Raad Onderwerp:
V200701046
versie 3 december 2007
Verordening functioneringsgesprekken burgemeester
Raadsvoorstel Inleiding:In 2006 is met de fractievoorzitters de afspraak gemaakt dat er in de loop van 2007 een functioneringsgesprek zou worden gehouden met de burgemeester. In het kader van de voorbereiding van dat gesprek is er enige onduidelijkheid ontstaan over de vraag wie nu over welke stukken zou moeten/mogen beschikken om het functioneringsgesprek te kunnen voorbereiden. Die discussie heeft tot de conclusie geleid dat het wenselijk is expliciet spelregels vast te leggen omtrent de voorbereiding en het houden van functioneringsgesprekken met de burgemeester en de nazorg daarvan. Afgesproken is om die spelregels vast te leggen in een door de raad vast te stellen verordening. Met dit voorstel wordt die afspraak gestand gedaan.
in in in Inzet van middelen:Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel
Procedure:De concept-verordening is besproken in het overleg fractievoorzitters op 23 oktober 2007 en vervolgens behandeld in de Informatievergadering Cluster Bestuur van 27 november 2007. De verordening ligt nu ter vaststelling voor.
Overwegingen naar aanleiding van de behandeling in de informatievergadering van het Cluster Bestuur van 27 november 2007.Tijdens de informatievergadering Cluster Bestuur van 27 november 2007 is voorgesteld om in de verordening bepalingen opnemen die toezien op geheimhouding van datgene wat tijdens het voorbereidend gesprek aan de orde komt en op het beschikbaar stellen van het verslag van het laatstgehouden functioneringsgesprek. Voorgesteld wordt daarvoor twee onderdelen aan artikel 4 toe te voegen. - Er is ook opgemerkt dat de delegatie van de commissie die het functioneringsgesprek zal voeren zou bestaan uit twee leden van de collegepartijen en twee leden van de niet collegepartijen. Tijdens het overleg van de fractievoorzitters van 23 oktober 2007 is hiervoor expliciet niet gekozen, omdat zich in de praktijk een situatie kan voordoen dat er in de raad 3 partijen zijn of dat het collegedeel of niet-collegedeel uit 1 partij bestaat. Om die reden is gekozen voor de formulering zoals die nu in de concept-verordening is opgenomen. Zo kan van situatie tot situatie bepaald worden hoe de delegatie wordt samengesteld en is het niet nodig de verordeningen telkens aan te passen aan een nieuwe situatie in de raad. - beoordeling van de burgemeester met betrekking tot het functioneren van het college, heeft alleen betrekking op de rol van de burgemeester als bewaker van de eenheid van het collegebeleid. Vandaar de verwijzing naar artikel 53a van de gemeentewet. Overwegingen van de burgemeesterVoorafgaand aan de informatievergadering van 27 oktober 2007 werden u enkele overwegingen van de burgemeester met betrekking tot voorliggende concept-verordening toegezonden. Deze overwegingen zijn in de informatievergadering niet aan de orde geweest. Voor de volledigheid worden deze hieronder nog eens weergegeven zodat u deze – 1 /6
Raad Onderwerp:
V200701046
versie 3 december 2007
Verordening functioneringsgesprekken burgemeester
eventueel – kunt betrekken bij uw beraadslaging tijdens de raadsvergadering van 18 december 2007. De overwegingen van de burgemeester: Hoewel het uitzonderlijk is dat een dergelijke verordening in het leven wordt geroepen, wil ik daar verder niet aan tornen. Wel vallen mij een paar zaken op, waarvan ik hoop dat er nog voor de raadsbehandeling over nagedacht kan worden en wellicht iets in gewijzigd. Ik noem artikel 2 "Samenstelling van de commissie". Onder punt 4 staat aangegeven dat de commissie de secretaris kan uitnodigen bij het gesprek. Mijn voorstel zou zijn om daarvan te maken: "De commissie en/of de burgemeester". Het gaat bij het functioneringsgesprek ook over de gelijkwaardigheid van partijen en daaraan ontleen ik de grond om (eventueel) de secretaris te verzoeken enz.... Punt 8.2 De conclusies worden schriftelijk aan de Commissaris van de Koningin bericht. Omdat een dergelijke bepaling volgens mij ongebruikelijk is, heb ik contact opgenomen met de kabinetschef van de Commissaris van de Koningin. Ook naar zijn opvatting is het ongebruikelijk om de resultaten van een dergelijk gesprek aan de Commissaris van de Koningin mede te delen. Het functioneren van de burgemeester komt voor de provincie nadrukkelijk aan de orde bij een herbenoemingsprocedure en dan is een dergelijke bepaling uiteraard wel relevant. Als het om de relatie raad/burgemeester - Commissaris van de Koningin gaat, komt de Commissaris van de Koningin in beeld bij: - benoeming van een nieuwe burgemeester; - herbenoeming van een functionerend burgemeester; - problemen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester. Tussentijds zijn er nog andere momenten en vormen, waarbij de Commissaris van de Koningin en de burgemeester met elkaar over de gemeente, het gemeentebestuur en het functioneren van de burgemeester zelf spreken. Als ik de verordening in zijn geheel beschouw, dan krijg ik de indruk dat die vooral op de procedure met betrekking tot herbenoeming is toegeschreven. Tot zover de overwegingen van de burgemeester.
Advies:Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. Namens de fractievoorzitters, Mw. J.M.C.J.M. van den Dungen
BIJLAGEN: 2 /6
besluit
Raad Onderwerp:
V200701046 Verordening functioneringsgesprekken burgemeester
TER INZAGE: De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen.
3 /6
versie 3 december 2007
Raad Onderwerp:
V200701046
versie 3 december 2007
Verordening functioneringsgesprekken burgemeester
BESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 18 december 2007; gezien het voorstel van de fractievoorzitters van 23 oktober 2007, doc.nr. V200701046; overwegende dat het wenselijk is om op zorgvuldige wijze de visie van de raad op het functioneren van de burgemeester te bepalen; gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 23 oktober 2007 en kennis genomen hebbend van het resultaat van de beraadslagingen in de Informatievergadering van 27 november 2007 Cluster Bestuur en van de door de burgemeester ingezonden overwegingen; gelet op de gemeentewet; besluit:
vast te stellen de “Verordening functioneringsgesprekken burgemeester 2007”.
de griffier,
de voorzitter,
A.J. Emmen
drs. H.P.T.M. Willems
4 /6
Raad
V200701046
Onderwerp:
versie 3 december 2007
Verordening functioneringsgesprekken burgemeester
VERORDENING functioneringsgesprekken burgemeester 2007 Artikel 1. Algemene bepalingen 1. Jaarlijks wordt een functioneringsgesprek met de burgemeester gevoerd. 2. In het eerste jaar van de ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na 6 maanden een functioneringsgesprek met de burgemeester gevoerd. Artikel 2. Samenstelling commissie 1. De voorbereidende gesprekken worden gevoerd door een commissie die is samengesteld uit: de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde partijen; 2. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. 3. De commissie kan zich laten bijstaan door de griffier. 4. Indien de commissie besluit geen gebruik te maken van de in lid 3 genoemde ondersteuning, dan wijst zij uit haar midden een secretaris aan. 5. De voorzitter van de commissie treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon naar buiten. Artikel 3. Voorzitterschap 1. Het voorzitterschap wordt bekleed door de fractievoorzitter van de grootste raadsfractie. 2. Bij diens afwezigheid wordt de plaats ingenomen door de fractievoorzitter van de één na grootste raadsfractie. 3. De voorzitter leidt het functioneringsgesprek. Artikel 4. Voorbereidend gesprek 1. Vier weken voordat de uitnodiging als bedoeld in artikel 6 wordt verzonden komen de fractievoorzitters bijeen om het functioneringsgesprek met de burgemeester voor te bereiden. De ambtelijke ondersteuning wordt verzorgd door de griffier/de secretaris2. De burgemeester wordt in de gelegenheid gesteld de thema’s en onderwerpen die hij aan de orde wenst te stellen aan de commissie te melden. 3. De leden als bedoeld in het eerste lid en de griffier/de secretaris als bedoeld in artikel 2 lid 3 en 4 hebben volledige geheimhoudingsplicht over hetgeen hen tijdens het voorbereidende gesprek ter kennis is gekomen. 4. Ten behoeve van het voorbereidend gesprek wordt voor de voor de leden het verslag van het laatstgehouden functioneringsgesprek vertrouwelijk ter inzage gelegd bij de griffier/de secretaris. Artikel 5. Quorum bij het voorbereidende gesprek 1. Gelet op de gewenste afspiegeling van de raad, vindt het voorbereidende gesprek alleen dan plaats als minimaal tweederde van de leden aanwezig zal zijn; 2. bij teveel afmeldingen stelt de griffier/de secretaris alle betrokkenen hiervan tijdig in kennis. 3. Hierop ontvangen betrokkenen zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging. Artikel 6. Uitnodiging voor het functioneringsgesprek 1. Twee weken voor het functioneringsgesprek ontvangen de leden als bedoeld in artikel 7 lid 1 en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; deze bevat in ieder geval plaats, tijdstip en de agenda van het gesprek. 2. Betrokkenen die verhinderd zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee aan de voorzitter. Artikel 7. Het functioneringsgesprek 1. Het functioneringsgesprek wordt gevoerd door een delegatie uit de commissie bestaande 5 /6
Raad Onderwerp:
V200701046
versie 3 december 2007
Verordening functioneringsgesprekken burgemeester
uit vier personen waarbij zowel de collegepartijen als de niet-collegepartijen vertegenwoordigd zijn. 2. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid. 3. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden als bedoeld in het eerste lid alsook de burgemeester de mogelijkheid hun mening en zienswijzen ten aanzien van de geagendeerde thema's nader toe te lichten. 4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: a. het functioneren van de burgemeester als voorzitter van de raad en het functioneren van de raad; b. het functioneren van de burgemeester als voorzitter van het college en het functioneren van het college waar het gaat om het waarborgen van de eenheid van het collegebeleid; c. het beheer van de portefeuille van de burgemeester; d. de informatievoorziening naar de raad; e. het vertegenwoordigen van de gemeente in andere bestuurlijke organen; f. representatie van de gemeente; g. relatie met het ambtelijk apparaat; h. verwachte en gewenste ontwikkelingen; i. alle door de leden en de burgemeester ingebrachte thema's; j. afspraken. 5. De leden als bedoeld in het eerste lid, de burgemeester en de griffier/de secretaris als bedoeld in artikel 2 lid 3 en 4 hebben volledige geheimhoudingsplicht over hetgeen hen tijdens het functioneringsgesprek ter kennis is gekomen. Artikel 8. Conclusies 1. Door de griffier/de secretaris worden de conclusies van het gesprek in concept-vorm opgesteld en, de burgemeester gehoord hebbende, door de commissie vastgesteld. 2. Vervolgens worden de conclusies schriftelijk aan de burgemeester en de Commissaris van de Koningin bericht. Artikel 9. Archivering 1. De griffier/secretaris draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken. 2. Na het aftreden van de burgemeester worden de stukken door de zorg van de griffier/de secretaris vernietigd. Artikel 10. Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 11. Inwerkingtreding De verordening treedt in werking en de commissie treedt in functie op de eerste dag na de bekendmaking van de verordening.
6 /6
