• PERMENDAGRI NOMOR 52 TAHUN 2011
Sekretariat Jenderal Biro Organisasi - Tatalaksana
ISTILAH SOP
SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris) SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan) POS : Prosedur Operasional Standar (Terjemahan istilah POS, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan) SOB : Standar Operasional Baku (Terjemahan istilah SOB, biasa dipergunakan pada bidang industri) Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan militer dan kepolisian) Istilah lain : Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur (Istilah yang digunakan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota)
Pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan. Rincian proses-proses kerja berulang oleh suatu organisasi. UMUM.
yang
dilakukan
Dokumentasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk membantu konsistensi tugas-tugas. Penyediaan informasi bagi individu-individu bagaimana melakukan pekerjaan dengan tepat. Tindakan-tindakan teknis seperti pemeliharaan dan penggunaan alat.
PERMENDAGRI NOMOR 52 TAHUN 2011.
proses
Prosedur (SOP) Serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintahan Daerah.
Tujuan Penyusunan SOP Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai penerima pelayanan mengenai hak dan kewajibannya. Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan tugas. Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan. Memberikan informasi secara proporsional mengenai pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh aparatur. Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi aparatur. Mempermudah pengendalian.
Manfaat SOP Menjaga konsistensi kerja/pelayanan.
dalam
menjalankan
suatu
prosedur
Lebih jelas mengetahui peran dalam posisi masing-masing di internal. Memberikan kejelasan pekerjaan/pelayanan. Memberikan keterangan pekerjaan/pelayanan.
alur
dan
prosedur/kerja
dalam
suatu
keterukuran
dalam
suatu
Meminimalisir kesalahan dalam pekerjaan/pelayanan Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional unit kerja.
Prinsip Penyusunan SOP Efisiensi dan Efektifitas. Berorientasi Pada Pengguna.
Kejelasan dan Kemudahan. Keselarasan.
Keterukuran. Dinamis. Kepatuhan Hukum. Kepastian Hukum.
Tahapan Penyusunan SOP
Persiapan
1. Pembentukan Tim pada tingkat Kabupaten/Kota terdiri dari: a. Ketua : Kepala Bagian Organisasi. b. Sekretaris : Sekretaris yang ditunjuk Sekda. c. Anggota : Para sekretaris SKPD. 2. Pembekalan Tim. 3. Penyusunan Rencana Tindak. 4. Sosialisasi.
Identifikasi Kebutuhan SOP
1. Mengacu pada tugas dan fungsi. 2. Mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Kegiatannya dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil tertentu. 4. Kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang. 5. Prosedur dilakukan secara terukur dan mempunyai output yang jelas. 6. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul 7. Penyusunan SOP diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan SOP. 8. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP. 9. Ditulis dengan jelas, rinci, dan benar.
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
1. Format terdiri dari nama judul dan kode nomor SOP. 2. Kode nomor SOP ditentukan oleh Bagian Organisasi. 3. Dokumen inventarisasi judul SOP ditetapkan dengan Keputusan Kepala Daerah
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
Analisis Kebutuhan SOP
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Prosedur kerja sederhana. Pengkajian dilakukan dengan sebaik-baiknya. Prosedur kerja fleksibel. Adanya pembagian tugas yang tepat. Menghindari duplikasi Judul SOP. Adanya pengawasan secara terus menerus. Urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya. Adanya tujuan dan output yang jelas. Hasil analisis kebutuhan SOP dibuat dalam format nama dan kode nomor SOP yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Daerah.
Penulisan SOP
1. 2. 3. 4. 5. 6.
SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP. Jelas, rinci dan benar. Memperhatikan SOP lainnya. Dapat dipertanggung jawaban. Kegiatan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang. Menghasilkan output tertentu.
Format SOP
Format SOP mengacu pada Permendagri 52 tahun 2011. 1. FORM COVER SOP
Format SOP
2. FORM IDENTITAS SOP
Format SOP
3. FORM URAIAN PROSEDUR SOP/FLOWCHART
Verifikasi dan Uji Coba
1. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang oleh pejabat yang menangani. 2. Hasil verifikasi SOP dilakukan ujicoba. 3. Dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan. 4. Verifikasi dan ujicoba dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan sebelum ditetapkan dengan Keputusan Kepala Daerah.
Pelaksanaan
1. 2. 3. 4.
Telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan. Adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai. Sumberdaya manusia yang kompeten. Telah disosialisasi dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja. 5. Mudah diakses dan dilihat.
contoh
contoh
contoh
contoh
Sosialisasi
1. 2. 3. 4.
Penyebarluasan informasi. Pemberitahuan pada setiap unit kerja. Pendistribusian SOP. Penetapan pelaksana, penanggung jawab, pemantau sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
Pelatihan dan Pemahaman.
1. 2. 3. 4. 5.
Pertemuan/rapat. Bimbingan teknis. Pendampingan. Simulasi. Pelaksanaan sehari-hari.
Monitoring dan Evaluasi
Monitoring : 1. Observasi. 2. Interview. 3. Diskusi Kelompok kerja.
Evaluasi : 1. Mengetahui efektifitas dan kualitas SOP. 2. Sebagai bahan penyempurnaan SOP. 3. Diskusi Kelompok kerja. 4. Dilakukan setiap akhir tahun. 5. Dilakukan oleh atasan secara berjenjang.
Penyusunan SOP dalam bentuk Flowchart
Pengertian
Apakah flowchart itu???
Flowchart/Diagram alur gambar yang menjelaskan alur proses, prosedur atau dokumen suatu kegiatan yang menggunakan simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang, untuk mempermudah memperoleh informasi.
Tujuan
Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbolsimbol standar.
Pedoman - Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat flowchart: 1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari kiri ke kanan atau sebaliknya. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati, jelas dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan ”Mencatat surat masuk kedalam buku agenda”. 5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus ditunjukan dengan jelas menggunakan simbol penghubung/konektor. 7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
SIMBOL-SIMBOL FLOWCHART
Simbol-simbol
Simbol Terminator Mulai
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal/mulai dan akhir suatu bagan alir
Selesai
Simbol Proses Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pelaksanaan kegiatan
Simbol Pengambilan Keputusan/Decision
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pelaksanaan kegiatan
T
Y Y
T
Simbol Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan
Simbol Penggandaan Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penggandaan dari semua jenis dokumen
Simbol Arsip
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual
Simbol Arsip
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file
Simbol Penghubung/Konektor
A
B
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman
A
B
Simbol Penghubung/Konektor
1
2
Halaman 1 Halaman 2
1
2
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam halaman yang berbeda
Simbol Garis Alir
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan
SIMBOL
Sebutan terminator
Proses Pengambilan Keputusan Dokumen
Penggandaan Dokumen
Arsip Manual
SIMBOL
Sebutan File
Konektor
Konektor
Garis alir
Langkah Penyusunan Flowchart 1. Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat SOP nya. 2. Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal hingga akhir (selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out put). 3. Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan. 4. Isi Identitas SOP - Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan. - Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan tersebut. - Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan. - Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam melaksanakan kegiatan.
5. Buat dalam bentuk flowchart. 6. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan output akhir kegiatan.
3. Contoh Penomoran Pada SOP
1.1.1.1 Nomor Urut SOP Unit Kerja Eselon IV Unit Kerja Eselon III
Unit Kerja Eselon II
Contoh SOP : Format Graphic (Annotated Picture) SOP Penerbitan Izin Mendirikan Bangunan IMB
Pemohon mengisi formulir dan melengkapi dokumen persyaratan
Pemohon menerima IMB dan pulang dengan tersenyum
Petugas Unit Pelayanan memeriksa dan menyerahkan berkas kepada Tim Teknis(Buku B)
Tim Teknis melakukan penilaian/evaluasi teknis, peninjauan lokasi, apabila tidak layak diterbitkan surat penolakan dan layak diterbitkan rekomendasi Tim Teknis(BAPL, Nota dan SKRD) yangdiserahkan pada Unit pelayanan.
Petugas Pelayanan mencatat Nomor seri (Buku C) dan Nomor izin (Buku D), PencetakanSSRD dan Sertifikat IMB, dan penandatanganan Surat IMB, Pengarsipan Dokumen (Form,Rekomendasi,SKRD, SSRD dan Surat IMB) Pembayaran retribusi dengan SSRD, Kasir menerima pembayaran serta Petugas pelayanan menyerahkan IMB kepada Pemohon
CONTACT US :
[email protected]
