INHOUDSOPGAVE UPDATE-BRIEF: ASSISTANCE PSO 2009 VERSIE 2.3.02 (DECEMBER 2009) .......................... 2
1
1.1
ROLRECHTEN ........................................................... 3
1.1.1
BEDRIJFSVIEWS ......................................................... 3
1.1.2
PROJECTEN............................................................. 3
1.1.3
UREN................................................................... 4
1.2
PROGRAMMA-INSTELLINGEN ............................................ 5
1.2.1
BEGROTING ............................................................ 5
1.2.2
FACTUREN.............................................................. 5
1.2.3
UREN – KILOMETERREGISTRATIE BIJ/TIJDENS HET URENBOEKEN......... 6
1.2.4
UREN – ACCORDEREN VAN URENGERELATEERDE KOSTEN (INH./ADM.) .. 7
1.3
URENGERELATEERDE KOSTEN: BOEKEN EN ACCORDEREN ............... 7
1.3.1
BOEKEN VAN KOSTEN TIJDENS HET URENBOEKEN (OP DE URENBOEKING) 7
1.3.2
ACCORDEREN VAN URENGERELATEERDE KOSTEN ........................ 9
1.3.3
INHOUDELIJK ACCORDEREN: ............................................ 9
1.3.4
ADMINISTRATIEF ACCORDEREN: ......................................... 9
1.4
PERSOONLIJKE VIEWS EN BEDRIJFSVIEWS ..............................10
1.5
INACTIEVE ACCOUNTS EN CONTACTPERSONEN: CURSIEF ...............12
1.6
INTEGRATIE MET MS PROJECT SERVER OF ANDERE URL: EXPLORER ..13
1.7
OVERIGE ..............................................................14
1.7.1
CONTACTPERSONEN ...................................................14
1.7.2
UREN RAADPLEGEN ....................................................14
1.7.3
BATCHFACTURATIE ....................................................14
1.7.4
WISSELKOERSENTABEL .................................................15
1.7.5
ACCORDEREN VERPLICHTINGEN (INHOUDELIJK & ADMINISTRATIEF) .....15
1.7.6
TEAM PROFIEL .........................................................15
1.8
ASSISTANCE PSO_AX CONNECTOR (VERSIE 4.32) .....................15
UPDATE-BRIEF: ASSISTANCE PSO 2009 VERSIE 2.3.02 (DECEMBER 2009) Geachte Assistance PSO-gebruiker, Assistance Software brengt begin december 2009 een nieuwe versie van Assistance PSO 2009 for Microsoft Dynamics uit. In deze tweede update versie van Assistance PSO 2009 zijn weer veel nieuwe functionaliteiten opgenomen en verbeteringen aangebracht. De belangrijkste hierin zijn: Kosten boeken op een urenboeking; tijdens het urenboeken kunnen nu ook kosten worden geregistreerd; Accorderen van uren gerelateerde kosten (zowel inhoudelijk als administratief); Persoonlijke views en Bedrijfsviews op diverse tabbladen en schermen in PSO; Kunnen begroten op twee decimalen achter de komma wat betreft urenaantallen en kostenaantallen in de projectbegroting Verder zijn knelpunten met betrekking tot de voorgaande versie opgelost. Voor specificaties kunt u de Release notes raadplegen. Ook zijn op diverse plaatsen overzichtsschermen en subschermen uitgebreid met bepaalde kolommen. In dit document geven wij treft u een beschrijving van bovengenoemde uitbreidingen en de overige nieuwe functionaliteiten en de belangrijkste aanpassingen in Assistance PSO 2009; versie 2.3.02 ten opzichte van de vorige versie. Met vriendelijke groet, Assistance Software
2
1.1
ROLRECHTEN
1.1.1
BEDRIJFSVIEWS Met het rolrecht Bedrijfsviews kunnen bedrijfsbrede views worden ingesteld op de tabbladen Uren en Kosten op Projecten en op de schermen Inhoudelijk accorderen uren en Administratief accorderen uren.
Bedrijfsviews kunnen bijvoorbeeld worden gedefinieerd door de Systeembeheerder (Administrator). Daarnaast kunnen er op deze tabbladen en schermen ook persoonlijke views worden ingesteld door individuele gebruikers. Als er geen bedrijfsview of persoonlijke view is gedefinieerd op een van deze tabbladen of schermen, dan geldt de standaard view (d.w.z. de indeling/lay-out zoals die voorheen was). De onderlinge hiërarchie tussen deze verschillende soorten views is als volgt: 1.Persoonlijke view 2.Bedrijfsview 3.Standaard view Zie verder: 1.4 – Persoonlijke views en Bedrijfsviews
1.1.2
PROJECTEN Binnen de rechten voor Projecten is er voor het rolrecht Planning en voor het rolrecht Projectbegroting meer differentiatie aangebracht. Een en ander vergelijkbaar met het eerste rolrecht Projecten.
Deze twee rolrechten kunnen vanaf nu op de volgende dimensies worden gedefinieerd en toegewezen: Projectleider, Projectverantwoordelijke, Afdeling, Firma en Bedrijf, ongeacht en onafhankelijk van de toewijzing/instelling van het eerste rolrecht Projecten binnen de projectrechten.
3
1.1.3
UREN Het kunnen boeken van kosten bij/tijdens het urenboeken (op de urenboeking) is nieuwe functionaliteit die rolafhankelijk is gemaakt. Binnen de rechten voor Uren kan per rol worden ingesteld of er kosten geregistreerd moeten kunnen worden of niet. Daartoe is een nieuw rolrecht binnen Uren toegevoegd:
Zodra een medewerker (gebruiker) van PSO dit rolrecht toegewezen heeft gekregen via zijn/haar rol, wordt het urenboekscherm met Tijdsbesteding details uitgebreid met een sectie Kosten en ziet dit er voortaan als volgt uit:
= Urengerelateerde kosten
Zie verder: 1.3 – Urengerelateerde kosten: Boeken en Accorderen
4
1.2
PROGRAMMA-INSTELLINGEN
1.2.1
BEGROTING De begrotingsinstellingen kunnen nu zo worden ingesteld dat er op twee decimalen achter de komma kan worden begroot. Dit kan worden ingeregeld met een nieuwe algemene programma-instelling:
In de projectbegroting kunnen dan uren en kosten tot op twee decimalen achter de komma worden begroot in de kolom Aantal.
LET OP: het gebruik van decimalen achter de komma in de begroting heeft bij urenitems een andere uitwerking dan bij kostenitems. Een begrotingsaantal van 10,75 op een urenitem betekent een begroot aantal uren van 10 uur en 45 minuten, terwijl een begrotingsaantal van 1,50 op een kostenitem een kostenbegroting van anderhalf maal het kostentarief inhoudt. 1.2.2
FACTUREN Bij de factureninstellingen kan, naast de specificatie van regie-items, nu ook de specificatie van items met declarabele kosten worden ingesteld. Dit kan worden ingeregeld met de programma-instelling:
5
Ten behoeve van het facturen in PSO kan nu voor/bij het aanmaken van de factuur (d.w.z. op het Factuurselectie scherm en op het Facturen scherm) worden ingesteld op welke wijze de items met decalarabele kosten gespecificeerd en getoond moeten worden. Daarbij kan worden ingesteld of dit per dag, per week of per maand gespecificeerd moet worden en, of de medewerker daarbij wel of niet meegenomen moet worden. Eventueel “materiaal” wordt altijd meegenomen in de specificatie! 1.2.3
UREN – KILOMETERREGISTRATIE BIJ/TIJDENS HET URENBOEKEN De mogelijkheid om tijdens het boeken van uren ook kilometers te kunnen registreren is afhankelijk gemaakt van een ureninstelling. Via de onderstaande, nieuwe instelling kan dit bedrijfsbreed worden geactiveerd of niet.
Als deze programma-instelling niet wordt geactiveerd, ziet het urenboekscherm met de Tijdsbesteding details er voor alle urenboekers (=medewerkers) c.q. voor alle urenboekingen als volgt uit:
Dat wil zeggen de sectie Kilometers op dit scherm wordt onderdrukt en is voor niemand zichtbaar. PS: De sectie Kosten is nieuw (zie Rolrechten: 1.1.3 – Uren).
6
1.2.4
UREN – ACCORDEREN VAN URENGERELATEERDE KOSTEN (INH./ADM.) Urengerelateerde kostenboekingen, d.w.z. kosten die in de sectie Kosten bij/tijdens het urenboeken op de urenboeking zijn geregistreerd, kunnen ook worden geaccordeerd. Hiertoe zijn 2 nieuwe instellingen in het leven geroepen, zodat dit naast en onafhankelijk van het accorderen van uren kan worden ingesteld. Urengerelateerde kosten kunnen inhoudelijk en/of administratief worden geaccordeerd. Dit is geïntegreerd met het accorderen van uren en werkt op dezelfde wijze als het accorderen van uren.
} UREN
Zie verder: 1.3 – Urengerelateerde kosten: Boeken en Accorderen.
1.3
URENGERELATEERDE KOSTEN: BOEKEN EN ACCORDEREN
1.3.1
BOEKEN VAN KOSTEN TIJDENS HET URENBOEKEN (OP DE URENBOEKING)
7
Op het Tijdsbesteding details scherm kunnen tijdens het urenboeken kosten worden ingegeven op de urenboeking: Urengerelateerde kosten. Het registeren van deze kosten gebeurt in de sectie Kosten op het bovenstaande scherm. De sectie Kosten is alleen beschikbaar/zichtbaar als het rolrecht “Kosten kunnen boeken tijdens urenboeken” is toegewezen aan de rol van desbetreffende medewerker (user). Zie ook Rolrechten: 1.1.3 – Uren
In de Kostenregistratie (entiteit Kosten) en op het tabblad Kosten op het desbetreffende project kan deze urengerelateerde kostenboeking terug worden gevonden tussen de andere kostenboekingen.
Deze urengerelateerde kostenboeking kan worden geopend (d.m.v. dubbelklikken op de kostenregel). Deze kostenboeking wordt dan geopend in het reguliere Kosten details scherm, met de melding dat het hier een “Uren gerelateerde (kosten)boeking” betreft/betrof.
Aan de urengerelateerde kostenboeking kan een “eigen” valuta worden meegegeven; de valuta van de kostenboeking kan afwijken van de basisvaluta en/of de valuta waarin de bijbehorende uren (op de
8
urenboeking) zijn geboekt. Daartoe is ook het Kosten details scherm uitgebreid met een Valuta veld. Dit Valuta veld kan tevens voor normale kostenboekingen worden gebruikt; een kostenboeking kan voortaan tegen een bepaalde (afwijkende) valuta worden geregistreerd in de Kostenregistratie. Medewerker, Vergoeden en Bijlage worden overgenomen van de kostenboeking tijdens het uren boeken. Daartoe is het Kosten details scherm uitgebreid met deze velden. Op basis van de Medewerker wordt de Crediteur automatisch ingevuld (mits de Medewerker is opgezet en geconverteerd als Account en aangevinkt als Crediteur met een crediteurennummer).
1.3.2
ACCORDEREN VAN URENGERELATEERDE KOSTEN Uren gerelateerde kostenboekingen, dat wil zeggen kosten die tijdens het urenboeken zijn ingegeven, kunnen vanaf nu ook worden geaccordeerd. Dit werkt op dezelfde manier als het accorderen van uren en is hiermee geïntegreerd (via een extra tabblad Kosten voor het accorderen van de urengerelateerde kosten). Urengerelateerde kosten kunnen, net als uren, inhoudelijk en/of administratief worden geaccordeerd. Hiervoor zijn twee nieuwe instellingen in het leven geroepen. Op deze manier kunnen uren en urengerelateerde kosten onafhankelijk van elkaar worden geaccordeerd; uren kunnen bijv. zowel inhoudelijk als administratief worden geaccordeerd, terwijl urengerelateerde kosten bijv. alleen administratief geaccordeerd hoeven te worden. Zie ook Programma-instellingen: 1.2.4 Uren – Accorderen van urengerelateerde kostenboekingen.
1.3.3
INHOUDELIJK ACCORDEREN:
1.3.4
ADMINISTRATIEF ACCORDEREN:
9
1.4
PERSOONLIJKE VIEWS EN BEDRIJFSVIEWS Iedere medewerker (gebruiker) van PSO met toegang tot de tabbladen Uren en Kosten op projecten en toegang tot de schermen Inhoudelijk accorderen uren en Administratief accorderen uren kan hier een Persoonlijke view instellen of een Persoonlijke view weer teniet doen. Wanneer een Persoonlijke view weer teniet wordt gedaan zal de Bedrijfsview hiervoor in de plaats komen als er een Bedrijfsview voor het desbetreffende scherm of tabblad is gedefinieerd. Als dit niet het geval is, zal de Standaard view (lay-out) van het scherm/tabblad terugkeren. Dit geldt ook als de Bedrijfsview teniet wordt gedaan. Om Bedrijfsviews in te kunnen stellen of teniet te kunnen doen, zijn speciale rolrechten benodigd. Zie ook Rolrechten: 1.1.1 – Bedrijfsviews. Voor Persoonlijke views zijn geen rolrechten benodigd! Standaard view (tabblad Uren):
10
Persoonlijke view (tabblad Uren):
Bedrijfsview (tabblad Kosten):
11
Persoonlijke view (tabblad Kosten):
1.5
INACTIEVE ACCOUNTS EN CONTACTPERSONEN:
CURSIEF
Zodra een account inactief wordt gezet, verdwijnt deze uit het Filter Actieve accounts. Vervolgens is de inactieve account via het Filter Alle accounts nog zichtbaar te maken en te benaderen. Vanaf nu verschijnen inactieve accounts echter cursief in het overzichtsscherm van de entiteit Accounts.
Dat geldt ook voor de onderliggende contactpersoon of contactpersonen, mits die ook eerst inactief is/zijn gemaakt (in de entiteit Contactpersonen). Inactieve contactpersonen worden dus ook cursief weergegeven vanuit de entiteit Accounts.
12
1.6
INTEGRATIE MET MS PROJECT SERVER OF ANDERE URL: EXPLORER Binnen de entiteit Projecten kan een extra tabblad worden toegevoegd aan het projectscherm in PSO. Hiertoe dient eerst de volgende programma-instelling voor projecten te worden geactiveerd:
Vervolgens wordt op het projectscherm een extra tabblad ingevoegd: tabblad Explorer.
Op dit Explorer tabblad kan een Titel en een Link (URL) worden gedefinieerd. Dit kan een link zijn naar een: Internet of Intranet pagina, Website, SharePoint site, Reporting Services rapport, Microsoft Project Server of een andere URL. Zodra er een Titel wordt ingevuld en opgeslagen verandert de naam van het tabblad “Explorer” in de naam van de ingevoerde Titel (…).
Onderstaand een voorbeeld van een verwijzing naar een MS Project Server URL vanuit Assistance PSO:
13
1.7
OVERIGE
1.7.1
CONTACTPERSONEN Het overzichtsscherm Contactpersonen is uitgebreid met een kolom Inactief. Als het Filter nu op “Alle contacten” wordt gezet, kan er op Inactieve contactpersonen worden gesorteerd, gegroepeerd en/of gefilterd.
1.7.2
UREN RAADPLEGEN Het Uren raadplegen overzicht is uitgebreid met een kolom Account (Opdrachtgever).
1.7.3
BATCHFACTURATIE Het Batchfacturatie scherm is uitgebreid met de kolommen Afdeling en Relatiestatus (beide van de desbetreffende Opdrachtgever).
14
1.7.4
WISSELKOERSENTABEL Aan de Wisselkoersentabel (Systeembeheer > Instellingen) is de standaard Knoppenbalk toegevoegd.
1.7.5
ACCORDEREN VERPLICHTINGEN (INHOUDELIJK & ADMINISTRATIEF) Op zowel het scherm voor het Inhoudelijk accorderen van verplichtingen als op het scherm voor het Administratief accorderen van verplichtingen zijn de kolommen Verplichtingennummer en Crediteurennummer toegevoegd.
1.7.6
TEAM PROFIEL Het scherm Match profiel (dat is het scherm achter de knop ”Zoek match”op het tabblad Team profiel) is uitgebreid met de kolommen Projectnaam en Opdrachtgever in de sectie Beschikbaarheid per week.
1.8
ASSISTANCE PSO_AX CONNECTOR (VERSIE 4.32) Indien Microsoft Dynamics AX wordt gebruikt als financieel systeem, kan de Assistance PSO 2009 update van de in deze update-brief besproken nieuwe PSO versie pas worden uitgevoerd als de laatste versie van de Assistance PSO_AX connector is geïnstalleerd (zijnde versie 4.32). Dit vanwege de nieuwe functionaliteit waarbij kosten geaccordeerd kunnen worden; omdat kostenboekingen nu de status “Akkoord” moeten krijgen voordat ze gefactureerd kunnen worden, en omdat kosten die vanuit Microsoft Dynamics AX worden gevoed standaard niet op “Akkoord staan. Voor verdere informatie kan contact worden opgenomen met de Helpdesk van Qurius of Assistance Software.
15
