BEOORDELINGSKADER Organisatietoets MVO in het hoger onderwijs
Inhoudsopgave INLEIDING EN CONTEXT MVO ISO26000: de principes en kernthema’s MVO in Nederland Organisatietoets MVO en Instellingstoets Kwaliteitszorg NVAO Organisatietoets MVO en Keurmerk DHO voor opleidingen en andere eenheden
1 1 1 2 2 2
WERKWIJZE BIJ BEOORDELING Voorbereiding Samenstelling van het auditteam Verloop en opzet audit Oordeelsvorming Rapportage en daarna
3 3 3 3 4 4
BEOORDELINGSKADER
5
Inleiding en context Een organisatietoets maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties bij instellingen voor hoger onderwijs is verbonden met de toenemende wens van de instellingen om naar buiten toe helder te maken waar zij voor staan. Ook heeft de introductie van de Instellingstoets Kwaliteitszorg van de NVAO de aandacht voor kwaliteitsbeheersing op organisatieniveau versterkt. In het navolgende worden achtereenvolgens in het kort geschetst:
De ontwikkelingen van Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van organisaties; De ontwikkelingen van kwaliteitsbeheersing en –verantwoording binnen het hbo; Een beschrijving van de werkwijze van een organisatietoets MVO; Het beoordelingskader Organisatietoets MVO in het hoger onderwijs.
MVO MVO staat niet meer voor ‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen’, zoals bij de start, maar voor ‘Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties’. Bedrijven zijn niet de enige organisaties voor wie dit van betekenis is. De nieuwe definitie van MVO vindt steeds breder ingang en past bij HO-organisaties. Organisaties willen openstaan voor hun omgeving, zich verantwoordelijk gedragen tegenover deze omgeving en er verantwoording aan afleggen. ‘MVO’, ‘duurzame ontwikkeling’ en ‘duurzaamheid’ zijn begrippen die vaak door elkaar worden gebruikt. Wij zien een belangrijk verschil in perspectief van de begrippen en kiezen bij de beoordeling van onderwijsorganisaties voor de term MVO. Een duurzame samenleving is het doel, dat betekent een samenleving die voorziet in de behoeften van het heden zonder het vermogen van toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen, aldus de definitie van de VN-commissie Brundtland uit 1987. Een duurzame ontwikkeling is een weg naar dit doel en MVO duidt op de rol van organisaties in die duurzame ontwikkeling. De MVO-toets is gericht op de rol van de organisatie in en ten opzichte van haar omgeving. MVO in Nederland heeft internationaal referentiekader gekregen door de publicatie van ISO 26000, een internationale ‘richtlijn’ voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. Het is in ISO-termen een richtlijn en geen certificeerbare norm. Een organisatie kan nooit zeggen, dat ze ISO 26000 gecertificeerd is. Maar de richtlijn bevat wel internationale afspraken over wat er onder maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties wordt verstaan, welke definities en begrippen gehanteerd worden en wat de uitgangspunten zijn. Deze internationale context voor de Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties is belangrijk voor een globaliserende wereld, en voor Hobéon ook een belangrijke reden om hier inhoudelijk het startpunt te nemen.
ISO26000: de principes en kernthema’s ISO 26000 omschrijft zeven principes en zeven kernthema’s. Een principe vormt een fundamentele basis voor besluitvorming of gedrag. Bij de principes gaat het om het afleggen van rekenschap, transparantie, ethisch gedrag, respect voor belangen van stakeholders, respect voor de rechtsorde, respect voor internationale gedragsnormen en respect voor mensenrechten. Met deze principes zijn uitgangspunten vastgelegd die in alle specifieke uitwerkingen zichtbaar horen te zijn.
©Hobéon® Groep Beoordelingskader organisatietoets MVO v1.0 september 2012 1
Naast deze principes zijn er zeven kernthema’s benoemd, inhoudelijke rubrieken, die aan de orde moeten zijn voordat van integrale maatschappelijke verantwoordelijkheid gesproken kan worden. Deze betreffen het bestuur van de organisatie, mensenrechten, arbeidspraktijk, milieu, eerlijk zakendoen, consumentenaangelegenheden en betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap. Deze principes en thema’s zijn ook herkenbaar aanwezig in de internationale OESO Richtlijnen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen van (internationale) ondernemingen. De Nederlandse regering neemt deze richtlijnen als uitgangspunt voor de eisen die zij zelf aan ondernemingen stelt om voor opdrachten van de overheid in aanmerking te komen. In de maatschappelijke omgeving waarin instellingen van hoger onderwijs opereren krijgen deze richtlijnen dus toenemende betekenis. In het beoordelingskader voor de organisatietoets ‘MVO in het hoger onderwijs’ zijn deze principes en thema’s niet één op één overgenomen, maar hebben ze als referentiepunt gefungeerd om te beoordelen of het kader de aanvaarde uitgangspunten afdekt.
MVO in Nederland Veel organisaties geven aan behoefte te hebben aan een certificeerbare norm voor MVO. De MVOprestatieladder bijvoorbeeld is een certificeerbare norm. Hierin zijn de kernthema’s uit ISO 26000 één op één terug te zien. Ook met de MVO-toets zoals die hier voorligt sluiten wij aan bij de wens tot certificering. Gebruik van het kader, bijvoorbeeld voor een interne doorlichting van de organisatie op dit aspect, is tevens een goede mogelijkheid.
Organisatietoets MVO en Instellingstoets Kwaliteitszorg NVAO Naast de referentie aan ISO 26000 is de Instellingstoets Kwaliteitszorg van de NVAO een belangrijk referentiekader voor de organisatietoets MVO in het HO. ISO26000 geeft het raamwerk voor de inhoudelijke resultaten die beoordeeld worden, de invalshoek van de Instellingstoets Kwaliteitszorg levert een aantal procesgerelateerde ijkpunten op, verbonden aan de beheersing van die inhoudelijke thema’s in het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit betekent, dat ook gekeken wordt naar de manier waarop het bestuur de toepassing van de MVO-principes in de organisatie beheerst, door beleid te bepalen en op de uitvoering en bijstelling toe te zien. In die zin is de organisatietoets MVO ook een toetsing van het managementsysteem op het aspect ‘maatschappelijke verantwoordelijkheid’.
Organisatietoets MVO en Keurmerk DHO voor opleidingen en andere eenheden Door de Instellingstoets Kwaliteitszorg van de NVAO mede als invalshoek te nemen, is het ook logisch om te denken aan een Beperkte Opleidingsbeoordeling. In de organisatietoets wordt al beoordeeld in hoeverre de organisatie de ontwikkeling richting MVO in opleidingen agendeert, stimuleert en bewaakt. In de opleidingsbeoordelingen komt de inhoudelijke uitwerking in het onderwijs aan de orde. Na toekenning van het Keurmerk MVO op organisatieniveau kunnen opleidingen die een onderdeel zijn van de beoordeelde organisatie een beoordeling op het kader Duurzaam Hoger Onderwijs aanvragen.
©Hobéon® Groep Beoordelingskader organisatietoets MVO v1.0 september 2012 2
Dit kader sluit aan bij wat in de MVO-toets op organisatieniveau benoemd is als zijnde centrale punten in het onderwijs en onderzoekt vooral de inhoudelijke uitwerking op opleidingsniveau. Hiernaast blijft de zelfstandige opleidingstoets AISHE 2012 voor opleidingen bestaan. Ook andere onderdelen of aspecten van de organisatie, bijvoorbeeld onderzoekseenheden of facilitaire voorzieningen, kunnen een afzonderlijk keurmerk aanvragen, aansluitend bij wat globaal op organisatieniveau al beoordeeld is. Er zal daarbij een specifiek voor het object uitgewerkt beoordelingskader gehanteerd worden.
Werkwijze bij beoordeling Voorbereiding In samenspraak met de instelling wordt het organisatieniveau bepaald waarop de beoordeling moet plaatsvinden. Het is goed mogelijk om een beoordeling op het niveau van grote instituten of faculteiten te doen. De toepassing van het beoordelingskader kan zo nodig bij de situatie passend gemaakt worden. Het is van belang dat de toets op betekenisvol integraal managementniveau uitgevoerd wordt. Voor een ‘lager’ aggregatieniveau dan grote deelorganisatie met integrale managementverantwoordelijkheid is het kader niet geschikt. De instelling maakt met Hobéon afspraken over de samenstelling van het auditteam. De instelling kan ook aangeven voor welk niveau van erkenning zij in aanmerking wenst te komen, te weten ‘toegewijd’, ‘erkend’ of ‘excellent’. (Zie paragraaf onder kopje ‘oordeelsvorming’)
Samenstelling van het auditteam Het auditteam bestaat uit drie à vier personen en wordt ondersteund door een secretaris. Hobéon levert de voorzitter, in samenspraak met de instelling neemt Hobéon minimaal twee materiedeskundigen in het auditteam op, mede afhankelijk van de profilering en de speerpunten die de instelling heeft aangegeven. De auditoren hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van de instelling.
Verloop en opzet audit Uitgangspunt voor de audit is een zelfevaluatie in termen van het beoordelingskader, ondersteund door een documentendossier. De secretaris voert een voorstudie uit op de documenten en rapporteert aan het auditteam. Het auditteam vormt zich vooraf een voorlopig oordeel op basis van de zelfevaluatie en de rapportage van de secretaris en stelt van daaruit aandachtspunten op voor de audit. Het auditprogramma (duur, gesprekspartners) wordt in samenspraak met de instelling opgesteld, in proportie met de omvang van de instelling. Het auditteam stelt het programma vast. Na afloop van het auditprogramma geeft de voorzitter een terugkoppeling op hoofdlijnen.
©Hobéon® Groep Beoordelingskader organisatietoets MVO v1.0 september 2012 3
Oordeelsvorming Er zijn verschillende uitkomsten van de audit mogelijk, naar drie niveaus van integratie van MVO in de organisatie. Wij noemen ze toegewijd, erkend en excellent.
Toegewijd Een organisatie krijgt het predicaat toegewijd, als zij er zich aantoonbaar aan verbonden heeft haar maatschappelijke verantwoordelijkheid te willen dragen, dit perspectief tot diep in de organisatie communiceert en actief is beleid en processen hieraan aan te passen. Het is nog niet nodig om op alle gebieden die zij als relevant benoemd heeft al resultaten te kunnen laten zien, maar het is wel nodig om op essentiële gebieden de weg naar resultaten te zijn ingeslagen. Dit certificaat heeft een geldigheid van twee jaar. Erkend Een organisatie krijgt het predicaat erkend, als zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid uitgewerkt heeft voor alle gebieden die zij als relevant benoemd heeft, daar aantoonbaar resultaten behaalt en hierover helder met haar omgeving communiceert in een tweezijdige communicatie. Dit certificaat heeft een geldigheid van drie jaar. Excellent Een organisatie krijgt het predicaat excellent als zij al langere tijd haar niveau van erkend te zijn handhaaft en door haar omgeving gezien wordt als opinion leader op het terrein van MVO in het hoger onderwijs. Dit certificaat heeft een geldigheid van drie jaar. Het kan ook zijn, dat het auditteam vaststelt, dat er nog een aantal kleine tekortkomingen zijn die verhinderen om het beoogde niveau te erkennen. Als deze binnen een half jaar te herstellen zijn, kan de instelling hiervoor kiezen, aanvullende stappen zetten en die ter beoordeling voorleggen. Het kan ook zijn – dit zal met name aan de orde kunnen zijn bij het niveau toegewijd - dat een instelling ervoor kiest dit pas bij een volgende beoordeling, naar een hoger niveau, voor te leggen.
Rapportage en daarna Het rapport wordt, na het normale proces van hoor- en wederhoor, aan het bestuur van de organisatie aangeboden, eventueel vergezeld van een certificaat met vermelding van het vastgestelde niveau en de geldigheidsduur.
©Hobéon® Groep Beoordelingskader organisatietoets MVO v1.0 september 2012 4
Beoordelingskader Onderwerp
Criterium
Waar het over gaat
De toestand die we willen aantreffen
Missie en visie
Het bestuur van de organisatie heeft een heldere missie en visie over MVO geformuleerd. Deze wordt aantoonbaar en breed in de organisatie gedragen
De profilering is mede tot stand gekomen in samenspraak met belanghebbende maatschappelijke partijen
De organisatie heeft een heldere visie op haar gewenste betekenis voor de gebruikers van haar diensten op het gebied van onderwijs, onderzoek en dienstverlening
Beleid
De organisatie heeft de missie en visie vertaald in concreet beleid
Het bestuur van de organisatie stelt zich expliciet verantwoordelijk voor het MVO-beleid
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beleid en onderdelen daarvan is duidelijk en aantoonbaar in de organisatie belegd.
Onderwijs
De organisatie hanteert bij de ontwikkeling van haar opleidingsassortiment aantoonbaar het perspectief van maatschappelijke verantwoordelijkheid
De organisatie stimuleert de opleidingen tot integratie van voor hen relevante vertaling van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid in de inhoud van hun onderwijs
De organisatie hanteert een expliciet MVO-beleid bij haar internationaliseringsactiviteiten
Onderzoek
De organisatie hanteert bij ontwikkeling en onderhoud van haar onderzoeksportfolio aantoonbaar het perspectief van maatschappelijke verantwoordelijkheid
De organisatie stimuleert de onderzoekseenheden tot integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid in hun onderzoeksprogrammering en -uitvoering
Dienstverlening
De organisatie hanteert bij de ontwikkeling van haar dienstenaanbod aantoonbaar het perspectief van maatschappelijke verantwoordelijkheid
De organisatie voert hierover een actieve dialoog met haar klanten/partners
Bedrijfsvoering Planet
De dienstverlening richt zich mede op service to the community
De organisatie heeft een helder beeld van haar invloedssfeer op de Planet-aspecten van de bedrijfsvoering
De organisatie hanteert beleidsuitgangspunten en concrete doelstellingen om een neutrale of positieve impact op haar fysieke omgeving te hebben
De aanpak leidt tot aantoonbare resultaten
©Hobéon® Groep Beoordelingskader organisatietoets MVO v1.0 september 2012 5
Onderwerp
Criterium
Waar het over gaat
De toestand die we willen aantreffen
Bedrijfsvoering People
De organisatie heeft een helder beeld van haar invloedssfeer op de People-aspecten van de bedrijfsvoering
De organisatie hanteert beleidsuitgangspunten en concrete doelstellingen ten behoeve van de sociale kwaliteit van de organisatie
Bedrijfsvoering Profit
De aanpak leidt tot aantoonbare resultaten
De organisatie heeft een helder beeld van haar invloedssfeer op de Profit-aspecten van de bedrijfsvoering
De organisatie hanteert beleidsuitgangspunten en concrete doelstellingen om op duurzame wijze vorm te geven aan haar verantwoordelijkheid voor haar financiële continuïteit
Studenten
De aanpak leidt tot aantoonbare resultaten
De organisatie communiceert helder naar (potentiële) studenten inzake niveau, status, inhoud en naamgeving van de opleidingen
De organisatie gaat op aantoonbaar verantwoorde wijze om met al haar studenten
De organisatie besteedt daarbij expliciet aandacht aan studenten met een bijzondere achtergrond, waaronder internationale studenten en studenten uit minderheidsgroeperingen
Beroepspraktijk
De organisatie communiceert helder naar toekomstige en huidige werkgevers inzake niveau, status, inhoud en naamgeving van de opleidingen, zowel initiële opleidingen als beroepsgerichte kortere opleidingstrajecten
De organisatie onderhoudt relaties met instellingen, organisaties en bedrijven in de regio, gericht op versterking van de maatschappelijke betekenis van onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor de regio.
Cultuur
In de instelling heerst een cultuur waarin het bewustzijn van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de instelling in brede lagen van de organisatie wordt gedeeld
De instelling communiceert haar doelstellingen en resultaten op het gebied van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie systematisch, binnen en buiten de organisatie
©Hobéon® Groep Beoordelingskader organisatietoets MVO v1.0 september 2012 6
