Kebijakan dan Pedoman Penyusunan SOP di Kementerian PPN/Bappenas Biro Perencanaan, Organisasi dan Tatalaksana
OUTLINE • GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS • ASESMEN ORGANISASI • PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
Grand Design dan Road MAP Reformasi Birokrasi Kementerian PPN/Bappenas
Organisasi Ketatalaksanaan
SDM Pengawasan Dan Akuntabilitas
Birokrasi yang Bersih, dan Bebas KKN Peningkatan Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi
Peningkatan Kualitas Pelayanan
Quick Wins
MONITORING DAN EVALUASI MANAJEMEN PERUBAHAN MANAJEMEN PENGETAHUAN RB (KNOWLEDGE MANAGEMENT) PENEGAKAN HUKUM (LAW ENFORCEMENT)
PROFIL BIROKRASI 2025
Peraturan Perundangundangan
Perubahan Mindset dan Culture Set
Penyempurnaan Kerangka Kebijakan Nasional Reformasi Birokrasi
GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI 2010 - 2025
AREA PERUBAHAN (PROGRAM KERJA) REFORMASI BIROKRASI MASING K/L YANG DIHARAPKAN MENURUT PERPRES NO. 81 TAHUN 2010 AREA PERUBAHAN
HASIL YANG DIHARAPKAN
Organisasi
Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
Tatalaksana
Sistem, Proses dan Prosedur Kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Peraturan Perundangundangan
Regulasi yang lebih tertib dan tidak tumpang tindih dan kondusif
Sumber daya Manusia Aparatur
SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
Pengawasan
Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas KKN
Akuntabilitas
Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Pelayanan Publik
Pelayana prima sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat
Pola Pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Rencana Program, Kegiatan, dan Hasil yang Diharapkan sesuai dengan Road MAP Kementerian PPN/Bappenas 2010-2014 PROGRAM
PENATAAN TATALAKSANA
TUJUAN
meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan Terukur di BKKBN
SASARAN
KEGIATAN
HASIL (OUTPUT)
1. meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan di BKKBN
1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi
1. Dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi
2. meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di BKKBN
2. Pembangunan atau Pengembangan egovernment
2. Unit kerja organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.
3. meningkatnya kinerja di BKKBN
TARGET 2011
2012
10
50
2013
2014
200
300
Asesmen Organisasi
ASSESMENT ORGANISASI Asesmen Organisasi Saat Ini Redefinisi Visi , Misi ,Strategi dan Sasaran Organisasi
Perbaikan Kewenangan / Fungsi
Restrukturisasi Organisasi
Profil Birokrasi K/L dan Pemda 2014
Standar Kinerja Organisasi
Penyusunan IKU
Penguatan Unit Kerja Organisasi
Penguatan Unit Kerja Pelayanan
Perbaikan Tatalaksana / Proses Bisnis
SOP
Perbaikan SOP
Penetapan Standar Pelayanan Target Kinerja Layanan
Analisis Beban Kerja
Pengembangan Model Kompetensi
Analisis Jabatan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
Perencanaan Pegawai Pengembangan Standar Kompetensi Jabatan
Asesmen Kompetensi Individu
Pengembangan Indikator Kinerja Jabatan
Evaluasi Jabatan
Pengembangan e- Office dan eGovernment
Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi
Rekrutmen dan Seleksi
Pengembangan Karir
Pemeringkatan Jabatan
Penilaian Kinerja Pegawai
Penetapan Tunjangan Kinerja
Pemberian Tunjangan Kinerja
Database Kepegawaian
IDENTIFIKASI ORGANISASI SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN SOP Visi, Misi, Strategi dan sasaran organisasi
Struktur Organisasi
Analisis Jabatan
Analisa Beban Kerja
Jumlah SDM
Evaluasi Jabatan
Harga Jabatan
Tatalaksana/ Proses Bisnis
SOP
KPI/Kinerja
Kaitan Struktur Organisasi dengan SOP • Dalam organisasi Pemerintah (birokratis), setiap keputusan dan langkah-langkah kegiatan selalu dikaitkan dengan strukturnya. • Alur keputusan mengalir dari atas ke bawah, dan untuk alur kegiatan mengerucut dari bawah ke atas (dari tindakan menjadi keputusan juga)
• Struktur Organisasi dinyatakan dengan pedoman yang jelas, akan bermanfaat untuk menyusun SOP yang efektif, meskipun SOP disusun dengan
berdasarkan fungsi-fungsi organisasi Struktur Organisasi dan Fungsi Organisasi
Fungsi Organisasi
Struktur Organisasi
SOP
Posisi dan Peran Manajemen Organisasi dalam Penerapan SOP Manajemen Organisasi
Fungsi A
Fungsi B
SOP
Fungsi C
Peran Fungsi Organisasi dan Kontrol dalam Penyusunan SOP yang efektif
Fungsi Organisasi
Deskripsi Tugas dan Tanggung jawab
Kontrol
Penyusunan SOP Yang efektif
ORGANISASI STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL DALAM STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN NEGARA PPN/BAPPENAS MENNEG.PPN/ KA. BAPPENAS STAF AHLI
INSPEKTORAT UTAMA
KEDEPUTIAN
INSPEKTORAT
DIREKTORAT
SETMENEG PPN/ SETTAMA BAPPENAS
PUSAT
BIRO
KELOMPOK FUNGSIONAL PERENCANA KELOMPOK FUNGSIONAL AUDITOR
SUB DIREKTORAT
KELOMPOK FUNGSIONAL LAINNYA BIDANG
BAGIAN
SUB BIDANG
SUB BAGIAN
STAF PERENCANA
TATALAKSANA/PROSES BISNIS
Proses Bisnis • Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang ada dalam bisnis yang kerap disebut dengan rantai nilai (value chain). • Dalam perusahaan yang menghasilkan barang maupun jasa, pada umumnya memiliki rantai nilai terdiri dari pengembangan produk baru, produksi, penjualan dan marketing, distribusi (product delivery), layanan purna jual (after sales service), serta keamanan dan kesehatan lingkungan (environment safety and health)
Proses Bisnis dari Perusahaan penghasil Barang/Jasa (Generic Value Chain)
pengemb angan produk baru
Produksi
Sell & Marketing
Deliver & Distributi on
After Sales Service
Environment Safety & Health
TUPOKSI UNIT ORGANISASI ESELON II KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS TUGAS POKOK Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, sinkronisasi, pelaksanaan penyusunan dan evaluasi perencanaan pembangunan nasional dibidangnya
FUNGSI a. Penyiapan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan nasional dibidangnya; b. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya; c. Penyusunan rencana pembangunan nasional dan rencana pendanaannya di bidangnya; d. Pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya; e. Pemantauan, evaluasi, dan penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional di bidangnya; f. Penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan fungsinya, serta evaluasi dan pelaporan pelaksanaannya; g. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan pejabat fungsional perencana di lingkungan direktoratnya.
Peran Bappenas dalam menghasilkan perencanaan (Generic Value Chain)
Perencanaan
Pemantauan
Evaluasi
Koordinasi
Key Result Area UKE : Direktorat Bidang Ekonomi Bidang/KRA
Indikator Kinerja
Perencanaan
Tersusunnya kebijakan perencanaan dan pendanaan di bidang ekonomi yang berkualitas
Pemantauan
Tersusunnya laporan Pemantauan atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi
Evaluasi
Tersusunnya laporan evaluasi atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi
Koordinasi
Tersusunnya laporan koordinasi baik tingkat pusat/propinsi dan lintas wilayah atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi
TARGET 2010
2014
Uraian Tugas Contoh : Kegiatan perencaanan dan evaluasi Uraian Tugas
Indikator Kinerja
Melakukan penyusunan rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang dengan cara menyiapkan alternatif kebijakan, menyusun perkiraan sumber pendanaan, serta memberikan saran tindak lanjut rencana program strategis jangka panjang dalam rangka memproses penetapan rencana kebijakan/program strategis jangka panjang bidang ekonomi.
• Ketepatan waktu penyusunan alternatif rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang • Kualitas perkiraan sumber pendanaan
Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka panjang dengan cara memberikan saran tindak lanjut yang diperlukan dalam perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas rencana pembangunan
• % saran yang ditindak lanjuti
Dst….
TARGET 2010
2014
PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENA
OUTLINE SOP BAPPENAS BAB 1 Pendahuluan • Latar Belakang • Tujun dan Sasaran • Pengertian SOP • Manfaat • Prinsip BAB 2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP • Persiapan • Penilaian Kebutuhan SOP • Pengembangan SOP • Penerapan SOP • Monitoring dan Evaluasi BAB 3 Jenis dan Format • Jenis • Format • Flowchart BAB 4. Penutup
LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN SOP KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
• Persiapan • Penilaian Kebutuhan • Pengembangan SOP • Penerapan SOP • Monitoring dan evaluasi SOP
Tahapan Penyusunan SOP
Persiapan • Membentuk tim dan kelengkapan Nya
Penilaian Kebutuhan
Pengembangan SOP
• Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan • Melakukan penilaian kebutuhan • Membuat Sebuah daftar Mengenai SOP Yang akan disusun • Membuat dokumen Penilaian Kebutuhan SOP
• Pengumpulan informasi dan identifikasi • Alternatif Analisis dan pemilihan alternatif • Penulisan SOP Pengujian dan • Reviu Pengesahan SOP
Penerapan SOP
•
Perencanaan Penerapan • Pemberitahuan Distribusi dan Aksibilitas • Pelatihan Pemahaman
Monev SOP • Monitoring • Evaluasi
4 (empat) format SOP
• Langkah sederhana (simple steps), • Tahapan berurutan (hierarchical steps), • Grafik (graphic), dan • Diagram alir (flowcharts).
Penjelasan 4 (empat) format SOP • Langkah sederhana (simple steps), adalah Format sederhana digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. • Tahapan berurutan (hierarchical steps), adalah Format tahapan berurutan yang merupakan pengembangan dari langkah sederhana dan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detil, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan • Grafik (graphic), adalah Format Grafik dipergunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. • Diagram alir (flowcharts) adalah format diagram alir merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (komplek) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang mempengaruhi sublangkah berikutnya.
2 Faktor yang menentukan Format yang tepat dalam pembuatan SOP 1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur; 2) berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
Dengan demikian, format SOP akan sangat berbeda antara satu dengan yang lainnya tergantung kepada dua faktor tersebut. Format terbaik dari SOP adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten.
Contoh Format SOP NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN
: :
TGL. REVISI
:
TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH
:
April 2013 April 2013
:
Sekretaris Utama
Dr. Slamet Senoadji NIP. 19601215 198802 1 001 NAMA SOP
:
DASAR HUKUM:
KUALIFIKASI PELAKSANA:
KETERKAITAN:
PERALATAN/PERLENGKAPAN:
PERINGATAN:
PENCATATAN DAN PENDATAAN:
Diagram Alur Unit Kerja /Pelaksana Kegiatan No.
Mutu Baku
Alur Kegiatan
Ket PIC
PIC
PIC
PIC
Persayaratan/ Kelengkapan
Waktu
Output
Simbul-simbul Flowchart
Hal-hal Yang Menjadi Perhatian dalam pembuatan SOP Salah satu kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan SOP, adalah bahwa SOP dibuat dengan menggunakan format yang tidak sesuai dengan peruntukkannya. Seringkali, SOP yang semestinya dapat dibuat dalam format sederhana/simple, tetapi dibuat dalam format grafik ataupun format yang komplek dengan menggunakan diagram alir (flowcharts). Seringnya penggunaan format diagram alur (flowcharts) dalam pembuatan SOP ini bisa jadi karena kita keliru memahami Permenpan tentang pedoman pembentukan SOP tersebut. Karena, didalam Permenpan ini dicantumkan symbol-simbol flowcharts, maka seolah-olah semua SOP yang dibuat harus menggunakan symbol flowcharts tersebut. padahal, symbol flowcharts tersebut merupakan symbolsimbol yang digunakan apabila SOP yang dibuat menggunakan format diagram alir yang mana di dalam SOP tersebut membutuhkan pengambilan keputusan yang banyak.
Lanjutan.... jika SOP yang dibuat merupakan prosedur-prosedur yang sederhana dan tidak membutuhkan banyak pengambilan keputusan, mengapa “dipaksakan” menggunakan format diagram alur (flowcharts)? Bukankah akan lebih tepat apabila prosedurprosedur tersebut dibuat dalam format SOP yang simple sehingga akan lebih mudah dibaca dan dipahami, bahkan oleh pegawai baru sekalipun. Dengan demikian, SOP yang telah dibuat mudahmudahan tidak hanya akan menjadi dokumen yang indah semata, tetapi benar-benar dapat dipahami dan diimplementasikan.
TERIMA KASIH
