Raadsvoorstel
Openbaar
Raadsvergadering d.d.
: 22 december 2010
Voorstelnummer
: 10RV000039
Onderwerp
: Invoeren nieuw vergadermodel
Portefeuillehouder
: N.v.t.
Naam steller
: mr. J.G.S. Pijnenborg
Aan de gemeenteraad,
Voorgestelde beslispunten: 1. Instemmen met de invoering van een nieuw vergadermodel per 1 februari 2011, volgens de bouwstenen en pijlers zoals in dit raadsvoorstel beschreven. 2. De heer A. van der Meij en mevrouw P. de Ruijter benoemen tot leden van de agendacommissie. 3. Instemmen met het gewijzigde reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de gemeente Baarn 2011 (zie bijlage 4).
1 Samenvatting van het voorstel In dit raadsvoorstel wordt beschreven hoe de gemeenteraad tot het oordeel is gekomen dat het huidige vergadermodel niet optimaal is en welke onderzoeken en bijeenkomsten hieraan ten grondslag hebben gelegen. Tevens wordt aangegeven -op hoofdlijnen- hoe de gemeenteraad denkt de knelpunten van het huidige vergadersysteem op te lossen en hoe de vergaderingen democratischer, aantrekkelijker, doelmatiger en efficiënter kunnen verlopen. De positie van de inwoner/inspreker speelt hierbij een belangrijke rol.
2 Aanleiding In veel gemeenten is onderzocht op welke manier inwoners binnen een duaal stelsel beter bij het werk van de gemeenteraad betrokken kunnen worden. Ook in Baarn is de vraag gerezen of er een nieuw concept ontwikkeld kan worden, waarmee niet alleen inwoners beter tot hun recht komen, maar waarmee ook het raadswerk beter en effectiever georganiseerd wordt. Goed georganiseerd raadswerk is immers in het belang van de raad én van de inwoners. In Baarn werden de volgende knelpunten geconstateerd: A. Inhoudelijk worden de commissievergaderingen meer dan wenselijk gebruikt voor informatieverzameling en het stellen van technische en/of kritische vragen aan het college. Voor debat is nauwelijks ruimte. De fracties dragen vooringenomen standpunten uit, spelen het partijpolitieke spel en overtuigen weinig. Enkele oorzaken zijn: 1. de korte tijd tussen de fractie- en commissievergaderingen; 2. de complexiteit van bepaalde onderwerpen, waardoor commissieleden na het horen van de andere partijen eerst weer met hun fractie in conclaaf willen alvorens 1
B.
C.
D.
een standpunt bekend te maken en te verdedigen. Hierdoor treedt er soms ook verlamming op. Er zit weinig voortgang in de benadering van een vraagstuk. Inwoners bezoeken de fractievergaderingen en spreken in bij de commissie. Bovendien weten zij heel goed de afzonderlijke raadsleden te vinden. Hierdoor wordt een onevenredig deel van de fractie- en commissievergaderingen besteed aan het bespreken van relatief kleine onderwerpen, die bovendien vaak behoren tot de uitvoeringstaken van het college. Voor inwoners zijn de agenda’s weinig informatief; doel en strekking van de vergadering is niet altijd duidelijk. Tevens is het niet erg klantvriendelijk dat inwoners niet weten hoe laat de agendapunten aan de orde zullen zijn. Bij het huidige Baarnse vergadermodel komen: informatie, oordeelsvorming en inspraak alledrie, door elkaar heen, tijdens de commissievergaderingen aan de orde. Dit maakt het besluitvormingsproces diffuus. Daarnaast worden raadsvergaderingen vaak veredelde commissievergaderingen. In plaats van het nemen van besluiten of het bespreken van moties, amendementen of initiatiefvoorstellen wordt een groot deel van de vergadering gebruikt voor het herhalen van politieke standpunten, die in de commissie al aan de orde zijn geweest. Kortom: 'de commissie wordt nog eens overgedaan'.
Het presidium van de gemeenteraad van Baarn heeft aangegeven te willen onderzoeken of een nieuw vergadermodel een verbetering zou kunnen zijn ten opzichte van het huidige vergadermodel. Door de griffer is tijdens het presidium van 19 januari 2010 een korte presentatie gehouden over een onderzoek van dr. M. Boogers van de Tilburgse school voor Politiek en Bestuur in opdracht van de initiatiefgroep Burger en Gekozen burgers. De heer Boogers heeft onderzocht wat de doelmatigheid en doeltreffendheid en effectiviteit is van andere (nieuwe) vergadermodellen. Uit dit onderzoek komt o.a. naar voren dat er voordelen gerealiseerd kunnen worden door de ‘commissiestructuur’ los te laten. Deze voordelen sluiten aan bij de wens van de raad om de genoemde knelpunten op te lossen. Op 16 juni 2010 is een raadsbijeenkomst georganiseerd door de griffie voor de raad- en commissieleden, leden van het College van B&W en het managementteam. Resultaat van deze bijeenkomst waren de bouwstenen voor het nieuwe vergadermodel. Tevens werd besloten een werkgroep te formeren die de taak kreeg deze bouwstenen te vervatten in een nieuw Baarns vergadermodel. Daartoe is deze werkgroep (bestaande uit de heer A. Van der Meij (VVD), de heer P. Blokker (PvdA), mevrouw P. de Ruijter (D66), de heer A. Ennahachi (GAE), de heer T. Snijders (LTS), de heer H. Geurtsen (CDA), de heer A. van Roshum (CU), de heer W. Genuit (GL, voorzitter), mevrouw J. Pijnenborg (raadsgriffier) en mevrouw D. de Ruiter (griffiemedewerker)) in de afgelopen maanden een aantal keer bijeen gekomen. De heer De Zwart is hierbij namens de BOP eenmaal aanwezig geweest. Het eindresultaat van de werkzaamheden van deze werkgroep is weergegeven in dit raadsvoorstel, inclusief bijlagen.
3 Beoogd resultaat Het resultaat dat wordt beoogd is het vergroten van de doelmatigheid, het bevorderen van de democratie, en het bevorderen van het debat. Hiermee worden de vergaderingen ‘klantvriendelijker’ en kunnen de knelpunten worden opgelost. 2
Hierbij worden de volgende subdoelen onderscheiden: T.a.v. het vergroten van de doelmatigheid: - grotere overzichtelijkheid van het vergaderstelsel, vergaderdoelen onderscheiden en fasen van besluitvormingsproces onderscheiden. - betere ondersteuning van de kernrollen en –taken van raad en college (raad op hoofdlijnen en niet op details). T.a.v. het bevorderen van de democratie: - inwoners en politiek dichter bij elkaar: laagdrempeligheid (bijvoorbeeld het houden van spreekuren door college/raad); inwoners actief en vroegtijdig betrekken bij agendapunten. - structuur aanbrengen in het horen van inwoners: eerste informatie van inwoners (in plenaire bijeenkomst) daarna pas overleg in fractie. T.a.v. het bevorderen van het debat: - lange termijnagenda van de raad, tijdige aanlevering van kwalitatief goede raadsstukken, werken met alternatieven. - verbeteren van de manier waarop er vergaderd wordt: ontvankelijk luisteren naar elkaar, naar inwoners, werken met gespreksprotocollen, verbeteren houding en gedrag.
4 Argumenten Naast de geconstateerde knelpunten van het huidige Baarnse vergadermodel en de positieve resultaten van het onderzoek van de heer Boogers zijn er nog twee onderzoeken geweest die de wenselijkheid van een nieuw vergadersysteem in Baarn onderschrijven. Gedoeld wordt hierbij op het onderzoek van de rekenkamercommissie van Baarn naar de invloed van inspraak (oktober 2010) en op het quick scan onderzoek Lokaal Bestuur van het Actieprogramma Lokaal Bestuur (voorjaar 2010). De resultaten van dit laatste onderzoek zijn op 2 november jl. besproken met raadsleden en ambtelijke organisatie. Uit beide onderzoeken kwam naar voren dat de manier waarop de inspraak in Baarn georganiseerd is en de wijze waarop inwoners worden betrokken bij het besluitvormingsproces beter kan. Beide onderzoeken geven aan dat een nieuw vergadersysteem daar mogelijkheden voor kan bieden.
5 Aanpak/Uitvoering De werkgroep nieuw vergadermodel is aan de slag gegaan met de bouwstenen zoals deze door de aanwezigen zijn benoemd tijdens de raadsbijeenkomst van 16 juni jl. Deze bouwstenen staan hieronder vermeld waarbij een rubricering is aangebracht in bouwstenen die voornamelijk betrekking hebben op de structuur (tabel 1) dan wel op de inhoud (tabel 2) van het nieuwe vergadersysteem.
3
Bouwstenen die (voornamelijk) betrekking hebben op de structuur (tabel 1): 1.
Vergadermodel in drie fasen: beeldvorming (presentaties, informatievergaring, aanhoren van inwoners over bepaald voorstel of onderwerp); oordeelsvorming (meningsvorming met inspraak) en besluitvorming. Dus afschaffen vaste commissies. 2. Per agendapunt afstemmen doel, aanpak, tijd: hoe agendeer je wat en waarom en hoeveel tijd reserveer je daarvoor en wie moeten daarbij worden uitgenodigd. 3. Parallelle sessies (vergaderingen), tenzij politiek gevoelig onderwerp. 4. Korte raad t.b.v. besluitvorming, maar er moet wel debat blijven in de raadsvergadering: er moet meer focus zijn op echte debatpunten. 5. Poule van voorzitters – tijdens één bijeenkomst kunnen er ook meerdere voorzitters zijn. 6. Groot presidium – fractievoorzitters en (poule van voorzitters) voor werkafspraken binnen de raad. 7. Kleine agendacommissie (met mandaat); voor het opstellen van de agenda’s. 8. Geen insprekers in de raad. 9. Raadsvergadering op aparte avond. 10. Agendacommissie die voorstellen terugstuurt indien deze niet rijp zijn voor behandeling. 11. Vaste vergaderavond (woensdagavond).
Bouwstenen die (voornamelijk) betrekking hebben op de inhoud (tabel 2): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Meer mogelijkheden voor burgerparticipatie. Verschillende gespreksprotocollen, afhankelijk van fase en doel bijeenkomst/agendapunt. Op het doel afgestemde rol van het college. Beter gebruik van lange termijnagenda, gekoppeld aan het nieuwe vergadermodel. Technische vragen buiten vergadering. Efficiënt en to the point gebruik van spreekrecht: geen herhalingen. Vooralsnog vasthouden aan schriftelijke- en audioverslagen. Discussie in meningsvormende fase. Duidelijkheid t.a.v. inspraak: goede en toegankelijke informatie daarover richting inwoners / betrokkenen ook over wat de rol van inspraak is. Vooraf duidelijkheid over voorstel (goede, volledige informatie). Doel van vergadering moet zijn: eerlijke intentie om tot besluit te komen. Gezamenlijke beeldvorming, dus niet per fractie, voorafgaand aan fractieberaad. Betere, meer alternatieve informatie over het voorstel (meer informatie over het proces + afwegingen, hoe zit het met draagvlak?). Agendacommissie die voorstellen niet agendeert indien ze niet getoetst kunnen worden door de agendacommissie. Ontvankelijk naar elkaar luisteren. Alleen spreken als je iets toevoegt aan de discussie.
4
DEZE BOUWSTENEN ZIJN DOOR DE WERKGROEP VERWERKT IN EEN NIEUW VERGADERSYSTEEM WAARVAN DE BELANGRIJKSTE PIJLERS HIERONDER WORDEN VERMELD EN TOEGELICHT (ONDER PARAGRAAF I T/M VI): I. Afschaffen vaste commissies: introductie van: 1.1 Informatie voor de Raad (informatieve/beeldvormende fase) 1.2 Debat in de Raad (menings-/oordeelsvormende fase) 1.3 Besluit in de Raad (besluitvormende fase) Een van de meest essentiële bouwstenen wordt genoemd onder 1 van tabel 1: ‘Het vergadermodel bestaat uit drie fasen: beeldvorming (presentaties, informatievergaring, aanhoren van inwoners over bepaald voorstel of onderwerp); oordeelsvorming (meningsvorming met inspraak) en besluitvorming. Dus afschaffen vaste commissies’. Dit houdt het volgende in: I.I Informatie voor de Raad (fase van beeldvorming: presentaties, informatievergaring, aanhoren van inwoners over bepaald voorstel of onderwerp) Bij beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het afbakenen van het vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en oplossingsrichtingen, maar ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen. Raadsleden vinden het een toegevoegde waarde wanneer ze vanuit hun rol als volksvertegenwoordiger en kaderstellende rol in staat worden gesteld een vraagstuk zo breed mogelijk te verkennen. Bovendien biedt het goede mogelijkheden tot intensievere contacten met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen. Bij deze bijeenkomsten wordt gewerkt met zogenaamde ‘informatie voor de raad’. De agendacommissie zal -na consultatie van de ambtelijke organisatie- actief particulieren en bedrijven benaderen om deel te nemen aan deze beeldvormende/informatieve gesprekken. Zowel raadsleden, inwoners als het college van B&W kunnen onderwerpen aandragen voor de informatie voor de raad via de griffie(r). De agendacommissie bepaalt uiteindelijk of en wanneer en hoe het aangedragen onderwerp geagendeerd zal worden voor de informatie voor de raad. I.I.I. Gespreksprotocol voor de informatie voor de Raad Van iedere fractie zijn een of meerdere vertegenwoordigers (maximaal twee) aanwezig en de portefeuillehouder is aanwezig die zich desgewenst kan laten bijstaan door een (beleids)ambtenaar. Fracties bepalen zelf of zij steunfractieleden of raadsleden afvaardigen. De steunfractieleden zijn dezelfde personen als de ‘voormalige’ commissieleden. Raadsleden/steunfractieleden nemen nog geen standpunt in, maar luisteren naar de inwoners/bedrijven/maatschappelijke instellingen en naar de portefeuillehouder/(beleids)ambtenaar. Alle aanwezigen kunnen (technische)vragen stellen ter verduidelijking. Bij deze fase passende werkvormen zijn: Informatieoverdracht; Het inventariseren van politieke keuzes of argumenten pro- en contra; Het in eigen woorden samenvatten van wat iemand anders heeft ingebracht; Het voeren van een dialoog, actief luisteren naar wat iemand heeft ingebracht. De informatie voor de raad wordt voorgezeten door een gespreksleider.
I.2 Debat in de Raad (fase van oordeelsvorming: meningsvorming/debat met inspraak) Oordeelsvorming is gericht op het formuleren van een politiek standpunt op grond van argumenten en de weging daarvan. De volgende werkvormen dragen hieraan bij: 5
Debat gericht op oordeelsvorming – discussie om argumenten uit te zuiveren, waarbij de deelnemers luisteren naar de argumenten van anderen, en de overtuigingskracht van de eigen argumenten en die van anderen toetsen. Deelnemers benoemen de positieve elementen in het standpunt van anderen en geven aan hoe negatieve elementen voorkomen kunnen worden.
De oordeelsvormende fase is in de praktijk de meest weerbarstige. Het uitwisselen van argumenten wordt vaak ervaren als het ‘weggeven’ van standpunten en ‘zich in de politieke kaart laten kijken’. Fractiewoordvoerders hebben vaak de neiging om bij de oordeelsvorming niet met andere fractiewoordvoerders te beraadslagen, maar het gesprek toch voornamelijk weer met de portefeuillehouder te voeren. En dat terwijl het in deze fase nu juist erop aan komt dat raadsleden vanuit hun volksvertegenwoordigende rol en met de verworven kennis en inzichten als fracties hardop nadenken over belangen, afwegingen en pro’s en contra’s rondom lastige keuzes die gemaakt moeten worden. In deze fase kunnen politieke vragen aan de portefeuillehouder worden gesteld, maar de rol van de portefeuillehouder is bescheiden. Bij deze bijeenkomsten wordt gewerkt met een technisch voorzitter. Er wordt niet meer gewerkt met een eerste en tweede termijn, maar er wordt gewerkt met een gespreksprotocol dat gericht is op het bevorderen van het inhoudelijke debat. Zo zal de voorzitter een actieve rol hebben in het leiden van het debat: hij zal de standpunten van partijen samenvatten op inhoudelijke thema’s, en per thema de aanwezigen laten discussiëren. Vervolgens concludeert de voorzitter per thema. De thema’s waarover geen overeenstemming is (bereikt) worden nogmaals besproken tijdens de raadsvergadering. I.2.I Gespreksprotocol in de debatfase (meningvormende fase) Een debat is te beschouwen als een wedstrijd met woorden vanuit de instelling dat je je mening of voorstel kunt verbeteren als je je laat uitdagen door andere meningen. Het volgende gespreksprotocol is een eenvoudig, beproefd model om het onderlinge debat tussen fracties in de debatfase te bevorderen: 1. Korte inleiding door de voorzitter (doel, aanpak, tijd); 2. Politieke vragen aan het college en beantwoording (kort); 3. Rondje standpunten; 4. Reageren op elkaars standpunten, onderling debat; 5. Concluderen, eventueel aangevuld met kort commentaar van het college. Deze vijf stappen hoeven niet per se in een vergadering genomen te worden, maar kunnen ook verdeeld worden over meerdere vergaderingen. Ook in deze fase is van iedere fractie een of meerdere vertegenwoordigers (maximaal drie) aanwezig en de portefeuillehouder is aanwezig die zich desgewenst kan laten bijstaan door een (beleids)ambtenaar. Fracties bepalen zelf of zij steunfractieleden of raadsleden afvaardigen.
I.3. Besluit van de Raad (fase van besluitvorming) De fase van besluitvorming is gericht op het formuleren van in ieder geval een meerderheidsstandpunt (en eventuele consensus) op basis van argumentatie of onderhandeling. De deelnemers trachten tot een gezamenlijk standpunt te komen en spreken dit uit, eventueel met gebruikmaking van meerderheids- en minderheidsstandpunten.
6
Beraadslaging en debat hebben in deze fase meer het karakter van strategische machtsuitoefening. Het gaat vaak om het behouden of versterken van posities, het veilig stellen van specifieke doelen, kortom: om het ‘willen winnen’. Het resultaat is onderling debat tussen de fracties en kwalitatief goede besluitvorming. De besluitvormende fase heeft door de driedeling van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming aan helderheid gewonnen. De ervaring van vroeger dat commissievergaderingen in de raadsvergadering nog eens dunnetjes worden overgedaan, is aanzienlijk verminderd. Een stevig debat in de besluitvormende fase is niet altijd nodig. Het kan zijn dat het vergelijken van de voorlopige oordelen uit de oordeelsvormende fase leidt tot een hamerstuk. Aan hamerstukken worden dan geen uitvoerige beschouwingen meer gewijd en voor fracties en samenleving is veel duidelijker waarop het politieke debat zich op enig moment zal toespitsen. I.3.1 Gespreksprotocol voor het raadsdebat/besluiten Raadsleden debatteren in deze fase alleen nog over standpunten die nog niet uitgekristalliseerd zijn en over amendementen en moties die nog niet in een commissie of raadsvergadering zijn besproken. Sprekers mogen geïnterrumpeerd worden, maar niet onbeperkt. Een interruptie mag niet langer duren dan 30 seconden. De burgemeester is voorzitter van de raadsvergaderingen.
I.4 Algemene opmerkingen bij deze pijler over de 3 fasen van het nieuwe vergadermodel Bij de indeling beeld, oordeel, besluit is het onderliggende beleidsstuk van belang. Het maakt groot verschil of de raad beraadslaagt aan de hand van een concept raadsvoorstel met een voorgesteld besluit of aan de hand van een discussie- en argumentennotitie waarin verschillende opties met hun voors en tegens, kansen en risico’s en financiële consequenties worden aangereikt. Een ander element dat een rol speelt is de communicatie met de bevolking: met welke verwachtingen wonen mensen op de publieke tribune de vergadering bij? Is het publiek op de hoogte van de spelregels van het beeld, oordeels- en besluitproces? Wat is gecommuniceerd naar de pers over het doel van de bijeenkomst? Is iedereen ervan doordrongen dat het ‘vanavond’ bijvoorbeeld gaat om een boeiende zoektocht naar argumenten en dat er nog geen besluiten genomen worden? Zowel de inwoners als de bedrijven profiteren van de invoering van het nieuwe vergadermodel, omdat zij alle ruimte krijgen om op een laagdrempelige manier met de raadsleden in gesprek te gaan. Maar wél op een moment dat de raadsleden daar nog wat mee kunnen. Ook het college heeft baat bij deze benadering. De portefeuillehouders, ondersteund door ambtenaren, krijgen écht de ruimte om goede informatie te geven over de onderwerpen, die de raad wil gaan bespreken. Dat levert een raadsdebat op, op grond van voldoende en correcte informatie. En natuurlijk profiteren ook de raadsleden van het concept. Door een efficiëntere organisatie van het raadswerk kan de schaarse tijd van de raadsleden beter benut worden.
II Parallelle sessies (over meerdere onderwerpen tegelijk vergaderen) Een tweede belangrijke pijler van het nieuwe vergadermodel betreft het invoeren van parallelle vergadersessies. Zowel de bijeenkomsten van de informatie voor de raad (informatieve fase) als de bijeenkomsten voor het debat in de raad (meningsvormende/oordeelsvormende fase) kunnen tegelijkertijd plaatsvinden in verschillende vergaderruimten (in het gemeentehuis of op locatie). Politiek gevoelige onderwerpen zullen niet tegelijkertijd met een ander onderwerp worden 7
geagendeerd. De aanvangstijd, duur en locatie van ieder agendapunt zal duidelijk op de agenda worden aangegeven.
III Agendacommissie Een derde belangrijke pijler van het nieuwe vergadermodel is het instellen van een agendacommissie. Voor een goede voorbereiding zijn raadsleden in belangrijke mate afhankelijk van de agenda en de bijbehorende stukken. Die moeten op tijd beschikbaar zijn, relevant, volledig, duidelijk en bondig geschreven. De agendacommissie is een technische en dus niet politieke commissie bestaande uit een raadslid uit de coalitie en een raadslid uit de oppositie, ondersteund door de griffier. De agendacommissie krijgt groot mandaat van de raad om: - de definitieve vergaderagenda’s op te stellen en de kwaliteit van de stukken te bewaken (beoordelen of stukken voldoen aan basiscriteria, aanpak kiezen, volgorde van punten bepalen, doel bepalen, tijdsplanning maken, wie moeten er aanwezig zijn/uitgenodigd worden). - Hierbij maakt de agendacommissie gebruik van een zogenaamd behandelmemo (bijlage 1, format voor behandelmemo), opgesteld door de griffier, bij agendapunten. - Bespreken van verzoeken van raadsleden of anderen tot agendering van een agendapunt (via griffie, middels invulling van een simpel standaardformulier, zie bijlage 2, format voor agenderingsverzoek). - Monitoren van lange termijnplanning en jaarkalender/vergaderschema (zie hierna onder IV). III.1 Behandelmemo/voorlegger Om het mogelijk te maken zich goed voor te bereiden op de bespreking van een agendapunt moeten raadsleden van elk agendapunt ten minste weten wat het doel, de aanpak, en de tijdsplanning is. Dergelijke informatie kan aangeleverd worden op een aparte voorlegger/behandelmemo bij een agendapunt. Een voorbeeld format behandelmemo is als bijlage (1) bij dit voorstel gevoegd. IV. Vergaderschema/jaarkalender en lange termijnplanning De lange termijnplanning van de raad zal worden samengevoegd met het vergaderschema/jaarkalender. Zodoende zal van de meeste onderwerpen een jaar van tevoren bekend zijn op welk moment ze behandeld zullen worden in de raad. De jaarkalender voor 2011 is als bijlage 3 bij dit raadsvoorstel gevoegd. V. Voorzitterspoule Er zal een poule van voorzitters/gesprekleiders worden gevormd. Deze zullen worden gekozen uit de zittende raad- en commissieleden en uit voormalige raad- en commissieleden. Door het loslaten van de rondjes van eerste en tweede termijn en door de wens om houding en gedrag tijdens vergaderingen te wijzigen, is de rol van de voorzitters/gespreksleiders veranderd en mogelijk zelfs zwaarder geworden. Ook zullen er tijdens de parallelle sessies meerdere voorzitters/gespreksleiders per avond nodig zijn. Voorzitters/gespreksleiders kunnen ook voor 1 agendapunt de vergadering leiden zodat zij bij andere agendapunten zelf woordvoerder kunnen zijn. VI. Overige aandachtspunten Door de introductie van het nieuwe vergadermodel moet een groot aantal (interne) wijzigingen worden doorgevoerd: - De voorzitters/gespreksleiders krijgen een belangrijke rol: zij zullen begeleid moeten worden tijdens de eerste maanden van het nieuwe vergadermodel: hier wordt een training voor vormgegeven. 8
-
-
-
-
-
De beleidsmedewerkers, MT leden en collegeleden worden middels een presentatie/voorlichting door de griffie geïnformeerd over de wijzigingen van het nieuwe vergadermodel en wat dat voor hen betekent. De sjablonen van de raadsvoorstellen moeten worden aangepast: het college van B&W zal voortaan een voorstel moeten doen voor welke fase het voorstel geagendeerd moet worden en welke inwoners, bedrijven e.d. actief uitgenodigd moeten worden voor de informatie voor de raad en eventueel voor de debatfase. Niet van alle informatiebijeenkomsten voor de raad worden verslagen gemaakt. Bij niet politiek gevoelige onderwerpen kan worden volstaan met een actielijst, toezeggingenlijst en besluitenlijst. Alleen van de belangrijkste onderwerpen tijdens de debatfase wordt een schriftelijk verslag en audio-opname gemaakt; van de overige onderwerpen wordt alleen een actielijst/besluitenlijst/toezeggingenlijst bijgehouden. De eerste maanden zullen alle voorzitters/gespreksleiders en overige aanwezigen (raad, college, inwoners, ambtenaren) behoefte hebben aan ondersteuning van de griffie. Op avonden dat er parallelle sessies zullen worden gehouden zal daarom de loco-griffier Annemarie Tensen eveneens aanwezig zijn en/of de trainer die de gespreksleiders/voorzitters (en overige aanwezigen) traint ten behoeve van het nieuwe model. Reglementen van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden voor de gemeenteraad van Baarn 2006 zullen moeten worden aangepast (zie bijlage 4) evenals de verordening op de raadscommissies 2004 en de stembrief (besluitvorming hierover in de raadsvergadering van januari 2011).
6 Communicatie Er wordt een filmpje ontwikkeld t.b.v. de website waarin wordt uitgelegd hoe inwoners invloed kunnen uitoefenen op de politiek en hoe ons vergadermodel in elkaar zit. Gestreefd wordt dit gereed te hebben op 1 januari 2011. De informatie over ons vergadersysteem op de website en in de gemeentegids zal worden aangepast. In het gemeentenieuws zal aandacht worden besteed aan het nieuwe vergadermodel. Het aangepaste reglement van orde zal op de gebruikelijke wijze worden bekend gemaakt.
7 Evaluatie Voorgesteld wordt in de tweede helft van 2011 de invoering van het nieuwe vergadermodel te evalueren met raad, college en ambtelijke organisatie. Tot die tijd zullen mogelijke ‘kinderziektes’ en knelpunten op een praktische manier worden opgelost. Zonodig roept de agendacommissie de werkgroep nieuw vergadermodel of het presidium bijeen voor nader overleg. Ook zullen inwoners/insprekers/publiek om hun ervaringen worden gevraagd. Het moge duidelijk zijn dat er sprake is van een pionierfase en niet alle facetten van het nieuwe vergadermodel direct vlekkeloos zullen verlopen. Iedereen zal moeten wennen aan de nieuwe werkwijzen.
8 Kosten, baten en dekking In een van de bouwstenen voor het nieuwe vergadermodel staat te lezen dat vooralsnog vastgehouden moet worden aan schriftelijke- en audioverslaglegging. Tijdens parallelle vergaderingen leidt dit tot problemen omdat er in Baarn alleen in de raadszaal mogelijkheid is tot audio-opname. Ook is alleen in deze ruimte gebruik van microfoons mogelijk. Door aanschaf 9
van draagbare microfoons en een eenvoudig opnamesysteem kan dit zondermeer worden opgelost. Voorgesteld wordt om vooralsnog niet over te gaan tot aanschaf van draagbare microfoons/extra opname systeem en bij de evaluatie te bezien of de aanschaf van deze apparatuur noodzakelijk blijkt. De belangrijkste onderwerpen zullen dan door de agendacommissie worden geagendeerd in de raadszaal, waar audio-opname en verslag mogelijk zijn, zowel tijdens de informatie voor de raad, als het debat in de raad en de besluiten in de raad. De kosten voor de training van de voorzitters alsmede de kosten voor de externe communicatie zullen worden opgebracht uit het budget voor de gemeenteraad: scholing en opleiding / themabijeenkomsten. Vooralsnog lijkt de begroting hiervoor sufficiënt. Eventuele wijzigingen in dit opzicht zullen u worden gemeld door de raadsgriffier middels presidium en zonodig middels de tussentijdse financiële rapportage. Voor de trouwzaal zal tijdelijk ander meubilair (tafels) gehuurd worden, omdat er nu niet voldoende tafels aanwezig zijn voor een vergaderopstelling. Na evaluatie van het vergadermodel zal hierover een definitief besluit genomen moeten worden. Voor de huurkosten zal dekking worden gezocht in de begroting. Zonodig wordt u ook hierover de consequenties nader geïnformeerd bij de behandeling van de tussentijdse financiële rapportage. Namens de werkgroep voor het nieuwe vergadermodel van Baarn, gehoord het presidium, raadsgriffier
voorzitter van de werkgroep W. Genuit
10
Raadsbesluit Voorstelnummer: 10RV000039 Onderwerp: Invoeren nieuw vergadermodel De raad van de gemeente Baarn - gelezen het voorstel van de werkgroep voor het nieuwe vergadermodel; - gehoord de commissie Samenleving, Bestuur & Financiën d.d. 7 december 2010; - overwegende dat uit onderzoeken is gebleken dat er veel voordelen te behalen zijn door het loslaten van de structuur van raadscommissies en door het instellen van een agendacommissie; - gelet op artikel 16 van de gemeentewet (waarin verplichting tot het hebben van een reglement van orde is opgenomen); besluit:
1. In te stemmen met de invoering van een nieuw vergadermodel per 1 februari 2011, volgens de bouwstenen en pijlers zoals in bijbehorend raadsvoorstel beschreven. 2. De heer A. van der Meij en mevrouw P. de Ruijter te benoemen tot leden van de agendacommissie. 3. In te stemmen met het gewijzigde reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Baarn 2011 (zie bijlage 4).
Vastgesteld in de openbare vergadering, op 22 december 2010
griffier
voorzitter
11
Procedurele aspecten bij voorstelnummer: 10RV000039 Bijlagen bij voorstel.
Openbaar: -
Bijlage 1: format behandelmemo/voorlegger (voorbeeld) Bijlage 2: format verzoek tot agendering Bijlage 3: jaarkalender 2011 Bijlage 4: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Baarn 2011
Geheim: -
Stukken ter inzage.
De openbare bijlagen zijn via de gemeentelijke website te downloaden (www.baarn.nl). Tevens zijn de met # gemerkte openbare bijlagen, b.v. boekwerken, die i.v.m. de omvang niet digitaal beschikbaar zijn, in te zien op de griffie van de gemeente Baarn, Stationsweg 18. Voor telefonische vragen hierover kunt u zich in verbinding stellen met telefoonnummer (035) 548 18 28. Openbaar: Geheim: -
Besluitvormingsroute.
1. College 2. Presidium 3. Commissie SBF 4. Raad.
n.v.t. d.d. 19 januari 2010/ 28 september 2010/ wg nw vergadermodel 17 nov. 2010 d.d. 7 december 2010 d.d. 22 december 2010
Vóór commissievergadering toezenden met begeleidend schrijven aan: Ná commissievergadering toezenden met begeleidend schrijven aan: Ná raadsvergadering toezenden met begeleidend schrijven aan: -
Gegevens inwerkingtreding:
Afdeling Paraaf steller Naam steller Versienummer Fiat griffier
bericht van ontvangst
d.d.
ontvangen op:
Goedkeuringsbesluit beroep tegen keuringsbesluit aangetekend beslissing op (Kroon)beroep besluit onherroepelijk geworden besluit afgekondigd besluit in werking getreden
d.d. d.d. d.d. d.d. d.d. d.d.
ontvangen op: ontvangen op:
Griffie J.G.S. Pijnenborg, D. de Ruiter, A. Tensen, Rina van Spengen
12
