Raad
V200901121
Onderwerp:
versie 1 december 2009
Uitzenden raadsvergaderingen
Raadsvoorstel Inleiding: Sinds 2002 worden de vergaderingen van de gemeenteraad door camera geregistreerd en integraal uitgezonden op het televisiekanaal van de Heusdense lokale omroep HTR. Sinds de vaststelling van het mediabeleid door de gemeenteraad van Heusden op 16 juni 2009 maken de uitzendingen deel uit van het communicatiebeleid van de gemeente Heusden. Het is daarom nu een goed moment om de wijze waarop de raadsvergaderingen momenteel worden uitgezonden, tegen het licht te houden. Te meer omdat het medialandschap ook in onze gemeente de laatste jaren aanzienlijk is veranderd en er meer kanalen zijn om raadsvergaderingen in de huiskamer te brengen (bijv. internet). Tijdens de informatievergadering van het cluster Bestuur en Beheer van 15 september 2009 is u gevraagd een voorkeur uit te spreken voor de wijze van uitzending van de raadsvergaderingen. U gaf daarbij aan meer inzicht te willen in de globale kosten van de diverse opties. Dit voorstel beoogt daarin te voorzien.
Feitelijke informatie: Als het gaat om het uitzenden van de raadsvergaderingen zijn er – binnen de kaders van bereik, technische mogelijkheden en het Heusdens medialandschap – in de gemeente Heusden vier opties: uitzenden via televisie, uitzenden via internet, een combinatie van beide of stoppen met uitzenden. Hieronder zijn van ieder van de vier opties de voor- en nadelen geschetst en wordt een grove kosteninschatting gegeven. Deze kosteninschatting is gebaseerd op globale prijsopgaven door diverse marktpartijen. Pas in de fase van de aanbesteding komen gespecificeerde offertes aan de orde. 1
Uitzenden op televisie a. De gemeente mag geen invloed uitoefenen op de vorm waarin de raadsvergaderingen worden uitgezonden (integraal of bijvoorbeeld alleen de hoogtepunten). De redactionele vrijheid en onafhankelijkheid die hier betrekking op heeft, is in de mediawet vastgelegd; b. Uitzendingen op televisie zijn niet interactief. Zo is het niet mogelijk een archief te raadplegen of de uitzending te doorzoeken op onderwerp of spreker; c. Iedereen in de gemeente Heusden met een televisie kan de uitzending bekijken. Uit het mediaonderzoek dat de gemeente in Heusden heeft laten uitvoeren blijkt dat vooral Heusdenaren van 55 jaar en ouder naar de uitzendingen kijken. Ook komt uit het onderzoek naar voren dat van de groep mensen die één of meerdere keren per week naar HTR kijkt (19 procent), zo’n 70 procent soms en 15 procent regelmatig naar de uitzending van de raadsvergaderingen kijkt;1 d. De kosten van het registreren van de raadsvergaderingen met één camera en het uitzenden op televisie bedragen ongeveer € 10.500 (ex. BTW) op jaarbasis (uitgaande van elf raadsvergaderingen). Het is ook mogelijk om de
1
De Vos & Jansen, Onderzoek lokale omroep gemeente Heusden (juni 2009), p. 10 e.v. 1/6
Raad
V200901121
Onderwerp:
versie 1 december 2009
Uitzenden raadsvergaderingen
raadsvergaderingen met meerdere camera’s te registreren. De kosten daarvan bedragen minimaal € 20.000. 2
Uitzenden op internet a. Het uitzenden van de raadsvergaderingen via internet biedt tal van interactieve mogelijkheden. Denk daarbij aan het doorzoeken van de uitzendingen op agendapunt of spreker. Ook is het mogelijk mensen thuis te laten reageren op agendapunten; b. De uitzendingen kunnen plaats- en tijdongebonden worden bekeken; c. Het is eenvoudig om een archief aan te leggen, waardoor het gemakkelijk wordt een fragment uit het verleden terug te zien; d. De uitzendingen kunnen op diverse plekken op het internet toegankelijk worden gemaakt. Bijvoorbeeld op de website van het betrokken medium én die van de gemeente zelf; e. Met het uitzenden van raadsvergaderingen via internet wordt vandaag de dag een brede doelgroep bereikt. Hoewel niet alle inwoners toegang hebben tot internet, neemt dat aantal wel steeds verder toe. Landelijk gezien beschikte in april van dit jaar 87 procent van de Nederlandse huishoudens over een internetaansluiting. Ook ouderen maken in toenemende mate gebruik van het interactieve medium; f.
De kosten van registreren van de raadsvergaderingen en het uitzenden op internet variëren van ongeveer € 7.000 tot € 17.000 (ex. BTW) op jaarbasis (uitgaande van elf raadsvergaderingen). - Het bedrag van € 7.000 gaat uit van registratie met één handbediende camera inclusief het plaatsen op internet, beide door een externe partij; - Het bedrag van € 17.000 gaat uit van registratie met één vaste camera die de hele raadzaal in beeld heeft en twee losse handbediende camera’s inclusief het plaatsen op internet, beide door een externe partij. Door gebruik te maken van meerdere camera’s ontstaat meer dynamiek en daardoor een aantrekkelijke uitzending.
g. Het is ook mogelijk om het registreren en uitzenden van raadsvergaderingen op internet geheel in eigen hand te houden. Daarvoor bestaan semi- of geheel geautomatiseerde systemen, die – gekoppeld aan het vergadersysteem – de raadsvergaderingen in beeld brengen. Uitgaande van registratie met vier tot vijf camera’s is hiermee een eenmalige investering gemoeid van ongeveer € 22.000. Daarnaast kent dit systeem jaarlijks terugkerende kosten ter hoogte van € 8.800 (uitgaande van elf raadsvergaderingen). 3
Combinatie van televisie en internet a. Een combinatie van beide media biedt de voordelen van beide vorige opties en heft bovendien de meeste nadelen van beide op. Wat blijft is dat de gemeente geen invloed heeft op de vorm waarin de uitzendingen op televisie worden uitgezonden;
2/6
Raad
V200901121
Onderwerp:
versie 1 december 2009
Uitzenden raadsvergaderingen
b. Het uitzenden op televisie én op internet is mogelijk vanaf ongeveer € 16.500 (ex. BTW) op jaarbasis (uitgaande van elf raadsvergaderingen). Voor dit bedrag worden de vergaderingen met één camera geregistreerd en vervolgens uitgezonden op televisie en geplaatst op internet. Voor internet gelden daarbij de mogelijkheden om de beelden op onderwerp te doorzoeken en een archief op te zetten. Ook in deze optie is het mogelijk om de raadsvergaderingen met meerdere camera’s te registreren. De kosten daarvan bedragen minimaal € 26.000. c. Er is binnen deze optie nog een variant waarbij de partij die de raadsvergaderingen registreert en op internet plaatst, de beelden ook aanbiedt aan de zendgemachtigde omroep om ze op televisie uit te zenden. De in de mediawet geregelde onafhankelijkheid en redactionele vrijheid bepalen echter dat de zendgemachtigde omroep vrij is om de beelden al dan niet uit te zenden. De mediawet bepaalt bovendien dat de zendgemachtigde omroep en de aanbieder van de beelden verplicht zijn een onderlinge overeenkomst te sluiten. De kosten van deze variant zijn gelijk aan die onder punt 2f en variëren van ongeveer € 7.000 tot € 17.000 (ex. BTW) op jaarbasis (uitgaande van elf raadsvergaderingen). 4
Stoppen met uitzenden a. De raadsvergaderingen zijn uitsluitend te volgen in de raadzaal zelf of – na enkele dagen – via de audioverslagen op de website van de gemeente Heusden of de notulen van de vergadering.
Afweging: Het uitzenden van de raadsvergaderingen haakt in op de communicatieve doelstelling om de gemeente en de politiek dichter bij de burger te brengen. Ook levert het tot op zekere hoogte een bijdrage aan de uitgangspunten van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Om deze doelstellingen zo goed mogelijk te verwezenlijken is het van belang dat met de uitzendingen een zo breed en groot mogelijke doelgroep wordt bereikt en dat de drempel om daadwerkelijk te kijken voor die doelgroep zo laag mogelijk wordt gehouden. Daarbij speelt een rol op welke wijze de raadsvergaderingen geregistreerd worden. Gebeurt dat met één camera, dan resulteert dat in een tamelijk statisch beeld. Worden er meerdere camera’s ingezet, dan maakt dat de uitzendingen een stuk dynamischer. Inzet van meerdere camera’s is daarbij wel duurder. In onderstaand schema zijn de vier hierboven uitgewerkte opties met kosten nog ‘ns op een rijtje gezet. Daarbij is een onderscheid gemaakt tussen statische en dynamische registratie. optie 1 1 2 2 2
Medium Televisie Televisie Internet Internet Internet
statisch/dynamisch statisch dynamisch statisch dynamisch dynamisch+
3b 3b 3c
Internet + televisie Internet + televisie Internet + televisie
statisch dynamisch statisch
kostenindicatie (jaarbasis) € 10.500 > € 20.000 € 7.000 € 17.000 € 22.000 (eenmalig) + € 8.800 per jaar € 16.500 > € 26.000 € 7.000 3/6
Raad
V200901121
Onderwerp:
3c 4
versie 1 december 2009
Uitzenden raadsvergaderingen
Internet + televisie Geen registratie en uitzending
dynamisch -
€ 17.000 -
Inzet van middelen: De financiële consequenties verbonden aan dit voorstel hangen af van de keuze die uw gemeenteraad maakt.
Procedure: Omwille van de zorgvuldigheid in de besluitvorming, wordt voorgesteld om de hiernavolgende procedure te hanteren: 1. Tijdens de informatievergadering van het cluster Bestuur en Beheer (d.d. 24 november 2009) wordt een keuze gemaakt uit de vier voorgestelde varianten; 2. De uitgekozen variant wordt verwerkt in het raadsvoorstel waarover tijdens de raadsvergadering van 15 december besluitvorming plaatsvindt; 3. Het college voert op basis van het raadsbesluit een aanbesteding uit, waarna een privaatrechtelijke overeenkomst zal aangaan met één of meer leveranciers.
Communicatie Tegen de tijd dat aan uw besluit uitvoering kan worden gegeven, wordt hierover uitgebreid gecommuniceerd. Op welke manier dat gebeurt, hangt af van de keuze die uw gemeenteraad maakt.
Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen.
Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven
de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems
Naar aanleiding van de informatievergadering: Tijdens de informatievergadering van het cluster Bestuur en Beheer op 24 november jl. hebben de aanwezige raadsleden hun voorkeur uitgesproken voor de wijze waarop raadsvergaderingen voortaan geregistreerd en uitgezonden worden. Tijdens de discussie kwam het volgende naar voren: Gewenst wordt om de raadsvergaderingen voortaan in ieder geval via internet uit te zenden; De voorkeur gaat uit naar dynamische registratie. Dat wil zeggen dat de vergaderingen voortaan met meer dan één camera worden geregistreerd; Om de burger zoveel mogelijk bij de politiek te betrekken, wordt daarbij ingezet op zoveel mogelijk interactiviteit; 4/6
Raad Onderwerp:
V200901121
versie 1 december 2009
Uitzenden raadsvergaderingen
Met het oog op de investering, de behoefte om klaar te zijn voor de toekomst en de vele extra mogelijkheden – zoals het inzetten van het systeem voor andere communicatiedoelstellingen – die het biedt, is de voorkeur uitgesproken om de registratie in eigen beheer uit te voeren. Belangrijk hierbij is te vermelden dat een dergelijk registratiesysteem gekoppeld kan worden aan het vergadersysteem, zodat objectiviteit van de registratie gewaarborgd is; Om de doelgroep van met name oudere Heusdenaren zonder internetaansluiting niet uit te sluiten, vindt een aantal partijen dat de vergaderingen (in ieder geval voorlopig) ook op televisie te zien moeten blijven; Tot slot ziet een deel van de partijen graag dat er in de uitvoering wordt samengewerkt tussen verschillende partijen (crossmediale samenwerking). Op basis van deze bevindingen stellen we voor om de registratie van de raadsvergaderingen op dynamische wijze en in eigen beheer uit te voeren. Vervolgens worden de beelden in eigen beheer op internet geplaatst en aangeboden aan lokale omroep HTR, zodat zij de beelden vervolgens naar eigen inzicht al dan niet op televisie kan uitzenden.
Inzet van middelen: Met dit voorstel is een investering gemoeid van naar schatting € 22.000 (eenmalig) en € 8.800 (structureel per jaar, gebaseerd op elf raadsvergaderingen). Deze investering maakt het mogelijk om behalve de raadsvergaderingen ook projecten of evenementen in beeld te brengen en op internet uit te zenden. Vanzelfsprekend vallen de structurele jaarkosten dan wel hoger uit.
Procedure: Op basis van het raadsbesluit voert het college in samenwerking met de griffie een aanbesteding uit, waarna een privaatrechterlijke overeenkomst wordt aangegaan met één of meerdere leveranciers.
5/6
Raad
V200901121
Onderwerp:
versie 1 december 2009
Uitzenden raadsvergaderingen
BESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 15 december 2009; gezien het voorstel van het college van 10 november 2009, doc.nr. V200901121; gelet op ; besluit: -
dat de gemeenteraadsvergaderingen van Heusden op dynamische wijze (met meerdere camera’s tegelijk) worden geregistreerd en vervolgens op internet worden uitgezonden;
-
dat de beelden tevens aangeboden worden aan de lokale omroep HTR.
de griffier,
de voorzitter,
mw. drs. E.J.M. de Graaf
drs. H.P.T.M. Willems
6/6
