PERENCANAAN SDM APARATUR BERDASARKAN E FORMASI KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI, April 2015
1 LATAR BELAKANG
MENCIPTAKAN BIROKRASI
BERSIH dari KKN dan politisasi
KOMPETEN terhadap tugas dan tanggung jawab yang diemban
MELAYANI Memberikan pelayan yang berintegritas menghilangkan perilaku priyayi. 2
PERENCANAAN SDM APARATUR PIMPINAN TINGGI UTAMA MADYA PRATAMA
JABATAN ADMINISTRASI ADMINSTRATOR PENGAWAS PELAKSANA
JABATAN FUNGSIONAL Utama Madya Muda Pertama
Penyelia Mahir Terampil Pemula
KEAHLIAN KETERAMPILAN 3
Penerapan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusi Aparatur (MSDA) SECARA TERPADU SELEKSI/ REKRUT PERENCANAAN PEGAWAI
PENSIUN
KOMPETENSI
PENGADAAN PEGAWAI
PENILAIAN KINERJA
DIKLAT/ PENGEMBANGAN
KOMPENSASI/ REMUNERASI KARIER
4
REFORMASI MANAJEMEN ASN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PENETAPAN KEBUTUHAN
ANJAB dan ABK dengan e-formation
PENGADAAN
Sistem registrasi on-line dan seleksi menggunakan CAT
PENGEMBANGAN PENILAIAN KINERJA DISIPLIN
Berdasarkan kualifikasi, kinerja dan kompetensi; open recruitment; serta diklat merupakan hak pegawai ASN Berdasarkan SKP dan penilaian 3600 Penjatuhan hukuman disiplin kepada pegawai
PENGHARGAAN
Berdasarkan kinerja
PEMBERHENTIAN
Tidak mencapai kinerja
PENGGAJIAN DAN TUNJANGAN JAMINAN PENSIUN & JAMINAN HARI TUA PERLINDUNGAN
Berdasarkan beban kerja, tanggung jawab dan resiko pekerjaan; tunjangan berbasis kinerja; tingkat kemahalan sesuai indeks wilayah
Semangat fully funded Sistem jaminan sosial nasional dan bantuan hukum 5
2
ARAH PEMBANGUNAN NASIONAL
NAWA CITA 3 PROGRAM WAJIB, 4 PROGRAM PRIORITAS & 1 PROGRAM DUKUNGAN
PROGRAM WAJIB KESEHATAN PENDIDIKAN PENANGGULANGAN KEMISKINAN
PROGRAM PRIORITAS PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR PEMBANGUNAN POROS MARITIM PEMBANGUNAN KETAHANAN ENERGI PEMBANGUNAN KETAHANAN PANGAN
PROGRAM DUKUNGAN REFORMASI BIROKRASI
6
TUJUAN MORATORIUM PENERIMAAN PNS
Penetapan jumlah ASN dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi,
guna mengoptimalkan kinerja aparatur dan effisiensi anggaran Pelaksanaan penataan organisasi dan penataan Pegawai Negeri Sipil
KEBUTUHAN PENGURANGAN PEGAWAI
1
2 3
Distribusi pegawai tidak merata Belanja aparatur terus meningkat
KEBUTUHAN PENAMBAHAN PEGAWAI
MORATORIUM FORMASI ASN
Proporsi Jabatan Fungsional Umum yg tinggi
Penurunan jumlah pegawai sejak 2012
4
Batas Usia Pensiun (BUP) 2015-2019
5
Peningkatan kebutuhan pelayanan publik
6
Zero Growth secara Nasional Secara Instansional menggunakan 3 pola: Growth, Zero Growth, Minus Growth 7
ARAH KEBIJAKAN FORMASI ASN
Kebutuhan Pegawai Baru : Pensiun Meninggal Dunia Berhenti Pindah Instansi Perubahan Organisasi Penambahan Beban Kerja.
2015 s/d 2019
Formasi di prioritaskan untuk jabatan tertentu seperti : Guru, Tenaga medis, Penegak Hukum Tenaga fungsional lain nya (yaitu 144 JF)
8
3
KEBIJAKAN STRATEGIS
1. Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja.
Penyusunan dan
2. Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan.
penetapan kebutuhan
3. Penyusunan kebutuhan PNS, harus dapat mendukung pencapaian tujuan instansi.
sesuai dengan siklus
jumlah dan jenis jabatan PNS dilakukan
anggaran. 4. Penyusunan kebutuhan PNS untuk jangka waktu 5 (lima), dilakukan setelah penetapan rencana strategis instansi.
9
1. Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS meliputi kebutuhan jumlah dan jenis: a. Jabatan Administrasi; b. Jabatan Fungsional; c. Jabatan Pimpinan Tinggi. 2. Rincian kebutuhan PNS setiap tahun disusun berdasarkan: a. hasil analisis jabatan dan hasil analisis beban kerja; b. peta jabatan di masing-masing unit organisasi yang menggambarkan ketersediaan dan jumlah kebutuhan PNS untuk setiap jenjang jabatan; dan c. faktor lain.
Tata Cara Penyusunan Kebutuhan
1.
Penyusunan
kebutuhan
dilaksanakan menggunakan
PNS
dengan aplikasi
yang
bersifat elektronik. 2.
Ketentuan mengenai tata cara pelaksanaan
penyusunan
kebutuhan
yang
bersifat
elektronik
diatur
dengan
Peraturan Menteri.
10
Dalam pemberian pertimbangan teknis oleh Kepala BKN dan penetapan kebutuhan PNS oleh Menteri harus memperhatikan: a.
untuk Pemerintah Pusat: 1. susunan organisasi dan tata kerja; 2. jenis dan sifat urusan pemerintah yang menjadi tanggung jawab instansi; 3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia untuk setiap jenjang jabatan; 4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 5. rasio jumlah antara PNS yang menduduki jabatan administrator, pengawas, pelaksana, dan jabatan fungsional; dan 6. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja instansi secara keseluruhan.
b.
untuk Pemerintah Provinsi: 1. data Kelembagaan Instansi; 2. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang jabatan; 3. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 4. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah Kabupaten/Kota yang dikoordinasikan; dan 5. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja daerah secara keseluruhan.
c.
untuk Instansi Pemerintah Kabupaten/Kota: 1. data kelembagaan Instansi; 2. luas wilayah, kondisi geografis dan potensi daerah untuk dikembangkan; 3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang jabatan; 4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 5. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah penduduk; dan 6. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja daerah secara keseluruhan.
11
?
NOMENKLATUR Nomonklatur Jabatan untuk menunjang optimalisasi SDMA berbasis kompetensi dalam menunjang operasional dan pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien :
Kepuasan SDM terhadap nomenklatur jabatan Kepuasan SDM terhadap penempatan (dengan prisip competencybased) Perancangan mempertimbangkan kebutuhan (pengembangan) organisasi termasuk ketersedian sumber daya.
MENYEIMBANGKAN KEBUTUHAN ORGANISASI dengan MOTIVASI PEGAWAI TUJUAN
1. Evaluasi faktor yang mempengaruhi persepsi pegawai terhadap pekerjaan dan penempatan. 2. Evaluasi kesenjangan rancangan nomenklatur jabatan/organisasi instansi. 3. Analis Kebutuhan pengembangan Nomenklatur dan perangkatnya.
12
Proses ANALISIS JABATAN Mandat
Disain Organisasi
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
Analisis Jabatan
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
= Harmonis
1
x
x
Disain Organisasi
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
Analisis Jabatan
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
=
Tidak Efektif
2
Mandat
x
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
Analisis Jabatan
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
=
Salah Langkah
3
Mandat
Disain Organisasi
x
x
Proses Bisnis
Analisis Jabatan
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
= Frustasi
4
Mandat
Disain Organisasi
Struktur Organisasi
xx
Analisis Jabatan
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
= Tidak Terarah
5
Mandat
Disain Organisasi
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
xx
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
= Bingung
6
Mandat
Disain Organisasi
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
Analisis Jabatan
xx
Spesifikasi Jabatan
= “Chaos”
7
Mandat
Disain Organisasi
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
Analis Jabatan
Uraian Jabatan
xx
= Tidak Efisien 13
PRAKTEK ANALISIS JABATAN YANG TIDAK BAIK
Praktek Terbaik
Mandat
Disain Organisasi
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
Analisa Jabatan
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
= Harmonis
Kesenjangan “lompatan proses”
Kondisi Saat Ini
Mandat
?
Struktur Organisasi
?
?
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
=?
“lompatan proses”
1. Adanya “lompatan proses” pada praktek yang dilakukan selama ini;
2. Tanpa melakukan pemetaan binis proses dan analisis jabatan terlebih dahulu, cenderung menghasilkan uraian jabatan yang “seragam”; 3. Uraian jabatan yang “seragam” akan menyulitkan dalam mengidentifikasi indikator kinerja (SKP) secara spesifik dan terukur; 14
Proses Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja Arah Pembangunan (RPJMN dan RPJMD) & Visi, Misi Pembangunan Desain Organisasi Struktur Organisasi Business Process
ANALISIS JABATAN
Uraian Jabatan
Spesifikasi Jabatan
ANALISIS BEBAN KERJA Perencanaan Pegawai Rekrutmen dan Seleksi 15
Nama Jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas sisi jabatan, yang berupa Sekelompok Tugas Yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan.
Secara Mapan Diduduki Oleh Seseorang Atau Sekelompok Orang Dalam Organisasi Syarat suatu Jabatan: 1. Membedakan antara jabatan yang satu dengan yang lain 2. Bisa memberikan gambaran pengertian pada pembaca atau jabatan tersebut. 3. Sedapat mungkin diusahakan dalam bahasa Indonesia 4. Enak didengar 5. Sedapat mungkin diusahakan nama nya pendek Contoh : JF tertentu : Peneliti, Arsiparis, Pustakawan JF umum : Sekretaris, Bendahara, dll
X
Pengadministrasi Akta Perkawinan, perceraian Pengakuan, pengangkatandan pengesahan Anak (P4 dan PA) Pengelola Pemeliharaan Konservasi Lingkungan dan Kawasan konservasi 16
Uraian Tugas adalah uraian lebih lanjut dari ringkasan uraian jabatan Tugas adalah sekelompok kegiatan kerja yang mempunyai tujuan tertentu Syarat uraian tugas jabatan : 1. Keterampilan yang sejajar 2. Satu rangkaian proses 3. Memerlukan waktu kerja yang sangat berarti atau tidak terlalu kecil. (harian, bulanan dan tahunan) 4. Menggunakan bahan kerja 5. Menggunakan perangkat kerja 6. Memperoleh hasil yang ditentukan 7. Setiap satu jabatan paling sedikit memiliki 4 (empat) sampai 12 kegiatan.
ANTARA LAIN URUTAN TUGAS MULAI DARI : a. Mengumpulkan b. Mengolah c. Menganalisis d. Mengevaluasi e. Melaporkan 17
PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN ANALISIS JABATAN
PETA JABATAN
PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011
Nomenklatur Jabatan Tugas Pokok ( Bukan Pokok nya Tugas)
ya ANALISIS BEBAN KERJA
Pegawai setiap Tahun memiliki Jam Kerja Efektif
1250 Jam Kerja (SKP) ( bukan
KEBUTUHAN ASN
KEKURANGAN
500 jam)
FORMASI
PNS PPPK
5 Tahun Jabatan (X Ijazah)
Unit yg kekurangan 18
JAM KERJA PNS Jam Kerja 1 Tahun 1750 Jam Jam Kerja Efektif 1250 Jam Jam Kerja tidak efektif 500 jam
Tugas Pokok bukan nya Pokoknya tugas
19
KEBIJAKAN e-FORMASI DLM 4 TRANSFORMASI KEBUTUHAN ASN
Persyaratan Awal Pelaksanaan Manajemen ASN
1. Penataan struktur organisasi. 2. Menetepkan Nomenklatur jabatan (peta jabatan) melalui analisis jabatan. 3. Menetapkan kebutuhan SDM Aparatur berdasarkan analis beban kerja. 4. Pengangkatan PNS Dalam Jabatan
20
Apakah peta jabatan sesuai dengan fungsi & tugas
organisasi ? Apakah beban kerja dengan jumlah SDM sudah seimbang ? Apakah Rekrutmen, penempatan dan evaluasi kinerja sudah sesuai dengan hasil Analisis Jabatan & ABK ? Siapa yang bertanggung jawab terhadap Anjab & ABK ?
21
Menyediakan Data :
1.
Informasi Peta Jabatan
2.
Informasi jumlah PNS / PPPK
3.
Informasi jumlah kebutuhan ASN
4.
Informasi PNS yang akan pensiun BUP
5.
Informasi jumlah kekurangan dan kelebihan ASN
6.
Informasi rekapitulasi jabatan/pangkat yang kekurangan
formasi (JFT – Administrasi - Jabatan Fungsional) 22
OPTIMALISASI FORMASI A. Jabatan Utama : 1. Merupakan pelaksana tugas pokok suatu organisasi (jika jabatan ini
tidak ada atau tidak diisi maka organisasi tidak berfungsi) 2. Memberikan layanan lengsung pada masyarakat 3. Pekerjaan bersifat teknis substanstif 4. Pelaksanaan tugas tidak dapat/sulit diganti oleh orang lain
B. Pengengkatan jabatan fungsional umum (Pelaksana) kalau memang belum ditetapkan jabatan fungsional tertentu baru dapat diisi melalui jabatan fungsional umum. C. Penetapan Nama-Nama jabatan Fungsional yang akan diisi ditetapkan
oleh Kementerian PAN & RB.
23
SE MENPAN-RB TGL 30 MEI 2014 TTG PENERAPAN eFORMASI Seluruh Informasi terkait dengan manajemen ASN dilakukan dengan Teknologi Informasi tujuan menghemat biaya, waktu dan efisiensi untuk mempermudah pengelola kepegawaian merumuskan kebijakan scr akurat
OPTIMALISASI e FORMASI A. Nama Jabatan s/d Akhir Januari 2015
B. Anjab & ABK s/d Akhir April 2015 Tujuan : a. Menetapkan Peta Jabatan b. Menetapkan ABK c. Menetapkan Kebutuhan Kekurangan/Kelebihan Pegawai d. Menetapkan Jabatan : Nama jabatan Iktisar Jabatan Tugas Jabatan (SKP) Syarat jabatan Kelas Jabatan 24
SISTEM INFORMASI
25
Kem. Keuangan
Surat pemberitahuan formasi
2
1
Menpanrb meminta pendapat ke Menteri Keuangan 3
3
Kem. PANRB 4
7
Kem LU
Usul Rincian Formasi K/L/Pemda Melalui e formasi
Analisis Usul Formasi Melalui e Formasi benar
Untuk diperbaiki Oleh TIM Menpanrb/ Instansi/BKN Untuk di lanjutkan di cetak
Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda
8
1. Analisis Usul Formasi 2. Pertimbangan teknis formasi 6
salah
Usul formasi K/L/Pemda
4
5
BKN
K/L/ Pemda
Penetapan Formasi 1. K/L 2. Provinsi (Prov/Kab/Kota) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
keterangan
Men PANRB meminta pendapat Kementerian Keuangan Kem Keuangan Memberikan Pendapat tentang ketersedian dana Surat Men PANRB tentang rencana penerimaan tambahan pegawai Usul Formasi dari Instansi ke Kem PANRB tembusan BKN BKN Memberikan Pertimbangan teknis untuk formasi K/L/Pemda Kem LU Memberikan pertimbangan teknis perwakilan Luar Negeri Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda. MENPANRB Menetapan Formasi K/L/Pemda 26
