4.5 Bedrijfsvoering Inleiding De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. Hoewel met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur het college primair verantwoordelijk is voor de realisatie van de door de raad gestelde beleidskaders, is het voor diezelfde raad desalniettemin interessant om op hoofdlijnen kennis te nemen van de wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd. Vandaar dat in de programmabegroting deze paragraaf is toegevoegd. Centraal Accommodatiebeheer De afdeling accommodaties beheert de gemeentelijke vastgoedobjecten die ingezet worden voor maatschappelijke doelstellingen, tenzij het objecten (geen gebouwen) zijn die integraal onderdeel uitmaken van de openbare ruimte. De afdeling is verantwoordelijk voor de optimale inzet van de accommodaties, waarmee een maximale bijdrage wordt geleverd aan de gemeentelijke taken en beleidsdoelen op terreinen als huisvesting voor de eigen organisatie, onderwijs, sport, welzijn, zorg en cultuur. Wat willen we bereiken? De gemeente heeft te maken met vergaande bezuinigingen waarbij een herbezinning op de Vastgoed portefeuille aan de orde is. Daarbij blijft het optimaal gebruik van de bestaande accommodaties, reductie van leegstand en kosten en een maximale bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen van de verschillende beleidsterreinen een uitgangspunt. De afdeling Accommodaties gaat het beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed verder professionaliseren. Het accent komt meer te liggen op strategisch portefeuillebeheer en regievoering. Daarnaast willen we komen tot de uitvoering van maatregelen die gericht zijn op het duurzaam en maatschappelijk ondernemen. Wat gaan we er voor doen? Hieronder volgt een korte toelichting op de voornaamste aandachtsgebieden voor de afdeling accommodaties in 2013: Uitvoeren strategische meerjarenvisie In 2012 is gestart met het ontwikkelen met een heroriëntatie op gemeentelijk vastgoed, waaronder gemeentelijk vastgoed met een maatschappelijke functie. Uitgangspunt bij de heroriëntatie is een goede afstemming van de vraag naar en het aanbod van accommodaties (portfoliomanagement). Vraagstellingen die aan bod komen zijn onder meer: Worden de accommodaties optimaal benut en ingezet kijkend naar de doelstellingen op de beleidsterreinen sport, welzijn, onderwijs, zorg cultuur en algemeen bestuur of kan meer met minder? Wat is de huidige en toekomstige behoefte aan voorzieningen binnen de gemeente Spijkenisse? Wat is het verschil tussen behoefte en actuele voorzieningenstand? Welke financiële voordelen kunnen behaald worden met het afslanken van de vastgoed portefeuille? Welke strategische keuzes kunnen worden gemaakt? In 2013 worden de beleidsuitgangspunten voor het beheer van de totale portefeuille van accommodaties vorm gegeven. Het voornemen is om na vaststelling van het accommodatiebeleid in 2013 te komen tot de verdere implementatie. 136 | Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse
Professionalisering van de afdeling De relatie met de gebruikers wordt verdiept door het accountmanagement verder te ontwikkelen. De regievoering op alle uitbestede werkzaamheden wordt verbeterd. Hierbij wordt gekeken waar schaalvoordelen te behalen zijn bijvoorbeeld door het bundelen van onderhoudscontracten. Beheerplan In 2012 is in kaart gebracht in welke mate de gemeentelijke accommodaties voldoen aan de veranderende wet en regelgeving en in welke staat van onderhoud de panden verkeren. Daarnaast is hard gewerkt aan het beter inzichtelijk krijgen van de gewenste (financiële) managementinformatie zoals de waarde van de vastgoedobjecten, exploitatiekosten, huuropbrengsten, leegstand etc. Aan de hand hiervan wordt een verbeterplan opgesteld waarbij gekeken zal worden naar strategische ontwikkelingen en beschikbare middelen. Onderdeel hiervan is een dispositielijst. In 2013 worden prioriteiten bepaald en wordt de uitvoering van dit plan vorm gegeven. Financieel beheer accommodaties In 2013 blijft aandacht bestaan voor het vereenvoudigen, automatiseren en verbeteren van financiële processen. Daarnaast wordt ingezet op het snel, accuraat en eenduidig leveren van exploitatiekosten per accommodatie. Er lopen diverse projecten in verband met de bezuinigingstaakstellingen bijvoorbeeld op het gebied van energiebesparing. Begeleiding grote projecten In 2013 zullen een aantal grotere projecten verder vorm krijgen waar de Afdeling Accommodaties een rol in zal spelen. Hierbij moet met name gedacht worden aan de huisvesting en facilitaire ondersteuning. Te Denken valt aan projecten als het Shared Service Centre, het Klantcontact centrum, het nieuwe Theater en bijvoorbeeld het reorganiseren van wijkbeheer. Bestuursondersteuning De afdeling Bestuursondersteuning (BO) is opgericht voor: Het zorg dragen van de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, Gesprekspartner voor bestuur en managementteam bij relevante (beleids)ontwikkelingen, onderzoek, externe oriëntatie en subsidieverwerving, Procedurele en secretariële ondersteuning voor bestuur en managementteam, Ondersteunen van de professionalisering van de organisatie wanneer het gaat om bestuurlijk besluitvormingsproces, beleidscoördinatie, onderzoek, externe oriëntatie en subsidieverwerving. Beheer en actueel houden van statistische gegevens ten behoeve van beleidsontwikkeling In 2013 liggen de accenten op: Sturing van complexe besluitvormingsprocessen De afdeling Bestuursondersteuning heeft veel kennis en kunde in huis over de wijze waarop besluitvormingsprocessen effectief kunnen worden aangestuurd. Het gaat om het realiseren van nieuwe ideeën waarbij veel partijen zijn betrokken en waarbij besluitvorming complex is. Als procesbegeleider stuurt de afdeling deze processen aan. Voor 2013 gaat het in ieder geval om de volgende processen: de samenwerking met Bernisse, de uitvoering van de werkagenda van de Doorkijk 2020, de organisatie ontwikkeling van de gemeente (Goed kan altijd Beter), de implementatie van de drie decentralisaties en de implementatie van het Nieuwe Werken bij de gemeente. Optimaliseren van het bestuurlijk besluitvormingsproces In 2012 is gewerkt aan het verder digitaliseren van het bestuurlijk besluitvormingsproces. Naast de vergaderingen van de raad en het college zullen vanaf derde kwartaal 2012 ook de vergaderingen van het managementteam en de coördinatie overleggen digitaal verlopen. Bijkomend voordeel is dat beleidsnota‟s en verordeningen voortaan automatisch worden gearchiveerd, wat het collectieve geheugen Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse | 137
van de organisatie sterk vergroot. In 2013 gaan we door met het optimaliseren van het bestuurlijke besluitvormingsproces, opdat ook dit proces zo effectief en efficiënt mogelijk verloopt. Uiteraard blijven zorgvuldigheid en nauwkeurigheid voorop staan. Ook het goed archiveren van gegevens (zoals uitgaande brieven) in Corsa speelt een belangrijke rol en zal verder verbeterd worden. Beheer van statistische gegevens en uitvoeren van onderzoeken. Met de Doorkijk 2020 laat de gemeente zien op welke aspecten zij de komende jaren wil investeren om een bepaald effect te realiseren in de samenleving. Deze koers wordt uitgewerkt in beleid en instrumenten, zoals beleidsnota‟s of subsidieregelingen. De samenleving is niet maakbaar. Het is echter wel mogelijk om als gemeente te bepalen wanneer deze samenleving vitaal is (complete stad). Door regelmatig onderzoek te plegen en statistische gegevens te analyseren kunnen ontwikkelingen in de samenleving worden gesignaleerd en onderbouwd. Dan kan de gemeente bepalen op welke wijze zij daarop zelf of met partners kan sturen. In 2013 wordt verder gewerkt aan de vulling van de buurtmonitor en aan het goed uitdragen van de toegankelijkheid van statistische gegevens via de website van de gemeente. Het realiseren van de bezuinigingen. De afdeling BO moet in totaal 1,2 fte bezuinigen. Door het digitaliseren van het bestuurlijk besluitvormingsproces, door een andere wijze van beheer van statistische gegevens en door het stellen van prioriteiten in de werkzaamheden van de bestuursadviseurs zullen deze bezuinigingen in 2013 zijn gerealiseerd. Communicatie De contacten met de burger zijn van groot belang om de stad goed te kunnen besturen. Het contact met de burger wordt op tal van momenten en op diverse manieren onderhouden. Informatiestromen De website vormt de basis van een constante informatiestroom over het gemeentelijk beleid en de effecten daarvan voor de inwoners van de stad. De website is van eminent belang voor het welslagen van het KlantContactCentrum. De opkomst van social media is aanleiding geweest om hierin te investeren; in kennis en gebruik. Hierdoor wordt Spijkenisse inmiddels in de media ten voorbeeld gesteld als zijnde een gemeente die uitmuntend gebruik weet te maken van deze nieuwe kanalen. Vragen van burgers worden beantwoord of direct naar de juiste persoon geleid. Hier blijven we ook in 2013 op inzetten. Daarnaast verschijnt er tweewekelijks een pagina met gemeentelijke informatie in het weekblad Spijkenisse. Vanuit het projectbureau De Elementen wordt de voorlichting verzorgt over de ontwikkeling van de gelijknamige nieuwbouwwijk tussen de Oude Maas en het centrumgebied. Het digitaal bewonersloket als onderdeel van de gemeentelijke website geeft inzicht in het totale pakket aan gemeentelijke dienstverlening. Bovendien kunnen bewoners een toenemend aantal diensten rechtstreeks vanuit huis via de website afnemen. Met de komst van de nieuwe website in 2011 is het aantal digitale diensten verder verbeterd. Burgers zijn in 2012 gestimuleerd om gebruik maken van de gemeentelijke digitale diensten. Bijeenkomsten Door het organiseren van zo'n 30 tot 40 informatie- en inspraakbijeenkomsten afgelopen jaar is de bewoners- en belangengroeperingen de mogelijkheid geboden in direct contact met bestuurders en deskundigen over belangrijke ontwikkelingen in straat, buurt en stad van gedachten te wisselen. Voor belangrijke maatschappelijke kwesties, zoals het bevorderen van wijkveiligheid, het voorkomen van overlast en vandalisme, vervuiling en verpaupering van buurten en parkeren is samen met bewoners van onze gemeente naar oplossingen gezocht.
138 | Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse
Mediaberichten Met zo'n 150 tot 200 persberichten per jaar is de lokale, regionale en landelijke media zo snel en volledig mogelijk geïnformeerd over besluiten en gebeurtenissen die voor een breed publiek interessant en/of belangrijk zijn. Het streven was een evenwichtig beeld van de gemeente uit te dragen. Door een permanente vernieuwing en verbetering van de eigen media en goede contacten met vooral de lokale media zullen we ook in 2013 op een goede manier voorlichting en communicatie realiseren. Citymarketing Dit plan loopt door tot en met 2017. Door middel van jaarlijkse actieplannen worden de activiteiten per jaar gebundeld. Alle activiteiten in 2012 zijn goed verlopen met als positieve uitschieter de openlucht bioscoop en het Vliegerfestival. Tal van festiviteiten, zoals het SpijknisseFestival, in de stad zijn uitstekend bezocht. Nu de focus ligt op wonen in Spijkenisse wordt vooral geprobeerd geïnteresseerden van buitenaf kennis te laten maken met de stad. Er is een woonplatform opgericht dat verantwoordelijk is voor de woonbeurs in Spijkenisse. Daarnaast hebben we veel positieve aandacht gegenereerd met het proefwonen. Mensen van buiten Spijkenisse is de mogelijkheid geboden om gedurende een aantal dagen kennis te maken met de stad. Financieel beheer Ook in 2013 is de voornaamste taak van de financiële functie het adviseren en ondersteunen van het bestuur en de organisatie op het gebied van financiën. Het doel daarbij is dat het bestuur en de organisatie hun ambities en verantwoordelijkheden kunnen waarmaken onder de voorwaarde van een evenwichtige financiële huishouding nu en in de toekomst. Hieronder een korte toelichting op de voornaamste aandachtsgebieden voor de financiële functie in 2013. Bestuur Ook dit jaar zorgen we voor de samenstelling en tijdige aanlevering van de planning en control producten (kadernota, begroting, bestuursrapportages, slotwijziging en jaarrekening) voor het gemeentebestuur. Naast de tijdigheid zullen ook de informatiewaarde, leesbaarheid en presentatie verder worden verhoogd. Inmiddels is een start gemaakt om te komen tot een beknoptere uitvoering van deze producten. Ook over de ontwikkelingen in het gemeentefonds zullen naar aanleiding van de verschillende circulaires voorstellen worden gedaan. Tenslotte is de afdeling betrokken bij de advisering over een mogelijke herindeling met Bernisse. Bezuinigingen In maart 2011 heeft de gemeenteraad voorstellen aangenomen die de komende jaren leiden tot een structurele bezuiniging van € 10 miljoen. Inmiddels is het merendeel van deze bezuinigingen doorgevoerd. Over een deel van de bezuinigingen, de zogenaamde PM-posten, dient nog besluitvorming plaats te vinden. Ten behoeve van een meerjarig sluitende begroting zijn ook in deze programmabegroting aanvullende voorstellen gedaan. Zowel de verdere besluitvorming als de bewaking van de realisatie van de bezuinigingen zullen vanuit de financiële functie worden ondersteund. De gemeenteraad wordt via de reguliere planning en control producten geïnformeerd over de stand van zaken. De bezuinigingen zijn mede aanleiding geweest voor een reorganisatie van de financiële afdeling. In de zomer van 2012 is de afdeling Financiën gereorganiseerd. De implementatie van een aantal veranderingen die hiervan het gevolg zijn loopt nog door in 2013. Administratie en informatie De basis voor een betrouwbare financiële functie is een adequaat financieel systeem. De gemeente maakt gebruik van het pakket Coda van Unit4. In 2011 is na uitgebreid onderzoek gekozen voor aanschaf van de nieuwe versie 12 van Coda. Dit is geen gewone upgrade, maar betekent een volledig nieuwe inrichting van werkprocessen en opzet van het grootboek. Het jaar 2012 is gebruikt om de nieuwe inrichting te bepalen en de conversie voor te bereiden. Door de nieuwe inrichting wordt geoogd om alle Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse | 139
geïnventariseerde tekortkomingen te ondervangen. Het nieuwe financiële systeem wordt operationeel met ingang van het boekjaar 2013. Beleidsontwikkeling Op grond van de vereisten uit de Financiële Verordening gemeente Spijkenisse dient op een aantal gebieden nog nieuw beleid ontwikkeld te worden. In 2012 is een aantal nota‟s geactualiseerd. Dit betreft de nota‟s Investeren Waarderen en Afschrijven, de nota Overhead, het Treasurystatuut en de (interne) regeling Financieel Beheer. In 2012 is tevens voorgesteld om geen nota Bedrijfsvoering op te stellen. Hierover is de commissie AZ in mei 2012 geïnformeerd. De Financiële verordening zal hierop worden aangepast. In 2013 zijn er geen “financiële” beleidsnota‟s die geactualiseerd dienen te worden. Informatievoorziening Informatievoorziening, en meer specifiek de technische component (ICT) van de informatievoorziening, is voornamelijk gericht op de interne organisatie. Onder invloed van o.a. hogere overheden, de VNG en de maatschappelijke ontwikkelingen is ICT ook steeds meer ingezet bij de verbetering van de dienstverlening en een andere wijze van communiceren met burgers en bedrijven. Elektronische dienstverlening Het NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E-Overheid) is van grote invloed op de ICT-ontwikkelingen en de planvorming binnen de gemeente Spijkenisse. De inrichting van een Mid-office, de ontwikkeling van een Klanten Contact Centrum (KCC) met de noodzakelijke technische voorzieningen en de invoering van het stelsel van basisregistraties die als gevolg van het NUP gestart zijn en de komende jaren tot concrete wijzigingen in de ICT-architectuur zullen leiden. Ook in 2013 zullen deze projecten tot concrete investeringen leiden op het gebied van infrastructurele voorzieningen (ICT en Telecom) en functionele oplossingen (software). Intergemeentelijke samenwerking In de afgelopen jaren zijn er al diverse vormen van samenwerking geweest met andere gemeenten. Soms waren dit eenmalige vormen van samenwerking voor bijvoorbeeld de inkoop van computers met Barendrecht of Bernisse en soms ging het om meer structurele vormen van samenwerking zoals bijvoorbeeld het lidmaatschap van GovUnited. Vanaf 2010 wordt door de afdeling DIA het systeembeheer van de gemeente Bernisse uitgevoerd. In 2013 zal deze dienstverlening worden opgenomen in het nieuw te vormen Shared Service Center, waarin naast de gemeenten Bernisse en Spijkenisse ook de gemeenten Brielle en Westvoorne participeren. In 2011 is door de vier colleges een convenant ondertekend en is er een start gemaakt met de daadwerkelijke inrichting van dit SSC. Eind 2012 zal de definitieve besluitvorming plaatsvinden. GEO-informatie Een veel gebruikte vuistregel is dat 80 procent van alle informatie een ruimtelijke component heeft. Dat betekent dat deze informatie, van regelgeving tot bodemgeschiktheid en van subsidies tot percentages allochtonen in een wijk, te koppelen is aan een locatie. Bijvoorbeeld een adres, een wijk, een gemeente of een plek langs een weg. Vertaald naar een locatie kan dit daadwerkelijk op een kaart, met een Geografisch InfomatieSysteem (GIS) of een navigatiesysteem in beeld worden gebracht. Wanneer informatie gekoppeld kan worden aan een locatie, zijn deze gegevens ruimtelijk te analyseren. Daarnaast zijn zij dankzij deze koppeling op basis van locatie te combineren met andere gegevens. Al deze informatie is vervolgens in samenhang in beeld te brengen met behulp van een kaart. Dat heeft een duidelijke meerwaarde, omdat clustering en geografische relaties zonder locatie/kaart vrijwel niet opgemerkt worden. Voor Spijkenisse betekent dit dat bij beleidsontwikkeling, bij het beheer openbare ruimten, bij handhaving en bij de directe dienstverlening (denk aan meldingen of vergunningen) ook steeds vaker gebruik gemaakt kan en zal worden van GEO-informatie. 140 | Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse
Werkprocessen De digitalisering in Spijkenisse heeft een belangrijke vlucht genomen. De post is volledig gedigitaliseerd, een aantal belangrijke dynamische archieven is gedigitaliseerd en dit proces zal de komende jaren in minimaal dezelfde snelheid doorgaan. In 2012 is het besluitvormingsproces volledig gedigitaliseerd en in 2011 zijn de raadsleden met Ipads uitgerust. Intussen wordt ook in de organisatie steeds meer papierloos vergaderd door gebruikmaking van tablets. Afdeling Juridische Zaken Het fundament van de taken en werkzaamheden van de afdeling Juridische Zaken wordt gevormd door een drietal uitgangspunten. Allereerst is dat het gegeven dat de afdeling gaat over „juridische zaken‟. In de tweede plaats door haar positionering binnen de gemeentelijke organisatie: bij de ondersteunende sector Concernzaken. En ten derde doordat ze werkt binnen en voor de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente. Dit, tezamen met de strategische keuzes die ten aanzien van de organisatie zijn gemaakt, zoals het verbeterd sectorenmodel, integraal management en dergelijke, maakt met welke werkzaamheden de afdeling belast is en belast moet zijn. Die werkzaamheden worden verricht door twee teams die beide het bevorderen van de juridische kwaliteit van alles wat de gemeente doet als gezamenlijk uitgangspunt hebben. Het team Rechtsbescherming behandelt bezwaar- en beroepschriften, waarbij de inspanningen er op gericht zijn de voorraad bezwaarschriften blijvend onder de 90 te houden. Daarnaast moet 90% van de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan. Het niet halen van de termijn moet verklaarbaar zijn. Ook voor klachten geldt dat deze binnen de wettelijke termijn moeten zijn behandeld. Deze doelen worden ook voor het jaar 2013 gesteld. Daarnaast moet in 2013 een verslag over de behandelde bezwaarschriften in 2012 het levenslicht zien. Dat verslag is meer dan een statistische weergave van de cijfers zoals dat in 2012 is gepresenteerd. Het is de bedoeling een analyse van die cijfers te maken en daaruit verbeteracties te distilleren. Het team Juridisch Advies en Control levert gevraagd en ongevraagd all-round juridische ondersteuning aan bestuur, management en medewerkers en huisvest de gemeenteadvocaat. Voorts wordt er gewerkt aan juridisch beleid en wordt er geopereerd in het kader van juridische control. Het meedenken enerzijds en control anderzijds betekent dat de medewerkers maximaal met de adviesvrager (collega of bestuur) meedenken, maar daarbij in beeld brengen wat de grenzen zijn van wat uit juridisch oogpunt mogelijk is. Binnen dit team is het plan regelgevingbeleid te formuleren. Dat wil zeggen beleid dat strekt tot het uniformeren van de wijze waarop lokale regelgeving wordt gemaakt, hetgeen moet leiden tot verhoging van de kwaliteit ervan. In 2013 gaat de afdeling Juridische Zaken als geheel verder uitvoering geven aan de nota Juridische Kwaliteitszorg en gaat ze werken aan de totstandbrenging van een plan ter vergroting van het juridisch bewustzijn in de organisatie. Een belangrijke taak van de afdeling Juridische Zaken is het bevorderen van de juridische kwaliteit van alles wat de gemeente doet. En bij alles wat de gemeente doet, heeft ze per definitie met het recht te maken. In de wetenschap dat het bevorderen van de juridische kwaliteit van het gemeentelijk handelen, dus het meer houdbaar worden ervan, mede wordt bereikt door het laten stijgen van het juridisch besef is het doel dan ook een actieplan te maken dat daarop is gericht. Personeels- en organisatiebeleid Met als kader het document Toekomstige rol van de lokale overheid en organisatieontwikkeling 2020 worden verdere stappen gezet om de gemeentelijke organisatie toekomstbestendig te maken. Ontwikkelingen als de komst van het KCC, toekomstbestendig wijkbeheer en de economische situatie worden met dit perspectief in ogenschouw verder uitgewerkt. Ook het organisatieontwikkelingsprogramma Goed kan altijd Beter krijgt een rol in het personeels- en organisatiebeleid van P&O. Vanuit een groot aantal aandachtsgebieden wordt een volgende verbeterstap gemaakt met betrekking tot de ontwikkeling van de organisatie. Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse | 141
Verder zal een grote inzet gevraagd worden van P & O als het gaat om de personele en organisatorische consequenties van de bezuinigingen die voor de komende jaren zijn aangekondigd. Een terugloop met ongeveer 15% in het personeelsbestand zonder gedwongen ontslagen zal de nodige creativiteit en originaliteit van de afdeling vragen. De komende extra bezuinigingsplannen zullen de benodigde inzet van de afdeling P&O vergroten. Naast deze organisatieontwikkelingen en bezuinigingen richt P&O zich op de verdere ontwikkeling en implementatie van het strategisch personeelsbeleid. Flexibiliteit en innovatie worden belangrijke competenties om met verminderende middelen resultaten te kunnen bereiken. Ontwikkeling van personeel enerzijds en het bewaken van de personeelskosten anderzijds blijft voor P&O in 2013 een hoge prioriteit. Wat willen we bereiken? De afdeling P&O wil samen met de klant werken aan de doorontwikkeling naar een klantgerichte, resultaatgerichte en slagvaardige organisatie met flexibel inzetbare medewerkers. Strategische personeelsplanning, zowel kwalitatief als kwantitatief gaat hierbij nadrukkelijk een rol spelen. Waar we in het verleden als werkgever aantrekkelijk wilden zijn voor alle medewerkers, willen we nu aantrekkelijk blijven voor de juiste medewerker. De afdeling P&O werkt aan een interne kwaliteitsimpuls met als doel om alle benodigde managementinformatie op personeelsgebied snel, probleemloos en foutloos aan het management aan te leveren. Het nieuwe systeem dat daarvoor is aangekocht, is in 2012 voor een aantal onderdelen ingericht, zoals de managementinformatie met betrekking tot formatie en bezetting, ziekteverzuim, rapportages sociaal jaarverslag en stamgegevens van het personeel. In 2013 zal het systeem volledig ingericht zijn, waardoor de informatie optimaal is. Wat gaan we er voor doen? P&O begeleidt de organisatieontwikkeling en bewaakt de gezamenlijk vastgestelde inrichtingseisen van de nieuwe organisatie. Vanuit een evolutionaire aanpak zullen in ieder geval het komende jaar het KCC, toekomstig bestendig Wijkbeheer en de integrale beleidsafdeling meer handen en voeten krijgen. In 2012 is er gestart met het vormgeven van een nieuw MD-programma. Dit programma wordt in samenwerking met de Universiteit van Twente en de afdeling P&O begeleid. De komende jaren zal dit vernieuwde MD programma een bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van het gewenste leiderschap en de continuïteit ervan in de organisatie. In het kader van strategische personeelsplanning zal er zowel een kwalitatieve als kwantitatieve blik komen op de personeelsformatie. Er worden personeelsscans gehouden en kwalitatieve en kwantitatieve trendanalyses gemaakt. Daarnaast blijft de afdeling P&O het reeds ingezette beleid ondersteunen, zoals de beheersing van het ziekteverzuim en de toepassing van het systeem van Beoordelen, Functioneren en Ontwikkelen (BFO). Gezien de bezuinigingen zal extra aandacht worden gevraagd voor de interne mobiliteit, waarbij er met een brede blik gekeken moet worden naar geschikte interne kandidaten. De organisatie moeten wennen dat niet gelijk alle kennis aanwezig maar dat er meer geselecteerd gaat worden om aanwezig competenties en vaardigheden. Door inzet van opleiding, stages kan dit kennisprobleem zo klein mogelijk gehouden worden. Ook begeleidt P&O de mobiliteitstrajecten van medewerkers die boven de formatie (dreigen) te raken. Voor 2013 is het afwachten op welke wijze de extra bezuinigingen invloed hebben op het te voeren personeelsbeleid. 142 | Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse
Als laatste zijn er veel externe ontwikkelingen, die in 2013 en de komende jaren de inzet van P&O vragen. De uitwerking van de nieuwe CAO en de werkkostenregeling zijn hiervan enkele voorbeelden. Griffie In de programmabegroting 2011 stonden als speerpunten voor de griffie in de raadsperiode 2010- 2014 vermeld:- bevordering kwaliteit besluitvorming, - bevordering kennisoverdracht en – digitalisering. Tevens werd gewag gemaakt van de Europese aanbesteding voor de werving van een accountant en van de bezuinigingen. Inmiddels een jaar verder zijn deze onderwerpen uitgekristalliseerd. Een onderwerp dat in de vorige raadsperiode in de werkgroep programmabegroting de nodige aandacht had, te weten meetbare doelstellingen in de programmabegroting krijgt een vervolg met voorstellen vanuit het college, conform de startnotitie ter zake die in 2012 in de commissie AZ is behandeld. Een en ander leidt tot de volgende specifieke speerpunten in 2013 voor de griffie: a.
Digitalisering in meerdere facetten, zoals: - de toegankelijkheid van het onderdeel raad op de website, - het besluitvormingsproces, - het ontsluiten van de beleidsbibliotheek, - het gebruik van de IPad.
b.
Verdere ontwikkeling van de Programmabegroting: door het ontwikkelen van meetbare doelstellingen in kadernota‟s als grondlegger voor meetbare doelstellingen in Programmabegrotingen, conform een daartoe in de raadscommissie Algemene Zaken van 23 augustus 2011 behandelde startnotitie project meetbare doelstellingen.
c.
In het kader van kwaliteit besluitvorming en kennisoverdracht de verdere evolutie van de behandeling van de kadernota en de programmabegroting alsmede het realiseren van bijeenkomsten van de gezamenlijke raden op Voorne Putten.
d.
In 2013 zullen de processen met betrekking tot het werkgeverschap van de griffiemedewerkers verder vorm krijgen conform de besluitvorming daarover door de raad in het najaar van 2013.
Een en ander laat uiteraard onverlet dat de reguliere werkzaamheden van de griffie, zoals voorbereiding, begeleiding en afdoen van vergaderingen, reactieve en proactieve advisering en de verzorging van administratieve ondersteuning niet onbenoemd blijven.
Programmabegroting 2013 Gemeente Spijkenisse | 143
