Professionalisering bedrijfsvoering

Professionalisering bedrijfsvoering

Titel: Globaal Ontwerp IT

Datum: 24 Mei 2002 Versie: 0.4

Inhoudsopgave 1.

DOCUMENTBEHEER .................................................................................................................................. 5 1.1 1.2 1.3 1.4

2.

VERSIE BEHEER ............................................................................................................................................. 5 DISTRIBUTIE LIJST ......................................................................................................................................... 5 GOEDKEURING............................................................................................................................................... 5 LEGENDA ....................................................................................................................................................... 6

INLEIDING ..................................................................................................................................................... 7 2.1 DOEL VAN HET GLOBAAL ONTWERP IT......................................................................................................... 7 2.2 SCOPE VAN GLOBAAL ONTWERP IT .............................................................................................................. 7 2.3 MANAGEMENT SAMENVATTING..................................................................................................................... 8

3.

SYSTEMEN EN BEHEER........................................................................................................................... 10 3.1 SYSTEEMLANDSCHAP .................................................................................................................................. 10 3.2 LINK MET ANDERE APPLICATIES .................................................................................................................. 10 3.3 SAP BEHEER ............................................................................................................................................... 10 3.4 SAP ............................................................................................................................................................. 11 3.4.1 SAP financiële modules...................................................................................................................... 11 3.4.2 Huidige Organisatiestructuur UU in SAP......................................................................................... 11 3.4.3 Integratie met de HR module ............................................................................................................. 12 3.5 AUTORISATIES IN SAP................................................................................................................................. 12 3.6 LINK MET ANDERE APPLICATIES .................................................................................................................. 12 3.7 INVLOEDEN OP HET PROBE PROJECT .......................................................................................................... 13 3.7.1 Release wissel van versie 4.5 naar 4.6............................................................................................... 13 3.7.2 DIS project ......................................................................................................................................... 16 3.7.3 Human Resource module ................................................................................................................... 16 3.7.4 Salaris verwerking in SAP ................................................................................................................. 16

4.

WERKGROEP BASIS REGISTRATIE..................................................................................................... 17 4.1 PROCES BESCHRIJVING ................................................................................................................................ 17 4.2 EISEN EN WENSEN ........................................................................................................................................ 17 4.3 VERTAALSLAG NAAR SAP........................................................................................................................... 18 4.3.1 Onderscheid Onderwijs en Onderzoek............................................................................................... 18 4.3.2 Analyse ............................................................................................................................................... 20 4.3.3 Conclusies en aanbevelingen ............................................................................................................. 20 4.4 ISSUES ......................................................................................................................................................... 21 4.5 LINK MET ANDERE APPLICATIES .................................................................................................................. 21 4.6 AUTORISATIES IN SAP................................................................................................................................. 22 4.7 PLAN VAN AANPAK ...................................................................................................................................... 22

5.

WERKGROEP CONCENTRATIE F ......................................................................................................... 23 5.1 PROCES BESCHRIJVING ................................................................................................................................ 23 5.2 EISEN EN WENSEN ........................................................................................................................................ 23 5.2.1 Bestelling............................................................................................................................................ 23 5.2.2 Digitaliseren....................................................................................................................................... 24

Document naam: 0.4

Globaal IT ontwerp document

Probe Document datum: 7-6-200224-5-2002

Pagina 3 van 336

5.2.3 Opschonen stamdata .......................................................................................................................... 24 5.3 VERTAALSLAG NAAR SAP........................................................................................................................... 25 5.3.1 Proces van bestelling tot betaling:..................................................................................................... 25 5.3.2 Proces van opdracht tot ontvangst:.................................................................................................... 25 5.3.3 Proces van grootboek tot rapportages:.............................................................................................. 25 5.3.4 Proces overig (Vaste activa, investeringen en projecten):................................................................. 25 5.4 ISSUES ......................................................................................................................................................... 25 5.5 LINK MET ANDERE APPLICATIES .................................................................................................................. 25 5.6 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ............................................................................................................... 26 6.

WERKGROEP CONCENTRATIE P ......................................................................................................... 27 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

7.

PROCES BESCHRIJVING ................................................................................................................................ 27 EISEN EN WENSEN ........................................................................................................................................ 27 VERTAALSLAG NAAR SAP / SYSTEMEN ....................................................................................................... 27 ISSUES ......................................................................................................................................................... 27 LINK MET ANDERE APPLICATIES .................................................................................................................. 27 AUTORISATIES IN SAP................................................................................................................................. 27 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ............................................................................................................... 27

WERKGROEP PLANNING EN CONTROL ............................................................................................ 28 7.1 PROCES BESCHRIJVING ................................................................................................................................ 28 7.2 EISEN EN WENSEN ........................................................................................................................................ 28 VRAGEN: .............................................................................................................................................................. 28 7.3 VERTAALSLAG NAAR SAP........................................................................................................................... 29 7.3.1 Begroting............................................................................................................................................ 29 7.3.2 Verplichtingen en vorderingen in SAP............................................................................................... 29 7.3.3 Fast Close .......................................................................................................................................... 30 7.3.4 Conclusie en aanbevelingen............................................................................................................... 30 7.3.5 Issues.................................................................................................................................................. 30 7.3.6 Link met andere applicaties ............................................................................................................... 30 7.4 AUTORISATIES IN SAP................................................................................................................................. 30

8.

WERKGROEP KOSTPRIJZEN ................................................................................................................. 31 8.1 PROCES BESCHRIJVING ................................................................................................................................ 31

9.

WERKGROEP TRAININGEN ................................................................................................................... 32 9.1 SAP TRAININGEN ........................................................................................................................................ 32

10.

RISICO ANALYSE EN BESLISPUNTEN ............................................................................................ 33

10.1 RISICO ANALYSE ..................................................................................................................................... 33 10.1.1 Risico beperking ............................................................................................................................ 34 10.2 BESLISPUNTEN ........................................................................................................................................ 34 11. 11.1 11.2 11.3 12.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN................................................................................................ 35 CONCLUSIES ............................................................................................................................................ 35 AANBEVELINGEN .................................................................................................................................... 35 OPENSTAANDE ISSUES ............................................................................................................................. 35 PLANNING ........................................................................................................................................... 3637

Document naam: 0.4



Pagina 4 van 436

1. Documentbeheer 1.1 Versie beheer Versie

Datum

Gewijzigd door

0.1

Saskia van Apeldoorn

0.2

Saskia van Apeldoorn

0.4

15 Mei 2002

Roy Ponsen André Kauffeld Hans Blok

1.2 Distributie lijst Naam

Organisatie

IT Werkgroep leden

Universiteit van Utrecht

Functie

KPMG Marcel van der Hooft

Universiteit van Utrecht

Directeur CTA / Projectmanager Probe

Rob Uiterlinden

KPMG

Projectmanager Probe

Organisatie

Handtekening

1.3 Goedkeuring Naam

Document naam: 0.4



Pagina 5 van 536

1.4 Legenda SAP termen: FI– Finance Module CO – Controlling module PCA – Profit center accounting MM – Material Management Module SD – Sales & Distributie Module Universiteit van Utrecht termen: UU – Universiteit van Utrecht RW – Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen DIS – Document informatie Systeem JBI – James Boswell Instituut FBU – Faciliteiten Bedrijf Utrecht UBU – Universiteitsbibliotheek UBD – Universitaire Bestuursdienst UM – Universiteitsmuseum Systemen: PWA – Personal Windows Administrator IVOP – Informatie Voorziening overheidspersoneel

Document naam: 0.4



Pagina 6 van 636

2. Inleiding Dit document begint met de doelstelling en de scope van het globale IT ontwerp, daarna volgt er een samenvatting voor het management. Hoofdstuk 3 is bedoeld om een aantal zaken rondom SAP en SAP bij de Universiteit van Utrecht te verduidelijken. Het globale ontwerp IT wordt bepaald door de inrichting van de informatie systemen en de eisen en wensen vanuit de werkgroepen van het PROBE project. Per werkgroep worden de eisen en wensen op een rijtje gezet en vertaald naar de inrichting van SAP. In het tiende hoofdstuk worden alle oplossingen naast elkaar gezet en geanalyseerd op de risico’s die er aan verbonden zijn. Vervolgens zijn er een aantal beslispunten gedefinieerd. Het document eindigt met conclusies en aanbevelingen.

2.1 Doel van het Globaal Ontwerp IT Het doel van het globaal ontwerp IT van het PROBE project is om de vertaalslag te maken van de eisen en wensen die voortvloeien uit de werkgroepen naar de implicaties voor de inrichting van de systemen van de Universiteit van Utrecht.

2.2 Scope van Globaal Ontwerp IT1 Het deelproject IT beperkt zich tot de diensten (UBU, JBI, UBD en UM) en faculteit (RW) zoals gedefinieerd in algemene projectplan voor plateau 1. Na de zomer zal het FBU actief aan het project deelnemen. Gegeven de financiële insteek van het project, richt het deelproject IT haar aandacht op de financiële modules van SAP, FI en CO. Daarnaast kunnen er uit het project concentratie P wijzigingen kunnen voortkomen voor de HR module. Er worden geen nieuwe modules ingezet m.u.v. eventueel PCA bij de faculteit RW. Mochten uit ontwerpeisen van de andere deelprojecten toch de behoefte voor aanvullende functionaliteit van andere (deel)modules ontstaan, dan zal dit gevolgen hebben voor de benodigde resources en eventueel voor de doorlooptijd. Voor zover er sprake is van andere systemen dan SAP, zal de aandacht van het deelproject IT zich beperken tot het houden van aansluiting van deze systemen tot SAP, te denken valt aan bestandsindeling en stamgegevens voor gegevens uitwisseling. Voor de applicatie die zal worden ingezet voor het deelproject kostprijzen is geen ondersteuning nodig vanuit de IT werkgroep. De applicatie zal wel getoetst moeten worden op de samenhang met SAP Scanning en workflow vallen onder het DIS project. UU medewerkers zullen zorg dragen voor de afstemming tussen het DIS project en het PROBE project. Er spelen naast het PROBE project nog een aantal andere zaken zoals de release wissel naar versie 4.6C van SAP, het inrichten van de salarismodule in SAP en de problemen ontstaan door de inrichting van de Human Resource module in SAP.

1

Overgenomen uit document PVA_IT0.4

Document naam: 0.4



Pagina 7 van 736

2.3 Management samenvatting Het doel van het globaal ontwerp IT van het PROBE project is om de vertaalslag te maken van de eisen en wensen die voortvloeien uit de werkgroepen naar de implicaties voor de inrichting van de systemen van de Universiteit van Utrecht. Onderscheid Onderwijs en onderzoek De aanbeveling is om de module Profit center accounting in te richten om separaat te kunnen rapporteren tussen Onderwijs en onderzoek. Daar toe moeten alle relevante interne orders opgesplitst gaan worden en moet er besloten worden hoe men de personele kosten wil toerekenen. Bijvoorbeeld op basis van het contract van een medewerker of op basis van de werkelijke uren besteed aan Onderwijs en of Onderzoek. Indien de werkelijk besteden uren de basis zijn zullen die ook geregistreerd moeten worden, hetzij via een tijdsregistratie systeem, hetzij handmatig. Het inrichten van PCA is relatief eenvoudig en levert structureel geen extra werk op voor de eindgebruiker. Bestelling tot betaling in SAP Vanuit de werkgroep Concentratie F ligt het verzoek om het complete inkoopproces vanaf de inkoopporder tot en met de betaling via SAP te laten lopen. De inkoopmodule is ingericht in SAP voor de hele universiteit, maar wordt niet door alle onderdelen gebruikt. De module kan worden uitgerold voor het dienstencentrum. Planning in SAP Vanuit de Werkgroep Planning en Control is aangegeven dat men de planning voor alle faculteiten in één systeem wil kunnen uitvoeren. Er zijn al meerdere onderdelen van de UU, die gebruik maken van de standaard SAP functionaliteit om te plannen. Het is hier belangrijk om een formaat af te spreken over de verschillende planningsniveau. Het is tevens mogelijk om met meerdere planversies te werken om aangepaste budgetten naast elkaar zichtbaar te maken. Het inrichten van planning voor interne orders en Profit centers vergt geen grote inspanning. Facturatie aan klanten via SAP Vanuit de werkgroep Concentratie F is aangegeven dat men wil gaan factureren via de Sales en Distributie module van SAP. Momenteel wordt er gefactureerd via de financiële module. De discussie over het gebruik van verkooporders is reeds eerder gevoerd. Er is toen voor facturatie via FI gekozen vanwege het geringe aantal facturen in verhouding tot de complexiteit van het inrichten en gebruik van de SD module. Voor de pilot van het dienstencentrum wordt gezien het geringe aantal verkoopfacturen daarom aanbevolen om de FI module te gebruiken. Fast Close en SAP De werkgroep Planning en Control heeft als doel om tot meerdere en snellere periode afsluitingen te komen. Belangrijk daar bij is om een overzicht te maken van alle benodigde informatie vanuit de verschillende systemen. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk informatie rechtstreeks in SAP in te brengen. Door de inkoopmodule te gaan gebruiken voor het dienstencentrum worden verplichtingen al vast gelegd in SAP.

Document naam: 0.4



Pagina 8 van 836

Digitaliseren Om de afstanden tussen de diensten en de dienstencentra te overbruggen, bestaat er vanuit Concentratie F de behoefte om gebruik te maken van een Digitaal Informatie Systeem. Op dit moment wordt er een pilot uitgevoerd binnen de UU, het DIS project. Dit onderwerp valt niet binnen de scope van de IT werkgroep. Archiveren – zie paragraaf 5.2.3 Autorisaties Autorisaties in SAP zijn gebaseerd op rollen. Met de invoering van de dienstencentra zullen de rollen moeten worden aangepast en dus ook in SAP. Verder bestaat er vanuit de beheersorganisatie sterke behoefte om het huidige autorisatie concept aan te passen. Release wissel Momenteel werkt de UU met versie 4.5 van SAP. Tot Januari 2004 kan deze release zonder extra kosten gebruikt worden. In paragraaf 3.5 worden de verschillend opties hoe om te gaan met de release wissel uitgebreid behandeld.

Document naam: 0.4



Pagina 9 van 936

3. Systemen en beheer 3.1 Systeemlandschap Bovenstaand overzicht geeft aan hoe de SAP omgevingen binnen de UU zijn ingericht over de beschikbare machines. Het is een algemeen gebruikt concept wat hier is ingezet. Alvorens er wijzigingen worden doorgevoerd in het productieve systeem, zal er een prototype gebouwd worden in de acceptatieomgeving. Nadat dit is verfijnd en geaccepteerd zal dit worden getransporteerd naar het productieve systeem. Ter ondersteuning van het transportmechanisme en problemen wordt er gebruik gemaakt van een ARS systeem. Dit systeem zorgt voor het monitoren van meldingen tussen de UU en CAP/Gemini. Bij het doorvoeren van wijzigingen op de bestaande inrichting moet vanzelfsprekend ook rekening worden gehouden met interface en maatwerk van andere applicaties.

3.2 Link met andere applicaties Het gaat hier om de volgende systemen: •

Vetware

Diergeneeskunde

FI/CO

•

PRIS

Gem.Dierenlaboratorium

SD

•

Navision

Faciliteitenbedrijf Utrecht

FI/CO

•

Aleph

Bibliotheek

MM

•

IPA/IVOP

Salaris uitbetalingssysteem

FI/CO

•

Osiris

James Boswell

FI/CO

•

METIS

Onderzoekregistratiesysteem

3.3 SAP Beheer De UU heeft het technische beheer van zijn SAP systemen ondergebracht bij CAP/Gemini . Binnen de CTA zijn t.a.v. het SAP systeem de volgende afdelingen te onderkennen: •

Technisch beheer, deze afdeling houdt zich bezig met procesbewaking om de systemen en is tevens intermediair voor CTA met CAP/Gemini.

•

Ontwikkeling, de door de UU gewenste aanpassingen voor maatwerk worden in principe bij deze afdeling ontwikkeld. Indien de capaciteit of kennis ontbreekt kan er worden uitgeweken naar derden. In deze gevallen zal dit onderdeel als gesprekpartner optreden.

Document naam: 0.4



Pagina 10 van 1036

•

Functioneel beheer, hier worden de diverse modules beheerd van het systeem. Per module is er specialistische kennis aanwezig binnen de groep. Deze groep zoekt op verzoek van gebruikers naar nieuwe functies binnen het systeem om deze beschikbaar te stellen. Bestaande functionaliteit wordt verder uitgebouwd veelal in overleg met vertegenwoordigers van de onderdelen (keyusers). Van deze keyusers zijn er drie groepen te onderscheiden t.w. Financieel Logistiek Personeel Periodiek komen deze keyusers bijeen om ervaringen, wensen en ontwikkelingen met elkaar te delen.

3.4 SAP 3.4.1 SAP financiële modules Financiële Module (FI)

Controlling Module (CO)

Ten behoeve van de Externe rapportage Ten behoeve van de Interne rapportage

De financiële module van SAP bevat het grootboek, vaste activa administratie, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie. In de financiële module kan er per bedrijfsnummer een Balans en een Verlies en Winstrekening gemaakt worden. In de Controlling module kunnen de opbrengsten en kosten bekeken worden per kostenplaats2 en of interne order (budget nummer) Elke boeking op een kosten of opbrengstrekening in FI wordt automatisch ook uitgevoerd in de CO module. De totaal saldi zijn aan elkaar gelijk.

3.4.2 Huidige Organisatiestructuur UU in SAP De basis voor een goed werkend SAP systeem is de manier waarop de organisatiestructuur van een bedrijf is vastgelegd in SAP. Dit bepaald het niveau en het detail van de managementinformatie die uit SAP gehaald kan worden. Onderstaand plaatje geeft de hiërarchie aan tussen de organisatie eenheden. C Controlling gebied COUU

Controlling gebied COBV

46 Bedrijven

Kostenplaatsen 2

46 Personeels gebieden

Controlling gebied COST

Bedrijven

Bedrijven

Kostplaatsen

Kostenplaatsen

Worden alleen gebruikt voor eerste geldstroom

Document naam: 0.4



Pagina 11 van 1136

Interne Orders

Interne Orders

Interne Orders

Er zijn voor de universiteit van Utrecht 3 Controlling gebieden gedefinieerd en 59 bedrijfsnummers, die allemaal verdeeld zijn over de 3 Controlling gebieden.3 COUU –

Controlling gebied Universiteit van Utrecht

COST –

Controlling gebied Stichtingen

COBV -

Controlling gebied Bedrijven

Voor een bedrijfsnummer in SAP kunnen een Balans en een Verlies en Winstrekening bepaald worden. Kostenplaatsen en Interne Orders behoren tot een Bedrijfsnummer. Het saldo van de kostenplaats is automatisch onderdeel van het saldo van het Bedrijfsnummer waar de kostenplaats toe behoort. Interne Orders zijn verzamelobjecten waar zowel kosten als opbrengsten opgeboekt kunnen worden.

3.4.3 Integratie met de HR module Een personeelslid wordt in SAP gedefinieerd per personeelsgebied en kostenplaats. Deze beide hangen weer onder een bedrijf. De kostenplaats is de link tussen de HR module en de Financiële modules.

3.5 Autorisaties in SAP De huidige autorisaties zijn gebouwd door middel van rollen. Deze rollen zijn m.n. voor de inter company zeer specifiek. Hier zijn de bevoegdheden van grootboekrekeningen binnen het rekeningschema bedrijfsspecifiek gemaakt. Tevens wordt er gestuurd op de soort gebruikers. Door de inzet van de consolidatie module is het niet meer noodzakelijk om de bevoegdheden van grootboekrekeningen zo nadrukkelijk geregeld te hebben. Het systeem maakt nu het onderscheid naar intercompany op basis van de maatschappij structuur.

3.6 Link met andere applicaties Het gaat hier om de volgende systemen:

3

•

Vetware

Diergeneeskunde

FI/CO

•

PRIS

Gem.Dierenlaboratorium

SD

•

Navision

Faciliteitenbedrijf Utrecht

FI/CO

Er zijn 59 bedrijven gedefinieerd in het productieve systeem.

Document naam: 0.4



Pagina 12 van 1236

•

Aleph

Bibliotheek

MM

•

IPA/IVOP

Salaris uitbetalingssysteem

FI/CO

•

Osiris

James Boswell

FI/CO

•

METIS

Urenregistratie

3.7 Invloeden op het PROBE project In deze paragraaf staan alle IT gerelateerde zaken die niet onder de scope van Probe vallen, maar wel van invloed kunnen zijn op de planning.

3.7.1 Release wissel van versie 4.5 naar 4.6 Binnen de scope van het PROBE project is er nog geen rekening gehouden met een eventuele release wissel (RW) binnen SAP. Het uitvoeren van een release wissel valt niet binnen de scope van het PROBE project. Een release wissel heeft wel invloed op het PROBE project, daarom zijn de verschillende opties met betrekking tot een release wissel naast elkaar gezet. Binnen de beheerorganisatie werd er reeds gekeken naar het moment van het wisselen van release 4.5B naar 4.6C. Bij de RW spelen een aantal factoren een belangrijke rol namelijk: • Het moment van wisselen • Tijdens de start van de wissel tot en met de daadwerkelijke in productie name zal het systeem bevroren4 moeten zijn (doorlooptijd ongeveer 2 maanden) • Door bovengenoemd punt, kunnen er met name voor HR geen transporten, Hotpackage en Legel Change Patches worden ingespeeld • Wordt er een Payroll implementatie gestart voor 1 april 2004. Tijdens een implementatie wordt er geen Release Wissel uitgevoerd. • Tijdens de Release Wissel zullen de gebruikers moeten worden getraind op de nieuwe omgeving. • Release 4.5B wordt onderhouden tot en met eind 2003, daarna kan het onderhoud worden verlengd. Dit verlengen brengt wel extra kosten met zich mee. • Hardware specificatie voor de eindgebruikers Gegeven de veranderende organisatie van de UU, met daar aangekoppelde veranderingen binnen het SAP systeem en de noodzaak tot een Release Wissel, kunnen we een drietal scenario’s bedenken.

3.7.1.1 Variant A – Eerst PROBE project dan Release wissel naar 4.6 Variant A betekent dat eerst het PROBE project wordt uitgevoerd in de huidige SAP omgeving versie 4.5. De release wissel naar versie 4.6 vindt hierna plaats, bij voorkeur voor Januari 2004, want dan stijgen de SAP beheerskosten voor versie 4.5. 4

Werkelijk bevroren 2 weken tot een maand

Document naam: 0.4



Pagina 13 van 1336

Voorwaarden: Oplossingen moeten gerealiseerd kunnen worden binnen de huidige inrichting. Release wissel voor Januari 2004

Voordelen Haalbaar scenario geen extreme wijzigingen

Document naam: 0.4



Nadelen 2 maanden bevroren periode Specifieke training eindgebruikers voor SAP 4.6 Geen optimalisatie Archiveren overtollige data Extra kosten voor onderhoud na 01/2004 Afhankelijk van vervolg implementaties, zoals Payroll. Hierdoor misschien nog verder in de toekomst. Autorisaties opnieuw opzetten

Pagina 14 van 1436

3.7.1.2 Variant B – Release wissel naar 4.6 – PROBE parallel uitvoeren Variant B betekent het parallel uitvoeren van een release wissel en het detail ontwerp van het PROBE project. Deze variant bestaat uit de volgende stappen: 1. De ontwikkelomgeving van SAP upgraden van 4.5 naar 4.6. (Kopie van Productie) 2. Het ontwerp uitvoeren op de ontwikkelomgeving 3. Upgrade van de testomgeving van 4.5 naar 4.6 4. Integraal testen van het ontwerp in versie 4.6 5. Upgrade van de productie omgeving naar 4.6 / Transport nieuw ontwerp naar Productie Voorwaarden: Apart project team voor de upgrade (technische aangelegenheid) Systeem capaciteit, ruimte op de server Extra aandacht voor training eindgebruikers

Voordelen Spoedig starten met een leeg systeem op 4.6C Opnieuw inrichten van systeemcomponenten, gebruik maken van nieuwe functionaliteit in 4.6 in plaats van een 1 op 1 kopie van de huidige situatie. Heropzet totaal systeem, passend bij de nieuwe organisatie structuur van de Universiteit van Utrecht. Heroverwegen keuzes t.a.v. Bedrijfsnummers, Controlling areas, business area’s Nieuwe wensen o.a. PROBE zijn nooit in strijd met oude inrichting

Nadelen Grote inspanning. Alles opnieuw inrichten

Optimalisatie van stamdata. Alleen die grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren invoeren die in het systeem moeten. Vaste activa opnieuw opzetten (OG) Glijdende overgang van oude inrichting naar nieuwe PROBE inrichting Autorisatieopzet conform de laatste inzichten. Eén keer trainen eindgebruikers

Extra kosten voor onderhoud i.v.m. afbouw 4.5B

Document naam: 0.4



(Tijdelijke) extra server capaciteit

Integratie van systemen middels interfaces b.v. intercompany verrekening, salaris journaalpost, HR kostenplaatsen, consolidatie e.d. Conversie stamdata en transactiedata

Archiveren kost inspanning HR te zijner tijd converteren MM /SD te zijner tijd converteren Systeem bevroren tijdens release wissel

Pagina 15 van 1536

3.7.1.3 Variant C – Eerst Release wissel naar 4.6 dan PROBE In deze variant wordt eerst de complete release wissel, 1 op 1 uitgevoerd en pas daarna worden de aanpassingen vanuit PROBE doorgevoerd. Voorwaarden: SAP productie systeem stabiel Huidige organisatie concept blijft bestaan

Voordelen Voor 01/01/04 klaar met de release wissel Gebruik nieuwe functionaliteit 4.6C

Nadelen Korte termijn geen aanpassingen PROBE aan SAP. Invloed HR project kan er voorzorgen dat de release wissel pas laat kan starten. (zie voorwaarden) Dubbele training eindgebruikers, PROBE en SAP Twee maanden bevroren systeem

3.7.2 DIS project Het DIS project houdt zich bezig met elektronisch beschikbaar stellen van documenten. Een van de systemen waar de documenten meer gekoppeld kunnen worden is het SAP systeem. Dit verkeerd vooralsnog in een pilot fase.

3.7.3 Human Resource module Op 1 Januari 2002 is de UU live gegaan met de HR module van SAP. Het betreft hier alle onderdelen van de UU behalve Rechten en Diergeneeskunde. Deze faculteiten maken gebruik van PWA, het is de bedoeling dat in de toekomst alle onderdelen met SAP werken. Helaas zijn SAP en de bijbehorende IPA interface nog niet stabiel.

3.7.4 Salaris verwerking in SAP Het ligt in de planning om ook de salarisverwerking via SAP te laten lopen. Dat zal echter niet dit jaar (2002) plaatsvinden maar wellicht binnen de looptijd van PROBE.

Document naam: 0.4



Pagina 16 van 1636

4. Werkgroep Basis registratie 4.1 Proces beschrijving Doelstelling van het deelproject Basisregistratie is om separaat te kunnen rapporteren over de financiële prestaties van het onderwijs en de onderzoeksinstituten. 5 De volgende processen zijn geanalyseerd: Verkooporder administratie Projectenadministratie Facturering Debiteurenadministratie / Kredietbewaking Inkooporder administratie Crediteuren administratie Planning / budgettering en Forecasting Vaste activa Financiële analyse Grootboek, consolidatie en rapportage

4.2 Eisen en wensen Men wil graag separaat kunnen rapporteren tussen onderwijs en onderzoek. Aandachtspunten hierbinnen zijn: -

Splitsing in kosten en opbrengsten

-

Splitsing in personele kosten

Vragen vanuit de IT werkgroep: 1. Personeelskosten zoals die vanuit HR worden doorgegeven moeten die nog verder verdeeld worden op basis van de werkelijke uren die er besteed zijn door de individuele medewerker aan Onderwijs en Onderzoek? Wat voor tarieven moeten er gehanteerd worden? 2. Kunnen en of moeten de kosten en opbrengsten per faculteit compleet verdeeld worden tussen Onderwijs en Onderzoek.

5

Deelplan Basisregistraties 23-01-02

Document naam: 0.4



Pagina 17 van 1736

4.3 Vertaalslag naar SAP 4.3.1 Onderscheid Onderwijs en Onderzoek Kosten en opbrengsten per organisatorische eenheid kunnen in SAP worden bijgehouden per Bedrijfsnummer (Company code), Business Area of per Profit center. Kostenplaatsen verzamelen enkel kosten en interne orders zijn verzamelobjecten voor kosten en opbrengsten. Het volgende plaatje geeft de hiërarchie weer tussen de verschillende organisatorische eenheden: Bedrijfsnummer

Profit Center

Kostenplaats

Interne Order

4.3.1.1 Optie 1: Bedrijfsnummers uitbreiden Bedrijfsnummers in SAP zijn bedoeld voor organisatorische eenheden die tevens een juridische eenheid vormen. In het systeem van de Universiteit van Utrecht zijn alle faculteiten en de verschillende diensten centra gedefinieerd als bedrijfsnummer, in totaal zitten er nu 59 bedrijfsnummers gedefinieerd. Er vanuit gaande dat onderwijs en onderzoek tot één faculteit behoren en men wil kunnen blijven rapporteren per faculteit is het niet aan te raden om extra bedrijfsnummers aan te maken. Het onderscheid tussen onderwijs en onderzoek is ten behoeve van de interne rapportage en daarom is het logisch om een organisatie object in de Controlling module te kiezen, zijnde een oplossing met kostenplaatsen, interne orders en of Profit Centers.

Document naam: 0.4



Pagina 18 van 1836

4.3.1.2 Optie 2: Profit Centers inrichten Het doel van Profit centers is om de kosten en opbrengsten van interne verantwoordelijkheidsgebieden te kunnen bepalen. Periodiek kan het resultaat bepaald worden. Een Profit center is een management georiënteerde organisatie eenheid die gebruikt wordt voor interne Controllings doeleinden. Afhankelijk van de specifieke wensen van de werkgroep Basisregistratie zou dit de meest logische keuze zijn om het onderscheid te maken tussen onderwijs en onderzoek.

4.3.1.3 Optie 3: Kostenplaatsen uitbreiden Zoals de naam al aangeeft zijn kostenplaatsen bedoeld voor het verzamelen van kosten en voor het definiëren van budgetten. Kostenplaatsen zijn bedoeld om onderscheid te maken in afdelingen. Bij de Universiteit van Utrecht was de kostenplaatsen structuur niet ingericht, in plaats daarvan worden in Interne orders gebruikt. Personeelsleden worden in SAP gedefinieerd per bedrijfsnummer, personeelsgebied en per kostenplaats. De kostenplaats is de link tussen de Human Resource module en de Financiële modules. Bij de invoering van HR zijn alle interne orders daarom als kostenplaats gedefinieerd. Via de salarisinterface wordt de kostenplaats omgezet naar een Interne Order. Kostenplaatsen hangen aan een bedrijfsnummer en aan een Profit center. Dat betekent dat het saldo van de kostenplaats oprolt in het Saldo van het Profit center en vervolgens in het Bedrijfsnummer. Indien er zowel kosten als opbrengsten zichtbaar moeten zijn voor onderwijs en onderzoek, dan bied de kostenplaatsen module geen oplossing.

4.3.1.4 Interne Orders uitbreiden Interne Orders zijn bedoeld voor het plannen en verzamelen en afrekenen van kleine projecten. Een afdeling start een onderzoek maar wil de kosten van dat onderzoek kunnen splitsen van de normale kosten van de afdeling. Door middel van een interne order worden de kosten apart zichtbaar en kunnen ze later afgerekend worden aan de kostenplaats of naar een verzamelorder. Indien er zowel kosten, opbrengsten als balansposities zichtbaar moeten zijn voor onderwijs en onderzoek, dan bied de interne order module geen oplossing.

Document naam: 0.4



Pagina 19 van 1936

4.3.1.5 Optie 5: Grootboek rekeningen uitbreiden Het is mogelijk om de grootboekrekeningen op te splitsen naar Onderwijs en Onderzoek. Dit betekent dat het aantal kosten en opbrengstrekeningen verdubbeld gaat worden. Er zijn momenteel al 1975 grootboekrekeningen gedefinieerd voor de Universiteit van Utrecht. Kosten en opbrengst rapportages in SAP zitten in de Controlling module op basis van een kostenplaats, interne order of Profit center. Bij uitbreiding van het aantal grootboekrekeningen zullen er speciale rapportages gebouwd moeten worden om het onderscheid tussen onderwijs en onderzoek zichtbaar te maken. Indien het uitgangspunt is om gebruik te maken van de standaard SAP functionaliteit is het niet aan te raden om überhaupt voor oplossingen binnen de financiële module te kiezen, omdat er dan rapportages geprogrammeerd moeten gaan worden. Bovendien neemt het aantal grootboekrekeningen explosief toe, wat de beheersbaarheid niet ten goede komt. Ook voor de eindgebruiker wordt moeilijker om te bepalen welke rekening geboekt moet worden.

4.3.2 Analyse Balansposities

Kosten en opbrengsten

Grote invloed huidige inrichting

Koppeling over bedrijven

Bedrijfsnummers

Ja

Ja

Ja

Nee

Profit Centers

Ja

Ja

Nee

Ja

Kostenplaatsen

Nee

Nee

Nee

Nee

Interne Orders

Nee

Ja

Nee

Nee

4.3.3 Conclusies en aanbevelingen Alle argumenten voor en tegen in ogenschouw nemend, is de meest voor de handliggende oplossing het inrichten van Profit center accounting. Er hoeft geen structurele wijziging plaats te vinden van de huidige organisatie structuur in SAP, alleen een toevoeging van het Profit center in de stamgegevens van de interne order. Elke kostenplaats en interne order hangt verplicht aan een Profit Center. De kostenplaatsen en interne orders moeten dus wel in te delen zijn in Onderwijs en Onderzoek. Deze onderverdeling zou ook moeten gebeuren als het onderscheid tussen Onderwijs en Onderzoek binnen de kostenplaatsadministratie en of de interne orderadministratie zou worden opgelost. Het additionele voordeel van Profit Center accounting is dat er balansposities kunnen worden bijgehouden. Bij boekingen op balansposities moet wel rekening gehouden worden met het feit dat dit soort boekingen alleen op een grootboekrekening plaatsvinden en niet op een kostenplaats of interne order. Op boekingsregel niveau zal dus handmatig het betreffende Profit center moeten worden opgegeven. Dit geldt alleen bij boekingen van balans naar balans rekening. Bij een boeking van balans naar V&W Document naam: 0.4



Pagina 20 van 2036

rekening kan het Profit Center voor de balansrekening worden afgeleid. Er zitten standaard rapportages binnen PCA om de kosten en opbrengsten weer te geven en indien gewenst een Balansrekening. Boeking op een interne order of een kostenplaats betekent automatisch een boeking op het Profit center. Uitgangspunt is uiteraard wel dat de kostenplaats of de interne order bekend is bij de boeking van een factuur. Risico hierbij is dat niet altijd van tevoren bekend is of het onderwijs of onderzoek betreft. Er zal dus snel voor dit soort gevallen een “dummy” Profit center worden gebruikt. Vanuit de werkgroep basisregistratie kwam tijdens een presentatie de vraag of er in PCA een mogelijkheid is de kosten en opbrengsten van dit “dummy” Profit center periodiek automatisch volgens bepaalde van tevoren gedefinieerde regels door te verdelen. Dit is in principe mogelijk, maar er bestaat dan het gevaar dat alle boekingen op een dummy worden geboekt en periodiek verdeeld. Dit komt een nauwkeurige splitsing in onderwijs en onderzoek niet ten goede. De kosten bestaan voor 70% uit personele kosten. De personele kosten komen vanuit de HR module via de IPA interface naar de FICO module in SAP. Een personeelslid wordt in SAP vastgelegd op een kostenplaats.6 1. Splitsing bepaald op basis van het contract van een medewerker, er zijn mensen die meerdere contracten hebben en per contract aan kostenplaats verbonden zijn. 2. Het is ook mogelijk om via een info structuur de verdeling naar kostenplaats ook binnen een contract aan te geven, deze optie wordt ook gebruikt binnen de UU.7

4.4 Issues 1

De eisen vanuit de werkgroep Basis registratie zijn momenteel niet duidelijk genoeg bekend om met volle overtuiging aan te kunnen geven wat de beste oplossing is.

4.5 Link met andere applicaties 1

6 7

METIS – Onderzoek informatie systeem.

Dit is Standaard SAP Jolanda Dooijenweerd, 07 mei 2002

Document naam: 0.4



Pagina 21 van 2136

4.6 Autorisaties in SAP Het autorisatieconcept moet worden uitgebreid met alle transactie codes die in PCA gebruikt worden.

4.7 Plan van aanpak Inrichten van de Profit Center Accounting module Opsplitsen van huidige interne orders en kostenplaatsen in Onderwijs en Onderzoek Profit Centers toevoegen aan de bestaande kostenplaatsen en interne orders (materialen en verkooporders) Rapportages definiëren Kostenverdeling en kosten omslag inrichten en definiëren in SAP

Document naam: 0.4



Pagina 22 van 2236

5. Werkgroep Concentratie F 5.1 Proces beschrijving -

Van meerdere administratieve centra naar 4 administratieve centra

-

In scope zijn daarbij de debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, boekhouding en vaste activa administratie.

-

Detail ontwerp organisatie structuur

-

Proces (her)ontwerp Opdracht tot ontvangst , Bestelling tot betaling , Vaste Activa en investeringen, Projectadministratie, Grootboek tot rapportage en Planning en analyse

-

Grootboek bevat periode afsluiting, standaard rapportages, transitoarische posten, periodieke boekingen, BTW aangifte, Afletteren

-

Inkoopproces

-

Pilot: Opzetten Accounting House voor James Boswell, FBU, UBD, Universiteitsbibliotheek, Universiteitsmuseum.

5.2 Eisen en wensen De werkgroep moet een lijst op leveren met de eisen en wensen die er vanuit het “herontwerp” aan SAP gesteld worden. Tijdens een interview met de projectleider van dit deelproject is aangegeven dat er de volgende wensen leven t.a.v. automatisering.

5.2.1 Bestelling De projectgroep wil dat alle verplichtingen worden vastgelegd in het financiële systeem. Hierdoor wordt het mogelijk alle bij het dienstencentrum binnenkomende facturen direct te registreren, zonder kennis te hebben van de herkomst van de bestelling /levering. Diensten. Bestelling in SAP

Document naam: 0.4

Dienstencentrum. Akkoord levering



Registreren van de factuur

Vrijgeven van de factuur

Pagina 23 van 2336

5.2.2 Digitaliseren Bij de projectgroep bestaat de behoefte om gebruik te maken van een DIS (Digitaal Informatie Systeem) systeem. Hiermee kunnen de afstanden die ontstaan tussen de diensten en dienstencentra worden overbrugd. Men wil gebruik maken van early archiving. Dit houdt in dat documenten (inkoopfacturen) vooraf gescand worden om vervolgens vanaf dit tiff-file (gedigitaliseerde factuur) te worden verwerkt. Tevens wil men de functionaliteit van workflow gebruiken om het proces aan te sturen. Op dit moment wordt er een pilot uitgevoerd binnen de UU met de boven beschreven functionaliteit. Globaal ziet het proces er als volgt uit:

Scannen van documenten

Opslaan van documenten

Verwerken documenten

5.2.3 Opschonen stamdata Tijdens de opstartfase van SAP zijn er ter wille van het creëren van draagvlak veel stamgegevens ingevoerd die gewenst werden door de onderdelen. Nu we drie jaar met het systeem operationeel zijn constateren we dat er nog al wat ballast in het systeem terecht is gekomen. Om dit te reduceren wordt er voorgesteld de bestaande stamdata te toetsen op juistheid. Er moet bekeken worden of stamdata gebruikt worden en of er dubbelen in zitten. Indien deze niet meer noodzakelijk op het systeem hoeft te zitten wordt er voorgesteld deze te verwijderen /archiveren. Hiervoor zal een procedure gemaakt moeten worden, waarin dit als “periodieke werkzaamheden” wordt vastgelegd. Kengetallen:

Grootboekrekeningen Bedrijven

59

Crediteuren

57.185

Debiteuren

61.446

Controlling gebieden

Document naam: 0.4

1.975

3

Interne Orders

15.569

Kostenplaatsen

15.560?



Pagina 24 van 2436

5.3 Vertaalslag naar SAP 5.3.1 Proces van bestelling tot betaling: −

inrichten SAP MM-module bij alle bedrijven, deze is reeds ingericht voor een aantal bedrijven zonder voorraad administratie

−

inrichten DIS-workflow (Integratie DIS project)

−

nieuwe inrichting autorisaties

−

aanvullende rapportages

5.3.2 Proces van opdracht tot ontvangst: −

inrichten SAP SD-module bij alle bedrijven

−

nieuwe inrichting autorisatie

−

vastleggen aanmaanprocedure

5.3.3 Proces van grootboek tot rapportages: −

autorisaties op rapporten inrichten

5.3.4 Proces overig (Vaste activa, investeringen en projecten): −

inrichten autorisatie afschrijvingsrun

−

inrichten DIS voor aanlevering boekingsvoorstellen (Journaalposten)

5.4 Issues Het maken van verkoopfacturen kan zowel in SAP /FI als in SAP /SD. Voor de z.g. “fase 1”-factuur is destijds gekozen om deze in SAP /FI aan te maken. Het aanmaken van een enkele factuur in SAP /SD is omslachtig, voor bulk facturatie is SD geschikt.

5.5 Link met andere applicaties Niet van toepassing

Document naam: 0.4



Pagina 25 van 2536

5.6 Conclusies en aanbevelingen De gedeeltelijke splitsing van functies van decentraal naar ADC heeft een grote impact op SAP autorisaties. De stroom van formulieren neemt fors toe (b.v. aanvraag tot bestellen, maken van een factuur in SAP /SD.) Support-IT vraagt zich af of de inzet van SD-module voor alle faculteiten /diensten niet een te zwaar middel is voor aanmaken van facturen. Het opschonen van niet meer noodzakelijke data zal eventueel in een project “Archivering” moeten worden onderzocht. De werkgroep Concentratie F wil gebruik gaan maken van workflow.

Document naam: 0.4



Pagina 26 van 2636

6. Werkgroep Concentratie P 6.1 Proces beschrijving Procesbeschrijvingen zijn per 15 juni 2002 voorhanden. Binnen de werkgroep Concentratie P zijn de volgende processen in scope: 1. Personeelsplanning 2. Werving & Selectie 3. Arbeidsvoorwaarden / regelingen 4. Salarisadministratie 5. Opleiden & Ontwikkelen 6. Verlof & verzuim 7. Doorstroom & Beoordelen 8. Uitstroom Het eerste dienstencentrum gaat van start voor het James Boswell instituut, bestuursdienst, bibliotheek, museum en het facilitair bedrijf. (PILOT)

6.2 Eisen en wensen De werkgroep moet een lijst op leveren met de eisen en wensen die er vanuit het “herontwerp” aan SAP gesteld worden. 2

Omdat de eisen en wensen vanuit de werkgroep concentratie P nog niet bekend zijn is het in dit stadium niet mogelijk om de eisen en wensen aan het SAP-systeem aan te geven.

6.3 Vertaalslag naar SAP / systemen 6.4 Issues 6.5 Link met andere applicaties 6.6 Autorisaties in SAP 6.7 Conclusies en aanbevelingen

Document naam: 0.4



Pagina 27 van 2736

7. Werkgroep Planning en Control 7.1 Proces beschrijving De scope van de werkgroep planning en control is het invoeren van meerdere periodeafsluitingen en het versnellen van de periodeafsluiting. Daarnaast is het de bedoeling om de planning (budgetten) en de werkelijke data in een systeem naast elkaar zichtbaar te hebben

7.2 Eisen en wensen Naar aanleiding van het interview met de projectleider kwamen de volgende punten naar voren: Wensen: •

Begroting integreren in het SAP systeem. Hierdoor is men in staat realisatie en begroting met elkaar te confronteren. Het is wenselijk dat er meerdere begrotingen kunnen worden ingevoerd (begrotingswijzigingen) Het systeem levert periodiek output over de realisatie versus de begroting, Door deze output frequent en tijdig beschikbaar te stellen aan de managers, hebben zij een instrument in handen om te sturen.

•

Verplichtingen volledig vastleggen in het systeem. Op dit moment worden afsluitingen bemoeilijkt doordat de informatie die moet leiden tot een juist inzicht over het tijdvak niet is opgenomen in het financiële systeem (Pijplijneffect). Men is dan altijd afhankelijk van derden om de laatste punten op de ‘i’ te zetten. Hierdoor wordt de continuïteit in gevaar gebracht van de afsluiting van de hele UU. Immers pas als alle informatie is geconsolideerd ontstaat er een totaal beeld van de UU.

•

Fast close. Door het inrichten van bovenstaande punten verwacht men dat het mogelijk is om tot een snellere afsluitprocedure te komen. Het is in een ieders belang dat naar een afsluiting de rapportages snel en volledig beschikbaar komen. (Vooralsnog wordt er gedacht aan een termijn van 4 weken na het verstrijken van de periode.)

N.B. Al deze punten zullen moeten worden opgenomen in een universitaire brede procedure om de volledigheid te kunnen borgen. Vragen: Vaststellen met welke frequentie er gerapporteerd dient te worden uit het financiële systeem (1,3,4,6 of 12 keer per jaar) Vaststellen of iedere afsluiting even zwaar (maand)kwartaalafsluiting versus jaarafsluiting

moet

worden

uitgevoerd.

Verschil

tussen

Vaststellen wat de inhoud en detaillering moet zijn van deze rapportage: •

naar kostensoort Intern /extern balans /exploitatie

•

naar activiteit binnen het onderdeel en van de hele universiteit

Document naam: 0.4



Pagina 28 van 2836

Toetsen of alle mutaties uit de rapportage in SAP zijn ingevoerd. Te denken valt aan: verplichtingen, kosten, opbrengsten, begrotingen enz. Toetsen of alle benodigde informatie tijdig in het systeem beschikbaar is. (kan zijn) Duidelijke planning en control cyclus uitzetten binnen de hele UU. Zodra deze cyclus wordt gestart zal een ieder zich hieraan moeten conformeren. Aan deze cyclus mogen geen concessies worden gedaan, dit kan leiden tot verkeerde interpretatie van de informatie.

7.3 Vertaalslag naar SAP 7.3.1 Begroting De behoefte om de begrotingen te kunnen confronteren met de realisatie leidt ertoe dat deze op een uniforme manier moet worden gevuld in het systeem. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het planningsmechanisme binnen SAP. Hierbij dient rekening te worden gehouden dat op dit moment er bij een aantal onderdelen reeds gebruik wordt gemaakt van de plannings mogelijkheden binnen het systeem. De universitaire begroting zal per onderdeel moeten worden ingevoerd in het SAP systeem op het gewenste detailleringniveau. Eventuele wijzigingen in de begroting kunnen middels nieuwe planversies worden doorgevoerd.

7.3.2 Verplichtingen en vorderingen in SAP Voor de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen wordt er geen gebruik gemaakt van de inkoop module van SAP. Daardoor vindt er in SAP geen registratie plaats van verplichtingen die zijn aangegaan door de faculteit. Een alternatief is om verplichtingen handmatig te registreren in SAP op een kostenplaats of een interne order. Opties

Voordelen

Nadelen

Inrichten Inkoopmodule SAP

Inkooporder levert automatisch een verplichting

Uitrollen van de inkoopmodule en dus ook het inkoopproces / organisatie van aanvraag tot bestelling tot en met betaling

Bij goederen ontvangst wordt de verplichting automatisch aangepast Snellere factuur afhandeling Voorbereiding voor eventueel voorraad administratie in SAP

Middelenbesteding module SAP CO

Relatief makkelijk in te richten

Verplichten worden niet automatisch afgeboekt als goederen binnenkomen Volledigheid is moeilijk vast te stellen, door een nummerreeks voor het totale CO gebied Vergt discipline

Document naam: 0.4



Pagina 29 van 2936

7.3.3 Fast Close Indien de afsluitingen worden versneld/vervroegd vereist dit een grote discipline van alle onderdelen. Deze afsluitende activiteiten dienen in een draaiboek te worden ondergebracht.

7.3.4 Conclusie en aanbevelingen. In zetten van planningen voor de verwerking van de begrotingsinformatie. Verplichtingen vastleggen middels inkooporders (zonder voorraad registratie). Procedure opzetten en vaststellen omtrent de afsluiting binnen de UU.

7.3.5 Issues NVT

7.3.6 Link met andere applicaties Om de volledigheid van de informatie conform de afsluitprocedure te garanderen zullen de aanleverende systemen voor het SAP systeem tijdig de informatie moeten aanleveren.

7.4 Autorisaties in SAP De informatie verstrekking zal veelal opgevraagd worden door de managers. Hiervoor zal een apart autorisatieprofiel voor ontwikkeld worden, om opmaat gesneden informatie uit het systeem te halen.

Document naam: 0.4



Pagina 30 van 3036

8. Werkgroep Kostprijzen 8.1 Proces beschrijving De werkgroep Kostprijzen gaat een kostprijs calculatie model bouwen voor de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen. Hiervoor zal een aparte applicatie worden aangeschaft. Het uitgangspunt is dat de werkgroep kostprijzen dan ook geen eisen en wensen oplevert met betrekking tot de inrichting van SAP.

Document naam: 0.4



Pagina 31 van 3136

9. Werkgroep Trainingen 9.1 SAP trainingen Op basis van de aangepaste inrichting van SAP zal de werkgroep IT input leveren voor de SAP trainingen.

Document naam: 0.4



Pagina 32 van 3236

10. Risico analyse en beslispunten 10.1 Risico analyse Eisen en wensen

Risico’s

Tech

Org.

Onderwijs en onderzoek

-

Specificaties ontbreken

Laag

Hoog

(Profit Center Accounting)

-

Volledige uitrol mogelijk voor alle onderdelen van de UU?

Verplichtingen en Inkoop

-

Centrale /decentrale inkoop niet duidelijk

Laag

Medium

-

Aansluiting DIS

-

Discipline gebruik MM voor bestellingen

-

Facturen niet direct registreren op nummer bestelling

-

is al ingericht in SAP

-

Uniforme werkwijze, niveau van planning

Laag

Laag

-

Wordt al beperkt gebruikt

-

Individuele facturen SD erg omslachtig (ervaring)

Medium

Hoog

-

SD nog niet universiteit breed ingericht

-

Bron informatie moet beschikbaar gemaakt worden via procedure.

Laag

Laag

-

Factuur wordt niet automatisch gegenereerd

-

Aanpassen SAP script formulieren

-

Alles op de juiste tijd in het juiste systeem (afstemming)

Laag

Hoog

-

Afhankelijkheid aanleverende systemen

Hoog

Medium

Medium

Medium

Laag

Laag

Hoog

Medium

Planning in SAP

Facturatie Massa

SD-module

Facturatie Individueel

FI-module

Fast close (uniforme procedure)

Van invloed op PROBE

Risico’s

Digitaliseren (DIS project)

-

Werkbaar product voor de gehele Universiteit

-

Acceptatie door iedere gebruiker

-

Noodzakelijk

-

Nog geen inzicht in functies (concentratie F en P)

-

Noodzakelijk bij opschonen stamdata

-

Alle data zitten nog in SAP vanaf begin (oktober 1998)

-

Keuze juiste tijdstip

-

Lopende projecten

Autorisaties /Functies gebruikers

Archivering

Releasewissel

Document naam: 0.4



Pagina 33 van 3336

Algemene risico’s Afhankelijk van de input van de andere werkgroepen Integratie van de verschillende werkgroepen, gaat PROBE één kant op? SAP is een middel om bedrijfsprocessen te ondersteunen en geen doel op zich. SAP werkt alleen als er op de juiste manier gebruik van wordt gemaakt. Wat er niet in zit kan je er ook niet uit krijgen

10.1.1 Risico beperking Participatie van Support-IT! in de andere werkgroepen. Elk ontwerp document van de werkgroepen moet op technische haalbaarheid getoetst worden. Voorlichting geven over de huidige inrichting van SAP aan het project team Ontwerpen zoveel mogelijk alvast bouwen, zien is geloven. Logica herontwerpen toetsen aan bedrijfsprocessen

10.2 Beslispunten Goedkeuring van de ontwerpdocumenten van de overige werkgroepen.

Document naam: 0.4



Pagina 34 van 3436

11. Conclusies en aanbevelingen 11.1 Conclusies Op basis van de eisen en wensen van de verschillende werkgroepen, is de werkgroep IT in staat om de oplossingsrichtingen te formuleren en ook in te richten in een ontwikkelomgeving. Voor het realiseren van de oplossingen in SAP is er wel meer detail informatie noodzakelijk. Nauwe samenwerking tussen de werkgroepen is dan ook een must. De release wissel naar versie 4.6C is niet strikt noodzakelijk8 om aan de eisen en wensen te voldoen vanuit het PROBE project. In verband met de stijging van de onderhoudskosten is het wel gewenst om voor Januari 2004 over te gaan naar de nieuwe release.

11.2 Aanbevelingen Start zo spoedig mogelijk met het inrichten van de voorgestelde oplossingen in een ontwikkelomgeving van SAP. In de detailfase kan een werkend model in SAP een structurele bijdrage geven aan het verder uitwerken van de bedrijfsprocessen. Voor de IT werkgroep is het een prima manier om een goede inschatting te maken van de benodigde werkzaamheden bij daadwerkelijke inrichting c.q. uitrol van de oplossingen. Een projectbijeenkomst organiseren waarbij de huidige SAP inrichting en het gebruik daarvan wordt toegelicht. Betrek de leden van de IT werkgroep structureel bij de andere werkgroepen, door notulen op te sturen en of de coördinator vanuit de IT werkgroep uit te nodigen voor vergaderingen. De inkoopmodule wordt reeds gebruikt binnen de UU, deze kan uitgerold worden voor het dienstencentrum. Dit betekent wel een scope wijziging van het PROBE project

11.3 Openstaande issues We hebben voor dit globaal ontwerp geen input ontvangen van de werkgroep Concentratie P. Zoals aangegeven in de scope is de verwachting dat de eisen en wensen vanuit Concentratie P alleen invloed zullen hebben op de Human Resource Module van SAP.

8

Op basis van de kennis die we per 24 mei 2002 hebben.

Document naam: 0.4



Pagina 35 van 3536

12. Planning

2002 Mei

2003 Juni

Juli

Augustus

September

Oktober

November

Globaal Ontwerp Realisatie - Prototype Realisatie - Fine tuning Test en Migratie Go live & Support

Document naam: 0.4



Pagina 36 van 3636

December

Januari

Professionalisering bedrijfsvoering

Recommend Documents