PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN
BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN JUNI, 2012
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
....................................................................................... 1 ....................................................................................
1
B. Dasar Hukum Pelaksanaan .....................................................................
1
C. Maksud dan Tujuan ................................................................................
1
D. Waktu Pelaksanaan ................................................................................
2
E. Pengertian
....................................................................................
2
BAB II SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN ....................................................
4
2.1
2.2
Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan .............................. ..........................................................................
5
A. Tugas Pokok dan Fungsi ..........................................................................
5
B. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran ................................................................
5
B.1
Visi
.......................................................................................
5
B.2
Misi
................................................................................ ...... 6
B.3
Tujuan ................................................................................ ...... 6
B.4
Sasaran Strategis ........................................................................
7
Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian .......................................
8
A. Organisasi SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian ...................................
8
B. Tugas Tim Pelaksana Satuan PI Biro Organisasi dan Kepegawaian 2.3
.......................................................................................
8
Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Biro Organisasi dan Kepegawaian .........................................................................
10
A. Lingkup Penilaian ....................................................................................
10
B. Pelaksanaan dan Obyek Penilaian ..........................................................
10
C. Teknis Penilaian.......................................................................................
10
1.
Lingkungan Pengendalian ...........................................................
11
2.
Penilaian Resiko ..........................................................................
11
3.
Kegiatan Pengendalian ................................................................
14
4.
Informasi dan Komunikasi ...........................................................
14
5.
Pemantauan pengendalian Internal............................................
15
BAB III MONITORING DAN EVALUASI .......................................................................
17
A. Lingkup Monitoring .................................................................................
17
B. Pelaksanaan dan Obyek Monitoring dan Evaluasi ................................
17
C. Teknis Monitoring dan Evaluasi .............................................................
17
BAB IV PELAPORAN ...................................................................................................
10
BAB V
PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN................................
19
5.1 Pengendalian terhadap pengelolaan aset ..............................................
19
5.2 Pencatatan Akurat ..................................................................................
20
BAB VI PENUTUP ........................................................................................................
22
Lampiran ...................................................................................................................
BAB. I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Setiap Instansi Pemerintah dituntut untuk mampu mengelola keuangan negara yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Oleh karena itu pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 2008 tantang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang yang efektif dan efisien, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagai salah satu unit kerja eselon II dilingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian berkomitmen untuk melaksanakan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Hal ini diwujudkan dengan pembentukan tim Satuan Pelaksana Pengendali Internal (Satlak PI) Biro Organisasi dan Kepegawaian yang mempunyai tugas membina pelaksanaan SPI dilingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian, melalui sosialisasi, bimbingan, pemantauan, evaluasi, penilaian terhadap pelaksanaan SPI dan melaporkan kepada penanggung jawab SPI yaitu Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian. Penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini akan dilakukan secara berkala untuk merespon perkembangan yang terkait dengan Prinsip-prinsip pengawasan. B. Dasar Hukum Pelaksanaan Dasar hukum penyusunan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian adalah: 1. Undang-Undang Nomor 28/1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas Dari KKN; 2. Undang-Undang Nomor 17/2003 tentang Keuangan Negara; 3. Undang-Undang Nomor 1/2004 tentang Perbendaharaan negara; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 8/2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instanasi Pemerintah; 5. Peraturan Pemerintah No. 60/2008 tentang SPIP; 1
6. Peraturan Menteri Peranian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang Pedoman Umum SPIP lingkup Departemen Pertanian; 7. Keputusan Sekretaris Jenderal, Departemen Pertanian No.101/ Kpts.OT.160/ 8/2009 Pembentukan SPIP Lingkup Sekretariat Jenderal; 8. Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian No.1708/ Kpts.OT.140/ 07/2011 tentang SPIP Lingkup Sekretariat Jenderal; 9. Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian Nomor: 728/KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang Pembentukan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Organisasi dan Kepegawaian. C. Maksud dan Tujuan Petunjuk Pelaksanaan SPI di lingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian bermaksud memberikan acuan bagi Tim Satlak PI dalam melaksanakan penilaian penerapan SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian, sedangkan tujuannya adalah untuk mendukung peningkatan kinerja, tranparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara pada Biro Organisasi dan Kepegawaian khususnya dan Kementerian Pertanian pada umumnya, serta untuk memberikan panduan bagi Kepala Bagian/Kepala Sub Bagian dilingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian dalam pelaksanaan Sistem pengendalian intern dalam rangka pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN). D. Waktu Pelaksanaan Untuk tetap mengawal dan menjaga efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara, SPI dilingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian diterapkan dan dilaksanakan secara terus menerus dan setiap saat, sedangkan penilaian terhadap penerapan SPI dilaksanakan setiap semester. E. Pengertian 1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang ekonomis, efektif, efisien dan transparan. 2
2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. 3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan. 4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. 5. Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. 6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif 7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah. 8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. 9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan. 10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan 11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan. 12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3
13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.
4
BAB II SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN 2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan A. Tugas Pokok dan Fungsi Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.140/10/2010, Biro Organisasi dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan penyelenggaraan organisasi dan
tatalaksana, serta
pengelolaan kepegawaian. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro Organisasi dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi : (a). koordinasi dan penyempurnaan organisasi, dan pengembangan jabatan fungsional, serta pengembangan budaya kerja; (b). koordinasi dan penyempurnaan tatalaksana dan fasilitasi reformasi birokrasi; (c). pelaksanaan perencanaan dan pengembangan pegawai; (d). pelaksanaan mutasi pegawai Kementerian Pertanian; dan (e). pelaksanaan urusan tata usaha Biro Organisasi dan Kepegawaian. Sedangkan untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, Biro Organisasi dan Kepegawaian mempunyai susunan organisasi yang terdiri dari : a.
Bagian Organisasi;
b.
Bagian Tatalaksana dan Reformasi Birokrasi;
c.
Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai;
d.
Bagian Mutasi; dan
e.
Kelompok Jabatan Fungsional.
B. Visi, Misi, Tujuan dan sasaran B.1
VISI Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi tersebut di atas, Biro Organisasi dan Kepegawaian menetapkan visi yang akan menjadi arah pencapaian tujuan yaitu “Menjadi Agen Pembaharu (The Development Agent) dalam mewujudkan kelembagaan, ketatalaksanaan
dan
sumberdaya
manusia
aparatur
yang
profesional, efektif, efisien, dan amanah”.
5
B.2
MISI Sedangkan untuk mencapai dan mewujudkan visi tersebut di atas, Biro Organisasi dan Kepegawaian telah merumuskan misi sebagai berikut : 1.
Mewujudkan kelembagaan birokrasi pertanian dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi yang jelas, serta sesuai dengan beban tugasnya.
2.
Mengupayakan terciptanya tertib administrasi pembangunan pertanian berdasarkan prinsip-prinsip manajemen moderen.
3.
Membudayakan pelayanan yang prima kepada stakeholders (pelaku pembangunan pertanian).
4.
Mewujdkan sumberdaya manusia aparatur pertanian yang professional, bersih dan berwibawa serta sejahtera.
5.
Mengupayakan
terciptanya
tertib
pelayanan
administrasi
kepegawaian. B.3
TUJUAN Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya, maka tujuan jangka panjang Biro Organisasi dan Kepegawaian : 1.
Mewujudkan organisasi birokrasi pertanian (Deptan, UPT Deptan, Dinas/Lembaga Teknis Daerah) yang proporsional.
2.
Mewujudkan ketatalaksanaan (sistem, prosedur dan tata hubungan kerja) yang dapat mendukung pelaksanaan tugastugas umum pemerintahan dan pembangunan pertanian secara efektif dan efisien, tertib dan bebas dari praktek-praktek korupsi, kolusi dan nepotisme, menuju terwujudnya kepemerintahan yang baik (good governance) di bidang pertanian.
3.
Meningkatkan mutu pelayanan public di bidang pertanian (pelayanan prima kepada stakeholders).
4.
meningkatkan kinerja dan akuntabilitas birokrasi pertanian dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
6
5.
meningkatkan mutu penyelenggaraan otonomi daerah di bidang pertanian oleh Pemerintah Daerah Propinsi dan Kabupaten/Kota sesuai kewenangannya.
6.
meningkatkan kualitas dan kesejahteraan sumberdaya manusia aparatur pertanian.
7. B.4
Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian.
SASARAN STRATEGIS Berdasarkan tujuan tersebut di atas, Biro Organisasi dan Kepegawaian telah menetapkan sasaran strategis sebagai berikut : 1.
Terwujudnya organisasi birokrasi pertanian dengan visi, misi tugas pokok dan fungsi yang jelas dan dengan struktur yang professional dengan beban tugasnya.
2.
Terwujudnya profesionalisme pegawai melalui pengembangan jabatan fungsional.
3.
Terwujudnya
pelayanan
prima
dalam
penyelenggaraan
pelayanan publik pada unit kerja pelayanan publik bidang pertanian dan budaya kerja. 4.
Terwujudnya sistem, prosedur, dan tata hubungan kerja yang menjamin efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi serta reformasi birokrasi.
5.
Meningkatnya
kualitas
perencanaan,
pembinaan,
pengembangan, dan kesejahteraan pegawai. 6.
Terwujudnya pelayanan prima dalam bidang administrasi kepegawaian
(pengangkatan,
kenaikan
pangkat,
pemberhentian, pensiun, dan mutasi lainnya). 7.
Meningkatnya kualitas pembinaan pegawai melalui organisasi kedinasan.
7
2.2. Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian A. Organisasi SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian Berdasarkan Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian, Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian Nomor: 728/KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang Pembentukan Tim SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian telah dibentuk struktur organisasi sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI TIM PELAKSANA SATUAN PELAKSANA SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN
B. Tugas Tim Satuan Pelaksana SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian 1.
Sebagimana diamanatkan
Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian
Pertanian 1096/Kpts/OT.140/ 3/2012 tentang Perubahan Satuan Pengendalian Intern Pemerintah Sekretariat Jenderal dan Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian Nomor: 728 /KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang Pembentukan Tim SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian, tugas Satlak PI Biro Organisasi dan Kepegawaian adalah sebagai berikut: a.
Membuat Standar Operation Procedure (SOP) SPI di masing-masing Bagian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian;
b. Melakukan pengendalian dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan;
8
c.
Membuat laporan tertulis hasil pelaksanaan SPI secara berkala kepada Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian. Sebagai
Anggota Tim SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian telah
ditetapkan perwakilan dari masing-masing Bagian, sehingga
masing-
masing Anggota tersebut diharapkan dapat menjadi motor penggerak terlaksananya SPI di masing-masing Bagian di lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian. B. Kalender Kerja Tim Satlak PI Biro Organisasi dan Kepegawaian No 1
2
3
4
5 6
7
Kegiatan
Juni
Sosialisasi Juklak SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
√
Juli
Agst
Sept
Okt
Nov
Des
Penyusunan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian
√√
Pembahasan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian
√√
Penetapan daftar resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Perencananaan
√
Pengendalian kegiatan
√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
Rapat koordinasi bulanan Tim Pelaksana
√
√
√
√
√
√
Penyusunan laporan Tim Pelaksana SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
√√
9
2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Biro Organisasi dan Kepegawaian Ruang lingkup pengendalian yang harus dilaksanakan oleh Tim Satlak PI Biro Organisasi dan Kepegawaian mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan pengendalian, (b) penilaian resiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan komunikasi, dan (e) pemantauan.
Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut: A. Lingkup Penilaian Ruang penilaian penerapan SPI difokuskan pada Program Peningkatan Kualitas Kelembagaan, Ketatalaksanaan dan Kepegawaian pada tataran awal penerapan SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian diprioritaskan pada kegiatan-kegiatan strategis dengan tingkat resiko yang tinggi walaupun tidak menutup kemungkinan pada tahun anggaran 2012 dapat melakukan penerapan SPI di semua kegiatan, baik yang bersifat strategis maupun kegiatan penunjang/pendukung. Dengan diterapkannya SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian khususnya serta Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian pada umumnya diharapkan mampu meningkatkan pertanggungjawaban keuangan secara akuntabel dan transparan dengan tolok ukur laporan keuangan Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Kriteria penilaian SPI didasarkan atas lima Unsur SPI yang meliputi (a) Lingkungan Pengendalian dengan bobot 20%, (B) Penilaian Resiko dengan bobot 15%, (c) Kegiatan Pengendalian dengan bobot 40% (d) informasi dan Komunikasi dengan bobot 10% dan (e) Pemantauan dengan bobot 15%. B. Pelaksanaan dan Obyek Penilaian Pelaksanaan penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak PI Biro Organisasi dan Kepegawaian sedangkan obyek penilaian adalah penanggungjawab/pelaksana kegiatan di masing-masing unit kerja yang disebut sebagai responden. C. Teknis Penilaian Dalam melakukan penilaian lima unsur tersebut digunakan instrumen berupa checklist . Daftar uji yang dinilai minimal mencakup komponen sebagaimana pada 10
tercantum pada checklist . Apabila masih ada cakupan daftar uji yang dipandang signifikan mendukung penerapan SPI dapat ditambahkan pada masing-masing aspek. Dalam setiap unsur SPI terdiri dari beberapa sub unsur. Setiap sub unsur terdiri dari beberapa pertanyaan dengan jawaban “ya” atau “tidak”. Untuk setiap jawaban “ya” diberi nilai satu, sedangkan untuk jawaban “tidak” diberi nilai nol. Selain itu pada setiap jawaban “ya” harus diserta dengan bukti beupa dokumen pendukungnya. Nilai masing-masing unsur dihitung dari jumlah jawaban “ya” dibandingkan dengan banyaknya pertanyaan dikalikan 100% yang hasilnya dikalikan dengan bobot masing-masing unsur, dengan rumus sebagai berikut : Jumlah jawaban “ya” x 100% x bobot Total nilai merupakan jumlah nilai dari lima unsur SPI. 1. Lingkungan Pengendalian (bobot 20%) Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana didalamnya telah terbangun sitem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan pengendalian memerlukan: (a) Organisasi, (b) Sumber Daya Manusia, (c) kebijakan, (d) prosedur. 2. Penilaian Resiko (bobot 15%) Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Organisasi. Manajemen pengelolaan resiko adalah cara bagaimana menangani semua resiko (baik dari dalam maupun dari luar organisasi) yang ada di dalam instansi pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian resiko terdiri dari identifikasi resiko dan penanganan resiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengendalian resiko. Dalam pelaksanaan penilaian resiko diperlukan data dan informasi mengenai pelaksanaan : 11
a) Identifikasi Risiko Identifikasi
risiko
dilaksanakan
diawal
(perencanaan),
dengan
melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan. a.1
Penetapan titik kritis pada kegiatan Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis, penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan.
a.2
Menyusun Daftar Resiko Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah diidentifkasi tersebut selanjutnya direkapitulasi dalam daftar risiko. Berdasarkan daftar resiko
yang telah ditetapkan,
disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani resiko yang telah diidentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya resiko.
12
DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA) UNIT KERJA
:
NAMA PIMPINAN : NIP
:
KEGIATAN
:
TUJUAN
:
NO.
RESIKO
PENYEBAB
Disetujui tanggal
Disusun tanggal
Pimpinan unit Kerja
Penyusun
DAMPAK
b) Pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan resiko yang telah dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan resiko yang lebih baik dikemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan. c) Mekanisme dan prosedur Mekanisme dan prosedur dimulai dari penatapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme penilaian risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian 13
risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko. Penilaian risiko dilakukan terhadap tiga sub unsur meliputi identifikasi, penanganan serta pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko. 3. Kegiatan pengendalian (40%) Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif. Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik kritis. Penilaian kegiatan pengendalian dilakukuan terhadap dua sub unsur meliputi aktivitas pengendalian dan penguatan kegiatan pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi (bobot 10%) Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi. Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Pimpinan unit kerja wajib mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus melalui Pencatatan dan pelaporan a) Pencatatan Pengendalian atas pencatatan akan menjamin kehandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang fatal
14
b) Pelaporan Pimpinan unit kerja berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara dan catatan atas laporan Barang (SIMAK-BMN). Sedangkan laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian target/realisasi penyerapan anggaran, pencapaian target fisik, kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu jujur, obyektif, akurat, tepat waktu dapat dimengerti dan dapat dipercaya/diandalkan berdaya banding (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan
komunikasi
dilakukan
untuk
mengukur
tingkat
efektifitas
pemantauan yang dilakukan dan memberikan keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh unit kerja telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, dan pengamanan aset. 5. Pemantauan Pengendalian Intern (bobot 15%) Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindalanjuti, kegaiatan pemantauan Sistem Pengendalian Intern untuk menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan rekomendasi hasil audit dan review telah ditindaklanjuti. Pimpinan instansi berkewajiban menindaklanjuti sesuai rekomendasi hasil pengawasan, dapat berupa tindakan administratif dan penyelesaian kerugian negara sebagai berikut:
15
a. Tindakan Administratif Tindakan administratif dilakukan sesuai dengan peraturan perundangundangan kepegawaian, termasuk penerapan hukuman disiplin pegawai sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Rekomendasi yang terkait dengan penerapan hukuman disiplin segera ditindaklanjuti dengan meminta Tim Etika untuk melakukan pemeriksaan dilengkapi Berita Acara Pemeriksaan. b. Penyelesaian Kerugian Negara Tindak lanjut terhadap penyelesaian kerugian negara secara damai, tuntutan
ganti
rugi
(TGR)
dan
tuntutan
perdata,
tuntutan
perbendaharaan. Penilaian pemantauan untuk mengukur efektifitas pemantauan dan memberi keyakinan bahwa pemantauan telah dilaksanakan secara tepat dan memadai terhadap implementasi SPIP, pencapaian
tujuan
organisasi,
keandalan
laporan
keuangan,
pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan. Penilaian pemantauan pengendalian intern dilakukan terhadap tiga sub unsur meliputi pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit.
16
BAB. III MONITORING DAN EVALUASI Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI bertujuan untuk mengetahui kesesuaian/konsentrasi capaian penerapan penilaian SPI pada setiap unit kerja lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagaimana yang dilaporkan dalam bentuk laporan perkembangan penerapan SPI setiap triwulan dan tahunan. Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI diharapkan dapat berfungsi sebagai tindakan korektif terhadap penerapan lima unsur SPI sehingga pelaksanaan SPI di lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian dapat terlaksana sesuai dengan Peraturan Perundangan dan Pedoman yang ada. A. Lingkup Monitoring dan Evaluasi Ruang lingkup monitoring dan evaluasi penilaian penerapan SPI adalah lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian. B. Pelaksana dan Obyek Monitoring dan Evaluasi Pelaksana monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak PI Biro Organisasi dan Kepegawaian, sedangkan obyek monev adalah unit kerja lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian. C. Teknis Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan setiap semester dengan metode laporan pelaksanaan kegiatan masing-masing Bagian dan wawancara untuk selanjutnya dilakukan analisis dan kajian. Hasil monev disusun dalam bentuk laporan hasil Monev penilaian penerapan SPI yang dibuat minimal satu tahun sekali.
17
BAB. IV PELAPORAN Laporan penilaian penerapan lima unsur SPI disusun oleh tim Satlak PI dan dilaporkan kepada penanggungjawab unit kerja paling lambat pada minggu kedua bulan berikutnya setelah semester berakhir. Laporan berisi penjabaran hasil penilaian disertai rekomendasi penyempurnaan pelaksanaan SPI di Biro Organisasi dan Kepegawaian, selanjutnya Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian menetapkan kebijakan penerapan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
18
BAB. V PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI, kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian mencakup pengendalian aspek kegiatan strategis. 5.1.
Pengendalian A. Tujuan dan Sasaran pengendalian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian 1. Tujuan pengendalian 2. Sasaran kegiatan adalah a) Tertibnya pengelolaan b) Pemanfaatan c)
Terjaminnya keamanan
B. Indikator kinerja pengendalian C. Input
: Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan
D. Output
: Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
E. Outcome
: Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
F. Benefit
: Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
G. Impact
: Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian berupa : 1. Sistem dan prosedur pengendalian kegiatan 2. Hasil/reviu laporan pertanggungjawaban kegiatan D. Penanggungjawab dan personil pelaksana Berisi
mengenai
susunan
organisasi
dan
personil
pelaksana.
Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu Kepala Bagian/Kepala SubBagian/Koordinator 19
E. Waktu pelaksanaan Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pengendalian. Untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal pelasanaan pengendalian F.
5.2.
Tahapan 1.
Identifikasi dan inventarisasi permasalahan
2.
Penetapan tujuan dan sasaran
3.
Pelaksanaan tahapan
4.
Pembuatan laporan kegiatan pengendalian
Pencatatan akurat A. Tujuan dan sasaran pencatatan akurat 1. Tujuan untuk terciptanya tertib administrasi 2. Sasaran kegiatan ini adalah mengurangi terjadinya penyimpangan dan kesalahan pengelolaan B. Indikator kinerja pencatatan akurat 1. Input
: Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan
2. Output
: Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome
: Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit
: Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5. Impact
: Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian terhadap pencatatan akurat berupa : 1. Pencatatan transaksi dengan didukung dokumen sumber yang lengkap 2. Kesesuaian data fisik dan keuangan
20
3. Laporan pertanggungjawaban fisik dan keuangan yang terintegrasi, efektif, efisien dan akuntabel, sehingga mampu memberikan sumbangsih pencapaian opini WTP. D. Penanggungjawab dan personil pelaksana Berisi
mengenai
susunan
organisasi
dan
personil
pelaksana.
Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu Kepala Bagian/Kepala SubBagian/Koordinator. E. Waktu pelaksanaan Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pencatatan. untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal pelasanaan pengendalian F. Tahapan 1. Identifikasi dan inventarisasi permasalahan pencatatan 2. Penetapan tujuan dan sasaran 3. Pelaksanaan pengendalian atas pencatatan akurat 4. Pembuatan laporan kegiatan pengendalian.
21
BAB. VI PENUTUP Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern Biro Organisasi dan Kepegawaian disusun untuk dijadikan petunjuk bagi Tim Satlak PI untuk melakukan penilaian SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian, sehingga penilaiannya dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien dan akuntabel. Petunjuk pelaksanaan ini bersifat dinamis untuk mengakomodasikan berbagai hal terkait penilaian sistem pengendalian intern Biro Organisasi dan Kepegawaian dalam menyelenggarakan pengelolaan/pertanggungjawaban keuangan.
22
Daftar Penilaian (ceklist) Lingkungan Pengendalian NO. A. 1 2 3 4
5 6 B. 1 2 3 4 5 6 7 C. 1 2 3 4 5
URAIAN ORGANISASI Organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan. Bagan organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan. Organisasi dilengkapi dengan struktur organisasi dan uraian tugas (Job Description) Organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical maupun horizontal. Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada seluruh personil/karyawan yang didalamnya. Pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan. PROSEDUR Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di unit kerja/satker yang bersangkutan. SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan Tupoksi. Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak bertele-tele, jelas dan fleksibel. Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna. Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit kerja/satker telah dibuat. Pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang terhadap prosedur yang ada. Hasil evaluasi prosedur dituangkan digunakan pimpinan unit kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur. SUMBERDAYA MANUSIA Pimpinan menyediakan sarana guna menegakan integritas/nilai etika di unit kerja/satker. Pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit kerja/satker. Pimpinan melakukan pembinaan karir/pola karir pegawai pada unit kerja/satker. Pimpinan menetapkan rencana pendidikan dan pelatihan bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme. Pimpinan menetapkan kompetensi pegawai, mulai dari
YA
TIDAK
6
4. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
mekanisme penerimaan sampai dengan pengkajian kinerja pegawai. Pimpinan melakukan pemantauan/evaluasi terhadap penguasaan/implementasi uraian tugas (jubs description) masing-masing personil. KEBIJAKAN Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung pelaksanaan tugas pokkok dan fungsi pada unit kerja/ satker. Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan. Kebijakan telah disosialisasikam/dikomunikasikan kepada personil di unit kerja/satker. Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam pemantauan kebijakan. Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan. Kebijakan telah mendeskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan. Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan/program. Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan/program. Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan.
Daftar (Ceklist) Daftar Penilaian Risiko
DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON II) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN NO.
: : : : : :
Risiko
1. 2.
Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan.
Penyebab
Dampak
Daftar Penilaian (Ceklist) Penanganan Risiko
DAFTAR PENANGANAN RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON I) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN NO. Risiko
: : : : : : Penyebab
Dampak
1. 2.
Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan
Disetujui Tanggal Pimpinan Unit Kerja
: :
Disusun Tanggal : Penyusun :
Diperiksa Tanggal : Penyusun :
NO
upaya penanganan resiko URAIAN 3. Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal pemantauan dan evaluasi resiko. 4. Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan evaluasi resiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi resiko dan upaya penanganan resiko 5. Apakah laporan pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat dilengkapi dengan saran/rekomendasi 6. Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti
YA
TIDAK
Daftar Penilaian (Ceklist) Kegiatan Pengendalian NO
URAIAN
A.
KEGIATAN PENGENDALIAN
1
Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk penilaian resiko Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan,dan tupoksi Pelaksanaan pemantauan /evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian telah berjalan baik dan efektif Pelaksanaan reviu atas kinerja dari unit kerja/satker secara berkala/berkelajutan. Pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja/satker. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi,seperti pengamanan sistem informasi,pengendalian atas akses dan pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit kerja/satker. Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran kinerja. Pimpinan menunjukan/menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ukuran kerja. Dokumentasi yang baik atas SPI terhadap transaksi/kejadian penting unit kerja/satker.
2 3 4 5 6
7 8 9 B.
PENGUATAN KEGIATAN PENGENDALIAN 1.
Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penerimaan terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi ybs 2. Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan. 3. Pelaksanaan tindaklanjut hasil pemeriksaan tepat waktu. 4. Pimpinan telah menunjuk/menetapkan persoil untuk penanganan tindaklanjut hasil pemeriksaan. 5. Pemanfaatan lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker.
YA
TIDAK
KLASIFIKASI LAPORAN LINGKUP INFORMASI DAN KOMUNIKASI NO Klasifikasi 1 Penerima
Kategori Laporan internal Bagian/Bidang, laporan untuk Kepala Biro/Kepala Pusat,untuk Sekretaris Jenderal, Laporan untuk Menteri Pertanian, dan laporan untuk eksternal Laporan operasional, laporan perencanaan, laporan pengendalian, Laporan kepengurusan, laporan ketaatan legal. Laporan organisasi secara keseluruhan, laporan Biro/Pusat, Laporan Sekterariat Jenderal, Laporan Kementerian Pertanian Laporan terinci, laporan ikhtisar Laporan penyimpangan
2
Tujuan/rencana pengguna
3
Lingkup
4
Kepadatan (conciseness)
5
Terjadinya (pembuatan laporan)
Laporan periodik,laporan menurut permintaan Laporan karena terjadinya suatu peristiwa.
6
Kerangka waktu/frekuensi pelaoran/waktu pelaporan
Laporan historis, Laporan ramalan/prediksi ljangka pendek, laporan ramalan/prediksi jangka panjang.
7
Format/metode penyaji
Laporan hard copy,laporan soft copy Laporan naratif, laporan grafis, laporan tabular, laporan spasial
8
Fungsi operasional
Laporan keuangan, laporan fisik, laporan pelayanan masyarakat; Laporan aset, laporan kepegawaian, laporan perlengkapan, laporan sistem informasi, laporan pimpinan
Daftar penilaian (ceklist) lingkup informasi dan komunikasi NO
URAIAN
A.
Informasi 1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pengelolaan data dan informasi pada unit kerja/satker yang bersangkutan 2. Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan penyampaian informasi, metodologi, dsbnya. 3. Pengelola informasi dilakukan oleh para personil yang kompeten. 4. Pengelolaan informasi dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. 5. Ruang lingkup/frekuensi infomasitelah mencakup pengendalian intren, keuangan, asset negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau. 6. Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan. 7. Materi dalam laporan minimal menyjikan kondisi lapangan,kendala dan rekomendsi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi 8. Pengelola informasi dilakukan dengan menganalisis hasil dibandingkan dengan target yang sudah di tetapkan. 9. Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas 10. Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana mestinya/dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan
B.
KOMUNIKASI: 1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur (SOP) tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di lingkup unitkerja/satker yang bersangkutan 2. Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masing-masing kegiatan. 3. Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan 4. Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian
YA
TIDAK
Daftar Penilaian (Ceklist) Pemantauan Pengendalian Intern NO
URAIAN
A.
PEMANTAUAN BERKELANJUTAN : 1.
B.
YA
Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan pada instansi pemerintah yang bersangkutan. 2. Pemantauan menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan. 3. Pemantauan dilakukan oleh para personil yang kompeten. 4. Pemantauan dilakukan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. 5. Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan, asset , pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau. 6. Pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnyayang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. 7. Kegiatan pemantauan telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan. 8. Pemantauan dilakukan dengan menganalisis hasil pemantauan dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan. 9. Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas. 10. Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan. EVALUASI : 1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertuls mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup instansi pemerintah yang bersangkutan. 2. Evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masingmasing kegiatan evaluasi yang dilakukan. 3. Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman memadai. 4. Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan. 5. Evaluasi dilakukan pada saat adanya kegiatan misalnya perubahan besar dalam rencana atau stretegi manajemen, pemakaran atau
TIDAK
C
pencutian instansi pemerintah, atau perubahan operasional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran. 6. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. 7. Kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan. 8. Evaluasi menyajikan analisis terhadap 3E+1T 9. Dalam laporan evaluasi disajikan kendala dan rekonmendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi. 10. Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan 11. Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah pihak-pihak terkait lainnya. PENYELESAIAN AUDIT: 1. Instansi telah memiliki mekanismne secara tertulis sebagai prosedur untuk meninikdaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya. 2. Pimpinan instansi telah menunjuk tim atu tugas khusus untuk memantau penyelesaian tindaklanjuthasil audit dan hasil reviu lainnya 3. Pimpinan instansi telah menindaklanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya 4. Tindakan koretif dilaksanakan oleh pimpinan instansi pemerintah dalam jangka waktu yang ditetapkan 5. Pimpinan instansi telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern 6. Pimpinan instansi pemerintah telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya 7. Pimpinan instansi telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinnya 8. Pimpinan instansi secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi
