Kleine zorgorganisaties Thema uitgave 2
Professionele bedrijfsvoering
Toekomstbestendige kleine zorgorganisaties Veel kleine zorgorganisaties zijn geboren uit een visie dat het anders moet én kan. Dichter bij de cliënt, persoonlijker en op maat. Kernbegrippen die je letterlijk terugleest in de Hervormingsagenda. Maar om toekomstbestendig te zijn en te blijven, wordt er naast goede zorg voor cliënten ook het een en ander van de bedrijfsvoering gevraagd. Ook kleinere zorgorganisaties moeten aan wet- en regelgeving, richtlijnen, beroepscodes en veldnormen voldoen. In deze uitgave lichten we 4 kleine zorgorganisaties uit die een professionaliseringsslag hebben gemaakt met behoud van kwaliteit van zorg. • Zorg Plus Twente: Besparing van 120 niet-zorg-gerelateerde uren per week door inzet tablets • Actief Zorg: Door resultaatgericht werken: ruim 25% minder zorguren per cliënt • Zorgburo Maatwerk: I nvesteren in HKZ-certificering loont • IVT Thuiszorg: P roductiviteitswinst door slim roosteren
Kijk voor meer informatie op www.invoorzorg.nl
In voor zorg! is een programma voor de langdurige zorg van het ministerie van VWS en Vilans, kenniscentrum langdurende zorg. In voor zorg! bundelt bestaande kennis en begeleidt zorgorganisaties via een In voor zorg-traject op de thema’s bedrijfsvoering, professionals, technologie en samenwerking.
Zorg Plus Twente
Besparing van 120 niet-zorg-gerelateerde uren per week door inzet tablets Profiel
Tips
Zorg Plus Twente biedt verzorging, verpleging, begeleiding (zowel individueel als in groepsverband) en huishoudelijke hulp op alfabasis. Daarnaast biedt Zorg Plus Twente particulier wonen in twee residenties, die respectievelijk bestaan uit 11 en 20 luxe appartementen. Wonen en zorg zijn daar gescheiden en er is een vast team aanwezig. Bij Zorg Plus Twente werken zo’n 220 medewerkers voor 450 cliënten.
Karin Lamberts, Directeur-eigenaar van Zorg Plus Twente en Wil Mensink, Directeur Zorg en projectleider van Zorg Plus Twente geven aan dat een verandering doorvoeren in het begin altijd extra werk met zich mee brengt. Hun tip aan andere organisaties: ’Houd rekening met de extra werkdruk die dit geeft aan medewerkers. Bereken vooraf het aantal uren dat medewerkers nodig hebben voor bijvoorbeeld het deelnemen aan werkgroepen en maak hierover duidelijke afspraken. Voor ons als kleinere zorgorganisatie betekent dit een investering van uren waar geen vergoeding tegenover staat. Ik had graag gezien dat hiervoor een budget beschikbaar was geweest.’
Veranderopgave Zorg Plus Twente wil zich goed voorbereiden op de komende veranderingen. Dat heeft ze onder andere gedaan door: • De bedrijfsvoering zo flexibel, efficiënt en effectief mogelijk in te richten. • Professionals te trainen op de nieuwe functies die komen. • De zorg rondom de cliënt anders te organiseren. • Nieuwe producten en arrangementen samen te stellen en aan te bieden. • Samenwerking met andere (zorg)organisaties te verstevigen.
Uitkomsten • Besparing van 120 uur per week aan niet-zorg-gerelateerde uren dankzij de inzet van tablets waarop cliëntinformatie altijd beschikbaar is en aangepast kan worden. • S amenwerking met vrijwilligersorganisatie voor welzijnsactiviteiten zodat zorgpersoneel zich kan concentreren op zorgtaken. • Afschaffen van teamcoördinatoren: medewerkers houden zelf de administratie bij, de planning wordt centraal geregeld.
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
Zorg Plus Twente heeft al haar zorgmedewerkers toegerust met een tablet, voorzien van internet en een systeem waarmee ze ter plekke cliëntinformatie kunnen opvragen en bijwerken. Een investering die zich snel terugverdient. Karin ligt toe: ‘Het scheelt flink in de administratieve lasten. Voorheen hadden teamcoördinatoren de taak om cliëntinformatie te verstrekken en bij te werken en de planning te verzorgen. Nu zijn er geen teamcoördinatoren meer. De medewerkers verwerken zelf de cliëntinformatie en de planning wordt op centraal niveau gemaakt. Daarmee hebben we een besparing van 120 uur per week op het aantal ‘niet-zorg-gerelateerde uren’ gerealiseerd en op de kosten voor kantoorartikelen en reistijd naar de kantoren.’
Links en achtergrondinformatie • Resultaten In voor zorg-traject Zorg Plus Twente: www.invoorzorg.nl/zorgplustwente • Website Zorg Plus Twente: www.zorgplustwente.nl
Actief Zorg
Door resultaatgericht werken: ruim 25% minder zorguren per cliënt Profiel
Tips
Actief Zorg is een thuiszorgorganisatie die verzorging, verpleging en hulp in de huishouding in de hele provincie Noord Brabant biedt. Actief Zorg heeft AWBZ-contracten met alle 4 de zorgkantoren binnen deze regio en met een groot aantal (40) gemeenten. Bij Actief Zorg werken 690 mensen voor 3000 cliënten. ActiefZorg heeft in de afgelopen 2 jaar een flinke groei doorgemaakt. Zo zijn er cliënten overgenomen van organisaties die stopten met de Huishoudelijke Verzorging. Een tak die Actief Zorg nog rendabel weet te houden en die Actief Zorg een belangrijke stap in het zorgproces vindt.
Lia van Galen, Operationeel directeur van Actief Zorg geniet van deze periode. Haar boodschap: ‘Zorgorganisaties moeten deze hervorming niet met angst aangaan, maar denken vanuit kansen.’ Actief Zorg heeft die kans aangegrepen. Lia vertelt, ‘We hebben een pilot gehouden waarin medewerkers expliciet gestuurd worden op resultaatgericht werken. Het gemiddelde aantal zorguren per cliënt is gedaald. Daarmee lijken we onszelf in de vingers te snijden, maar met dit resultaat zal een gemeente meer klanten naar ons doorverwijzen.’
Veranderopgave Actief Zorg kent een turbulent verleden. De organisatie komt voort uit de schoonmaakbranche. Gaandeweg is daar verpleging en verzorging bijgekomen. Maar er kwamen nog 14 andere nevenactiviteiten bij: horeca, groenvoorziening en uitzendbureautaken bijvoorbeeld. Het werd een ondoorzichtig geheel, zowel financieel als organisatorisch. En dat ging bijna verkeerd. Een nieuw managementteam (MT) trad aan en stelde orde op zaken. Om de slag naar meer professionaliteit te maken zochten ze ondersteuning bij In voor zorg!
Uitkomsten • Er wordt volgens een verbetercyclus aan doelstellingen gewerkt. Er is meer kostenbewustwording en meer structuur. Resultaat: ✓ € 50.000,- besparing door continue focus op kosten verlaging: overhead, gebouw en salaris directie. ✓ € 75.000,- besparing op reiskosten door slim plannen. ✓ Het gemiddeld aantal zorguren per cliënt daalde met ruim 25%. • Bredere inzetbaarheid medewerkers dankzij (bij)scholing. In 2014 zijn 50 medewerkers huishoudelijke verzorging opgeleid voor Algemene dagelijkse levensverrichtingen (ADL taken), waardoor deze groep inzetbaar is in de Verpleging en Verzorging. Resultaat: ✓ Tevreden medewerkers, kwalitatief goede en betrokken zorg tegen een lagere kostprijs en behoud van werkgelegenheid voor nu en behoud van zorgverleners voor de toekomst. ✓ Eind 2014 start opleiding Begeleiding voor Huishoudelijk Verzorgenden. Deze combi-arrangementen leveren naar verwachting 25% besparing op zorgkosten op. • Er is een ander kwaliteitssysteem (Prezo) ingevoerd, dat beter aansluit bij de organisatie en de klantwaarden.
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
‘Omdat de vraag naar huishoudelijke verzorging daalt, investeren wij in bijscholing van onze huishoudelijke verzorgenden. Hiermee kunnen onze medewerkers hun baan behouden, ze worden voor hun nieuwe werkzaamheden zelfs hoger ingeschaald. De organisatie behaalt efficiencywinst op onder andere reiskosten en doordat deze medewerkers voor ons relatief goedkoop zijn. Voor cliënten is het fijn dat zij 1 medewerker over de vloer krijgen die meerdere taken kan uitvoeren. Tot slot heeft deze bredere inzetbaarheid van medewerkers ook nog een maatschappelijke functie, gezien het verwachte tekort aan zorgverleners.’ Ook is Actief Zorg overgestapt op een ander kwaliteits systeem: Prezo. Met dit systeem wordt concreet gemeten op welke punten de organisatie verbeterd kan worden. De klanttevredenheid is hierbij het uitgangspunt. ’Zo bleek bijvoorbeeld dat er verbeterpunten lagen op het gebied van de telefoonaanname door de receptie. Hierop hebben wij de receptie strakker georganiseerd met betere back-up voor telefoondienst. Ook de zorgplanning bleek voor verbetering vatbaar, die wordt nu door de wijkteams zelf gedaan omdat zij meer zicht hebben op de praktijk.’
Links en achtergrondinformatie • Resultaten In voor zorg-traject ActiefZorg
www.invoorzorg.nl/actiefzorg • Website Actief Zorg:
www.actiefzorg.nl
Zorgburo Maatwerk
Investeren in HKZ-certificering loont Profiel
Tips
Zorgburo Maatwerk is een kleinschalige zorgaanbieder in Twente. Het kantoor is gevestigd in Enschede en er wordt zorg en begeleiding geleverd aan cliënten in Enschede en andere steden in Twente. Zorgburo Maatwerk richt zich vooral op cliënten van Turkse afkomst. Bij Zorgburo Maatwerk werken 17 mensen voor 100 cliënten.
Ali Bingöl, directeur-eigenaar van Zorgburo Maatwerk geeft als tip mee dat het klaarmaken van de organisatie voor het HKZ-certificaat zeer de moeite waard is, ook al vraagt het een flinke inspanning qua tijd en geld voor een kleinere organi satie. ‘Met dit certificaat kun je aantonen dat je als organisatie zorg levert die voldoet aan een hoog kwaliteitsniveau en daarmee gaan er ineens deuren open die voorheen gesloten bleven. We zijn nu een gewilde samenwerkingspartner. Allochtone ouderen zijn immers een enorme groeimarkt. Wij hebben de expertise in huis om deze doelgroep op de juiste manier te benaderen, wij hebben het netwerk en ons personeel spreekt altijd meerdere talen. Tegelijkertijd maken wij gebruik van de infrastructuur van de grotere reguliere zorginstellingen. Wij kunnen bijvoorbeeld dagbesteding aanbieden voor Turkse ouderen binnen een gebouw van een grote zorginstelling, wanneer wij zelf in de directe omgeving geen locatie hebben. Dat is dan een win-win situatie.’
Veranderopgave Zorgburo Maatwerk is 1 van de 75 kleine aanbieders in Enschede die zich richt op allochtone zorg. De vraag van Zorgburo Maatwerk luidde dan ook: ‘Hoe zorgen we ervoor dat we erkend worden en ons onderscheiden binnen dit grote aanbod?’. Een positioneringsvraagstuk dus dat in de basis vroeg om professionalisering van de bedrijfsvoering.
Uitkomsten • HKZ-certificering op orde. Zorgburo Maatwerk is de enige interculturele zorgverlener in Twente met een HKZcertificering en een contract met het zorgkantoor voor het verlenen van zorg in natura. • Zorgburo Maatwerk is een strategische alliantie met een grote(re) generalistische zorgaanbieder aangegaan en haalt inmiddels 40% van haar inkomsten uit onderaannemerschap. • Heeft de relatiegerichte manier van werken (o.a. familiaire bejegening van cliënten) kunnen verbinden met resultaat- en procesgericht werken. Daardoor verbetert de toegankelijk heid van het aanbod, wordt de uitval van ‘zorgmijders’ beperkt en het cliëntsysteem effectiever ingezet. • Werkt aan vernieuwende zorgconcepten, zoals ondersteunend groepswonen voor Turkse doelgroep – realisatie samen met woningcorporatie en familieleden van de doelgroep. • Is door enkele gemeenten in Twente geconsulteerd over de herinrichting/versterking van het nieuwe sociale domein en over mogelijkheden van Maatwerk om een adequaat aanbod te leveren.
Ali Bingöl geeft aan dat je niet alle expertise zelf in huis hoeft te hebben. Zorgburo maatwerk heeft de expertise ingehuurd. ‘Voor onze organisatie is een kwaliteitshandboek samen gesteld waarin alle protocollen en afspraken verzameld zijn. De medewerkers zijn getraind in het werken volgens deze protocollen, want het is natuurlijk niet alleen een papieren kwestie. Tijdens het In voor zorg-traject hebben we de externe ondersteuning afgebouwd en geleerd hoe we als organisatie zelf de kwaliteit kunnen bewaken. Daarvoor hebben we onder andere een kwaliteitsmanager benoemd.’ ‘De 14 Twentse gemeenten hebben onlangs besloten dat zij voor de zorginkoop van 2015 in ieder geval raamcontracten gaan aanbieden aan alle zorgverleners die nu door het zorgkantoor gecontracteerd zijn. Dat geeft ons ook weer een mooie voorsprong op andere aanbieders.’
Links en achtergrondinformatie • Resultaten In voor zorg-traject Zorgburo Maatwerk:
www.invoorzorg.nl/zorgburomaatwerk • HKZ-certificatieschema Kleine Organisaties:
www.invoorzorg.nl/HKZ-certificatieschema-KleineOrganisaties • A anbesteding: Regels rond mededinging bij samenwerking
www.invoorzorg.nl/Aanbesteding-Regels-rondmededinging-bij-samenwerking • Website Zorgburo Maatwerk:
www.zorgburomaatwerk.nl
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
IVT Thuiszorg
Productiviteitswinst door slim roosteren Profiel
Tips
IVT kraam- en thuiszorg biedt in de regio ‘s-Hertogenbosch een breed pakket aan dienstverlening op het gebied van thuiszorg: Hulp bij het Huishouden, verpleging en verzorging (V&V) en kraamzorg. IVT Thuiszorg profileert zich als maatschappelijke onderneming gericht op vernieuwing. Binnen de thuiszorg-tak werken 240 medewerkers voor 1.500 cliënten.
Bram van de Langenberg, algemeen directeur IVT kraamen thuiszorg, ligt toe waar de winst concreet uit wordt behaald.
Veranderopgave IVT kraam- en thuiszorg nam enkele jaren geleden een strategische beslissing die op het eerste gezicht niet logisch leek: het versterken van de pijler huishoudelijke hulp. Slim bleek het eens te meer, er was echter meer nodig. Kraamzorg en huishoudelijke hulp liepen goed, echter verzorging en verpleging (V&V) vormden het zorgenkindje. Enerzijds doordat er teveel ballen in de lucht werden gehouden en anderzijds omdat de managementinformatie niet op orde was. IVT thuiszorg zocht ondersteuning bij de implementatie van een toekomstbestendig organisatiemodel. Streven: een stabiel en gezond financieel resultaat met tevreden cliënten en tevreden medewerkers. Een reorganisatie bleek noodzakelijk.
Uitkomsten • Kwaliteit van de managementsturingsinformatie is verbeterd, ondanks een reductie van 22% in de overhead. • De productiviteit van de V&V teams is gestegen van 53% naar 61%, met dezelfde middelen worden meer cliënten geholpen: ✓ de gerealiseerde uren hulp bij het huishouden zijn in 2013 stabiel gebleven in vergelijking met 2012, met een verlaagde indicatiestelling. • Medewerkers V&V zijn flexibeler inzetbaar; van vaste roosters is de omslag gemaakt naar flexibele inzet vanuit de wijkteams. • Kwaliteit van zorg is verbeterd door de invoering van het Zorgleefplan waarbij zorgcoördinatoren (verpleegkundigen) als eerste aanspreekpunt voor cliënten zijn aangesteld. • Negatief financieel resultaat in 2012 is omgebogen naar een positief financieel resultaat.
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
‘We hebben productiviteitswinst geboekt door anders te gaan roosteren. Het werd rooster-technisch te lastig om met alle wensen en privileges van medewerkers rekening te houden. We hebben daarom alle medewerkers de mogelijkheid gegeven om 1 dagdeel op te geven waarop zij niet ingeroosterd kunnen worden en 1 dagdeel waarop zij bij voorkeur niet ingeroosterd willen worden. Het rooster wordt nu centraal voor hen gemaakt, waarbij medewerkers onderling vrij zijn om te ruilen. Dit resulteert in stabielere routes met kortere reistijd. Daarnaast zijn er minder fluctuaties in de planning door een lager ziekteverzuim en hebben we afscheid genomen van een aantal medewerkers die de verandering niet zagen zitten. Ook dit beïnvloedt de teamprestaties.’ ‘Daarnaast hebben we bijna een kwart van de overhead gereduceerd, door afscheid te nemen van 1 van de 2 team coördinatoren. De teamcoördinator regelt vanaf kantoor nu alleen nog de personele zaken, voor de kwaliteitsbewaking hebben we 4 zorgmedewerkers benoemd tot zorgcoördinatoren. Zij worden naast hun reguliere werk gedeeltelijk vrijgemaakt om inhoudelijke vragen van collega’s te beantwoorden, intakegesprekken te voeren en zij fungeren als eerste aanspreekpunt voor cliënten.’
Links en achtergrondinformatie • Resultaten In voor zorg-traject IVT-Thuiszorg:
www.invoorzorg.nl/IVT-Thuiszorg • Interview:
www.invoorzorg.nl/Flexibele-organisatie-maakt-IVTThuiszorg-toekomstbestendig • Rapport De Wijkverpleegkundige in ’s-Hertogenbosch. Vergelijkend onderzoek naar twee werkwijzen van wijkverpleegkundige ‘Zichtbare schakel’-
www.invoorzorg.nl/De-wijkverpleegkundige-ins-Hertogenbosch • Website IVT thuiszorg:
www.ivtthuiszorg.nl
