PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE 1 3 MRT 2013

PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE Reg.nr.

Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle

Dat. ontv.:

1 3 MRT 2013

Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 overijssel.nl

Routing

postbus@overijssel. nl

RABO Zwolle 39 73 41 121

Aan Provinciale Staten van Overijssel

Inlichtingen bij dhr. L. Folkertsma telefoon 038 499 94 03 fax 038 425 48 03 [email protected]

Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2011-2012

Datum

26.02.2013 Kenmerk

2013/0035013 Pagina

1 Uw brief

Uw kenmerk

Op basis van de Archiefverordening provincie Overijssel 1997, gewijzigd in 2003, brengt de provinciale archiefinspectie eenmaal per twee jaar verslag uit aan ons college. Wij hebben heden kennis genomen van het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2011-2012. In dit verslag is enerzijds informatie te vinden over de feitelijke inspectiebezoeken door de provinciale archiefinspecteur aan de zorgdragers in Overijssel. Zorgdragers in de zin van de Archiefwet 1995 zijn de Colleges van Burgemeester en Wethouders, de dagelijkse besturen van de waterschappen, Politieregio's en openbare lichamen in Overijssel. Met de vorming van de Nationale Politie per 1 januari 2013 komt een einde aan het archiefwettelijk toezicht door de provincie op de politie. In algemene zin kan worden gesteld dat het onderwerp archiefzorg en -beheer voldoende aandacht krijgt in Overijssel. In het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht scoren op twee na alle gemeenten 'groen' op dit onderwerp; bij twee gemeenten is sprake van een 'oranje' toezichtregime. Bij enkele openbare lichamen is de aandacht voor zorgvuldig archiefbeheer relatief nieuw: zij hebben de afgelopen periode een archiefverordening met bijbehorend besluit informatiebeheer vastgesteld. Daarmee wordt de basis gelegd voor zorgvuldig archiefbeheer. In het verslag besteedt de provinciale archiefinspecteur verder aandacht aan het door hem gevoerde relatiebeheer, dat wil zeggen de uitwisseling van kennis en ervaring met de zorgdragers in Overijssel. In de verslagperiode is veel aandacht uitgegaan naar de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Wij hebben in deze periode een machtiging voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden door digitale documenten verleend aan de gemeenten Tubbergen (1 mei 2011), Hengelo (1 oktober 2012) en Hellendoorn (per 1 januari 2013). Met de recente wijziging van de Archiefwet 1995 per 1 januari 2013 is deze machtiging komen te vervallen. De zorgdrager kan nu zelfstandig besluiten tot het vervangen van archiefdocumenten. Tot slot bevat het verslag ook enkele hoofdstukken over de relevante weten regelgeving (o.a. Archiefwet 1995 en Wet Revitalisering generiek toezicht) en over samenwerking met andere partijen in Overijssel. Die samenwerking is onder andere gericht op professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel. In het kader van de versterking van de horizontale verantwoording die het nieuwe interbestuurlijk toezicht met zich meebrengt leggen de dagelijkse besturen van de

Bijlagen een Datum verzending

04.MRT2013


archiefwettelijke zorgdragers de verslagen over het gevoerde archiefbeheer ter kennisneming voor aan de algemene besturen. In die geest bieden wij het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2011-2012 ter kennisneming aan uw Staten aan.

Gedeputeerde Staten van Overijssel,

voorzitter,

secretaris,

Datum

26.02.2013 Kenmerk

2013/0035013 Pagina

2

Uw kenmerk

Verslag provinciale archiefinspectie Wie wat bewaart, die heeft wat

2011-2012

februari 2013


Bestuurs- en Concernzaken Drs. L. Folkertsma

februari 2013

Colofon

Uitgave

provincie Overijssel Datum

februari 2013 Auteur

Drs. L. Folkertsma Oplage

100 Fotografie/Illustraties

Bas van Dishoeck, team Communicatie Met dank aan Stadsarchief en Atheneumbibliotheek (SAB) Deventer, de voormalige Regiopolitie IJsselland, het Historisch Centrum Overijssel en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties voor de door hen beschikbaar gestelde foto's en illustraties. Vormgeving

Team Communicatie Inlichtingen bij

Drs. L. Folkertsma Eenheid Bestuurs- en Concernzaken team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet telefoon 038 499 94 03 e-mail [email protected] Adresgegevens

Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 www.overijssel.nl [email protected]

Inhoudsopgave 1

Voorwoord

5

2

Inleiding

7

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Zorgdragers in Overijssel Gemeenten Waterschappen Politieregio’s Openbare lichamen Overige zorgdragers

9 9 9 9 10 10

4

De onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

11

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Ontwikkelingen in de weten regelgeving (Wet Revitalisering generiek toezicht, wijziging van de archiefwetgeving en de Politiewet) Wet Revitalisering generiek toezicht Wijzigingen archiefwetgeving Politiewet Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel (2008) Modellen LOPAI voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer

31 31 32 33 33 33

6 6.1 6.2 6.3 6.4

Professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel Samenwerking Overijssel-Gelderland Samenwerking in het LOPAI Samenwerking met HCO Archiefberaad Overijssel

35 35 35 36 36

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Diversen Artikel archiefinspectie t.b.v. jaarboek SAP Presentaties op studiedagen Deelname aan studiedagen Visitatiecommissie UT Benoeming tot provinciearchivaris

39 39 39 40 41 41

8 8.1 8.2

Bijlagen Zorgdragers in Overijssel Overzicht van inspectiebezoeken aan archieven van zorgdragers in Overijssel in de periode 2011 en 2012 Lijst met afkortingen

43 43

8.3


44 50

3

4


1

Voorwoord

In de Archiefwet 1995 is aan de provincies een toezichthoudende taak opgedragen op de archiefzorg van een aantal zorgdragers: de gemeenten, waterschappen, politieregio’s en gemeenschappelijke regelingen in Overijssel. Het archieftoezicht wordt namens Gedeputeerde Staten uitgeoefend door de provinciale archiefinspecteur, benoemd op grond van artikel 28 van de Archiefwet 1995. Toezicht op het beheer van de archieven van de provinciale organen wordt eveneens uitgeoefend door de inspecteur. Sinds mijn benoeming tevens tot provinciearchivaris, medio 2012, dien ik ook toezicht te houden op de overgebrachte provinciale archieven. Toezicht op het beheer van archieven is terughoudend uitgeoefend, zeker daar waar sprake is van een benoemde gemeentearchivaris (in Overijssel in drie van de vijfentwintig gemeenten; een vierde benoemde archivaris zal na deze verslagperiode aantreden). Bij een van de wijzigingen van de Archiefwet 1995 die van kracht is geworden per 1 januari 2013 is het onderscheid tussen toezicht op de zorg en op het beheer komen te vervallen. In deze verslagperiode heb ik bij vrijwel alle zorgdragers een inspectiebezoek afgelegd. Na de kennismakings- annex inspectiebezoeken in 2007-2008 volgde de eerste volledige inspectieronde in 2009-2010, waarbij een 0-meting werd gehouden via een algemene vragenlijst archiefinspectie. Daarover heb ik gerapporteerd in het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2009-2010. Het voorliggende verslag over de periode 2011-2012 beschrijft dus grotendeels de tweede inspectieronde. Bij een aantal zorgdragers voer ik in 2013 de tweede volledige inspectie uit. Verder heeft in deze periode een groot accent gelegen op het relatiebeheer. Vooral de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering vergden veel aandacht. Daarbij hoort ook de toenemende samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel en het streven om te komen tot gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen in Overijssel. Aan het eind van deze verslagperiode hebben Gedeputeerde Staten van Overijssel een bedrag van € 500.000 beschikbaar gesteld voor dit doel. Aandacht voor goede archiefzorg en goed archiefbeheer staat op de politiek-bestuurlijke agenda in Overijssel. Ik heb bij mijn werkzaamheden steun gehad aan collega’s uit andere provincies, waarbij ik vooral de beide buren wil noemen: drs. Dick Bunskoeke, provinciearchivaris en toezichthouder archieven in Drenthe en Bennie te Vaarwerk, archiefinspecteur in Gelderland. Kennis delen en oordelen toetsen is essentieel bij een eenmanspost! Bennie te Vaarwerk dank ik op deze plaats voor het kritisch meelezen van dit verslag. Mijn leidinggevende, mevrouw drs. Ida R.M.Peelen dank ik voor het vertrouwen en de ruimte om mijn werkzaamheden te kunnen verrichten. Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Ik hoop dat dit verslag opnieuw een bijdrage vormt tot het delen van kennis en ervaringen. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel. 038 499 94 03 Tel. Mobiel 06 10 43 23 47 e-mail [email protected] www.overijssel.nl Zwolle, februari 2013.


5

6


2

Inleiding

Herhaling is de kracht van de reclame. Tegen die achtergrond zal het u niet verbazen dat ik opnieuw heb gekozen voor een thematische indeling, waarbij alfabetisch veel onderwerpen de revue zullen passeren. De medewerkers van gemeenten, waterschapen, politieregio’s en een aantal openbare lichamen hebben, deels samen met hun leidinggevenden, in open gesprekken de stand van zaken bij archiefzorg en –beheer gedeeld met de provinciale archiefinspecteur. Veel aandacht ging uit naar vraagstukken van digitalisering, zoals ik al in het voorwoord vermeldde. Maar daarnaast heb ik met genoegen in diverse verbanden van gedachten gewisseld over het nieuwe interbestuurlijk toezicht, dat Overijssel vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) inhoud gaf en geeft via de Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente/het waterschap. De Wet Rgt trad in werking op 1 oktober 2012; op dat moment hadden Gedeputeerde Staten van Overijssel met 24 van de 25 gemeenten en met een van beide geheel binnen Overijssel gelegen waterschappen een bestuursovereenkomst. Uiteraard heeft de inspectie bij de andere zorgdragers, waaronder een aantal openbare lichamen, ook plaatsgevonden in de geest van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Ten slotte: de Archiefverordening Overijssel 1997 bepaalt dat de archiefinspecteur eenmaal per twee jaar verslag uitbrengt van zijn werkzaamheden. In het kader van de grotere nadruk op horizontale verantwoording van GS aan PS zal in de nieuwe archiefverordening (vaststelling voorjaar 2013) worden gekozen voor een jaarlijkse verslaglegging. Dat is ook vastgelegd in de modellen voor archiefverordening voor gemeenten en waterschappen. Ik noem nu kort de zorgdragers in Overijssel, waarna de onderwerpen van inspectie en relatiebeheer aandacht krijgen.


7

8


3

Zorgdragers in Overijssel

3.1

Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer, Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. In de gemeente Steenwijkerland zal naar verwachting binnen een of twee jaar een archivaris worden benoemd. De beoogde gemeentearchivaris volgt momenteel de opleiding archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam.

3.2

Waterschappen De twee geheel binnen Overijssel gelegen waterschappen, Waterschap Groot Salland en Waterschap Regge en Dinkel vallen onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie.

3.3

Politieregio’s In de Politiewet is geregeld dat de provinciale archiefinspecteur toezicht uitoefent op de archieven van de Regiopolitie. In Overijssel gaat het om de Regiopolitie IJsselland en de Regiopolitie Twente.

Nu per 1 januari 2013 de Nationale Politie is ingesteld, is de bemoeienis van de provincie bij het archieftoezicht op de politie beëindigd. Bijzonderheid: bij de Regiopolitie IJsselland is samengewerkt met de gemeentelijke archiefinspecteur van Zwolle (werkzaam bij het Historisch Centrum Overijssel). De samenwerking tussen de provinciale archiefinspectie en de gemeentelijke archiefinspectie Zwolle komt later in dit verslag uitvoeriger aan de orde.


9

3.4

Openbare lichamen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente). De openbare lichamen waarop archiefwettelijk toezicht is uitgeoefend in de verslagperiode zijn de GGD IJsselland, de Regio Twente en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (GBLT). Ook bij de GGD IJsselland werkte ik samen met de gemeentelijke archiefinspecteur van Zwolle. Bijzonderheden: in deze verslagperiode hebben zich diverse openbare lichamen om advies gewend tot de provincie. Feitelijk allen zorgdragers die onder het provinciaal archieftoezicht vallen, maar die tot nu toe niet op het provinciale netvlies stonden. Ik zie de ontwikkeling dat een aantal openbare lichamen ten behoeve van de invulling van hun archiefzorg en –beheer advies inwinnen bij de provincie als positief: er is een besef dat het beleidsterrein DIV- en archief aandacht nodig heeft.

3.5

Overige zorgdragers Naast de zorgdragers genoemd onder de paragrafen 3.1 t/m 3.4 zijn er ook archiefvormers die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving. Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder de archiefwetgeving. In de verslagperiode werd het Gelders-Overijssels Bureau voor Toerisme (GOBT) opgeheven. In zorgvuldig overleg met betrokkenen in de provincies Gelderland en Overijssel is geconstateerd dat het GOBT niet bekleed was met enig openbaar gezag. Het archief van het GOBT viel dus niet onder het provinciaal archieftoezicht. Dat neemt niet weg dat het archief deels cultuurhistorische waarde heeft of kan hebben en daarom mogelijk deels zou kunnen worden overgebracht naar het Historisch Centrum Overijssel. Aan het eind van de verslagperiode werd Kunst en Cultuur Overijssel failliet verkaard, kort voor de opheffing per 1 januari 2013 waartoe het bestuur in oktober al had besloten. Hier speelt ook de vraag of KCO met enig openbaar gezag bekleed is of is geweest; bij de afwikkeling van het faillissement zal over de archieven een besluit moeten worden genomen. Het HCO zou graag (delen van) het archief verwerven. Verder is in deze verslagperiode het archief van Variya (waarin onder meer zijn opgegaan woonwagenwerk en –beleid en het Steunpunt Minderheden Overijssel, SMO) overgedragen aan het HCO. De kosten voor bewerking worden deels gedragen door de Brinkgroep, en voor het merendeel door de provincie Overijssel gelet op de oorspronkelijke archiefvormers, bekleed met enig openbaar gezag.

10


4

De onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

4.1

Achterstanden Bij achterstanden gaat het speciaal om achterstand in dossiervorming. Het kan soms betekenen dat de ‘semistatische dossiers’ niet helemaal op orde zijn. Dat kan mede worden veroorzaakt door onvoldoende rappel: medewerkers houden stukken onder zich, zodat bij de DIV-afdeling de dossiers niet kunnen worden gevormd. Dit probleem doet zich niet vaak voor in de praktijk; bij het in toenemende mate digitaal werken gaan stukken fysiek niet meer de organisatie in. DIV beschikt dan over de stukken waarmee dossiers kunnen worden aangelegd. Achterstand in archiefbewerking is een meer voorkomend probleem: dossiers dienen te worden bewerkt (opgeschoond, herverpakt in zuurvrij materiaal) alvorens zij kunnen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bij de provincie Overijssel zelf en bij enkele gemeenten is in de verslagperiode projectmatig gewerkt aan het oplossen van deze problematiek. Bij twee gemeenten wordt in de jaren 2013-2014 een archiefbewerkingstraject afgerond.

4.2

Acquisitie Het onderwerp acquisitie heb ik steeds kort aangeroerd bij mijn inspectiebezoeken. Op landelijk niveau wordt de ‘Archiefcollectie Nederland’ gevormd. Daarnaast dient op regionaal en lokaal niveau de vraag te worden beantwoord welke archieven van belang zijn om voor het nageslacht te bewaren. Ook particuliere archieven (van personen, bedrijven, instellingen en organisaties) kunnen van belang zijn voor de geschiedschrijving van een gemeente of stad. Een vastgesteld acquisitiebeleid betekent dat de gemeente een toetsingskader heeft om te bepalen of een aangeboden archief kan worden aanvaard. Tegelijkertijd kunnen afspraken worden gemaakt over de staat waarin het archief dient te worden aangeleverd. Een ongeordend archief in een bananendoos vergt nog veel bewerking door het gemeentearchief. Mogelijk kan bij de aanbieding van het archief ook een bedrag beschikbaar worden gesteld voor die bewerkings- en conserveringsslag. Een andere oplossing is het bij de particuliere schenker aangeven van de wens om een archief in goede en geordende staat aangeleverd te krijgen.

4.3

Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden van het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Dit houdt ook in, dat er een nauwe samenwerking moet zijn tussen de archivaris/de medewerker oud archief, de (overige) medewerkers van de documentaire informatievoorziening en de informatietechnologie. In steeds meer gemeenten bevinden ‘DIV’ en


11

‘ICT’ zich in dezelfde organisatorische eenheid, of smelten samen tot één afdeling. Vooral waar het gaat om het beheer van digitale archieven is deze samenwerking cruciaal. Bij het beheer van analoge archieven (van dossiervorming tot dossierbewerking en de overbrenging na 20 jaar naar de archiefbewaarplaats) dreigt soms achterstand te ontstaan, omdat de inzet ten behoeve van digitaal werken ten koste gaat van de inzet/capaciteit voor de traditionele, analoge archieven. Aan dit onderwerp is bij alle inspectiebezoeken aandacht geschonken. Waar sprake was van grote(re) achterstanden in archiefbewerking kon soms extra personele inzet worden gerealiseerd, op projectbasis. In deze verslagperiode is er bijvoorbeeld een stevig project archiefbewerking geweest bij de provincie Overijssel en bij de gemeente Zwolle.

zuurvrije map

Bij archiefbeheer hoort ook de zgn. materiële verzorging. Veel oude archieven zijn intussen herverpakt in zuurvrije omslagen en opgeborgen in zuurvrije dozen, voorzien van zuurvrije etiketten. Deze ‘herverpakkingstrajecten’ zijn arbeidsintensief; sommige gemeenten verheugen zich in de inzet van vrijwilligers bij deze werkzaamheden.

4.4

Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In drie bijeenkomsten op jaarbasis komen onder voorzitterschap van de directeur van het HCO ongeveer tien collega’s van gemeenten, de provincie en een waterschap bijeen. Soms op locatie, om kennis te nemen van ontwikkelingen ter plaatse. Zo werd in de herfst van 2012 de nieuwe archiefbewaarplaats in het nieuwe gemeentehuis van Hardenberg bezocht. Samen met de gemeentearchivaris van Deventer, Hylle de Beer en directeur Bert de Vries van het HCO vorm ik de agendacommissie van het Archiefberaad.

12


4.5

Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag van het oud-archief. In Overijssel hebben de gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle er voor gekozen om geen eigen archiefbewaarplaats (meer) in te richten, maar hun oud-archief over te brengen naar het HCO.

depot HCO

Tot 1 januari 2013 dienden GS de plannen tot nieuwbouw, verbouw en inrichting van deze archiefbewaarplaatsen goed te keuren. In deze verslagperiode was ik betrokken bij de nieuwbouw van de archiefbewaarplaats van Hardenberg, de herinrichting van de archiefbewaarplaats in Enschede en de aanschaf van nieuwe klimaatregelinstallaties in enkele gemeenten (o.a. Hellendoorn en Enschede). De archiefbewaarplaats van de gemeente Kampen is in 2010 afgekeurd, omdat wegens kieren in de buitenmuur en de slechte kwaliteit van de klimaatregelinstallatie de betrouwbare opslag van archiefdocumenten niet meer kon worden gegarandeerd. Het in gebruik blijven van de archiefbewaarplaats is door GS Overijssel actief gedoogd, dat wil zeggen dat de situatie per kwartaal is gemonitord. Intussen blijft de zorgdrager verantwoordelijk voor de goede opslag; indien de overtuiging zou ontstaan dat opslag niet langer verantwoord is dan zouden burgemeester en wethouders moeten overgaan tot uitplaatsing van het archief. Het is in deze verslagperiode duidelijk geworden dat het cultuurcluster in de Van Heutszkazerne realiseerbaar is; dat betekent ook dat binnen enkele jaren kan worden beschikt over een nieuwe archiefbewaarplaats. Eén zorgdrager bleek archieven te hebben ondergebracht bij een bedrijf dat niet beschikte over een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen. In de verslagperiode is dit archief overgebracht naar een bedrijf met een degelijke archiefbewaarplaats.


13

4.6

Archiefruimtes Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimtes die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoeven een archiefruimte niet goed te keuren, maar geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan.

archiefruimte provinciehuis

Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de nieuwbouw van de archiefruimte van het nieuwe gemeentehuis van Olst-Wijhe en voor de (her)inrichting van de archiefruimte van de Regio Twente. Enkele ‘jonge’ openbare lichamen, die niet beschikken over een ruimte die voldoet aan de eisen die aan archiefruimtes worden gesteld, is geadviseerd om ten minste een brandvrije kast aan te schaffen. De archiefruimtes van Deventer zijn al in 2010 ongeschikt bevonden; de situatie werd actief door GS gedoogd tot 1 januari 2012. Actief gedogen wil zeggen dat de situatie per kwartaal werd gemonitord; Deventer is actief op zoek gegaan naar vervangende archiefruimte. Gelet op de stand van zaken bij de bewerking van de semistatische dossiers en het in deze periode niet vinden van vervangende archiefruimte is de gedoogsituatie voortgezet tot 1 januari 2013 en, voor een deel van het archief, tot later in 2013 of uiterlijk 2014. Bewerkte archieven zijn overgebracht naar VADA Archiefbeheer BV in Nijverdal of naar het Stadsarchief. VADA beschikt over een archiefbewaarplaats die voldoet aan de archiefwettelijke eisen.

14


4.7

Archiefverordening De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. In de verslagperiode is een behoorlijk aantal verordeningen, daterend uit de periode voor inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur, geactualiseerd. De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten. Het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties, het LOPAI, heeft zijn modelregelingen volledig aangepast aan de nieuwste weten regelgeving.

4.8

Archiefvisie De staatssecretaris van OCW heeft op 1 juni 2011 zijn Archiefvisie aangeboden aan de Tweede Kamer. Op deze plaats belicht ik slechts twee aspecten uit deze nota, die gevolgen hebben voor de medeoverheden. Het eerste is van cultuurhistorische aard. Bij het onderwerp ‘acquisitie’ sprak ik al over de ‘collectie Nederland’, die op nationaal niveau wordt gevormd. De medeoverheden dienen beleid te ontwikkelen om te zorgen voor goede ‘regionale collecties’. Cultuurhistorisch erfgoed is niet alleen op nationaal niveau te vinden en te behouden, maar ook op regionale en lokale schaal. Het tweede aspect betreft de overbrengingstermijn van archieven. Analoge archieven dienen te worden overgebracht na twintig jaar. Door het werken met zgn. 10-jarenblokken is de feitelijke overbrenging in sommige gevallen pas na dertig jaar. De staatssecretaris dringt aan op overbrenging na twintig jaar. Waar het gaat om overbrenging van digitale archiefbescheiden doet de opvatting opgeld dat dit vijf jaar na afsluiting van het stuk zou moeten kunnen plaatsvinden. Dat zet druk op de totstandkoming van e-depotvoorzieningen. In Overijssel is daarvoor inmiddels een initiatief genomen waarover u meer leest in de paragrafen 4.23 en 4.24.

4.9

Archiefzorg De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Bij voldoende menskracht kan worden aangetekend dat het ook moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. In veel gevallen is sprake van goed opgeleid personeel; het verwerven van meer kennis c.q. het volgen van verdere opleidingen staat onder druk. Zowel het gebrek aan financiën werkt soms belemmerend, als ook de werkdruk bij krimpende DIV-afdelingen. Bij goed personeelsbeleid hoort ook dat de medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen. Hiervoor vraag ik aandacht bij de inspectiebezoeken.

4.10

Beelddatabanken In enkele gemeenten is sprake van een beelddatabank bij het gemeentearchief. Zonder uitputtend te willen zijn noem ik het gemeentearchief Almelo, Borne en Kampen. Ook hier geldt dat soms vrijwilligers worden ingeschakeld bij het digitaliseringsproces en vooral bij de beschrijving van de foto’s en dia’s. De provincie heeft haar fotocollectie enkele jaren geleden geschonken aan het HCO. De collectie van enkele duizenden foto’s en dia’s is daar inmiddels beschreven; een selectie van de foto’s is geplaatst op de website. De beelddatabanken zijn doorgaans interactief: bezoekers kunnen de beschikbare informatie verrijken: welke personen zijn afgebeeld, of bij welke gelegenheid is een bepaalde foto genomen.


15

4.11

Beleidsplannen Ik constateer in toenemende mate dat er beleidsplannen voor het gemeentearchief worden ontwikkeld. Op die manier kunnen ontwikkelingen beter worden aangestuurd, kunnen er prioriteiten worden gesteld en kan de inzet van middelen structuur krijgen. Het laten vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur-)historie wordt gevraagd.

4.12

Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. In het verleden droegen deze de naam Post- en archiefzaken. In de meeste gemeenten is inmiddels een Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Ook hier geldt dat deze besluiten dienen te worden aangepast aan de recente weten regelgeving. Geactualiseerde modellen van het LOPAI, daterend uit mei 2012, zijn daarbij behulpzaam.

4.13

Best practices Met best practices doel ik op het uitwisselen van kennis en ervaring. De provincie Overijssel en de gemeente Deventer, beiden pioniers op het gebied van volledig digitaal werken, deelden hun kennis en ervaring met scanprocessen in 2010 via de brochure “Yes we scan”.

deel scanstraat provincie Overijssel

16


Ook het kunnen benutten van bijvoorbeeld calamiteitenplannen, handboeken digitalisering of bezoekersreglementen van andere zorgdragers is behulpzaam bij het regelen van deze zaken in de eigen gemeente. Het behoeft geen betoog dat het hier niet gaat om ‘zoek en vervang’ (van de naam van de zorgdrager), maar dat het gaat om zorgvuldig toepassen van dergelijke regelingen en voorschriften aangepast op de eigen situatie, en met draagvlak en kennisuitwisseling in de eigen organisatie.

4.14

Beveiliging Beveiliging van archieven heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel.

toegangscontrole archiefruimte: ontgrendeling alleen bij aanbieden geautoriseerde pas

Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Ultimo 2012 publiceerde de Erfgoedinspectie van OCW een rapport over verdwijning van (kostbare) archivalia tot buiten de landsgrenzen. Op basis van een zorgvuldige incidentregistratie, aan welke inventarisatie ook werd meegewerkt door partijen in Overijssel, blijken de aandachtspunten. Illustratief is verder een filmpje van ‘Mr. Bean at the library’. Een eenvoudig bezoekersreglement kan al veel ellende voorkomen. De meeste gemeenten hebben dan ook een dergelijk reglement vastgesteld, dat eenvoudig kan worden voorgelegd aan de archiefbezoekers en –onderzoekers.

4.15

BRAIN Enkele jaren geleden is BRAIN opgericht, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland. Het vroegere Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecties (WGA) is opgegaan in BRAIN en gaat verder onder naam sectie inspectie. Het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties, het LOPAI, is begunstiger van BRAIN. BRAIN ontwikkelt zich tot een belangrijk kennisplatform, dat ook monitoring aanbiedt voor archiefinstellingen.


17

4.16

Brandblussers Het blijkt in de praktijk nog steeds voor te komen dat brandblussers, die verplicht zijn in een archiefbewaarplaats en in archiefruimten, onjuist zijn geplaatst of dat er een type brandblusser is aangebracht dat wettelijk niet is toegestaan. CO2-blussers genieten de voorkeur.

CO2-brandblusser

Regelmatig duiken ook vragen op over zich evt. in archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen bevindende sprinklerinstallaties. De wettelijke voorschriften daarvoor zijn duidelijk en kunnen goed worden toegepast. Waar het gaat om het aanbrengen van de juiste brandblussers, op zich een relatief geringe investering, is het in enkele gevallen mogelijk gebleken om de (poeder- of schuim-) handbrandblusser van de archiefbewaarplaats in de eigen organisatie om te ruilen voor een CO2blusser. Kosten nihil. De aanwezigheid van brandslanghaspels in of in de nabijheid van archiefruimtes is in de gehele provincie correct geregeld.

4.17

Calamiteiten Calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode nauwelijks voorgedaan.

lekbak onder afsluiter

18


Incidenten met papiervisjes elders in het stadhuis van Oldenzaal en in de nabijheid van de archiefruimtes van het provinciehuis zijn bestreden; monitoring van de archiefbewaarplaats van Oldenzaal en van de archiefruimtes van het provinciehuis wees uit dat zich geen besmetting heeft voorgedaan in deze ruimten.

lokdoos papiervisjes

In november 2012 was er een explosie van papiervisjes in archiefruimtes van de gemeente Deventer. Een adequaat plan van aanpak is meteen opgesteld en in uitvoering genomen. Blijvend te bewaren archiefbestanden worden behandeld (met gammastralen) bij het bedrijf Isotron en gaan daarna naar de archiefbewaarplaats.

4.18

Calamiteitenzorg Vanaf mijn aantreden bij de provinciale archiefinspectie in januari 2007 heeft het onderwerp calamiteitenzorg hoog op de aandachtslijst gestaan. In veel gemeenten is een overeenkomst met Documentenwacht gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een calamiteit. Verder is in verschillende gemeenten een afzonderlijk calamiteitenplan voor het oud-archief opgesteld of is c.q. wordt dit ingebed in het algemene ontruimings- of calamiteitenplan van de gemeente. Enkele gemeenten participeren in een Netwerk veiligheidzorg collectiebeherende instellingen. Het gezamenlijk opstellen van calamiteitenplannen, het in kaart brengen van risico’s en het uitwisselen van informatie over beschikbaarheid van (nood)materialen en inzetbaarheid van personeel werkt stimulerend. Helaas is de subsidieregeling van OCW voor deze Netwerken veiligheidszorg beëindigd in 2012. Het Kenniscentrum Veiligheid Cultureel Erfgoed is ondergebracht bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. De informatie over en van de bestaande veiligheidsnetwerken – in Overijssel IJsselstreek en Twente – is daarin ook opgenomen. De coördinerende inzet van de projectleider musea en erfgoed van Kunst en Cultuur Overijssel (KCO), mevrouw F. van Hellemond-Kreeuseler bij de vorming van de netwerken in Overijssel en de betrokkenheid van veiligheidsexpert Ton Cremers zijn zeer waardevol geweest.

4.19

Daisy Een aantal jaren geleden is een nieuw aanvraagsysteem voor Koninklijke onderscheidingen in het leven geroepen. In dit digitale systeem vragen burgemeesters een onderscheiding aan en geven de Commissarissen van de Koningin hun advies, en komt het geheel terecht bij de Kanselarij van de Nederlandse Orden. De vraag rijst, of gemeenten en provincies hun deel van deze ‘keten’ zelf dienen te archiveren of dat zij dit kunnen laten beheren bij het Ministerie van BZK. Bij het afsluiten van dit verslag is deze kwestie nog in onderzoek. Overijssel is hierbij namens het LOPAI de vertegenwoordiger van de provincies.


19

4.20

Dataloggers In de Archiefregeling is bepaald dat het klimaat in archiefbewaarplaatsen dient te worden gemeten (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en gemonitord door koppeling aan het gebouwbeheersysteem. Bij grotere afwijkingen van het gunstige klimaat wordt op deze manier automatisch ingegrepen. In de praktijk zijn er nog diverse zorgdragers waarbij het klimaat weliswaar wordt gemonitord met een datalogger, maar waar nog geen sprake is van aansluiting op het gebouwbeheersysteem.

4.21

Digitalisering De ontwikkelingen op het gebied van digitaal werken zijn groot. Steeds meer zorgdragers gaan over op volledig digitaal werken; in veel gevallen gaan documenten dan ook niet meer fysiek de organisatie in. De archiefvorming geschiedt nog grotendeels analoog.

deel scanstraat

Een aantal zorgdragers heeft besluiten genomen tot vervanging van op termijn te vernietigen stukken, zoals ten aanzien van cliëntendossiers van Sociale Zaken. In de verslagperiode ontvingen de gemeenten Tubbergen (1 mei 2011), Hengelo (1 oktober 2012) en Hellendoorn (1 januari 2013) een machtiging tot vervanging van blijvend te bewaren archiefdocumenten. De gemeente Dalfsen is de eerste gemeente die het besluit tot vervanging heeft genomen (op 17 december 2012, vanaf 1 januari 2013) zonder dat daarvoor de machtiging van Gedeputeerde Staten nodig was. Het desbetreffende wetsartikel is per 1 januari 2013 ingetrokken. De bewaring van digitale documenten conform de archiefwettelijke eisen (‘digitale duurzaamheid’) krijgt hierna aandacht bij de paragrafen Document Management Systemen en e-depot. Op het gebied van de ontwikkeling van digitale personeelsdossiers (Raet online) heb ik enkele adviezen kunnen geven aan Netwerkstad Twente, in het najaar van 2012.

20


4.22

Document Management Systemen (DMS) Bij de invoering van digitaal werken wordt door de zorgdragers een zogenaamd Document Management Systeem (DMS) aangeschaft. In het DMS worden alle ‘archiefwaardige’ documenten opgenomen en bewaard gedurende hun bewaartermijn resp. voor overbrenging naar de ‘digitale archiefbewaarplaats’, het e-depot. Binnen een DMS wordt een zogenaamde archiefmodule ingericht, een Records Management Applicatie (RMA) waarin afgesloten dossiers worden opgeslagen. Die stukken zijn niet meer muteerbaar, oftewel hun authenticiteit en betrouwbaarheid zijn gewaarborgd. Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen jaren is de aansluiting van Squit XO, het systeem dat wordt gebruikt in het kader van de omgevingsvergunning, op de onderscheiden documentmanagementsystemen. Voor veel gebruikte DMS’ zoals Corsa, Decos, Verseon en Hummingbird is een zgn. koppelvlak ontwikkeld.

4.23

E-depot Een e-depot is: ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Dit is de omschrijving uit ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, LOPAI, december 2012.

Het LOPAI is auteur van deze publicatie; de provinciale archiefinspecteur van Overijssel maakt sinds 2007 deel uit van de werkgroep die aan deze publicatie heeft gewerkt. ED3 zag in 2008 het licht. Op basis van praktijkervaringen en nieuwe technische ontwikkelingen en wetgeving is in 2011/2012 gewerkt aan versie twee van ED3. Deze is in december 2012 digitaal beschikbaar gesteld aan het veld via de website van het LOPAI en via de Archiefwiki. De noodzaak tot spoedige totstandkoming van e-depots is er, nu in de Archiefvisie wordt gepleit voor overbrenging van afgesloten digitale dossiers na vijf jaar. Naast de bestaande e-depots van Amsterdam en Rotterdam, de Justitiële Informatiedienst (JustID) en het Nationaal Archief (NA) wordt door het NA samen met de Regionaal Historische Centra gewerkt aan de totstandkoming van gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen.

4.24

Gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen De provincie Overijssel heeft met het Historisch Centrum Overijssel het initiatief genomen om te komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Mogelijk kunnen op termijn alle zorgdragers in Overijssel zich bij dat e-depot aansluiten. In 2012 heeft het provinciaal bestuur van Overijssel een initiële investering van € 500.000 beschikbaar gesteld aan het HCO om een dergelijke voorziening te ontwikkelen. Het HCO zal op basis van een plan van aanpak dat in het eerste kwartaal van 2013 gereed zal zijn een traject van twee jaar uitzetten om te komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening, waarbij wordt gedacht aan pilots voor een aantal zorgdragers in Overijssel (mogelijk Deventer, Tubbergen en de provincie zelf: drie zorgdragers die al geruime tijd digitaal archiveren en hun analoog archief vervangen door het digitale archief). Om draagvlak te creëren voor de ontwikkeling van gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen werkt het HCO samen met de provincie aan de totstandkoming van de Overijsselse Coalitie Digitale


21

Duurzaamheid. Deze ‘regionale’ variant van de ACDD, de landelijke Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid, streeft er naar om een stap voor te lopen bij de ontwikkeling van de gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen. Via het HCO wordt kennis gedeeld met de ACDD, in de samenwerking van Nationaal Archief met de Regionaal Historische Centra.

4.25

Gemeentelijke Archief Inspecties In veel provincies is sprake van een dekkend net van archiefdiensten. In die gevallen is steeds sprake van een of meer gekwalificeerde archivarissen, van wie ook een of meer de functie gemeentelijk archiefinspecteur vervullen. In de drie noordelijke provincies en in Overijssel zijn dergelijke archiefdiensten niet tot stand gekomen. Ook zijn in maar weinig gemeenten formeel archivarissen benoemd. In de gevallen waarin wel sprake is van een gemeentearchivaris, komt deze figuur niet altijd toe aan het taakonderdeel gemeentelijke archiefinspectie. Een tendens is dat bij het HCO capaciteit op dit gebied wordt ingehuurd. Dienstverleningsovereenkomsten waarin archiefinspectie een onderdeel is heeft het HCO inmiddels gesloten met Kampen, Zwolle, Deventer en Enschede. Het ziet er naar uit dat er met meer gemeenten dergelijke afspraken zullen kunnen worden gemaakt. Dat draagt bij aan professionalisering van archiefbeheer.

4.26

Informatiearrangement In het nieuwe interbestuurlijk toezicht staat de provincie meer op afstand: uitgangspunt is vertrouwen in medeoverheden. Inspecties vinden niet standaard (twee)jaarlijks plaats, maar zijn minder frequent en bijvoorbeeld risico- of thematisch georganiseerd. Het vertrouwen in de medeoverheden moet wel zijn gebaseerd op feiten: nu de nadruk komt te liggen op horizontale verantwoording door B&W aan de raad hoort bij het informatiearrangement dat die informatie (jaarlijks) door B&W wordt gedeeld met de provincie. De landelijke VNG is van oordeel dat de provincie verantwoordelijk is voor het ‘plukken’ van deze informatie van de gemeentelijke website. Ik ben van oordeel dat de administratieve last om een rapport tegelijkertijd aan de raad en aan de provinciale archiefinspectie gering is; bovendien publiceert niet elke zorgdrager de rapportages op de eigen website. Tot het informatiearrangement behoort verder het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek, gepaard gaande met informatie over de opvolging van de aanbevelingen uit dat bezoek. De komende jaren zal duidelijk worden of hiermee het informatiearrangement de informatiebehoefte van de toezichthouder voldoende afdekt, en hoe de administratieve lasten worden ervaren door de zorgdrager.

4.27

Interventieladder In het vernieuwde interbestuurlijk toezicht is sprake van gradaties in optreden van de toezichthouder. Dit wordt de interventieladder genoemd (zie ook paragraaf 5.1.3). Het reguliere contact vindt plaats tussen de archiefinspecteur en de afdeling verantwoordelijk voor de informatiehuishouding (incl. oud-archief) bij de zorgdrager. Bij constateren van aandachtspunten kan er contact zijn tussen portefeuillehouders; mochten er ernstige problemen zijn die niet of onvoldoende leiden tot handelen bij de zorgdrager dan kan het College van GS twee generieke toezichtinstrumenten hanteren, na voorafgaande aankondiging waarbij de onder toezicht gestelde alsnog het gebrek kan herstellen alvorens GS overgaan tot ofwel in de plaats stelling bij taakverwaarlozing, of tot schorsing en (voordracht tot) vernietiging van een besluit van de zorgdrager dat naar het oordeel van GS in strijd is met weten regelgeving.

22


4.28

Interbestuurlijk toezicht (IBT) Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering generiek toezicht van kracht. Ik heb de afgelopen twee jaar in alle inspectiebezoeken en bij het relatiebeheer aandacht geschonken aan het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Overijssel legde dat feitelijk al neer in de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen, die sinds oktober 2010 met vele gemeenten zijn gesloten. Zie verder hoofdstuk 5.1.

4.29

Kennis delen Het behoeft geen betoog dat het delen van kennis en het uitwisselen van ervaring cruciaal is. Archiefzorg en archiefbeheer zijn sterk aan verandering onderhevig; wat blijft is de noodzaak om zorgvuldig archieven te bewaren en te beheren. Via de inspectiebezoeken, het Archiefberaad Overijssel, mailverkeer met alle zorgdragers en studiedagen is gestreefd naar tijdige uitwisseling van kennis en ervaring. De archiefinspecteur zelf is in platforms als het LOPAI of de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) actief in het verwerven van kennis.

4.30

Ketenarchivering In toenemende mate is meer dan één overheidslaag betrokken bij beleid(suitvoering). Te denken valt vooral aan de Wabo met het Omgevingsloket Online (OLO) (en ook aan het eerder genoemde systeem van aanvraag van Koninklijke onderscheidingen) en, per 1 januari 2013, de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s). Zorgvuldigheid is vereist: wie archiveert welk deel van een zaak, c.q. wordt het archiefbeheer zorgvuldig geregeld door het beheer neer te leggen bij een van de ketenpartners etc. Via een LOPAI-werkgroep, waarvan ik deel uitmaak, is in 2012 de aandacht vooral uitgegaan naar de RUD-vorming en de RUD-archiefvorming: zorgdragers als gemeenten, waterschappen en provincies blijven hun eigen verantwoordelijkheden houden op de inhoudelijke dossiers, naast de vorming van het zgn. bestuursarchief van de RUD als organisatie. In 2013 zal de archivering in algemene zin van de zgn. verbonden partijen nader aandacht krijgen van genoemde LOPAI-werkgroep.

4.31

Klimaatregeling De Archiefregeling stelt eisen aan het klimaat in archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Zowel bij nieuwbouw als (her)inrichting en vervanging van klimaatregelinstallaties heb ik regelmatig advies uitgebracht. Bij elk inspectiebezoek benut ik een geijkte datalogger om het klimaat in de gemeentelijke archiefbewaarplaats te monitoren. In een aantal gevallen is de conclusie dat de relatieve luchtvochtigheid of de temperatuur niet aan de wettelijke eisen voldoen. In die gevallen wordt geadviseerd om apparatuur anders af te stellen; in één geval bleek de datalogger van een gemeente niet goed gekalibreerd te zijn. Nieuwe afstelling daarvan maakte het mogelijk om het klimaat bij te sturen.

4.32

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) De Archiefregeling stelt een kwaliteitssysteem voor het archief verplicht. Dit in relatie met de horizontale verantwoording van archiefbeheer door B&W aan de raad heeft de VNG er toe gebracht om Kritische Prestatie Indicatoren op te stellen voor archiefbeheer. In een ledenbrief van juli 2011


23

zijn deze KPI’s aangeboden aan de gemeenten. In het verslagjaar 2012 zijn ongeveer vijf gemeenten overgegaan tot het hanteren van de KPI’s. De rapportage over het archiefbeheer geschiedt dan aan de hand van de KPI’s: alle archiefwettelijke eisen zijn verwerkt in de KPI’s. Een KPI-rapportage kan de algemene vragenlijst archiefinspectie, die ik hanteer vanaf 2008/2009, vervangen in het kader van het informatiearrangement.

4.33

Kwaliteitszorg(systeem) De Archiefregeling bepaalt in artikel 16 over kwaliteitssysteem: “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Dat is gemakkelijk opgeschreven, maar in de praktijk worstelen zorgdragers met de vraag hoe dit in te vullen. Zijn regelmatige audits noodzakelijk? Als een gemeente werkt met het INK-model, is dat dan voor het archief ook een goed kwaliteitssysteem? Is toepassing van de PDCAcyclus voldoende (Plan-do-check-act)? Ik ben van oordeel dat elke gemeente die een vaste systematiek hanteert om haar div- en archiefbeheer te ‘meten’ in feite een kwaliteitszorg hanteert. Een minimumvariant is wat mij betreft de jaarlijkse invulling van een vragenlijst (bijv. de KPI’s) met de eerstvolgende keer de rapportage wat met aanbevelingen is gedaan. Een DMS kan worden getoetst met behulp van RODIN, het in 2010 door het LOPAI ontwikkelde Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Met mijn Gelderse collega ben ik overigens van oordeel dat een standaardisatie van toegepaste kwaliteitszorgsystemen een objectieve, voor ieder gelijke beoordeling mogelijk maakt.

4.34

LOPAI In 1960 is het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties (LOPAI) opgericht. Het LOPAI fungeert als een vereniging waarvan alle medewerkers van de provinciale archiefinspecties (inspecteurs, adjunct-inspecteurs c.q. beleidsmedewerkers) deel uit maken. Als kennisplatform komt het LOPAI drie of vier keer per jaar bijeen. In diverse vaste of tijdelijke werkgroepen worden nieuwe ontwikkelingen bestudeerd of in gang gezet. Eerder werden al genoemd werkzaamheden die leiden tot ED3, Rodin en modelregelingen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer. Niet onvermeld mag blijven de bouwcommissie, die met ook vertegenwoordigers van de Erfgoedinspectie en van gemeentelijke archiefinspecties commerciële archiefbewaarplaatsen en –ruimtes toetst op het voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Met haar deskundige oordeel helpt deze commissie zorgdragers bij hun (voorgenomen) besluit om (delen van) het archief onder te brengen bij dergelijke partijen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om zich ervan te vergewissen dat een bedrijf dat opslagmogelijkheden voor oud archief aanbiedt inderdaad beschikt over een archiefbewaarplaats. De toetsing door de bouwcommissie – geen certificering! – vormt een belangrijke input voor de besluitvorming door de zorgdrager.

4.35

Materiële verzorging Op deze plaats een korte opmerking over de materiële verzorging van de archieven. Elders kwam al ter sprake dat soms grote herverpakkingsoperaties plaatsvinden of plaats hebben gevonden. De archiefwettelijke regels op het gebied van de juiste opberging van analoge documenten, maar ook van videobanden of fotocollecties krijgt zorgvuldig aandacht. Daarnaast hebben sommige gemeenten een afzonderlijk restauratieplan/conserveringsplan voor kostbare, oude archiefstukken die wegens ouderdom of veelvuldig gebruik groot onderhoud nodig hebben. Ik acht de zorg voor deze ‘oude’ archiefstukken in de provincie op orde, ook al is het niet altijd gemakkelijk om de financiën te vinden voor kostbare restauraties. In de verslagperiode hebben onder andere

24


restauratiewerkzaamheden plaatsgevonden in Kampen en Steenwijkerland; een restauratieplan in Hellendoorn is vrijwel gereed.

4.36

Opleiding en formatie (incl. auditing) “Het onderwijs is een voorwerp van aanhoudende zorg van de regering” is een oude formulering. Zo ook opleiding op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer. Naast de opleidingen archivistiek A (academisch aan de Universiteit van Amsterdam en aan de Rijksuniversiteit Leiden) en archivistiek B (aan de Hogeschool van Amsterdam en aan de Reinwardt Academie in Amsterdam, in samenwerking met de Stichting Archiefschool) zijn er de SOD-opleidingen en cursussen op lager, middelbaar en hoger niveau. Sinds 2011 heeft de Haagse Hogeschool een opleiding operational auditing in het leven geroepen, speciaal op het vakgebied digitaal archiefbeheer. Deze opleiding wordt in het cursusjaar 2012-2013 gevolgd door 17 gemeentelijke en provinciale archiefinspecteurs.

4.37

Papier Zolang ook papier een belangrijke drager is van archiefdocumenten dient ook zorgvuldig te worden gelet op de kwaliteit daarvan. In de afgelopen jaren is er strijd geweest over de invoering van papier dat voldoet aan een ISO-eis, maar niet aan de NEN 2728 van de Archiefregeling.

NEN 2728 papier

Soms is tot aanschaffing van papier dat voldoet aan de ISO-norm overgegaan, maar archiefwettelijk kan ik niet anders dan adviseren om te kiezen voor NEN 2728 papier. Bij enkele belangrijke aanbestedingen op dit gebied heb ik er voor kunnen zorgen dat NEN 2728 papier werd gekozen, hoewel aanvankelijk – mede op grond van advisering door een rijksinstantie – de voorkeur uitging naar het ISO-papier.


25

4.38

Particuliere archieven De verwerving van particuliere archieven heb ik behandeld bij het onderwerp acquisitie. Ik voeg daaraan op deze plaats toe, dat ik enkele malen ben benaderd door particulieren (zowel een instelling als een familie) om advies te geven over het fysieke beheer van het archief of de ordening van het archief. Ik heb aan de hand van de archiefwetgeving, hoewel die niet van toepassing is op dergelijke particuliere archieven, mijn advies gegeven. Verder ben ik door de archivaris van het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) van de Gereformeerde Kerken in Nederland, gevestigd in Kampen, ingeschakeld voor advies bij de bouw en inrichting van de nieuwe archiefbewaarplaats. Aan het Huisarchief van Twickel bracht ik advies uit op het gebied van de evt. inrichting van een document management systeem en digitale archiefzorg en –beheer.

4.39

Projectarchivering ‘DIV’ kan nog zo actief en accuraat zijn bij de dossiervorming en –bewerking, als deze afdeling geen stukken krijgt aangereikt blijft het gemeentearchief incompleet. Dat speelt vooral een rol bij projectarchivering. Het risico is dat een projectleider dossiers onder zich houdt (analoog letterlijk in de vensterbank, digitaal op een aparte harde schijf) zodat een project niet zorgvuldig kan worden gearchiveerd. Een tweede risico is, dat extern ingehuurde projectontwikkelaars hun documenten slechts (doen) beheren bij het bureau waarvan zij deel uitmaken. Dan kan een zorgdrager geen inhoud geven aan zijn wettelijke plicht tot archivering. Mede naar aanleiding van een rapport van de gemeentelijke rekenkamer Almelo (Fortezza-zaak) heeft het onderwerp projectarchivering aandacht gekregen van het Archiefberaad Overijssel. In de inspectieronde 2013-2014 zal het aspect projectarchivering op de rol staan in het kader van risicogeoriënteerd toezicht.

4.40

Provincie Overijssel Bij de provincie Overijssel is op basis van het inspectiebezoek van medio 2010 een project opgezet om de achterstand in de bewerking van het provinciale archief over de periode 1971-1987 aan te pakken. Ultimo 2012 is deze 1,1 km1 archief bewerkt; de beschrijvende inventaris en de inleiding daarop zijn vrijwel gereed. Ik heb als meelezer van de inleiding gefungeerd.

Senior medewerker semistatisch archief Rob van Dam en inspecteur Lolke Folkertsma

26


In algemene zin constateer ik dat de relatie tussen de eenheid Bedrijfsvoering, waar de documentaire informatievoorziening is ondergebracht en de provinciale archiefinspecteur annex archivaris open is. Ik word geïnformeerd over ontwikkelingen en waar nodig wordt mijn advies ingewonnen. In 2011 en 2012 is gewerkt aan een nieuw Handboek digitalisering. Door de aanschaf van een geheel nieuwe generatie scanapparatuur ontstond de noodzaak daartoe; ook diende een nieuwe machtiging vervanging te worden gevraagd bij het Nationaal Archief. Ik ben actief in dit proces betrokken door de eenheid Bedrijfsvoering. De procedure bij het Nationaal Archief is in afronding op het moment dat de machtiging kwam te vervallen (per 1 januari 2013), maar inhoudelijk is het overleg tussen de provincie (eenheid Bedrijfsvoering) en het Nationaal Archief niet stilgezet. Naar verwachting zal het nieuwe Handboek voorjaar 2013 worden vastgesteld en kunnen Gedeputeerde Staten dan een nieuw vervangingsbesluit nemen. Ik neem het initiatief tot de voorbereiding van de nieuwe archiefverordening (op basis van een LOPAI-model, aangereikt najaar 2012 met daarin verwerkt de gevolgen van de Wet Revitalisering generiek toezicht en een aantal wijzigingen van de archiefwetgeving). Het nieuwe besluit informatiebeheer zal samen met de eenheid Bedrijfsvoering ook worden voorbereid in het voorjaar van 2013. Sinds 2012 zijn de provincies zelf verantwoordelijk voor het beheer van hun oud-archief. Overbrenging naar het RHC blijft verplicht t/m 2015. Er zijn overigens geen voornemens bij de provincie Overijssel om daarna te kiezen voor een andere archiefbewaarplaats: het HCO zorgt immers ook voor de toegankelijkheid van het archief voor onderzoekers en heeft daarvoor ook een prima accommodatie. De provincie Overijssel betaalt ruim € 550.000 per jaar voor het beheer van het oud-archief. Tussen de provinciearchivaris, waartoe auteur dezes tevens is benoemd voorjaar 2012 en het HCO dienen nadere afspraken te worden gemaakt over het feitelijk beheer van het oud-archief. Ten slotte: de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Overijssel van mei 2008 is in januari 2013 ingetrokken door GS, nu in de Archiefregeling bepalingen zijn opgenomen over vervanging.

4.41

Publicaties De provinciale archiefinspectie van Overijssel heeft in deze verslagperiode geen eigen publicatie het licht doen zien. Wel is meegewerkt aan een artikel over het nieuwe (provinciale) archieftoezicht, waarvan medeauteurs zijn de (toenmalige) provinciaal archiefinspecteur in Gelderland, dr. Frans Scholten en de provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Fryslân en Groningen, drs. Jetze Dijkstra. Het is de bedoeling dat dit artikel in 2013 wordt opgenomen in een uitgave van de Stichting Archief Publicaties (SAP).

4.42

Publieksfunctie Over het belang van de publieksfunctie van archieven hoeft hier geen lans te worden gebroken. Het verheugt mij dat diverse gemeenten de nodige aandacht schenken aan een goede raadpleegbaarheid van hun oude archieven, door het inrichten van een bezoekersruimte en/of een studiezaal.


27

publieksruimte SAB Deventer

Onder andere in Steenwijkerland is deze ruimte heringericht in deze periode. Een andere manier om de publieksfunctie van de archieven over het voetlicht te brengen is de aanwezigheid op internet. Ofwel als een onderdeel van de gemeentelijke website, ofwel met een afzonderlijke website voor het gemeentearchief. De gemeente Kampen heeft haar archiefwebsite een flinke verbeterslag gegeven; de gemeente Almelo heeft in deze periode diverse inventarissen van kleinere, deels particulier verworven archieven online gezet.

4.43

Relatiebeheer Relatiebeheer is het onderhouden van contact met alle zorgdragers in Overijssel. Ik heb bij mijn aantreden in januari 2007 de opdracht meegekregen van Gedeputeerde Staten om hier veel aandacht aan te schenken. Veel energie heb ik kunnen steken in het uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van digitaal werken en de beoogde totstandkoming van gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen in Overijssel. In 2012 heb ik diverse openbare lichamen kunnen adviseren over hun archiefzorg en archiefbeheer, uitmondend in de opstelling van de archiefverordening en van het besluit informatiebeheer. Daarmee is het fundament voor goede archiefzorg en goed archiefbeheer gelegd bij deze instellingen.

4.44

Risicogeoriënteerd toezicht Bij de invoering van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, dat meer op afstand staat en minder intensief is dan in het verleden, is het van belang om accenten te leggen. Deels kan dat in de vorm van een thematische aanpak (bijv. de aandacht voor acquisitiebeleid of voor archiefbewerking), deels in de vorm van risicogeoriënteerd toezicht. Dat kan zowel het analoge archiefbeheer betreffen (oordeel over de kwaliteit van de archiefruimte en de archiefbewaarplaats) als het digitale archiefbeheer (vraagstukken van hybride archivering, d.w.z. deels analoog en deels digitaal, de digitale duurzaamheid etc.).

4.45

RUD-vorming In deze periode is, ook landelijk, veel aandacht geschonken aan de vorming van de Regionale Uitvoerings Diensten. In LOPAI-verband is gezorgd voor aandacht voor de archiefbepalingen in de gemeenschappelijke regelingen. Eerder, bij ketenarchivering, sprak ik al over de

28


verantwoordelijkheden van de diverse zorgdragers. De praktijk zal vanaf 1 januari 2013 moeten uitwijzen of zorgvuldige archivering gewaarborgd blijkt te zijn.

4.46

Telecommunicatie archiefbewaarplaats In de tijd van de vaste telefonie was het aanbrengen van een telefoonverbinding in de archiefbewaarplaats relatief simpel. Het belangrijkste waarmee rekening moest worden gehouden was de doorvoer van de kabel: die doorvoer moest zo min mogelijk ten koste gaan van de bescherming van de archiefbewaarplaats tegen van buiten komend onheil. Nu overal sprake is van digitale telefonie is een belangrijk aandachtspunt de telefonische bereikbaarheid in de archiefbewaarplaats. Een telefoonverbinding is wettelijk verplicht; gezorgd moet worden voor een werkende verbinding. In de praktijk hebben zich op dit punt geen grote problemen voorgedaan.

4.47

Trends De archiefinspecteur is geen trendwatcher. Voor een ieder is duidelijk dat de verdere invoering van digitaal werken en vervolgens ook digitaal archiveren (met vervanging van analoge documenten) onontkoombaar is. Daarmee komt ook de noodzaak tot het hebben van e-depotvoorzieningen snel op ons af. Een andere trend is het verschuiven van de aandacht voor analoog archiefbeheer naar digitaal archiefbeheer. De komende twintig jaar zal echter nog veel analoog archiefmateriaal moeten worden geselecteerd en bewerkt, voor de overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

4.48

Vervanging Vervanging van archiefdocumenten is niet nieuw. Meer dan tien jaar geleden is voor het eerst een beleidsregel vervanging opgesteld door het rijk en door de provincies, met vooral aandacht voor vervanging door microverfilming. In de Beleidsregel vervanging archiefdocumenten provincie Overijssel 2008 wordt uitgegaan van vervanging van analoge documenten door digitale documenten. Ook wordt nog de vervanging door microverfilming beschreven in het bijbehorende modelhandboek vervanging van het LOPAI. Van belang is om archiefwettelijke eisen na te leven bij vervanging: zowel de technische vervangingseisen als de uitzonderingen. Digitalisering mag, maar vervanging mag niet bij stukken met een belangrijke intrinsieke waarde voor het cultureel erfgoed, of wanneer een stuk uniek is. De uitzonderingsgronden voor vervanging zijn niet-limitatief opgesomd in de wetgeving. De zorgdrager zelf past de wetgeving toe, maar kan ook van oordeel zijn dat bepaalde analoge documenten worden uitgezonderd van vervanging. Dat kunnen ook juridische redenen zijn: als wordt getwijfeld aan de bewijskracht van een gedigitaliseerd document is het gewenst of zelfs noodzakelijk dat het analoge document wordt bewaard. Er is overigens amper jurisprudentie op dit gebied.

4.49

Vervreemding Vervreemding van overheidsarchief is alleen toegestaan met machtiging van de naasthogere overheid. In de verslagperiode is eenmaal sprake geweest van vervreemding van een archief. In de gemeente Twenterand is een stukje familiearchief vervreemd aan een historische vereniging, waar het overgrote deel van dit familiearchief berustte. De toestemming van de provinciale archiefinspectie kon mede worden verkregen omdat de genoemde particuliere archieven zorgvuldig


29

worden bewaard en beheerd (verpakt in zuurvrije mappen en dozen en bewaard in de archiefbewaarplaats van het voormalige gemeentehuis van Vriezenveen).

4.50

Wabo De invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht heeft de nodige aandacht gevergd: van meet af aan is sprake van hybride archivering bij deze wet. Via het OLO, het Omgevings Loket Online, is de stukkenstroom van de Wabo grotendeels digitaal. Burgers, en ook bedrijven, mogen aanvragen nog analoog indienen. Bij een aantal gemeenten was het werkproces bij de invoering van de wet grotendeels analoog. Dat betekende het uitprinten van alle stukken uit het OLO en aan het eind van de rit wederom digitalisering. Soms was er daardoor sprake van dubbele vervanging. Ik heb in een aantal gevallen gemeenten geadviseerd om een gedeeltelijke machtiging vervanging aan te vragen, nl. voor de analoog binnenkomende Wabo-aanvragen. In één geval heeft een gemeente dat gedaan; de overige gemeenten zijn de Wabo hybride – maar zorgvuldig - gaan archiveren.

4.51

Watermelders In een archiefruimte of archiefbewaarplaats die zich onder het maaiveld bevindt dient een watermelder te worden aangebracht, die is aangesloten op het gebouwbeheersysteem. In de verslagperiode heb ik in een paar gevallen hierover adviezen uitgebracht. Een archiefbewaarplaats behoeft niet meer zijn te voorzien van een waterkerende drempel; uitgangspunt is dat de watermelder mogelijk onheil snel signaleert. Ook zijn sommige vloeren of archiefstellingen zo ingericht, dat de onderste vijf cm niet feitelijk wordt benut voor de opslag van archiefmateriaal.

4.52

Websites Bij de publieksfunctie heb ik al stil gestaan bij het toenemend belang en gebruik van websites door het gemeentearchief. Hierbij past ook een opmerking over de archivering van websites: nu gemeenten enerzijds steeds meer dienstverlening digitaal aanbieden en anderzijds de website een officieel publicatiekanaal wordt, is het van belang om een en ander zorgvuldig te archiveren. Dat is een bedrijfsbelang.

30


5

Ontwikkelingen in de weten regelgeving (Wet Revitalisering generiek toezicht, wijziging van de archiefwetgeving en de Politiewet)

5.1

Wet Revitalisering generiek toezicht Sinds de verschijning van het rapport van de commissie Oosting ’Van specifiek naar generiek’ is gewerkt aan wat uiteindelijk uitmondde in de Wet Revitalisering generiek toezicht. Deze wet is van kracht geworden op 1 oktober 2012. Uit diverse toezichtwetten verdwenen specifieke toezichtbepalingen, om te worden vervangen door twee al bestaande generieke instrumenten: bij een besluit in strijd met de wet kan dat besluit worden geschorst resp. ter vernietiging worden voorgedragen aan de Kroon. In geval van taakverwaarlozing kunnen Gedeputeerde Staten overgaan tot in de plaats treding. Op kosten van de zorgdrager regelen GS dan inzet van personeel om een wettelijke taak te doen uitvoeren.

5.1.1

Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente/het waterschap Sinds de afronding van de pilot met Zwolle en Dinkelland, op 14 oktober 2010 uitmondend in een bestuursovereenkomst, hebben 24 van de 25 gemeenten in Overijssel met GS een Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente gesloten. Met Enschede zal dat voorjaar 2013 plaatsvinden. De bestuursovereenkomsten zijn geactualiseerd rond de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht, wegens de vaststelling van een aantal beleidskaders voor het interbestuurlijk toezicht. Ook met Waterschap Regge en Dinkel is een overeenkomst gesloten. Naar verwachting zal dat ook gaan gebeuren met Waterschap Groot Salland.

5.1.2

Algemeen beleidskader taakverwaarlozing In overleg met IPO, VNG en de Unie van Waterschappen heeft het Ministerie van BZK een algemeen beleidskader taakverwaarlozing vastgesteld. Dit kader vormt nu een bijlage van de Bestuursovereenkomsten die hiervoor zijn genoemd.


31

5.1.3

Aanvullend beleidskader archieftoezicht ‘Nieuwe schoenen’ Op enkele toezichtterreinen zijn of worden aanvullende beleidskaders vastgesteld. In het aanvullend beleidskader voor het archieftoezicht, vastgesteld door het IPO in overleg met de VNG – en ook vastgesteld door GS Overijssel, op 13 november 2012 – zijn bepalingen opgenomen over het informatiearrangement en de interventieladder.

5.1.4

Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie (besluit van 11 juli 2012, Stb. 330) In dit Koninklijk Besluit zijn algemene regels opgenomen over het verstrekken van systematische informatie in het kader van interbestuurlijk toezicht.

5.2

Wijzigingen archiefwetgeving

5.2.1

Wijzigingen Archiefwet 1995 De Archiefwet 1995 is in deze periode op een aantal punten gewijzigd. Enerzijds gaat het om de verwerking van het nieuwe interbestuurlijk toezicht, anderzijds zijn nieuwe regels voor de selectieaanpak in de wet opgenomen. Twee specifieke vormen van toezicht zijn uit de wet verdwenen. De goedkeuring van archiefbewaarplaatsen c.a. is komen te vervallen per 1 oktober 2012; de machtiging vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden is per 1 januari 2013 komen te vervallen. Ten slotte is per 1 januari 2013 een belangrijke wijziging opgetreden voor wat betreft artikel 28 van de wet: daarin is niet langer de verplichte aanstelling van de provinciale archiefinspecteur opgenomen. Artikel 29 regelt nu de niet-verplichte benoeming van de provinciearchivaris. De wet is daarmee in overeenstemming gebracht met de situatie t.a.v. de niet-verplichte benoeming van de gemeente- c.q. waterschapsarchivaris. In Overijssel is er voor gekozen de provinciale archiefinspecteur tevens te benoemen tot provinciearchivaris. In de meeste provincies is per 1 januari 2013 de situatie nog niet uitgekristalliseerd.

5.2.2

Wijziging(en) Archiefbesluit 1995 Ook het Archiefbesluit 1995 is aangepast aan de nieuwe inzichten, hierboven genoemd bij de wijziging van de Archiefwet 1995.

5.2.3

Wijziging Archiefregeling (Stcrt. Nr. 26238, 17 december 2012) De Archiefregeling is gewijzigd in verband met het stellen van nadere regels over vervanging. Tot 1 januari 2013 bestond de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden van de Minister van OCW. Die regels zijn nu opgenomen in de Archiefregeling. De provinciale Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel van 2008 is ingetrokken in januari 2013.

32


5.3

Politiewet Bij de invoering van de Nationale Politie per 1 januari 2013 is een eind gekomen aan het archiefwettelijk toezicht door de provincie op de politieregio’s. Op initiatief van het LOPAI is in 2011 een algemene, thematische inspectieronde uitgevoerd bij de 25 regiokorpsen. Het totaalbeeld daarvan is aangeboden aan de Minister van Veiligheid en Justitie. Verder heeft het LOPAI geadviseerd over de afsluiting en overbrenging van de archieven van de regiopolitie. De uitkomst van dit proces is dat deze archieven worden overgedragen aan het Nationaal Archief, dat vervolgens het beheer van deze archieven zal decentraliseren. Bij het opmaken van dit verslag is nog niet duidelijk of voor het beheer in alle gevallen het Regionaal Historisch Centrum zal worden aangewezen, of soms ook de centrumgemeente van de voormalige politieregio. In Overijssel betreft het de Regiopolitie IJsselland en de Regiopolitie Twente.

5.4

Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel (2008) Op basis van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel hebben in de verslagperiode de gemeenten Tubbergen (1 mei 2011), Hengelo (1 oktober 2012) en Hellendoorn (1 januari 2012) een machtiging vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden ontvangen van Gedeputeerde Staten. Het vervangingsbesluit van Dalfsen, genomen door B&W op 17 december 2012 en met als beoogde ingangsdatum 1 januari 2013 was niet meer aan de goedkeuring door GS onderworpen.

5.5

Modellen LOPAI voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer Het LOPAI heeft in 1996, in samenwerking met VNG en Unie van Waterschappen, modelregelingen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer gepubliceerd. Deze modellen hebben breed hun weg gevonden bij de zorgdragers in Nederland. Zij zijn ook opgenomen in een Sdu-publicatie. Inmiddels heeft het LOPAI in de periode 2011-2012 de modellen (tot tweemaal toe) aangepast aan de nieuw(st)e weten regelgeving. Bij het afsluiten van deze verslagperiode zijn alle archiefverordeningen in overeenstemming gebracht met de gewijzigde archiefwetgeving. De modellen voor besluiten informatiebeheer zullen in het eerste kwartaal van 2013 worden herzien.


33

34


6

Professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel

Onder de noemer ‘professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel benoem ik een aantal zaken, dat in de verslagperiode is opgepakt en uitgewerkt. Gelet op de vele ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding bij de overheid en de daarmee gepaard gaande wijzigingen in weten regelgeving was er voldoende aanleiding om dit aspect van het werk uit te lichten.

6.1

Samenwerking Overijssel-Gelderland Bij mijn aantreden, 15 januari 2007, bleek dat er een gentlemen’s agreement bestond met de Provinciale archiefinspectie van Gelderland. In geval van nood (ziekte) en in geval van dringende adviesvragen in vakantietijd waren de beide Gelderse collega’s en de ene Overijsselse collega beschikbaar voor het verlenen van ‘eerste hulp’. Gelet op de kwetsbaarheid in de bezetting was dit een goede afspraak. Met het oog op de naderende pensionering van de Gelderse inspecteur per 1 november 2011 heeft ambtelijk het nodige contact plaatsgevonden om de samenwerking te formaliseren en te versterken. Dit is uitgemond in besluitvorming door de beide colleges van GS, in februari 2011, om de provinciale archiefinspecteurs over en weer bevoegd te verklaren werkzaamheden te verrichten. Dat verkleint de kwetsbaarheid en maakt het bovendien mogelijk elkaars specialisatie in te zetten. Zo heb ik gebruik gemaakt van de grote kennis van de Gelderse inspecteur, de heer B. te Vaarwerk, op het gebied van bouwzaken; ik heb op mijn beurt ervaringen op het gebied van digitalisering/verlening machtiging vervanging in kunnen brengen in het Gelderse. De samenwerking geschiedt in beginsel met gesloten beurzen; mocht een van beide inspecteurs bijzonder veel reiskosten maken dan kan worden besloten tot verrekening van de kosten. Uiteindelijk moet de samenwerking het mogelijk maken dat een gezamenlijke inspectie wordt verricht bij een zorgdrager, dan wel dat wij op dringend verzoek zelfstandig een inspectiebezoek kunnen brengen in elkaars werkgebied. Onze werkplannen c.q. voorstellen voor thema-inspecties en de opzet van een monitor (in het kader van het informatiearrangement) bespreken wij onderling.

6.2

Samenwerking in het LOPAI Het LOPAI is een sinds 1960 bestaand vakberaad van provinciale archiefinspecties. Bij een krimpende formatie en bij de intensieve ontwikkelingen in het vakgebied en de zich wijzigende weten regelgeving is het LOPAI een belangrijk platform voor kennisdeling. Het is ook het enige platform waarin direct wordt samengewerkt met de Erfgoedinspectie (voormalige Rijksarchiefinspectie) en de gemeentelijke archiefinspectie, nu sectie inspectie van BRAIN. Het LOPAI is begunstiger van BRAIN; ook enkele provincies zijn toegetreden tot deze branchevereniging.


35

6.3

Samenwerking met HCO

6.3.1

Adviseur bestuur In de gemeenschappelijke regeling van het HCO is de bepaling opgenomen dat de provinciale archiefinspecteur de vergaderingen van het bestuur als adviseur kan bijwonen. Ik heb die plaats meteen ingenomen bij mijn aantreden. Jaarlijks vergadert het bestuur ongeveer vier maal; ik probeer mijn input te leveren bij de totstandkoming van beleidsplannen en in de reguliere planningen controlcyclus. Verder heb ik in mijn contacten met zorgdragers regelmatig aangegeven dat gemeenten voor diverse vraagstukken een beroep kunnen doen op de deskundigheid van het HCO. Als bestuursadviseur streef ik er ook naar om presentaties en officiële openingen van tentoonstellingen bij het HCO bij te wonen. In 2011 vond in het provinciehuis de aanbieding plaats van het boek Plaatsen van herinnering in Overijssel; bij de voorbereidingen daarvan in de vorm van de betrokkenheid van de Commissaris van de Koningin vervulde ik een rol. In 2012 ben ik aanwezig geweest bij de opening van de tentoonstelling over de Tweede Wereldoorlog (Schimmen op het gordijn), bij de presentatie van de Kadastrale Atlas Overijssel 1832 en bij de opening van de tentoonstelling over de Zwolse wijken Westenholte, Voorst en Frankhuis.

6.3.2

Samenwerking met Gemeentelijk archiefinspecteur De Gemeentelijk Archiefinspecteur van het HCO vervult om te beginnen zijn taak bij de gemeente Zwolle en bij de GGD IJsselland, en, tot en met 2012, ook bij de Regiopolitie IJsselland. In de praktijk zijn wij steeds meer samen gaan optrekken; waar de Gemeentelijk Archiefinspecteur voornamelijk toezicht op het beheer uitoefent beperk ik mij tot toezicht op de zorg; de inspectierapporten wisselen wij uit. Verder hebben wij gezamenlijk een nota het licht doen zien met de titel ‘professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel’, die is aangeboden aan de Commissaris van de Koningin (portefeuillehouder archiefzorg en archiefbeheer in het college van GS Overijssel) en aan de directeur van het HCO. Op basis van deze notitie is de relatie tussen PAI en GAI versterkt.

6.3.3

Voorbereiding overdracht archiefblok provincie In de verslagperiode is door de provincie gewerkt aan de voorbereiding van de overdracht van het archiefblok 1971-1987. Met inzet van VHIC heeft de bewerking (sanering m.b.v. de selectielijst provincies) plaatsgevonden; bij het afronden van dit verslag is de beschrijvende inventaris met algemene inleiding ook vrijwel afgerond. Samen met de medewerker semi-statisch archief heb ik als meelezer gefungeerd van de auteur van de inventaris. Het sluitstuk wordt de fysieke overdracht van enkele honderden meters statisch archief, deze overdracht is voorzien voor het eerste kwartaal van 2013.

6.4

Archiefberaad Overijssel Al eerder in dit verslag is kort aangegeven wat de samenstelling en rol is van het Archiefberaad in Overijssel. In mijn ogen is het een belangrijk platform om kennis en ervaring uit te wisselen. In de eerste plaats tussen de deelnemers (directeur HCO, vertegenwoordigers van de gemeenten Zwolle, Steenwijkerland, Kampen, Almelo, Borne, Deventer, Enschede, Oldenzaal, de provincie, Waterschap

36


Regge en Dinkel en vanuit de particuliere sector Twickel): zij belichten diverse onderwerpen op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer. Hoewel er – noodzakelijkerwijs – de afgelopen jaren een accent heeft gelegen op digitalisering, wordt het historisch archief niet vergeten. Het platform draagt zijn kennis en ervaring breder uit, bijvoorbeeld in de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid i.o. De algemene vragenlijst archiefinspectie, die ik hanteerde in de jaren 2008-2012, is door mij besproken in het Archiefberaad en kon daar op instemming rekenen.


37

38


7

Diversen

7.1

Artikel archiefinspectie t.b.v. jaarboek SAP In november 2010 kreeg ik, mede gelet op mijn afstudeerscriptie ‘Modernisering van het (provinciale) archieftoezicht’ (mei 2010) van de Stichting Archiefpublicaties (SAP) het verzoek om een artikel te schrijven over de rol van de provinciale archiefinspectie in het nieuwe interbestuurlijk toezicht. Mij werd gevraagd bij het schrijven daarvan enkele collega’s uit het noordoosten van het land te willen betrekken. Met dr. Frans Scholten (provinciaal archiefinspecteur in Gelderland) en drs. Jetze Dijkstra (provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Fryslân en Groningen) zette ik mij in het kerstreces aan deze taak. In januari 2011 scheidden wij onze bijdrage af; wegens vertraging in de totstandkoming van het ‘jaarboek’ van SAP hebben wij dit artikel tweemaal geactualiseerd. Begin februari 2013 vindt een laatste actualisatie plaats op grond van het bericht van de SAP dat het jaarboek inspectie dit voorjaar het licht zal zien.

7.2

Presentaties op studiedagen Kennisoverdracht kan ook heel officieel plaatsvinden, op seminars en studiedagen. Zo heb ik in de verslagperiode een rol mogen vervullen op twee van dit type bijeenkomsten.

7.2.1

Doxis seminar bij HCO Doxis heeft in de periode 2011-2012 een aantal bijeenkomsten gehouden over haar publicatie ‘Van A naar D’, oftewel van analoog naar digitaal. Samen met het HCO en de provinciale archiefinspectie organiseerde Doxis voorjaar 2011 een seminar bij het HCO. Een kleine 100 deelnemers, voornamelijk uit Overijssel maar verder afkomstig uit het hele land bogen zich over de betekenis van digitaal werken, in het bijzonder digitaal archiveren (incl. vervanging van analoge archiefbestanden). De directeur van het HCO en auteur dezes hebben een inleiding verzorgd op de studiedag, die verder bestond uit praktische workshops.

7.2.2

Studiedag van WGA bij Gemeentearchief Tilburg Ik heb op 4 april 2011 een inleiding over hybride archivering mogen verzorgen op een bijeenkomst van gemeentelijk archiefinspecteurs, georganiseerd door het Gemeentearchief Tilburg.


39

7.3

Deelname aan studiedagen Het op peil houden van kennis is essentieel. Uitgangspunt is een levenlang leren; dat geldt ook voor een provinciale archiefinspecteur. Naast (korte) trainingen op verschillende gebieden die de provincie Overijssel haar personeel aanbiedt heb ik ook op het vakgebied aan bijscholing gedaan. Ook woonde ik de lectorale rede van dr. G.J. van Bussel op de Hogeschool van Amsterdam bij, die hij op 16 oktober 2012 gaf over het onderwerp Achiving & Compliance: over digitale archivering en het naleven van weten regelgeving.

7.3.1

KVAN-dagen 2011 en 2012 De jaarlijkse studiedagen (twee aaneensluitende dagen) van de Koninklijke Vereniging voor Archivarissen in Nederland, met tussen de 200 en 300 deelnemers, bieden steeds actuele thema’s en verder de gelegenheid tot netwerken.

7.3.2

Doxis Seminar 2012 Op de koudste dag in de winter 2011-2012, 7 februari, woonde ik in de Beurs van Berlage het jaarlijkse Doxis Seminar bij. Een van de onderwerpen betrof digitalisering.

7.3.3

Studiedag EGI-LOPAI Eenmaal per twee jaar organiseert het LOPAI, gezamenlijk met de Erfgoedinspectie (en medebetrokkenheid van de sectie inspectie van BRAIN) een studiedag. Met eigen menskracht, uit verschillende provincies. De jongste studiedag, in 2011, stond in het teken van de modernisering van het interbestuurlijk toezicht.

7.3.4

Studiemiddagen Gelderland over monitor Bij het officiële afscheid van dr. Frans Scholten als provinciaal archiefinspecteur in Gelderland, oktober 2011, stonden de eerste resultaten centraal van de door Doxis uitgevoerde monitor naar archiefzorg. Op 13 december 2011 is hieraan in breder verband aandacht besteed, in een bijeenkomst van de Gelderse archiefinspectie met gemeentelijke archiefinspecteurs. Bij de voorbereiding van het houden van de monitor en van deze presentaties ben ik betrokken geweest.

40


7.3.5

Studiedag Gelderland voor archiefdiensten over digitalisering In het najaar van 2012 was ik deelnemer aan de studiemiddag voor Gelderse archiefdiensten over digitalisering en machtigingen vervanging.

7.3.6

Studiemiddag over Baseline gemeenten in Zwolle Op 22 mei 2012 nam ik deel aan een door de VNG georganiseerde studiemiddag over de Baseline informatiehuishouding voor gemeenten. Deze middag vond plaats in het stadhuis van Zwolle. Naast gemeentelijke deelnemers uit de regio, maar ook uit de rest van het land, gaf een aantal provinciale archiefinspecteurs acte de presence op deze middag.

7.4

Visitatiecommissie UT Op uitnodiging van de secretaris van het College van Bestuur van de Universiteit Twente (UT), mr. H.J. van Keulen, heb ik in het eerste halfjaar van 2011 deel uitgemaakt van de visitatiecommissie voor het Servicecentrum B & A, Bibliotheek en Archief. Naast twee auditors van de UT en enkele directeuren van faculteiten/instituten zijn twee externen ingeschakeld bij de visitatiecommissie. Dr. Alex Klugkist, oud-bibliothecaris van de Rijksuniversiteit Groningen zat de commissie voor; de provinciaal archiefinspecteur bracht kennis op het gebied van de archiefwetgeving in.

7.5

Benoeming tot provinciearchivaris In het voorjaar van 2012 werd duidelijk dat in de Archiefwet een wijziging zou worden aangebracht op het gebied van de positie van de provinciale archiefinspecteur. Dat had voor het overgrote deel te maken met het nieuwe interbestuurlijk toezicht, maar ook met het feit dat de provincies met ingang van 2012 zelf de (financiële) verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van hun oud archief. Tot en met 2015 worden de oude archieven verplicht overgebracht naar ‘de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie’ oftewel het RHC; sinds 2012 betalen de provincies voor dit beheer. Overijssel draagt op jaarbasis ruim € 550.000 bij. Bij de parlementaire behandeling van het nieuwe interbestuurlijk toezicht is een aantal malen gesproken over de vraag, wie het interbestuurlijk archieftoezicht gaat uitoefenen. Achtereenvolgende uitspraken van de bewindspersoon waren dat de provincies daarvoor diegene zouden inzetten die er al was (nl. de provinciale archiefinspecteur) en dat de provincies hiermee verstandig om zouden gaan. Inmiddels is per 1 januari 2013 de wijziging van de Archiefwet van voorjaar 2012 in werking getreden: de provinciale archiefinspecteur is verdwenen uit de wet (art. 28); daarvoor in de plaats is de figuur van de provinciearchivaris (art. 29; benoeming niet verplicht) gekomen. In Overijssel is gekozen voor duidelijkheid: GS hebben voorjaar 2012 de provinciale archiefinspecteur tevens benoemd tot provinciearchivaris. In 2013 dienen nog nadere afspraken te worden gemaakt met het HCO over de precieze rol van de provinciearchivaris bij het beheer van de overgebrachte archieven: tot nu toe beheerde de rijksarchivaris in de provincie de overgebrachte provinciale archieven. Afspraken kunnen bijvoorbeeld worden neergelegd in een dienstverleningsovereenkomst, zoals dat in Zuid-Holland al het geval is. In een groot aantal provincies is per 1 januari 2013 nog niet overgegaan tot benoeming van een provinciearchivaris, terwijl de figuur van de provinciale archiefinspecteur niet meer wordt genoemd. Overigens wordt in de wet ook slechts de gemeentearchivaris genoemd, die in de praktijk tevens de functie van gemeentelijk archiefinspecteur uitoefent. Het vervangen van de provinciale


41

archiefinspecteur door de ‘interbestuurlijk toezichthouder archieven’ acht ik geen gewenste ontwikkeling, tenzij GS er zorg voor dragen dat die toezichthouder nog steeds een gediplomeerd archivaris is.

42


8

Bijlagen

8.1

Zorgdragers in Overijssel De zorgdragers waar ik het archiefwettelijk toezicht heb uitgeoefend de afgelopen twee jaar zijn de 25 gemeenten, 2 waterschappen en enkele grotere openbare lichamen (GGD IJsselland, Regio Twente en Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn, GBLT in Zwolle). In de loop van 2011 en 2012 zijn daarnaast contacten ontstaan met een aantal openbare lichamen dat nieuw is (Veiligheidsregio Twente en Veiligheidsregio IJsselland) resp. dat tot nu toe niet bekend was bij de provincie, maar wel onder het archiefwettelijk toezicht van Overijssel valt. Te noemen zijn de Stadsbank Oost-Nederland (vestigingsplaats Enschede), het openbaar lichaam Area Development Twente (ADT; vestigingsplaats Enschede), het gemeenschappelijk belastingkantoor Twente (GBT; vestigingsplaats Enschede). In 2013 zal een nader onderzoek plaatsvinden naar de zgn. verbonden partijen: op die manier wordt duidelijk welke samenwerkingsverbanden er zijn die mede een overheidstaak uitoefenen (d.w.z. bekleed zijn met enig openbaar gezag), en die daarom onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen. Het (algemene) onderzoek naar verbonden partijen wordt uitgevoerd door de provinciale adjunct-inspecteur van Flevoland en de gemeentelijk archiefinspecteur van Groene hartarchieven, in het kader van hun auditopleiding aan de Haagse Hogeschool.


43

8.2

Overzicht van inspectiebezoeken aan archieven van zorgdragers in Overijssel in de periode 2011 en 2012 bijzonderheden

Naam gemeente/waterschap/ Politieregio/gem. reg.

Vorige inspectie

Gerealiseerd bezoek

Almelo

27 08 2009

31 08 2011

Extra overleg over digitalisering 2012; overleg over bouw archiefbewaarplaats in nieuwe stadhuis.

Borne

10 09 2009

30 09 2011

Overleg over archiefbeheer uitbestede taken. KPI’s voor het eerst ingevuld.

Dalfsen

03 11 2010

-

Overleg over digitalisering 2012 (besluit vervanging per 01 01 2013); calamiteitenplan vastgesteld.

Deventer

18 06 2010 gedeeltelijk

Kwartaaloverleg

Overleg over vervangende archiefruimte en bewerkingsproject; gedoogsituatie verlengd tot 01 01 2013. Adequaat optreden bij incident papiervisjes november 2012.

Dinkelland

29 10 2009 + overleg in kader pilot IBT (overeenkomst 14 10 2010)

30 11 2011

2012: overleg over samenwerking met Tubbergen/GR Noaberkracht; Archiefverordening en Besluit informatiebeheer voorbereid.

Enschede

27 10 2009

10 11 2011

Archiefruimte in 2011 aangepast; overleg uitbreiding archiefdepots in 2012 en over vervanging. Gestart met KPI’s. Verder adviesrol provinciale archiefinspecteur i.v.m. ontbreken benoemde archivaris.

Haaksbergen

29 09 2009

14 09 2011

Overeenkomst met Documentenwacht gesloten; bezoekersreglement en calamiteitenplan in voorbereiding.

Hardenberg

26 11 2009

23 11 2011 + juli 2012

Goedkeuring nieuwe archiefbewaarplaats zomer 2012; meerjarenplan

44



bijzonderheden

Vorige inspectie

Gerealiseerd bezoek archiefbewerking vastgesteld.

Hellendoorn

10 11 2010

-

Machtiging vervanging per 01 01 2013. Calamiteitenplan opgesteld; advisering bij vervanging klimaatregelinstallatie.

Hengelo

17 09 2009 + okt (digitalisering/DIV)

04 10 2011

Machtiging vervanging per 01 10 2012; kleine aanpassingen archiefbewaarplaats uitgesteld tot renovatie stadhuis.

Hof van Twente

06 12 2008

11 01 2011

Advisering over vervanging V-stukken voorjaar 2012 en over vernietiging cliëntendossiers Sociale Zaken.

Kampen

18 08 2009 + dec 2009 + 31 05 2010 gedeeltelijk + 10 12 2010

Regelmatig overleg

Overleg over beoogde nieuwbouw in Van Heutszkazerne + overleg digitalisering najaar 2012. Wegwerken achterstand archiefbewerking met eigen menskracht in drie jaar. Bijwonen presentatie gemeentearchief op 22 juni 2012.

Losser

17 12 2008

25 01 2011

Kleine aanpassingen in archiefbewaarplaats; nieuwe archiefverordening en besluit informatiebeheer i.o.m. Enschede (bedrijfsvoering in 2011 samengevoegd)

Oldenzaal

26 03 2009

31 03 2011

Overleg in 2012 over incident met papiervisjes elders in stadhuis. Aanpassing archiefverordening en besluit informatiebeheer in 2013, na voltooiing reorganisatie DIV.

Olst-Wijhe

09 09 2010

01 03 2012 (partieel)

Inspectie archiefruimte in nieuwe gemeentehuis. Calamiteitenzorg in breder verband in voorbereiding genomen.

Ommen

23 12 2010

-

Overleg over ambtelijke integratie met Hardenberg


45


Vorige inspectie

bijzonderheden Gerealiseerd bezoek per 01 07 2012 + onderbrenging archieven. Calamiteitenplan vastgesteld.

Raalte

13 01 2009

05 01 2011

Overeenkomst met Documentenwacht gesloten. Verder samenwerking met Deventer en Olst-Wijhe op komst (DOWR).

Rijssen-Holten

10 12 2008

01 12 2010

Overleg over digitalisering in 2012. Verder overeenkomst met Documentenwacht gesloten; calamiteitenplan in voorbereiding. Bezoekersreglement vastgesteld. KPI’s ingevuld; nieuwe archiefverordening eind 2012 naar raad.

Staphorst

13 10 2009

16 11 2011

Calamiteitenzorg ingebed in bedrijfsnoodplan. Archiefverordening en besluit informatiebeheer: actualisatie begin 2013.

Steenwijkerland

03 09 2009

12 09 2011

Actualisatie Archiefverordening en besluit informatiebeheer in voorbereiding.

Tubbergen

10 02 2009

15 03 2011

Machtiging vervanging per 01 05 2011; in 2012 overleg over samenwerking met Dinkelland/Noaber-kracht. Overeenkomst met Documentenwacht. In 2011 actualisatie archiefverordening en besluit informatiebeheer.

Twenterand

28 01 2010

-

Overleg over toepassing KPI’s en digitaal werken najaar 2012. Overeenkomst met Documentenwacht gesloten.

46


bijzonderheden


Vorige inspectie

Gerealiseerd bezoek

Wierden

04 11 2009

-

Overleg in 2012 over vervanging cliëntendossiers. Begin 2013 nieuwe archiefverordening en besluit informatiebeheer voorzien, evenals aandacht voor calamiteitenplan.

Zwartewaterland

12 02 2009

14 12 2011

Geen achterstanden bij bewerking.

Zwolle

DIV-overleg + GAI zomer 2009 + voorjaar 2010 in kader pilot IBT (overeenkomst 14 10 2010)

Kwartaaloverleg met GAI

In 2012 overleg over digitalisering en vervanging. Achterstand in bewerking archieven wordt in 2013 planmatig opgepakt.

Waterschap Groot Salland

21 10 2010

-

Overleg over digitalisering c.a. in 2012. Overeenkomst met Documentenwacht gesloten en calamiteitenplan opgesteld; archiefverordening november 2011 geactualiseerd. Besluit informatiebeheer in concept aanwezig; mandaatregeling archiefbeheer vastgesteld.

Waterschap Regge en Dinkel

11 11 2009

13 02 2012

Calamiteitenplan vastgesteld. Aandacht digitalisering en coördinatie bij voorbereiding fusie met Waterschap Velt en Vecht.

Politieregio IJsselland

12 03 2009

23 03 2011 + nader contact voor jaar 2012

In samenwerking met GAI Zwolle; afrondende inspectie wegens vorming Nationale Politie.


47

bijzonderheden


Vorige inspectie

Gerealiseerd bezoek

Politieregio Twente

15 04 2009

24 06 2011

Afrondende inspectie wegens vorming Nationale Politie

GGD IJsselland

04 03 2009

23 05 2011

In samenwerking met GAI Zwolle. Nieuwe archiefverordening en besluit informatiebeheer december 2012.

Regio Twente

25 11 2010

-

In 2012 overleg over digitalisering kinddossiers en aanpassingen archiefruimte (aanbevelingen opgevolgd). Het oud-archief is ondergebracht bij een bedrijf met een goedgekeurde archiefbewaarplaats.

Lococensus-Tricijn

22 11 2010

-

Overleg over archiefverordening en besluit informatiebeheer in 2012 (in verband met fusie van Locensus en Tricijn) beiden vastgesteld op 7 januari 2013; tevens overleg over digitalisering.

48


bijzonderheden


Vorige inspectie

Gerealiseerd bezoek

Provincie Overijssel

10 12 2009 + 31 05 2010

-

In 2012 overleg over nieuw handboek vervanging en over nieuwe machtiging vervanging; overleg over archiefbewerkings-project dat ultimo 2012 is afgerond.

Stadsbank Oost-Nederland

-

-

Archiefverordening, Beheersregels documentaire informatievoorziening en (deel)besluit vervanging vastgesteld op 29-11-2012.

Gemeeenschappelijk Belastingkantoor Twente

-

-

In 2012 overleg over Archiefverordening en Besluit informatie-beheer. Vaststelling dec. 2012/jan. 2013.

ADT

-

-

In 2012 overleg over Archiefverordening (vastgesteld), Besluit Informatiebeheer (volgt januari 2013), opzet archief, archiefruimte en aansluiting op DMS Enschede.


49

8.3

Lijst met afkortingen In dit verslag hanteer ik een aantal afkortingen. Ik heb er naar gestreefd om de eerste maal dat ik een dergelijke afkorting gebruik deze ook voluit te vermelden. Deze lijst vergemakkelijkt het terugzoeken c.q. vinden van de betekenissen. ACDD ADC ADT B&W BRAIN BZK DIV DMS ED3 EGI GBLT GBT GOBT GGD GR GS HCO IBT ICT INK ISO JustID KCO KPI’s KVAN LOPAI NA NEN OCDD OCW OLO PS RHC RMA RODIN RUD SAB SAP SMO UT VNG Wabo Wet Rgt WGA

50

Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid Archief- en Documentatie Centrum van de Gereformeerde Kerken in Nederland (gevestigd in Kampen) Area Development Twente (openbaar lichaam) (College van) Burgemeester en Wethouders Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Documentaire Informatie Voorziening (afdeling DIV) Document Management Systeem Eisen Duurzaam Digitaal Depot (publicatie van LOPAI, mei 2008 resp. versie 2 d.d. december 2012) Erfgoedinspectie OCW (waarin opgenomen de rijksarchiefinspectie) Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (openbaar lichaam) Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (openbaar lichaam) Gelders-Overijssels Bureau voor Toerisme Gemeenschappelijke gezondheidsdienst Gemeenschappelijke regeling (op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen) (College van) Gedeputeerde Staten Historisch Centrum Overijssel Interbestuurlijk toezicht Informatie- en communicatietechnologie Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK-kwaliteitsmodel) Door de International Organization for Standardization uitgegeven norm onderscheidenlijk Draft International Standard Justitiële Informatiedienst (van het Ministerie van Veiligheid en Justitie) Kunst en Cultuur Overijssel Kritische Prestatie Indicatoren (gemeentelijke archiefketen) Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties Nationaal Archief door het Nederlands Normalisatie Instituut uitgeven norm of ontwerpnorm Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid (i.o.) Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Omgevingsloket Online (in kader Wabo) Provinciale Staten Regionaal Historisch Centrum (in Overijssel: HCO) Records Management Applicatie (‘archiefdeel’ in DMS) Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (LOPAI-publicatie) Regionale Uitvoeringsdienst (t.b.v. uitvoering taken Wabo: vergunningverlening, toezicht en handhaving) Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (Deventer) Stichting Archiefpublicaties Steunpunt Minderheden Overijssel Universiteit Twente Vereniging van Nederlandse Gemeenten (soms: afdeling Overijssel) Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wet Revitalisering generiek toezicht Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecties (nu: sectie inspectie BRAIN)


PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE 1 3 MRT 2013

Recommend Documents