B e d r i j f s vo e r i n g 5.1 Personeel Ontwikkeling in de personele bezetting De omvang van het personeelsbestand van de RUG (inclusief student-assistenten) vertoont vanaf 1999 een lichte stijging en is ook in 2004 weer licht gegroeid en wel met 26 fte (0,6%) ten opzichte van 2003. Ook het aandeel vrouwen is toegenomen: van 37,6% in 1999 naar 39,9% in 2004. De grootste stijging (1%) vond plaats in 2003, toen 75 van de 77 fte’s groei voor rekening kwam van vrouwelijke medewerkers. Ook in 2004 groeide het aantal vrouwen sterker dan het aantal mannen (15 van de 26 fte).
CAO Op 27 januari 2005 is het overleg tussen VSNU en vakbonden over een nieuwe CAO geopend. De huidige CAO, die afliep op 31 augustus 2004, blijft formeel van kracht zolang er geen nieuw akkoord is bereikt. In de meest recente CAO is bepaald dat de universiteiten met ingang van 1 januari 2005 een bepaald systeem van flexibele werkduur moeten invoeren. Gelijk met deze invoering werden de ADV (arbeidsduurverkorting) afgeschaft en vervangen door verlofdagen. In 2004 is met het Lokaal Overleg intensief gepraat over deze verandering. Het heeft ertoe geleid dat in het najaar 2004 alle medewerkers voor het jaar 2005 konden kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek. Hierbij is 38 uur de standaard. Werkt men 40 uren, dan worden 12 extra verlofdagen opgebouwd. Bij 36 uur werken worden 12 verlofdagen ingeleverd. Het standaard aantal verlofdagen is verhoogd met 7. Bij parttimers geldt dit alles naar evenredigheid. Daarnaast is de verlofregeling aangescherpt op het punt van de overgang van niet opgenomen verlofdagen naar een volgend jaar. Dit is cumulatief nog slechts mogelijk voor 120 uren (ook hier weer parttimers naar evenredigheid).
Strategisch personeelsbeleid Naar aanleiding van het strategisch plan 2003-2010, getiteld ‘De uitdagende universiteit’ van het College van Bestuur, is in 2004 een plan opgesteld voor het strategisch personeelsbeleid. In nauwe samenspraak met de faculteiten is in mei 2004 een nota voor het personeelsbeleid tot stand gekomen, getiteld ‘Differentiatie & Professionalisering - De uitdagende universiteit: de uitgedaagde medewerker’. Het uitgangspunt van deze nota is de kwaliteit van medewerker en organisatie. De RUG wil de kwaliteit verhogen door medewerkers uit te dagen zich verder te ontwikkelen, zowel WP als OBP. De RUG wil der<< Venusovergang, 8 juni 2004
5
halve nadrukkelijk investeren in de ontwikkeling van mensen. Daartoe dient ook de RUG als organisatie zich verder te ontwikkelen om de benodigde condities te bieden. De belangrijkste thema’s voor het realiseren van het strategisch personeelsplan zijn differentiatie in loopbaanontwikkeling en professionalisering van personeelsbeleid, leidinggevenden en wetenschappelijk personeel.
Positie van vrouwen Om het aantal vrouwelijke wetenschappers met een vaste aanstelling te bevorderen heeft het College in 2004 besloten een deel van de gelden uit de universitaire beleidsruimte vrij te maken voor een stimuleringsprogramma. Dit universiteitsbrede programma is opgezet naar voorbeeld van het succesvolle Rosalind Franklin fellowship programma van de FWN. Verdeeld over de faculteiten is het mogelijk met dit geld te werven voor 20 vrouwelijke onderzoekers die voor 5 jaar een aanstelling kunnen krijgen op een Tenure Track positie. Bij de aanstelling worden vooraf heldere afspraken gemaakt over te leveren prestaties. De kandidaten krijgen een vaste aanstelling als hoogleraar in het vooruitzicht gesteld als deze prestaties worden gehaald.
Universitair functieordenen In het jaar 2004 is het nieuwe systeem voor universitair functieordenen (UFO) bij de RUG ingevoerd. De voorbereidingen hiervoor zijn reeds in 2003 begonnen. De invoering is per faculteit of universitaire dienst doorgevoerd. Op 31 december 2004 hadden 273 medewerkers bedenkingen ingediend bij het College over de voorgenomen indeling. Het College heeft zich laten adviseren over de bedenkingen door de commissie Heroverweging UFO RUG. Per 31 december 2004 is het niet gelukt om alle bedenkingenprocedures af te ronden. De verwachting is dat per september 2005 het mogelijk is om de balans op te maken omtrent de invoering UFO. De invoering van UFO is een zeer arbeidsintensief proces geweest. De indruk is dat het allerlei onduidelijkheden opgehelderd heeft over de opgedragen taken en wellicht in de toekomst ook een stimulans is om meer gerichte taakafspraken te maken tussen leidinggevende en medewerker. Daarnaast kan het een stimulans zijn voor allerlei uitwerkingen op het gebied van het te voeren personeelsbeleid.
Kinderopvang In 2004 bedroeg het aantal bedrijfsplaatsen voor kinderopvang van kinderen van 0-4 jaar 106 en voor kinderen van 4-12 jaar 84. Per bedrijfsplaats werden ongeveer 2 kinderen opgevangen. Ten opzichte van 2003 is er een uitbreiding van de kinderopvang voor kinderen van 4-12 jaar geweest,
ja a rv e r s l a g 2004 rug
gefinancierd uit de arbeidsvoorwaarden-convenantsgelden. Verder is de RUG meegegaan in de ontwikkeling om de kosten voor kinderopvang te delen met de werkgever van de eventuele partner van de RUG-medewerker. Dit is gedaan ter voorbereiding op de invoering van de Wet Kinderopvang op 1 januari 2005. Voor deze wet is in 2004 een regeling opgesteld die in navolging van de Wet kinderopvang een werkgeversbijdrage in het vooruitzicht stelt van 1/6 van de opvangkosten per kind per ouder. Voor deze bijdrage komt er indien nodig een wachtlijst, aangezien het RUG budget voor kinderopvang beperkt is.
5.2 Arbo en milieu In maart 2004 is de vacature hoofd AMD ingevuld. Tevens is in 2004, op contractbasis, een arbeidshygiënist aan de AMD verbonden. Er is afscheid genomen van de drie flex-artsen en de AMD heeft een bedrijfsarts in vaste dienst aangesteld. Dit betekent dat de AMD in 2004 volledig is toegerust met benodigde personele kwantiteit en kwaliteit. In 2004 is ook opnieuw de certificering door de internationale onderneming DNV verzekerd. Met de meeste faculteiten en diensten is in 2004 een gesprek gevoerd over de inhoud van de af te sluiten Service Level Agreements (SLA). Daartoe heeft de AMD een producten- en dienstencatalogus ontwikkeld waarin niet alleen alle producten en diensten duidelijk staan beschreven, maar ook de servicelevels waarop het niveau van dienstverlening kan worden verwacht.
Arbobeleid In het verslagjaar 2004 heeft het College van Bestuur besloten tot de overgang van de Universitaire Veiligheids Organisatie (UVO) naar een Bedrijfshulpverleningsorganisatie (BHV). Kort gezegd houdt dit in, dat deelnemers aan de organisatie op termijn niet meer ‘alleen’ EHBO-er of brandwacht zijn, doch in het bezit moeten zijn van een combinatie van deze twee certificaten, waardoor men het certificaat BHV krijgt. In het 4e kwartaal van 2004 zijn alle faculteiten en diensten bezocht voor het maken van een BHV-RIE. Vanuit deze BHVRIE komen er plannen van aanpak voor het daadwerkelijk invullen van de BHV-organisatie. In 2004 is er in samenwerking met het Facilitair Bedrijf RUG en de Brandweer bepaald welke aanpassingen er daadwerkelijk aan de RUG-panden noodzakelijk waren om te voldoen aan de eisen voor een gebruiksvergunning. In het vierde kwartaal van 2004 zijn alle aanpassingen doorgevoerd en afgerond. Waar nodig wordt er een (uitbreiding van de) gebruiksvergunning aangevraagd. Het ziekteverzuim binnen de RUG (3,6%) is in het verslagjaar gelijk gebleven aan dat van 2003. De diagnose RSI wordt op
het verzuimspreekuur niet vaak gesteld. Voordat het tot verzuim komt, nemen de meeste medewerkers contact op met de AMD voor een werkplekonderzoek en een advies. In 2004 is de procedure van het werkplekonderzoek aangepast. Op indicatie van de ernst van de gezondheidsklachten worden medewerkers ook op het open spreekuur van de bedrijfsarts gezien; in de advisering wordt met deze gezondheidsklachten rekening gehouden door het aangeven van de urgentie van het advies voor een oplossing. Voor de functiebeperkte student is een spreekuur ingericht, waarin een diagnose gesteld wordt, die kan bijdragen aan materiële aanpassingen of aanpassing van studievoorwaarden. In 2004 is een Universitaire Commissie inzake Functiebeperkte studenten ingesteld, waarin een bedrijfsarts participeert. De ergotheek binnen de AMD is geëvalueerd en blijkt in een behoefte te voorzien.
Milieubeleid In 2004 zijn in verband met de geplande nieuwbouw op de locatie Antonius Deusinglaan 1 van de faculteit der Medische Wetenschappen en de afdeling Farmacie van de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen voor het hele complex revisievergunningen in het kader van de Wet milieubeheer en de Wet verontreiniging oppervlaktewateren aangevraagd. Verder is in het verslagjaar voor het Facilitair Bedrijf RUG een gecertificeerd milieuzorgsysteem in gebruik genomen. De zorgstructuur ten behoeve van het werken met genetisch gemodificeerde organismen is in 2004 uitgebreid met de zorg voor het werken met biologische agentia. De uitgebreide biologische veiligheidsorganisatie draagt zorg voor het veilig en verantwoord werken met zowel genetisch gemodificeerde organismen als biologische agentia en ontwikkelt daarnaast het biologisch veiligheidsbeleid. De AMD voert de coördinatie van de biologische veiligheid uit.
Stralingshygiënebeleid De RUG vroeg in 2004 tweemaal een wijziging van haar complexvergunning Kernenergiewet aan. Eenmaal vanwege aanpassingen bij het AGOR-cyclotron van het Kernfysisch Versneller Instituut en eenmaal vanwege het voornemen van het Centrum voor Isotopenonderzoek om ioniserende straling in veldstations te gaan toepassen. De laatste wijziging was ultimo 2004 nog niet vergund. De Stralingsbeschermingseenheid (SBE) is in 2004 voortgegaan met werkzaamheden in het kader van de implementatie van het nieuwe Besluit Stralingsbescherming en de daaraan gerelateerde regelgeving. Zo werd aan de hand van een globale risico-inventarisatie van alle radiologische ruimtes in beginsel vastgesteld of zij als ‘bewaakte’ of ‘gecontroleerde’ zone moeten worden aangemerkt. Aan de herziening van het Handboek en Voorschriften Stralingshygiëne RUG werd in 2004 begonnen voorzover dit in relatie stond tot de wijzigingen van de
Complexvergunning. De in 2004 gehouden reeks werkbezoeken aan houders van een Interne Toestemming heeft geen belangrijke knelpunten aan het licht gebracht. In november 2004 werd de RUG door de Arbeidsinspectie bezocht in het kader van een inspectieproject ‘grote vergunninghouders’. Er werden geen grote overtredingen van wet- en regelgeving geconstateerd.
5.3 Financieel beleid De doelgerichte en doelmatige aanwending van de middelen is een taak van het universitaire management. De verantwoordelijkheid voor de inzet van middelen ten behoeve van onderzoek en onderwijs is door het College van Bestuur grotendeels gemandateerd aan de besturen en directies van faculteiten en diensten. Twee belangrijke instrumenten die ingezet worden bij de beheersing van de financiële processen zijn begrotingen en verslagen. Het financiële beleid op centraal niveau richt zich onder meer op het monitoren van de financiële positie van de instelling en haar onderdelen, het verdelen van de rijksbijdrage en overige centrale inkomsten over de diverse onderdelen van de universiteit, het beheer van de liquide middelen en niet in de laatste plaats: het zorgdragen voor een betrouwbare administratieve organisatie en interne controle om aan alle verantwoordingseisen te voldoen. Belangrijk onderdeel van het financiële beleid op centraal niveau is ook het stimuleren van vernieuwingen op het terrein van onderzoek en onderwijs. De daartoe gevormde centrale fondsen kennen een structurele omvang van gemiddeld € 10 mln jaarlijks, voor zowel onderzoek en onderwijs. Daarbij komen nog circa € 5 mln aan decentrale fondsen. Om het aantal promoties te doen stijgen is met ingang van 2004 een oplopende reeks middelen uit de genoemde fondsen beschikbaar gesteld voor het Ubbo Emmius bursalenprogramma. In 2004 zijn alle 40 beschikbare plaatsen opgevuld. De ronde van 2005 bestaat uit 50 plaatsen. In het kader van de ICT-Strategie RUG was in 2004 € 1,5 mln beschikbaar. Het totale centrale budget voor het ICT-Strategieplan 2000-2004 was € 13,5 mln, de totale omvang inclusief decentrale matching bedroeg € 22 mln. Dit plan wordt opgevolgd door een volgend ICT-Strategieplan 2005-2009. De aanbevelingen uit het nieuwe plan betreffen onder andere aansluiting voor High Performance Computing en visualisatietoepassingen bij internationale projecten en nieuwe ontwikkelingen in de elektronische leeromgeving.
Inkomsten Traditioneel onderscheiden universiteiten de inkomsten in eerste, tweede en derde geldstroom. Grofweg worden daarmee
bedoeld: 1) de rijksbijdrage van OCW en collegegelden; 2) de middelen voor fundamenteel onderzoek (NWO, KNAW); en 3) op contractbasis verworven middelen voor onderzoek en onderwijs. De hoogte van de rijksbijdrage hangt in hoofdzaak samen met het aandeel van de RUG in het landelijke macrobudget voor het WO. De inkomsten onder 2 en 3 moeten competitief worden verworven; dit betreft ongeveer 30% van de totale inkomsten van de RUG. De in competitie verworven inkomsten vloeien rechtstreeks naar de desbetreffende eenheden. De rijksbijdrage en de collegegelden worden als geheel verdeeld met behulp van een intern allocatiemodel. Dit model komt voor een groot deel overeen met het ministeriële verdeelmodel. Het hanteert als parameters de aantallen eerstejaars, diploma’s en promoties per faculteit. In 2004 heeft het interne verdeelmodel enkele aanpassingen ondergaan in verband met de invoering van de bachelor-masterstructuur. De ondersteunende eenheden, zoals Universiteitsbibliotheek en Rekencentrum, kennen in principe alleen vaste toewijzingen die niet gebaseerd zijn op variabele parameters. De financiering van vastgoed en groot onderhoud is centraal gelegd. Faculteiten dragen hieraan bij op basis van afspraken of in samenhang met contractonderzoek en -onderwijs. Vermelding verdient dat het Ministerie van OCW in 2004 extra huisvestingsmiddelen aan de universiteiten heeft toegewezen om te komen tot een oplossing van de huisvestingsproblematiek. Het gaat hier om projecten die op grond van regelgeving van landelijke en lokale overheden moeten worden uitgevoerd. In de jaren 2004 tot en met 2008 volgen de toewijzingen het gezamenlijke verdelingsvoorstel van de universiteiten. Dat verdelingsvoorstel is gebaseerd op noodzakelijke en urgente investeringen om te voldoen aan de eisen die diverse overheidsvergunningen stellen, zoals gebruiksvergunningen, bouwvergunningen, milieuvergunningen, de arbowet en de warenwet. Met ingang van 2009 wordt jaarlijks landelijk € 39 mln aan de reguliere huisvestingsbudgetten toegevoegd. De RUG ontvangt gemiddeld 10% van de extra huisvestingsmiddelen. De RUG zal de extra middelen in de genoemde periode voor de geplande projecten en activiteiten inzetten en verantwoorden.
Uitgaven De verantwoording van de uitgaven vindt in dit verslag integraal plaats conform de ministeriële richtlijnen voor de jaarverslaggeving, waarbij van oudsher onderscheid wordt gemaakt in hoofdkostenplaatsen en kostensoorten. Binnen de RUG verantwoordt men echter in toenemende mate op projectniveau. De projectmatige financiering komt hoofdzakelijk voor waar opdrachten voor derden worden uitgevoerd. De uitgaven in het kader van investerings- en onderhoudsprojecten worden altijd projectmatig verantwoord.
ja a rv e r s l a g 2004 rug
Vermogenspositie en exploitatieresultaat De vermogenspositie van de RUG heeft een stabiel karakter. De solvabiliteitsratio per ultimo 2004 is 70%. Het eigen vermogen bedraagt € 331,9 mln; dit is € 4 mln hoger dan per ultimo 2003. De balanswaarde van de gebouwen en terreinen per ultimo 2004 bedraagt € 261,2 mln, dit is ongeveer gelijk aan per ultimo 2003. Een en ander betekent dat de algemene reserves en bestemmingsreserves met € 4 mln zijn toegenomen. De bestemming van deze reserves van in totaal € 70,7 mln ligt voor een groot deel reeds vast. € 34,5 mln is geoormerkt voor toekomstige investeringen in vastgoed en apparatuur, en € 24,3 mln moet worden ingezet voor aangegane projectverplichtingen. Het totale exploitatieresultaat 2004 bedraagt € 4 mln. Zeven van de in totaal tien faculteiten hebben het jaar 2004 met een tekort afgesloten. Het netto resultaat van alle faculteiten bedraagt € 9 mln negatief; dit was in 2003 € 4,9 positief. Nagenoeg het gehele tekort is toe te rekenen aan de reguliere onderwijs- en onderzoekactiviteiten. Afgezien van incidentele oorzaken zoals het betreffen van een reorganisatievoorziening, zijn de tekorten bij faculteiten – en ook bij ondersteunende diensten – vooral te wijten aan ministeriële kortingen die nu in de volle omvang doorwerken. Het accommoderen van deze kortingen – zoals efficiency-taakstellingen – blijkt in de praktijk van toenemende studentenaantallen bijzonder lastig. De personeelslasten zijn met € 12,8 mln gestegen in 2004. Twee onderdelen hiervan zijn een stijging van de salarissen van € 6,5 mln en een stijging van de pensioenen en sociale premies van € 4,6 mln. Op grond van de toename van het gemiddeld aantal personeelsleden – circa 55 – zou een lastenstijging van € 2,8 mln te verwachten zijn. Tegenover de extra stijging staat een ministeriële loonbijstelling van in totaal € 2,7 mln. Het verschil tussen de stijging in de personeelslasten en de loonbijstelling heeft mede bijgedragen aan de tekorten bij de faculteiten en overige eenheden. Daarnaast heeft er geen ministeriële prijsbijstelling voor 2004 plaatsgevonden, waardoor wederom geen prijscompensatie aan eenheden kon worden uitgekeerd. Omdat dit sinds 2001 het geval is ontstaan er ook steeds meer tekorten op de materiële budgetten. Gevreesd moet worden dat in de komende jaren nog grotere tekorten ontstaan, onder meer door de sterke stijging van de energieprijzen en door het niet meer uitkeren van de incidentele looncomponent door OCW. Sinds 2002 kennen de ministeriële kortingen een prominente plaats in de begroting van OCW en dus ook in de instellingsbegroting. Het gaat hier onder andere om de efficiencykorting, korting incidentele looncomponent, taakstelling subsidies, taakstelling WW, prestatieafspraken en doelmatig aanbesteden. De nieuwe kortingen in 2004 bedragen € 1,9 mln. Deze worden voor een groot deel centraal opge-
vangen, maar het is evident dat hierdoor minder uitgedeeld kan worden aan de decentrale eenheden ten behoeve van onderzoek en onderwijs. De stand van de liquide middelen en effecten is in 2005 licht gegroeid. De komende jaren wordt een daling van de liquide middelen verwacht vanwege geplande vastgoedinvesteringen. Er zijn grootschalige ver- en nieuwbouwprojecten gepland op het Zerniketerrein. De planning van de investeringen wordt afgestemd op de beschikbare liquide middelen, waarbij gestreefd wordt naar volledige financiering van de investeringen uit eigen middelen.
Instellingsbegroting Bij de vergelijking van de cijfers uit de jaarrekening met die van de begroting dient men te bedenken dat de Instellingsbegroting 2004 opgesteld is op het salaris- en prijsniveau van 2003. Afwijkingen in de realisatie ten opzichte van de begroting zijn te herleiden tot loon- en prijsverschillen en tot verschillen als gevolg van nieuw beleid en wijzigingen in de omvang van de activiteiten. Over deze afwijkingen leggen de eenheden verantwoording af in de besturingsrapportage en de analyse van de jaarrekening.
Thema’s Notitie Helderheid De RUG besteedt geen middelen uit de Rijksbijdrage voor private activiteiten, behoudens aan voornoemde in het kader van kennisoverdracht. De RUG besteedt geen onderwijsprogramma’s van in het CROHO geregistreerde opleidingen aan private organisaties uit. Ook organiseert de RUG geen maatwerktrajecten voor bedrijven of organisaties. De RUG beschikt over een noodfonds. Aan dit noodfonds wordt jaarlijks € 1 per ingeschreven student gedoteerd. De middelen worden ten laste van de ontvangen collegegelden gereserveerd.
Bijzondere gebeurtenissen In het afgelopen boekjaar heeft de RUG twee deelnemingen afgestoten. Het gaat om de deelnemingen in Hycail BV en Science Vastgoed II BV. Ten aanzien van Hycail BV is op 9 januari 2004 het Cancellation Agreement getekend tussen o.m. DFA en de RUG, waarbij DFA de aandelenparticipatie van de RUG in Hycail BV heeft overgenomen. Daarnaast is onze minderheidsparticipatie in Science Vastgoed II BV op 15 september 2004 verkocht aan de meerderheidsaandeelhouder SIG in deze BV.
Treasury Op 4 maart 2002 heeft de Raad van Toezicht het geactualiseerde treasury-statuut van de RUG goedgekeurd. In dit statuut zijn de spelregels voor het treasury-management en het financieringsbeleid voor het College van Bestuur en de
Aanbestedingen Bij de diverse aanbestedingen bij projecten in de aan-, ver- en nieuwbouw binnen de RUG hanteert de centrale afdeling Vastgoed en Investeringsprojecten een gedragslijn in overeenstemming met de (Europese) regelgeving. Voor de nieuw gestarte bouwprojecten in 2004 is de vigerende regelgeving in acht genomen. Bij het Facilitair Bedrijf is in 2004 het lopende reprocontract met minimale Europese aanbestedingsomvang op contractuele grond vervallen. Het reprocontract is opnieuw Europees aanbesteed. In het najaar 2004 is een werkgroep Europese aanbesteding gestart met een integraal onderzoek van alle mogelijke trajecten, die voor aanbesteding in aanmerking komen. De werkgroep zal de instellingsbrede bundeling van inkoop nader inventariseren en hierover rapporteren aan het College van Bestuur in juni 2005.
de totale omvang met € 2,5 mln toegenomen. In 2004 heeft de werkgroep Derde Geldstroom 220 nieuwe contractonderzoekprojecten behandeld. De totale omzet van deze projecten bedraagt € 28,3 mln. Hoewel het aantal nagenoeg gelijk is gebleven ten opzichte van 2003, is de gemiddelde omzet per project met € 11,2 toegenomen, van € 117,4 naar € 128,6. Het aantal nieuw afgesloten projecten met bedrijven is fors afgenomen, zowel in aantal als in omzet (van € 7,8 mln in 2003 naar € 4,2 mln in 2004). Het merendeel bestaat uit clinical trails, uitgevoerd door het AZG. De omvang van projecten gefinancierd door collectebusfondsen is in 2004 toegenomen, na een periode van stagnatie. Het lijkt erop dat deze fondsen zich financieel hersteld hebben van de beursverliezen en de negatieve publiciteit. Het aantal nieuwe projecten dat door de overheid wordt gefinancierd is vrijwel gelijk gebleven ten opzichte van 2003. De afname van inkomsten is grotendeels te verklaren uit de wijze van afrekenen. De omzet uit EU-projecten is relatief constant gebleven. Werd in 2003 de omzet nog gevormd door de definitieve afrekening van het Vijfde Kaderprogramma EU, in 2004 zijn de inkomsten gerealiseerd door de start van projecten van het nieuwe Zesde Kaderprogramma EU. De toename van de omzet uit de tweede geldstroom met € 2,3 mln is primair behaald door de FWN. In de eerste plaats door de realisatie van 20 extra NWO-projecten ten opzichte van 2003, en in de tweede plaats door de honorering van een STW Nano-impulssubsidie van € 1,4 mln. Onder verbonden partijen is de stichting AOG vertegenwoordigd met een totale omzet van € 12,9 mln, hetgeen voor het eerst een daling betekent ten opzicht van voorgaande jaren. De omzet van Fondsen en reserves wordt vooral gevormd door de reservering van de aan B.L. Feringa (FWN) toegekende Spinoza-premie 2004 van € 1,5 mln. Figuur 5.1 Omvang contractonderzoek en -onderwijs 90 85 80
omvang
FED vastgelegd. Het uitgangspunt voor het treasurymanagement en het financieringsbeleid is de strategische planvorming op het gebied van onderwijs en onderzoek, om zo het proces van sturen, beheersen en bewaken van toekomstige geldstromen mogelijk te maken. Het doel is een optimaal rendement binnen het risicobeleid van het College van Bestuur. Hiervoor wordt onder meer in de komende vijftien jaar ruim € 390 mln geïnvesteerd in nieuwe (her-) huisvesting op het Zernikecomplex (West, Oost en Zuid), de huisvesting op de locatie Antonius Deusinglaan (FMW) en de hortusbuurt. In het statuut is expliciet vastgelegd welke richtlijnen de RUG in acht moet nemen bij het beleggingsbeleid, het financieringsbeleid, de participaties in rechtspersonen en leningen aan rechtspersonen. Verder wordt in de uitgangspunten van het statuut aangesloten op de ‘Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek’, die door de Minister van OCW op 12 juli 2001 geformaliseerd is. Ten aanzien van beleggingen schrijft de Minister een minimale A-rating voor en verbiedt zij de aankoop van aandelen in de kader van beleggingen (speculeren). De RUG heeft in haar statuut beschreven dat de aankoop van aandelen (ter deelneming in) slechts is voorbehouden aan de RUG Houdstermaatschappij BV in activiteiten die voortvloeien of ter ondersteuning dienen van de primaire processen van onderwijs en onderzoek bij de RUG. Onder meer om deze reden heeft de RUG haar minderheidsparticipatie in Science Vastgoed II B.V. op 15 september 2004 verkocht.
75 70 65 60 55 50 2002
2003 jaar
Contractactiviteiten In 2004 is voor € 86,3 mln omgezet aan contractactiviteiten, waarvan € 70,6 mln betrekking heeft op contractonderzoek en € 15,7 mln op contractonderwijs. De jaarlijkse omzet vertoont nog steeds een lichte toename. Ten opzicht van 2003 is
2004
ja a rv e r s l a g 2004 rug
Figuur 5.2 Inkomsten uit projecten contractonderzoek en -onderwijs (bedragen x € 1 mln)
Bedrijven
Stich-
Overheid
E.U.
tingen
Tweede
Contract-
geldstroom
onderwijs
Godgeleerdheid en
Overige
Totaal
0,2
0,2
Godsdienstwetenschap Wijsbegeerte
0,3
Rechtsgeleerdheid
0,1
Letteren
0,3
0,3
0,3
0,3
1,0 4,7
0,4
1,1
0,5
1,9
0,6
0,2
Economische Wetenschappen
0,1
0,1
0,3
0,2
0,2
0,3
0,3
1,5
PPSW
0,1
0,6
0,4
0,2
2,2
0,9
0,3
4,7
0,3
0,8
1,3
0,4
1,4
UCLO
0,2
Bedrijfskunde
0,1
Ruimtelijke Wetenschappen
0,1
0,2
2,1
0,1
0,2
Medische Wetenschappen
3,8
10,2
1,4
0,9
1,9
1,6
19,8
Wiskunde & Natuurwetenschappen
3,2
1,0
3,6
4,2
10,1
2,4
24,5
0,3
0,5
0,4
1,6
1,0
0,1
0,8
0,3
2,7
4,9
2,6
0,8
0,8
4,2
Kernfysisch Versneller Instituut Centrale begrotingseenheden
0,4
Overige begrotingseenheden Bestuurs en Beheersactiviteiten Fondsen en reserves
2,4
Verbonden partijen
2,4
12,9
8,2
13,0
Figuur 5.3 Verdeling inkomsten uit projecten 2003
10,7
7,5
17,6
12,9
15,7
13,6
86,3
De procentuele verdeling van de inkomsten is gewijzigd, zoals blijkt uit onderstaande tabel.
Bedrijven 10% Stichtingen 15%
Figuur 5.4 Contractonderzoek en -onderwijs naar financiers (in procenten)
Nederlandse Overheid 13% Europese Unie 9 % Tweede geldstroom 20%
2004
2003
2002
10
10
10
Contractonderwijs 18% Overige 15%
Bedrijven Stichtingen
15
15
18
Nederlandse Overheid
13
16
12
Europese Unie
9
9
11
Tweede geldstroom
20
19
18
Contractonderwijs
18
23
16
Overige
15
8
15
100
100
100
5.4 Huisvesting
Realisatie doelstellingen
Ook in 2004 zijn de eerder in het Huisvestingsplan 2001 geformuleerde doelstellingen met betrekking tot het huisvestings- en bouwbeleid van de RUG verder vorm en inhoud gegeven. Het huisvestingsbeleid van de RUG is gefundeerd op drie pijlers:
Samengevat zijn in het kader van het vigerende universitaire huisvestingsbeleid in dit verslagjaar in hoofdlijnen de navolgende zaken aan de orde geweest: > Het Universiteitsmuseum heeft een upgrading ondergaan en is uitgebreid met een paviljoen, dat op 2 juni 2004, de openingsdag van de 78e lustrumviering van de universiteit, feestelijk in gebruik is genomen. > De ver-/nieuwbouw van de panden Oude Boteringestraat 48/50 en 52 is gereedgekomen, terwijl de Faculteit der Wijsbegeerte is ingehuisd. Het door haar uithuizing vrijkomende pand A-weg 30 wordt tot onderwijsgebouw verbouwd ten behoeve van de faculteiten Letteren, Rechten en PPSW. De ingebruikname wordt in februari 2005 voorzien. > Het CvB is met de Kraus Groenveld Stichting overeengekomen dat de Faculteit W&N voor een nieuwe periode van 25 jaar het Landgoed Vosbergen kan gebruiken voor wetenschappelijk onderwijs en onderzoek. > Voor realisatie van huisvesting van buitenlandse studenten, promovendi en gastdocenten is op het Zerniketerrein een perceel grond aangewezen. Gestart is met de planuitwerking voor deze huisvestingsvoorziening. > Verdere voortgang is gemaakt met de nadere uitwerking van de nieuwbouw voor Levenswetenschappen en het Faculteitsgebouw W&N in het Plangebied Zernike Oost. > De herhuisvesting en upgrading binnen het Plangebied Zernike West voor de gammafaculteiten (exclusief PPSW), Rekencentrum en UOCG is nader uitgewerkt. In het najaar van 2004 is de renovatie van de onderwijsvleugel van start gegaan en zijn de plannen voor de upgrading van de WSN-hoogbouw verder geconcretiseerd. > In het plangebied Antonius Deusinglaan e.o. is het RUGdeel van het Voorzieningengebouw-A opgeleverd en in gebruik genomen. Voorts is verder gewerkt aan het ontwerpproces van de nieuwbouwprojecten Onderwijsgebouw en Research Laboratorium. > Het CvB heeft overlegd met Staatsbosbeheer over het gebruik van de Allersmaborg in Ezinge voor onderwijs- en alumni-activiteiten van de RUG. > Het CvB heeft het RUG-beleidsplan Functiebeperkte Studenten vastgesteld, waarvan de toegankelijkheid van gebouwen onderdeel is. > Dit verslagjaar gingen de verzekeringspremies voor het universitaire onroerend goed flink omhoog. Een reden is de verschuiving van een vraaggestuurde naar een aanbodgestuurde markt. Naast een stijging van de premielast zijn ook de preventie-eisen van de verzekeraars sterk toegenomen. De RUG en verzekeraars hebben werkafspraken over nieuwbouw en bestaande bouw gemaakt.
1 Strategisch middel Huisvesting creëert belangrijke voorwaarden om de doelstellingen van de universiteit te realiseren. Bij nieuw te realiseren projecten staan eigenschappen als uitstraling, ook in de architectuur tot uitdrukking komend, identiteit, duurzaamheid, kwaliteit en levendigheid hoog op de lijst van eigenschappen waaraan een gebouw moet voldoen. Ook moet het huisvestingsbeleid bijdragen aan het stimuleren van kennisuitwisseling, onder meer door de ontwikkeling van bedrijventerreinen te ondersteunen.
2 Kwaliteitsverbetering Een kwalitatief hoogwaardige werkplek kan leiden tot productiviteitsverhoging en kan bijdragen aan het aantrekken en vasthouden van hoogwaardig personeel. De kwaliteit van de werkplek wordt hierbij medebeïnvloed door de omgevingskwaliteit, bebouwd en onbebouwd. Veranderende eisen aan de kwaliteit van onderwijs en voorzieningen, bijvoorbeeld onderwijs aan kleinere groepen, elektronische leeromgeving etc., zijn mede bepalend in de huisvestingsplannen. Voorts is het verbeteren van de kwaliteit gericht op aanpassingen ten gevolge van de toenemende milieu- en overige regelgeving. Ook het inlopen van de achterstand van groot vervangend onderhoud is een kwaliteitsverbeterend middel waarvoor middelen worden vrijgemaakt.
3 Concentratie Het geïntegreerd huisvesten van verwante disciplines en functies binnen een beperkt aantal vestigingsgebieden is vanouds een pijler van het huisvestingsbeleid.
Vestigingsgebieden Het concentratiebeleid wordt gerealiseerd binnen vier vestigingsgebieden: > Binnenstad: alfa faculteiten, het College van Bestuur, het Bureau van de Universiteit en de Universiteitsbibliotheek. > Hortuskwartier: Faculteit der PPSW. > Antonius Deusinglaan e.o: Medische Wetenschappen (inclusief Tandheelkunde en Mondhygiëne) en Farmacie. > Zernikecomplex: Bèta- en gammafaculteiten (exclusief PPSW), het KVI, het Rekencentrum, het UOCG en het Facilitair Bedrijf, evenals aan de universiteit gelieerde bedrijven op het gebied van hightech en informatietechnologie
ja a rv e r s l a g 2004 rug
Verslaglegging per vestigingsgebied
Binnenstad Om te voorzien in de groeiende ruimtevraag van onderwijs- en stafruimten bij de faculteiten Letteren en Rechten is het huisvestingsproject Uit- en Inbreiding Harmoniecomplex gerealiseerd, evenals de aanpassingsverbouwing van het pand Pelsterstraat 23. Plannen zijn ontwikkeld en uitgewerkt om het pand A-weg 30 te verbouwen tot onderwijsgebouw voor Letteren, Rechtsgeleerdheid en de PPSW. In het collegejaar 2004-2005 wordt het gebruik van bioscoopzalen gecontinueerd om te voorzien in collegeruimten voor grote groepen studenten.
Hortuskwartier De additionele nieuwbouw voor de PPSW in het westelijk deel van de voormalige Hortustuin is nog niet aangevangen wegens het uitblijven van een bouwvergunning. In de knellende ruimtebehoefte van de PPSW wordt tijdelijk voorzien door het terughuren van het verkochte Theologiecomplex dat in deze wijk is gelegen.
Antonius Deusinglaan e.o. In 2004 is de realisatie van het RUG-deel van de nieuwbouw van het Voorzieningengebouw-A (Combigebouw) afgerond en door onderdelen van de medische faculteit in gebruik genomen. Voorts is door een architectenbureau verder gewerkt aan de nieuwbouw Onderwijsgebouw FMW. Hiervoor is het voormalige Anatomiegebouw deels gesloopt, toren en trapportaal zijn behouden en worden in de nieuwbouw geïntegreerd. Een ander architectenbureau heeft verder gewerkt aan het ontwerp voor het Research Laboratorium. Beide gebouwen worden gerealiseerd op de hoek Antonius Deusinglaan/Oostersingel. Met het gereedkomen van de verbouw van een kantoor- in een laboratoriumbestemming van de vierde verdieping van de hoogbouw is voorzien in de kortetermijnbehoefte aan researchruimte bij de medische faculteit.
Zernikecomplex De uitbreiding van KVI, bestaande uit een dakopbouw, is in het voorjaar van 2004 in gebruik genomen. Plannen zijn uitgewerkt voor uitbreiding van het UB boekendepot. In deze plannen is tevens opgenomen de huisvesting van startende studenten bedrijfjes, waarvoor de tijdelijke overmaat wordt aangewend. De voorbereidingen van een bestemmingsplanwijziging op basis van de door de RUG ontwikkelde stedenbouwkundige visie (West 8) bevinden zich in een afrondend stadium. Inhoudelijk zitten de RUG, de HG en de gemeente op één lijn, waaronder de doorgaande ontsluiting via het Blauwborgje in plaats van de Zernikelaan. De afronding krijgt naar verwachting begin 2005 zijn beslag.
Het ontwerpproces ten behoeve van de nieuwbouw van het facultair centrum Levenswetenschappen vordert gestaag. In december is de eerste fase van het schetsontwerp aan alle betrokkenen ter beoordeling voorgelegd. De oplevering van het gebouw zal in april 2009 plaatsvinden. Het voorlopig ontwerp van het Faculteitsgebouw, waarin onder meer de FWNbibliotheek, de centrale restauratieve voorziening en enkele grote collegezalen zijn ondergebracht, is eveneens in december gepresenteerd. Het Faculteitsgebouw is eind 2006 gereed. De aanleg van een grootschalig ondergronds energieopslagsysteem, waarmee een substantiële energiebesparing zal worden bereikt, is een stap dichterbij gekomen. Dit jaar zijn door middel van een Europese selectieprocedure zes partijen geselecteerd. Zij doen een aanbieding om het opslagsysteem aan te leggen en gedurende een periode van 15 jaar te beheren en te onderhouden. Op dit opslagsysteem wordt niet alleen alle geplande nieuwbouw en renovatiebouw van de RUG aangesloten, maar ook die van de HG. In het kader van de upgrading van het Plangebied Zernike West is de verbouw van de onderwijsvleugel van de WSNhoogbouw ter hand genomen. Ook is het ontwerpproces voor upgrading en verbouw van het entreegebied en eerste verdieping van de WSN-hoogbouw opgestart. De (voormalige) afdelingen UCLO en ECCO zijn opgegaan in het UOCG, waarvoor een verbouwingsplan is gekomen op het adres van Landleven 1. Het bedrijfsverzamelgebouw IDEA Center op het Zernikecomplex is ingehuurd om tijdens de verbouwactiviteiten en, in afwachting van aanvullende nieuwbouw binnen het plangebied Zernike West, dienst te doen als interim onderwijsvoorziening voor de faculteiten Economie, Bedrijfskunde en Ruimtelijke Wetenschappen.
Financiering huisvesting in meerjarenperspectief De minister van OCW heeft dit jaar de RUG voor de planperiode 2004– 2008 € 12,9 mln aan extra huisvestingsmiddelen beschikbaar gesteld. Deze extra dotatie dient te worden aangewend om te voldoen aan wettelijke eisen die diverse overheidsvergunningen stellen, zoals gebruiksvergunningen, bouwvergunningen, milieuvergunningen, Arbo-wet en warenwet. In de financiering van het universitaire huisvestings- en bouwbeleid voorziet de RUG zelf. Daardoor zijn de hiermee gepaard gaande kosten een essentieel onderdeel van de instellingsbegroting. Beleidsregel bij de financiële planning voor de bouw is dat alle investeringen met eigen middelen gefinancierd worden. Uitgaande van de huidige beschikbare liquide middelen betekent het dat het investeringsfonds van de RUG in de huidige planperiode 2005-2019 jaarlijks maximaal € 80 mln tekort mag lopen.
Tabel 5.5 Financiering Investeringen in gebouwen (bedragen x 1 mln) 2005
2006
2007
2008
2009
2010 t/m 2019
Beginstand
30,9
6,0
-23,5
-45,5
-78,9
-85,6
rijksbijdrage
137,7
10,4
12,1
14,5
12,8
13,2
algemene middelen
6,6
3,8
1,6
3,2
2,9
8,7
overige inkomsten
2,8
2,0
3,0
1,2
2,8
26,1
44,8
47,4
41,0
50,6
25,7
124,1
6,0
-23,5
-45,5
-78,9
-85,6
-37,2
investeringen
Bron: vastgoedstaten per 31/12/04
5.5 Facilitair Bedrijf RUG Het Facilitair Bedrijf heeft medio 2004 een klantbelevingsonderzoek laten uitvoeren. De algemene aanbevelingen uit dit onderzoek zijn: – het verbeteren van de informatie over de diverse diensten en producten en – de communicatie over en terugkoppeling van de dienstverlening naar de klant. Met de afdelingshoofden zijn deze twee aanbevelingen uitvoerig doorgesproken. Ook is naar aanleiding van dit onderzoek een accountteam opgericht, waarin iedere afdeling een afgevaardigde heeft. Hierin worden zowel afspraken en voortgang van opdrachten geëvalueerd als vragen, wensen, problemen en klachten van gemeenschappelijke klanten afgestemd. Verder is er een aanvang gemaakt met het afsluiten van Dienstverleningsovereenkomsten met de faculteiten en diensten op het terrein van Schoonmaakmanagement, Technisch Beheer, Groenvoorziening, Restauratieve Voorzieningen en Printermanagement. De Servicedesk krijgt een prominentere rol in klantcontacten. Zijn bereikbaarheid is vergroot en de diensten zijn uitgebreid. In 2004 is eveneens gewerkt aan de uitbouw van Planon als (gebouw)informatiesysteem en het ontwerpen van Digitale Diensten’. Dit is een nieuwe website, waarop klanten medio 2005 eenvoudige bestellingen en orders digitaal kunnen plaatsen. Verheugenswaardig is dat het Facilitair Bedrijf in oktober 2004 geslaagd is voor het herexamen ISO-9001. Dit is een ondersteunend instrument om klantprocessen beter te monitoren. Financieel gezien heeft het Facilitair Bedrijf een moeilijk kalenderjaar achter de rug. Mede door het langdurig uitvallen van enkele staffunctionarissen zijn ontwikkelingsprocessen vertraagd. Het ziekteverzuim is in 2004 gestegen van 6,2% naar 7,2%. Hierbij dient te worden aangetekend dat de meerjarentrend een sterke daling vertoond. Mede als gevolg daar-
van is het budget voor adviseurs en uitzendkrachten fors overschreden. De kosten, in verband met vroegtijdig uitdiensttreding van vooral leidinggevenden binnen de units GrafiMedia en Restauratieve Voorzieningen drukken zwaar op het resultaat van deze twee units. Binnen de unit GrafiMedia zijn het afgelopen jaar afdelingen samengevoegd en onder een eenhoofdige leiding geplaatst. De administratieve en financiële processen van de unit zijn doorgelicht. De Danka kopieer- en printapparatuur is vervangen door hoogwaardige Océ-printers. De forse verliezen over 2004 worden naar verwachting in 2005 omgebogen naar een klein positief resultaat. De levering van 400 laagvolumeprinters aan de faculteiten en diensten is niet zonder problemen gegaan. In september is met de uitrol gestart. In verband met software en driverproblemen is het installeren van de printers sterk vertraagd. In goed overleg met het Rekencentrum moeten de problemen in het eerste kwartaal van 2005 zijn opgelost. Alle afdelingen binnen de unit Gebouw & Terreinbeheer laten een positief financieel resultaat zien. Ondanks een omzetdaling van 20% heeft ook de afdeling Projecten een positief resultaat gerealiseerd. De unit logistiek laat ook een positief resultaat zien. De dalende omzet bij de RUG wordt voldoende gecompenseerd door de samenwerking met de HG. In december 2004 is het rapport over het Medewerkersmotivatieonderzoek gepresenteerd aan de leidinggevenden. De directie gaat, per afdeling, met de medewerkers de uitslag van het rapport bespreken. Per 1 januari 2005 wordt de afdeling IT-Beheer uitbesteed aan het Rekencentrum. De verwachting is dat de anticipatie op de technologische ictontwikkelingen hierdoor beter en sneller kan. Alle contractgerelateerde activiteiten worden per 1 januari 2005 ondergebracht in de nieuwe unit Services. Hierdoor wordt de expertise op het gebied van inkoop en Europese aanbestedingsregelgeving gebundeld en kan een betere dienstverlening naar onze klanten worden gegarandeerd.
ja a rv e r s l a g 2004 rug
De taakverdeling binnen de directie is aangepast. Het model van een driehoofdige directie met collegiale verantwoordelijkheid is verlaten. De algemene directeur is nu eindverantwoordelijke. De twee adjunct-directeuren kunnen zich hierdoor sterker richten op de bedrijfsvoering van hun units.
5.6 ICT-voorzieningen In 2000 is door de RUG de ICT-strategie voor de periode tot 2005 vastgesteld. Als de belangrijkste doelen golden: > een toonaangevende positie van de RUG op het gebied van de High Performance Computing; > inrichting van een visualisatiecentrum, dat voor alle wetenschappelijke disciplines bruikbaar is; > ontsluiting van (gegevens over) wetenschappelijke literatuur via de elektronische werkplek van onderzoeker, docent en student; > verhoging van de capaciteit en verbetering van het beheer van het RUG-netwerk; > gebruik van webtechnologie voor onderwijs, wetenschappelijke informatievoorziening en communicatie binnen en buiten de RUG. Eind 2004 is het RUG ICT-Strategieplan afgelopen. Een RUGbrede commissie heeft voor de periode tot 2009 een nieuw RUG ICT-Strategieplan geformuleerd, dat voor alle primaire processen van de RUG aanbevelingen voor de toepassing van ICT bevat.
RUGnet II Een ander succesvol afgerond project is de installatie van RUGNET II. Dit project heeft tot effect dat de netwerkinfrastructuur van de RUG volledig up-to-date is. Belangrijk is ook dat overal aan de RUG toegangspunten aanwezig zijn, waar laptopbezitters draadloos contact kunnen leggen met het netwerk. Via deze weg kan de gebruiker het internet opgaan en zijn of haar gegevens op het RUG-netwerk benaderen. Ook is het mogelijk via deze weg in te loggen op de netwerken van andere universiteiten. Behalve binnen de muren van de RUG zelf wordt op diverse plaatsen in de stad draadloze toegang tot het RUG-netwerk aangeboden.
hebben. De cijfers over het gebruik illustreren dat: het aantal bezoeken aan Nestor blijft stijgen en maakt het nodig op korte termijn naar krachtiger servers om te schakelen. Het in 2004 opgerichte Universitaire Onderwijscentrum Groningen (UOCG) zal de Elektronische Leeromgeving in de komende jaren samen met de faculteiten en de docenten verder vorm geven. Ook het nieuwe webplatform van de RUG is in het begin van 2004 definitief opgeleverd. De ontwikkelaar (het ECCOO) heeft het systeem overgedragen aan de gebruiker (IEB).
RUG-brede ICT-voorzieningen De toenemende interne en externe mobiliteit van medewerkers en studenten heeft in 2004 meer druk gelegd op de standaardisatie en beschikbaarheid van de RUG ICTInfrastructuur, ICT-applicaties en toegang tot het netwerk. Veel basis ICT-voorzieningen zoals e-mail, de elektronische leeromgeving en toegang tot wetenschappelijke bronnen worden inmiddels RUG-breed aangeboden. Voor de optimale inzet van ICT binnen de organisatorische en onderwijsprocessen zijn in 2003 en 2004 RUG-brede ICT projecten opgestart om applicaties en administratieve dienstverlening te standaardiseren.
Standaardisatie werkplek Een voorbeeld van standaardisatie is de invoering van een RUG-brede studentenwerkplek. Binnen de faculteiten der Wiskunde en Natuurwetenschappen en Medische Wetenschappen is een begin gemaakt met de invoering van een nieuwe studentenwerkplek. Alle gegevens en programma’s voor deze werkplek worden op centrale servers opgeslagen en beheerd. In de loop van het volgende verslagjaar zal dit project door alle faculteiten van de RUG overgenomen worden. Een dergelijk initiatief is ook genomen bij de werkplekken voor medewerkers: hier zijn de faculteiten Bedrijfskunde, Economie en Ruimtelijke Wetenschappen voortrekkers. Ook geldt dat de werkzaamheden in het volgende verslagjaar doorlopen. Tevens is het project medewerkermail gestart, dat in het jaar 2005 tot effect zal hebben dat alle medewerkermail via een centrale mailserver binnenkomt en verstuurd wordt.
Nieuwe e-mailvoorzieningen Webtechnologie Het project-Nestor liep officieel op 1 januari 2004 af. Met de afronding hiervan beschikt de RUG over een Elektronische Leeromgeving. Deze leeromgeving moet uiteraard verder ontwikkeld: docenten van alle faculteiten zullen begeleid worden bij het gebruik van de omgeving. Voor studenten geldt dat ze in grote meerderheid de weg naar het programma gevonden
In 2004 is tevens de derde en laatste fase van het EMAPproject gestart. Het gaat hier om de opzet van het beheer en de uitrol van de e-mail voor alle medewerkers van de RUG, verder RUGmail genoemd. De basis van deze nieuwe dienst is dat de identiteit van medewerkers wordt gestandaardiseerd op instellingsniveau, met @rug.nl als standaard e-mailadres in plaats van op basis faculteit of dienst. De nieuwe dienst is
gezamenlijk ontworpen door facultaire en RC medewerkers. In de maanden november 2004 tot juni 2005 wordt elke maand een cluster van faculteiten en diensten uitgerold. Voor de zomer van 2005 is iedereen voorzien van een gestandaardiseerd RUGmail-mailadres.
Eén centrale helpdeskapplicatie In de loop van 2004 is een centrale applicatie voor de helpdesks van de RUG in gebruik genomen: MAGIC genaamd. De ontwikkeling van enkele universiteitsbrede diensten heeft geleid tot het initiatief om de dienstverlening vanuit alle lokale helpdesks door middel van één helpdeskapplicatie. Doelstelling van het MAGIC-project was voor alle studenten en medewerkers een transparante registratie- en afhandelwijze in te richten, zodat zij met al hun vragen, opmerkingen en storingen over de ICT voorzieningen binnen de RUG op elk gewenst punt terecht kunnen om geholpen te worden. Een ander doel was de bevordering van de onderlinge samenwerking en de uitwisseling van gegevens en kennis tussen de helpdesks. Omdat de werkprocessen bij de verschillende helpdesks zeer divers waren, zijn deze daar waar nodig aangescherpt en gestandaardiseerd. Alle meldingen worden nu geregistreerd en afgehandeld in MAGIC, zodat er beter inzicht ontstaat in de omvang en de aard van de meldingen. De kennis over de meldingen tussen de verschillende faculteiten en afdelingen kan nu gedeeld worden en bovendien wordt de uniformiteit, de kwaliteit en de effectiviteit van de dienstverlening aan eindgebruikers vergroot. Vanaf september 2004 zijn de eerste helpdesks naar volle tevredenheid met MAGIC gaan werken en in de loop van 2005 zal MAGIC bij alle Helpdesks ingevoerd zijn.
Reorganisatie van ICT De stormachtige ontwikkelingen op het gebied van de ICT (steeds meer en grotere centrale applicaties en steeds krachtiger en betrouwbaarder servers en steeds meer netwerk-bandbreedte) hebben de RUG ertoe gebracht de organisatie van het beheer van de standaardvoorzieningen onder de loep te nemen. Vraag was of het nog altijd wenselijk is dat dit beheer over een groot aantal facultaire groepen verspreid is. In april 2004 stemde het College in met het voorstel van de Stuurgroep Universitair Beheer ICT om al het beheer van de standaard voorzieningen onder één (nieuwe) organisatie te brengen, tezamen met het RC. Deze verandering zal een reorganisatie van het Universitair ICT-beheer en het RC nodig maken, die in de loop van 2005 haar beslag krijgt.
High Performance Computing en Visualisatie Het bieden van geavanceerde, locale en laagdrempelige ICTonderzoeksfaciliteiten zoals rekenkracht, dataopslag capaciteit, visualisatiefaciliteiten en actieve ondersteuning van wetenschappers en docenten bij het gebruik van HPC/V is voor onderzoek essentieel. De reken- en visualisatievoorzieningen zijn in 2004 door zowel alfa, bèta- als in toenemende mate door gammarichtingen in het onderzoek aan de RUG gebruikt. Het rekencluster en de supercomputer zijn erg populair en worden onder meer gebruikt door verschillende groepen van het KVI (theory group, heavy ion physics en de nuclear geophysics division), Alfa-informatica, Astron, Theoretische chemie, Theoretische natuurkunde, Technische fysica (micromechanica), Wiskunde, Informatica, Medische genetica, Sterrenkunde, Molecular Dynamics, Biochemie, Kunstmatige intelligentie, en een paar externe gebruikers van de universiteiten in Leiden, Delft en Utrecht. In 2004 is het Linux cluster van het Centrum voor HCP/V vervangen door een 200 dual compute system. ja a rv e r s l a g
LOFAR
2004 rug
Als gevolg van de investeringen die naar aanleiding van het ICT-Strategieplan gedaan zijn ten behoeve van HPC/V, is de RUG erin geslaagd in 2004 deel te nemen aan het prestigieuze, internationale sterrenkundige project LOFAR. In het kader van dit project wordt een ‘virtuele telescoop’ gebouwd, die bestaat uit duizenden sensoren die dag en nacht hun gegevens via een supersnelle glasvezelverbinding doorsturen naar het Rekencentrum (RC) van de RUG. De investeringen door de RUG zijn reeds gedeeltelijk gekapitaliseerd door ze als matching in te zetten voor het LOFAR project in de vorm van technische kennis en geavanceerde HPC/V faciliteiten. Begin 2005 zal bij het RC een IBM BlueGene/L supercomputer geplaatst worden met een capaciteit van 35 Tflops (35 duizend miljard berekeningen per seconde). De verwachting is dat als gevolg van deelname aan het LOFAR-project er veel spin-off naar andere disciplines zal zijn. BlueGene is niet alleen een zeer krachtige computer, maar zal tevens nieuwe dataverwerkingsmethodes introduceren. De expertise die in het kader van LOFAR wordt opgedaan zal aangewend kunnen worden in andere onderzoeksgebieden die voor vergelijkbare uitdagingen staan.
5.7 Wetenschappelijke informatievoorziening Beleid en organisatie Aan het begin van het jaar werd de nota ‘Strategisch Beleid Wetenschappelijke Informatievoorziening RU Groningen 2004–2010’ vastgesteld en met adviezen van de Klankbordgroep Bibliotheekgebruikers, de Faculteitsbibliothecarissen en de Dienstraad aan het College van Bestuur toegezonden. In de nota staan voor de komende jaren drie hoofdlijnen van beleid: 1) Collectievorming en licentiebeleid, 2) Dienstverlening en 3) De bibliotheek als (elektronische) uitgeverij. De hoogste prioriteit wordt toegekend aan de collectievorming en het licentiebeleid vanuit de gedachte dat toegang tot wetenschappelijke informatie een kritische succesfactor is voor zowel het onderwijs als het onderzoek van de universiteit. Toegang tot informatie rendeert onvoldoende, indien deze geen ondersteuning krijgt van een goede dienstverlening. Verder wil de bibliotheek de komende jaren een infrastructuur ontwikkelen voor het elektronisch openbaar maken van de resultaten van het universitaire onderzoek, waarover hieronder meer. De afdelingshoofden van de UB werd gevraagd naar aanleiding van de strategienota werkplannen op te stellen, waarin wordt uiteengezet hoe de verschillende UB-afdelingen inspelen op de uitvoering van het geschetste beleid. Vervolgens wordt in 2005 op basis van deze werkplannen een nieuw formatie- en personeelsplan van de UB opgesteld. Op verzoek van de studenten werd eind 2004 besloten de openingstijden van de UB te verruimen. Met ingang van 2005 is de UB voortaan ook op vrijdagavond tot 22.00 uur geopend. In de periodes van tentamenvoorbereiding worden de openingstijden van de UB op de zaterdagen en zondagen verruimd tot 22.00 uur. Na de zomer van 2004 werd de voorbereiding begonnen van de in 2005 te houden LIBER-conferentie. LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche) is de Europese associatie van wetenschappelijke bibliotheken en houdt eens per jaar een conferentie in een Europese stad; in 2005 is Groningen gastvrouw. De verwachting is dat circa 200 leden van LIBER de conferentie bezoeken. De UB participeerde in de werkzaamheden van de universitaire ICT-commissie, die tot taak had het ICT-beleid van de RUG te herformuleren. De UB leverde de input voor het gedeelte van ICT en wetenschappelijke informatievoorziening. Bovendien droeg zij bij aan de formulering van het ICTwerkplekkenbeleid. De ICT-cie deed de aanbeveling het aantal ict-werkplekken te vergroten, vooral in de bibliotheekvoorzieningen van de RUG in de binnenstad gelet op de ruime openingstijden.
De UB diende als bèta-site voor de vernieuwing van de lokale bibliotheeksoftware van OCLC PICA. Eind 2004 werd de nieuwe versie van het PICA Uitleensysteem (OUS4) door de UB in gebruik genomen en de nieuwe versie van het acquisitiesysteem (ACQ4) voor ingebruikname goedgekeurd. Het Uitleenbureau en de afdeling Administratie speelden hierbij onder leiding van de UB-applicatiebeheerders en de Onderbibliothecaris Bedrijfsvoering een belangrijke rol. Eind 2004 werd een landelijke presentatie van de nieuwe systemen mede door de UB verzorgd. De bibliothecaris werd in 2004 benoemd tot lid van de Members Council van OCLC, waaronder OCLC PICA ressorteert en als zodanig tevens benoemd tot lid van de Europese OCLC PICA Advisory Board. Hoewel in februari 2004 een nieuwe, driejarige, overeenkomst van samenweking op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening was gesloten met Gastransport Services van de NV Nederlandse Gasunie, gaf het bedrijf eind 2004 onder een nieuw management te kennen weer van deze overeenkomst af te willen. Afgesproken werd de overeenkomst voor de afgesproken contractperiode tot 1 juli 2006 te laten voortduren.
Collectievorming In 2004 werd door de UB een bedrag van € 1,7 mln aan collectievorming uitgegeven. De faculteiten schaften voor € 2,3 mln aan boeken, tijdschriften en elektronische publicaties aan. De totale uitgaven voor de collectievorming bedroegen in 2004 € 4 mln. De gedrukte collectie van de RUG nam met 49.157 banden toe tot in totaal 3.124.182 banden. In 2004 werden vele nieuwe licenties afgesloten met grote en kleine uitgeverijen en informatieleveranciers. Geconstateerd kan worden dat de rubriek Elektronische informatiedragers in financieel opzicht die voor de monografieën begint te benaderen en die voor gedrukte tijdschriften reeds verre te boven gaat. Ook was 2004 het jaar waarin de pakket-licenties ‘big deals’ met de grote commerciële uitgevers moesten worden verlengd. Met Wiley en Springer/Kluwer was in landelijk overleg relatief snel een aanvaardbare overeenkomst mogelijk, waardoor de RUG ook de komende drie jaar toegang tot het volledig fonds van deze uitgevers behoudt. Met Elsevier verliepen de onderhandelingen moeizaam. Hoewel deze eind augustus reeds van start waren gegaan, moest eind 2004 worden geconstateerd dat nog er geen gemeenschappelijke basis voor verlenging is. In 2004 ontving de RUG van de stichting Vrienden van het filmarchief te Nijmegen een filmcollectie van meer dan 2000 titels van 16 en 35 mm kopieën van klasssieke speelfilms. Daarnaast werd tevens de cinematografische collectie-De Vries-Mul, bestaande uit films en documenten over deze
films, alsmede een grote verzameling apparatuur, van het Filmmuseum te Amsterdam in bruikleen verkregen. De collecties komen in beheer van de UB, die zorg draagt voor de bewaring en, in de nabije toekomst, beschikbaarstelling aan studenten en onderzoekers van de RUG. Dankzij financiële ondersteuning van de Vereniging van Vrienden van de Bibliotheek der Rijksuniversiteit Groningen werden in 2004 enkele zeer bijzonder, oude en kostbare werken aangeschaft. Ook heeft de Universiteitsbibliotheek, met grote erkentelijkheid, belangrijke schenkingen ontvangen van enkele particulieren.
Dienstverlening De bibliotheekvoorzieningen van de RUG hebben hun dienstverlening in 2004 verbeterd door de implementatie van nieuwe hulpmiddelen of de modernisering van oude. Zo werd UGlinks, een linkingtool dat de navigatie naar gewenste informatie optimaliseert, uitgebreid naar diverse elektronische (bibliografische en full text) bestanden. RUGcombine werd verder ontwikkeld. Met dit softwarepakket kunnen diverse database in één zoekactie gelijktijdig worden doorzocht met ontdubbeling van de resultaten. Een pilot werd gestart binnen de medische faculteit. Eind 2004 viel het besluit deze pilot uit te breiden naar de Letterenfaculteit. De proxyserver die het mogelijk maakt voor studenten en personeelsleden van buiten de universiteit geautoriseerd toegang te krijgen tot de informatiebestanden van de RUG bleek blijkens het intensieve gebruik te voorzien in een grote behoefte. Verder hebben de faculteitsbibliotheken en de UB in 2004 verschillende nieuwe bibliotheekinstructies ontwikkeld of bestaande instructies aan nieuwe ontwikkelingen aangepast.
Digitale bibliotheekfaciliteiten In 2004 werden belangrijke vorderingen gemaakt met de inrichting van het e-depot, een elektronisch depot voor de full-textopslag van publicaties die door medewerkers van de RUG worden geschreven. Daarmee participeert de RUG in landelijke en internationale ontwikkelingen: bijna alle Nederlandse en Angelsaksische universiteiten zijn bezig met vergelijkbare activiteiten. Einddoel is om de resultaten van het universitaire onderzoek zo volledig mogelijk elektronisch openbaar en daarmee algemeen toegankelijk te maken in aanvulling op het publicatiecircuit via wetenschappelijke uitgeverijen. De RUG deed in 2004 mee aan een tender van SURF op het gebied van local repositories, dat wil zeggen de inrichting van universitaire digitale depots voor de full text opslag van publicaties. SURF bleek bereid twee projecten waarvan het pen-
voerderschap bij Groningen ligt financieel te ondersteunen. Het ene project, Northsee genaamd, is gericht op de opslag en informatiedienstverlening op het gebied van energie, milieu en duurzaamheid en het andere project, Truth or DARE, op de elektronische openbaarmaking van publicaties van juridische aard. Tevens doet de RUG mee aan het Leidse SURFproject DARC, dat betrekking heeft op de Afrikanistiek. De UB speelde een actieve rol bij de beraadslagingen over het in licentie nemen van METIS, een landelijk onderzoekinventarisatiesysteem. Eind 2004 werd besloten METIS aan te schaffen en algemeen binnen de RUG in te zetten. In 2005 begint de implementatie, waarbij de UB een centrale ondersteunende rol speelt, mede omdat METIS het mogelijk maakt universitaire publicaties na registratie in METIS direct op te nemen in het elektronische depot van de RUG.
Overige activiteiten In maart 2004 vond de laatste missie van de UB plaats naar de Universiteit van Ouagadougou in Burkina Faso. Nieuwe software werd geïnstalleerd voor de bedrijfsvoering van de universiteitsbibliotheek van deze universiteit. Cursussen werden gegeven in het gebruik van de catalogus-, de uitleenen de acquisitiemodules. Helaas loopt de samenwerking tussen de RUG en de Universiteit van Ouagadougou eind 2004 af. Voor de periode daarna gaat de UB Groningen een jumelage met de UB Ouagadougou aan. In 2004 werden ook acht verschillende tentoonstellingen georganiseerd.
5.8 Duurzaamheid Copernicus In 1993 heeft de RUG het Copernicushandvest ondertekend. In dit kader heeft de RUG sinds mei 2000 een coördinator voor het project duurzame ontwikkeling. Dit project is in 2003 met vier jaar verlengd. De universitaire gemeenschap als geheel ondersteunt op hoofdlijnen de aanbevelingen van het Copernicushandvest. Uitvoering en monitoring berusten bij een samenwerkingsverband van de projectgroep en de AMD. Via dit samenwerkingsverband wordt geprobeerd de RUGbedrijfsvoering duurzaam te laten verlopen. De RUG kent een grote verscheidenheid aan oude en nieuwe gebouwen, evenals (duurzame) nieuwbouwprojecten, waarin verschillende functies zijn te onderscheiden. Aan een totaal plan voor een duurzaam gebruik van bestaande en nieuwe gebouwen wordt gewerkt, waarbij de nadruk ligt op de nieuwbouwprojecten in Paddepoel. De AMD heeft met de projectgroep het voortouw genomen om een duurzaamheidmeetinstrument te ontwikkelen. Deze ‘Milieu Prestatie Indicatoren’-methodiek (MPI) is geschikt voor een landelijk brede inzet. Ook in 2004 leverde
ja a rv e r s l a g 2004 rug
de RUG een bijdrage aan een landelijke serie vakreviews over vakspecifieke duurzaamheid. Het extern beter presenteren van de resultaten van het huidige duurzaamheidonderzoek en onderwijsaanbod krijgt nadrukkelijke aandacht. De stuurgroep Duurzame Ontwikkeling, de duurzaamheidcoördinator en de AMD blijven het aanspreekpunt voor landelijke Copernicus-activiteiten. In het project ligt het zwaartepunt op onderwijs; dit steunt voor een belangrijk deel op lopend duurzaamheidonderzoek dat op veel plaatsen in de RUG al dan niet in de EDReC verband wordt uitgevoerd. Belangrijke elementen zijn ondersteuning en verbetering van (bestaand) milieuonderwijs en ontwikkeling van nieuw onderwijs binnen BaMa. Dat geldt vooral voor Economische Wetenschappen, Rechtsgeleerdheid, Ruimtelijke Wetenschappen, Wiskunde en Natuurwetenschappen. Dat uit zich in zowel docentenondersteuning als begeleiding van studentenonderzoek. Het onderwijsproject Green Campus wordt gecontinueerd. Belangrijk zijn in dit kader de voortzetting en verdere uitbouw van onderwijsmodules bij de opleiding Technische Bedrijfskunde en bij de faculteiten Bedrijfskunde en Medische Wetenschappen. Het duurzaamheidsproject beoogt concrete, heldere, korte- en middellange termijnstappen die gericht zijn op de volgende actiepunten: > Betere integratie en presentatie van bestaand en nieuw te ontwikkelen onderwijs (gerelateerd aan duurzaamheid); eerst voornamelijk in de bachelorfase, later met een verdieping in de masterfase. > Verbetering externe presentatie duurzaamheidgerelateerd onderzoek in samenwerking met EDReC. > Facilitering onderwijsprojecten vanuit expertisecentrum IVEM. > Algemeen duurzaamheidonderwijs toegankelijk maken via aanbod van algemeen vormende vakken. > Opzetten van minors in specifieke opleidingen en van nieuwe onderwijspilots onder andere bij Bedrijfskunde en Medische Wetenschappen. > Continuering (nationale en internationale) netwerken en bijdragen aan (netwerk)publicaties. > Doorlopende aandacht voor duurzame(re) bedrijfsvoering en duurzaam bouwen. > Doorlopende aandacht voor veiligheid en arbo. > Continuering (intern instellings)overleg in algemene en specifieke zin. > Verbetering langetermijn waarborging project duurzame ontwikkeling.
Milieuprestatie-indicatoren Bij de Arbo- en Milieudienst is een methodiek ontwikkeld om de milieuprestatie- indicatoren (MPI) te bepalen. Deze biedt de RUG een goed functionerend systeem om de eigen milieu-
prestatie in beeld te brengen. De milieuprestatie-indicatoren geven op overzichtelijke wijze inzicht in het energieverbruik, het waterverbruik en de afvalproductie van de organisatie. Het doel van het instrument is RUG-medewerkers en studenten te confronteren met hun milieugedrag en hiermee de duurzaamheid van de RUG te bevorderen. Met de methodiek kunnen tevens de financiën die met het energie- en waterverbruik en de afvalproductie gepaard gaan in beeld worden gebracht. De methodiek geeft een direct beeld van de kosten in euro’s per vierkante meter voor het energieverbruik of de afvalproductie. De uitkomsten zijn bij uitstek geschikt als communicatiemiddel om medewerkers en studenten te informeren en het milieubewust en duurzaam handelen te bevorderen.
Resultaten Uit nevenstaande tabel 5.6 en figuur 5.7 blijkt dat de MPI voor het energieverbruik (MPI energie) een wat grillig verloop laat zien met een gemiddelde MPI van 2.28. Opvallend is de piek van 2.41 in 2000. Dit is des te opvallender, daar 2000 een relatief warm jaar is geweest. Dat is af te leiden uit de temperatuurgegevens van 2000 en het lage aantal graaddagen in 2000 (graaddagen worden bij het berekenen van MPI’s toegepast om het energieverbruik te corrigeren op de invloed van de buitentemperatuur). De MPI voor water geeft een duidelijke neerwaartse trend te zien die is ingezet naar aanleiding van het toepassen van een intern waterkoelsysteem in Nijenborgh 4. In 2002 is er wederom een daling van meer dan 25% te zien ten opzichte van 2001. Dit kan onder meer voortkomen uit het afstoten van een relatief groot pand van Medische Wetenschappen. De neergaande trend in het waterverbruik lijkt tevens een positief effect te hebben op de totale kosten voor het waterverbruik. Ook hier is een daling in euro’s per m2 waarneembaar. De hoeveelheid geproduceerd papierafval (MPI papier) in 2004 lijkt helaas iets toe te nemen ten opzichte van de twee voorgaande jaren. Het totaal niet-gevaarlijk afval geeft in 2001 een toename van 18% ten opzichte van de voorgaande jaren te zien. Deze toename is geheel te wijten aan de eenmalige afvoer van een grote partij (600 ton) groenafval van een terrein van de RUG. De daarmee samenhangende kostentoename bedroeg 13%. In 2004 is er een scherpe daling van de totaal afgevoerde hoeveelheid niet gevaarlijk afval (44%). Deze daling wordt onder meer veroorzaakt doordat de hoeveelheid afgevoerd hout en bouw- en sloopafval afneemt. Dat heeft tevens een gunstig effect op de totale kosten voor afvoer van het niet gevaarlijk afval. De MPI voor gevaarlijk afval geeft tot en met 2000 een redelijk constant verloop te zien in de productie van de hoeveelheid gevaarlijk afval. In 2001 is er een daling van circa 36% waarneembaar die vooralsnog gehandhaafd blijft. Dit is deels
te verklaren door de verhuizing van chemische syntheses naar een pand buiten de RUG. In het algemeen lijkt het erop dat de totale milieuprestatie voor energie en afval van de RUG een gunstiger beeld geven dan de voorgaande jaren.
Tabel 5.6 MPI’s RUG-totaal 1999 – 2004** 1999
2000
2001
2002
2003
2004
parameter MPI energie GJ/m2
2.25
2.41
2.26
2.18
*
*
MPI water m3/m2
0.77
0.81
0.61
0.45
*
*
papier kg/m2
MPI
1.25
1.07
1.27
0.73
0.90
0.97
MPI restafval kg/m2
1.11
1.14
1.56
1.09
1.22
1.14
MPI totaal niet-gevaarlijk afval kg/m2 ***
5.88
5.64
6.85
4.64
5.35
3.01
MPI gevaarlijk afval kg/m2
0.34
0.37
0.24
0.23
0.24
0.25
16.30
16.70
18.10
17.70
*
0.91
0.96
0.93
0.90
*
0.76
0.92
1.04
1.19
1.15
1.07
0.41
0.20
0.24
0.26
0.32
0.35
financieel Kosten energie euro/m2 Kosten water euro/m2 Kosten
totaal niet-gevaarlijk afval euro/m2
ja a rv e r s l a g
Kosten gevaarlijk afval
rug
Euro/m2
* De MPI’s voor energie en water voor 2003 en 2004 kunnen nog niet bepaald worden aangezien de hiervoor benodigde gas, electra en watergebruiksgegevens nog niet bekend zijn door administratieve problemen bij het energiebedrijf. ** Uit evaluatie van de gebruikte gegevens voor het bepalen van de juiste oppervlaktegetallen in m2 blijkt dat de tot nog toe gebruikte oppervlakte gegevens 19% hoger zijn dan waarvan oorspronkelijk werd uitgegaan. Dit betekent dat alle berekende MPI-waarden ongeveer 19% te laag zijn geweest. Alle bovenstaande MPI’s zijn herberekend met de nieuwe oppervlakten. *** Uit de evaluatie bleek tevens dat de tot nog toe gebruikte gegevens in kg voor het bepalen van de MPI voor totaal niet-gevaarlijk afval niet goed waren berekend. Een en ander is gecorrigeerd en aangepast in alle hierop van toepassing zijnde berekeningen.
Figuur 5.7 Milieuprestatie-indicatoren RUG, 1999-2004 6,00
5,00
mpi
4.00
3,00
2,00
1,00
0,00 energie 1999
2004
water 2000
2001
gevaarlijk afval 2002
2003
niet-gevaarlijk afval 2004
papier
restafval
