ARCHETYPEN IN HET SOCIAAL DOMEIN

ARCHETYPEN IN HET SOCIAAL DOMEIN Dominante inrichtingsmodellen in relatie tot het programma van eisen

VISD is een programma van de VNG dat wordt uitgevoerd in samenwerking met KING

Opgesteld door

KING

Datum

6 april 2014

Versie

0.8 2

Inhoud 1

In- en aanleiding: Eén!

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2

Archetypen

2.1 2.2 2.3 2.4 3

5

9

22 24 30

Het archetype PvE-plaat Prioritaire thema’s

30 32 33 39


39 41 43 47


47 49 51

Archetype 5 Geclusterde integraliteit elders

8.1 8.2 8.3

18 19 21 22

Het archetype PvE-plaat

Archetype 4 Integraal in 2e instantie

7.1 7.2 7.3 8

De plaat Prioritaire thema’s binnen eerste oplevering PvE Overige aspecten

Archetype 3 Geclusterd integraal

6.1 6.2 6.3 7

18

Archetype 2 Totaal integraal

5.1 5.2 5.3 6

10 13 14 15

Archetype 1 Transitie-proof

4.1 4.2

4 5 5 6 6 7 9

De 5 archetypes Per archetype Hoe weet je welk archetype ben ik? Scope

Programma van Eisen (PvE)

3.1 3.2 3.3 4

4

Inleiding Opgave voor gemeenten Doorontwikkeling VISD / PvE & Aard van dit document Varianten / Archetypen Nut en noodzaak van archetypes Praktische voorbeelden van nut & noodzaak


55

55 57 58

Bronnen

63

3

1

In- en aanleiding: Eén!

1.1

Inleiding

Alle gemeenten zullen op een manier vorm moeten en gaan geven aan de drie decentralisaties. Gemeenten zullen dit doen op een wijze passend bij hun lokale situatie, de kenmerken van hun bewoners en hun visie op het sociale domein en dienstverlening. Het mooie aan dit lokale gemeentelijke maatwerk is dat het tot de beste oplossing per huishouden en per gemeente zal leiden. Gezegd hebbende dat iedere gemeente op haar eigen manier vorm zal geven aan de decentralisaties zijn er ook overeenkomsten tussen gemeenten te ontdekken. Anders gezegd naast alle verschillen tekenen zich ook een aantal overeenkomsten af. Gemeenten die het grofweg op dezelfde manier aanvliegen. En ‘het’ is dan het transformeren naar een nieuw sociaal domein. In het regeerakkoord Bruggen Slaan staat de ambitie voor een nieuw sociaal domein als volgt verwoord: ‘“Eén gezin, één plan, één regisseur” is het uitgangspunt bij de decentralisaties in het sociale domein: bij de wet werken naar vermogen, de algemene wet bijzondere ziektekosten, de wet maatschappelijke ondersteuning en de jeugdhulpverlening. Dit vergt ook één budget en één verantwoordelijke van overheidszijde. Er komt een einde aan de praktijk waarbij vele hulpverleners langs elkaar heen werken bij de ondersteuning van één gezin.’ De ambitie kan op vele manieren praktisch vorm worden gegeven. Met andere woorden met deze ambitie in de hand kan je verschillende keuzen in de inrichting maken. Er lijken zich dus in den lande een aantal smaken af te tekenen. Het voordeel van het zichtbaar maken van deze verschillende ‘smaakjes’ is dat je door op de overeenkomsten te focussen makkelijk(er) van elkaar kan leren, beter oplossingen voor een bepaald type gemeente kan ontwikkelen, met andere woorden: je hoeft niet 403 maal het wiel uit vinden. Het voordeel van een aantal vraagstukken omtrent het vormgeven aan de 3 D’s gemeenschappelijk, met enigszins soortgelijke gemeenten, op te pakken is dat het een drukkend effect op de kosten van ontwikkelen kan hebben en er van elkaar geleerd kan worden. Om deze reden worden er in dit document ‘archetypen’ beschreven. Deze archetypen, ‘oermodellen’, beschrijven in de basis de inrichtingsmodellen welke zich nu in den lande aftekenen. Geen enkel archetype zal één op één op een gemeente ‘passen’. Het doel is ook niet om gemeenten ‘te ordenen’. Het doel van de archetypen is overeenkomsten tussen gemeenten zichtbaar te maken om op die manier gemeenten elkaar te (kunnen) laten faciliteren en gemeenten door KING, VNG en Rijk beter te kunnen ondersteunen. De primaire insteek van de wijze waarop de archetypen in dit document beschreven zijn is de doorontwikkeling van de Verkenning informatievoorziening sociaal domein (verder: VISD) en meer specifiek binnen VISD ten behoeve van het programma van eisen (verder: PvE). De archetypen zijn, op een verder en / of meer gespecificeerd uitegewerkte vorm, tevens geschikt en bruikbaar voor andere doeleinden. 4

1.2

Opgave voor gemeenten

Gemeentes dienen feitelijk het adagium ‘één’ praktisch handen en voeten te geven. Het adagium ‘één’ gaat over: - één toegang, - één plan - één regisseur - één budget - één verantwoordelijke aan overheidszijde te komen, en - er dient integraal, betekent volledig, in zijn geheel, gewerkt te worden, en - tot slot, zal er één voor één gewerkt dienen te worden, omdat er maatwerk geleverd moet worden. Gemeentes dienen methoden te ontwikkelen om de realiteit, de integrale fluïde en nooit gelijke huishoudens, te bedienen vanuit rationele regelingen. Onderstaand is dit visueel gemaakt.

De kunst, en grote opgave is om te komen tot: 1. de beste oplossing voor het huishouden 2. tegen de laagste maatschappelijke kosten 3. in ogenschouw houdend de houdbaarheid van het sociale stelsel De vraag is hoe je dat moet organiseren. De informatievoorziening binnen het Sociaal Domein kan daar soms oplossingen voor bieden, soms in faciliteren, maar soms ook een drempel in zijn.

1.3

Doorontwikkeling VISD / PvE & Aard van dit document

Deze archetypen worden opgeleverd ten dienste van het doorontwikkelen van de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (verder: VISD). Van de typen kan natuurlijk veel breder gebruik worden gemaakt. Er dienen dan vertaalslagen vanuit de archetypen ten behoeve van de andere doeleinden gemaakt te worden. Het doel van dit document is om te ordenen, om handvatten te geven, om te zoeken naar soortgelijke werkwijzen en aanpakken. De types zijn scherp neergezet. Opdat het op deze 5

manier een handreiking kan zijn aan gemeentes. Wanneer een gemeente grofweg kwalificeert als een bepaald type kan zij aan de hand van dit document en de checklist PvE (bijlage: excelsheet) controleren of in hetgeen ten aanzien van de drie decentralisaties nodig is, is voorzien en zo niet, in welke volgorde (prioritering) de resterende taken het best kunnen worden opgepakt. Vanuit de archetypen is ook focus aangebracht in de activiteiten als onderdeel van het ondersteuningsprogramma en, waar relevant, de ontwikkellijnen van VISD.

1.4

Varianten / Archetypen

Met het decentraliseren van taken ontstaan er zoals gezegd allerlei varianten. Want wanneer je naar de gemeenten decentraliseert zouden er immers theoretisch even zo veel varianten kunnen ontstaan als er gemeenten zijn, te weten 403. Dat is echter niet waarschijnlijk. Het is meer waarschijnlijk, en hier wordt ook in diverse brieven aan gerefereerd (BRON brieven data en ref nrs invoegen), dat er zich een aantal modellen zullen uitkristalliseren. In dit document worden deze ‘modellen’ archetypen genoemd (zie tevens onder kop 2. Archetypen)

1.5

Nut en noodzaak van archetypes

Er is behoefte aan een het onderkennen van: - een aantal dominante modellen, - over in welke mate waarin en de wijze waarop de gemeenten vorm geven, - aan de door de drie decentralisaties en het regeerakkoord bruggen slaan, - gevraagde integraliteit (‘het principe één’). Deze behoefte is er omdat: 1. Deze modellen ordenend zijn voor waar in het proces voor wie informatie, beschikbaar moet zijn en welke privacy issues dat oplevert. Daarmee maakt het ook de benodigde werkprocessen inzichtelijk. 2. Deze modellen en de daarbij achterliggende keuzes zijn bepalend voor de mate waarin het ICT landschap "omgevormd" moet worden om de nieuwe taken vanuit de decentralisaties adequaat te ondersteunen. 3. Het College Bescherming Persoonsgegevens een Privacy Impact Assessment (PIA) wil uitvoeren op deze modellen. 4. Er een zekere behoefte is aan standaardisatie. Dit klinkt wellicht paradoxaal, echter toewerken naar één huishouden, één plan, één regisseur, naar integraliteit vereist dat er meer gegevens uitgewisseld moeten en gaan worden. Wanneer gegevens voortduren geconverteerd dienen te worden en / of systemen niet of niet goed met elkaar ‘praten’ is het uitwisselen van gegevens complexer en duurder. Er is dus behoefte aan gegevensstandaardisatie en gegevensknooppunten en wellicht, voor sommige functies, ook aan gestandaardiseerde infrastructurele voorzieningen. Ten aanzien van de onderdelen 1 en 2 is het ‘checklist’ voor gemeenten. Het derde onderdeel is van belang vanwege de benodigde bescherming van persoonsgegevens, met andere woorden ten aanzien van de privacy-eisen. Het laatste ziet op het aandragen van en / of ontwikkelen van producten en standaarden ten behoeve van uniformiteit (en uitwisselbaarheid) en het gezamenlijk (als meerdere gemeenten) kunnen dragen van (o.a. ontwikkelen beheer)lasten. Daar waar je ziet dat functionaliteiten voor ieder archetype van belang zijn, kun je gevoeglijk aannemen dat het ontwikkelen van een standaard uiteindelijk gewenst is.

6

Het is van belang je te realiseren dat hoe integraler je werkt, hoe meer maatwerk je levert, hoe ingewikkelder het wordt voor bedrijfsvoering, waaronder informatievoorziening valt. Wederom: de archetypen zouden, met een nadere uitwerking, breder gebruikt kunnen worden. Zo zouden ze onder andere gebruikt kunnen worden voor: - het ontwikkelen risicoanalyses, - het herijking van gemeentebrede dienstverleningsconcepten (hoe verhoudt de gemeentebrede dienstverlening zich tot de dienstverlening in het sociale domein), - het bepalen van veranderstrategieën, het maken van een evaluatie / toetsingskader ten aanzien van het functioneren van het nieuwe sociale domein, - het faciliteren en / of ontwikkelen van leerprocessen.

1.6

Praktische voorbeelden van nut & noodzaak

Om nut en noodzaak te vertalen naar de dagelijkse praktijk een aantal (fictieve) praktijkvoorbeelden. De gemeente Laargetnileeh heeft zich ten doel gesteld om de fysieke toegang tot het sociaal domein voor al haar inwoners bij het een buurtteam te leggen. Daarnaast zet Laargetnileeh volledig in op het realiseren van een digitale overheid in 2017. Voor inwoners zal dit betekenen dat in 2017 alle meldingen, signalen en aanvragen digitaal gebeuren. Wanneer inwoners digitaal niet vaardig zijn kunnen zij natuurlijk binnen lopen bij het buurtteam. De buurtteammedewerker zal dan samen met de inwoner de digitale aanvraag invullen. De gemeente Laargetnileeh heeft met de inrichting van het digitale aanvraagproces al een enorme slag gemaakt. Tevens heeft zij de buurtteams al in de steigers staan. Dan de gemeente Meelborpitlum. Zij wil de huidige toegangen, de Wmo-lokketen, de huidige bureau’s jeugdzorg en het werkplein ‘gewoon’ laten voortbestaan. Zij wil alleen voor die inwoners die gerekend worden tot multi-probleem huishoudens een integraal team in het leven roepen. De werkprocessen binnen de huidige toegangen lopen eigenlijk prima. Daarnaast kan voor de te ontwikkelen werkwijze van het integraal team goed worden aangesloten bij de huidige werkwijze van het veiligheidshuis. De buurgemeente van Meelborpitlum en Laargetnileeh, de gemeente Tajegdeog, denkt anders over de decentralisaties. Zij vindt de kaders en de nieuwe doelgroep nog te weinig duidelijkheid bieden, maar wil natuurlijk wel graag continuïteit van ondersteuning bieden en is daarom proactief bezig om de per 1 januari 2015 benodigde ondersteuning in te kopen. Ook is zij samen met de Bureaus Jeugdzorg aan het kijken hoe ze een doorverwijskoppeling van het gemeenteloket naar het jeugdzorgloket kunnen inregelen. Alle drie de gemeenten hebben een andere focus, maar allen hebben de behoefte aan een checklist. Om te weten of ze compleet en toekomstbestendig aan het in richten zijn, om te checken of ze niet per ongeluk toch iets vergeten, om te weten of ze in ieder geval het minimaal noodzakelijk hebben ingeregeld en om, indien er nog zeer veel te realiseren valt, te prioriteren. Tevens hebben zij behoefte aan standaardisatie. Gezinnen verhuizen van gemeente naar gemeente. Daarnaast, en wellicht daarenboven, dienen gegevens in alle drie de gemeenten in ieder geval beleids-, stuuren financiële informatie tussen leefdomeinen uitgewisseld en / of verzameld te kunnen worden.

7

In Tweede Kamer worden ondertussen vragen gesteld over de privacy-bestendigheid van de manier waarop de gedecentraliseerde taken worden uitgevoerd door de gemeenten. Op 1 januari 2014 (bron: CBS.nl) zijn er 403 gemeenten. Het is ondoenlijk, en zeer duur, om 403 Privacy Impact Assessments (verder: PIA) te doen. Het is wel doenbaar om vijf PIA’s te doen. Het voordeel hiervan is dat het een verantwoordingsdoel richting de landelijke politiek dient en gelijktijdig gemeenten duidelijkheid geeft over de juridische houdbaarheid van hun werkwijze.

8

2

Archetypen

Een archetype is een geïdealiseerd oermodel dat ten grondslag ligt aan latere varianten. Een archetype is dus een model. Een model past nooit helemaal. En er zijn altijd variaties binnen een model.

Een archetype is zoals gezegd en geïdealiseerd oermodel. Dit ‘oermodel’ wordt in dit document beschreven. N.B. Van groot belang is dat het ene model niet beter of slechter is dan het andere. De modellen bieden geen normatief kader. Natuurlijk zullen er per gemeente vele verschillende variaties en nuances zijn. Wel is het zo dat er een duidelijk onderscheid te zien is tussen de typen. Wanneer een gemeente denkt in twee typen te vallen gaat het om de grootste gemene deler, met andere woorden om het (de) bepalende element(en). Verder in het document worden er een aantal voorbeelden genoemd van de grote gemene deler en ‘bepalende elementen’. De basis van de archetypen is pragmatisch. Er is gekeken welke typen je in de praktijk ziet uitkristalliseren. Deze zijn beschreven. De insteek die gekozen is, is die van degene voor wie je het systeem primair inricht, te weten het huishouden met de (tijdelijke) ondersteuningsvraag. De archetypen zijn dus gestoeld op de praktijk. De onzekerheden en variaties in het sociale domein zijn, zeker op dit moment, zeer groot. De archetypen dienen als ijkpunt, als vertrekpunt. 9

2.1

De 5 archetypes

Welke archetypes onderscheiden we? -

Archetype 1 Transitie-proof Archetype 2 Totaal integraal Archetype 3 Geclusterd integraal Archetype 4 Integraal in 2e instantie Archetype 5 Geclusterde integraliteit elders

In onderstaande tabel worden de typen kernachtig toegelicht middels drie kolommen: - in de eerste kolom het doel van archetype, - in de tweede kolom staat beschreven wat het archetype grofweg inhoudt, em - in de derde kolom staat waarom je, wellicht tijdelijk, voor dit archetype kiest. Type Archetype 1: Transitie-proof

Doel Wat - borgen je - de kolommen continuïteit van blijven naast elkaar (tijdelijke) bestaan ondersteuning op - de ambitie 1 gezin, 1 huidige plan, 1 regisseur kwaliteitsniveau, en laat je tijdelijk los - minimaliseren van niet-financiële uitvoeringsrisico’s

Waarom - geen financiële duidelijkheid - onvoldoende kennis over ‘nieuwe’ doelgroepen - kaders nog niet duidelijk genoeg - wijze keuze om even te ‘wachten’

Archetype 2: Totaal integraal

- de beste oplossing voor het gezin - tegen de laagste maatschappelijke kosten - in ogenschouw houdend de houdbaarheid van je sociale stelsel -

-

-

vanaf het eerste contact totaal integraal kijken indien nodig grote preventieve en vroegsignalerende werking (erger voorkomen) eerder terug naar de 0e lijn (eigen kracht) 1 toegang tot het totale sociale domein creëren (kan middels wijkteams, maar ook op centraal of ander niveau)

10

-

omdat je overtuigt bent dat je met vroegtijdige signalering erger kunt voorkomen omdat je overtuigt bent dat ieder huishouden uniek is en niet te ‘kolom-iseren’ en /of te categoriseren is

Type Archetype 3: Geclusterd integraal

Doel Wat - de beste oplossing - geclusterde toegang, voor het gezin bijv. 1 voor zorg en - tegen de laagste jeugdzorg en 1 voor maatschappelijke financiële- en kosten inkomensondersteu - in ogenschouw ning (incl. SDV en houdend de minima) houdbaarheid van - NB er zijn vele je sociale stelsel vormen van clustering mogelijk!

Archetype 4: Integraal in 2e instantie

- de beste oplossing – voor het gezin - tegen de laagste maatschappelijke kosten - in ogenschouw houdend de houdbaarheid van je sociale stelsel –

–

de toegang (1e instantie) blijft ingeregeld in kolommen, daar wordt enkel- en eenvoudig (vanuit de kolom) naar de (tijdelijke) ondersteuningsvraag gekeken, eerst wanneer in de kolom blijkt dat er veel meer aan de hand is wordt een gezin / huishouden doorgezonden naar een integraal team (2e intstantie) er wordt vanuit gegaan dat het gezin / de burger zelf en / of de betrokken specialisten de benodigde input (informatie) omtrent een gezin aanleveren.

11

Waarom - de (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte van huishoudens blijkt zich vooral binnen een bepaald cluster te bevinden. - de werkwijze, behoefte aan (tijdelijke) ondersteuning, wordt specifiek geacht voor een bepaald cluster. – het gros van de burgers met (tijdelijke) ondersteuningsvraag komt met een enkel- en / of eenvoudig vraag, danwel is grotendeels zelfredzaam, – het loont, financieel, om middels standaardisatie een efficiency slag (standaardisatie in 1e instantie) te maken

Type Archetype 5: Geclusterde integraliteit elders

Doel Wat - de beste oplossing – geclusterde toegang, voor het gezin bijv. 1 voor zorg, 1 - tegen de laagste voor jeugdzorg en 1 maatschappelijke voor financiële- en kosten inkomensondersteu - in ogenschouw ning houdend de – kenmerkend is dat houdbaarheid van de toegang bij een je sociale stelsel derde partij is ondergebracht: bijv. zorg bij de zorgverzekeraar, en bijv. jeugdzorg bij een regionale eenheid.

Waarom – de (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte van huishoudens blijkt zich vooral binnen een bepaald cluster te bevinden. – de werkwijze, behoefte aan ondersteuning, wordt specifiek geacht voor een cluster – daarnaast wordt in dit type de integraliteit het grootst geacht wanneer de taak, omwille van elders de te bieden integraliteit op zorg, elders wordt ondergebracht

Je kan altijd van het ene archetype naar andere archetype migreren. Het kan goed zijn dat een gemeente op 1 januari 2015 de ambitie heeft om transtie-proof te zijn. Echter op als stip op de horizon (1 januari 2020) de ambitie heeft om integraal in 2e instantie te zijn. Dan kwalificeert de gemeente als: Integraal in 2e instantie. Een ander voorbeeld, een gemeente kan tevens op 1 januari 2015 geclusterd integraal als ambitie hebben (met bijv. sociale wijkteams voor wmo, minima, schuldhulp, inkomens- en participatie ondersteuning en daarnaast jeugdteams voor de jeugdzorg). Echter als stip op de horizon (1 januari 2020) heeft deze gemeente: Totaal integraal. Dan kwalificeert deze gemeente als: Totaal integraal. Zoals gezegd gaat het om de grootste gemene deler en het uiteindelijke ambitieniveau.

12

NB Transitie-proof is, naar waarschijnlijkheid, een tijdelijk type. Dat is aan de doelstelling ook te zien. De andere vier typen zijn ‘permanent’. Dat wil zeggen volgens de huidige verwachting kwalitatief en financieel houdbaar. Welke type het beste bij de lokale situatie past, hangt af van o.a. de bevolkingsopbouw, de politieke kleur van de gemeente, de financiële situatie en keuzen die een gemeente maakt en het soort gemeente dat je wilt zijn of bent. Naast geclusterde integraliteit elders zouden de archetypen ‘Totaal integraal’ en ‘Integraal in 2e instantie’ ook als ‘Totaal integraal elders’ en ‘Integraal in 2e instantie elders’ denkbaar zijn. In deze indeling zijn ‘Totaal integraal elders’ en ‘Integraal in 2e instantie elders’ echter zeer bewust niet als ‘losse’ types beschreven, maar als varianten binnen de bekende archetypen. De reden hiervoor is dat de varianten ‘Totaal integraal elders’ en ‘Integraal in 2e instantie elders’ niet dusdanig substantieel verschillen van en / of de verschillen geen substantiële impact hebben op de inrichting, werkprocessen en benodigde ICT voorzieningen ten opzichte van de archetypen ‘Totaal integraal’ en ‘Integraal in 2e instantie’ dat een separate archetypering noodzakelijk is.

2.2

Per archetype

Per archetype wordt in dit document het volgende beschreven: - Een toelichting op het model. Hierin staat verwoord hoe het model werkt en welk(e) doel(en) het model dient en de karakteristiek van het model. - Wat het model betekent voor de informatievoorziening. Dit is gedaan aan de hand van het PvE. Het PvE wordt op hoofdlijnen voor het betreffende archetype ingevuld. Als bijlage bij dit document is een excelsheet gevoegd waarin exact per functionaliteit van het PvE wordt uitgewerkt wat met welke prioriteit dient te worden ingeregeld. De prioritering en invulling van het op het type aan de hand van twee onderdelen: o De prioritaire thema’s  Signalering & melding  Registratie en Zaakgericht werken  Informatieveiligheid 13

o

2.3

 Sturing & bekostiging Overige aspecten

Hoe weet je welk archetype ben ik?

Er is een zeer basale vragenboom om te achterhalen welk type gemeente je bent. Het doorlopen van deze vragenboom geeft een eerste indicatie over wat voor soort gemeente je bent. Middels enige verdieping kan eenvoudig achterhaald worden of deze eerste indeling klopt en welke variaties jouw gemeente heeft aangebracht op het type. Het ondersteuningsprogramma faciliteert hierin. De vragenboom vult een gemeente idealiter twee maal in: 1. Stip op de horizon: Waar wil je uiteindelijk (1 januari 2020) staan? Wat zijn je uiteindelijke ambities? 2. De nabije toekomst: Wat wil je bereikt hebben op 1 januari 2015? De eerste invul-ronde (de stip op de horizon) is bepalend voor de bepaling van het archetype. De tweede invul-ronde is om te bepalen wat je gezien de ambitie in de nabije toekomst, vanuit informatiekundig perspectief, ingeregeld dient te hebben op 1 januari 2015. Onderstaand de vragenboom:

14

2.4

Scope

2.4.1.

Gemeentelijke informatie over, voor en door burgers met (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte

Dit document gaat over de informatiebehoefte van het Sociale domein. De vraag is waar de grens ligt: Wat valt binnen en wat valt buiten de scoop van deze archetypes? Om dit duidelijk te maken wordt gebruik van onderstaand figuur uit het VISD document (BRON invoegen).

Grofweg ligt de grens van de scope bij informatie omtrent, over, voor en door burgers die een (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte hebben en / of personen en organisaties die daarbij betrokken zijn. Het gaat om informatiestromen die ten behoeve van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering worden gebruikt. Het zijn dus, in bovenstaand figuur om informatie over, voor en door inwoners die ondersteuning nodig (ca. 12 %) hebben en burgers met multi-problemen (ca. 3 %). Buiten de scope valt ‘het reguliere leven’. Daarmee vallen ook vindplaatsen van informatie in het reguliere leven buiten de scope. Deze vindplaatsen in het reguliere leven zijn in twee categorieën te onderscheiden: a) De logische vindplaatsen, en b) Overige vindplaatsen Een uitzondering zijn de signalen welke uit ‘het reguliere leven’ komen en die betrekking hebben op informatie over, voor en door burgers die een (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte hebben. Deze vallen wel binnen de scope. 2.4.2.

Logische en overige vindplaatsen

Voorbeelden van logische vindplaatsen zijn (geen uitputtende lijst): - Huisarts - Scholen - Peuterspeelplaatsen / Kinderdagverblijven - Consultatiebureaus - Woningbouwcoöperaties Voorbeelden van overige vindplaatsen zijn (geen uitputtende lijst): - IND - Belastingdienst 15

Logische vindplaatsen zijn plaatsen waaruit logischerwijs signalen komen, van burgers zelf, van hun netwerk, of van professionals, dat het (tijdelijk) minder goed lukt in het reguliere leven. Overige vindplaatsen zijn bronnen waar informatie over o.a. burgers met een (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte is opgeslagen, maar die niet logischerwijs constateren dat burgers een (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte in het sociaal domein hebben. Uiteindelijk is informatie van zowel logische als overige vindplaatsen waarschijnlijk van belang. Waarbij de volgorde is: eerst de verbinding met logische vindplaatsen inregelen en vervolgens die van overige vindplaatsen toevoegen. Zoals gezegd: Alhoewel het ‘reguliere leven’ buiten de scope valt, wordt een uitzondering gemaakt ten aanzien van signalen van logische (of overige) vindplaatsen. Deze signalen dienen opgevangen te worden binnen in de informatievoorziening sociaal domein en het inregelen van ontvangst- en verwerkingsmogelijkheid van deze signalen valt binnen de scope. 2.4.3.

Huishouden

In het regeerakkoord en vele andere documenten wordt, net als in dit document gesproken over één gezin of één huishouden. Idealiter wordt voor dat ene gezin / huishouden één plan gemaakt. Dit betekent voor de informatievoorziening dat je op huishoudniveau over data en / of plannen wil beschikken. Het probleem is echter dat een huishouden een zeer fluïde, lastig grijpbaar begrip is. Is het een ‘traditioneel’ gezin? Vader, moeder en 1,7 kind of is het een studentenhuis, is het een co-ouderschap, is het een alleenstaande vader met kinderen, zijn het een opa- en een oma, twee oma’s bij elkaar…

16

Daarnaast wijzigt de samenstelling van een huishouden door de tijd heen. Eén huishouden is dus geen vastomlijnd, maar eerder een zeer rekbaar begrip. Naast het fluïde karakter van het huishoud-begrip is het daarnaast, wanneer je een groep gedefinieerd hebt, is het nog de vraag welke leden van de groep, naast de regisseur, inzage in gegevens uit die groep hebben. In het kader van zelfredzaamheid is inzicht in het eigen (klant)dossier wenselijk. Deze ‘inzicht-wens’ conflicteert in sommige gevallen met de wens huishouden in één plan en soms ook één dossier bij elkaar te brengen. Zo is het bijv. niet wenselijk dat de vader van een huishouden kan zien dat zijn dochter zich zorgen maakt dat ze wellicht uitgehuwelijkt wordt door haar vader. Echter nu staan gemeenten voor een vraagstuk: Hoe gaan ze om met het de definitie en identificatie van het begrip huishouden of gezin? Er zijn een aantal oplossingen denkbaar: -

-

Specifiek voor de multi-probleem gezinnen / huishoudens is het, gezien ook het geringe volume (ca. 3 %) doenbaar om dit per gezin / huishouden te bepalen en bij te houden en daarmee dus per gezin de definitie passend te maken en de personen behorend tot het gezin / huishouden aan te passen aan de nieuwe realiteit (met andere woorden periodiek herijken, bijv. de inwonende nieuwe vriend van moeder vertrekt weer, kind is meerderjarig geworden en geëmigreerd, of kindje geboren, etc.,etc.) De oplossing is hier dus het handmatig, casus voor casus, en frequent opbouwen en bijwerken van groepen. Daarmee is het dilemma tussen de ‘inzicht-wens’ van individuele burgers binnen het huishouden en de selectie van welke data dan ten behoeve van welk individuele burger binnen het huishouden beschikbaar gesteld dient te worden nog niet opgelost. Daarnaast kan de oplossing wellicht gevonden worden in ‘big data’-achtige oplossingen . Dit is een technische en (grotendeels) geautomatiseerde oplossing voor dit definitie en identificatie- probleem te vinden. Naast de vraag van de technische haalbaarheid van deze oplossing is het de vraag of dit ethische en / of juridisch houdbaar is. Op dit moment is er nog geen ‘big data’ oplossing voor handen. Echter in de Utrecht zijn de mogelijkheden die ‘big data’ wellicht biedt wel aan het onderzoeken. Ook hiermee is nog niet direct een oplossing gevonden ten aanzien van het dilemma omtrent de ‘inzichtwens’.

In dit document wordt het huishoud / gezin dilemma niet uitgediept. Het valt dus (tijdelijk) buiten de scope. Het is echter wel van groot belang in een aantal van de archetypes. Op dit moment is het reeds complex genoeg om e.e.a. in te regelen op het niveau van de individuele burger. Om die reden de beperking van de scope. Wel zullen we per archetype aan geven hoe groot het belang is om op korte termijn een oplossing voor dit vraagstuk te komen.

17

3

Programma van Eisen (PvE)

3.1

De plaat

Per archetype zal op hoofdlijnen worden aangegeven wat nodig is uit de PvE – plaat. Deze plaat biedt een overzicht van alle applicatie die je nodig (kunt) hebt (hebben) om de decentralisaties vanuit informatiekundig perspectief te laten slagen. In de plaat zijn de applicaties geordend naar gebruiker, te weten: - de burger - de gemeente, en - de ketenpartners Tevens zijn de applicaties geordend naar bedrijfsfuncties, zoals klantcontact, financiële afhandeling, etc. De applicaties voor de gemeente zijn onderverdeeld in specifieke en generieke applicaties. De specifieke applicaties zijn specifiek voor het sociale domein. De generieke applicaties worden breder of gemeentebreed gebruikt en dienen naast het sociale domein ook andere domeinen.

Er wordt per archetype op hoofdlijnen aangegeven welke functionaliteiten van groot belang zijn. In de, als bijlage bij dit document horende, excelsheet staat exact per functionaliteit aangegeven waarom en in hoeverre deze van belang is en wordt er een prioritering aangehangen. De prioritering welke in dit document en de excelsheet wordt gehanteerd is de volgende. Prioriteit 0

Geldend voor ieder archetype

Toelichting In elk archetype altijd per 1-1 2015 direct noodzakelijk. Indien het niet structureel is in te regelen per 1-1-2015, dan is een work around noodzakelijk. 18

1 2 Geldend binnen specifiek archetype 3

4 5

Zeer belangrijk in het archetype. Noodzakelijk zo niet uitermate wenselijk om per 1-1-2015 ingeregeld te hebben. Belangrijk. Past binnen de doestelling van het archetype. Dient maximaal 1 jaar na de datum van de decentralisaties operationeel te zijn. Past binnen de doelstelling van het archetype. Is ter toetsing, verfijning of verbetering van het archetype. Dient maximaal 2 jaar na datum van de decentralisaties operationeel te zijn. Goed om te hebben, past binnen doelstelling archetype, maar kan ook over X aantal jaar Hooguit aardig om te hebben. Dient geen direct doel binnen het archetype. Er zou in sommige gevallen ook kunnen staan niet van toepassing

In dit document wordt in hoofdlijnen aangeven wat van belang is. Zo wordt er, in de plaat zelf, visueel gemaakt wat er ingeregeld dient te worden en met welke prioriteit dit gedaan dient te worden. Deze prioritering wordt aangebracht op basis van de karakteristiek en het doel van het archetype. NB prioriteit 5 wordt in dit document niet aangegeven. Daarnaast wordt aangesloten bij prioritaire thema’s en overige aspecten. In dit document wordt dezelfde prioritering gehanteerd als in bovenstaande tabel.

3.2

Prioritaire thema’s binnen eerste oplevering PvE

Binnen de doorontwikkeling van het PvE zijn een aantal ‘prioritaire’ thema’s benoemd voor de eerste oplevering via de cocreatie site (www.cocreatiebasisgemeente.nl/3D). Uit analyse blijkt dat dit de thema’s zijn welke als eerste, met voorrang, opgepakt dienen te worden. Onderstaand worden de verschillende prioritaire thema’s toegelicht. De thema’s beslaan meerdere gebruikers, bedrijfsfunctie en applicaties van het PvE. 3.2.1.

Signalering en melding

Vanuit verschillende plekken ontstaan signalen die leiden tot meldingen over burgers en gezinnen. Deze ontstaan bijvoorbeeld bij buren, familieleden en professionals. Deze professionals kunnen werkzaam zijn bij publieke (ook vanuit de gemeente zelf) maar ook private partijen. De vraag is waar deze partijen met hun meldingen over een burger of gezin moeten zijn. Een gemeente dient dat proces verder vorm te geven. Hierbij kan de gemeente ook onderscheid aanbrengen in de soort melding, door meldingen die te maken hebben met mishandeling door te geleiden naar het in oprichting zijnde bovenlokale AMHK. Zo dienen de volgende vragen beantwoord te worden: Op welke wijze wil de gemeente meldingen ontvangen? Waar worden de meldingen ingenomen en geregistreerd? Wanneer en op welke wijze en door wie worden meldingen opgevolgd? Welke actoren (binnen en buiten de gemeente) moeten op de hoogte worden gebracht van de (voortgang en opvolging) van de melding? Meldingen zijn niet alleen afkomstig van natuurlijke personen. Ook een wijziging in een gegevensregister kan leiden tot een automatische melding. Welke geautomatiseerde meldingen zijn er van belang? Dit kan uit van de eigen kernregistraties afkomstig zijn maar ook van erbuiten (waaronder de basisregistraties). Het is van belang om het verwerken en opvolgen van meldingen goed te organiseren en daarmee kan worden voorkomen dat meldingen en de 19

eventuele opvolging daarvan versnipperd raakt. Signaleren is het melden van een signaal. Het is als volgt omschreven: Bieden van een functionaliteit aan derden(burgers en (keten)partners) voor het signaleren van problemen bij een burger of gezin. Deze functionaliteit kan aan burgers bijvoorbeeld worden geleverd via een e-formulier en aan partners via een (web)service welke zij vanuit hun eigen specialistische informatiesystemen kunnen aanspreken 3.2.2.

Registratie en Zaakgericht werken

De registratie betreft het kunnen registeren van formele aanvragen. Dit is geregeld met de functionaliteit: Aanvragen producten en diensten. Om iets te kunnen aanvragen moet je als inwoner wel weten wat je kunt aanvragen op welke manier en afspraken kunnen maken. Zaakgericht werken gaat over hoe je die formele aanvragen verwerkt. Hier zijn twee opties: a) je richt per dienst of product een zo efficiënt mogelijk proces in om te komen tot levering b) het zaakgericht werken is zo effectief mogelijk. Het proces van zaakgericht werken is, het liefst al vanaf het moment van registratie, zo breed mogelijk in gezet opdat er maximaal regie kan worden gevoerd (Bron: VISD rapport). Zeker wanneer er sprake is van een brede(re) registratie en een de effectieve wijze van zaakgericht werken dan onderkent men dat het juiste gebruik van zaakgericht werken en de bijbehorende standaarden (ZTC, RGBZ, StuF-ZKN) binnen dit nieuwe domein moet worden onderzocht en gedefinieerd. In de bijlage bij het VISD-rapport over het concept PvE ten behoeve van de regievoering in het sociaal domein staat onder het kopje ‘generieke functionaliteit’ beschreven waar ‘zaakfunctionaliteit’ aan moet voldoen. Maar er wordt open gelaten hoe deze zaakfunctionaliteit en de bijbehorende standaarden gebruikt moeten worden in het sociaal domein. Dit is ongewenst omdat dit ertoe zal leiden dat gemeenten en leveranciers hierin elk hun eigen keuzes zullen maken, wat ten koste gaat van standaardisatie (en vooral de daarmee gepaarde kostenbesparingen) en interoperabiliteit. Bovendien spelen er enkele bijzondere vraagstukken in het sociaal domein die om een nader onderzoek vragen. Bijvoorbeeld de relatie tussen enkelvoudig en meervoudig ondersteunen, het toepassen van zaakgericht werken voor het complexe en onvoorspelbare proces van ‘meervoudig ondersteunen’ en het uitwisselen van ‘zaak-informatie’ met diverse andere hulpverleners en andere partijen in het netwerk rond het gezin. 3.2.3.

Informatieveiligheid

De komende decentralisaties maken het voor gemeenten mogelijk om de dienstverlening beter, integraler en meer in samenhang te organiseren, maar dit moet natuurlijk wel veilig gedaan worden. Het uiteindelijke doel van het project informatiebeveiliging sociale domein is het leveren van beveiligingsproducten die de gemeenten helpen de juiste aandacht te geven aan de gewenste beveiligingseisen die noodzakelijk zijn. Deze beveiligingseisen zijn afhankelijk van onderkende risico’s welke inwerken op de processen, systemen en informatie en dienen te passen binnen het stramien van de geaccepteerde Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten. Het helpt gemeenten bij het borgen van goede en zorgvuldig en veilige gegevensuitwisseling en procesuitvoering en dit is een noodzakelijke randvoorwaarde. 20

Goed en zorgvuldig gegevensdelen in het sociale domein vraagt namelijk ook aandacht van een goede beveiliging die betrekking heeft op processen & organisatie, kennis & bewustwording en gedrag. 3.2.4.

Sturing & bekostiging

In het sociale domein gaat in veel gemeente na 1-1-2015 meer geld om dan in het fysieke en stedelijke domein. Alleen dit feit al geeft nut en noodzaak aan van de sturing & bekostiging. Binnen dit thema spelen vragen als: Hoe ga je inkopen? Hoe ga je sturen? Hoe ga je bekostigen? Hoe ga je facturen betaalbaar stellen? Hoe hou je je budgeten in de gaten? Welke specialistische ondersteuning is straks voor wie beschikbaar? Het is aan gemeenten daar keuzes over te maken, stuurinstrumenten daarop in te zetten, kosten te begrenzen en prikkels te ‘plaatsen’, de relatie met het verzekerde domein vorm te geven en samenwerking bij inkoop in te richten en te operationaliseren.

3.3

Overige aspecten

Naast de prioritaire thema zijn er meer thema’s van belang. Dit zijn de thema’s waar, vanuit de VISD, richting gemeenten actief op wordt ondersteund. Deze vertonen, logischerwijs, soms overlap met de prioritaire thema’s. Het gaat om de volgende aspecten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Doelgroepfocus Zelfredzaamheid doelgroepen Mate van integraliteit Signalering Vraagverheldering Toegang Levering van zorg/ondersteuning Regie op de zorg/ondersteuning Monitoring Bekostiging Resultaatsturing Financiële afhandeling Mandaat (frontlijn-) teams/medewerkers Expertise (frontlijn-) teams/medewerkers Schaal waarop taken zijn georganiseerd en worden uitgevoerd Uitbesteding van de (frontlijn-) teams/werkzaamheden Gebruik instrumentarium ICT-oplossingen

21

4

Archetype 1 Transitie-proof

4.1

Het archetype

4.1.1.

Van (huidige situatie)

4.1.2.

Naar (ideale situatie)

22

4.1.3.

Toelichting

In dit model borg je continuïteit van ondersteuning en zorg op in ieder geval het huidige kwaliteitsniveau en minimaliseer je de niet-financiële uitvoeringsrisico’s. Het is een tijdelijk type. Gemeenten zullen uiteindelijk waarschijnlijk opteren voor de typen 2, 3, 4 of 5, omdat die typen uiteindelijk zullen leiden tot een betere oplossing voor een burger / huishouden tegen lagere maatschappelijke kosten waardoor de houdbaarheid van het sociale stelsel beter geborgd is. Op dit moment is er echter nog geen financiële en inhoudelijk duidelijkheid over de decentralisaties. Daarnaast zijn veel gemeenten niet of onvoldoende bekend met de ‘nieuwe’ taken, de volle breedte van de jeugdzorg en de die zaken vanuit de huidige AWBZ die naar de Wmo 2015, en daarmee ook onvoldoende bekend met de nieuwe doelgroepen. Wanneer je als gemeente op dit moment (bewust) nog niet hebt voorgesorteerd op een van de andere typen is het een wijze keuze om als eerste tussenstap per 1-1-2015 dit model in te richten. In dit model blijf je de huidige kolommen hanteren en laat, voor de duur van de overgangsfase, de ambitie van één gezin, één plan, één regisseur los. Deze ambitie komt later weer naar boven als je de transitie van taken op een goede manier hebt gerealiseerd. Overigens betekent dit niet dat er in gemeenten die binnen dit type vallen geen experimenten en / of pilots kunt starten of reeds lopen om werkende wijze te ervaren waar en hoe een integrale(re) werkwijze kan lonen. Deze experimenten en / of pilots gebeuren echter op een kleine schaal en zijn verkennend van aard (alle opties voor de toekomst liggen nog open). In dit model moet je net als in alle andere modellen zorgen dat je (1) een toegang hebt gecreëerd voor deze nieuwe taken (hoe en waar vragen burgers / huishoudens voorzieningen aan1);(2) dat je de benodigde producten en diensten hebt ingekocht; (3) dat je (op) kwaliteit en kosten kunt monitoren en / of sturen en (4) dat je beleidsinformatie vergaart over het gewenste toekomstige model (hoe weet je welke van de modellen het beste bij de behoefte van je burgers en visie van je gemeente past). In dit model doe je weinig tot niets aan het delen van informatie over de kolommen heen . Alleen wanneer dit (wettelijk) noodzakelijk is bouw je koppelingen (bijv. CORV, AMHK). Daarnaast zal het ten behoeve de keuze van toekomstige inrichtingsmodellen nodig zijn beleidsinformatie over domeinen heen te vergaren. Dit model heet het transitie-proof. In dit model voldoe je aan de transitie, maar stel je het transformeren uit tot je meer duidelijkheid hebt.

1

Deze analyse wordt in april uitgevoerd door VISD in de vorm van een ínformatie-analyse burger’ 23

4.1.4.

Visuele toelichting

4.1.5.

4.2

PvE-plaat

4.2.1.

Visueel, uiteindelijk nodig en prioritering

24

4.2.2.

Toelichting uiteindelijk nodig en prioritering

In dit type heb je in ieder geval de volgende zaken nodig: - Een toegang tot alle gemeentelijke producten en / of diensten - Een goed ingeregelde signaalfunctie - Klantgegevens van alle personen die (tijdelijk) ondersteuning ontvangen - Financiële en verantwoordingsinformatie inclusief inkoop- en contractbeheer - Beleidsinformatie, dit is informatie die niet direct noodzakelijk is voor de financiële afhandeling. Deze informatie heb je echter wel nodig om in de toekomst goed gefundeerde keuzen te maken In dit type is het aanbieden van applicaties op het gebied van zelfredzaamheid, op dit moment, niet de prioriteit. Tevens wordt er (bewust) niet gewerkt vanuit het principe één huishouden, één plan, één regisseur, daarmee heeft het nader trachten te definiëren van het huishoudperspectief ook geen prioriteit. 4.2.3.

Prioritaire thema’s

4.2.4.

Signalering & Melding

Het kunnen verwerken en zo nodig opvolgen van ontvangen signalen is uitermate belangrijk. De meldingen/signalen komen bij de gemeente op verschillende manieren binnen: telefonisch, per brief, per e-mail, persoonlijk aan de balie, het wijkteam of de consulent of via een professional/partner. De signalen/meldingen die binnenkomen zijn ook van verschillende aard: een losse stoeptegel, vuilniszakken die verkeerd worden aangeboden, straatverlichting die uitvalt, overlast van buren of mensen / melders maken zich zorgen over een burger of gezin en 25

zijn van mening dat hulp nodig is. Het is van groot belang dat meldingen van burgers en professionals die een vermoeden hebben dat er sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling direct worden opgevolgd. Binnen transitie-proof kun je twee keuzen maken: a) Je neemt de bestaande mogelijkheden tot het melden van signalen over. Enkel daar waar je op centraal niveau wat dient in te regelen doe je dit centraal, denk aan het AMHK. Dit maakt het melden van signalen voor niet professionele partijen niet gemakkelijk dan het op dit moment is, maar ook niet ingewikkelder dan het op dit moment is. b) Je creëert één nieuwe centrale toegang voor signalen. Dit sluit aan bij het AMHK dat je ook in het transitie-proof model dient in te richten. Het AMHK dient ingeregeld te worden. Hier is geen keuze-mogelijkheid. In dit type is er behoefte aan beleidsinformatie. Je wil weten van de typen (2,3,4 of 5) het meest passend is in jouw gemeente. Aan de hand van analyses op de meldingen kun je deels achterhalen welke inrichtingskeuzen wijs zijn. 4.2.5.

Zaakgericht werken

Het is noodzakelijk t.a.v. de registratie en de afhandeling van (tijdelijke) ondersteuningsvragen de basale zaken in te regelen. Het gaat dan m.n. om de gemeentelijke producten en diensten te tonen, om aanvragen te kunnen doen, klantgegevens juist te registreren en de werkvoorraad goed te beheren. Dit zijn zaken die op dit moment over het algemeen reeds goed zijn ingeregeld voor de bestaande en nieuwe taken. Met de toevoeging dat het voor nieuwe taken wellicht bij een andere uitvoerder onder regie van een andere opdrachtgever gebeurt, maar dit kan eenvoudig worden overgenomen. Daar waar al (kolomsgewijs) op een efficiënte manier zaakgericht gewerkt wordt kan dit, indien dit met minimale aanpassingen te verwezenlijk is, ten aanzien van de nieuwe taken ook worden gedaan. Ook vanuit beleidsperspectief is het van belang de registraties goed te analyseren. Deze data kan belangrijk informatie opleveren ter facilitering van de latere type-keuze. Het zaakgerichtswerken richt zich in deze variant op een zo efficiënt mogelijke afhandeling van de aanvraag van producten en diensten. 4.2.6.


Informatiestromen lopen hier over het algemeen in de ‘kolom’ waarbij het daarnaast nog de vraag is of de informatiestromen digitaal of ‘fysiek’ (= op papier / in dossiers) verwerkt worden. De gevoeligheid zit vooral in medische en / of strafrechtelijke gegevens. Op dit moment worden in de Wmo-kolom ook medische gegevens verwerkt. Er vanuitgaande dat dit volgens de geldende informatieveiligheid-normen gebeurt, kan er voor de nieuwe Wmo-taken aangesloten worden bij deze werkwijze en wordt qua informatieveiligheid aan de norm voldaan. Met de nieuwe taken komen ook strafrechtelijke gegevens binnen het gemeentelijk bereik. Er van uitgaand dat je de werkprocessen binnen de bestaande kolom houdt (huidige jeugdzorgkolom) en in deze kolom op dit moment gewerkt wordt volgens hoogstaande informatieveiligheidsnormen hoef je qua informatieveiligheid voor de reguliere werkzaamheden niets additioneel in te regelen.

26

Waar je wellicht wel iets voor zal dienen te organiseren qua informatieveiligheid is voor de uitwisseling van verantwoordings-, stuur-, en beleidsinformatie. Het is zaak om goed na te denken over welke informatie nodig is voor welke vraag. Is het bijvoorbeeld nodig om detail gegevens te verstrekken over verantwoordings-, stuur -, en beleidsinformatie of kan er worden geanonimiseerd? Kan verantwoordings-, stuur -, en beleidsinformatie in kleine gemeenschappen toch inzicht geven in het individu? Uitwisseling van informatie gaat veelal over netwerken en het is zaak hierbij oog te hebben voor de juiste beveiliging (encryptie) van informatie, zeker als er gebruik wordt gemaakt van uitwisseling met derden over mogelijk onveilige kanalen buiten de gemeente. Bovendien wordt er ook gevoelige informatie opgeslagen zodat ook maatregelen nodig zijn voor de beveiliging van opgeslagen informatie. Voor een juiste inrichting van toegangsrechten binnen systemen en tot informatie is het van belang goed te definiëren wie (functie-type) welke (wat / dat informatie) te zien mag krijgen. Daarnaast is een auditlogging van belang om achteraf te controleren wie wat heeft ingezien en wanneer en voor welke taak. De kans bestaat dat de bestaande systemen die binnen dit archetype aanwezig zijn dit nog niet op orde hebben. De gemeente zou een CISO in dienst moeten hebben die kan helpen bij het stellen van de juiste beveiligingsvragen en adviseren bij bepalen van beveiligingsmaatregelen door middel van een baselinetoets en/of een risicoanalyse. De uitkomst van die risicoanalyse, de informatiebeveiligingsmaatregelen dienen meegenomen te worden in ontwerpen en vragen aan de markt. Waarschijnlijk dient er voor de nieuwe taken (maar ook de bestaande taken) en de daarop verzamelde en ten aanzien van de eventueel over leefdomeinen heen gekoppelde stuuren / of beleidsinformatie een privacy protocol te worden uitgewerkt. 4.2.7.

Sturing & Bekostiging

In dit systeem sluit je aan bij de bestaande wijze van sturen en bekostigen. In dit type accepteer je dat je het systeem niet optimaal kosten efficiënt hebt ingericht en er wellicht perverse prikkels in het systeem kunnen zitten. Er zijn een aantal zaken van belang: - De transitie van crediteur-schap. Waar een andere partij dan op dit moment de crediteur wordt zal e.e.a. omgezet dienen te worden t.a.v. het routeren en betaalbaar stellen van facturen - De inkoop wordt van groot belang in dit type omdat je daarop kan trachten om binnen het beperkte budget te blijven. - Tevens is het van belang om binnen de kaders van de landelijke vereisten te blijven (te denken valt aan het Landelijk transitiearrangement Jeugd) 4.2.8.

Overige aspecten

1. Doelgroepfocus

Archetype 1 Transitie-proof Geen specifieke doelgroepfocus, dat wil zeggen aansluiten bij bestaande doelgroepen. De ‘doelgroepfocus’ die er op dit moment al is wordt gehandhaafd. Daarnaast zal er voor de nieuwe taken een nieuwe doelgroep en daarmee ‘doelgroepfocus’ ontstaan. 27

2. Zelfredzaamheid doelgroepen

3. Mate van integraliteit

4. Signalering

5. Vraagverheldering 6. Toegang

7. Levering zorg / ondersteuning 8. Regie op zorg / ondersteuning

Heeft geen prioriteit. De zelfredzaamheid wordt enkel per kolom, per doelgroep, gestimuleerd. Er kan, bijvoorbeeld reeds aanwezig,, een meer algemene zelfredzaamheid bevorderende functionaliteit of voorziening zijn. Zo kan een gemeente binnen het transitie-proof model een aantal buurthuizen hebben waar ze over domeinen heen de zelfredzaamheid bevordert of kan een dergelijke gemeente bijvoorbeeld een digitale sociale makelaarsfunctionaliteit hebben gefaciliteerd zoals Buuv.nu Er is minimaal tot geen sprake van integraliteit. De burger wordt vanuit alle domeinen benaderd (Werk & inkomen, schuldhulpverlening, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp en onderwijs). Er is dus ook geen ‘integrale’ informatiebehoefte ten aanzien van burgervragen. Wel is er ‘integrale’ informatiebehoefte op beleids- en statistisch gebied om toekomstige inrichtingskeuzen te kunnen faciliteren. De huidige signaalfunctie blijven in tact, dus: - voor Werk & inkomen ten aanzien van Bijstandsuitkering is dit dus de burger zelf - voor schuldhulp is het de burger zelf, dan wel de huidige signalerende partijen (zoals bijv. de woningbouwcoöperaties) - voor jeugdhulp is dit op huishoud / persoonsinitiatief of op al dan niet gedwongen initiatief van derden - voor Wmo (2015) is dit de burger, dan wel het huishouden zelf - in sommige gevallen zijn het ook de ‘logische’ vindplaatsen (zoals bijv. de huisarts) die signaleren. Je hoeft dus feitelijk niets nieuws in te regelen. Het enige kan zijn dat je een koppeling kan moeten maken met gemeentelijke systemen opdat zij de sturingsen bekostiging, beleids- en eventuele evaluatiedata verkrijgen om verdere keuzen te maken. Uitzondering is de verplichte inrichting van het AMHK. Dit moet geregeld worden. Er kan voor gekozen worden, in lijn met het AMHK, om voor het melden van signalen één toegang te creëren. Er is geen specifieke vraagverheldering, dat wil zeggen de vraagverheldering blijft gelijk aan bestaande situatie De toegang blijft gelijk aan bestaande situatie. Wel dien je te zorgen dat de gemeentelijke producten en diensten getoond worden, kunnen worden aangevraagd en er afspraken gemaakt kunnen worden. Maar over het algemeen is dit bij de gemeente al ingeregeld. Voor de nieuwe taken moet dit nog gebeuren (bijv. in z’n meest simpele vorm een verwijzing op de website van de gemeente naar de website van de bureau’s Jeugdzorg). De levering van de zorg en / of ondersteuning gebeurt door dezelfde, dan wel dezelfde soort partijen als dat het op dit moment gebeurt. Voor de nieuwe taken zul je wat moeten inregelen. Geen regievoering, dat wil zeggen er is in geen additionele regie ten opzichte van de huidige situatie. 28

9. Monitoring

10. Bekostiging

11. Resultaatsturing 12. Financiële afhandeling

13. Mandaat (frontlijn-) teams/medewerkers 14. Expertise (frontlijn-) teams/medewerkers

15. Schaal waarop taken zijn georganiseerd en worden uitgevoerd 16. Uitbesteden van de (frontlijn-)teams / werkzaamheden 17. Gebruik instrumentarium 18. ICT-oplossingen

De monitoring is ingeregeld in de kolom en wordt in dit model gedaan door dezelfde partij als het nu doet. Voor de nieuwe taken zul je wat moeten inregelen. De bekostiging is ingeregeld in de kolom. De bestaande wijze van bekostiging wordt gecontinueerd. Enkel zal degene die betaalt veranderen (bijv. de Jeugdzorg wordt nu ‘betaalt’ door de provincie en straks door de gemeente). De resultaatsturing binnen de gemeente zal neerkomen sturen op budget. In de inkoop- en facturering loopt zo als nu. Echter doordat de debiteur (wordt gemeente) wijzigt t.a.v. de nieuwe taken, zal daar her-routering in het proces nodig zijn. Er zijn in dit model even zo veel type frontlijn medewerkers als er regeling / taaksoorten zijn. Er is dus zeer beperkte mandatering nodig. Het zijn specialisten, daarmee volstaan de huidige mandaten, d.w.z. de ‘frontlijn’ medewerkers zijn KCC medewerkers en / of specialisten op hun regelingsgebied, dus een wmo frontlijn medewerker heeft expertise op wmo gebied, een sdv medewerker op sdv gebied, en ga zo verder. De ‘frontlijn’ medewerkers zijn dus specialisten. De schaal is gelijk aan de huidige schaal. Tenzij er op landelijk of regionaal niveau afspraken liggen om dit anders in te regelen (denk aan Jeugd) De taken die de gemeente nu nog niet heeft, met name jeugdzorg, ga je tot je een definitieve keuze hebt gemaakt, ‘uitbesteden’ aan (onderbrengen bij) de huidige toegangsorganisaties. Niet anders dan de bestaande hulpmiddelen. Bestaande ICT oplossingen, wel noodzakelijke koppelingen naar gemeentelijke data en / of verwerkingssystemen (bijv. ten aanzien van signalen en facturering) en naar de ‘nieuwe’ ketenpartners

29

5

Archetype 2 Totaal integraal

5.1

Het archetype

5.1.1.


5.1.2.


30

5.1.3.

Toelichting

Dit archetype gaat er van uit dat ieder huishouden anders is. In ieder huishouden kan onder omstandigheden (tijdelijke) ondersteuning nodig zijn. Zodra er (tijdelijke) ondersteuning nodig blijkt wil je zo vroeg mogelijk een zo breed mogelijke afweging maken over de gewenste en benodigde (tijdelijke) ondersteuning. In dit type is er nadrukkelijk sprake van één toegang tot het sociale domein. Overigens migreren veel gemeenten die dit type ambiëren hier geleidelijk naar toe. Zo wordt er bijv. eerst meer geclusterd, zodat er bijv. een wijk-zorg-team en een wijk-jeugdteam ontstaat, met het perspectief deze later weer bij elkaar te brengen. Deze tijdelijke clustering, dit migratiepad, wordt aangehouden om de complexiteit van de transformatie behapbaar te houden. Zie als mogelijk migratiepad het archetype geclusterd integraal. Idealiter gebeurt er door de regisseur zo veel mogelijk. Het gaat niet enkel om het inventariseren en overzichtelijk maken van het aantal interventies, de taak gaat verder, zo wordt er in het eindbeeld ook daadwerkelijk (dwingend) geprioriteerd, worden er indicaties gesteld en wordt, daar waar redelijkerwijs mogelijk, ook direct ondersteuning geboden. Er wordt preventief, outreachend en vroegsignalerend gewerkt. Dit houdt in dat je zeer vroeg in het proces (idealiter bij de eerste melding) een brede set gegevens nodig hebt om een tezamen met het huishouden zo vroeg mogelijk de juiste interventie te doen. Op die manier breng je het huishouden zo snel mogelijk terug naar zelfredzaamheid, heb je in veel gevallen lichtere (tijdelijke) ondersteuning nodig en voorkom je erger. De doelgroep is gedefinieerd als burgers met een ondersteuningsvraag (ca. 12 %) en multiprobleem-huishoudens (ca. 3 %). Het volume van meldingen, signalen en daadwerkelijke aanvragen is hier groot. Alles wat inwoners aanvragen binnen het sociaal domein wil je, indien nodig, op een integrale en digitale manier oppakken. Vanwege het grote volume is zullen vele gemeenten het waarschijnlijk wenselijk achten om een slimme ICT / informatievoorziening toe te passen. Een groot gedeelte van de meldingen, signalen en daadwerkelijke aanvragen zal enkelvoudig en eenvoudig zijn deze wil je niet integraal oppakken. Al was het al enkel om het feit dat de kosten dan te hoog zouden worden. Om die reden is het toepassen van een vorm van gedigitaliseerde en geautomatiseerde triage (=vraagverheldering, selectie en routering) in dit type waarschijnlijk nodig. Een voorbeeld van een dergelijke automatische gegevensverwerking is het (laten) invoeren van een BSN nummer bij het eerste signaal en / of melding en / of aanvraag waarna geautomatiseerd, onder water (= zonder dat een medewerker iets ziet) wordt gekeken of de gevraagde (tijdelijke) ondersteuning (1) enkelvoudig en eenvoudig is of (2) meervoudig en / of complex. In het eerste geval kan zo geautomatiseerd mogelijk worden afgehandeld en verstrekt. In het tweede geval kan een regisseur samen met het huishouden de gewenste interventie(s) samenstellen. In dit type heb je uiteindelijk alle elementen uit het PvE nodig.

31

5.1.4.

Visuele toelichting

5.2

PvE-plaat

5.2.1.


32

5.2.2.


Uiteindelijk heb je alles uit het PvE nodig binnen dit type. Er is echter duidelijk een prioritering aan te brengen. Leidend principe is hier het huishouden. Noodzakelijk is dat je e.e.a. inregelt zodat het huishouden zelf een overzicht heeft van de eigen situatie, bijv. een eigen digitaal klantdossier. Het is ook van belang dat je een goed zaaksysteem hebt zodat je daadwerkelijk komt tot 1 regisseur. Binnen dit archetype is het nader onderzoeken hoe het huishoud-begrip te definiëren van belang. Omdat je het huishouden als uitgangspunt neemt is de financiële afhandeling waarschijnlijk complexer dan in een diensten productgerichte organisatie. Het is wel van belang dat je de financiële stromen goed lopen en gemonitord worden. Daarnaast dient er informatie te zijn om eventueel beleidsaanpassingen te doen.

5.3


5.3.1.

Signalering & Melding

In dit type is het eveneens van groot belang dat alle signalen en meldingen betreffende een huishouden bij elkaar worden gebracht bij de regisseur. Dit betekent dat alle signalen en meldingen, of dit nu van het betreffende huishouden zelf van het formele (logische vindplaatsen), het informele netwerk of van algemene gegevensbronnen afkomt, idealiter direct wordt doorgeleid naar een centraal punt. 33

Overigens hoeft de wat-informatie niet direct in het centrale punt terecht te komen het gaat in eerste instantie om dat-informatie of om het signaal aan de regisseur dat er iets veranderd is. Los van één centrale toegang, dient de gemeente met alle ketenpartners maar ook intern duidelijke afspraken hierover maken. Ook burgers zullen geïnformeerd moeten worden dat er één centrale toegangspoort is waar zij met hun signalen terecht kunnen. 5.3.2.


Qua registratie gaat het volgende veranderen. Je wilt de gemeentelijke producten en diensten als één geheel tonen. De afspraken worden gemaakt met dé regisseur en de aanvraag gebeurt ook integraal. Vervolgens ontstaat er, zo veel mogelijk, één klantbeeld. Dit is op dit moment niet aanwezig en zul je moeten gaan ontwikkelen. Op een effectieve manier zaakgericht werken is van groot belang in dit archetype. Afhankelijk van de zwaarte van de integraliteit (zie de toelichting op de mate van integralitiet), heb je functionaliteiten nodig. Wanneer je alleen informatie & advies op een integrale manier wil leveren heb je een ‘lichter’ zaaksysteem nodig, dan wanneer je tot aan de levering integraal wil werken. Zo hoef je wanneer je vanaf de vraagverheldering gaat ‘desintegreren’ en bijv. ‘enkel’ over werk en inkomen gaat heb je geen gegevens over (jeugd)zorg te verwerken, hoef je geen toeleiding naar (jeugd)zorg in te regelen in je zaaksysteem en ook geen terugkoppeling over de levering ten aanzien van de (jeugd)zorg in te regelen. De zwaarte van het in te regelen zaakgericht werken zal dus binnen zaakgericht werken niet binnen elke variant hetzelfde zijn, echter zaakgericht werken op een effectieve manier is een van de kernaspecten van dit type en dus van uitermate groot belang. 5.3.3.


Omdat in dit type veel informatie bij elkaar wordt gebracht is informatiebeveiliging binnen dit type een majeur thema. Het is zeer waarschijnlijk dat hier bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt daardoor zullen de exclusiviteitseisen toenemen en daarmee ook de te implementeren beveiligingsmaatregelen. Beveiligingsmaatregelen die, naast de normale te implementeren maatregelen, de nadruk krijgen in dit archtype zijn encryptie van informatie die getransporteerd worden over (on) veilige netwerken, het verregaand vaststellen van toegangsrechten tot op medewerkerniveau, auditlogging en controle van alle activiteiten. Deze eisen zullen ook worden opgelegd aan derde partijen die met gemeentelijke informatie gaan werken en deze maatregelen dienen te worden vastgelegd in contracten, SLA’s en bewerkersovereenkomsten. De gemeente is aan zet om die afspraken ook te (laten) controleren. De gemeente zou een CISO in dienst moeten hebben die kan helpen bij het stellen van de juiste beveiligingsvragen en adviseren bij bepalen van beveiligingsmaatregelen door middel van een baselinetoets en/of een risicoanalyse. De uitkomst van die risicoanalyse, de informatiebeveiligingsmaatregelen dienen meegenomen te worden in ontwerpen en vragen aan de markt en eisen te stellen aan derde partijen/partners van de gemeente.

34

Er dient voor de nieuwe taken (en bestaande taken) en de daarop verzamelde en ten aanzien van de eventueel over leefdomeinen heen gekoppelde stuuren / of beleidsinformatie een privacy protocol te worden uitgewerkt. 5.3.4.

Sturing & Bekostiging

In dit type neem je het huishouden als uitgangspunt van je organisatieproces. Dit maakt de sturing en bekostiging ‘lastiger’ dan wanneer je het product of dienst als uitgangspunt van je organisatieproces neemt. Je zult een manier moeten vinden om ten aanzien van de sturing en bekostiging de producten en diensten die geleverd worden aan het huishouden als (tijdelijke) ondersteuning weer zo veel mogelijk uit elkaar te halen. Daarnaast zul je moeten analyseren welke eventuele perverse prikkels er dit systeem zitten en deze moeten tackelen. 5.3.5.

Overige aspecten

1. Doelgroepfocus


3. Mate van integraliteit

4. Signalering

5. Vraagverheldering

6. Toegang

Archetype 2 Totaal integraal Alle inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte. Feitelijk heb je in dit archetype even zoveel doelgroepen als je huishoudens hebt (‘ieder huishouden is uniek’). Ieder huishouden kent een verschillende mate van zelfredzaamheid. Je probeert in iedere maatwerk oplossing zoveel mogelijk samen met het huishouden naar eigen mogelijkheden (zelf doen, dan wel in hun netwerk organiseren) te kijken en de daarin aangereikte cq beschikbare oplossing te gebruiken. Pas daarna volgt naast het huishouden de regie voeren. De integraliteit is maximaal. Alles waar (in ieder geval) de gemeente over gaat binnen het sociale domein wordt gebundeld. De vraag, gezien de duidelijke wenselijkheid van betrekken logische vindplaatsen, is hoe je deze, breder dan in een signalerende rol, betrekt. *) Er wordt één toegangspunt georganiseerd voor de melding van signalen van burgers, gemeenten, (keten)partners en logische en overige vindplaatsen. De vraagverheldering wordt bij de integrale toegang (vorm daarvan kan een wijkteam zijn, maar kan ook andere fysieke verschijningsvormen hebben bijv. centraal in de gemeente (‘integraal in de gemeente’) of bijv. een mobiel hulpteam) gedaan. Deze zal deels geautomatiseerd dienen te verlopen (dit in verband met het volumevraagstuk). *) Er komt één toegang (zie ook onder 5 vraagverheldering). NB het gaat hier wel om de ideale eindsituatie. Vele gemeenten zullen de ambitie hebben in een aantal jaren naar deze ideale eindsituatie toe te migreren. Voor de ‘tussentijd’ dienen er wellicht (informatie)technische of werkproces oplossingen ingericht te worden. Denk aan gemeente met een integraal SWT waar for the time being de centrale WMO loketten (strikt gezien overbodig) ook nog worden openhouden. Ten aanzien van de toegang wil je ook graag samenwerken met de 35

7. Levering zorg / ondersteuning

8. Regie op zorg / ondersteuning 9. Monitoring

10. Bekostiging

11. Resultaatsturing

12. Financiële afhandeling 13. Mandaat (frontlijn-) teams/medewerkers

14. Expertise (frontlijn)teams/medewerkers 15. Schaal waarop taken zijn georganiseerd en worden uitgevoerd 16. Uitbesteden van de (frontlijn-)teams / werkzaamheden 17. Gebruik instrumentarium

logische vindplaatsen (huisartsen en scholen). Dit zal gebeuren op basis van wederzijdse belangen (welzijn, zorg, scholing, e.d.). De levering van zorg wordt daar waar mogelijk geleverd door de 0e en 1e lijn (erger voorkomen, integrale aanpak, preventief, vroegsignaleren moet dit ook mogelijk maken) vervolgens zo veel mogelijk door collectieve voorzieningen welke dicht tegen de integrale toegang aan georganiseerd zijn en pas in laatste instantie door specialisten geleverd. Wat duidelijk is dat er verschuivingen in het landschap van zorg / ondersteuningsleveranciers zal optreden. *) De regie is maximaal en wordt door het huishouden in samenspraak met de regisseur (de 1e verantwoordelijke aan overheidszijde) bepaald. *) De monitoring (zie onder 8 regie op zorg / ondersteuning) wordt op individueel / huishoudniveau gedaan door de regisseur. Op meta-niveau zal hier een beleidsinformatie-functionaliteit voor ingericht dienen te worden. Wanneer er ten behoeve van de benodigde integraliteit buurt of wijkteams worden ingericht zal er waarschijnlijk sprake zijn van een vorm van populatiebekostiging. Wanneer de integraliteit op stedelijk of regionaal niveau wordt georganiseerd zal er waarschijnlijk sprake zijn van een vorm van functiebekostiging Feitelijk zijn er twee resultaten die je wilt meten: (1) de kwaliteit van dienstverlening voor het huishouden / inwoners, breder genomen: het maatschappelijk effect en (2) de reductie van kosten De financiële afhandeling kan op allerlei manieren gebeuren. Hoe is feitelijk arbitrair. De frontlijnmedewerker heeft een zeer breed mandaat, namelijk één die het hele sociale domein beslaat. Dit mandaat betreft tevens het kunnen afgeven van beschikkingen. Indien taken worden uitbesteed is het van belang dat de frontlijnmedewerkers die geen ambtenaren zijn dezelfde mandaten kunnen hebben.*) De frontlijnmedewerkers zijn generalisten. In aanvang wellicht met een T profiel (de verticale ligger in de T is specialistisch, de horizontalestaander is generalistisch).*) De schaal zal deels dichterbij, lokaler zijn. Dit is ook nodig om de verschuiving naar 0e lijns ondersteuning te faciliteren. De 2e lijns zorg afhankelijk van het soort voorziening, bovenlokaal, regionaal of landelijk. Enkel relevant ten aanzien van benodigde sturingsen bekostiging & eventueel ten aanzien van gewenste beleidsinformatie. Breed arsenaal aan ‘eigen kracht’ stimulerende applicaties en middelen. Wel is het hier wenselijk om voor één of enkele van dergelijke applicatie te opteren (ten behoeve van overzicht voor burger). Belangrijker is hier echter een ‘geautomatiseerd’ selectiesysteem. 36

18. ICT-oplossingen

Je kunt (volume) niet ieder huishouden een integrale intake geven (in ieder geval niet binnen de huidige bezuinigingen), dus je zult ‘geautomatiseerd’ aan de poort moeten selecteren. Er zijn twee opties: 1. Je gaat verder met de bestaande systemen, dan zul je veel moeten koppelen. Op termijn zal dat waarschijnlijk instabiel worden, levert het beheerproblemen op en intercompetabiliteitsproblemen op. 2. Deze optie is waarschijnlijker en is dat je in dit archetype op termijn kiest voor een nieuw systeem.

*) de mate van totale integraliteit varieert per gemeente. Zie verder ‘Toelichting op de mate van integraliteit’. 5.3.6.

Toelichting op de mate van integraliteit

Feitelijk zijn dit variaties binnen een type ten aanzien van de mate van integraliteit. Aanhakend bij de door de G32 gehanteerde terminologie (BRON toevoegen) wordt het verschil in integraliteit hier uitgelegd. Voor met *) gemarkeerde velden (mate van integraliteit, vraagverheldering, levering zorg / ondersteuning, regie op zorg / ondersteuning, mandaat (frontlijn-) teams/medewerkers & expertise (frontlijn)teams/medewerkers) is de gekozen mate van integraliteit van (groot) belang. De mogelijke werkzaamheden binnen een integraal team zijn de volgende: - Informatie en advies - Signalering - Vraagverheldering - Toeleiding - Levering Op basis van deze werkzaamheden kunnen drie typen integraliteit worden gedefinieerd: -

-

een betrokken vorm van integraliteit. In deze vorm gaat het om de volgende werkzaamheden: o Informatie en advies o Signalering o Vraagverheldering Er wordt dan op een integrale manier informatie en advies gegeven. De signalen worden op een integrale manier verwerkt (en niet per kolom) en er wordt op een integrale manier aan vraagverheldering gedaan. Op deze manier kan één plan tot stand komen. Hier dient het mandaat van de frontlijnmedewerker zo ver te gaan dat gegevens over burgers kunnen worden verzameld, uitgevraagd en / of geraadpleegd. een regisserende vorm van integraliteit. In deze vorm gaat het om de volgende werkzaamheden: o Informatie en advies o Signalering o Vraagverheldering o Toeleiding Naast de werkzaamheden benoemd onder betrokken integraal wordt in deze vorm op basis van het ene plan ook daadwerkelijk beschikt zodat de toeleiding plaats kan hebben.

37

-

Hier dient het mandaat van de frontlijn-medewerker het daadwerkelijk beschikken toestaan. een maximale vorm van integraliteit. In deze vorm gaat het om de volgende werkzaamheden: o Informatie en advies o Signalering o Vraagverheldering o Toeleiding o Levering De vorm bevat bovenop de vorm regisserend integraal de daadwerkelijke levering van de ondersteuning. In deze ondersteuning is ook weer een onderscheid te maken: lichte ondersteuning en maximale ondersteuning. Hier dient de frontlijn-medewerker ook expertise te hebben op het gebied van daadwerkelijke levering van ondersteuning.

38

6

Archetype 3 Geclusterd integraal

6.1

Het archetype

6.1.1.


6.1.2.


39

6.1.3.

Toelichting

In dit type wordt de meerwaarde van integraliteit op een geclusterde manier onderkent. De reden voor het werken in clusters: (1) de (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte van huishoudens blijkt zich vooral binnen een bepaald cluster te bevinden. Bijv. het cluster inkomens- en minimaondersteuning of het cluster (jeugd)zorg, etc., etc. (2) de werkwijze, behoefte aan (tijdelijke) ondersteuning, wordt specifiek geacht voor een bepaald cluster. Bijv. (jeugd)zorg vereist ander vaardigheden, plannen en (tijdelijke) ondersteuning dan bijv. schuldienstverlening, of bijv. inkomens- en werkvoorzieningen zijn van andere aard dan (jeugd) zorg-voorzieningen. Er zijn een aantal logische clusters: - De clustering weergegeven in bovenstaande figuur: o (Jeugd)zorg (met een verbinding naar onderwijs en leerplicht) o Financiële- en inkomensondersteuning (inkomensvoorzieningen, schulddienstverlening & minimavoorzieiningen) - Een andere mogelijke clustering en zeer veel voorkomende, waarschijnlijk vaker voorkomend, dan in bovenstaand figuur afgebeelde clustering is: o Wmo zorg, minima en schuldhulpverling o Inkomen en werk (re-integratie) o Jeugdzorg NB andere clusters of een andere indeling van de clusters is zeker denkbaar. Er is voor gekozen om in de figuur de eerste, waarschijnlijk iets minder vaak voorkomende clustering weer te geven om het verschil met met name het archetype transitie-proof duidelijk(er) weer te geven. De preventieve of vroegsignalerende werking is hier, evenals de toegang, georganiseerd per cluster. De informatievoorziening wil je hier ook per cluster georganiseerd zien. Tevens is er behoefte aan beleidsinformatie en financiële informatie om voortdurend te toetsten of de clustering (nog) klopt. 6.1.4.

Visuele toelichting

40

6.2

PvE-plaat

6.2.1.


41

6.2.2.


Bij dit type heb je uiteindelijk op een geclusterde manier alle functies van het PvE nodig. Je kunt een duidelijke prioritering aanbrengen. Leidend principe is hier de integraliteit per cluster. Daarom is het noodzakelijk dat je per cluster de toegang inregelt. Je hebt uiteindelijk ook per cluster een zaaksysteem nodig of het zaaksysteem moet ‘geclusterd’ ingezet kunnen worden. Per cluster heb je tevens financiële- en stuurinformatie verantwoording nodig. Daarnaast heb je, wellicht voordat je op een definitieve (& kosten-intensieve) manier de toegang en het zaakgericht werken inregelt, beleidsinformatie nodig (is de huidige manier van clustering de juiste?). De meest logische volgorde bezien vanuit het archetype is: 1) inregelen van toegang (incl. signalering, melding en registratie) en zaaksgericht werken per cluster 2) inregelen van de financiële- en stuurinformatie 3) inregelen van beleidsinformatie tbv clusterinformatie

42

6.3


6.3.1.

Signalering & melding

Het melden van signalen is uitermate belangrijk. Signalen komen van professionele, zoals bijvoorbeeld huisartsen en (keten)partners en van niet professionele partijen, zoals van burgers zelf of van bijvoorbeeld hun familie. Binnen geclusterd integraal kun je een aantal keuzen maken: a) Je neemt de bestaande mogelijkheden tot het melden van signalen over en clustert die ‘aan de achterkant’. Enkel daar waar je op centraal niveau wat dient in te regelen doe je dit centraal, denk aan het AMHK. Dit maakt het melden van signalen voor niet professionele partijen niet gemakkelijk dan het op dit moment is, maar ook niet ingewikkelder dan het op dit moment is. Het past niet goed bij de ingeslagen weg, maar het zou een migratiepad naar het geclusterd signaleren kunnen zijn. b) Je creëert een centrale toegang voor signalen. Dit sluit aan bij het AMHK dat je ook in, je dient de signalen dan net als bij a) te herverdelen ‘aan de achterkant’ naar de verschillende clusters c) Je creëert een toegangskanaal voor signalen per cluster. Het AMHK dient ingeregeld te worden. Hier is geen keuze-mogelijkheid. 6.3.2.


Qua registratie gaat het volgende veranderen. Je wilt de gemeentelijke producten en diensten per cluster tonen. De afspraken worden gemaakt met de cluster-regisseur en het aanvragen gebeurt ook per cluster. Vervolgens ontstaat er per cluster een klantbeeld. De regiefunctie is in dit type per cluster ingeregeld. Om het synergie- en schaalvoordeel op kwalitatief (betere, meer integrale ondersteuning) en kwantitatief (minder kosten door beter op elkaar afgestemd te werken) tot zijn recht te laten komen dient per cluster zaakgericht werken te worden ingevoerd. Voor deze variant is er dus een klantbeeld nodig per cluster (minimaal, breder mag). Verder geldt het zelfde als voor de variant totaal integraal. 6.3.3.


Per cluster zal per burger / huishouden informatie worden vergaard. Dit brengt, afhankelijk van de clusterkeuze, met zich mee dat er meer informatie van een burger / huishouden op één (digitale) locatie bewaard wordt. Afhankelijk van de clustering gebeurt dit over leefdomeinen heen. Dit vraagt het e.e.a. van informatiebeveiliging. Aandachtspunt is uitwisseling van verantwoordings- en stuurinformatie over de clusters heen. Het is zaak om goed na te denken over welke informatie nodig is voor welke vraag. Is het bijvoorbeeld nodig om detail gegevens te verstrekken voor verantwoordings-, stuur-, en beleidsinformatie, kan er worden geanonimiseerd? Uitwisseling van informatie gaat veelal over netwerken en het is zaak hierbij oog te hebben voor de juiste beveiliging (encryptie) van informatie, zeker als er gebruik wordt gemaakt van uitwisseling met derden over mogelijk onveilige kanalen buiten de gemeente. Als gevoelige informatie buiten het gemeentelijke domein wordt opgeslagen zal dit extra eisen opleveren voor de beveiliging van deze informatie.

43

Voor een juiste inrichting van toegangsrechten binnen systemen en tot informatie is het van belang goed te definiëren wie (functie-type) welke (wat / dat informatie) te zien mag krijgen. Daarnaast is een auditlogging van belang om achteraf te controleren wie wat heeft ingezien en wanneer en voor welke taak. De kans bestaat dat de bestaande systemen die binnen dit archetype aanwezig zijn dit nog niet op orde hebben. De gemeente zou een CISO in dienst moeten hebben die kan helpen bij het stellen van de juiste beveiligings vragen en adviseren bij bepalen van beveiligingsmaatregelen door middel van een baselinetoets en/of een risicoanalyse. De uitkomst van die risicoanalyse, de informatiebeveiligingsmaatregelen dienen meegenomen te worden in ontwerpen en vragen (Programma van Eisen) aan de markt. Waarschijnlijk dient er voor de nieuwe taken (en bestaandetaken) en de daarop verzamelde en ten aanzien van de eventueel over leefdomeinen heen gekoppelde stuuren / of beleidsinformatie een privacy protocol te worden uitgewerkt. 6.3.4.

Sturing en bekostiging

In dit type neem je het cluster als uitgangspunt van je organisatieproces. Dit maakt de sturing en bekostiging ‘lastiger’ dan wanneer je het product of dienst als uitgangspunt van je organisatieproces neemt. Je zult een manier moeten vinden om ten aanzien van de sturing en bekostiging de producten en diensten die geleverd worden aan binnen het cluster als (tijdelijke) ondersteuning weer zo veel mogelijk uit elkaar te halen. Daarnaast zul je moeten analyseren welke eventuele perverse prikkels er dit systeem zitten en deze moeten tackelen. 6.3.5.

Overige aspecten

1. Doelgroepfocus

Archetype 3 Geclusterd integraal De doelgroepfocus sluit aan bij clustering. Uitgewerkt voor twee clusteringen, de in de figuur getoonde en in toelicht beschreven veel voorkomene clustering, betekent dat de volgende doelgroepfocus: 1. de in de figuur getoonde clustering: - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van (jeugd)zorg horen bij de doelgroep (jeugd)zorg van het cluster (jeud)zorg - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van financiën (inkomen en schulden) & werk & minimavoorzieningen horen bij de doelgroep inkomens- en minimaondersteuning van het cluster inkomens –en minimaondersteuning 2. de in de toelicht beschreven veel voorkomende clustering - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van jeugdzorg horen bij de doelgroep (jeugd)zorg van het cluster jeudzorg - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van wmo, minima of schuldhulp horen bij de doelgroep wmo, minima of schuldhulp van het cluster wmo, minima of schuldhulp - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van inkomen & werk horen bij de doelgroep inkomen & werk van het cluster inkomen & werk NB zoals gezegd is er ook een andere clustering & daarmee andere 44

doelgroepdefinities mogelijk. 2. Zelfredzaamheid doelgroepen

3. Mate van integraliteit 4. Signalering

5. Vraagverheldering 6. Toegang 7. Levering zorg / ondersteuning


10. Bekostiging


12. Financiële afhandeling 10. Mandaat (frontlijn-) teams/medewerkers 11. Expertise (frontlijn)teams/medewerkers 12. Schaal waarop taken zijn georganiseerd en worden uitgevoerd 13. Uitbesteden van de (frontlijn-)teams /

De clustering is leidend. En daarmee de mate van zelfredzaamheid binnen de clusters. In ieder cluster zal elke vorm van zelfredzaamheid, te weten zelfredzaam, beperkt zelfredzaam en niet zelfredzaam, voorkomen. De integraliteit is per cluster georganiseerd. *) 3 opties: - Aansluiten bij huidige manier van melden (per koker) en bundelen naar cluster ‘aan de achterkant’. - Per cluster een signaal-toegang inregelen aansluitend bij de toegang (zie item 6 in deze tabel) - Een centrale toegang voor signalen en ‘aan de achterkant’ splitsen en routeren naar de verschillende clusters. De vraagverheldering geldt binnen het cluster. *) Per cluster komt er een toegang. De levering van zorg wordt daar waar mogelijk geleverd door de 0e lijn (erger voorkomen, integrale aanpak, preventief, vroeg signaleren moet dit ook mogelijk maken) vervolgens zo veel mogelijk door collectieve voorzieningen welke dicht tegen de geclusterde toegang aan georganiseerd zijn en pas in laatste instantie door specialisten geleverd. *) De regie is per cluster maximaal en wordt door het huishouden in samenspraak met de cluster regisseur bepaalt. *) De clusterregisseur monitort op huishoudniveau binnen zijn cluster. Op meta-niveau zal hier per cluster een beleidsinformatiefunctionaliteit voor ingericht dienen te worden. De bekostiging zal gebeuren op clusterniveau, dus als functiebekostiging. Binnen het cluster, de functie, kan evt. middels populatiebekostiging worden herverdeeld. Dus, grofweg, voor de functie zorg is X is bedrag Y beschikbaar. Er zijn meerdere buurtzorg-teams. Het bedrag per buurt-zorg-team wordt bepaalt om bedrag Y her te verdelen op basis van populatiebekostiging. Feitelijk zijn er twee resultaten die je per cluster wilt meten: (1) de kwaliteit van dienstverlening voor het huishouden / inwoners, breder genomen: het maatschappelijk effect en (2) de reductie van kosten De financiële afhandeling kan op allerlei manieren gebeuren. Hoe is feitelijk arbitrair. Per cluster is het meest logisch. De frontlijnmedewerker heeft een mandaat dat zo breed is als het cluster is. *) De frontlijnmedewerkers zijn generalisten binnen het cluster. In aanvang wellicht met een T profiel (de verticale ligger in de T is specialistisch, de horizontale staander is generalistisch). *) Afhankelijk van het type cluster zullen de taken lokaal, bovenlokaal, regionaal of landelijk worden ingeregeld. Irrelevant m.i. enkel relevant ten aanzien van benodigde sturingsen bekostiging & eventueel gewenste beleidsinformatie. 45

werkzaamheden 14. Gebruik instrumentarium

15. ICT-oplossingen

Evt. van belang vanwege (on)mogelijkheden om bepaalde bevoegdheden te mandateren aan niet-ambtenaren. Breed arsenaal aan ‘eigen kracht’ stimulerende applicaties en middelen. Wel is het hier wenselijk om per cluster voor één, danwel enkele van dergelijke applicatie te opteren (tbv overzicht voor burger). Belangrijk is hier tevens een ‘geautomatiseerd’ selectiesysteem. Je kunt (volume) niet ieder huishouden een integrale geclusterde intake geven (in ieder geval niet binnen de huidige bezuinigingen), dus je zult ‘geautomatiseerd’ aan de poort moeten selecteren. Er zijn twee opties: 1) je koppelt bestaande systemen aan elkaar. Op termijn zal dat waarschijnlijk instabiel worden, levert het beheerproblemen op en intercompetabiliteitsproblemen op. 2) je schat op termijn een nieuw systeem aan.

Ten aanzien van de met *) gemarkeerderde aspecten in bovenstaande tabel geldt dat de mate van integraliteit er toe doet. Zie ook Toelichting op de mate van integraliteit

46

7

Archetype 4 Integraal in 2e instantie

7.1

Het archetype

7.1.1.


7.1.2.


47

7.1.3.

Toelichting

Dit type ziet niet direct aanleiding om vanaf het eerste contact ‘totaal’ integraal te werken. Hieraan liggen twee voorname redenen ten grondslag, te weten: (1) het gros van de burgers met (tijdelijke) ondersteuningsvraag komt met een enkel- en / of eenvoudig vraag, danwel is grotendeels zelfredzaam, (2) het loont, financieel, om middels standaardisatie een efficiency slag te maken (de mate van integraliteit is minder en daarmee is de complexiteit van de bedrijfsvoering minder) In dit type blijven de toegangen, werkprocessen en informatieverwerking grotendeels werken zoals nu, per kolom. Wanneer binnen de kolom een niet-geautomatiseerd signaal ontstaat / wordt ontvangen dat er meer aan de hand is dan wordt dit onderzocht door met de burger / het huishouden in gesprek te gaan. Wanneer uit dit gesprek een behoefte blijkt tot een integrale aanpak wordt de burger / het huishouden doorgeleidt naar een ‘tweedelijns’ voorziening waar de burger / het huishouden integraal geholpen wordt. In deze ‘tweedelijns’ voorziening wordt op basis van informatie verschaft door a) de burgers / het huishouden zelf en / of b) door de verschillende professionals vanuit het multi-disciplinaire team dat een plan van aanpak maakt of heeft gemaakt. 7.1.4.

Visuele toelichting

48

7.2

PvE-plaat

7.2.1.


49

50

7.2.2.


De eerste prioriteit binnen dit type is het inregelen van de 1e instantie. Hier zit namelijk a) de toegang en b) het grootste volume aan signalen / meldingen en aanvragen. Het in vergaande faciliteren van het werkproces in 1e instantie is hier van belang om de efficiëntie slag te halen. Regievoering is in eerste instantie geen doel. Functies welke te maken hebben met regievoering hoeven dus ook niet ingeregeld te worden. De 2e instantie kan in de eerste tijd (na 1 1 2015) ook middels niet geheel ideale tijdelijke oplossingen worden gefaciliteerd. Uiteindelijk zal, binnen afzienbare tijd (max. 2 jaar) ook de 2e instantie goed dienen vorm te geven. Dit is noodzakelijk om meerdere redenen. Zo wordt er in 2e instantie waarschijnlijk informatie gekoppeld waardoor de eisen aan informatieveiligheid ho(o)g(er) zullen zijn. Daarnaast wil je de regievoering eerst vervolmaken (hier kan in de eerste 2 jaar de ontwikkelruimte die niet ideale tijdelijke oplossingen bieden van pas komen). Tot slot gaat een relatief zeer groot deel van het beschikbare budget naar een zeer klein deel van doelgroep en hier wil je op gaan sturen. Overigens kan hier ook worden aangehaakt bij reeds werkende oplossingen voor bijv. een veiligheidshuis of MPG aanpak.

7.3


7.3.1.


Het melden van signalen is uitermate belangrijk. Signalen komen van professionele, zoals bijvoorbeeld huisartsen en (keten)partners, en van niet professionele partijen, zoals van burgers zelf of van bijvoorbeeld hun familie. Binnen integraal in 2e instantie kun je twee keuzen maken:

51

a) Je neemt de bestaande mogelijkheden tot het melden van signalen over. Enkel daar waar je op centraal niveau wat dient in te regelen doe je dit centraal, denk aan het AMHK. Dit maakt het melden van signalen voor niet professionele partijen niet gemakkelijk dan het op dit moment is, maar ook niet ingewikkelder dan het op dit moment is. b) Je creëert één nieuwe centrale toegang voor signalen. Dit sluit aan bij het AMHK. Het AMHK dient ingeregeld te worden. Hier is geen keuze-mogelijkheid. Een vraagstuk binnen dit type is hoe je weet wanneer een signaal dat je over of van een burger ontvangt dan wel naar de kolom, dan wel naar het integrale team dient te worden toe geleid. Dit signaal dient namelijk enkel naar het integrale team te gaan indien de inwoner daar ‘onder behandeling’ is, echter dat weet je nu juist niet. 7.3.2.


Het is noodzakelijk ten aanzien van de registratie en de afhandeling van (tijdelijke) ondersteuningsvragen de basale zaken in te regelen. Het gaat dan met name om de gemeentelijke producten en diensten te tonen, om aanvragen te kunnen doen, klantgegevens juist te registreren en de werkvoorraad goed te beheren. Dit zijn zaken die op dit moment over het algemeen reeds goed zijn ingeregeld voor de bestaande en nieuwe taken. Met de toevoeging dat het voor bestaande taken wellicht bij een andere uitvoerder onder regie van een andere opdrachtgever gebeurt, maar dit kan eenvoudig worden overgenomen. Wanneer je in 1e instantie, bij de eerste toegang, zaakgericht gaat werken doe je dat uit efficiency overwegingen en niet om de regiefunctie (effectiviteit). Waarschijnlijk is bij veel voorkomende diensten en producten reeds een meer of mindere mate van geautomatiseerde, gedigitaliseerde en / of een zo efficiënt mogelijk (werk-)proces van afhandeling ingeregeld. Dit zou verder uitgewerkt kunnen worden. Ten aanzien van de 2e instantie loont zaakgericht werken wel. De vraag is wel op welke manier je dit wilt ondersteunen. De volumes (aantal zaken) zijn waarschijnlijk beperkt. Binnen dit type komt de informatie / data van de inwoners zelf en van de verschillende specialisten die bij de burger, dan wel het huishouden zijn betrokken of vanuit de verschillende kolommen in is de informatie reeds beschikbaar. Regievoering gaat hier uit van een multidisciplinair overleg. Alle partijen, en personen, zitten dus bij elkaar en daarmee is alle data bij elkaar. Uiteindelijk zal er voor de 2e instantie een zaaksgericht systeem in de lucht moeten zijn. Je kan er voor kiezen om in het begin (eerste jaar of twee) een tijdelijke (‘handmatige’) oplossing in te richten. Tevens is dit type van belang hoe de registraties van de 1e lijn daar waar nodig (tijdelijk) gekoppeld zijn aan de 2e lijn en vice versa. 7.3.3.


In 1e instantie wijzigt er, anders dan de bijkomende taken, niet veel aan de huidige manier van informatievoorziening- en verwerking. Wanneer de huidige werkwijze voldoet aan de eisen van informatieveiligheid dan zal in de nieuwe situatie de informatieveiligheid ook geborgd zijn. Vooral in 2e instantie heb je veel gegevens over een burger / huishouden beschikbaar en wanneer je met een zaakssysteem werkt zal je die gegevens verwerken. Dit brengt andere informatieveiligheids-issues met zich mee dan degenen waar nu in is voorzien.

52

Aandachtspunt is uitwisseling van verantwoordings- en stuurinformatie. Is het bijvoorbeeld nodig om detailgegevens te verstrekken voor verantwoordings-, stuur-, en beleidsinformatie, kan er worden geanonimiseerd? Uitwisseling van informatie gaat veelal over netwerken en het is zaak hierbij oog te hebben voor de juiste beveiliging (encryptie) van informatie, zeker als er gebruik wordt gemaakt van uitwisseling met derden over onveilige kanalen buiten de gemeente. Het gaat hierbij niet alleen over het transport maar ook over de opslag. Zowel bij de gemeente als bij derde (als die al de gegevens lokaal mogen opslaan). Waarschijnlijk dient er voor de nieuwe (en bestaande) taken en de daarop verzamelde en ten aanzien van de eventueel over leefdomeinen heen gekoppelde stuuren / of beleidsinformatie een privacy protocol te worden uitgewerkt. 7.3.4.


In 1e instantie wil je zo efficiënt mogelijk werken. Dit zul je dienen te monitoren en indien mogelijk bijsturen. Hier zit de sturing, daarnaast wil je monitoren hoeveel inwoners doorstromen naar 2e lijns zorg. In 2e instantie wil je vooral monitoren. Hier zit de sturing op het aantal hulpverleners en / of interventies, dan wel ondersteuningstrajecten verminderen door regie te voeren. Met als doel dan burgers weer zelfredzaam worden en of ‘terugvallen’ naar 1e instantie. 7.3.5.

Overige aspecten

1. Doelgroepfocus


3. Mate van integraliteit 4. Signalering

5. Vraagverheldering

6. Toegang 7. Levering zorg / ondersteuning

Archetype 4 Integraal in 2e instantie Geen specifieke doelgroepfocus, d.w.z. aansluiten bij bestaande doelgroepen (gelijk aan archetype 1). Echter wanneer je in de bestaande ‘kolommen’ ondervindt dat er meer aan de hand is ga je doorverwijzen naar een integrale ‘voorziening’. In 2e instantie is de doelgroepfocus MPG. Het uitgangspunt is dat inwoners zelfredzaam zijn. Wanneer de huishouden integraal worden benaderd (2e instantie) is er reeds sprake van multi problematiek dus zal zelfredzaamheid relatief ver weg liggen. De integraliteit wordt pas in 2e instantie gezocht. *) De huidige signaalfunctie blijven in tact. Voor de nieuwe taken zal iets ingeregeld dienen te worden. Uitzondering is de verplichte inrichting van het AMHK. In 1e instantie gebeurt de vraagverheldering niet of binnen de breedte van de bestaande kolommen. In 2e instantie is er een brede vraagverheldering. Deze vindt plaats op basis van input van de betreffende inwoner / huishouden en / of op basis van input van de diverse betrokken specialistische hulpverleners en ondersteuners. *) Er komen grofweg zoveel toegangen als er kolommen zijn. Idem aan de huidige situatie. De levering van zorg wordt per kolom opgepakt / weggezet. Pas in 2e instantie wordt zorg integraal / afgestemd. Feitelijk blijft dit 53


10. Bekostiging

11. Resultaatsturing 12. Financiële afhandeling

13. Mandaat (frontlijn-) teams/medewerkers

14. Expertise (frontlijn)teams/medewerkers 15. Schaal waarop taken zijn georganiseerd en worden uitgevoerd

16. Uitbesteden van de (frontlijn-)teams / werkzaamheden 14. Gebruik instrumentarium 15. ICT-oplossingen

grotendeels gelijk aan de bestaande situatie. *) Er is met name regie in 2e instantie. *) Kan per kolom idem blijven aan de huidige situatie. Wellicht alleen voor de nieuwe taken wat inregelen. Daarnaast dient er wel wat georganiseerd / ingeregeld te worden voor de integrale dienstverlening in 2e instantie. Het inregelen van de monitoring van de dienstverlening in 2e instantie is van groot belang. Het aantal inwoners in deze dienstverleners is klein (ca. 3 %), echter de financiële middelen, de investering, die ermee gemoeid is relatief groot. De bestaande manier van bekostiging wordt aangehouden voor de 1e instantie. Voor de 2e instantie zou kan je kiezen om via populatiebekostiging of functiebekostiging te gaan werken. De resultaat sturen blijft zoals bestaand. Dit is voornamelijk op budget en p*q. In de inkoop- en facturering loopt zo als nu. Echter doordat de debiteur (wordt gemeente) wijzigt t.a.v. de nieuwe taken, zal daar her-routering in het proces nodig zijn. Daarnaast kan wanneer de bekostiging van de 2e instantie op een nieuwe manier wordt ingestoken dit passen bij een bij die manier van bekostiging passende vorm van financiële afhandeling. De frontlijnmedewerker kan toe met het huidige mandaat. Alleen de integrale medewerker (= geen frontlijnmedewerker want deze werkt op doorverwijzing (2e instantie) vanuit separate kolommen) heeft een breder mandaat nodig. *) De frontlijnmedewerkers zijn specialisten. De medewerkers in tweede instantie zijn generalisten of generalisten voor de burger en specialisten binnen het team. *) Logisch lijkt dat als je de bestaande toegangen laat bestaan je deze op de huidige vorm laat bestaan. Je zou nog kunnen herijken ten aanzien van nieuwe taken (met name jeugdzorg) omdat je dat nu niet doet. De 2e lijns taken kunnen op centraal niveau (regionaal / stedelijk) of op lokaal niveau (in bijv. een wijkteam). Deze keuze is waarschijnlijk afhankelijk van volume en zwaarte van de doelgroepen. Ja, belang vanwege (on)mogelijkheden om bepaalde bevoegdheden te mandateren aan niet-ambtenaren. Niet anders dan de bestaande hulpmiddelen. Waarschijnlijk kan het met bestaande ICT voorzieningen. Alleen voor de tweede lijn zul je wat dienen te organiseren. Dit hoeft waarschijnlijk niet heel ‘groot’.


54

8

Archetype 5 Geclusterde integraliteit elders

8.1

Het archetype

8.1.1.


8.1.2.


55

8.1.3.

Toelichting

In bovenstaande visuele toelichting is geen uitputtende opsomming opgenomen van alle mogelijke varianten van geclusterd integraal. De meest logische clusters zijn aangegeven. Echter net als bij het type geclusterd integraal zijn ook andere clusteringen denkbaar. In dit type wordt de meerwaarde van integraliteit op een geclusterde manier onderkent. De reden voor het werken in clusters kan tweeërlei zijn: (1) de (tijdelijke) ondersteuningsbehoefte van huishoudens blijkt zich vooral binnen een bepaald cluster te bevinden. Bijv. het cluster inkomensondersteuning en minimaondersteuning, of het cluster zorg, etc., etc. (2) de werkwijze, behoefte aan ondersteuning, wordt specifiek geacht voor een cluster. Bijv. jeugdzorg vereist ander vaardigheden, plannen en (tijdelijke) ondersteuning dan bijv. Wmo-zorg, bijv. inkomens- en werkvoorzieningen zijn van andere aard dan zorgvoorzieningen. Daarnaast wordt in dit type de integraliteit het grootst geacht wanneer de taak, omwille van elders de te bieden integraliteit op zorg, elders ondergebracht. Zo wordt bijv. een cluster zorg gedefinieerd. Zorg zit deels bij de gemeenten, in de Wmo 2015, maar ook grotendeels bij zorgverzekeraars, voor de reguliere zorg en voor ‘kern-AWBZ / LIZ’. Derhalve is het integraliteits-bevorderend om de zorgtaken van de gemeente onder te brengen bij de zorgverzekeraar. Voor de informatievoorziening is het elders onder brengen van taken waar je als gemeentelijk (politiek) eindverantwoordelijk bent een verzwarende omstandigheid. Juist vanwege het feit dat het elders is ondergebracht is de behoefte om alles goed in te regelen groter. Dit geldt voor zaken betreffende de toegang, de regie, maar ook voor zaken rondom sturing en bekostiging en beleidsinformatie. Zo dient in dit type zeer goed ingeregeld te zijn wie eigenaar is van de (klant)data. Het kan zijn dat gemeenten er voor kiezen om bijvoorbeeld de reintegratie van burgers in de Particapatiewet bij een derde partij (een uitvoerend bemiddelings- en werkbedrijf als een verlengstuk van het bestuurlijke werkbedrijf) onder te brengen. Wanneer de rest van die gemeente bijv. totaal integraal werkt geldt de gemeente als totaal integraal. Zoals toegelicht onder kop 2. Archetypen is de grootste gemene deler en je uiteindelijke ambitieniveau wat bepaalt wat voor type je bent.

56

8.1.4.

Visuele toelichting

8.2

PvE-plaat

8.2.1.


57

8.2.2.


Bij dit type heb je uiteindelijk op een geclusterde manier alle functies van de PvE-plaat nodig. Je kunt een duidelijke prioritering aanbrengen. Leidend principe is hier de integraliteit per cluster. Daarom is het noodzakelijk dat je per cluster de toegang inregelt. Je hebt uiteindelijk ook per cluster een zaaksysteem nodig. Per cluster heb je tevens financiële- en stuurinformatie verantwoording nodig. Tevens heb je, wellicht voordat je op een definitieve (& kosten-intensieve manier) de toegang en het zaakgericht werken inregelt beleidsinformatie nodig (m.n. ter beantwoording van de vraag: Is de huidige manier van clustering de juiste?). De meest logische volgorde bezien vanuit het archetype is: 1) inregelen van toegang (incl. signalering, melding en registratie) en zaakgericht werken per cluster 2) inregelen van de financiële- en stuurinformatie 3) inregelen van beleidsinformatie tbv clusterinformatie

8.3


8.3.1.


Het melden van signalen is uitermate belangrijk. Signalen komen van professionele, zoals bijvoorbeeld huisartsen en (keten)partners en van niet professionele partijen, zoals van burgers zelf of van bijvoorbeeld hun familie.

58

Binnen geclusterd integraal kun je een aantal keuzen maken: a) Je neemt de bestaande mogelijkheden tot het melden van signalen over en clustert die ‘aan de achterkant’. Enkel daar waar je op centraal niveau wat dient in te regelen doe je dit centraal, denk aan het AMHK. Dit maakt het melden van signalen voor niet professionele partijen niet gemakkelijk dan het op dit moment is, maar ook niet ingewikkelder dan het op dit moment is. Het past niet goed bij de ingeslagen weg, maar het zou een migratiepad naar het geclusterd signaleren kunnen zijn b) Je creëert een centrale toegang voor signalen. Dit sluit aan bij het AMHK dat je ook in, je dient de signalen dan net als bij a) te herverdelen ‘aan de achterkant’ naar de verschillende clusters c) Je creëert een toegangskanaal voor signalen per cluster. Het AMHK dient ingeregeld te worden. Hier is geen keuze-mogelijkheid. 8.3.2.


Qua registratie gaat het volgende veranderen. Je wilt de gemeentelijke producten en diensten per cluster tonen tezamen met juist die de taken die bij de partij liggen waar je je taken onderbrengt. Zo wil je bijv. de Wmo 2015 producten en diensten en aanvraagmogelijkheden daarvan gezamenlijk tonen met andere zorgtaken die nog onder regie van de zorgverzekeraar vallen. De afspraken worden gemaakt met de cluster-regisseur en het aanvragen gebeurt ook per cluster. Vervolgens ontstaat er per cluster een klantbeeld. Grote vraag in deze is of je deze toegangsfunctie op de eigen website wilt ‘hosten’ / plaatsen of dat deze staan op de website van de partij ‘elders’. Belangrijk kenmerk van deze variant is dat de regievoering en uitvoering van de ondersteuning per cluster wordt uitbesteed aan gerede partijen. Met het uitbesteden van de taken, verdwijnt ook de directe procesverantwoordelijkheid voor een goede registratie en procesuitvoering naar deze partijen. NB de eindverantwoordelijkheid blijft wel bij de gemeente liggen. Hoe derde partijen zaakgericht werken is voor de gemeente niet relevant. Wel moeten er goede afspraken gemaakt worden over de (verantwoordings-) informatie die de gemeente nog wel wil ontvangen en over de archivering van de dossiergegevens. Zaakgericht informatie uitwisselen kan hierbij helpen. 8.3.3.


Per cluster zal per burger / huishouden informatie worden vergaard. Dit brengt, afhankelijk van de clusterkeuze, met zich mee dat er meer informatie van een burger / huishouden op één (digitale) locatie bewaard wordt. Dit vraagt het e.e.a. van informatiebeveiliging. Voor een juiste inrichting van toegangsrechten binnen systemen en tot informatie is het van belang goed te definiëren wie (functie-type) welke (wat / dat informatie) te zien mag krijgen. Daarnaast is een auditlogging van belang om achteraf te controleren wie wat heeft ingezien en wanneer en voor welke taak. De kans bestaat dat de bestaande systemen die binnen dit archetype aanwezig zijn dit nog niet op orde hebben Daarnaast is het zo dat in dit type het leeuwendeel van de informatieverweking ten aanzien van de gegevens plaats vindt buiten de eigen organisatie. Uitwisseling van informatie gaat veelal over netwerken en het is zaak hierbij oog te hebben voor de juiste beveiliging (encryptie) van informatie, zeker als er gebruik wordt gemaakt van uitwisseling met derden over mogelijk 59

onveilige kanalen buiten de gemeente. Het gaat hierbij niet alleen over het transport maar ook over de opslag. Zowel bij de gemeente als bij derde (als die al de gegevens lokaal mogen opslaan). Daarnaast wil je, op meta-niveau, als gemeente informatie terug ontvangen. Deze informatie dient sturing & bekostiging en beleidsdoelen. Het verwerken van en door derde-partijen, namelijk de partij ‘elders, brengt ten aanzien van informatiebeveiliging additionele vereisten met zich mee. Aandachtspunt is uitwisseling van verantwoordings- en stuurinformatie tussen diverse partijen over mogelijk onvoldoende betrouwbare netwerken. Het is zaak om goed na te denken over welke informatie is nodig voor welke vraag. Is het bijvoorbeeld nodig om detail gegevens te verstrekken voor verantwoordings-, stuur-, en beleidsinformatie, kan er worden geanonimiseerd? De gemeente zou een CISO in dienst moeten hebben die kan helpen bij het stellen van de juiste beveiligings vragen en adviseren bij bepalen van beveiligingsmaatregelen door middel van een baselinetoets en/of een risicoanalyse. De uitkomst van die risicoanalyse, de informatiebeveiligingsmaatregelen dienen meegenomen te worden in ontwerpen en vragen aan de markt. Waarschijnlijk dient er voor de nieuwe (en bestaande) taken en de daarop verzamelde en ten aanzien van de eventueel over leefdomeinen heen gekoppelde stuuren / of beleidsinformatie een privacy protocol te worden uitgewerkt. 8.3.4.


Je wil per cluster financiële- en stuur informatie. Je dient er dus voor te zorgen dat je de data weer uit elkaar kan halen. Om terug te komen bij het eerdere voorbeeld: wanneer je de taken uit de Wmo 2015 bij de zorgverzekeraar onderbrengt uit het oogpunt van integraliteit dan wil je graag dat voor stuur- bekostiging en beleidsinformatie weer ontrafelt hebben. Deze informatie zal van de derde-partijen moeten komen. 8.3.5.

Overige aspecten

1. Doelgroepfocus

Archetype 5 Geclusterde integraliteit elders De doelgroepfocus sluit aan bij clustering: - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van zorg horen bij de doelgroep zorg van het cluster zorg - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van jeugdzorg horen bij de doelgroep jeugdzorg van het cluster jeugdzorg - inwoners met een (tijdelijke) ondersteuningsvraag op het gebied van financiën & werk horen bij de doelgroep zorg van het cluster financiën – en inkomensondersteuning NB er is andere clustering & daarmee andere doelgroepdefinities mogelijk. Anders dan bij type 3 is de aanname dat de clusters zich over de grenzen van de verantwoordelijkheid van de sociaal domeintaken van de gemeente heen bevinden . Bijv. je onderkent het integrale cluster zorg en redeneert dat alleen de wmo 2015 taken bij de gemeente (sociaal domein) zitten en dat de andere zorgtaken 60

grotendeels bij de zorgverzekeraars zitten. 2. Zelfredzaamheid doelgroepen 3. Mate van integraliteit 4. Signalering

5. Vraagverheldering 6. Toegang 7. Levering zorg / ondersteuning


10. Bekostiging


De clustering is leidend. Niet de mate van zelfredzaamheid. In ieder cluster zal elke vorm van zelfredzaamheid, te weten zelfredzaam, beperkt zelfredzaam en niet zelfredzaam, voorkomen. De integraliteit is per cluster georganiseerd. *) Drie opties: - Aansluiten bij huidige manier van melden (per koker) en bundelen naar cluster ‘aan de achterkant’. - Per cluster een signaal-toegang inregelen aansluitend bij de toegang (nr. 6) - Een centrale toegang voor signalen en ‘aan de achterkant’ splitsen en routeren naar de verschillende clusters. NB complicerende factor is hier dat de signalen soms binnen zullen komen bij de gemeente, terwijl deze nodig zijn in processen binnen de clusters welke bij derde-partijen zijn ondergebracht. De vraagverheldering wordt gedaan en geldt binnen het cluster. *) Per cluster komt er een toegang. De complexiteit zit erin dat je de taken bij een derde-partij onderbrengt. De levering van zorg wordt per cluster daar waar mogelijk geleverd door de 0e lijn (erger voorkomen, integrale aanpak, preventief, vroegsignaleren moet dit ook mogelijk maken) vervolgens zo veel mogelijk door collectieve voorzieningen welke dicht tegen de geclusterde toegang aan georganiseerd zijn en pas in laatste instantie door specialisten geleverd. *) De regie is per cluster maximaal en wordt door het huishouden in samenspraak met de cluster regisseur bepaalt. *) De clusterregisseur monitort op huishoud niveau binnen zijn cluster. Op meta-niveau zal hier per cluster een beleidsinformatiefunctionaliteit voor ingericht dienen te worden. Complicerende factor is dat het bij (het uitvoeren van) integrale plannen het lastig is om vervolgens de verschillende in elkaar verweven aspecten van de geboden (tijdelijke) ondersteuning te herleiden naar de kwalien kwantitatieve eindverantwoordelijke. De bekostiging zal gebeuren op clusterniveau, dus als functiebekostiging. Binnen het cluster, de functie, kan evt. middels populatiebekostiging worden herverdeeld. Dus, grofweg, voor de functie zorg is X is bedrag Y beschikbaar. Er zijn meerdere buurtzorg-teams. Het bedrag per buurt-zorg-team wordt bepaalt om bedrag Y her te verdelen op basis van populatiebekostiging. Dit herverdelen zal gedaan worden door de derde-partij (‘elders’). Complicerende factor is dat het bij (het uitvoeren van) integrale plannen het lastig is om vervolgens de verschillende in elkaar verweven aspecten van de geboden (tijdelijke) ondersteuning te herleiden naar de kwalien kwantitatieve eindverantwoordelijke. Feitelijk zijn er twee resultaten die je per cluster wilt meten: (1) de kwaliteit van dienstverlening voor het huishouden / inwoners, breder genomen: het maatschappelijk effect en (2) de reductie van kosten. 61

12. Financiële afhandeling

13. Mandaat (frontlijn-) teams/medewerkers

14. Expertise (frontlijn)teams/medewerkers 15. Schaal waarop taken zijn georganiseerd en worden uitgevoerd 16. Uitbesteden van de (frontlijn-)teams / werkzaamheden 17. Gebruik instrumentarium

18. ICT-oplossingen

Complicerende factor is dat het bij (het uitvoeren van) integrale plannen het lastig is om vervolgens de verschillende in elkaar verweven aspecten van de geboden (tijdelijke) ondersteuning te herleiden naar de kwalien kwantitatieve eindverantwoordelijke. De financiële afhandeling kan op allerlei manieren gebeuren. Hoe is feitelijk arbitrair. Per cluster is het meest logisch. Complicerende factor is dat het bij (het uitvoeren van) integrale plannen het lastig is om vervolgens de verschillende in elkaar verweven aspecten van de geboden (tijdelijke) ondersteuning te herleiden naar de kwalien kwantitatieve eindverantwoordelijke. De frontlijnmedewerker heeft een mandaat dat zo breed is als het cluster is. Complicerende factor is de uitvoering van frontlijnfuncties door derde-partijen. De vraag is of e in hoeverre bevoegdheden te delegeren zijn. *) De frontlijnmedewerkers zijn generalisten binnen het cluster. In aanvang wellicht met een T profiel (de verticale ligger in de T is specialistisch, de horizontale ligger is generalistisch). *) Afhankelijk van het type cluster zullen de taken lokaal, bovenlokaal, regionaal of landelijk worden ingeregeld. Ja, er wordt uitbesteed, relevant ten aanzien van benodigde sturingsen bekostiging & eventueel gewenste beleidsinformatie. En van belang vanwege (on)mogelijkheden om bepaalde bevoegdheden te mandateren aan niet-ambtenaren. Breed arsenaal aan ‘eigen kracht’ stimulerende applicaties en middelen. Wel is het hier wenselijk om per cluster voor één, danwel enkele van dergelijke applicatie te opteren (tbv overzicht voor burger). Belangrijk is hier tevens een ‘geautomatiseerd’ selectiesysteem. Je kunt (volume) niet ieder huishouden een integrale geclusterde intake geven (in ieder geval niet binnen de huidige bezuinigingen), dus je zult ‘geautomatiseerd’ aan de poort moeten selecteren. Er zijn twee opties: 1) je koppelt bestaande systemen aan elkaar. Op termijn zal dat waarschijnlijk instabiel worden, levert het beheerproblemen op en intercompetabiliteitsproblemen op. 2) je schat op termijn een nieuw systeem aan.


62

9

Bronnen -

Eindadvies Verkenning Informatievoorziening Sociaal domein (VISD), Organiseren en innoveren van de informatievoorziening sociaal domein

-

Sociale wijkteams in ontwikkeling Inrichting, aansturing en bekostiging

-

Van 3 decentralisaties naar 3-dimensionaal. Een pleidooi voor ruimte..

-

Kamerbrief over decentralisatie in het sociaal domein van 18 oktober 2013 van minister Plasterk

-

Brief van CBP d.d. 29 oktober 2013 met als onderwerp: Voorgenomen decentralisatie van taken in het sociale domein.

-

.

K W A L I T E I T S

63

ARCHETYPEN IN HET SOCIAAL DOMEIN

Recommend Documents