PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

Spirit

Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian

SPI

PUSAT PERLINDUNGAN VARIETAS TANAMAN DAN PERIZINAN PERTANIAN

KEMENTERIAN PERTANIAN

DAFTAR ISI

TEKS KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

HAL i ii

BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang 1.2.Dasar Hukum 1.3.Maksud dan Tujuan 1.4.Ruang Lingkup 1.5.Istilah dan Pengertian

1 1 2 2 3 4

BAB II SPI PUSAT PVT&PP 2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan 2.2. Pelaksanaan SPI Pusat PVT&PP 2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Satuan Pelaksana Satlak Pusat PVT&PP

7 7 11 13

BAB III PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN 3.1. Pelayanan PVT 3.2. Pelayanan Perizinan Pertanian 3.3. Pelayanan Hukum PVT&PP

31 31 36 41

BAB IV PENUTUP

45

DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN-1: Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian No: 4180/OT.160/A.8/5/201 tanggal 23 Mei 2012 tentang pembentukan Tim SPI Lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian LAMPIRAN-2 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan PVT LAMPIRAN-3 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan Perizinan Pertanian LAMPIRAN-4 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan Hukum PVT&PP LAMPIRAN-5 : Daftar Penilaian (Checklist) Bagian Umum PVT&PP

ii

46

49 52 55 59

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sesuai dengan peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang kedudukan tugas pokok dan fungsi, susunan organisasi dan tata kerja Kementerian dan lembaga, Menteri Pertanian bertanggung jawab terhadap keberhasilan pembangunan pertanian. Pembangunan pertanian ditujukan antara lain untuk, meningkatkan pendapatan dan taraf hidup petani; mewujudkan sistem ketahanan pangan yang berbasis pada sumber daya pangan, kelembagaan dan budaya pangan lokal; meningkakan daya saing produk pertanian dan ekspor hasil pertanian; mengembangkan kegiatan ekonomi pedesaan; dan meningkatkan kesempatan kerja dan kesempatan berusaha secara adil melalui pengembangan ekonomi.

Dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang sistem pengendalian Intern pemerintah (SPI), maka unit dan satuan kerja diharapkan dapat mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpanan atas pelaksanaan kegiatan di bandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tinadakan koreksi atu perbaikan bagi pimpinan dalam mencapain tujuan organisasi. SPI itu sendiri merupakan proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang di lakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organiasai

melalui kegiatan yang efektif dan efesien, keandalan

pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undang.

Sistem pengendalian Intern pemerintah terdiri atas unsur : (a) lingkungan pengendalian; (b) penilain resiko; (c) kegiatan pengendalian; (d) informasi dan komunikasi; dan (e) pemantaun pengendalian Intern. Penerapan unsurunsur SPI sebagaimana di maksud di atas harus di laksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan Instansi pemerintah.

1

Penerapan unsur SPI dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian itegral dari kegiatan Instansi pemerintah. Tuntuan PP Nomor 60 Tahun 2008 yang mengamanatkan pimpinan instansi untuk bertanggung jawab terhadap efektivitas penyelenggaraan sistem pengendalian Intern di lingkungan masing-masing menjadikan substansi juklak/juknis di rancang sedemikian rupa guna memberikan pembekalan yang memadai bagai pimpinan instansi serta pejabat berwenang lainnya agar dapet melaksanakan pembinaan atas penyelenggaran SPI dan meningkatkan efektivitas pengawasan dan pengendalian di lingkungan masing-masing instansi.

1.2. Dasar Hukum Dasar hukum yang terkait dengan penyusunan petunjuk pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) Sekretariat Jenderal antara lain: 1. PP No. 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 2. Kepmentan

nomor

pengendalian

:

Intern

1096/Kpts/OT.140/3/2012 Pemerintah

lingkup

tentang

Sekretariat

Satuan Jenderal

Kementerian pertanian 3. Pedoman Sistem Pengendalian Intern (SPI) Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian. 4. Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan No: 4180/OT.160/A.8/5/201 tanggal 23 Mei 2012 tentang pembentukan Tim SPI Lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan

1.3. Maksud dan Tujuan Penyusunan

petunjuk

pelaksanaan

Sistem

Pengendalian

Intern

di

lingkungan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian dilaksanakan dalam rangka mendukung peningkatan kinerja, tranparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara di Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian khususnya dan Kementerian Pertanian umumnya, serta bertujuan untuk memberikan

panduan

bagi

kepala

bagian/bidang

dn

kepala

sub

bagian/bidang Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan

2

Pertanian dalam pelaksanaan Sistem pengendalian intern penyelenggaraan program

pemerintah

yang

dibiayai

dari

pengelolaan

Anggaran

Pembangunan dan Belanja Negara (APBN). Berdasarkan maksud dan tujuan di atas maka Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian menyusun petunjuk pelaksanaan yang di sesuaikan dengan tupoksi.

1.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup sistem pengendalian Intern (SPI) di lingkungan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, meliputi unsurunsur sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian Adalah upaya untuk mewujudkan suatu kondisi yang memungkinkan seluruh pegawai dapat menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan

organisasi

yang

menimbulkan

perilaku

positif

dan

mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat.

2. Penilain Resiko Penilaian risiko baik risiko yang timbul dari dalam maupun dari luar terhadap kegiatan adalah merupakan aspek yang sangat penting, karena karakteristik dan dampak kegiatan yang mencakup: (1) antisipasi timbulnya masalah di masa depan melalui rangkaian/urutan tindakan masa kini, (2) analisis titik kritis dan menemukan solusi persoalan masa kini dengan orientasi masa depan.

3. Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan di unit kerja lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian untuk membantu memastikan bahwa arahan pimpinan tentang tujuan dan sasaran kegiatan yang telah ditetapkan dalam indikator kinerja sebagaimana tertuang dalam Rencana

3

Strategis Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian 2010-2014 dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana

kegiatan

untuk melaporkan

perkembangan

dan

hasil

pelaksanaan kegiatan serta saran tindak lanjut kepada Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian dan pemangku kepentingan lainnya. Informasi dan komunikasi harus dapat dilakukan secara tepat waktu, relevan dan akurat, karena karakteristik jadwal dan agenda kegiatan merupakan suatu siklus yang sangat terkait dengan pengusulan, pembahasan dan penerbitan dokumen kegiatan dan anggaran yang waktunya ketat.

5. Pemantauan Pengendalian Intern Pemantauan adalah tindakan yang harus dilakukan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan dalam menilai kualitas kinerja, baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti. Pemantauan pengendalian secara khusus harus dilakukan secara seksama terhadap kegiatan yang terkait dengan pencapaian sasaran dan indikator kinerja program dan kegiatan, alokasi anggaran, evaluasi kegiatan strategis, pelaporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan serta penyiapan bahan kebijakan pimpinan. Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapet segera ditindaklanjuti.

1.5.

Istilah dan Pengertian Sebagaimana tertuang dalam Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, istilah dan

pengertian

di

bawah

ini

merupakan

cakupan

dari

aspek

pengendalian kegiatan pemerintahan dan pembangunan di bidang

4

pertanian yang penjabarannya telah disesuaikan dengan karakteristik kegiatan

Pusat

Perlindungan

Varietas

Tanaman

Dan

Perizinan

Pertanian. 1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pusat Perlindungan

Varietas

Tanaman

dan

Perizinan

Pertanian

untuk

memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan melalui kegiatan secara efektif, efisien dan transparan. 2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan

secara

efektif

dan

efisien

dalam

mewujudkan

tata

kepemerintahan yang baik. 3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif,

mengawasi

melaksanakan

sesuatu

semua

tindakan

kegiatan

yang

agar

dilakukan

mencapai

sasaran

dalam yang

ditetapkan. 4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam satuan kerja Pusat Perlindungan

Varietas

Tanaman

dan

Perizinan

Pertanian

yang

mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. 5. Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. 6. Kegiatan

pengendalian

adalah

tindakan

yang

diperlukan

untuk

mengatasi resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif.

5

7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah. 8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. 9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan di Bagian/Bidang lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh Sub Bagian/Bidang secara berkelanjutan. 10. Aparat

Pengawasan

Intern

Pemerintah

(APIP)

adalah

instansi

pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan dan terdiri atas : a. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggungjawab kepada Presiden. b. Inspektorat Jenderal yang bertanggung jawab kepada Menteri Pertanian.. 11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan. 12. Pemantauan

adalah

suatu

proses

penilaian

kemajuan

suatu

program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.

6

BAB II SPI PUSAT PVT&PP 2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi, Tujuan, Program dan Kegiatan A. Tugas Pokok Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61 / Permentan / OT.140 / 10 / 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian, Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perlindungan varietas tanaman serta pelayanan perizinan dan rekomendasi teknis pertanian.

Dalam fungsi melaksanakan tugas tersebut Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian menyelenggarakan fungsi: 1. Perumusan rencana, program dan anggaran, serta kerjasama; 2. Pemberian pelayanan permohonan hak dan pengujian perlindungan varietas tanaman, serta pendaftaran varietas dan sumber daya genetik tanaman; 3. Penerimaan, analisis, fasilitasi proses teknis penolakan atau pemberian izin , rekomendasi teknis, dan pendaftaran di bidang pertanian; 4.

Pelayanan

penamaan,

pemberian,

penolakan

permohonan,

pembatalan hak, serta pelayanan permohonan banding, konsultasi, pertimbangan hukum perlindungan varietas tanaman; 5. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian.

B. Visi, Misi, dan Tujuan Visi : Visi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian Tahun 2010-2014 adalah ”Menjadi institusi pelayanan perlindungan varietas

tanaman

dan

perizinan

7

pertanian

yang

berkualitas

internasional, cepat, tepat, akurat dan akuntabel guna mendukung terwujudnya pertanian tangguh dan dinamis”. Misi : Untuk mewujudkan Visi tersebut telah dirumuskan Misi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian yaitu:

1) Menyiapkan perangkat pelayanan meliputi Program dan Data, SDM, Ketatausahaan, serta Kerjasama dan Kehumasan. 2) Memberikan Pelayanan Perlindungan dan Pendaftaran Varietas Tanaman. 3) Memberikan Pelayanan Perizinan Pertanian. 4) Memberikan

Pelayanan

Pertimbangan

hukum

Perlindungan

Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian

Tujuan : Sesuai dengan visi dan misi, tujuan yang ingin dicapai Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian adalah : 1. Meningkatkan kualitas Perencanaan, Pelaporan, Ketatausahaan, Pengelolaan database, kerja sama dan penyebarluasan Informasi. 2. Meningkatkan pelayanan perlindungan dan pendaftaran varietas dan SDG tanaman guna mendorong percepatan perakitan dan komersialisasi varietas unggul yang berdaya saing. 3. Memberikan pelayanan perizinan pertanian yang mudah, cepat, tepat, akurat, dan akuntable. 4. Mewujudkan kepastian hukum PVT dan PP.

8

C. Program dan Kegiatan Program Kerja Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian Tahun 2010 – 2014 yaitu : a. Pengembangan pelayanan administrasi dan manajemen 1) Pengelolaan administrasi kepegawaian, kearsipan, keuangan dan perlengkapan. 2) Pengembangan Jabatan fungsional Pemeriksa PVT. 3) Peningkatan keterampilan dan kompetensi SDM. 4) Pengembangan

Sistem

Informasi

Manajemen,

aplikasi

database on line, dan website. 5) Penyelengaraan perpustakaan dan dokumentasi. 6) Pembudayaan dan pemasyarakatan bidang PVT dan PP. 7) Kerjasama antar instansi pemerintah/ swasta/lembaga terkait 8) Pengadaan sarana kerja. 9) Penyusunan program dan rencana kerja. 10) Monitoring, Evaluasi dan pelaporan.

b.

Pengembangan pelayanan PVT 1) Pelayanan Permohonan Hak PVT. 2) Pelayanan Pendaftaran Konsultan PVT. 3) Pelaksanaan Simulasi Uji BUSS. 4) Loka karya Simulasi Uji BUSS. 5) Penyusunan dan penyempurnaan panduan pelaksanaan Uji BUSS. 6) Pelaksanaan pemeriksaan Uji BUSS 7) Pelaksanaan Sidang Komisi PVT. 8) Pelayanan Pendaftaran Varietas dan SDG Tanaman. 9) Pelaksanaan

Monitoring

Keunikan,

Keseragaman,

kestabilan varietas yang sudah mendapat hak PVT.

9

dan

c.

Pengembangan pelayanan perizinan pertanian 1) Pengembangan sistem pelayanan perizinan pupuk, pestisida, alsintan, benih tanaman, bahan penelitian, teknis pangan segar asal tumbuhan, bibit ternak dan ternak potong, SDG ternak dan tanaman, obat hewan, pakan ternak, karkas, daging dan jeroan 2) Pelayanan perizinan pengalihan saham usaha pertanian (PMA dan PMDN) 3) Pelayanan pemberian, penolakan dan rekomendasi izin sarana pertanian 4) Penyusunan panduan pelaksanaan perizinan pertanian 5) Penyelenggaraan temu teknis perizinan pertanian 6) Kerjasama ekuivalensi perizinan 7) Bimbingan penerapan manajemen mutu pelayanan perizinan pertanian 8) Pemantauan, evaluasi dan pelaporan perizinan pertanian

d.

Pengembangan pelayanan hukum PVT dan PP 1. Pelayanan penamaan varietas tanaman. 2. Pelayanan

pemberian,

penolakan,

pembatalan,

dan

pencabutan hak PVT. 3. Monitoring pemeliharaan hak PVT. 4. Pelayanan pertimbangan dan konsultasi hukum 5. Penyusunan/penyempurnaan peraturan perundang-undangan PVT dan PP. 6. Pelayanan permohonan Banding PVT 7. Pelayanan Advokasi 8. Pembinaan dan pengembangan hak atas kekayaan intelektual. 9. Pelayanan lisensi, linsensi wajib dan pengalihan hak PVT

10

2.2. Pelaksanaan SPI Pusat PVT&PP A. Organisasi Pusat PVT&PP Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian Nomor : 4180/OT 160/A8/5/2012 tanggal 23 Mei 2013 tentang Penetapan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian telah dibentuk struktur organisasi sebagai berikut:

Struktur Organisasi Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Spi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian Tahun 2012

B. Tugas Tim Pelaksana Satuan SPI Pusat PVT&PP Sebagimana diamanatkan Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian

1096/Kpts/OT.140/

3/2012

tentang

Purubahan

Satuan

Pengendalian Intern Pemerintah Sekretariat Jenderal dan Surat Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, Sekretaris

Jenderal,

Kementerian

Pertanian

Nomor

:

4180/OT

160/A8/5/2012 tanggal 23 Mei 2013 tentang Penetapan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, tugas Pelaksana Satuan Pelaksana sebagai berikut:

11

a. Membuat Standar Operation Procedure (SOP) pelayanan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian. b. Melakukan pengendaliaan dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan pada Pusat PVT&PP. c. Dalam melakukan tugasnya tim bertanggung jawab kepada Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian. Berkenaan dengan Anggota dari Tim SPI Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian merupakan perwakilan dari masingmasing Bagian/Bidang di lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian,

maka masing-masing Anggota tersebut

diharapkan dapat menjadi motor penggerak terlaksananya SPI di masingmasing Bagian/Bidang lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian.

C. Kalender Kerja Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian No 1

Kegiatan Sosialisasi Juklak SPI Pusat

Juni

Juli

Agst

Sept

Okt

Nov

Des



PVT&PP 2



Penyusunan analisis resiko kegiatan Bagian/Bidang lingkup Pusat PVT&PP

3



Pembahasan analisis resiko kegiatan Bagian/Bidang lingkup Pusat PVT&PP

4



Penetapan daftar resiko kegiatan Bagian/Bidang lingkup Pusat PVT&PP

5

Pengendalian kegiatan















6

Rapat koordinasi bulanan















Tim Pelaksana 7



Penyusunan laporan Tim Pelaksana SPI Pusat PVT&PP

12

2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Pusat PVT&PP Ruang lingkup pengendalan yang harus dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Pusat PVT&PP mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan pengendalian, (b) penilaian resiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan komunikasi, dan (e) pemantauan. Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut: A. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern, dimana di dalamnya telah terbangun sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, di pengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan

mutlak.

Guna

mendukung

terbentuknya

sistem

pengendalian intern pemerintah yang baik, maka perlu di bangun organisasi yang mempertimbangakan aspek kebijakan, sumber daya manusia (personil) ,dan prosedur. Uraian lebih lanjut dapat di kemukakan sebagai berikut.

1. Organisasi Organisasi adalah bentuk persekutuan anrara dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama dan secara formal terikat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam persekutuan ini terdapat seorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut bawahan. Tiga unsur utama dalam suatu organisasi,

yaitu;

(a)

organisasi

memiliki

kegunaan

atau

tujuan,pencapain tujuan yang sudah di terapkan; (b) terdiri dari sekelompok manusia; dan (c) merupakan wadah sekelompok orang untuk bekerjasama. Pengorganisasian mencakup proses pembentukan organisasi yang efektif dan efesien, penyusunan struktur, rincian tanggungjawab, penetapan

kompetensi

pejabat,

dan

rentang

kendali

antara

pimpinan/penanggungjawab operasional suatu program/kegiatan.

13

Guna mendukung terbentuknya sistem intern pemerintah yang baik (goodgovermance), maka perlu di bangun lingkungan pengendalian yang mempertimbangkan aspek organisasi, sumber daya manusia, dan kebijakan prosedur. Proses pembentukan organisasi yang efektif dan efesien harus memperhatikan struktur rincian wewenang dan tanggungjawab, penetapan kompetensi pejabat, dan rentang kendali antara pimpinan penanggung jawab operasional suatu program/kegiatan. Pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain: a. Harus mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efesien; b. Harus menggambarkan struktur organisasi harus mengacu pada visi, misi, dan tujuan organisasi; c. Harus mengganbar wewenang tanggungjawab untuk masingmasing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya; d. Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang di tetapkan (kompetensi) untuk masing-masimg jabatan; e. Pendelegasian wewenag harus di ikuti dengan tanggungjawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pembentukan struktur organisasi sekurang-kurangnya dilakukan dengan: a. Menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan unit kerja; b. Memberikan kejelasan wewenang dan tanggungjawab dalam unit kerja; c. Memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam unit kerja; d. Melaksanakan evaluasi dan penyuasaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan srategis; e. Menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan.

14

2. Sumber daya manusia. Sumberdaya manusia merupakan subsistem dalam suatu organisasi yang

diciptakan

sebagai

upaya

agar

para

pegawai

dapat

dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi, termasuk di dalamnya usaha untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin setiap pegawai dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan pengelolaan personil secara kontinyu dan konsisten,diharapkan produktivitas pegawai akan meningkat, sehingga tujuan organisasi yang di jabarkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat di capai secara efektif dan efisien. Untuk dapat menciptakan sitem pembinan karier pegawai, perlu dirancang suatu pola karier pegawai yang sesuai dengan misi organisasi, budaya organisasi dan kondisi perangkat pendukung sistem kepegawaian yang berlaku bagi organisasi, sesuai dengan peraturan perundangan pegawai negri sipil yang berlaku. Sistem

pembinaan

karir

pegawai

diharapkan

mampu

mengakomodasikan kepentingan organisasi dan individu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Aktivitas yang perlu diperhatikan sekurang-kurangnya dimulai dari:

a. Pola Rekruitmen Dalam penetapan kebijakan dan prosedur rekruitmen di Pusat PVT&PP, pimpinan unit kerja perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut; 1) Pimpinan

instansi

pemerintah

mengomunikasikan

kepada

pengelola pegawai mengenai kompetensi pegawai baru yang diperlukan atau berperan serta dalam proses penerimaan pegawai. 2) Instansi pemerintah sudah memiliki standar atau kriteria rekruitmen dengan penekanan pada pengalaman, prestasi, dan perilaku etika. 3) Uraian dan persyaratan jabatan sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang.

15

4) Penelusuran

latar

belakang

calon

pegawai

dalam

proses

rekruitmen, perlu dipertimbangan hal-hal sebagai berikut: a) calon pegawai yang sering berpindah pekerjaan diberi perhatian khusus. b) Standar

penerimaan

pegawai

harus

mensyaratkan

adanya

investigasi atas catatan kriminal calon pegawai. c) Referensi dari atasan calon pegawai ditempat kerja sebelumnya harus dikonfirmasi. d) Ijazah pendidikan dan sertifikat profesi harus dikonfirmasi. e) Pendidikan yang diutamakan adalah sarjana biologi, pertanian, hukum, sarjana ekonomi dan sarjana teknologi informasi.

b. Pembinaan 1) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai Perencanaan dan pengembangan karier pegawai merupakan roda yang mengatur jenjang dan kepangkatan yang dapat dicapai oleh para pegawai, agar setiap pegawai dapat mengetahui arah pengembangan kariernya. Komponen yang terkait dengan sistem pembinaan karier pegawai meliputi : a. Misi, sasaran dan prosedur organisasi, yang merupakan indikator umum kinerja, kebutuhan prasarana dan sarana termasuk kebutuhan kualitatif dan kuantitatif sumber daya manusia. b. Peta pejabat, yang merupakan refleksi komposisi jabatan, yang secara vertikal menggambarkan pengelompokan jenis dan spesifikasi tugas dalam organisasi. c. Standar kompetensi, yaitu tingkat kebolehan, lingkup tugas dan syarat jabatan yang harus di penuhi untuk menduduki suatu jabatan agar dapat tercapai sasaran organisasi yang menjadi tugas, hak, kewajiban dan tanggungjawab dari pemangku jabatan. d. Alur karier, yaitu pola alternatif lintasan perkembangan dan kemajuan pegawai negeri sepanjang pengabdiannya dalam organisasi. Sesuai dengan filosofi bahwa perkembangan kerier

16

pegawai harus mendorong peningkatan prestasi pegawai. Pola karier pegawai baik secara horisontal maupun vertikal selalu mengarah pada tingkat posisi yang lebih tinggi, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: (1) Standar penilaian kinerja pegawai, yaitu instrumen untuk mengukur tingkat kinerja pegawai di bandingkan dengan standar kompetensi jabatan yang sedang dan akan diduduki pegawai yang bersangkutan. (2) Terdapat program orientasi bagi pegawai baru dan program pelatihan berkesinambungan untuk semua pegawai. (3) Promosi, remunerasi, dan pemindahan pegawai di dasarkan pada penilaian kinerja. (4) Penilaian kinerja di dasarkan pada tujuan dan sasaran dalam rencana strategis instansi pemerintah bersangkutan. (5) Nilai integritas dan etika termasuk kriteria dalam peniaian kinerja. (6) Pegawai di berikan umpanbalik dan bimbingan untuk meningkatkan kinerja serta diberikan saran perbaikan. (7) Supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai. e. Rencana suksesi (succession plan) yaitu rencana mutasi jabatan yang disusun berdasarkan tingkat potensi pegawai, dikaitkan dengan pola jabatan dan standar kompetensi. Rencana suksesi disusun dengan memperhatikan perkiraan kebutuhan organisasi mendatang dikaitkan dengan perencanaan pegawai dan hasil pengkajian potensi pegawai. 2) Pendidikan dan latihan Pendidikan dan latihan pegawai, yaitu upaya untuk menyelaraskan kinerja pagawai dan atau orang dari luar organisasi yang akan menduduki

suatu

jabatan

dengan

standar

kompetensi

yang

ditetapkan. Upaya ini di lakukan melalui jalur pendidikan formal, pelatihan pra jabatan, dan atau pelatihan dalam jabatan.

17

c. Penghargaan dan sanksi Penghargaan dan sanksi disiplin sebagai tindakan pembimbingan sangat penting untuk mendorong dan meningkatkan motivasi serta prestasi kerja pegawai. Penghargaan diberikan kepada pegawai yang telah menunjukan prestasi kerja yang sangat baik. Penghargaan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk piagam, bintang, lencana, kenaikan pangkat, uang ataupun bentuk lainnya. Pemberian penghargaan untuk memotivasi pegawai perlu dipolakan dalam suatu sistem yang berlaku bagi organisasi yang bersangkutan. Sedangkan untuk pemberian sanksi disiplin pegawai diberikan atas pelanggaran kebijakan atau kode etik dengan mengacu pada ketentuan yang telah ditetapkan.

d. Pengembangan kode etik PNS Kode etik PNS merupakan suatu kumpulan asas atau nilai moral yang dimaksudkan untuk mengatur tingkah laku moral pada lingkungannya masing-masing melalui ketentuan tertulis sehingga dapat dijadikan sebagai acuan bagi seluruh individu. Agar kode etik itu dapat berfungsi dengan baik maka kode etik itu harus disusun oleh masing-masing organisasi yang bersangkutan dengan memperhatikan kondisi riil pada lingkungannya. Secara garis besar kode etik terdiri dari etika : bernegara, berorganisasi, bermasyarakat, terhadap diri sendiri, dan terhadap sesama PNS. Dalam implementasi kode etik PNS ini perlu langkah-langkah nyata yang sistematis dan kesungguhan dalam pelaksanaannya

serta

diawasi

secara

terus-menerus.

Setiap

pelanggaran yang dilakukan oleh PNS bisa dikenakan sanksi moral, bahkan dapat pula dijatuhi hukuman displin PNS. Untuk menegakkan kode etik perlu dibentuk majelis kehormatan kode etik PNS yang merupakan lembaga non-struktural bertugas menegakkan pelaksanaan dan menyelesaikan permasalahan pelanggaran kode etik.selain itu, kode etik tidak bersifat statis tetapi perlu dilakukan evaluasi bila perlu dilakukan penyempurnaan terhadap perkembangan lingkungan yang selalu mengalami perubahan.

18

e. Pemberhentian pegawai Pemberhentian pegawai merupakan proses diputuskannya hubungan kerja antara pegawai dengan organisasi. Pemberhentian pegawai dimungkinkan karena antara lain, telah dicapainya batas usia pensiun, meninggal dunia, dan tidak cakap jasmani dan rohani. Untuk mendukung keperluan ini, maka pimpinan unit kerja harus mampu menciptakan ketentuan yang mengatur pemberhentian pegawai dan ketentuan tersebut

dilaksanakan

secara

konsisten,

sesuai

dengan

perundangan/ketentuan yang berlaku.

3. Kebijakan Kementerian

Pertanian

dalam

melaksanakan

program

kerja

pembangunan sektor pertanian wajib memiliki kebijakan (ketentuan hukum)

yang

dapat

dijadikan

landasan

bagi

pelaksana

dalam

penyelenggaraan kegiatan agar menghasilkan kinerja yang baik. Hal ini berlaku tidak hanya bagi hierarki dalam organisasi Kementerian, namun berlaku pula pada masyarakat pertanian secara umum. Titik beratnya adalah agar terciptanya iklim kepastian yang sesuai dengan organisasi dan program yang dicanangkan oleh pemerintah. Untuk itu, didalam penyusunan kebijakan terdapat prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu; a. Prinsip rasionalitas, mendeskripsikan tingkat hubungan keeratan atas hal-hal yang menjadi sasaran penyusunan kebijakan dengan penyelesaian permasalahan yang dihadapi, mendeskripsikan tingkat bias kebijakan di lapangan oleh pelaksana oleh pelaksana kebijakan. Kebijakan yang dinilai rasional adalah kebijakan yang dapat diterima secara nalar/logika, berhubungan erat dengan sasaran yang ingin dicapai, mampu diterima dan dilaksanakan secara nyata oleh pelaksana kebijakan dimaksud, serta tidak menimbulkan perbedaan atau bias penafsiran yang tinggi antar para pelaksana kebijakan tersebut.

19

b. Prinsip efektifitas, mendeskripsikan tingkat kebutuhan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan yang di terbitkan.Penilaian tingkat efektifitas suatu kebijakan, memerlukan pengkajian dilaksanakan, saat sosialisasi pengenalan kebijakan kepada publik sasaran, maupun pada periode setelah di terbitkannya kebijakan. Informasi penilaian secara komprehensif dan feedback dari stakeholders terkait, pada dasarnya sangat di perlukan bagi pejabat penentu kebijakan khususnya di unit eselon II Kementerian Pertanian pertanian beserta jajarannya, dalam rangka menghasilkan suatu keputusan yang tepat sasaran. c. Prinsip efesiensi, mendeskripsikan tingkat kebutuhan/diperlukannya suatu kebijakan. Prinsip ini pada dasarnya ingin memastikan bahwa keputusan yang dibuat dalam suatu produk kebijakan, sebaiknya memang di butuhkan kehadirannya sesuai tuntutan kondisi yang ada. Bila suatu kebijakan disusun tanpa mempertimbangkan kebutuhan atas kehadiran kebijakan itu sendiri, maka hal-hal yang telah tertulis di dalamnya, berpotensi mengurangi atau membelenggu, bahkan mempersulit

pelaksanaan

kebijakan

lain

yang

di

terbitkan

sebelumnya. d. Prinsip produktifitas, mendeskripsikan tingkat kekuatan pengaruh yang ditimbulkan dari suatu kebijakan, prinsip ini menekankan bahwa suatu kebijakan yang memiliki produktifitas tinggi, memliki makna bahwa kebijakan tersebut mempunyai pengaruh kuat terhadap lingkungan dalam pencapaian sasaran kebijakan yang di lakukan oleh pelaksanaan kebijakan. Bila eselon I menerbitkan suatu produk peraturan perundang-undangan melahirkan materi kebijakan baru atau menyempurnakan kebijakan sebelumnya, dan ternyata produk hukum tersebut dapat menjadi jembatan strategis bagi pelaksana kegiatan dan menghasilkan efek positif bagi masyarakat umum, maka kebijakan penerbitan produk hukum dimaksud memang sangat di perlukan kehadirannya dan materi yang tersirat didalamnya dinilai sudah mengutungkan semua pihak. Kebijakan merupakan salah satu

20

sarana pengendalian intern pemerintah untuk memandu pelaksanaan program/kegiatan mengarah pada tujuan yang harus dicapai, dengan menjelaskan

secara

rinci

hal-hal

yang

dilakukan.

Kebijakan

merupakan pedoman yang didokumentasikan dan berlaku pada setiap aktifitas yang berhubungan dengan pencapaian tujuan program/kegiatan.

4 . Prosedur Prosedur adalah rangkaian dari beberapa perintah atau statemen atau aturan yang mewakili aktivitas, yang dilakukan oleh satu atau beberapa orang dengan peralatan dan waktu tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan sesuai dengan kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Yang dimaksud perintah atau instruksi yaitu arahan untuk mengatur atau mengontrol seluruh kegiatan pada suatu sistem (jaringan kerja dari yang saling berhubungan untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu). Prosedur yang baik harus mampu memberikan kejelasan bagi personil yang melaksanakan. Dengan demiikian, prosedur harus dibuat sederhana dan mengacu pada tugas pokok dan fungsi, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan guna memeberikan palayanan prima kepada pengguna jasa (stakeholders). Dari sudut pengendalian intern, maka prosedur adalah langkah-langkah yang diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan organisasi akan dicapai. Pelaksanaan prosedur dapat dilakukan oleh manusia, secara komputerisasi dan dapat pula merupakan gabungan antara manusia dan langkah-langkah komputerisasi. Pimpinan unit kerja perlu membuat

prosedur

kerja

sebagai

sarana

pengendalian

intern.

Penyusunan prosedur dan implementasinya perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : a. Dapat menguraikan tahapan secara rinci, target, waktu dan keluaran (output) yang diharapkan sesuai dengan masing-masing tahapan.

21

b. Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas. c. Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan. d. Penyusunan prosedur harus di dukumg dengan kebijakan yang memadai. e. Peraturan perundang-undangan yang terkait harus di pertimbangkan dalam penyusunan prosedur. f. Penempatan

personil

dalam

pelaksanaan

prosedur

harus

memadai,baik kuantitas maupun kualitasnya. g. Prosedur harus di buat sederhana,efesien,flesibel kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis maupun teknis. h. Kegiatan-kegiatan atau langkah langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya. i. Di tuangkan secara tertulis dan mudah di mengerti, serta di komunikasikan kepada semua pihak yang terkait. Hasil pelaksanaan prosedur harus di buatkan laporannya dan di lakukan reviu secara berkala.

B. Penilaian Resiko Risiko dapat terjadi pada setiap kegiatan dan tahapan kegiatan yang dilakukan baik pada tahap perencanaan (perencanaan anggaran dan preparasi kegiatan), pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, serta tahap pelaporan dan tindak lanjut. Risiko yang tidak dapat terdeteksi atau tidak dapat dikelola dengan baik akan mengakibatkan tujuan dari instansi pemerintah yang telah ditetapkan tidak dapat tercapai atau pencapaiannya tidak optimal. Dengan demikian pengelolaan/penanganan risiko atas kegiatankegiatan yang dilakukan pada unit kerja, menjadi faktor yang sangat penting dalam mendukung pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran instansi pemerintah. Pengelolaan risiko tidak dapat dilakukan secara parsial oleh masingmasing unit kerja pelaksanaan kegiatan, tetapi perlu dilakukan secara

22

komprehensif agar penngelolaan risiko dapat dilakukan secara efektif. Oleh karena itu, diperlukan suatu manajemen pengelolaan risiko. Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani semua risiko (baik dari dalam maupun luar organisasi) yang ada di dalam instansi pemerintah, tetapi pada semua risiko yang mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran instansi pemerintah.

a. Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan di awal perencanaan, dengan melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan. 1. Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis. Penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Menyusun Daftar Risiko Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi.

b. Penanganan Risiko Berdasarkan daftar risiko yang telah ditetapkan, disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya risiko.

23

c. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan risiko yang

telah

dilakukan

dan

digunakan

sebagai

dasar

dalam

penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja/satker. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan unit kerja/Satker.

d. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur dimulai dari penetapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme penilaian 14 risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian risiko, prosedur penanganan dan pelaporan hasil penanganan risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko..

e. Sarana Penilaian Risiko Penilaian dilakukan berdasarkan 3 sub unsur lingkup penilaian risiko meliputi penilaian risiko, penanganan risiko serta pemantauan dan evaluasi risiko. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu (ya=1, tidak=0) berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap penilaian risiko, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut.

24

C. Kegiatan Pengendalian Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik-titik kritis kegiatan hasil analisa risiko. Karakteristik kegiatan pengendalian adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok/strategis pada instansi/unit kerja/satker. 2. Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko. 3. Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus instansi/unit kerja/satker. 4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis. 5. Kegiatan pengendalian evaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.

a. Aktivitas Pengendalian Aktifitas pengendalian dilaksanakan melalui 11 aspek kegiatan utama pengendalian

yaitu :

1. Reviu atas kinerja instansi pemerintah/unit kerja/satker yang bersangkutan; 2. Pembinaan sumberdaya manusia; 3. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; 4. Pengendalian fisik atas aset; 5. Pengendalian pada penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja; 6. Pengendalian atas pemisahan fungsi; 7. Pengendalian atas otorisasi, transaksi dan kejadian penting; 8. Pengendalian atas pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian;

25

9. Pengendalian atas pembatasan akses terhadap sumberdaya dan pencatatannya; 10.Pengendalian atas akuntabilitas sumberdaya dan pencatatannya; dan Pengendalian atas dokumentasi yang baik terhadap sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.

Kegiatan pengendalian dilakukan pula oleh atasan langsung dalam bentuk pengendalian atasan langsung. Pengawasan oleh pimpinan atau dikenal dengan pengendalian atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan dengan tujuan untuk: 1. Mengetahui perkembangan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan; 2. Mengetahui sedini mungkin hambatan yang terjadi atau mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan program dan kegiatan serta memberikan jalan pemecahannya; 3. Mencegah

atau

mengurangi

terjadinya

penyimpangan-

penyimpangan; 4. Mengevaluasi apakah pencapaian hasil sesuai dengan yang telah ditetapkan; 5. Memperoleh masukan bagi penyempurnaan program dan kegiatan yang akan datang; 6. Mengevaluasi tujuan Satker yang tercantum dalam DIPA; dan 7. Penilaian

terhadap

kegiatan

pengendalian

dilakukan

untuk

mengukur tingkat efektifitas dan memberi keyakinan bahwa kegiatan pengendalian oleh instansi pemerintah telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

26

b. Sarana Penilaian Kegiatan Pengendalian Pengendalian dilakukan berdasarkan 2 (dua) unsur lingkup kegiatan pengendalian intern yang meliputi aktivitas pengendalian dan pendukung pengendalian. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikasi) terhadap pemantauan pengendalian intern, yang jumlah seluruhnya 100% . Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut.

C.Informasi dan Komunikasi Pimpinan unit kerja/satuan

kerja

(satker) wajib

mengidentifikasi,

mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terusmenerus melalui:

a. Pencatatan dan Pelaporan 1. Pencatatan Pengendalian atas pencatatan akan menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan

yang

fatal/signifikan.

Pencatatan

yang

baik

harus

memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Sistem pencatatan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi; b. Prosedur pencatatan keuangan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat. c. Sistem pencatatan harus didukung kebijakan pimpinan yang jelas dan memadai.

27

d. Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar-daftar statistik dan buku-buku yang dirancang secara memadai; e. Pencatatan harus lengkap dan informative f. Pencatatan harus menaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan; g. Pencatatan harus diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; h. Pencatatan harus dilakukan secara sederhana, konsisten, runut, dan terintegrasi. i. Dipisahkan

dari

fungsi

penguasaan

dan

penyimpanan,

direview/diricek secara berkala. j. Adanya pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya. k. Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya. l. Sebagai dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.

2. Pelaporan Pimpinan unit kerja/satker selaku Kuasa Pengguna Anggaran/Barang berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara (SABMN). Sedangkan Laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian target/realisasi penyerapan dana, pencapaian target fisik, kendala yang dihadapi, pemecahan permasalahan/kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan

28

pada umumnya, yaitu harus disusun secara jujur, obyektif, akurat dan transparan. Sehubungan dengan itu perlu pula diperhatikan beberapa ciri laporan yang baik seperti laporan harus relevan, tepat waktu, dapat dimengerti (jelas dan cermat), dan dapat dipercaya/diandalkan, dalam bentuk yang berdaya banding tinggi (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, padat dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas pemantauan yang dilakukan dan memberi keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh instansi pemerintah/unit kerja/satker telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. Sarana Penilaian Informasi dan Komunikasi Penilaian dilakukan menurut 3 (tiga) sub unsur pada lingkup informasi dan komunikasi yang meliputi informasi, komunikasi serta bentuk dan sarana komunikasi. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap informasi dan komunikasi, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut.

E. Pemantauan Kegiatan pemantauan dimaksud adalah sistem pengendalian intern. Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat ditindaklanjuti. Pemantauan SPI dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindaklanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya.

29

Pemantauan berkelanjutan adalah penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern secara terus menerus dan menyatu dalam kegiatan instansi pemerintah, diselenggarakan melalui kegiatan pengelolaan rutin, supervise, pembandingan, rekonsiliasi dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas. Evaluasi terpisah adalah penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dengan ruang lingkup dan frekuensi tertentu berdasarkan pada penilaian resiko dan efektifitas prosedur pemantauan yang berkelanjutan, diselenggarakan melalui penilaian sendiri, reviu dan pengujian evektivitas SPI, yang dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah (APIP) atau pihak eksternal pemerintah dengan menggunakan daftar uji pengendalian intern. Dalam melakukan evaluasi terpisah, apabila diperlukan evaluator dapat menggunakan metode atau alat lain yang sesuai seperti pembandingan (benchmarking), kuisioner, bagan arus (Flowchart) dan teknik kuantitatif.

30

BAB III PETUNJUK OPERASIONAL PENGENDALIAN Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI dan karakteristik tugas pokok dan fungsi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian,maka ruang lingkup kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian. mencakup pengendalian aspek strategis yang terkait dengan kegiatan perlindungan varietas tanaman dan perizinan pertanian yaitu reviu terhadap pelayanan PVT, pelayanan perizinan pertanian, pelayanan hukum PVT dan PP, dan indikator kinerja serta ketaatan penyampaian laporan.

3.1. Pelayanan PVT A. Tujuan dan sasaran 1. Tujuan Memberikan pelayanan PVT

yang mudah, cepat, tepat, akurat, dan

akuntable.

2. Sasaran Terwujudnya pelayanan PVT yang cepat, tepat, akurat, dan akuntable.

B.Indikator Pelayanan PVT 1)

Input

: Anggaran,SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.

2)

Output

: Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan

3)

Outcome

: Fungsi dari keluaran suatu kegiatan

4)

Benefit

: Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

5)

Impact

: Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

31

C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan berupa: 1) surat Penerimaan Permohonan Hak PVT 2) Laporan Pemeriksaan Substantif, Rekomendasi Komisi PVT 3) Tanda Daftar Varietas Tanaman. 4) Rekomendasi pemberian/penolakan hak PVT 5)

Panduan pelaksanaan pengujian (PPU)

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana Penanggung jawab : Kepala Pusat PVT&PP Pelaksana

: - Kepala Bidang Pelayanan PVT - Kepala Sub Bidang Permohonan PVT - Kepala Sub Bidang Pengujian PVT - Kepala Sub Bidang Pendaftaran Perlindungan Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman

E. Waktu pelaksanaan 1. Permohonan PVT. Berdasarkan permentan no 442 tanggal 22 Juli 2004 waktu maksimum selama 30 hari kerja ditambah 6 bulan.

2. Pengujian PVT Berdasarkan Kepmentan No 442/Kpts/HK.310/7/2004 permohonan pemeriksaan substantif atas permohonan hak PVT harus diajukan kepada Pusat PVT&PP paling lambat 1 bulan setelah masa pengumuman. Pelaksanaan pemeriksaan substantif (Uji BUSS) adalah setelah selesai masa pengumuman dan dibatasi maksimal 24 bulan sejak tanggal surat pengajuan permohonan pemeriksaan substantif dinyatakan diterima.

32

3. Pendaftaran Perlindungan Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman 1). Pendaftaran Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Pertanian

Nomor:

01/Pert/SR.120/2/2006, tanggal 1 Pebruari 2006. Jangka waktu proses pendaftaran varietas tanaman paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja. Apabila terdapat kekurangan syarat maka diberi perpanjangan waktu 3 (tiga) bulan untuk memenuhi kekurangan syarat.

2).Pendaftaran varietas tanaman hortikultura Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Pertanian

Nomor:

38/Permentan/OT.140/7/2011 tanggal 14 Juli 2011. Jangka waktu proses penerimaan dan pemeriksaan administrasi dokumen di kantor Pusat PVT&PP adalah 3 hari kerja. Jika ada kekurangan syarat, pemohon diberi waktu perbaikan dokumen selama 14 hari kerja.

F. Tahapan Tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1.Permohonan PVT. 1) Menyusun TOR 2) Menerima pengajuan dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT dari pemohon 3) Memberikan tanda terima pengajuan dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT 4) Pemeriksaan administratif terhadap kelengkapan dan kebenaran dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT 5) Penerbitan surat penerimaan permohonan hak PVT, apabila dokumen dan Persyaratan permohonan hak PVT sudah lengkap dan benar. 6) Penerbitan surat permintaan pemenuhan kekurangan syarat-syarat, apabila dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT belum

33

lengkap dan belum benar kepada pemohon diberi waktu 3 bulan untuk melengkapi 7) Penerbitan surat persetujuan perpanjangan waktu pemenuhan kekurangan syarat-syarat, apabila pemohon dalam waktu 3 bulan belum melengkapi dan pemohon meminta perpanjangan waktu. 8) Penerbitan surat Pemberitahuan Permohonan Hak PVT Dianggap Ditarik Kembali, apabila pemohon tidak melengkapi dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT sesuai ketentuan 9) Menyusun nota dinas dari Kepala Bidang Pelayanan PVT kepada Keala Bagian Umum untuk memberikan bahan agar permohonan hak PVT dicatat dalam Daftar Umum PVT dan diumumkan dalam Berita Resmi PVT. 10) Menyusun Laporan.

2. Pengujian PVT A. Operasional Pemeriksaan Substantif (Uji BUSS) 1. Penerimaan

dokumen

permohonan

hak

PVT

yang

telah

diumumkan. 2. Penentuan dan penunjukkan Pemeriksa PVT 3. Pemilihan varietas pembanding. 4. Melakukan rapat persiapan pemeriksaan substantif 5. Penyusunan proposal oleh pemeriksa PVT yang berisi informasi mencakup:

varietas

kandidat,

varietas

pembanding,

layout

pengujian, lokasi tanam, kalender pertumbuhan dan jadwal palang pengamatan. 6. Pemeriksaan di lapang yang dapat dilakukan dengan 3 metode: growing test, breeder testing dan checking document. 7. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan substantif 8. Undangan Sidang Komisi PVT 9. Pemaparan dalam sidang komisi PVT sebagai bentuk klarifikasi terhadap kegiatan pemeriksaan yang dilakukan. 10.Perbaikan laporan hasil pemeriksaan substantif setelah sidang

34

komisi PVT (jika ada) 11.Rekomendasi pemberian/penolakan hak PVT dari Komisi PVT kepada Kapus PVT & PP B. Simulasi Uji BUSS/Penyusunan PPU 1. Penyusunan TOR 2. Penentuan spesies yang akan disimulasikan 3. Penginformasian

kegiatan

Simulasi

Uji

BUSS

ke

balai

komoditas/lembaga penelitian 4. Penetapan koordinator pelaksana kegiatan simulasi (SK Kapus PVT&PPP) 5. Pelaksanaan kegiatan simulasi uji BUSS 6. Monitoring pelaksanaan kegiatan simulasi uji BUSS 7. Penyusunan laporan hasil simulasi uji BUSS 8. Penggandaan laporan hasil simulasi uji BUSS 9. Penyampaian hasil simulasi uji buss dalam Workshop penyusunan PPU 3. Pendaftaran Perlindungan Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman a. Penerimaan dokumen pendaftaran varietas lokal/hasil pemuliaan 1. Penyusunan nota dinas penamaan dari kepala bidang Pelayanan PVT ke Kepala Bidang Pelayanan Hukum 2. Verifikasi kelengkapan dokumen b. Penerimaan jawaban nota dinas penamaan dari Kepala Bidang Pelayanan Hukum 1. Jika ada kesalahan penamaan varietas dan atau kekurangan syarat dokumen maka disusun surat pemberitahuan kekurangan syarat dari Kepala Pusat PVT&PP kepada pemohon. 2. Jika dokumen dianggap tidak memenuhi persyaratan: - Verifikasi lapangan/koordinasi - Penyusunan surat penolakan pendaftaran varietas 3. Jika dokumen telah lengkap dan benar: - Verifikasi tanaman di lapangan

35

4. 5. 6. 7.

- Penyusunan deskripsi, tanda daftar dan surat pemberitahuan penerimaan pendaftaran varietas - Penerbitan tanda daftar Penyerahan/pengiriman tanda daftar ke pemohon Penyusunan nota dinas Kepala Bidang Pelayanan PVT ke Kepala Bagian Umum untuk penerbitan berita resmi PVT. Penyusunan data dan buku varietas Penyusunan laporan kegiatan

b. Pendaftaran Varietas Tanaman Hortikultura 1. Penerimaan dokumen pendaftaran varietas tanaman hortikultura - Penyusunan nota dinas penerimaan pendaftaran varietas tanaman hortikultura dari kepala bidang Pelayanan PVT ke Kepala Pusat PVT&PP - Verifikasi kelengkapan dokumen - Penerusan dokumen ke bidang Pelayanan Hukum 2. Jika ada kesalahan penamaan varietas dan atau kekurangan syarat dokumen maka disusun surat pemberitahuan kekurangan syarat dari Kepala Pusat PVT&PP kepada pemohon. 3. Jika ada surat penolakan atau kekurangan syarat dari Tim TP2VH maka disusun surat dari Kepala Pusat PVT&PP kepada pemohon. 4. Jika terbit tanda daftar dari Direktur Jenderal Hortikultura maka diberi penomoran dari TU Menteri dan dikirim ke pemohon. 5. Penyusunan data varietas.

36

3.2. Pelayanan Perizinan Pertanian A. Tujuan dan sasaran 1. Tujuan Memberikan pelayanan perizinan pertanian yang mudah, cepat, tepat, akurat, dan akuntable.

2. Sasaran Terwujudnya pelayanan perizinan pertanian yang cepat, tepat, akurat, dan akuntable.

C. Indikator Perizinan Pertanian 1. Input

: Anggaran,SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.

2. Output

: Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan

3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan 4. Benefit

: Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

5. Impact

: Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan berupa surat izin dan rekomendasi bidang pertanian

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana Penanggung jawab : Kepala Pusat PVT&PP Pelaksana

: - Kepala Bidang Pelayanan Perizinan Pertanian - Kepala Sub Bidang Sarana I - Kepala Sub Bidang Sarana II - Kepala Sub Bidang Sarana III

37

E.Waktu pelaksanaan 1. Sub Bidang Sarana I 1) Pemberian izin nomor pendaftaran di bidang pupuk organik, pupuk hayati

dan

pembenah

tanah

berdasarkan

Permentan

Nomor

70/PERMENTAN/SR.140/10/2011 selama 3 hari kerja di Pusat PVT&PP dan 30 hari kerja di Ditjen PSP 2) Pemberian izin nomor pendaftaran di bidang pupuk An-Organik berdasarkan Permentan Nomor 43/Permentan/SR.140/8/2011, 3 hari kerja di Pusat PVT&PP dan 30 hari kerja di Ditjen PSP 3) Pemberian izin nomor pendaftaran di bidang pestisida berdasarkan Permentan No. 24/Permentan/SR.140/4/2011, 3 hari kerja di Pusat PVT&PP dan 90 hari kerja di Ditjen PSP

2.Sub Bidang Sarana II 1). pemberian izin atau rekomendasi pemasukan dan pengeluaran benih tanaman berdasarkan Permentan Nomor: 38/Permentan/OT.140/8/2006 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 hari kerja di Ditjen teknis 2). pemberian izin atau rekomendasi pemasukan dan pengeluaran SDG tanaman berdasarkan Permentan Nomor: 37/Permentan/OT.140/7/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 kerja di Ditjen teknis 3). pemberian izin atau rekomendasi pemasukan dan pengeluaran benih hortikultura berdasarkan Permentan Nomor: 05/Permentan/OT.140/2/2012 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 Hari kerja di Ditjen teknis 4). pemberian izin atau rekomendasi Pendaftaran Pangan Segar Asal Tumbuhan berdasarkan Permentan Nomor: 51/Permentan/OT.140/10/2008 selama 3 Hari kerja di PVTPP dan 10 hari kerja di Ditjen teknis

38

3. Sub Bidang Sarana III 1) Pemberian RPP Karkas, daging, jeroan dan atau olahannya berdasarkan permentan no. 50/Permentan/OT.140/9/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 hari kerja di Ditjen teknis. 2) Pemberian RPP Benih dan atau bibit ternak berdasarkan permentan no. 51/Permentan/OT.140/9/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 7 hari kerja di Ditjen teknis. 3) Pemberian

RPP

Ternak

potong

berdasarkan

permentan

no.

52/Permentan/OT.140/9/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 7 hari kerja di Ditjen teknis. 4) Pemberian SK Pendaftaran Pakan Ternak berdasarkan permentan no. 19/Permentan/OT.140/4/2009 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 7 hari kerja di Ditjen teknis. 5) Pemberian SK Izin Usaha Obat Hewan berdasarkan permentan no. 18/Permentan/OT.140/4/2009 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 20 hari kerja di Ditjen teknis.

2. Tahapan 1.Sub Bidang Sarana I 1) Pupuk Organik, Pupuk Hayati dan Pembenah Tanah a) Pengajuan permohonan izin b) Verifikasi dokumen permohonan izin c) Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait e) Pemrosesan permohonan izin ke ditjen terkait f) Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait g) Penomoran SK di TU Menteri h) Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon

39

2) Pupuk An-Organik a) Pengajuan permohonan izin b) Verifikasi dokumen permohonan izin c) Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait e) Pemrosesan permohonan izin ke ditjen terkait f) Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait g) Penomoran SK di TU Menteri h) Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon

3) Pestisida a) Pengajuan permohonan izin b) Verifikasi dokumen permohonan izin c) Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait e) Pemrosesan permohonan izin ke ditjen terkait f) Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait g) Penomoran SK di TU Menteri h) Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon

2.Sub Bidang Sarana II a) Pengajuan Permohonan Izin b) Verifikasi dokumen permohonan c) Pembuatan Surat Pengantar Ke Ditjen Terkait dan persetujuan Kapus PPVTPP d) Pengiriman

surat

pengantar

dan

dokumen

/rekomendasi teknis ke Ditjen terkait e) Pemrosesan permohonan oleh Ditjen teknis terkait

40

permohonan

izin

f) Pengiriman SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran atau surat penolakan oleh Ditjen teknis terkait g) Penomoran SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran di TU Menteri h) Penyerahan SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran atau surat penolakan kepada pemohon

3.Sub Bidang Sarana III a) Pengajuan permohonan izin/rekomendasi/pendaftaran b) Verifikasi dokumen permohonan izin/rekomendasi/pendaftaran c) Pembuatansurat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin /rekomendasi/pendaftaran ke ditjen Peternakan dan Keswan e) Pemrosesan permohonan oleh ditjen terkait f) Pengiriman RPP atau SK oleh ditjen terkait g) Penomoran RPP atau SK di TU Menteri h) Penyerahan RPP atau SK kepada pemohon

41

3.3. Pelayanan hukum PVT dan PP A. Tujuan dan sasaran 1. Tujuan a) Memberikan identifikasi dan karakteristik yang ada pada tanaman PVT dan pendaftaran varietas. b) Menyiapkan bahan kajian dan rancangan peraturan perundangundangan Bidang PVT & PP

2. Sasaran a) Pemberian nama varietas untuk permohonan hak PVT, varietas lokal, Varietas Hasil Pemuliaan dan varietas Hortikultura. b) Pemahaman terhadap peraturan perundang-undangan Bidang PVT & PP

3. Indikator Perizinan Pertanian 1) Input

: Anggaran,SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.

2) Output

: Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan

3) Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan 4) Benefit

: Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

5) Impact

: Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

C. Keluaran yang diharapkan Pemberian nama varietas hak PVT, varietas lokal dan Varietas Hasil Pemuliaan.

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana Penanggung jawab : Kepala Pusat PVT&PP Pelaksana

: - Kepala Bidang Pelayanan Hukum - Kepala Sub Bidang Sertifikasi - Kepala Sub Bidang Pertimbangan Hukum 42

E. Waktu pelaksanaan 1. Sub Bidang Sertifikasi a) Pemberian sertifikat berdasarkan permentan No. 442/Kpts/HK.310/7/2004 selama 14 hari kerja. b) Pemberian penamaan varietas tanaman berdasarkan permentan No. 01/Pert/SR.120/2/2006 selama 5 hari kerja. c) Pemberian pengawasan pemeliharaan hak PVT berdasarkan permentan No. 442/Kpts/HK.310/7/2004 selama 7 hari kerja.

2. Sub Bidang Pertimbangan hukum Pemberian

pertimbangan

hukum

berdasarkan

permentan

No.

442/Kpts/HK.310/7/2004 selama 7 hari kerja.

F. Tahapan Dilaksanakan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1. Sub Bidang Sertifikasi 1) Penyusunan TOR 2) Pengumpulan data/informasi 3) Pemeriksaan kelengkapan berkas 4) Penelusuran data base PVT 5) Penelusuran data base Ditjen merek 6) Koordinasi/konsultasi

dengan

instasi

terkait

kelengkapan persyaratan penamaan varietas 7) Pemberitahuan/saran perbaikan nama varietas 8) Koordinasi dengan pemohon dan TP2VH 9) Pemberian penamaan varietas 10) Evaluasi kegiatan 11) Penyusunan laporan

43

dalam

rangka

2.Pertimbangan hukum 1) Penyusunan TOR 2) Pembentukan Tim Koordinasi Penyusunan Peraturan Perundangundangan Bidang PVT&PP 3) Menyiapkan kajian hukum peraturan perundang-undang- an bidang PVT & PP 4) Melakukan kajian dokumen hak PVT dan menyiapkan konsep keputusan Kapus PVT&PP tentang pemberian atau penolakan hak PVT 5) Rapat Tim pembahasan kajian hukum PVT & PP 6) Menyusun Daftar Identifikasi Masalah Peraturan Perundangundangan Bidang PVT & PP 7) Persiapan

penyusunan

rancangan

peraturan

perundang-

undangan Bidang PVT & PP 8) Rapat Tim pembahasan awal rancangan peraturan perundangundangan bidang PVT&PP dengan Bidang/Bagian lingkup Pusat PVT&PP 9) Penyempurnaan

rancangan

peraturan

perundang-undangan

bidang PVT & PP 10) Koordinasi dengan Biro Hukum & Informasi Publik terkait maupun dengan

& Instansi

para pakar dalam rangka konsultasi

terkait dengan pembahasan peraturan perundang-undangan maupun konsultasi permasalahan / kasus-kasus yang perlu dikoordinasikan. 11) Menginventarisir peraturan perundang-undangan yang terkait 12) Menginventarisir daftar permasalahan dan tindak lanjutnya terkait 13) Menyiapkan

pembahasan

permasalahan/kasus

yang

terjadi

dengan pihak-pihak yang terkait 14) Menyiapkan pertemuan dengan pihak-pihak terkait dalam rangka pembahasan permasalahan/kasus yang terjadi 15) Menyusun notulen & laporan hasil pembahasan dengan pihakpihak terkait

44

16) Menyiapkan tindak lanjuti hasil pembahasan atas kesepakatan dalam rapat/pertemuan pembahasan 17) Pembahasan lanjutan rancangan peraturan perundang- undangan Bidang PVT & PP dengan eselon I/II terkait lingkup Kementerian Pertanian 18) Pengumpulan bahan masukan dan penyempurnaan rancangan peraturan perundang-undangan bidang PVTPP 19) Koordinasi dengan Biro Hukum & Informasi Publik tentang draft yang telah disempurnakan 20) Sosialisasi

peraturan perundang-undangan bidang PVT& PP

dengan instansi K/L terkait & stake holders serta sosialisasi rancangan peraturan per-Undangan PVTPP 21) Rapat pembahasan akhir rancangan peratursan perundang undangan bidang PVT&PP dengan eselon I/II terkait lingkup Kementerian Pertanian 22) Penyempurnaan

dan

finalisasi

draft

rancangan

peraturan

Perundang-undangan Bidang PVT & PP 23) Penyampaian draft rancangan peraturan perundang- undangan bidang PVT & PP ke Menteri Pertanian melalui Biro Hukum & Informasi Publik Sekretariat Jenderal 24) Persetujuan draft rancangan peraturan perundang-undangan bidang PVT & PP menjadi peraturan perundang-undangan oleh Menteri Pertanian 25) Penggandaan peraturan perundang-undangan bidang PVT& PP selanjutnya disampaikan kepada pihak-pihak terkait 26) Penyusunan laporan 27) Penyampaian laporan

45

BAB IV PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian ini disusun untuk dijadikan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pembangunan pertanian sehingga kinerjanya dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien dan akuntabel.

Petunjuk Pelaksanaan ini bersifat dinamis untuk mengakomodasi berbagai hal yang terkait penyusunan dan implementasi sistem pengendalian intern Pusat Perlindungan

Varietas

Tanaman

dan

Perizinan

Pertanian

dalam

penyelenggaraan pembangunan pertanian.

Penyusun menyadari bahwa Petunjuk Pelaksanaan ini masih terdapat beberapa kelemahan,

sehingga

masukan

dari berbagai pihak sangat

diharapkan demi penyempurnaan. Petunjuk Pelaksanaan ini akan dievaluasi secara berkala dengan kebutuhan dan perkembangan yang ada.

46

LAMPIRAN-1: SURAT KEPUTUSAN KEPALA PUSAT PERLINDUNGAN VARIETAS TANAMAN DAN PERIZINAN PERTANIAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN NOMOR; 4180/OT.160/A.8/5/2012 TENTANG PENETAPAN TIM SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) PUSAT PERLINDUNGAN VARIETAS TANAMAN DAN PERIZINAN PERTANIAN 2012 DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Menimbang

: a. Bahwa dalam rangka pengendalian, pembangunan pertanian dan mewujudkan penyelenggaraan pembangunan pertanian dan tata kepemerintahan yang baik khususnya program kegiatan yang dilaksanakan di Pusat PVT&PP diperlukan Sistem Pengendalian Intern; b. Bahwa untuk dapat melaksanakan pengendalian intern di Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian dipandang perlu menetapkan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Pusat PVT&PP

Mengingat

: 1. Undang-Undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan; 3. Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 5. Keputusan Menteri Pertanian Nomor: 720.1/Kpts/OT.140/12/2006 tentang Pedoman Administrasi Keuangan Departemen Pertanian; 6. Keputusan Menteri Pertanian Nomor: 61/Kpts/OT.140/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertanian; 7. Peraturan Pemerintah nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.

47

MEMUTUSKAN Menetapkan

:

KESATU

: Menetapkan nama-nama yang tercantum pada lampiran Surat Keputusan ini sebagai Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian

KEDUA

: Nama-nama yang tercantum pada lampiran Surat Keputusan ini mempunyai tugas/tanggung jawab sebagai berikut: a. Membuat Standar Operation Procedure (SOP) pelayanan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian. b. Melakukan pengendaliaan dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan pada Pusat PVT&PP. c. Dalam melakukan tugasnya tim bertanggung jawab kepada Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian.

KETIGA

: Biaya yang timbul sebagai akibat ditetapkannya Surat Keputusan ini dibebankan pada DIPA Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian Nomor : 0394/018-01.1.01/00/2012 tanggal 9 Desember 2011

KEEMPAT

: Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan berakhir sampai dengan bulan Desember 2012. Apabila terdapat kekeliruan pada surat keputusan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Pada tanggal

: Jakarta : 23 Mei 2012

Kepala Pusat,

Suharyono NIP : 19560630 198503 1 001 Salinan Keputusan ini disampaikan kepada: 1. Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian; 2. Inspektur Jenderal Kementerian Pertanian; 3. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Jakarta V; 4. Yang bersangkutan

48

LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN NOMOR : 4180/OT.160/A.8/5/2012 TANGGAL : 23 Mei 2012

TENTANG PENETAPAN TIM SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) PUSAT PERLINDUNGAN VARIETAS TANAMAN DAN PERIZINAN PERTANIAN

Pengarah

: Ir. Suharyono, MSi

Penanggung Jawab

: Dra. Emma sujaemah

Sekretaris

: Ir. M Asril, MM

Anggota

: 1. Abdul Rauf Ginting, SH 2. Ir. Warsidi 3. Ir. Zainul Abidin, MSi 4. Indirawaty Sintya Dewi, SS, MA 5. Verry Andriani, SP 6. Dhian Anggraeny 7. Kuswanto, S.Sos

Kepala Pusat,

Suharyono NIP : 19560630 198503 1 001

49

LAMPIRAN-2 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan PVT 1. Check list tahapan Kegiatan Pelayanan Permohonan Hak PVT No

Tahapan

1 2

Menyusun TOR Menerima pengajuan dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT dari pemohon Memberikan tanda terima pengajuan dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT Pemeriksaan administratif terhadap kelengkapan dan kebenaran dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT Penerbitan surat penerimaan permohonan hak PVT, apabila dokumen dan Persyaratan permohonan hak PVT sudah lengkap dan benar. Penerbitan surat permintaan pemenuhan kekurangan syarat-syarat, apabila dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT belum lengkap dan belum benar kepada pemohon diberi waktu 3 bulan untuk melengkapi Penerbitan surat persetujuan perpanjangan waktu pemenuhan kekurangan syarat-syarat, apabila pemohon dalam waktu 3 bulan belum melengkapi dan pemohon meminta perpanjangan waktu. Penerbitan surat Pemberitahuan Permohonan Hak PVT Dianggap Ditarik Kembali, apabila pemohon tidak melengkapi dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT sesuai ketentuan Menyusun nota dinas dari Kepala Bidang Pelayanan PVT kepada Keala Bagian Umum untuk memberikan bahan agar permohonan hak PVT dicatat dalam Daftar Umum PVT dan diumumkan dalam Berita Resmi PVT. Menyusun Laporan.

3 4

5

6

7

8

9

10

50

Check List Ya Tidak V V

Keterangan

V V

V

V

V

V

V

V

Titik Kritis

2.SUB BIDANG PENGUJIAN VARIETAS TANAMAN 1. Check list tahapan kegiatan Operasional Pemeriksaan Uji BUSS Check List No

Tahapan

1 2 3 4

Permohonan hak PVT selesai dari masa pengumuman Penentuan dan penunjukkan Pemeriksa PVT Pemilihan varietas pembanding Rapat Persiapan pelaksanaan pemeriksaan substantif: kantor PVT, pemeriksa PVT & Pemohon Penyusunan Proposal pemeriksaan substantif oleh pemeriksa PVT: varietas kandidat, varietas pembanding, layout pengujian, kalender pertumbuhan dan jadwal palang pengamatan. Pemeriksaan substantif di lapang: staf teknis PVT mendampingi pemeriksaan di lapang. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan substantif Penentuan waktu pelaksanaan sidang Komisi PVT Pemaparan hasil pemeriksaan substantif oleh Pemeriksa PVT Perbaikan laporan hasil Pemeriksaan substantif (jika ada) Rekomendasi Komisi pemberian/penolakan terhadap permohonan hak PVT kepada Kapus PVT & PP

5

6 7 8 9 10 11

Ya

Keterangan

Tidak

V V V V

Titik kritis

V

V

Titik kritis

V V V

Titik kritis

V V

2. Check list tahapan kegiatan Simulasi Uji BUSS/Penyusunan PPU Check List No

Tahapan

1 2 3

Penyusunan TOR Penentuan spesies yang akan disimulasikan Penginformasian kegiatan Simulasi Uji BUSS ke balai komoditas/lembaga penelitian Penetapan koordinator pelaksana kegiatan simulasi (SK Kapus PVT&PP) Pelaksanaan kegiatan simulasi uji BUSS Monitoring pelaksanaan kegiatan simulasi uji BUSS Penyusunan laporan hasil simulasi uji BUSS Penggandaan laporan hasil simulasi uji BUSS Penyampaian hasil simulasi uji buss dalam workshop penyusunan PPU

4 5 6 7 8 9

Ya

51

V V V V V V V V V

Keterangan

Tidak Titik kritis

3.SUB BIDANG PENDAFTARAN VARIETAS TANAMAN/SDG Check list tahapan kegiatan pendaftaran varietas tanaman/SDG No

Tahapan

1 2

Penyusunan TOR Sosialisasi dan koordinasi pendaftaran varietas tanaman dan SDG Monitoring dan evaluasi varietas yang telah terdaftar Verifikasi pendaftaran varietas tanaman (lokal dan hasil pemuliaan) Verifikasi dokumen pendaftaran varietas tanaman hortikultura Penyusunan deskripsi varietas tanaman yang didaftar Penerbitan Tanda daftar varietas tanaman yang didaftar Penyerahan/pengiriman tanda daftar varietas Penyusunan data SDG tanaman (sudah dilepas, didaftar dan diberi hak PVT) Penyusunan dan penerbitan buku varietas tanaman Penyusunan laporan kegiatan pendaftaran varietas tanaman dan SDG

3 4 5 6 7 8 9 10 11

52

Check List Ya Tidak  

Keterangan

  

sedang

   

Titik kritis

 

LAMPIRAN-3 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan Perizinan Pertanian 1.SUB BIDANG SARANA I 1. Check list tahapan kegiatan pelayanan perizinan pestisida tahun 2012 No

Tahapan

1. 2. 3.

Pengajuan permohonan izin Verifikasi dokumen permohonan izin Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVTPP Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait Pemrosesan permohonan oleh ditjen terkait Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait Penomoran SK di TU Menteri Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon

4. 5. 6. 7. 8.

Check List Ya Tidak √ √ √ √

-

√ √

-

√ √

-

Keterangan kritis kritis

kritis

2. Check list tahapan kegiatan Pelayanan perizinan pupuk An-Organik, Hayati dan Pembenah Tanah tahun 2012 No

Tahapan

1. 2. 3.

Pengajuan permohonan izin Verifikasi dokumen permohonan izin Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait Pemrosesan permohonan oleh ditjen terkait Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait Penomoran SK di TU Menteri Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon

4. 5. 6. 7. 8.

53

Check List Ya Tidak √ √ √ √

-

√ √

-

√ √

-

Keterangan kritis kritis

kritis

3. Check list tahapan kegiatan pelayanan perizinan pupuk An-Organik No

Tahapan

1. 2. 3.

Pengajuan permohonan izin Verifikasi dokumen permohonan izin Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait Pemrosesan permohonan oleh ditjen terkait Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait Penomoran SK di TU Menteri Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon

4. 5. 6. 7. 8.

Check List Ya Tidak √ √ √ √

-

√ √

-

√ √

-

Keterangan kritis kritis

kritis

2.SUB BIDANG SARANA II 1. Check list tahapan kegiatan pelayanan surat izin pemasukan dan pengeluaran benih tanaman, SDG tanaman , pandaftaran pangan segar asal tumbuhan dan rekomendasi teknis pengalihan saham perkebunan. No 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Tahapan Pengajuan Permohonan Izin Verifikasi dokumen permohonan Pembuatan Surat Pengantar Ke Ditjen Terkait dan persetujuan Kapus PPVTPP Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin /rekomendasi teknis ke Ditjen terkait Pemrosesan permohonan oleh Ditjen teknis terkait Pengiriman SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran atau surat penolakan oleh Ditjen teknis terkait Penomoran SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran di TU Menteri Penyerahan SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran atau surat penolakan kepada pemohon

54

Check List Ya Tidak √ √ √

Keterangan kritis kritis

√ √ √ √ √

kritis

1. SUB BIDANG SARANA III Check list tahapan Kegiatan Pelayanan Perizinan Bidang Peternakan No 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Tahapan Pengajuan permohonan izin/rekomendasi/pendaftaran Verifikasi dokumen permohonan izin/rekomendasi/pendaftaran Pembuatansurat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin /rekomendasi/pendaftaran ke ditjen Peternakan dan Keswan Pemrosesan permohonan oleh ditjen terkait Pengiriman RPP atau SK oleh ditjen terkait Penomoran RPP atau SK di TU Menteri Penyerahan RPP atau SK kepada pemohon

55

Check List Ya Tidak √ √

Keterangan kritis

kritis

√

-

√ √

-

√

-

kritis

LAMPIRAN-4 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan Hukum PVT&PP 1. SUB BIDANG SERTIFIKASI 1.Check list tahapan kegiatan permohonan hak PVT, pendaftaran varietas PVT dan pendaftaran varietas hortikultura No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9 10 11

Tahapan Penyusunan TOR Pengumpulan data/informasi Pemeriksaan kelengkapan berkas Penelusuran data base PVT Penelusuran data base Ditjen merek Koordinasi/konsultasi dengan instasi terkait dalam rangka kelengkapan persyaratan penamaan varietas Pemberitahuan/saran perbaikan nama varietas Koordinasi dengan pemohon dan TP2VH Pemberian penamaan varietas Evaluasi kegiatan Penyusunan laporan

Check List Ya Tidak V V V V V V V V V V V

Keterangan

Kritis

Kritis

2. 2.Check list tahapan kegiatan Penerbitan Sertifikat Hak PVT Check List Ya Tidak

No

Tahapan

1 2

Penyusunan TOR Meneliti dan menginventarisasi berkas hasil pemeriksaan substantif Penyiapan surat Kepala Pusat PVTPP tentang pemberian penolakan kepada pemohon. Penyiapan surat Kepala Pusat tentang persetujuan kepada pemohon Penyiapan surat Kepala Pusat tentang pembayaran biaya tahunan Penyiapan penerbitan sertifikat hak PVT Koordinasi dalam rangka pemberian hak PVT dengan pemohon Penyerahan sertifikat hak PVT kepada pemegang hak PVT Penyiapan berita acara serah terima sertifikat hak PVT Penyiapan surat penolakan hak PVT kepada pemohon hak PVT Penyerahan penolakan hak PVT kepada pemohon hak PVT Pendataan dokumen pemberian hak PVT Pendataan dokumen penolakan hak PVT Evaluasi keagiatan

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

56

Keterangan

V V V V V V V V V V V V V

Kritis

3.Check list tahapan kegiatan pengawasan pemeliharan hak PVT No

Tahapan

1 2 3 4 5 6

Penyusunan TOR Inventarisasi sertifikat hak PVT Meneliti jatuh tempo pemberian sertifikat hak PVT Meneliti laporan pembayaran biaya tahunan Meneliti laporan penggunaan hak PVT Menyiapkan surat Kepala Pusat tentang laporan kewajiban hak PVT Monitoring contoh benih hak PVT Menyiapkan surat pembatalan apabila terbukti sertifikat diberikan kepada pihak yang tidak berhak Menyiapkan surat pencabutan apabila pemegang hak PVT tidak melaksanakan kewajibannya Menyiapkan bahan keputusan pembatalan atau pencabutan Menyiapkan bahan keputusan pencabutan/ pembatalan apabila pemegang hak PVT tidak melaksanakan kewajiban Pendataan dokumen pencabuta/pembatalan hak PVT Evaluasi kegiatan Penyusunan laporan

7 8 9 10 11

12 13 14

57

Check List Ya Tidak V V V V V V V V V V V V V V

Keterangan

2.SUB BIDANG PERTIMBANGAN HUKUM 1. Check list tahapan Kegiatan Pertimbangan Hukum PVT & Perizinan Pertanian No 1 2 3 4

5 6 7 8

9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20

21

22 23

Tahapan Penyusunan TOR Pembentukan Tim Koordinasi Penyusunan Peraturan Perundang-undangan Bidang PVT&PP Menyiapkan kajian hukum peraturan perundang-undang-an bidang PVT & PP Melakukan kajian dokumen hak PVT dan menyiapkan konsep keputusan Kapus PVT&PP tentang pemberian atau penolakan hak PVT Rapat Tim pembahasan kajian hukum PVT & PP Menyusun Daftar Identifikasi Masalah Peraturan Perundangundangan Bidang PVT & PP Persiapan penyusunan rancangan peraturan perundangundangan Bidang PVT & PP Rapat Tim pembahasan awal rancangan peraturan perun dang-undangan bidang PVT&PP dengan Bidang/Bagian lingkup Pusat PVT&PP Penyempurnaan rancangan peraturan perundang-undang an bidang PVT & PP Koordinasi dengan Biro Hukum & Informasi Publik & Instansi terkait maupun dengan para pakar dalam rangka konsultasi terkait dengan pembahasan peraturan perundang- undangan maupun konsultasi permasalahan / kasus-kasus yang perlu dikoordinasikan. Menginventarisir daftar permasalahan dan tindak lanjutnya Menginventarisir peraturan perundang-undangan yang terkait Menyiapkan pembahasan permasalahan/kasus yang terjadi dengan pihak-pihak yang terkait Menyiapkan pertemuan dengan pihak-pihak terkait dalam rangka pembahasan permasalahan/kasus yang terjadi Menyusun notulen & laporan hasil pembahasan dengan pihak-pihak terkait Menyiapkan tindak lanjuti hasil pembahasan atas kesepakatan dalam rapat/pertemuan pembahasan Pembahasan lanjutan rancangan peraturan perundangundangan Bidang PVT & PP dengan eselon I/II terkait lingkup Kementerian Pertanian Pengumpulan bahan masukan dan penyempurnaan rancangan peraturan perundang-undangan bidang PVTPP Koordinasi dengan Biro Hukum & Informasi Publik tentang draft yang telah disempurnakan Sosialisasi peraturan perundang-undangan bidang PVT& PP dengan instansi K/L terkait & stake holders serta sosialisasi rancangan peraturan per-Uuan PVTPP Rapat pembahasan akhir rancangan peratursan perundang undangan bidang PVT&PP dengan eselon I/II terkait lingkup Kementerian Pertanian Penyempurnaan dan finalisasi draft rancangan peraturan Perundang-undangan Bidang PVT & PP Penyampaian draft rancangan peraturan perundang-

58

Check List Ya Tidak v v v

v v v v

v v

v v v v v v v

v v v

v

v v v

Keterangan

24

25 26 27

undangan bidang PVT & PP ke Menteri Pertanian melalui Biro Hukum & Informasi Publik Sekretariat Jenderal Persetujuan draft rancangan peraturan perundangundangan bidang PVT & PP menjadi peraturan perundangundang an oleh Menteri Pertanian Penggandaan peraturan perundang-undangan bidang PVT & PP selanjutnya disampaikan kepada pihak-pihak terkait Penyusunan laporan Penyampaian laporan

59

v v v v

LAMPIRAN-5 : Daftar Penilaian (Checklist ) Bagian Umum PVT&PP 1. Check list tahapan kegiatan Pembahasan Penyempurnaan Draft Naskah Jabfung No

Tahapan

1 2 3

Penyusunan TOR Pembahasan Internal Naskah Akademik Pemeriksa PVT Pembahasan Naskah akademik Pemeriksa PVT dengan Biro OK Sosialisasi Naskah Akademik Pembahasan Naskah Akademik Pemeriksa PVT Dengan Menpan RB dan BKN Pembuatan Kuesioner Uji Petik Lapangan Uji Petik Lapangan oleh Menpan & RB dan BKN Pembahasan Naskah Akademik Pemeriksa PVT dengan Menpan & RB dan BKN Penyusunan Laporan Naskan Akademik Pemeriksa PVT Persetujuan Naskah Akademik Pemeriksa PVT oleh Menpan & RB dan BKN

4 5 6 7 8 9 10

Check List Ya Tidak   

Keterangan

 

Kritis

Kritis

    

2. Check list tahapan kegiatan Perekaman Dan Peremajan Data Simpeg. No

Tahapan

1 2 3 4 5

Penyusunan TOR Mengumpulkan berkas kepegawaian (SK) Koordinasi dengan sub kepegawaian Biro OK Entri data pegawai ke dalam database simpeg Penyusunan laporan perekaman dan peremajaan data Simpeg Penggandaan laporan Pengarsipan

6 7

Check List Ya     

Keterang an

Tidak

kritis

 

3. Check list tahapan kegiatan Pemrosesan dan pengelolaan DUK dan Nominatif Pegawai. No

1 2 3 4 5 6

Tahapan

Check List

Penyusunan TOR Menyiapkan data dukung pegawai Entri data pegawai ke dalam database Penyusunan laporan kegiatan Penggandaan laporan Pengarsipan

60

Ya      

Tidak

Keterang an

4. Check list tahapan kegiatan Penyusunan analisis Jabatan. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tahapan Penyusunan TOR Pengumpulan data Analisis data Penyusunan peta jabatan Penyusunan uraian jabatan Penyusunan syarat jabatan Penyusunan standar kompetensi jabatan Penyusunan evaluasi jabatan Penyusunan laporan Pengandaan laporan Pengarsipan laporan

Check List Ya Tidak           

Keterangan

Kritis

5. Check list tahapan kegiatan Penyusunan pengelolan perlengkapan/DIR (BMN) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tahapan

Check List Ya Tidak         

Penyusunan TOR Penyiapan dokumen sumber BMN Inventarisasi BMN Pendistribusian BMN Penata usahaan BMN Pemeliharaan BMN Opname Fisik Barang Pelaporan semesteran Pelaporan tahunan/akhir

6. Check list tahapan kegiatan Penataan dokumen Arsip No Tahapan

Check List Ya

1 2 3 4 5 6 7

Penyusunan TOR Penyediaan sarana arsip (box,rak, label) Memilah arsip sesuai kaidah arsip Melabel dan menata arsip kedalam box Menyusun arsip ke Rak penyimpanan Memelihara Arsip Pencatatan arsip

61

Tidak       

Keterangan

Kritis Kritis

Keteran gan

Kritis