Ontwikkeling en vernieuwing van de bedrijfsvoering Geïnspireerd op ervaringen van PEC Zwolle
Veel publieke organisaties hebben moeite tot echt vernieuwende invulling en organisatie van hun bedrijfsvoering te komen. Instrumenten, ondersteuning en organisatorische keuzes zijn zo vanzelfsprekend geworden dat het lastig is ‘out of the box’ naar bedrijfsvoering te kijken. Toch denken wij dat het anders kan: beter en met minder. Beter ook voor de mensen die werkzaam zijn in de bedrijfsvoering, door meer waardering voor het werk. En daarnaast goed voor de ‘ontvangers’, het primair proces. In deze presentatie geven we een andere kijk op de bedrijfsvoering. Een die inspireert, maar die ook concreet houvast geeft voor de bedrijfsvoering van de toekomst.
Bedrijfsvoering is vaak belemmerend in plaats van versterkend in een organisatie manager moet zelf wervingstekst schrijven
stafgestuurde p&c cyclus, lijn heeft geen stem in keuzes lijn gebruikt de staforganisatie om iets te regelen
stafafdelingen werken langs elkaar (dubbels, cijfers sluiten niet aan)
geen rolduidelijkheid
afdelingen/ sectoren met eigen werkwijze en inrichting administratie veel handmatig werk
inefficiency
systemen functioneren beperkt of worden niet gebruikt onduidelijkheid over bijdrage projecten/ programma’s aan doelstellingen hoge mate van verantwoording zonder sturing meerdere controleslagen om een product goed te maken
stafadviseurs die wel meedenken maar niet doen
overvloed aan rapportages en controle
kenmerken van bedrijfsvoering in veel organisaties
alle ontwikkelingen voor iedereen
projecten zijn te groots en aanbod-gericht
wie stuurt en wie verzamelt/schrijft de sturingsinformatie wie schrijft het persbericht of maakt de presentatie voor de bewonersbijeenkomst organisatiebrede training functioneringsgesprekken visie op organisatie ontwikkeling professionaliseren projectmanagement
digitaliseren bouwvergunningen in de breedte uitgebreide projectorganisaties (projecttoerisme) meest uitzonderlijke processen automatiseren
Zes lessen vanuit PEC Zwolle voor een andere kijk op bedrijfsvoering 1
De bedrijfsvoering kan voorop lopen, in plaats van faciliteren en bijblijven, het primair proces helpen om benodigde ontwikkelingen en resultaten ook echt te realiseren
2
Een organisatie gaat door een aantal groeifasen; de leidinggevende begint met groeien / ontwikkelen / veranderen, om vervolgens de medewerkers daarin mee te nemen
3
Zorg voor strakke deadlines, dan hou je de vaart erin
4
Nieuwe ideeën genereren doe je niet alleen, benut de kracht van supporters, sponsoren en partners
5
Gedoe komt er toch: een probleem is niets meer dan een geëmotioneerde situatie, laat je hier niet door afleiden, maar objectiveer zodat je door kan pakken
6
Zorg voor een grote ‘supportersvereniging’, geef deze een echte rol en bouw de groep uit. Stelselmatig opbouwen en mensen verantwoordelijkheid geven dit te organiseren.
Zes lessen vanuit PEC Zwolle voor een andere kijk op bedrijfsvoering •
Les 1 De bedrijfsvoering kan voorop lopen in plaats van faciliteren en bijblijven, het primair proces helpen om benodigde ontwikkelingen en resultaten ook echt te realiseren
• •
•
Les 2 Een organisatie gaat door een aantal groeifasen de leidinggevende begint met groeien / ontwikkelen / veranderen, om vervolgens de medewerkers daarin mee te nemen
•
•
PEC Zwolle is gestart met het klaarstomen van de organisatie voor de eredivisie. Nu is de organisatie klaar voor ‘een positie van stabiele middenmotor, ook al haalt het team dat dit jaar wellicht nog niet. De bedrijfsvoering kan voorop lopen en zo het nemen van de volgende stap stimuleren en versnellen (maximaal vertrouwen dat na eventuele degradatie opnieuw promotie zal volgen). op elke laag van de organisatie is aandacht voor DNA ‘we zijn al middenmoter in de eredivisie’, hierdoor is de ondergrens opgeschoven als bedrijfsvoeringsafdelingen zorgen dat je nieuwe vormen van samenwerking verkent en kijkt vanuit verschillende invalshoeken (ict, juridisch, p&o, facilitair) hoe je het mogelijk kunt maken. Als de organisatie de stap wil zetten dan ligt het stappenplan bij wijze van spreken klaar verandering en ontwikkeling van een organisatie, vraagt als eerste verandering en ontwikkeling van het management. Jezelf zichtbaar ontwikkelen als leidinggevende is een belangrijke voorwaarde voor je medewerkers kan vragen ook stappen te zetten. je past je stijl van leidinggeven aan op de organisatie die je wilt zijn; een zelfsturende organisatie vraagt om een leidinggevende die eerder optreedt als coach dan als hiërarchisch leidinggevende die bepaalt wat goed is. verzamelen mensen om je heen die willen vernieuwen, vraag je af of dat met huidige mensen kan en zo ja, wat zij dan gaan doen om te veranderen/ontwikkelen, zo niet neem afscheid (en begin ook hier met kritisch naar jezelf te kijken; misschien vraagt het voor jou ook een andere rol).
Zes lessen vanuit PEC Zwolle voor een andere kijk op bedrijfsvoering •
Les 3 Zorg voor strakke deadlines dan hou je de vaart erin
•
•
•
Les 4 Nieuwe ideeën genereren doe je niet alleen benut de kracht van supporters, sponsoren en partners
•
•
bij PEC Zwolle is elke wedstrijd een deadline, voor elke wedstrijd moet de kassa er klaar voor zijn, het veld er klaar voor zijn, de supporters er klaar voor zijn en de sponsors er klaar voor zijn, zodat het eerste team kan presteren. neiging bij vernieuwen en doorontwikkelen is om ‘te wachten op elkaar’. Wil je groeien en doorontwikkelen en vernieuwen zorg dan dat je realistische deadlines stelt en je hier aan houdt. voor bedrijfsvoering betekent dit bijvoorbeeld een volgende stap in de organisatieontwikkeling te vertalen in concrete mijlpalen (organisatie moet dan op nieuwe manier ook echt draaien) en daar ook aan vast te houden.
bij PEC Zwolle is bewust ingezet om supporters, sponsoren en partners te benutten om nieuwe ideeën te genereren. in ruil voor sponsorgeld krijgen zij niet alleen een kaartje voor de wedstrijd, maar ook de uitnodiging om invloed uit te oefenen op de organisatie vanuit hun kracht en kennis. Hiermee benut je de kracht die zich al had aangediend en bind je tegelijkertijd meer mensen. voor gemeenten betekent dit bijvoorbeeld dat je samen werken ook echt samenwerkend inricht en niet eerst als gemeente uitdenkt hoe je het wilt aanpakken en daarna pas partners te betrekken
Zes lessen vanuit PEC Zwolle voor een andere kijk op bedrijfsvoering •
Les 5 Gedoe komt er toch een probleem is niets meer dan een geëmotioneerde situatie, laat je hier niet door afleiden, maar objectiveer zodat je door kan pakken
•
•
•
Les 6 Zorg voor een grote supportersvereniging geef deze een echte rol en bouw de groep uit. Stelselmatig opbouwen en mensen verantwoordelijkheid geven dit te organiseren
•
•
een probleem is een geëmotioneerde situatie, dit betekent dat je het probleem kan oplossen, door de emotie eruit te halen en naar de feiten te kijken. om echt vernieuwend te kunnen denken in bedrijfsvoering moet het denken in problemen omgevormd worden naar het denken in ‘het op een andere manier gebruiken of inzetten van de feiten’ budgethouders en controllers besteden soms veel tijd in het uitzoeken van de oorzaak van een incident, soms kan je sneller concluderen dat het een incident betreft en dat het zaak is vooral verder te gaan
eerste doel is om de supportersvereniging een goede vertegenwoordiging te laten zijn en naar duizend man te laten groeien (dus substantieel). de kracht en kennis van de supportersvereniging kan gebruikt worden om mee te denken over het beleid van PEC Zwolle en met het mobiliseren van de ambassadeurs van de club vergroot je de collectieve intelligentie. Minister Schippers roept artsen, zorgverzekeraars en patiënten op om zelf te bepalen welke behandelingen en medicijnen uit het basispakket van de zorgverzekering kunnen verdwijnen.
Graag gaan we in gesprek Graag gaan wij op basis van deze inspiratie in gesprek met u over een aantal uitgangspunten die input zouden kunnen zijn van een vernieuwde organisatie van uw bedrijfsvoering: • van denken in problemen en emoties naar denken in toegevoegde waarde en zakelijkheid • bedrijfsvoering is ofwel uitvoering, ofwel generalistisch advies op maat • van hiërarchisch intern gericht werken naar benutten van de kracht van partners (bv leveranciers laten meedenken over de inrichting van de bedrijfsvoering) en medewerkers (zelfredzaamheid) • van functies en producten centraal naar de professional en de integraal manager centraal • van vaste plannen en producten naar een opgavegerichte inzet • van functie en taakgericht naar flexibele allrounders • van inkoop van producten en externen naar inkoop van prestaties • van polderen en overlegcultuur naar zakelijk plaats- en tijdsonafhankelijk samenwerken • van reageren en voorschrijven naar anticiperen en ontlasten
© Hiemstra & De Vries
pagina 7
Wij werken aan een visie op basis van onze projecten bij meerdere organisaties. Als u vragen heeft, input of lessen die ons verder kunnen helpen, dan horen wij dat heel graag.
Hiemstra & De Vries Helpt overheden beter presteren 030 2523 777
[email protected] www.hiemstraendevries.nl twitter.com/hiemstradevries
© Hiemstra & De Vries
pagina 8
