41


No Program/Kegiatan

2.

Analisis jabatan

Output

Tersedianya uraian jabatan dan informasi faktor jabatan

Tahapan Kerja

Jadwal


Menyusun rencana perubahan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas

Februari 2013

Draft PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai

Menerapkan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas

September 2013

PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai

Menyusun rencana pelaksanaan analisis jabatan

Juli 2012

Rencana Aksi Analisis Jabatan

Melaksanakan analisis jabatan

Juli 2012

Hasil Analisis Jabatan

Menetapkan hasil analisis jabatan

Oktober 2012

Dokumen Hasil Analisis Jabatan

Menerapkan hasil analisis jabatan

Oktober 2012


Outcomes

Meningkatnya pemahaman dan penerapan atas uraian jabatan yang mengandung tugas, tanggung jawab dan hasil kerja yang harus diemban pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya

42


No Program/Kegiatan

3.

Evaluasi jabatan

Output

Tersedianya peringkat jabatan dan pemberian tunjangan kinerja

Tahapan Kerja

Jadwal


Menyusun rencana pelaksanaan informasi faktor jabatan

September 2012

Rencana Aksi Pelaksanaan Informasi faktor jabatan

Melaksanakan informasi faktor jabatan Menetapkan hasil informasi faktor jabatan

Oktober 2012

Hasil Informasi faktor jabatan

Oktober 2012

Dokumen Hasil Analisis Informasi faktor jabatan

Menerapkan informasi faktor jabatan

Oktober 2012

Menyusun rencana pelaksanaan evaluasi jabatan

September 2012

Rencana Aksi Pelaksanaan Evaluasi Jabatan

Melaksanakan evaluasi jabatan

September 2012

Hasil Evaluasi Jabatan

Merumuskan job grading

September 2012

Rumusan Job Grading

Memvalidasi hasil job grading dengan Kementerian PAN & RB, dan BKN

Oktober 2012

Berita Acara Validasi Hasil Job Grading

Penetapan tunjangan kinerja

Desember 2012

Draft Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia


Outcomes

43


No Program/Kegiatan

4.

Penyusunan standar kompetensi jabatan

Output

Tersedianya dokumen standar kompetensi jabatan

Tahapan Kerja

Jadwal


Penerapan pemberian tunjangan kinerja

Desember 2012

Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Pembentukan Assessment Center

September 2014

Terbentuknya Assessment Center

Membuat rencana penyusunan standar kompetensi jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Januari 2013

Rencana Aksi Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Melaksanakan penyusunan standar kompetensi jabatan

Februari 2013

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan

Menetapkan standar kompetensi Jabatan

April 2013

SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan


Outcomes

Terwujudnya profil kompetensi untuk masing-masing jabatan di dalam organisasi dan tersedianya informasi secara komprehensif dan akurat profil kompetensi individu

44


No Program/Kegiatan

5.

6.

Asesmen individu berdasarkan kompetensi

Penerapan sistem penilaian kinerja individu

Output

Tersedianya peta profil kompetensi individu

Tersedianya indikator kinerja individu yang terukur

Tahapan Kerja

Jadwal


Menerapkan standar kompetensi jabatan

Januari 2014

SK Sekretaris Jenderal tentang Penempatan Pegawai

Membuat rencana untuk melakukan asesmen terhadap seluruh pegawai

Januari 2014

Rencana Aksi asesmen Pegawai

Melaksanakan asesmen terhadap seluruh pegawai

Februari 2014

Peta profil kompetensi Individu

Membuat rencana untuk menerapkan sistem penilaian kinerja individu

April 2013

Rencana Aksi Sistem Penilaian Kinerja Individu

Menyusun instrumen penilaian akuntabel kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja

April 2013

SK Sekretaris Jenderal tentang Penilaian Kinerja Individu

Menerapkan instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi

April 2013

Kontrak Kinerja Individu


Outcomes

Terwujudnya sistem pengukuran kinerja individu yang objektif, transparan dan akuntabel

45


No Program/Kegiatan

7.

8.

Pembangunan/ Pengembangan database pegawai

Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan pegawai berbasis kompetensi

Output

Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat

Terbangunnya sistem dan proses pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik

Tahapan Kerja

Jadwal


Outcomes

Membuat rencana untuk membangun/ mengembangkan data base pegawai

November 2012

Rencana Aksi Pengembangan Data base Pegawai

Berjalannya sistem informasi pegawai yang akurat, transparan dan akuntabel

Melaksanakan pembangunan/ akuntabel pengembangan database pegawai

April 2013

Pengembangan SIMPEG

Menerapkan database pegawai

Mei 2013

SIMPEG

Membuat rencana pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik

April 2014

Rencana Aksi Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi

Melaksanakan pengembangan jabatan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik

April 2014

Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi


Berjalannya sistem pendidikan dan pelatihan pegawai yang mengurangi kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki oleh seorang pegawai dan kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan

46


No Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Menerapkan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik

Jadwal

April 2014


Outcomes

SK Sekretaris Jenderal tentang Sistem Diklat Berbasis Kompetensi

Di dalam Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur terdapat 8 (delapan) kegiatan, yang meliputi: Penataan Sistem Rekrutmen Pegawai, Analisis Jabatan, Analisis Beban Kerja, Evaluasi Jabatan, Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan, Asesmen Individu Berdasarkan Kompetensi, Penerapan Sistem Penilaian Kinerja Individu, Pembangunan/Pengembangan Data base Pegawai, Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Berbasis Kompetensi. 5.1. Kegiatan Penataan sistem rekrutmen pegawai dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:  Melakukan need assessment pegawai sesuai kebutuhan kompetensi, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa formasi pegawai sesuai kompetensi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);


47


 Menyusun rencana perubahan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Menerapkan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum 5.2. Rencana kegiatan Analisis jabatan memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Menetapkan hasil informasi faktor jabatan akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Dokumen Hasil Analisis Informasi faktor jabatan. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran.

Penerapan informasi

faktor jabatan akan mulai dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa kesesuaian kompetensi pegawai dengan tupoksi yang melekat pada jabatan. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. 5.3. Rencana kegiatan Evaluasi jabatan memiliki tahapan kerja sebagai berikut:


48


 Melaksanakan evaluasi jabatan akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Hasil Evaluasi Jabatan. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Merumuskan job grading akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Rumusan Job Grading. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran;  Memvalidasi hasil job grading dengan Kementerian PAN & RB, dan BKN akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Berita Acara Validasi Hasil Job Grading Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran;  Penetapan tunjangan kinerja akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Draft Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran;  Penerapan pemberian tunjangan kinerja akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Kegiatan ini memerlukan anggaran sebesar Rp. 2.961.000.000,- (Dua milyar Sembilan ratus enam puluh satu juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Rencana kegiatan Penyusunan standar kompetensi jabatan memiliki tahapan kerja sebagai berikut:


49


 Pembentukan Assessment Center akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa Terbentuknya Assessment Center. Kegiatan ini membutuhkan anggaran Rp 350.000.000,- (Tiga ratus lima puluh juta rupiah);  Membuat rencana penyusunan standar kompetensi jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria

keberhasilan

berupa

Rencana

Aksi

Penyusunan

Standar

Kompetensi Jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran;  Melaksanakan penyusunan standar kompetensi jabatan akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan. Kegiatan ini memerlukan anggaran Rp 100.000.000,- (Seratus juta rupiah);  Menetapkan standar kompetensi jabatan akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran;  Menerapkan standar kompetensi jabatan akan dilakukan pada tahun 2014 kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Penempatan Pegawai. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Rencana kegiatan asesmen individu berdasarkan kompetensi memiliki tahapan kerja sebagai berikut:


50


 Membuat rencana untuk melakukan asesmen terhadap seluruh pegawai akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi asesmen pegawai. Kegiatan ini membutuhkan anggaran Rp 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Melaksanakan asesmen terhadap seluruh pegawai akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa Peta profil kompetensi individu. Kegiatan ini memerlukan anggaran sebesar Rp 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah); Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Penerapan sistem penilaian kinerja individu memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana untuk menerapkan sistem penilaian kinerja individu, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Sistem Penilaian Kinerja Individu. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Menyusun instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Penilaian Kinerja Individu. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp. 100.000.000,- (Seratus juta rupiah);  Menerapkan instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas


51


pokok dan fungsi, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Kontrak Kinerja Individu. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Pembangunan/ Pengembangan database pegawai. tahapan kerja yang akan dilakukan menerapkan database pegawai, yang akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa SIMPEG. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Melaksanakan pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi. Kegiatan ini


52


membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp. 100.000.000,(Seratus juta rupiah);  Menerapkan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Sistem Diklat Berbasis Kompetensi. Pelaksanaan kegiatan ini pada tahun 2013 membutuhkan anggaran sebesar Rp. 300.000.000,- (Tiga ratus juta rupiah); Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut: No.

Program/Kegiatan

1.


Tujuan

Diperolehnya para pegawai baru maupun yang sedang berkarir yang memiliki tingkat kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan

Sasaran


Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi


Belum pernah dilakukan pemetaan kompetensi jabatan bagi pemangku jabatan

Ada indikasi, belum terjadi secara penuh the right man on the right place

1. Penataan sistem pengusulan kebutuhan pegawai 2. Melakukan need assessment kepada pemangku jabatan

Peraturan dibidang kepegawaian


53


No.

Program/Kegiatan

Tujuan

Sasaran


Kondisi Saat Ini

2.

Analisis dan Evaluasi Jabatan

Meningkatnya pemahaman dan penerapan atas uraian jabatan yang mengandung tugas, tanggung jawab dan hasil kerja yang harus diemban pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya

Telah tersedia uraian jabatan sampai dengan level terendah Telah dilakukan evaluasi jabatan dan telah diperoleh peringkat jabatan

3.

Penyusunan standar kompetensi jabatan dan asesmen individu berdasarkan kompetensi

Terwujudnya profil kompetensi untuk masingmasing jabatan di dalam organisasi dan tersedianya informasi secara komprehensif dan akurat profil kompetensi individu

1. Belum tersedia standar kompetensi jabatan secara spesifik untuk setiap jabatan 2. Belum dilakukan asesmen individu berdasarkan kompetensi

Gap

Kurangnya pemahaman akan uraian jabatan

Strategi


1. Sosialisasi dan internalisasi uraian jabatan

Mindset pegawai tentang tugas dan fungsi jabatan

Pembentukan assessment centre


54


No.

Program/Kegiatan

Tujuan

Sasaran


Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi

4.


Pembangunan/ pengembangan database pegawai

Berjalannya sistem informasi pegawai yang akurat, transparan dan akuntabel

Tersedianya sistem informasi kepegawaian yang handal, yang mampu memberikan informasi secara menyeluruh bagi seluruh pegawai

Tersedianya sistem informasi kepegawaian yang handal, yang mampu memberikan informasi secara menyeluruh bagi seluruh pegawai

Tersedia sistem informasi pegawai, namun belum dapat dimanfaatkan secara optimal, karena

Belum optimalnya pemanfaatan sistem informasi kepegawaian yang ada, Belum terintegrasinya sistem informasi kepegawaian Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dgn BKN

Meneruskan proses input data Melakukan verifikasi data

Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi

Kesesuaian antara kompetensi pegawai dengan kompetensi yang dipersyaratkan jabatan

6. Penguatan Pengawasan Tujuan

dilaksanakannya

program

ini

adalah

untuk

meningkatkan

penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. Secara umum,


55


target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penguatan Pengawasan adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan Output

Tahapan Kerja

Jadwal


Outcomes

1.

Terjadinya peningkatan ketaatan, efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi, yang ditandaidengan berkurangnya jumlah dan jenis temuan serta meningkatnya tindak lanjut

Membuat rencana penerapan SPIP

September 2012

Rencana Aksi Penerapan SPIP

Membangun SPIP

September 2013

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP

Menerapkan SPIP

September 2014

1. Tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan 2. Berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya

APIP yang lebih berperan dalam melakukan penguatan sistem pengendalian itern, quality assurance dan konsultasi atas pelayanan kepemerintahan, yang ditandai dengan Laporan Keuangan yang mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)

Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan Consulting

September 2012

Rencana Aksi Peningkatan Peran APIP

Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan Consulting

September 2013

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang APIP

Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting

September 2014

2.

Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)

Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting

SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP

SK Sekretaris Jenderal tentang APIP

Program penguatan pengawasan memiliki 2 (dua) kegiatan yaitu Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), dan Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting.


56


6.1. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana penerapan SPIP, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Penerapan SPIP. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Membangun SPIP, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP;  Menerapkan SPIP akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan ini adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. 6.2. Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan tersusunnya Rencana Aksi Peningkatan Peran APIP;  Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan tersusunnya Draft SK Sekretaris Jenderal tentang APIP. Kegiatan ini


57


membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp. 100.000.000;(Seratus juta rupiah);  Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan SK Sekretaris Jenderal tentang APIP. Penanggungjawab

pelaksanaan

kegiatan

di

atas adalah Kepala

Biro

Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program pengutan pengawasan ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut: No. Program/Kegiatan

1.

Penguatan Pengawasan

Tujuan

Sasaran

Tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan

Meningkatkan penyelenggaraan kepemerintahan di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang bersih dan bebas KKN


1. Menurunnya jumlah temuan 2. Meningkatnya tindak lanjut rekomendasi temuan hasil pengawasan

Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi


1. Masih ditemukan adanya pelanggaran terhadap ketentuan yang berlaku 2. Belum terbangunnya sistem pengendalian internal yang memadai

SPIP belum sepenuhnya dipahami dan diimplementasikan di seluruh unit kerja

1. Membuat rencana penerapan SPIP 2. Membangun SPIP 3. Menerapkan SPIP

Peningkatan komitmen pimpinan dan seluruh pegwai dalam pencapaian tujuan organisasi


58



Tujuan

Sasaran

Berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya

Meningkatkan kualitas pelaporan keuangan

Kriteria Kondisi Keberhasilan Saat Ini

3. Peningkatan kualitas pelaporan keuangan

Laporan keuangan sudah mendapat opini WTP

Gap

Strategi


Masih terdapat beberapa penyimpangan

4. Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting 5. Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting 6. Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting

Peningkatan kinerja dan akuntabilitas satuan kerja

7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penguatan Akuntabilitas Kinerja adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut.


59


No Program/Kegiatan Output

Tahapan Kerja

Jadwal


Outcomes

1.

Membuat rencana penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

September 2012

Rencana Aksi Penguatan SAKIP

Berjalannya sistem akuntabilitas kinerja organisasi yang efektif

Membangun penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

April 2013

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang SAKIP

Menerapkan penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

Januari 2014

2012: Kategori Cukup Baik

Membuat rencana pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi

April 2013

Rencana Aksi UKMP3

Mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi

Mei 2013

SK Sekretaris Jenderal tentang UKMP3

Menerapkan sistem manajemen kinerja organisasi

Januari 2014

Hasil evaluasi UKP 4

Mengidentifikasi indikator-indikator kunci keberhasilan

November 2012

Identifikasi indikator-indikator Kunci keberhasilan

Menyusun indikatorindikator kinerja utama

November 2012

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Revisi IKU

Menetapkan IKU

April 2013

SK Sekretaris Jenderal tentang Revisi IKU

2.

3.

Penguatan akuntabilitas kinerja

Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi

Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU)

Terjadinya peningkatan kualitas laporan akuntabilitas kinerja

Terbangunnya sistem yang mampu mendorong tercapainya kinerja organisasi yang terukur

Tersusunnya Indikator Kinerja Utama (IKU)

2013-2014: Kategori Baik


60


Program penguatan akuntabilitas kinerja memiliki 3 kegiatan utama, yang meliputi: penguatan akuntabilitas kinerja, Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi, dan Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU). 7.1. Kegiatan penguatan akuntabilitas kinerja memiliki satu tahapan kerja:  Melakukan evaluasi penguatan sistem akuntabilitas kinerja Kementerian, yang akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan hasil evaluasi penguatan sistem akuntabilitas kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2012 sebesar Rp. 100.000.000,- (Seratus juta rupiah); Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan ini adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. 7.2. Kegiatan pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi akan melaksanakan tahapan:  Evaluasi pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi, yang akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan laporan hasil evaluasi pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2012 sebesar Rp. 100.000.000,- (Seratus juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan ini adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

61


7.3. Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU) akan melaksanakan tahapan kegiatan: Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut: No. Program/Kegiatan

1.

Penguatan Akuntablitas Kinerja

Tujuan

Sasaran

Meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja lembaga

1.Terbentuknya sistem pelaporan kinerja yang terintegrasi, handal, efektif dan efisien 2.Terbentuknya sistem pengukuran kinerja yang komprehensif dan mampu memberikan respon perbaikan berkelanjutan

Kriteria Keberhasilan 1. Kualitas pelaporan akuntabilitas yang lebih baik 2. Dihasilkannya sistem pengukuran kinerja

Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi


LAKIP belum menggambarkan kinerja organisasi yang sesungguhnya Belum ada sistem pengukuran kinerja

Perlu dikembangkan sistem dan mekanisme pelaporan kinerja yang lebih integrative

1. Membangun penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah 2. Menerapkan penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah 3. Menerapkan sistem manajemen kinerja organisasi

Terukurnya kinerja organisasi dengan alat ukur yang dapat dipertanggungjawab kan

8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan pelayanan publik pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia sesuai kebutuhan organisasi. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari


62


program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan

1.

2.

Penerapan standar pelayanan pada unit kerja pelayanan informasi

Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik

Output

Terimplementasinya penggunaan standar pelayanan dalam pelayanan publik

Terjadinya peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik

Tahapan Kerja

Jadwal


Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja

Oktober 2012

Rencana Aksi Standar Pelayanan

Menyusun standar pelayanan pada unit kerja

Oktober 2012

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan

Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja

Desember 2012

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan

Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja

Januari 2013

Tingkat Kepuasan Publik

Membuat rencana kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dan survey kepuasan publik

April 2013

Rencana Aksi Kerjasama Pemerintah dan Masyarakat

Menetapkan kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik

Mei 2013

Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Kerja sama Pemerintah dan Masyarakat

Outcomes

Terselenggaranya pelayanan publik yang lebih cepat, lebih aman,lebih baik dan lebih terjangkau

Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik memiliki 2 kegiatan utama, yaitu Penerapan Standar Pelayanan pada Unit Kerja yang terkait langsung


63


dengan pelayanan publik dan Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik. 8.1. Penerapan standar pelayanan pada unit kerja yang terkait langsung dengan pelayanan publik, memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Standar Pelayanan. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Menyusun standar pelayanan pada unit kerja, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2012 sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Tingkat Kepuasan Publik. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan.


64


8.2. Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat

rencana

kerjasama

pemerintah

dan

masyarakat

dalam

penyelenggaraan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Kerjasama Pemerintah dan Masyarakat. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran;  Menetapkan kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Menteri tentang Kerja sama Pemerintah dan Masyarakat. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan. Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut:


65


No.

Program/Kegiatan

1.

Peningkatan Pelayanan Publik

Tujuan

Sasaran


Kondisi Saat Ini

Gap

Strategi


Meningkatkan kualitas pelayanan publik sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

1. Diterapkannya standar pelayanan pada unit kerja pelayanan publik

1. Terimplementasi kannya penggunaan standar pelayanan dalam pelayanan publik

Pelayanan informasi belum memiliki standar

1.Perlu penyusunan standar pelayanan

1. Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja 2. Menyusun standar pelayanan pada unit kerja 3. Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja 4. Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja

1. Semua unit pelayanan publik memiliki Standar Pelayanan Minimum. 2. Kualitas pelayanan meningkat (lebih efektif dan efisien)

2. Partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik

2. Terjadinya peningkatan partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik

2.Partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik masih rendah

5. Membuat rencana kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, melaksanakan survey kepuasan publik. 6. Menetapkan kerjasama

9. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk menjamin agar pelaksanaan reformasi birokrasi dijalankan sesuai dengan ketentuan dan target yang SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

66


ditetapkan dalam roadmap. Secara umum, tujuan, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan

1.

2.

Monitoring

Evaluasi (dilakukan setiap tahun sekali)

Output

Tersedianya laporan monitoring

Tersedianya laporan evaluasi tahunan

Tahapan Kerja

Jadwal


Membuat rencana monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal

Januari 2013

Rencana Aksi Monitoring RB

Membuat rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal

Februari 2013

Rancangan Monitoring RB

Menerapkan rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal

April 2013

SK Sekretaris Jenderal tentang Tim Monitoring RB

Menyusun laporan monitoring

Mei 2013

Laporan Monitoring RB

Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan

Januari 2014

Rekomendasi perbaikan Kegiatan RB

Membuat rencana evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal

Januari 2013

Rencana Aksi Evaluasi RB


Outcomes

67


No Program/Kegiatan

3.

Evaluasi menyeluruh (dilakukan pada semester kedua 2014)

Output

Tersedianya laporan evaluasi lima tahunan

Tahapan Kerja

Jadwal


Membuat rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal

Februari 2013

Rancangan Evaluasi RB

Menerapkan rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal

April 2013

SK Sekretaris Jenderal tentang Tim Evaluasi RB

Menyusun laporan evaluasi

Mei 2013

Laporan Evaluasi RB


Januari 2014

Rekomendasi perbaikan Program RB

Membuat rencana evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal

Januari 2014

Rencana Aksi Evaluasi 5 tahunan RB

Membuat rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal

Februari 2014

Rancangan Evaluasi 5 tahunan RB

Menerapkan rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal

April 2014

SK Sekretaris Jenderal tentang Tim Evaluasi 5 tahunan RB

Laporan evaluasi menyeluruh

Mei 2014

Laporan Evaluasi 5 tahunan RB


Outcomes

68



2014

Rekomendasi perbaikan program RB 2014 – 2019

Program monitoring, evaluasi dan pelaporan memiliki 3 kegiatan utama yaitu monitoring, evaluasi dan evaluasi menyeluruh. 9.1. Rencana kegiatan monitoring memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rencana aksi monitoring reformasi birokrasi;  Membuat rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rancangan monitoring reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Menerapkan rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang tim monitoring reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Menyusun laporan monitoring, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan monitoring reformasi birokrasi;  Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rekomendasi perbaikan


69


Kegiatan reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp. 25.000.000,- (Dua puluh lima rupiah). Penanggungjawab

pelaksanaan

kegiatan

di

atas adalah Kepala

Biro

Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. 9.2. Rencana kegiatan evaluasi memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rencana aksi evaluasi reformasi birokrasi;  Membuat rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa

rancangan

evaluasi

reformasi

birokrasi.

Kegiatan

ini

membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Menerapkan rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang tim evalusi reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Menyusun laporan evaluasi, akan dilakukan pada bulan Januari 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan evaluasi reformasi birokrasi;  Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan, akan dilakukan pada bulan Februari 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rekomendasi perbaikan program reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan


70


anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp. 25.000.000,- (Dua puluh lima juta rupiah). Penanggungjawab

pelaksanaan

kegiatan

di

atas adalah Kepala

Biro

Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. 9.3. Rencana kegiatan evaluasi menyeluruh memiliki tahapan kerja sebagai berikut:  Membuat rencana evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa rencana aksi evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi;  Membuat rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa rancangan evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);  Menerapkan

rancangan/design

evaluasi

menyeluruh

pelaksanaan

reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang tim evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp. 100.000.000,- (Seratus juta rupiah), Menyusun laporan evaluasi menyeluruh, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi;


71


 Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa rekomendasi perbaikan program reformasi birokrasi 2014-2019. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp. 200.000.000,- (Dua ratus juta rupiah). Penanggungjawab

pelaksanaan

kegiatan

di

atas adalah Kepala

Biro

Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. 10. Penanggungjawab Program dan Kegiatan Setiap program dan kegiatan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman

Republik

Indonesia

memiliki

minimal

satu

orang

penanggungjawab. Satu orang penanggungjawab bertanggungjawab penuh terhadap seluruh tahapan kerja dalam satu program/kegiatan. Tabel berikut memberikan informasi tentang penanggungjawab masing-masing program dan kegiatan. No.

Program/Kegiatan

A.

Manajemen Perubahan

1.

Pembentukan tim manajemen perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Terbentuknya tim manajemen perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Penyusunan (pembentukan) Tim RB Revisi Tim RB

Kepala Biro Umum


72


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Penyusunan Tugastugas Tim Pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sosialisasi Tim Tim sudah melaksanakan tugas 2.

Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya

Tersedianya dokumen strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Kementerian Riset dan Teknologi

Pemetaan terhadap pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masingmasing pemangku kepentingan

Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama

Asesmen kesiapan perubahan,termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan Asesmen terhadap tingkat partisipasi/ dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan termasuk mengidentifikasikan penolakan terhadap perubahan


73


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Asesmen terhadap kemampuan/ kapabilitas dan skills organisasi untuk melaksanakan perubahan Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan Penyusunan strategi dan rencana Komunikasi 3.

Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan

Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi

Melakukan sosialisasi manajemen

Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan

Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok pemangku kepentingan


74


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan Mengimplementasikan struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai road map reformasi birokrasi


75


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilainilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan


76


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

B.

PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

1.

Penataan Berbagai Peraturan PerundangUndangan Yang Dikeluarkan / Diterbitkan Oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Teridentifikasinya peraturan perundangundangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Melakukan identifikasi peraturan perundangan yang dikeluarkan/diterbitkan


Tersedianya peta peraturan perundanganundangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Menyusun peta peraturan perundangan-undangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya

Terlaksananya regulasi dan deregulasi peraturan perundangan

Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi Melakukan regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi


77


No.

Program/Kegiatan

Output

C.

PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI

1.

Restrukturisasi/ penataan tugas dan fungsi unit kerja pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Melakukan identifikasi tugas pokok dan fungsi unit organisasi

Kepala Biro Umum

Menyusun peta tugas pokok dan fungsi unit kerja yang saling tumpang tindih Menyusun rencana restrukturisasi untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang efektif dan efisien serta right sizing Melakukan restrukturisasi sesuai dengan rencana restrukturisasi Melakukan evaluasi tupoksi untuk penajaman fungsi 2.

Penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Terbentuknya unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi

Melakukan identifikasi berbagai aspek yang perlu diperkuat pada unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Kepala Biro Umum


78


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Menyusun rencana penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Melaksanakan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat


79


No.

Program/Kegiatan

D

PENATAAN TATALAKSANA

1.

Penyusunan SOP Penyelenggaraan tugas dan fungsi

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan

Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan Pemerintahan


Menyusun peta proses penyelenggaraan pemerintahan Melakukan analisa business process Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan yang akan dibakukan dalam business process dan standard operating procedure Menyusun business process dan standard operating procedure Melaksanakan business process dan standard operating procedure 2.

Pembangunan atau Pengembangan egovernment

Tersedianya egovernment Pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan e-government


Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan


80


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, email, dll Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e-procurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dll


81


No.

Program/Kegiatan

Output

E.

PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR

1.


Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparansi, akuntabel dan berbasis kompetensi

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Melakukan identifikasi berbagai permasalahan rekrutmen pegawai

Kepala Biro Umum

Melakukan need assessment pegawai sesuai kebutuhan kompetensi Menyusun rencana perubahan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring caloncalon pegawai yang berkualitas Menerapkan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas

2.

Analisis jabatan

Tersedianya uraian jabatan dan informasi faktor jabatan

Menyusun rencana pelaksanaan analisis jabatan

Kepala Biro Umum

Melaksanakan analisis jabatan Menetapkan hasil analisis jabatan


82


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Menerapkan hasil analisis jabatan Menyusun rencana pelaksanaan informasi faktor jabatan Melaksanakan informasi faktor Jabatan Menetapkan hasil informasi faktor Jabatan Menerapkan informasi factor jabatan 3.

Evaluasi jabatan

Tersedianya peringkat jabatan dan pemberian tunjangan kinerja

Menyusun rencana pelaksanaan evaluasi jabatan

Kepala Biro Umum

Melaksanakan evaluasi jabatan Merumuskan job grading Memvalidasi hasil job grading dengan Kementerian PAN & RB, dan BKN Penetapan tunjangan kinerja Penerapan pemberian tunjangan kinerja 4.

Penyusunan standar kompetensi jabatan

Tersedianya dokumen standar kompetensi jabatan

Pembentukan Assessment Center

Kepala Biro Umum


83


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Membuat rencana penyusunan standar kompetensi jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Melaksanakan penyusunan standar kompetensi jabatan Menetapkan standar kompetensi Jabatan Menerapkan standar kompetensi jabatan 5.

Asesmen individu berdasarkan kompetensi

Tersedianya peta profil kompetensi individu

Membuat rencana untuk melakukan asesmen terhadap seluruh pegawai

Kepala Biro Umum

Melaksanakan asesmen terhadap seluruh pegawai 6.

Penerapan sistem penilaian kinerja individu

Tersedianya indikator kinerja individu yang terukur

Membuat rencana untuk menerapkan sistem penilaian kinerja individu

Kepala Biro Umum

Menyusun instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja


84


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Menerapkan instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi 7.

Pembangunan/ Pengembangan database pegawai

Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat

Membuat rencana untuk membangun/ mengembangkan database pegawai


Melaksanakan pembangunan/ pengembangan database pegawai Menerapkan database pegawai 8.

Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi

Terbangunnya sistem dan proses pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik

Membuat rencana pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik

Kepala Biro Umum

Melaksanakan pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik Menerapkan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai


85


No.

Program/Kegiatan

F.

PENGUATAN PENGAWASAN

1.

Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Terjadinya peningkatan ketaatan, efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi

Membuat rencana penerapan SPIP


Membangun SPIP Menerapkan SPIP 2.

Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan Consulting

APIP yang lebih berperan dalam melakukan penguatan sistem pengendalian itern, quality assurance dan konsultasi atas pelayanan kepemerintahan

Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting

Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting


86


No.

Program/Kegiatan

Output

G.

PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA

1.

Penguatan akuntabilitas kinerja

Terjadinya peningkatan kualitas laporan akuntabilitas kinerja

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Membuat rencana penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah


Membangun penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah Menerapkan penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah 2.

Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi

Terbangunnya sistem yang mampu mendorong tercapainya kinerja organisasi yang terukur

Membuat rencana pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi


Mengembangkan system manajemen kinerja organisasi Menerapkan sistem manajemen kinerja organisasi 3.

Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU)

Tersusunnya Indikator Kinerja Utama (IKU)

Mengidentifikasi indikatorindikator kunci keberhasilan


Menyusun indikatorindikator kinerja utama Menetapkan IKU


87


No.

Program/Kegiatan

Output

H.

PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

1.

Penerapan standar pelayanan pada unit kerja pelayanan informasi

Terimplementasinya penggunaan standar pelayanan dalam pelayanan publik

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja


Menyusun standar pelayanan pada unit kerja Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja 2.

Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik

Terjadinya peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik

Membuat rencana kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dan melakukan survey kepuasan publik


Menetapkan kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik


88


No.

Program/Kegiatan

I.

MONITORING DAN EVALUASI

1.

Monitoring

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Tersedianya laporan Monitoring

Membuat rencana monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal


Membuat rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menerapkan rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menyusun laporan monitoring Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan 2.

Evaluasi (dilakukan setiap tahun sekali

Tersedianya laporan evaluasi tahunan

Membuat rencana evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal


Membuat rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menerapkan rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal


89


No.

Program/Kegiatan

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Menyusun laporan evaluasi

3.

Evaluasi menyeluruh (dilakukan pada semester kedua 2014)

Tersedianya laporan evaluasi lima tahunan

Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan Membuat rencana evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal


Membuat rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menerapkan rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal Laporan evaluasi menyeluruh Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan


90


No.

Program/Kegiatan

J.

QUICK WINS

1.

Quick Wins

Output

Tahapan Kerja

Penanggungjawab

Terlaksananya Quick Wins

Merumuskan Quick Wins


Menetapkan Quick Wins Melakukan persiapan pelaksanaan Quick Wins Melaksanakan Quick Wins Melakukan monitoring pelaksanaan Quick Wins Melakukan evaluasi pelaksanaan Quick Wins Melakukan perbaikan atas pelaksanaan Quick Wins Menyatukan Quick Wins dalam manajemen

11.Optimalisasi Anggaran Keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi tentunya terkait dengan sumber pendanaan khususnya untuk pemberian tunjangan kinerja. Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dalam menyiapkan pelaksanaan reformasi


91


birokrasi melakukan upaya efisiensi dan optimalisasi anggaran dengan mempertimbangkan keberlanjutan output kegiatan. Dasar Pertimbangan efisiensi dan optimalisasi tersebut adalah sebagai berikut: Pada tahun 2012, mengingat pelaksanaan DIPA Kementerian telah berjalan, maka kebijakan optimalisasi diperoleh dari kebijakan pemerintah untuk penghematan 10 % dan dari efisiensi pelaksanaan kegiatan; No

Jenis Belanja

1

51

2 3

52 53

Uraian Belanja Pegawai Remunerasi Belanja Barang Belanja Modal TOTAL

Alokasi 2012 Sebelum Sesudah 8,960,966,000 37,141,968,000 12,651,950,000 58,754,884,000

8,960,966,000 2,961,000,000 34,180,968,000 12,651,950,000 58,754,884,000

12. Quick Wins Program Percepatan (Quick Wins) di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia merupakan program yang mengawali proses reformasi birokrasi dan diharapkan dalam waktu yang singkat dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hasil akhir dari Program Quick Wins adalah perbaikan business process produk utama (core business) di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.


92


Mengacu pada pedoman pelaksanan Reformasi Birokrasi yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara, Program Quick Wins, harus memenuhi kriteria sebagai berikut: (1) memiliki daya ungkit (key leverage) yang potensial untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat; (2) berkaitan dengan produk utama (core business) kepada institusi yang bersangkutan; serta (3) bersentuhan langsung dengan kepentingan publik. Untuk menentukan program yang akan dilaksanakan, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah mengidentifikasi area-area yang paling kritikal, terutama dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas pokok dan kewenangan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hasil identifikasi area penting bagi implementasi reformasi birokrasi dilakukan melalui aspek tiga bidang sasaran reformasi birokrasi, yang terdiri dari bidang: kelembagaan; tatalaksana; dan sumberdaya manusia; serta aspek tugas pokok dan kewenangan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Berdasakan area kritikal yang teridentifikasi, maka area yang diusulkan menjadi program Quick Wins adalah Peningkatan Dukungan Administrasi Pengawasan Pelayanan Publik.


93


Tujuan Secara umum hasil akhir dari Program Quick Wins adalah membangun kembali kepercayaan masyarakat (publik trust building) kepada Sekretariat Jenderal Ombudsman

Republik

Indonesia

melalui

perbaikan

kelembagaan,

ketatalaksanaan atau business process serta perbaikan sistem pengembangan sumber daya manusia. Secara khusus Program Quick Wins Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia bertujuan untuk:  Memberikan

pelayanan

prima

kepada

Ombudsman

(khususnya

stakeholder Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia) dalam pelaksanaan kegiatan dukungan administrasi;  Meningkatkan profesionalitas SDM aparatur di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dalam menjalankan tupoksinya memberikan pelayanan kepada stakeholder, khususnya yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan dukungan administrasi sehingga kegiatan pengawasan pelayanan publik dapat terlaksana secara baik dan professional;  Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dengan menyediakan dan memperkuat sistem data base yang berkaitan dengan aspek administratif, khususnya data tentang pengawasan pelayanan publik yang telah dilakukan di Indonesia;  Membuka akses informasi yang lebih baik bagi stakeholder dan masyarakat terutama yang berkaitan kinerja Sekretariat Jenderal SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

94


Ombudsman Republik Indonesia, terutama dalam kaitannya pembuatan kebijakan di bidang administrasi pengawasan pelayanan publik.


95


Rencana Penerapan Quick Wins di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Untuk memastikan bahwa kegiatan yang akan dilaksanakan dapat mencapai tujuan dan sasaran dari program Quick Wins maupun Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, Program Quick Wins akan dilaksanakan dengan menggunakan strategi pelaksanaan program secara bertahap yang terdiri dari: Tahap awal, diantaranya adalah pengembangan sistem dukungan administrasi terintegrasi yang mempermudah pelayanan administrasi kepada Ombudsman. Selain pengembangan sistem dukungan administrasi, dilakukan juga konsultasi dukungan administrasi kepada stakeholder utama yaitu Ombudsman Republik Indonesia untuk bersama-sama dengan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia melakukan administrasi yang akuntabel dan bersih. Tahapan ini telah mulai dilaksanakan pada tahun 2012. Tahap berikutnya, direncanakan mulai dilaksanakan pada tahun 2013 adalah implementasi sistem dukungan data layanan administrasi secara nasional di lingkungan Ombudsman Republik Indonesia. Internalisasi ini merupakan salah satu bentuk pelayanan publik Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia kepada stakeholder utamanya. Dengan terinternalisasikannya dukungan ini, maka pengguna pelayanan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia akan memiliki data dan informasi yang komprehensif tentang status terkini layanan administrasi. Namun demikian, bentuk pelayanan publik tidak hanya terbatas pada termanfaatkannya basis data ini, melainkan


96


lebih jauh pada upaya Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk menjaga efektivitas dan efisiensi pelaksanaan dukungan administrasi pengawasan pelayanan publik. Untuk mewujudkannya, tidak hanya tergantung kualitas aspek perumusan kebijakan yang dilakukan, tetapi juga tergantung pada infrastruktur perundangan yang mendukung serta SDM yang kompeten dan professional dalam merumuskan kebijakan dan melaksanakan aspek pelayanan publik. Di tahun 2013 juga akan dilaksanakan evaluasi terhadap implementasi tools kebijakan dan internalisasi basis data yang telah dilakukan di tahun 2012 untuk memastikan kualitas kebijakan dan pelayanan administrasi yang telah ditetapkan. Dengan demikian, Quick Win yang ditetapkan secara nyata adalah bagian utama dari peran, tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesiayang bergerak di bidang perumusan kebijakan pelayanan administrasi dan aspek koordinasinya. Quick Win yang ditetapkan juga diyakini akan membawa perubahan besar khususnya dalam akuntabilitas administrasi yang pada akhirnya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengawasan pelayanan publik di Indonesia. Quick Win yang ditetapkan diyakini akan menjadi terobosan besar dalam mendukung upaya Ombudsman RI dalam pengawasan pelayanan publik yang mendorong perbaikan kualitas pelayanan publik yang memiliki nilai ekonomis bagi pembangunan dan pertumbuhan ekonomi di Indonesia. Selain itu, dalam kurun waktu satu tahun, Quick Win


97


yang ditetapkan akan mendatangkan manfaat perbaikan yang antara lain lebih efisiennya pendanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh Ombudsman. Tahapan pelaksanaan Quick Win di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah sebagaimana tercantum dalam tabel di bawah ini. No Program/Kegiatan

1.

Quick Wins

Output

Terlaksananya Quick Wins

Tahapan Kerja

Jadwal


Merumuskan Wins

Quick

2013

Dokumen Rumusan Quick Wins

Menetapkan Wins

Quick

2013

SK Sekretaris Jenderal tentang Quick Wins

Melakukan persiapan pelaksanaan Quick Wins

2013

Rencana Aksi Pelaksanaan Quick Wins

Melaksanakan Quick Wins

2013

Laporan Pelaksanaan Quick Wins

Melakukan monitoring pelaksanaan Quick Wins

2013

Laporan Monitoring Pelaksanaan Quick Wins

Melakukan evaluasi pelaksanaan Quick Wins

2013

Laporan Evaluasi Pelaksanaan Quick Wins

Melakukan perbaikan atas pelaksanaan Quick Wins Menyatukan Quick Wins dalam Manajemen

2013

Revisi Rencana Aksi Pelaksanaan Quick Wins

2013

Dokumen integrasi Quick Wins dalam Program RB


Outcomes

98


D. Prioritas Program dan Kegiatan Secara umum, cetak biru pelaksanaaan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia digambarkan sebagai berikut: PROFIL SETJEN ORI 2014

P-2 PENATAAN PERUNDANG-UNDANGAN 1.

KONDISI AWAL

ASESMEN ORGANISASI SAAT INI

REDEFINISI VISI MISI

P-3 PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI

P-5 PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR

P-6 PENGUATAN PENGAWASAN

P-7 PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA

P-4 PENATAAN TATA LAKSANA

2.

3.

1.

2. 3.

P-8 PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

1. 2.

3.

Menurunnya jumlah temuan. Meningkatnya tindak lanjut rekomendasi temuan hasil pengawasan. Laporan keuangan mendapat opini WTP

Kualitas pelaporan akuntabilitas yang lebih baik. Dihasilkannya sistem pengendalian. Kokohnya SAKIP.

Pengesahan SPM. Terlaksana kerja sama dengan masyarakat (feedback). Terselanggaranya pelayanan publik yang lebih cepat, lebih aman, lebih baik dan lebih terjangkau.

P-1 MANAJEMEN PERUBAHAN

P-9 MONITORING DAN EVALUASI

Berdasarkan gambar di atas, terlihat bahwa reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Republik Indonesia akan diawali dari aspek organisasi melalui kegiatan peninjauan kembali tupoksi lembaga. Untuk itu, yang harus dilakukan saat ini adalah melakukan monitoring dan evaluasi untuk menilai kinerja struktur organisasi. Gambaran nyata kondisi organisasi hasil penilaian itu kemudian menjadi salah satu dasar dalam penajaman tugas pokok dan fungsi organisasi selanjutnya.


99


Terkait dengan redefinisi visi dan misi organisasi, telah dilakukan penyusunan visi dan misi lembaga pada tahun 2012. Proses evaluasi organisasi yang dilakukan

pada

pertengahan

tahun

2012

dilakukan

dengan

pula

mempertimbangkan berbagai aspek dan hasil evaluasi terhadap visi dan misi lembaga, yang pada akhirnya diharapkan menghasilkan struktur organisasi yang lebih sesuai dengan tuntutan kondisi terkini. Selanjutnya, menyangkut penataan SDM aparatur, kegiatan analisa jabatan yang diikuti kegiatan evaluasi jabatan sudah dilakukan. Pada tahun 2012 ini direncanakan kajian pedoman Factor Evaluation Sistem (FES) sebagai dasar dalam pemeringkatan jabatan (Job Grading). Sedangkan dalam aspek Tatalaksana pada tahun 2012 telah dilakukan penyusunan proses bisnis utama. Capaian di ketiga aspek tersebut di atas diharapkan pada akhirnya bermuara dan menjadi ujung tombak dalam pencapaian profil tahun 2014, yaitu pada upaya penguatan aspek pengawasan, akuntabilitas kinerja serta peningkatan pelayanan publik melalui raihan opini WTP, nilai LAKIP serta kualitas pelayanan. Penguatan aspek pengawasan adalah dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kualitas raihan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Disamping itu, melalui program penguatan akuntabilitas kinerja, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah menetapkan target capaian nilai baik. Lebih lanjut, upaya perbaikan akan dilakukan pada aspek pelayanan publik yaitu melalui pembenahan dan peningkatan pelayanan yang oleh unit kerja terkait.


100


Berdasarkan cetak biru tersebut serta dengan mengacu pada uraian rinci tentang program dan kegiatan reformasi birokrasi sebagaimana yang telah disampaikan pada bagian terdahulu, maka ditetapkan prioritas program dan kegiatan dalam reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah sebagai berikut:  Penyelarasan fungsi-fungsi eksisting melalui penataan proses bisnis pada setiap unit kerja guna menghindari adanya tumpang tindih tupoksi antar unit kerja, sesuai dengan Permen.PAN & RB Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process). Restrukturisasi yang telah dilakukan didasari pada semangat menciptakan struktur yang ramping dan kaya fungsi. Guna mewujudkan hal ini, penajaman fungsi dan tugas pokok menjadi agenda utama dalam reformasi birokrasi. Kegiatan ini menjadi prioritas utama karena berdasarkan cetak biru reformasi birokrasi yang ditetapkan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, aspek ini akan menjadi prime mover (penggerak utama) – dengan kata lain, keberhasilan di program lain akan sangat dipengaruhi oleh kondisi awal di aspek ini;  Penataan SDM Aparatur. Agenda reformasi di area ini diarahkan utamanya untuk

mewujudkan

peningkatan

disiplin

pegawai,

pengembangan

kompetensi dan pengembangan sistem e-recruitment. Sebagai salah satu dari empat komponen utama agenda reformasi birokrasi yang dilaksanakan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, penataan/reformasi di bidang sumber daya manusia memegang peranan yang penting mengingat


101


SDM adalah aktor utama yang melaksanakan reformasi birokrasi sekaligus menjadi obyek reformasi birokrasi. Disamping menetapkan prioritas program, hal penting lainnya dari penyusunan road map ini adalah bagaimana sejumlah program dan kegiatan yang telah direncanakan saling berkaitan satu sama lain dan dalam milestone tertentu secara bersama mampu mendukung perubahan yang akan dituju. Dari sini terlihat bahwa pelaksanaan satu program/kegiatan tidak dapat terlepas dari program/kegiatan lain. Untuk itu sangat penting dalam proposal ini disampaikan penjelasan bagaimana program dan kegiatan yang akan dilaksanakan saling berkaitan satu sama lain. Integrasi antar program dan kegiatan Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dapat dilihat pada gambar di bawah ini:


102



103


Berbagai langkah reformasi birokrasi yang mencakup program, kegiatan hingga tahapan sebagaimana dijelaskan dalam bagian terdahulu yang dilakukan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia RI merupakan program yang melembaga, berkesinambungan, dan diharapkan bergulir terus tanpa kehilangan momentum reformasi. Untuk itu, guna mendukung program tersebut, Pimpinan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia RI telah sepakat untuk memegang komitmen yang kuat agar program reformasi ini dapat bergulir sehingga akan dilahirkan birokrasi yang efisien dan profesional.


104



105

ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

Recommend Documents