CONCEPT
Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap.
Projectplan Herinrichting/renovatie Semsstraatkerk
Semsstraatkerk Voor nu en in de toekomst in het midden van de samenleving
De kerk aan de Semsstraat 2 te Stadskanaal is de oudste kerk van Stadskanaal. Wij zijn van mening dat de Semsstraatkerk een historisch gebouw is dat we moeten behouden voor de kerkelijke - en burgerlijke gemeente. We doelen op een levende kerk, een laagdrempelige kerk voor iedereen. Werkgroep Herinrichting en Renovatie Semsstraatkerk
Afbeelding voorblad: pentekening van Gerrit Heuver (voormalig predikant in onze gemeente) gemaakt in 1983. Deze is gedrukt en verkocht aan belangstellenden voor 10 gulden t.b.v. de restauratie in die periode.
2
Projectplan Herinrichting/renovatie Semsstraatkerk
Versie: 3.1 d.d. 17 maart 2014, definitief. Code 02/14
4
INHOUD HOOFDSTUK 1
INLEIDING
HOOFDSTUK 2
AANLEIDING, MEERWAARDE EN UITGANGSSITUATIE
HOOFDSTUK 3
HOOFDSTUK 4
HOOFDSTUK 5
HOOFDSTUK 6
2.1
Aanleiding
2.2
Meerwaarde van het project
PROJECTDOELSTELLING EN RESULTATEN 3.1
Motivatie.
3.2
Doelstellingen / afbakening van het project
3.3
Resultaten
3.4
Risico’s en randvoorwaarden
3.5
Haalbaarheid
PLAN VAN AANPAK 4.1
Initiatief- en verkenningsfase: februari 2014 – augustus 2014
4.2
Diagnostische fase: september 2014 – november 2014
4.3
Realisatie (uitvoerings)fase: december 2014 – juli 2015
4.4
Borgings- en evaluatiefase: augustus 2015
PROJECTORGANISATIE 5.1
Organogram van het project
5.2
Taken en verantwoordelijkheden
5.3
Communicatie
FINANCIERING 6.1
Projectbegroting
6.2
Structurele financiering na de renovatie en herinrichting
6.3
Meerjaren begroting Stichting Vrienden Semsstraatkerk
BIJLAGEN BIJLAGE 1
STATUTEN STICHTING I.O.
BIJLAGE 2
BASIS VOOR EEN COMMUNICATIEPLAN
BIJLAGE 3
HISTORIE VAN HET KERKGEBOUW
5
6
Hoofdstuk 1 Inleiding Met het aanleggen (1765) van het kanaal "Stadskanaal", ten behoeve van de turfwinning, is de plaats Stadskanaal ontstaan als een langgerekte lintbebouwing langs het kanaal. De eerste bebouwing vond plaats in de omgeving van het Pekelderdiep. Met de ontwikkeling van het kanaal is de bebouwing naar het zuiden uitgebreid en is het lint verdicht. De ontwikkeling van Stadskanaal heeft plaatsgevonden langs een dubbelkanaal. Achter het Stadskanaal lag een smaller tweede diep (Noorderdiep of Boerendiep).
Kaart 1. Weergaven vervening langs het Stadskanaal vanaf 1765 tot 1900 (Vier eeuwen turfwinning, M.A.W. Gerding, proefschrift 1995 Landbouwuniversiteit Wageningen).
Het centrum van Stadskanaal heeft zich van tijd tot tijd langs het kanaal in zuidelijke richting verplaatst. Pas na de komst van Philips in 1955 en het realiseren van de woonwijken van Plan Ter Maars heeft het centrum zich op de huidige locatie gevestigd, rond de Europalaan. Daarvoor lag het centrum ten noorden van de Gele Klap (in de gemeente Wildervank). Het voormalige centrum is nu nog te zien aan de grootte van de panden langs het kanaal.
7
De eerste kerk in Stadskanaal was de Nederduitse1 hervormde Semsstraatkerk, waartoe in 1821 het besluit werd genomen tot stichting en die in 1830 in gebruik werd genomen. Koning Willem I heeft toestemming gegeven voor de bouw van de kerk. Voor een uitgebreide geschiedenis wordt verwezen naar de site www.stichtingvriendensemsstraatkerk.nl. In 2007 is met vereende krachten de toren van onze kerk gerestaureerd. Dit was hard nodig, omdat het geheel werd aangetast door de zwam. Gezamenlijk is toen besloten dat de toren moest worden behouden. Immers we hebben het hier over de oudste kerk van Stadskanaal. Het Stadskanaal bestaat 250 jaar in 2015 en dat was voor ons ook een moment om te stellen dat we daaraan aandacht willen besteden met onze kerk. Bij de renovatie van de toren bleek al dat het niet alleen maar een hoop stenen is en waar toevallig ook nog eens kerkdiensten worden georganiseerd. Er is een groot draagvlak onder de plaatselijke bevolking, dus zowel kerkelijk aangesloten als kerkelijk niet aangesloten mensen, om te investeren in de kerk als gebouw. Tijdens de acties bij deze restauratie in 2007 is een bedrag van ruim € 110.000,- bijeen gebracht. We merkten aan diverse reacties hoezeer dit monument (al is het dan geen door het Rijk of gemeente vastgesteld monument) voor onze omgeving er toe doet. De werkgroep is van mening dat dit gezichtsbepalende kerkgebouw niet mag verdwijnen. Om de benodigde gelden bij elkaar te brengen zal een beroep worden gedaan op subsidieverstrekkers, fondsen, bedrijven, buurtbewoners en gemeenteleden. We zijn ervan overtuigd dat we met serieuze inspanningen een goed resultaat zullen bereiken. In de omgeving is er ook behoefte aan een plaats waar we meer kunnen, dus ook met het kerkgebouw dat we gebruiken voor velerlei doeleinden, en ook met het aangrenzende verenigingsgebouw. In het kort komt de doelstelling van dit project neer op: Herinrichting en renovatie van het kerkgebouw om deze toekomstbestendig te laten zijn als kerkgebouw en als multifunctioneel gebouw voor een breed gebruik. De “Stichting Vrienden Semsstraatkerk” op te richten voor de realisatie van het bovenstaande. Leeswijzer projectplan In Hoofdstuk 2 wordt de aanleiding, relevantie en uitgangssituatie van het project toegelicht. Tevens wordt ingegaan op de maatschappelijke meerwaarde. In Hoofdstuk 3 zijn de projectdoelen en de te verwachten resultaten beschreven. In hoofdstuk 4 zijn de projectdoelen en – resultaten vertaald in een plan van aanpak. In hoofdstuk 5 wordt uitleg gegeven over de organisatie, sturing en communicatie in en rondom het project. Tot slot wordt in hoofdstuk 6 ingegaan op de financiering van het project en is de begroting opgenomen. 1
De Nederduits Gereformeerde Kerk (ook wel: Nederduitsch Gereformeerde Kerk of vaak in die tijd ook Gereformeerde Kerk ) is de gereformeerde kerk die ontstaan is in de stad Emden (Oost-Friesland, thans binnen de Bondsrepubliek Duitsland) in 1571. In 1579 werd zij de publieke kerk van de Republiek der Zeven Verenigde Nederlanden. In 1795 onder de Franse overheersing hield zij op met de officiële publieke kerk te zijn, en zij kreeg in 1816 van koning Willem I een nieuw reglement en de naam Nederlandse Hervormde Kerk (bron wikipedia.org).
8
Hoofdstuk 2 Aanleiding, meerwaarde en uitgangssituatie 2.1
Aanleiding
De Semsstraatkerk heeft in zijn bestaan al een aantal renovaties en verbouwingen achter de rug. In 1926 werd de indeling van het kerkmeubilair veranderd. In 1932 begon de toren te wankelen en moest hij worden gerestaureerd. In 1988 onderging de toren opnieuw een restauratie. De kerk is in 1955 gerestaureerd en in 1991 van binnen opgeknapt. Het gewelf is schoon gemaakt en geschilderd, terwijl ook de muren van een nieuwe verflaag zijn voorzien. Zoals al eerder beschreven is in 2007 de kerktoren gerestaureerd. Met de voorgenomen renovatie en herinrichting van het kerkgebouw krijgt de binnenzijde een upgrade. Hiermee zal het gebouw een multifunctioneel karakter krijgen. 2.2
Meerwaarde van het project
Stadskanaal Noord krijgt er na de renovatie een multifunctioneel gebouw bij. Het kerkgebouw kan naast kerkdiensten ook worden gebruikt voor diverse bijeenkomsten en concerten. Hierbij kan gedacht worden aan: • • • • • • •
Vieringen in diverse vormen Kleinschalige diensten Trouwlocatie Concerten Lezingen Exposities en tentoonstellingen Vlakke vloer theater
Naast tentoonstellingen van plaatselijke kunstenaars en prachtige wisselexposities in de zomermaanden wil de stichting toeristen in de gelegenheid stellen even een kop thee of koffie kunnen nuttigen. Een keur aan activiteiten, waarvan de stichting denkt, mede gelet op reacties van de bewoners in de naaste omgeving, dat in samenwerking met de buurt gerealiseerd en instand kan worden gehouden. De stichting wil geen concurrentie aangaan met Noordstee maar juist gaan samenwerken om in gezamenlijk de leefbaarheid in Stadskanaal Noord te versterken. Daarnaast zal samenwerking gezocht worden met andere culturele instellingen, bijvoorbeeld het Geert Teis theater en de muziekschool in Stadskanaal. Na de renovatie is het kerkgebouw zeer geschikt voor bijvoorbeeld concerten. Een dergelijke locatie is in Stadskanaal verder niet te vinden. Dit door het creëren van een grote vlakke vloer en de reeds bestaande uitstekende akoestiek van het gebouw. 2.3
Uitgangssituatie
De Semsstraatkerk vormt een kleine hechte gemeenschap en de activiteiten worden al jaren door vrijwilligers gedragen. Het gebouw ligt centraal in de wijk Stadskanaal Noord. Door het jaar heen worden er vele activiteiten georganiseerd. Zo is er een kerstwandeling, een herfstfair, een bloemenmarkt, open oudermiddagen voor belangstellenden van alle gezindten, open dagen voor bezoekers uit de wijde omtrek, open
9
monumentendag, toneelavonden, orgeldagen. Zo vormt de Semsstraatkerk een laagdrempelige warme ontmoetingsplek voor alle bewoners van Stadskanaal Noord.
Kaart 2. Ligging kerk (Google Maps)
Het kerkgebouw heeft voor de nieuwe rol een bouwkundige aanpassing nodig. Daarnaast zal geïnvesteerd moeten worden in een aantal zaken die verouderd tot sterk verouderd zijn. Het betreft hier de verwarming (nu ringleiding onder de banken en een hoge opstap, zie foto 1 en 2) en de elektrische installatie (verouderde bedrading en verlichting, zie foto 3).
Foto 1. Oude ringverwarming
10
Foto 2. Oude ringverwarming
Foto 3. Verouderde elektriciteit leidingen en stopcontacten.
11
Hoofdstuk 3 Projectdoelstelling en resultaten 3.1
Motivatie.
De bewoners van de omgeving Stadskanaal Noord en andere inwoners van de gemeente Stadskanaal zijn uitgangspunt bij de ontwikkeling van activiteiten in de gerenoveerde Semsstraatkerk. In de exploitatie zal het volledig draaien op vrijwilligers onder auspiciën van de stichting i.o.. Met de herinrichting en renovatie op zich zoeken we hulp in grotere omgeving. Dat is de aanleiding om met dit projectplan bij uw organisatie aan te kloppen om ons financieel te ondersteunen. Oprichting Stichting De op te richten stichting zal, door de hieronder omschreven visie en missie, een zogenaamde ANBI (Algemeen Nut Beoogde Instelling) kunnen worden. Hiervoor is overleg geweest met de belastingdienst en zal positief op een aanvraag beschikken, mits aan de voorwaarden (beleidsplan e.d.) wordt voldaan. Vanaf 1 januari 2014 moet een ANBI op een internetsite de volgende gegevens publiceren: Een ANBI kan de vereiste gegevens op een eigen internetsite publiceren, of op een gemeenschappelijke internetsite van bijvoorbeeld een brancheorganisatie. Verder moet bij de oprichting gekeken worden of de stichting BTW plichtig. Dit zal beoordeeld worden bij aanmelding Kamer van Koophandel en belastingdienst. Visie Stichting De stichting Vrienden Semsstraatkerk wil de leefbaarheid in Stadskanaal Noord behouden en vergroten door het kerkgebouw in te zetten, naast het houden van kerkdiensten, voor allerlei culturele en maatschappelijke activiteiten. De stichting wil het kerkgebouw in een goede staat van onderhoud brengen en behouden om de cultuur historische waarde van het gebouw te bewaren voor de toekomst. Missie Stichting De stichting heeft tot doel invulling te geven en optimaal gebruik met een multifunctioneel karakter te realiseren van het kerkgebouw aan de Semsstraat 2 te Stadskanaal alsmede het stimuleren en ondersteunen van het sociaal cultureel en historisch activiteitenaanbod in de gemeente Stadskanaal en alles wat daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn in de ruimste zin des woords, zulks ter bevordering van de mogelijkheden tot activiteiten op het gebied van ontmoeting, ontspanning, ontwikkeling, ontplooiing, informatie en advies ten behoeve van wijk/dorpsbewoners. De stichting bevordert door haar handelen leefbaarheid, cultuurdeelname, maatschappelijke participatie en draagt op die wijze positief bij aan het woon- en leefklimaat van de gemeente. De stichting beoogt niet het maken van winst. Onze waarden • Wij doen het samen Samenwerken is noodzakelijk, we zoeken altijd de verbinding. Ieder van ons draagt z’n eigen verantwoordelijkheid en legt verantwoording af. We wisselen uit en stemmen af. We maken duidelijke afspraken met elkaar en houden ons eraan • Wij zijn open en eerlijk Eerlijkheid duurt het langst: dat stralen we uit naar binnen en naar buiten. Wij leven bij de gratie van God. Men kan vertrouwen op onze informatie en integriteit. Wij
12
•
stellen ons kwetsbaar op en respecteren elkaar. We luisteren goed naar elkaar en geven onze mening constructief. We geven en ontvangen feedback. Wij kijken naar buiten Wij zijn nieuwsgierig. We willen weten wat er speelt in de samenleving en in de buurt. Optimaal samenwerken met andere organisaties is vanzelfsprekend. We kijken om ons heen met een open blik. We stimuleren en inspireren elkaar en hebben het vermogen om te binden. We vergaren kennis die we graag delen met anderen. We toetsen ons werk bij relevante partijen in onze omgeving.
Motto Stichting Vrienden Semsstraatkerk voor nu en in de toekomst in het midden van de samenleving
Statutaire doelstellingen 1. De stichting heeft ten doel invulling te geven en optimaal gebruik met een multifunctioneel karakter te realiseren van het kerkgebouw alsmede het stimuleren en ondersteunen van een vraag gestuurd sociaal cultureel en historisch activiteitenaanbod in de gemeente Stadskanaal en alles wat daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn in de ruimste zin des woords, zulks ter bevordering van de mogelijkheden tot activiteiten op het gebied van ontmoeting, ontspanning, ontwikkeling, ontplooiing, informatie en advies ten behoeve van wijk/dorpsbewoners. De stichting bevordert door haar handelen leefbaarheid, cultuurdeelname, maatschappelijke participatie en draagt op die wijze positief bij aan het woon- en leefklimaat van de gemeente. 2. De stichting tracht dit doel te bereiken door: a. invulling te geven en optimaal gebruik met een multifunctioneel karakter te realiseren van het kerkgebouw aan de Semsstraat 2 te Stadskanaal; b. het bevorderen van respectievelijk het initiatief nemen tot het tot stand komen van een duidelijk herkenbaar lokaal inhoudelijk programma met sociaal cultureleen historische activiteiten in de gemeente Stadskanaal dat gestalte krijgt vanuit direct contact met de gebruikers; c. het verzamelen, bijhouden en verspreiden van informatie en het geven van advies gericht op het breed toegankelijk maken van de onder haar gebouw en haar activiteiten; d. het vervullen van een rol als aanspreek- en ondersteuningspunt voor (kleinere) sociaal culturele organisaties; e. alle andere wettige middelen die tot het doel van de stichting bevorderlijk kunnen zijn. In bijlage 1 zijn de statuten van de stichting i.o. opgenomen. 3.2
Doelstellingen / afbakening van het project
1. 2. 3.
Het oprichten van een stichting Renovatie van het kerkgebouw Herinrichting van het kerkgebouw
13
4.
5.
Verfijning structureel beheer- en onderhoud van het gebouw in samenwerking met Monumentenwacht (2 jaarlijkse inspectie van het gebouw; is de basis voor uit te voeren onderhoud) Heropeningsfeest in juli/augustus 2015
3.3
Resultaten
Resultaten van het project zullen zijn Een stichting is opgericht Financiering rond is Een gerenoveerd en heringedeeld kerkgebouw Verfijning structureel beheer- en onderhoud gerealiseerd is Heropening in juli/augustus 2015 gehouden kan worden 3.4
Risico’s en randvoorwaarden
Voor de uitvoering van het project is het van belang dat de subsidieaanvragen gehonoreerd worden. Indien dit niet het geval is, is er een kans dat het project in zijn huidige vorm niet kan worden uitgevoerd. Projecten lopen, zeker in het begin, vele risico’s. Dit is niet altijd te voorkomen. Er zijn twee soorten risico’s te benoemen, geclusterd rond de inzet van vrijwilligers en het verwerven van voldoende middelen: Vrijwilligers • te weinig mankracht • ondermaatse kwaliteit medewerkers • gebrekkige samenwerking teamleden • wegvallen kernmedewerkers Financiën • niet kunnen verwerven van voldoende financiële middelen Door voortdurend alert te zijn en in gesprek te blijven met de vrijwilligers, worden deze risico’s beperkt en zullen zij hanteerbaar zijn. De bouwkundige ingrepen worden pas aangevangen als de financiële middelen beschikbaar zijn. Er moet gekeken worden naar de verzekering van de vrijwilligers m.b.t. de uit te voeren werkzaamheden. 3.5
Haalbaarheid
Maatschappelijke haalbaarheid Uit navraag bij bewoners in Stadskanaal Noord en bij de kerkelijke gemeente is gebleken dat er maatschappelijk draagvlak aanwezig is. Het gebouw vervult een rol als laagdrempelige warme ontmoetingsplek voor alle bewoners van Stadskanaal Noord. Juridische haalbaarheid Er is een check uitgevoerd of de uit te voeren werkzaamheden vergunningsplichtig zijn in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht voor de activiteiten slopen en bouwen. Op basis van bijlage II, hoofdstuk 3, artikel 3, lid 8 van het Besluit omgevingsrecht is geen vergunning nodig als het geen toevoeging maar vervanging of er is geen sprake van
14
uitbreiding van het bebouwde oppervlakte dan wel bouwvolume en geen verandering van draagconstructie en brandcompartimentering. Het vastgesteld bestemmingsplan Stadskanaal Noord (onherroepelijk op 19 maart 2009) geeft de kerk een bestemming “Maatschappelijke Doeleinden”. De in dit plan genoemde zaken zijn niet in strijd met het bestemmingsplan of het Bouwbesluit. Economische & financiële haalbaarheid De financiële haalbaarheidsanalyse van een project is weergegeven in hoofdstuk 6 van dit plan. Functionele haalbaarheid Door de renovatie en herinrichting van het gebouw zal de functionaliteit van het gebouw worden vergroot. Dit voldoet dan aan de gestelde eisen voor de voorgenomen activiteiten. Technische haalbaarheid De uit te voeren werkzaamheden zijn technisch uitvoerbaar en haalbaar. De uitvoering zal onder toezicht van experts worden uitgevoerd.
Afbeelding 1: Logo van de stichting
15
Hoofdstuk 4 Plan van aanpak Het project kent vier fasen met te onderscheiden stappen per fase: 4.1
Initiatief- en verkenningsfase: februari 2014 – augustus 2014
Deze 4.2
het instellen van werkgroepen; financieringsmogelijkheden onderzoeken, subsidieaanvragen voorbereiden en indienen; overige fondsenwerving onderzoeken en hieraan uitvoering geven; voorbereidingen treffen voor het oprichten van een stichting; aanstellen van een projectteam website ontwikkelen. fase is eind augustus 2014 afgerond. Diagnostische fase: september 2014 – november 2014
onderzoek naar de kansen en bedreigingen en behoeften en/of thema’s; de stichting is opgericht; financiering traject is afgerond; er is een projectleider aangesteld; werkgroepen zijn met hun taken bezig. Deze fase is eind november 2014 afgerond. 4.3
Realisatie (uitvoerings)fase: december 2014 – juli 2015
het projectteam is samengesteld en aan het werk; themabijeenkomst is georganiseerd; de werkgroepen draaien op eigen kracht; Pr en communicatie is een voortdurend aandachtspunt; website is ontwikkeld; voorbereidingen voor opening in gang gezet; werkzaamheden renovatie en herinrichting zijn gefaseerd bezig. Fase 1: De bouwkundige werkzaamheden bestaande uit sloopwerkzaamheden met betrekking tot de vloer en achterwand, uitgraven en egaliseren van de bodem, aanbrengen van een isolerende schuimbeton bodemvloer. Hierop wordt een constructievloer gegoten waarin de vloerverwarmingsbuizen worden aangebracht. De achterwand wordt opgemetseld in steen. Daarna worden de houten opbouwvloeren voor en achter weer aangebracht. In het middengedeelte worden plavuizen gelegd. Voor komt het podium en achter de authentieke (nieuwe) banken. Daarna wordt de lambrisering weer aangebracht. De achterwand wordt afgewerkt met een stuc laag. Fase 2: Schilderwerkzaamheden, waaronder plafond, balken en ramen. Tevens de elektra werkzaamheden zoals vernieuwen en uitbreiden leidingwerk en uitbreiding van de verlichting.
16
Fase 3: Stoffering gedeeltelijk, banken achterin, kerkstoelen, preekstoel en gordijnen. Tevens de (her)montage en van de audio installatie. Deze fase is eind juli 2015 afgerond. Bij de heropening zal gekeken worden door wie deze wordt verricht. Hiertoe zal een werkgroep worden opgericht. 4.4
Borgings- en evaluatiefase: augustus 2015
Uiterlijk op 31 augustus 2015 zijn de werkzaamheden uitgevoerd en er een datum is voor de heropening van het gebouw. Het stichtingsbestuur zal samen met het projectteam en de werkgroep leden, onder leiding van de projectleider, een evaluatie avond houden. Deze evaluatie zal als bijlage in het jaarverslag van de stichting over het jaar 2015 worden toegevoegd.
Foto 4. Huidige indeling kerkgebouw
17
Tekening 1 en 2. Voorbeelden van de flexibele indeling na renovatie
18
Hoofdstuk 5 Projectorganisatie 5.1
Organogram van het project
PGStadskanaal
Stichting
Projectgroep
Werkgroep
5.2
Werkgroep
Werkgroep
Taken en verantwoordelijkheden
Opdrachtnemer De op te richten stichting is formeel de projectaanvrager. Zij is faciliterend aan de doelstelling. Opdrachtnemer draagt actief bij aan het realiseren van de doelstelling van het project door het aanstellen van een projectleider en de projectgelden ter beschikking te stellen voor de uitvoering van activiteiten in het kader van de projectaanvraag. De stichting geeft de projectgroep de ruimte en de verantwoordelijkheid om uitvoering te geven aan het vastgestelde projectplan. De projectgroep realiseert het beleid uit het projectplan en formeert hiervoor werkgroepen. De leden van de werkgroepen concretiseren de gewenste resultaten en rapporteren hierover aan de projectgroep. De projectleider rapporteert over de voortgang aan de stichting, die hiermee op haar beurt over de voortgang kan rapporteren aan de kerkenraad. Waar nodig stuurt de stichting resultaten en processen bij en bemiddelt tussen partijen als er onduidelijkheid is ontstaan.
19
Projectgroep De projectgroep werkt onder de directe verantwoordelijkheid van de projectleider. De projectleider is voorzitter van dit overleg en werkt in opdracht van de stichting. De projectgroep komt 1 x per maand bij elkaar. Deze groep functioneert op tactisch niveau onder leiding van de projectleider. De projectleider informeert de stichting ten minste 1 x per maand over de lopende zaken en ontwikkelingen. Taken van de projectgroep zijn: De projectgroep werkt onder aansturing en verantwoordelijkheid van de projectleider; De projectgroep onderhoud zowel interne- als externe contacten; De projectgroep is de spin in het web, coördinatiepunt voor de werkgroepen; Is verantwoordelijk voor de PR en communicatie; Is bereid te zoeken naar nieuwe fondsen of financiers; Organiseert een informatiebijeenkomst. De werkgroepen De werkgroepen worden in principe vanuit de projectgroep geformeerd en aangestuurd. Een werkgroep kan ontstaan rondom een bepaalde vraagstelling van de projectgroep. De werkgroepen zijn flexibel van structuur, d.w.z. dat er geen vaste zetels en bezetting is. Thema’s voor werkgroepen kunnen zijn: vorming stichting, communicatie/PR, financiën en sponsoring, bouw en organisatie opening. De werkgroepen staan direct in verbinding met de projectgroep, maar werken zelfstandig. Elke werkgroep heeft een kartrekker die aan de projectgroep rapporteert over de vorderingen. De werkgroepen werken tijdelijk aan een doel. Als het doel bereikt is dan wordt de werkgroep opgeheven. De werkgroepen functioneren op uitvoerend niveau. Taken werkgroep leden Door werkgroep zelf vast te stellen, mede afhankelijk van het thema en de opdracht. Voorstel is om zodra een werkgroep is geformeerd de taken gezamenlijk op te stellen. Hierbij zijn rolverdeling en verantwoordelijkheid van belang. Op dit niveau is taakafbakening ook belangrijk om vast te leggen. Het is goed om hier maatwerk te leveren, d.w.z. als we uitgaan van inzet van kwaliteiten dat dit ook leidend moet zijn. Keuze van de leden in hun eigen pakket is hierin wenselijk. Projectleider De projectleider is in opdracht van de Stichting verantwoordelijk voor de uitvoering van het project, stuurt het projectteam aan en is aanspreekpunt voor alle werkgroepen en begeleidt deze op uitvoerend niveau. De samenspraak met het projectteam is cruciaal. Zie verder taken van de projectleider. Taken van de projectleider: Is het aanspreekpunt en spil van het project voor alle betrokken partijen Werkt onder verantwoordelijkheid en in opdracht van de stichting Stuurt de projectgroep aan Begeleidt en ondersteunt de werkgroepen Houdt het budget in de gaten. 5.3 Communicatie In bijlage 2 is een basiscommunicatieplan weergegeven. Deze wordt door de project- of werkgroep verder uitgewerkt.
20
Hoofdstuk 6 Financiering In dit hoofdstuk worden de projectfinanciering, structurele begroting voor onderhoud en beheer na uitvoering van het project en de meerjaren begroting van de stichting behandeld. 6.1
Projectbegroting
In de projectbegroting zijn de kosten en inkomsten opgenomen om te het in dit plan omschreven doelstellingen te halen. Be begroting is uit dit document gehaald. Om partijen die mee doen met de aanbestedingen geen richtprijzen willen geven voor de uit te voeren werkzaamheden. Als de aanbestedingen zijn uitgevoerd zal de begroting weer worden opgenomen. Omschrijving werkzaamheden
Bedragen excl. BTW
Zelfwerkzaamheid
Bouwkundig - sloopwerk - grondwerkzaamheden - betonwerk - metselwerk - timmerwerk ruw - stucwerk - tegelwerk - timmerwerk fijn - overige werkzaamheden
Schilderwerk - plafond - balken - lambrisering - ramen
Elektra/verlichting - vernieuwen bedrading - vernieuwen en aanpassen verlichting
Verwarming - vloerverwarming - buizenverwarming - CV ketel
Audio/ Video - beeld en geluid
21
Fase
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Stoffering - gordijnen/vitrage/ kapstokken/vloerbedekking
Inventaris - kerkstoelen 250 stuks - kerkbanken 10 stuks - preekstoel - liturgisch centrum
Onvoorzien 5%
Heropening
Stichting - oprichtingskosten - advieskosten - automatiseringskosten - communicatiekosten - overleg (uren x € 21,-)
Projectkosten - projectplan (inhuur) - projectbegeleiding (deels inhuur, deels eigen uren 200 x € 21 - fondsenwerving deels inhuur(deels eigen uren 53 x € 21) - projectadministratie, eigen uren 50 x € 21 - extra verzekering vrijwilligers tijdens werkzaamheden - administratie en accountant kosten
Communicatie - nieuwsbrieven - eigen uren
Totale projectkosten Tabel 1. Projectbegroting
22
Voor de begroting is gebruik gemaakt van de kennis van Stichting Oude Groninger Kerken, Architectenbureau Klaas en Klaas, bouwbedrijf van Timmeren en installatiebedrijf Aalbers. Voor dit project zijn een 70 tal vrijwilligers inzetbaar voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. Dit varieert van organisatie tot bouwwerkzaamheden. Inkomsten
Soort
Bedragen
Opmerkingen
Fondsen
Sponsoren Subsidies
Eigen geld Inkomsten acties/verkoop niet meer gebruikte roerende goederen bijvoorbeeld kerkbanken Zelfwerkzaamheid vrijwilligers Zelfwerkzaamheid bestuur stichting Totaal
Bouwwerkzaamheden worden uitgevoerd onder toezicht van de hoofdaannemer. Tabel 2. Dekking projectkosten
Uitwerking acties Geld uit evenement en campagnes. Hierbij kan gedacht worden aan: Fancy-fair Talentenactie Sponsorbuffet Stoelenadoptie Giften Loterij Wall of fame
23
6.2
Structurele financiering na de renovatie en herinrichting
Het kerkgebouw zal na de renovatie en herinrichting weer een tijdje “meegaan”. Er zal echter ook voor toekomstig onderhoud geld opzij moeten worden gezet. Zoals al eerder aangegeven zal de Monumentenwacht twee jaarlijks een inspectie van het gebouw uitvoeren. De bevindingen worden in een rapport weergegeven. Dit rapport is de basis voor het uit te voeren onderhoudswerk voor de twee daar op volgende jaren. De Protestantse Gemeente Stadskanaal zal de benodigde financiële middelen hiervoor beschikbaar stellen. Hiermee is de continuïteit van de investering van dit project gewaarborgd. 6.3
Meerjaren begroting Stichting Vrienden Semsstraatkerk
Onderstaand de reguliere begroting van de stichting voor de jaren 2014, 2015 en 2016. Begroting stichting Uitgaven
2014 Bedrag excl. BTW
2015
2016
Bedrag excl. BTW
Bedrag excl. BTW
Toelichting
Website ontwerp
€
850,00
€
0,00
€
0,00
Eenmalig
Website hosting
€
30,00
€
30,00
€
30,00
Jaarlijks
Website onderhoud
€
150,00
€
150,00
€
150,00
Jaarlijks
Boekhoudprogramma
€
300,00
€
300,00
€
300,00
Jaarlijks
Bankrekening met pas
€
120,00
€
120,00
€
120,00
Jaarlijks (Rekening, pas en internetbankieren)
Microsoft Office 2013
€
500,00
€
0,00
€
0,00
Boekhouding
€
120,00
€
120,00
€
120,00
Jaarlijks
Kosten accountant (Inhuur)
€
500,00
€
500,00
€
500,00
Jaarlijks
Juridisch advies en notaris (Inhuur)
€
600,00
€
0,00
€
0,00
Eenmalig
Financieel advies (Inhuur)
€
600,00
€
0,00
€
0,00
Eenmalig
€
80,00
€
0,00
€
0,00
Voor bij vestigingsadres stichting
Visitekaartjes
€
160,00
€
160,00
€
160,00
Jaarlijks
Flyers 5000 st x 10
€
1.250,00
€
1.250,00
€
1.250,00
Jaarlijks
Briefpapier 2500 stuk
€
50,00
€
50,00
€
50,00
Jaarlijks
Enveloppen 1000 stuk
€
140,00
€
140,00
€
140,00
Jaarlijks
Telefoonkosten
€
400,00
€
400,00
€
400,00
Jaarlijks
Portokosten
€
250,00
€
250,00
€
250,00
Jaarlijks
Overige kosten acties
€
500,00
€
500,00
€
500,00
Jaarlijks
Naambord 690x460mm (1 stuks)
Uren overleg deelprojecten
Totaal
€
€
Eenmalig.
Uitwerking deelprojecten
6.600,00
€
3.970,00
Tabel 3. Meerjaren begroting uitgaven Stichting Vrienden Semsstraatkerk
24
€
3.970,00
Begroting stichting Inkomsten
2014 Bedrag excl. BTW
2015
2016
Bedrag excl. BTW
Bedrag excl. BTW
Eigen middelen
€
2000,00
€
850,00
€
850,00
Sponsorgelden
€
750,00
€
750,00
€
750,00
Legaten
€
500,00
€
500,00
€
500,00
PG Stadskanaal
€
500,00
€
750,00
€
750,00
Inkomsten acties
€
1.000,00
€
2000,00
€
2000,00
Subsidies uit projectbegroting
€
2.600,00
Totaal
€
7.350,00
€
4.850,00
€
4.850,00
Tabel 3. Meerjaren begroting inkomsten Stichting Vrienden Semsstraatkerk
25
Toelichting
26
BIJLAGEN
27
28
BIJLAGE 1
Statuten stichting i.o.
Statuten Stichting Vrienden Semsstraatkerk Artikel 1 - Naam, zetel en duur 1. 2. 3. 4.
De stichting is genaamd: Stichting Vrienden Semsstraatkerk Zij is gevestigd te Stadskanaal De stichting is opgericht voor onbepaalde tijd De stichting is ingeschreven in het register van de Kamer van Koop handel te Groningen
Artikel 2 - Doel 1.
2.
3.
De stichting stelt zich ten doel: invulling te geven en optimaal gebruik met een multifunctioneel karakter te realiseren van het kerkgebouw alsmede het stimuleren en ondersteunen van een vraag gestuurd sociaal cultureel en historisch activiteitenaanbod in de gemeente Stadskanaal en alles wat daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn in de ruimste zin des woords, zulks ter bevordering van de mogelijkheden tot activiteiten op het gebied van ontmoeting, ontspanning, ontwikkeling, ontplooiing, informatie en advies ten behoeve van wijk/dorpsbewoners. De stichting bevordert door haar handelen leefbaarheid, cultuurdeelname, maatschappelijke participatie en draagt op die wijze positief bij aan het woon- en leefklimaat van de gemeente. De stichting tracht haar doel te bereiken door: a. invulling te geven en optimaal gebruik met een multifunctioneel karakter te realiseren van het kerkgebouw aan de Semsstraat 2 te Stadskanaal; b. het bevorderen van respectievelijk het initiatief nemen tot het tot stand komen van een duidelijk herkenbaar lokaal inhoudelijk programma met sociaal culturele en historische activiteiten in de gemeente Stadskanaal dat gestalte krijgt vanuit direct contact met de gebruikers; c. het verzamelen, bijhouden en verspreiden van informatie en het geven van advies gericht op het breed toegankelijk maken van de onder haar gebouw en haar activiteiten; d. het vervullen van een rol als aanspreek- en ondersteuningspunt voor (kleinere) sociaal culturele organisaties; e. alle andere wettige middelen die tot het doel van de stichting bevorderlijk kunnen zijn. De stichting heeft het maken van winst uitdrukkelijk niet ten doel.
Artikel 3 - Vermogen Het 1. 2. 3. 4.
vermogen van de stichting zal worden gevormd door: het stichtingskapitaal; subsidies en donaties; erfstellingen, legaten en schenkingen; eventuele andere verkrijgingen en baten.
29
Artikel 4 - Bestuur 1.
2. 3.
4.
5.
6.
7.
Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden. Het aantal leden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde - door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar, waarbij het bestuur een rooster van aftreden opstelt. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Een tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger. Bij het ontstaan van één (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door de benoeming van één (of meer) opvolger(s). Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid niettemin een wettig bestuur, behoudens het bepaalde in artikel 7. De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. Niet tot bestuurslid benoembaar zijn personen die in dienst zijn of werkzaam zijn ten behoeve van de stichting.
Artikel 5 - Bestuursvergadering en bestuursbesluiten 1. 2. 3.
4.
5. 6.
7. 8.
De bestuursvergaderingen worden gehouden te Stadskanaal of omgeving, of indien alle bestuursleden daarmee instemmen elders. Ieder kalenderkwartaal wordt tenminste één vergadering gehouden. Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer de voorzitter dit wenselijk vindt of indien één der andere bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richt. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft in dier voege, dat de vergadering kan worden gehouden binnen drie weken na het verzoek, is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten. De oproeping tot de vergadering geschiedt - behoudens het in lid 3 bepaalde - door de voorzitter, voor zover mogelijk tenminste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend, door middel van oproepingsbrieven. In geval van spoedeisendheid kan oproeping ook telefonisch of per e-mail plaatsvinden. De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur; bij diens afwezigheid wijst de vergadering zelf haar voorzitter aan. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris of door één der andere aanwezigen, door de voorzitter daartoe aangezocht. De notulen worden vastgesteld en getekend door degenen, die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd.
30
9.
10.
11.
12.
13. 14.
Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Een bestuurslid kan zich tijdens een vergadering door een medebestuurslid laten vertegenwoordigen onder overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter der vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één medebestuurslid als gevolmachtigde optreden. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, telegrafisch, per telex/telefax of e-mail hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd. Ieder bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Voor zover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden dit vóór de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter.
Artikel 6 - Bestuursbevoegdheid en vertegenwoordiging 1. 2. 3.
Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten, tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen. Het bestuur is niet bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt.
Artikel 7 - Bestuursverdeling Het bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan de voorzitter tezamen met de secretaris, of de voorzitter tezamen met de penningmeester, en bij hun belet of ontstentenis hun daartoe door het bestuur uit zijn midden aangewezen plaatsvervanger. Artikel 8 - Einde bestuurslidmaatschap Het 1. 2. 3. 4.
bestuurslidmaatschap eindigt: door overlijden van een bestuurslid; bij verlies van het vrije beheer over zijn vermogen; bij schriftelijke ontslagneming (bedanken); alsmede bij ontslag op grond van artikel 298 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel 9 - Boekjaar en jaarstukken 1.
Het boekjaar van de stichting loopt van één januari tot en met eenendertig december van het zelfde jaar.
31
2.
3. 4.
Per het einde van ieder boekjaar worden de boeken der stichting afgesloten. Daaruit worden door de penningmeester een balans en een staat van baten en lasten over het geëindigde boekjaar opgemaakt, welke jaarstukken binnen twee maanden na afloop van het boekjaar aan het bestuur worden aangeboden. Het bestuur laat de boeken van de stichting onderzoeken door een externe deskundige die van zijn bevindingen aan het bestuur verslag doet. De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld nadat het heeft kennis genomen van het door de externe deskundige uitgebrachte verslag.
Artikel 10 - Reglement 1. 2. 3. 4.
Het bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, welke niet in deze statuten zijn vervat. Het reglement mag niet met de wet of deze statuten in strijd zijn. Het bestuur is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen of op te heffen. Op de vaststelling, wijziging en opheffing van het reglement is het bepaalde in artikel 11 lid 1 van toepassing.
Artikel 11 – Statutenwijziging 1.
2. 3.
Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen. Het besluit daartoe moet worden genomen met algemene stemmen in een vergadering, waarin alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zonder dat in het bestuur enige vacature bestaat. De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen. De leden van het bestuur zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging, alsmede de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het Openbaar Stichtingenregister, gehouden door de Kamer van Koophandel en Fabrieken, binnen welker gebied de stichting haar zetel heeft.
Artikel 12 - Ontbinding en vereffening 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 11 lid 1 van toepassing. De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. De vereffening geschiedt door het bestuur. De vereffenaars dragen er zorg voor, dat van de ontbinding van de stichting inschrijving geschiedt in het register, bedoeld in artikel 11 lid 3. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. Een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting wordt zoveel mogelijk besteed overeenkomstig het doel van de stichting ter ondersteuning van de leefbaarheid in de gemeente Stadskanaal. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de ontbonden stichting gedurende dertig jaren berusten onder de jongste vereffenaar.
32
Artikel 13 - Slotbepalingen In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur. Voor de eerste maal als bestuursleden zullen optreden: 1. Voorzitter: VOLLEDIGE NAAM met burgerservicenummer: NUMMER, geboren op: GEBOORTEDATUM,wonende te: WOONPLAATS
2. Secretaris: VOLLEDIGE NAAM met burgerservicenummer: NUMMER, geboren op: GEBOORTEDATUM,wonende te: WOONPLAATS
3. Penningmeester: VOLLEDIGE NAAM met burgerservicenummer: NUMMER, geboren op: GEBOORTEDATUM,wonende te: WOONPLAATS
4. Bestuurslid: VOLLEDIGE NAAM met burgerservicenummer: NUMMER, geboren op: GEBOORTEDATUM,wonende te: WOONPLAATS
5. Bestuurslid: VOLLEDIGE NAAM met burgerservicenummer: NUMMER, geboren op: GEBOORTEDATUM,wonende te: WOONPLAATS
33
34
BIJLAGE 2
Basis voor een communicatieplan
Dit basiscommunicatieplan is geschreven als leidraad voor een nog te vormen project- of werkgroep en kan door hun verder worden uitgewerkt. 1.
Waarom dit communicatieplan
Door middel van dit communicatieplan wil de stichting waarborgen dat betrokkenen op structurele wijze op de hoogte worden gesteld over allerlei activiteiten en belangrijke informatie. De voordelen van een goede communicatie zijn: • vergroot draagvlak en betrokkenheid; • schept duidelijkheid; • voorkomt fouten (beheersen van de werkzaamheden); • verbeterd het imago; • maakt de organisatie inzichtelijker; • voorkomt klachten; • geeft vertrouwen zowel intern (medewerkers) als extern (klanten/leden, overheid en bijv. financiële instanties). Dit communicatieplan is geschreven om de achterliggende doelstellingen zichtbaar te maken waardoor ze strategisch ingezet kunnen worden. De doelstellingen zijn verdeeld over de volgende doelgroepen: leden, bestuur, de kerkelijke gemeente, financiers en overige externe contacten. In dit plan zijn ook de verantwoordelijkheden beschreven ten opzichte van de doelstellingen, zowel algemeen als specifiek. De middelen die gehanteerd worden of gehanteerd kunnen worden, zijn hierna weergegeven. 2.
Doelgroepen
De volgende doelgroepen kunnen worden geïdentificeerd: Leden dit zijn al bestaande leden die op de hoogte zijn van de voorgenomen plannen. Bestuur
Kerkbestuur.
Kerkelijke gemeente
de gemeente is een belangrijke schakel in het proces. Hiermee worden vrijwilligers en werkgroep leden voor de uit te voeren werkzaamheden geënthousiasmeerd.
Financiers
voor financiële partners is het essentieel precies op de hoogte te zijn van het algemene en financiële beleid van de stichting.
Sponsoren
Dit zijn de partners die in ruil voor hun naamsbekendheid de stichting financieel ondersteunen.
Overige externe contacten: met deze aanduiding wordt bedoeld allerlei formele, informele en zakelijke contacten.
35
3.
Algemene (strategische) communicatiedoelen
Leden Doel Het verzekeren van betrokkenheid van de leden bij de visie, het beleid en de wijze van uitvoering om zodoende de inzet te optimaliseren en bij te dragen aan het doel. Wijze Door een toegankelijke, duidelijke en gestructureerde informatie uitwisseling tussen de leden en het bestuursleden. Bestuur Doel Het bewerkstelligen van een zo groot mogelijk draagvlak voor het beleid van de stichting om zodoende de visie en het beleid zo optimaal mogelijk te kunnen realiseren. Wijze Door het enthousiast uitdragen van het doel en nut van het beleid van de stichting; het zichtbaar maken van de reeds behaalde doelstellingen en van de nog te behalen doelstellingen en het helder en duidelijk doorgeven van afspraken. Kerkelijke gemeente Doel Het verzekeren van de samenwerking met en de ondersteuning van de gemeente om ondersteuning van de leden zo efficiënt mogelijk te organiseren. Wijze Door het profileren van de stichting in het algemeen en door het zichtbaar maken van de kwaliteit. Financiers Doel Het zekerstellen van financiering door het creëren van vertrouwen in het financieel beheer van de stichting en het resultaat. Wijze Wederzijds zichtbaar maken van de mogelijkheden m.b.t. het financieren van de stichting door gestructureerde en specifieke informatie uitwisseling. Sponsoren Doel: Het maximaliseren van de betrokkenheid met de stichting. Wijze: Door effecten zichtbaar maken van de sponsorbijdragen; gestructureerde en specifieke informatie uitwisseling. Overige externe contacten Doel Het bewerkstelligen van de ondersteuning van en de samenwerking met de stichting. Wijze Door het profileren van de stichting in het algemeen; het zichtbaar maken van de kwaliteit; deelnemen aan bijeenkomsten met de externe contacten en actief contact zoeken. 4.
Verantwoordelijkheden bij communicatie
De eindverantwoordelijkheid voor de communicatie ligt bij het bestuur. Het bestuur stelt het communicatiebeleid in dit communicatieplan vast en ziet toe op de uitvoering daarvan. Het plan wordt uitgevoerd door de projectgroep. Het bestuur presenteert het plan aan de leden en zorgt er voor dat het plan bekend wordt aan de doelgroepen.
36
De bestuursleden zijn tevens ambassadeurs van de stichting, zij vertolken het beleid naar interne partners (de leden, gemeente) maar ook naar externe partners (financiers, sponsoren en externe partijen). Van het bestuur, de bestuursleden wordt verwacht dat zij relevante informatie doorgeven, dan wel tot zich nemen. Goed geïnformeerd zijn impliceert een actieve houding richting diverse informatiebronnen. 5. Specifieke communicatiedoelen Het gaat in dit onderdeel om het benoemen van de middelen van communicatie naar de doelgroepen toe. Vaak is het een mix van fysieke en digitale mogelijkheden. Deze mogelijkheden zijn hieronder geordend. Leden Doel Informatie geven over de activiteiten van de stichting Informatie geven over relevante ontwikkelingen Informatie geven over algemene ontwikkelingen Middelen Website Nieuwsbrieven Voorlichtingsbijeenkomsten Bestuur Doel Middelen
Informatie geven over de ontwikkelingen (op beleidsmatig en operationeel) niveau) van de stichting Website Mondelinge voorlichting Bijeenkomsten/vergaderingen
Kerkelijke gemeente Doel Informatie geven over de koers en het beleid van de stichting Middelen Activiteitenplannen Website Bijeenkomsten Themabijeenkomsten: gesprekken over nieuwe en toekomstige activiteiten Financiers Doel Middelen:
Sponsoren Doel Middelen
Informatie geven over de koers en het beleid van de stichting in het algemeen en het financieel beheer in het bijzonder Jaaroverzichten/jaarverslagen Website Bijeenkomsten Themabijeenkomsten: gesprekken over nieuwe en toekomstige activiteiten
Informatie geven over de stichting Activiteitenplannen Website Bijzondere sponsorbijeenkomsten Gesprekken Netwerkbijeenkomsten
37
Overige externe contacten Doel Informatie op maat geven over de stichting Middelen Activiteitenplannen Netwerkbijeenkomsten Website 6. Opmerkingen Het schrijven van een communicatieplan kan op vele manieren. Het uitgangspunt van dit plan zijn de strategische communicatiedoelen per afzonderlijke doelgroep. Waarom is communicatie met de bewuste doelgroepen zo belangrijk en hoe kan deze het beste deze benaderd worden? Aanvullend hierop zijn nog specifieke doelen en de middelen per doelgroep beschreven. Dit basiscommunicatieplan is niet voorzien van een kostencalculatie en een uren-inzet. De volgende slag is daarom het maken van een operationeel plan, waarin de middelen, prioriteiten, budgets en planningen worden vastgesteld. Dit kan door een project- of werkgroep verder worden uitgewerkt. Voorgenomen acties met betrekking tot voorlichting en publiciteit Om publiciteit te geven aan de herinrichting en renovatie zal er contact gezocht worden met de regionale- en landelijke pers. In de wijkkrant zal aandacht besteedt worden aan de plannen. Ook op de website van de Protestantse Gemeente Stadskanaal zullen de plannen aandacht krijgen. Mogelijk wil de provinciale TV zender de werkzaamheden in beeld brengen.
38
BIJLAGE 3
Historie van het kerkgebouw
Stichting van de kerk. De kerk werd in 1830 gesticht als Nederlandse Hervormde Kerk. Na de vorming van de Protestantse Kerk in Nederland, (PKN)in 2004 is het gebouw in gebruik bij de Protestantse gemeente te Stadskanaal, wijk Semsstraatkerk. De kerk is de oudste kerk van Stadskanaal. Tot 1830 behoorden de Hervormden in Stadskanaal tot de kerken van Onstwedde en Wildervank. Op 10 september 1821 besluit de gemeenteraad van de stad Groningen een som van 4000 gulden, benevens de grond, voor de bouw van een kerk en een pastorie te Stadskanaal te schenken. Koning Willem I geeft in 1829 toestemming een Hervormde Gemeente in Stadskanaal te stichten. Het is ook de koning die in die tijd de kerkvoogden en notabelen benoemt. In oktober 1830 worden kerk en pastorie opgeleverd. De kerk heeft 7400 gulden gekost en de pastorie 5200 gulden. Dit geringe verschil in prijs is te verklaren uit het feit dat de toren later is toegevoegd. Op 31 oktober (Hervormingsdag) wordt de kerk plechtig ingewijd door de predikant van Onstwedde, ds. A. Oomkes. In 1831 kwam ds. Jan Sonius Swaagman als eerste predikant naar Stadskanaal. Toren Rond 1850 werd de toren gebouwd en het uurwerk is in 1866 geschonken door de stad Groningen. Dit jaartal is aan de kanaalzijde van de toren onder de wijzerplaat waarneembaar. De huidige luiklok is de derde klok in successie die vanaf de bouw in de toren hangt. Voor die tijd hing er een klok in de voormalige Oosterschool aan de andere zijde van de begraafplaats naast de kerk. De in 1830 gebouwde pastorie is in 1920 vervangen door de huidige, die echter nu niet meer als zodanig dienst doet. Het gebouw De ingang van de kerk bevond zich oorspronkelijk in de noordelijke zijgevel. Vanaf de Kerklaan is dit nog aan het metselwerk te zien. Aan weerszijden van de toren bevinden zich twee gebrandschilderde ramen, een geschenk van de gemeente bij het honderdjarig bestaan van de kerk in 1930. Het is een geabstraheerde voorstelling met tafel en kaars en aan de bovenzijde een geaccoleerde versiering met in het midden een zon, waaruit stralen. Het orgel dateert van omstreeks 1900. In 1963 is in het bestaande front een nieuw orgel gemaakt door de firma Van Vulpen uit Utrecht. Ook de aanwezige frontpijpen zijn toen door nieuwe vervangen. De huidige preekstoel aan de noordoostzijde is geplaatst in 1960 en is de vierde preekstoel. De eerste preekstoel uit 1830 bevond zich aan de zuidoostwand. in 1926 werd de preekstoel verplaatst naar de huidige plek, waar in 1940 ook de derde preekstoel kwam. In 1926 werd de indeling van het kerkmeubilair veranderd. In 1932 begon de toren te wankelen en moest hij worden gerestaureerd. In 1988 onderging de toren opnieuw een restauratie. De kerk is in 1955 gerestaureerd en in 1991 van binnen opgeknapt. Het gewelf
39
is schoon gemaakt en geschilderd, terwijl ook de muren van een nieuwe verflaag zijn voorzien. In 1988 zijn koperen dakgoten aangebracht, ogenschijnlijk een overbodige voorziening, maar het bleek dat de muren en de fundamenten veel te lijden hadden van de zure regen. Daar had men in de eerste 150 jaar van het bestaan nog niet zoveel last van! Tenslotte werd de toren in 2007 opnieuw gerestaureerd nadat er zwam geconstateerd was Het kerkgebouw werd in 2008 voorzien van een nieuwe dakbedekking.
40
