PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) BIRO PERENCANAAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN

PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) BIRO PERENCANAAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN

BIRO PERENCANAAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN JUNI 2012

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR

.............................................................................

i

DAFTAR ISI

..............................................................................

ii

...........................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................

1

1.1. Latar Belakang .............................................................................

1

1.2. Dasar Hukum

.............................................................................

2

1.3. Maksud dan Tujuan .......................................................................

2

1.4. Ruang Lingkup .............................................................................

3

1.5. Istilah dan Pengertian ....................................................................

4

BAB II SPI BIRO PERENCANAAN .............................................................

7

DAFTAR LAMPIRAN

2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan 2.2. Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan ......................... .....................

7 13

2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Satuan Pelaksana (Satlak) SPI Sekretariat Jenderal ................................................................

14

BAB III PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN ...........

26

3.1. Reviu Terhadap Penyusunan Perencanaan, Kebijakan, Program dan Wilayah 26 . ...............................................................

26

3.2 Reviu Terhadap Penyusunan Anggaran .........................................

28

3.3. Reviu Terhadap Pemantauan dan Evaluasi ...................................

30

3.4. Reviu Terhadap Pelaporan ............................................................

36

3.5. Reviu Terhadap Kelompok Jabatan Fungsional .............................

34

BAB IV PENUTUP .......................................................................................

48

iii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN-1 :

Surat Keputusan Kepala Biro Perencanaan Nomor : 61/ Kpts/Roren/A.1/I/2012 Tentang Penetapan Tim Sistem Pengendali Intern (SPI) Biro Perencanaan......................

38

LAMPIRAN-2 :

Daftar Penilaian (Checklist) Lingkungan Pengendalian ...

41

LAMPIRAN-3 :

Daftar Penilaian (Checklist) Penilaian Resiko .................

45

LAMPIRAN-4 :

Daftar Penilaian (Checklist) Kegiatan Pengendalian ......

46

LAMPIRAN-5 :

Daftar Penilaian (Checklist) Lingkup Informasi dan Komunikasi .....................................................................

48

Daftar Penilaian (Checklist) Pemantauan Pengendalian Intern ................................................................................

50

LAMPIRAN-6 :

iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian dan Lembaga, Biro Perencanaan harus lebih berperan dalam mendukung tanggung jawab Menteri Pertanian terhadap keberhasilan pembangunan pertanian sebagaimana yang tertuang dalam kontrak kinerja Menteri Pertanian dengan Presiden Republik Indonesia dan Rencana Strategis Kementerian Pertanian 2010-2014. Biro Perencanaan harus dapat berperan dalam merencanakan pencapaian tujuan pembangunan pertanian, yaitu:

meningkatkan pendapatan

dan taraf hidup petani; mewujudkan sistem ketahanan pangan yang berbasis pada sumber daya pangan, kelembagaan dan budaya pangan lokal; meningkatkan daya saing produk pertanian dan ekspor hasil pertanian; mengembangkan kegiatan ekonomi pedesaan; dan meningkatkan kesempatan kerja dan kesempatan berusaha secara adil melalui pengembangan ekonomi.

Dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPI) dan Pedoman SPI Sekretariat Jenderal Kementreian Pertanian, maka Biro Perencanaan diharapkan dapat mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan pelaksanaan kegiatan di bandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atu perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.

SPI merupakan proses yang

integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi

melalui kegiatan yang efektif dan efisien,

keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah terdiri atas unsur: (a) lingkungan pengendalian; (b) penilaian resiko; (c) kegiatan pengendalian; (d) informasi dan komunikasi; dan (e) pemantauan pengendalian intern. Penerapan unsur-unsur Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 1

SPI sebagaimana dimaksud di atas harus dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan Instansi Pemerintah. Tuntutan PP Nomor 60 Tahun 2008 yang mengamanatkan pimpinan Sekretariat Jenderal dan Kepala Biro Perencanaan untuk bertanggung jawab terhadap efektivitas penyelenggaraan sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Substansi Juklak ini dirancang sedemikian rupa guna memberikan pembekalan yang memadai bagi Kepala Bagian/Kepala Sub Bagian di lingkup Biro Perencanaan untuk dapat melaksanakan pembinaan penyelenggaraan SPI dan meningkatkan efektivitas pengawasan dan pengendalian di lingkungannya masing-masing.

B. Dasar Hukum Dasar hukum yang terkait dengan penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Perencaaan adalah: 1. Peraturan Pemerintah Nomor: 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 2. Keputusan Menteri Pertanian Nomor : 1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang Satuan pengendalian Intern Pemerintah lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian 3. Pedoman Sistem Pengendalian Intern (SPI) Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian. 4. Keputusan Kepala Biro Perencanaan No: 61/Kpts/Roren/A.1/I/2012 Tentang Penetapan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Perencanaan.

C. Maksud dan Tujuan Petunjuk

Pelaksanaan

Sistem

Pengendalian

Intern

di

lingkungan

Biro

Perencanaan dilaksanakan dalam rangka mendukung peningkatan kinerja, tranparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara di Biro Perencanaan khususnya dan Kementerian Pertanian umumnya, serta bertujuan untuk memberikan panduan bagi Kepala Bagian/Kepala Sub Bagian di lingkup Biro Perencanaan dalam pelaksanaan Sistem pengendalian intern dalam rangka pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN). Berdasarkan maksud dan tujuan di atas, maka penyusunan Petunjuk Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 2

Pelaksanaanini telah disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi Biro Perencanaan. D. Ruang Lingkup Ruang

lingkup

sistem

pengendalian

Intern

(SPI)

di

lingkungan

Biro

Perencanaan, meliputi unsur-unsur sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian Adalah upaya untuk mewujudkan suatu kondisi yang memungkinkan seluruh pegawai, baik Pejabat Struktural, Fungsional Perencana (Fungsional Khusus) dan Fungsional Umum (Staff) dapat menciptakan dan memelihara lingkungan

organisasi

Satuan

Kerja

Biro

Perencanaan,

sehingga

menimbulkan perilaku positif yang mendukung pencapaian pengendalian intern dan manajemen yang sehat. 2. Penilain Risiko Adalah tindakan pengendalian intern melalui penilaian risiko kegiatan perencanaan yang akan dilaksanakan oleh Biro Perencanaan, baik risiko yang timbul dari dalam maupun dari luar luar. Penilaian risiko terhadap kegiatan perencanaan adalah merupakan aspek yang sangat penting, karena karakteristik dan dampak kegiatan perencanaan yang mencakup: (1) antisipasi timbulnya masalah di masa depan melalui rangkaian/urutan tindakan masa kini, (2) analisis titik kritis dan menemukan solusi persoalan masa kini dengan orientasi masa depan, (3) menghubungkan antara arah kebijakan

nasional

dengan

implementasi

di

tingkat

lapangan,

(4)

mengalokasikan kegiatan dan anggaran negara dalam pembangunan pertanian. 3. Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan di unit kerja lingkup Biro Perencanaan untuk membantu memastikan bahwa arahan pimpinan tentang tujuan dan sasaran kegiatan (terutama kegiatan strategis) yang telah ditetapkan dalam indikator kinerja sebagaimana tertuang dalam Rencana Strategis Biro Perencanaan 20102014 dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 3

4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan untuk melaporkan perkembangan dan hasil pelaksanaan kegiatan serta saran tindak lanjut kepada Kepala Biro Perencanaan dan pemangku kepentingan lainnya. Informasi dan komunikasi harus dapat dilakukan secara tepat waktu, relevan dan akurat, karena karakteristik jadwal dan agenda kegiatan perencanaan merupakan suatu siklus yang sangat terkait dengan pengusulan, pembahasan dan penerbitan dokumen perencanaan kegiatan dan anggaran yang waktunya ketat. 5. Pemantauan Pengendalian Intern Pemantauan adalah tindakan yang harus dilakukan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan dalam menilai kualitas kinerja, baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit

dan

reviu

lainnya

dapat

segera

ditindaklanjuti.

Pemantauan

pengendalian secara khusus harus dilakukan secara seksama terhadap kegiatan yang terkait dengan pencapaian sasaran dan indikator kinerja program dan kegiatan, alokasi anggaran, evaluasi kegiatan strategis, pelaporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan serta penyiapan bahan kebijakan pimpinan.

E. Istilah dan Pengertian Sebagaimana tertuang dalam Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, istilah dan pengertian di bawah ini merupakan cakupan dari aspek pengendalian kegiatan

pemerintahan

penjabarannya telah

dan

pembangunan

di

bidang

pertanian

yang

disesuaikan dengan karakteristik kegiatan perencanaan.

1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan perencanaan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Biro Perencanaan untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan Biro Perencanaan melalui kegiatan secara ekonomis, efektif, efisien dan transparan. 2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 4

tugas dan fungsi Biro Perencanaan dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. 3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan. 4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam satuan kerja Biro Perencanaan yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. 5. Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. 6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif. 7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah. 8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. 9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan di Bagian lingkup Biro Perencanaan, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh Sub Bagian di masingmasing Bagian secara berkelanjutan. 10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan dan terdiri atas : a. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggungjawab kepada Presiden. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 5

b. Inspektorat Jenderal yang bertanggung jawab kepada Menteri Pertanian.. 11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan. 12. Pemantauan

adalah

suatu

proses

penilaian

kemajuan

suatu

program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan

dan

menentukan

faktor-faktor

yang

mempengaruhi

keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.


Page 6

BAB II SPI BIRO PERENCANAAN

2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan A. Tugas Pokok dan Fungsi Berdasarkan

Peraturan

61/Permentan/OT.140/10/2010

Menteri tentang

Pertanian

Organisasi

dan

Nomor Tata

Kerja

Kementerian Pertanian, Biro Perencanaan merupakan salah satu unsur pelaksana di Sekretariat Jenderal dengan tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan rencana dan program Kementerian Pertanian. Adapun fungsi yang dilaksanakan oleh Biro Perencanan adalah :(1) Koordinasi dan penyiapan penyusunan kebijakan, rencana dan program pembangunan pertanian; (2) Koordinasi dan penyusunan anggaran pembangunan pertanian; (3) Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program pembangunan pertanian; (4) koordinasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pembangunan pertanian; dan (5) Pelaksanaan urusan tata usaha Biro Perencanaan.

Sejalan dengan penerapan anggaran yang berbasis kinerja dan semangat reformasi birokrasi, maka salah satu titik penting dalam kegiatan perencanaan adalah pendelegasian wewenang dan tanggung jawab pelaksanaan kegiatan harus disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Bagian dan Sub Bagian di lingkup

Biro Perencanan.

Harus dihindari penugasan yang bersifat ad hoc, karena menunjukkan kegagalan

pembinaan

pengembangan

sumber daya

manusia

dan

berpotensi melemahkan penerapan kebijakan perencanaan yang berbasis kinerja.

Uraian tugas yang telah dibagi habis ke dalam struktur Eselon IV harus dirancang dan dijabarkan lebih lanjut ke dalam rincian uraian tugas staf secara individual. Di sisi lain, keberadaan aparatur perencana fungsional (Fungsional Khusus) di samping staf (Fungsional Umum) harus dipisahkan secara tegas dan jelas dan ditetapkan dengan peraturan perundangan. Hal


Page 7

ini menjadi demikian penting apabila dikaitkan dengan fungsi Biro Perencanaan sebagai Satuan Administrasi Pangkal (Satmingkal) Rumpun Jabatan Fungsional Perencana di lingkiup Kementerian Pertanian. Kelima fungsi Biro Perencanaan dimaksud selanjutnya dijabarkan ke dalam tugas pokok dan fungsi Bagian yang ada di lingkup Biro Perencanaan, yaitu sebagai berikut:

1) Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Penyusunan Kebijakan, Program dan Wilayah Bagian Penyusunan Kebijakan, Program, dan Wilayah mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan kebijakan, rencana dan program pembangunan pertanian. Dalam melaksanakan tugas, Bagian penyusunan Kebijakan, Program, dan Wilayah menyelenggarakan fungsi: (1) penyiapan penyusunan kebijakan pembangunan pertanian; (2) penyiapan penyusunan rencana dan program pembangunan pertanian; dan (3) penyiapan perencanaan pengembangan wilayah berbasis pertanian.

Bagian penyusunan Kebijakan, Program, dan Wilayah terdiri dari: (1) Sub Bagian Penyusunan Kebijakan yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan kebijakan pembangunan pertanian; (2) Sub Bagian Penyusunan Program, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana dan program pembangunan pertanian; dan (3) Sub Bagian Perencanaan Wilayah, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan pengembangan wilayah berbasis pertanian.

Indikator kegiatan Bagian penyusunan Kebijakan, Program dan Wilayah: (1) Tersusunnya dokumen kebijakan, Program dan Wilayah: (1) tersusunnya dokumen kebijakan pembangunan pertanian; (2) tersusunnya dokumen program dan kegiatan kementerian pertanian; dan (3) tersusunnya laporan perencanaan pembangunan wilayah pertanian. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 8

2) Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Penyusunan Anggaran Bagian penyusunan Anggaran mempunyai tugas melaksanakan penyusunan

rencana

melaksanakan

tugas,

menyelenggarakan anggaran

anggaran

Bagian

fungsi:

Kementerian

Kementerian

(1)

Penyusunan

penyiapan

Pertanian;

Pertanian.

(2)

Dalam

Anggaran

fasilitasi

pengelolaan

penyiapan

penyusunan

administrasi anggaran Kementerian Pertanian yang bersumber dari Bagian Anggaran

18 meliputi Anggaran Pendapatan Belanja Negara

(APBN), Dana Dekonsentrasi, dan Dana Tugas Pembantuan; dan (3) penyiapan bahan penyusunan administrasi

anggaran Kementerian

Pertanian yang bersumber dari Non Bagian Anggaran 18

meliputi

Dana Alokasi khusus (DAK), subsidi, public service obligation (PSO), kredit program, dan sumber daya anggaran lain di luar Bagian Anggaran 18.

Bagian Penyusunan Anggaran terdiri dari: (1) Sub Bagian Fasilitasi Pengelolaan Anggaran, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan fasilitasi pengelolaan anggaran Kementerian Pertanian; (2) Sub Bagian Administrasi Anggaran I, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan administrasi anggaran Kementerian Pertanian yang bersumber dari Bagian Anggaran 18 meliputi Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN), Dana Dekonsentrasi dan Dana Tugas Pembantuan; mempunyai

dan tugas

(3)

Sub

Bagian

melakukan

Administrasi

penyiapan

bahan

Anggaran

II,

penyusunan

administrasi anggaran Kementerian Pertanian yang bersumber dari Non Bagian Anggaran 18 meliputi Dana Alokasi Khusus (DAK), subsidi, tugas pelayanan public (PSO), kredit program, dan sumber daya anggaran lain di luar Bagian Anggaran 18.

Indikator Kegiatan Bagian Penyusunan Anggaran: (1) Tersusunnya dokumen fasilitasi anggaran; (2) Tersusunnya dokumen administrasi anggaran I Kementerian Pertanian; dan (3) Tersusunnya dokumen administrasi anggaran II Kementerian Pertanian. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 9

3) Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Pemantauan dan Evaluasi Bagian Pemantauan dan Evaluasi mempunyai tugas melaksanakan pemantauan

dan

evaluasi

pelaksanaan program

pembangunan

pertanian. Dalam melaksanakan tugas, Bagian Pemantauan dan Evaluasi menyelenggarakan fungsi: (1) penyiapan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program pembangunan program Kementerian Pertanian yang bersumber dari Bagian Anggaran 18 meliputi Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN), Dana Dekonsentrasi dan Dana Tugas

Pembantuan;

(2)

penyiapan

pemantauan

dan

evaluasi

pelaksanaan program Kementerian Pertanian yang bersumber dari Non Bagian Anggaran 18 meliputi Dana Alokasi Khusus (DAK), subsidi, tugas public service obligation (PSO), kredit program, dan sumber daya anggaran lain di luar Bagian Anggaran 18; dan (3) Pelaksanaan urusan TU Biro Perencanaan.

Bagian Pemantauan dan Evaluasi terdiri dari: (1) Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi I, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program Kementerian Pertanian yang bersumber dari Bagian Anggaran 18 meliputi Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN), Dana Dekonsentrasi dan Dana Tugas Pembantuan; (2) Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi II, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program Kementerian Pertanian yang bersumber dari Non Bagian Anggaran 18 meliputi Dana Alokasi Khusus (DAK), subsidi, tugas pelayanan public (PSO), kredit program, dan sumber daya anggaran lain di luar Bagian Anggaran 18; dan (3) Sub Bagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, keuangan, rumah tangga, perlengkapan dan surat menyurat, serta kearsipan Biro Perencanaan.

Indikator Kegiatan Bagian Pemantauan dan Evaluasi: (1) Tersusunnya dokumen pemantauan dan evaluasi I Kementerian Pertanian; (2)


Page 10

Tersusunnya dokumen pemantauan dan evaluasi II Kementerian Pertanian; (3) Tersusunnya laporan ketatausahaan Biro Perencanaan.

4). Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Pelaporan Bagian Pelaporan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan laporan

pelaksanaan

kegiatan

pembangunan

pertanian.

Dalam

melaksanakan tugas, Bagian Pelaporan menyelenggarakan fungsi: (1) pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian data kebijakan, program dan kegiatan Kementerian Pertanian; (2) penyusunan laporan pelaksanaan program pembangunan pertanian; dan (3) penyusunan laporan kinerja Kementerian Pertanian, kegiatan Sekretariat Jenderal dan Biro Perencanaan.

Bagian Pelaporan terdiri dari : (1) Sub Bagian Data dan Statistik, mempunyuai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian Pertanian,

data kebijakan, program, dan kegiatan Kementerian (2)

Sub

Bagian

Pelaporan

Kementerian

Pertanian,

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan laporan pelaksanaan program pembangunan pertanian; dan (3) Sub Bagian Pelaporan Kinerja, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan

laporan

kinerja

Kementerian

Pertanian,

kegiatan

Sekretariat Jenderal dan Biro Perencanaan.

Indikator Kegiatan Bagian Pelaporan: (1) Tersusunnya laporan data dan analisis; (2) Tersusunnya laporan Kementerian Pertanian; dan (3) Tersusunnya laporan kinerja Kementerian Pertanian.

5). Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai

dengan

jabatan

fungsional

masing-masing

peraturan perundang-undangan yang berlaku, yakni:

berdasarkan (1) Kelompok

Jabatan Fungsional terdiri atas jabatan fungsional Perencana dan


Page 11

Jabatan fungsional lainnya yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai bidang keahliannya; (2) masing-masing kelompok jabatan fungsional dikoordinasikan oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Biro; (3) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja; dan (4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.

B. Visi, Misi dan Tujuan Visi Biro Perencanaan, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian Tahun 2010-2014 adalah Terwujudnya Sistem Perencanaan Yang Bekualitas Handal Guna Mencapai Target Pembangunan Pertanian. Untuk mewujudkan Visi tersebut telah dirumuskan Misi Biro Perencanaan, yaitu: 1) Menyusun rumusan kebijakan, program, anggran dan perencanaan wilayah yang selaras dengan semangat reformasi perencanaan dan penganggaran; 2) Memantau, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan kegiatan pembangunan pertanian yang akuntabel.

Guna mewujudkan Visi dan Misi, maka telah ditetapkan tujuan yang akan dicapai untuk periode 2010-2014, Biro Perencanaan menyusun rumusan kebijakan, program, wilayah dan anggaran, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan kinerja serta pelaporan pimpinan yang selaras dengan semangat reformasi perencanaan dan penganggaran dan disusun secara akuntabel.

C. Kegiatan dan Sasaran Kegiatan Kegiatan Biro Perencanaan sesuai dengan Rencana Strategis Biro Perencanaan

2010-2014

adalah

mendukung pelaksanaan

Program

Sekretariat Jenderal dalam meningkatkan dan menerapkan manajemen pembangunan pertanian yang akuntabel dan good governace. Kegiatan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 12

Biro Perencanaan adalah Koordinasi dan Pembinaan Perencanaan Kementerian Pertanian. Adapun sasaran yang ingin dicapai adalah tersusunnya dokumen perencanaan, kebijakan, program dan wilayah, anggaran dan evaluasi; serta pelaporan Kementerian Pertanian yang berkualitas baik. Kualitas dokumen perencanaan dimaksud akan tercermin dari dukungan kegiatan Biro Perencanaan dalam mencapai: (1) tercapainya Empat Target Sukses Kementerian Pertanian, (2) tercapainya audit kinerja birokrasi oleh Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dengan skore nilai A, dan (3) tercapainya hasil audit laporan keuangan oleh Badan Pemeriksa Keuangan dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) .

2.2. Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan A. Organisasi Biro Perencanaan Berdasarkan Keputusan Kepala Biro Perencanaan, Sekretaris Jenderal, Kementerian

Pertanian

Nomor

:

61/Kpts/Roren/A.1/I/2011

tentang

Penetapan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Perencanaan telah dibentuk struktur organisasi sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI TIM PELAKSANA SATUAN PELAKSANA SPI BIRO PERENCANAAN

Penanggung Jawab

Sekeretaris

Anggota

Anggota

Anggota


Anggota

Anggota

Anggota

Page 13

B. Tugas Tim Pelaksana Satuan SPI Biro Perencanaan Sebagimana

diamanatkan

Keputusan

Sekretaris

Jenderal,

Kementerian

Pertanian 1096/Kpts/OT.140/ 3/2012 tentang Purubahan Satuan Pengendalian Intern

Pemerintah

Sekretariat

Jenderal

dan

Keputusan

Kepala

Biro

Perencanaan Nomor: 61/Kpts/Roren/A.1/I/2011 tentang Penetapan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Perencanaan, tugas Pelaksana Satuan Pelaksana SPI Biro Perencanaan adalah sebagai berikut: 1. Membuat Standar Operation Procedure (SOP) untuk masing-masing Bagian lingkup Biro Perencanaan; 2. Melakukan pengendalian dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan; 3. Membuat laporan tertulis hasil pelaksanaan SPI secara berkala kepada Kepala Biro Perencanaan.

Berkenaan dengan Anggota dari Tim SPI Biro Perencanaan merupakan perwakilan dari masing-masing Bagian di lingkup Biro Perencanaan, maka masing-masing Anggota tersebut diharapkan dapat menjadi motor penggerak terlaksananya SPI di masing-masing Bagian di lingkup Biro Perencanaan.

C. Kalender Kerja Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Biro Perencanaan No 1 2 3 4 5 6 7

Kegiatan Sosialisasi Juklak SPI Biro Perencanaan Penyusunan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Perencanaan Pembahasan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Perencanaan Penetapan daftar resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Perencananaan Pengendalian kegiatan Rapat koordinasi bulanan Tim Pelaksana Penyusunan laporan Tim Pelaksana SPI Biro Perencanaan

Juni

Juli

Agst

Sept

Okt

Nov

Des

VVVV

VVVV

VVVV

VVVV

VV

VV VV V V V

VVVV V

V

V

V

VV

2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Biro Perencanaan Ruang lingkup pengendalan yang harus dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Biro Perencanaan mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a)


V

Page 14

lingkungan pengendalian, (b) penilaian resiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan komunikasi, dan (e) pemantauan. Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut: A. Lingkungan Pengendalian Lingkungan

pengendalian

adalah

kondisi

dalam

lingkungan

Biro

Perencanaan, yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. Di dalam lingkungan pengendalian diharapkan terbangunnya sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang proses kegiatan mulai dari perencanaan

sampai

evaluasi

dan

pelaporan.

Kondisi

lingkungan

pengendalian dipengaruhi oleh sumber daya manusia, sehingga untuk mendukung terbentuknya SPI yang baik, maka perlu dirancang pengelolaan organisasi yang mempertimbangkan aspek kebijakan, sumber daya manusia, dan prosedur, terutama yang terkait dengan aspek perencanaan kebijakan, program dan wilayah, perencanaan anggaran, evaluasi dan pelaporan. Berkenaan dengan dinamika organisasi yang dipengaruhi oleh banyak aspek tersebut, maka lingkungan pengendalian hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan suatu keyakinan mutlak. 1. Kebijakan Arah kebijakan Biro Perencanaan sebagaimana yang tertuang di dalam Rencana Strategis Biro Perencanaan 2010-2014 merupakan landasan bagi aparatur pelaksana kegiatan dalam penyelenggaraan kegiatan untuk menghasilkan kinerja sesuai yang diharapkan. Kebijakan yang ditetapkan Biro Perencanaan merupakan kebijakan publik yang tidak hanya mengikat ke dalam hierarki organisasi, namun berlaku pula pada pemangku kepentingan secara luas, karena ruang lingkup kegiatan perencanaan pembangunan pertanian melintasi jenjang pemerintahan dari

kabupaten/kota

sampai

tingkat

nasional,

lintas

Kementerian/Lembaga di tingkat Pusat, serta mencakup pula kegiatan swasta dan masyarakat. Sehubungan dengan hal tersebut, maka di dalam proses penyusunan kebijakan terdapat prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu prinsip rasionalitas, prinsip efektivitas dan prinsip produktivitas.


Page 15

a. Prinsip rasionalitas, kebijakan dinilai rasional apabila kebijakan dapat diterima secara logis, berhubungan erat dengan sasaran yang ingin dicapai, dapat diterima dan dilaksanakan secara nyata oleh pelaksana kebijakan, serta tidak menimbulkan perbedaan atau bias penafsiran yang tinggi diantara para pelaksana kebijakan tersebut. Prinsip rasionalitas dalam pengendalian

kegiatan

perencanaan

terutama

sangat

terkait

dalam

merencanakan target dan sasaran pembangunan jangka menengah dan tahunan serta alokasi anggaran sesuai potensi dan permasalahan spesifik di lapangan. b. Prinsip efektivitas, kebijakan dinilai efektif apabila kebijakan yang ditetapkan secara nyata mendukung tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Penilaian efektivitas kebijakan memerlukan penelaahan dan pengkajian menyeluruh mulai dari periode sebelum setelah diterbitkannya kebijakanserta memperhatikan umpan balik dari pemangku kepentingan, terutama dari kelompok penerima manfaat yang merasakan atau menerima dampak dari penerapan kebijakan. Efektivitas pengendalian kegiatan

perencanaan

terutama

sangat

terkait

dalam

perencanaan

komponen kegiatan strategis yang dapat memicu investasi swasta dan swadaya masyarakat petani, mendorong keberpihakan organisasi di luar Kementerian Pertanian untuk berpihak pada pembangunan pertanian, merancang kegiatan di daerah, merumuskan mekanisme dan prosedur penyelenggaraan musyawarah

perencanaan

pembangunan

pertanian,

perumusan berbagai norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang perencanaan, sosialisasi program dan kegiatan, serta evaluasi dan pelaporan kegiatan. c. Prinsip efisiensi, kebijakan dinilai efisien apabila kebijakan yang ditetapkan sungguh-sungguh secara nyata dibutuhkan oleh pemangku kepentingan. Prinsip efisiensi dalam pengendalian kegiatan perencanaan terutama sangat terkait dengan perencanan satuan baku biaya kegiatan, merancang perampingan satuan kerja DIPA kegiatan di daerah, serta merencanakan jadwal dan agenda kegiatan koordinasi perencanaan nasional (terutama yang melibatkan aparat perencana daerah).


Page 16

d. Prinsip produktivitas, kebijakan dinilai produktif apabila kebijakan yang ditetapkan dapat lebih mendorong para pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Prinsip produktivitas dalam pengendalian kegiatan perencanaan terutama sangat terkait dengan perencanaan manajemen sistem informasi, perencanaan dan pembinaan peningkatan kapasitas aparatur perencana, aparat pembina teknis, dan masyarakat petani; serta perencanaan penerapan inovasi teknologi maju dan spesifik lokasi.

2. Sumber daya manusia Sumberdaya manusia merupakan sub sistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dilakukan secara kontinyu dan konsisten melalui peningkatan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin diharapkan produktivitas aparatur Biro Perencanaan terus meningkat. Pembinaan terhadap sumber daya manusia perencana di lingkup Biro Perencanaan merupakan aspek yang sangat penting, terutama yang terkait dengan pemahaman peraturan perundangan yang terkait dengen norma, standar, prosedur, kriteria (NSPK) dan Standar Pelayanan Minimum (SPM) di bidang perencanaan, baik yang diterbitkan pusat dan daerah;

serta

penguasaan konsep, metodologi dan instrumen perencanaan yang berbasis kinerja, berorientasi jangka menengah, berdimensi kewilayahan dan berwawasan lingkungan.

3. Prosedur Prosedur adalah rangkaian (tahapan proses) manajemen dalam mengelola sumber daya manusia, sumber pembiayaan, peralatan dan perlengkapan serta metode untuk mencapai tujuan dan yang telah ditetapkan. Prosedur yang baik harus mengacu pada tugas pokok dan fungsi organisasi serta mampu memberikan kejelasan maksud, tujuan, sasaran, manfaat, dampak dan indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 17

prosedur harus dibuat secara sederhana, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada seluruh pemangku kepentingan, agar dapat mendorong aparatur untuk memberikan pelayanan prima kepada segenap pemangku kepentingan. Prosedur sangat penting dan terkait erat dengan kegiatan perencanaan, terutama adalah prosedur tentang siklus dan agenda perencanaan di daerah dan di tingkat nasional (jangka panjang, menengah dan tahunan), prosedur penyaluran dan pencairan anggaran hingga ke masyarakat petani, serta prosedur pelaporan rutin dan insidentil, terutama yang terkait dengan audit kinerja birokrasi dan audit laporan keuangan.

B. Penilaian Risiko Risiko dapat terjadi pada setiap kegiatan dan tahapan kegiatan yang dilakukan, mulai

dari tahap perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan

evaluasi, pelaporan, hingga tahap tindak lanjut hasil evaluasi dan pelaporan.Risiko yang tidak dapat terdeteksi secara dini atau tidak dapat dikelola dengan baik akan mengakibatkan tujuan yang telah ditetapkan tidak dapat tercapai atau pencapaiannya tidak optimal. Penanganan risiko terhadap kegiatan-kegiatan strategis yang dilakukan di Biro Perencanaan merupakan faktor yang sangat penting dalam menjamin pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Pengelolaan risiko secara efektif tidak dapat dilakukan secara parsial di masing-masing Bagian di lingkup Biro Perencanaan, akan tetapi karena tujuan dan sasaran organisasi Biro Perencanaan merupakan tujuan bersama dari seluruh Bagian yang ada, maka perlu dilakukan pengelolaan resiko secara komprehensif agar di tingkat Biro Perencanaan melalui suatu manajemen pengelolaan risiko. Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani semua risiko,

baik dari dalam maupun luar organisasi yang dapat mengancam

pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran suatu organisasi, untuk itu diperlukan

suatu

penilaian


risiko

terhadap

seluruh

kegiatan

yang

Page 18

dilaksanakan di lingkungan Biro Perencanaan Penilaian risiko dilaksanakan melalui tahapan: (1) identifikasi risiko dan (2) penyusunan daftar risiko.

1. Identifikasi risiko Identifikasi risiko dilaksanakan sejak di awal perencanaan kegiatan. Identifikasi dilakukan terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) di masing-masing Bagian di lingkup Biro Perencanaan. Aspek yang harus dilakukan dalam identifikasi risiko adalah penetapan titik kritis kegiatan dan analisis risiko. Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan Titik kritis kegiatan harus dituangkan dengan jelas di dalam TOR/KAK kegiatan. Penetapan titik kritis didasarkan pada tahapan-tahapan kegiatan yang

telah

ditetapkan,

sehingga

diperlukan

ketepatan

terhadap

penetapan: tujuan, sasaran, jadwal, alokasi sumberdaya, indikator kinerja, tahapan titik kritis, penyebab dan dampak risiko yang mungkin terjadi, serta rencana penanganan resiko. Perubahan penetapan titik kritis dapat digunakan untuk merevisi TOR/KAK yang telah ditetapkan sebelumnya. Analisis risiko Analisis risiko dilakukan dengan: (1) menetapkan risiko yang mungkin dapat terjadi apabila titik kritis yang telah diindentifikasi tidak dapat dikelola dengan baik dan (2) menentukan penyebab terjadinya resiko dan kemungkinan dampak yang akan terjadi. Hasil penilaian risiko selanjutnya dituangkan ke dalam daftar risiko. Hasil identifikasi dan analis risiko dituang ke dalam daftar risiko, sehingga daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Di dalam daftar risiko dimuat pernyataan risiko, penyebab terjadinya risiko dan dampak dari risiko yang mungkin terjadi. Daftar risiko suatu kegiatan apabila digabung dengan daftar risiko kegiatan lainnya yang tahapan pelaksanaannya saling tergantung dan atau saling mempengaruhi, maka


Page 19

akan menghasilkan daftar risiko suatu rangkaian atau siklus kegiatan di unit kerja.

2. Penanganan Risiko Penanganan risiko adalah rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi dan telah dituangkan dalam daftar risiko. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya risiko melalui metode preventif, yaitu dengan cara memperbaiki sistem dan prosedur, mengembangkan sumber daya manusia serta menyediakan sarana dan prasarana (peralatan dan perlengkapan fisik) yang dibutuhkan. Aspek penting yang

perlu

dipertimbangkan dalam penanganan risiko adalah bahwa biaya yang diperlukan untuk mengani risiko harus jauh lebih kecil dari nilai dampak yang mungkin timbul dari risiko.

3. Pemantauan dan Evaluasi Penanganan Risiko Pemantauan dan evaluasi

penanganan risiko

merupakan proses

penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan risiko yang telah dilakukan. Dengan demikian hasil pemantauan dan evaluasi digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian hari.

Untuk mengefektifkan proses pemantauan dan evaluasi penanganan risiko, maka setiap Bagian di lingkup Biro Perencanaan menyusun dan menyampaikan daftar risiko dan kegiatan penanganan risiko yang akan dilaksanakan sejak awal tahun anggaran kepada pimpinan Tim Pelaksana Satuan Pelaksana SPI Biro Perencanaan. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi Kepala Biro Perencanaan dalam memperbaiki kinerja organisasi.

4. Penilaian Hasil Pelaksanaan Penilaian Risiko Penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko dilakukan untuk mengukur tingkat efektivitas penilaian risiko yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa pemantauan dan evaluasi yang telah Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 20

dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko disampaikan pada Lampiran-2.

C.

Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang dapat membantu untuk; (1) memastikan bahwa arahan pimpinan Biro Perencanaan dan Kepala Bagian di lingkungan Biro Perencanaan tentang pelaksanaan program dan kegiatan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh aparatur dan (2) mengurangi terjadinya risiko yang telah diindentifikasi. Kegiatan pengendalian dilaksanakan melalui prosedur (perintah, arahan dan rekomendasi) tertulis dalam bentuk surat keputusan, surat dinas atau nota dinas, sehingga memungkinkan diambilnya tindakan secara dini dengan mempertimbangkan daftar risiko yang telah diidentifikasi.

Sesuai dengan prinsip umum SPI dan tugas pokok dan fungsi Biro Perencanaan, maka ruang lingkup kegiatan pengendalian SPI Biro Perencanaan meliputi: 1. Karakteristik Tugas Pokok, Fungsi dan Kegiatan Bagian Kegiatan pengendalian

di lingkungan Biro Perencanaan harus

memperhatikan karakteristik tugas pokok dan fungsi, kegiatan di masing-masing Bagian, serta keberadaan Pejabat Fungsional Khusus (Perencana)

di

samping

Pejabat

Fungsional

Umum

(Staff).

Karakteristik penting kegiatan di semua Bagian di lingkup Biro Perencanaan adalah keterkaitannya dengan jadwal dan agenda penerbitan dokumen perencanaan dan anggaran,penyusunan dan penyampaian laporan kinerja serta penyiapan bahan kebijakan pimpinan. Sesuai dengan prinsip SPI, maka kegiatan pengendalian di bidang perencanaan adalah sebagai berikut :


Page 21

a) Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan strategis di masing-masing Bagian. b) Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko. c) Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khususkegiatan dan aparatur pelaksana tugas (Pejabat fungsional Khusus dan Umum) di masing-masing Bagian. d) Kebijakan dan prosedur tindakan pengendalian harus ditetapkan secara tertulis. e) Kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan. 2. Pengendalian Sumber Manusia, Keuangan, Sarana-prasarana dan Perlengkapan. Selain karakteristik tugas pokok dan fungsi Biro Perencanaan, ruang lingkup kegiatan pengendalian di lingkungan Biro Perencanaan juga mencakup : a) Kompetensi aparatur yang melaksanakan

reviu

kinerja

Biro

Perencanaan, terutama dalam penetapan sasaran program dan kegiatan, audit kinerja, yaitu membandingkan antara pelaksanaan Rencana Kinerja (RK) dengan Penetapan Kinerja (PK) dalam penyusunan LAKIP, mencegah penyimpangan sasran program dalam pemantauan, memberikan umpan balik perencanaan hasil evaluasi, serta kecepatan dan keakuratan dalam penyampaian bahan kebijakan pimpinan. b) Pembinaan

sumber

daya

manusia,

yaitu

membangun

dan

mengembangkan kesetiaan, prestasi, tanggung jawab, ketaatan, kejujuran, kerja sama, inisiatif dan kepemimpinan. c) Pengendalian

terhadap

pengelolaan

sistem

informasi;

yaitu

membangun pengamanan sistem informasi; pengendalian akses informasi; pengendalian dan pengembangan perangkat lunak dan sistem aplikasi; spesialisasi/pemisahan petugas/operator; kontinuitas pelayanan;

pengendalian


aplikasi,

kelengkapan,

akurasi

dan Page 22

keandalan proses aplikasi. Sistem informasi ini terutama yang terkait dengan sistem aplikasi penyusunan rencana kerja dan anggaran, monitoring dan evaluasi, serta data base perencanaan. d) Pengendalian secara fisik dan kepemilikan terhadap prasarana, sarana/perlengkapan dan asset yang dimiliki dan dikelola, baik yang bergerak maupun tidak bergerak. e) Penetapan dan reviu terhadap indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan, terutama yang terkait dengan perubahan sasaran program dan kegiatan (revisi) yang tertuang dalam dokumen perencanaan. f) Penetapan dan komunikasi otorisasi terhadap transaksi dan kejadian penting. g) Pencatatan secara akurat dan tepat waktu terhadap segala jenis transaksi dan kejadian penting. h) Pembatasan akses terhadap pengelolaan sumberdaya yang dimiliki Biro Perencanan, terutama yang terkait dengan data dan informasi yang dikatagorikan sebagai rahasia negara atau bersifat masih dalam proses rancangan bahan pembahasan yang belum dapat dipublikasikan. i) Akuntabilitas terhadap penyimpanan yang dimiliki satuan kerja. j) Dokumentasi SPI terhadap transaksi dan kejadian penting.

3. Penguatan Ektifitas SPI Kepala Bagianbertanggung jawab terhadap efektivitas pelaksanaan SPI di Bagiannya masing-masing. Efektivitas pelaksanaan SPI akan sangat membantu fungsi pengawasan yang dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP), baik dari internal Kementerian Pertanian maupun dari instansi lain yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan.


Page 23

4. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Kegiatan Pengendalian Penilaian

terhadap

pelaksanaan

pengendalian

dilakukan

untuk

mengukur tingkat efektivitas kegiatan pengendalian yang telah dilakukan

serta

untuk

memberikan

keyakinan

bahwa

kegiatan

pengendalian yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa

(check

list)

penilaian

terhadap

pelaksanaan

kegiatan

pengendalian disajikan pada Lampiran-3.

D.

Informasi dan Komunikasi Informasi

dan

komunikasi

terhadap

pengendalian

kinerja

perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan wajib dilakukan oleh Kepala Bagian di lingkungan Biro Perencanaan dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui

sistem

informasi

secara

terus

menerus

melalui

pencatatan dan pelaporan. Hasil

pelaksanaan

pengendalian

harus

informasi dilakukan

dan

komunikasi

penilaian.

hasil

kegiatan

Penilaian

terhadap

pelaksanaan informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat

efektivitas kegiatan

informasi

dan

komunikasi kegiatan

pengendalian yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa kegiatan informasi dan komunikasi yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan kegiatan informasi dan komunikasi kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. E.

Pemantauan Pemantauan SPI dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan untuk menilai kualitas kinerja satuan kerja dari waktu ke waktu dan


Page 24

memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya telah dan dapat ditindaklanjuti. Pemantauan berkelanjutan adalah penilaian atas mutu kinerja SPI secara terus menerus dan menyatu dalam kegiatan Bagian di lingkup Biro Perencanaan yang diselenggarakan melalui kegiatan rutin dan berkala dengan menggunakan acuan dalam pelaksanaannya, seperti metode, sistem aplikasi, instrumen peraturan perundangan, norma/standar/kriteria/prosedur. Pelaksanaan pemantauan dilakukan mulai dari awal tahun anggaran pelaksanaan kegiatan agar dapat menjamin berfungsinya kelengkapan unsur-unsur SPI yang meliputi; lingkungan pengendalian, penilaian risiko,

kegiatan

pengendalian,

informasi

dan

komunikasi,

dan

pemantauan dan pengendalian telah dibuat dan dilaksanakan dengan baik. Hasil pelaksanaan pemantauan dan pengendalian dalam bentuk kelemahan dalam pelaksanaan SPI dan pencapaian kinerja Bagian selanjutnya dirumuskan dan direkomendasikan kepada Kepala Biro Perencanaan dan pelaksana kegiatan untuk menghilangkan penyebab utama timbulnya permasalahan dan berbagai faktor penghambat. Rekomendasi yang disampaikan kepada Kepala Biro Perencanaan selanjutnya harus dapat ditindaklanjuti secara memadai di setiap Bagian. Hasil pemantauan yang telah disusun

secara lengkap

selanjutnya ditindaklanjuti dalam bentuk laporan untuk disampaikan segera kepada Kepala Biro Perencanaan dan atau kepada pemangku kepentingan lainnya.


Page 25

BAB III PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN

Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI dan karakteristik tugas pokok dan fungsi Biro Perencanaan, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian,maka ruang lingkup kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Biro Perencanaan mencakup pengendalian aspek strategis yang terkait dengan kegiatan perencanaan, yaitu reviu terhadap perencanaan, kinerja dan indikator kinerja serta ketaatan penyampaian laporan.

3.1. Reviu Terhadap Penyusunan Perencanaan,Kebijakan, Program dan Wilayah A. Tujuan dan Sasaran Tujuan untuk menjamin : (1) pelaksanaan proses penyiapan (forum koordinasi) penyusunan dokumen kebijakan, program dan kegiatan, serta pengembangan wilayah berbasis pertanian (tahunan, jangka menengah dan jangka panjang) sesuai jadwal dan agenda (siklus) perencanaan; (2) penjabaran arah dan kebijakan, tujuan dan sasaran pembangunan pertanian nasional ke dalam dokumen perencanaan; dan (3) akomodasi permasalahan, aspirasi, dan kebutuhan pemangku kepentingan daerah dalam dokumen perencanaan.

Sasaran kegiatan ini adalah : (1) terumuskannya dan terbitnya dokumen kebijakan, program dan kegiatan dan rancang bangun pengembangan wilayah berbasis pertanian dengan indikator yang terukur serta sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi dan unit kerja; (2) tercapainya komitmen pusat dan daerah dalam menetapkan sasaran nasional pembangunan pertanian sesuai rambu-rambu kewenangan dan urusan, (3) terumuskannya rencana program dan kegiatan sesuai prospek, potensi dan karakteristik wilayah dan masyarakat, (4) meminimalisasi adanya distrosi para pemangku kepentingan dalam penyusunan rencana program dan kegiatan.


Page 26

B. Indikator kinerja reviu 1) Input

:

Anggaran,SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.

1) Output

:

Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan

2) Outcome

:

Fungsi dari keluaran suatu kegiatan

3) Benefit

:

Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

4) Impact

:

Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan reviu berupa: 1)

Laporan efektivitas penyusunan dokumen perencanaan kebijakan, program dan kegiatan dan rancang bangun wilayah berbasis pertanaian

2)

Laporan efektivitas penyelenggaraan forum koordinasi perencanaan pembangunan

pertanian

lintas

sektoral

dan

lintas

jenjang

pemerintahan. 3)

Laporan efektivitas penerapan metode dan instrumen perencanaan dalam merancang bangun dan mengembangkan wilayah berbasis pertanian.

4)

Laporan efektivitas penyusunan dan penerapan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) penyusunan rencana kebijakan, program dan wilayah basis pertanian.

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana 1) Berisi mengenai susunan organisasi tim penyusun rencana program, tim penyelenggaraan forum koordinasi perencanaan, tim penyusunan rancang bangun wilayah pertanian. 2) Menguraikan dasar hukum penetapan organisasi dan personil pelaksana didukung dengan uraian tugas yang rinci dan jelas dari masing-masing personil tersebut. 3) Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian melakukan reviu terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 27

E. Waktu pelaksanaan Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan reviu kegiatan strategis (kegiatan strategis direviu pararel dengan pelaksanaan kegiatan sesuai siklus perencanaan).

F. Tahapan Reviu dilaksanaan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1) Identifikasi dokumen perencanaan program/kegiatan yang direviu 2) Penetapan tujuan dan sasaran 3) Penetapan target kinerja 4) Penetapan indikator kinerja 5) Analisis kecenderungan dan mengukur hasil dibandingkan target, rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi. 6) Pembuatan laporan reviu. 3.2. Reviu Terhadap Penyusunan Anggaran A. Tujuan dan Sasaran Tujuan untuk menjamin: (1) pelaksaanan penyiapan fasilitasi pengelolaan anggaran Kementerian Pertanian; (2) penyiapan penyusunan administrasi anggaran Kementerian Pertanian yang bersumber dari Bagian Anggaran Kementerian Pertanian Dana Dekonsentrasi dan

Dana

Tugas

Pembantuan (Bagian Anggaran. 18); (3) penyiapan bahan penyusunan administrasi anggaran

Kementerian Pertanianyang bersumber dari Non

Bagian Anggaran 18

meliputi

Dana Alokasi khusus (DAK), subsidi,

tugas pelayanan public (PSO), kredit program, dan sumber daya anggaran lain di luar Bagian Anggaran 18.

Sasaran kegiatan ini adalah: (1) terumuskannya dan terbitnya dokumen perencanaan anggaran dengan satuan baku biaya yang terukur serta sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi dan unit kerja, baik yang bersumber dari Bagian Anggaran 18, Non BA. 18 yang mencakup Dana Alokasi khusus (DAK), subsidi, tugas pelayanan public (PSO), kredit program, dan sumber daya anggaran lain di luar Bagian Anggaran 18; (2) terlaksananya prinsip efisiensi, efektivitas, ekonomis dan transparansi Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 28

dalam proses penyusunan anggaran; (3) meminimalisasi terjadinya kesalahan administratif dan perhitungan aritmatika

dalam penyusunan

dokumen anggaran.

B. Indikator kinerja reviu 1). Input

:

Anggaran,SDM,material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan

2). Output

:


3). Outcome

:


4). Benefit

:


5) Impact

:


C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan reviu berupa: 1).

Laporan efektivitas penyusunan dokumen perencanaan anggaran

2)

Laporan efektivitas penyusunan baku biaya kegiatan

3).

Laporan efektivitas penyelenggaraan forum koordinasi perencanaan anggaran.

4).

Laporan efektivitas penyelenggaraan forum pembahasan administasi anggaran

5)

Laporan efektivitas penerapan system aplikasi penyusunan anggaran.

6)

Laporan efektivitas penyusunan dan penerapan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) penyusunan rencana.

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana 1).

Berisi mengenai susunan organisasi tim penyusun rencana anggaran, dan tim penyelenggaraan forum koordinasi perencanaan anggaran.

2).

Menguraikan dasar hukum penetapan organisasi dan personil pelaksana didukung dengan uraian tugas yang rinci dan jelas dari masing-masing personil tersebut.

3).

Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian melakukan reviu terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.


Page 29

E. Waktu pelaksanaan Berisikan

mengenai

waktu

dan

frekuensi

pelaksanaan

reviu

prorgam/kegiatan strategis (kegiatan strategis direviu pararel dengan pelaksanaan kegiatan sesuai siklus perencanaan).

F. Tahapan Reviu dilaksanaan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1)

Identifikasi dokumen program/kegiatan yang direviu

2)

Penetapan tujuan dan sasaran

3)

Penetapan target kinerja

4)

Penetapan indikator kinerja

5)

Analisis kecenderungan dan mengukur hasil dibandingkan target rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi.

6)

3.3.

Pembuatan laporan reviu.

Reviu Terhadap Pemantauan dan Evaluasi A. Tujuan dan Sasaran Tujuan kegiatan ini adalah untuk menjamin: (1) pelaksanaan pemantauan dan

evaluasi

pengelolaan

anggaran

Kementerian

Pertanian;

(2)

pelaksanaan pemantauan dan evaluasi anggaran Kementerian Pertanian yang bersumber dari Bagian Anggaran Kementerian Pertanian Dana Dekonsentrasi, dan Dana Tugas Pembantuan (Bagian Anggaran. 18); (3) penyampaian bahan umpan balik hasil evaluasi terhadap perencanaan program dan anggaran Kementerian Pertanian (BA.18) dan Non Bagian Anggaran 18 yang meliputi Dana Alokasi khusus (DAK), subsidi, tugas pelayanan public (PSO), kredit program, dan sumber daya anggaran lain di luar Bagian Anggaran 18; dan (4). pelaksanaan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan, korespondensi dan kearsipan Biro Perencanaan.

Sasaran kegiatan ini adalah: (1) pelurusan arah pelaksanaan program dan anggaran kegiatan strategis di satuan kerja di lingkup pertanian Pusat dan Daerah melalui pelaksanaan pemantauan selektif dan terpadu yang berbasis sitem informasi; (2) terlaksananya evaluasi pelaksanaan kegiatan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 30

dan anggaran strategis Kementerian Pertanian; (3) diperolehnya umpan balik hasil evaluasi terhadap penyusunan perencanaan program, kegiatan dan anggaran; (4) terselenggaranya

dukungan urusan kepegawaian,

keuangan, perlengkapan, korespondensi dan kearsipan terhadap tugas pokok dan fungsi Biro Perencanaan

B. Indikator kinerja reviu 1) Input

:

Anggaran,SDM,material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.

2) Output

:


3) Outcome

:


4) Benefit

:


5) Impact

:



Laporan efektivitas pelaksanaan pemantauan

2)

Laporan efektivitas pelaksanaan evaluasi

3).

Laporan efektivitas penyusun umpan balik hasil pelaksanaan evaluasi.

4).

Laporan efektivitas penyelenggaraan forum koordinasi pemantauan dan evaluasi

5).

Laporan

efektivitas

pelaksanaan

urusan

urusan

kepegawaian,

keuangan, perlengkapan, korespondensi dan kearsipan 6).

Laporan efektivitas penyusunan dan penerapan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) pemantauan dan evaluasi

7).

Laporan efektivitas penyusunan dan penerapan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) kepegawaian, keuangan, perlengkapan, korespondensi dan kearsipan di bidang perencanaan.

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana 1).

Berisi

mengenai

susunan

organisasi

tim

penyusun

rencana

pemantauan dan evaluasi, dan tim penyelenggaraan forum koordinasi pemantauan dan evalausi. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Perencanaan- Draft-1

Page 31

2).


3).



F. Tahapan Reviu dilaksanaan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1).

Identifikasi dokumen perencanaan program/kegiatan yang direviu

2).


3).


4).


5).

Analisis kecenderungan dan mengukur hasil dibandingkan target, rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi.

6).

3.4.

Pembuatan laporan reviu.

Reviu Terhadap Pelaporan A. Tujuan dan Sasaran Tujuan

kegiatan

ini

adalah

untuk

menjamin:

(1)

pelaksanaan

pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian data rencana, hasil pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan, program dan kegiatan Kementerian Pertanian; (2) pelaksanaan penyusunan laporan hasil perencanaan, monitoring dan evaluasi program pembangunan pertanian; dan (3) pelaksanaan penyiapan bahan penyusunan laporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan Kementerian Pertanian, kegiatan Sekretariat Jenderal dan Biro Perencanaan.


Page 32

Sasaran kegiatan ini adalah: 1) tersedianya dan dapat disajikannya data dan

informasi hasil pengumpulan, pengolahan, analisis perencanaan,

pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan, program dan kegiatan Kementerian Pertanian secara terkini, akurat, relevan, tepat waktu sesuai kebutuhan jadwal dan agenda perencanaan; (2) tersusunnya laporan hasil perencanaan, monitoring dan evaluasi program pembangunan pertanian secara efektif sesuai kebutuhan pengguna; dan (3) tersedianya laporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan Kementerian Pertanian, kegiatan Sekretariat Jenderal dan Biro Perencanaan secara tepat azas dan tepat waktu.

B. Indikator kinerja reviu 1). Input

:


2). Output

:


3). Outcome

:


4). Benefit

:


5). Impact

:



Laporan

efektivitas

penyusunan

dan

pemanfaatan

data

base

perencanaan, pemantauan dan evaluasi. 2)

Laporan efektivitas pelaksanaan sistem monitoring dan evaluasi pembangunan pertanian.

3).

Laporan efektivitas penyusunan dan penilaian Kinerja Birokrasi dan Laporan Keuangan (SAKIP)

4).

Lapoaran efektivitas penyusunan dan penerapan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) penyusunan laporan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data; pemantauan dan evaluasi.

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana


Page 33

1).

Berisi mengenai susunan organisasi tim penyusun pengelolaan data dan informasi, tim penyelenggaraan forum koordinasi penyusunan laporan.

2).


3).



F. Tahapan Reviu dilaksanaan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1). Identifikasi dokumen perencanaan program/kegiatan yang direviu 2). Penetapan tujuan dan sasaran 3). Penetapan target kinerja 4). Penetapan indikator kinerja 5). Analisis kecenderungan dan mengukur hasil dibandingkan target, rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi. 6). Pembuatan laporan reviu.

3.5. Reviu Terhadap Kelompok Jabatan Fungsional `

A. Tujuan dan Sasaran Tujuan kegiatan ini adalah untuk: (1) menjamin pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional Perencana dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Biro Perencanaan, dan (2) memfungsikan Biro Perencanaan sebagai Satuan Administrasi Pangkal (Satmingkal) Rumpun Jabatan Fungsional Perencana lingkup Kementerian Pertanian.


Page 34

Sasaran kegiatan ini adalah (1) : optimalisasi peran dan fungsi Pejabat Fungsional Perencana dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya di bidang pendidikan dan pelatihan, kegiatan perencanaan, pengembangan profesi, dan kegiatan penunjang lainnya sesuai masing-masing jenjang kepangkatannya; (2) optimalisasi fungsi Tim Penilai Angka Kredit; dan (3) optimalisasi fungsi Sekretariat Tim Penilai Jabatan Fungsional Perencana. B. Indikator kinerja reviu 1). Input

:


2). Output

:


3). Outcome

:


4). Benefit

:


5). Impact

:



Laporan efektivitas kinerja Pejabat Fungsional Perencana lingkup Kementerian Pertanian

2)

Laporan hasil audit pelaksanaan penilaian Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK).

3).

Laporan kinerja Sekretariat Tim Penilai Jabatan Fungsional Perencana.

4).

Laporan penyusunan dan penerapan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria

(NSPK)

pengembangan

Rumpun

Jabatan

Fungsional

Perencana Kementerian Pertanian. D. Penanggung jawab dan personil pelaksana 1).

Berisi mengenai susunan organisasi Tim Sekretariat dan Tim Penilai Angka Kredit.

2).



Page 35

3).

Kepala Biro Perencanaan (selaku Kepala Satuan Kerja dan Ketua Tim Penilai Angka Kredit) dan Sekretaris dan Anggota Tim Penilai Angka Kredit melakukan reviu terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

4).

Kepala Sub Bagian Tata Usaha (selaku Ketua Sekretariat Tim Penilai Jabatan Fungsional Perencana) melakukan reviu terhadap kegiatankegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

E. Waktu pelaksanaan Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan reviu kegiatan strategis (kegiatan strategis direviu pararel dengan pelaksanaan kegiatan sesuai siklus perencanaan

dan periode

kenaikan pangkat pejabat

fungsional).

F. Tahapan Reviu dilaksanaan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1)

Identifikasi Tupoksi dan status kepangkatan dan nilai angka kredit Pejabat Fungsional Perencana

2).

Identifikasi dokumen DUPAK dan PAK

3).


4).


5).


6).

Analisis kecenderungan dan mengukur hasil dibandingkan target, rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi.

7). Pembuatan laporan reviu.


Page 36

BAB IV PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Biro Perencanaan, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian ini disusun untuk dijadikan sebagai pedoman operasional bagi Kepala Bagian di lingkup Biro Perencanaan dalam manajemen pemerintahan dan penyelenggaraan perencanaan program dan kegiatan dan wilayah berbasis pertanian;

perencanaan anggaran; pemantauan dan evaluasi;

pelaporan kinerja pembangunan pertanian; serta pengembangan Rumpun Jabatan Fungsional Perencana Kementerian Pertanian secara efektif, efisien dan akuntabel.

Petunjuk Pelaksanaan ini merupakan penjabaran dari Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, sehingga dalam tindak lanjut pelaksanaannya mengikuti kemungkinkan perubahan kebijakan pengembangan dan pembinaan SPI di lingkup Sekretariat Jenderal. Petunjuk Pelaksanaan ini disusun tidak bersifat terlalu detail dan dinamis, sehingga diharapkan dapat mengakomodasi berbagai karakteristik kegiatan di Bagian dalam mengimplementasikan SPI di lingkup Biro Perencanaan.

Petunjuk Pelaksanaan ini akan dievaluasi secara berkala sesuai dengan aspirasi, kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaannya di masingmasing Bagian lingkup Biro Perencanaan.


Page 37

Lampiran-2 DAFTAR PENILAIAN (CHECK LIST) LINGKUNGAN PENGENDALIAN NO.

URAIAN

A.

Ya

Tidak

ORGANISASI

1

Apakah organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan ?.

2

Apakah bagan organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan .

3

Apakah organisasi dilengkapi dengan struktur organisasi dan uraian tugas (Job Description) ?

4

Apakah organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical maupun horizontal ?.

5

Aapakah struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada seluruh personil/karyawan yang didalamnya ?.

6

Apakah pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan ?.

B. 1

PROSEDUR Apakah

pimpinan

menetapkan

prosedur

tertulis

(SOP)

di

unit

kerja/satker yang bersangkutan ?. 2

Apakah SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan Tupoksi ?.

3

Apakah prosedur telah disusun secara sederhana, tidak bertele-tele, jelas dan fleksibel ?.

4

Apakah prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna ?.

5

Apakah prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit kerja/satker telah dibuat ?.

6

Apakah pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang terhadap prosedur yang ada ?.

7

Apakah hasil evaluasi prosedur dituangkan digunakan pimpinan unit kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur ?.

C.

SUMBERDAYA MANUSIA

1

Apakah pimpinan menyediakan sarana guna menegakan integritas/nilai etika di unit kerja/satker.

2

Apakah pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit kerja/satker ?.

3

Apakah pimpinan melakukan pembinaan karir/pola karir pegawai pada unit kerja/satker ?.


Page 41

NO. 4

URAIAN

Ya

Tidak

Apakah pimpinan menetapkan rencana pendidikan dan pelatihan bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme ?.

5

Apakah

pimpinan

menetapkan

kompetensi

pegawai,

mulai

dari

mekanisme penerimaan sampai dengan pengkajian kinerja pegawai ?. 6

Apakah

pimpinan

melakukan

pemantauan/evaluasi

terhadap

penguasaan/implementasi uraian tugas (jubs description) masingmasing personil ?. KEBIJAKAN 1

Apakah pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung pelaksanaan tugas pokkok dan fungsi pada unit kerja/ satker ?.

2

Apakah kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan ?.

3

Apakah

kebijakan

telah

disosialisasikam/dikomunikasikan

kepada

personil di unit kerja/satker ?. 4

Apakah pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam pemantauan kebijakan ?.

5

Apakah pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan ?.

6

Apakah kebijakan telah mendeskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan ?.

7

Apakah kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan/program ?.

8

Apakah

kebijakan

telah

digunakan

sebagai

pedoman/acuan

pelaksanaan kegiatan/program ?. 9

Apakah kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan ?.


Page 42

DAFTAR (CHECKLIST) DAFTAR PENILAIAN RISIKO DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON II) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN NO. 1. 2.

: : : : : :

Risiko

Penyebab

Dampak

Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan.


Page 43

DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) PENANGANAN RISIKO

DAFTAR PENANGANAN RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON II) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN NO. Risiko 1. 2.

: : : : : : Penyebab

Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan

Disetujui Tanggal Pimpinan Unit Kerja

: :


Dampak

Disusun Tanggal : Penyusun :

Diperiksa Tanggal Penyusun :

:

Page 44

Lampiran-3 DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) RESIKO NO

URAIAN

A.

PENILAIAN RESIKO:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 B. 1 2 3 4 C. 1 2 3 4 5 6

Ya

Tidak

Apakah setiap kegiatan telah di buatkan TOR Apakah TOR yang di buat telah memuat tujuan dan kegiatan yang selaras dengan Renstra. Apakah TOR yang di buat telah menguraian tahapan kegiatan yang akan di laksanaan dan di lengkapin dengan alokasi sumber daya (SDM,keuangan dan fisik) Apakah TOR yang di buat telah dilengkapi dengan jadwal pelaksanaan masingmasing kegiatan. Apakah masing-masing tahapan kegiatan telah dilengkapi dengan indikator keberhasilan. Apakah TOR telah menetapkan titik –titik kritis dari tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan merupakan aktifitas yang paling dominan dalam pencapaian tujuan. Apakah telah ditetapkan resiko terhadap titik kritis tahapan kegiatan. Apakah dalam penetapan resiko telah memenuhi unsur kejadian, kemungkinan dan menimbulkan kerugian. Apakah resiko yang ditetapkan telah dilengkapi dengan penyebab terjadinya resiko serta dampak yang akan terjadi. Apakah penilaian resiko telah dituangkan dalam daftar resiko dan telah disahkan oleh penyusun maupun pemeriksa SPIP. PENANGANAN RESIKO: Apakah daftar penanganan resiko telah dibuat untuk masing-masing resiko yang telah ditetapkan. Apakah penanganan resiko telah yang dibuat telah menghilangkan/memperkecil penyebab terjadinya resiko Apakah telah dibuat prosedur terhadap penanganan resiko dari masing-masing titik kritis kegiatan. Apakah penanganan resiko telah dituangkan dalam daftar penanganan resiko dan telah disahkan oleh penyusun kegiatan maupun pemeriksa SPIP. PEMANTAUAN DAN EVALUASI RESIKO: Apakah mekanisme atau prosedur mengenai pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat Apakah satker/unit kerja telah membuat rekapitulasi resiko dan upaya penanganan resiko Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal pemantauan dan evaluasi resiko. Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan evaluasi resiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi resiko dan upaya penanganan resiko Apakah laporan pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat dilengkapi dengan saran/rekomendasi Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti


Page 45

Lampiran-4 DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) KEGIATAN PENGENDALIAN NO

URAIAN

A.

KEGIATAN PENGENDALIAN

1 2 3 4 5

6

7 8 9 B.

1 2 3 4 5

Ya

Tidak

Apakah penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk penilaian resiko Apakah pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan,dan tupoksi Apakah pelaksanaan pemantauan /evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian telah berjalan baik dan efektif Apakah pelaksanaan reviu atas kinerja dari unit kerja/satker secara berkala/berkelajutan. Apakah pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja/satker. Apakah pengendalian atas pengelolaan sistem informasi,seperti pengamanan sistem informasi,pengendalian atas akses dan pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit kerja/satker. Apakah pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran kinerja. Apakah pimpinan menunjukan/menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ukuran kerja. Apakah dokumentasi yang baik atas SPI terhadap transaksi/kejadian penting unit kerja/satker. PENGUATAN KEGIATAN PENGENDALIAN Apakah pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penerimaan terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi ybs Apakah pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan. Apakah pelaksanaan tindaklanjut hasil pemeriksaan tepat waktu. Apakah pimpinan telah menunjuk/menetapkan persoil untuk penanganan tindaklanjut hasil pemeriksaan. Apakah pemanfaatan lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker.


Page 46

KLASIFIKASI LAPORAN LINGKUP INFORMASI DAN KOMUNIKASI NO

Klasifikasi

Kategori Laporan internal Bagian/Bidang, laporan untuk Kepala Biro/Kepala Pusat,untuk Sekretaris Jenderal, Laporan untuk Menteri Pertanian, dan laporan untuk eksternal Laporan operasional, laporan perencanaan, laporan pengendalian, Laporan kepengurusan, laporan ketaatan legal.

1

Penerima

2

Tujuan/rencana pengguna

3

Lingkup

Laporan organisasi secara keseluruhan, laporan Biro/Pusat, Laporan Sekterariat Jenderal, Laporan Kementerian Pertanian

4

Kepadatan (conciseness)

Laporan terinci, laporan ikhtisar Laporan penyimpangan

5

Terjadinya laporan)

6

7

8

(pembuatan Laporan periodik,laporan menurut permintaan Laporan karena terjadinya suatu peristiwa.

Laporan historis, Laporan ramalan/prediksi Kerangka waktu/frekuensi ljangka pendek, laporan ramalan/prediksi pelaoran/waktu pelaporan jangka panjang. Laporan hard copy,laporan soft copy Format/metode penyaji Laporan naratif, laporan grafis, laporan tabular, laporan spasial

Fungsi operasional


Laporan keuangan, laporan fisik, laporan pelayanan masyarakat; Laporan aset, laporan kepegawaian, laporan perlengkapan, laporan sistem informasi, laporan pimpinan

Page 47

Lampiran-5 DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) LINGKUP INFORMASI DAN KOMUNIKASI NO

URAIAN

A.

Informasi

1

2

3 4

5

6 7 8 9 10 B.

1 2 3 4 5

Ya

Tidak

Apakah pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pengelolaan data dan informasi pada unit kerja/satker yang bersangkutan Apakah mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan penyampaian informasi, metodologi, dsbnya. Apakah pengelola informasi dilakukan oleh para personil yang kompeten. Apakah pengelolaan informasi dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. Apakah ruang lingkup/frekuensi infomasitelah mencakup pengendalian intren, keuangan, asset negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau. Apakah pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan. Apakah materi dalam laporan minimal menyjikan kondisi lapangan,kendala dan rekomendsi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Apakah pengelola informasi dilakukan dengan menganalisis hasil dibandingkan dengan target yang sudah di tetapkan. Apakah hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas Apakah hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana mestinya/dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan KOMUNIKASI: Apakah pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur (SOP) tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di lingkup unitkerja/satker yang bersangkutan Apakah pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masingmasing kegiatan. Apakah evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan Apakah ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. Apakah frekuensi informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan.


Page 48

NO

6 7 8 9 10 C. 1

2

3 4 5

URAIAN

Ya

Tidak

Apakah kegiatan informasi/komunikasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil kegiatan. Apakah evaluasi kegiatan informasi/komunikasi telah menyajikan analisis terhadap 3E + 1T Apakah dalam laporan evaluasi informasi/komunikasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Apakah hasil evaluasi informasi/komunikasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan Apakah hasil pelaksanaan evaluasi informasi/komunikasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah atau pihak-pihak lainnya. BENTUK DAN SARANA KOMUNIKASI: Apakah unit kerja/satker telah memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk pengembangan sistem informasi dan komunikasi. Apakah pimpinan unit kerja/satker telah menunjuk tim atau petugas khusus untuk memantau dan mengembangakan sistem informasi/komunikasi. Apakah pimpinan unit kerja/satker telah menindaklanjuti rekomendasikan hasil monev yang dilakukan oleh petugas/pengelola sistem informasi/komunikasi guna pengembangannya. Apakah pimpinan unit kerja/satker telah memantau tindaklanjut atas rekomendasikan tim pengelola sistem inforamsi/komunikasi Apakah pimpinan unit kerja/satker secara berkala melaporkan status pengembangan sistem informasi/komunikasi.


Page 49

Lampiran-6 DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN NO

URAIAN

A.

PEMANTAUAN BERKELANJUTAN :

1 2 3 4

5

6 7 8 9 10 B.

1 2 3 4

5

6 7

Ya

Tidak

Apakah pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan pada instansi pemerintah yang bersangkutan. Apakah pemantauan menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan. Apakah pemantauan dilakukan oleh para personil yang kompeten. Pemantauan dilakukan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. Apakah ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan, asset , pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau. Apakah pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnyayang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Apakah kegiatan pemantauan telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan. Apakah pemantauan dilakukan dengan menganalisis hasil pemantauan dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan. Apakah hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas. Apakah hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan. EVALUASI : Apakah pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertuls mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup instansi pemerintah yang bersangkutan. Apakah evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing kegiatan evaluasi yang dilakukan. Apakah Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman memadai. Apakah evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan. Apakah evaluasi dilakukan pada saat adanya kegiatan misalnya perubahan besar dalam rencana atau stretegi manajemen, pemakaran atau pencutian instansi pemerintah, atau perubahan operasional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran. Apakah ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. Apakah kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan.


Page 50

NO

URAIAN

8

Apakah evaluasi menyajikan analisis terhadap 3E+1T Apakah dalam laporan evaluasi disajikan kendala dan rekonmendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi. Apakah hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan Apakah hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah pihak-pihak terkait lainnya. PENYELESAIAN AUDIT: Apakah instansi telah memiliki mekanismne secara tertulis sebagai prosedur untuk meninikdaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya. Pakah pimpinan instansi telah menunjuk tim atu tugas khusus untuk memantau penyelesaian tindaklanjuthasil audit dan hasil reviu lainnya Apakah pimpinan instansi telah menindaklanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya Apakah Tindakan koretif dilaksanakan oleh pimpinan instansi pemerintah dalam jangka waktu yang ditetapkan Apakah pimpinan instansi telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern Apakah pimpinan instansi pemerintah telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya Apakah pimpinan instansi telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinnya Apakah pimpinan instansi secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi

9 10 11 C

1 2 3 4 5 6 7 8


Ya

Tidak

Page 51

PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) BIRO PERENCANAAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN

Recommend Documents