Reglement Organisatietoets MVO

Reglement Organisatietoets MVO

Januari 2013

INHOUD 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8.

KADER REGELING Reglement Organisatietoets MVO Het Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het Hoger Onderwijs De Keurmerkcommissie Het College van Deskundigen Het Keurmerkregister Geldigheid De organisatietoets MVO Klachten en bezwaar

1 1 1 1 1 1 1 1 2

2. 2.1. 2.2

PROCEDURES Procedure Keurmerktoetsing Procedure aanvraag Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het HO

3 3 6

Bijlage 1: Niveaus Bijlage 2: Samenstelling dossier

7 8

1. Kader regeling 1.1.

Reglement Organisatietoets MVO

In dit reglement, geldig vanaf 2013 zijn de regelingen rondom de organisatietoets MVO en het Keurmerk ‘Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het Hoger Onderwijs’ vastgelegd. Het Reglement is openbaar toegankelijk en wordt publiek gemaakt via de website van Hobéon, evenals eventuele wijzigingen in de regeling. 1.2.

Het Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het Hoger Onderwijs

Nederlandse en buitenlandse organisaties voor hoger onderwijs kunnen in aanmerking komen voor de toekenning van het Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het Hoger Onderwijs. Het Keurmerk wordt toegekend aan onderwijsorganisaties of onderdelen daarvan, die hebben aangetoond te voldoen aan de eisen behorende bij één van de drie niveaus van het Keurmerk, mits de in het Reglement vastgelegde ‘Procedure Keurmerktoetsing’ (zie §2.1) is gevolgd. 1.3.

De Keurmerkcommissie

De keurmerkcommissie beslist over de aanvragen van het Keurmerk, op advies van het auditpanel dat de toetsing heeft uitgevoerd. De keurmerkcommissie wordt gevormd door de directie van Hobéon. 1.4.

Het College van Deskundigen

Het Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het Hoger Onderwijs wordt inhoudelijk onderhouden door een College van Deskundigen. De leden zijn onafhankelijke deskundigen op het gebied van MVO in het onderwijs en komen uit verschillende (onderwijs)sectoren. Het college beoordeelt de werkwijze en de inhoud van het Keurmerk en kan deze bijstellen. De samenstelling van het college waarborgt de actualiteit van het Keurmerk en een wijze van certificeren die rekening houdt met betrokken belanghebbenden. 1.5.

Het Keurmerkregister

Hobéon houdt een register bij van de organisaties waaraan het Keurmerk Maatschappelijk verantwoord Organiseren in het Hoger Onderwijs is verleend. Dit register is openbaar toegankelijk, en wordt publiek gemaakt via de website van Hobéon. 1.6.

Geldigheid

Het Keurmerk wordt van kracht vanaf de datum waarop de Keurmerkcommissie het Keurmerk heeft toegekend. Op het certificaat wordt aangetekend op welk niveau het Keurmerk behaald is. Voor het niveau ‘ingestapt’ is het keurmerk twee jaar geldig. Een keurmerk met het niveau ‘erkend’ of ‘excellent’ kent een geldigheid van drie jaar. 1.7.

De organisatietoets MVO

De organisatietoets MVO is een beoordelingskader om de voortgang en resultaten op het gebied van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van onderwijsorganisaties te beoordelen.

©Hobéon Reglement Organisatietoets MVO januari 2013 1

1.8.

Klachten en bezwaar

Bij onvrede over het auditpanel, de rapportage of het beoordelingsproces in het algemeen kan de organisatie een klacht indienen bij de keurmerkcommissie. De organisatie kan bezwaar aantekenen tegen het besluit van de keurmerkcommissie. In dat geval wordt een tijdelijke bezwaarcommissie geformeerd. Deze partij is bevoegd om, na de keurmerkcommissie gehoord te hebben, besluiten van deze commissie te bevestigen of te herroepen. Tegen besluiten hieromtrent door de bezwaarcommissie is geen beroep mogelijk.


2. Procedures 2.1.

Procedure Keurmerktoetsing

Indien een onderwijsorganisatie een Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het Hoger Onderwijs wenst te verkrijgen, gaat zij als volgt te werk.

Reglement Keurmerk

Vaststellen organisatieonderdeel

Beoordelingskader Organisatietoets MVO

MVO toets aanvragen

Reparatieplan

Audit

Rapportage

Certificatie -besluit


Beoordeling reparatieplan

Procesafspraken Vooroverleg Het proces start met een vooroverleg tussen de instelling en/of betreffende organisatieonderdeel en Hobéon. In dit overleg wordt in het bijzonder gekeken naar de organisatiestructuur van de instelling, de mogelijke samenstelling van het auditpanel, de ambitie van de instelling en het bijbehorende tijdpad. Object/bereik In samenspraak met de instelling wordt het organisatieniveau bepaald waarop de beoordeling moet plaatsvinden. Het is goed mogelijk om een beoordeling op het niveau van grote instituten of faculteiten te doen. De uitwerking van het beoordelingskader kan zo nodig bij de situatie passend gemaakt worden. Het is van belang dat de toets op betekenisvol integraal managementniveau uitgevoerd wordt. Voor een ‘lager’ aggregatieniveau dan grote deelorganisatie met integrale managementverantwoordelijkheid is het kader niet geschikt. Contractering Hobéon stelt een offerte op voor de uitvoering van de organisatietoets MVO, passend bij de afspraken die in het vooroverleg gemaakt zijn. Bij de offerte gaat dit reglement als bijlage. Na ondertekening van de offerte is het contract gesloten. De instelling kan ook aangeven voor welk niveau van erkenning zij in aanmerking wenst te komen, te weten ‘ingestapt’, ‘erkend’ of ‘excellent’. (Zie paragraaf onder kopje ‘oordeelsvorming’) Samenstelling auditteam De instelling maakt met Hobéon afspraken over de samenstelling van het auditteam. Het auditteam bestaat uit drie à vier personen en wordt ondersteund door een secretaris. Hobéon levert de voorzitter, in samenspraak met de instelling neemt Hobéon minimaal één materiedeskundige in het auditteam op, mede afhankelijk van de profilering en de speerpunten die de instelling heeft aangegeven. De auditoren hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van de instelling. Auditmethode Uitgangspunt voor de audit is een zelfevaluatie in termen van het beoordelingskader, ondersteund door een documentendossier. De secretaris voert een voorstudie uit op de documenten en rapporteert aan het auditpanel. Het panel vormt zich vooraf een voorlopig oordeel op basis van de zelfevaluatie en de rapportage van de secretaris en stelt van daaruit aandachtspunten op voor de audit. Het auditprogramma (duur, gesprekspartners) wordt in samenspraak met de instelling opgesteld, in proportie met de omvang van de instelling. Het auditpanel stelt het programma vast. Na afloop van het auditprogramma geeft de voorzitter een terugkoppeling op hoofdlijnen. Beoordelingsproces Zelfevaluatie De audit vindt plaats op basis van een zelfevaluatie aan de hand van het beoordelingskader, waarbij de sterke en zwakke punten worden beschreven. De zelfevaluatie wordt ondersteund door een documentendossier (zie bijlage 2)


Locatiebezoek Het auditpanel spreekt tijdens het locatiebezoek in elk geval met de directie van de betreffende organisatie, met het opleidingsmanagement, docenten, studenten, ondersteunende diensten en externe belanghebbenden. Het panel beslist naar eigen inzicht met wie het wil spreken en welke documenten het wil inzien. De delegaties van de organisatie bestaan in beginsel uit niet meer dan zes personen. Aan het einde van het locatiebezoek koppelt de voorzitter van het visitatiepanel het algemene oordeel en de onderliggende overwegingen op beknopte wijze terug aan de organisatie. Beoordeling van het dossier De organisatie stuurt het auditteam een dossier. Dit dossier bevat minimaal de documenten die in bijlage 2 genoemd zijn. De secretaris voert een voorstudie uit op de documenten en rapporteert aan het auditpanel. Het panel vormt zich vooraf een voorlopig oordeel op basis van de zelfevaluatie en de rapportage van de secretaris en stelt van daaruit aandachtspunten op voor de audit. Daarnaast bestudeert het panel het door de organisatie ter inzage gelegde materiaal. Beoordelingsprocedure binnen de auditcommissie Het auditpanel geeft een oordeel over alle in het beoordelingskader opgenomen standaarden. Dat oordeel wordt gemotiveerd door een weging van de positieve en kritische elementen uit de bevindingen van het panel. Het oordeel kan zijn: onvoldoende, ingestapt, erkend of excellent. Vervolgens formuleert het panel een algemeen, gewogen en gemotiveerd, oordeel over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie. Ook dat oordeel wordt gegeven op de genoemde vier niveaus: onvoldoende, ingestapt, erkend of excellent. Zie hiervoor bijlage 1. Adviesrapportage De secretaris stelt een concept adviesrapport op, op basis van de bevindingen uit de documentanalyse en het locatiebezoek. Nadat alle panelleden hebben ingestemd met de inhoud van het rapport en na het normale proces van hoor- en wederhoor met de betreffende organisatie, wordt het rapport aan het bestuur van de betreffende organisatie aangeboden. Reparatieperiode Het kan ook zijn, dat het auditteam vaststelt, dat er nog een aantal kleine tekortkomingen zijn die verhinderen om het beoogde niveau te erkennen. In dat geval kan het auditpanel op verzoek van de onderwijsorganisatie goedkeuring verlenen voor het uitvoeren van een kort reparatieplan. Als de tekortkomingen binnen een half jaar te herstellen zijn, kan de instelling hiervoor kiezen, aanvullende stappen zetten en die ter beoordeling voorleggen. Het kan ook zijn – dit zal met name aan de orde kunnen zijn bij het niveau ‘ingestapt’ - dat een instelling ervoor kiest dit pas bij een volgende beoordeling, naar een hoger niveau, voor te leggen.


2.2

Procedure aanvraag Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Organiseren in het HO

Aanvraag Keurmerk De organisatie kan op basis van de rapportage een verzoek indienen bij de keurmerkcommissie tot toekenning van het Keurmerk. De door de voorzitter van het auditteam ondertekende rapportage wordt als bijlage meegezonden. De aanvraag vindt maximaal één maand na de dagtekening van het adviesrapport plaats. In de brief waarin het Keurmerk wordt aangevraagd dienen tenminste de volgende gegevens te staan:  Naam, bezoekadres, postadres en telefoonnummer van de aanvragende instelling  Naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon die de aanvraag indient  Officiële naam van de organisatie waarop de aanvraag betrekking heeft  Datum waarop de audit is voltooid op basis waarvan het Keurmerk wordt aangevraagd  Namen van de auditoren die de betreffende audit hebben uitgevoerd  Niveau waarop het Keurmerk wordt aangevraagd. De keurmerkcommissie beoordeelt de aanvraag aan de hand van het rapport en voert een marginale toets uit. Daarbij kan de commissie nadere informatie vragen aan de betrokken auditoren. Op basis van het rapport neemt de keurmerkcommissie een certificatiebeslissing. De commissie maakt het besluit tot toekenning of afwijzing schriftelijk kenbaar. De maximale termijn voor het certificatiebesluit is één maand na ontvangst van de aanvraag. Aanvragen voor het Keurmerk die niet gedaan zijn conform de Procedure Keurmerktoetsing worden door de keurmerkcommissie niet in behandeling genomen. Hobéon draagt zorg voor vertrouwelijke behandeling van de verkregen gegevens. Verlening Keurmerk De certificatiebeslissing en het certificaat worden toegezonden aan de betreffende organisatie. Hobéon draagt er zorg voor dat het toegekende Keurmerk wordt bijgeschreven in het Keurmerkregister.


Bijlagen Bijlage 1: Niveaus Er zijn verschillende uitkomsten van de audit mogelijk, naar drie niveaus van integratie van MVO in de organisatie. Wij noemen ze ingestapt, erkend en excellent. Ingestapt Een organisatie krijgt het predicaat ingestapt, als zij er zich aantoonbaar aan verbonden heeft haar maatschappelijke verantwoordelijkheid te willen dragen, dit perspectief tot diep in de organisatie communiceert en actief is beleid en processen hieraan aan te passen. Het is nog niet nodig om op alle gebieden die zij als relevant benoemd heeft al resultaten te kunnen laten zien, maar het is wel nodig om op essentiële gebieden de weg naar resultaten te zijn ingeslagen. Dit certificaat heeft een geldigheid van twee jaar. Erkend Een organisatie krijgt het predicaat erkend, als zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid uitgewerkt heeft voor alle gebieden die zij als relevant benoemd heeft, daar aantoonbaar resultaten behaalt, dit consequent afstemt met haar omgeving en hier helder over communiceert. Dit certificaat heeft een geldigheid van drie jaar. Excellent Een organisatie krijgt het predicaat excellent als zij al langere tijd haar niveau van erkend te zijn handhaaft en door haar omgeving gezien wordt als opinion leader op het terrein van MVO in het hoger onderwijs. Dit certificaat heeft een geldigheid van drie jaar.


Bijlage 2 Samenstelling dossier Het dossier ten behoeve van de document beoordeling bevat minimaal:  Een document waarin de missie en visie van de onderzochte organisatie met betrekking tot maatschappelijk verantwoord organiseren is vastgelegd  Het strategisch beleidsplan  Jaarverslagen  Milieuzorgbeleid en milieurapportages  Personeelsbeleid, resultaten en managementcontracten  Onderwijs- en onderzoeksbeleid, inclusief jaarverslagen  Een document waarin het profiel van de organisatie is vastgelegd  Een organigram  Een leeswijzer, die een relatie legt tussen de onderdelen van de zelfevaluatie en de meegezonden bijlagen (onder meer in de vorm van verwijzingen naar paginanummers), en die het voor het panel mogelijk maakt om het onderzoek op efficiënte wijze uit te voeren. De organisatie kan hier naar eigen oordeel nog documenten aan toevoegen, als deze nodig of nuttig zijn om de in de zelfevaluatie gedane beweringen te ondersteunen of bewijzen. Indien de aanvraag onvolledig is, kan deze niet in behandeling worden genomen.


Reglement Organisatietoets MVO

Recommend Documents