bedrijfsvoering

1/6

Notulen commissievergadering HRM/bedrijfsvoering Vergaderdatum:

15-07-2010

Verslagdatum:

26-07-2010

Locatie:

Cubiss

Voorzitter:

Hans Klink

Adres:

Statenlaan 4

Notulist:

Marie-José Frederiks

Aanwezig:

Susan Fransen, Ruud Hakvoort, Katja v. Etten, Esther Ekkel, Marie-José Frederiks, Petra van Oosterhout en Hans Klink.

Afwezig:

Maria v. Iersel (voorzitter), Nanno Nanninga (plv. voorzitter), Frans v.d. Dungen, Trudy Raymakers en Wouter Verhoof.

Genomen besluiten. •

Besluit 1

Opening en vaststellen agenda. Vanwege de beperkte aanwezigheid van de commissie wordt het agendapunt ´Evaluatie commissie´ opgeschort. Projectplan Leefbaarheid: Petra van Oosterhout licht haar projectplan toe aan de hand van het rapport ´servicepunten´ dat in april al naar alle directies is gestuurd. De belangrijkste conclusies zijn: Servicepunten: zijn gehuisvest bij andere organisaties; zijn gehuisvest in gedeelde ruimtes; 71% betaalt geen huur; 90% werkt samen met meer dan 1 partner; voornaamste doelgroep is jeugd en ouderen; meer dan 90% werkt met vrijwilligers. Dit vraagt aandacht voor kwaliteitswaarborg, met als doel optimalisering dienstverlening in kleine kernen en stadswijken. De certificeringsnormen zijn nog niet bekend. Zijn afkomstig van de op te richten franchiseorganisatie. Deze zullen in september beschikbaar zijn. De commissie spreekt haar zorg uit over de inzet van vrijwilligers. Hoe waarborg je kwaliteit? Oplossing kan zijn het inzetten van beeldspraakverbinding met specialisten en medewerkers informatie en advies. Hiervoor heeft een bijeenkomst plaatsgevonden waar twee aanbieders hun producten laten zien. De bedoeling is om met de branche 1 systeem te kiezen, zodat bibliotheken zoveel mogelijk samen kunnen werken. Verhalentafels: met als doel sociale cohesie en het cultureel erfgoed. Dit gaat ook deel uitmaken van Brabant Culturele Hoofdstad. Mensen halen verhalen op over vroeger, dit wordt opgetekend door een journalist en ondersteund door een verteller. In Den Haag heeft men veel ervaring met deze werkwijze. Acht bibliotheken hebben interesse hiervoor getoond.

2/6

Maatschappelijke stages: Met name gericht op delen van ervaringen van bibliotheken. Delen van goodpractises. Multifunctionele accommodatie: Er wordt onderzoek gedaan naar de ondersteuningsbehoefte van bibliotheken op dit terrein. Zoals: Hoe houd je een eigen identiteit? Hoe exploiteer je deze ruimte? Samenwerking met maatschappelijke partners: Het in beeld brengen van best-practices. Ondersteuning en advies: Op het gebied van spreiding en kwaliteit van servicepunten. Katja van Etten geeft aan dat zij zich afvraagt waarom Leefbaarheid deel uitmaakt van de commissie HRM/Bedrijfsvoering. Het past beter bij Verbrede Bibliotheek. Hans merkt op dat Henk Snier in gesprek gaat met de commissievoorzitters en programmaleiders om de commissiestructuur te evalueren. Er zijn geen opmerkingen ten aanzien van het projectplan en het wordt vastgesteld. Bespreken verslag 22-4-2010: Blz 5: kwaliteitszorg en certificering. De nieuwe normen zijn te vinden op de site www.bibliotheekcertificaat.nl. Afsprakenlijst: # 41: is geagendeerd voor deze vergadering. Wordt van de lijst gehaald. # 52: Esther merkt op dat ze niet blij is met de locatie van de terugkomdag van informatiemedewerkers. Dit zal Silvia terugkoppelen in het gesprek met het Buro voor Professionalisering. Wordt van de lijst gehaald. # 53: is gebeurd. Wordt van de lijst gehaald. # 55: inventariseren klachten logistiek. Het betreft vaak kleine klachten, zoals er ontbreekt iets in een krat van de rode draad. Tevens komt het incidenteel voor dat een chauffeur een krat voor een volgende vestiging meeneemt maar die vergeet af te leveren. Die krat is wel binnen 2 dagen op de vestiging. Volgens Susan Fransen wordt er wel eens gemopperd over de bezorging op zaterdag. Zij geeft aan dat haar medewerkers dat zelf aan moeten kaarten. Wordt van de lijst gehaald. # 56: Silvia komt deze vergadering de actuele stand van zaken toelichten. Wordt van de lijst gehaald. # 57: wordt van de lijst gehaald. # 58: de HR- inspiratiedag vindt plaats op 26 oktober bij Bibliotheek Helmond-Peel en gaat over de kracht van generaties. Susan geeft aan dat in haar organisatie veel kennis verloren gaat met het vertrek van medewerkers. Het is goed om deze kennis te borgen. Het is interessant om na te denken over manier waarop dit kan gebeuren, bijvoorbeeld door een verhalentafel of door aanmelding van de pilot generatieleren dat onder het sociaal laboratorium valt. Wordt van de lijst gehaald. Opleidingen o.a. kopklas + Library School Silvia Dobbelsteen geeft een update over opleidingen. De landelijke werkgroep heeft haar plan voor een modulair opleidingsprogramma overgedragen aan het sectorinstituut (SIOB). Daar zullen de opleidingsprofielen verder worden uitgewerkt aan de hand van klantprofielen. Dit najaar gaat ook de FUWA op de schop, vanwege weinig transparantie van het systeem.

3/6

Silvia is aanwezig geweest bij een bijeenkomst van Ecabo over het kwalificatiedossier. Men vroeg feedback op het beroepscompetentieprofiel, maar gezien de verscheidenheid aan deelnemers en belangen, was er sprake van veel polderen over het kwalificatiedossier. Silvia vraagt de commissie om dit profiel door te nemen hierop te reageren. De kopklas is gestart. Het ROC zou bibliotheken rechtstreeks benaderen. De feedback die de commissie heeft gegeven op het opleidingsprofiel is niet overgenomen, voornamelijk omdat de opleiding is samengesteld uit bestaande opleidingen. Meer informatie is te vinden op de website van het ROC (www.roctilburg.nl) Is het mogelijk om vrijstelling te krijgen op deze opleiding omdat medewerkers de opleiding informatiemedewerker hebben gevolgd? Kun je dit met behulp van ervaringscertificaten? Silvia zoekt uit hoe dit zit. Introductie redactrice BNbibliotheek.nl Denise van de Pas stelt zich voor aan de commissie en licht toe wat haar werkzaamheden zijn. Ze vertelt dat ze als redacteur van de BNB-site graag stukken plaatst die bibliotheken aanleveren. Zij vertelt eveneens dat er projectruimte beschikbaar is op de site. Hans gaat de inlogcode voor deze projectruimte regelen. Vervolg opleidingen Hans heeft een gesprek gevoerd met Rob Bruijnzeels over de Library School. De opleiding bestaat uit een basisjaar, waarin de volgende clusters aan de orde komen: Bibliotheek en samenleving, Bibliotheek en cultuur, Bibliotheek en technologie en Bibliotheek en organisatie. Dit jaar kan worden afgesloten met een deelcertificaat. Vervolgens kan een deelnemer doorgaan in het vervolgtraject, een MBA of een Master van 2 jaar. De opleiding start in het najaar van 2010. De kosten zijn € 10.000,00 per student per 3 jaar. Het voorstel aan de commissie is om in 2010, 3 deelnemers te sturen; in 2011, 5 deelnemers; in 2012, 5 deelnemers en in 2013, 5 deelnemers. Een onafhankelijke commissie, bestaande uit Hans, Silvia en Rob Bruijnzeels beoordeelt de aanvragen. De commissie heeft nog veel vragen bij de opleiding. Leidt de opleiding op tot bibliothecaris of voor een managementfunctie? Dit bepaalt namelijk de instroom van deelnemers. Er is meer informatie nodig. De commissie stelt voor dat Rob Bruijnzeels een voorlichtingsbijeenkomst houdt in september van dit jaar. Hans maakt een afspraak hiervoor met hem. Mededelingen Verzoek om bijdrage uit het restant vernieuwingsgeld voor financiering van de coaching voor de cursus ‘Marktgericht werken’ voor domeinspecialisten en ‘Leidinggeven aan verandering’, voor de ontwikkeling van het Library Development Center en voor het ontwikkelen van een preventieve bedrijfsscan van het €team. De inzet van het € -team mag beter gecommuniceerd worden naar de bibliotheken. Een mail van Silvia Dobbelsteen. Deze is deze vergadering besproken. Een leven lang leren: een traineeship ontwikkelen voor MBO-ers binnen de Brabantse bibliotheken waarin een buitenlandse stage wordt opgenomen in het programma. Gedacht wordt aan België, maar vanuit de commissie wordt geopperd om naar Scandinavië te gaan aangezien zij voorop lopen. Marie-

4/6

José gaat geïnteresseerde partners in het netwerk en in het buitenland benaderen voor dit deelproject van het HR-centruM. M&C adviseur per commissie: ter kennisgeving. Spoorboekje Het spoorboekje is achterhaald. Hans dient met Constance de onderwerpen van HRM/bedrijfsvoering in de jaarplanning DOBB te zetten. Denk hierbij aan onderwerpen zoals het onderzoek logistiek, handling en de uitkomsten van de PBA. Jaarverslag 2009 beleidsontwikkeling/leefbaarheid Dit wordt door de commissie ter kennisneming aangenomen. Rapportage t/m kwartaal 2: Hans laat middels de Cockpit zien dat de projecten van de commissie HRM/Bedrijfsvoering financieel op schema liggen. Kennisdelen – betrokkenheid medewerkers. In het kader van de opleiding Management, Organisatie en Marketing heeft Katja van Etten een onderzoek gedaan naar de betrokkenheid van medewerkers binnen Bibliotheek VANnU. Ze constateerde dar tevredenheid niet hetzelfde is als betrokkenheid. Betrokkenheid zegt iets over de mate waarin zij zich scharen achter de doelen van de organisatie, waarin zij net een stapje extra zetten. Betrokken medewerkers presteren beter, zijn klantgerichter en zijn in staat hun eigen werk te organiseren. Zij heeft een vragenlijst uitgezet in de organisatie en heeft een respons van70%. Ook zijn de enkele aanbevelingen opgevolgd zoals het verkleinen van de afstand tussen management en werkvloer door het instellen van teamleiders. Daarnaast worden meer mensen betrokken bij deze processen. Er zijn 3 vormen van betrokkenheid: 1. Affectieve betrokkenheid ( contacten met collega´s, gezelligheid) kwam het meest voor bij VANnU; 2. Normatieve betrokkenheid ( werken is een morele verplichting) 3. Continuïteit: verhouding tussen investering en kosten Deze betrokkenheid wordt bepaald door: 1. Persoonsgebonden factoren 2. Werkgerelateerde factoren ( hier heb je invloed op als werkgever) 3. Omgevingsgerelateerde factoren Conclusie: -

Betrokkenheid vooral affectief.

-

Naarmate mensen langer in dienst zijn is de betrokkenheid lager (sleur, gewoonte, vanzelfsprekendheid)

-

Betrokkenheid is groter op vestigingsniveau, dan op organisatieniveau.

5/6

Aanbevelingen: -

Aandacht voor organisatie (missie/visie/waarden) in inwerkprogramma.

-

Gedegen personeelsbeleid

-

Stimuleren ambassadeurschap.

WVTTK + rondvraag. Hans licht toe dat Henk Snier, directeur/bestuurder Cubiss, kennis heeft gemaakt met de commissievoorzitters en programmaleiders. Naar aanleiding van deze kennismaking heeft hij een aantal strategische vragen geformuleerd. Deze vragen zullen in kleinere groep beantwoordt worden en Hans vraagt wie zich beschikbaar stelt om deel te nemen in deze groep. Susan en Esther melden zich aan en Marie-José houdt zich als reservelid beschikbaar. Hans zal voor de DOBB vergadering van 9 september een bijeenkomst plannen met deze groep. Sluiting van de vergadering. Hans sluit de vergadering.

Volgende vergadering:

07-10-2010 van 9.30-12.30 uur

Locatie:

Cubiss

6/6

Actielijst commissievergadering HRM/bedrijfsvoering

Vastgesteld na:

#

DD-MM-JJJJ

Actiepunten

Actie-houder

49

De projectplannen worden aangepast door de projectleiders. Het onderdeel project rollen en verantwoordelijkheden wordt anders geformuleerd.

Hans Klink

52

Een gesprek met Silvia en het Buro voor Professionalisering over de opleiding ´informatiemedewerker´

Maria van Iersel

54

Maria maakt een afspraak met Maja om te praten over verschil publieke en private taken/werkzaamheden

Maria van Iersel

59

De commissie neemt het beroepscompetentieprofiel van Ecabo door en als er opmerkingen zijn worden deze naar Silvia gemaild.

60

Er wordt uitgezocht wat ervaringscertificaten zijn en wat de eventuele mogelijkheden (meerwaarde) voor bibliotheken/medewerkers zijn.

61

Er wordt projectruimte voor de commissie op de website bnbibliotheek.nl geregeld.

Hans Klink

62

Er komt een voorlichtingsbijeenkomst over de Library School met een presentatie door Rob Bruijnzeels.

Hans Klink

63

Een bijeenkomst om de strategische vragen te beantwoorden voor de DOBB-vergadering van 9 september.

Hans Klink

Allen

Silvia Dobbelsteen

Voortgang

Deadline

Status