Pro Faktoor Boerderijnummer: 2000

Jaarverslag Januari 2015 - december 2015

Pro Faktoor Boerderijnummer: 2000

Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. © Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg

2016-02-27_2000_Pro_Faktoor_jaarverslag_2015-0.pdf

Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij:

Pro Faktoor

Adres:

Gemeenteweg 16a

Postcode:

7951CN

Woonplaats:

Staphorst

Provincie:

Overijssel

Land:

NL

Website: E-mailadres:

[email protected]

Gegevens 1e contactpersoon Naam:

J. van Dijk

Adres:

Gemeenteweg 16a

Postcode:

7951CN

Woonplaats:

Staphorst

Land:

Nederland

Telefoonnummer:

0522750927

Mobiel nummer:

0611464357

E-mailadres:

[email protected]

Jaarverslag opgesteld door:

H. Plaggenmars

Datum laatste wijziging

Overige betrokkenen:

H. van der Sluis

20-5-2016 13:49


2

Het algemene beeld van het afgelopen jaar PRO FAKTOOR IN 2015. WAAR STAAN WIJ VOOR? Pro Faktoor is een christelijke zorgaanbieder die begeleiding biedt bij (arbeidsmatige) dagbesteding en bij beschermd en veilig (zelfstandig) wonen. De begeleiding wordt aangeboden vanuit een christelijke identiteit en Bijbelse Grondslag. Als we terugkijken naar het afgelopen jaar kunnen wij Pro Faktoor zien als een soort "baken" voor mensen die in het reguliere bedrijfsleven moeilijk tot niet aan de slag kunnen komen. Een baken, een plek waarop kwetsbare groepen kunnen terugvallen. Het team vangt kwetsbare groepen op en biedt een activiteitenprogramma zowel binnen als buiten de dagbestedingslocatie. En dat varieert. Van activiteiten binnen een winkelruimte met streekproducten tot productiematige activiteiten, activiteiten met hout en gereedschap en activiteiten dicht bij het reguliere bedrijfsleven. De bedoeling is niet alleen een gevarieert maar ook een uitdagend programma aan te bieden teneinde een actieve bijdrage te leveren aan insluiting van kwetsbare groepen in de samenleving. En zo, met de woorden van Mattheus 25, ieders talent optimaal te kunnen inzetten. Een voorbeeld hiervan is de activiteitenprgramma zoals deze aangeboden wordt in een streekproductenwinkel; het stimuleren van sociale handelingen door het helpen en aanspreken van andere mensen/klanten onder begeleiding. Daarnaast komen deelnemers in aanraking met geld en de kassa etc.. Een ander voorbeeld is de bijdrage van Pro Faktoor in het project "Samen Werken", een samenwerking tussen Pro Faktoor en een groot warenhuis in Staphorst. Het doel van dit project is om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in aanraking te laten komen met processen in grote winkel en zo een stap dichter bij het regulier arbeidsproces aanwezig te zijn. Daarnaast biedt Pro Faktoor ondersteuning bij het wonen in eigen huis of kamer. De begeleiding kijkt met iemand mee, stelt bijv. roosters op, bied zowel actief als passief ondersteuning. Kortom: met begeleiding een baken en een steun in de rug om zo zelfstandig mogelijk in de samenleving mee te kunnen doen. GLOBAAL JAARBEELD 2015 Het jaar 2015. Overgangsjaar in de zorgsector met daarbij veranderingen die invloed hebben op Pro Faktoor. Het zijn vooral veranderingen achter de schermen. Ons streven vooraf om de veranderingen zo min mogelijk invloed te laten hebben op de praktijk van de begeleiding. Al gauw kwamen we tot de conclusie dat het niet te voorkomen is deelnemers tijdig op de hoogte te houden van mogelijke gesprekken die plaats kunnen vinden, voor zover dat in onze mogelijkheden ligt. Gesprekken leveren andere gezichten en contactpersonen op en kunnen zorginhoudelijk gezien een inbreuk doen op de voorspelbaarheid en structuur bij de deelnemer. Daarnaast hebben de verschillende gesprekken en het uitwisselen van informatie met bijv. gemeentelijke instellingen een beroep gedaan op team van begeleiders, af en toe tenkoste van de overige taken. BELANGRIJKE PUNTEN UIT HET AFGELOPEN JAAR


3

Voor wat betreft het beleid en de evaluatie daarvan verwijs ik u naar het visiedocument voor 2016. Hierin treft u o.a. de ontwikkelingen ten aanzien van bedrijfspositie, personeelsbeleid en de kwaliteit van de begeleiding. Hieronder een aantal punten: 1. Verantwoorde zorg registraties. Het cliëntvolgsysteem Qurentis is bij de begeleiding verder geïntroduceerd. Er was in de afgelopen periode al meer aandacht voor de dagrapportage. In februari 2015 verscheen vanuit kantoor een informatiebullitin over de begeleiding algemeen als voor de ambulante woonbegeleiding specifiek. Deze informatiestromen is verder uitgebreidt met documentatie over de dagelijkse zorgregistraties en de bijbehorende documentatie. In maart is er een bijeenkomst geweest met het coórdinatieteam. Zoals al eerder besloten is bedrijfsleiding overgegaan tot invoering van zorgcoördinatie waarbij coördinatoren verantwoordelijk (blijven) voor het deelnemerspakket zoals is vastgesteld door de directie. Verder is tijdens deze bijeenkomst aandacht geweest voor zorgregistraties en de controle daarop. Er zijn verder nog één op één sessies geweest met groepsbegeleiders die nog vragen hadden over de dagelijkse zorgregistratie. Er zijn minstens 4 bijeenkomsten geweest met de groepsbegeleiding plenair waarin aandacht is geweest voor het onderwerp dagelijkse registratie en terugkoppeling op begeleidingsdoelen ten behoeve van de periodieke evaluaties. 2. Invoering periodieke evaluaties met deelnemers. Begin 2015 is een eerste stap gemaakt met het invoeren van kwartaal- en halfjaarevaluaties. Vanuit Backoffice zijn maandelijks terugkoppelingen naar de zorgcoördinatoren gestuurd met betrekking tot diens cliëntenportefieulle. Terugkijkend had dit systeem in het begin van invoering (tot juni 2015) tijd en aandacht nodig. Begeleiders liepen al gauw een kwartaal achter met de evaluaties en het lukte ook niet altid om de evaluatierapportage op de juiste plek in het cliëntvolgsysteem te plaatsen. Dit heeft geleid tot nadere instructies in juli 2015 waarna stapsgewijs (per maand) de verbeteringen steeds beter zichtbaar waren. 3. Inspraakmogelijkheden. De inspraakmogelijkheden in 2015 bestonden uit: (1) deelnemersraad en (2) vragenlijsten onder de deelnmers. Uit de deelnemersraad zijn in grote lijnen de volgende punten naar voren gekomen: (1) Extra kluisjes en planbord bij de gemeenschapsruimte. (2) Begeleiding moet duidelijker zijn en zich aan zijn woorden houden (zoals met de vakantierooster) (3) Op de zaterdagen moet er ook afgewassen worden. Uit de vragenlijsten kwamen de volgende aandachtspunten naar voren;


4

(1) Protocollen met betrekking tot hygiëne en opstandig gedrag bevatten onderdelen die niet bij iedereen bekend zijn (vooral de 4 stappen zijn onbekend). (2) Er mag wel betere controle zijn op de hygiëne in de keuken.

De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers Beginstand, doorstroom en eindstand per doelgroep: 1. GZ: verstandelijke beperking = Beginstand: 17 Erbij: 5 Eraf: 6 Eindstand: 16 2. GZ: lichamelijke beperking = Beginstand: 0 Eindstand: 0 3. GGZ Psychisch = Beginstand: 3 Erbij: 2 Eraf: 1 Eindstand: 4 4. GGZ: autisme = Beginstand: 1 Eindstand: 1 Toelichting: de opsomming zoals u deze hierboven aantreft hebben betrekking op de dagbesteding excl. het verloop wat buiten het kader van (zorgboerderij Pro Faktoor) valt. In de loop van 2015 zijn er 7 deelnemers vertrokken helaas. De redenen voor vertrek lopen per deelnemer uiteen. Hieronder een korte opsomming: 1. Verhuisd: 2 2. Ander dagbestedingsprogramma/werk: 4 3. Gestopt op eigen initatief: 1 4. Anders: 0

Scholing en ontwikkeling Het programma voor 2015 bestaat uit de volgende trainingen/cursussen:


5

(1) BHV/EHBO. Het gaat hierbij om jaarlijkse (herhalings-)cursussen die aan het einde van het jaar plaatsvinden o.a. volgens de stof van NIBHV. Eén hoofdbegeleider volgt een EHBO cursus die nog niet is afgerond. (2) Vaktraining "nog beter omgaan met cliënten" met cliëntenverdieping ten opzichte van de avondcursus in 2014. Evenals in 2014 conform vooraf gestelde doelen/invulling en op bedrijfslocatie. Tevens nadruk op handelen van begeleider bij ongewenst gedrag door deelnemers. Op bedrijfslocatie met slechts 2 afmeldingen onder het team een hogere deelname dan in 2014. (3) Workshop & bespreking over de uitvoering van begeleiding en vastleggen van de begeleiding op de dagbesteding. Deze workshop is georganiseerd op basis van signalementen uit dagrapportages en gehouden op 25 september. Een aantal signalementen zijn besproken met een presentatie van de mogelijke actiepunten. Van deze workshop is een kort verslag opgemaakt. (4) Een verdiepingscursus VG en GGZ voor de hoofdbegeleiding. Het gaat hierbij om een dagcursus. Deze cursus is verplaatst naar 2016 wegens drukte rond de veranderingen in de zorgsector en de werkzaamheden daarbij. Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? Het opleidingsnivo van de begeleiders is een belangrijk aandachtspunt. De belangrijkste veranderingen in het personeelsbestand en opleidingsnivo heeft in 2014 plaatsgevonden (zie JV 2014). In 2015 is het personeelsbestand aangevuld met een medewerker binnen de zorgadministratie en flexibel personeel (i.v.m. de inzetbaarheid). Tevens heeft er (min of meer) een reorganisatie plaatsgevonden in de top, waarbij de directie is aangevuld met een raad van bestuur en een raad van toezicht. Het bedrijfsopleidingsplan kent de volgende hoofddoelstelling: "Voor 1 december 2015 dienen zowel de begeleiders op de dagbesteding als de overige begeleiders meer inzicht te hebben opgedaan in het omgaan met de aanwezige doelgroepen op de dagbesteding, wat tot uitdrukking komt in de dagelijkse rapportages". Hier dus niet alleen inzicht door het opdoen van kennis en vaardigheden maar ook tot uitdrukking komend in de dagelijkse verantwoording van de geleverde zorg. Het begeleidingsplan kent 7 verschillende subdoelen. De evaluatie vindt plaats op basis van deze subdoelen of competenties. Hieronder dus een weergave van de evaluatie op basis van de subdoelen: Evaluatie 1: subdoelen 1 t/m 4 1. Ik ben instaat om, overeenkomstige aanwezige hulpvragen en begeleidingsdoelen van deelnemers, een deelnemer (in groepsverband) de geplande activiteiten te laten uitvoeren.


6

2. Ik laat in de praktijk zien dat ik, in aansluiting op de aanwezige hulpvragen en begeleidingsdoelen, beter in staat ben een bijdrage te leveren in de leer- en ontwikkelingsproces van de aanwezige deelnemers. 3. Ik laat in de praktijk zien dat ik, in aansluiting op de aanwezige hulpvragen en begeleidingsdoelen, bij een deelnemer positieve en negatieve ontwikkelingen signaleer. 4. Ik laat in de praktijk zien dat ik, overeenkomstig de aanwezige hulpvragen en begeleidingsdoelen, positieve en/of negatieve signalen bij deelnemers beschrijf in een dagrapportage. Terugkoppeling over 2015: Kortom het in staat zijn en in de praktijk laten zien van verbeterpunten. Deze verbeterpunten bestaan hier dan voornamelijk uit de koppeling van de begeleidingsdoelen en hulpvragen met de begeleiding in de praktijk. Terugkijkend kan gesteld worden dat er een verdieping heeft plaatsgevonden in de verschillende begeleidingsplannen. Meer dan voorheen zien we dat doelen worden uitgebreid van tijd tot tijd, per kwartaal of halfjaar, worden aangepast a.h.v. bijv. evaluatierapportages. Dit valt dan ook duidelijk te zien in de aanpassingen in het digitaal gedeelte van het dynamisch zorgplan. Daardoor worden doelen zichtbaar voor de andere begeleiders die hierdoor in staat zijn de aangepaste doelen te vertalen naar de begeleiding op bijv. de dagbesteding. Vooral in de dagelijkse planning van de dagactiviteiten zien we dat terug. Vanaf juli 2015 zijn begeleiders naast het planbord verplicht om de dagactiviteiten per deelnemer verder specifiek op te schrijven per tijdseenheid. Doel daarbij de bewustwording bij begeleiders te stimuleren over de samenstelling van de groep en verdeling van de activiteiten. Deze werkwijze heeft in het begin vragen opgeleverd die in een bijeenkomst in september 2015 zijn besproken en toegelicht. Vanaf oktober 2015 zien we een verbetering in de samenstelling van de daglijsten. Dus kan gesteld worden dat in de praktijk verbeteringen zijn te zien die zich o.a. vertalen in de praktijk van de begeleiding en het invullen van daglijsten. Tegelijk zien we in de praktijk dat groepsbegeleiders problemen tussen deelnemers niet alleen signaleren en melden bij de zorgcoördinator maar ook zelf adequater handeld door een deelnemer 1 op 1 aan te spreken of tijdig uit een groep te halen wanneer dit nodig is. Dit zien we terug de dagelijkse verantwoording. Resumerend: de opgedane kennis zoals hiervoor aandacht is in de jaarlijkse cursus zien we duidelijk positief ontwikkelen in de praktijk. Voor 2016 proberen wij stap voor stap te werken aan een verbreding van het intern cursus aanbod met minstens 1 á 2 extra avondopleidingen/workshop, met enerzijds verdieping in methoden van begeleiding zoals 1 op 1 gesprekken met deelnemers in en uit de groep halen van belang is en anderzijds de groeiende aandacht voor zgn. "arbeidsmatige dagbesteding" waarbij meer en meer gekeken wordt naar de specifieke verdeling van de dagelijkse activiteiten. Evaluatie 2: subdoelen 5 t/m 6 5. Ik ben nog beter in staat om op de juiste manier, in aansluiting op de begeleidingsdoelen, begeleidingsbehoefte en hulpvraag van de deelnemer, direct te reageren in handelen en communiceren ten opzichte van de deelnemer in situaties waarbij zich problemen voordoen binnen de deelnemersgroep of bij de deelnemers individueel.


7

6. Ik laat dagelijks zien dat ik beter in staat ben om op een positieve manier met de aanwezige doelgroepen te communiceren. Terugkoppeling over 2015: In de jaarlijkse cursus is er aandacht voor de communicatiepatronen van deelnemers en de wijze waarop de begeleider hierop hoort te reageren. De basishouding van een begeleider ten opzichte van de groepsprocessen. Vooral de behandeling en herhaling van het communicatiegedrag van deelnemers in het zgn. kind-, volwassen- en ouderpatroon leidt tot verbeteringen in de praktijk van de begeleiding. Concreet zien we dat terug in het signaleren van "roddel" binnen de groepen. In de praktijk zien we terug dat de begeleiding het signaleerd, rapporteerd en in werkoverleg bespreekt met de hoofdbegeleiding. In sommige gevallen wordt na bespreking met de deelnemer de groepsindeling aangepast zodat er een preventieve werking ontstaat voor "roddel". In de praktijk zien we dat excalaties op dit punt zijn teruggedrongen tot 2 keer per jaar. Voor 2015 is tot doel gesteld (1) een verdieping aan te brengen in de kennis m.b.t. specifieke VG en GGZ hulpvragen, gericht op de hoofdbegeleiding, en (2) de behandeling van de begeleidingsmethode "vooren nadoen van activiteiten" voor deelnemers die specifieke behoefte hebben aan modelleren van activiteiten. Doel (1) is helaas niet gehaald wegens de problemen bij het inplannen van de cursus in 2015. Dit doel en de betreffende verdiepingscursus is verplaatst naar 2016. Doel (2) is een onderdeel bij de jaarlijkse avondcursus voor de groepsbegeleiding. Daarbij niet alleen zozeer aandacht voor de verschillende methoden die in theorie toegepast kunnen worden maar vooral de oefeningen in de praktijk, hier gericht op de VG hulpvragen. In de praktijk zien we verbeteren vooral terug bij de arbeidsmatige dagbesteding zoals het project "Samen Werken", waarbij af en toe verchillende handelingen bij activiteiten nodig zijn. Verbeteringen zijn dus zichtbaar waarmee dit doel tevens een aandachtspunt blijft voor 2016. Evaluatie 3: subdoel 7. 7. Activiteitenbegeleiding: Ik laat in de praktijk zien dat ik beter in staat ben om, aansluitend op de aanwezige hulpvragen, begeleidingsbehoefte en begeleidingsdoelen van deelnemers, activiteiten voor deelnemers in te plannen. Terugkoppeling over 2015: Vorig jaar is al gebleken dat het bieden van duidelijkheid en structuur een belangrijk aandachtspunt is voor de begeleiding bij de dagbesteding. Er bestaat niet alleen behoefte aan structuur maar ook voorspelbaarheid en min of meer vaste patronen. De planning en de activiteitenprogramma vormen dan ook een belangrijk aandachtspunt. Naast het planbord is de dagelijkse invullijsten voor de groepsbegeleiding ingevoerd waarop de groepsbegeleider per tijdseenheid de verschillende handelingen bij de activiteit invult. Dit blijkt o.a. een probleem bij activiteiten met repeterende handelingen zoals het stickeren en inpakken voor "Talen" en schoffelen/harken als onderdeel van tuinonderhoud. Deze handelingen worden in het kort opgeschreven en door de begeleider ter plaatse voorgedaan d.m.v. "modelleren". De bedoeling dus dat de begeleider de repeterende handelingen zich


8

eigen maakt. Bij de evaluatie de conclusie dat de invoering van de daglijsten naar verwachting verloopt maar wel aandacht nodig heeft, algehele planning m.b.t. activiteitenprogramma's, tijden en individuele begeleiding intern is uitgebreidt met spreadsheets voor zorgcoördinatie en begeleiders. Doel hier voor 2016 intern een uniform planningsysteem in te voeren welke efficiënt hanteerbaar is voor de begeleiding: kortom sneller is in te vullen, aan te passen, te akkoorderen en bij te houden is. Actiepunten planning vanuit het bedrijfsopleidingsplan: (1) Verbreding van het intern cursus aanbod met minstens 1 á 2 extra avondopleidingen/workshop, met enerzijds verdieping in methoden van begeleiding zoals 1 op 1 gesprekken met deelnemers in en uit de groep halen van belang is en anderzijds de groeiende aandacht voor zgn. "arbeidsmatige dagbesteding" waarbij meer en meer gekeken wordt naar de specifieke verdeling van de dagelijkse activiteiten. (2) Een verdiepingscursus t.b.v. kennis m.b.t. specifieke VG en GGZ hulpvragen, vooral voor de hoofdbegeleiding en begeleiders die in aanraking komen met ambulante woonbegeleiding. (3) Invoeren en bespreken van een uniform planningssysteem voor de dagbesteding en ambulante woonbegeleiding: te bespreken in een bijeenkomst met begeleiders/hoofdbegeleiding.


9

Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden?

Ja

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Incident.

De maatregelen op een rij:

Ja

Deelnemer AA is naar het toilet gegaan en heeft het toilet van binnen uit op slot gedaan. Deelnemer wilde hier niet uitkomen

(1) Spreken tegen de deelnemer: deelnemer gerust stellen.

en is meerdere malen door de begeleiding aangesproken. Kortom: deelnemer bleef opgesloten in het toilet en kon/wilde er niet uit komen. Gevaar hier voor de deelnemer niet specifiek aan te wijzen wel dat ze zichzelf gezien haar zorgvraag (syndr.) en de aanwezige attributen (geen gevaarlijke maar toch..) in gevaar kan brengen of zich kan verwonden, door het ontbreken van begeleiding die ze hard nodig heeft. Tevens is het een belemmering voor andere deelnemers i.v.m. de noodzaak van toiletgebruik. -Oorzaak: deelnemer is onder begeleiding in de gelegenheid gesteld gebruik te maken van het toilet waarbij wellicht te weinig rekening is gehouden met het feit dat het toilet van binnen op slot gedaan kan worden. -Gevaar: kans op problemen bij andere deelnemers door bezetting van het toilet en door gebrek aan begeleiding wellicht zelf verwonding en opsluiting. Daarnaast door opsluiting geen eten en drinken/kans op zuurstofgebrek.

(2) Ouders op de hoogte gebracht over het handelen van de deelnemer. Hier geconstateerd dat er bij toezicht niet direct gevaar aan de orde is. (3) Deur is van de buitenkant los gemaakt met gereedschap. Deelnemer probeerde de deur alsnog aan de binnenkant vast te houden (4) De begeleiding heeft de deelnemer vastgepakt en meegenomen naar een andere ruimte buiten de groep. Reden hiervoor is om onrust in de groep te voorkomen. (5) Blijven praten tegen de deelnemer om haar gerust te stellen. (6) Formulier voor MIC (melding incidenten) ingevuld, ingescant, geplaatst in het cliëntvolgsysteem en besproken met de hoofdbegeleider. Actiepunt voor de actielijst: aanpassen van sloten bij de deuren van het toilet in overleg met de verhuurder. De aanpassing moet ertoe leiden dat het toilet van buitenaf is te openen door een sleutel.

-Aantal keer voorgekomen: 1

Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen?

Nee

Zijn er meldingen van klachten?

Ja

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

De volgende klachten t.a.v. de begeleiding is binnengekomen vanuit een vertegenwoordiger van een

Naar aanleiding van deze opmerkingen c.q. klacht is alsvolgt gehandeld:

Ja


10

deelnemer: 1. Vertegenwoordiger mist wekelijks informatie over de activiteiten die deelnemer doet; 2. Vertegenwoordiger geeft aan variatie te missen in de activiteiten; 3. Vertegenwoordiger geeft aan dat de geuroverlast op de boerderijlocatie ongewenst is en vraagt om volledige overplaatsing naar de "boerderijwinkel". 4. Vertegenwoordiger ervaart om de haverklap bezoek te ontvangen m.b.t. administratieve handelingen. De klacht is daarom terug te brengen tot het missen van adequate informatie over de activiteiten en de locatie waar de begeleiding plaatsvindt.

(1) Vertegenwoordiger gerustgesteld en bedankt voor de opmerkingen. Tevens aangemoedigd om opmerkingen te plaatsen ter verbetering van de kwaliteit van de begeleiding zelf. (2) Bevestigd dat de opmerkingen zijn ontvangen en worden verwerkt. (3) De opmerkingen zijn vastgelegd in het volgsysteem en gecommuniceerd vanuit kantoor met de zorgcoördinator. (4) De zorgcoördinator heeft de opmerkingen doorgenomen en binnen 2 werkdagen contact opgenomen met de vertegenwoordiger (Rapp. 15-52015). (5) Zorgcoördinator heeft met vertegenwoordiger de volgende afspraken gemaakt: 5.a. Er wordt een agenda geregeld om dagnotities hierin te vermelden. 5.b. Activiteitenprogramma wordt herzien en opnieuw met de vertegenwoordiger besproken en volledig aangepast naar de "winkellocatie". (6) Zorgcoördinator heeft deze afspraken vastgelegd in het volgsysteem. (7) Zorgcoördinator heeft de activiteitenschema herzien en aangepast.

Vertegenwoordiger geeft aan dat er vraagtekens zijn bij het vervoer tussen dagbestedingslocatie(s), hier het vervoer in en rond Staphorst. Signalen vanuit deelnemers wijzen op:

(1) Vertegenwoordiger gerustgesteld en bedankt voor de opmerkingen. Tevens aangemoedigd om opmerkingen te plaatsen ter verbetering van de kwaliteit van de begeleiding zelf.

(1) Chauffeur lijkt regelmatig een onrustig rijgedrag te vertonen;

(2) Bevestigd dat de opmerkingen zijn ontvangen en worden verwerkt.

(2) Chauffeur heeft weinig overzicht en geeft weinig aanwijzingen m.b.t. het dragen van een gordel.

(3) De opmerkingen zijn vastgelegd in het volgsysteem en gecommuniceerd vanuit kantoor met de zorgcoördinator.

(3) De bezetting binnen de voertuigen lijken regelmatig een maximale bezetting te hebben bereikt waardoor er weinig ruimte wordt ervaren tussen de zitplaatsen.

Ja

(4) De zorgcoördinator heeft mailing opgesteld en rondgestuurd naar alle begeleiders en chauffeurs die in aanraking komen met vervoer.


11

Ondanks dat het hier gaat om zgn. "kleine ritten" is de kwaliteit van het vervoer belangrijk. Deze opmerkingen zijn derhalve vastgelegd als klacht en vormen actiepunten voor begeleiding, coördinatie (controlefunctie) en de chauffeurs.

(5) De zorgcoördinator heeft de opmerkingen ter sprake gebracht in een eerstvolgende werkoverleg met alle coördinatoren en begeleiders. (6) Actiepunten als voorstel zijn behandeld op een eerstvolgende vergadering van de directie. (7) Instructies zijn vastgesteld en vanuit de directie gecommuniceerd met chauffeurs en begeleiding. Actiepunt: chauffeurs houden zich aantoonbaar aan het protocol voor personenvervoer tussen dagbestedingslocaties en daarbuiten. Het protocol wordt voor 16 december 2015 geëvalueerd tussen de coördinatieteam en de directie.

Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest?

Ja

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Bij de weekopening vindt er wekelijks een bijeenkomst van begeleiders met deelnemers plaats. Dit is een vast wekelijkse bijeenkomst waarin tevens bijzonderheden voor de begeleiding worden genoemd.

Actiepunt voor 2015: voor woensdag 20 mei 2015 een nieuwe bijeenkomst voor begeleiders en deelnemers is uitgevoerd door een bijeenkomst met alleen begeleiders op 3 april 2015.

Ja

Er heeft een speciale bijeenkomst plaatsgevonden op 16 december. Daarin zijn de volgende onderwerpen aan de orde gekomen: (1) Herhaling van zaken die vorig jaar zijn besproken, waaronder: het planbord (waar kan ik die vinden?), veiligheid & risico's (waarom moet ik bijv. altijd een geel of oranje hesje aandoen?), de huisregels (ken ik ze nog? waar vindt ik die?), vakantie(s) (Waar vind ik de rooster?) en de noodkaarten (waar vind ik die ook al weer?). (2) Introductie van de daginvullijsten. Waarom wordt er elke dag een lijst ingevuld? (3) Veranderingen in de organisatie: nieuwe begeleiders, de raad van bestuur, de raad van toezicht en de

Actiepunt voor het komende jaar: voor 18 april 2016 zal er een nieuwe bijeenkomst worden georganiseerd waarvoor begeleiders en deelnemers worden uitgenodigd. De bijeenkomst zal gehouden worden in het nieuwe activiteitenruimte op locatie "Gemeenteweg 16a" en schriftelijk worden genotuleerd. Een samenvatting van deze notulen zal gepubliceerd worden in het nieuwsbrief van juni 2016. Deelnemers worden gevraagd een beoordelingsformulier in te vullen waarin ze hun mening kunnen geven over de bijeenkomst en de informatie die daarin is meegegeven. Tevens zullen de punten die uit deze bijeenkomst naar voren zijn gekomen meegenomen worden op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de deelnemersraad.


12

werkwijze door de zorgcoördinatie; (4) De plannen voor 2016: hoe gaat het met de verbouwing (RW20)? Daginvullijsten en andere praktische zaken die zullen veranderen in 2016 naar verwachting van de directie. (5) De activiteitenruimte(s) waaronder afzonderlijke kamers waarin deelnemers zich kunnen terugtrekken en de nieuwe ruimte (voorheen bestemd voor outlet) die in gebruik wordt genoemen voor productiegerelateerde activiteiten. Het effect van deze bijeenkomst wordt/is op de volgende wijze geëvalueerd: (1) de punten zijn nogmaals besproken en aangehaald door de directie bij de weekopening op maandag 4 januari. De punten zijn kort nagelopen en geaccentueerd. De groep is bij de weekopening is plenair gevraagd op en/of aanmerkingen in de aankomende week door te geven aan de begeleider. (2) Tijdens de deelnemersraad op dinsdag 22 december zijn de punten uit de vergadering besproken. De evaluatie op de vergadering heeft geleid tot extra aandachtspunten op de lijst voor de eerstvolgende vergadering in januari 2016. De notulen van deze vergadering zullen meegenomen worden bij de eerstvolgende werkoverleg binnen het coördinatieteam. Door de deelnemersraad is er 6 keer vergaderd. De vergaderdata's voor 2015 waren: 20 januari, 9 februari, 2 juni, 14 juli, 29 september en 22 december. De vergaderingen vinden plaats op basis van een vast agenda met vergaderrollen zoals een voorzitter en een notulist. Er is aandacht geweest voor de inrichting van de voertuigen, het planbord en de houding van begeleiders. Uit de deelnemersraad zijn in grote lijnen de volgende punten naar voren

De volgende acties zijn in 2015 uitgevoerd: * Aandachtspunten uit de vergaderingen in 2014 zijn bij de directie gepubliceerd en besproken. Besproken tijdens de directievergadering van 22 januari 2015.

Nee

* Zowel op 15 juli als op 23 december zijn de aandachtspunten uit de vergaderingen van de deelnemersraad door de directie besproken. * Tijdens de directievergadering op 12


13

gekomen: (1) Extra kluisjes en planbord bij de gemeenschapsruimte. (2) Begeleiding moet duidelijker zijn en zich aan zijn woorden houden (zoals met de vakantierooster) (3) Op de zaterdagen moet er ook afgewassen worden. In 2015 zijn een aantal van deze aandachtspunten opgepakt. Er zijn extra kluisjes en planbord geplaatst bij de gemeenschapsruimte. Er is een bespreking geweest met het team op de zaterdagen (actiezat). Hierbij zijn afspraken gemaakt over het afwassen, voordat het team de locatie verlaat. Dit wordt op de maandag gecontroleerd.

januari 2016 zijn de aandachtspunten uit de vergaderingen van de deelnemersraad besproken. Er is tijdens deze vergadering besproken een aantal zaken mee te nemen in de beleidsnotitie voor 2016 en de overige zaken te communiceren met voorzitter RVB ter plaatsing op de agenda voor vergaderingen in DV mei 2016. Actiepunt voor het komende jaar: acht belangrijkste aandachtspunten uit notulen deelnemersraad binnen het jaar 2015 verwerken in de beleidsnotitie voor 2016 en de actualisering van het visiedocument. Hiervan wordt een bevestiging verwerkt in een memo die als agendapunt bij de deelnemersraad ter sprake komt op dinsdag 19 april 2016. Ulitmatum: dinsdag 12 april 2016.

Evaluatiegesprekken met de deelnemers. Totaal aantal evaluaties vanuit de administratie: Ad.1.: 6 deelnemers: 1 x een evaluatiegesprek; Ad.2.: 12 deelnemers: 2 x een evaluatiegesprek; Ad.3.: 6 deelnemers: 4 x een evaluatiegesprek.

Samenvattend komen uit de evaluatiegesprekken de volgende zaken in grote lijnen regelmatig naar voren:

Nee

* de voorbeeldfunctie van de begeleiding mag wel wat beter; * de activiteitenrooster mag wel eerder worden gepubliceerd/worden bekendgemaakt; * meer duidelijkheid over de vakantierooster. Voor het jaar 2016 geldt de volgende actiepunt: De opmerkingen over de voorbeeldfunctie van de begeleiding en de onduidelijkheid over de vakantierooster te bespreken in de werkoverleg van vrijdag 25 april 2016.

Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) Belangrijke aandachtspunten naast de planning, waaraan al hard is gewerkt, betreft het delen van informatie met vertegenwoordigers en deelnemers. De wens is dat de betrokkenheid van de deelnemersraad bij het structuur en beleid op de dagbesteding wordt


14

vergroot en begeleiders zich beter aan de bestaande protocollen houden. Uit één van de klachten blijkt dat niet altijd wordt voldaan aan de instructies die gelden voor vervoer van deelnemers tussen dagbestedingslocaties. Er zal voor maandag 4 juli 2016 een bijeenkomst worden georganiseerd met alle begeleiders waarin de protocollen en de geldende instructies nogmaals voor het voetlicht wordt gehaald door de directie en coördinatieteam. De actiepunten als volgt: > Uit melding incidenten: Actiepunt voor de actielijst: aanpassen van sloten bij de deuren van het toilet in overleg met de verhuurder. De aanpassing moet ertoe leiden dat het toilet van buitenaf is te openen door een sleutel. > Uit klachten; Actiepunt: chauffeurs houden zich aantoonbaar aan het protocol voor personenvervoer tussen dagbestedingslocaties en daarbuiten. Het protocol wordt voor 16 december 2015 geëvalueerd tussen de coördinatieteam en de directie. > Uit bijeenkomsten: Actiepunt voor het komende jaar: voor 18 april 2016 zal er een nieuwe bijeenkomst worden georganiseerd waarvoor begeleiders en deelnemers worden uitgenodigd. De bijeenkomst zal gehouden worden in het nieuwe activiteitenruimte op locatie "Gemeenteweg 16a" en schriftelijk worden genotuleerd. Een samenvatting van deze notulen zal gepubliceerd worden in het nieuwsbrief van juni 2016. Deelnemers worden gevraagd een beoordelingsformulier in te vullen waarin ze hun mening kunnen geven over de bijeenkomst en de informatie die daarin is meegegeven. Tevens zullen de punten die uit deze bijeenkomst naar voren zijn gekomen meegenomen worden op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de deelnemersraad. > Uit bijeenkomsten: Actiepunt voor het komende jaar: acht belangrijkste aandachtspunten uit notulen deelnemersraad binnen het jaar 2015 verwerken in de beleidsnotitie voor 2016 en de actualisering van het visiedocument. Hiervan wordt een bevestiging verwerkt in een memo die als agendapunt bij de deelnemersraad ter sprake komt op dinsdag 19 april 2016. Ulitmatum: dinsdag 12 april 2016. > Uit bijeenkomsten: De opmerkingen over de voorbeeldfunctie van de begeleiding en de onduidelijkheid over de vakantierooster te bespreken in de werkoverleg van vrijdag 25 april 2016. > Totaal: Actiepunt: Er zal voor maandag 4 juli 2016 een bijeenkomst worden georganiseerd met alle begeleiders waarin de protocollen en de geldende instructies nogmaals voor het voetlicht wordt gehaald door de directie en coördinatieteam.


15

Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie

Gerealiseerd

Toelichten

Ja

I.o.m. Stigas, de volgende acties uitgevoerd:

Jaarlijks terugkerende acties (2015) Actualisatie RIE (in samenwerking met Stigas!)

1. Update via interne RIE op beide locatie(s) in week 51. 2. Beide rapportages verwerkt in de BrancheRie. 3. Afspraak voor RIE door arbodeskundige via Stigas v.a. week 40 in 2016. Oefening bedrijfsnoodplan (zie procedure ontruimingsoefening).

Ja

Ontruimingsoefening voor beide ruimte(s). Ontruimingsoefening conform protocol en formulier.

Evaluatiegesprekken deelnemers (jaarlijks over 2014) Let op: incl. rapportage verwerkt in Qurentis en op basis van begeleidingsplan (met versie 2015).

Ja

Het gaat hierbij om de jaarevaluatie(s) over 2014. Hier dus niet de kwartaal- of halfjaarevaluatie(s) die ook uitgevoerd worden en gerapporteerd in Qurentis.

Tevredenheidsonderzoek deelnemers (jaarlijks in 2015) Let op; incl. rapportage hiervan bij de directie.

Ja

Een gecombineerd MTO en CTO uitgevoerd door derden. Raakvlakken o.a. Hygiëne, Opstandig gedrag en controle. Gepubliceerd en gepresenteerd in een bijeenkomst voor (1) deelnemers (tevens groepssessie) en (2) vergadering met de leiding na 16:00 uur. Presentatiedatum: 26 maart 2015.

Functioneringsgesprekken met medewerkers

Ja

Volgens model functioneringsgesprek (formulier met agenda en invulvelden). Uitgevoerd door de locatieleider(s)/zorgcoördinator. Functioneringsgesprekken bij begeleiders voor Ambulante Woonbegeleiding uitgevoerd door mevr. Dons.

Actualisatie BHV.

Ja

Controle EHBO, Noodplan en Vluchtkaart. Verversen van EHBO doos was niet nodig.

Let op: in overleg met K. Boer (o.a. controle noodplan, vluchtkaart en inhoud EHBO verversen). Daarnaast in overleg met (controleur brandblussers)


16

Acties n.a.v. RI&E Kantoor: kantoorinrichting veranderen door het bureau te verplaatsen naar de andere kant en beeldschermen te installeren.

Ja

Uitvoering: in week 50 is het bureau van de zorgcoördinator verplaatst en uitgebreidt met een beeldscherm. Betreft hierbij een installatie vanuit Brand Computerdiensten.

Voedselveiligheid: overleg met directie voor het aanschaffen van een nieuw koelkast. Hang het onderhoudsschema aan de zijkant (bij voorkeur inscannen).

Nee

Dit actiepunt is toegevoegd aan de agenda voor de directievergadering op dinsdag 8 december 2015. Helaas nog geen beslissing over de 4 verschillende voorstellen, waar niet gelijk over wordt gedacht/gesproken. In verband met de verschillende bespreekpunten voor deze directievergadering is er nog geen besluit genomen t.a.v. de koelkast. Dit actiepunt is toegevoegd aan de agenda voor de directievergadering op maandag 14 maart 2016.

Kantoor: onderzoeken of de voetenbankje voldoet aan de eisen uit DIN 4556.

Nee

Nog geen voetenbank.

Heftruck: organiseren van de jaarlijkse controle van de heftruck.

Ja

Heftruck verkocht. Beeïndiging actiepunt. Nieuw actiepunt wegens nieuw heftruck: controle door Talen gepland voor juli 2016.

Ja

De inventarisatie van de huidige regelingen en aansprakelijkheisverzekeringen is besproken tijdens de directievergadering van 15 september 2015. Dit onderwerp is ook met een deskundige (AVDK) besproken. Een consulent vanuit UBK adviseert om hier ook een andere deskundige bij te betrekking in verband met de veranderingen in de huidige zorgsector en de nieuwe wet- en regelgeving (waaronder WLZ). Kortom om de zorg correct aan te tekenen zonder dat in de komende jaren

Acties vanuit kwaliteitssysteem Inventarisatie aansprakelijkheidsverzekeringen/regelingen afronden + vaststellen + zorg aantekenen. Onderdeel 5.4.1.


17

correcties nodig zijn. Het is wenselijk dit in één keer goed te doen. Tijdens deze vergadering is besloten dat de betrokken adviseur vanuit UBK gemachtigd is de regelingen te bespreken met een deskundige uit zijn netwerk en met een passend voorstel te komen. Actiepunt uit de vergadering: adviseur vanuit UBK zal vanuit de huidige inventarisatie gesprekken voeren met tussenpersonen en adviseur en voor dinsdag 15 maart 2016 de Raad van Bestuur zijn voorstel/plannen bekend maken voor wat betreft de aansprakelijkheidsregelingen. Nieuw op de actielijst. Interne trainingen SWB (VCA) plannen, voorbereiden, uitvoeren/doceren + laten examineren (Extern).

Nee

Actiepunt is onderdeel van bedrijfsopleidingsplan. Dit punt is met de directie besproken op maandag 17 augustus. Er is inmiddels een werkboek en plan voor de trainingen SWB. Er mist nog mandaat voor de uitvoering vanuit de bedrijfsleiding in verband met de huidige bezetting. Met de bedrijfsleiding is afgesproken om in een bijeenkomst op woensdag 16 december 2015 de cursus opnieuw onder de aandacht te brengen bij de deelnemers en de groepen. De trainingen zijn gestart op 22 februari 2016. Dit actiepunt is dus nog niet voltooid.

Nee

Dit actiepunt is onder de aandacht gebracht tijdens de directievergadering op 15 september 2015. Het gaat hierbij een een hoofdbegeleider (JVD) die een EHBO cursus volgt. Uit de bespreking blijkt dat de voortgang van de EHBO cursus is blijven steken in de theoriegedeelte. Afgesproken dat voor het praktijkgedeelte de bijeenkomst in Zwolle in het aankomende halfjaar zal worden gevolgd. De voortgang en status

Onderdeel 5.6.4.

Plannen, aanmelden, volgen en afronden EHBO cursus (rode kruis) voor 1 begeleider. Onderdeel 5.6.6.


18

van de cursus zal opnieuw besproken worden met de hoofdbegeleider op dinsdag 8 maart 2016. 1.6.4.

Ja

In het kader van "veilig werken" moet er nog een bijeenkomst georganiseerd worden met deelnemers. De bijeenkomst dient te hebben plaatsgevonden en gerapporteerd voor maandag 19 januari 2015.

Dit onderwerp is twee keer ter sprake geweest. Bij de weekopening (plenaire bijeenkomst) op dinsdag 7 april 2015 is door directie, na afloop van de weekopening, een presentatie gehouden over veilig werken. Deze bijeenkomst logischerwijs in het kader van start van tuinactiviteiten met de komst van de bloeiperiode (voorjaar). Tijdens deze bijeenkomst o.a. nadruk op herhaling van onderwerpen en het belang van bijv. het dragen van hesjes bij de zgn. "ronde van Staphorst" en de schoffelactiviteiten. Op maandag 9 november 2015 is het draaiboek van de Rabobank na de weekopening. Ook hierbij gaat het om activiteiten in de buitenlucht waaronder snoeien. Aandacht daarbij voor het dragen van hesjes, handschoenen en het vastpakken van gereedschap. Ook aandacht voor de zgn. | to do lijst" d.w.z.: wat mag ik pakken? en waarvoor moet ik de begeleider vragen?. Ook hierbij dus een korte bijeenkomst met o.a. herhaling van wat eerder besproken is t.a.v. veilig werken (presentatie conform punten SWB, start werk en blijf veilig).

1.6.4.

Ja

Actiepunt: in het kader van "veilig werken" moet er nog een bijeenkomst georganiseerd worden met deelnemers. De bijeenkomst dient te hebben plaatsgevonden en gerapporteerd voor maandag 16 januari 2015.


Dit onderwerp is twee keer ter sprake geweest. Bij de weekopening (plenaire bijeenkomst) op dinsdag 7 april 2015 is door directie, na afloop van de weekopening, een presentatie gehouden over veilig werken. Deze bijeenkomst logischerwijs in het kader van start van tuinactiviteiten met de komst van de bloeiperiode

19

(voorjaar). Tijdens deze bijeenkomst o.a. nadruk op herhaling van onderwerpen en het belang van bijv. het dragen van hesjes bij de zgn. "ronde van Staphorst" en de schoffelactiviteiten. Op maandag 9 november 2015 is het draaiboek van de Rabobank na de weekopening. Ook hierbij gaat het om activiteiten in de buitenlucht waaronder snoeien. Aandacht daarbij voor het dragen van hesjes, handschoenen en het vastpakken van gereedschap. Ook aandacht voor de zgn. | to do lijst" d.w.z.: wat mag ik pakken? en waarvoor moet ik de begeleider vragen?. Ook hierbij dus een korte bijeenkomst met o.a. herhaling van wat eerder besproken is t.a.v. veilig werken (presentatie conform punten SWB, start werk en blijf veilig). 1.6.6. Actiepunt: opleiding-/trainingen cursusmogelijkheden voor deelnemers in kaart brengen. Hiervan een lijst opstellen en voor maandag 19 januari 2015 publiceren bij directie.

Ja

Bestaande opleidingsplan is geactualiseerd op maandag 27 april 2015. Tevens de schema bijgewerkt waarop per medewerker het huidig en gewenst opleidingsniveau staat vermeld. Het schema is geplaatst op de agenda voor de directievergadering op 11 mei 2015. Hier is besloten dit schema op 15 september i.v.m. de wetswijzigingen en wensen onder de WMO het schema te bespreken op 15 september. Deze vergadering zal gedeeltelijk door een deskundige worden bijgewoont. Op enkele wijzigingen na is het schema vastgesteld tijdens de vergadering op 15 september 2015 met de instructie contact op te nemen met Continue (opleidingsinstituut) om voor een cursus een afspraak te maken.

2.3.2.

Nee

De verdiepingscursus is


20

Actiepunt: de hoofdbegeleiders dienen voor maandag 20 april 2015 een verdiepingscursus te hebben gevolgd én afgerond. De evaluatie van deze cursus heeft plaatsgevonden en is gerapporteerd. Ultimatum: maandag 20 april 2015. 2.3.2.

verschoven naar april 2016. Zie onderdeel opleidingen. De geplande data's zijn: 6 en 20 april en 11 mei 2016.

Nee

De verdiepingscursus is verschoven naar april 2016. Zie onderdeel opleidingen. De geplande data's zijn: 6 en 20 april en 11 mei 2016.

Ja

Voor de duidelijkheid: de BHV herhalingscursussen voor 2014 zijn afgerond op 22 oktober 2014. De herhalingscursussen voor 2015 hebben voor 2 medewerkers plaatsgevonden op dinsdag 9 februari 2016.

Actiepunt: de hoofdbegeleiders dienen voor maandag 20 april 2015 een verdiepingscursus te hebben gevolgd én afgerond. De evaluatie van deze cursus heeft plaatsgevonden en is gerapporteerd. Ultimatum: maandag 20 april 2015. 5.2.1.2. Actiepunt: deelname van 1 tot 2 medewerkers aan een avondcursus van BOM in Zwolle/Mastenbroek, af te ronden voor 17 december 2014 met een certificaat.

Twee nieuwe medewerkers van de andere locatie (ter aanvulling) hopen een BHV herhalingscursus te volgen op 4 en 18 april 2016. 5.2.1.2.

Nee

Dit actiepunt is onder de aandacht gebracht tijdens de directievergadering op 15 september 2015. Het gaat hierbij een een hoofdbegeleider (JVD) die een EHBO cursus volgt. Uit de bespreking blijkt dat de voortgang van de EHBO cursus is blijven steken in de theoriegedeelte. Afgesproken dat voor het praktijkgedeelte de bijeenkomst in Zwolle in het aankomende halfjaar zal worden gevolgd. De voortgang en status van de cursus zal opnieuw besproken worden met de hoofdbegeleider op dinsdag 8 maart 2016.

Nee

Verplaatsing van KS naar

Actiepunt: afronden van EHBO cursus door 1 hoofdbegeleider en wekelijks de voortgang monitoren. Ultimatum: 30 oktober 2014 de theoriegedeelte met succes afgerond en 12 november de praktijkcursus te hebben afgerond.

Acties vanuit audit Contact met Kwaliteitsbureau Federatie


21

over verhuizing KS naar zorgboerderij

boerderijlocatie indien de verbouwingen gereed zijn. Dit is echter nu nog niet geval. Naar verwachting zal voor dinsdag 31 mei 2016 contact worden opgenomen met kwaliteitsbureau Federatie. Dit contact staat gepland voor week 21, uiteraard onder voorbehoud in verband met de lopende werkzaamheden. Daarnaast houdt de overdracht verband met het volledig gereed zijn van de voorzieningen en de RIE die daarop zal volgen vanuit Stigas.

medicijnpaspoorten van alle clienten organiseren en opnemen in dossier of direct bereikbare plek tbv het kunnen bieden van noodhulp

Ja

Inventarisatie bij de huidige deelnemers heeft plaatsgevonden op woensdag 18 november 2015. In verband met nieuwe aanmeldingen en verandering in het cliëntenbestand is het afgesproken om op 21 maart 2016 opnieuw een inventarisatie uit te voeren.

Ja

Wat betreft de verbouwing zijn er grote veranderingen ten opzichte van 1 januari 2015. Totale ruimte van de huisvesting is opgedeeld en ten behoeve van de toekomstige dagbestedingsruimte een afgezonderde ruimte. De ruimte kent een eigen keuken, gemeenschapsruimte en sanitaire voorzieningen. CV is vernieuwd en de toegangswegen zijn veranderd en verbeterd. Voor het ingebruik nemen van deze ruimte is het noodzakelijk dat de voorzieningen gebruiksklaar zijn.

Nee

Na de ingrijpende verbouwing en opdeling van het pand is gestart met werkzaamheden t.o.v. de sanitaire voorzieningen.

Overige acties Jaarverslag: Verbouwing/inrichting Boerderij Rechterensweg. Inrichting van een (extra) gemeenschapsruimte en aansluiten van CV en vervangen van toegangswegen. Ultimatum 13 juli 2015.

Jaarverslag: Verbouwing/inrichting Boerderij Rechterensweg. Inrichting van de toiletruimte(n). Ultimatum: 7 december 2015.

Dit gedeelte van de verbouwing


22

is nog niet volledig gereed. Naar verwachting zullen de werkzaamheden voor 18 april 2015 kunnen worden afgerond op dit punt. Inspraakmoment.

Ja

Zie gebeurtenissen bijeenkomsten. Eerste bijeenkomst is op 20 januari 2015 geweest.

Ja

Zie gebeurtenissen bijeenkomsten.

Ja


Ja


Ja


Ja

Dit actiepunt is opgenomen in de beleidsnotitie voor 2015.

Deelnemersraad: 2e vergadering in 2015. Zie uitnodiging en agenda. Voorzitter: dhr. V/d Berg Inspraakmoment. Deelnemersraad: 3e vergadering in 2015. Zie uitnodiging en agenda. Voorzitter: dhr. V/d Berg Inspraakmoment. Deelnemersraad: 4e vergadering in 2015. Zie uitnodiging en agenda. Voorzitter: dhr. V/d Berg Inspraakmoment. Deelnemersraad: 5e vergadering in 2015. Zie uitnodiging en agenda. Voorzitter: dhr. V/d Berg Inspraakmoment. Deelnemersraad: 6e vergadering in 2015. Zie uitnodiging en agenda. Voorzitter: dhr. V/d Berg Jaarverslag: beleid 2014: deelname aan minstens 1 extra samenwerking met andere zorgaanbieders. Ultimatum: vrijdag 31 oktober 2014

Tijdens de vergadering op 15 september 2015 is dit actieunt aan de orde geweest. Er contact geweest met een gelieerd grte zorgaanbieder. Inzet van de contacten waren positief echter geen nadere actiepunten of vormen van samenwerking in concreto. Op 15 september 2015 is besloten om de samenwerking onder Stichting SO verder vorm te geven.

Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Het jaar 2015 staat in het teken van de veranderingen in de zorgsector. Het een en ander hierover is beschreven onder het jaarbeeld. Veranderingen in de beleidsnotitie voor 2016 ten opzichte van 2015 hebben o.a. betrekking op de veranderingen in de sector, zoals concreet het zgn. "inclusie-beleid" op gemeentelijk niveau en de controles vanuit de WLZ. Invoering van het trekkingsrecht en PGB dat minder snel beschikbaar is voor budgethouders (vooral in


23

het kader van WMO/JW) vereisen maatregelen om de continuïteit van de zorg te waarborgen. Beleidsnotitie 2016 treft u in de bijlage bij dit jaarverslag. Wat betreft dit jaarverslag en de KS zijn er actiepunten die jaarlijks terugkomen. Dit blijft een belangrijk aandachtspunt. In 2015 zijn er grote stappen genomen ten opzichte van de periodieke evaluaties met alle deelnemers. In 2015 is de kwartaalevaluatie ingevoerd met maandelijks een terugkoppeling vanuit kantoor m.b.t. voortgang dossiervorming. Door de maandelijkse interactie tussen de zorgcoördinator en backoffice zijn bij meer dan de helft van alle deelnemers de kwartaalevaluaties uitgevoerd en gerapporteerd. Doel van dit beleid was het beter monitoren van de voortgang in de zorg per deelnemer zodat tijdig ingegrepen kan worden als de werkelijke zorg en de indicatie/beschikking niet meer samengaan. Door dit beleid en de tijdige terugkoppeling vanuit de geleverde en gerapporteerde begeleiding is er bij 10 deelnemers een nieuwe passende indicatie geregeld. Terugkijkend heeft de invoering van dit beleid, controleren en bijsturen van de maandelijkse zorgproductie samen met de veranderingen in de sector een beroep gedaan op de motivatie en doorzettingsvermogen van het coördinatieteam. Dit beleid wordt voortgezet voor 2016. Personeelsbeleid is een belangrijk aandachtspunt. Enerzijds is het opleidingsniveau van de begeleiders verbeterd maar behoeven deze voor komende jaar extra aandacht. De rapportage(s) van de functioneringsgesprekken voor de zgn. ambulante groepsbegeleiding verloopt praktisch gezien moeizaam. Dit moet veranderd worden en het voorstel is om de functioneringsgesprekken volledig te delegeren naar het coördinatieteam. Dit voorstel moet nog geaccoordeerd worden door het Raad van Bestuur. Notulen van de deelnemersvergaderingen worden in jaarlijkse rapportage samengevat en besproken met de directie. Hier is het voorstel de notulen te plaatsen op een beveiligde gedeelte van het volgsysteem (Qurentis) zodat zorgcoördinatoren met machtiging deze documenten kunnen inzien. Dit gebeurt nu nog te weinig. De volgende aandachtspunten zullen eveneens worden meegenomen in de beleidsnotitie: 1. Afronding van verbouwing en voorzieningen nieuwe dagbestedingslocatie; 2. Infopakketten voor nieuwe cliënten en deelnemers bij de deelnemersovereenkomsten; 3. Uitvoeren en afronden van de SWB trainingen, tevens met examinering; 4. Interne cursussen en verdiepingscursus voor het personeel. Doelstellingen voor het komende jaar Het visiedocument van Pro Faktoor bevat langere termijndoelstellingen waaronder de missie en visie. Hieronder een vermelding van de belangrijkste onderdelen van het visiedocument: > Identiteit en groendslag. Pro Faktoor is een Christelijke zorgaanbieder voor dagbesteding, individuele begeleiding en ambulante woonbegeleiding. Pro Faktoor werkt vanuit een Bijbelse Grondslag: het onfeilbaar Woord van God. De christelijke visie is de uitgangspunt voor de koers van Pro Faktoor.


24

Bij Pro Faktoor gaat de begeleiding, de zorg en de Christelijke identiteit hand in hand samen. Tegelijk is er aandacht voor ieders capaciteiten en Talenten. Kotom: het team benaderd het kunnen en niet de beperking. Vanuit de identiteit is er concreet aandacht voor: • Optimaal laten gebruiken van je talenten omdat je die van de HEERE hebt gekregen (Matthëus 25) •

Identiteitsgebonden begeleiding

•

Bijbelstudie

•

Bijbelbespreking.

> Missie: Christelijk betrokken, Passende begeleiding. Naast de identiteit is er aandacht voor maatwerk. Pro Faktoor beidt dagelijks gegarandeerd een passende en veilige plek! Ook wanneer je eerder je grenzen ervaart. > Ons streven: de peilers! 1. Persoonlijke aandacht voor uw situatie en mogelijkheden. 2. Geborgenheid: met ruimte voor rust, je kunnen terugtrekken en contact met anderen. 3. Christelijk: er wordt gewerkt vanuit een christelijke identiteit. Er is dan altijd aandacht voor uw Christelijke levensovertuiging. > Thema voor de komende tijd: Aanbod verbreden en intern organiseren. De algemene doelstelling voor 2016 betreft een groei van het aantal deelnemers met minstens 2 deelnemers (8%). Daarmee is de hoofddoelstelling gelijk aan vorig jaar. Reden hiervoor is een minimumpositie in verband met de veranderingen in de zorgsector. Kortom: er is in verband met de transities en veranderingen van financieringsstromen geen aanleiding om het doel aan te passen. > Algemene doelen. De beleidsnotitie bevat de volgende subdoelen: 1.

Meer aandacht voor begeleiding van leefsituatie.

Het doel is om voor het einde van 2016 min. 8 deelnemers of zorgvragers één op één te begeleiden in de leefsituatie. Toelichting


25

Het beleid binnen de jaren voor 2015 was o.a. gericht op de uitbreiding van het huidig activiteitenarrangement. Pro Faktoor zal in de komende periode meer aandacht besteden aan één op één begeleiding van deelnemers in de leefsituatie. Deze vorm van begeleiding bestaat hoofdzakelijk uit het doornemen dagstructuur, één op één gesprekken waarin aandacht komt voor de specifieke hulpvraag van deelnemer en de begeleiding van deelnemers bij de algemene dagelijkse levensverrichtingen. Vanaf 1 juli 2014 is de woongelegenheid geopend met 4 kamers. Met de mogelijkheid voor meer respijtzorg, met de mogelijkheid voor opvang om zo de thuissituatie te ontlasten. 2. Een optimale positie als onderaannemer om de continuïteit van de zorg te waarborgen. Het doel voor het komende jaar is tweeërlei: (1) begeleiding aan 90% van de deelnemers met een WMO indicatie vanaf 11 april 2016 optimaal uit te voeren via onderaanneming (hier ZIN i.p.v. begeleiding via WMO-PGB) en (2) om vanaf 1 januari 2017 de zorg aan 90% van de huidige deelnemers met een WLZ indicatie te leveren via onderaanneming (hier ZIN i.p.v. begeleiding via WLZ-PGB). Uitvoering van dit actiepunt zal plaatsvinden in samenwerking met Stimucare. Toelichting De landelijke hervormingen binnen de AWBZ-WLZ-WMO vragen om bezinning van de bedrijfspositie. Vooral de positie met betrekking tot zorginkoop 2015 (via Stichting SO). Invloed op de inkooppositie is uit te oefenen door samen te werken met andere kleinere zorgaanbieders. Pro Faktoor streeft ernaar om te blijven zoeken naar mogelijkheden om de bedrijfspositie te versterken door naast de samenwerking met andere zorgaanbieders zich te richtten op het reguliere bedrijfsleven en diaconie. Uitgangspunt is dat de samenwerking geen invloed heeft op de eigen identiteit. 3.

Organiseren door delegeren.

Het doel is dat voor 30 juni 2016 intern de verantwoordelijkheden voor planning, coördinatie en zorgproductie zijn gedelegeerd aan de zorgcoördinatoren en de hoofdbegeleiding teneinde de kwaliteit van de begeleiding te waarborgen. Dit geld ook voor o.a. Arbo en RIE. Toelichting De groei in de afgelopen jaren vraagt om een verandering in het organisatiebeleid. Het doel is om het begeleidingsproces te handhaven en te verbeteren. Tevens is het doel om de kwaliteit van de begeleiding zelf meer impuls te geven teneinde de tevredenheid onder de deelnemers te vergroten. 4.

Intern structureren


26

Het doel is om het werkproces en administratief proces te verbeteren teneinde voor 30 september 2016 een pre-audit (HKZ) te laten plaatsvinden en vanuit nieuwe actiepunten de verbeteringen voort te zetten in 2015. Toelichting Pro Faktoor streeft naar een betere structurering van de begeleiding en activiteiten. Het uiteindelijke doel is om vanuit diverse activiteiten en betere kwaliteit van de begeleiding de maatwerk te vergroten. Concreet betekend dit meer aandacht voor kwaliteitszorg en meer aandacht de veiligheid van personeel en deelnemers. Denkt u bij de eerste controle aan de screening of pre-audit onder begeleiding en toezicht van Stimucare. Voor de interne organisatie een hele omslag wat tijd en aandacht vraagt. Het streven is om deze andere manier van werken in de komende periode handen en voeten te geven. Zwartewaterland


27

Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: Pro Faktoor

Datum: februari 2016

Boerderijnummer: 2000

Jaar: van 01-01-2016 tot 31-12-2016

Acties

Planning

Onderwerp actiepunt

Realisatie

Wie is verantwoordelijke

Begin datum

Eind datum

Begin datum

Actualisatie van de RI&E

H. Plaggenmars

27-09-2016

31-12-2016

Oefening calamiteitenplan

W. Hammers

17-10-2016

31-12-2016

Evaluatie gesprekken met deelnemers

A. Dons-Russcher

01-01-2016

31-12-2016

Tevredenheidonderzoek deelnemers

H. van der Sluis

19-09-2016

24-10-2016

Functioneringsgesprekken

J. van Dijk

24-10-2016

12-12-2016

Actualisatie BHV

W. Hammers

25-04-2016

20-06-2016

Opstellen jaarverslag

H. van der Sluis

06-02-2017

28-02-2017

Voedselveiligheid: overleg met directie voor het aanschaffen van een nieuw koelkast. Hang het onderhoudsschema aan de zijkant (bij voorkeur inscannen).

W. Post

21-10-2014

29-10-2014

07-12-2015

Kantoor: onderzoeken of de voetenbankje voldoet aan de eisen uit DIN 4556.

H. Plaggenmars

17-02-2014

21-03-2014

02-07-2014

J. van Dijk

12-01-2015

12-06-2015

17-08-2015

Eind datum

Jaarlijks terugkerende acties (2016)

Acties n.a.v. RI&E

Acties vanuit kwaliteitssysteem Interne trainingen SWB (VCA) plannen, voorbereiden, uitvoeren/doceren + laten examineren (Extern).


28

Onderdeel 5.6.4. Plannen, aanmelden, volgen en afronden EHBO cursus (rode kruis) voor 1 begeleider.

J. van Dijk

03-12-2013

30-05-2014

15-09-2015

J. van Dijk

12-01-2015

19-10-2015

16-09-2015

A. Russcher

07-01-2015

19-10-2015

16-09-2015

J. van Dijk

27-08-2014

13-11-2014

15-09-2015

J. van Dijk

01-12-2015

01-12-2015

Onderdeel 5.6.6. 2.3.2. Actiepunt: de hoofdbegeleiders dienen voor maandag 20 april 2015 een verdiepingscursus te hebben gevolgd én afgerond. De evaluatie van deze cursus heeft plaatsgevonden en is gerapporteerd. Ultimatum: maandag 20 april 2015. 2.3.2. Actiepunt: de hoofdbegeleiders dienen voor maandag 20 april 2015 een verdiepingscursus te hebben gevolgd én afgerond. De evaluatie van deze cursus heeft plaatsgevonden en is gerapporteerd. Ultimatum: maandag 20 april 2015. 5.2.1.2. Actiepunt: afronden van EHBO cursus door 1 hoofdbegeleider en wekelijks de voortgang monitoren. Ultimatum: 30 oktober 2014 de theoriegedeelte met succes afgerond en 12 november de praktijkcursus te hebben afgerond. Acties vanuit audit Contact met Kwaliteitsbureau Federatie over verhuizing KS naar zorgboerderij


29

Overige acties Jaarverslag: Verbouwing/inrichting Boerderij Rechterensweg.

J. van Dijk

17-08-2015

07-12-2015

09-11-2015

H. Plaggenmars

01-01-2016

23-03-2016

01-01-2016

Jaarverslag: Uit melding incidenten: aanpassen van sloten bij de deuren van het toilet in overleg met de verhuurder. De aanpassing moet ertoe leiden dat het toilet van buitenaf is te openen door een sleutel.

J. van Dijk

22-03-2016

27-06-2016

Jaarverslag: Uit klachten; chauffeurs houden zich aantoonbaar aan het protocol voor personenvervoer tussen dagbestedingslocaties en daarbuiten. Het protocol wordt voor 16 december 2016 geëvalueerd tussen de coördinatieteam en de directie.

J. van Dijk

29-02-2016

16-12-2016

Jaarverslag: Uit bijeenkomsten: voor 18 april 2016 zal er een nieuwe bijeenkomst worden georganiseerd waarvoor begeleiders en deelnemers worden uitgenodigd.

J. van Dijk

01-03-2016

18-04-2016

Jaarverslag: Uit bijeenkomsten: acht belangrijkste aandachtspunten uit notulen deelnemersraad

H. Plaggenmars

01-03-2016

12-04-2016

Inrichting van de toiletruimte(n). Ultimatum: 7 december 2015. Jaarverslag: invoering planningen voor ambulante woonbegeleiding: Invoeren en bespreken van een uniform planningssysteem voor de dagbesteding en ambulante woonbegeleiding: te bespreken in een bijeenkomst met begeleiders/hoofdbegeleiding.


30

binnen het jaar 2015 verwerken in de beleidsnotitie voor 2016 en de actualisering van het visiedocument. Ultimatum: dinsdag 12 april 2016. Jaarverslag: Uit bijeenkomsten: De opmerkingen over de voorbeeldfunctie van de begeleiding en de onduidelijkheid over de vakantierooster te bespreken in de werkoverleg van vrijdag 25 april 2016.

H. van der Sluis

01-03-2016

25-04-2016

Jaarverslag. Vervolgactie: Nieuw actiepunt wegens nieuw heftruck: controle door Talen gepland voor juli 2016.

H. Plaggenmars

13-06-2016

23-06-2016

Jaarverslag. Vervolgactie: Basiscursus (intern) voor de groepsbegeleiding in april/mei 2016 afronden.

H. Plaggenmars

28-03-2016

09-05-2016

Jaarverslag: Actiepunten bedrijfsopleidingsplan:

A. Dons-Russcher

01-03-2016

27-06-2016

Verbreding van het intern cursus aanbod met minstens 1 á 2 extra avondopleidingen/workshop. En een verdiepingscursus t.b.v. kennis m.b.t. specifieke VG en GGZ hulpvragen.


31

Opmerkingen bijlage(n) Bijgaand treft u concept visiedocument 2016.


32

Pro Faktoor Boerderijnummer: 2000

Recommend Documents