Programmaplan. Transformatie sociaal domein. (Projectmatige aanpak)

Programmaplan Transformatie sociaal domein (Projectmatige aanpak)

Projectplan Transformatie sociaal domein Versie 1.1 Datum: 1 november 2013

pagina 1 van 28

Projectnaam: Projectleider: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever:

Programma Transformatie sociaal domein D. (Damiët) Groen B. (Beja) Burema Weth. Elisabeth van Oostrum


pagina 2 van 28

Dit projectplan Transformatie sociaal domein is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever:

Bestuurlijk opdrachtgever:

Projectleider:

d.d.

d.d.

d.d.


pagina 3 van 28

Inhoud projectplan 1.

Inleiding ……………………………………………………………………..

pag. 5

2.

Doel en resultaten…………………………………………………………...

pag. 7

3.

Fasering en aanpak………………………………………………………….

pag. 9

4.

Organisatie en procedure…………………………………………………... pag. 17

5.

Kosten en baten……………………………………………………………… pag. 22

6.

Specifieke plannen…………………………………………………………... pag. 24

7.

Samenvatting beslispunten…………………………………………………. pag. 28

Bijlagen (zie separaat document)

Organisatorisch : 1.

Projectstructuur

2.

Processtappen

3.

Rollen, taken en verantwoordelijkheden + voorlopige urenraming programmateam(plus)

4.

Vaste agenda’s stuurgroep, programmateam en programmateam-plus overleggen Inhoudelijk:

5.

Wat hebben wij al gedaan in Utrechtse Heuvelrug?

6.

Wat is er al besloten en waarover wordt er nog besloten? (Visie, beleidskeuzes, implementatie)


pagina 4 van 28

1. Inleiding 1.1 Aanleiding Begin 2013 hebben wij de procesaanpak voor de transities & transformatie van het sociale domein opgesteld (zie de raadsinformatiebrief van februari 2013). Hierin staat beschreven hoe de verschillende decentralisaties vanuit het Rijk: Participatiewet, AWBZ naar Wmo, Jeugdzorg en Passend Onderwijs met elkaar samenhangen en op welke wijze wij de veranderingen in het sociale domein in Utrechtse Heuvelrug integraal oppakken om de benodigde ‘transformatie van het sociale domein’ vorm te geven. Met dit programmaplan actualiseren wij de procesaanpak naar aanleiding van de landelijke ontwikkelingen en de stand van zaken in Utrechtse Heuvelrug. Wij werken hierin de aanpak en werkzaamheden voor de 2e helft van 2013 verder uit en geven een doorkijk naar 2014.

1.2 Transities & transformatie Wij werken binnen Utrechtse Heuvelrug aan de ‘transities’ en de ‘transformatie van het sociale domein’. De transities zijn de veranderingen die binnen de verschillende domeinen van jeugd, Wmo, onderwijs en werk en inkomen moeten plaatsvinden, nu de nieuwe taken (decentralisaties) overkomen. Decentralisaties > transities 2014

2015

Transitie Participatiewet

Participatiewet

Transitie AWBZ/Wmo

Wmo 2015 Begeleiding (en persoonlijke verzorging) naar gemeenten Jeugdhulp naar gemeenten

Transitie Jeugd Passend Onderwijs

Wet passend onderwijs 1 augustus 2014: Invoeren zorgplicht schoolbesturen voor leerlingen met een speciale zorgbehoefte

Transformatie sociaal domein De transformatie betreft het totale proces van verandering van het sociale domein. In de procesaanpak (februari 2013) beschreven wij de uitgangspunten die we landelijke zien bij de beweging die zich voltrekt in het sociale domein, de transformatie:  

Participatie & zelfredzaamheid: meetellen en meedoen Meer doen met minder: beperking overheidsuitgaven, innovatie, synergievoordelen behalen


pagina 5 van 28





       

Kanteling van de 2e lijn naar de 1e en 0e lijn: minder druk op individuele voorzieningen, verschuiving naar algemene en collectieve voorzieningen en naar meer eigen kracht van de persoon, het netwerk en de samenleving Veranderende verhoudingen: tussen gemeente, inwoners, organisaties en bedrijfsleven. Inwoners staan centraal en zijn co-creators, gemeente als regisseur en ruimte voor de professional Zelfoplossend vermogen centraal Ondersteuning lokaal: dicht bij de burger Gebiedsgericht werken Vraaggericht werken versus aanbodgericht Maatwerk versus standaardoplossingen Uitgaan van het resultaat Integrale aanpak versus aanpak per leefterrein 1 Gezin – 1 plan – 1 regisseur

Lokaal hanteren wij daarbij de uitgangspunten: • Couleur locale van de dorpen inzetten • Sociaal domein-breed, integraal werken • Lokaal wat kan, regionaal wat niet lokaal kan • Meer preventie en lichte zorg, minder zware zorg • Samen oplossen, formeel en informeel • Kwalitatief goede zorg • Keuzevrijheid (PGB/PVB) Programma transformatie en transitie-projecten Binnen Utrechtse Heuvelug hebben we gekozen voor een integrale aanpak van de vernieuwing van het sociale domein. Wij pakken de voorbereiding op de nieuwe taken, de transities AWBZ/Wmo, Participatiewet en Jeugd/ Passend onderwijs gezamenlijk op binnen het ‘Programma Transformatie sociaal domein’. Daarmee geven we de vernieuwing zoveel mogelijk sociaal domein-breed vorm. Die zaken die we sociaal domein-breed kunnen oppakken, pakken wij op die wijze op.

1.3 Programmaplan Dit programmaplan beschrijft de werkwijze voor de integrale, sociaal domein-brede aanpak en vormt het werkdocument voor het programmateam en de overige betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie. Omdat landelijke ontwikkelingen snel gaan passen wij het programmaplan half-jaarlijks aan, aan de hand van de dan actuele stand van zaken.


pagina 6 van 28

2. Doel en resultaten De programmamanager transformatie sociaal domein heeft als opdracht om ervoor te zorgen dat de nieuwe taken vanuit het Rijk in samenhang worden geïmplementeerd, dat daarbij een transitie (vernieuwing) plaatsvindt binnen de domeinen en dat er vormgegeven wordt aan de transformatie van het gehele sociale domein (zie hoofdstuk 1, transities & transformatie).

2.1 Doel Het in samenhang oppakken van de transities en het vormgeven aan de transformatie/ vernieuwing van het sociale domein.

2.2 Resultaten Resultaat (tot eind 2013)

Prestatie-indicator (wat wordt gemeten)

Streefwaarde

Projectmatige aanpak van het programma

In hoeverre de projectstructuur staat, alle betrokkenen de juiste rollen pakken en verantwoordelijkheden nemen en samengewerkt wordt aan de gewenste resultaten.

Gezamenlijke aanpak van de vernieuwing van het sociale domein, waarbij iedere betrokken zijn verantwoordelijkheid neemt en zijn/haar bijdrage levert aan het resultaat.

Resultaat: programmaplan Goed afgewogen beleidskeuzes rond In hoeverre beleidskeuzes voor Toegang, Innovatie van het aanbod, toegang, innovatie aanbod, inkoop en Inkoop en Verantwoording verantwoording sociaal domein breed in samenhang zijn gemaakt (voor zo ver mogelijk is op basis van de landelijke stand van zaken van wetgevingstrajecten), samen met betrokkenen en leiden tot de gewenste vernieuwing van het sociale domein.

Sociaal domein brede opvatting over hoe de toekomstige toegang, aanbod, inkoop en verantwoording moeten worden vormgegeven.

Resultaat: integrale beleidskeuzenota/ voortgangsnota sociaal domein Goede communicatie met en participatie van betrokkenen rond het proces van vernieuwing van het sociale domein.

In hoeverre met betrokkenen (inwoners, cliënten, professionals, organisaties en het bedrijfsleven) de dialoog is/ wordt aangegaan tijdens het proces van vernieuwing.

Goed geïnformeerde en betrokken belanghebbenden bij de vernieuwing van het sociaal domein.

Resultaat: communicatie- en Projectplan Transformatie sociaal domein Versie 1.1 Datum: 1 november 2013

pagina 7 van 28

participatieplan en sociaal domein brede bijeenkomsten Doelmatige pilots voor het onderzoeken van de mogelijke vernieuwing binnen het sociale domein.

In hoeverre door middel van pilots goed wordt onderzocht hoe de vernieuwing in het sociale domein het beste kan worden vormgegeven.

Op elkaar afgestemde pilots die tijdig leiden tot nieuwe inzichten voor de toekomstige vormgeving van het sociale domein.

Resultaat: op elkaar afgestemde plannen van aanpak voor de pilots

2.3 Randvoorwaarden     

Stuurgroep Programmateam Voldoende capaciteit voor het vervullen van de rollen en uitvoeren van de taken Commitment van alle programmaleden voor de rollen, taken en verantwoordelijkheden Programmaplan met opdrachtomschrijving (als leidraad)

2.4 Reikwijdte project Dit project richt zich op het verbinden van de afzonderlijke transities en het gezamenlijk toewerken naar het integraal oppakken van de nieuwe taken en het vormgeven aan de transformatie/ vernieuwing van het sociale domein. Binnen dit project hebben de projectleiders van de afzonderlijke transities de verantwoordelijkheid voor de implementatie van de nieuwe taken binnen hun domein.


pagina 8 van 28

3. Fasering en aanpak

3.1 Procestappen in programma transformatie sociaal domein Binnen het project is sprake van enkele opeenvolgende processtappen en enkele structurele activiteiten. Achtereenvolgens vinden inventarisatie, visievorming, beleidskeuzes maken en implementatie plaats. Parallelle sporen zijn: die van vernieuwing (pilots) en communicatie/participatie. Zie bijlage 2. voor onderstaand schema.


pagina 9 van 28

Huidige stand van zaken De huidige stand van zaken met betrekking tot de stappen in het proces is als volgt: Afgerond zijn: 1. Inventarisatie 2. Visie Processtappen voor de komende periode zijn: 3. Beleidskeuzes 4. Implementatie/ voorbereiding op de uitvoering Activiteiten die lopen zijn:  Vernieuwing (pilots)  Communicatie/participatie

3.2 Fasering In onderstaande tabel zijn de processtappen die zijn afgerond grijs gearceerd. Dit programmaplan richt zich op de periode: eind 2013, begin 2014. In deze periode worden de beleidskeuzes gemaakt en wordt het implementatieplan opgesteld. Ook de activiteiten die daarna plaatsvinden (implementatie en evaluatie) zijn grijs gearceerd.

Nr. Benaming fase 1. Voorbereiding

2.

Inventarisatie

3.

Visievorming

4.

Voorbereiding (2e fase)

5.

Beleidskeuzes

Activiteiten - Opstellen procesaanpak transities & transformatie - Inventarisatie werk & inkomen - Inventarisatie jeugd - Inventarisatie AWBZ/Wmo

Resultaat - Goedgekeurd procesplan

Datum gereed - Gereed

- Overzicht aantallen nieuwe doelgroepen WWNV - Startfoto jeugd/impressie startfoto (officiële naam nog niet bekend) - Inventarisatie AWBZ/Wmo - Regionale visienota (RSD) - Visienota Kanteling - Visienota Wmo - Regionale visienota Jeugd - Visienota Welzijn

- Gereed, maar verouderd - Gereed okt. 2013

- Gereed

- Oprichten stuurgroep - Uitbreiden projectstructuur

- Programmaplan transformatie sociaal domein - Stuurgroep transformatie - Programmateam plus

- Beleidskeuzes Toegang,

- Beleidskeuzes afgestemd in - Okt/ Nov. 2013

-

Samenwerking RSD Opstellen nota Kanteling Opstellen nota Wmo Opstellen nota Jeugd Opstellen nota Welzijn Opstellen programmaplan 2e helft 2013


- Gereed - Gereed - Gereed - Gereed - Gereed - Gereed

- Gereed - Gereed

pagina 10 van 28

Innovatie Aanbod, Inkoop, Monitoring & Verantwoording maken - Sociaal domein brede beleidskeuzes in 1 integraal document

programmateam en stuurgroep - Beleidskeuzenota Transformatie sociaal domein

- Nov. 2013

6.

Implementatie voorbereiden

- Opstellen integraal implementatieplan

- Implementatieplan Transformatie sociaal domein

- Feb. 2014

7.

Pilots

- Pilot Servicepunt

- Kennis van vraagverheldering, Kanteling en wijkteams voor maken van beleidskeuzes en voorbereiding op de uitvoering

- Dec. 2014

- Voorbereiden op uitvoering

- Ingerichte organisatie voor nieuwe taken

- 1 Jan. 2015

- uitvoeren van een evaluatie met (ambt.) opdrachtgever en projectgroep

- Evaluatierapport

- Feb. 2015

- Pilot Wijkteam AWBZ/Wmo Driebergen - Pilot Wijkteam sociaal domein Doorn + Maarn-Maarsbergen 8.

9.

Implementatie/ Uitvoering voorbereiden Evaluatie

Een verdere uitwerking van wat wij al hebben gedaan binnen Utrechtse Heuvelrug is opgenomen in bijlage 5. Toelichting op de processtappen Visie In bijlage 6 is opgenomen welke strategische uitgangspunten voor de transities & transformatie zijn geformuleerd in de verschillende visienota’s rond jeugd (regionaal), Wmo, Kanteling, welzijn en werk en inkomen (regionaal), welke besluiten er zijn genomen met betrekking tot de strategische kaders voor de transformatie van het sociale domein. Beleidskeuzes In bijlage 6 is ook opgenomen over welke thema’s de komende periode keuzes gemaakt gaan worden. We maken zoveel als mogelijk sociaal domein brede keuzes rond: - Toegang - Innovatie van het aanbod/ de ondersteuning - Inkoop Projectplan Transformatie sociaal domein Versie 1.1 Datum: 1 november 2013

pagina 11 van 28

- Verantwoording en monitoring. Zie de bijlage voor de deelthema’s. Er wordt in deze fase een lokale beleidskeuzenota sociaal domein opgesteld. Wanneer blijkt dat vanwege de landelijke stand van zaken rond de wetgevingstrajecten (Wmo, Participatiewet, Jeugdwet) sommige beleidskeuzes voor de vernieuwing van het sociale domein nog niet kunnen worden gemaakt, zullen wij in plaats van de beleidskeuzenota een voortgangsrapportage beleidskeuzes aan de raad aanbieden. Op deze wijze kan alle opgedane kennis en kunnen opgedane ervaringen en reeds gemaakte keuzes geborgd worden voor een goede overdracht aan een nieuw college en nieuwe gemeenteraad. Implementatie In bijlage 6 wordt een doorkijk gegeven naar 2014, naar wat er moet worden voorbereid in de implementatiefase. De onderdelen van het integrale implementatieplan worden aangegeven. Dit implementatieplan stellen we voor de transities gezamenlijk op, eind 2013/ begin 2014. In 2014 zal vervolgens naar aanleiding van dit plan de uitvoering (van de nieuwe taken vanaf 2015) worden voorbereid. Idealiter is er een jaar tijd om de nieuwe taken te implementeren. Communicatie en participatie Wij zijn vanaf het moment dat de decentralisaties werden aangekondigd bezig met communicatie en participatie over de ontwikkelingen. Eerst werd communicatie en participatie met name per transitie vormgegeven, nu vindt een groot deel van de communicatie en participatie sociaal domein breed plaats. Zie hoofdstuk 6.2 voor een samenvatting van de verschillende communicatie- en participatiesporen en de communicatie/participatie-kalender. Vernieuwing (pilots) Om te onderzoeken hoe het sociale domein er in de toekomst uit kan/moet gaan zien, doen wij meerdere pilots, waarin wij vanuit verschillende perspectieven kijken naar de vernieuwingsmogelijkheden binnen onze gemeente: hoe kunnen wij het sociale domein in de toekomst het beste vormgeven? De pilots die op dit moment lopen richten zich op de toegang: vraagverheldering, de ‘Kanteling’ en wijkteams. Zie bijlage 6 voor een omschrijving van de pilots: - Servicepunt, vanuit Wmo/welzijn - Wijkteams Driebergen, vanuit transitie AWBZ/Wmo - Wijkteam sociaal domein breed Doorn en Maarn-Maarsbergen, vanuit transitie jeugd. 3.3 Planning lokaal De planningen van de transitie-projecten Participatiewet, AWBZ/Wmo en Jeugd/ Passend Onderwijs hangen af van de landelijke wetgevingstrajecten. Deze planningen worden daarom regelmatig aangepast aan de landelijke planning. Het transformatieproces betreft de lange termijn vernieuwing die moet plaatsvinden en wel zo’n 5 tot 10 jaar in beslag zal nemen. Dit proces vindt sowieso plaats en hoewel dit niet direct wordt beïnvloed Projectplan Transformatie sociaal domein Versie 1.1 Datum: 1 november 2013

pagina 12 van 28

door de landelijke wijzigingen, het tempo van de transformatie hangt wel grotendeels af van het tempo van de decentralisaties en de transities die daarbij gaan plaatsvinden. Bestuurlijke planning transformatie sociaal domein Eind 2013 worden twee raadsvoorstellen voorbereid:  Regionaal beleidskader jeugd  Lokale beleidskeuzenota sociaal domein In het regionale samenwerkingsverband worden de beleidskeuzes rond jeugd(zorg) in grote lijnen uitgewerkt in september/ oktober. In januari zullen alle gemeenteraden in de regio besluiten over deze regionale richtinggevende keuzes. Gemeenten worden gevraagd om lokaal de beleidskeuzes verder uit te werken. Wij doen dat in Utrechtse Heuvelrug zoveel mogelijk sociaal domein breed. Daarom bieden wij in januari 2014 naast de regionale keuzenota transitie jeugd ook de lokale beleidskeuzenota sociaal domein aan de raad aan. Gemeenteraad De bestuurlijke planning voor besluitvorming van de keuzenota’s is:

Regionale keuzenota jeugd

Ambtelijke voorbereiding Aug-Nov

Aanleve rdatum college 22 Nov

College

3 Dec

Aanleve rdatum raad 11 Dec

Cie SL

Raad

13 Jan

30 Jan

Lokale beleidskeuzenota sociaal domein Commissie Samenleving Bij de komende commissievergaderingen in 2013 zal iedere maand een presentatie gegeven worden door het programmateam over de stand van zaken van het proces en de inhoudelijke keuzes die in dat stadium gemaakt worden.

Voorbereiden beleidskeuzes

Ambtelijke voorbereiding Sept-Nov

Voorbereiden beleidskeuzes

Nov

Keuzenota sociaal domein

Nov


Aanleve rdatum college

College

Aanleve r-datum raad

Presentatie in cie 11 Nov

Raad

2 Dec

22 Nov

3 Dec

11 Dec

13 Jan

30 Jan

pagina 13 van 28

Gecombineerde commissievergadering Op 14 november 2013 is een gecombineerde commissievergadering gepland voor de commissie Samenleving en commissie Middelen. Tijdens deze vergadering wordt gesproken over de inhoudelijke keuzes die worden voorbereid en de consequenties daarvan (voor o.a. de keuzes in de regionale samenwerking). Ambteljke planning

Er wordt een ambtelijke planning op weekniveau opgesteld voor de transities, transformatie, communicatie en pilots gezamenlijk. Het programmateam beheert deze planning. Hierbij een samenvatting van de planning van half oktober tot de realisatie van de beleidskeuzenota.

Week

Intern

Communicatie/ participatie

14 – 18 oktober

- Programmateam

- Wmo-raad vergadering (16/10) - Meedenkgroep Samenleving (17/10)

21 – 25 oktober

- Programmateam plus - Stuurgroep

28 okt – 1 nov

- Programmateam

4 – 8 november

- Programmateam - Stuurgroep - Concept-regionaal beleidskader jeugd ter bespreking in regio

11 - 15 november

- Programmateam

18 - 22 november

- Programmateam plus - Aanlevering beleidskeuzenota sociaal domein UH aan college van B&W (22/10) -Aanlevering beleidskeuzenota sociaal domein UH + regionaal beleidsplan transitie Jeugd aan


- Sociaal domein brede bijeenkomst Inkoop (29/10) - Raad: RIB transitie jeugd + transitie arrangement (31/10) - Startbijeenkomst pilot Wijkteam vanuit jeugd (5/11)

- Meedenkgroep Samenleving (?) - Raadsinformatiebijeenkomst/ brede commissievergadering (14/11)

pagina 14 van 28

Wmo-raad (22/10) 25 – 29 november

-Wmo-raad advies in routing voor college (27/11)

-Extra Wmo-raad vergadering (26/11) -Advisering Wmo-raad op beleidskeuzenota lokaal en regionaal beleidsplan jeugd

December

- Behandeling in college (3/12) - Behandeling in college (10/12) - Aanlevering voor raad (11/12)

- Regionale raadsbijeenkomst jeugd - Wmo-raad vergadering (9/12)

- Voorbereidingen op de uitvoering/ implementatieplan

3.4 Regionale planningen Er wordt regionaal samengewerkt op de afzonderlijke transities. Zie hoofdstuk 4 voor een beschrijving van deze samenwerking. Hierbij geven wij de regionale planningen weer. 2013 Participatiewet

Okt Startbijeenkomst ambtelijke werkgroep en stuurgroep voor hervatten voorbereidingen Participatiewet

Jeugd

Passend onderwijs

Gemeenten ontvangen concept ondersteuningsplannen Po, vo en ref onderwijs

Nov

Dec

Afstemmen concept jeugdbeleidsplan met Samenwerkingsverbanden

Regionale raadsbijeenkomst jeugd

Afstemmen concept ondersteuningsplan met Samenwerkingsverbanden

Bespreking concept Ondersteuningsplan regio ambtelijk/ directeur samenwerkingsverband


pagina 15 van 28

AWBZ/Wmo

Verwerken uitkomsten regionale consultatie inkoop sociaal domein

Oplevering rapportage innovatieve ideeën inkoop sociaal domein vanuit het perspectief van zorgaanbieders

Regionale bijeenkomst specifieke doelgroepen

Jan

Feb

Mei

2014 Mrt

April

Participatiewet

Jeugd

Passend onderwijs

Vaststellen jeugdbeleidsplan OOGO (op overeenstemmingsgericht overleg) Overleggen met Vera/Ingrid) Vaststellen ondersteuningsplan in OOGO (op overeenstemmingsgericht overleg)

Ondersteuningsplannen moeten voor 1 mei door de schoolbesturen ingediend worden bij de Inspectie van het Onderwijs

AWBZ/Wmo


pagina 16 van 28

4. Organisatie en procedure 4.1 Organogram Vanaf de 2e helft van 2013 hebben wij onze interne projectstructuur uitgebreid. Er is een stuurgroep opgericht en het programmateam is uitgebreid met een projectondersteuner en een vaste communicatieadviseur. Daarnaast is een programmateam plus opgericht, waarin naast de programmateamleden ook de coördinatoren van de pilots, de projectleider van de woonservicegebieden/ vitale dorpen en de adviseurs rond bedrijfsvoering plaatsnemen. Zie bijlage 1 voor onderstaande projectstructuur.

Gemeenteraad

College van B&W

Stuurgroep

Directieteam

Wethouder (bestuurlijk opdrachtgever) -Elisabeth van Oostrum Directeur -Daan van der Sleen ------------------------------------------------------------------Afdelingshoofd MO -Beja Burema

Managementteam

Programmamanager Damiët Groen

Coordinator Communicatie & Participatie (Erica Klarenbeek)

Meedenkgroep

Projectondersteuner Shahrzad Nourozi

Inwoners Cliënten Samenleving

Projectleider transitie AWBZ/Wmo Amerens Brouwer

Projectgroep transitie AWBZ/Wmo Willem v/d Hatert Thekla den Boer

Regionale wkgr AWBZ

Programmateam-breed Pilots Pilot-coordinator Wmo -Dick Bart Pilot coordinator AWBZ/Wmo -Willem v/d Hatert Pilot coordinator Jeugd -Frans Hoving/Jolande van der Molen Bedrijfsvoeringsaspecten Coordinator Financiën -(Nader te bepalen) Coordinator Inkoop -Ariadne Biessels Coordinator Dienstverlening -(Nader te bepalen) Coordinator P&O -Romy van Domburg

Projectleider Transitie Jeugdhulp/ Passend onderwijs Vera Hermanns Lotje de Jong (per 2014)

Projectleider Participatiewet Dick van Rijn

Projectleider WSG/Vitale dorpen (Per 2014) Stevien Gardenier

Projectgroep transitive Jeugdhulp/ PO Ingrid Achterberg Katje Merkx Lotje de Jong

Projectgroep transitie Participatiewet Marianne Dolman

Projectgroep Vitale dorpen (Per 2014) Pilot Servicepunten Pilot AWBZ/Wmo Pilot Wijkteam jeugd

Regionaal project Jeugd

RSD samenwerking

Boven regionaal project jeugd

Regionaal Management Platform

Regionale Stuurgroep Transities


pagina 17 van 28

We werken met een stuurgroep, een programmateam, programmateam-plus en projectleiders voor de transities en werkgroepen voor de transities. 4.2 Beslissers: stuurgroep Besluiten voor het programma worden genomen in de stuurgroep. Deze bestaat uit: - Wethouder - Directeur - Ambtelijk opdrachtgever, manager - Programmamanager - Programma-ondersteuner Zie bijlage 3 voor de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroepleden. 4.3 Programmateam, programmateam plus en projectgroepen Het programmateam bestaat uit: Programmamanager Projectleiders Coördinator communicatie/participatie Projectondersteuner Het programmateam plus bestaat uit: Programmateamleden Coördinatoren pilots Adviseurs bedrijfsvoering Projectleider WSG/ Vitale dorpen De projectgroepen bestaan uit: Projectleider transitie Beleidsadviseurs transities Zie bijlage 3 voor de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de programmateam(plus)-leden. 4.4 Overlegstructuur Programmateam(plus) 1x per week programmateam 1x per maand programmateam plus Zoveel als mogelijk met een vaste agenda en afsprakenlijst. Terugkoppeling over het programmateam-overleg vindt plaats binnen transitie-werkgroepen. Vervanging wordt altijd geregeld binnen de projecten. Altijd zijn alle disciplines vertegenwoordigd. Stuurgroep 1x per 2 weken stuurgroep De programmamanager bereidt samen met de ambtelijk opdrachtgever de stuurgroep-overleggen voor. Projectplan Transformatie sociaal domein Versie 1.1 Datum: 1 november 2013

pagina 18 van 28

College/ commissie incidenteel presentatie/bespreking in college maandelijks presentatie in commissie Samenleving incidenteel raadsinformatiebijeenkomst/ gecombineerde commissie vergadering 4.5 Rapportages Ieder programmateam (plus)-overleg heeft zoveel als mogelijk een vaste agenda. Zie hiervoor bijlage 4. Van ieder overleg van de stuurgroep, het programmateam en het programmateam plus wordt een afsprakenlijst opgesteld. Eind 2013 wordt een voortgangsrapportage opgesteld als afsluiting van de fase van de beleidskeuzes en ter voorbereiding op de fase van de implementatie. 4.4 Projectondersteuning Binnen het project wordt een projectondersteuner aangesteld. De ondersteuningswerkzaamheden zijn: - Agenda/ afsprakenlijsten programmateam- en stuugroepoverleggen - Beheer en aanpassing planning - Organiseren overleggen/ afspraken plannen - Organisatorische zaken intern (ICT, website, mappenstructuur) - Beheer informatiedossier raad - Ondersteunen bij uitwerken programmaplan - Ondersteunen bij uitwerken nota’s - Ondersteuning bij communicatie/participatie o Bijeenkomsten organiseren o Communicatie uitingen media o Communicatie raad/ commissie, voorbereiden presentaties Organisatorische zaken We werken gemeente-breed in 1 map transformatie sociaal domein op de algemene schijf bij projecten De projectondersteuner beheert de map-structuur 4.5 Meedenkgroep samenleving Wij hebben een ‘meedenkgroep’ vanuit de samenleving opgericht, waarin inwoners, cliënten, kerken, verenigingen etc. worden vertegenwoordigd en waarmee wij in dialoog gaan over de veranderingen binnen het sociale domein tijdens de voorbereidingsperiode van de transities (tot 2015). Het eerste overleg van de sociaal domein brede meedenkgroep vond plaats op 17 oktober en betrof de afstemming over beleidskeuzes rond kwaliteit van ondersteuning, keuzevrijheid, slimmer organiseren van het aanbod en 1 gezin- 1 plan- 1 regisseur. De tweede bijeenkomst vindt plaats in november, voor de aanleverdatum van de beleidskeuzenota, zodat de input vanuit dit 2e meedenkgroep-overleg ook nog kan worden meegenomen in de nota. Projectplan Transformatie sociaal domein Versie 1.1 Datum: 1 november 2013

pagina 19 van 28

4.6 Rol gemeenteraad De gemeenteraad stelt de kaders voor de transities en de transformatie, zij geeft richting aan de vernieuwing in het sociale domein. Middels verschillende visie-nota’s heeft de gemeenteraad kaders gesteld binnen het sociale domein. De uitgangspunten geven de richting waarbinnen het programmateam werkt aan de transities en transformatie. De gemeenteraad stelt het regionale beleidskader jeugd vast en besluit over de lokale uitwerking: de beleidskeuzenota sociaal domein Utrechtse Heuvelrug. 4.7 Regionale samenwerking Naast de projecten rond de transities AWBZ/Wmo, Participatiewet en Jeugd/Passend Onderwijs binnen ons lokale Programma, wordt ook regionaal aan de verschillende transities gewerkt. 4.7.1

Stuurgroep transities

De portefeuillehouders die het DB voor de regionale sociale dienst vormen (van gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug), vormen samen ook de stuurgroep transities. Zij geven overleggen 3-wekelijks en geven regionaal richting en sturing aan de verschillende transities. 4.7.2

Regionaal Management Platform RMP

De managers sociaal domein uit de gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug vormen samen het RMP. Zijn bewaken op regionaal niveau het proces rond de transities & transformatie van het sociaal domein. Cor Grasmeijer (Bunnik) is voorzitter van het RMP. 4.7.3

Transitie AWBZ/Wmo, Jeugd, Passend Onderwijs en Participatiewet

Transitie Jeugd De samenwerking rond de transitie Jeugd is zowel regionaal als boven-regionaal georganiseerd. Bovenregionaal is Jan Burger (Wijk bij Duurstede) op bestuurlijk niveau afgevaardigde namens de regio Zuid Oost Utrecht. Ambtelijk is Mascha Heemskerk (Wijk bij Duurstede) afgevaardigde namens de regio. Het regionale bestuurlijke overleg over o.a. de transitie jeugd vindt 3-wekelijks plaats. Herman Mittendorff (De Bilt) is regionaal bestuurlijk trekker van de transitie jeugd. Regionaal procesleider transitie jeugdzorg is Machteld Koelewijn. Zij is voorzitter van het regionaal beleidsoverleg transitie jeugd en is aanwezig bij het RMP en bestuurlijk overleg transities.


pagina 20 van 28

Vanuit de transitie jeugd is een regionaal overleg ‘financiën’ en een regionaal overleg ‘communicatie’ gestart, waaraan de financieel- en communicatieadviseurs van de gemeenten deelnemen. Transitie AWBZ/Wmo De projectleiders voor de transitie AWBZ/Wmo uit Zeist, de Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug vormen het ambtelijk overleg rond de transitie. Zij delen kennis en bereiden specifieke thema’s (inkoop, vervoer, dagbesteding, specifieke doelgroepen) gezamenlijk voor. Transitie Participatiewet In afwachting van de bestuurlijke samenwerking regionaal rond de Participatiewet ligt de ambtelijke werkgroep voor de transitie voorlopig stil. Er wordt eind oktober gesproken over hervatting van de regionale samenwerking rond de Participatiewet. Regionaal overleg programmamanagers ‘3D’ (transformatie sociaal domein) 7 Oktober is het ambtelijk overleg tussen de programmamanagers van de transformatie van het sociale domein uit Zeist, de Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug gestart.


pagina 21 van 28

5. Kosten en baten Begroting Programmateam sociaal domein Voor het programma van de vernieuwing van het sociaal domein worden in 2013 en 2014 kosten gemaakt voor de inzet van (externe) medewerkers en voor de verschillende communicatie-uitingen binnen de transities en het totale programma. Onderstaande posten worden eind 2013 vertaald in een projectbegroting voor 2014. Deze projectbegroting volgt. Inzet/ activiteit 2014

Programmateam transformatie Programmamanager Communicatieadviseur Projectondersteuning Advies/ expertise inkoop en aanbesteding Pilot Servicepunten

Sociale kaart Communicatie en participatie

Bedrijfsvoering voorbereidingen Opleidingen/ congressen medewerkers Transitie Jeugd Advies/expertise transitie jeugdzorg Aanvullende capaciteit CJG-

Toelichting

Tarief

Begrote uren

Begrote kosten

2 Dagen per week 2 Dagen per week 2 Dagen per week 1 Dag per week Kosten eventuele fysieke locaties Kosten opleiding Servicepuntmedewerkers voor AWBZ-doelgroep Kosten ICT ondersteuning website/tel Kosten website sociale kaart gedekt? Media-uitingen inwoners communicatie Bijeenkomsten sociaal domein 4 x ICT systeem, uitbouw Wmo-ned Projectleiders

1 Dag per week 2 Dagen per week


pagina 22 van 28

coördinator Pilot Wijkteam jeugd/ breed

Pilot-coördinator Vergoedingen per gesprek?

Transitie AWBZ/Wmo Investering begeleid wonen en extra zorg Pilot Wijkteam AWBZ/Wmo

Ihkv overlast kwetsbare groepen Pilot-coördinator 4 uur per week + 25 uur voorbereiding + 25 uur afronding & rapportage Vergoedingen per gesprek?

Dekking Op basis van de mei- en septembercirculaires wordt aangegeven welke budgetten voor de invoering van de nieuwe taken beschikbaar zijn, welke de dekking vormen voor de programmabegroting. Tegelijk met de projectbegroting voor 2014 volgt een overzicht van de dekkingsmiddelen. Invoeringsbudget transitie jeugd Invoeringsbudget transitie AWBZ/Wmo CJG-gelden

(wordt bekend bij sept. circulaire)


pagina 23 van 28

6. Specifieke plannen 6.1

Omgevingsanalyse

Krachtenveld Zie de procesaanpak transities & transformatie sociaal domein (februari 2013) voor een overzicht van het krachtenveld. 6.2

Communicatie/participatie

Communicatie-/ participatieplan In de procesaanpak transities & transformatie sociaal domein (februari 2013) is beschreven langs welke sporen wij de communicatie en participatie vormgeven. In dit programmaplan geven wij nog kort die sporen weer. In oktober en november wordt het communicatie- en participatieplan opgesteld voor 2014. Hierin wordt een terugblik gegeven naar de communicatie en particioatie rond de transities en transformatie tot nu toe, de nog geplande activiteiten voor 2013 worden weergegeven en er wordt een doorkijk gegeven naar onze communiactie- en participatiestrategie voor 2014. Uitgebreide informatie over communicatie en participatie is daarom te vinden in dot plan dat uiteralijk 22 november gereed is. Hierbij een samenvatting van deze verschillende communicatie- en participatiesporen: Dialoog betrokkenen sociaal domein Wij organise(e)r(d)en in 2013 een reeks van sociaal domein brede bijeenkomsten voor alle betrokkenen bij de transities en transformatie om met hen in gesprek te gaan over de verschillende (beleids)keuzes die wij moeten maken dit jaar. Bijeenkomst 1 over het thema ‘Toegang’ (waar komen inwoners straks terecht met hun vraag) vond plaats in juni. Bijeenkomst 2 over de ‘Innovatie van het aanbod/ de ondersteuning’ vond in september plaats. Bijeenkomst 3 over ‘Inkoop’ wordt in oktober georganiseerd. Bijeenkomst 4 over ‘Monitoring en Verantwoording’ volgt eind 2013 of begin 2014. Dialoog inwoners en cliënten Binnen de projecten van de verschillende transities zijn wij al ruim 1,5 jaar in gesprek met cliënten, inwoners en cliëntvertegenwoordigers over de nieuwe taken en de veranderingen. Wij spreken hier ook over met onze adviesraden (Wmo en Platform mensen met een functiebeperking) en cliëntenraden (WWB). In het kader van de transitie Jeugd en Passend onderwijs stemmen wij af met de Jongerenraad. Om structureel met de inwoners, de cliënten en de samenleving in dialoog te gaan, zijn wij daarnaast nu bezig met het oprichten van een ‘meedenkgroep samenleving’ voor de voorbereiding op de transities en transformatie tot 2015. (Zie ook 4.5)


pagina 24 van 28

Dialoog professionals/ organisaties Binnen de projecten van de verschillende transities zijn wij ook al ruim 1,5 jaar in gesprek met professionals van organisaties over de vernieuwing. Zo hebben wij o.a. structureel overleg met het Platform Transitie AWBZ/Wmo, waarin zorgaanbieders, welzijnsorganisaties, vrijwilligersorganisaties, het ZZP-netwerk en kerken vertegenwoordigd zijn. 6.3 Communicatie-/ participatie kalender

Oktober Transformatie sociaal domein

November

December

5 November bijeenkomst jeugd + presentatie wijkteam

Regionale raadsbijeenkomst jeugd

29 oktober Bijeenkomst inkoop sociaal domein

Transitie Jeugd

Transitie AWBZ/Wmo

Platform overleg transitie AWBZ/Wmo

Transitie Participatiewet

-

Platform overleg transitie AWBZ/Wmo -

-

6.4 Risicoparagraaf

Omschrijving

Kans

Gevolg

Te nemen maatregel

Door wie

Goede schatting totale tijd per

Programma-

activiteit en per fase

manager

(groot, middel, klein) Tijd/ planning Het niet op tijd opleveren van

Middel

de programmaresultaten

Groot

Strakke programmabeheersing en Programmaplanning Projectplan Transformatie sociaal domein Versie 1.1 Datum: 1 november 2013

manager pagina 25 van 28

Goede verdeling van de taken en

Ambtelijk

verantwoordelijkheden

opdrachtgever

Overlegstructuur (vroeg

Programma-

signalering van stagnerende

manager

processen) Verschillende fases van de

Middel

Groot

transitieprojecten lopen niet

Intensief contact met en tussen de Programmaverschillende projecten

manager

Zorgen voor

Programma-

informatieoverdracht door

manager

gelijk op, wat een brede aanpak bemoeilijkt

overlapping in overlegstructuren Vertraging en verandering in

Groot

Middel

-

het landelijk wetgevingstrajecten Onvoldoende capaciteit

Het “vrijmaken” van

Ambtelijk

medewerkers

medewerkers door

opdrachtgever

leidinggevenden Planning en inzicht in

Programma-

capaciteitsvraag

manager

Centraal inzicht in kosten

Programma-

Financiën Niet beschikbaar komen van

Middel

Groot

programmabudget 2013/ 2014

manager Tijdige reserveren budgetten

Ambtelijk opdrachtgever

Overschrijding

Klein

Middel

Centraal inzicht in uitgaven

programmabudget


Programmamanager

Mandaat budget bij ambtelijk

Ambtelijk

opdrachtgever

opdrachtgever pagina 26 van 28

Kwaliteit Onvoldoende (toegang tot)

Middel

informatie

Middel

Investeren in relatie met

Programmateam-

betrokken partijen (instellingen,

leden

cliënten, etc.) Beheren en structureren van

Programma-

informatie

ondersteuner

Vastleggen wie welke informatie

Programma-

moet geven en wie welke

manager

informatie moet krijgen Sturing Onduidelijkheid over sturing

Opstellen projectstructuur

binnen het project

Programmamanager

Overeenstemming/akkoord op de Stuurgroep sturing binnen het project Duidelijke verdeling taken en

Ambtelijk

bevoegdheden.

opdrachtgever

Gedurende het proces structurele Stuurgroep/ terugkoppeling/ evaluatie m.b.t.

Programmateam

sturing en verantwoordelijkheden


pagina 27 van 28

7. Samenvatting beslispunten programmaplan

Inleiding  Akkoord met programma transformatie sociaal domein benoemen als ‘project’ in het kader van projectmatig werken Doel en resultaten  Akkoord met doel en resultaten  Akkoord met de reikwijdte van het project Fasering en aanpak  Akkoord met processtappen binnen het programma transformatie sociaal domein  Akkoord met de planning voor de twee raadsvoorstellen: Regionaal beleidskader transitie jeugd (januari 2014) Lokale beleidskeuzenota sociaal domein (januari 2014) Organisatie en procedure  Akkoord met projectstructuur  Akkoord met oprichten stuurgroep  Akkoord met overlegstructuur  Akkoord met programmamanager 4 dagen per week beschikbaar (tot eind 2013, daarna evaluatie)  Akkoord met projectleiders 3 dagen per week beschikbaar  Akkoord met projectondersteuning 2 dagen per week beschikbaar  Akkoord met coördinator communicatie/ participatie 1,5 dag per week beschikbaar Kosten en baten  Akkoord met de posten voor de (op te stellen) projectbegroting voor 2014 Specifieke plannen  Akkoord met communicatie aanpak  Akkoord met omschrijving risico’s en beheersmaatregelen Bijlage 3 Rollen, taken en verantwoordelijkheden  Akkoord met taken, rollen en verantwoordelijkheden


pagina 28 van 28

Programmaplan. Transformatie sociaal domein. (Projectmatige aanpak)

Recommend Documents