Paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering

Paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering Inleiding De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. Hoewel met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur het college primair verantwoordelijk is voor de realisatie van de door de raad gestelde beleidskaders, is het voor diezelfde raad desalniettemin interessant om op hoofdlijnen kennis te nemen van de wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd. Vandaar dat in de programmabegroting deze paragraaf is toegevoegd. Personeels- en organisatiebeleid De afdeling P&O heeft als doel de organisatie te ondersteunen in de doorontwikkeling naar een kleinere klantgerichte en slagvaardige organisatie met flexibel inzetbare medewerkers. Een belangrijk uitgangspunt is de dienstverlening van de afdeling P&O die betrouwbaar is en van hoge kwaliteit. In 2011 werkte de afdeling P&O aan vier thema‟s: De ondersteuning van de organisatie bij de ontwikkeling naar een kleinere organisatie. Cultuur- en leiderschapsontwikkeling als basis voor kwaliteitsontwikkeling. Personeelsplanning en flexibele inzet van personeel om kwaliteitsontwikkeling mogelijk te maken. Ontwikkeling van de afdeling P&O. Wat hebben we bereikt? In 2011 zijn door de gemeenteraad de bezuinigingsvoorstellen vastgesteld. Naast bezuinigingen op materiële budgetten is er een bezuiniging op de personeelsbudgetten. Omgerekend circa 90 fte, uiterlijk in 2014 te realiseren. In 2011 is een akkoord bereikt met de vakbonden over het nieuwe sociaal statuut. Naast de focus op de bezuinigingen liepen er in 2011 een aantal organisatietrajecten waar de afdeling P&O ondersteuning aan heeft verleend. Bijvoorbeeld de realisatie van de Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD), waarbij de gemeente Spijkenisse volgens het “gastheermodel” de uitvoering van de sociale diensten van de gemeenten Brielle en Bernisse verzorgt. Daarnaast werd, in navolging van de sectoren Stad & Wijk en Inwoners, bij de sector Concernzaken een doorlichting gedaan naar een aantal werkprocessen met als doel te onderzoeken of hier een efficiency slag gemaakt kan worden. En er werd bij de afdeling Financieel Economische Zaken een reorganisatietraject gestart. Tot slot werd er eind 2011 besloten dat de gemeente Spijkenisse de uitvoering van het werkgeverschap van de WIW-ers weer zelf verzorgt Het afgelopen jaar is het programma Goed Kan Altijd Beter uitgerold in de organisatie. De afdeling P&O heeft een aandeel in 2 projecten, leiderschapsontwikkeling en strategisch personeelsbeleid. In samenspraak met de universiteit Twente is in 2011 het MD-programma vormgegeven, met als basis de vastgestelde visie op leiderschap. Strategisch personeelsbeleid is gestoeld op de kernbegrippen flexibiliteit en innovatie. De visienotitie over dit onderwerp is in 2011 in concept afgerond en zal in 2012 de besluitvorming ingaan. Met de uitrol van het nieuwe personeelsinformatiesysteem wordt een efficiencyverbetering in werkprocessen en procedures beoogd. Geconcludeerd werd dat de uitrol moeizamer verliep dan beoogd, waardoor deze doelstelling pas in 2012 gerealiseerd kan worden. De afdeling P&O heeft zelf ook een bezuinigingstaakstelling. Er is onderzocht welke efficiencyslagen gemaakt kunnen worden. Hierbij zal het personeelsinformatiesysteem moeten helpen. De opgelegde korting op het Arbobudget en het Centraal Opleidingsbudget is in 2011 geëffectueerd. Wat hebben we er voor gedaan? De afdeling P&O begeleidde de personele zaken rondom het reorganisatietraject ISD. Daarnaast verzorgde de afdeling P&O de begeleiding van de personele gevolgen van de vastgestelde bezuinigingen in 2011. Dit leidde in enkele gevallen tot een beroep op het budget flankerend beleid. Met een werkgroep werden de eerste contouren van Het Nieuwe Werken geschetst. De uitwerking hiervan zal middels een pilot in 2012 worden vormgegeven.

104

Gemeente Spijkenisse | Jaarverslag 2011

Als voorbereiding op het MD-programma is aan alle leidinggevenden in 2011 een Leiderschaps Effectiviteits Analyse (LEA) aangeboden. Daarnaast heeft de afdeling P&O de personeelsscan van de leidinggevenden begeleid. Om de tevredenheid van medewerkers te meten is in samenwerking met het team Onderzoek & Statistiek eind 2011 de medewerkermonitor uitgevoerd. Een gemiddelde waardering van 7,4 gaf een mooi resultaat in een periode van bezuinigingen en onzekerheid. Als logisch gevolg van de bezuinigingen werden er in 2011 minder vacatures opengesteld; waar mogelijk werden deze vervuld door herplaatsingkandidaten en andere interne belangstellenden. Op het gebied van opleiding en ontwikkeling werd voor de 2 e keer de intergemeentelijke leergang beleidskunde georganiseerd. Ook werd er gemeentebreed een training klantgericht schrijven georganiseerd. In 2011 werd voor de eerste keer de verkiezing van de beste brief gehouden en ook De Krul is weer, met als thema „beleefd, respectvol en representatief‟, uitgereikt. Op het gebied van arbo en ziekteverzuim werd de Risico Inventarisatie en Evaluatie afgerond voor de afdeling wijkbeheer. Daarnaast volgden de preventiemedewerkers een training op het gebied van het goed instellen van de werkplek. Zo kunnen fysieke klachten voorkomen worden. Personeelslasten 2011 Formatie en bezetting Aan het eind van 2011 had de gemeente 750 medewerkers in dienst, die met elkaar 639,74 fte bezetten. Het aantal medewerkers laat een daling zien van 15 medewerkers ten opzichte van eind 2010. De bezetting is dit jaar afgenomen, namelijk 639,74 in vergelijk met 642,96 fte een jaar geleden. Als we kijken naar de toegestane formatie dan kunnen we constateren dat deze in 2011 met 6,55 fte afgenomen is. Deze afname wordt voornamelijk veroorzaakt door het schrappen van vacatureruimtes in het kader van de bezuinigingen op de personeelsbudgetten. Gesteld kan worden dat de formatie ruim binnen de vastgestelde kaders is gebleven. Indien de toegestane formatie wordt vergeleken met het landelijke cijfer van 2010 kunnen wij constateren dat de toegestane formatie in Spijkenisse met 674,07 fte boven het landelijk cijfer van 648 fte ligt. De toegestane formatie zal echter de komende jaren door de bezuinigingen steeds dichterbij het landelijke gemiddelde uit gaan komen.

Formatie en bezettingscijfers* in fte meerjarig Jaar

Toegestane formatie

Bezette formatie

Verschil

2011

674,07

639,74

34,34

2010

680,62

642,96

37,66

2009

664,57

638,38

25,74

Landelijk 2009**

648,00

* inclusief de

bovensectorale Gemeentesecretaris en Griffie ** o.b.v. personeelsmonitor A&O-fonds 2010 Gemiddeld aantal fte per 1000 inwoners naar gemeente grootteklasse 50.000-100.000 inwoners: 9,0 fte Spijkenisse 72.000 -> 72 x 9,0 fte = 648 fte

Sectoren De sector Concernzaken laat een daling zien van 6,0 fte van 189,52 naar 183,52 fte in de bezette formatie. De bezetting voor de sector Inwoners is gestegen van 229,11 naar 239,30 fte. De toegestane formatie bij Inwoners is gestegen met 5 fte. Bij de sector Stad en Wijk heeft de grootste daling in fte plaatsgevonden, namelijk van 224,33 naar 216,93 fte. Dit leidt voor 2011 tot een totale daling van de bezette formatie met 3,22 fte. De bezette formatie van de gemeente blijft ruim onder de toegestane formatie, namelijk 34,34 fte. Hieronder zijn de formatie- en bezettingscijfers uitgesplitst naar sectoren. De begrotings- en realisatiebedragen zijn tevens toegevoegd.


105

Formatie en bezettingscijfers 2011 in fte per sector Begrotings- en realisatiecijfers in euro‟s per sector Sector

Toegestane Begroting formatie salarissen 2011

Bezette formatie

Realisatie salarissen 2011

Verschil Saldo post FTE salarissen

Concernzaken*

189,54

€ 11.439.709

183,52

€ 11.005.504

6,02

€ 434.205

Inwoners

239,90

€ 13.688.682

239,30

€ 13.288.294

0,60

€ 400.388

Stad en Wijk

244,63

€ 13.743.034

216,93

€ 12.455.349

27,72

€ 1.287.685

Gemeente*

674,07

€ 38.871.425

639,74

€ 36.749.147

34,34

€2.122.278

* inclusief de bovensectorale Gemeentesecretaris en Griffie

106


Personeelslasten jaarrekening 2011

Personeelslasten 2011 per categorie Salarissen en sociale lasten (inclusief stelposten en overige dekkingen) Correctie begrotingsresultaat (besluitvorming bestuursrapportages) Inhuur ten laste van vacaturegelden Subtotaal salarissen en inhuur t.l.v. vacaturegelden

rekening per 31-12-2010

begroting na wijz. 2011

rekening per 31-12-2011

saldo per 31-12-2011

37.612.245

41.143.772

38.347.796

2.795.976

-839.365

-839.365

1.044.624

360.850

1.406.221

-1.045.371

38.656.869

40.665.257

39.754.017

911.240

Voormalig personeel

859.458

531.886

736.794

-204.908

Ontvangen UWV gelden

-280.313

0

-219.536

219.536

Overige dekking (o.a. personele stelposten en detacheringsvergoedingen)

-128.783

-8.000

-107.361

99.361

6.429.859

3.086.637

3.316.187

-229.550

Inhuur (overig: ziekte, eigen taken en specifieke dekking dekkingen) Werving en selectie Overwerk en toelagen (inzet-gerelateerd) Overige personeelskosten (niet inzet gerelateerd, o.a. VOT) Subtotaal overige posten Totaal personeelslasten Besluitvorming bestuursrapportages (excl. correctie begrotingsresultaat) Opgenomen nog te betalen post CAO-stijging

niet meer opgenomen zijn posten algemeen beheer en behoren niet tot resultaat jaarrekening P-lasten

611.092

630.789

-458.102

niet meer opgenomen zijn posten algemeen beheer en behoren niet tot resultaat jaarrekening P-lasten

7.491.313

3.783.210

4.356.873

-573.663

46.148.182

44.448.467

44.110.890

337.577

-500.000

-22.901

0

0

Post algemene personeelstaakstellingen/gem. brede bez. 2010-2014 Totaal van de gemeente

172.687

-22.901 0

-294.434 45.648.182

44.131.132

0 -294.434

44.110.890

20.242

Resultaat totaal personeelslasten Het positieve resultaat op de personeelslasten 2011 bedraagt € 20.242. Weliswaar een klein positief resultaat, ongeveer 0,05 procent van de totale personeelsbegroting, maar wel een resultaat waarbij de gemeente een groot aantal van haar taakstellende bezuinigingen op de personeelsbudgetten in dit jaar heeft ingevuld. De bezuinigingstaakstellingen op personeelsbudgetten hebben een invloed op het resultaat. De ruimte op de post salarissen en sociale lasten is aanzienlijk kleiner geworden in vergelijking met voorgaande jaren (€ 2,7 miljoen). Deze ruimte kan echter wel de overschotten op de posten inhuur en overige posten dekken. Al met al kan geconcludeerd worden dat de gemeente het tot op heden op het gebied van personeelslasten goed heeft gedaan. Ondanks de bezuinigingen is de gemeente binnen de financiële kaders gebleven op het gebied van personele lasten. Dit resultaat brengt tot uitdrukking dat de personeelslasten over 2011 binnen de begroting zijn gebleven en dat de procentuele afwijking op het totale personeelslasten met 0,05 procent minimaal is. Kortom een goed resultaat. Hoe gekomen tot resultaat? In de besluitvorming van de bestuursrapportages was is in totaal al € 862.266 afgeraamd. Een groot deel hield verband met de te hoge vaststelling van de personeelsbegroting. Hiervoor is in totaal € 839.365


107

gecorrigeerd bij de 2e bestuursrapportage 2011. Daarnaast is € 22.901 afgeraamd bij de bestuursrapportages. Daarnaast is er een concernbrede restant van de algemene personele taakstelling van - € 294.434 in mindering gebracht op het resultaat. Dit resulteert in een totaalsaldo personeelslasten voor 2011 van € 20.242. Het resultaat is voor een zeer groot gedeelte opgebouwd uit de saldi van twee componenten:

Voordelig resultaat op de salarissen en sociale lasten Correctie vanwege te hoog begrotingsresultaat Overige correcties via de bestuursrapportage

€ 2.795.976 -€

839.365 - € 22.901

€ 1.933.710

Resultaat inhuur ten laste van vacaturegelden

- €1.045.371

Resultaat inhuur (ziekte, eigen taken derden of specifieke dekking)

- € 229.550 - € 1.274.921

De overige posten zorgen uiteindelijk voor een totaalresultaat van € 337.577 op de personeelslasten. Deze overige posten worden verderop nader toegelicht. Het voordelig subtotaal salarissen en inhuur ten laste van vacaturegelden is dit jaar gedaald naar € 911.240 (2010 was dit saldo € 2,1 miljoen). Dit heeft vooral te maken met het inboeken van de bezuinigingen op de openstaande vacaturegelden. Zo zijn er een aantal restvacatures en openstaande vacatureruimten bezuinigd. Op deze wijze is het mogelijk gebleken om binnen het resultaat op de personeelslasten zonder directe personele consequenties de taakstellingen op het gebied van personeelsbudgetten voor dit jaar te halen. Salarissen en sociale lasten De realisatie van de salarissen en sociale lasten is van 2010 naar 2011 gestegen van € 37,6 naar € 38,3 miljoen. Dit is een stijging van € 0,7 miljoen. De stijging wordt voor het overgrote deel veroorzaakt door de stijging van de sociale lasten en de salarisverhogingen van de medewerkers. Inhuur Er is dit jaar een opmerkelijke daling van de uitgaven van inhuur waar te nemen. De totale inhuuruitgaven zijn van € 7,4 miljoen gedaald naar € 4,7 miljoen. Dit bevestigt dat er steeds bewuster wordt omgegaan met het inhuren van personeel. Hierbij worden er bewuste keuzes en goede afwegingen gemaakt, voordat er voor (verlenging van) inhuur plaatsvindt. Hierbij zijn de bedrijfsvoering, flexibele inzet (zonder dat er een arbeidsverband ontstaat) en invulling van specifieke (tijdelijke) budgetten argumenten om in te huren. Ook wordt er goed gekeken of de door de bezuinigingen boven de formatie geplaatste medewerkers (of bij dreigende bovenformativiteit) de werkzaamheden door deze medewerkers gedaan kan worden in plaats van in te huren. Uiteraard is het belangrijk om de kosten van inhuur te blijven beheersen. Het Managementteam houdt hierin een belangrijke rol door elke inhuuraanvraag eerst te beoordelen voordat deze uitgezet wordt. Salarissen, werkgeverslasten en CAO-ontwikkeling Bij het opstellen van de personeelskostenbegroting 2011 zijn aannames gedaan over de hoogte van werkgeverspremies in het begrotingsjaar. Bij het opstellen van de personeelskostenbegroting is een te hoog ophogingpercentage meegegeven, waardoor de personeelskostenbegroting met 2% te hoog is vastgesteld. Dit resultaat is gecorrigeerd met de bestuursrapportages en is terug te vinden als correctie begrotingsresultaat. Het bedrag is - € 839.366.

108


Personeelslasten 2011 overige categorieën Voormalig personeel Op deze post is er een tekort van - € 204.908. Dit tekort op voormalig personeel wordt grotendeels veroorzaakt door de lopende WW-uitkeringen. Deze worden op de diverse afdelingen verantwoord vanwege de systematiek: de gemeente Spijkenisse is eigenrisicodrager. Overwerk en toeslagen Hierin vallen onder andere de overwerkvergoedingen, reis- en verblijfskosten voor bedrijfsuitoefening, onregelmatigheidstoeslag en thuiswachtdienst. Deze uitgaven worden niet of maar gedeeltelijk begroot. Dat kan in veel gevallen ook niet, zoals bij overwerk vanwege ziekte en extra taken/werkzaamheden. Dit jaar is er een nadeel op deze post van - € 458.102. Dit is een toename in de kosten van € 76.677 (2010: - €384.425). Saldo Per saldo was het overschot op de salarissen en inhuur ten laste van vacaturegelden van € 911.240 voldoende om de tekorten op de overige posten van - € 573.663 te kunnen opvangen. Het jaar wordt positief afgesloten op € 337.577. Van dit bedrag is er in bestuursrapportages een bedrag van - € 22.901 afgeraamd (exclusief correctie begrotingsresultaat) en wordt de post algemene personeelstaakstellingen van € 294.434 in mindering gebracht. Zoals reeds eerder is aangegeven bedraagt het totale resultaat op de personeelslasten van de gemeente over 2011 na begrotingswijzigingen € 20.241. Overige opmerkingen bij personeelslasten 2011 Inwoners: Participatiefonds Een substantieel deel van de personeelslasten van de sector Inwoners wordt gedekt uit het participatiefonds. Ten opzichte van de begroting is per saldo € 326.922 minder ten laste van het participatiebudget gebracht (salarissen - € 197.419 overschrijding en inhuur € 524.341 onderschrijding). Op de personeelslasten van het participatiebudget dient echter geen rekeningresultaat plaats te vinden, omdat deze lasten volledig worden gedekt door specifieke middelen. In totaal wordt door het participatiefonds een salarisbedrag gedekt van € 2.279.336 en een inhuurbedrag van € 839.152. Stad en Wijk: grondexploitatie en investeringsprojecten Bij Stad en Wijk is het resultaat op de afdeling Projecten en De Elementen niet meegenomen in het resultaat/voordeel voor de algemene dienst. Dit leidt namelijk tot een lagere doorbelasting naar de grondexploitatie. Dit gaat om een bedrag van - €181.261. Overige aandachtspunten centrale budgetten Binnen de personeelslasten zijn er een aantal centrale begrotingsposten. Deze staan los van het resultaat op de personeelslasten. Hieronder een korte toelichting van een van deze posten, waarbij er sprake is van een grote afwijking. Centraal opleidingsbudget Het centrale opleidingsbudget is bedoeld om organisatiebrede ontwikkelen opleidingstrajecten mogelijk te maken. Daarnaast is binnen deze post het budget voor aantrekkelijk werkgeverschap opgenomen. Op het centrale opleidingsbudget heeft een overschrijding van € 49.000 plaatsgevonden. Dit heeft vooral te maken met een groot aantal individuele opleidingstrajecten ten laste van aantrekkelijke werkgeverschap en een veegsessie van de training voor interne adviseurs van de sector Concernzaken, die niet als zodanig begroot waren. Informatievoorziening De afdeling Documentenbeheer Informatievoorziening en Automatisering (DIA) houdt zich bezig met de informatievoorziening van de gemeente Spijkenisse. Onder invloed van hogere overheden, de VNG en maatschappelijke ontwikkelingen zien we dat ICT steeds meer wordt ingezet bij de verbetering van de dienstverlening en een andere, vaak snellere, wijze van communiceren met burgers en bedrijven. Wat hebben we bereikt? De rijksoverheid, de provincies, de waterschappen en de gemeenten hebben gezamenlijk een convenant ondertekend waarin duidelijke afspraken en termijnen zijn vastgelegd voor de verdere inrichting van de Gemeente Spijkenisse | Jaarverslag 2011

109

elektronische dienstverlening. Dit zogenaamde NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E-Overheid) is van grote invloed op de ontwikkelingen binnen de gemeente Spijkenisse. Ook wordt in dit NUP een belangrijke relatie gelegd tussen ICT-ontwikkelingen en verbetering van de dienstverlening. In het informatieplan 2010 is het NUP verder toegelicht. De voorbereidingen om te komen tot de inrichting van een Midoffice ter ondersteuning van het Klant Contact Centrum (KCC) zijn gestart en zullen in 2012 tot een openbare aanbesteding leiden voor de vier deelnemende gemeenten in het Shared Service Center. In de afgelopen jaren zijn er al diverse vormen van samenwerking geweest met andere gemeenten. Soms waren dit eenmalige vormen van samenwerking voor bijvoorbeeld de inkoop van computers met Barendrecht of Bernisse en soms ging het om meer structurele vormen van samenwerking zoals bijvoorbeeld het lidmaatschap van GovUnited. De afgelopen periode is de samenwerking op het gebied van ICT op Voorne-Putten een intensief onderwerp van overleg en onderzoek geweest. Nadat er in 2009 een haalbaarheidsonderzoek is gemaakt is in 2010 een externe adviseur verzocht een business case te ontwikkelen. Deze business case heeft geleid tot de start van de realisatie van een zogenaamd Shared Service Center (SSC) Voorne-Putten. In 2012 zal de kwartiermaker worden aangewezen en kan de kwartiermakerfase gestart worden. Daarnaast is de ondersteuning aan de gemeente Bernisse bij het ICTbeheer gecontinueerd. Deze ondersteuning is vooruitlopend op de verdere samenwerking op het eiland in augustus 2010 gestart. Een veel gebruikte vuistregel is dat 80 procent van alle informatie een ruimtelijke component heeft. Dat betekent dat deze informatie, van regelgeving tot bodemgeschiktheid en van subsidies tot percentages allochtonen in een wijk, te koppelen is aan een locatie. Bijvoorbeeld een adres, een wijk, een gemeente of een plek langs een weg. Vertaald naar een locatie kan dit daadwerkelijk op een kaart, met een Geografisch InfomatieSysteem (GIS) of een navigatiesysteem in beeld worden gebracht. Wanneer informatie gekoppeld kan worden aan een locatie, zijn deze gegevens ruimtelijk te analyseren. Daarnaast zijn zij dankzij deze koppeling op basis van locatie te combineren met andere gegevens. Al deze informatie is vervolgens in samenhang in beeld te brengen met behulp van een kaart. Dat heeft een duidelijke meerwaarde, omdat clustering en geografische relaties zonder locatie/kaart vrijwel niet opgemerkt worden. Voor Spijkenisse betekent dit dat bij beleidsontwikkeling, bij het beheer openbare ruimten, bij handhaving en bij de directe dienstverlening (denk aan meldingen of vergunningen) ook steeds vaker gebruik gemaakt wordt van GEO-informatie. De digitalisering in Spijkenisse heeft een belangrijke vlucht genomen. De post is volledig gedigitaliseerd, een aantal belangrijke dynamische archieven zijn gedigitaliseerd en in 2011 is het bestuurlijke besluitvormingsproces volledig gedigitaliseerd. Daarnaast zijn in 2011 de ontwikkelingen van bestemmingsplannen gedigitaliseerd tot aan de vaststelling die ook volledig digitaal plaatsvindt. Wat hebben we er voor gedaan? Eind 2010 is er een nieuw informatieplan conform de afspraken ter besluitvorming aangeboden. Hierin is de toekomstvisie op het terrein van de informatievoorziening binnen Spijkenisse verder aangescherpt. Daarnaast is er ook voor 2011 weer een informatieplan ontwikkeld waarin de concrete projecten en activiteiten zijn benoemd. Communicatie Wat wilden we bereiken ? De belangrijkste functie van de afdeling Communicatie en Representatie is het bevorderen van een open en transparante overheid door het ontwikkelen en beheren van een goede gemeentelijke informatievoorziening. Het denken en handelen vanuit de belangen en de beleving van de burger heeft hoge prioriteit en wordt daar waar het nodig is in verbetertrajecten uitgewerkt. Wat hebben we er voor gedaan? De contacten met de burger zijn op tal van momenten en op diverse manieren onderhouden. De gemeentelijke voorlichtingskrant (tot half 2011), die maandelijks op alle huisadressen wordt bezorgd, en de website vormen de basis van een constante informatiestroom over het gemeentelijk beleid en de effecten daarvan voor de inwoners van de stad. Het digitaal loket als onderdeel van de gemeentelijke website geeft inzicht in het totale pakket aan gemeentelijke dienstverlening. Bovendien kunnen bewoners een toenemend aantal diensten rechtstreeks vanuit huis via de website afnemen. 110


Door het organiseren van zo'n 30 tot 40 informatie- en inspraakbijeenkomsten per jaar hebben wij bewoners en belangengroeperingen de mogelijkheid geboden in direct contact met bestuurders en deskundigen over belangrijke ontwikkelingen in straat, buurt en stad van gedachten te wisselen. Voor belangrijke maatschappelijke kwesties, zoals het bevorderen van wijkveiligheid, het voorkomen van overlast en vandalisme, vervuiling en verpaupering van buurten, is samen met bewoners van onze gemeente naar oplossingen gezocht. Met zo'n 150 tot 200 persberichten per jaar heeft de afdeling Communicatie en Representatie de lokale, regionale en landelijke media zo snel en volledig mogelijk geïnformeerd over besluiten en gebeurtenissen die voor een breed publiek interessant en / of belangrijk zijn. Het streven is een evenwichtig beeld van de gemeente uit te dragen. De afdeling Communicatie en Representatie ondersteunt projecten die de aantrekkelijkheid van Spijkenisse als woon-, werk-, en leefstad bevorderen. Een hiervan is het project Citymarketing. Dat plan loopt tot en met 2017. Door middel van jaarlijkse actieplannen worden de activiteiten per jaar gebundeld. Door een permanente vernieuwing en verbetering van de eigen media en goede contacten met vooral de lokale media heeft de afdeling Communicatie en representatie ook in 2011 geprobeerd een betere voorlichting en communicatie te realiseren. Last but not least heeft de afdeling Communicatie en Representatie in 2011 vanuit het projectbureau De Elementen de voorlichting over de ontwikkeling van de gelijknamige nieuwbouwwijk tussen de Oude Maas en het centrumgebied verzorgt. Financieel beheer Bestuur In 2011 ontving het gemeentebestuur tijdig de jaarstukken, de kadernota, de programmabegroting, twee bestuursrapportages en een slotwijziging. Ook is de raad geïnformeerd over de ontwikkelingen in het gemeentefonds en zijn naar aanleiding van de verschillende circulaires begrotingsvoorstellen gedaan. Uiteindelijk is eind 2011 duidelijkheid ontstaan over de rijksbezuinigingen en de effecten daarvan op de omvang van het gemeentefonds. In 2011 heeft ook de Europese aanbesteding van de accountantsdiensten plaats gevonden. In goede samenwerking tussen griffie en FEZ is de aanbesteding voorbereid en met de selectiecommissie uitgevoerd. De procedure is goed verlopen en heeft uiteindelijke geleid tot een nieuwe overeenkomst voor vier jaar met Deloitte. Bezuinigingen Op 16 maart 2011 heeft de raad de bezuinigingsmaatregelen 2011-2014 met een omvang van € 10 miljoen vastgesteld. Samen met de nog openstaande taakstellingen uit de voorgaande begroting moest uiteindelijk voor een bedrag van € 12,4 miljoen aan besparingen gerealiseerd worden. In 2011 is hard gewerkt om aan deze bezuinigingen invulling te geven. Deze inspanningen hebben erin geresulteerd dat voor de jaarschijf 2011 de volledige openstaande taakstelling ad € 4,5 miljoen is ingevuld. Beleidsontwikkeling In 2011 stond gepland om de nota afschrijvingsbeleid te actualiseren en een nota Bedrijfsvoering aan te bieden. Dit is niet gebeurd. De reden hiervoor was capaciteitsgebrek. In verband met de ook voor de financiële functie voorgenomen personeelsreductie zijn diverse vacatures niet ingevuld. Vervolgens is er prioriteit gegeven aan andere opdrachten. In 2012 zal alsnog een aantal beleidsnota‟s worden geactualiseerd. Management informatie In 2011 is na een zorgvuldige procedure gekozen voor een migratie naar Coda 12 (financieel pakket). Geconcludeerd is dat met een herimplementatie van deze volledig nieuwe versie voldaan kan worden aan alle vereisten. De (duurdere) aanschaf van een nieuw pakket is dan ook niet noodzakelijk. In 2011 is extra aandacht gegeven aan het budgethouderschap binnen de organisatie. Vanuit de afdeling FEZ is de informatievoorziening en communicatie met budgethouders verder verbeterd. Ook is gewerkt aan de herziening van de regeling financieel beheer. Deze zal in 2012 worden vastgesteld. Administratieve organisatie en interne controle Gemeente Spijkenisse | Jaarverslag 2011

111

In 2011 zijn circa 14 interne controles uitgevoerd. Ook is een aantal controles in het kader van Misbruik en Oneigenlijk gebruik gedaan. Alle controlewerkzaamheden worden vooraf met Deloitte afgestemd. Inmiddels zijn bij diverse afdelingen ook kwaliteitscontroles ontwikkeld. Deze controles worden door de betreffende afdeling zelf uitgevoerd. Op het gebied van administratieve organisatie is een groot aantal werkprocessen uitgewerkt en verbeterd of zijn anderszins adviezen gegeven. Bij de Europese aanbesteding van de accountantsdiensten is bevestigd dat onze AO/IC functie goed functioneert. Centraal Accommodatiebeheer Inleiding De afdeling Accommodaties richt zich op het in standhouden, het beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed. Het doel hierbij is om dit professioneel en klantgericht te doen afgestemd op de behoeftes van de gebruikers om zo maximaal bij te dragen aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Om deze doelstelling te kunnen realiseren hebben wij ons in 2011 gericht op het verkrijgen van inzicht in de totale portefeuille van accommodaties in ons beheer. Het jaarthema voor de afdeling was “zicht op accommodaties = grip op accommodaties”. Wat hebben we bereikt? Voor 2011 heeft de afdeling zich tot doel gesteld inzicht te krijgen in de in beheer zijnde portefeuille vastgoed. Concreet hield dit in dat een grote inventarisatie is gestart om alle accommodaties in kaart te brengen. We wilden weten of we aan alle wettelijke vereisten voldeden, wat de onderhoudsstaat was, wat de waarde was etc. Veel informatie ontbrak en diende opnieuw vastgelegd te worden. Om deze informatie goed te kunnen beheren is een geheel nieuwe versie van een managementinformatiesysteem geïmplementeerd. In 2011 heeft een organisatorische aanpassing plaatsgevonden. Per 1 september is het team Risicobeheersing en Schadeafhandeling (R&S, voorheen onderdeel van afdeling Financiën) onderdeel geworden van het accommodatiebeheer. Het team Inkoop is onderdeel geworden van de afdeling FEZ. Het team Parkeerbeheer is van het team FZ&E overgegaan naar het team R&S voor een meer evenredige verdeling van de diversiteit van aandachtsgebieden en het aantal medewerkers per teamcoördinator. De bodes zijn onderdeel geworden van het team FO&A zodat het team Vastgoed zich echt kan focussen op de objecten. Wat hebben we er voor gedaan? Om een beter inzicht en daardoor “grip” op de in beheer zijnde accommodaties te verkrijgen zijn in 2011 een groot aantal verbeteringen doorgevoerd. Hieronder volgt een korte toelichting op de voornaamste doelstellingen die voor 2011 gesteld waren: Inrichten één servicepunt De afdeling Accommodaties is dienstverlenend naar een groot aantal zeer diverse klanten. In 2011 is één integraal servicepunt gerealiseerd waarbij ook eerste lijn meldingen van de DIA-desk zijn overgenomen. In totaal zijn er meer dan 17.000 meldingen afgehandeld in 2011, waarvan er bijna 15.000 (> 85 procent) binnen 15 seconden zijn opgenomen en dus beantwoord. Er zijn circa 14.000 werkorders in 2011 afgehandeld. Financieel beheer accommodaties Een nieuwe financiële structuur is geïmplementeerd met betrekking tot de exploitatiekosten van de accommodaties om het inzicht, de transparantie en begrijpelijkheid te vergroten. Er was een grote diversiteit van budgetcodes die veelal afweken per accommodatie. Door een standaard exploitatiekostenoverzicht te ontwikkelen (gebaseerd op de NEN norm) is dit voor alle accommodaties gestandaardiseerd. Daarnaast is de verhuuradministratie overgenomen van rentegevende eigendommen en volledig geautomatiseerd. Hierdoor is de mogelijkheid van bijvoorbeeld foutkansen bij indexering op huurinkomsten aanzienlijk gereduceerd. Het overzicht over alle huurstromen is hierdoor toegenomen. Inzicht in staat accommodaties Per accommodatie is een standaard objectdossier opgesteld. Bij de inventarisatie bleek dat voor veel accommodaties informatie ontbrak. Dit betrof o.a. technische tekeningen maar bijvoorbeeld ook accurate gegevens met betrekking tot de vierkante meters.

112


Het centrale beheerssysteem voor planmatig onderhoud is geïmplementeerd (Planon) maar nog niet geheel gevuld. Voor circa 40 locaties is een meerjarenonderhoudsplannen gemaakt en er is gestart met een asbestinventarisatie voor een aantal accommodaties, het verkrijgen van een EPA keuring is gestart etc. Een energie besparingsplan volgt later, nadat de rapportages over de EPA-keuringen zijn ontvangen en geanalyseerd. Het realiseren van complete digitale objectdossiers is in 2011 nog niet volledig afgerond door het grote volume aan werk. Er is een procedure (Checklist) opgesteld voor het in beheer nemen of afstoten van accommodaties. Facilitair beheer & Exploitatie Het centraliseren van het accommodatiebeheer heeft met name in het facilitair beheer geleid tot een aantal efficiency voordelen. In 2011 is een nieuwe schoonmaakovereenkomst aanbesteed voor meerdere accommodaties waarbij een grote besparing is gerealiseerd. Voor het eerst is een raamovereenkomst voor inkoop van kantoorartikelen aanbesteed waarbij meer als 30 procent op de kosten is bespaard. Een nieuwe overeenkomst voor beveiliging is geïmplementeerd waardoor voor het eerst deze werkzaamheden zijn gebundeld en een groot deel van de medewerkers is getraind in “Omgaan met agressie”. De aanbesteding van de catering is opgestart en er is een begin gemaakt met het beter structureren van het inventarisbeheer. Tot slot is ook een aanbesteding voor warme drankenvoorzieningen uitgevoerd waar eveneens een besparing is gerealiseerd. Met betrekking tot de kopieervoorzieningen is tevens een nieuwe overeenkomst tot stand gekomen waarbij de kopieerapparatuur vervangen is en de functionaliteit is uitgebreid. Risicobeheersing en Schadebehandeling Op dit gebied is de verzekeringsapplicatie AAG geoptimaliseerd. Dit programma bevat veel informatie, deze verbetering maakt het mogelijk deze informatie beter te analyseren en managementinformatie te genereren. In 2011 is er voor het eerst een doorlopende CAR verzekering afgesloten waardoor risico´s voor grote schadegevallen verder kunnen worden beperkt. De brand bij Drogendijk heeft veel extra werk opgeleverd. Dit betrof zowel de schadeafhandeling alsook de rapportage en bemiddeling na het schadeproces. Dit is nog niet geheel afgerond. De bezuinigingstaakstellingen, op de fietsregeling alsook op de formatie met betrekking tot schadeafhandeling is in 2011 behaald. Parkeervoorzieningen Op het gebied van de parkeervoorzieningen is bijzonder veel werk verzet in 2011. De Kopspijkergarage is buiten gebruik gesteld en voor een groot gedeelte verbouwd, De Kolkpleingarage en Theatergarage zijn in gebruik genomen. Hiervoor is alle parkeerapparatuur in 2011 in opdracht gegeven en in gebruikgenomen. Daarnaast is dit ook voorbereid voor de in 2012 op te leveren Boekenberggarage. Op aanwijzing van de veiligheidregio is in alle parkeergarages dekking voor het communicatienetwerk (C2000) van de hulpdiensten aangebracht met een hiervoor benodigd glasvezelnetwerk. Een aanbesteding heeft plaats gevonden om alle parkeermeters te kunnen gaan vervangen. In verband met dit communicatienetwerk en de uitbreiding van het aantal parkeergarages is de meldkamer van parkeerbeheer en de serverruimte aangepast. Naast deze activiteiten was Parkeerbeheer betrokken bij de voorbereidingen voor het nieuwe Parkeerbeleid. Mutaties in de portefeuille Accommodaties In de loop van het jaar hebben een aantal mutaties plaatsgevonden in de portefeuille accommodaties. Zo is o.a. het zwembad terug in beheer bij de gemeente gekomen, de vogelvereniging ondergebracht in het voormalig pand van de hand- en korfbalvereniging, De gymzaal Waterland is opgeleverd, de voormalige bestuurskamer van de voetbalvereniging Hekelingen is verbouwd tot buitenschoolse opvang en opgeleverd. De Galileilaan 1-3 is verbouwd tot 3 ruimtes voor buitenschoolse opvang. In Texmex zijn aanzienlijke aanpassingen verricht om de veiligheid te kunnen borgen. Helaas heeft de peuterspeelzaal aan de Vredehofstraat de activiteiten gestaakt. Dit gebeurde eveneens met de kinderopvang aan de Grote Beerstraat 17 en twee peuterspeelzalen aan de Winston Churchilllaan. Bij de tennisvereniging de Hartel zijn de banen van gravel naar smashcourt banen omgebouwd. Bij het stadhuis is een rookkamer gerealiseerd om de overlast te reduceren. Het GGD pand aan de Van Hogendorpstraat 50 is verworven om de GGD Zuid Hollandse Eilanden (ZHE) te kunnen liquideren. Over de verkoop is geprocedeerd. De gemeente heeft dit kort geding verloren. Tevens is de aanbesteding uitgevoerd ter voorbereiding van de vervanging van de noodstroomaggregaat (NSA) voor het stadhuis. Deze zal in het eerste kwartaal van 2012 worden opgeleverd.


113

Juridische Zaken De kerntaak van de afdeling Juridische Zaken is het bevorderen van de juridische kwaliteit van alles wat de gemeente doet. En bij alles wat de gemeente doet, heeft ze per definitie met het recht te maken. Dat maakt dat de ambtelijke organisatie een organisatie is die zonder uitzondering voortdurend met het recht bezig is. Voor de afdeling Juridische Zaken betekent dat meedenken, opbouwen, ontwikkelen en eventueel corrigeren daar waar nodig. De medewerkers van de afdeling denken maximaal mee met de adviesvrager (collega of bestuur), maar zorgen ervoor dat het maximum ook in beeld wordt gebracht. Dat wil zeggen dat de grenzen van wat uit juridisch oogpunt mogelijk is geschetst moeten worden en opgemerkt. Dat laatste is niet altijd even gemakkelijk en graag gezien, maar zulks is wel een taak van Juridische Zaken, want indachtig het collegeprogramma: legitimiteit en rechtmatigheid zijn belangrijke pijlers voor een lokale democratie. Een en ander geschiedt door haar twee teams Rechtsbescherming en Juridisch Advies en Control. Team Rechtsbescherming Het team Rechtsbescherming behandelt bezwaar- en beroepschriften en klachten. De doelstelling is de voorraad bezwaarschriften blijvend onder de 90 te houden. Daarnaast moeten 90% van de bezwaarschriften alsmede de klachten binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan. Ofschoon de cijfers over 2011 nog moeten worden berekend ziet het er naar uit dat de doelstelling bijna of geheel is gehaald. In de loop van 2011 heeft het team zich voorbereid op de komst van de Gemeenschappelijke Regeling Werk Inkomen en Zorg (die per 1 januari 2012 in werking is getreden). Op grond van die regeling behandelt Spijkenisse (in casu het team Rechtsbescherming) de bezwaar- en beroepschriften op die terreinen voor de gemeenten Brielle en Bernisse. Het team Juridisch Advies en Control (JAC) De medewerkers van het team Juridisch Advies en Control (JAC) hebben op hun manier invulling gegeven aan de ontwikkeling van de juridische kwaliteit van de gemeentelijke producten en diensten. Bestuur, management en medewerkers zijn juridisch ondersteund in het bereiken van hun doelstellingen. Vermeldenswaard is de digitale ontsluiting van het merendeel van de gemeentelijke regelgeving in de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving. Door een koppeling tussen die database en de nieuwe gemeente website zijn die regelingen ook te raadplegen op de Spijkenisser website. Voorts is met succes de langstlopende civielrechtelijke rechtszaak afgerond en is een grote bijdrage geleverd aan de totstandbrenging van het handboek aanbesteden. De gemeenschappelijke regeling met Bernisse en Brielle op het gebied van de intergemeentelijke sociale dienst is met inzet van JZ op de valreep van 2011 getekend kunnen worden. Er is een lezing over gemeentelijke samenwerking georganiseerd en er is wederom een bijdrage geleverd aan de intergemeentelijke opleiding Voorne Putten Campus. Bestuursondersteuning De afdeling Bestuursondersteuning (BO) is opgericht voor: - Het zorg dragen van de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, - Gesprekspartner voor bestuur en managementteam bij relevante (beleids)ontwikkelingen, onderzoek, externe oriëntatie en subsidieverwerving, procesbegeleiding bovensectorale projecten of initiatieven. - Procedurele en secretariële ondersteuning voor bestuur en managementteam, - Ondersteunen van de professionalisering van de organisatie wanneer het gaat om bestuurlijk besluitvormingsproces, beleidscoördinatie, onderzoek, externe oriëntatie en subsidieverwerving. - Beheer en actueel houden van statistische gegevens t.b.v. beleidsontwikkeling In 2011 hebben de accenten vooral gelegen op de volgende thema‟s: Procesbegeleiding van “Doorkijk 2020” en MT- visie “Goed kan altijd beter”. De afdeling beheert actief de strategische agenda van de gemeente als procesbegeleider. In 2011 is gestart met de uitwerking en implementatie van twee relevante visie documenten “Doorkijk 2020” en “Goed kan altijd beter”. Een concept-visie document voor de Doorkijk 2020 is inmiddels gereed. Er hebben een aantal bijeenkomsten plaatsgevonden met de raad om de inhoud van dit document te bespreken. Er hebben gesprekken plaatsgevonden met relevante maatschappelijke partijen en sleutelfiguren om de visie verder te verkennen en af te stemmen. Besluitvorming zal voor de zomer van 2012 plaatsvinden. Het programma Goed kan Altijd Beter is door Bestuursondersteuning uitgerold in de organisatie Er worden verbanden gelegd tussen de verschillende actiepunten en de voortgang wordt gemonitord. Voor de drie actiepunten „intergemeentelijke samenwerking‟, „verhouding bestuurlijkambtelijke samenwerking‟ en het project „Ken je stad, bestuur en organisatie (K3)‟ is 114


Bestuursondersteuning zelf opdrachtnemer. In 2011 zijn deze actiepunten uitgewerkt en hebben diverse activiteiten plaatsgevonden om de onderlinge kennisuitwisseling te verbeteren en daarmee de betrokkenheid en effectiviteit van medewerkers te vergroten. Daarnaast is in 2011 de prijs voor de beste beleidsnota afgeschaft en heeft Bestuursondersteuning in plaats daarvan de prijs voor de beste brief georganiseerd. De kadernota Communicatie en Interactieve beleidsvorming is in overleg met de afdeling Communicatie geschreven en door de raad vastgesteld. Externe oriëntatie en subsidieverwerving In de afgelopen twee jaar heeft de afdeling Bestuursondersteuning ingezet op het verwerven van extra middelen voor beleid. Daartoe is gekeken naar de huidige wijze waarop de gemeente subsidies verwerft en zijn aanpassingen doorgevoerd om dat systeem te verbeteren. Daarnaast is – in samenwerking met de ambtelijke organisatie - actief contact gezocht naar subsidiemogelijkheden op stadsregionaal, provinciaal, nationaal en europees niveau en zijn diverse aanvragen uitgezet. Naast deze inzet op concrete projecten is besloten om een position paper op te stellen om Spijkenisse reeds vroegtijdig bij mogelijke subsidieverstrekkers goed te positioneren (lobby). Dit position paper is in 2011 vastgesteld. Spijkenisse heeft veel op eigen kracht gerealiseerd in het centrum, de wijken en in de samenleving. Maar loopt als ex-groeikern gemeente nog steeds tegen problemen aan, die onder het voetlicht moeten worden gebracht van mede overheden. Naar aanleiding van dit position paper hebben diverse partijen inmiddels de stad bezocht. Daarnaast heeft Spijkenisse vaste voet aan de grond gekregen in het overlegverband van de nieuwe steden Almere, Apeldoorn, Ede, Haarlemmermeer en Zoetermeer (ook wel Ortega-gemeenten genoemd) . De burgemeester is zelfs voorzitter geworden van dit overleg. Bespreekpunt is o.a. de evaluatie van de ORTEGA-middelen door het ministerie. Onze positie richting het ministerie is hiermee versterkt en onze beïnvloedingsmogelijkheden vergroot. In 2012 wordt het project geëvalueerd. Digitalisering van het bestuurlijk besluitvormingsproces. In 2011 is het proces van het bestuurlijk besluitvormingsproces gedigitaliseerd. Dit betekent dat alle college- en raadsvoorstellen volledig digitaal worden verwerkt, geparafeerd, besloten en afgehandeld. Dit veranderingstraject is heel goed voorbereid. Zo zijn alle betrokken medewerkers getraind in het gebruik van het nieuwe systeem. Dat heeft er mede toe geleid dat de implementatie vlekkeloos is verlopen al moesten nog diverse kinderziektes uit het systeem worden verholpen. Net als de raad is ook het college digitaal gaan vergaderen in 2011 met behulp van Ipads. Beheer van statistische gegevens en uitvoeren van onderzoeken. Om 2011 zijn diverse onderzoeken uitgevoerd waaronder de rapportage leefbaarheidsonderzoek, klanttevredenheidsonderzoek Concernzaken, Klanttevredenheidsonderzoek Centrum voor de Kunsten, Medewerkerstevredenheidsmonitor en opzet Inwonersenquete. Daarnaast zijn diverse data ingevoerd in de buurtmonitor en hebben steekproeven plaatsgevonden ten behoeve van onderzoek en verdere uitbouw van de buurtmonitor. Op verzoeken van interne en externe partijen voor informatie is snel gereageerd. Ook heeft het team een centrale rol gehad in de ontwikkeling van de regionale economische monitor. Het team heeft het centrale onderzoeksprogramma opgezet en in het licht van het project meetbare doestellingen diverse trainingen verzorgd bij de beleidsafdelingen. De Griffie. Het verslagjaar 2011 staat voor de griffie in het teken van bezuinigingen, de ontwikkeling van een digitaal besluitvormingsproces, digitalisering, en de aanzet tot overleggen met griffiers in de metropoolregio over de bestuurlijke inrichting van metropool, alsmede de continuering van de overleggen met de collega griffiers op Voorne Putten, waarbij de betrokkenheid van de vijf raden bij bestuurlijke processen centraal staan. Direct na het zomerreces van de raad zijn de IPads ingevoerd en is in korte termijn het papierloos vergaderen in commissies en raad gerealiseerd. Passend in de ontwikkeling van het digitaal bestuurlijk besluitvormingsproces, waarin aan het eind van het verslagjaar nog één belangrijke schakel ontbreekt, namelijk de aansluiting van Corsa op Notubiz (BIS), waardoor de griffiemedewerkers nog teveel handmatige werkzaamheden moeten uitvoeren. Met betrekking tot de beveiliging van de Ipad, mobiele telefoon en pc‟s wordt aan het eind van het verslagjaar nog steeds gewerkt aan een gezamenlijke richtlijn geldend voor de ambtelijke organisatie, het college en de raad. De bezuinigingen op raadsbudget en griffiebudget hebben geleid tot een leidraad, die met instemming van de commissie Algemene Zaken is uitgewerkt en verwezenlijkt in het verslagjaar 2011. O.a. is met ingang van 1 januari 2012 het aantal fte‟s van de griffie teruggebracht met één in vergelijking tot het aantal fte‟s bij aanvang van deze raadsperiode. Hetgeen tot gevolg heeft dat de griffiemedewerkers in het vervolg op basis van prioriteiten werken. Gemeente Spijkenisse | Jaarverslag 2011

115

Eén en ander laat onverlet de uitvoering van de primaire taak van de griffie, nl. advisering van voorzitters, raadsleden en steunfractieleden alsmede de voorbereiding, begeleiding en uitwerking van raadsvergaderingen en commissievergaderingen, alsmede van vergaderingen die met de raad verbonden zijn (presidium, seniorenconvent, audit overleg).

116


Paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering

Recommend Documents