RAADSVOORSTEL
Verseon kenmerk: 323478
Raadsvergadering van 8 maart 2012
Agendanummer: 10.2
Onderwerp: Achterstanden met betrekking tot de afgifte van gebruiksvergunningen en -meldingen Verantwoordelijk portefeuillehouder: J.P.M. Klijs SAMENVATTING Naar aanleiding van het door ons college vastgestelde uitvoeringsprogramma V&H 2011 en vooral naar aanleiding van de brand bij Chemie Pack op 5 januari 2011, is er meer behoefte ontstaan aan inzicht met betrekking tot de uitvoering van de brandpreventiewerkzaamheden. Daarom heeft het college een capaciteitsraming voor het uitvoeren van deze werkzaamheden opgesteld. Door middel van dit voorstel is invulling gegeven aan dit verzoek en vervolgens aan uw raad voorgelegd als zijnde nieuw beleid voor 2012. In de begrotingsraad d.d. 10 november is door uw raad aangegeven dat er een apart raadsvoorstel over dit onderwerp moest worden ingediend. Aan uw raad wordt nu op basis van deze onderzoeksresultaten dan ook voorgesteld om: 1. Hiervoor de huidige formatie uit te breiden met een adviseur brandveiligheid (structureel € 66.000,-) eventueel na nadere besluitvorming onder te brengen bij de nieuw te vormen Regionale Uitvoeringsdienst of de brandweer; 2. Verdeeld over 3 jaar, 900 uur juridische capaciteit in te huren (eenmalig 900 uur x € 90,- = € 81.000,-, gedeeld door 3 = € 27.000,-; 3. De kosten ten laste te brengen van de stelpost nieuw beleid. Uiteraard wel in afwachting van het antwoord op deze vraag en op basis van het genoemde onderzoek heeft ons college reeds besloten om de afdeling V&H opdracht te geven om de komende drie jaar invulling te geven aan een inhaalslag met betrekking tot gebruiksvergunningen, gebruiksmeldingen en gecombineerd gebruik door het bevriezen van de periodieke inspecties op reeds afgegeven vergunningen en meldingen. Onafhankelijk van deze vraag heeft het college al wel besloten om de prioriteitstelling en toezichtfrequenties uit de Handreiking Prevap van het Nederlands Instituut voor Fysieke veiligheid te omarmen als uitgangspunt voor het Handhavingsprogramma 2012 van de gemeente Moerdijk.
KADERS Aanleiding Recent is het uitvoeringsprogramma van de afdeling V&H en handhaving ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Dit programma beschrijft de activiteiten van de afdeling V&H voor het komende jaar. Naar aanleiding van dit programma en vooral naar aanleiding van de brand bij Chemie Pack op 5 januari 2010, is er meer behoefte ontstaan aan inzicht met betrekking tot de uitvoering van de brandpreventiewerkzaamheden. Daarom heeft het college gevraagd om een beschrijving van alle brandpreventieactiviteiten van de afdeling V&H en een capaciteitsraming voor het uitvoeren van deze werkzaamheden. Door middel van dit advies is invulling gegeven aan dit verzoek en vervolgens aan uw raad voorgelegd als zijnde nieuw beleid voor 2012. In de begrotingsraad d.d. 10 november is door uw raad aangegeven dat er een apart raadsvoorstel over dit onderwerp moest worden ingediend.
1
Doelstellingen Vragen om budget i.v.m. het inzichtelijk maken van de werkvoorraad en de benodigde capaciteit op het gebied van brandveiligheid in de vergunningverlenende en toezichthoudende processen.
TOELICHTING OP VOORSTEL Als bijlage bij dit advies is een rapport opgenomen, waarbij een extern bureau op basis van de huidige werkzaamheden van de afdeling V&H een capaciteitsraming heeft opgesteld. De handreiking Prevap (preventie-activiteitenplan) van het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (2009) vormde de basis voor deze capaciteitsraming. Uit dit rapport komt naar voren dat de gemeente Moerdijk een achterstand heeft met betrekking tot de afgifte van gebruiksvergunningen en -meldingen. Naar verwachting beschikken 106 gebouwen nog niet over de vereiste vergunning/melding. Daarnaast heeft het College in januari 2011 ingestemd met het “Brandpreventiebeleid bestaande bouw’, waarmee zij de afdeling V&H opdracht heeft gegeven tot het inspecteren van alle gebouwen met gecombineerd gebruik. Van gecombineerd gebruik is sprake bij woningen boven een winkel, café of restaurant. Volgens een inventarisatie zijn er binnen de gemeente Moerdijk ongeveer 240 gebouwen met (mogelijk) gecombineerd gebruik. Hieronder zijn de brandpreventiewerkzaamheden in tabelvorm omschreven. Daarnaast is de incidentele en structurele werkvoorraad op basis van de handleiding Prevap voor de gemeente Moerdijk weergegeven. Incidenteel (uren) Bouwen Brandveilig gebruik: vergunningen en meldingen Brandveilig gebruik: gecombineerd gebruik Milieu Advisering APV en BBV Handhaving Beoordeling melding/ klachten Algemene advisering Overdracht preventie/ repressie
1899 3600
Structureel (uren) 1348 1934 368 118 77 60 40 148
5499
4093 1
De totale structurele werkvoorraad bedraagt 4093 uur. Dit komt overeen met 2,84 formatieplaatsen . Momenteel zijn binnen de gemeente Moerdijk 2,0 formatieplaatsen beschikbaar voor het uitvoeren van de taken op het gebied van brandveiligheid. Deze capaciteit is verdeeld over verschillende medewerkers, die ook belast zijn met de beoordeling van bouwvergunningen en het integraal toezicht. Om invulling te geven aan deze structurele werkvoorraad wordt geadviseerd de huidige formatie uit te breiden met 1 formatieplaats (structureel € 66.000,-). Hiermee is de continuïteit gewaarborgd en kan de volledige functionele scheiding tussen vergunningverlening en toezicht bij brandveiligheid eveneens doorgevoerd worden. De incidentele werkvoorraad bedraagt 5499 uren. Er zijn verschillende opties om de ‘inhaalslag’ te realiseren. Bij een structurele uitbreiding van de formatie in combinatie met het ‘bevriezen’ van het reguliere toezicht op reeds afgegeven vergunningen/meldingen, kan de inhaalslag in 3 jaar gerealiseerd worden. Gedurende deze periode wordt het periodiek toezicht op brandveilig gebruik niet uitgevoerd. Wel worden de slaapgebouwen (zoals hotels) en gebouwen voor verminderd zelfredzame personen (zoals verzorgingstehuizen en kinderdagverblijven) binnen deze periode eenmalig geïnspecteerd. Hierdoor bestaat er wel een mogelijkheid dat er een nieuwe achterstand wordt opgebouwd met betrekking tot het structurele toezicht van de minder risicovolle bedrijven. Om invulling te geven aan de inhaalslag gebruiksvergunningen en inspectie van de gebouwen met zogenaamd gecombineerd gebruik zijn eenduidige werkprocessen en standaardbrieven noodzakelijk 1
In deze berekening is uitgegaan van een effectieve urenbesteding van 1440 uur per formatieplaats. Dit kengetal is afkomstig uit de handleiding Prevap. 2
voor het realiseren van de inhaalslag binnen de gestelde termijnen. Daarnaast is voldoende juridische capaciteit noodzakelijk om de uit de inhaalslag volgende procedures te kunnen voeren. Ingeschat wordt dat hiervoor gedurende deze drie jaar ongeveer 900 uur nodig is. Om invulling te geven aan deze eenmalig benodigde juridische capaciteit wordt geadviseerd 900 in te huren. (Eenmalig 900 uur x € 90,- = € 81.000,-, gedeeld door 3 = € 27.000,- per jaar). Samengevat wordt uw raad geadviseerd: 1. Hiervoor de huidige formatie uit te breiden met een adviseur brandveiligheid (structureel € 66.000,-) eventueel na nadere besluitvorming onder te brengen bij de nieuw te vormen Regionale Uitvoeringsdienst of de brandweer; 2. Verdeeld over 3 jaar, 900 uur juridische capaciteit in te huren (eenmalig 900 uur x € 90,- = € 81.000,-, gedeeld door 3 = € 27.000,-; 3. De kosten ten laste te brengen van de stelpost nieuw beleid. Alternatieven Om invulling te geven aan de structurele werkvoorraad en de inhaalslag met betrekking tot gebruiksvergunningen, gebruiksmeldingen en gecombineerd gebruik, zijn verschillende alternatieven. 1. Optie 1: ‘bevriezen’ van het reguliere toezicht en geen structurele uitbreiding van de formatie. Door het ‘bevriezen’ van het reguliere toezicht op reeds afgegeven gebruiksvergunningen en gebruiksmeldingen komt capaciteit beschikbaar, die ingezet kan worden voor het afronden van de inhaalslag. Met deze capaciteit kan de inhaalslag in 9 jaar afgerond worden. Gedurende deze periode vindt geen toezicht plaats op de reeds verleende vergunningen en meldingen, waardoor er in het gebruik van de betreffende panden overtredingen kunnen ontstaan die ongewenste fysieke en daarbij gepaard gaande bestuurlijke risico’s met zich meebrengen. 2. Optie 2: Incidenteel inhuren van capaciteit voor de inhaalslag naast structurele uitbreiding van de formatie. Met deze optie kan de inhaalslag gerealiseerd worden naast de reguliere taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Voordeel van deze optie is optimale flexibiliteit en behoud van kwaliteit, omdat het reguliere toezicht uitgevoerd blijft worden. Daarnaast kan de inhaalslag in een relatief korte tijd (bijvoorbeeld 2 jaar) afgerond worden. Nadeel van deze oplossing zijn de hoge kosten. De kosten voor externe inhuur voor de incidentele werkvoorraad 2 bedraagt €439.920,-- over een periode van 3 jaar. Daarnaast wordt de opgedane kennis binnen de organisatie niet geborgd. Betrokken Partijen 1. Gemeente Moerdijk 2. Regionale Milieudienst 3. Externe handhavingspartners (politie, provincie, waterschap etc) Planning De inhaalslag zal gerealiseerd worden binnen 3 jaar na feitelijke uitbreiding van de personele capaciteit. Het komende half jaar zal gebruikt worden voor het ontwikkelen van standaardbrieven en het waarborgen van uniformiteit. Jaarlijks zal via het jaarverslag V&H gerapporteerd worden over de voortgang van de inhaalslag.
3. MIDDELEN Kosten • • •
2
Structurele uitbreiding van de huidige formatie met een adviseur brandveiligheid (structureel € 66.000 per jaar) Incidenteel 900 uur juridische capaciteit in te huren gedurende 3 jaar (300 uur x € 90 = € 27.000 3 jaar lang) Kosten ten laste te brengen van de stelpost nieuw beleid.
5499 uren maal een uurtarief van 80 euro per uur = € 439.920,--. 3
Dekking Brandpreventie is een wettelijke taak. Bij het vaststellen van de begroting 2012 is een stelpost gevormd voor nieuw beleid. Voorwaarde van uw raad is dat voor het benutten van het budget nieuw beleid steeds een (afzonderlijk) voorstel moet worden voorgelegd. De stelpost nieuw beleid is opgebouwd uit diverse onderdelen. Dit voorstel is daarin ook opgenomen. Dekking kan dan ook worden gevonden in de stelpost nieuw beleid.
4. RISICO’S EN KANSEN Financieel Zie nota. Juridische zaken Zie nota. Overig Door in te stemmen met onderliggend advies kan de functiescheiding met betrekking tot brandveiligheid worden doorgevoerd in de afdeling vergunningverlening en handhaving. Daarnaast neemt de personele kwetsbaarheid met betrekking tot dit vakgebied af.
VOORSTEL 1. Hiervoor de huidige formatie uit te breiden met een adviseur brandveiligheid (structureel € 66.000,-) eventueel na nadere besluitvorming onder te brengen bij de nieuw te vormen Regionale Uitvoeringsdienst of de brandweer; 2. Verdeeld over 3 jaar, 900 uur juridische capaciteit in te huren (eenmalig 900 uur x € 90,- = € 81.000,-, gedeeld door 3 = € 27.000,-; 3. De kosten ten laste te brengen van de stelpost nieuw beleid.
BIJLAGEN
Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer 14 0168. Zevenbergen, 24 januari 2012 Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, De gemeentesecretaris, de burgemeester,
Drs. A.E.B. Kandel
J.P.M. Klijs
4
RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 8 maart 2012 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 januari 2012; overwegende dat; door de uitbreiding van de huidige personele formatie met een adviseur brandveiligheid en door het inhuren van juridische capaciteit er goede invulling kan worden gegeven aan de geraamde capaciteit voor het uitvoeren van brandveiligheidwerkzaamheden en daarmee er een veiligere woon- en leefomgeving wordt gecreëerd. gelet op; het collegebesluit betreffende het uitvoeringsprogramma handhaving 2011, de gesignaleerde achterstand met betrekking tot de afgifte van gebruiksvergunningen en –meldingen en het feit dat de raad dit voorstel in de begrotingsraad van 10 november heeft aangemerkt als nieuw beleid voor 2012;
BESLUIT 1.
2.
Voor het wegwerken van achterstanden met betrekking tot de afgifte van gebruiksvergunningen en –meldingen voor de jaren 2012, 2013 en 2014 jaarlijks € 27.000,00 beschikbaar te stellen, De kosten ten laste te brengen van de stelpost nieuw beleid.
Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 8 maart 2012, de griffier, de voorzitter,
J.A.M. Hereijgers
J.P.M Klijs
5
