Programmaplan: Op expeditie in het Sociaal Domein

Programmaplan: Op expeditie in het Sociaal Domein

Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

1

Opdrachtgever en opdrachtnemer Bestuurlijk opdrachtgever: College B&W Portefeuillehouder: Frits Alberts Ambtelijke stuurgroep: MT leden Opdrachtgever: Marleen Schulte, manager Maatschappelijke Ontwikkeling Gedelegeerd opdrachtgever: Ralf Baas, programmamanager Sociaal Domein Programmateamleden: Geke Rouffaer (projectleider Beleid Sociaal Domein) Heleen Schut (projectleider Sturing, Regie en Ondersteuning Wiebren Wijma (projectleider Dienstverlening) Vera van Kesteren (coördinator SEM) Annette Toepoel (Communicatie) Bert Timmerman (Financiën) Job Wolters (projectleider participatie) Feitze van Zwol (coördinator JOS/ projectleider jeugd) Judith Otte (externe kwartiermaker sociale teams)


2

Inleiding De samenleving verandert. Sociale structuren veranderen, mensen worden ouder, individualisering is een trend maar ook nieuwe vormen van gemeenschapszin en verbondenheid ontstaan. De overheid trekt zich meer terug en de verantwoordelijkheid van burgers zelf wordt groter. Met de invoering van de Participatiewet, de overgang van taken uit de AWBZ naar de Wmo en de overname van de Jeugdzorg worden de gemeenten in de komende jaren verantwoordelijk voor alle maatschappelijke ondersteuning en niet-medische zorg aan de inwoners. Bovendien wordt vanaf 2014 het passend onderwijs naar de schoolbesturen gedecentraliseerd. Gemeenten moeten samen met deze schoolbesturen afspraken maken over sluitende zorg in en om de school. De decentralisaties gaan gepaard met forse bezuinigingen door het rijk. Dit stelt gemeenten voor de complexe opgave een betaalbare sociale infrastructuur te realiseren, waarin burgers de beschikking hebben over adequate maatschappelijke ondersteuning en zorg, afgestemd op hun behoeften, mogelijkheden en omgeving. Een samenhangende aanpak in het sociale domein is daarbij essentieel: het zorgt niet alleen voor winst in de zin van geld, maar ook voor winst in de zin van efficiency en succesvolle hulp- en zorgverleningstrajecten. Om de veranderingen in goede banen te leiden, heeft de gemeente sinds 2011 een projectgroep. Eén van de resultaten die de projectgroep heeft opgeleverd is de kadernota: “Meedoen naar vermogen”. Hierin staan de kaders voor de verdere doorontwikkeling van het sociaal domein. Door de snel veranderende samenleving en de nieuwe taken die in 2015 naar de gemeente komen (de drie decentralisaties: de participatiewet, de jeugdzorg, de nieuwe Wmo met taken uit de AWBZ en daarnaast nog extra taken t.g.v. passend onderwijs), zijn duurzame uitgangspunten benoemd. Deze uitgangspunten en de thema's die op korte termijn uitgewerkt moeten worden, staan vermeld in de kadernota. Het samenbrengen en visualiseren van visie en uitgangspunten voor de herinrichting van het sociale domein, samen met de uitgangspunten voor het keukentafelgesprek, leidde bij de verdere uitwerking van ‘Meedoen naar vermogen’ tot het ontwikkelen van het regenboogmodel. Dit model is leidend en bestuurlijk bekrachtigd. Het betekent een expliciete keuze voor sturing vanuit de inhoud: in de uiteindelijke aanpak staat de burger met zijn mogelijkheden en onmogelijkheden daadwerkelijk centraal. Het model laat de 3 D’s los en schetst een integraal beeld van de werkelijkheid om burgers heen en de rol die een sociaal team daarbij kan spelen. Wat dit betekent voor Borger-Odoorn werd eerder als volgt verwoord door wethouder Alberts: “De komende twee jaar staan in het teken van een expeditie, een ontdekkingsreis met hindernissen, succesmomenten, het delen van het ongemak van vallen en opstaan. Om de succesfactoren gunstig te beïnvloeden zetten we de beste mensen vooraan in de expeditie om de wegen begaanbaar te maken. Tijdens de reis wordt er gebouwd aan een ‘stevig nieuw huis’ waarin de vertaling plaatsheeft van route en resultaten in beleidsnota's, verordeningen en waarborgen voor privacy en cliëntbelangen van onze inwoners. Op expeditie gaan betekent ook dat er al dan niet gecalculeerd risico genomen wordt omdat de uitkomst van een nieuwe werkwijze niet in beton gegoten is. Een flexibele werkhouding van management en bestuur is vereist. Kwetsbaar durven zijn is een positieve houding. De pilot Sociaal Team Nieuw-Buinen moet de ruimte krijgen te excelleren. De voedingsbodem is aanwezig. Denk mee op welke wijze je een bijdrage kunt leveren aan een positief resultaat. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

3

Een positief resultaat bereik je door mensen serieus te nemen en door je eigen specifieke talenten de ruimte te geven. Het gedachtegoed om vooral te investeren in preventie op de domeinen van zorg, welzijn, veiligheid en wonen, teneinde minder individuele, specifieke, dure voorzieningen te beschikken, deel ik van harte”. Met deze heldere boodschap, de visie zoals verwoord in ‘Meedoen naar vermogen’, de uitwerking van het regenboogmodel en de pilot Nieuw-Buinen zijn er belangrijke stappen gezet om de expeditie vorm te geven. Maar het is ook belangrijk om te realiseren dat er nog veel werk te doen is. In de onlangs gehouden Programma Start Up is dit beeld wederom bevestigd. De verdere uitvoering van de decentralisaties vragen om een niet-traditionele aanpak. Ze zijn dusdanig complex dat een rechtlijnig uitvoeringsproces niet passend is. Daarnaast is een samenhangende uitvoering van de nieuwe taken een belangrijke voorwaarde voor kwaliteit en financiële beheersbaarheid van de maatschappelijke ondersteuning. Dit is dan ook de reden voor het opstellen van dit programmaplan en de daaraan gekoppelde projectplannen. Leeswijzer In hoofdstuk 1 is de programmadefinitie beschreven met daarin het kader dat vervolgens uitgewerkt wordt in de programmastructuur van hoofdstuk 2. In dit hoofdstuk komen de verschillende projecten aan bod, wordt er nader ingegaan op de risico’s en randvoorwaarden, wordt de planning inzichtelijk gemaakt en is in beeld gebracht wat de kosten zijn om het programma uit te voeren. In het laatste hoofdstuk wordt verder ingegaan op de organisatie van het programma en wordt stilgestaan bij de specifieke rol van communicatie.


4

Inhoud Inleiding.................................................................................................................................... 3 1. Programmadefinitie .............................................................................................................. 6 1.1 Visie: wat willen we bereiken ....................................................................................... 6 1.2) Doelen ........................................................................................................................... 7 1.3 Programmaopdracht en -strategie ................................................................................... 7 1.3.1 Strategie ................................................................................................................... 8 2. Programmastructuur en projecten ........................................................................................ 9 2.1 Producten komen samen in drie Projecten. .................................................................... 9 2.2 Afbakening; wat doen we niet ...................................................................................... 12 2.3 Risico’s en randvoorwaarden ....................................................................................... 13 2.4 Randvoorwaarden ......................................................................................................... 15 2.5 Tijdsbeheersing ............................................................................................................ 15 2.6 Geldbeheersing ............................................................................................................. 16 3. Organisatie.......................................................................................................................... 18 3.1 Programmaorganisatie .................................................................................................. 18 3.2 Rollen binnen het programma ...................................................................................... 19 3.2.1 Rol ambtelijke stuurgroep ..................................................................................... 19 3.2.2 Rol programmateam .............................................................................................. 19 3.2.3 Rol opdrachtgever ................................................................................................. 19 3.2.4 Rol Programmanager ten opzichte van het team ................................................... 19 3.2.5 Taken Programmamanager algemeen ................................................................... 20 3.2.6 Rol projectleider .................................................................................................... 20 3.2.7 Financieel adviseur/controller ............................................................................... 20 3.2.8 programmasecretaris/administratief ondersteuner ................................................ 21 3.2.9 communicatieadviseur ........................................................................................... 21 3.3 Overlegstructuren ......................................................................................................... 21 3.4 Informatiematrix ........................................................................................................... 23 3.5 Communicatie .............................................................................................................. 24 3.6 Risico-analyse .............................................................................................................. 24


5

1. Programmadefinitie Om te komen tot een optimale afstemming tussen de verschillende gemeentelijke projecten en activiteiten in het kader van de herinrichting van het sociaal domein, worden deze aangestuurd vanuit één programma. Programmamanagement helpt om samenhang tussen projecten en activiteiten te bereiken en prioriteiten te stellen zodat ze effectief worden uitgevoerd. Daarmee worden beoogde doelen en organisatorische en maatschappelijke verbeteringen gerealiseerd, zoals hieronder worden benoemd. 1.1 Visie: wat willen we bereiken “Iedere inwoner van onze gemeente hoort erbij. Niet iedereen heeft daar hetzelfde beeld bij: we hebben allemaal verschillende (sociale) behoeftes”. Ook de burger zelf heeft daarbij verantwoordelijkheden: het is niet zo dat bij ieder probleem de overheid meteen in actie zou moeten komen. Mensen kunnen ook heel veel zelf (en doen dat nu ook al!), met hun directe omgeving en de kracht van het dorp waarin ze wonen. Met deze overwegingen komen we tot de volgende visie: Het is aan de mensen zelf (en hun eigen omgeving) om iedereen op een gezonde wijze te laten meedoen, jong en oud, gezin of alleenstaande. Waar dat echt niet lukt, zal de gemeente aanvullende acties ondernemen en het mogelijk maken om dit alsnog (zoveel mogelijk) voor elkaar te krijgen. Met inachtneming van het volgende:  decentraal wat kan en centraal wat moet (lokaal werken, zoveel mogelijk in geografische leefgebieden );  zo dichtbij en zo licht mogelijk;  iedereen doet mee naar vermogen;  er is sprake van wederkerigheid: mensen zetten hun talenten in voor de lokale gemeenschap (voor zover eventuele beperkingen dat toelaten);  eigen kracht en mogelijkheden worden zoveel mogelijk benut (ook van de eigen netwerken en van het dorp);  zoveel mogelijk preventief werken om te voorkomen dat duurdere 2e lijnszorg ingezet moet worden.  1 gezin, 1 plan, 1 regisseur We proberen dit de komende jaren te realiseren binnen de budgetten die ons ter beschikking staan. Door functies slim te combineren, verwachten we efficiënter te kunnen werken. Zo onderzoeken we, of we de sociale werkvoorzieningen en de diverse vormen van dagbesteding beter op elkaar kunnen afstemmen. En gaan we met het oog op alternatieve zorgstructuren ( bv. buren die helpen bij het opvangen van de kinderen of vervoer naar het ziekenhuis) extra investeren in de kennis van de lokale netwerken en sleutelfiguren in de verschillende dorpen. Immers: als je de mensen en hun talenten en problemen goed kent, kun je beter matchen met mogelijke oplossingen.



om dicht bij mensen tot oplossingen te komen, streeft de gemeente naar een gebiedsgerichte aanpak om zo recht te doen aan de sociale en fysieke vraagstukken die in het gebied leven. Zo zijn in alle 4 gebieden steunstees ontwikkeld of in ontwikkeling en fungeren 4 gebiedscoördinatoren als verbindingsofficier tussen burger en gemeente.


6

1.2) Doelen Op basis van de keuze om de decentralisaties in onderlinge samenhang te realiseren, hebben we de volgende hoofddoelstelling geformuleerd : Indien nodig faciliteren we mensen (zo vroeg mogelijk, preventief) in het vormgeven van hun eigen leven zodat men mee kan blijven doen in de samenleving. En beogen we de volgende nieuwe stijl van werken te bereiken:  zoveel mogelijk gebruikmaken van de eigen kracht van burgers en de dorpen waarin zij wonen;  ontschotten en integraal samenwerken door diverse partijen (ook de gemeente!), in 4 geografische gebieden (maar ook bovenlokaal waar dat een toegevoegde waarde heeft);  vraaggericht werken: het belang van de cliënt in kwestie en het bieden van maatwerk is belangrijk en niet het bestaande aanbod;  investeren in kennis van de lokale mogelijkheden voor werk en zorg en de vraag van burgers (wat is hun compensatiebehoefte) opdat goed matchen van mensen mogelijk is;  lokale, integrale kennis op het terrein van welzijn, arbeid, onderwijs, jeugd en (gezondheids)zorg. 1.3 Programmaopdracht en -strategie De decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden heeft impact op verschillende niveaus: - Het stelsel, zoals: afspraken tussen bestuurslagen, budgetverdeling (systemen), weten regelgeving, besturing en toezicht (governance) - De organisatie, zoals: onder andere strategie, sturing, (regionale) samenwerkingsvormen, inkoop en verantwoording. - De uitvoering, zoals: competenties, werkwijze, dienstverlening, interactie met burgers. Daarbij worden twee soorten processen onderscheiden: : Het transitieproces (vooral de structuur). Hier gaat het om het veranderen van het ‘huidige stelsel’: de regels, wetten, financiële verhoudingen e.d. Dit heeft directe impact op de organisatie van de uitvoering, omdat meestal verantwoordelijkheden van de betrokken partijen wijzigen, evenals de financieringsstromen. De verantwoordelijkheid voor het transitieproces ligt vooral bij de rijksoverheid, provincies en gemeenten, daarbij ondersteund door de meest betrokken partijen (zoals brancheorganisaties en kennisinstituten). Het transformatieproces (vooral de inhoudelijke vernieuwing en cultuur) is gericht op het behalen van de beoogde inhoudelijke effecten van de stelselwijziging: ander gedrag van professionals en burgers, andere cultuur bij instellingen en professionals, andere werkwijzen en vooral ook het anders met elkaar omgaan tussen burgers/cliënten, professionals, instellingen en gemeenten. De verantwoordelijkheid voor het transformatieproces ligt vooral bij de gemeente, instellingen, professionals en burgers (de uitvoeringspraktijk op lokaal en/of regionaal niveau). Hoewel de eerste prioriteit van dit programma de transitie betreft, mag uit het bovenstaande duidelijk worden dat het niet om het simpelweg neerzetten van een nieuwe structuur gaat. De decentralisaties vormen de aanzet tot een transformatie van het sociale domein, een verandering in houding en gedrag van onze inwoners, onze partners en niet in de laatste plaats van onszelf.


7

Met inachtneming van het bovenstaande , is voor het programma de volgende opdracht geformuleerd: “Het Sociaal Domein inrichten op basis van de wettelijke verplichtingen, de kadernota ‘Meedoen naar Vermogen’ en ‘Het regenboogmodel’. Waarbij de uitvoering ligt bij het sociaal team, dat per 01-01-2015 in een (tijdelijke) constructie ‘op afstand is gezet’ en waarbij we kunnen sturen op zowel begroting als kwaliteit van zorg. En waarbij rekening wordt gehouden met de doelstellingen voor de lange termijn (zie onderstaand).” 1.3.1 Strategie Er is een drietal deadlines binnen het programma Sociaal Domein benoemd, die gerelateerd zijn aan de programma-opdracht. Dit vormt de leidraad voor de projectstrategie.   

01-08- 2014 moet het Sociaal Team Nieuw-Buinen ‘houtje-touwtje’ gestart zijn, alsof het 01-012015 is. 01-01-2015 de wettelijke taken komen over van het rijk naar de gemeente (transitie) 01-01-2017 moet het Regenboogmodel geïmplementeerd zijn (transformatie)

In eerste instantie richt het programma zich op het behalen van de eerste twee deadlines, waarbij het belangrijk is om het bredere perspectief, de transformatie, in het oog te houden. Dit programmaplan en de verschillende projectplannen zijn dan ook bedoeld tot 2015. Om de programma-opdracht te vervullen en de deadlines te behalen, is er gekozen om in drie projecten samen te werken, waarbij ieder project een eigen focus heeft:  Inhoud/Beleid,  Sturing, Regie & Ondersteuning  Dienstverlening.


8

2. Programmastructuur en projecten Onderstaand is de programmastructuur visueel weergegeven. Duidelijk hierin is, dat er een onderlinge wisselwerking moet zijn tussen de verschillende projecten. Maar er is ook sprake van een circulaire werking, waarin Inhoud/Beleid bepaalde standpunten moet aangeven, zodat dit in de algehele organisatie-, dan wel in de programmavisie uitgewerkt kan worden. Hoe dit daadwerkelijk vorm gaat krijgen in de uitvoering zal door Dienstverlening worden bepaald. Waar de cirkel begint, kan verschillen per onderwerp.

Sturing, Regie & Ondersteuning(Heleen)

Dienstverlening/Sociaal Team (Wiebren)

Inhoud/Beleid (Geke)

Om het gewenste projectresultaat te halen, dienen diverse producten (resultaten) te worden opgeleverd in de planperiode. Deze producten worden op hoofdlijnen beschreven. In de afzonderlijk projectplannen, die als bijlagen zijn toegevoegd, volgt een nadere uitwerking. Voor het opleveren van de producten kan het noodzakelijk zijn om de samenwerking te zoeken met verschillende samenwerkingspartners. Dat geldt in ieder geval voor de partijen die samen optrekken in de arbeidsmarktregio Drenthe: het UWV en de gemeenten Borger-Odoorn, Emmen, Coevorden, De Wolden, Hoogeveen en Midden-Drenthe. Deze samenwerking loopt voor een deel parallel aan de in BOCE-verband opgestelde uitvoeringsagenda. Er wordt binnen dit kader een gezamenlijke visie ontwikkeld op thema’s als ‘beschut werken’ en werkgeversdienstverlening. Naast een gezamenlijke visie kan de uitvoering van de voornoemde thema’s echter lokaal worden opgepakt (bijvoorbeeld beschut werken in samenhang met arbeidsmatige dagbesteding). 2.1 Producten komen samen in drie Projecten. De producten, die noodzakelijk zijn om de wetswijzigingen te implementeren, vallen uiteen in drie projecten. Hoewel communicatie onderdeel uitmaakt van het project Sturing, Regie & Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

9

Ondersteuning, wordt zij apart beschreven in het programmaplan en vormt een belangrijke voorwaarde voor het slagen van de uitvoering van dit programma. De producten van de drie projecten: 1. Sturing, Regie & Ondersteuning : Sturingsmodel, advies organisatieontwikkeling, Programmabegroting, Monitoring en communicatie; 2. Beleid sociaal domein: Beleidsnotitie (met visie toegang), opstellen en aanpassen van verordeningen alsmede de uitwerking van de verschillende onderdelen van de wet in beleidsregels / Contractering;. 3. Dienstverlening: aanpassingen in processen, formulieren en documenten, kwaliteitsinstrumenten en werkinstructies voor de uitvoering. Ad1) Sturing, Regie & Ondersteuning Binnen het project Sturing, Regie & Ondersteuning is er gekozen om te werken in vijf deelprojecten: 1.

Notitie Sturingsmodel Dit is een groeimodel met een uitwerking van de regierol die de gemeente wil/kan hebben binnen het Sociaal Domein, inclusief krachtenveld- en risicoanalyse.

2.

Organisatieontwikkelingen Op basis van de nieuwe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Sociaal Team wordt er advies gegeven op de juridische entiteit, waarmee we het Sociaal Team ‘op afstand gaan zetten’. Op basis van dit advies zullen de personele en juridische veranderingen van zowel de organisatie van het Sociaal Team als van de gemeentelijke organisatie ondersteund worden vanuit dit project.

3. Programmabegroting In de kadernota 2015 worden de uitgangspunten m.b.t. de programmabegroting Sociaal Domein opgenomen. Een van deze uitgangspunten is dat het nieuwe budget taakstellend is. Op basis hiervan worden een risicoparagraaf, ramingen transformatietransitie- en frictiekosten gemaakt. Daarna wordt dit verder uitgewerkt in de bestaande structuren van de gemeente. 4. Monitoring Aan de hand van de doelen, informatiebehoefte, indicatoren, ken- en stuurgetallen zal er een uitvoeringsplan worden opgesteld m.b.t. de monitoring van het programma Sociaal Domein. Dit plan betreft zowel de monitoring voor de korte termijn (houtje-touwtje) als voor de lange termijn. Er wordt rekening gehouden met de landelijke en regionale ontwikkelingen. Op basis van de besluitvorming m.b.t. dit uitvoeringsplan zal een monitoringsinstrument geïmplementeerd worden. Naast een uitvoeringsplan voor een monitoringsinstrument, gaat dit deelproject zich op korte termijn ook bezighouden met een nulmeting en gebiedsprofielen. Op basis hiervan krijgen we een beeld wat er speelt in de gebieden en wat de maatschappelijke opgave is van de gemeente Borger-Odoorn. 5. Communicatie In het kader van de communicatie, wordt een intern en extern communicatieplan opgesteld voor het programma Sociaal Domein. Deze wordt uitgewerkt in een matrix die onder andere Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

10

antwoord geeft op welke doelgroepen er zijn te onderscheiden, het doel van de communicatie en middels welke boodschap en communicatiekanaal de doelgroepen worden bereikt. Ad2) Beleid Sociaal Domein Het project Beleid Sociaal Domein heeft als doelstelling de (nieuwe) taken vorm te geven vanuit het Regenboogmodel: zo dicht mogelijk bij de inwoner en vanuit de eigen kracht en eigen regie van het gezin/huishouden. Met als uitgangspunt, dat voor 1 januari 2015 de (nieuwe) taken in ieder geval juridisch en financieel zijn geborgd. In 2017 zal het Regenboogmodel volledig geïmplementeerd zijn. Hierbij moet worden opgemerkt, dat dit project zich richt op het ‘eerste’ deel, dus de borging van de (nieuwe) taken voor 1 januari 2015. Dit betekent dat doorontwikkeling nodig is voor de volledige implementatie van het Regenboogmodel. Om bovenstaande doelstelling te kunnen realiseren zijn er een drietal uitdagingen die bepalend zijn: -

Het vormgeven van nieuw en bestaand beleid op basis van de Kadernota Meedoen naar Vermogen, het Regenboogmodel en de Nota ‘Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet mee’. Het vormgeven van het overgangsrecht van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. Het organiseren van de contractering (inkoop, subsidiebeschikkingen, aanbestedingen) van de ondersteuning (van voorliggend tot gespecialiseerd).

Projectresultaten Beleid Sociaal Domein : 1. Voor 1 november 2014 (wettelijke verplichting) is door de raad de beleidsnotitie met een concretisering van de visie en uitgangspunten in de Kadernota Meedoen naar Vermogen, het Regenboogmodel en de Nota ‘Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet mee’ vastgesteld. De beleidsnotitie geeft ook invulling aan de eisen voor het beleidsplan op grond van de Jeugdwet en de Wmo 2015. 2. Voor 1 november 2014 zijn door de raad de Verordening Wmo 2015 en de Jeugdwet vastgesteld en voor 1 januari 2015 zijn de bijbehorende beleidsregels en het financieel besluit door het college vastgesteld (wettelijke verplichting). 3. Op basis van de genoemde beleidsnotitie: -

(Contractuele) afspraken met het Centrum voor Jeugd en Gezin en andere aanbieders in het voorliggend veld Jeugd te continueren of te herzien voor 1 januari 2015. Contracten met de WSW-bedrijven af te sluiten voor 1 november 2014. Afspraken te maken over de uitvoering van de Participatiewet (huidige Wet werk en bijstand) met de gemeente Emmen voor 1 januari 2015. Contracten af te sluiten voor nieuwe taken Wmo 2015 en de huishoudelijke hulp voor 1 oktober 2014 (wettelijke verplichting) Samenwerkingsafspraken maken met de zorgverzekeraar (Achmea) over onder andere afbakening en eigen risico en eerste- en tweedelijns organisaties voor 1 januari 2015.

Ad 3) Dienstverlening


11

Na de visievorming is het noodzakelijk om de opgave van de herziening van het sociaal domein verder te concretiseren. Een onderdeel van deze concretisering is het opzetten van Sociale Teams (ST’s) die een cruciale rol zullen vervullen in de hulp- en dienstverlening aan burgers per 1-1-2015 in het sociale domein. Deze teams moeten goed gefaciliteerd worden, zodat zij betaalbare en duurzame oplossingen kunnen realiseren samen met inwoners. Om eventuele kinderziektes in de aanpak op tijd te signaleren, wordt al op 1 augustus 2014 gestart met de voorgenomen dienstverlening alsof het 1 januari 2015 is. Het project Dienstverlening heeft als doelstelling te zorgen dat de Sociale Teams per 1 januari 2015 gefaciliteerd zijn om hun taken adequaat uit te voeren Om dit te bewerkstelligen heeft het projecten een drietal deelresultaten benoemd: 1. Zorgen voor een goede toeleiding van inwoners naar de ST’s. a) Naamsbekendheid door PR-acties (bijv. flyers advertenties etc.), overeenkomstig het communicatieplan; b) Zorgen voor het functioneren van de toegangskanalen (telefoonnummer, mail, website, balie, post) in de ST’s; c) Adviseren over het te kiezen ICT-systeem; d) Zorgen dat het ICT-systeem goed functioneert (koppelen met gemeentesite, corsa etc., link naar BPR, raadpleegbaarheid van digitale dossiers, applicatiebeheer regelen, rekening houden met monitoring). 2. a) b) c)

Zorgen voor de praktische facilitering van de ST’s: Regelen huisvesting en inrichting met meubilair Uitrusting ST’s met hulpmiddelen, zoals bijvoorbeeld telefoon; Opstellen klachtenregeling: format wordt opgesteld dat met het ST verder ingevuld wordt. Het werkproces wordt beschreven in een ‘boekje’.

3. Zorgen voor goed lopende processen: a) Opstellen productenboek in overleg met ST: - overzicht op de taken van het ST (welke en hoeveel en wettelijke verplichtingen); hoe verloopt het werkproces (stappen beschrijven); - overzicht van documenten (intake, brieven, formulieren etc.) die nodig zijn voor het werkproces; - voorstel aanleveren bij het MT en college over de plek (telefoon, balie etc.) van de toegangskanalen tot het ST. b) Regelen ondersteuning van ST op het gebied van: - administratieve ondersteuning (financiën en algemeen); - afspraken met een backoffice op verschillende terreinen voor doorverwijzingen of advies. 2.2 Afbakening; wat doen we niet - Dit programma richt zich (nog) niet op de periode na 2015. Het gaat om de organisatie en implementatie van het (wettelijke) vereiste instrumentarium om de sociale teams operationeel te hebben per 1 januari 2015; - Het richten en inrichten van onderdelen van de Participatiewet, volgend uit de uitvoeringsagenda BOCE (inclusief de vormgeving van de uit de Participatiewet voortvloeiende verordeningen): implementatie Wwb, herstructurering Wsw en werkgeversdienstverlening. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

12

-

-

Verordening Leerlingenvervoer in verband met de Wet Passend Onderwijs. Nota bene: voor dit jaar is toegezegd dat er een nieuwe verordening wordt opgesteld. Op basis van een recente actualiteitendag en de ondersteuningsplannen is een nieuwe verordening in 2014 niet per se noodzakelijk. Het college zal hierin een keuze moeten maken. Contracten voor de gespecialiseerde jeugdzorg, omdat dit op provinciale schaal wordt ingekocht. Contracten voor gespecialiseerd casemanagement (nu onderdeel van taken Bureau Jeugdzorg), dat wordt in regionaal?) verband georganiseerd. Afspraken in het kader van de arbeidsmarktregio.

2.3 Risico’s en randvoorwaarden In de Project Start Up is er een eerste krachtenveldanalyse opgesteld en daarbij is gekeken hoe verschillende actoren in het programma staan en of er aanvullende acties noodzakelijk zijn. De onderstaande zeven punten zijn van belang voor de uitvoering van het programma. Voor de verdere uitwerking van de risico’s, zoals opgesteld in BOCE-verband worden binnen het project Sturing, Regie & Ondersteuning beheersmaatregelen opgesteld. Op 25 maart is de risicoanalyse vanuit het BOCE-verband in het college aan de orde geweest. Daar is toegezegd beheersmaatregelen te formuleren. In dit programmaplan worden deze niet nader beschreven. De risico’s ten aanzien van het programma zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Bezetting programma en beschikbare capaciteit Verschillende beelden t.a.v. dienstverlening Mogelijke weerstand door onzekerheid Beperkte tijd zet besluitvorming onder druk BOCE samenwerking Mogelijk niet alles in beeld Afstemming met de lijn Participatie en jeugd in (sub)regionaal verband. Kosten die nog niet zijn voorzien/meegenomen

Ad 1) Bezetting programma en beschikbare capaciteit Duidelijk is dat er een gemotiveerde groep medewerkers aanwezig is die het programma in goede banen wil leiden. Bij alle projecten speelt echter de capaciteit een belangrijke rol. Er wordt afgesproken dat de claim t.a.v. dit programma in beeld wordt gebracht en voorgelegd aan de ambtelijke stuurgroep. In paragraaf 3.6 staat deze claim verder uitgewerkt. Ad 2) Verschillende beelden t.a.v. dienstverlening Er wordt geconstateerd dat er verschillende beelden leven als het gaat over het op afstand zetten van een sociaal team in relatie tot de gemeentelijke dienstverlening. De verwachting is dat dit op verschillende niveaus zo beleefd wordt. Voor het programma is het wezenlijk dat er helderheid komt omdat de uitvoering van de projecten hiervan afhankelijk is. In het programmateam is besloten om op 19 en 24 juni een voorstel in het MT en het college te brengen waarin richtinggevende uitspraken worden gedaan omtrent dit onderwerp. Randvoorwaardelijk is nu in het programmaplan opgenomen dat het Sociaal Team op afstand komt te staan, dit vormt de basis voor de verdere inrichting. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

13

Ad 3) Mogelijke weerstand door onzekerheid Een ander aandachtspunt is de onzekerheid die de transities met zich meebrengen. Zowel intern als extern zijn er nog veel zaken niet duidelijk, dat heeft niet alleen gevolgen voor de bedrijfsvoering maar geeft ook onzekerheid bij medewerkers. Twijfels of hun baan er straks nog is en wat dit privé betekent maakt dat niet iedereen even blij is met de veranderingen. Helder en vroegtijdig communiceren met alle betrokkenen is cruciaal en heeft specifieke aandacht binnen het programma en zowel intern als extern. Tevens maakt de HRM-adviseur deel uit van het project Regie, Sturing & Ondersteuning en van hieruit zal ook de relatie met de bestuurder, OR en GO onderhouden worden. Gevolgen voor samenwerking partners Het is duidelijk dat er veel gaat veranderen binnen het sociaal domein maar niemand kan precies voorspellen hoe het verloop zal zijn. Veel samenwerkingspartners kunnen de specifieke gevolgen voor hun organisatie nog niet goed inschatten terwijl ze wel weten dat er het nodige op stapel staat. Dit maakt het voor hen lastig om te handelen. Ad 4) Beperkte tijd zet besluitvorming onder druk Er komt in een relatief korte tijd heel veel op de gemeente af waarbij er veel druk ligt op de medewerkers en de planning. Wat de planning betreft, is er weinig speelruimte in het opleveren van de verschillende resultaten. Nu al kan er gezegd worden dat er extra vergaderingen (MT/college/raad) nodig zullen zijn om de besluitvorming te halen. De adviesrol van de adviesraden staat hierbij ook onder tijdsdruk. Vroegtijdige informatieverstrekking en het zoeken naar een concrete oplossing zal ook met deze partijen besproken moeten worden. Op 13 mei is er een vergadering met de Wmo adviesraad geweest waarbij dit onderwerp ook is besproken. Ad 5) BOCE-samenwerking We werken samen in BOCE-verband op basis van de BOCE-uitvoeringsagenda. Op dit moment vindt herijking van deze agenda plaats. Aan de ene kant helpt deze uitvoeringsagenda om het werk te verdelen, maar aan de andere kant blijkt de besluitvorming keer op keer tot problemen te leiden, waardoor het samenwerkingseffect weer tenietgedaan wordt. Mocht er een (tegen)strijdig belang voor het programma zijn, dan zal de eigen agenda leidend zijn ten opzichte van de BOCE agenda. Ad 6) Mogelijk niet alles in beeld In een relatief korte tijd is er getracht om alle werkzaamheden goed in beeld te krijgen en in samenhang te benaderen. De kans is aanwezig dat er toch nog zaken over het hoofd worden gezien en dat niet alles in de projecten is meegenomen. Hoewel dit nu niet is te voorzien zal hier constant aandacht voor zijn binnen het programma. Waar nodig zal er afstemming met de lijn plaatsvinden. Ad 7) Afstemming met de lijn niet duidelijk De kans bestaat dat er vanuit het programma aangenomen wordt dat iets in de lijn wordt opgepakt en vice versa. Dit is onder andere geborgd doordat dat beide coördinatoren meedraaien in het programma overleg en hier onderling informatie wordt uitgewisseld.

Ad 8) Participatie en jeugd hebben hun eigen traject.


14

De decentralisaties m.b.t. jeugd en participatie lopen een traject in (sub)regionaal verband en de invloed vanuit het programma is daarmee beperkt. Dit is dan ook de reden dat deze in de afbakening staat. Omdat de kans bestaat dat de verschillende projecten langs elkaar lopen zonder elkaar goed te informeren is afgesproken dat de projectleiders van beide decentralisaties deelnemen aan het programmateam-overleg. In overleg met de lijnorganisatie zal dit nog nader uitgewerkt worden Ad 9) Kosten die nog niet zijn voorzien/meegenomen Het is zeer waarschijnlijk dat er nog andere kosten gemaakt moeten worden om ervoor te zorgen dat we per 1-1-2015 “transitieproof” zijn. Onlangs was er door 1 van de samenwerkingspartners aangegeven dat ze voornemend waren om een tijdelijke contact van 1 van de medewerkers uit het Sociaal Team niet te verlengen. Dit zou betekenen dat er een vacature zou zijn en de vraag is dan wat de gemeente dan gaat doen; het contract overnemen of deze goede medewerker laten lopen. In het eerste geval zou je dus extra kosten moeten maken. Ook worden kosten voorzien voor een toekomstig kwartiermaker die de juridische entiteit verder gaat inrichten en zal er misschien specifieke kennis ingehuurd moeten worden die niet aanwezig is binnen de organisatie. Zodra er meer zicht is op dit soort kosten zal hierover gerapporteerd worden. 2.4 Randvoorwaarden Vanuit het programma gelden er randvoorwaarden die van belang zijn om het programma te laten slagen: - tijdelijke capaciteitsuitbreiding voor de uitvoering van de taken zoals beschreven in dit programma (w.o. een programmasecretaris voor 36 uur); - de genoemde data zoals vermeld bij de tijdsbeheersing liggen op het kritische pad. Vertraging op deze onderdelen leidt tot een langere looptijd van het project en is onwenselijk; - raad/college/MT moet instemmen met flexibele besluitvormingsmomenten om planningen te halen; - in de wetgeving is opgenomen dat de adviesraden voldoende tijd krijgen om advies uit te brengen. Gezien de korte termijn van invoering moet getracht worden dit op een andere wijze te organiseren. Hier wordt overleg over gevoerd met de adviesraden; - het sociaal team wordt op afstand gezet in een zelfstandige entiteit. - De activiteiten zoals beschreven in de plannen hebben prioriteit boven de BOCE – samenwerking; - communicatie is belegd bij de communicatieadviseur die toegevoegd is aan het programmateam; - taken sociaal team, het aantal teams en de dienstverlening worden op 19 en 24 juni voorgelegd aan respectievelijk MT en college. Besluitvorming is cruciaal voor de verdere voortgang en inrichting van de sociale teams; - partners moeten voor 1 juli geïnformeerd zijn welke taken overgaan naar de sociale teams; - Er is een coaching budget beschikbaar voor het programmateam. 2.5 Tijdsbeheersing Voor het programma tot 2015 is er een planning gemaakt die als bijlage is toegevoegd. Tussen de projecten zitten bepaalde afhankelijkheden die van cruciaal belang zijn en deze worden hieronder nader beschreven. Mochten we op deze onderdelen uitlopen, dan heeft dit gevolgen voor de einddatum van 1-1-2015. Voor het totaal overzicht is een lijst met data toegevoegd wanneer iets ter besluitvorming aan de raad wordt aangeboden. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

15

-

Vanuit de projecten Sturing, Regie & Ondersteuning en Dienstverlening is er dringend behoefte aan duidelijkheid over bepaalde beleidskeuzes (onder andere: welke taken gaan naar het sociaal team, hoeveel sociale teams komen er). Het is dan ook de bedoeling dat medio mei 2014 de taken in beeld zijn die overgaan naar het sociaal team. Dit vormt een deelresultaat van het project Beleid. - Op 19 en 24 juni zal er een voorstel naar MT en college gaan met hierin een advies over de taken van het ST, het aantal teams en hoe je de dienstverlening wilt organiseren. Deze data liggen op het kritische pad omdat zowel de kwartiermaker van de sociale teams als het project Dienstverlening dit nodig heeft om hun werkzaamheden uit te voeren. - De beleidsnotitie is opgedeeld in twee gedeeltes. Het eerste gedeelte is voor het project Dienstverlening nodig en dit vormt de input voor o.a .het beschrijven van de werkprocessen. Op 1 juli zal dit deel 1 in het college gebracht worden. - Vanuit de eigen organisatie is er een deadline gesteld van 1 augustus 2014 voor het sociaal team Nieuw-Buinen: op de genoemde datum moet het sociaal team Nieuw-Buinen werken alsof het 1 januari 2015 is. Zowel het sturingsmodel als het eerste deel van de beleidsnotitie zal per 1 juli 2014 in besluitvorming worden gebracht. - 15-8-2014 zal er een advies opgesteld zijn over de nieuw te vormen juridische entiteit - Er zijn wettelijk vastgestelde deadlines voor de beleidsnotitie (1 november 2014), de verordening(en) (1 november 2014) en de contractering (1 oktober 2014). - Daarnaast moeten er voor 1 juli 2014 afspraken zijn gemaakt met MEE over de cliëntondersteuning. - 1 januari 2015 moeten de resultaten zijn behaald zoals beschreven in het programmaplan. Raadsmomenten eind okt. 2014 01 Beleidsnotitie Sociaal domein Raad 02 Verordening Wmo 2015 en/of Jeugd

Raad

eind okt. 2014

03 Transformatieplan jeugd

Raad

najaar 2014

04 Beleidsplan jeugd

Raad

uiterlijk 31 okt 2014

05 Verordeningen Wet werk en bijstand en Participatiewet

Raad

najaar 2014

06 Re-integratiebeleidsplan:

Raad

najaar 2014

07 Contourennota minimabeleid (webshop)

Raad

najaar 2014

2.6 Geldbeheersing In de 3D-programmabegroting is per project een raming opgenomen van de te verwachten ureninzet en overige kosten. De ureninzet is per medewerker gesplitst in reguliere uren en extra uren, waarbij is gerekend met € 60.000 per fte per jaar. De reguliere uren zijn al in de gemeentebegroting opgenomen; voor de extra uren moet worden ingehuurd. Alle gepresenteerde lasten zijn toegerekend aan óf 2014 óf 2015. Samenvattend kan worden gemeld, dat er 3.887 reguliere zijn geraamd en totaal 4.867 uren aan inhuur in beeld is. Voor “overige kosten” is € 201.000 opgenomen. De totale lasten bedragen € 787.248 en voor € 419.663 moet dekking worden gezocht. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

16

Deze is gevonden in het al genoemde budget "Pilot decentralisaties" voor € 231.477. Voor de resterende € 188.186 kunnen de budgeten "Uitvoeringskosten Wmo", "Psychosociaal" en "Exploitatie Wmo" bijdragen voor resp. € 32.100, € 30.000 en € 126.086. Voor de duidelijkheid: in 2013 was er een voordelig verschil op dez Wmo-exploitatie van € 195.364.


17

3. Organisatie In dit hoofdstuk is de verdeling van taken en bevoegdheden in het programma beschreven zodat duidelijk wordt wie wat doet binnen het programma. 3.1 Programmaorganisatie De opdrachtgever van dit project is het college van B&W en heeft aan de ambtelijke stuurgroep gedelegeerd om dit programma in goede banen te leiden. De ambtelijke stuurgroep wordt gevormd door de MT-leden met als adviseur de programmamanager. Vanuit de ambtelijke stuurgroep is het afdelingshoofd MO als ambtelijk opdrachtgever het contact voor de programmamanager.

Basisverdeling van verantwoordelijkheden in het programma: - De verantwoordelijkheid voor de strategische besluiten hoort bij het opdrachtgeverschap; de opdrachtgever bepaalt de richting van het programma en geeft aan wanneer iets door de ambtelijke stuurgroep moet worden besloten. - Het programmamanagement (programmamanager en team) is verantwoordelijk voor de operationele leiding van het programma. De programmamanager en het -team dragen de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de programmadoelen en verrichten alle activiteiten die daarvoor nodig zijn. Zij bereiden de strategische besluiten voor en geven ook richting aan de uitvoering van het feitelijke werk in projecten en activiteiten. - Projectleiders en hun medewerkers zijn verantwoordelijk voor het opleveren van resultaten. Zij zorgen voor de afzonderlijke ‘puzzelstukjes van het programma - de aangeleverde projectresultaten- , die samen uiteindelijke de hele puzzel (realiseren van de programmadoelen) gaan vormen


18

3.2 Rollen binnen het programma In het programma zijn er verschillende rollen, hieronder is getracht om deze zoveel mogelijk uit te werken. 3.2.1 Rol ambtelijke stuurgroep De projectmanager stuurt de projectorganisatie (projectleiders) aan, is verantwoordelijk voor het te bereiken eindresultaat en legt verantwoording af aan de ambtelijke stuurgroep, welke wordt gevormd door de leden van het MT. Binnen het kader van dit programmaplan kan de programmamanager zelfstandig beslissingen nemen (in samenwerking met de projectleiders). Beslissingen die buiten dit kader vallen worden teruggelegd in het MT. De beslisdocumenten zoals die in de projectplannen zijn benoemd gaan eerst langs de ambtelijke stuurgroep die vaststelt of het betreffende stuk door kan voor verdere besluitvorming richting college en raad. 3.2.2 Rol programmateam Het programmateam signaleert, adviseert en voert uit op inhoud en proces. Het programmateam is verantwoordelijk voor het behalen van de doelen en resultaten zoals beschreven in dit programmaplan. Zowel binnen als buiten het programma worden ontwikkelingen in de gaten gehouden. Nieuwe informatie wordt actief binnen het programma gehaald en gezamenlijk wordt bepaald wat hiermee moet gebeuren. Dit gebeurd in nauwe samenwerking met de lijn waarbij de coördinatoren van MO zitting nemen in het programma-overleg. 3.2.3 Rol opdrachtgever - Vervult de rol van counterpart voor de programmamanager; - geeft het team een duidelijke opdracht (vooral over doelen, resultaatverwachting en de randvoorwaarden) bij de start van het project; - accordeert het programmaplan en projectplannen en beoordeelt uiteindelijk of het geleverde resultaat voldoet aan de afspraken die in dit contract zijn vastgelegd; - is bevoegd om, in overleg met de programmamanager, wijzigingen aan te brengen in het programmacontract; - neemt tijdig beslissingen over voortgangsdocumenten; - levert de noodzakelijk mensen, materialen en/of financiële middelen voor het programma; - verleent het project status in de ogen van de omgeving, bijv. bij het MT/college; - zorgt voor de overdracht van het projectresultaat aan de organisatie; - beschermt het programma in conflicten met de omgeving; - vervult de rol van opdrachtgever voor uitvoeringsagenda BOCE 3D. 3.2.4 Rol Programmanager ten opzichte van het team - Verantwoordelijk voor het aanbieden van het eindresultaat aan opdrachtgever; - aanbieden van formats en ondersteuning voor het vervullen van projecten, - bijv. PSU- begeleiding; - periodiek de projectleiders bij elkaar brengen om te werken aan gemeenschappelijkheid in het programma, projecten verbinden aan de visie en doelen van het programma; - bespreken van de voortgang met de projectleiders; - voortgangsinformatie verzorgen over de verschillende projecten zodat de deelnemers - aan het programma op de hoogte blijven en gemakkelijker relaties en verbindingen leggen met anderen; - draagt zorg voor teamontwikkeling; - bijhouden van een gezamenlijk logboek, zodat men op de hoogte blijft van Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

19

-

elkaars vorderingen; bewaken van samenhang tussen de onderliggende projecten.

3.2.5 Taken Programmamanager algemeen Zorgen voor commitment (ik) Leiding geven aan het team (wij)  Coachen/sparren van/met de  Mensen binden en bezielen teamleden  Overleg kunnen leiden  Teamleden in hun kracht laten werken  Bemiddelen in discussies en conflicten  Zorgen dat de opdrachtgevers(s)  Coachen van projectleiders gecommitteerd blijven

Sturen van het programma (het)  Strategie ontwikkelen  Managen van de portfolio van het programma  Prioriteren van inzet van mensen en middelen  Monitoren en bewaken van doelrealisatie  Initiëren van nieuwe projecten  Afstemmen met de opdrachtgever  Aanspreekpunt

Managen van de omgeving (Zij-kant)  Bezielen van stakeholders en beïnvloeden van belangen  Netwerken; partijen in contact brengen met elkaar  Organiseren van draagvlak  Organiseren van de (implementatie) van projectresultaten en doelen van het programma  Stimuleren van eigenaarschap in de lijn

3.2.6 Rol projectleider - Project Start Up (PSU) voorbereiden en uitvoeren; - projectteam samenstellen; - samen met projectteam het project definiëren en leiding geven aan dit proces; - vaststellen van de voor het project benodigde middelen; - leiding geven aan het opstellen van het projectcontract; - leiding geven aan de uitvoering van het project door projectteam; - teambuilding van projectteam; - de dagelijkse besluiten nemen over de activiteiten van het team en de belangrijkste besluiten voorleggen aan programmateam; - uitgaven en tijdsinzet van het project beheersen en de planning en het budget (uitputting) bewaken; - beheren van relaties rond het project; - samen met programmamanager ervoor zorgdragen dat capaciteit beschikbaar wordt gesteld; - opleveren van het resultaat; - zorgen voor de overdracht van het resultaat aan de gebruikers; - opleveren van de eigen projectevaluatie van het team. 3.2.7 Financieel adviseur/controller De rol van de financieel medewerker is adviserend en controlerend van aard. Binnen het programmateam is hij op afroep beschikbaar. De projectleider van Sturing, Regie & ondersteuning bewaakt de financiële inbreng. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

20

3.2.8 programmasecretaris/administratief ondersteuner - Inventariseren en analyseren van gegevens en plannen in relatie tot het programma; - signaleren bij knelpunten in het proces van het programma; - organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten; - voorbereiden besluitvorming; - verspreiden van stukken; - bewaken actiepunten; - opstellen en redigeren van correspondentie, notities en projectdocumenten; - goed contacten onderhouden met stake- en shareholders; - ondersteunen bij in- en externe communicatie (om. Nieuwsbrieven ed.); - beheer programmadocumentatie; - vraagbaak zijn. 3.2.9 communicatieadviseur Binnen het programma Sociaal Domein heeft de communicatieadviseur een strategischadviserende- en een redigerende rol. Inhoudelijke input wordt aangeleverd door de projecten en eventueel via de organisatie. Ook zal de communicatieadviseur een regiefunctie hebben m.b.t. de uitvoering van het communicatieplan.

3.3 Overlegstructuren Wie overlegt met wie, wat is de bedoeling van het overleg en in welke frequenties vindt deze plaats. In onderstaande tabel is dit weergegeven: Wie Gemeente raad

Doel Besluitvorming Informeren

Frequentie Ntb

College B&W

Informeren

1 keer per maand en wanneer stukken geagendeerd worden

Besluitvorming (voorbereiden voor de raad) PFO

Informeren over de stand van zaken, Richten programma

1 keer in de week (max 1 uur)

Deelnemers Wethouder/Opdrachtgever / Programmamanager/ Programmateam/ Beleidsmedewerkers College Directeur/opdrachtgever/Programmamanager/

Verslaglegging dmv Raadsnotulen presentaties

Programmamanager/ opdrachtgever/ wethouder

Verslag PFO

Verslag pfo collegevergadering B&W

Besluitvorming voorbereiden college/raad Afstemmen met de omgeving (communicatie


21

Ambtelijke stuurgroep (MT)

Informeren over de stand van zaken

1 keer in de maand (max 1 uur)

MT-leden/Programmamanager/ -team

Verslag MT

1 keer per week (1,5 uur)

Programmamanager en opdrachtgever

Verslag programmamanager

1 keer in de week (2 a 3 uur)

Programmamanager/ Projectleiders/ Coördinatoren MO/ Financiën op afroep Communicatieadviseur op afroep

Verslag overleg programmateam

1 keer in de week

Projectleider en medewerkers

Verslag projectgroep vergaderingen

1 keer per 6 weken

Programmamanager/ Projectleiders/ Coördinator MO/ Leden adviesraad/

Verslagen adviesraden

Besluitvorming tav bedrijfsvoering Adviseren over besluitvorming tav raad/college

Opdrachtgever

Informeren Besluiten voorbereiden bespreken richting bepalen Bespreken voortgang Afstemmen lijn / programma Bepalen communicatie

Prog.team

Bespreken voortgang projecten Kortsluiten projecten op inhoud en proces, Dubbelingen uit projecten halen Signaleren van ontwikkelingen, ook programma overstijgend

Binnenhalen van info buiten het programma Zorgdragen voor communicatie Project groepen

Bespreken voortgang en project-resultaten communicatie met de omgeving

Advies raden

Signaleren van ontwikkelingen Informeren Draagvlak


22

Medewerkers in de organisatie

Vragen/geven van advies Informeren over de voortgang

BOCE opdrachtgeversoverleg

Voortgang BOCE 3D agenda

1 keer per maand

Zorgaanbieders

Afstemmen doelen/ informeren Informeren

ntb

Inwoners

Op afroep

Programmamanager/ -team/MT Org/Afdelingen/teams Opdrachtgevers/ roulerend programmamanager BOCE

Verslag voor intranet

Verslag

Nieuwsbrief informatiebijeenkomsten

Prog. manager

Progr. secretaris

Griffier

3

3

3

3

3

1

Verslag college B&W

3

2

3/1

3

3

3

Verslag PFO

2

Verslag MT vergadering/

3

1/2

Verslag programma Manager/ opdrachtgever

3

3

2

3

3

Verslag overleg programma Team

Verslagen adviesraden

3

3

3 3

1 3

Verslagen projectgroep vergaderingen

Medewerkers

Project groepen

3

Advies raad

Progr. Team

3

Communicatie

Opdracht gever

2 3

PFO

MT/directe ur

Raadsnotulen presentaties

Raad

College

3.4 Informatiematrix Binnen het programma gaan verschillende stukken rond. Het is niet handig wanneer een nieuw document gereed komt ad hoc te moeten beslissen hoe de verspreiding ervan zal plaatsvinden. De bedoeling van onderstaande informatiematrix is dat taken en bevoegdheden van de betrokkenen inzichtelijk gemaakt worden.

3

3

3

1

2

3

3

2

3

3

4

3

4

1

1

3

1

1/2

Verslag voor intranet Week in week uit Beleidsnotities

2

3

3

2

4

4

4

4


4

1

23

1 = opstellen 2 = Vaststellen 3 = ter kennisname ontvangen 4 = advies / commentaar geven

3.5 Communicatie De communicatie binnen het Project Sociaal Domein richt zich globaal gezien op de volgende (hoofd)doelgroepen: interne organisatie, burgers/inwoners B-O, sociaal team, externe organisaties, adviesraden. Onder deze hoofdgroepen vallen meerdere subdoelgroepen. Deze zijn afzonderlijk uitgewerkt in de communicatiematrix (bijlage Communicatie). De veranderingen die gepaard gaan met de drie decentralisaties raken de interne organisatie, (bestaande en toekomstige) cliënten, hun naasten en vertegenwoordigers, direct betrokken medewerkers en de organisaties die diensten leveren aan de sociale teams. Veranderingen die voor sommige doelgroepen zo ingrijpend zijn, dat hun vertrouwde omgeving drastisch wijzigt. Dit gegeven maakt een heldere, continue en inhoudelijk op de doelgroep afgestemde communicatie noodzakelijk. In de communicatiestrategie voor dit omvangrijke en langdurige traject, ligt de nadruk op het inhoudelijk informeren, het creëren van draagvlak en de beoogde houdings- en gedragsveranderingen die de verschuivingen binnen het sociaal domein vereisen. Waarbij het belang van de doelgroep in het oog gehouden wordt en er ruimte is om elkaar wederzijds te horen en te informeren. Toelichting op communicatiematrix In de matrix is onderscheid gemaakt tussen de interne communicatie en de externe communicatie. Beide vormen maken deel uit van dezelfde matrix, vanwege de belangrijke raakvlakken tussen de genoemde interne en externe doelgroepen. De matrix is een levend document, dat gedurende de tijd aangevuld wordt met de onderdelen die binnen het proces ontwikkeld worden. Voor de verschillende communicatiemomenten wordt verwezen naar de matrix 3.6 Risicoanalyse Op 25 maart is de risico-inventarisatie in het college geweest en is afgesproken dat het programmateam met aanvullende beheersmaatregelen komt. In hoofdstuk 3 isjn een aantal risico’s benoemd voor de uitvoering van dit programma.


24

Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Project Sturing, regie en ondersteuning Project Beleid Project Dienstverlening Communicatieplan Financiën Planning


pagina 26 36 72 79 86 90

25

Projectplan Sturing, Regie & Ondersteuning


26

Inhoud Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer Hoofdstuk 2: Projectdefinitie 2.1 Aanleiding 2.2 Projectopdracht 2.3 Projectstrategie 2.4 Projectdoelstellingen 2.5 Projectresultaten en -activiteiten 2.6 Tijdsplanning 2.7 Afbakening 2.8 Effecten 2.9 Doelgroep 2.10 Randvoorwaarden/risico’s 2.11 Relatie met andere projecten Hoofdstuk 3: Organisatie Hoofdstuk 4: Uren en begroting Hoofdstuk 5: Communicatie Hoofdstuk 6: Informatie Hoofdstuk 7: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse


27

Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer Opdrachtgever: Marleen Schulte, manager Maatschappelijke Ontwikkeling Gedelegeerd opdrachtgever: Ralf Baas, programmamanager Sociaal Domein Projectleider: Heleen Schut Projectleden: Jannie Holthuis, Informatiemanager sociaal domein Sietze Kamstra, beleidsmedewerker HRM Yvonne Meijer/Renate Reis, Juridisch adviseur Bert Timmerman, Financieel adviseur Annette Toepoel, Communicatieadviseur Job Wolters, Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ontwikkeling Hoofdstuk 2: Projectdefinitie 2.1 Aanleiding:

Het Rijk decentraliseert taken aan gemeenten en herijkt bestaande taken op het gebied van het SociaalDomein per 1 januari 2015. Deze taken worden door de gemeente BorgerOdoorn geïmplementeerd op basis van het Regenboogmodel. 2.2 Programma-opdracht:

“Het Sociaal Domein inrichten op basis van de wettelijke verplichtingen, de kadernota ‘Meedoen naar Vermogen’ en ‘Het regenboogmodel’. Waarbij de uitvoering ligt bij het sociaal team, die per 01-01-2015 in een (tijdelijke) constructie ‘op afstand is gezet’ en waarbij we kunnen sturen op zowel begroting als kwaliteit van zorg. En waarbij rekening wordt gehouden met de doelstellingen voor de lange termijn (zie onderstaand).” 2.3 Projectstrategie:

Er zijn een drietal deadlines binnen het programma Sociaal Domein benoemd, die gerelateerd zijn aan de programma-opdracht.  01-08- 2014 moet het Sociaal Team Nieuw-Buinen ‘houtje-touwtje’ gestart zijn, alsof het 01-01-2015 is.  01-01-2015 de wettelijke taken komen over van het rijk naar de gemeente (transitie)  01-01-2017 moet het regenboogmodel geïmplementeerd zijn (transformatie) In eerste instantie richten we ons op het behalen van de eerste twee deadlines, waarbij het belangrijk is om het breder perspectief, de transformatie, in het oog te houden. Dit programmaplan en de verschillende projectplannen zijn dan ook bedoeld tot 2015. Om de programma-opdracht te vervullen en de deadlines te behalen is er gekozen om in drie projecten samen te werken, waarbij ieder project een eigen focus heeft, namelijk Beleid, Sturing,Regie & Ondersteuning en Dienstverlening. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

28

Binnen het project Sturing, Regie & Ondersteuning is er gekozen om te werken in vijf deelprojecten. Elk deelproject neemt een aspect voor zijn rekening.Verder zijn we ons ervan bewust dat het programma Sociaal Domein een dynamisch programma is, waaraan deelprojecten toegevoegd kunnen worden, waarbij ondersteuning in andere projecten gevraagd kan worden en waarbij we afhankelijk zijn van de output van andere projecten. Het omgekeerde geldt uiteraard ook. 2.4Projectdoelstelling:

 

Voldoen aan de programma-opdracht, waarbij in dit project de focus ligt op sturing en regie. Tevens zullen we ondersteuning bieden aan de projecten Beleid Sociaal Domein en Dienstverlening.

2.5 Projectresultaten en -activiteiten:

6.

Notitie Sturingsmodel Deze notitie is een groeidocument met een uitwerking van de regierol die de gemeente wil/kan hebben binnen het Sociaal Domein, inclusief krachtenveld- en risicoanalyse. In deze nota zijn de volgende punten uitgewerkt: - begrippenkader Inrichting Sociaal Domein - herijking en definiëring regierol van de gemeente (mede op basis van eerder vastgestelde documenten) - inventarisatie samenwerkingsverbanden binnen het sociaal domein - in welk krachtenveld bevindt het programma Sociaal Domein zich en hoe verhouden de ‘krachten’ zich onderling en tot het programma. Denk hierbij ook aan de al bestaande afspraken met verbonden partijen zoals BOCE, Provincie etc. - welke risico’s zien we nu binnen het programma Sociaal Domein en hoe gaan we hiermee om In een later stadium kan hier aan toegevoegd worden hoe we omgaan met participatieraden, met welke sturingsinstrumenten we gaan sturen op kwaliteit en financiën etc. Hiervoor zal input moeten komen van andere (deel)projecten.

7.

Organisatieontwikkelingen Op basis van de nieuwe taken, verantwoordelijkhedenen bevoegdheden van het Sociaal Team wordt er advies gegeven op de juridische entiteit, waarmee we het Sociaal Team ‘op afstand gaan zetten’. Op basis van dit advies zullen de personele en juridische veranderingen van zowel de organisatie van het Sociaal Team als van de gemeentelijke organisatie ondersteund worden vanuit dit project. Onderdelen van dit deelproject zijn: - inventarisatie van de taken en verantwoordelijkheden van het Sociaal Team, door Project Beleid Sociaal Domein. - op basis van deze inventarisatie een juridische check of deze taken gemandateerd kunnen worden


29

- advies op basis van bovenstaande twee punten over de tijdelijke juridische entiteit (01-01-2015) en de uiteindelijke juridische entiteit (01-01-2017) - bij positieve besluitvorming op het advies m.b.t. de juridische entiteit zullen de stappen genomen worden om de juridische entiteit (in oprichting) vorm te geven. Naast een advies over de juridische entiteit van de organisatie zal er ook worden gewerkt aan het waarborgen van privacy van de gebruikers van het Sociaal Team, het ontwikkelen van een klachtenregeling voor gebruikers van het Sociaal Team 8. Programmabegroting In de kadernota 2015 worden de uitgangspunten m.b.t. de programmabegroting Sociaal Domein opgenomen. Een van deze uitgangspunten is dat het nieuwe budget taakstellend is. Op basis hiervan worden een risicoparagraaf, ramingen transformatietransitie- en frictiekosten gemaakt. Daarna wordt dit verder uitgewerkt in de bestaande structuren van de gemeente. 9. Monitoring Aan de hand van de doelen, informatiebehoefte, indicatoren, ken- en stuurgetallen zal er een uitvoeringsplan worden opgesteld m.b.t. de monitoring van het sociaal domein. Dit plan betreft zowel de monitoring voor de korte termijn (houtje-touwtje) als voor de lange termijn. Er wordtrekening gehouden met de landelijke en regionale ontwikkelingen. Op basis van de besluitvorming m.b.t. dit uitvoeringsplan zal een monitoringsinstrument geïmplementeerd worden. De scope van dit deelproject ligt op: - Verticale beleids- en verantwoordingsinformatie: hier zijn op landelijk niveau afspraken over gemaakt. Informatie die aan het Rijk geleverd moet worden voor de invulling van de systeemverantwoordelijkheid. - Horizontale verantwoordingsinformatie: A. Verantwoording richting inwoners/gemeenteraad B. Verantwoording aanbieders/sociale teams aan de gemeente - Beleidsinformatie Naast een uitvoeringsplan voor een monitoringsinstrument, gaat dit deelproject zich op korte termijn ook bezig houden met gebiedsprofielen. Op basis hiervan krijgen we een beeld wat er speelt in de gebieden en wat de maatschappelijke opgave is van de gemeente Borger-Odoorn. 10. Communicatie Communicatie gaat zich in eerste instantie bezighouden met een intern en extern communicatieplan voor het programma Sociaal Domein. Deze wordt uitgewerkt in een matrix die onder andere antwoord geeft op welke doelgroepen er zijn te onderscheiden, het doel van de communicatie en middels welke boodschap en communicatiekanaal de doelgroepen worden bereikt. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

30

Binnen het programma Sociaal Domein heeft de communicatieadviseur een strategischadviserende rol en een redigerende rol. Inhoudelijke input wordt aangeleverd door de overige projecten en evt. via de organisatie. Ook zal de communicatieadviseur een regiefunctie hebben m.b.t. de uitvoering van het communicatieplan. 11. Ondersteuning Gezien de specialistische kennis die er in de projectgroep Sturing, Regie & Ondersteuning is, verwachten we dat er vanuit de andere projecten regelmatig ondersteuning gevraagd gaat worden. Bijvoorbeeld juridische ondersteuning bij het ontwerpen van de nieuwe verordeningen, of bij het machtigen van werkzaamheden (taken/bevoegdheden) van de gemeente naar het Sociaal Team etc. Hetzelfde geldt voor ondersteuning in communicatie en HR-vraagstukken. 2.6Tijdsplanning

Deelproject 1.

Notitie Sturing

2.

Organisatieontwikkelingen

3.

Programmabegroting

4.

Monitoring

5.

Communicatie

Oplevering document Notitie in college: 01-07-2014 Advies juridische entiteit: +/- 15-08-2014 Begroting wordt meegenomen in gemeentelijke begroting. Vaststelling gemeenteraad: -11- 2014 Gebiedsprofielen gereed: 10-06-2014 Communicatiematrix is onderdeel van programmaplan

2.7 Afbakening:

De volgende zaken zullen door andere projecten, danwel regulier beleid van de gemeente geleverd moeten worden:  Verordeningen  Inventarisatie van de taken en verantwoordelijkheden van het Sociaal Team  Ken- en stuurgetallen en indicatoren waarop gemonitord moet worden (de ‘wat’ vragen)  Positioneren van leerwerkbedrijf  Webshop  Inhoudelijke informatie m.b.t. communicatie  Sturings- en managementinformatie binnen de sociale teams: operationele sturingsinformatie voor een wijkteam (operationele informatie uit het regiesysteem). Verder zal er iemand ingehuurd moeten worden die de daadwerkelijke oprichting van de juridische entiteit kan begeleiden. Binnen onze gemeente is hier te weinig ervaring mee. 2.8 Effecten

Middels de verschillende deelprojecten willen we grip krijgen en behouden op de uitvoering en de resultaten van de programma-opdracht. We denken dit te krijgen door Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

31

invulling te geven aan de deelprojecten en door ondersteuning te bieden aan de andere projecten binnen het programma Sociaal Domein. Op deze manier weet de gemeente Borger-Odoorn op welke manier zij regie wil en kan voeren op het sociaal domein en behoudt de gemeente sturing, ook al wordt de uitvoering op ‘afstand gezet’. Het belang hiervan is natuurlijk groot, aangezien de gemeente uiteindelijk altijd verantwoordelijkheid draagt voor de financiering en de uitvoering. 2.9 Doelgroep:

De resultaten hebben gevolgen voor:  Project Beleid Sociaal Domein  Project Dienstverlening  Medewerkers en MT van de gemeente Borger-Odoorn  College van B&W van de gemeente Borger-Odoorn  Gemeenteraad van de gemeente Borger-Odoorn  Sociale teams in de gemeente Borger-Odoorn  OR en vakbonden (?) OR en vakbonden spelen wel een rol, maar worden niet beïnvloed door de resultaten. 2.10 Randvoorwaarden/risico’s:

Belangrijk voor het slagen van het programma Sociaal Domein zijn de onderlinge afhankelijkheden van de verschillende projecten binnen dit programma. Het is zowel voor het programma als voor ons belangrijk dat er een realistische planning is, waarbij afhankelijkheden duidelijk zijn genoemd. Ook inhoudelijk zijn we afhankelijk van de twee projecten Beleid Sociaal Domein en Dienstverlening. Goede communicatie en ‘kruisbestuiving’ is van belang om aan te sluiten bij de wensen en behoeften m.b.t. het programma. Er is een grote tijdsdruk op het programma. Het is noodzakelijk dat de projectmedewerkers voldoende tijd en middelen tot hun beschikking hebben om het project goed uit te kunnen voeren. Gelet op de reguliere taken die ook dienen te worden uitgevoerd zal naar verwachting incidentele ondersteuning of vervanging nodig zijn. Tot slot is het van belang dat er een aantal zaken worden vastgesteld, alvorens er concrete resultaten opgeleverd kunnen worden vanuit dit project. Belangrijk is dat er vanuit het programmateam een voorstel komt aan MT en College over een aantal uitgangspunten die van cruciaal belang zijn voor de 3 projecten, te weten: - Ambitie definiëren over ‘op afstand zetten’ Sociale Teams - Vaststellen of er 3 of 4 Sociale Teams komen - Vaststellen welke werkzaamheden er overgaan naar de Sociale Teams, o Wettelijke plicht; Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

32

o Eigen wens. Dit voorstel wordt voorbereid vanuit het programmateam, waarbij er van ieder project(lid) inbreng gevraagd kan worden. 2.11 Relatie met andere projecten:

Dit project maakt samen met het Project Beleid Sociaal Domein en het Project Dienstverlening deel uit van het Programma Sociaal Domein. Verder zien we een relatie met verschillende projecten, zoals:  project BORG;  BOCE-uitvoeringsagenda;  BOCE- raamovereenkomst, inclusief deelovereenkomsten op het terrein van ICT en Sociale Zaken  Concept Antwoord©/Zaakgericht werken;  Bezuiningsopdracht gemeente; Hoofdstuk 3: Organisatie Projectleider Heleen Schut Taken:  Coördinatie van het projectteam Sturing Regie&Organisatie  Lid van het Programmateam Sociaal Domein  Zorgen voor ‘kruisbestuiving’ tussen de verschillende projecten en de gemeentelijke organisatie  Voortgangsbewaking Projectleden: Job Wolters, Notitie sturingsmodel Sietze Kamstra, Organisatieontwikkelingen Yvonne Meijer/ Renate Reis, Juridische input & control Bert Timmerman, Programmabegroting Jannie Holthuis, Monitoring Annette Toepoel, Communicatie Taken:  Trekker van een deelproject binnen het project  Medewerker van een aantal onderwerpen binnen het project  Inbreng van deskundigheid op eigen vakgebied inclusief relevante ontwikkelingen  Zorgen voor ‘kruisbestuiving’ tussen de verschillende projecten en de gemeentelijke organisatie


33

Hoofdstuk 4: Uren en begroting BSD: Beleid sociaal domein SRO: Sturing, regie & ondersteuning DVL: Dienstverlening 30 SRO, uren Job 31 SRO, uren Sietze 32 SRO, uren Yvonne, Renate 33 SRO, uren BertT 34 SRO, uren Jannie 35 SRO, uren Annette 36 SRO, uren Heleen 37 SRO, inhuur (J) 38 SRO, inhuur (S,Y,R,A) 39 SRO, inhuur (H) 40 SRO, RK-analyse 41 SRO, 0-meting/profiel 42 SRO, maken website 43 SRO, comm., flyers 44 SRO, comm., Wiwu 45 SRO, inhuur expertise monitor 46 SRO, inrichten monitor 47 SRO, op afstand zetten Telling SRO

uren regulier

uren extra

0 263 26 60 279 420 140

349 150 400 0 0 120 400 -349 -670 -400

1.188

0

faciliteren sociaal team €

regulier

0 0 0

11.271 1.114 2.571 11.957 18.000 6.000

0 0

1.500 4.500 20.000 2.000 3.200 PM PM PM 31.200

projecten

0 0 14.957 28.714 17.143

1.500 4.500 20.000 2.000 3.200 PM PM PM 31.200

50.914

Hoofdstuk 5: Communicatie Communicatie is een van de deelprojecten van het project Sturing, Regie en Organisatie. Tegelijkertijd speelt communicatie een cruciale rol in het gehele programmaplan, het is dus breder dan alleen communicatie binnen het project Sturing, regie en ondersteuning. Binnen de communicatie dient onderscheid gemaakt te worden tussen interne communicatie (het informeren van bestuur, collega’s en OR) en externe communicatie (burgers, maatschappelijke organisaties en samenwerkingsverbanden). Ook bestaat er verschil tussen communicatie over de projecten/het programma (procesmatig) en communicatie vanuit de projecten/het programma (inhoudelijk). Het adviesplan zal deel uit van het programmaplan. Wat is het adviesplan? Hoofdstuk 6: Informatie Projectondersteuning: Nog niet in voorzien. Wordt nu nog door de projectgroep zelf opgepakt, maar hierop willen we wel graag ondersteuning (stagiaires e.d.?) Projectoverleg: Eens per twee weken op dinsdag van 14.00 tot 15.00 uur (zaal 1 in het gemeentehuis te Exloo) Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

extra 0 0 0

34

60.814

Beslisdocumenten: Op dit moment zijn al een aantal beslisdocumenten duidelijk 24 juni: collegeadvies m.b.t. een aantal beslispunten voor het Sociaal Team 1 juli: 1e concept nota sturing en regie 15 augustus: advies m.b.t. de (tijdelijke) juridische entiteit van het Sociaal Team *In alle documenten zitten afhankelijkheden met andere projecten binnen het programma Sociaal Domein en regulier werk. Dit betekend dat de bovenstaande data streefdata zijn, maar niet met zekerheid vastgesteld kan worden. Hoofdstuk 7: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse De risico- en krachtenveldanalyses zullen als onderdeel van de notitie sturingsmodel uitgevoerd worden. Deze zullen gaan over het volledige programma Sociaal Domein en als zodanig ook worden toegevoegd aan het programmaplan Sociaal Domein. Een risico- en krachtenveldanalyse m.b.t. het proces van het project Sturing Regie & Ondersteuning is niet gemaakt.


35

Projectplan Beleid Sociaal Domein


36


37

Inhoud Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer................................................................................... Hoofdstuk 2: Projectdefinitie ................................................................................................................. 2.1 Uitdagingen: ................................................................................................................................. 2.2 Aanleiding: .................................................................................................................................... 2.3 Doelstelling: .................................................................................................................................. 2.4 Projectresultaten: ......................................................................................................................... 2.5 Afbakening:................................................................................................................................... 2.6 Effecten ........................................................................................................................................ 2.7 Doelgroep: .................................................................................................................................... 2.8 Randvoorwaarden/risico’s: .......................................................................................................... 2.9 Relatie met andere projecten: ..................................................................................................... 2.10 Relatie met andere ontwikkelingen: .......................................................................................... Hoofdstuk 3: Activiteiten........................................................................................................................ 3.1 Algemeen...................................................................................................................................... 3.2 Inventarisatiefase ......................................................................................................................... 3.3. Fasse oordeelsvorming................................................................................................................ 3.4 Fase opstellen en vastleggen ....................................................................................................... Hoofdstuk 4: Organisatie........................................................................................................................ Hoofdstuk 5: Tijdsplanning ..................................................................................................................... Hoofdstuk 6: Begroting .......................................................................................................................... Hoofdstuk 7: Communicatie................................................................................................................... Hoofdstuk 8: Informatie ......................................................................................................................... Hoofdstuk 9: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse .............................................................................


38

Hoofdstuk 1: Opdrachtgever en opdrachtnemer Opdrachtgever: Marleen Schulte, manager Maatschappelijke Ontwikkeling Gedelegeerd opdrachtgever: Ralf Baas, programmamanager Sociaal Domein Projectleider: Geke Rouffaer Projectleden: Feitze van Zwol, beleidsmedewerker Lucy Briggeman, beleidsmedewerker Jan Kruit, beleidsmedewerker Ilona van der Kaap, inkoopfunctionaris Roos Jelier, coördinator Centrum voor Jeugd en Gezin Femmia Haverkamp, Manager Projecten Wedeka Bedrijven/EMCO-Groep Projectadviseurs: Hildo Vogelzang, projectleider BORG 2018 Judith Otte, kwartiermaker sociale teams


39

Hoofdstuk 2: Projectdefinitie 2.1 Uitdagingen:

  

Het vormgeven van nieuw en bestaand beleid op basis van de Kadernota Meedoen naar Vermogen, het Regenboogmodel en de Nota “Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet mee”. Het vormgeven aan het overgangsrecht van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. Het organiseren van de contractering (inkoop, subsidiebeschikkingen, aanbestedingen) van de ondersteuning (van voorliggend tot gespecialiseerd).

2.2 Aanleiding:

Het Rijk decentraliseert taken aan gemeenten en herijkt bestaande taken op het gebied van het sociale domein per 1 januari 2015. 2.3 Doelstelling:

 

De (nieuwe) taken effectiever en efficiënter uitvoeren binnen het budget dat de gemeente ontvangt. De (nieuwe) taken vormgeven vanuit het Regenboogmodel: zo dicht mogelijk bij de inwoner en vanuit de eigen kracht en eigen regie van het gezin/huishouden met als uitgangspunt dat voor 1 januari 2015 de (nieuwe) taken in ieder geval juridisch en financieel zijn geborgd en dat in 2017 het Regenboogmodel volledig is geïmplementeerd.

Dit project richt zich op het ‘eerste’ deel, dus de borging van de (nieuwe) taken voor 1 januari 2015. Dit betekent dat doorontwikkeling nodig is voor de volledige implementatie van het Regenboogmodel. 2.4 Projectresultaten:

12. Voor 1 november 2014 (wettelijke verplichting) is door de Raad de beleidsnotitiemet een concretisering van de visie en uitgangspunten in de Kadernota Meedoen naar Vermogen, het Regenboogmodel en de Nota ‘Ieder kind in Zuidoost Drenthe doet mee’ vastgesteld. De beleidsnotitie geeft ook invulling aan de eisen voor het beleidsplan op grond van de Jeugdwet en de Wmo 2015. Met daarin beleidskeuzes: Algemeen:  Cliëntondersteuning.  Cliëntenparticipatie en Vertrouwenspersoon.  Relatie met de taakstelling ‘nieuwe taken voor nieuw geld’. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

40

 Relaties met aanpalend beleid, zoals vrijwilligers, mantelzorg, informele zorg, subsidies, OGGZ, schulddienstverlening.  Toegang, indicering, de ‘schil’ (eerste- en tweedelijnsorganisaties) om het sociaal team en relatie met ‘veiligheid’ (zoals AMHK, politie).  Keuze tussen wat als algemene voorziening en maatwerkvoorziening wordt aangemerkt.  Keuze voor het aantal sociale teams in relatie tot het uitgangspunt van 4 leefgebieden.  24-uurs anonieme telefonische hulpdienst. Wmo/Participatie:  Keuze voor wat de gemeente gaat inkopen op grond van de Wmo 2015.  Kleinschalige zorgaanbieders.  Persoonsgebonden budget.  Overgangsrecht Wmo 2015.  Mantelzorg(waardering), minimabeleid en webshop, taken in verband met afschaffing van de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten en de Compensatieregeling Eigen Risico.  Arbeidsmarkt: o Inrichten leerwerkbedrijf (overheid) o Relatie met de WSW-bedrijven (particuliere markt of preferredsupplier) o Relatie met afdeling Sociale Zaken/gemeente Emmen (wat lokaal en wat regionaal) o Relatie met onderwijs o Relatie met ondernemers o Beschut werken en dagbesteding o Aansluiting van jeugd van onderwijs naar werk (vanuit participatie). Jeugd/Onderwijs  Relatie met Centrum voor Jeugd en Gezin en andere organisaties op het gebied van jeugd.  Aansluiting van jeugd en onderwijs op de arbeidsmarkt (vanuit onderwijs). Wat goed werkt, behouden.  Relatie met ondersteuningsplannen Passend Onderwijs.  Crisis- en spoeddiensten en 24-uurs bereikbaarheid. 13. Voor 1 november 2014 zijn door de Raad de Verordening Wmo 2015 en Jeugdwet vastgesteld en voor 1 januari 2015 zijn de bijbehorende beleidsregels en het financieel besluit door het college vastgesteld (wettelijke verplichting). 14. Op basis van de genoemde beleidsnotitie:


41

 (Contractuele) afspraken met het Centrum voor Jeugd en Gezin en andere aanbieders in het voorliggend veld Jeugd te continueren of te herzien voor 1 januari 2015.  Contracten met de WSW-bedrijven af te sluiten voor 1 november 2014.  Afspraken te maken over de uitvoering van de Participatiewet (huidige Wet werk en bijstand) met de gemeente Emmen voor 1 januari 2015.  Contracten af te sluiten voor nieuwe taken Wmo 2015 en de huishoudelijke hulp voor 1 oktober 2014 (wettelijke verplichting)  Samenwerkingsafspraken maken met de zorgverzekeraar (Achmea) over onder andere afbakening en eigen risico en eerste- en tweedelijns organisaties voor 1 januari 2015.

2.5 Afbakening:

Dit project heeft géén betrekking op:  Het richten en inrichten van onderdelen Participatiewet volgend uit de uitvoeringsagenda BOCE (inclusief de vormgeving van de uit de Participatiewet voortvloeiende verordeningen): implementatie Wwb, herstructurering Wsw en werkgeversdienstverlening.  Verordening Leerlingenvervoer in verband met de Wet Passend Onderwijs. Nota bene: voor dit jaar is toegezegd dat er een nieuwe verordening wordt opgesteld door de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning. Op basis van een recente actualiteitendag en de ondersteuningsplannen is een nieuwe verordening in 2014 niet per se noodzakelijk. Het college zal hierin een keuze moeten maken.  Contracten voor de gespecialiseerde jeugdzorg, omdat dit op provinciale schaal wordt ingekocht.  Contracten voor gespecialiseerd casemanagement (nu onderdeel van taken Bureau Jeugdzorg), dat wordt bovenlokaal georganiseerd.  Afspraken in het kader van de arbeidsmarktregio.  Relatie tot de Wmo-raad of de oprichting van een Participatieraad. Dit wordt opgepakt door het projectteam Sturing, Regie en Ondersteuning. 2.6 Effecten

Uitvoering van dit project leidt er naar de mening van het projectteam toe dat de opdrachtgever duidelijk moeten maken aan welke ‘agenda’ de opdrachtgever de voorkeur geeft: de lokale agenda (projecten) of de BOCE-uitvoeringsagenda. Daarnaast verwachten we dat door dit project zal leiden tot de herijking van taken. Het MT heeft al besloten dat de taken van het Wmo-loket geïntegreerd moeten worden in het sociaal team. Dit heeft al tot veel vragen en discussie geleid en verwacht mag worden dat dit in de komende periode nog des te sterker gelden, niet alleen intern, maar ook extern. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

42

2.7 Doelgroep:

De resultaten hebben gevolgen voor:  Inwoners van onze gemeente die vragen of ondersteuning en/of voorzieningen nodig hebben op het sociale domein  Aanbieders (inclusief medewerkers) die de ondersteuning of voorzieningen (gaan) bieden in onze gemeente  Project Sturing, Regie en Ondersteuning  Project Dienstverlening  Overige medewerkers van de gemeente 2.8 Randvoorwaarden/risico’s:

De druk op dit project is groot:  Er zijn wettelijk vastgestelde deadlines voor de beleidsnotitie (1 november 2014), de verordening(en) (1 november 2014) en de contractering (1 oktober 2014).  Daarnaast moeten er voor 1 juli 2014 afspraken zijn gemaakt met MEE over de cliëntondersteuning.  Vanuit de eigen organisatie is er een deadline gesteld van 1 augustus 2014 voor het sociaal team Nieuw-Buinen: op de genoemde datum moet het sociaal team NieuwBuinen werken alsof het 1 januari 2015 is.  Vanuit de project Sturing, Regie en Ondersteuning en Dienstverlening is er dringend behoefte aan duidelijkheid over bepaalde beleidskeuzes (onder andere welke taken gaan naar het sociaal team, hoeveel sociale teams komen er). Er is afgesproken dat de inhoud leidend is. Het is belangrijk dat hieraan – ondanks alle tijdsdruk – wordt vastgehouden en dat er geen ‘onomkeerbare’ activiteiten worden ondernomen vanuit het programma of de andere projecten voordat die beleidskeuzes daadwerkelijk zijn gemaakt. Het is zaak om de eerder ervaren tegenstelling tussen het ‘oude’ programmateam en de ‘randvoorwaardengroep’ te vermijden. Dit vergt geduld, begrip en afstemming tussen de projecten en leden onderling. Daarnaast werken we samen in BOCE-verband op basis van de BOCE-uitvoeringsagenda. Op dit moment vindt herijking van deze agenda plaats.Aan de ene kant helpt deze uitvoeringsagenda om het werk te verdelen, maar aan de andere kant blijkt de besluitvorming keer op keer tot problemen te leiden, waardoor het samenwerkingseffect weer teniet wordt gedaan. Kortom: de grootste uitdaging is benodigde tijd en capaciteit van de leden van het projectteam. Het is daarom van cruciaal belang dat hierin wordt voorzien. Temeer omdat een deel van de projectleden in hun individueel werkplan al hebben aangegeven in 2014 meer uren nodig te hebben dan er beschikbaar zijn. Met dit project wordt dit probleem alleen maar groter. Daarnaast geldt voor een deel van de projectleden dat hun werkzaamheden zich geheel of voornamelijk voordoen in de periode tot en met september 2014. Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

43

In het projectteam zijn de ‘functies’ van planner en projectondersteuning niet opgenomen. Voor de planning wordt nu gebruik gemaakt van de planner in het project Sturing, Regie en Ondersteuning. Dit is echter onvoldoende. Voor de projectondersteuning wordt nu gebruik gemaakt van stagiaires. Qua deskundigheid is dit echter ontoereikend. Vanwege de deadlines is het noodzakelijk dat er vooraf afspraken worden gemaakt over het besluitvormingsproces inclusief de advisering (door bijvoorbeeld de Wmo-raad) en inspraak. In de planning is geprobeerd om rekening te houden met het besluitvormingsproces. Maar het is te krap. Voor een groot deel van de besluitvorming zal gelden dat de lijn MT – college – advies/inspraak – college – oriënterende Raad – besluitvormende Raad moet worden gevolgd. De doorlooptijd die hiermee gemoeid is, is te lang. 2.9 Relatie met andere projecten:

Dit project maakt samen met het Project Sturing, Regie en Ondersteuning en het Project Dienstverlening deel uit van het Programma Sociaal Domein. Voor de beleidsnotitie (deel 2) wordt vanuit dit project input gevraagd vanuit het project Dienstverlening, zodat de ervaringen van het sociaal team proactief kunnen worden verwerkt. Daarnaast heeft dit project ook een relatie met het Project BORG 2018, vanwege de ambitie om als gemeente nadrukkelijk een rol te spelen voor inwoners met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt. Verder is er een relatie met de BOCE-uitvoeringsagenda 3D, het de DrentsePilot Jeugdzorg, de Arbeidsmartkregio en de agenda van de Vereniging Drentse Gemeenten. 2.10 Relatie met andere ontwikkelingen:

Periodiek vindt vanuit de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling een evaluatiegesprek met Welzijnsgroep Andes plaats en wordt gewerkt aan een verandering die past bij de ontwikkelingen in het sociaal domein. Van belang is dat hierin geen keuzes of afspraken worden gemaakt die niet in lijn zijn met dit project.


44

Hoofdstuk 3: Activiteiten 3.1 Algemeen

  

Benodigde uren voor projectleiderschap (inclusief overleggen): 8 uur per week. Benodigde uren voor projectoverleg inclusief voorbereiding per projectlid: 1,5 uur per week Benodigde uren voor trekkerschap ‘deelprojecten’: per onderwerp ½ uur per week

3.2 Inventarisatiefase

Desk research Groep 1a - Jan, Lucy, Jaap Gorseling Groep 1b - Jan, Lucy, Feitze, Femmia, Petra Raaijen Onderwerpen groep 1a:  Eigen kracht  Bestaande nota’s  Al gemaakte beleidskeuzes (o.a. Regenboogmodel/BORG)  Wettelijke vereisten  Gemaakte afspraken (RTA)  Aanpalende beleidsterreinen 1.1

Activiteiten deskresearch groep 1a  Deskresearch (intern) waarbij een inventarisatie wordt gemaakt van de bestaande beleidsnota’s , wettelijke vereisten, gemaakte afspraken en politieke beleidskeuzes. Fasering  Verdeling van de verschillende beleidsnota’s, wettelijke vereisten, gemaakte afspraken en politieke beleidskeuzes. Waarbij ieder projectlid kijkt naar de relevante beslispunten. Voor sommige collega’s zal dit vanuit hun eigen beleidsontwikkeling moeten gebeuren. Projectstrategie  Verwerking van relevante beslispunten in een samenvatting met daarin de belangrijkste actiepunten benoemd die van invloed zijn op de te schrijven beleidsnotitie. Benodigde ureninzet 25 uur

Onderwerpen groep 1b: Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

45

     1.2

Voorbeelden/documenten andere gemeenten Cliëntenparticipatie en vertrouwenspersoon Nalopen van bestaande protocollen (bijvoorbeeld van welzijnsgroep Andes), o.a. OGGZ, Huiselijk Geweld Handreikingen (o.a. vanuit VNG) toetsen op bruikbaarheid voor ons Welke subsidiemogelijkheden zijn er (voor ons c.q. samenwerkingspartners) Activiteiten deskresearch groep 1b  Deskresearch (extern) naar voorbeelden van andere gemeenten. Bijvoorbeeld rond de vertrouwenspersoon (zie stuk Wmo-raad) en cliëntenparticipatie (zie notitie cliëntenbeleid vanuit de Drentse pilot Jeugdzorg). Verder kijken naar de handreikingen van de VNG en het nalopen van bestaande protocollen. Fasering  Verdeling van deze externe deskresearch naar de verschillende leden, waarbij sommige collega’s vanuit hun eigen beleidsterrein de informatie gaan leveren. Projectstrategie  Verwerking van de relevante informatie, voorbeelden en ontwikkelingen in een samenvatting met daarin de belangrijkste actiepunten benoemd, die van invloed zijn op de te schrijven beleidsnotitie. Benodigde ureninzet 25 uur

Groep 2 -Feitze, Lucy, Anja, Roos Onderwerpen:  Wat is er voor 24-uurs bereikbaar, spoed en crisis  Welke indiceringsmogelijkheden (protocollen) zijn er? 1.1

Activiteiten deskresearch groep 2  In kaart brengen wat er in het hele sociale domeinis aan 24-uurs bereikbaarheid, crisisdiensten en indiceringsafspraken (Jeugd, Wmo, CIZ, Participatie, Passend Onderwijs HIT) Fasering  Na de inventarisatie van de 24-uursbereikbaarheid/crisisdiensten (gereed half mei), kunnen van half mei tot begin juni hierin keuzes worden gemaakt ( in de fase van oordeelsvorming). De resultaten hiervan zullen worden opgenomen in de beleidsnotitie.


46



Na de inventarisatie van de indiceringsafspraken (gereed half mei), wordt dit verder opgepakt/hierin keuzes gemaakt in het deelproject ‘indicering/toegang’ van Geke. De resultaten hiervan zullen worden opgenomen in de beleidsnotitie.

Projectstrategie  Op basis van de inventarisatie bekijken of, en zo ja, wat er efficiënter kan; met inachtneming van wat er minimaal op 1 januari 2015 moet staan. Benodigde inzet 32 uur

Groep onderzoek –Lucy, Ilona, Feitze, Geke Onderwerpen:  PGB's onderzoeken waar dat echt nodig is en hoe anders oplossen  Cliëntondersteuning  Dubbelingenen hiaten in aanbod  In kaart brengen van huidige contracten, subsidies en andere contractuele afspraken en nieuw subsidiebeleid inclusief opzegtermijn en/of mogelijkheid van voortijdige beëindiging en voorwaarden voor opzegging en/of voortijdige beëindiging. 1.1

ActiviteitenPGB’s  Onderzoeken in welke gevallen PGB’s echt nodig zijn en indien dat niet het geval is, hoe de zorg het best beschikbaar kan komen. Fasering  Op basis van regelgeving in kaart brengen of bepaalde gevallen zijn waarin PGB’s noodzakelijk zijn.  In kaart brengen waar PGB’s de meest wenselijke vorm is  Als er gelet op bovenstaande geen noodzaak is aangetoond in kaart brengen op welke manieren de zorg (Zorg in natura) ook beschikbaar kan komen ten behoeve van de vraag. Projectstrategie  Het is logisch eerst met de regelgeving te beginnen en daarna ervaringen te inventariseren. Mocht blijken dat PGB’s niet noodzakelijk zijn dan in kaart brengen op welke manieren de zorg ook beschikbaar kan komen (Zorg in natura).  Op basis van een gesprek met de kleine zorgaanbieders is al een optie besproken. Deze is goed ontvangen.


47

Benodigde ureninzet  Plusminus 8 uur. 1.2

Activiteiten cliëntondersteuning  In kaart brengen welke cliëntondersteuning op dit moment wordt geboden, voor wie en door wie.  In kaart brengen hoe dit wordt gefinancierd  In kaart brengen of er sprake is van overlap en/of hiaten  In kaart brengen hoe we cliëntondersteuning licht kunnen organiseren om zware zorg te voorkomen Fasering  Eind maart in gestart met het inventariseren van de praktische vormen van cliëntondersteuning voor de Wmo, Jeugdzorg en Werk en Inkomen. Naar aanleiding daarvan wordt door de VDG werkgroep een aantal scenario’s geleverd die daarna (op basis een bespreking met de AWBZ-projectleiders) bijgesteld kunnen worden.  Ten aanzien van de voortgang van de invulling van de cliëntondersteuning geldt dat het ministerie, het transitiebureau en MEE Drenthe geïnformeerd moet worden (eis staatssecretaris VWS). Projectstrategie  Momenteel wordt door de VDG (in opdracht van de bestuurders) door de ambtelijke werkgroep cliëntondersteuning 2015 een inventarisatie uitgevoerd. De werkgroep zal eind mei 2015 een aantal concept scenario’s opleveren die gebruikt kunnen worden.  Door gebruik te maken van deze inventarisatie en de scenario’s wordt veel tijd gewonnen en dubbel werk voorkomen. Benodigde ureninzet  Plusminus 10 uur.

1.3

Activiteitendubbelingen/hiaten zorgaanbod  Het huidige (zorg)aanbod inventariseren  Dubbelingen in dat aanbod in beeld brengen  Eventuele hiaten benoemen  In beeld brengen of er al op een andere manier in de hiaten lijkt te zijn voorzien Fasering  Gelet op de omvang van deze activiteit (AWBZ/Wmo, Jeugdzorg en Participatie) is het wenselijk per decentralisatie te gaan inventariseren. Als het beeld “compleet” is worden de activiteiten “op elkaar gelegd”en worden de dubbelingen en de hiaten in beeld gebracht. Daarna zal op een aantal hiaten dieper ingegaan moeten worden.


48

Projectstrategie  Het is verstandig voor iedere decentralisatie een persoon verantwoordelijk te maken om het aanbod te inventariseren. Daarna zal in gezamenlijkheid (een sessie van een dagdeel) de dubbelingen en hiaten in beeld gebracht worden. Benodigde ureninzet  Plusminus 24 uur (8 uur per “decentralisatie”) nodig. 1.4

Activiteiten contracten en subsidies  In kaart brengen van huidige contracten, subsidies en andere contractuele afspraken. Met als resultaat: overzicht van en inzicht in huidige contracten, de opzegtermijnen inclusief de daaraan verbonden voorwaarden en de mogelijkheden en voorwaarden voor voortijdige beëindiging. Fasering  Op basis van de crediteurenadministratie in kaart brengen aan welke leveranciers in 2013/begin 2014 geld is uitgegeven in het kader van het sociaal domein.  Op basis van het contractenregister inventariseren welke contractuele afspraken er zijn in het kader van het sociaal domein.  De hiaten tussen de bovenstaande punten (waar geven we geld aan uit en waar staat een contract/subsidie tegenover) in beeld brengen. Daarbij achterhalen of hier wel een contract/subsidie aan ten grondslag ligt (en dus nog niet in het contractenregister is opgenomen) of constateren dat het contract inmiddels is verlopen en hier geen geld meer aan wordt uitgegeven.

Projectstrategie  Het is een logische stap om eerst te inventariseren aan welke partijen hoeveel geld wordt uitgegeven. Door vervolgens te inventariseren welke contracten/subsidies hieraan ten grondslag liggen worden de contractuele afspraken inzichtelijk. Benodigde ureninzet  Plusminus 18 uur. Prioritering thema’s –Geke, Jan, Ilona 1.1

Activiteiten


49



Het in kaart brengen van de activiteiten welke wettelijk gezien moeten gebeuren en wat wenselijk is, maar ook later kan. Met als resultaat: prioritering met advies over wat op te pakken voor en na 1-1-2015.

Fasering  Op basis van de inventarisatie van de activiteiten een tijdsplanning opstellen in een werkbaar Excel document (balkenplanning). Projectstrategie  Door de geïnventariseerde activiteiten inzichtelijk te maken in een balkenplanning, ontstaat er een helder beeld van de nog te nemen stappen. Benodigde ureninzet  Plusminus 12 uur.


50

3.3. Fasse oordeelsvorming

Groep (gemeentelijke) regelgeving – Feitze, Geke, Femmia Onderwerpen:  1 verordening komen voor Wmo 2015 en Jeugd?  Zo ja, screenen samenvoeging modelverordeningen Wmo 2015 en Jeugd  Beoordelen welke subsidies kunnen worden aangevraagd 1.1

Activiteiten  Uitzoeken of het wettelijk gezien mag dat er één verordening komt voor Wmo en Jeugd en zo ja, de modelverordeningen screenen of samenvoeging mogelijk/wenselijk is.  Uitzoeken welke subsidies kunnen worden aangevraagd ten behoeve van dit project. Fasering  De mogelijkheid/wenselijkheid van één integrale verordening moet worden onderzocht (half mei gereed; als de modelverordening Wmo er tenminste snel komt), alvorens de verordening wordt geschreven. Vóór 1 november moet de verordening door de raad zijn vastgesteld. Rekening houdend met inspraak e.d. moet de verordening eind juni ‘ambtelijk gereed zijn’.  In de inventarisatiefase wordt onderzocht welke subsidiemogelijkheden er zijn. In deze fase wordt bekeken welke subsidies kunnen/zullen worden aangevraagd. Projectstrategie  Gezien deze tijdsdruk scherp zijn of het ene traject niet remmend werkt voor de andere verordening. Daarnaast gebruik maken van evt. ontwikkelingen hierin in de Drentse Pilot Jeugdzorg.  M.b.t. subsidies moet worden aangegeven welke subsidiemogelijkheden er bruikbaar zijn voor ons project. Benodigde ureninzet 20 uur.

Groep 1a algemeen - Geke, Lucy, Feitze, Roos, Jan, Project DV, Project SRO, Femmia Onderwerpen (waar nodig discussie- en brainstormsessies organiseren!):  Cliëntenondersteuning  Cliëntenparticipatie  Vertrouwenspersoon Wmo-raad en plicht jeugdzorg  Winstwaarschuwing m.b.t. financiën nieuwe taken, nieuw geld


51



Relaties met aanpalend beleid, vrijwilligersbeleid, subsidiebeleid, Project Mobiliteit & Voorzieningen  Toegang, indicering, hoe omgaan met (2e lijns)org die niet in ST zitten en waar je wel aansluiting mee wil hebben (o.a. AMHK, politie), PoD, Participatieladder, ZRM, adviseren over keuze protocollen sociaal team, wat betekent 1 gezin – 1 plan – 1 regisseur  Keuze wat als algemene voorziening en wat maatwerk regelen  Uitgangspunt bepalen over 4 leefgebieden, 3 sociale teams  Uitgangspunt bepalen over de 24-uurs anonieme telefonische hulpdienst 1.1 Activiteiten cliëntondersteuning  Keuze maken uit de scenario’s (soort cafetariamodel) vanuit de VDG-werkgroep cliëntondersteuning en de eigen informatie.  Afhankelijk van de keuze de cliëntondersteuning geheel, gedeeltelijk of niet te continueren bij MEE.  Indien gekozen wordt om de cliëntondersteuning deels of niet te continueren bij MEE, moet gekozen worden op welke wijze deze ondersteuning dan wel wordt vormgegeven. Fasering  Op basis van de keuzes zou duidelijk moeten zijn wat er ingekocht en gerealiseerd moet worden voor de onafhankelijke cliëntondersteuning voor 1 juli 2014 en welk deel van deze cliëntondersteuning we bij MEE willen ‘inkopen’.  Afhankelijk van de keuze moet ook duidelijk worden op welke wijze de contractering wordt vormgegeven. Projectstrategie  De voorbereiding vindt in Drents verband plaats. Het resultaat daarvan is een soort van cafetariamodel met diverse scenario’s, waaruit gemeenten zelf een keuze kunnen maken.  De middelen voor de cliëntondersteuning zijn de zo genoemde MEE-middelen. Op basis van afspraken tussen de VNG, het ministerie van VWS en MEE zijn gemeenten verplicht tijdig aan te geven of ze de cliëntondersteuning via MEE wensen (deels) te continueren.  Als we er voor kiezen om de ondersteuning deels of geheel niet te continueren via MEE, zal dit op een andere manier moeten worden geregeld. Benodigde ureninzet  40 uur. 1.2a

Activiteiten cliëntenparticipatie  Op basis van de inventarisatiefase keuze maken op welke wijze de cliëntparticipatie kan worden vormgegeven (meerdere scenario’s).


52



Op basis van deze initiële keuze in gesprek gaan met of advies vragen aan de Wmo-raad en bestaande cliëntraden over de uiteindelijke te kiezen vorm en wijze van cliëntenparticipatie. Fasering  Voor half september 2014 moet duidelijk zijn op welke wijze we de cliëntenparticipatie gaan vormgeven.  Deze wijze kan dan worden meegenomen in de beleidsnotitie (deel 2). Projectstrategie  Idealiter zouden Wmo-raden en bestaande cliëntenraden al vooraf betrokken worden bij de gedachtenvorming over de cliëntenparticipatie. De tijd hiervoor ontbreekt.  Daarom is ervoor gekozen om voorwerk te verrichten en vervolgens de mogelijke scenario’s voor te leggen aan de Wmo-raden en bestaande cliëntenraden. Benodigde ureninzet  20 uur.

1.2b

Activiteiten vertrouwenspersoon  Op basis van de inventarisatiefase keuze maken hoe de functie van vertrouwenspersoon wordt ingevuld; dit kan op meerdere manieren zijn. Fasering  Voor 1 juli 2014 (?) moet duidelijk zijn op welke wijze we de functie van vertrouwenspersoon (eventueel inclusief ombuds- en, klachtfunctie) gaan invullen.  De Wmo-raad moet worden betrokken bij de invulling.  Deze wijze kan dan worden meegenomen in de beleidsnotitie (deel 2) en de Verordening(en) Wmo en/of Jeugd. Projectstrategie  Op dit moment zijn er diverse ‘regelingen’ waar mensen terecht kunnen als zij vinden dat er iets mis gaat. Daarom is het idee gekomen om dit zo mogelijk te bundelen tot één functie. Benodigde ureninzet  20 uur.

1.3

Activiteiten winstwaarschuwing  Inzichtelijk moet worden welke financiële risico’s we lopen en hoe we hierop kunnen anticiperen.  Het resultaat hiervan moet benoemd worden in de beleidsnotitie (deel 1).


53

Fasering  Begin juni 2014 moet inzicht zijn verkregen.  Voor 1 juli 2014 moet de beleidsnotitie (deel 1) klaar zijn. Projectstrategie  Doel is om de opdrachtgever en het bestuur tijdig te informeren, zodat maatregelen kunnen worden genomen. Benodigde ureninzet  15 uur. 1.4

Activiteiten aanpalend beleid  Beoordeeld moet worden welke relatie met het aanpalend beleid van belang zijn voor ons project en een plek moeten krijgen in de beleidsnotitie deel 1 en 2. Fasering  Begin juni 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen.  Voor 1 juli 2014 moet de beleidsnotitie (deel 1) klaar zijn. Projectstrategie  Er liggen veel relaties met aanpalend beleid. Daarom is het nodig om inzicht te krijgen en te bepalen wat wel en niet van belang is voor ons project en de beleidsnotities.

Benodigde ureninzet  20 uur. 1.5

Activiteiten toegang, indicering, relatie met aanbieders en andere partijen die niet rechtstreeks zijn betrokken bij sociaal team  Er moet een oordeel gevormd worden over de toegang (in de breedste zin) tot het sociale domein.  Er moet een afwegingskader (indicatieprocedure) worden opgesteld voor de ondersteuning op basis van het regenboogmodel en wettelijke vereisten.  Er moet een oordeel worden gevormd over de samenwerking met aanbieders en andere partijen die niet rechtstreeks zijn betrokken bij de sociale teams. Fasering  Voor 1 september 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen over de toegang en het afwegingskader. Op dit onderdeel is veel afstemming nodig.


54

 

Voor 1 oktober 2014 moet duidelijkheid zijn over de samenwerking met aanbieders en andere partijen die niet rechtstreeks zijn betrokken bij de sociale teams. NB. Vanuit de projecten SRO en DV is dringend behoefte aan duidelijkheid over de toegang. Afgesproken is dat dit punt naar voren worden gehaald. Zo mogelijk duidelijkheid voor 1 juni 2014.

Projectstrategie  De toegang inclusief de ‘indicering’ levert veel vragen op. Er bestaan veel verschillende beelden over. Daarom is een dringend beroep gedaan op ons projectteam om hier op korte termijn duidelijkheid over te geven, omdat de andere projecten hiervan afhankelijk zijn. Het is onmogelijk om het afwegingskader al op korte termijn klaar te hebben, echter voor de toegang is dit (globaal) misschien wel mogelijk.  Het afwegingskader moet het praktisch handvat worden van het regenboogmodel voor de sociale teams. Het is van groot belang dat hier voldoende aandacht aan worden besteed.  De toegang krijgt een plek in de beleidsnotitie deel 1 en 2 en het afwegingskader krijgt een plek in de Verordening Wmo en/of Jeugd. Benodigde ureninzet  200 tot 250 uur. 1.6

Activiteiten bepalen algemene voorziening en maatwerkvoorziening.  Er moet een oordeel zijn gevormd over bestaande en nieuwe taken welke als algemene voorziening en welke als maatwerkvoorziening worden aangemerkt.  Hierin wordt (waarschijnlijk) een fasering aangebracht (2015 of later). Fasering  Half september 2014 moet het oordeel zijn gevormd.  Het resultaat krijgt een plek in de beleidsnotitie deel 2 en in de Verordening Wmo en/of Jeugd. Projectstrategie  In de nieuwe wetgeving is redelijk eenduidig een keuze gemaakt voor algemene voorzieningen (ook wel vrij toegankelijke voorzieningen genoemd) en maatwerkvoorzieningen (ook wel bekend als individuele of niet vrij toegankelijke voorzieningen). Op basis hiervan is het nodig om een oordeel te vormen welke bestaande en nieuwe taken als algemeen of maatwerk moeten worden aangemerkt.  Omdat het regenboogmodel de basis vormt, is de ambitie om zoveel mogelijk ondersteuning ‘algemeen’ te laten zijn en geen maatwerk. Deze ambitie zal


55

waarschijnlijk niet op 1 januari 2015 volledig kunnen worden gerealiseerd. Daarom is een fasering noodzakelijk. Benodigde ureninzet  40 uur. 1.7

Activiteiten uitgangspunt bepalen over aantal sociale teams in relatie tot de 4 leefgebieden  Er moet een oordeel gevormd worden over het aantal sociale teams in onze gemeente in relatie tot de door Raad vastgestelde 4 leefgebieden. Fasering  Voor 1 juni 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen over het aantal sociale teams.  Het resultaat moet worden verwerkt in de beleidsnotitie deel 1 (deze moet op 1 juli 2014 zijn vastgesteld). Projectstrategie  Omdat het de bedoeling is om zo snel mogelijk – naast de pilot sociaal team Nieuw-Buinen – te beginnen met sociale teams in de andere leefgebieden, is het van belang om zo snel mogelijk duidelijkheid te krijgen over het aantal sociale teams.  5 organisaties hebben een plan ingediend voor het trekkerschap van de sociale teams in de andere leefgebieden. Op basis van hun gebiedsverkenning en – inventarisatie zijn zij tot de conclusie gekomen dat er goede argumenten zijn voor 3 teams en dus de leefgebieden Borger en omstreken en Exloo/Odoorn en omstreken te ‘bedienen’ vanuit 1 sociale team. Benodigde ureninzet  15 uur.

1.8

Activiteiten uitgangspunt bepalen over 24-uurs telefonische anonieme hulpdienst  Er moet een oordeel gevormd worden over de vormgeving van de 24-uurs telefonische anonieme hulpdienst, nu bekend onder de naam Sensoor. Fasering  Voor 15 september 2014 moet duidelijkheid zijn verkregen hoe we deze anonieme hulpdienst gaan vormgeven.  Het resultaat moet worden verwerkt in de beleidsnotitie deel 2 Projectstrategie  De keuze is nodig tussen voortzetten van de landelijke dienst (Sensoor) of lokale, regionale dan wel provinciale invulling hiervan.


56

Benodigde ureninzet  20 uur. Groep 1b Wmo/participatie- Lucy, Geke, Ilona, Heleen, Eveline (Coevorden), Sylvia (Emmen), Femmia, Job, Hildo, Martin Hoogerkamp (Emmen) Onderwerpen:  Keuze voor wat de gemeente gaat inkopen voor Wmo 2015  Kleinschalige zorgaanbieders pgb’s  Overgangsrecht Wmo  Mantelzorg (waardering), Minimabeleid, afschaffing Wtcg/CER, webshop  Arbeidsmarkt – inrichten leerwerkbedrijf overheid, onderwijs, ondernemers (SW/Sociale Zaken), samenwerking en particuliere markt of preferredsupplier, beschut werken (dagbesteding, leerwerkbedrijven), aansluiting jeugd - arbeidsmarkt  Sociale zaken wat lokaal en regionaal organiseren 1.1

Activiteiten wat in te kopen voor Wmo 2015  Kiezen wat er wordt ingekocht voor de Wmo in 2015 ten aanzien van bestaande en nieuwe taken. Fasering  Op basis van het onderzoek en de beoordeling daarvan zou duidelijk moeten zijn wat er ingekocht moet worden voor de bestaande en nieuwe taken.  De doelgroep komt steeds beter in beeld. Zodra de doelgroep in beeld is kunnen er keuzes worden gemaakt. Projectstrategie  Binnen de inkoop wordt onderscheid wordt gemaakt naar algemene, maatwerk en specialistische voorzieningen.  Bij de inkoop wordt uitgegaan van resultaatsgebieden.  Mede gelet op het gezamenlijk ingezette traject met de gemeente Coevorden is afstemming noodzakelijk. Tevens is al een aantal uitgangspunten opgesteld en besproken met de aanbieders. Benodigde ureninzet  105 uur.

1.2

ActiviteitenPGB’s en kleinschalige zorgaanbieders.  Geoordeeld moet worden hoe om te gaan met PGB’s en kleinschalige zorgaanbieders. Fasering


57

 

Omdat PGB mogelijk blijft, maar alleen indien ZIN geen oplossing biedt (bewijslast ligt bij cliënt), moet dit uitgangpunt worden uitgewerkt en gecommuniceerd. Dit gelet op de gevolgen voor de kleinschalige zorgaanbieders Op basis van de resultaten van het gesprek met de kleinschalige zorgaanbieders overgaan tot uitwerking van het uitgangspunten dat kleinschalige zorgaanbieders worden gecontracteerd waarbij uit wordt gegaan van resultaatsgebieden, er afspraken worden gemaakt over kwaliteitseisen en waarbij samenwerking wordt gestimuleerd.

Projectstrategie  Omdat zowel voor cliënten als de gemeente het behoud van kleinschalige zorgaanbieders belangrijk is, is het van groot belang in het proces hen te blijven betrekken. Omdat de verhouding PGB en ZIN zal veranderen en dit gevolgen heeft voor zowel de klant als de aanbieder is vroegtijdige communicatie onontbeerlijk. Op dit terrein wordt intensief samengewerkt met de gemeente Coevorden. Benodigde ureninzet  100 uur. 1.3

Activiteiten overgangsrecht AWBZ/Wmo  Opstellen en vaststellen overgangsrecht AWBZ/Wmo Fasering  Nadat op basis van de resultaten van de inventarisatie (omvang en duur van de beschikkingen/indicatie) en het opgestelde overgangsrecht een voorstel is geformuleerd moet het overgangsrecht worden vastgesteld door het college.  Afhankelijk van de duur van de overgangstermijn moet na vaststelling van het recht gestart worden met de herbeoordeling van de cliënten.  T.a.v. de hulp bij het huishouden is de wettelijke verankering gewijzigd. Projectstrategie  Er wordt met name ingezet op een verantwoorde maatwerkvoorziening voor mensen die niet op eigen kracht de voor hun noodzakelijke hulp/ondersteuning kunnen (laten) realiseren. Een belangrijk doel hierbij is de financiële beperkingen die door het rijk worden opgelegd voor de klant zo goed mogelijk op te vangen.  Omdat de verplichtingen van een gemeente afhankelijk zijn van de inhoud van de verleende beschikking kan de gemeente te maken krijgen met lange overgangstermijnen. Voor de AWBZ-taken die worden overgeheveld geldt een maximale overgangstermijn van 1 jaar, voor de Wmo (hulp bij het huishouden) moet de gemeente deze zelf vaststellen.


58

Benodigde ureninzet 50 uur. 1.4

Activiteiten mantelzorg en dergelijke  Mantelzorg  Minimavoorzieningen/Webshop  Maatwerkregeling (afschaffing Wtcg/CER) Fasering  Het doel van de Wmo is het mogelijk maken voor mensen om langer thuis te kunnen blijven wonen en te participeren. Ondersteuning van mangelzorgers en zorgvrijwilligers is dan ook onontbeerlijk. De huidige ondersteuning met kritisch op nut en noodzaak gescreend worden en moet indien nodig aangepast worden aan de eisen. Daarnaast moet duidelijk worden welke waardering de gemeente wil geven aan mantelzorgers (nu nog mantelzorgcompliment). 



Inmiddels is aan een externe partij opdracht gegeven een onderzoek te doen naar de invoering van een webshop. Gedurende dit proces worden tevens de minimavoorzieningen tegen het licht gehouden. De “maatwerkvoorziening” maakt onderdeel uit de van de BOCE uitvoeringsagenda. Gedurende aan dit proces worden lokaal afwegingen gemaakt.

Projectstrategie  Op dit onderdeel is sprake van samenhang met andere (aanpalende) beleidsterreinen. Benodigde ureninzet  70 uur. 1.5

Activiteiten onderwijs/arbeidsmarkt Op basis van de vastgestelde uitgangspunten (meedoen naar vermogen en de regenboog)keuzes maken met betrekking tot:  datgene wat de gemeente ziet als haar taak bevordering van de aansluiting van het onderwijs(vanaf het praktijkonderwijs) en de arbeidsmarkt  het inrichten van lokale/gemeentelijke leerwerkbedrijven  het inrichten/organiseren van arbeidsmatige dagbesteding in combinatie met de te vormen leerwerkbedrijven (voor de doelgroepen met een beperkte belastbaarheid/verdiencapaciteit)  de te vormen regionale uitvoeringsorganisatie (onder andere backoffice sociale zaken).


59

Fasering  Nadat de inventarisaties en de oordeelsvorming heeft plaatsgevonden in overleg met de verschillende (externe) partijen komen tot positiebepaling op bovenstaande vier punten.  In een vroeg stadium de betrokken (externe) partijen meenemen in het proces. Onder meenemen moet worden verstaan; onze ideeën toetsen en input vragen. Projectstrategie  In verband met de lokale, regionale en provinciale afhankelijkheden is het van belang dat de het overleg/samenwerking met de betreffende partijen op een transparante manier vorm krijgt. Het communicatieplan (met name voor de externe) is hierbij van belang.  Gelet op de ontwikkelingen binnen een van onze grootste samenwerkingspartners (Gemeente Emmen) mag verwacht worden dat daar efficiënt gebruik gemaakt van kan worden. Benodigde ureninzet  225 uur. Groep 1c Jeugd/Onderwijs - Feitze, Jan, Roos, Lucy, Geke, Petra, Anja Onderwerpen:  Integratie CJG in sociale teams: aanbieders jeugd - CJG voorliggend veld – inhoudelijke aansluiting  Aansluiting jeugd en onderwijs en arbeidsmarkt -> ‘hou mensen op school waar ’t goed werkt’  Ondersteuningsplan passend onderwijs  Crisisdienst, spoed en 24-uursbereikbaarheidsdienstenen 1.1

Activiteiten CJG en 24-uurs bereikbaarheid en dergelijke  In lijn met de opdracht van CJG-coördinator Roos Jelier m.b.t. de integratie van het CJG in de sociale teams, hierin keuzes maken. De resultaten hiervan zullen (voor zover bekend) worden opgenomen in de beleidsnotitie.  Na de inventarisatie van de 24-uursbereikbaarheid/crisisdiensten kunnen hierin keuzes worden gemaakt. De resultaten hiervan zullen worden opgenomen in de beleidsnotitie. Fasering  In juni wordt de beleidsnotitie geschreven.  De resultaten m.b.t. de integratie van het CJG, voor zover dan bekend, worden in de beleidsnotitie opgenomen.


60



Van half mei tot begin juni worden keuzes gemaakt m.b.t. de 24uursbereikbaarheid/crisisdiensten; de resultaten hiervan zullen in de beleidsnotitie terugkomen.

Projectstrategie  Enerzijds gebruik maken van ontwikkelingen hierin in de Drentse Pilot Jeugdzorg. Anderzijds afhankelijk van deze ontwikkelingen (ook in BOCE-verband). Benodigde ureninzet 100 uur 1.2

Activiteit aansluiting onderwijs/arbeidsmarkt en ondersteuningsplannen onderwijs  Voor het onderdeel aansluiting jeugd, onderwijs en de arbeidsmarkt, zal na de inventarisatie een standpunt met actiepunten worden benoemd.  Voor het Ondersteuningsplan Passend Onderwijs (P.O. en V.O.) zal rond Leerplicht, Thuiszitters, HIT een standpunt met actiepunten worden benoemd. Fasering  In een tweetal bijeenkomsten zal met betrokken personen worden gesproken om een standpunt te bepalen Projectstrategie  Met de inventarisatie zullen bepaalde kaders duidelijk worden. Op basis van deze kaders en de toekomstige ontwikkelingen is het noodzakelijk om bestaande uitgangspunten aan te passen en in een breder perspectief te bekijken. Benodigde ureninzet 30 uur, gedurende 3 weken.

Groep interne en externe afstemming –Jan, Hildo, Femmia, Geke, Lucy Onderwerpen: Intern:  Interne bijeenkomst organiseren voor afstemming  Collega's uit het veld betrekken als klankbord  Verbinden met project BORG Extern:  Bijeenkomst organiseren met 1e en 2e lijns zorgaanbieders  Samenwerkende partners uitnodigen en informeren  Gesprek met vertegenwoordiging van cliënten


61

  

1.1

Overleg met Jeugd en CJG partners over subsidies i.r.t. inbedding jeugdzorg in sociaal team In gesprek gaan met SW bedrijven om mogelijkheid te onderzoeken van aanbesteden of inbesteden Afstemmingsgesprekken met onderwijs i.r.t . passend onderwijs, leerlingenvervoer, leerplicht, thuiszitters (beleidsnotitie leidend laten zijn voor ondersteuningsplannen passend onderwijs). Activiteit  Interne en externe communicatie over de inventarisatie en het oordeelsvormingsproces. Fasering  Als onderdeel van het communicatieplan (Sociaal Domein) worden de verschillende bijeenkomsten geïnventariseerd. Projectstrategie  Niet alleen de communicatie over het proces, maar ook is de interne en externe input noodzakelijk om tot een goed oordeel te komen. Daarnaast is het belangrijk om na te denken wat de doelgroep is en wat de boodschap zal zijn. Benodigde ureninzet 200 uur, gedurende 8 weken.


62

3.4 Fase opstellen en vastleggen

Groep beleidsnotitie –Geke, Jan, Feitze, Ilona (planning), Jan Boersma 1.1

Activiteiten  Het schrijven en complementeren van de beleidsnotitie, waarbij het eerste deel voor 1 augustus 2014 is afgerond en het tweede deel voor 1 november 2014. Fasering  Het opstellen van een (meerjaren)planning.  Het daadwerkelijk opstellen van de beleidsnotitie deel 1 en 2, waarbij de nadruk ligt op de logica van de opbouw, lay-out en tekstuele insteek. Projectstrategie  Het opstellen van een (meerjaren)planning is een onderdeel van de beleidsnotitie. Nadat alle benodigde onderdelen zijn verzameld zal hier een logisch geheel van moeten worden gemaakt. Daarnaast dient het stuk qua layout en tekstueel kloppend te zijn.  Deel 1 wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het college, waarna het stuk wordt vrijgegeven voor advies en inspraak. Deel 1 is te beschouwen als een concept en groeidocument.  De resultaten van de advisering en inspraak worden verwerkt in deel 2.  Omdat deel 1 een concept en groeidocument is, zal deel 2 ook moeten worden vrijgegeven voor advies en inspraak. Gedachte is dat deze periode korter kan zijn, zodat de besluitvorming door de Raad tijdig kan gebeuren. Benodigde ureninzet  100 uur.

Groep politiek besluitvormingsproces incl. inspraak –Jan, aangevuld met persoon/personen afhankelijk van onderwerp 1.1

Activiteit  Na het opstellen van de beleidsnotitie zal een begeleidend college- en raadsvoorstel worden geschreven. Inclusief de adviserende taak van de Wmoraad. Fasering  Voor de verschillende fasen zijn we afhankelijk van de vastgestelde termijnen en politieke doorlooptijden. Projectstrategie


63



De beleidsnotitie zal politiek moeten worden vastgesteld om ten uitvoering te kunnen overgaan.

Benodigde ureninzet  8 uur per keer, gedurende 8 tot 10 weken.

Groep verordening/gemeentelijke regelgeving - Geke, Feitze, Renate Onderwerpen:  Opstellen verordening Wmo en/of Jeugd  Opstellen beleidsregels Wmo en/of Jeugd  Opstellen besluit m.b.t. verstrekkingen en eigen bijdrage e.d. Wmo en/of Jeugd 1.1

Activiteiten opstellen Verordening, beleidsregels en besluit m.b.t. verstrekkingen en eigen bijdragen Wmo en/of Jeugd  Op basis van de oordeelsvorming wordt de Verordening en de bijbehorende beleidsregels en het besluit m.b.t. verstrekkingen, eigen bijdrage opgesteld m.b.t. Wmo en/of Jeugd. Fasering  De verordening(en) moet(en) worden opgesteld en juridisch gecheckt zijn voor 15 september 2014.  De beleidsregels en het besluit m.b.t. verstrekkingen en dergelijke moet voor half november 2014 zijn opgesteld en voor 1 december 2014 juridisch zijn gecheckt.  De conceptverordening moet voor advies voorgelegd worden aan de Wmo-raad en door de Raad zijn vastgesteld op 1 november 2014.  De beleidsregels en het besluit moeten door het college worden vastgesteld voor 1 januari 2015. Projectstrategie  De verordening(en) moet(en) worden vastgesteld door de Raad, de bijbehorende beleidsregels en het bijbehorend besluit m.b.t. verstrekkingen e.d. moeten worden vastgesteld door het college.  Bij de verordening is de advies- en inspraakprocedure van toepassing.  Dit maakt het tijdspad erg krap. Het verdient aanbeveling om hier proactief een afspraak over te maken. Benodigde ureninzet  200 uu.

Groep contracten – Ilona, Geke


64

Onderwerpen:  Opstellen Programma van Eisen voor de te maken contractuele afspraken (Wmo, jeugd/CJG, SW-bedrijven) contractuele afspraken met aanbieders jeugd/cjg voorliggend veld  Eisen en wensen formuleren t.b.v. in te zetten vertrouwenspersoon  Opstellen convenanten/overeenkomsten met 2e lijnszorg organisatie buiten sociale teams  Opstellen modelcontract t.b.v. aanbieders (Wmo, jeugd/CJG, SW-bedrijven)  Afspraken maken met huisartsen 1.1

Activiteiten  Het voorbereiden en uiteindelijk daadwerkelijk contracteren van het voorliggend veld, aanbieders jeugd/cjg, Wmo taken, HH, SW bedrijven, vertrouwenspersoon, 2elijns zorgorganisaties buiten sociale teams en huisartsen. Fasering  Opstellen programma van eisen - contractuele afspraken met aanbieders jeugd/cjg voorliggend veld  Opstellen programma van eisen t.b.v. levering Wmo taken en HH  Opstellen programma van eisen t.b.v. contractuele afspraken met SW bedrijven  Eisen en wensen formuleren t.b.v. in te zetten vertrouwenspersoon  Opstellen convenanten/overeenkomsten met 2e lijnszorg organisatie buiten sociale teams  Opstellen modelcontract t.b.v. aanbieders jeugd/cjg, Wmo taken, HH, SW bedrijven, vertrouwenspersoon, 2elijns  Afspraken maken met huisartsen t.b.v. indicering en niet doorverwijzing naar duurste zorg Projectstrategie  Eerst dienen de programma’s van eisen voor de verschillende onderdelen te worden opgesteld. Vervolgens kan aan de hand van de opgestelde programma’s van eisen contracten/contractuele afspraken worden gemaakt. Benodigde ureninzet  350 uur.


65

Hoofdstuk 4: Organisatie Projectleider Geke Rouffaer Taken:  Coördinatie van het projectteam Beleid Sociaal Domein  Lid van het Programmateam Sociaal Domein  Voortgangsbewaking Projectleden: Feitze van Zwol, beleidsmedewerker Lucy Briggeman, beleidsmedewerker Jan Kruit, beleidsmedewerker Geke Rouffaer, beleidsmedewerker Ilona van der Kaap, inkoopfunctionaris Roos Jelier, coördinator Centrum voor Jeugd en Gezin Femmia Haverkamp, Manager Projecten Wedeka Bedrijven/EMCO-Groep Taken:  Trekker van een aantal onderwerpen binnen het project  Medewerker van een aantal onderwerpen binnen het project  Inbreng van deskundigheid op eigen vakgebied inclusief relevante ontwikkelingen Projectadviseurs: Hildo Vogelzang, projectleider BORG 2018 Judith Otte, kwartiermaker sociale teams Taken:  Op afroep beschikbaar voor het projectteam  Inbreng van deskundigheid en dwarsverbanden vanuit eigen projecten Planning: Jannie Holthuis, Mark Hoving Projectondersteuning: Momenteel via stagiaires, bedoeling is om hiervoor een structurelere oplossing te realiseren.


66


67

Hoofdstuk 5: Tijdsplanning In de bijlage staat de volledige planning van de activiteiten en de uren. Onderstaand wordt voor het project een totaaloverzicht gegeven. Voor het totale project is nodig: Totaaloverzicht project beleid sociaal domein (uren) Nodig

uren

fte

kosten

dekking

Totaal project (34 weken)

3198,0

2,613

Reguliere uren

1459,5 1,19

Tekort

1738,5

1,420

Inhuur externe inkoop

136,0

0,111 € 11.800 (ex BTW)

uitvoeringskosten Wmo

Uitbreiding interne inkoop

272,0

0,222 € 20.300 (ex BTW)

uitvoeringskosten Wmo

Tekort resterend (claim)

1330,5

1,087

Voorstel voor terugdringen tekort

Overige kosten Communicatie

€ 6.000

Naar personen: Geke

Lucy

Jan K.

Totaal

992

362

314

327

372

198

146

Regulier

400

225

0

196

100

85

146

592

137

314

272

113

Tekort u/week fte

131

Femmia

0

17,412 4,029 9,235

3,853

8,000 3,324

0,000

0,484

0,107 Petra R.

0,222 0,092

0,000

Judith Totaal

Feitze Ilona Roos

0,112 0,257 Jaap Hildo G.

Anja

Eveline

Vera

SRO

Heleen

Mark

Sylvia

Job

Martin Renate

Jan B.

3198

35

0

1459,5

0

136

1738,5

0,000

0,000

4,000

51,132

0,000

0,000

0,111

1,420

28,5

5

11

26

43

20

5

24

9

4

78

5

14

35

Regulier

0

28,5

5

11

26

43

20

5

24

9

4

78

5

14

Tekort

43,5

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

u/week

1,279

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000 0,000 0,000 0,000

fte

0,036

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000

0,000 0,000 0,000 0,000

Inmiddels zijn een aantal afspraken gemaakt voor het ‘terugdringen’ van het tekort. Hierin wordt inzicht gegeven in het programmaplan.


Sjoerd Totaal 136

43,5

68

Hoofdstuk 6: Begroting BSD: Beleid sociaal domein SRO: Sturing, regie & ondersteuning DVL: Dienstverlening 10 BSD, uren Geke 11 BSD, uren Lucy 12 BSD, uren JanK 13 BSD, uren Feitze 14 BSD, uren Ilona 15 BSD, uren Roos 16 BSD, uren Judith 17 BSD, uren Hildo 18 BSD, uren Sjoerd 19 BSD, uren proj. SRO 20 BSD, uren Heleen 21 BSD, uren Job 22 BSD, overige ureninzet 11x 23 BSD, inhuur Coevorden 24 BSD, inkoop VSO 25 BSD, inhuur overig 26 BSD, inhuur inkoop 27 BSD, communicatie 28 BSD, uitbreiding inkoop 29 BSD, ondersteuning inkoop Telling BSD

uren uren regulier extra 400 225 314 196 100 85 44 29 0 5 5 78 318

592 137 0 63 272 181 0 0 136 0 0 0 0

€

faciliteren sociaal team

projecten regulier extra 17.143 9.643 13.457 8.400 4.286 3.643 1.886 1.243

0 0 0 0 0

-272 1.799


0

0 0 0

0

0

214 214 3.343 13.629 PM 14.443 27.257 11.800

PM -337 -636 -136

0 0

11.800 6.000 20.300 PM 38.100

6.000 20.300 PM 6.000

77.100

69

73.800

Hoofdstuk 7: Communicatie Het communicatieplan maakt deel uit van het programmaplan. De taken van dit project bestaan op het gebied van communicatie uit:  Input leveren voor het communicatieplan  Input leveren voor de daadwerkelijke communicatie  Aanwezig zijn bij en een bijdrage leveren aan bijeenkomsten met interne en externe partijen


70

Hoofdstuk 8: Informatie Projectoverleg: Eens per week op maandagochtend van 9.00 tot 10.00 uur (zaal 4 in het gemeentehuis te Exloo) Beslisdocumenten: Nr. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Inhoud document: Contracten overgangsrecht huidige AWBZ-cliënten Programma van eisen nieuwe contracteringWmo 2015 Programma van eisen hulp bij het huishouden Programma van eisen Jeugd/CJG voorliggend veld Beleidsnotitie deel I Gunningsadvies nieuwe contracteringWmo 2015 Gunningsadvies contracteringhulp bij het huishouden Beleidsnotitie deel II Verordening Wmo 2015 en/of Jeugd Convenanten met huisartsen en aanpalende (1e/2elijns) organisaties Beleidsregels Wmo 2015 en/of Jeugd Financieel besluit Wmo 2015 en/of Jeugd


Door: College College College College College College College Raad Raad College College College

Moment: Juni 2014 Juni 2014 Juni 2014 Juni 2014 Begin juli 2014 Eind sept. 2014 Eind sept. 2014 Eind okt. 2014 Eind okt. 2014 November 2014 Begin dec. 2014 Begin dec. 2014

71

Hoofdstuk 9: Risicoanalyse en krachtenveldanalyse De risicoanalyse en krachtenveldanalyse vinden plaats vanuit het programma. Indien nodig zal voor dit project een aanvullende risicoanalyse en/of krachtenveldanalyse worden gemaakt.


72

Projectplan Dienstverlening

Opdrachtgever Bestuurlijk: Frits Alberts Ambtelijk: Marleen Schulte

Programmamanager: Projectleider:

Ralf Baas Wiebren Wijma

Versie 0.6 Becommentarieerd door: Anja, Vera, Mark, Marian, Judith


73

Projectdefinitie Probleem / uitdaging Hoe kunnen we de sociale teams (hierna:ST’s) faciliteren zodat de teams op 1 januari 2015 berekend is op haar taken? Aanleiding Na de visievorming is het noodzakelijk om de opgave van de herziening van het sociaal domein verder te concretiseren. Een onderdeel van deze concretisering is het opzetten van ST’s die een cruciale rol zullen vervullen in de hulp- en dienstverlening aan burgers per 1-12015 in het sociale domein. Deze teams moeten goed gefaciliteerd worden, zodat zij betaalbare en duurzame oplossingen kunnen realiseren samen met inwoners. Om eventuele kinderziektes in de aanpak op tijd te signaleren, wordt al op 1 augustus 2014 gestart met de voorgenomen dienstverlening alsof het 1 januari 2015 is. Doelstelling De ST’s zijn per 1 januari 2015 gefaciliteerd om hun taken uit te kunnen voeren. Hoofdresultaat: De ST’s hebben op 1 januari 2015 voldoende faciliteiten om hun taken uit te kunnen voeren. Deelresultaten: 4. Zorgen voor een goede toeleiding van inwoners naar de ST’s. e) Naamsbekendheid door PR acties (bijv. flyers advertenties etc.), overeenkomstig het communicatieplan; f) Zorgen voor het functioneren van de toegangskanalen (telefoonnummer, mail, website, balie, post) in de het ST’s; g) Adviseren over het te kiezen ICT-systeem; h) Zorgen dat het ict-systeem goed functioneert (koppelen met gemeentesite, corsa etc., link naar BPR, raadpleegbaarheid van digitale dossiers, applicatiebeheer regelen, rekening houden met monitoring). 5. Zorgen voor de praktische facilitering van de ST’s: d) Regelen huisvesting en inrichting met meubilair (ook andere ST’s); e) Uitrusting sociale team met hulpmiddelen, zoals bijvoorbeeld telefoon; 6. Zorgen voor goed lopende processen: c) Opstellen productenboek in overleg met ST: -overzicht op de taken van het ST (welke en hoeveel en wettelijke verplichtingen); - hoe verloopt het werkproces (stappen beschrijven); - overzicht van documenten (intake, brieven, formulieren etc.) die nodig zijn voor het werkproces; Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

74

- voorstel aanleveren bij het MT en college over de plek (telefoon, balie etc.) van de toegangskanalen tot het ST. d) Regelen ondersteuning van ST op het gebied van: - administratieve ondersteuning (financiën en algemeen) - afspraken met een backoffice op verschillende terreinen voor doorverwijzingen of advies Afbakening (wat doen we niet) De keuze voor de taken die overgaan naar een ST Het werven en aanstellen van personeel binnen een ST Inzicht in de caseload van het ST Effecten Het ST is in staat om grotendeels zelfstandig, efficiënt en effectief mensen te ondersteunen waar het nodig is. Neveneffecten: - het ST is klantgerichter, staat dichter bij de burger en sluit beter aan bij de behoefte van de burger; - meer tijd voor de kerntaken van de hulpverleners, minder administratief gedoe; - vergroot de kans op verdere decentralisering van gemeentelijke taken; - het ST genereert nog meer vragen vanuit de inwoners, waardoor de vraag niet meer voldoende beantwoord kan worden; - de gemeente kan de regie kwijtraken of juist teveel de regie pakken: "het is van de gemeente, niet van ons..." Doelgroep Het ST Nieuw-Buinen en later de andere ST’s in de gemeente. Randvoorwaarden - Op 1 augustus 2014 moeten alle middelen beschikbaar zijn voor het ST om te kunnen functioneren alsof het 1 januari 2015 is. - Voor alle sociale teams is een werkbudget beschikbaar vanuit het budget Psychosociaal van € 30.000,- (kostenplaats 41227 en kostensoort 4343500 en 4343414). Hier moet nog een collegebesluit over worden genomen. - Succes blijft altijd afhankelijk van de inzet van de ST leden. Zij moeten continu gestimuleerd worden om te leren, creatief te zijn en niet vast te roesten in patronen. Relatie met anderen projecten:  project Borg;  mobiliteit en voorzieningen;  OGGz;  CJG;  BOCE-agenda; Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

75

     

Steunstee project @ntwoord; aanpalend beleid, zoals de Lokale gezondheidsnota, sport en cultuur, gezonde leefstijl, schuldhulp, WMO, kadernota ‘meedoen naar vermogen’; bezuiningsopdracht gemeente; Cittaslow Dit project maakt samen met het Project Beleid en het Project Dienstverlening deel uit van het Programma Sociaal Domein.

Activiteiten Activiteiten en fasering Vooraf moet worden benadrukt dat de start van het project dienstverlening voor een groot deel afhankelijk is van de input van de projectgroep ‘Beleid sociaal domein’ en de projectgroep ‘Sturing, regie & ondersteuning’. De projectgroep ‘Beleid sociaal domein’ levert halverwege mei een voorstel aan over de taken die naar de ST’s gaan. Deze informatie heeft onze projectgroep nodig voor het beschrijven van de werkprocessen en voor de communicatie. Onze projectgroep komt in nauwe samenwerking met de projectgroep ‘Sturing, regie & ondersteuning’ met een voorstel over het aantal sociale teams, de plek en de rol van de backoffice en de wijze waarop de ST’s kunnen worden bereikt (waar welke toegangskanalen worden ondergebracht). Deze informatie is nodig voor de verdere inrichting en de bereikbaarheid van de ST’s. Projectplan Het concept projectplan wordt op 1 mei 2014 door de projectleider aan de programmamanager opgeleverd. De activiteiten, tijdsplanning, benodigde tijd en fasering van de door de projectgroep ‘Dienstverlening’ op te leveren resultaten staan weergegeven in MsProject (Bijlage 1). Projectstrategie (Wat is de logica achter de wijze waarop de activiteiten van het project zullen worden uitgevoerd. Welke keuzen zijn daarin gemaakt en waarom?)

Organisatie Rollen/Verantwoordelijkheden Programmamanager: Projectleider:

Ralf Baas Wiebren Wijma


76

Binnen de projectgroep Dienstverlening zijn 5 werkgroepen opgericht. Elk van deze werkgroepen heeft een trekker, deelnemers en deelnemers die op afroep beschikbaar zijn. Projectplan/planning Trekker: Deelnemers: Faciliteiten team Trekker: Deelnemers: Op afroep:

Werkprocessen Trekker: Deelnemers:

Op afroep:

Toegangsmiddelen Trekker: Deelnemers: Op afroep:

Back-Office Trekker: Deelnemers: Op afroep:

Wiebren Wijma Vera van Kesteren

Marian de Jong Mark Hoving Jan Kruit Judtih Otte

Ton Roelofs Marian de Jong Anja de Vries Wiebren Wijma Henny Homan Judith Otte

Mark Hoving Ton Roelofs Bastiaan Sloots Janny Holthuis Judith Otte

Anja de Vries Marian de Jong Judith Otte

Communicatie input + middelen Trekker: Vera van Kesteren Deelnemers: Anja de Vries Judith Otte Annette Toepoel


77

Begroting Benodigde uren Projectgroep leden: Wiebren, Ton, Marian, Vera, Anja, Mark, Judith De benodigde tijd per lid tot het eind van het jaar is opgenomen in de begroting van het programmaplan.

Kwaliteit

Kwaliteit van het projectresultaat Tijd, geld, kwaliteit (in die volgorde) met de deadline 1-1-2015. Kwaliteit staat voorop voor 2017

Communicatie Communicatie over de inhoud van het project en het projectverloop Het communicatieplan maakt deel uit van het programmaplan. De taken van dit project bestaan op het gebied van communicatie uit:  Input leveren voor het communicatieplan  Input leveren voor de daadwerkelijke communicatie  Aanwezig zijn bij en een bijdrage leveren aan bijeenkomsten met interne en externe partijen  de inhoud en het verloop van het project wordt in eerste instantie gecommuniceerd in het programmateam (terugkoppeling en afstemming iedere donderdag door de projectleider).  Daar wordt ook bepaald wanneer en hoe de resultaten worden gecommuniceerd met de opdrachtgever.  Input voor het ontwikkelen van materialen wordt geleverd door leden van het ST. Het is dus een interactief proces met het ST.  De Wmo raad kan evt. gebruikt worden als meelezer van de teksten van communicatiemateriaal.

Informatie Projectadministratie Tot 1 juli door Sanne Wichertjes (Stagiair)


78

Overlegvorm en frequentie Eens per week op maandagmiddag van 14.30 tot 16.00 uur (in de instructieruimte in het gemeentehuis te Exloo)

Risico management Risicoanalyse Deze analyse wordt op programmateamniveau gemaakt.. Krachtenveldanalyse Deze analyse wordt op programmateamniveau gemaakt.


79

Bijlage Communicatiematrix – programma Sociaal Domein


80

A

ICT EN MONITORING Doelgroepen

1.

MT

2.

Sociaal team

3.

Klantgroepen AWBZ/Wmo MT en portefeuillehouder

4. B

Doelgroepen 1.

Doel en boodschap

Informeren over aanpak, planning en Monitoring voorbereiden op vraag ICT Betrekken bij informatievoorziening en monitoring Informeren over consequenties en Gegevensoverdracht continuïteit Wijze van monitoring, mogelijkheden en keuzes JURIDISCHE ENTITEIT Doel en boodschap

2.

Ambtelijk opdrachtgever (AOG) Sociaal Team

Meenemen in keuze m.b.t. juridische entiteit en opstellen van mandaten/volmachten/machtigingen, klachtenregeling, geschillenregeling en bezwaar/beroep/hoger beroep. Draagvlak voor deze punten creëren.

3.

OR

4.

MT

5.

B&W/ portefeuillehouder Gemeenteraad

Informeren, inspraak/advies vragen (afhankelijk van bevoegdheid). Keuze voorleggen m.b.t. juridische entiteit (incl. mandaten/ volmachten/ machtigingen, klachtenregeling, geschillenregeling en bezwaar/ beroep/ hoger beroep.

6.

Onderdelen


Wie (afzender)

Opmerkingen

Middel

Wie (afzender)

Opmerkingen

Mail N.t.b. Brief

Onderdelen - Juridische entiteit - Mandaten, volmachten, machtigingen - Klachtenregeling - Geschillenregeling - Bezwaar, beroep, hoger beroep - Privacy

Middel

Gesprekken

MT-voorstel PFO/ collegevergadering Raadsvergadering

81

Projectgroep juridisch advies/ HR&O

7.

Latende organisatie

Presenteren keuze juridische entiteit, etc.

Personeelsbijeenkom sten. Werkoverleggen.

8.

Klanten/burgers

Algemene informatie over werkwijze en voorzieningen sociaal team en veranderingen in het sociaal domein. Meenemen in het proces.

9.

Pers (media)*

Website, wiwu, folder/flyer, bijeenkomsten in de wijk. Persmoment met college, persbericht.

C

Gemeente en sociaal team

* Ook van toepassing bij onderdeel Sociaal Team (3D’s)

PERSONELE ZAKEN Doelgroepen

1.

AOG/ MT

2.

Latende organisaties

3.

OR en vakbonden (GO)

Doel en boodschap Afstemmen van onderlinge verwachtingen rond input in programma-/projectteam(s) en leveren van werkzaamheden c.q. uren (fte’s).

Onderdelen

Middel

- Planning - Personeel - Kwaliteit

Vast agendapunt in PM MT, bilaterale momenten tussen PM en MT (KCC, MO, GZ, BCO) Separate bijeenkomsten tussen AOG en PM en sleutelpersonen latende organisaties Reguliere OVOrganisatie vergadering, GO (inplannen) + evt. delegatie OR

Informeren over doelstellingen en - OR: adviesaanvraag beoogde eindresultaten, inspraak/advies organisatieverandering vragen (afhankelijk van bevoegdheid). - GO: informeren organisatieverandering


Wie (afzender)

82

Opmerkingen

4.

Medewerkers die gaan werken in een sociaal team (ST)

Goed geïnformeerde, direct betrokken medewerkers kennen de stand van zaken en weten waar ze aan toe zijn (tijdige informatie en goede randvoorwaarden).

- Werkomstandigheden - Afbakening takenpakket - Rechtspositie?

Gesprekkencyclus (individueel), werkoverleg, separate bijeenkomsten voor toekomstige medew. ST, Periodieke nieuwsbrief ST, personeelsbrief.

5.

Direct betrokken achterblijvende collegae

Verwachtingen spiegelen, voorkomen van onnodige en verkeerde ruis of weerstand.

- Verschuivingen in takenpakket - Consequenties voor werk/ functie - Vorm van overdracht taken

6.


Informeren over organisatieverandering - Planning, beslismomenten en personele consequenties.

Werkoverleg, Organisatie separate (HR&O)/ bijeenkomsten manager voor medew. die aan ST leveren, gesprekkencyclus(i nd.) PFO/collegevergad ering Raadsvergadering

7. 8.

Overige medewerkers (intern)


- Nieuwsberichten IBO - Projectplein (eventueel) Personeelsbijeenko mst bij ingrijpende organisatieverande ringen.

83

Organisatie (HR&O)/ manager

C

SOCIAAL TEAM (3 D’s) Doelgroepen

1.

Grote aanbieders/ kleine aanbieders

2.

Wmo-raad/( ISZW)*

3.

Medewerkers organisatie (intern en buitendienst/ BORG*)

4.

5.

Doel en boodschap

Onderdelen

Informeren (en informatie halen) over werkwijze, mogelijkheden ST. Afspraken maken: kennis, houding en gedrag. Boodschap: cliënt centraal! Adviserende taak

Informeren Nieuwe verhoudingen tussen overheid en burger, meer eigen kracht burger en minder (terugtrekkende) overheid (die regisseert en faciliteert): houding en gedrag.

Burgers B-O breed Informeren: waar kan men terecht met vragen (kennis). Informeren over de veranderende rol voor de burger, meer op eigen kracht, gefaciliteerd waar Cliënten: bestaand, nodig/geen claimgedrag meer nieuw, naasten van (houding en gedrag).


Middel Overlegbijeenkomsten (o.a. wekelijkse briefings ST/NB, digitale nieuwsbrief. Overleg en voorlichting in DB en AB vergaderingen, (digitale) nieuwsbrief, (kleine) werkgroep

Nieuwe rol burger (eigen kracht, meer zelf aan zet).

Bijeenkomsten in gemeentehuis en werf, IBO.

Wie (afzender) (Gemeente )/ Sociaal Team

Opmerkingen

* Functie Wmo-raad evt verbreden naar sociaal domein? Dan ook ISZW als doelgroep opnemen. Organisatie * In relatie tot project BORG 2018.

Decentraliseren wat direct met de burger te maken heeft in de 4 gebieden en centraliseren wat ter ondersteuning daarvoor nodig is (backoffice). Wiwu, website, dorpsbijeenkomsten, (flyers, posters, sociale media*) Persoonlijke gesprekken

84

* Toepassen wanneer geschikt en van meerwaarde voor de boodschap.

6.

Cliëntenorganisaties Recht op adequate specialistische (ISZW zie ook 9., hulp als dat echt nodig is. Jeugd)

7.

AOG/MT

8. 9.


10.

Pers (media)*

Meenemen in de nieuwe werkwijze en wat dit betekent voor de organisatie (kennis, houding en gedrag). Bewaken van het proces: doen we als lokale overheid de juiste dingen in het belang van de burger? Besluitvormend. Informeren, meenemen in proces

Info voor hun websites (digitale nieuwsbrief), themabijeenkomsten, overleg. - Nieuwe rol overheid binnen Agendapunt MT sociaal domein (beleidsnota’s) (inhoud/strategie) PFO/collegevergadering - Burgers versterken (handelen op eigen kracht), Informatieve/reguliere overheid als laatste vangnet. raadsbijeenkomsten, digitale nieuwsbrief

* Zie ook bij onderdeel Juridische entiteit.

Communicatie De communicatie binnen het Project Sociaal Domein richt zich globaal gezien op de volgende (hoofd)doelgroepen: interne organisatie, burgers/inwoners B-O, sociaal team, externe organisaties. Onder deze hoofdgroepen vallen meerdere subdoelgroepen. Deze zijn afzonderlijk uitgewerkt in de communicatiematrix (bijlage bij het programmaplan). Strategie en vorm De veranderingen die gepaard gaan met de drie decentralisaties raken de interne organisatie, (bestaande en toekomstige) cliënten, hun naasten en vertegenwoordigers, direct betrokken medewerkers en de organisaties die diensten leveren aan de sociale teams. Veranderingen die voor sommige doelgroepen zo ingrijpend zijn, dat hun vertrouwde omgeving drastisch wijzigt. Dit gegeven maakt een heldere, continue en inhoudelijk op de doelgroep afgestemde communicatie noodzakelijk. In de communicatiestrategie voor dit omvangrijke en langdurige project/traject, ligt de nadruk op het inhoudelijk informeren en het creëren van draagvlak en de beoogde houdings- en gedragsveranderingen die de verschuivingen binnen het sociaal domein


85

vereisen. Waarbij het belang van de doelgroep in het oog gehouden wordt en er ruimte is om elkaar wederzijds te horen en te informeren. Toelichting op communicatiematrix In de matrix is onderscheid gemaakt tussen de interne communicatie en de externe communicatie. Beide vormen maken deel uit van dezelfde matrix, vanwege de belangrijke raakvlakken tussen de genoemde interne en externe doelgroepen. Planning De matrix geeft op hoofdlijnen de communicatiemomenten en de daarbij behorende acties weer. Voor veel onderdelen is de planning nog niet gereed, waardoor deze niet is meegenomen. Zie hiervoor ook de programmaplanning. De matrix is een levend document, dat gedurende de tijd aangevuld wordt met de onderdelen die binnen het proces ontwikkeld worden. Kosten Voor de meeste onderdelen kunnen de kosten op dit moment niet specifiek worden genoemd. Geraamd: - website ST (eventueel binnen de gemeentelijke site): - folder/flyer (oplage 10.000 stuks): - publicatie themapagina’s wiwu(4x per jaar, à € 800,- onvoorzien

€ 20.000,€ 1.500,€ 3.600,€ 4.900,-

Totaal:

€ 30.000,-


86

Bijlage Financiën


87

Programma drie decentralisaties

1 fte = 60000

waarvan 2014 BSD: Beleid sociaal domein SRO: Sturing, regie & ondersteuning DVL: Dienstverlening 1 P3D, inhuur progr.manager 2 P3D, inhuur proj.onderst. 3 P3D, inhuur kwartiermaker P3D, kwartiermaker 2015, 4 2016 5 P3D, coachingsgesprekken 6 P3D, teambuilding 7 P3D, inhuur Mark, Anja (GF+) 8 P3D, inhuur Wmo-loket 9 P3D, diversen Telling P3D 10 BSD, uren Geke 11 BSD, uren Lucy 12 BSD, uren JanK 13 BSD, uren Feitze 14 BSD, uren Ilona 15 BSD, uren Roos 16 BSD, uren Judith 17 BSD, uren Hildo 18 BSD, uren Sjoerd 19 BSD, uren proj. SRO 20 BSD, uren Heleen 21 BSD, uren Job 22 BSD, overige ureninzet 11x 23 BSD, inhuur Coevorden 24 BSD, inkoop VSO 25 BSD, inhuur overig 26 BSD, inhuur inkoop 27 BSD, communicatie 28 BSD, uitbreiding inkoop 29 BSD, ondersteuning inkoop Telling BSD 30 SRO, uren Job 31 SRO, uren Sietze 32 SRO, uren Yvonne, Renate 33 SRO, uren BertT 34 SRO, uren Jannie 35 SRO, uren Annette 36 SRO, uren Heleen 37 SRO, inhuur (J) 38 SRO, inhuur (S,Y,R,A) 39 SRO, inhuur (H) 40 SRO, RK-analyse 41 SRO, 0-meting/profiel 42 SRO, maken website 43 SRO, comm., flyers Programmaplan: op expeditie in het Sociaal Domein

uren regulier

uren extra

€ 84.000

817 23.650

0 400 225 314 196 100 85 44 29 0 5 5 78 318

817 592 137 0 63 272 181 0 0 136 0 0 0 0

PM 4.000 750 21.877 25.000 PM 159.277 0 0

faciliteren sociaal team

projecten regulier

-272 1.799 0 263 26 60 279 420 140

0 349 150 400 0 0 120 400 -349 -670 -400

waarvan 2016

gemeente extra

regulier

sociaal team extra

inciden teel

gemeente

structu reel

regulier

sociaal team extra

inciden teel

structu reel

84.000 35.000 23.650 PM 4.000 750 21.877 25.000 PM 194.277

0 0 0

0

0

17.143 9.643 13.457 8.400 4.286 3.643 1.886 1.243

0 0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0 0 0

0

0

214 214 3.343 13.629 PM 14.443 27.257 11.800

PM -337 -636 -136

waarvan 2015

11.800 6.000 20.300 PM 38.100 0 0 0

6.000 20.300 PM 6.000

11.271 1.114 2.571 11.957 18.000 6.000

0 0

1.500 4.500 20.000 2.000

77.100

1.500 4.500 20.000 2.000 88

73.800

0 0 0

0 0 14.957 28.714 17.143

44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 54 55 56 57 58

SRO, comm., Wiwu SRO, inhuur expertise monitor SRO, inrichten monitor SRO, op afstand zetten Telling SRO DVL, uren Wiebren DVL, uren Ton DVL, uren Marian DVL, uren Vera DVL, uren Anja DVL, uren Mark DVL, uren Judith DVL, inhuur (M) DVL, inhuur (W,T,M) DVL, Ict/werkplek ST DVL, huisvesting ST DVL, kantoorinrichting ST Telling DVL

Totalen

1.188 0 0 0 200 250 350 100

0 400 400 300 0 0 150 0 -150 -1.100

3.200 PM PM PM 31.200 0 0 0

3.200 PM PM PM 31.200

50.914

60.814

0

0

0

0

0

0

0

0

0 0 0 8.571 10.714 15.000 4.286

0

6.429 47.143

900

0

63.000 30.000 15.000 108.000

3.887

817

336.577

63.000 30.000

63.000 30.000

15.000 0

231.477

53.571

0

0

15.000

93.000

0

0

0

93.000

166.586 188.186

38.571

0

0

15.000

93.000

0

0

0

93.000

dekking 1 2 3 4 5 6 Telling dekking

Vera, pilotgelden decentralisaties (NUW 2013) Vera, budget psychosociaal 2014 Geke, uitvoeringsbudget Wmo Geke, meevallende exploitatie Wmo 2014 GF, invoeringskosten decentralisatie jeugd 2014 GF, transitiekosten Wmo 2014

Verschil

273.791 30.000 32.100 175.000 13.928 0 287.719

237.100

0

0

56.242

48.914

0

0

Toelichting: In de 3D-programmabegroting is per project een raming opgenomen van de te verwachten ureninzet en overige kosten. De ureninzet is per medewerker gesplitst in reguliere uren en extra uren, waarbij is gerekend met € 60.000 per fte per jaar. De reguliere uren zijn al in de gemeentebegroting opgenomen; voor de extra uren moet worden ingehuurd. Alle gepresenteerde lasten zijn toegerekend aan óf 2014 óf 2015 óf 2016. Vervolgens is 2014 onderverdeeld in "faciliteren sociaal team" en "projecten 3D's", omdat er al besluiten zijn genomen over de inzet van het budget "Pilot decentralisaties" t.b.v. het faciliteren van het sociaal team. In 2015 en 2016 zijn de lasten onderverdeeld in "gemeente" en "sociaal team", omdat het sociaal team de eigen lasten in de eigen begroting moet opnemen. Voor de duidelijkheid: Het sociaal team ontvangt - zo het zich laat aanzien - van de gemeente een werkbudget voor de door hen uit te voeren taken, waarbij de organisatielasten onderdeel uitmaken van hun offerte/raming. Samenvattend kan worden gemeld, dat er 3.887 reguliere zijn geraamd, totaal 4.867 uren aan inhuur in beeld is en dat aan overige kosten € 201.000 is opgenomen. De totale lasten bedragen dus € 787.248 en voor € 419.663 hiervan moet dekking worden gezocht. Deze is gevonden in het al genoemde budget "Pilot decentralisaties" voor € 231.477 en voor de resterende € 188.186 biedt naar verwachting vooral de meevallende exploitatie van de Wmo 2014 uitkomst. Voor de duidelijkheid: in 2013 was er een voordelig verschil op deze Wmo-exploitatie van € 195.364.


89

Bijlage planning


90


91


92


93


94


95


96


97

Programmaplan: Op expeditie in het Sociaal Domein

Recommend Documents