4.5 Bedrijfsvoering
Inleiding De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. Hoewel met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur het college primair verantwoordelijk is voor de realisatie van de door de raad gestelde beleidskaders, is het voor diezelfde raad desalniettemin interessant om op hoofdlijnen kennis te nemen van de wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd. Vandaar dat in de programmabegroting deze paragraaf is toegevoegd. Centraal Accommodatiebeheer De afdeling accommodaties beheert de gemeentelijke vastgoedobjecten die ingezet worden voor maatschappelijke doelstellingen, tenzij het objecten (geen gebouwen) zijn die integraal onderdeel uitmaken van de openbare ruimte. De afdeling is verantwoordelijk voor de optimale inzet van de accommodaties, waarmee een maximale bijdrage wordt geleverd aan de gemeentelijke taken en beleidsdoelen op terreinen als huisvesting voor de eigen organisatie, onderwijs, sport, welzijn, zorg en cultuur. Wat willen we bereiken? De gemeente heeft te maken met vergaande bezuinigingen waarbij een herbezinning op de Vastgoed portefeuille aan de orde is. Daarbij blijft het optimaal gebruik van de bestaande accommodaties, reductie van leegstand en kosten en een maximale bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen van de verschillende beleidsterreinen een uitgangspunt. De afdeling Accommodaties is bezig het beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed verder te professionaliseren. Het accent komt meer te liggen op strategisch portefeuillebeheer en regievoering. Daarnaast willen we komen tot de uitvoering van maatregelen die gericht zijn op het duurzaam en maatschappelijk ondernemen. Wat gaan we er voor doen? Hieronder volgt een korte toelichting op de voornaamste aandachtsgebieden voor de afdeling accommodaties in 2014: Uitvoeren strategische meerjarenvisie In 2013 is gestart met een heroriëntatie op gemeentelijk vastgoed. Uitgangspunt bij de heroriëntatie is een goede afstemming van de vraag naar en het aanbod van accommodaties (portfoliomanagement). Vraagstellingen die aan bod komen zijn onder meer:
Worden de accommodaties optimaal benut en ingezet kijkend naar de doelstellingen op de beleidsterreinen sport, welzijn, onderwijs, zorg cultuur en algemeen bestuur of kan meer met minder?
Wat is de huidige en toekomstige behoefte aan voorzieningen binnen de gemeente Spijkenisse? Wat is het verschil tussen behoefte en actuele voorzieningenstand?
Welke financiële voordelen kunnen behaald worden met het afslanken van de vastgoed portefeuille?
Welke strategische keuzes kunnen worden gemaakt?
In 2013 is de Kadernota Accommodaties vastgesteld. Het accommodatiebeleid biedt het kader en de beleidsuitgangspunten voor het beheer van de totale portefeuille van accommodaties. Op basis van deze Programmabegroting 2014 Gemeente Spijkenisse | 121
nota is het Uitvoeringsprogramma Accommodaties (fase 1) opgesteld. Het betreft concrete projecten om de opgelegde bezuinigingstaakstelling voor Accommodaties per 1 januari 2015 te realiseren, o.a. door het afstoten van panden. In 2014 en 2015 zullen de deelprojecten van dit vastgestelde Uitvoeringsprogramma uitgevoerd worden. In het Uitvoeringsprogramma (fase 2) wordt de gehele portefeuille doorgenomen in nauwe samenspraak met beleidsafdelingen en op basis van een vastgoedstrategie. Een voorstel wordt in het vierde kwartaal 2013 aan het college voorgelegd. Fusietraject Nissewaard 2014 zal grotendeels in het teken staan van voorbereidende projecten om te komen tot een integratie van het accommodatiebeheer. Een aantal deelprojecten zijn:
Huisvesting ambtelijke organisatie
Herijken accommodatiebeleid
Combineren van twee uitvoeringsprogramma´s van de beide gemeentes
Inventarisatie van beide portefeuilles accommodaties en integreren tot één portefeuille
Integratie van correctief en planmatig onderhoudsprocessen
Inventarisatie, afstemming en optimalisatie van onderhouds- en facilitaire contracten beide gemeentes
Afstemmen diverse processen en protocollen zoals asbestprotocol, omgaan met agressie, legionellabeheer, werken op hoogte etc.
Professionalisering van de afdeling en projectmatig werken De relatie met de in- en externe gebruikers wordt verdiept door accountmanagement verder te ontwikkelen. Door de vele uitvoeringsprojecten, mede gerelateerd aan de bezuinigingen, de fusie met Bernisse en het uitvoeringsprogramma accommodaties is het noodzakelijk extra te investeren in de kennis van projectmatig werken en programmamanagement. Hier zal ook in 2014 aandacht aan besteed worden. Financieel beheer accommodaties In 2014 blijft aandacht bestaan voor het vereenvoudigen, automatiseren en verbeteren van financiële processen. Daarnaast wordt ingezet op het snel, accuraat en eenduidig leveren van de kerngegevens per vastgoedobject om snel te kunnen adviseren. Er lopen diverse projecten in verband met de bezuinigingstaakstellingen bijvoorbeeld op het gebied van energiebesparing en het efficiënt in rekening brengen van servicekosten. Communicatie De contacten met de burger zijn van groot belang om de stad goed te kunnen besturen. Het contact met de burger wordt op tal van momenten en op diverse manieren onderhouden. Informatiestromen De website vormt de basis van een constante informatiestroom over het gemeentelijk beleid en de effecten daarvan voor de inwoners van de stad. De website is van eminent belang voor het welslagen van het Klant Contact Centrum. De opkomst van social media is aanleiding geweest om hierin te investeren; in kennis en gebruik. Hierdoor wordt Spijkenisse inmiddels in de media ten voorbeeld gesteld als zijnde een gemeente die uitmuntend gebruik weet te maken van deze nieuwe kanalen. Vragen van burgers worden beantwoord of direct naar de juiste persoon geleid. Hier blijven we ook in 2014 op inzetten. Daarnaast verschijnt er tweewekelijks een pagina met gemeentelijke informatie in het weekblad Spijkenisse. Vanuit het projectbureau De Elementen wordt de voorlichting verzorgt over de ontwikkeling van de gelijknamige nieuwbouwwijk tussen de Oude Maas en het centrumgebied.
Programmabegroting 2014 Gemeente Spijkenisse | 122
Het digitaal bewonersloket als onderdeel van de gemeentelijke website geeft inzicht in het totale pakket aan gemeentelijke dienstverlening. Bovendien kunnen bewoners een toenemend aantal diensten rechtstreeks vanuit huis via de website afnemen. Met de komst van de nieuwe website in 2011 is het aantal digitale diensten verder verbeterd. Burgers zijn in 2013 gestimuleerd om gebruik maken van de gemeentelijke digitale diensten en om een afspraak te maken alvorens men naar het stadhuis komt. Dit leidt tot aanzienlijk lagere wachttijden in de hal van het stadhuis. Bijeenkomsten Door het organiseren van zo'n 30 tot 40 informatie- en inspraakbijeenkomsten afgelopen jaar is de bewoners- en belangengroeperingen de mogelijkheid geboden in direct contact met bestuurders en deskundigen over belangrijke ontwikkelingen in straat, buurt en stad van gedachten te wisselen. Voor belangrijke maatschappelijke kwesties, zoals het bevorderen van wijkveiligheid, het voorkomen van overlast en vandalisme, vervuiling en verpaupering van buurten en parkeren is samen met bewoners van onze gemeente naar oplossingen gezocht. Mediaberichten Met zo'n 150 tot 200 persberichten per jaar is de lokale, regionale en landelijke media zo snel en volledig mogelijk geïnformeerd over besluiten en gebeurtenissen die voor een breed publiek interessant en/of belangrijk zijn. Het streven was een evenwichtig beeld van de gemeente uit te dragen. Door een permanente vernieuwing en verbetering van de eigen media en goede contacten met vooral de lokale media zullen we ook in 2014 op een goede manier voorlichting en communicatie realiseren. Citymarketing Dit plan loopt door tot en met 2017. Door middel van jaarlijkse actieplannen worden de activiteiten per jaar gebundeld. Alle activiteiten in 2013 zijn goed verlopen met als positieve uitschieter het Vliegerfestival. Tal van festiviteiten, zoals het SpijkenisseFestival, in de stad zijn goed bezocht. Nu de focus ligt op wonen in Spijkenisse wordt vooral geprobeerd geïnteresseerden van buitenaf kennis te laten maken met de stad. Er is een woonplatform opgericht dat verantwoordelijk is voor de woonbeurs in Spijkenisse. Daarnaast hebben we veel positieve aandacht gegenereerd met het proefwonen. Mensen van buiten Spijkenisse is de mogelijkheid geboden om gedurende een aantal dagen kennis te maken met de stad.
Financieel beheer Ook in 2014 is de voornaamste taak van de financiële functie het adviseren en ondersteunen van het bestuur en de organisatie op het gebied van financiën. Het doel daarbij is dat het bestuur en de organisatie hun ambities en verantwoordelijkheden kunnen waarmaken onder de voorwaarde van een evenwichtige financiële huishouding nu en in de toekomst. Hieronder een korte toelichting op de voornaamste aandachtsgebieden voor de financiële functie in 2014. In 2014 dragen we ten behoeve van het gemeentebestuur zorg voor de samenstelling en tijdige aanlevering van de planning en control producten (kadernota, begroting, bestuursrapportages, slotwijziging en jaarrekening). Ten aanzien van de diverse bezuinigingsronden waartoe eerder is besloten zullen vanuit de financiële functie zowel de verdere besluitvorming als de bewaking van de realisatie van de bezuinigingmaatregelen worden ondersteund. De gemeenteraad wordt via de reguliere planning en control producten geïnformeerd over de stand van zaken. Herindeling Daarnaast is in 2014 voor de financiële functie de belangrijkste prioriteit de herindeling met Bernisse. In samenwerking met de werkgroep Financiën en Planning & Control wordt gewerkt aan een geharmoniseerd financieel beleid, planning en control instrumentarium en een financiële organisatie die de gemeente Nissewaard vanaf 1 januari 2015 in staat stellen haar taken op een doeltreffende en Programmabegroting 2014 Gemeente Spijkenisse | 123
doelmatige wijze te verrichten. Hiertoe is inmiddels een plan van aanpak vastgesteld dat op hoofdlijnen inzicht geeft in de op te leveren producten, acties, mijlpalen en geschatte inzet van medewerkers. De noodzakelijke ureninzet overstijgt de beschikbare capaciteit. Door herprioritering, flexibele inzet van medewerkers en eventuele tijdelijke capaciteitsuitbreiding is het mogelijk het herindelingsproces adequaat vorm te geven. Afdeling Juridische Zaken en Bestuurlijke Zaken 2014 is het eerste volledige begrotingsjaar voor de in het voorjaar van 2013 gevormde afdeling Juridische en Bestuurlijke Zaken. Die afdeling is ontstaan door de samenvoeging van de afdelingen Bestuursondersteuning en Juridische Zaken en maakt onderdeel uit van de sector Concernzaken. De nieuwe afdeling JBZ bestaat uit vier teams: Gegevensbeheer, Collegesecretariaat, Rechtsbescherming en Juridisch Bestuurlijk Advies en Control. Vanuit haar positie als stafafdeling ondersteunen en adviseren de afdelingsteams met inachtneming van de van toepassing zijnde kaders en vanuit hun eigen perspectief het gemeentebestuur, management en medewerkers ter realisering van de gemeentedoelen. In het verlengde daarvan voert de afdeling ook activiteiten uit gericht op het beheer en verbeteren van de kwaliteit en houdbaarheid van het gemeentelijk handelen. Team Gegevensbeheer Het team Gegevensbeheer is verantwoordelijk voor de informatievoorziening binnen de organisatie. Dit vertaalt zich in vier disciplines: verwerking van de (inkomende) post in welke verschijningsvorm dan ook; beheer van het fysieke en digitale archief en het applicatiebeheer van de i-Navigator; beheer van (abonnementen op) fysieke en digitale informatiebronnen; en applicatiebeheer van en trainingen met betrekking tot Corsa en SmartDocuments. Daarnaast is de regiefunctie voor het Streekarchief VoornePutten en Rozenburg ondergebracht in het team en vertaalt het team (Archief-)wet- en regelgeving naar de Spijkenisser praktijk. Team Collegesecretariaat Het team Collegesecretariaat verricht secretariële en representatieve werkzaamheden ten behoeve van de leden van het college en de gemeentesecretaris. Dat betreft niet alleen agenda- en telefoonbeheer, postbehandeling en het ondersteunen bij vergaderingen, maar ook representatieve werkzaamheden en financieel administratieve handelingen. Voorts is het team verantwoordelijk voor het uitvoeren van de kabinetstaken. Team Rechtsbescherming De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wettelijke bezwaar- en klachtenvoorziening is belegd bij het team Rechtsbescherming. Uitgezonderd daarvan zijn de bezwaren op het gebied van de gemeentebelastingen. Ter voldoening aan de wettelijke klachtenregeling onderhoudt dit team de contacten met de externe ombudsvoorziening: de gemeentelijke Ombudsman te Rotterdam. Verder behandelt dit team in het kader van een gemeenschappelijke regeling de bezwaarschriften op het gebied van de sociale zekerheid voor een paar gemeenten uit de directe omgeving. Tenslotte behandelt dit team de fase na bezwaar: de beroepsprocedures in eerste en tweede aanleg. Team Juridisch Bestuurlijk Advies en Control Bij het team Juridisch Bestuurlijk Advies en Control ten slotte zijn verschillende functies ondergebracht. Het team verzorgt de gemeentebrede bestuurlijke en juridische procesgang, advisering en control. Een en ander geschiedt vanuit een stafpositie met derhalve navenante verantwoordelijkheden zoals in één van de vorige hoofdstukken uiteengezet. Daarnaast herbergt het team de gemeenteadvocaat, de regievoerder SSC (Syntrophos), de ambtelijk secretaris van de OR en het cluster ‘Onderzoek & Statistiek’. Het voornemen bestaat echter dat laatste cluster over te hevelen naar de –nog te vormencentrale beleidsafdeling.
Programmabegroting 2014 Gemeente Spijkenisse | 124
Personeels- en organisatiebeleid De afdeling P&O ondersteunt de organisatie in de doorontwikkeling naar een klantgerichte, resultaatgerichte en slagvaardige organisatie met flexibel inzetbare medewerkers. Met het oog op diverse ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de bezuinigingen, het klantencontactcentrum en de decentralisaties is de afgelopen jaren gewerkt aan een nieuwe gemeentelijke organisatiestructuur. Deze zal op het moment van herindeling per 1 januari 2015 gerealiseerd. De gemeente Spijkenisse kent echter een historie van evolutionair ontwikkelen. Om die reden lopen er op dit moment diverse deelreorganisaties die uiteindelijk toe leiden naar de nieuwe organisatiestructuur. De geschetste ontwikkelingen en de herindeling vragen veel inzet van het personeel en doet de druk op de personeelskostenbegroting toenemen. Deze ontwikkelingen in goede banen leiden blijft voor de afdeling P&O in 2014 de hoogste prioriteit. Wat willen we bereiken? De afdeling P&O ondersteunt bij de herindeling en bij de verschillende deelreorganisaties. De afdeling P&O zal haar aandacht richten op de personele gevolgen van de herindeling, zoals onder andere het maken van een sociaal plan, het harmoniseren van personeelsregelingen- en beleid en het harmoniseren van de personeels- en salarisadministratie. Een andere belangrijke beleidsprioriteit is het begeleiden van de personele gevolgen van bezuinigingen. De afdeling P&O begeleidt mobiliteitstrajecten van medewerkers, die boven de formatie (dreigen te) raken. Maar ook de maatwerkregelingen vanuit het sociaal statuut om tot een vroegtijdig vrijwillig vertrek te kunnen komen. Bovendien bevordert de afdeling p&O de vrijwillige mobiliteit door bijvoorbeeld inzet van personeelsscans en budget aantrekkelijk werkgeverschap. Zo wordt er met een brede blik gekeken naar geschikte interne kandidaten. De ziekteverzuimcijfers zijn nu niet zorgwekkend en hebben zich de afgelopen jaren positief ontwikkeld. Om dit vast te houden, zal afdeling P&O de komende maanden extra inzet plegen om (dreigende) langdurige zieken adequaat te begeleiden. Wat gaan we er voor doen? P&O begeleidt de organisatieontwikkeling en bewaakt de gezamenlijk vastgestelde inrichtingseisen van de nieuwe organisatie. Daarnaast blijft de afdeling P&O het reeds ingezette beleid ondersteunen, zoals de beheersing van het ziekteverzuim en de toepassing van het systeem van Beoordelen, Functioneren en Ontwikkelen (BFO). Een belangrijk aandachtspunt daarnaast is het efficiënter maken van de werkprocessen binnen P&O door digitalisering en electronic human resources management. Gezien de bezuinigingen en decentralisaties zal extra aandacht worden gevraagd voor de interne mobiliteit, waarbij er met een brede blik gekeken moet worden naar geschikte interne kandidaten. Medewerkers van Bernisse en Spijkenisse zijn hierbij gelijk in positie. De organisatie moeten wennen dat niet gelijk alle kennis aanwezig maar dat er meer geselecteerd gaat worden om aanwezige competenties en vaardigheden. Door inzet van opleiding, stages kan dit kennisprobleem zo klein mogelijk gehouden worden.
Programmabegroting 2014 Gemeente Spijkenisse | 125
Griffie In de programmabegroting 2011 stonden als speerpunten voor de griffie in de raadsperiode 2010- 2014 vermeld: bevordering kwaliteit besluitvorming, bevordering kennisoverdracht en digitalisering. Tevens werd gewag gemaakt van de Europese aanbesteding voor de werving van een accountant en van de bezuinigingen. Inmiddels zijn deze onderwerpen uitgekristalliseerd. Een onderwerp dat in de vorige raadsperiode in de werkgroep programmabegroting de nodige aandacht had, te weten meetbare doelstellingen in de programmabegroting krijgt een vervolg met voorstellen vanuit het college, conform de startnotitie ter zake die in 2012 in de raadscommissie AZ is behandeld. In 2013 zijn onomkeerbare besluiten genomen met betrekking tot de herindeling met Bernisse, die voor de griffie en de raad werkzaamheden met zich meebrengen in 2014. De werkwijze van de raad, de relatie tussen de drie bestuursorganen, de relatie met de ambtelijke organisatie, de benoeming van een griffier en de inrichting van de griffie alsmede de vormgeving van deze onderwerpen in regelgeving zullen de aandacht vergen van - en capaciteit vergen bij de griffie. De raad zal door middel van een klankbordgroep (waarin alle fracties uit de raad vertegenwoordigd zijn) en door middel van gezamenlijke bijeenkomsten met de raad van Bernisse betrokken zijn bij de ontwikkeling van deze onderwerpen. Naast de herindeling zullen onderwerpen als de drie decentralisaties, de bezuinigingen, de ontwikkeling van het accommodatiebeleid, de ontwikkeling van het parkeerbeleid, de implementatie van Doorkijk 2020, de samenwerking op Voorne Putten en de samenwerking in de Metropoolregio (voor beide mede gelet op de afbouw van de Stadsregio) bijzondere aandacht vergen in raadscommissies, gemeenteraad, themabijeenkomsten en in regionale bijeenkomsten. Een en ander laat onverlet dat de reguliere werkzaamheden van de griffie, zoals voorbereiding, begeleiding en afdoen van vergaderingen, reactieve en proactieve advisering en de verzorging van administratieve en logistieke ondersteuning niet onbenoemd blijven.
Programmabegroting 2014 Gemeente Spijkenisse | 126
