Financiële bedrijfsvoering Grote dag voor
kleine kinderopvangorganisaties 23 november 2011
Tony Weggemans coördinator Netwerk Professionals Kinderopvang
www.ayit.nl
Even voorstellen
Tony Weggemans AYIT Consultancy Al ca. 20 jaar werkzaam in de branche Domein: bedrijfsvoering, kengetallen, managementinformatie Initiatiefnemer van het Netwerk Professionals Kinderopvang, ontmoetingsplek voor controllers, facilitair managers en marketing medewerkers (ca. 120 deelnemers), sinds 2003
www.ayit.nl
Overzicht presentatie 1.
Kostprijsanalyse – – – –
2.
3.
inzet pedagogisch personeel groepsopbouw huisvesting overhead
Marktontwikkelingen Waarop sturen? – informatiemodel – managementinformatiesysteem, ook voor kleine organisaties?
www.ayit.nl
Kostprijsanalyse
Naar kostensoorten • personeelslasten, huisvestingslasten, rente, afschrijving, enz.
Naar kostenplaatsen (locatie) • kindercentra, centraal bureau, algemeen
Naar kostendragers (product) • hedo, bso, psz, goo, flex, 24uurs, peuterplus, enz.
Naar productiefactoren
www.ayit.nl
Productiefactoren
Pedagogisch personeel • groepsleiding (vast en inval)
Huisvesting • huur, energie, schoonmaak(-personeel)
Overhead • centraal + uitvoerend
Activiteiten en verzorging Vervoer (alleen BSO) evt.: Kapitaal • rente, dividend
www.ayit.nl
Eisen aan administratie
Kostprijsanalyse is alleen mogelijk alleen als de informatie naar kostenplaatsen, kostendragers en productiefactoren toegerekend kan worden – direct hierop boeken (voorkeur) – achteraf hieraan toedelen
www.ayit.nl
Bestanddelen van de kostprijs Mogelijke opbouw van de kostprijs bij een KOVorganisatie KDV
BSO
59% 15% 13%
41% 22% 18%
Overhead uitv.
7%
6%
Activiteiten (incl. vervoer)
6%
13%
100% = €16.000
100% = €8.000
Ped. personeel Huisvesting Overhead-centraal
In % van de kostprijs Bron: AYIT Consultancy
www.ayit.nl
Kostprijsmodel kdv Activiteiten 4-6% Huisvesting 10-20% Uitvoerende overhead 5-10%
Pedagogisch personeel 50-60%
Centrale overhead 10-15%
www.ayit.nl
Belangrijkste aspecten kostprijs
Inzet pedagogisch personeel Groepsopbouw Zicht op capaciteit Huisvesting Overhead
www.ayit.nl
www.ayit.nl
Inzet pedagogisch personeel
Maak een modelberekening Houdt rekening met: – openingstijden – samenvoeging groepen aan begin en eind van de dag – verhouding directe en indirecte uren
www.ayit.nl
Voorbeeld modelberekening KDV Bij een volledig zelfstandige groep openingstijd per dag (7.30 - 18.00)
10,5
uren alleen op de groep
3
benodigde roosteruren
18
benodigde formatie-uren = per week (x5)
+26,3%
22,7 113,7
bij ziekteverzuim van 5%
www.ayit.nl
Voorbeeld modelberekening KDV Bij vier gekoppelde groepen openingstijd groep 1 (7.30-18.00) openingstijd groep 2 openingstijd groep 3 openingstijd groep 4 gemiddelde openingstijd per dag uren alleen op de groep benodigde roosteruren per groep benodigde formatie-uren per dag = per week (x 5; in formatie-uren) www.ayit.nl
+26%
10,5 10 9,5 9,5 9,9 3 16,8 21,2 105,8
Ook rekening houden met week- en jaarpatronen
Op zwak bezette dagdelen capaciteit sluiten Sluiting tijdens feestdagen Capaciteit in vakantie aanpassen Resultaat sturen op personeelsinzet: • • • •
verdere daling gemiddelde openingstijd per dag dus minder personeelsinzet nodig van 103,9 -> 99 formatie-uren per groep? is ca. 3% meer rendement!!
www.ayit.nl
Effect uurtje-factuurtje
Heeft geen effect op de kosten, maar leidt wel tot lagere opbrengsten Mogelijkheden om te ‘verdienen’ door scherp te sturen op personeelsinzet worden minder Zelfde kosten + lagere opbrengst -> hogere prijs per uur (5-6%) Leidt dus tot hogere nettokosten ouders
www.ayit.nl
Modelberekening Groepsopbouw cap. gem.
DAGOPVANG
A B C D
BSO
E A B
vert. vert. 0-4 0-4 12 12 baby dreumes 0-1 1-2 8 10 baby vert. 0-2 0-4 9 12 1,5 x baby vert. 0-2 0-4 12 12 baby baby 0-2 0-2 9 9 4-8 20 4-12 20
vert. 0-4 12 dreumes 2-3 12 peuter 2-4 14 peuter 2-4 14 vert. 0-4 14
8-12 30 4-12 20
www.ayit.nl
vert. 0-4 12 peuter 3-4 16
peuter 2-4 14
48
12,0
46
11,5
35
11,7
38
10,9
46
11,5
50
25,0
40
20,0
Modelberekening groepsopbouw
Stijging van de gemiddelde groepsgrootte van 11,5 naar 12,0 betekent een rendementsstijging van
www.ayit.nl
Zicht op capaciteit
Ruimtelijke capaciteit • Bijv. 18 kindplaatsen, 1 groep kdv
Operationele capaciteit • 14 kindplaatsen
Bezette capaciteit • 13,3 kindplaatsen
Aanwezigheid • 12,2 kindplaatsen
www.ayit.nl
Meten van capaciteit
Begrip kindplaats is onnauwkeurig, met name bij de BSO Openingstijden variëren Met of zonder vso, vakantie, studiedagen, enz.?
Vervangen door: aantal kinduren
kdv: 2300 – 2900 kinduren per kindplaats bso: 1100 – 1700 kinduren per kindplaats
www.ayit.nl
Huisvesting: huurprijzen Type
1
Voormalige school
2
Verbouwd pand Lokalen in schoolgebouw Nieuwbouw kinderopvang Nieuwbouw in Brede school BSO bij sportaccommodatie Tijdelijke accommodatie
3
4 5 6 7
Gem. huurprijs per m²
Verhoudin Gem. Aantal huurprijs per g hoogste/ cases -laagste groep
€ 97 € 106
€ 9.223
3,5
9
€ 9.775
14,9
10
€ 85
€ 8.242
4,6
12
€ 140
€ 17.041
3,2
9
€ 121
€ 13.827
2,3
7
€ 113
€ 12.246
19,1
5
€ 197
€ 14.700
2,7
4
Bron: Benchmarkonderzoek Huurprijzen, AYIT Consultancy, 2008
www.ayit.nl
Overhead OVERHEAD ALS % VAN DE OMZET 2011 Omzetcategorie
A
B
C
D
Omzet in miljoen €
2-5
5-10
10-20
>20
Overhead totaal
16,5%
18,0%
15,7%
16,3%
3,4%
5,5%
5,8%
13,1%
12,5%
10,0%
Uitvoerende overhead Centrale overhead Aantal organisaties
7
5
7
Totaal
min
max
16,5%
12,6%
20,2%
6,7%
5,5%
1,6%
8,6%
9,7%
11,0%
6,7%
17,5%
10
29
Bron: Benchmarkonderzoek Overhead, AYIT Consultancy, 2011
www.ayit.nl
Overhead en omzet 25%
20%
15%
10%
5%
Omzet (in miljoenen) % Totale overhead
% Centrale overhead
% Uitvoerende overhead
Bron: Benchmarkonderzoek Overhead, AYIT Consultancy, 2011
www.ayit.nl
58
52
39
38
38
37
36
29
23
22
20
18
18
18
14
14
11
9
4
8
7
5
5
5
4
4
3
2
2
0%
Centrale overhead naar rubriek AANDEEL IN CENTRALE OVERHEAD PER FUNCTIERUBRIEK Omzetcategorie
A
B
C
D
Omzet in miljoen €
2-5
5-10
10-20
> 20
Algemene secr. & adm. functies
Totaal 2011
5%
6%
6%
7%
6%
40%
27%
21%
16%
25%
4%
11%
15%
14%
11%
Financieel
18%
14%
15%
15%
15%
Verkoop en plaatsing Productie ondersteuning (algemene staf) Personeel en organisatie
12%
14%
18%
22%
18%
7%
9%
10%
9%
9%
13%
17%
14%
15%
16%
0%
1%
1%
2%
1%
Directie & management Beheer
Overige functies Totaal (van centrale overhead) Aantal organisaties
100% 100% 100% 100%
7
5
7
10
Bron: Benchmarkonderzoek Overhead, AYIT Consultancy, 2011
www.ayit.nl
100%
29
Marktontwikkelingen
KDV
Bron: Netwerkbureau Kinderopvang, 2011 www.ayit.nl
BSO
www.ayit.nl
Marktontwikkelingen
Vraag en aanbod steeds meer in evenwicht Verschillen op wijkniveau Marktverkenning niet meer op basis van landelijke of regionale cijfers, maar per wijk specificeren!
www.ayit.nl
Waarop sturen? Primair Inzet pedagogisch personeel
Aantal verkochte kinduren
60% van de lasten
95% van de baten www.ayit.nl
Waarop sturen?
Per maand Per kwartaal Per jaar Per 3-5 jaar
www.ayit.nl
Rubrieken informatiemodel
Primair proces
– Markt, capaciteit en plaatsing – Product en productie – Resultaten
Ondersteunende processen
Aanvullende rubrieken – Informatisering – Administratief proces – Onderzoek en ontwikkeling
Besturingsproces – Overhead – Planning & control
– Personeel – Financiën – Huisvesting
Niet alles hoeft in één keer! www.ayit.nl
Waarop sturen? Per maand – Markt • Capaciteit (in kinduren!)
– Productie • Aantal verkochte kinduren • Bezettingsgraad + prognose
– Resultaten • Omzet & kosten <> begroting
– Personeel • Aantal verkochte kinduren per pedagogisch formatie-uur
– Financiën • Liquiditeit • Debiteurenstand / omzet www.ayit.nl
Waarop sturen? Per kwartaal komt daar bij: – Markt • Aantal verkochte kinduren per kind • Eigen marktaandeel • Vraagontwikkeling
– Resultaten • Exploitatiesaldo per verkocht kinduur
– Personeel • Ziekteverzuim incl. zwangerschapsverlof
– Financiën • Totale kostprijs per verkocht kinduur • Opbrengsten per verkocht kinduur • Rentabiliteit (resultaat / omzet) www.ayit.nl
Waarop sturen? Per jaar komt daar bij: – Markt • Demografische ontwikkelingen (op wijkniveau!) • Ontwikkelingen arbeidsmarkt
– Productie • Groepsopbouw
– Personeel • Aantal pedagogische formatie-uren per groep • Kostprijs per formatie-uur pedagogisch personeel
– Financiën • Solvabiliteit (eigen vermogen / vreemd vermogen)
– Besturing • Overhead www.ayit.nl
Waarop sturen? Per 3-5 jaar komt daar bij: – Markt • Werkgebied • Productenpakket
– Huisvesting • Prijs per m2
– Besturing • Verhouding centrale / uitvoerende overhead
www.ayit.nl
Dashboard managementinfo
www.ayit.nl
Managementinformatiesysteem
Wensen: – Gegevens inlezen uit bronbestanden: boekhouding, kindplanning, personeelsplanning – Standaard rapportagemodellen – Zelf rapporten maken – Analyses uitvoeren
Ook haalbaar voor kleine organisaties?
www.ayit.nl
Aanbod voor kleine organisaties (i.s.m. CTB Administratie & Advies)
Vaststaand informatiemodel met de belangrijkste indicatoren voor de bedrijfsvoering Vaste koppeling aan grootboek Grootboek moet specificeren naar kostendragers en kostenplaatsen Vast rapportagemodel Gegevens zelf aanleveren Maandelijks dashboard met kerncijfers Maandelijks beknopt analyseverslag www.ayit.nl
En als aanvulling daarop:
Naar behoefte: – – – –
administratieve begeleiding strategische advisering (telefonisch of live) benchmarking met andere deelnemers uitwisseling met collega-organisaties
Voor een aantrekkelijke prijs Interesse? Laat het ons weten! www.ayit.nl
Financiële bedrijfsvoering Dank voor uw aandacht. Nog vragen? Tony Weggemans, AYIT Consultancy www.ayit.nl
[email protected]
www.ayit.nl
