MVO beleid

MVO beleid 2014 - 2020

De wereld wordt in rap tempo opener en

allround leverancier van op

Hoe wij naar de wereld kijken

maat gemaakte Merchandise

Verandering in hoe we

- en Point Of Sale materialen.

omgaan met elkaar en onze

Het hoofdkantoor is gevestigd

planeet is essentieel.

in Den Haag. Daarnaast

De grootste aanjager van

hebben we een eigen

veranderingen in de wereld

inkooporganisatie in China en

zijn consumenten en hun

een uitgebreid specialistisch

koopgedrag. Zij zorgen er

netwerk van fabrikanten in

voor dat bedrijven, groot en

Europa en in het Verre

klein, gewezen worden op

Oosten. Met een eigen design

hun verantwoordelijkheden

studio in Nederland en

om producten en diensten

Inkooporganisatie in China

op de markt te brengen die

organiseren we ieder project

met zorg voor mens en

van A tot Z.

natuur worden

Key Merchandise B.V. is een

transparanter. Gelukkig maar, want daardoor zijn grote uitdagingen als klimaatverandering, het opraken van fossiele hulpbronnen, grondstoffenschaarste en mensenrechten thema’s die ons allen aangaan en waar eenieder invloed op heeft. Zo ook Key Merchandise. Ook wij kunnen onze bijdrage leveren aan het schoner, zuiniger, veiliger en prettiger maken van leefomgevingen.

geproduceerd, gebruikt en Key Merchandise staat voor

afgevoerd.

kwaliteit, vakkennis, creativiteit,

Maatschappelijk

klantgerichtheid en oog voor

Verantwoord Ondernemen

detail.

are you in? 2/11

Dat is voor ons

Wat wij willen bereiken? Vanuit onze invloedsfeer zien we 4 hoofdonderwerpen én uitdagingen die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de wereld waarin we wonen, werken en leven:

1. Materiaalgebruik & duurzame alternatieven in 2020 hebben we duurzame alternatieven voor alle producten die we aanbieden.

2. Arbeidsomstandigheden & Mensenrechten vanaf 2016 zijn we Goud gecertificeerd conform de European Promotional Products Association (EPPA) en auditen we alle fabrieken waarmee we samenwerken

3. Verpakkingen, Etikettering & Transport we reduceren verpakkingsmaterialen waar mogelijk, we dragen zorg voor uitgebreide informatie op het etiket en spannen ons in om het transport van onze producten zo duurzaam mogelijk te laten plaatsvinden;

4. Interne bedrijfsvoering verantwoord werkgeverschap, maatschappelijke betrokkenheid, duurzaam inkopen en een

zo laag mogelijke impact op het milieu zijn leidende thema’s in onze interne bedrijfsvoering.

Op basis van bovenstaande uitdagingen en doelstellingen streven we bij Key Merchandise naar continue verbetering van onze MVO-prestaties zodat we onszelf, onze klanten én de wereld een stukje mooier en schoner maken.

VERANDERING IS ESSENTIEEL: CHANGE IS KEY!

3/11

MVO Beleidsplan In dit document zet Key Merchandise haar plannen uiteen voor de vier MVO uitdagingen waar zij voor staat. Voor elk van deze uitdagingen beschrijven we vervolgens waar we staan, wat we willen bereiken en welke acties we ondernemen om onze doelen te bereiken.

1: MATERIAAL EN DUURZAME ALTERNATIEVEN Waar staan we? Key Merchandise producten bestaan uit een grote diversiteit aan materialen. De belangrijkste materialen die wij gebruiken zijn:

Coatings – Print , Plastic – Rubber – (gebruik van PVC), Glas – Emaille – Aardewerk, Hout, Papier – Karton , Lijm, Textiel – Polyester - Katoen , Metaal – RVS – Aluminium – Metaal legeringen , Leer Elektrische Componenten – Led Verlichting

Onze producten worden vervaardigd bij een grote verscheidenheid aan fabrikanten in Europa en het Verre Oosten, via onze inkooporganisaties in Europa (Key Merchandise Nederland) en China (Key Merchandise Trading). De materialen die in onze producten worden toegepast worden onttrokken van de wereldmarkt. Key Merchandise heeft een beperkt inzicht in de herkomst van deze materialen.

Materialen zoals glas, metaal en hout, mits verantwoord gewonnen, van zichzelf al duurzame producten, onder meer door hun recyclebaarheid. Voor andere materialen zoals textiel en PVC bestaan duurzame alternatieven.

4/11

Wat willen we bereiken?

Wie betaalt, bepaalt.

Welke acties nemen we om dit te bereiken?

Dat neemt niet weg

Het aanbieden van een duurzaam alternatief betekent dat we in

dat we niet moeten

kaart moeten hebben welk duurzaam alternatief er per

nalaten onze opdrachtgevers een duurzaam alternatief te bieden. Daarom stellen we onszelf tot doel in 2020, waar nodig, bij elke aanbieding (bij 100%

materiaalsoort beschikbaar is, waar we die vandaan kunnen halen en wat dit duurzame alternatief kost. Deze inventarisatie willen we in het eerste kwartaal van 2015 afronden. Vanaf 2015 stellen we ons tevens tot doel:

* 2015: 20% van aanbiedingen krijgt duurzaam alternatief * 2016: 40% van aanbiedingen krijgt duurzaam alternatief

van de verstuurde

* 2017: 60% van aanbiedingen krijgt duurzaam alternatief

offertes) een

* 2018: 80% van aanbiedingen krijgt duurzaam alternatief

duurzaam alternatief

* 2019: 90% van aanbiedingen krijgt duurzaam alternatief

aan te bieden.

* 2020: 100% van aanbiedingen krijgt duurzaam alternatief

Daarnaast volgen we strikt de wet- en regelgeving om er voor te zorgen dat al onze producten veilig zijn

5/11

2: ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN EN MENSENRECHTEN Waar staan we? Onze producten worden ontworpen in Nederland, en geproduceerd door fabrieken verspreid over Europa of het Verre Oosten.. Elke fabriek die voor ons produceert dient onze Code of Conduct (http://keyme.eu/content/code-of-conduct) na te leven. Tevens wordt elke fabriek die voor ons werkt bezocht door de desbetreffende Key Merchandise inkooporganisatie en beoordeeld door middel van een kwaliteitscontrole; een zogenaamde Factory Audit.

Onderwerpen die in de Factory Audit aan bod komen zijn: arbeidsomstandigheden, mensenrechten (kinderarbeid, gedwongen arbeid, leefbaar loon), veiligheid, bedrijfsethiek en bescherming van het milieu. Tevens vragen we bij elke fabriek welke managementsystemen en bijbehorende certificeringen zij toepassen om deze onderwerpen te waarborgen.

Wat we willen bereiken?

1.

Kwaliteitscontrole / Audit In deze database plaatsen wij ook de

We willen uitsluitend zaken doen met fabrieken die hun zaken op orde hebben of willen krijgen en waar het veilig en goed

bevindingen van de Factory Audit, waarbij bevindingen in Groen/Oranje/Rood worden aangegeven.

werken is. Daarom gaan we onze Factory Audit verder optimaliseren, formaliseren en samen met onze Code of Conduct periodiek beoordelen. Tevens gaan we een database bijhouden met welke fabrieken welke managementsystemen toepassen en welke certificeringen zij in hun bezit hebben.

Oranje betekent dat verbeteringen gemaakt dienen te worden volgens een afgesproken termijn, Rood betekent dat wij geen zaken meer doen met de desbetreffende fabriek en waar nodig misstanden melden bij het bevoegd gezag.

6/11

2.

Code of Conduct

Key Merchandise werkt met een strikte Code of Conduct om kwaliteit, arbeidsomstandigheden en mensenrechten te garanderen bij haar leveranciers. Vanaf 2015 zal de Key Merchandise haar Code of Conduct integreren met de EPPA Code of Conduct. Brancheorganisatie EPPA - European Promotional Products Association - heeft een certificatie programma voor de implementatie van MVO.

Key Merchandise wil in 2015 instappen op niveau Zilver, om uiterlijk in 2017 te voldoen aan het niveau Goud van de EPPA.

Welke acties we nemen om dit te bereiken?

1. Factory Audit 2014:

optimaliseren en formaliseren Factory Audit

1e helft 2015:

afronden inventarisatie en aanleg database certificeringen fabrieken

2015:

60% van alle fabrieken waar we mee samenwerken worden 2 jaarlijks geaudit

2016:

100% van alle fabrieken waar we mee samenwerken worden 2 jaarlijks geaudit

2. Code of Conduct / EPPA certificering 1e helft 2015:

implementatie EPPA Code of Conduct en EPPA certificering niveau Zilver

7/11

2016:

doorontwikkeling EPPA certificering niveau Goud

2017:

EPPA certificering niveau Goud

3: VERPAKKINGEN, ETIKETTERING & TRANSPORT Waar staan we?

Verpakkingen Om onze producten in goede staat bij de klant te krijgen zijn we afhankelijk van verpakkingsmaterialen. Hoeveel verpakkingsmateriaal nodig is verschilt per product en het risico op beschadiging. Dat neemt niet weg dat we kritisch kijken naar de benodigde hoeveelheid verpakkingsmaterialen. Of elk afzonderlijk product individueel verpakt moet worden is een vraag die we onszelf, de fabrikant maar ook de klant stellen.

Etikettering Al onze producten zijn voorzien van een label/etiket waarop tenminste de gebruikte materialen en het land van productie vermeld staan.

Transport Onze producten worden rechtstreeks vanaf de fabriek naar de klant gestuurd; waar ter wereld dan ook. Dit maken we mogelijk doordat onze inkooporganisaties zorg dragen voor de kwaliteitscontrole alvorens de producten de fabriek verlaten. Het rechtstreeks leveren zorgt voor minder transport. Zendingen worden zo veel mogelijk gegroepeerd om kosten en milieubelasting zo laag mogelijk te houden.

Daarnaast werken we uitsluitend samen met aantoonbaar duurzame transporteurs die oog hebben voor veiligheid, kwaliteit en het verlagen van CO2 emissies. 8/11

Wat we willen bereiken en hoe we dit gaan bereiken? Verpakkingen We streven er naar minder verpakkingsmaterialen te gebruiken en te zoeken naar duurzame alternatieven als verpakkingsmaterialen toch nodig blijken. In samenwerking met onze inkooporganisaties en de fabrieken zijn we continu in gesprek om een goede balans te vinden tussen veilig verpakken met zo min mogelijk verpakkingsmaterialen.

Etikettering We gaan al onze etiketten/labels voorzien van uitgebreidere informatie, gericht op de wijze van afvoeren van het product. Het voorlichten van de consument over afvoer, recycling en hergebruik staat hierbij voorop.

Transport We werken uitsluitend met gecertificeerde, aantoonbaar duurzame transporteurs en kijken continu naar de juiste balans tussen levertijd, prijs en duurzaamheid. Waar mogelijk worden zendingen gegroepeerd, per spoor of water vervoerd in plaats van over de weg of door de lucht.

4: EEN VERANTWOORDE BEDRIJFSVOERING Wat we willen bereiken? Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en duurzaamheid in onze bedrijfsvoering zit hem in vele aspecten. Het raakt ieder onderdeel van wat we doen. Daarom verdelen we dit onder in de volgende onderwerpen:  Klanten & Kwaliteitsmanagement  Goed werkgeverschap  Milieumanagement  Duurzaam inkopen  Maatschappelijke betrokkenheid

9/11

Klanten & Kwaliteitsmanagement In 2015 formaliseren we onze procedures om producten terug te kunnen roepen (Product Recall Procedure) en onze klachtenprocedure.

Goed werkgeverschap We willen een verantwoorde en betrokken werkgever zijn. Onze organisatie kenmerkt zich door een open en veilige cultuur waarin ieders zijn of haar mening kan geven. Ook de directie heeft zijn werkplek op de werkvloer en is lid van het team. De komende jaren willen we onze HR organisatie verder professionaliseren, zonder uit het oog te verliezen dat we een flexibele, persoonlijke organisatie zijn waar een ieder veel ruimte krijgt zijn eigen succes te creëren.

In 2015 ontwikkelen we tevens: * De organisatie van Bedrijfs Hulpverlening (BHV) en een calamiteitenplan

*

Een interne gedragscode die onze inspanningen voor gelijke kansen, het tegengaan intimidatie en discriminatie op de werkvloer onderschrijft.

Milieumanagement

De voornaamste milieueffecten van Key Merchandise staan beschreven in eerder genoemde onderwerpen en maatregelen deze tegen te gaan. Wij realiseren ons echter dat onze werkzaamheden op kantoor een mate van milieubelasting met zich meebrengen. We zijn gevestigd in een karakteristiek, industrieel gebouw wat sinds 2005 dienst doet als kantoorpand voor diverse creatieve ondernemingen. Als één van de vele huurders kopen wij zelf geen energie in maar wordt ons energieverbruik verrekend in de service kosten. Op kantoor zijn we gehouden aan de inrichting en keuzes van de verhuurder. Waar mogelijk kopen we zelf energiezuinige apparatuur, verlichting en transportmiddelen in. Het weinige afval dat wij produceren, daar wij zelf geen voorraad aanhouden, wordt gescheiden ingezameld, een faciliteit aangeboden door de verhuurder.

10/11

Duurzaam inkopen Waar mogelijk kopen we producten die we nodig hebben op kantoor duurzaam in. Van koffie en thee tot papier en apparatuur.

Maatschappelijke betrokkenheid We vinden het van groot belang, samen met alle collega’s, betrokken te zijn bij onze lokale maatschappij. Daarom nemen we jaarlijks deel aan NL Doet, een dag waarin we onze betrokkenheid tonen bij de samenleving door samen de handen uit de mouwen te steken. Daarnaast ondersteunen we jaarlijks diverse maatschappelijke organisaties met een percentage van onze winst. Zowel in Nederland als in het buitenland, onder meer op de Filipijnen.

Organisatie van MVO Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is iets van ons allemaal. Dat neemt niet weg dat iemand de verantwoordelijkheid moet dragen om collega’s, klanten en leveranciers te inspireren het telkens beter te doen. Daarom zijn Michael Moen en Juriaan Houdijk, beide directeur en samen eigenaar van Key Merchandise, eindverantwoordelijk voor MVO, Milieu, Leverancierskwesties en Human Resource Management.

MVO is niet alleen vertellen hoe wij naar de wereld kijken en wat we er aan doen om onze wereld een stukje mooier te maken, het is ook voldoen aan verwachtingen van collega’s, klanten en leveranciers. Schroom daarom niet contact met ons op te nemen om uw verwachtingen kenbaar te maken. Dat kan via: [email protected]

All rights reserved – © Key Merchandise 2014

11/11