Paragraaf 4.5 BEDRIJFSVOERING 15.1 Inleiding De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. In 2011 ligt in deze paragraaf een accent op informatie met betrekking tot de bezuinigingen. Ook het verloop in het huidige boekjaar van het verzamelkrediet DIA en de personeelslasten worden in deze bestuursrapportage toegelicht. 15.2 Beleidsafwijkingen 15.3 Nieuw beleid 15.4 Risico’s
15.5 Overige ontwikkelingen Analyse personeelslasten Saldo De 2e bestuursrapportage 2011 voor personeelslasten komt uit op een geprognosticeerd resultaat van € 255.946 positief. Bij de 1e berap 2011 was dit nog -€ 177.888. Een positief resultaat, ongeveer 0,6 procent van de totale personeelsbegroting, waarmee de gemeente op het gebied van de personeelslasten een goede lijn heeft ingezet. De ambtelijke bezuinigingstaakstellingen, de reeds doorgevoerde bezuinigingen en de door de gemeente getroffen maatregelen om deze bezuinigingen het hoofd te bieden, zoals vacaturebeheersing, het niet omzetten van tijdelijke in vaste contracten en het sturen op de inhuuruitgaven bevestigen dit. Al met al kan geconcludeerd worden dat de gemeente het tot op heden op het gebied van personeelslasten op de goede weg is, gelet op de onzekerheid die de bezuinigingen van dit jaar met zich meebrengen en de invloed daarvan op de financiële bedrijfsvoering. Het resultaat geeft echter geen aanleiding tot een (begrotings-)wijziging in de personeelslasten. Een en ander houdt verband met nadere advisering die in het verschiet ligt omtrent de formatieve taakstellingen. Voorgesteld wordt dan ook om het resultaat op de uitputting personeelslasten op PM te stellen. Hieronder wordt per post een korte uitleg gegeven en hoe het resultaat tot stand is gekomen. Post salarissen en sociale lasten Bij de opstelling van de begroting 2011 is bij de personeelslasten een te hoge indexering toegepast (5,89 in plaats van 3,88 procent uit de Kadernota). Dat is de reden dat het saldo personeelslasten wordt gecorrigeerd met -€ 839.365. De uitgaven aan salarissen voor de reguliere formatie over de eerste zeven maanden van het jaar leiden tot een prognose van € 38,8 miljoen over het hele jaar 2011. Afgezet tegen een gecorrigeerde begroting van € 41,1 miljoen leidt dit tot een positief resultaat van € 2,3 miljoen. Hiermee kan de inhuur ten laste van vacaturegelden (€ 776.025) gedekt worden. Er resteert dan ook nog ruimte om de openstaande bezuinigingstaakstellingen op deze post op te vangen. Het resultaat op de post inhuuruitgaven wordt voor dit jaar geschat op -€ 0,8 miljoen. De overige posten, zoals UWV-uitkeringen, overwerk en voormalig personeel e.d., geven een resultaat van -€ 0,4 miljoen. Het resultaat op de post salarissen kan deze posten geheel dekken. 2e Bestuursrapportage 2011
69
Bezuinigingen De bezuinigingstaakstellingen op personeelsbudgetten hebben een invloed op het resultaat van deze 2 e berap. De ruimte op de post salarissen en sociale lasten is aanzienlijk kleiner geworden, maar volstaat op dit moment om de bezuinigingstaakstellingen en de uitgaven aan inhuur te dekken. Bovendien zal het door de bezuinigingstaakstellingen mogelijk zijn om een formatiereductie te bewerkstelligen wat een positief effect zal hebben op het resultaat van de personeelslasten. Bestaande bezuinigingstaakstellingen 2010 In het overzicht zijn per sector de bestaande bezuinigingsposten van het jaar 2010 opgenomen. Het totaal bedrag van deze posten is € 378.684. Als volgt onderverdeeld over de sectoren: Concernzaken
- € 150.000
Inwoners
- € 228.684
Stad en Wijk
€0
Personele bezuinigingsposten 2011 In februari van dit jaar heeft de gemeenteraad de te bezuinigen posten vastgesteld. Totaal bedragen deze posten € 471.680. Deze posten zijn in het overzicht apart weergeven per sector: Concernzaken
- € 141.680
Inwoners
- € 330.000
Stad en Wijk
€0
Het totaal van de bezuinigingsposten 2010 en 2011 bedraagt hiermee - € 850.364.
Inhuur Voor de inhuur wordt een prognose gemaakt op basis van de nog openstaande verplichtingen uit het financieel pakket CODA. In de eerste zeven maanden van 2011 zijn de inhuuruitgaven € 2,4 miljoen. Deze zijn als volgt onder te verdelen: Inhuur ten laste van vacaturegelden Inhuur (ziekte, eigen taken door derden
€ 409.242 € 1.747.904
en grondexploitatie) Inhuur uit specifieke dekking (Inwoners)
€ 195.330
Voor inhuur is ruim € 3,8 miljoen begroot. Met een prognose van € 4,7 miljoen over 2011 is het te verwachten resultaat op inhuur plm. -€ 0,8 miljoen. Dit geprognosticeerde resultaat bedroeg bij de 1e berap 2011 nog -€ 1 miljoen. Ter vergelijking; bij de 2e bestuursrapportage 2010 bedroeg de prognose voor inhuur 2010 nog € 5,5 miljoen. De cijfers van dit jaar geven hiermee een substantiële daling aan van de inhuuruitgaven. Overige posten De overige posten, zoals UWV-uitkeringen, voormalig personeel, overwerk en toelagen e.d., geven een resultaat van -€ 416.692. De post voormalig personeel laat een overschrijding van -€ 255.886 zien. Dit wordt voor het overgrote deel veroorzaakt door de WW-uitkeringen van voormalige ambtenaren. Het resultaat op de post overwerk en toelagen e.d. bedraagt -€ 361.950. Een tekort op deze posten is gebruikelijk, omdat deze voor een groot 70
2e Bestuursrapportage 2011
gedeelte niet begroot worden. Het niet begroten heeft te maken met het feit dat uitgaven op deze posten moeilijk in te schatten zijn. Zo zijn de uitgaven voor WW-uitkeringen en het overwerk per jaar onvoorspelbaar. Het saldo op deze posten wordt gedekt uit de onderschrijding op de post salarissen en sociale lasten. Rapporten per afdeling De financiële rapporten per afdeling t.b.v. formatiebeheer zijn, in overleg met de werkgroep, druk in ontwikkeling geweest met hulp van de softwareleverancier ADP. Dit heeft in augustus 2011 tot een resultaat geleid. Deze rapporten zullen, na uitvoerige controle en raadpleging van een aantal betrokkenen (klankbord) en de projectgroep, in de maanden oktober en november per sector en afdeling uitgerold kunnen worden. Inzet correctiebedrag begroting Het correctiebedrag van het begroting van € 839.365 is zoals eerder gezegd geen managementresultaat. Het resultaat is zal worden meegenomen in het totaalresultaat van de 2 e bestuursrapportage 2011. Stand van zaken DIA krediet Voor het verloop van het Dia krediet in 2010 zie hieronder. DIA krediet 2011 Oorspronkelijk krediet
Omschrijving Stand krediet per 01-012011
Mutatie
€ 1.000.000 Vervanging financieel pakket Unix beheer uitbreiding mach soft grid Uitbreiding NAS Beveiliging serveromgeving Applicatievirtualisatie SBC Upgrade ms project Exchange mail omgeving uitbreiden
-€ 300.000 -€ 150.000 -€ 100.000 -€ 35.000 -€ 100.000 -€ 25.000 -€ 80.000
Stand krediet bij 2e Berap
€ 210.000
d.d. 23-08-2011
15.6 Openstaande bezuinigingstaakstellingen 2010 Voorstel/maatregel Afname formatie JBZ i.v.m. minder bezwaarschriften Wmo Preventiemaatregelen gemeentelijke gebouwen Totaal
2e Bestuursrapportage 2011
Taakstelling 2011
2012
2013
2014
€ 40.480
€ 40.480
€ 40.480
€ 40.480
€ 183.690
€ 183.690
€ 183.690
€ 183.690
€ 224.170
€ 224.170
€ 224.170
€ 224.170
71
Voortgang 15.7 Bezuinigingstaakstellingen 2011 – 2014 Nr.
Voorstel/maatregel
Fte's
Inhoudelijk
2011
2012
2013
2014
bezuinigd verantw. portefeuille houder 12
P&O-team Personeel
3,00
BS
0
120.000
120.000
120.000
1,00
BS
0
0
50.000
50.000
0,70
BS
10.000
15.000
25.000
35.000
PM
BS
PM
PM
PM
PM
en Salarisadministratie kleiner 13
P&O-team Personeel/managemen tadviseurs kleiner
14
Efficiency Directie Inwoners
15
Servicepunt Voorne Putten (en verder?)
16
Minder directie CZ
0,10
BS
0
12.000
12.000
12.000
17
Formatie met dekking
0,40
BS
24.000
24.000
24.000
24.000
0,00
BS
16.685
16.685
16.685
16.685
0,00
BS
0
100.000
100.000
100.000
0,10
BS
0
23.000
23.000
23.000
0,00
BS
10.000
10.000
10.000
10.000
0,40
BS
0
0
22.500
22.500
0,40
BS
0
30.000
30.000
30.000
0,20
BS
0
10.000
10.000
10.000
2,00
BS
0
0
75.000
150.000
voordeel I-deel stopzetten (afhandeling bezwaarschriften) 18
WOR - OR nader in te delen post laten vervallen.
19
Restaurantfunctie beperken.
20
Afschaffen Fietsprivéregeling
21
WOR - OR overige uitgaven verlagen
22
Team onderzoek en statistiek beperken
23
Team bestuurs-en beleidsondersteuning verkleinen (betreft adviseurs).
24
Team bestuurs-en beleidsondersteuning verkleinen (betreft dienstverlener).
25
Organisatieadviescapaciteit beperken nadat gevolgen bezuinigingsoperatie begeleid zijn
72
2e Bestuursrapportage 2011
26
Centraal
0,00
BS
37.500
75.000
75.000
75.000
opleidingsbudget halveren 27
Arbo
0,00
BS
100.000
100.000
100.000
100.000
28
Juridische advisering
1,00
BS
46.000
46.000
46.000
46.000
1,00
BS
0
50.000
100.000
100.000
0,00
BS
85.000
190.000
190.000
190.000
0,00
WDS
PM
PM
PM
PM
0,00
WDS
50.000
100.000
100.000
100.000
0,30
BS
15.000
15.000
15.000
15.000
0,00
WCM
0
PM
PM
PM
2,00
WDS
0
50.000
100.000
100.000
57
Inhuizen H. de Lintweg 0,00
WDS
0
0
80.000
80.000
58
ICT-adviesfuncties
1,50
WDS
0
75.000
75.000
75.000
beperken 29
Minder afdelingen binnen CZ
33
Sectorale opleidingsbudgetten halveren
36
Telefonie: op korte termijn geen mobieltjes meer verstrekken maar simkaarten. Op langere termijn afscheid van het vaste net.
37
Schoonmaak extensiveren
38
Geen aangiftes (graffiti)schades openbare ruimte
50
Facilitairwerk, zie voorstel nr. 37 (dekking uit participatiebudget)
56
Aantal dossiervormers verminderen
grotendeels laten vervallen 59
ICT-budgetten
0,00
WDS
200.000
200.000
200.000
200.000
60
Energiebesparing
0,00
WDS
PM
PM
PM
PM
0,00
?
0
125.000
125.000
125.000
1,50
WGH
0
75.000
75.000
75.000
gebouwen 104
Terugdringen energieverbruik
105
Verbetering efficiency werkprocessen financiële administratie en financieel beheer door toename automatisering en herinrichting processen en structuur
2e Bestuursrapportage 2011
73
106
Stoppen met
0,30
WGH
0
0
15.000
15.000
0,00
WGH
0
PM
PM
PM
0,00
WGH
0
PM
PM
PM
0,50
WGH
0
25.000
25.000
25.000
1,00
WGH
25.000
50.000
50.000
50.000
PM
WGH
PM
PM
PM
PM
verstrekken en garanderen van leningen aan corporaties, verenigingen en overige instellingen 107
Minimale planning & control-cyclus bijvoorbeeld minder beraps en/of een vereenvoudiging van de beraps tot slechts financiële rapportages.
108
Minimale P&C producten bijvoorbeeld minder programma's in programmabegroting met daarbij een onderscheid in 'going concern' en (politieke) beleidsprioriteiten. Ook het afschaffen gebruik smart beleidsdoelstellingen en/of afschaffen boekwerken.
109
Minder capaciteit ondersteuning en advisering Administratieve organisatie
110
Minder capaciteit voor ondersteuning en advisering vakafdelingen en sectordirecties (bij projecten en opzet financiële paragraaf)
111
Privatiseren parkeergarages en parkeerbeheer betekent voor FEZ minder facturatie en behandeling parkeeropbrengsten
Totaal
17
Nr.
Invulling
Fte's
bezuiniging
bezuinigd houder
WOR-OR nader in te
0,00
18
portefeuille BS
2011 -16.685
2012 -16.685
2013 -16.685
2014 -16.685
delen post laten
74
2e Bestuursrapportage 2011
vervallen. 21
WOR - OR overige
0,00
BS
-10.000
-10.000
-10.000
-10.000
uitgaven verlagen Toelichting bezuinigingen 2011-2014 WOR-OR nader in te delen post
- € 16.685
De stelpost voor de OR wordt een aantal jaar niet aangewend en kan worden ingezet voor de realisatie van deze bezuiniging WOR-OR overige uitgaven verlagen
- € 10.000
Op het budget overige uitgaven is al een aantal jaar een overschot te zien. Dit kan worden ingezet voor de realisatie van deze bezuiniging. Salariskosten Ingenieursbureau
€ 101.271
Vanaf 1 januari zijn hier 2,11 fte vacatures, waarvan 1,0 zal worden toegevoegd aan het team Grondzaken. I.v.m. de bezuinigingstaakstelling vanaf 2012 i.v.m. uitbesteden/regie organisatie zijn deze vacatures niet bezet. De incidenteel vrijvallende middelen worden ingezet t.b.v. de taakstelling m.b.t. de Grex (zie Algemene Dekkingsmiddelen). Salariskosten Stad & Wijk
€ 24.000
Met een medewerker (1,0 fte) is een regeling getroffen v.a. 1 september 2011. Deze formatie zal vanaf dat moment niet meer ingevuld worden maar structureel onderdeel uitmaken van de in te vullen bezuinigingen (zie Algemene Dekkingsmiddelen). De besparing is meerjarig opgenomen in de begroting wat voor 2012 een besparing oplevert van € 79.361, 2013 € 65.755, 2014 € 68.430 en voor 2015 € 83.805. Salariskosten Jeugd & Onderwijs
€ 70.233
Bij het opstellen van de Personeelsbegroting 2011 was geen rekening gehouden met diverse toerekeningen van salariskosten aan specifieke uitkeringen. Hierdoor kan deze structurele vrijval ingezet worden t.b.v. de personeelsbezuinigingen (zie Algemene Dekkingsmiddelen), welke ook reeds zijn verwerkt in de meerjarenbegroting 2012-2015. 15.8 Financiële afwijkingen Financiële samenvatting Omschrijving Regelingen en afspraken Totaal
Project 990.50
Portefeuillehouder BS
Bedrag € 8.688 € 8.688
I/S S
Toelichting financiële afwijkingen Regelingen en afspraken
€ 8.688
Bijdrage personeelsvereniging werkgever is dubbel begroot kan worden teruggebracht naar € 8.500.
Investeringen Vervanging kantoormeubilair
Project 960.00
Portefeuillehouder WKD
Bedrag € 39.949
I/S I
Door een goed inkoopresultaat zijn de kosten van vervanging van bureaustoelen, boven verwachting beperkt, en kan een deel van het krediet worden ingeleverd. De oude arbostoelen zijn vervangen door nieuwe arbostoelen. De kosten voor de aanschaf van standaard bureaustoelen van medewerkers die zonder 2e Bestuursrapportage 2011
75
medische indicatie, op een oude arbostoel zitten worden nog geraamd op € 22.000. De middelen nodig voor het vervangen van het oude CAD meubilair (bureaus, uitlegtafels en oude ladeblokken/ kastjes) van S&W en Geo-informatie worden geschat op € 54.000. Deze zullen eveneens nog vervangen worden.
76
2e Bestuursrapportage 2011
