Paragraaf 4.5 BEDRIJFSVOERING Inleiding De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. Hoewel met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur het college primair verantwoordelijk is voor de realisatie van de door de raad gestelde beleidskaders, is het voor diezelfde raad desalniettemin interessant om op hoofdlijnen kennis te nemen van de wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd. Vandaar dat in de programmabegroting deze paragraaf is toegevoegd.
Personeels- en organisatiebeleid 2010 is het laatste jaar van Op Koers. Met de invoering van het Verbeterd Sectoren Model in 2007 is al een belangrijke slag gemaakt om te komen tot slagvaardige en klantgericht organisatie. De afdeling P&O ondersteunt de activiteiten in het kader van Op Koers. Uit de tussenevaluatie Op Koers bleek dat er vooral bij de sector Stad & Wijk een herstructurering nodig is, de contouren hiervoor zijn in 2009 zichtbaar gemaakt. Daarnaast wordt op Koers nadrukkelijk in de lijn gebracht wat betreft de interne communicatie en de koersbepalingen. Naast deze organisatieontwikkelingen richt P&O zich op de verdere ontwikkeling en implementatie van het beleid van Aantrekkelijk Werkgeverschap. De kredietcrisis en de gevolgen hiervan vragen om een kritische blik op de formatie en de personeelskosten. Ontwikkeling van personeel enerzijds en het bewaken van de personeelskosten anderzijds is voor P&O in 2010 een hoge prioriteit. Wat willen we bereiken? We ondersteunen de verdere organisatieontwikkeling Op Koers die moet leiden tot een slagvaardige, klantgerichte, kwalitatief betere en goed geleide organisatie. De eerder gestelde uitgangspunten worden ook de komende tijd door ons bewaakt. We ontwikkelen beleid in het kader van de aanstelling in algemene dienst en loopbaanbeleid als instrument tot behoud en verder ontwikkeling van personeel. Strategische personeelsplanning, zowel kwalitatief als kwantitatief gaat hierbij nadrukkelijk een rol spelen. De afdeling P&O werkt aan een interne kwaliteitsimpuls met als doel om alle benodigde managementinformatie op personeelsgebied snel, probleemloos en foutloos aan het management aan te leveren. De afdeling is er op ingericht de organisatie zo klantgericht te bedienen. Wat gaan we er voor doen? In het laatste jaar van op Koers zullen activiteiten worden ontwikkeld met aandacht voor cultuur, leiderschapsontwikkeling en organisatieontwikkeling. P&O ondersteunt hierbij de verdere ontwikkeling van de organisatie-inrichting bij de sector Stad & Wijk. Hierbij ligt het accent in 2010 op de samenwerking tussen de sectoren Stad & Wijk en Inwoners en de integraliteit van beleid. Het MD programma zal nadrukkelijk worden ingezet om een bijdrage te leveren aan de gewenste cultuuromslag. Verder worden er in de netwerkbijeenkomsten, naast de meer HR gerelateerde onderwerpen bestuurlijke thema's geagendeerd. Hierbij wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van eigen medewerkers en deskundigheid. In het kader van strategische personeelsplanning zal er zowel een kwalitatieve als kwantitatieve blik komen op de personeelsformatie. Er worden personeelsscans gehouden en kwalitatieve en kwantitatieve Gemeente Spijkenisse | Programmabegroting 2010
169
trendanalyses gemaakt. Voor de overige kwalitatieve en kwantitatieve sturing blijft de afdeling P&O het reeds ingezette beleid ondersteunen, zoals de beheersing van het ziekteverzuim en de toepassing van het systeem van Beoordelen, Functioneren en Ontwikkelen (BFO). Het POP gesprek vormt hierbij een belangrijk onderdeel. In het kader van Aantrekkelijk Werkgeverschap zal in 2010 het ingezette beleid geëvalueerd worden. Doorstroom beleid is een belangrijke pijler voor Aantrekkelijk Werkgeverschap. Met name het instrument Aanstelling in Algemene dienst en de relatie met andere instrumenten zoals de personeelsscan en de interne werving - en selectieprocedure wordt in 2010 verder ontwikkeld.
Informatievoorziening De afdeling Documentenbeheer Informatievoorziening en Automatisering (DIA) houdt zich in de volle breedte bezig met de informatievoorziening van de gemeente Spijkenisse. Tot voor kort was de dienstverlening voornamelijk gericht op de interne organisatie. Onder invloed van o.a. hogere overheden, de VNG en de maatschappelijke ontwikkelingen zien we dat ICT ook steeds meer wordt ingezet bij de verbetering van de dienstverlening en een andere wijze van communiceren met burgers en bedrijven. Wat willen we bereiken? De rijksoverheid, de provincies, de waterschappen en de gemeenten hebben gezamenlijk een convenant ondertekend waarin duidelijke afspraken en termijnen zijn vastgelegd voor de verdere inrichting van de elektronische dienstverlening. Dit zogenaamde NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E-Overheid) is van grote invloed op de ontwikkelingen binnen de gemeente Spijkenisse. Ook wordt in dit NUP een belangrijke relatie gelegd tussen ICT-ontwikkelingen en verbetering van de dienstverlening. In het informatieplan 2009 is het NUP verder toegelicht. De inrichting van een Mid-office, de ontwikkeling van een Klanten Contact Centrum (KCC) met de noodzakelijke technische voorzieningen en de ontwikkeling van een persoonlijke internetpagina (PIP) zijn voorbeelden van projecten die als gevolg van het NUP het komende jaar tot concrete acties en resultaten moeten leiden. In de afgelopen jaren zijn er al diverse vormen van samenwerking geweest met andere gemeenten. Soms waren dit eenmalige vormen van samenwerking voor bijvoorbeeld de inkoop van computers met Barendrecht of Bernisse en soms ging het om meer structurele vormen van samenwerking zoals bijvoorbeeld het lidmaatschap van GovUnited. Het afgelopen jaar is de samenwerking op het gebied van ICT in een stroomversnelling geraakt. De gezamenlijke besturen op Voorne-Putten hebben een adviesbureau verzocht een haalbaarheidsonderzoek te doen. Dit haalbaarheidsonderzoek heeft tot een positief advies geleid en heeft geresulteerd in een vervolgopdracht om tot een business case te komen. Een veel gebruikte vuistregel is dat 80 procent van alle informatie een ruimtelijke component heeft. Dat betekent dat deze informatie, van regelgeving tot bodemgeschiktheid en van subsidies tot percentages allochtonen in een wijk, te koppelen is aan een locatie. Bijvoorbeeld een adres, een wijk, een gemeente of een plek langs een weg. Vertaald naar een locatie kan dit daadwerkelijk op een kaart, met een Geografisch InfomatieSysteem (GIS) of een navigatiesysteem in beeld worden gebracht. Wanneer informatie gekoppeld kan worden aan een locatie, zijn deze gegevens ruimtelijk te analyseren. Daarnaast zijn zij dankzij deze koppeling op basis van locatie te combineren met andere gegevens. Al deze informatie is vervolgens in samenhang in beeld te brengen met behulp van een kaart. Dat heeft een duidelijke meerwaarde, omdat clustering en geografische relaties zonder locatie/kaart vrijwel niet opgemerkt worden. Voor Spijkenisse betekent dit dat bij beleidsontwikkeling, bij het beheer openbare ruimten, bij handhaving en bij de directe dienstverlening (denk aan meldingen of vergunningen) ook steeds vaker gebruik gemaakt kan en zal worden van GEO-informatie. De digitalisering in Spijkenisse heeft een belangrijke vlucht genomen. De post is volledig gedigitaliseerd, een aantal belangrijke dynamische archieven zijn gedigitaliseerd en dit proces zal de komende jaren in minimaal dezelfde snelheid doorgaan.
170
Gemeente Spijkenisse | Programmabegroting 2010
Wat gaan we er voor doen? Eind 2009 zal er een nieuwe nota informatiebeleid ter besluitvorming aangeboden worden waarin o.a. de consequenties van het NUP worden geanalyseerd en vertaald naar een toekomstvisie voor Spijkenisse. Daarnaast zal ook voor 2010 weer een informatieplan worden ontwikkeld waarin de concrete projecten en activiteiten worden benoemd. Begin 2010 wordt de business case voor het zogenaamde Shared Service Center (SSC) verwacht. Op dat moment kan bezien worden of een verregaande samenwerking op het gebied van ICT op Voorne-Putten rendabel is.
Communicatie Wat willen we bereiken ? De belangrijkste functie van de afdeling Communicatie en Representatie is het bevorderen van een open en transparante overheid door het ontwikkelen en beheren van een goede gemeentelijke informatievoorziening. Het denken en handelen vanuit de belangen en de beleving van de burger heeft hoge prioriteit en wordt daar waar het nodig is in verbetertrajecten uitgewerkt. Wat gaan we er voor doen? De contacten met de burger worden op tal van momenten en op diverse manieren onderhouden. De gemeentelijke voorlichtingskrant, die maandelijks op alle huisadressen wordt bezorgd, en de website vormen de basis van een constante informatiestroom over het gemeentelijk beleid en de effecten daarvan voor de inwoners van de stad. Het digitaal loket als onderdeel van de gemeentelijke website geeft inzicht in het totale pakket aan gemeentelijke dienstverlening. Bovendien kunnen bewoners een toenemend aantal diensten rechtstreeks vanuit huis via de website afnemen. Door het organiseren van zo'n 30 tot 40 informatie- en inspraakbijeenkomsten per jaar bieden wij bewoners en belangengroeperingen de mogelijkheid in direct contact met bestuurders en deskundigen over belangrijke ontwikkelingen in straat, buurt en stad van gedachten te wisselen. Voor belangrijke maatschappelijke kwesties, zoals het bevorderen van wijkveiligheid, het voorkomen van overlast en vandalisme, vervuiling en verpaupering van buurten, worden samen met bewoners van onze gemeente oplossingen gezocht. Met zo'n 150 tot 200 persberichten per jaar informeert de afdeling Communicatie en Representatie de lokale, regionale en landelijke media zo snel en volledig mogelijk over besluiten en gebeurtenissen die voor een breed publiek interessant en / of belangrijk zijn. Het streven is een evenwichtig beeld van de gemeente uit te dragen. De uitgifte van een burgerjaarverslag, waarin de burgemeester verantwoording aflegt over de kwaliteit van de dienstverlening van de gemeente, draagt hier mede aan bij. De afdeling Communicatie en Representatie ondersteunt projecten die de aantrekkelijkheid van Spijkenisse als woon-, werk en leefstad bevorderen. Eén hiervan is het project Citymarketing. Dat plan loopt tot en met 2017. Door middel van jaarlijkse actieplannen worden de activiteiten per jaar gebundeld. Door een permanente vernieuwing en verbetering van de eigen media en goede contacten met vooral de lokale media probeert de afdeling Communicatie en representatie ook in 2010 een betere voorlichting en communicatie te realiseren. Daarnaast verzorgt de afdeling Communicatie en Representatie ook in 2010 vanuit het projectbureau De Elementen de voorlichting over de ontwikkeling van de gelijknamige nieuwbouwwijk tussen de Oude Maas en het centrumgebied.
Gemeente Spijkenisse | Programmabegroting 2010
171
Financieel beheer Ook in 2010 is de voornaamste taak van de financiële functie het adviseren en ondersteunen van het bestuur en de organisatie op het gebied van financiën. Het doel daarbij is dat het bestuur en de organisatie hun ambities en verantwoordelijkheden kunnen waarmaken onder de voorwaarde van een evenwichtige financiële huishouding nu en in de toekomst. Hieronder een korte toelichting op de voornaamste aandachtsgebieden voor de financiële functie in 2010. Ondersteuning bestuur Het jaar 2010 staat in het teken van de gemeenteraadsverkiezingen. Dat betekent ten aanzien van het financieel beheer ondersteuning bij de totstandkoming van het nieuwe collegeprogramma, het eventueel aanpassingen doorvoeren naar aanleiding van bijvoorbeeld portefeuillewijzigingen en in overleg met de gemeenteraad zonodig aanpassen van de indeling van de programmabegroting. Deze wijzigingen brengen aanzienlijke aanpassingen in de financiële systemen met zich mee. Daarnaast zorgen we ook dit jaar weer voor de samenstelling en tijdige aanlevering van de planning en control producten voor het gemeentebestuur. De totstandkoming van een nieuw collegeprogramma heeft ongetwijfeld ook consequenties voor de opzet en de behandeling van de kadernota. Daarnaast is in 2010 de evaluatie van het functioneren van onze accountant aan de orde (art. 2 lid 1 Controleverordening gemeente Spijkenisse). In samenwerking met de griffie zullen wij de gemeenteraad hierin ondersteunen. Beleidsontwikkeling Nadat in oktober 2009 de beleidsnota Risicomanagement en Weerstandsvermogen is vastgesteld, vindt de implementatie hiervan grotendeels in 2010 plaats. Op basis van de nieuwe beleidsuitgangspunten zal de paragraaf Weerstandsvermogen in de programmabegroting 2011 een andere opzet kennen. In 2010 zal tevens de verdere implementatie van de nota Misbruik en Oneigenlijk Gebruik plaatsvinden. Op grond van de vereisten uit de Financiële Verordening gemeente Spijkenisse dient op een aantal gebieden nog nieuw beleid ontwikkeld te worden. Het voornemen is in 2010 de nota Bedrijfsvoering en de nota Gebonden Partijen aan te bieden. De nota Afschrijvingsbeleid zal worden geactualiseerd. Management informatie Vanaf 2008 is een start gemaakt met het tot stand brengen van een management informatiesysteem dat het management van de organisatie tijdig en integraal van de benodigde sturingsinformatie voorziet. Het realiseren hiervan is geen eenvoudige opgave. Financiële informatie vormt een belangrijk onderdeel van dit systeem. De voorbereidingen zijn onder andere de aanschaf van verbeterde rapportagesoftware, het realiseren van een aantal specifieke rapportages en het inrichten en voeren van de financiële administratie op basis van de zogenaamde boekhoudkundige permanence. Hiermee wordt de voorwaarde geschapen om vanuit Coda informatie “real time on line” beschikbaar te stellen. In 2010 is ook de nieuwe opzet van het formatie- en personeelslastenbeheer voor het eerst volledig operationeel. Daarnaast staat voor 2011 de migratie naar een nieuwe versie van Coda gepland. De voorbereidingen daarvoor krijgen vanaf 2010 hun beslag. In 2010 zal ook extra aandacht gegeven worden aan het budgethouderschap binnen de organisatie. Vanuit de afdeling FEZ zal de informatievoorziening en communicatie met budgethouders verder worden verbeterd. Er zal extra aandacht worden besteed aan de opleiding, ondersteuning en regeling van het budgethouderschap. Administratieve organisatie en Interne controle Zowel de verdere implementatie van rechtmatigheid als de komst van onze nieuwe accountant Deloitte eisen meer nadruk op interne controle (IC) binnen onze organisatie. Na de vaststelling van het beleidsplan Interne Controle 2008 en een beperkte formatie-uitbreiding uit het budget accountantskosten, is inmiddels met de inhaalslag begonnen. Ook voor 2010 staat een groot aantal interne controles gepland. De andere hoofdtaak van het team AO/IC is de advisering en ondersteuning van vakafdelingen op het gebied van administratieve organisatie, werkprocessen en kwaliteitscontroles. Door de implementatie van Corsa DMS, workflowmanagement en de verschillende trajecten onder de noemer Klantgerichtheid neemt de vraag van vakafdelingen en projectleiders alleen maar verder toe. Op grond van de beperkte formatie van het team 172
Gemeente Spijkenisse | Programmabegroting 2010
AO/IC zal een deel van de advisering bij de inrichting en beschrijving van nieuwe werkprocessen met behulp van externe ondersteuning moeten plaatsvinden.
Facilitaire dienstverlening Wat willen we bereiken ? Door ondersteuning aan het primaire proces ervoor zorg te dragen dat de bedrijfsprocessen ongestoord en gefaciliteerd verlopen. Het streven daarbij is middels een vloeiend intern proces de basis te leggen voor een kwalitatief goed extern product voor burgers en afnemers van gemeentelijke diensten. Wat gaan we er voor doen? Om dit doel te bereiken wordt de gemeentelijke organisatie, zowel ambtelijk als bestuurlijk, zo optimaal mogelijk bediend met betrekking tot: - het verlenen van faciliteiten rond de werkplek (inrichting, meubilair, drukwerk, bodes etc.); - het organisatiebreed ondersteunen bij het inkopen van goederen en diensten, alsmede bij Europese aanbestedingen en - het uitwerken en verder verbeteren van een Bedrijfshulpverleningsplan (BHV).
Huisvesting Centraal Accommodatiebeheer Het beheer van de gemeentelijke accommodaties (circa 128) binnen Spijkenisse zijn zeer divers ondergebracht in de gemeentelijke organisatie. Het beheer vindt plaats door verschillende organisatieonderdelen zoals facilitaire Zaken, Jeugd- en wijkaccommodaties, Grondzaken en bouwkunde. Daarnaast zijn er nog andere teams die een rol spelen bij het beheer van accommodaties zoals de rayons, het theater, publiekzaken etc. Deze teams doen dat veelal naast het primaire proces om dat dit zo historisch gegroeid is. In de loop van 2008 heeft een interne kerngroep de huidige situatie geanalyseerd en een advies uitgebracht om het accommodatiebeheer verder te gaan centraliseren. De voornaamste aanbevelingen zijn: 1
Direct toezicht - Breng, gezien de onderlinge samenhang, efficiency, noodzaak tot afstemming en de wenselijkheid van een gemeenschappelijk beleid de onderdelen samen zodat de aansturing vanuit een afdeling plaatsvindt.
2
Functionele structuur - de huidige verdeling van taken en bevoegdheden is zeer divers geregeld. Er is een hoge mate van specialisatie naar een specifieke categorie van accommodaties. De kerngroep heeft geadviseerd een functionele structuur te implementeren (verantwoordelijk voor een aandachtsgebied (bijvoorbeeld schoonmaak of exploitatie) voor alle accommodaties i.p.v. een huidige structuur gericht op een categorie accommodaties.
3
Richten op alle klantniveaus - De kerngroep constateerde dat de huidige organisatievorm zich met name richt op de eindgebruikers en in mindere mate op budgethouders en beleidsbepalers. De wensen van de beleidsbepalers en budgethouders moeten in een nieuwe structuur beter belicht worden.
4
Strategische invulling - Op dit moment is er geen eenduidige verantwoordelijkheid voor de totale portefeuille en wordt hier geen beheer op gevoerd. Er is geen overkoepelende strategie of beleid voor alle gemeentelijke accommodaties. De kerngroep heeft geadviseerd dit in te voeren en de verantwoordelijkheid duidelijk te benoemen.
Gemeente Spijkenisse | Programmabegroting 2010
173
Het MT en het college hebben het advies van de kerngroep onderschreven. Een externe kwartiermaker is vervolgens aangesteld door het MT met de opdracht om het gemeentelijk accommodatiebeheer te verbeteren, vorm te geven aan het beleid met betrekking tot centraal accommodatiebeheer en het bijbehorend organisatie inrichtingsplan. De verwachting is dat medio oktober 2009 het inrichtings- en implementatieplan gereed is en dat dit in de loop van 2010 geïmplementeerd en geborgd kan worden. De centralisatie van het accommodatiebeheer zal ook tot gevolg hebben dat de bij accommodaties behorende exploitatiebudgetten kritisch zullen worden geëvalueerd.
174
Gemeente Spijkenisse | Programmabegroting 2010
