Paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering

Paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering

4.5.1 Inleiding De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. Hoewel met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur het college primair verantwoordelijk is voor de realisatie van de door de raad gestelde beleidskaders, is het voor diezelfde raad toch interessant om op hoofdlijnen kennis te nemen van de wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd. Vandaar dat in de programmabegroting deze paragraaf is toegevoegd. 4.5.2 Personeels- en organisatiebeleid De afdeling P&O heeft als doel de organisatie te ondersteunen in de doorontwikkeling naar een kleinere klantgerichte en slagvaardige organisatie met flexibel inzetbare medewerkers. De afdeling streeft hierbij naar een betrouwbare en kwalitatieve dienstverlening. In 2012 werkte de afdeling P&O aan vier thema‟s: De ondersteuning van de organisatieontwikkeling en de begeleiding van de bezuinigingen. Cultuur- en leiderschapsontwikkeling als basis voor kwaliteitsontwikkeling. Strategisch personeelsbeleid: flexibiliteit en innovatie. Ontwikkeling van de afdeling P&O. Wat hebben we bereikt? De visie van de bestuurders - Doorkijk2020 - is vertaald naar een toekomst visie op de interne organisatie efficiënt met ambitie. De focus ligt hierbij op efficiënte bedrijfsvoering, waarbij bedrijfsvoering en processen rond wettelijke taken zo efficiënt mogelijk worden georganiseerd. Voor de organisatiestructuur betekent dit dat we in de toekomst van een sectorenmodel naar een directiemodel gaan. Deze organisatiestructuur zal ook leidend zijn bij de herindeling met de gemeente Bernisse. In 2012 werd een start gemaakt met een groot aantal deelreorganisaties, die uiteindelijk gaan leiden tot het eindbeeld van de toekomstige organisatie. Er is een start gemaakt met de Stadswinkel, de toekomstvisie op stadsbeheer is vastgesteld, en er is een begin gemaakt met de integrale beleidsafdeling. Daarnaast werd er een start gemaakt met de reorganisatie van de afdelingen BIS en WMI; als gevolg van de nieuwe participatiewet komt er een afdeling gericht op inkomen en een afdeling gericht op werk, participatie en meedoen. De voorbereidingen voor het SSC ICT werden eind van het jaar afgerond met het besluit dat het SSC per 1 maart 2013 gerealiseerd gaat worden. Tot slot werd er opdracht gegeven om te onderzoeken of het Jeugd en Jongerenwerk uitbesteed kan worden. Al deze deelreorganisaties krijgen in 2013 en 2014 een vervolg. In 2012 kwam er een nieuwe bezuinigingsopdracht. Naast de al besloten bezuiniging van € 11 miljoen (90 FTE op de personeelsbudgetten) is er een bijkomende bezuiniging

Gemeente Spijkenisse | Jaarverslag 2012

123

voorgesteld van circa € 6 miljoen. De personele gevolgen van deze bezuiniging blijven echter beperkt. Het afgelopen jaar is het programma Goed Kan Altijd Beter verder uitgerold. De afdeling P&O heeft een aandeel in 2 projecten, leiderschapsontwikkeling en strategisch personeelsbeleid. In samenspraak met de universiteit Twente is in 2012 het MDprogramma van start gegaan, met als basis de vastgestelde visie op leiderschap. Strategisch personeelsbeleid is gestoeld op de kernbegrippen flexibiliteit en innovatie. De visienotitie is in 2012 vastgesteld. Doordat er veel tijd en aandacht naar de organisatieontwikkelingen ging, is het nog niet tot een uitwerking gekomen. Eind 2012 is de pilot Het Nieuwe Werken gestart met drie deelprojecten gericht op huisvesting, tijd en plaatsonafhankelijk werken en bring your own device. De pilot wordt in het 2e kwartaal van 2013 geëvalueerd. Met de uitrol van het nieuwe personeelsinformatiesysteem wordt een efficiency verbetering in werkprocessen en procedures beoogd. Inmiddels is het declaratieproces gedigitaliseerd en is een start gemaakt met de digitalisering van de personeelsdossiers. Het ziekteverzuim onder de medewerkers is dit jaar gedaald tot onder het streefcijfer met een gemiddelde van 4.8 %. Integriteit een van de drie kerncompetenties van de ambtelijke organisatie. In de organisatie is continue aandacht voor het onderwerp integriteit, ondermeer door een integrale bestuurlijke en ambtelijke gedragscode. Het aantal meldingen op het gebied van integriteit bleef dit jaar beperkt tot 3. De afdeling P&O heeft zelf ook een bezuinigingstaakstelling. Er is onderzocht welke efficiencyslagen gemaakt kunnen worden. Het team Personeelsbeleid & Advies is in 2012 anders georganiseerd waardoor de bezuinigingen bij dit team gerealiseerd kunnen worden. Hierbij zal het personeelsinformatiesysteem moeten helpen. Wat hebben we er voor gedaan? De afdeling P&O begeleidde de totstandkoming van de toekomstvisie op de organisatie. Ook begeleidde P&O de verschillende deelreorganisaties. Daarnaast verzorgde de afdeling P&O de begeleiding van de personele gevolgen van de vastgestelde bezuinigingen in 2012. Dit leidde in enkele gevallen tot een beroep op het budget flankerend beleid. Als logisch gevolg van de bezuinigingen werden er in 2012 minder vacatures opengesteld; waar mogelijk werden deze vervuld door herplaatsingkandidaten en andere interne belangstellenden. Ook de inhuuruitgaven zijn dit jaar flink gedaald. Op het gebied van opleiding en ontwikkeling werd voor de 3 e keer de intergemeentelijke leergang beleidskunde georganiseerd. In samenwerking met TSM (Twente School of Management) is in 2012 het tweejarig MD programma van start gegaan voor teamcoördinatoren en afdelingshoofden. In totaal zijn er 4 bijeenkomsten geweest en een startbijeenkomst. Deels alleen voor afdelingshoofden en deels een gezamenlijk programma. Dit jaar hebben ook een tiental medewerkers gebruik gemaakt van de


124

mogelijkheid een loopbaangerichte opleiding te volgen vanuit het budget Aantrekkelijk Werkgeverschap. Naast het project E-hrm (uitrol digitaal declareren en digitaal dossier) is, in samenwerking met de afdeling financiën, een start gemaakt met de nieuwe werkkostenregeling. In 2012 is gestart met de uitvoering van de aanbevelingen vanuit de RIE (Risico Inventarisatie en Evaluatie) voor de afdeling Wijkbeheer (rayons en jeugdhonken). Op het gebied van ARBO en ziekteverzuim zijn bovendien herhaaloefeningen BHV georganiseerd en zijn er trainingen geweest voor externe dienstverleners ter preventie van agressie en geweld. 4.5.3 Personeelslasten 2012 Formatie en bezetting Aan het eind van 2012 had de gemeente 736 medewerkers in dienst, die met elkaar 623,30 fte bezetten. De bezetting is dit jaar afgenomen, namelijk 623,30 in vergelijk met 639,74 fte een jaar geleden. Dit leidt voor 2012 tot een totale daling van de bezette formatie van 16,44 fte. Dit bevestigt het beeld dat er met minder medewerkers minimaal dezelfde taken moeten worden uitgevoerd. Als we kijken naar de toegestane formatie, dan kunnen we constateren dat deze in 2012 met bijna 27 fte afgenomen is. Dit heeft uiteraard te maken met de bezuinigingen op de personeelsbudgetten. Deze afname wordt voornamelijk veroorzaakt door het schrappen van bestaande en ontstane vacatureruimten. De formatie van de medewerkers die vertrekken met (vroeg)pensioen wordt door de gemeente in veel gevallen (deels) geschrapt. Gesteld kan worden dat de formatie ruim binnen de vastgestelde kaders is gebleven. De bezette formatie van de gemeente blijft ruim onder de toegestane formatie, namelijk 23,8 fte. Formatie en bezettingscijfer* in fte meerjarig jaar

Toegestane formatie

Bezette formatie

verschil

2012

647,10

623,30

23,80

2011

674,07

639,74

34,34

2010

680,62

642,96

37,66

Landelijk 2011**

626,40

* inclusief de bovensectorale Gemeentesecretaris en Griffie ** o.b.v. personeelsmonitor A&O-fonds 2011 Gemiddeld aantal fte per 1000 inwoners naar gemeente grootteklasse 50.000-100.000 inwoners: 8,7 fte => Spijkenisse 72.000 -> 72 x 8,7 fte = 626,4 fte Indien de toegestane formatie wordt vergeleken met het landelijke cijfer van 2011 kunnen wij constateren dat de toegestane formatie in Spijkenisse met 647,10 fte boven het landelijk cijfer van 626,40 fte ligt. Vorige jaar bedroeg het verschil met het landelijk cijfer 26,1 fte.


125

Hieruit kan geconcludeerd worden dat de gemeente de landelijke trend van de daling van de toegestane formatie volgt, maar nog steeds boven het landelijk gemiddelde zit. Sectoren Hieronder zijn de formatie- en bezettingscijfers uitgesplitst naar sectoren. De begrotings- en realisatiebedragen zijn tevens toegevoegd. Formatie en bezettingscijfers 2012 in fte per sector Begrotings- en realisatiecijfers in euro’s per sector sector

Toegestan

Begroting

Bezette

Realisatie

Verschil

Saldo post

e formatie

salarissen

formatie

salarissen

FTE

salarissen

2012

2012

Concernzaken

180,9

€ 11.481.084

176,4

€ 10.980.983

4,5

€ 500.102

Inwoners

235,6

€ 15.164.200

238,5

€ 14.377.037

-2,9

€ 787.163

Stad en wijk

230,6

€ 13.466.141

208,4

€ 12.334.616

22,2

€ 1.131.525

gemeente

647,1

€ 40.111.425

623,3

€ 37.692.636

23,8

€2.418.790

* inclusief de bovensectorale Gemeentesecretaris en Griffie Concernzaken De bezette formatie van de sector Concernzaken is ten opzichte van 2011 gedaald naar 176,4 fte. Dit is een daling van 7,12 fte, namelijk van 183,52 in 2011 naar 176,4 fte. De toegestane formatie bij Concernzaken is gedaald met 8,6 fte naar 180,9 fte. Inwoners De bezetting voor de sector Inwoners is gedaald met 0,8 fte, namelijk van 239,30 naar 238,50 fte. Vorig jaar was hier nog sprake van een stijging van 10,19 fte. De toegestane formatie bij Inwoners is gedaald met 4,3 fte naar 235,6 fte. Dit is een daling van de formatie, ondanks het samenwerkingsverband ISD per 1 januari 2012. Stad en Wijk Bij de sector Stad en Wijk heeft de grootste daling in de bezette formatie plaatsgevonden: 216,93 naar 208,40 fte; wat een daling van 8,53 fte betekent. Ook de daling in de toegestane formatie is het grootst. Deze bedraagt 14,03 fte namelijk van 244,63 in 2011 naar 230,6 in 2012.


126

4.5.4 Personeelslasten jaarrekening 2012

Personeelslasten 2012 per categorie

rekening per 31-12-2011

begroting na wijz. 2012

rekening per 31-12-2012

saldo per 31-12-2012

Salarissen en sociale lasten (inclusief stelposten en overige dekkingen)

38.347.796

41.535.670

39.106.149

2.429.521

Inhuur ten laste van vacaturegelden Subtotaal salarissen en inhuur t.l.v. vacaturegelden

1.406.221

124.604

1.343.553

-1.218.949

39.754.017

41.660.274

40.449.702

1.210.572

Voormalig personeel

736.794

580.419

758.869

-178.450

Ontvangen UWV gelden

-219.536

0

-259.529

259.529

Overige dekking (o.a. personele stelposten en detacheringsvergoedingen)

-107.361

-8.000

-255.628

247.628

Inhuur (overig: ziekte, eigen taken en specifieke dekking dekkingen)

3.316.187

2.321.104

2.798.050

-476.946

630.789

200.352

683.930

-483.578

Subtotaal overige posten

4.356.873

3.093.875

3.725.692

-631.817

Totaal personeelslasten

44.110.890

44.754.149

44.175.394

578.755

Overwerk en toelagen (inzet-gerelateerd)

Besluitvorming bestuursrapportages

-52.204

-52.204

Stelpost reiskosten woon-werk-verkeer (realisatie kosten in post salarissen)

177.327

177.327

Post algemene personeelstaakstellingen/gem. brede bez. 2010-2014

-101.702

-101.702

Totaal van de gemeente

44.110.890

44.777.570

44.175.394

602.176

Resultaat personeelslasten Het positieve resultaat op de personeelslasten 2012 bedraagt € 602.176. De bezuinigingstaakstellingen op personeelsbudgetten hebben een invloed op het resultaat. De ruimte op de grootste post: salarissen en sociale lasten is licht gestegen in vergelijking met het voorgaand jaar en bedraagt nu: € 2,4 miljoen. Ter vergelijking: in 2010 en 2011 bedroeg deze ruimte respectievelijk € 3,2 en € 2,0 miljoen. Deze ruimte kan nog steeds de overschotten op de posten inhuur en overige posten dekken, waardoor er een saldo van € 578.755 resteert. De eerder besluitvorming, nog openstaande personeelstaakstellingen en de stelpost reiskosten woon-werkverkeer zorgen ervoor dat het resultaat op € 602.176 uitkomt. Dit resultaat brengt tot uitdrukking dat de personeelslasten over 2012 binnen de begroting zijn gebleven en dat de procentuele afwijking op het totale personeelslasten met 1,3% gering te noemen is. Al met al kan dus geconcludeerd worden dat de gemeente het op het gebied van personeelslasten goed heeft gedaan in 2012 door, ondanks de bezuinigingen op de personele budgetten, binnen de financiële kaders te blijven. Inhuur Er is dit jaar, net als voorgaande jaar een daling van de uitgaven van inhuur waar te nemen. De totale inhuuruitgaven zijn van € 4,7 miljoen naar € 4,1 miljoen gedaald. Dit is weliswaar niet zo‟n grote daling als het voorgaande jaar, toen de inhuuruitgaven van


127

€ 7,4 naar € 4,7 miljoen daalde. Dit geeft echter wel aan dat de gemeente nog steeds zeer bewust omgaat met het inhuren van personeel. Hierbij worden er bewuste keuzes en goede afwegingen gemaakt, voordat er voor (verlenging van) inhuur plaatsvindt. Voor de komende jaren blijft het belangrijk om de kosten van inhuur te beheersen. Het Managementteam behoudt hierin een belangrijke rol door elke inhuuraanvraag eerst te beoordelen, voordat deze uitgezet wordt. Overige posten Voormalig personeel Op deze post is er een tekort van -/- €178.450. Dit tekort op voormalig personeel wordt grotendeels veroorzaakt door de lopende WW-uitkeringen. Deze worden op de diverse afdelingen verantwoord vanwege de systematiek: de gemeente Spijkenisse is eigenrisicodrager. Overwerk en toeslagen Hierin vallen onder andere de overwerkvergoedingen, reis- en verblijfskosten voor bedrijfsuitoefening, onregelmatigheidstoeslag en thuiswachtdienst. Deze uitgaven worden niet of maar gedeeltelijk begroot. Dat kan in veel gevallen ook niet, zoals bij overwerk vanwege ziekte en extra taken/werkzaamheden. Dit jaar is er een nadeel op deze post van -/- € 483.578 . Dit is een toename in de overschrijding van het budget met € 25.476 (2011: -/- € 458.102). Aanvullende opmerkingen sectoren bij personeelslasten 2012 Inwoners: Participatiefonds Een substantieel deel van de personeelslasten van de sector Inwoners wordt gedekt uit het participatiefonds. Ten opzichte van de begroting is per saldo € 304.772 meer ten laste van het participatiebudget gebracht (salarissen -/- € 168.026 en inhuur -/- € 136.746 overschrijding). Op de personeelslasten van het participatiebudget dient echter geen rekeningresultaat plaats te vinden, omdat deze lasten volledig worden gedekt door specifieke middelen. In totaal wordt door het participatiefonds een salarisbedrag gedekt van € 3.419.079 en een inhuurbedrag van € 154.408 . Stad en Wijk: grondexploitatie en investeringsprojecten Bij Stad en Wijk is het resultaat op de afdeling Projecten en De Elementen niet meegenomen in het resultaat/voordeel voor de algemene dienst. Dit leidt namelijk tot een lagere doorbelasting naar de grondexploitatie. Dit gaat om een bedrag van -/- € 34.860. 4.5.3 Informatievoorziening Informatievoorziening, en meer specifiek de technische component (ICT) van de informatievoorziening, is voornamelijk gericht op de interne organisatie. Onder invloed van o.a. hogere overheden, de VNG en de maatschappelijke ontwikkelingen is ICT ook steeds meer ingezet bij de verbetering van de dienstverlening en een andere wijze van communiceren met burgers en bedrijven.


128

Wat hebben we gedaan en bereikt? Het NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E-Overheid) is van grote invloed op de ICT-ontwikkelingen en de planvorming binnen de gemeente Spijkenisse. De inrichting van een Mid-office, de ontwikkeling van de Stadswinkel met de noodzakelijke technische voorzieningen en de ontwikkeling van een persoonlijke internetpagina (PIP) zijn voorbeelden van projecten die als gevolg van het NUP gestart zijn en de komende jaren tot concrete wijzigingen in de ICT-architectuur zullen leiden. In 2012 is een start gemaakt met het formuleren van een programma van eisen voor de ICT oplossing van het KCC. In de afgelopen jaren zijn er al diverse vormen van samenwerking geweest met andere gemeenten. Vanaf 2010 wordt bijvoorbeeld door de afdeling DIA het systeembeheer van de gemeente Bernisse uitgevoerd. De bestaande samenwerking wordt meegenomen in de dienstverlening van het Shared Service Center, waarin naast de gemeenten Bernisse en Spijkenisse ook de gemeenten Brielle en Westvoorne participeren. In 2011 is door de vier colleges een convenant ondertekend en is een start gemaakt met de daadwerkelijke inrichting van dit SSC. In 2012 is de kwartiermaker in het vierde kwartaal gestart met de transitie. De transitiefase richt zich erop per 01 maart 2013 te starten met het SSC, genaamd Syntrophos. De samenwerking op het gebied van Geo-informatie en basisregistraties is in 2012 mede in het kader van de oprichting van het SSC voor Bernisse, Brielle, Spijkenisse en Westvoorne verder geïntensiveerd. In het najaar is voor de transitie van de Grootschalige basiskaart (GBK) naar de wettelijk verplichte Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) een transitieteam voor de regio Rotterdam Rijnmond opgericht. Vooruitlopend op het SSC vertegenwoordigt Spijkenisse in dit team alle 4 in het SSC deelnemende gemeenten. Het Waterschap Hollandse Delta en de Gemeente Hellevoetsluis, belangrijke partners in de realisatie van de BGT voor geheel Voorne-Putten, zijn benaderd om gezamenlijk de transitie en in een later stadium het beheer van de BGT op te pakken en onder te brengen bij het SSC. Juist door deze intensieve samenwerking te zoeken kan de forse inspanning die de transitie naar de BGT vraagt gerealiseerd worden. Los van elkaar kan geen van de organisaties dit alleen realiseren. De huidige GBK is voor geheel Spijkenisse in 2012 geschouwd en in overleg met Wijkbeheer aangevuld en geactualiseerd met objecten die voor hen relevant zijn. Hiermee is de GBK van Spijkenisse gereed voor de transitie naar de BGT. Op gebied van de basisregistraties is de 1e stap gezet in het gebruik van een nieuwe berichtenstandaard voor distributie van basisgegevens uit de BAG en GBA. Ook is het schuldhulpverleningsysteem aangesloten op het centrale distributiesysteem waardoor (verplicht) gebruik van de basisgegevens uit de BAG en GBA efficiënter verloopt. Met deze uitbreiding zijn nu 8 hoofdregistraties geautomatiseerd aangesloten op het centrale datadistributiesysteem. Een organisatorische uitwerking is gemaakt voor de borging van het stelsel van basisregistraties. Deze borging moet ervoor zorgen dat de efficiëntie en verbetering van dienstverlening gerealiseerd wordt, maar ook dat voldaan wordt aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met het stelsel van basisregistraties. In 2013 zal de uitwerking voorgelegd worden aan MT en B&W.


129

De eerste fase van de inrichting van de WABO-ICT is in 2012 afgerond. Hiermee is het geautomatiseerd ontvangen van aanvragen voor een omgevingsvergunning en het volledig digitaal verwerken van deze aanvragen gerealiseerd. Daarnaast is een geautomatiseerde signalering en rappellering ingericht tussen de WABO en de BAG. In 2012 zijn verdere stappen gezet om dynamische archieven te digitaliseren en werkzaamheden te automatiseren, dit proces zal de komende jaren in minimaal dezelfde snelheid doorgaan. 4.5.4 Communicatie De contacten met de burger zijn van groot belang om de stad goed te kunnen besturen. Het contact met de burger is ook in 2012 op tal van momenten en op diverse manieren onderhouden. Informatiestromen De website vormt de basis van een constante informatiestroom over het gemeentelijk beleid en de effecten daarvan voor de inwoners van de stad. De opkomst van social media is aanleiding geweest om hierin te investeren; in kennis en gebruik. Hierdoor wordt Spijkenisse inmiddels in de media ten voorbeeld gesteld als zijnde een gemeente die uitmuntend gebruik weet te maken van deze nieuwe kanalen. Vragen van burgers worden beantwoord of direct naar de juiste persoon geleid. Hier blijven we in 2013 op inzetten. Daarnaast is er in 2012 tweewekelijks een pagina met gemeentelijke informatie in het weekblad Spijkenisse verschenen. Het digitaal bewonersloket als onderdeel van de gemeentelijke website geeft inzicht in het totale pakket aan gemeentelijke dienstverlening. Bovendien kunnen bewoners een toenemend aantal diensten rechtstreeks vanuit huis via de website afnemen. Met de komst van de nieuwe website in 2011 is het aantal digitale diensten verder verbeterd. Burgers zijn in 2012 gestimuleerd om gebruik te maken van de gemeentelijke digitale diensten. Bijeenkomsten Door het organiseren van 30 tot 40 informatie- en inspraakbijeenkomsten afgelopen jaar is de bewoners- en belangengroeperingen de mogelijkheid geboden in direct contact met bestuurders en deskundigen over belangrijke ontwikkelingen in straat, buurt en stad van gedachten te wisselen. Voor belangrijke maatschappelijke kwesties, zoals het bevorderen van wijkveiligheid, het voorkomen van overlast en vandalisme, vervuiling en verpaupering van buurten, is samen met bewoners van onze gemeente naar oplossingen gezocht. Mediaberichten Met 150 tot 200 persberichten per jaar is de lokale, regionale en landelijke media zo snel en volledig mogelijk geïnformeerd over besluiten en gebeurtenissen die voor een breed publiek interessant en/of belangrijk zijn. Het streven was een evenwichtig beeld van de gemeente uit te dragen. Door een permanente vernieuwing en verbetering van de eigen media en goede contacten met vooral de lokale media is ook in 2012 op een goede manier voorlichting en communicatie gerealiseerd.


130

Citymarketing Dit plan loopt door tot en met 2017. Door middel van jaarlijkse actieplannen worden de activiteiten per jaar gebundeld. Alle activiteiten in 2012 zijn goed verlopen. U wordt hier verwezen naar programma 1. 4.5.5 Financieel beheer Bestuur In 2012 ontving het gemeentebestuur tijdig de jaarstukken, de kadernota, de meerjarenraming, twee bestuursrapportages en een slotwijziging. Ook is de raad geïnformeerd over de ontwikkelingen in het gemeentefonds en zijn naar aanleiding van de verschillende circulaires begrotingsvoorstellen gedaan. Eind 2012 is een applicatie (i-Pad app) beschikbaar gesteld waarop alle zogenaamde planning en control producten overzichtelijk zijn opgenomen en op eenvoudige wijze zijn te raadplegen. Ook van voorgaande jaren zijn de betreffende stukken aan deze applicatie toegevoegd. Begin 2012 heeft de gemeenteraad een definitief besluit genomen over de aanstelling van de accountant voor de komende 3 jaren. Hiervoor is een Europese aanbesteding gevolgd. Bezuinigingen In 2011 heeft de gemeenteraad voorstellen aangenomen die leiden tot een structurele bezuiniging van € 10 miljoen. Vrijwel al deze bezuinigingen zijn doorgevoerd. Slechts een deel van de bezuinigingen, een aantal van de zogenaamde PM-posten, zal niet gerealiseerd kunnen worden. Het gaat om een bedrag van circa € 800.000. In de Kadernota en de programmabegroting voor 2013 is geconstateerd dat een aanvullende bezuinigingopgave van € 5 miljoen noodzakelijk is. Mede vanwege het niet volledig realiseren van de PM posten uit de voorgaande bezuinigingsronde heeft het college de gemeenteraad in januari 2013 bezuinigingsvoorstellen gedaan voor ruim € 6 miljoen. De besluitvorming en de bewaking van de realisatie van de bezuinigingen zijn vanuit de financiële functie ondersteund. De gemeenteraad werd en wordt via de reguliere planning en control producten geïnformeerd over de stand van zaken. Overigens is in 2012 ook op de financiële functie een formatiereductie van ruim 4 FTE doorgevoerd. Beleidsontwikkeling Op grond van de vereisten uit de Financiële Verordening gemeente Spijkenisse dient op een aantal gebieden nog nieuw beleid opgesteld dan wel geactualiseerd te worden. In 2012 is de nota Investeren, Waarderen en Afschrijven geactualiseerd. Deze is in februari 2013 door de gemeenteraad vastgesteld. Administratie en informatie In 2012 is de implementatie van een volledig nieuwe versie van het financiële pakket Coda 12 voorbereid. Deze nieuwe versie van Coda is vanaf januari 2013 geheel operationeel. Centraal Accommodatiebeheer Sinds 2010 is het beheer van alle accommodaties gecentraliseerd op een plek binnen de gemeentelijke organisatie.


131

Wat hebben we bereikt? Inventarisatie Accommodaties In 2012 is gerapporteerd over de totale omvang en staat van de portefeuille accommodaties. De totale gemeentelijke accommodatieportefeuille beslaat ongeveer 221 accommodaties met een totaal oppervlak van circa 260.000 m² bruto vloeroppervlak (bvo) en een totale WOZ waarde van circa 25 miljoen euro. De jaarlijkse exploitatiekosten bedragen circa 23 miljoen euro per jaar waarvan het merendeel echter nauwelijks beïnvloedbare huisvestingskosten is waaronder kapitaallasten. De technische staat van de accommodaties en de mate waarin voldaan wordt aan weten regelgeving is bekend. In dit kader hebben energie prestatiemeting (EPA) plaatsgevonden voor ±25 accommodaties (totaal rond de 50). Voor een belangrijk deel van de portefeuille zijn meerjaren onderhoudsplannen opgesteld. Een inventarisatie van de gebouwdocumentatie heeft plaatsgevonden. De aanwezige documenten worden in 2013 opgenomen in een digitaal objectdossier (Corsa). Er wordt nog gewerkt aan het completeren van de objectdossiers daar waar belangrijke documentatie ontbreekt. Beleidsontwikkeling In 2012 is een de concept Kadernota accommodatiebeleid opgesteld waarin een duidelijk kader met geformuleerde uitgangspunten en wenselijke prestaties houvast bieden om de bestaande portefeuille te evalueren en adequaat in te spelen op actuele vragen. De kadernota bevat de belangrijkste uitgangspunten voor het strategische accommodatiebeheer. De vraag die in de kadernota centraal staat is: welke acties moeten worden ondernomen om de huidige accommodatieportefeuille aan de laten sluiten het geformuleerde kader en de uitgangspunten van het accommodatiebeleid en wat zijn hiervan de financiële consequenties? Uitgangspunten in deze kadernota zijn het effectief en efficiënt om gaan met de middelen die er zijn, bestaande accommodaties zo intensief mogelijk te benutten, leegstand terug te dringen, multifunctionaliteit van accommodaties te vergroten, het adequaat in stand houden van accommodaties zodat deze geschikt blijven voor het beoogd gebruik en voldaan wordt aan de geldende wettelijke eisen. Tenslotte wordt de focus gelegd op energiebesparing. In 2012 is een energiecoördinator aangesteld die zich richt op de verduurzaming van de bestaande portefeuille, het actief energiebeheer en besparing op energiekosten. In het 1e kwartaal 2013 wordt de kadernota voorgelegd aan de Raad en wordt een uitvoeringsplan opgesteld. Verdere professionalisering van de afdeling In 2012 zijn een aantal processen vereenvoudigd, verbeterd en overdraagbaar gemaakt, te weten: het facturatie-, klachten-, schade-, personeelspassen proces, het proces van het innen van huren en processen die samenhangen met parkeren. De invulling van de accountmanagement rol richting externe huurders en gebouwgebruikers heeft geleid tot een gedragen visie op accountmanagement. In 2013 zal dit nader invulling moeten krijgen en vertaald worden naar de praktijk.


132

Oplevering grote projecten Het gebouw de Boekenberg is in gebruik genomen alsook sporthal Olympia en sporthal Maaswijk. De afdeling accommodaties richt zich het eerste jaar op het verhelpen van aanloopproblemen. In 2012 is het noodstroomaggregaat van het stadhuiscomplex vervangen en uitgebreid. Parkeren Na een Europese aanbesteding zijn 50 nieuwe parkeermeters in de stad geplaatst en is een nieuw parkeerbeleid geëffectueerd. De vervanging van de parkeermeters heeft tot veel problemen geleid maar een langslepend juridisch traject is voorkomen. Er zijn een aantal nieuwe parkeergarages in gebruik genomen waarmee het parkeerareaal bijna is verdubbeld. De parkeerinkomsten hebben zich niet ontwikkeld in overeenstemming met de oorspronkelijke prognoses van adviesbureau goudappel Coffeng. Hierdoor is veel aandacht besteed aan het analyseren van de parkeerexploitatie en het onderzoeken van maatregelen om dit te corrigeren. Interne dienstverlening Het servicepunt heeft afgelopen jaar rond de 20.000 meldingen (bv kapotte lamp, ICT aanvraag) en reserveringen (bv vergaderkamer) ontvangen. De mogelijkheid is geïntroduceerd dat gebruikers zelf meldingen kunnen aanmaken via de computer. 42% van de reservering is vanaf 1 december geboekt via deze Self Service module. Alle ICT meldingen gaan via het Servicepunt en voorbereidingen zijn getroffen om dit ook voor het SSC te continueren. Door de bezuinigingstaakstelling was er sprake van dat het bedrijfsrestaurant gesloten zou moeten worden. De bezuiniging is gerealiseerd en het restaurant is behouden. Het restaurant is opnieuw ingericht, onder meer om de multifunctionaliteit te vergroten. De introductie van identiteits- en toegangspassen is voorbereid. De passen zijn eind januari 2013 voor iedereen beschikbaar gesteld. Financiën Aan de opgelegde bezuinigingen voor de afdeling Accommodaties is grotendeels structureel uitvoering gegeven. Aandacht behoeven de bezuiniging ten aanzien van de energielasten, de wijkcentra en H. de Lintweg. In 2012 is ingezet op het verder verbeteren van de financiële structuur. Er bestaat een goed inzicht in de exploitatie van de panden. Inmiddels staat 90 % van de budgetten op de juiste kostenplaats. In 2012 is meer dan 90% van de rekeningen binnen 30 dagen betaald. Sinds 2010 is het beheer van alle accommodaties gecentraliseerd op een plek binnen de gemeentelijke organisatie. 4.5.5 Bestuursondersteuning De afdeling Bestuursondersteuning is opgericht voor: Het zorg dragen van de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces; Gesprekspartner voor bestuur en managementteam bij relevante (beleid)ontwikkelingen, onderzoek, externe oriëntatie en subsidieverwerving;


133

Procedurele en secretariële ondersteuning voor bestuur en managementteam; Ondersteunen van de professionalisering van de organisatie wanneer het gaat om bestuurlijk besluitvormingsproces, beleidscoördinatie, onderzoek, externe oriëntatie en subsidieverwerving; Beheer en actueel houden van statistische gegevens t.b.v. beleidsontwikkeling. In 2012 lagen de accenten op: Procesbegeleiding van „Doorkijk 2020‟ en „Goed kan altijd beter‟. Projectleiderschap Het Nieuwe Werken. Projectleiderschap kadernota Accommodatiebeleid. Externe oriëntatie en subsidieverwerving. Digitalisering bestuurlijk besluitvormingsproces. Beheer van statistische gegevens en uitvoeren van onderzoeken. Het realiseren van de bezuinigingen. Wat hebben we bereikt en wat hebben we ervoor gedaan? Procesbegeleiding van ’Doorkijk 2020‘ en ’Goed kan altijd beter‘. De afdeling heeft de strategische agenda van de gemeente actief beheerd als procesbegeleider. Juni 2012 is de „Doorkijk 2020‟ vastgesteld door het college en de raad en vertaald naar een uitvoeringsagenda. De „Doorkijk 2020‟ is en wordt nader geconcretiseerd in de overlegstructuur de Tafel van negen. Aan deze tafel nemen diverse bestuurders en invloedrijke ondernemers plaats. Het doel van deze tafel is om het netwerk, onze externe oriëntatie, te vergroten en zo aan de voorkant te zitten van ontwikkelingen op het gebied van haven, onderwijs, arbeid en cultuur. De projecten onder „Goed kan altijd beter‟ worden meer en meer onderdeel van de going concern. Verschillende projecten zijn afgesloten. Het project „Ken je stad, ken je bestuur, ken je organisatie‟ is een dergelijk project. Activiteiten welke onder deze noemer worden georganiseerd zijn „Ken je bestuurder‟. De drie jongste raadsleden hebben in januari 2012 hieraan meegedaan. De bestuurlijk- ambtelijke samenwerking vindt zijn apotheose in het herindelingproces Bernisse-Spijkenisse. Projectleiderschap Het Nieuwe Werken De afdeling heeft het projectleiderschap Het Nieuwe Werken op zich genomen. Er is een visie opgesteld over wat Het Nieuwe Werken is/kan zijn en hoe deze aansluit op de organisatieontwikkelingen. Het Nieuwe Werken is een gereedschapskist om ontwikkelingen te ondersteunen als omschreven in de Doorkijk 2020 welke een flexibelere inzet van medewerkers behoeven. Maar er kan ook gedacht worden aan aantrekkelijk werkgeverschap en vergrijzing en ontgroening. In september 2012 zijn er diverse pilots opgestart om Het Nieuwe Werken te testen binnen de bestaande mogelijkheden. In de zomer van 2013 worden deze pilots geëvalueerd en volgt er een advies aan het managementteam en een implementatieplan. Externe oriëntatie en subsidieverwerving In 2010 en 2011 heeft de afdeling Bestuursondersteuning ingezet op het verwerven van extra middelen voor beleid. Dit is nu regulier onderdeel geworden van de organisatie. In 2011 is een position paper opgesteld om Spijkenisse reeds vroegtijdig bij mogelijke subsidieverstrekkers goed te positioneren (lobby). Spijkenisse heeft veel op eigen kracht reeds gerealiseerd in het centrum, de wijken en in de samenleving. Maar loopt als exgroeikern gemeente nog steeds tegen problemen aan, die onder het voetlicht moeten


134

worden gebracht van mede overheden. In 2012 is dit position paper volop gebruikt om te lobbyen voor Spijkenisse en om duurzame allianties te creëren. Digitalisering van het bestuurlijk besluitvormingsproces. In 2011 is het proces gedigitaliseerd. In 2012 is het proces geëvalueerd en zijn de laatste kinderziektes verholpen. Bijkomend voordeel is dat beleidsnota‟s en verordeningen automatisch worden gearchiveerd, wat het collectieve geheugen van de organisatie sterk vergroot. In het eerste kwartaal van 2013 is gekeken of de digitale werkwijze kan worden doorgezet naar coördinatie-overleggen en managementteamvergaderingen. Er is besloten om dit verder uit te rollen naar deze gremia. Beheer van statistische gegevens en uitvoeren van onderzoeken. Met de Doorkijk 2020 laat de gemeente zien op welke aspecten zij de komende jaren wil investeren om een bepaald effect te realiseren in de samenleving. Deze koers wordt uitgewerkt in beleid en instrumenten, zoals beleidsnota‟s of subsidieregelingen. De samenleving is niet maakbaar. Het is echter wel mogelijk om als gemeente te bepalen wanneer deze samenleving vitaal is (complete stad). Door regelmatig onderzoek te plegen en statistische gegevens te analyseren kunnen ontwikkelingen in de samenleving worden gesignaleerd en onderbouwd. Dan kan de gemeente bepalen op welke wijze zij daarop zelf of met partners kan sturen. In 2012 is bezien welke statistische gegevens noodzakelijk zijn, in welke mate de huidige onderzoeken daarin voldoende voorzien en welke focus kan worden aangebracht in beleidsdoelstellingen. Er is besloten tot een omnibus van onderzoeken uit te voeren. Uitgangspunt blijft de toegankelijkheid van statistische gegevens via de website van de gemeente. Het realiseren van de bezuinigingen. De afdeling BO wordt per 1 maart 2013 samengevoegd met de afdeling Juridische Zaken. Hiermee is de bezuiniging van totaal 1,0 FTE ruimschoots behaald. 4.5.6 Juridische Zaken De kerntaak van de afdeling Juridische Zaken is het bevorderen van de juridische kwaliteit van alles wat de gemeente doet. En bij alles wat de gemeente doet, heeft ze per definitie met het recht te maken. Dat maakt dat de ambtelijke organisatie een organisatie is die zonder uitzondering voortdurend met het recht bezig is. Voor de afdeling Juridische Zaken betekent dat meedenken, opbouwen, ontwikkelen en eventueel corrigeren daar waar nodig. De medewerkers van de afdeling denken maximaal mee met de adviesvrager (collega of bestuur), maar zorgen ervoor dat het maximum ook in beeld wordt gebracht. Dat wil zeggen dat de grenzen van wat uit juridisch oogpunt mogelijk is geschetst moeten worden en opgemerkt. Dat laatste is niet altijd even gemakkelijk en graag gezien, maar dat is wel een taak van Juridische Zaken, want indachtig het collegeprogramma: legitimiteit en rechtmatigheid zijn belangrijke pijlers voor een lokale democratie. Een en ander geschiedt door haar twee teams Rechtsbescherming en Juridisch Advies en Control. Team Rechtsbescherming Het team Rechtsbescherming behandelt bezwaar- en beroepschriften en klachten. De doelstelling is de voorraad bezwaarschriften blijvend onder de 90 te houden. Daarnaast moeten 90% van de bezwaarschriften evenals de klachten binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan.


135

In 2012 zijn door het team rechtsbescherming 344 bezwaarschriften afgehandeld en 44 beroepsprocedures gevoerd. Het betreft dan voorlopige voorzieningen en “echte” beroepsprocedures. Per 2012 behandelt het team op grond van de Gemeenschappelijke Regeling Werk Inkomen en Zorg de bezwaar- en beroepschriften op die terreinen (denk vooral aan de Wet Werk en Bijstand) voor de gemeenten Brielle en Bernisse. Dat heeft er in 2012 toe geleid dat er 9 bezwaarschriften voor de gemeente Bernisse zijn afgehandeld, en 19 voor de gemeente Brielle. Op dit moment ontbreekt nog het precieze inzicht hoeveel beroepschriften er voor beide gemeente zijn behandeld, maar dit zal wel vermeld worden in het jaarverslag bezwaar- en beroepschriften. Een uitgebreide rapportage met betrekking tot het aantal in 2012 ontvangen en behandelde bezwaar- en beroepschriften, de resultaten, doorlooptijden en een analyse daarvan, zal in het tweede kwartaal van dit jaar aangeboden worden. Datzelfde geldt voor het jaarverslag over de klachten, waarin een cijfermatig overzicht van de in 2012 behandelde klachten wordt opgenomen. Team Juridisch Advies en Control De medewerkers van het team Juridisch Advies en Control (JAC) hebben op hun manier ook in 2012 invulling gegeven aan de ontwikkeling van de juridische kwaliteit van de gemeentelijke producten en diensten. Bestuur, management en medewerkers zijn juridisch ondersteund in het bereiken van hun doelstellingen. Vermeldenswaard is de geleverde ondersteuning bij de totstandbrenging en het schrijven van de gemeenschappelijke regeling Shared Service Centrum (Syntrophos) en de daar onder hangende overeenkomsten en regelingen. Het team was „penvoerder‟ bij het schrijven van de nieuwe parkeerverordening. Voorts is het dossier inzake de nieuwbouw van het theater integraal geanalyseerd op juridische risico‟s en zijn aanbevelingen gedaan en uitgevoerd. De organisatie is geïnformeerd over en voorbereid op de komst van de Aanbestedingswet. Tenslotte heeft Paul Frissen op uitnodiging van het team een presentatie gegeven over de rol van de gemeente binnen het openbaar bestuur en is wederom een bijdrage geleverd aan de intergemeentelijke opleiding Voorne-Putten Campus. Griffie In de programmabegroting 2011 stonden als speerpunten voor de griffie in de raadsperiode 2010- 2014 vermeld: Bevordering kwaliteit besluitvorming; Bevordering kennisoverdracht en; Digitalisering.


136

Wat hebben we gerealiseerd en wat hebben we ervoor gedaan? Implementatie bezuinigingen Op het raadsbudget en het griffiebudget is in 2011 en in 2012 bezuinigd conform de door de raadscommissie Algemene Zaken in 2011 geaccordeerde notitie en vervolgens door middel van een raadsbesluit met betrekking tot bezuinigingen op het griffie en raadsbudget. Resteren nog bezuiniging op notuleren raad en bezuiniging op het aantal steunfractieleden (compensatie voor commissievoorzitterschap schrappen) die geëffectueerd worden bij aanvang van de nieuwe raad in 2014. Digitalisering Op het vlak van digitalisering zijn in 2012 de volgende onderdelen opgepakt: De raad op de gemeentelijke website: via de website voortzetting publicatie agenda‟s en stukken van commissies en raad, de politieke weekagenda en geluidsweergave van commissie en raadsvergaderingen; Vanaf september 2011 werkt de raad papierloos; Houdt de griffie zich bezig met de verdere ontwikkeling van notubox (notubox 2, afzonderlijke bestandsmappen etcetera); Draagt de griffie bij aan de ontwikkeling en implementatie van het digitale besluitvormingsproces; Is de E-petitie in 2012 ingevoerd; Heeft de raad toegang tot de beleidsbibliotheek; Met betrekking tot het gebruik van nieuwe media is een themabijeenkomst georganiseerd. Programmabegroting en meetbare doelstellingen De ontwikkeling van meetbare doelstellingen is in samenwerking met het onderdeel statistiek van de afdeling Bestuursondersteuning ter hand genomen. Dit is een gestage ontwikkeling die de komende jaren verder wordt uitgewerkt. Het aantal programma‟s is met 1 verminderd. Kwaliteit besluitvorming Voortzetting van de inzet om door middel van presentaties en themabijeenkomsten (in commissieverband, raadsverband dan wel in de vorm van bijeenkomsten van de gezamenlijke raden op Voorne-Putten en bijeenkomsten met de raad van Bernisse), en door toezien door de griffie op adequate beantwoording van vragen en toezien op een adequate actieve informatieplicht van het college, bij te dragen aan verbetering van de kwaliteit van besluitvorming. Raadsbrede themabijeenkomsten richten zich vooral op Doorkijk 2020, de bezuinigingen en de herindeling met Bernisse. Herinvoering strategische agenda voor de commissies. Informatievoorziening via de website (weekberichten) en fysiek op papier ter inzage op de vide. Werving accountant De raad heeft begin 2012 de werving van de accountant afgerond voor de periode tot en met 2015, met de mogelijkheid tot verlenging van 2 keer een jaar. Werkgeverscommissie In het najaar 2012 heeft de raad de verordening op de werkgeverscommissie vastgesteld.


137

Paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering

Recommend Documents